Đang tải... (xem toàn văn)
1. Mục đích: Đánh giá và lựa chọn được nhà cung ứng phù hợp với yêu cầu của nhà máy, đáp ứng yêu cầu của khách hàng và phù hợp với yêu cầu về an toàn sản phẩm cho người tiêu dùng và luật định của Hoa Kỳ cũng như các nước khác. 2. Phạm vi áp dụng: Tất cả nhà cung ứng dịch vụ, hàng hóa cho Công ty TNHH ABC có ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng, an toàn sản phẩm, an ninh của nhà máy, bao gồm: nhà cung cấp nguyên phụ liệu, vận chuyển, inthêu, Bảo vệ… 3. Nội dung thực hiện: 3.1. Đánh giá: a Thu thập thông tin nhà cung ứng: Do có nhiều nhà cung ứng cùng cung cấp một hoặc nhiều sản phẩm giống nhau, nên để có quyết định chính xác trong mối quan hệ hợp tác, nhà máy thu thập thông tin từ các nhà cung ứng thông qua: Hệ thống quảng cáo trên báo chí, truyền thanh, truyền hình Catalogue chào hàng của nhà cung ứng Trực tiếp liên hệ tại cơ sở nhà cung ứng Sự giới thiệu của các đơn vị khác có liên quan b Lập danh sách nhà cung ứng ban đầu: Các nhà cung ứng được cập nhật vào danh sách nhà cung ứng ban đầu, người đánh giá phải thu thập đầy đủ thông tin. c Tiêu chí đánh giá: Nhà máy xem xét các vấn đề liên quan đến nhà cung ứng như: Ổn định tài chính (Căn cứ vào báo cáo tài chính cuối năm) Lịch sử phát triển, quá trình hoạt động. Tuân thủ luật an toàn sản phẩm người tiêu dùng của Hoa Kỳ và các nước khác: Nhà cung ứng nguyên vật liệu, linh kiện để nhà máy sản xuất và xuất khẩu thành phẩm đi thị trường Hoa kỳ và các nước khác phải đảm bảo tuân thủ yêu cầu về an toàn sản phẩm người tiêu dùng theo luật định của Hoa Kỳ cũng như các nước khác. Cụ thể: nhà cung ứng (bao gồm Công ty trực tiếp sử dụng nguyên vật liệu, linh kiện) phải cung cấp được bằng chứng, chứng nhận sản phẩm đã qua thử nghiệm của bên thứ 3 (3rd party lab) và đạt yêu cầu với sự xác nhận rằng: những thành phần, sản phẩm chứa trong lô hàng này tuân thủ tất cả các quy tắc áp dụng, lệnh cấm, các quy định và tiêu chuẩn được thực thi bởi Ủy ban an toàn sản phẩm người tiêu dùng (CPSC – Consumer Product Safety Commission) dựa trên thử nghiệm:
QUY TRÌNH ĐÁNH GIÁ VÀ LỰA CHỌN ĐỐI TÁC KINH DOANH (Evaluating and selecting contractors SOP) Mã hiệu QT Lần ban hành/sửa đổi 1/0 Ngày hiệu lực Tổng số trang Trách nhiệm Họ tên Chữ ký Chức vụ Soạn thảo Xem xét Phê duyệt QUY TRÌNH ĐÁNH GIÁ VÀ LỰA CHỌN NHÀ CUNG CẤP Evaluating and Selecting Supplier SOP Mã hiệu: QT Lần ban hành/ Sửa đổi: 1/0 Ngày ban hành: THEO DÕI SỬA ĐỔI TÀI LIỆU Số TT Mục sửa đổi/ Trang sửa Mô tả nội dung sửa đổi Lần sửa đổi Ngày sửa đổi A B C D E Ghi chú: Những nhân có liên quan phải đọc, hiểu và thực hiện theo đúng theo Quy định này Quy trình Nợi dung quy trình này có hiệu lực áp dụng sự chỉ đạo Ban Lãnh đạo Bộ phận được phân phối chỉ được nhận nhất 01 bản (có đóng dấu kiểm soát), bản bản lỗi thời phải được loại bỏ ngay, tuyệt đối không được sử dụng QUY TRÌNH ĐÁNH GIÁ VÀ LỰA CHỌN ĐỐI TÁC KINH DOANH Trang 1/7 QUY TRÌNH ĐÁNH GIÁ VÀ LỰA CHỌN NHÀ CUNG CẤP Evaluating and Selecting Supplier SOP QUY TRÌNH ĐÁNH GIÁ VÀ LỰA CHỌN ĐỐI TÁC KINH DOANH Mã hiệu: QT Lần ban hành/ Sửa đổi: 1/0 Ngày ban hành: Trang 2/7 QUY TRÌNH ĐÁNH GIÁ VÀ LỰA CHỌN NHÀ CUNG CẤP Evaluating and Selecting Supplier SOP Mã hiệu: QT Lần ban hành/ Sửa đổi: 1/0 Ngày ban hành: Mục đích: Đánh giá lựa chọn nhà cung ứng phù hợp với yêu cầu nhà máy, đáp ứng yêu cầu khách hàng phù hợp với yêu cầu an toàn sản phẩm cho người tiêu dùng luật định Hoa Kỳ nước khác Phạm vi áp dụng: Tất nhà cung ứng dịch vụ, hàng hóa cho Cơng ty TNHH ABC có ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng, an toàn sản phẩm, an ninh nhà máy, bao gồm: nhà cung cấp nguyên phụ liệu, vận chuyển, in/thêu, Bảo vệ… Nội dung thực hiện: 3.1 Đánh giá: a/ Thu thập thông tin nhà cung ứng: Do có nhiều nhà cung ứng cung cấp nhiều sản phẩm giống nhau, nên để có định xác mối quan hệ hợp tác, nhà máy thu thập thông tin từ nhà cung ứng thơng qua: - Hệ thống quảng cáo báo chí, truyền thanh, truyền hình - Catalogue chào hàng nhà cung ứng - Trực tiếp liên hệ sở nhà cung ứng - Sự giới thiệu đơn vị khác có liên quan b/ Lập danh sách nhà cung ứng ban đầu: Các nhà cung ứng cập nhật vào danh sách nhà cung ứng ban đầu, người đánh giá phải thu thập đầy đủ thông tin c/ Tiêu chí đánh giá: Nhà máy xem xét vấn đề liên quan đến nhà cung ứng như: - Ổn định tài (Căn vào báo cáo tài cuối năm) - Lịch sử phát triển, trình hoạt động - Tuân thủ luật an toàn sản phẩm người tiêu dùng Hoa Kỳ nước khác: Nhà cung ứng nguyên vật liệu, linh kiện để nhà máy sản xuất xuất thành phẩm thị trường Hoa kỳ nước khác phải đảm bảo tuân thủ yêu cầu an toàn sản phẩm người tiêu dùng theo luật định Hoa Kỳ nước khác Cụ thể: nhà cung ứng (bao gồm Công ty trực tiếp sử dụng nguyên vật liệu, linh kiện) phải cung cấp chứng, chứng nhận sản phẩm qua thử nghiệm bên thứ (3rd party lab) đạt yêu cầu với xác nhận rằng: thành phần, sản phẩm chứa lô hàng tuân thủ tất quy tắc áp dụng, lệnh cấm, quy định tiêu chuẩn thực thi Ủy ban an toàn sản phẩm người tiêu dùng (CPSC – Consumer Product Safety Commission) dựa thử nghiệm: QUY TRÌNH ĐÁNH GIÁ VÀ LỰA CHỌN ĐỐI TÁC KINH DOANH Trang 3/7 Mã hiệu: QT QUY TRÌNH ĐÁNH GIÁ VÀ LỰA CHỌN NHÀ CUNG CẤP Evaluating and Selecting Supplier SOP Lần ban hành/ Sửa đổi: 1/0 Ngày ban hành: o Luật chất độc hại liên bang o Luật phòng chống độc bao bì o Đạo luật vải dễ cháy Trong trường hợp nhà cung ứng chưa không cung cấp chứng, chứng nhận nguyên phụ liệu, linh kiện thử nghiệm thời điểm giao chúng cho nhà máy nhà cung ứng phải đồng ý để nhà máy gửi thành phần/sản phẩm chứa lô hàng đến bên thử nghiệm thứ (3rd party lab) để thử nghiệm cam kết chịu phí tổn liên quan đến kết đánh giá thử nghiệm Giấy chứng nhận phù hợp đạo luật an toàn sản phẩm (GCC – General Conformity Certificate for Consumer Production Safety Improvement Act) phải lưu giữ để làm chứng sẵn sàng cho việc truy xét (nếu có) - Điểm đánh giá: Chất lượng hàng hóa, dịch vụ Stt Thang Điểm Tiêu chí đánh giá Chất lượng sản phẩm Thời gian giao hàng Có sai sót ngồi quy Chậm 02 chấp định tạm ngày Sai sót phạm vi cho Chậm phép 01 ngày Giá bán Giá bán lẻ Giá bán sỉ Phương thức toán Trả Trả chậm 07 đến 14 ngày Phương thức giao hàng Tổng cộng Giao kho bên bán TP Giao kho bên mua TP Người Trọng chịu số trách nhiệm Đúng với thỏa thuận Giao thời gian yêu Có cầu chiết khấu theo số lượng Trả chậm 15 đến 20 ngày Giao nhà máy 3 3 Nhân viên Kinh doanh 15 Trách nhiệm xã hội Stt Tiêu chí đánh giá Thang Điểm QUY TRÌNH ĐÁNH GIÁ VÀ LỰA CHỌN ĐỐI TÁC KINH DOANH Người Trọng chịu trách số nhiệm Trang 4/7 QUY TRÌNH ĐÁNH GIÁ VÀ LỰA CHỌN NHÀ CUNG CẤP Evaluating and Selecting Supplier SOP Lao động trẻ em Có lao động trẻ từ 15 đến 17 tuổi Phân biệt đối xử Có biểu phân biệt đối xử Lao động cưỡng Có biển cưỡng lao động Tự hội họp Không chi trả Lương bổng lương phúc phúc lợi lợi đầy đủ theo Quy định Khơng có tổ chức CĐ Có lao động trẻ 17 tuổi Có phân biệt đối xử khơng có chứng rõ ràng Có dấu hiệu cưỡng lao động khơng có chứng rõ ràng Có tổ chức CĐ hoạt động hạn chế Thiếu vài khoản phúc lợi phạm vi cho phé Ký hợp đồng với người lao Không ký hợp động Hợp đồng đồng với người không đầy lao động lao động đủ thời hạn khơng hợp lý An tồn lao Khơng thực Thực an động, PCCC đầy đủ an toàn lao tồn lao động, động, PCCC PCCC luật khơng đầy định đủ phạm vi cho phép Mã hiệu: QT Lần ban hành/ Sửa đổi: 1/0 Ngày ban hành: Khơng có lao động trẻ em Khơng phân biệt đối xử Khơng có hành vi cưỡng lao động Có tổ chức CĐ, CNV tự hội họp theo Quy định pháp Tuân thủ Quy định lương & phúc lợi Thực hợp đồng lao động theo luật Tuân thủ Quy định an tồn lao động, PCCC QUY TRÌNH ĐÁNH GIÁ VÀ LỰA CHỌN ĐỐI TÁC KINH DOANH NV Tuân thủ 3 3 Trang 5/7 QUY TRÌNH ĐÁNH GIÁ VÀ LỰA CHỌN NHÀ CUNG CẤP Evaluating and Selecting Supplier SOP Thời gian làm việc Tăng ca vượt Quy định tạm chấp nhận Tổng cộng Có tăng ca vượt Quy định phạm vi chấp nhận Mã hiệu: QT Lần ban hành/ Sửa đổi: 1/0 Tuân thủ Quy định thời gian làm việc Ngày ban hành: 24 An ninh C-TPAT Stt Tiêu chí đánh giá Thang Điểm An tồn Có tn thủ container/xe chưa đáp tải/đầu kéo ứng yêu cầu Có tuân thủ Quản lý chưa đáp vào ứng u cầu Có tn thủ An tồn chưa đáp nhân ứng yêu cầu Có tn thủ An tồn chưa đáp thủ tục ứng yêu cầu Huấn luyện an ninh Khơng huấn nhận biết luyện mối nguy An tồn vật chất Tuân thủ số Tuân thủ Quy định Quy định an toàn cont/ xe tải Tuân thủ Tuân thủ Quy định kiểm soát vào nhà Tuân thủ số Tuân thủ Quy định Quy định an toàn nhân Tuân thủ số Tuân thủ Quy định Quy định an toàn thủ tục Huấn luyện Có huấn luyện an ninh chưa nhận biết đầy đủ mối nguy đầy đủ Có tuân thủ Tuân thủ số Tuân thủ chưa đáp Quy định Quy định an ứng yêu toàn vật cầu chất QUY TRÌNH ĐÁNH GIÁ VÀ LỰA CHỌN ĐỐI TÁC KINH DOANH Người chịu Thang trách điểm nhiệm 3 3 Nhân viên tuân thủ 3 Trang 6/7 QUY TRÌNH ĐÁNH GIÁ VÀ LỰA CHỌN NHÀ CUNG CẤP Evaluating and Selecting Supplier SOP An tồn Cơng nghệ thơng tin Ngăn chặn khủng bố, bn lậu, bn người Có tuân thủ chưa đáp ứng yêu cầu Có tuân thủ chưa đáp ứng yêu cầu Mã hiệu: QT Lần ban hành/ Sửa đổi: 1/0 Tuân thủ số Tn thủ an Quy định tồn cơng nghệ thông tin Tuân thủ số Tuân thủ an Quy định toàn ngăn chặn khủng bố, buôn lậu buôn người Tổng cộng Ngày ban hành: 3 24 Tổng kết điểm đánh giá: - Màu xanh (Green): ≥ 50 điểm - Màu vàng (Yellow): Từ 40 < 50 điểm - Màu đỏ (Red): Dưới 40 điểm Nhà cung ứng lựa chọn phải đáp ứng điều kiện: 1) Tuân thủ luật an toàn sản phẩm người tiêu dùng: bắt buộc (áp dụng nhà cung ứng nguyên phụ liệu, in thêu, wash) 2) Chất lượng hàng hóa, dịch vụ: - Điểm trung bình ≥ 10 điểm - Điểm chất lượng ≥ 02 điểm 3) Trách nhiệm xã hội: - Điểm trung bình ≥ 16 điểm 4) An ninh C-TPAT: - Điểm trung bình ≥ 14 điểm d/ Tiến hành đánh giá nhà cung ứng theo tiêu chí lập: Tham quan nhà xưởng & đánh giá trực tiếp sở vật chất, giấy phép kinh doanh, hệ thống chất lượng, sách xã hội, an ninh C-TPAT, yêu cầu nhà cung cấp gửi giấy tờ/thông tin cần thiết để chứng minh họ tuân thủ yêu cầu tối thiểu e/ Thực đánh giá vào biểu mẫu đánh giá nhà cung ứng QUY TRÌNH ĐÁNH GIÁ VÀ LỰA CHỌN ĐỐI TÁC KINH DOANH Trang 7/7 QUY TRÌNH ĐÁNH GIÁ VÀ LỰA CHỌN NHÀ CUNG CẤP Evaluating and Selecting Supplier SOP Mã hiệu: QT Lần ban hành/ Sửa đổi: 1/0 Ngày ban hành: f/ Lập danh sách nhà cung ứng thức: Danh sách nhà cung ứng chọn phải lập theo thứ tự từ kết đánh giá theo biểu mẫu danh sách nhà cung ứng thức g/ Trình Giám Đốc phê duyệt: Giám đốc xem xét tiêu chuẩn đánh giá nhà cung ứng, khơng đồng ý thực đánh giá lại, đồng ý phê duyệt cho lập danh sách nhà cung ứng lựa chọn h/ Lưu hồ sơ: Danh sách nhà cung ứng chọn phải cập nhật thường xuyên lưu hồ sơ kết đánh giá hành động cần thiết phát sinh từ việc đánh giá 3.2 Đánh giá lại nhà cung ứng: - Trong vòng 03 tháng kể từ ngày lựa chọn nhà cung cấp - Định kỳ 01 năm đột xuất theo yêu cầu Giám Đốc, nhà máy tiến hành đánh giá lại nhà cung ứng có tên danh sách nhà cung ứng thức cung cấp hàng hóa/dịch vụ cho nhà máy Trình tự đánh giá thực theo thứ tự 3.3 Định kỳ đánh giá lại nhà cung cấp không đáp ứng đủ tiêu chí, cơng ty u nhà cung cấp có kế hoạch cải tiến khoảng thời gian định Trường hợp nhà cung cấp không cải tiến tiêu chí kế hoạch đề ra, Cơng ty dừng gia hạn hợp đồng hợp đồng hết hiệu lực Hồ sơ lưu trữ: - BM 16 01 - Phiếu đánh giá nhà cung cấp - BM 16 02 - Danh sách nhà cung cấp phê duyệt QUY TRÌNH ĐÁNH GIÁ VÀ LỰA CHỌN ĐỐI TÁC KINH DOANH Trang 8/7 BM PHIẾU ĐÁNH GIÁ LỰA CHỌN NHÀ CUNG Lần ban hành/ sửa đổi: 1/0 Ngày hiệu lực: NGÀY ĐÁNH GIÁ: …./… /…… LOẠI ĐÁNH GIÁ: c BAN ĐẦU c SAU 03 THÁNG c HÀNG NĂM A THÔNG TIN NHÀ CUNG CẤP Tên nhà cung cấp: ……………………………………………………………………………………………………………………… Địa chỉ: ………………………………………………………………………………………………………………………… Người liên hệ: …………………… Điện thoại: …………………… Email: ……………………………………………………………………………………………………… Mặt hàng cung cấp: ………………………………………………………………………………………………………………………… B TIÊU CHÍ ĐÁNH GIÁ CHẤT LƯỢNG HÀNG HĨA, DỊCH VỤ Stt Tiêu chí đánh giá Mức độ Tháng điểm Có sai sót ngồi quy định tạm chấp nhận Sai sót phạm vi cho phép Đúng với thỏa thuận Chậm 02 ngày Thời gian giao hàng Chậm 01 ngày Chất lượng sản phẩm Giá bán Phương thức toán Phương thức giao hàng Tổng cộng Giao thời gian yêu cầu Giá bán lẻ Giá bán sỉ Có chiết khấu theo số lượng Trả Trả chậm 07 đến 14 ngày Trả chậm 15 đến 20 ngày Giao kho bên bán TP Giao kho bên mua TP Giao nhà máy 15 Kết Ghi QUY TRÌNH ĐÁNH GIÁ VÀ LỰA CHỌN NHÀ CUNG CẤP Evaluating and Selecting Supplier SOP Mã hiệu: QT Lần ban hành/ Sửa đổi: 1/0 Ngày ban hành: TRÁCH NHIỆM XÃ HỘI Stt Tiêu chí đánh giá Lao động trẻ em Phân biệt đối xử Lao động cưỡng Mức độ Tháng điểm Có lao động trẻ từ 15 đến 17 tuổi Có lao động trẻ 17 tuổi Khơng có lao động trẻ em Có biểu phân biệt đối xử Có phân biệt đối xử khơng có chứng rõ ràng Khơng phân biệt đối xử Có biển cưỡng lao động Có dấu hiệu cưỡng lao động khơng có chứng rõ ràng Khơng có hành vi cưỡng lao động Khơng có tổ chức CĐ 3 Không ký hợp đồng với người lao động Ký hợp đồng với người lao động không đầy Hợp đồng lao động đủ thời hạn không hợp lý Thực hợp đồng lao động theo luật Không thực đầy đủ an toàn lao động, PCCC luật định An toàn lao động, Thực an tồn lao động, PCCC khơng đầy đủ PCCC phạm vi cho phép Tuân thủ Quy định an toàn lao động, PCCC Tăng ca vượt Quy định tạm chấp nhận Ghi Có tổ chức CĐ hoạt động cịn hạn chế Có tổ chức CĐ, CNV tự hội họp theo Quy định pháp luật Không chi trả lương phúc lợi đầy đủ theo Quy định Lương bổng phúc Thiếu vài khoản phúc lợi phạm vi lợi cho phé Tuân thủ Quy định lương & phúc lợi Tự hội họp Kết 3 3 Thời gian làm việc QUY TRÌNH ĐÁNH GIÁ VÀ LỰA CHỌN ĐỐI TÁC KINH DOANH Trang 1/7 QUY TRÌNH ĐÁNH GIÁ VÀ LỰA CHỌN NHÀ CUNG CẤP Evaluating and Selecting Supplier SOP Mã hiệu: QT Lần ban hành/ Sửa đổi: 1/0 Ngày ban hành: AN NINH C-TPAT Stt Tiêu chí đánh giá Tháng điểm Mức độ Có tuân thủ chưa đáp ứng yêu cầu An toàn container/xe tải/đầu Tuân thủ số Quy định kéo Tuân thủ Quy định an tồn cont/xe tải Có tuân thủ chưa đáp ứng yêu cầu Tuân thủ số Quy định Tuân thủ Quy định kiểm sốt vào nhà xưởng Có tuân thủ chưa đáp ứng yêu cầu Tuân thủ số Quy định Tuân thủ Quy định an tồn nhân Có tuân thủ chưa đáp ứng yêu cầu Quản lý vào 3 An toàn nhân An toàn thủ tục Tuân thủ số Quy định Tuân thủ Quy định an toàn thủ tục Huấn luyện an ninh Khơng huấn luyện Có huấn luyện chưa đầy đủ nhận biết mối nguy Huấn luyện an ninh nhận biết mối nguy đầy đủ 3 Có tuân thủ chưa đáp ứng yêu cầu Tuân thủ số Quy định Tuân thủ Quy định an toàn vật chất Có tuân thủ chưa đáp ứng yêu cầu An tồn Cơng nghệ Tn thủ số Quy định thơng tin Tn thủ an tồn cơng nghệ thông tin 3 An toàn vật chất Ngăn chặn khủng bố, bn lậu, bn người Có tn thủ chưa đáp ứng yêu cầu Tuân thủ số Quy định Tuân thủ an toàn ngăn chặn khủng bố, buôn lậu buôn người Tổng cộng Ghi Kết 24 C KẾT QUẢ ĐÁNH GIÁ - Tổng số điểm đạt: ………… /63 điểm - Xếp loại: c Màu xanh (≥ 50 điểm) c Đỏ (Dưới 40 điểm) c Màu vàng (Từ 40 < 50 điểm) - Đề nghị: ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… QUY TRÌNH ĐÁNH GIÁ VÀ LỰA CHỌN ĐỐI TÁC KINH DOANH Trang 2/7 QUY TRÌNH ĐÁNH GIÁ VÀ LỰA CHỌN NHÀ CUNG CẤP Evaluating and Selecting Supplier SOP Mã hiệu: QT Lần ban hành/ Sửa đổi: 1/0 Ngày ban hành: BM DANH SÁCH CÁC NHÀ CUNG ỨNG ĐƯỢC PHÊ DUYỆT Lần ban hành/ sửa đổi: 1/0 Ngày hiệu lực: Stt Tên nhà cung ứng Địa Điện thoại Người liên hệ QUY TRÌNH ĐÁNH GIÁ VÀ LỰA CHỌN ĐỐI TÁC KINH DOANH Trang 3/7 Kết đánh giá Năm Kết Năm Kết Ghi