Đề tài tìm hiểu về hệ thống thông tin tích hợp erp của công ty cổ phần fpt

TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHỆ THÔNG TIN VÀ TRUYỀN THÔNG VIỆT – HÀN KHOA KINH TẾ SỐ&THƯƠNG MẠI ĐIỆN TỬ - - ĐỀ TÀI TÌM HIỂU VỀ HỆ THỐNG THƠNG TIN TÍCH HỢP ERP CỦA CƠNG TY CỔ PHẦN FPT HỌC PHẦN: HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ GVHD: TS Trần Thảo An Sinh viên thực hiện: Hồng Thúy Vy Mã sinh viên: 21EL080 Lớp: 21EL Đà Nẵng, ngày 01, tháng 10, năm 2022 TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHỆ THÔNG TIN VÀ TRUYỀN THÔNG VIỆT – HÀN KHOA KINH TẾ SỐ&THƯƠNG MẠI ĐIỆN TỬ - - ĐỀ TÀI TÌM HIỂU VỀ HỆ THỐNG THƠNG TIN TÍCH HỢP ERP CỦA CƠNG TY CỔ PHẦN FPT HỌC PHẦN: HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ GVHD: TS Trần Thảo An Sinh viên thực hiện: Hồng Thúy Vy Mã sinh viên: 21EL080 Lớp: 21EL Đà Nẵng, ngày 01, tháng 10, năm 2022 Hệ thống ERP Tập đoàn FPT MỤC LỤC MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT CHƯƠNG I: CƠ SỞ LÝ LUẬN 1.1 Khái niệm, thành phần đặc điểm hệ thống ERP 1.1.1 Khái niệm 1.1.2 Các thành phần hệ thống ERP .4 1.1.3 Đặc điểm hệ thống 10 1.2 Quy trình triển khai hệ thống .10 1.3 Một số lợi ích triển khai ERP .11 1.4 Vai trò hệ thống doanh nghiệp 12 CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG ỨNG DỤNG HỆ THỐNG ERP Ở CÁC DOANH NGHIỆP 13 2.1 Thực trạng 13 2.1.1 Trên giới 13 2.1.2 Tại Việt Nam 14 CHƯƠNG III: HỆ THỐNG ERP CỦA TẬP ĐOÀN FPT .16 3.1 Đôi nét FPT 16 3.1.1 Cơ cấu tổ chức .16 3.1.2 Lĩnh vực hoạt động .16 3.2 Hệ thống ERP FPT .17 3.2.1 Hệ thống ERC (2000-2005): Microsoft Dynamics SL (Solomon) 17 3.2.2 Hệ thống ERP Oracle Business Suite 18 3.3 Kinh nghiệm triển khai .19 3.3.1 Microsoft Dynamics SL (Solomon) 19 3.3.2 ERP Oracle Business Suite 22 3.4 Sự thành công dự án ERP 27 KẾT LUẬN 29 TÀI LIỆU THAM KHẢO 30 Hệ thống ERP Tập đoàn FPT LỜI MỞ ĐẦU Khi điều hành doanh nghiệp lớn việc quản lý thông tin vào, vô khó khăn Cũng thơng tin u cầu trao đổi trực tiếp tương tác với doanh nghiệp để xử lý nghiệp vụ phát sinh phận doanh nghiệp Các định lãnh đạo tổ chức doanh nghiệp thường dựa vào thông tin báo cáo từ phận, việc nắm bắt hiểu xảy với hệ thống thống doanh nghiệp khó khăn Tất vấn đề địi hỏi doanh nghiệp có hệ thống tích hợp nghiệp vụ tổ chức, có đồng hóa liệu để phận sử dụng nội dung thơng tin nhau, hệ thống hệ thống hoạch nguồn lực tổ chức, doanh nghiệp ERP Hệ thống ERP giải pháp phù hợp để tạo hiệu hoạt động cao doanh nghiệp q trình mở rộng quy mơ kinh doanh Nếu áp dụng cách, hệ hống ERP hứa hẹn cơng cụ hữu ích dành cho doanh nghiệp Tuy nhiên, để sử dụng thành thục ERP doanh nghiệp cần phải có đội ngũ nhân viêc giàu kinh nghiệm, lực Thực tế cho thấy Việt Nam, triển khai ERP doanh nghiệp, thực tế cho thấy rằng, có 70% số khơng thành cơng 30% cịn lại thành cơng thành cơng phần Điều có nghĩa triển khai ERP cơng việc vơ khó khăn, cần có chiến lược cụ thể, chuẩn bị kỹ lưỡng nhiều mặt Và thành cơng ERP FPT phần cho ta tháy kinh nghiệm học qua công áp dụng ERP FPT Hệ thống ERP Tập đoàn FPT DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT Chữ viết tắt CNTT Ý nghĩa Công nghệ thông tin ERP Enterprise Resources Planning HRM Human Resource Management CRM Customer Relationship Management SCM Supply Chain Management FRM Financial Risk Management MRP Material Requirement Planning BI Business Intelligence MIS Management Information System EBS E-Business Suite Hệ thống ERP Tập đoàn FPT CHƯƠNG I: CƠ SỞ LÝ LUẬN 1.1 Khái niệm, thành phần đặc điểm hệ thống ERP 1.1.1 Khái niệm Hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) hệ thống thông tin dựa phận mô đun phần mềm tích hợp sở liệu trung tâm dùng chung toàn hệ thống:  E: Interprise (Doanh nghiệp): mục đích cuối ERP, kết hợp tất phận, phòng ban, chức nghiệp vụ vào chung hệ thống quản lý dựa hệ thống máy tính  R: Resource (Tài nguyên: nguồn lực bên doanh nghiệp, bao gồm nguồn lực về: tài chính, nhân sự, cơng nghệ với phần cứng, phần mềm, liệu, thông tin  P: Planning (Hoạch định): kế hoạch, ngun tắc, quy trình nhằm xây dựng, bổ sung, hồn thiện hoạt động tổ chức 1.1.2 Các thành phần hệ thống ERP Đặc trưng phần mềm ERP có cấu trúc phân hệ (module) Phần mềm có cấu trúc phân hệ tập hợp gồm nhiều phần mềm riêng lẻ, phần mềm có chức riêng Từng phân hệ hoạt động độc lập chất hệ thống ERP, chúng kết nối với để tự động chia sẻ thông tin với phân hệ khác nhằm tạo nên hệ thống mạnh Các phân hệ hệ thống ERP điển hình có phân hệ:  Quản trị nguồn nhân lực (HRM) Quản trị nhân lực trình sáng tạo sử dụng tổng thể công cụ, phương tiện, phương pháp giải pháp khai thác hợp lí có hiệu lực, sở trường người lao động, đảm bảo thực mục tiêu (lâu dài) doanh nghiệp người lao động doanh nghiệp Hệ thống ERP Tập đoàn FPT Với doanh nghiệp, quản lý nhân thường ưu tiên số Bởi khơng có nhân viên khơng có công ty Module quản lý nhân phần mềm ERP xử lý nhiệm vụ tuyển dụng, đào tạo, quản lý phúc lợi, hợp đồng, bảo hiểm…ERP cho việc quản lý nhân dễ dàng Một lợi ích giải pháp tự động hóa quy trình làm việc để giảm thiểu sai sót người dành thười gian cho hoạt động khác giá trị Bằng cách sử dụng phần mềm hoạch định nguồn lực doanh nghiệp với module kế toán liên kết với module nhân sự, phần tốn lương hàng tháng thực tự động, nhân viên dễ dàng quản lý phiếu lương phản hồi dễ dàng có sai sót  Quản trị quan hệ khách hàng (CRM) CRM tập hợp thông tin từ tất nguồn liệu tổ chức (và cóthích hợp từ bên tổ chức) để cung cấp cho nhà quản trị (CEO) nhìn mẻ định hướng dựa liệu phân tích CRM Là phần mềm quản trị quan hệ khách hàng, chiến lược kinh doanh mà doanh nghiệp sử dụng để giảm chi phí tăng lợi nhuận cách củng cố hài lòng khách hàng, lịng trung thành CRM thích hợp để giúp doanh nghiệp sử dụng người, quy trình cơng nghệ để đạt nhìn sâu sắc vào hành vi giá trị khách hàng nhìn sâu sắc cho phép dịch vụ khách hàng cải thiện, tăng hiệu từ trung tâm gọi, cải thiện dịch vụ bán hàng, bán hàng hợp lý, có quy trình tiếp thị, cải thiện hồ sơ khách hàng nhắm mục tiêu, chi phí giảm, tăng thị phần khách hàng lợi nhuận tổng thể  Quản lý chuỗi cung ứng (SCM) SCM phối kết hợp nhiều thủ pháp nghệ thuật khoa học nhằm cải thiện cách thức cơng ty tìm kiếm nguồn nguyên liệu thô cấu thành sản phẩm/dịch vụ, sau sản xuất sản phẩm/dịch vụ phân phối tới khách hàng Điều quan trọng giải pháp SCM nào, dù sản xuất Hệ thống ERP Tập đoàn FPT hàng hố hay dịch vụ, việc làm để hiểu sức mạnh nguồn tài nguyên mối tương quan chúng toàn dây chuyền cung ứng sản xuất Xây dựng chuỗi cung ứng hiệu chưa dễ dàng, đặc biệt khơng có cơng cụ tốt để giám sát hoạt động doanh nghiệp Hệ thống ERP có thành phần quản lý chuỗi cung ứng (SCM) quan trọng để trì tính cạnh tranh lĩnh vực Quản lý chuỗi cung ứng (SCM) đề cập đến việc phối hợp sản xuất, tồn kho, địa điểm vận chuyển người tham gia chuỗi cung ứng để đạt kết hợp tốt khả đáp ứng hiệu cho thị trường phục vụ Vì vậy, SCM kỳ vọng tối ưu hóa quy trình phân phối sản xuất để tạo chuỗi cung ứng hiệu Điều bắt đầu cách thu thập liệu theo thời gian thực Thành phần SCM hệ thống ERP hỗ trợ thúc đẩy lợi nhuận cách đo lường yếu tố mặt hàng thường mua để tối ưu hóa vị trí trưng bày sản phẩm SCM kết hợp với CRM giúp khách hàng theo dõi lại trạng đơn hàng dự tính ngày nhận hàng  Quản trị tài (FRM) Phân hệ cốt lõi quan trọng khơng thể thiếu ứng dụng ERP kế toán tài Theo số liệu thống kê hệ thống thơng tin Việt Nam FRM hệ thống mà doanh nghiệp có nhu cầu sử dụng cao Vì quy trình kinh doanh liên quan đến dịng tiền, cho dù phần tiền lương trả cho nhân viên hay trả tiền để vận chuyển hàng hóa… Module quản lý tài với mục tiêu phân tích theo dõi liệu doanh nghiệp, bao gồm khoản phải thu, khoản phải trả, doanh thu, lợi nhuận chi phí… Từ việc phân tích liệu q khứ, hệ thống tiết lộ hướng chi tiêu, giúp CEO lập kế hoạch nhằm gia tăng doanh thu giảm chi phí doanh nghiệp Hệ thống ERP Tập đồn FPT Các chức phân hệ kế tốn tài chia thành nhóm:  CM – Cash and Bank Management - Quản lý tiền mặt, tiền gửi  GL – General Ledger together with Accountant Management - Kế toán tổng hợp  AP – Account Payables - Kế tốn cơng nợ phải trả  AR – Account Receivables - Kế tốn cơng nợ phải thu  IA - Inventory Accounting - Kế toán hàng tồn kho  AM – Asset Management - Quản lý tài sản cố định  TM - Tools Management - Quản lý công cụ dụng cụ  PM - Prepaid Expenses Management - Quản lý chi phí trả trước ERP cung cấp giải pháp thật mạnh mẽ để quản lý nhóm kế tốn tài tạo tảng để tích hợp bán hàng, mua hàng, tồn kho, giá thành, vận chuyển logistics…cả giao dịch thực thiết bị từ Desktop, Laptop, Mobile, Tablet Code… Hạn chế thủ cơng, tránh mắc sai sót tính tốn Tất giao dịch đầy đủ thơng tin minh bạch, tất liệu lưu trữ vĩnh viễn tạo giá trị cho tảng kế tốn tài Tuy nhiên, thực trạng doanh nghiệp Việt Nam có gặp nhiều khó khăn ứng dụng ERP tảng kế toán lẽ liệu thường xuyên bị sửa đổi tác động quy trình kinh doanh chưa rõ ràng, yếu tố phát sinh tức thời mà chưa có giải pháp xử lý hồn chỉnh theo quy trình  Hoạch định tài nguyên sản xuất (MRP) MRP hệ thống dựa máy tính tạo lịch trình sản xuất chi tiết cách sử dụng liệu thời gian thực để kết hợp vật liệu thành phần với máy móc nhân cơng lao động MRP sử dụng rộng rãi, đồng thời Hệ thống ERP Tập đoàn FPT sử dụng mơ hình lõi hệ thống hoạch định tài nguyên doanh nghiệp lớn Hệ thống thiết kế để tập trung, tích hợp xử lí thơng tin để đưa định hiệu việc lập kế hoạch, thiết kế kĩ thuật, quản lí hàng tồn kho kiểm sốt chi phí sản xuất Trong quản lý hàng tồn kho Inventory giúp doanh nghiệp quản lý chi tiết vấn đề liên quan đến đơn vị hàng hố, quy trình nhập, xuất, tồn kho, xuất xứ, hàng tồn kho Quản lý kho hàng dựa cấu trúc vị trí thứ bậc, từ kho hàng đến tầng lưu trữ Hệ thống ghi sổ kép cung cấp thông tin quản lý tồn kho hàng hóa mua vào (từ nhà cung cấp), hàng bán (giao cho người mua) sản phẩm từ khâu sản xuất Trên thực tế, hàng tồn kho chiếm tỷ trọng lớn hoạt động kinh doanh doanh nghiệp Chính quản lý hàng tồn kho công việc quan trọng ln đảm bảo hàng hóa tồn kho đủ để bán thị trường, cân đối khâu vào – dự trữ – sản xuất – tiêu thị hay tối ưu hóa lượng hàng lưu kho nhằm tăng hiệu kinh doanh giảm chi phí đầu tư  Kinh doanh thơng minh hay trí tuệ doanh nghiệp (BI) BI quy trình cơng nghệ mà doanh nghiệp sử dụng để kiểm soát lượng liệu khổng lồ, khai phá tri thức giúp cho doanh nghiệp đưa định hiệu hoạt động kinh doanh Cơng nghệ BI cung cấp cách nhìn tồn cảnh hoạt động doanh nghiệp từ khứ, dự đốn tương lai Mục đích BI hỗ trợ cho doanh nghiệp định tốt Vì hệ thống BI (BI System) gọi hệ thống hỗ trợ định (Decision Support System -DSS) Mặc dù gọi Busi Intelligence (BI) khái niệm kỹ thuật BI dùng cho hầu hết tổ chức kinh tế xã hội giáo dục, phủ, chăm sóc sức khỏe… Hệ thống ERP Tập đồn FPT cơng nghệ thơng tin viễn thơng, Sản xuất lắp ráp máy tính, Dịch vụ tin học, Lĩnh vực giáo dục - đào tạo, Đào tạo cơng nghệ - Đầu tư: Giải trí truyền hình, Dịch vụ tài chính-ngân hàng, Đầu tư phát triển hạ tầng bất động sản, Nghiên cứu phát triển FPT làm chủ công nghệ tất hướng phát triển với chứng ISO cho tất lĩnh vực hoạt động, CMMi cho phát triển phần mềm Bên cạnh đó, FPT sở hữu 1,000 chứng công nghệ cấp quốc tế đối tác công nghệ hàng đầu giới - Các dịch vụ giá trị gia tăng FPT đáp ứng nhu cầu khách hàng đối tác Đến nay, FPT giành niềm tin hàng nghìn doanh nghiệp hàng triệu người tiêu dùng 3.2 Hệ thống ERP FPT 3.2.1 Hệ thống ERC (2000-2005): Microsoft Dynamics SL (Solomon) SOLOMON chương trình Quản lý tài FPT mua từ hãng WaterHouse Cooper (Mỹ) để thay cho chương trình thuộc dự án “Nâng cao lực quản lý tài - Hiện đại hóa quản lý tài C ng ty” anh Bùi Quang Ngọc làm chủ đề tài Trong trình phát triển, hệ thống quản lý tài Cơng ty ngày phát triển việc quản lý chương trình Balance FPT kh ng đáp ứng hết yêu cầu phát sinh Sau hàng loạt nghiên cứu, phân tích, đánh giá đối tác, cuối FPT chọn phần mềm SOLOMON để thay với hỗ trợ đầy đủ sau bán hàng đối tác SOLOMON hệ thống đồ sộ với liệu tập trung xử lý phân tán, phù hợp với công ty lớn, gồm nhiều phận khắp nơi FPT Việt Nam có vài quan mua SOLOMON Bệnh viện Quốc tế, Tổng công ty Xăng dầu FPT khách hàng lớn nhất, mua nhiều chức SOLOMON Với SOLOMON, cán quản lý tài quản lý cụ thể hợp đồng nắm lãi lỗ Đối tượng sử dụng SOLOMON cán quản lý tài chính; cán bán hàng, mua 17 Hệ thống ERP Tập đoàn FPT hàng; cán cơng nợ, quản lý khách hàng tồn cơng ty Cơng tác đào tạo hồn thành Đội dự án SOLOMON cán phòng Tài vụ đối tác trực tiếp đào tạo tháng tháng 5/2000 Cán phận bán hàng mua hàng đội Dự án đào tạo ngày từ 15 đến 20/12 Sau năm sử dụng, hệ thống Solomon khơng cịn đủ khả đáp ứng nhu cầu phát triển cơng ty, FPT định sử dụng hệ thống ERP 3.2.2 Hệ thống ERP Oracle Business Suite ERP Oracle Business Suite hệ thống quản trị tổng thể doanh nghiệp (hệ thống ứng dụng giúp doanh nghiệp hoạch định quản lý tất nguồn lực (nhân lực, tài chính, sản xuất, thương mại…) doanh nghiệp Ngồi chức quản lý, ERP phân tích, kiểm tra thực trạng sử dụng nguồn lực với mức độ chi tiết tuỳ theo yêu cầu nhà quản lý Oracle E-Business Suite (EBS) hệ thống ứng dụng với sơ sở liệu tập trung, tích hợp 30 phân hệ quản lý tồn hoạt động doanh nghiệp: tài kế toán, sản xuất, bán hàng, mua hàng, vật tư, dự án, nhân sự, dịch vụ Triển khai Oracle EBS, doanh nghiệp nhận lúc nhiều ích lợi: Quy trình nghiệp vụ chuẩn hố, hướng tới chuẩn mực quốc tế cho trình hội nhập; Ứng dụng tiên tiến triển khai thành c ng cho 25,000 doanh nghiệp Mỹ 17 quốc gia khác Với hệ thống ứng dụng thống nhất, đa năng, quán xuyến lĩnh vực hoạt động từ lập kế hoạch, kiểm sốt, thống kê, phân tích ERP giúp nhà quản lý chủ động hoạch định nguồn lực, đảm bảo cho doanh nghiệp phản ứng kịp thời trước thay đổi liên tục môi trường mở cạnh tranh  Đặc điểm: 18 Hệ thống ERP Tập đoàn FPT  Quản lý chặt chẽ hoạt động tài kế tốn, bao qt tổng thể hoạt động sản xuất kinh doanh: - Kế toán sổ (Oracle General Ledger) - Quản lý Tài sản cố định (Oracle Fixed Assets) - Quản lý luồng tiền (Oracle Cash Management) - Kế toán phải thu (Oracle Receivables) - Kế toán phải trả (Oracle Payables)  Quản lý hiệu trình sản xuất: - Quản lý định mức kinh tế kỹ thuật (Oracle Bills of Material) - Quản lý giá thành (Oracle Cost Management) - Quản lý sản xuất (Oracle Work in Process) - Lập kế hoạch sản xuất/ kế hoạch nguyên vật liệu (Oracle Master Scheduling/ Material Requirements Planning)  Quản lý hàng tồn kho xác, tức thời: - Quản lý tồn kho (Oracle Inventory) - Quản lý việc mua - bán hàng tự động, linh hoạt - Quản lý mua hàng (Oracle Purchasing) - Quản lý đơn hàng (Oracle Order Management) 3.3 Kinh nghiệm triển khai 3.3.1 Microsoft Dynamics SL (Solomon) Là công ty cổ phần, quản lý theo mơ hình tập đồn, bao gồm nhiều công ty thành viên chi nhánh, vấn đề quản trị doanh nghiệp trở thành yêu cầu hàng đầu công ty Cổ Phần Phát Triển Đầu Tư Công Nghệ FPT nhằm nâng cao hiệu hoạt động sản xuất, kinh doanh đơn vị Kinh nghiệm 19 Hệ thống ERP Tập đoàn FPT bước triển khai ERP FPT điều bổ ích doanh nghiệp áp dụng CNTT vào quản trị Năm 2000, sau đạt chứng ISO, FPT thức đặt mục tiêu xây dựng hệ thống quản trị doanh nghiệp ERP Hệ thống ERP FPT chọn ban đầu giải pháp Solomon Bởi “ERP hiểu xác khơng hệ thống cơng nghệ mà chủ yếu hệ thống tác nghiệp quản trị doanh nghiệp Do vậy, công ty phần mềm Việt Nam (kể FPT) chưa thực đủ kinh nghiệm tri thức để đưa vào hệ thống phần mềm giá trị tác nghiệp quản trị Ngồi ra, cơng nghệ phát triển nhanh, chức thêm vào đa dạng nên phần mềm Việt Nam không đủ sức để đáp ứng thay đổi nâng cấp” Trong thời gian tới FPT lựa chọn giải pháp ERP mức cao Solomon giải pháp nước Việc lựa chọn giải pháp ERP với đầy đủ q trình, khơng điều phù hợp với tất doanh nghiệp Với doanh nghiệp nhỏ, áp dụng tin học vào quản trị lựa chọn giải pháp ERP xoay quanh hoạt động kế tốn, sau tìm đến tốn tổng thể Cần tránh xu hướng yêu cầu phần mềm phải phù hợp với hoạt động có nhiều doanh nghiệp, đặc thù doanh nghiệp Việt Nam hoạt động xoay quanh quy trình thủ cơng, bắt tin học phục vụ theo quy trình hạ sách, hạn chế sức mạnh CNTT kh ng lâu dài Cách làm thượng sách tuân theo quy trình hệ ERP chuẩn giới lồng theo phương thức quản lý tiên tiến tác nghiệp tốt cho doanh nghiệp Vấn đề quan trọng doanh nghiệptrước bắt tay vào áp dụng ERP nhận thức Chỉ doanh nghiệp thấy cấp bách phải có hệ thống thơng tin tác nghiệp với đầy đủ chức năng, sẵn sàng cung cấp kịp thời xác báo cáo, phân tích, nhận thức rõ yếu tố có 20 Hệ thống ERP Tập đoàn FPT thể thỏa mãn hệ thống thông tin quản trị đại thời điểm doanh nghiệp thực muốn bắt đầu với ERP Vấn đề lại tâm lãnh đạo lựa chọn sáng suốt giải pháp nhà triển khai  Kinh nghiệm triển khai: ERP FPT triển khai trước tiên tới phận kinh doanh Những năm áp dụng cho hệ thống sản xuất lắp ráp máy tính FPT-Elead, phận quản lý như: quản trị nhân tiền lương, quản lý cổ đông, quản lý hệ thống chất lượng, quản lý sản xuất dự án phần mềm, quản ly bảo hành, quản lý đơn đặt hàng giao nhận hàng xuất nhập Cuối FPT tự xây dựng hệ thống báo cáo với 400 báo cáo mẫu phục vụ công tác quản lý hỗ trợ định, triển khai cho tập đoàn gồm tổng c ng ty đơn vị thành viên Áp dụng ERP giống áp dụng ISO trước đó, tầm ảnh hưởng ERP lớn nhiều Hệ thống tác nghiệp hoàn tồn phụ thuộc vào máy tính, vào hệ thống thơng tin khơng thể làm tắt, làm sai Ngồi ra, hệ thống ERP tự ghi nhận, tự đưa báo cáo, tự kiểm soát… để hỗ trợ việc quản lý mà khơng cần phải có phận chun trách theo dõi quản lý ISO Tuy nhiên, thành công ERP không can hệ đến việc doanh ngiệp mạnh hay khơng mạnh ứng dụng CNTT “Một doanh nghiệp ứng dụng CNTT trình độ thấp áp dụng thành cơng ERP” Vấn đề cốt lõi doanh nghiệp có mạnh phương thức quản lý cam kết lãnh đạo hay khơng Cịn triển khai, tự yếu tố CNTT kèm theo giải pháp Khi đó, doanh nghiệp lựa chọn đội ngũ phù hợp, hay chí th bên ngồi, để vận hành hay hỗ trợ hệ thống CNTT  Hiệu quả: Tại FPT, ERP giúp cải thiện nhiều trình kiểm sốt tài hàng tồn (linh kiện lắp ráp), công nợ qua tiêu, đồng thời cung cấp nhanh 21 Hệ thống ERP Tập đoàn FPT chóng xác đơn hàng số liệu hạch toán Quan trọng ERP hỗ trợ nhiều cho việc lập kế hoạch kinh doanh định Việc áp dụng ERP thực tế có tác động sâu rộng tới máy điều hành đơn vị tác nghiệp FPT ERP làm thay đổi cách thức tác nghiệp, quản lý, tạo nên thói quen dùng số liệu để điều hành định tất cấp công ty Điểm cuối liên quan đến thành công ERP vấn đề chọn đối tác Doanh nghiệp trạng thái phát triển để ERP đồng hành với doanh nghiệp giải pháp lựa chọn cần nhận cam kết hỗ trợ lâu dài luôn cập nhật theo chuẩn giới nhà cung cấp 3.3.2 ERP Oracle Business Suite  Bước đầu triển khai Trước chuyển sang Oracle, hệ thống Solomon cịn đáp ứng cho FPT vài năm nữa, nhiên nhận thấy hệ thống Solomon chưa tương xứng với tiềm lực FPT nên họ định thay Oracle Việc chuyển đổi sn sẻ FPT sống khơng khí thành tích mang tính cách mạng, cách mạng công nghệ thông tin Tuy nhiên, chuyện không đơn giản Với hệ thống ERP mới, giao dịch trở nên phức tạp Tốc độ chậm, hoạt động nghiệp vụ kế toán diễn lờ đờ Bộ phận kế toán tăng người khơng kịp Ngun nhân lỗi hệ thống, đội triển khai lại thiếu cán tư vấn triển khai có kinh nghiệm nắm vững giải pháp Oracle Thực tế phần lớn nhân đội triển khai trường Nguyên nhân quy cho việc FES thực dự án cho khách hàng HPT lấy làm kinh nghiệm để làm cho FPT; HPT có quy mô nhỏ FPT nhiều Trên họp giao ban, họ tốc độ chậm tính không ổn định hệ thống, kh ng ăn khớp báo cáo tính xác thực 22 Hệ thống ERP Tập đoàn FPT số Và việc không chạy thử nghiệm bị quy cho thiếu thời gian Sau dự án chuyển sang chuyên viên Oracle để khắc phục cố  Khắc phục: Khi tháng nữa, FPT kết thúc năm tài khóa chưa vấn đề phần mềm Oracle đặt gấp gáp, khốc liệt Tối hậu thư Tổng Giám đốc FPT Hội nghị Chiến lược (HNCL) rõ ràng: “Một tháng phải giải xong vấn đề Oracle” Biểu cố Oracle nhóm tổng hợp nêu rõ: chậm, chập chờn lúc sống, lúc chết Nguyên nhân sơ bệnh “chậm” ghi nhận chủ yếu hệ thống Oracle FPT liệu tập trung Hà Nội có nhiều người sử dụng tồn quốc, ngày có khoảng 200 người đồng thời nối vào Mặc khác, triển khai hệ thống này, FPT chỉnh sửa lại nhiều lần, đặc biệt hệ thống báo cáo so với hệ thống chuẩn Oracle Điều dẫn đến trình thao tác liên quan đến tìm liệu, lên báo cáo có nhiều bất hợp lý, gây chậm trình xử lý hoá đơn chứng từ báo cáo Đối với cố “chập chờn” “nhiều báo cáo FPT dài, chí có báo cáo dài đến 80 trang với yêu cầu khác nhau” Điều phần gây chết cho hệ thống Oracle giới có hệ thống báo cáo chuẩn riêng FPT chưa sử dụng hệ thống báo cáo chuẩn Thực tế, FPT phát triển báo cáo theo địi hỏi riêng lý phần mềm Oracle chạy tốt nhiều quốc gia lại gặp trục trặc FPT Nhóm khắc phục cố đưa phương án yêu cầu so sánh biểu mẫu báo cáo FPT với báo cáo chuẩn hệ thống Oracle Trong trường hợp báo cáo FPT có vấn đề, chuyển sang sử dụng báo cáo Oracle Một nguyên 23 Hệ thống ERP Tập đoàn FPT nhân khác kh ng loại trừ phần cứng hệ thống bị hỏng Lộ trình xử lý trục trặc Oracle nhóm giải cứu phác thảo theo lộ trình rõ ràng Từ ngày 12/11, FPT thuê hai nhóm chun gia rà sốt tồn hệ thống để tìm bệnh Oracle:  Nhóm 1, bao gồm chuyên gia Oracle, ngồi từ xa đăng nhập (offside), đánh giá tham số, kiểm tra cấu hình, máy chủ, liệu “review” lại báo cáo FPT  Nhóm 2, bao gồm chuyên gia Việt Nam cứu dự án Oracle cho Vinamilk Viettel, sang tận nơi để chẩn bệnh cho hệ thống Oracle FPT Hai nhóm làm việc độc lập 10 ngày để xem xét lại tổng thể hệ thống - Đối với nội FPT, nhóm khắc phục cố có yêu cầu định người sử dụng: Những kh ng ưu tiên phải giảm bớt, khơng hợp lý, khơng cần thiết loại bỏ để tập trung vào yêu cầu - Mặt khác, nhóm tổ chức hướng dẫn lại thao tác chuẩn sử dụng Oracle cho nhân viên thường xun sử dụng chương trình “Thậm chí, dùng biện pháp nghiệp vụ phần mềm để buộc người sử dụng phải tuân thủ số hạn chế định giai đoạn này, ví dụ hệ thống waiting chỗ chạy báo cáo…” Thực tế, quản trị viên lo ngại trước tình hình hệ thống Oracle tháng hết năm 2007, thời điểm đỉnh cao địi hỏi báo cáo, hố đơn, chứng từ 24 Hệ thống ERP Tập đoàn FPT Một phương án “back up” tính đến Theo kế hoạch, đến 31/12, hệ thống Oracle chập chờn, FPT có hai phương án: (1) Cài nhiều Oracle cho công ty thành viên, theo dạng phân tán hố, khơng tập trung hóa nữa; (2) Quay với hệ thống Solomon cũ Tất tình đội dự án đặt ra, đảm bảo trường hợp, hệ thống phần mềm FPT hoạt động sau từ 24-48h  Kết quả: Tổng giám đốc FPT định “Hoặc sửa xong Oracle vòng tháng quay lại với Solomon” Nhưng tháng sau, họ tạm thời khắc phục cố Oracle “Hệ thống Oracle chạy ổn định phục vụ tốt công việc hàng ngày, kể thời gian đóng sổ tháng 11 Tốc độ cải thiện tháng trước nhiều!”, Phó ban Kế hoạch- Tài FPT thành viên nhóm cứu Oracle, cho biết Tuy thời gian đóng sổ, hệ thống có chậm ngày thường hồn tồn khơng ảnh hưởng tới giao dịch hàng ngày Thời gian xuất hố đơn với 10 dịng hàng khoảng từ 4-8 phút, tùy theo kỹ người sử dụng Tuy nhiên, thật hệ thống Oracle nhiều nguy gây chậm, hay tê liệt tạm thời Thực tế, từ 05/11 đến 10/12, hệ thống chạy chậm khoảng 15 lần lần “chết” Hệ thống chậm báo cáo nặng, chạy nhiều Đội kỹ thuật cài đặt thiết kế báo cáo không tốt, không tính ngưỡng chịu đựng hệ thống nên báo cáo dài vài chục trang hệ thống ỳ Ý thức người sử dụng nguyên nhân không nhỏ khiến hệ thống hoạt động chậm Nhiều người cần xem liệu tháng in hẳn liệu năm Hai phần ba số lần hệ thống “chết” cục xác định nguyên nhân hệ thống máy chủ dự phòng đặt FPT Distribution gây 25 Hệ thống ERP Tập đồn FPT Hai nhóm chun gia, nhóm chuyên gia Việt Nam nhóm chuyên gia Oracle công ty OSSI (Ấn Độ) bắt bệnh hệ thống Oracle FPT kết luận sơ bộ: (1) Hệ thống báo cáo FPT đa số dùng báo cáo customize, nhiều báo cáo lớn mặt liệu nên cần phải xem xét lại; (2) Hệ thống liệu (database) FPT dùng Oracle 9.2.0.6 nên không đảm bảo cần phải nâng cấp lên 9.2.0.8 10G (3) FPT thiết lập hệ thống máy chủ dự phòng chưa tốt Để giảm tải cho hệ thống Oracle, tập đoàn tách xong toàn báo cáo doanh số, công nợ phần báo cáo hàng tồn sang hệ thống MIS “Hiện có trung bình 1,700 - 1,800 lượt khai thác hệ thống MIS ngày Tuy báo cáo chuyển sang đáp ứng nhu cầu người sử dụng chưa thực ổn định giải pháp cơng nghệ Mặt khác, Tập đồn giám sát chặt việc sử dụng báo cáo đơn vị, yêu cầu khai thác nhu cầu để tiết kiệm tài nguyên hệ thống Tiến hành cập nhật số vá lỗi Oracle, thay đổi vài thông số hệ thống Kết ban đầu ghi nhận khả quan Sau hệ thống Oracle qua giai đoạn khắc phục khẩn cấp chuyển sang giai đoạn hoàn thiện nâng cao hiệu suất sử dụng Nhóm khắc phục cố tách hệ thống tác nghiệp online hàng ngày khỏi hệ thống báo cáo, báo cáo nặng, báo cáo đối soát số liệu Sau kết thúc năm tài chuyển liệu sang “database offline”, đảm bảo phục vụ cơng tác kiểm tốn khơng gây ảnh hưởng đến giao dịch tiếp tục năm sau Các hoạt động tiếp theo: - Chuyển hệ thống máy chủ từ Láng Hạ Cầu Giấy - Chuẩn bị 02 hệ thống máy chủ MIS đặt Hà Nội, thành phố Hồ Chí Minh để giảm tải cho máy chủ ERP đường trục Bắc-Nam 26 Hệ thống ERP Tập đoàn FPT - Thay đổi giải pháp máy chủ dự phòng hợp lý; Sửa lại thêm số báo cáo phục vụ đối chiếu để đảm bảo nhanh tiết kiệm tài nguyên - Nhận kết báo cáo tư vấn chuẩn bị giải pháp nâng cấp hệ thống - Chuẩn bị 01 hệ thống ERP Offline dùng cho Kiểm toán 3.4 Sự thành công dự án ERP Với việc triển khai thành cơng hệ thống ERP, FPT có hệ thống quản trị tập trung toàn cầu cho tập đồn (FPT có chi nhánh phần mềm nước ngoài), phục vụ tốt cho tác nghiệp doanh nghiệp, dễ dàng mở rộng cho đơn vị Với hệ thống ERP, tập đoàn FPT có 83 sổ kế tốn cho 83 cơng ty hạch tốn Lãnh đạo cơng ty theo dõi, ghi nhận, kiểm sốt doanh thu, chi phí, hoạt động kinh doanh… theo ngày, tuần, tháng thời điểm Chỉ ba ngày, hệ thống thiết lập sổ kế tốn cho đơn vị mới; ngày có báo cáo tháng, q tồn tập đồn Tháng hai (2009) có báo cáo kiểm toán năm 2008; 300 người dùng tồn quốc truy cập vào hệ thống lúc; Nhiều nghìn giao dịch thực ngày… Đó giá trị lớn mà hệ thống ERP mang lại cho FPT Ngoài ra, FPT có hệ thống báo cáo phân tích tài quy mô phục vụ cho công tác quản trị tập đoàn Hầu hết phân hệ ERP áp dụng cho FPT Ngồi cịn xây dựng thêm số ứng dụng khác phục vụ cho việc quản lý đơn hàng nhập ngoại theo dõi hàng hóa đến kho Việt Nam, quản lý tác nghiệp chuyên sâu ngành phân phối FPT tin học hóa quản lý tác nghiệp ISO FPT triển khai ứng dụng cho quản trị nguồn nhân lực với hệ thống People Soft, hết 2008 hoàn thành tập đồn Về tính thực tiễn hệ thống, FPT liên tục thay đổi cấu trúc tổ chức đơn vị mở rộng hàng loạt ngành nghề kinh doanh mới, hệ thống 27 Hệ thống ERP Tập đoàn FPT ERP đáp ứng tốt Có thể nói Hệ thống ERP cơng trình lớn từ trước tới FPT Hệ thống ERP hỗ trợ đặc lực cho cấp lãnh đạo công ty quản lý, điều hành Từ hệ thống ERP, FPT xây dựng hệ thống cáo cáo tổng hợp phân tích cho tất đơn vị thành viên, bao gồm số hàng tồn, cơng nợ, quay vịng vốn, số kinh doanh theo sản phẩm, theo địa bàn, việc thực kế hoạch kinh doanh chi phí theo tuần, tháng, quý… Hệ thống cung cấp số hiệu kinh doanh theo đầu người Ngồi cịn nhiều số phân tích tài khác Nhờ việc kiểm soát hoạt động gần tức thời tập đoàn nên hệ thống ERP tiết kiệm nhiều chi phí tài cho FPT 28 Hệ thống ERP Tập đoàn FPT KẾT LUẬN Hiện nay, xu hướng tồn cầu hóa kinh thị trường dường khơng cịn giới hạn Được mệnh danh thị trường kinh tế phẳng Trong thời đại này, để quản lý tốt thông tin xuất nhập hàng hóa cơng tác quản lý doanh nghiệp cần ứng dụng công nghệ ERP Muốn triển khai ERP, doanh nghiệp cần có đủ cán có lực, dám chấp nhận biết cách thay đổi Quan trọng cam kết lãnh đạo lực quản lý thay đổi mà ERP yêu cầu 29 Hệ thống ERP Tập đoàn FPT TÀI LIỆU THAM KHẢO Bài giảng “Hệ thống thông tin quản lý” – ThS Lê Thị Ngọc Diệp – Khoa QTKD1-HỌC VIỆN CƠNG NGHỆ BƯU CHÍNH VIỄN THƠNG “Tài liệu học tập Hệ thống thơng tin quản lý”- Chủ biên ThS Vũ Văn GiangKhoa QTKD- Trường Đại học Kinh Tế Kỹ Thuật Công Nghiệp- Hà Nội 2019 Giáo trình “Hệ thống thơng tin quản lý” – Vũ Xuân Nam Carlos Ferran, Ricardo Salim, “Enterprise resource planning for Global Economies”, Information science reference, IGI Global, 2008 Marcelino Tito Torres, “Manufacturing Resource Planning”, 2003 Phil Heenan, “Fundamentals of Manufacturing Resource Planning”, 2001 (2022, February 8) In timviec365.vn Retrieved from https://timviec365.vn/blog/phan-mem-erp-cua-fpt-new15957.html (2021, October 28) In digital.fpt.com.vn Retrieved from https://digital.fpt.com.vn/linh-vuc/vai-tro-erp-trong-chuyen-doi-so.html 30 Hệ thống ERP Tập đoàn FPT NHẬN XÉT 31