Tổ chức Hệ thống Kế toán: Tổ chức Hệ thống Tài khoản Kế toán

Khái niệm, ý nghĩa, nguyên tắc tổ chức chứng từ kế toán

Phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh tại đơn vị hạch toán vào hệ thống chứng từ đã được lựa chọn nhằm cung cấp thông tin nhanh nhất, chính xác nhất cho chủ thể quản lý. Mọi nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh phải được chứng minh bằng chứng từ hợp lệ, hợp pháp mới được ghi vào sổ kế toán của đơn vị.

Nội dung tổ chức chứng từ kế toán

- Trong kỳ hạch toán, chứng từ sau khi ghi sổ kế toán phải được bảo quản và có thể sử dụng lại để kiểm tra đối chiếu số liệu giữa sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết. Nếu chứng từ được sử dụng lại cho người ngoài đơn vị thì phải được sự đồng ý bằng văn bản của KTT hoặc thủ trưởng đơn vị.

Tổ chức lập và luân chuyển một số chứng từ kế toán chủ yếu 1.Tổ chức lập và luân chuyển chứng từ tiền mặt

Trong đó liên 1 lưu tại quyển, liên 2 dùng để luân chuyển và ghi sổ kế toán, liên 3 nếu có dùng để ghi sổ kế toán của đơn vị cấp trên (đặt giấy than viết 1 lần) và chỉ sau khi có đủ chữ ký của người lập phiếu, kế toán trưởng, thủ trưởng đơn vị, thủ quỹ mới được xuất quỹ. Trường hợp chưa hết tháng mà hạn mức được duyệt đã lĩnh hết (do vượt kế hoạch sản xuất, vượt định mức sử dụng vật tư), đơn vị sử dụng muốn lĩnh thêm phải lập phiếu xuất vật tư hoặc phiếu xuất vật tư theo hạn mức mới, có kế hoạch xác nhận hoặc kỹ thuật xác nhận, thủ trưởng đơn vị duyệt làm căn cứ cho xuất kho.

Nội dung tổ chức hệ thống tài khoản kế toán bao gồm

- Căn cứ vào tính vận động không đồng bộ giữa giá trị và hiện vật của một số đối tượng hạch toán kế toán trong một số trường hợp đặc biệt. - Tài khoản kế toán phản ánh mỗi đối tượng phải được thiết kế gồm tài khoản tổng hợp và cỏc tài khoản phõn tớch để theo dừi nội dung chi tiết của từng đối tượng tổng hợp. - Bên cạnh các tài khoản kế toán thông thường cần phải có các tài khoản điều chỉnh để biểu hiện chính xác các đối tượng hạch toán kế toán có sự thay đổi giá trị nhưng không thay đổi về hiện vật.

Khái niệm, phân loại và nguyên tắc tổ chức sổ kế toán 1. Khái niệm

+ Sổ ghi theo trình tự thời gian các nghiệp vụ kinh tế- tài chính phát sinh ở đơn vị. + Sổ ghi phân loại các nghiệp vụ kinh tế- tài chính phát sinh theo hệ thống các chỉ tiêu kinh tế- tài chính, biểu thị tài sản và sự vận động của tài sản ở đơn vị trong quá trình hoạt động kinh doanh, sử dụng kinh phí. - DN được thiết kế nhiều loại sổ khác nhau để phản ánh tính đa dạng của các đối tượng kế toán.

Nội dung tổ chức sổ kế toán

+ Cuối tháng, cuối quý sau khi phản ánh toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào Nhật ký- sổ cái, nhân viên giữ sổ tiến hành khoá sổ, cổng tổng số tiền ở phần Nhật ký, cổng tổng số phát sinh Nợ, cộng tổng số phát sinh Có và tính số dư cuối tháng (hoặc quý) của từng tài khoản ở phần sổ cái. Trường hợp sử dụng chương trình phần mềm kế toán thì hệ thống sổ kế toán (nếu xử lý và ghi chép bằng chương trình phần mềm kế toán) vẫn phải đảm bảo nguyên tắc ghi chép theo một hình thức kế toán đã lựa chọn (Chứng từ ghi sổ; nhật ký chung..) và cuối tháng phải in ra các sổ kế toán và báo cáo tài chính, báo cáo kế toán quản trị để sử dụng và lưu trữ. Hệ thống xử lý và ghi chép kế toán bằng phần mềm máy vi tính có thể ghi nhận và tổng hợp thông tin riêng biệt theo các phần hành kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết hoặc được ghi chép kết hợp giữa kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết trên cùng sổ kế toán.

Xác định các loại báo cáo cần sử dụng

Tuy nhiên, ở một số quốc gia như Mỹ, chỉ những doanh nghiệp niêm yết trên thị trường chứng khoán thì mới phải lập báo cáo tài chính theo chuẩn mực kế toán, còn các doanh nghiệp khác thì pháp luật không yêu cầu. Bên cạnh việc lập báo cáo tài chính nhằm cung cấp thông tin về kết quả hoạt động của doanh nghiệp sau một thời gian nhất định, doanh nghiệp cũng cần thêm những thông tin giúp doanh nghiệp xây dựng chiến lược kinh doanh, mục tiêu kinh doanh, vì thế hệ thống báo cáo quản trị ra đời. Tùy vào đối tượng cần được cung cấp thông tin mà doanh nghiệp sẽ thiết kế biểu mẫu báo cáo sao cho thể hiện được tất cả nội dung cần phản ánh và đặt tên cho báo cáo để phân biệt các báo cáo với nhau.

Xác định nội dung của báo cáo

Việc xác định loại báo cáo nào là cần thiết tùy thuộc vào quy định của từng quốc gia và yêu cầu quản lý cụ thể của doanh nghiệp. Các báo cáo này không chỉ để phục vụ cho Ban quản trị doanh nghiệp mà còn phục vụ cho các đối tượng bên ngoài doanh nghiệp, trong đó có cơ quan chức năng. Còn báo cáo quản trị được lập để phục vụ cho yêu cầu quản trị trong doanh nghiệp, vì thế tùy vào đối tượng nhận thông tin mà doanh nghiệp cần xác định thông tin nào và mức độ chi tiết của thông tin đó ra sao để cung cấp cho phù hợp.

Mục đích, yêu cầu tổ chức công tác kế toán trong điều kiện tin học hoá

- Xây dựng cơ cấu kế toán đáp ứng việc tổ chức ghi nhận, xử lý và cung cấp thông tin phù hợp cho từng đối tượng sử dụng thông tin: Kết quả cuối cùng của quá trinh tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp là hình thành nên một cơ cấu kế toán đáp ứng được việc ghi nhận đầy đủ các dữ liệu đầu vào, tổ chức xử lý dữ liệu, nắm bắt nhu cầu thông tin của từng đối tượng sử dụng thông tin nhằm cung cấp các thông tin hữu ích và phù hợp. Các yêu cầu quản lý này có thể là yêu cầu về nội dung, tính chất, thời điểm cung cấp thông tin kế toán, các yêu cầu quản lý hoạt động kinh doanh trong nội bộ doanh nghiệp, giữa các đơn vị thành viên, yêu cầu về quản lý vốn, tài sản hay quản lý nguồn nhân lực. - Công tác kế toán phù hợp với đặc thù hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp: Mỗi doanh nghiệp hoạt động kinh doanh trong những lĩnh vực, ngành nghề khác nhau sẽ có các đặc điểm khác nhau như đối tượng kinh doanh có hay không có hình thái vật chất, chu kỳ kinh doanh dài hay ngắn hơn kỳ kế toán, rủi ro trong kinh doanh cao hay thấp, Việc vận dụng các phương pháp kế toán, vận dụng chế độ kế toán hay chọn lựa phần mềm kế toán phải đảm bảo hệ thống kế toán phù hợp với đặc thù hoạt động kinh doanh.

Các nhân tố chi phối tổ chức công tác kế toán trong điều kiện tin học hoá

Về nguyên tắc, các thông tin kế toán tài chính được cung cấp phải tuân thủ chế độ kế toán và phù hợp với chuẩn mực kế toán, tuy nhiên, một số trường hợp đặc thù, doanh nghiệp có thể sẽ cung cấp thêm các thông tin kế toán tài chính không được quy định trong chế độ kê toán theo yêu cầu của công ty mẹ hay các yêu cầu của các tổ chức khác như ủy Ban chứng khoán. Ví dụ việc thay đổi hệ thống quản lý hàng tồn kho từ kê khai thường xuyên sang kiểm kê định kỳ có thể bắt nguồn từ quan điểm chấp nhận rủi ro có thể xảy ra do mất mát hàng tồn kho, chấp nhận rủi ro do thông tin về giá trị hàng tồn kho và giá vốn hàng bán có thể không chính xác. Nếu doanh nghiệp có hệ thống hạ tầng mạng tốt, có hệ thông internet riêng và mua phần mềm kê toán có thể xử lý, chuyên giao dữ liệu dựa trên nền tảng internet, doanh nghiệp có thể vận dụng hình thức tổ chức bộ máy kế toán tập trung, và bỏ qua các giới hạn về phạm vi địa lý, khối lượng nghiệp vụ,.

Nội dung tổ chức công tác kế toán trong điều kiện tin học hoá 1. Xây dựng chính sách kế toán áp dụng cho doanh nghiệp

Trong đó chia thành 2 nhóm: nhóm nội dung phản ánh các đối tượng kế toán (các tài sản, nợ phải trả, vốn, doanh thu, chi phí trả lời cho câu hỏi 6) liên quan đến các hoạt động và nhóm nội dung phản ánh các cá nhân, nơi chốn, các nguồn lực sử dụng (cõu hỏi 4,5) cần theo dừi chi tiết và phản ỏnh cho nhiều loại hoạt động trong 1 chu trình. Việc vận dụng chế độ chứng từ kế toán phải dựa trên các nguyên tắc lập và phản ánh các nghiệp vụ kinh tế tài chính; kiểm tra chứng từ kế toán; ghi sổ và lưu trữ, bảo quản chứng từ kế toán; xử lý vi phạm đã được quy định trong chế độ về chứng từ kế toán của chế độ kế toán doanh nghiệp Việt Nam. Khi tổ chức lập và luân chuyển chứng từ cần đưa ra các quy định bằng văn bản mô tả quy trình, sau đó trình bày dưới hình thức lưu đồ chứng từ và đính kèm tất cả các mẫu biểu có liên quan Nguyên tắc khi thiết kế quy trình lập và luân chuyển chứng từ là đảm bảo tính hữu hiệu và hiệu quả của quá trình xử lý, đáp ứng các yêu cầu kiểm soát nhắm đảm bảo tất cả dữ liệu đều được ghi nhận đầy đủ, chính xác, kịp thời, tài sản được an toàn.

Yêu cầu về tổ chức và phân công công tác: Khi tổ chức bộ máy kế toán và phân công công tác, cần đảm bảo cho việc ghi nhận, xử lý và cung cấp thông tin một cách nhanh chóng, chính xác, kịp thời, đàm bảo công bàng trong khối lượng công việc của mỗi nhân viên kế toán, đảm bảo cho mối quan hệ chỉ đạo từ trên xuống hay báo cáo từ dưới lên luôn được thông suốt. Do đó, nếu một doanh nghiệp có điều kiện hạ tầng kỹ thuật công nghệ thông tin tốt (hệ thống mạng, máy chủ, hệ quản trị dữ liệu, khả năng kết nối, truy cập internet, .. ) thì hình thức tổ chức bộ máy kế toán tập trung vẫn có thể được áp dụng cho dù doanh nghiệp đó có quy mô lớn, có nhiều đơn vị thành viên, khối lượng nghiệp vụ nhiều, địa bàn hoạt động rộng.