KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN DỊCH VỤ VIỄN THÔNG VÀ IN BƯU ĐIỆN
Đặc điểm tổ chức quản lý sản xuất và tổ chức công tác kế toán ở công ty CP Dịch vụ viễn thông & In Bưu điện
ty CP Dịch vụ viễn thông & In Bưu điện.
1.1 Quá trình hình thành và phát triển của công ty.
Công ty cổ phần Dịch vụ viễn thông và In Bưu điện có tiền khởi là nhà
In “Chính Nghĩa” trực thuộc phòng cung ứng vật tư Tổng cục Bưu điện, địa điểm đóng tại số 100 - Phố Hàng Trống – Hà Nội Nhiệm vụ lúc đó của xưởng In là đảm nhiệm in ấn toàn bộ ấn phẩm khai thác cho khu, sở, Ty Bưu điện và giấy tờ, sách báo lưu hành nội bộ, tập san chuyên ngành cho các sở,
Ty dưới sự lãnh đạo của Tổng cục Bưu điện. Đến tháng 10 năm 1959, phòng cung ứng vật tư Bưu điện chuyến sang kho Bưu điện Trung ương quản lý và chuyển cơ sở sản xuất về 64 - Trần Phú – Hà Nội.
Tháng 3 năm 1962 xưởng In tách khỏi Cục Bưu điện Trung ương để trở thành đơn vị hạch toán độc lập trực thuộc Cục vật tư Bưu điện và đơn vị chuyển về 14 - Trần Hưng Đạo – Hà Nội.
Năm 1965 xưởng chuyển sang Yên Viên – Gia Lâm – Hà Nội làm việc. Cục vật tư quyết định sát nhập xưởng In với Bưu điện Trung ương, sau đổi tên thành “Xí nghiệp cung tiêu Bưu điện”.
Tháng 12 năm 1966, xưởng in Bưu điện được tách khỏi kho Bưu điên Trung ương thành một đơn vị trực thuộc Công ty vật tư Bưu điện.
Năm 1980 xưởng chuyển về Đặng Xá – Gia Lâm và được đổi tên thành
Tháng 8 năm 1985 lãnh đạo Tổng cục quyết định tách Xưởng In ra khỏi Công ty vật tư với tên gọi “Xí nghiệp In Bưu điện”.
Ngày 24/12/2002 theo quyết định số 527/QĐ – TCCB/HĐQT của Hội đồng quản trị Tổng công ty Bưu Chính Viễn Thông Việt Nam, xí nghiệp In Bưu điện được đổi tên thành “Công ty In Bưu điện”, địa điểm đóng tại 564 - Nguyễn Văn Cừ - Gia Lâm – Hà Nội và Đặng Xá – Gia Lâm – Hà Nội.
Công ty In Bưu điện có tên giao dịch quốc tế là Post and Telecomunication Printing Company (viết tắt là: PTPRINT), là doanh nghiệp Nhà nước hoạt động trong lĩnh vực sản xuất và kinh doanh thương mại, là đơn vị thành viên thuộc Tổng công ty Bưu Chính Viễn Thông Việt Nam, hạch toán độc lập, có tư cách pháp nhân, có con dấu riêng, có tài khoản tại Ngân hàng Công Thương Hà Nội.
Ngày 24/08/2004, Hội đồng Quản trị Tổng Công ty Bưu chính viễn thông họp quyết định và chuyển lên Bộ trưởng Bộ Bưu chính viễn thông đề nghị phê duyệt phương án cổ phần hoá và quyết định chuyển Công ty Bưu điện thành Công ty Cổ phần In Bưu điện với tên giao dịch tiếng Anh của công ty là: Post and Telecommunication Printing Joint Stock Company (viết tắt là: PTP) Theo phương án này, Công ty cổ phần In Bưu điện có số vốn điều lệ 25 tỷ đồng, được chia thành 250.000 cổ phần, mỗi cổ phần có giá trị 100.000 đồng.
Theo quyết định số 199/QĐ – HĐQT, ngày 10 tháng 08 năm 2007 của Hội đồng quản trị, Công ty CP In Bưu điện chuyển thành Công ty Cổ phần Dịch vụ Viễn Thông & In Bưu Điện có số vốn điều lệ 68 tỷ đồng.
Mặc dù có rất nhiều lần tách ra, nhập vào và có những thời kỳ Công ty gặp nhiều khó khăn nhưng được sự quan tâm và chỉ đạo trực tiếp của lãnh đạoTổng Cục Bưu Điện và Tổng Công ty Bưu Chính Viễn Thông Việt Nam,cộng với sự nỗ lực, phấn đấu của Lãnh đạo Công ty và tập thể Cán bộ công nhân viên trong Công ty, Công ty đã ngày càng phát triển, các chỉ tiêu thực hiện năm sau luôn cao hơn năm trước Sau 50 năm xây dựng, phát triển và trưởng thành, đến nay Công ty In Bưu Điện đã sản xuất được hơn 300 loại ấn phẩm với số lượng lớn, chất lượng cao và ngày càng đổi mới nhiều hơn trong quản lý tổ chức sản xuất để giữ vững và ngày càng phát triển không ngừng, đảm bảo đời sống của cán bộ công nhân viên ngày càng được nâng cao.
Công ty cổ phần in Bưu điện với chuyên ngành chính là in do đó chức năng hoạt động chính của công ty là:
In các laoị sách báo tạp chí, các ấn phẩm, tem nhãn, bao bì phục vụ chuyên ngành bưu chính viễn thông và xã hội Như báo bưu chính, tạp chí bưu chính, thông tư bưu điện, các laoị sách phục vụ cho công tác nghiên cứu giảng dạy và học tập Các quy chế văn bản của ngành bưu điện
Sản xuất kinh doanh các loại vật liệu, bao bì phục vụ bưu chính viễn thông và các nhu cầu của xã hội
Tạo mẫu chế bản và tách mẫu điện tử thuộc ngành in
Kinh doanh các ngành nghề khác tong phạm vi tổng công ty cho phép và phù hợp với quy định của pháp luật: Hoạt động mua vào, bán ra của các hàng hóa mà công ty không sản xuất được nhưng khách hàng có nhu cầu: Giấy gói cuộn fax, bằng mực
Từ năm 2000 công ty đã đưa vào dây chuyền công nghệ sản xuất thẻ viễn thông và thẻ thông minh
- Quản lý vốn và hoạt động một cách có hiệu quả
Sử dụng nguồn lực của nhà nướccủa tổng công ty giao cho
Có trách nhiệm thanh toán các khaonr nợ vay mà công ty trực tiếp vay hoặc được tổng công ty bảo lãnh vay theo quy định của pháp luật. Đăng ký kinh doanh và kinh doanh đúng ngành nghề mà công ty đã đăng ký Chịu trách nhiệm trước tổng công ty về kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của mình Chịu trách nhiệm trước khách hàng và pháp luật về snả phẩm do công ty sản xuất
Chịu trách nhiệm trước các laoịt huế, nghĩa vụ tài chính khác (nếu có)theo quy định của pháp luật và quy chế tài chính của công ty.
Thực hiện đầy đủ các nghĩa vụ, quyền lợi của người lao động theo quy định của pháp luật về lao động Đảm bảo và tạo điều kiện cho người lao động tham gia quản lý công ty.
Thực hiện các quy định của nhà nướcvề bảo vệ tài nguyên môi trường quốc phòng an ninh quốc gia.
- Chấp hành các quy định về tài chính kế toán
Thực hiện nghiêm chỉnh pháp lệnh kế toán thống kê và báo cáo tài chính hiện hành với doanh nghiệp.
Chịu trách nhiệm với tổng công ty và trước pháp luật với mọi báo cáo kế toán và các chứng từ, sổ sách của doanh nghệp.
1.3.Đặc điểm mặt hàng kinh doanh
In các loại ấn phẩm, sách, báo, tạp chí và các loại ấn phẩm tem nhãn, bao bì phục vụ chuyên ngành Bưu chính - viễn thông và xã hội.
Sản xuất và kinh doanh các loại vật liệu, bao bì phục vụ khai thác bưu chính viễn thông.
In danh bạ điện thoại, danh bạ bưu cục cho các tỉnh, thành phố.
Tạo mẫu, chế bản và tách màu điện tử thuộc ngành in.
Kinh doanh, xuất khẩu, nhập khẩu máy móc, thiết bị, vật tư chuyên ngành Bưu chính viễn thông, điện, điện tử tin học, in ấn.
In Hoàn chỉnh Đếm bó
Cho thuê văn phòng, kinh doanh đại lý khai thác các dịch vụ Bưu chính viễn thông, dịch vụ du lịch. Đầu tư trong các lĩnh vực Bưu chính viễn thông, công nghiệp, nhà ở, cơ sở hạ tầng, các khu vực công nghiệp, đô thị và các lĩnh vực đầu tư khác theo quy định của pháp luật.
Liên doanh liên kết các tổ chức kinh tế trong nước và nước ngoài phù hợp với các quy định của pháp luật
1.4 Sơ đồ và quy trình công nghệ sản xuất
Công ty đang áp dụng quy trình công nghệ với sản phẩm là các loại sản phẩm in Quy trình công nghệ của công ty là một quy trình đơn giản, sản xuất sản phẩm diễn ra một cách liên tục và khép kín từ khâu đầu tiên đến khâu cuối cùng
Sơ đồ 1.1: Quy trình công nghệ sản xuất sản phẩm in
- Chế bản: Khi nhận được tài liệu gốc, bộ phận kỹ thuật sản xuất trên cơ sở nội dung in sẽ thiết kế kỹ thuật theo yêu cầu in.
THỰC TRẠNG KẾ TOÁN NVL TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN DỊCH VỤ VIỄN THÔNG VÀ IN BƯU ĐIỆN
Đặc điểm chung về NVL sử dụng tại công ty CP Dịch vụ viễn thông & In Bưu điện.21
1.1 Phân loại nguyên vật liệu
Phân loại theo công dụng và giá trị tham gia vào việc tạo ra sản phẩm.
- Vật liệu chính: Tham gia trực tiếp vào quá trình sản xuất tạo ra sản phẩm, chủ yếu là các loại giấy Công ty sử dụng 13 loại giấy khác nhau như: Giấy Couche, giấy Tân Mai, giấy Vĩnh Phúc…
- Vật liệu phụ: Là đối tượng hỗ trợ nhất định và cần thiết cho quá trình sản xuất sản phẩm gồm: Gần 40 loại mực trắng Nhật, mực đỏ Nhật, bản kẽm, phim…
- Văn phòng phẩm: Gồm các loại vật liệu như bút bi, bút kim, ghim, cặp sắt…
- Nhiên liệu: Gồm dầu công nghiệp, dầu nhờn, dầu Diezen, hoá chất: Axít, cồn, dung môi,…
- Phụ tùng thay thế: Là các loại phụ tùng được dùng nhằm sửa chữa, thay thế máy móc như: bóng đèn, vòng bi…
- Phế liệu: Là những loại vật liệu bị loại ra trong quá trình sản xuất như: Giấy xước, giấy lõi, giấy vụn
Theo tính năng, quy cách, phẩm chất của vật liệu: Để đáp ứng nhu cầu sản xuất của doanh nghiệp, công ty đang cùng 1 lúc sử dụng rất nhiều loại nguyên vật liệu khác nhau được thu mua từ nhiều nguồn Vì vậy, để việc quản lý nguyên vật liệu có hiệu quả, công ty đã phân theo từng kho, trong kho chia làm nhiều nhóm, trong mỗi nhóm lại được chia thành nhiều loại, từng thứ vật liệu theo đặc điểm riêng và được mã hóa để thuận tiện cho việc nhập dữ liệu vào máy.
- Kho nguyên vật liệu Công ty
Giấy Bãi Bằng ĐL100 khổ 60.5*84 độ trắng 90
Giấy Bãi Bằng ĐL100 khổ 69*87 độ trắng 90
Giấy Bãi Bằng ĐL100 khổ 79*109 độ trắng 90
Hệ thống kho của công ty được quản lý chặt chẽ bởi đội ngũ nhân viên thủ kho và bảo vệ có tinh thần trách nhiệm cao, trình độ chuyên môn tốt Các quá trình nhập, xuất kho NVL được thực hiện theo đúng quy định.
1.2 Tổ chức tính giá tại công ty CP Dịch vụ viễn thông & In Bưu điện.
1.2.1 Tính giá thành thực tế nguyên vật liệu nhập kho
Nguyên vật liệu dùng sản xuất trong Công ty chủ yếu được thu mua từ bên ngoài, Công ty không tự sản xuất
NVL mua ngoài: NVL mua ngoài được mua từ 2 nguồn là trong nước và nhập khẩu.
- NVL thu mua trong nước:
Giá thực tế NVL nhập = Giá mua ghi trên hoá + Chi phí mua (nếu
Kho nguyên vật liệu Công ty Kho nguyên vật liệu TT chế bản Kho nguyên vật liệu CN Hà Nội
Giá thực tế NVL nhập kho = Giá mua ghi trên hoá đơn +
Chi phí vận chuyển, bốc dỡ
Giá trị NVL tồn kho đầu tháng +
Giá trị NVL nhập kho trong tháng
Số lượng NVL tồn kho đầu tháng + Số lượng NVL nhập trong tháng x
Lượng NVL xuất kho trong tháng kho đơn có)
Ví dụ: Nhập kho giấy Bãi Bằng của Công ty sản xuất giấy Bãi Bằng theo Hoá đơn số 002601 ngày 10/03/2008 Giá mua ghi trên hoá đơn là: 85.123.000đ và chi phí vận chuyển là 1.350.000đ thì giá thực tế nhập kho là:
Ghi chú: Nếu như Doanh nghiệp mua vật liệu mà chi phí vận chuyển, bốc dỡ bên bán chịu và chi phí này được cộng luôn vào giá mua vật liệu thì giá thực tế của vật liệu đúng bằng giá mua trên hoá đơn.
Ví dụ: Theo Hóa đơn GTGT số 002808 ngày 26/03/2008, Công ty mua giấy Cacbonless của Công ty văn phòng phẩm Việt Hàn: Giá ghi nguyên trên hoá đơn (chưa thuế) của lô hàng này là: 130.800.000đ, thuế nhập khẩu 5%.
Giá thực tế NVL nhập kho là:
1.2.2 Tính giá thực tế NVL xuất kho
Nghiệp vụ xuất kho NVL được thực hiện hàng ngày, chủ yếu là xuất cho sản xuất sản phẩm, ngoài ra NVL còn được xuất dùng chung cho phân xưởng.Công ty áp dụng tính giá xuất kho theo phương pháp bình quân gia quyền liên hoàn.
Ví dụ: Đầu tháng 03/2008 tồn kho giấy Cacbonless là 253kg trị giá là:
4.960.000đ Tổng lượng giấy mà Công ty nhập kho trong tháng là: 880kg, tổng giá thực tế là: 17.276.000đ Tổng số lượng giấy Cacbonless xuất kho để phục vụ cho sản xuất trong tháng là 610kg.
Trong điều kiện Công ty thực hiện kế toán trên máy vi tính như hiện nay thì trị giá vốn NVL xuất kho được tự động tính trên máy, kế toán viên chỉ nhập số liệu vào máy, sau đó các số liệu là do máy hoàn toàn xử lý.
Kế toán chi tiết NVL ở Công ty
2.1 Kế toán chi tiết vật liệu tại kho
2.1.1 Thủ tục nhập kho vật liệu
Phòng sản xuất có nhiệm vụ lên kế hoạch sản xuất, xây dựng định mức tiêu hao NVL và định mức dự trữ NVL Căn cứ vào định mức đã xây dựng được và đơn đặt hàng của khách hàng để lập kế hoạch mua, sau đó trình lên Giám đốc ký duyệt rồi chuyển cho cán bộ vật tư đi thu mua NVL Khi NVL về đến công ty, căn cứ vào hợp đồng mua bán thủ kho cùng Ban kiểm nghiệm vật tư của công ty tiến hành kiểm tra về chất lượng vật liệu, số lượng, quy cách, đơn giá vật liệu, nguồn mua và tiến độ thực hiện hợp đồng và tiến hành lập ngay Biên bản kiểm nghiệm và Biên bản giao nhận vật tư, hàng hoá nhập kho Sau đó, căn cứ vào Biên bản kiểm nghiệm thủ kho sẽ nhập dữ liệu vào máy tính qua phần mềm MISA, Phiếu nhập kho tại kho sẽ được chuyển lên
Kế toán vật tư - Tại phòng kế toán theo định kỳ để làm căn cứ nhập vào MISA của Công ty
Biên bản bàn giao vật tư hàng hoá được lập thành 3 liên:
- Liên 1 lưu tại kho để theo dõi và nhập kho.
Nhập NVL, ghi thẻ kho
- Liên 2 giao cho người mua hàng để làm thủ tục hoàn thiện chứng từ thanh toán với phòng kế toán.
Mỗi phiếu nhập kho được lập thành 4 liên:
- Một liên được lưu ở tập hồ sơ chứng từ gốc ở phòng sản xuất.
- Một liên được dùng để thanh toán
- Một liên dùng lưu hành nội bộ (lưu tại kho).
- Một liên chuyển cho kế toán NVL hạch toán.
Vật liệu nhập kho được thủ kho sắp xếp vào đúng quy định đảm bảo cho việc bảo quản vật liệu cũng như theo dõi tốt việc xuất kho.
Sơ đồ 2.1: Quy trình nhập kho NVL.
- Đối với nguyên vật liệu mua trong nước, Công ty CP Dịch vụ viễn thông & In Bưu điện mua vật liệu:
Giấy Couche 150 khổ 79 Ngày 08/03/2008 Công ty nhận được hoá đơn số 8340 (Biểu số: 01) Biên bản kiểm nghiệm (Biểu số: 02) Biên bản bàn giao nhận vật tư, hàng hóa nhập kho (Biểu số 03) và Phiếu nhập kho (Biểu số: 04).
- Đối với nguyên vật liệu nhập khẩu, Công ty CP Dịch vụ viễn thông &
Ghi chú: Đối với phế liệu thu hồi: Công ty không làm các thủ tục nhập kho phế liệu thu hồi mà khi sản xuất, phế liệu thu hồi được lấy ra từ các phân xưởng sản xuất và nhập thẳng vào kho phế liệu
Công ty CP Dịch vụ viễn thông & In Bưu điện chủ yếu xuất nguyên vật liệu dùng cho sản xuất sản phẩm, ngoài ra nguyên vật liệu còn xuất dùng chung cho các phân xưởng Đối với NVL chính, khi các trung tâm kinh doanh vật tư của Công ty có đơn đặt hàng sẽ lập phương án kinh doanh chuyển sang phòng tài chính kế toán để thẩm định và trình Giám đốc ký duyệt Phòng sản xuất sẽ căn cứ vào đơn đặt hàng lập Lệnh sản xuất Trên lệnh sản xuất có ghi rõ tên NVL xuất, chủng loại, số lượng và mục đích xuất dùng Lệnh sản xuất được chuyển xuống cho thủ kho Thủ kho căn cứ vào lệnh sản xuất, xuất kho vật tư Đối với nguyên vật liệu xuất dùng chung (NVL phụ) cho phân xưởng và khối quản lý thì khi có nhu cầu cần sử dụng thì trưởng đơn vị có nhu cầu viết Phiếu cấp vật tư Trên Phiếu cấp vật tư nêu rõ nội dung, mục đích sử dụng, ghi rõ danh mục vật tư cần lĩnh về số lượng, quy cách…và đưa lên phòng sản xuất
Sau khi xuất kho trên máy, thủ kho in phiếu xuất kho và gửi về phòng kế toán định kỳ 1 tuần/lần Trên phiếu xuất kho phải thể hiện đầy đủ các chỉ tiêu như: cấp cho đơn vị, số lượng vật tư, hàng hoá.
Phiếu xuất kho được lập cho một hoặc nhiều thứ vật tư cùng kho và được lập thành 4 liên:
- Một liên lưu tại phòng sản xuất.
- Một liên giao cho người nhận vật tư.
- Một liên lưu hành nội bộ (lưu tại kho).
NVL tại kho Lập phiếu
Thẻ kho Sổ kế toán chi tiết NVL
Bảng tổng hợp nhập-xuất-tồn
Sổ kế toán tổng hợp NVL
- Một liên chuyển cho kế toán NVL hạch toán.
Sơ đồ 2.2: Quy trình xuất kho NVL.
Ví dụ: Ngày 02/03/2008 Công ty CP Dịch vụ viễn thông & In Bưu điện xuất kho Giấy Couche 150 khổ 79 với số lượng là: 226 kg với đơn giá là: 11.800đ theo Phiếu xuất kho số X02TT2/08.03
2.2 Phương pháp kế toán chi tiết vật liệu.
Công ty CP Dịch vụ viễn thông & In Bưu điện đã sử dụng phương pháp Thẻ song song để hạch toán chi tiết NVL. Ưu điểm:
Phương pháp này dễ làm, dễ hiểu, đơn giản để kiểm tra đối chiếu và dễ phát hiện sai sót, thuận lợi cho việc hạch toán bảo đảm chính xác hiệu quả.
Kế toán sử dụng chứng từ Phiếu nhập kho, Phiếu xuất kho…để hạch toán chi tiết
Sơ đồ 2.3: Quy trình hạch toán chi tiết NVL theo phương pháp thẻ song song
Cụ thể phương pháp này được Công ty CP Dịch vụ viễn thông & In Bưu điện thực hiện như sau:
Thủ kho dùng Thẻ kho (Biểu số: 09) để theo dõi tình hình nhập - xuất - tồn kho của từng chủng loại nguyên vật liệu ở từng kho theo chỉ tiêu số lượng. Thẻ kho do thủ kho giữ và ghi chép Hàng ngày, khi thủ kho nhận được các chứng từ liên quan nhập - xuất nguyên vật liệu, thủ kho kiểm tra lại tính hợp lý, hợp pháp của chứng từ rồi mới thực hiện nghiệp vụ nhập - xuất, sau đó vào thẻ kho theo chỉ tiêu số lượng thực tế vật liệu nhập - xuất Các chứng từ nhập
- xuất được thủ kho phân loại theo Phiếu nhập, Phiếu xuất để giao cho phòng kế toán theo định kỳ Cuối tháng, thủ kho kiểm tra số tồn kho thực tế và số tồn ghi trên Thẻ kho.
Ghi hàng ngàyGhi cuối tháng Đối chiếu
Công ty CP In Bưu điện
564 Nguyễn Văn Cừ, Long Biên, Hà Nội
Mã kho: CT Tên kho: Kho Giấy Couche
Ngày Số Diễn giải SL nhập SL xuất SL điều chỉnh
SL lắp ráp tháo rỡ
Mã hàng C150 K79 Tên hàng Giấy Couche định lượng 150 khổ 79 Đơn vị Kg
01/03NK Công ty In và Văn hóa phẩm 904 1,018
30/03.NK Công ty Tm & SX Đức Hùng 1.928 2,000
- Nhập chứng từ vật liệu: Phiếu nhập kho, Phiếu xuất kho
- Khai báo thông tin do máy yêu cầu.
Máy xử lý thông tin liên quan đến kế toán chi tiết vật liệu và cho ra dữ liệu tổng hợp.
- Sổ chi tiết nguyên vật liệu, sổ chi tiết công nợ.
- Bảng báo cáo tổng hợp nhập-xuất-tồn kho nguyên vật liệu…
Sau khi nhập kho trên máy, thủ kho in phiếu nhập kho và gửi về phòng kế toán định kỳ 1 tuần/lần Trên phiếu nhập kho phải thể hiện đầy đủ các chỉ tiêu như: Nhà cung cấp, số lượng vật tư, hàng hoá. Đối với kho vật tư của công ty, mỗi phiếu nhập thủ kho chuyển về phòng kế toán 1 bản. Đối với các kho của các đơn vị khác, mỗi phiếu nhập thủ kho chuyển về phòng kế toán 2 bản để phòng kế toán chuyển về từng đơn vị theo dõi.
- Tại phòng kế toán: Định kỳ, khi nhận được chứng từ nhập - xuất NVL do thủ kho chuyển đến, kế toán NVL căn cứ và phân loại chứng từ có hoá đơn đỏ, đã hoàn thiện thủ tục để nhập liệu cho từng chứng từ vào máy.
Hiện nay, Công ty đang ứng dụng phần mềm MISA vào công tác kế toán, vì vậy kế toán chi tiết vật liệu là quá trình cập nhật và quản lý “Sổ chi tiết nguyên vật liệu” thông qua “Bảng danh mục mã vật tư” Khai báo mã vật tư cho loại vật liệu nào là mở chi tiết cho loại vật liệu đó Trình tự kế toán chi tiết vật liệu trên máy vi tính có thế khái quát như sau:
Sơ đồ 2.4: Trình tự kế toán chi tiết vật liệu trên máy vi tính
Sau khi lập sổ chi tiết vật tư, hàng hóa, kế toán chi tiết không lập bảng kê Nhập - xuất – tồn từng thứ vật liệu cũng không sử dụng sổ chi tiết Nhập – xuất – tồn (lượng) mà cuối tháng, máy tự động cho ra báo cáo tồn kho, Báo cáo tồn kho Công ty sử dụng là một bảng tổng hợp về tình hình nhập – xuất – tồn kho NVL trong cả kỳ về số lượng và giá trị.
Biểu số 11: Báo cáo tổng hợp tồn kho (kho NVL chính).
Công ty Cổ phần In Bưu Điện
564 Nguyễn Văn Cừ, Long Biên, Hà Nội
BÁO CÁO TỔNG HỢP TỒN KHO
Mã kho: 152 Tên kho: Nguyên vật liệu chính
STT Mã hàng Tên hàng Đơn vị Đầu kỳ Nhập kho Xuất kho Cuối kỳ
SL Giá trị SL Giá trị SL Giá trị SL Giá trị
Mã nhóm vật tư BB Tên nhóm vật tư Giấy Bãi Bằng
1 BB58/84-241 Giấy BB ĐL 58 khổ 241 độ trắng 84 Kg 73 73
2 BB58/84-420 Giấy BB ĐL 58 khổ 420 độ trắng 84 Kg 294 211 83
Cộng (Mã nhóm vật tư) 13.266 1.867 11.400
Mã nhóm vật tư C Tên nhóm vật tư Giấy Couche
Cộng (Mã nhóm vật tư) 17.750 228 814 16.935
Cộng: Kho nguyên vật liệu chính 591.14
2.3 Kế toán chi tiết NVL tại phòng kế toán
Nói tới hạch toán kế là nói tới sự phản ánh số hiện có và tình hình biến động của toàn bộ tài sản của Doanh nghiệp theo chỉ tiêu giá trị Chỉ nguyên kế toán chi tiết thì chưa đảm bảo được yêu cầu này mà bên cạnh kế toán chi tiết không thể thiếu vai trò của kế toán tổng hợp.
Kế toán tổng hợp NVL là việc ghi chép, phản ánh một cách tổng hợp NVL theo tình hình biến động của NVL trên các tài khoản, sổ kế toán và các báo cáo tài chính theo chỉ tiêu số lượng, giá trị.
ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG VÀ PHƯƠNG HƯỚNG HOÀN THIỆN KẾ TOÁN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CP DỊCH VỤ VIỄN THÔNG & IN BƯU ĐIỆN
Đánh giá thực trạng kế toán vật liệu tại Công ty CP Dịch vụ viễn thông & In Bưu điện
1.1 Về điều kiện làm việc và phân công công việc Đầu tiên phải nói đến sự đóng góp tích cực và hiệu quả của hệ thống máy vi tính đối với công tác kế toán NVL Từ khi Công ty ứng dụng công nghệ mới này vào hạch toán kế toán, phần mềm kế toán MISA đã tạo ra điều kiện rất thuận lợi cho kế toán Hiện nay, hệ thống máy vi tính đã rộng khắp trong Công ty, góp phần làm cho công tác kế toán và các công tác quản lý khác trở nên tốt hơn Số lượng máy vi tính được trang bị khá đầy đủ cho cán bộ công nhân viên, việc cung cấp thông tin và các số liệu kế toán được nhanh chóng, đầy đủ, kịp thời Do hệ thống sổ của Công ty được thực hiện trên máy vi tính nên thông tin được lưu trữ chặt chẽ, việc cộng số phát sinh trong tháng ít bị nhầm lẫn như làm kế toán thủ công, có thể dễ dàng kiểm tra số liệu khi cần thiết, thống nhất từ khâu nhập đến khâu xuất Việc sử dụng các chứng từ xuất nhập được kết hợp chặt chẽ giữa thủ kho và phòng kế toán Các chứng từ gốc luôn luôn được kiểm tra tính hợp lệ trước khi nhập số liệu vào máy.
Trong khâu thu mua nguyên vật liệu ở công ty đã có sự phân công cụ thể cho đội ngũ cán bộ cung ứng vật tư chuyên đi mua vật tư Khi có nhu cầu cần nguyên vật liệu phòng vật tư sẽ cử người đi mua (hoặc mua theo hợp đồng đã kí trước )để kịp thời cho sản xuất Mỗi người sẽ phụ trách mua một loại vật tư nhất định Do đó rất tiện theo dõi và quản lý chứng từ
Khi nhập kho vật liệu ,vật tư luôn được kiểm tra chất lượng , vì vậy vật tư ở công ty luôn đảm bảo chất lượng ,đáp ứng nhu cầu sản xuất ,tiêu dùng của nhân dân.
Trong việc dự trữ và bảo quản vật tư, công ty đã xây dựng hệ thồng kho tàng rộng rãi thoáng mát , những loại vật liệu khác chủng loại độ ẩm cao có thể ảnh hưởng đến chất lượng của các loại vật liệu khác luôn được chứa ở các kho riêng Các kho này đựơc bố trí ngay gần các phân xưởng sản xuất Do vậy việc cung cấp nguyên vật liệu để vào chuyền sản xuất sản phẩm luôn được đáp ứng kịp thời Tình trạng vật liệu kém phẩm chất ít xảy ra
Thủ tục nhập xuất kho vật liệu được công ty tiến hành đầy đủ Việc đối chiếu chứng từ nhập xuất giữa kho và kế toán vật tư rất hợp lý tạo điều kiện cho việc quản lý chặt chẽ vật liệu tránh được tình trạng thất thoát nguyên vật liệu
1.2 Về bộ máy kế toán.
Công ty CP Dịch vụ viễn thông & In Bưu điện đã trải qua 50 năm thành lập và phát triển cùng với đặc điểm tổ chức quản lý theo hình thức kế toán tập trung - phân tán, vì vậy gắn liền với cơ cấu bộ máy kế toán gồm các cán bộ kế toán lâu năm có trình độ nghiệp vụ cao, dày dạn kinh nghiệm cũng như đội ngũ kế toán kế cận nhiều tiềm năng với nghiệp vụ vững vàng và nhanh nhạy trong việc tiếp cận, làm chủ với những tiến bộ kỹ thuật.
1.3 Về hệ thống chứng từ và công tác kế toán.
Quá trình luân chuyển chứng từ và ghi sổ giữa các bộ phân kế toán được diễn ra nhịp nhàng, đáp ứng yêu cầu về mặt thời gian Sự phân công nhiệm vụ một cách rõ ràng dựa trên năng lực, khả năng cụ thể của từng người.
Không chồng chéo giữa các khâu công việc đã giúp cho công tác kế toán của Công ty được thực hiện đảm bảo, hợp lý Kế toán NVL đảm bảo việc nhập xuất NVL một cách đầy đủ, kịp thời, chính xác.
Công tác kế toán NVL ở Công ty CP Dịch vụ viễn thông & In Bưu điện được tổ chức khá chặt chẽ, khoa học, tương đối toàn diện, phù hợp với yêu cầu quản lý tập trung phân tán Hiện nay, Công ty đang hạch toán NVL theo phương pháp kê khai thường xuyên nhằm đáp ứng yêu cầu theo dõi thường xuyên tình hình biến động của vật tư.
Về khâu thu mua NVL, hàng tháng, quý, năm, các kế hoạch thu mua được lên đều đặn và thực hiện tốt trên cơ sở các chỉ tiêu Công ty đề ra, các đơn đặt hàng và khả năng tiêu thụ sản phẩm của Công ty Do đó, với khối lượng vật tư sử dụng lớn, nhiều loại mà Công ty vẫn cung cấp cho sản xuất cũng như các nhu cầu khác đầy đủ, không làm gián đoạn sản xuất.
1.4 Về hệ thống tổ chức kho
Các kho được sắp xếp một cách hợp lý, phù hợp với việc nhập kho, bảo quản NVL, nâng cao chất lượng sản phẩm và thuận tiện cho quá trình hạch toán Các kho NVL chính, Kho NVL phụ được tổ chức đảm bảo dễ dàng kiểm tra quá trình thu mua, dữ trữ, bảo quản, sử dụng Từ đó có thể cung cấp đầy đủ, kịp thời tinh hình vật tư cho lãnh đạo Công ty, giúp quản lý tốt NVL cũng như tình hình sản xuất của Công ty.
1.5 Về công tác kế toán NVL
Công ty hiện đang sử dụng 13 loại NVL với tính chất và công dụng khác nhau, Công ty đã chia vật liệu theo kho, nhóm, loại và mã hoá từng loại vật tư, tạo điều kiện thuận lợi cho công tác quản lý vật liệu được chặt chẽ và hạch toán vật liệu được chính xác Kế toán vật liệu đã thực hiện việc đối chiếu chặt chẽ giữa sổ kế toán với kho nguyên vật liệu để đảm bảo tính cân đối giữa chỉ tiêu số lượng và chỉ tiêu giá trị Giữa kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết cũng thường xuyên đối chiếu đảm bảo các thông tin về tình hình biến động nguyên vật liệu.
Một trong những ưu điểm lớn nhất trong công tác quản lý và kế toán NVl là đã xây dựng được hệ thống định mức vật tư của Công ty một cách cụ thể, chi tiết cho từng loại vật tư, tạo điều kiện cho công tác thu mua được chủ động, các phân xưởng sản xuất tiết kiệm được vật tư, mang lại hiệu quả kinh tế cao.
Việc sử dụng NVL nhìn chung được tổ chức một cách quy mô và thống nhất Kế toán NVL đã theo dõi, phản ánh một cách đầy đủ tình hình nhập - xuất - tồn vât liệu và cung cấp thông tin kịp thời, chính xác, đáp ứng được yêu cầu quản lý Hệ thống sổ sách rõ ràng, được tổ chức khoa học, hợp lý, vận dụng linh hoạt chế độ kế toán hiện hành cho phù hợp với đặc điểm cũng như trình độ nghiệp vụ của các cán bộ kế toán trong Công ty giúp cho kế toán NVL của Công ty theo dõi chặt chẽ, chi tiết từng kho, nhóm, loại.
Bên cạnh những thành tựu mà Công ty đã đạt được ở trên thì công tác kế toán NVL tại Công ty CP Dịch vụ viễn thông & In Bưu điện còn một số hạn chế nhỏ:
2.1 Về việc quản lý NVL
Phương hướng hoàn thiện công tác kế toán NVL tại Công ty CP Dịch vụ viễn thông & In Bưu điện
vụ viễn thông & In Bưu điện.
Sau một thời gian thực tập tại Công ty, qua quá trình tìm hiểu và tham khảo ý kiến của các bộ phòng kế toán, em đã một phần nắm bắt được những ưu điểm nổi bật cũng như những vướng mắc trong tổ chức công tác kế toán NVL Sau đây em xin mạnh dạn đề xuất một số ý kiến nhỏ hy vọng đóng góp một phần nào đó vào việc nâng cao chất lượng công tác kế toán hiện nay. Để cho công tác kế toán NVL được hoàn thiện, khoa học và đúng hướng thì cần phải tuân thủ các yêu cầu sau:
Yêu cầu tuân thủ chế độ kế toán của Nhà nước và áp dụng chế độ kế toán Doanh nghiệp một cách hợp lý, phù hợp với đặc điểm của đơn vị, khả năng trình độ của đội ngũ cán bộ kế toán Yêu cầu này đòi hỏi các Doanh nghiệp trong công tác hoàn thiện phải biết vận dụng chế độ kế toán hiện hành, không tuỳ tiện áp dụng một số kỹ thuật của các nước khác vào đơn vị khi Nhà nước chưa cho phép Đây là một yêu cầu rất quan trọng giúp cho Nhà nước có thể quản lý được tình hình sản xuất kinh doanh của tất cả các ngành, các đơn vị, các thành phần kinh tế Yêu cầu này đòi hỏi trong công tác kế toán phải thống nhất trong nhiều mặt ví dụ như: mẫu sổ, trình tự ghi sổ và cách hạch toán một số nghiệp vụ kế toán chủ yếu…
Yêu cầu cung cấp thông tin đầy đủ, kịp thời, chính xác và yêu cầu tiết kiệm, hiệu quả Đây là một trong những yêu cầu cơ bản đối với công tác kế toán bởi khi được cung cấp thông tin kịp thời thì công tác kế toán mới giúp cho bộ máy lãnh đạo đưa ra các quyết định đúng đắn trong sản xuất kinh doanh Từ đó đem lại lợi nhuận cao hơn cho Doanh nghiệp và tiết kiệm chi phí cho công tác quản lý cũng như trong sản xuất.
III Các biện pháp tăng cường quản lý NVL tại Công ty CP Dịch vụ viễn thông & In Bưu điện.
Sau một thời gian thực tập tại Công ty, qua quá trình tìm hiểu và tham khảo ý kiến của cán bộ phòng kế toán, em đã một phần nắm bắt được những ưu điểm nổi bật cũng như những vướng mắc trong tổ chức công tác kế toán vật liệu Sau đây, em xin mạnh dạn đề xuất một số ý kiến nhỏ hy vọng đóng góp một phần nào đó vào việc nâng cao chất lượng công tác kế toán hiện nay.
1.Hoàn thiện công tác quản lý NVL
Giá cả thị trường không phải lúc nào cũng ổn định, việc đó dẫn đến khách hàng thường xuyên không đáp ứng đúng yêu cầu thỏa thuận, dẫn đến tình trạng ảnh hưởng không tốt đến tiến trình sản xuất Hơn nữa, thị trường thường xuyên biến động nên khâu cung cấp NVL không phải lúc nào cũng thuận lợi Mà Công ty thường không dự trữ nhiều NVL do NVL của Công ty (do nguyên liệu là phổ biến) Do vậy, Công ty cần lập kế hoạch dự trữ vật tư một cách khoa học hợp lý hơn để tránh tình trạng sản xuất bị gián đoạn do khâu cung cấp vật tư, Công ty có thể tham gia ký kết các hợp đồng dài hạn đối với các bạn hàng cung cấp NVL. Để tránh tình trạng mất mát, hư hỏng trong quá trình vận chuyển NVL. Công ty nên thống nhất địa điểm tập kết NVL theo từng kho, làm tốt công tác quản lý NVL trong từng kho, quy trách nhiệm cụ thể đối với từng phần hành công việc, đồng thời nâng cao trình độ nghiệp vụ cho nhân viên ở bộ phận kho.
Mặt khác, để quản lý tốt NVL thì Công ty cần quản lý chặt chẽ chi tiết tới từng đối tượng, chủng loại NVL cụ thể Hiện nay, Công ty đã thực hiện việc xây dựng được danh điểm vật liệu, góp phần vào công tác quản lý NVl được thuận lợi, dễ dàng hơn Tuy nhiên, sổ danh điểm mới chỉ xây dựng dựa trên tên của từng loại vật liệu, không khái quát được rõ từng loại NVL đã được phân chia theo nội dung kinh tế: NVL chính, NVL phụ…Chỉ là một loạt ký hiệu của NVL, trong khi NVl của Công ty có rất nhiều loại với quy cách,kích cỡ, nội dung kinh tế và công dụng khác nhau trong sản xuất với tính năng lý, hóa học khác nhau Do đó, sổ danh điểm vật liệu của Công ty xây dựng chưa thể hiện được nội dung kinh tế cũng như công dụng của từng thứ NVL cụ thể, làm cho việc quản lý NVL chưa thật khoa học và hiệu quả. Để sử dụng một cách hiệu quả, chặt chẽ và khoa học, hạch toán chính xác, chi tiết tới từng loại NVL thì Công ty cần hoàn thiện sổ danh điểm vật liệu, cần xây dựng lại sổ danh điểm vật tư một cách khoa học hơn Có thể mã hóa NVL theo từng loại vật liệu và tên cụ thể của từng vật liệu Cụ thể:
Mã hóa NVL theo từng kho, từng loại, nhóm và thứ NVL, theo bảng sau
Cấp 1 Cấp 2 Cấp 3 Cấp 4 Cấp 5
1521010101: Giấy Carbon trắng khổ 210 1521010102: Carbon trắng khổ 420
1521010201: Giấy Bồi Cát Sơn ĐL 300 khổ
54*39 1521010202: Giấy Bồi Couche Đl 300 khổ
1521020201: Mực Tàu đỏ Kho trung
2 Hệ thống kho và cơ sở sản xuất.
Công ty có hệ thống kho và cơ sở sản xuất không cùng một nơi đã gây ra một số hạn chế cho việc bảo quản, chuyên chở và công tác Kế toán NVL. Để khắc phục được có kế hoạch đưa hệ thống kho và cơ sở sản xuất về cùng một địa điểm để tiện cho việc bảo quản, chuyên chở, tiết kiệm chi phí.
3 Công ty sử dụng TK 151 để hạch toán hàng đang đi đường.
Hiện nay, Công ty không thực hiện theo dõi và hạch toán hàng đang đi đường mặc dù trường hợp này là có xảy ra tại Công ty Ví dụ như trường hợp ngày 25/06/2008, công ty nhận được hóa đơn bán hàng số 001858 của Công ty giấy Hồng Hà với nội dung bán hàng cho Công ty CP Dịch vụ viễn thông
& In Bưu điện, tổng số tiền Công ty CP Dịch vụ viễn thông & In Bưu điện đã thanh toán bằng tiền mặt là 13.200.000đ, nhưng trên thực tế số hàng này đến ngày 25/06/2008 (ngày Công ty nhận được hóa đơn bán hàng của Công ty giấy Hồng Hà) vẫn chưa về nhập kho của Công ty Lúc này, Công ty chỉ lưu lại hóa đơn mà không theo dõi trên bất cứ sổ nào Như vây, kế toán thiếu thông tin chính xác về tình hình hiện có của NVL. Để theo dõi được đầy đủ các thông tin về tình hình hiện có của NVL,Công ty nên sử dụng TK 151- Hàng mua đang đi đường, để hạch toán hàng mua đang đi đường chưa về nhập kho Công ty Như vậy thì vật tư, hàng hóa của Công ty mới được theo dõi đầy đủ và quản lý mới chặt chẽ, tránh hư hỏng, mất mát, cung cấp thông tin đầy đủ về tình hình vật tư, hàng hóa của Công ty.
Kế toán sử dụng TK 151 như sau:
Khi kế toán nhận được hóa đơn nhưng chưa nhận được phiếu nhập kho, kế toán sẽ lưu vào tập hồ sơ hàng mua đang đi đường Nếu trong tháng hàng về nhập kho có phiếu nhập thì kế toán tiến hành hạch toán bình thường, còn nếu đến cuối tháng vẫn chưa có phiếu nhập kho thì kế toán sẽ dựa vào hóa đơn và ghi sổ:
Có TTK 111 : 13.200.000 Sang tháng sau, hàng về nhập kho có phiếu nhập kho hoặc sử dụng ngay cho mục đích khác không qua nhập kho, lúc này kế toán căn cứ vào các chứng từ liên quan để ghi sổ
Nợ TK 152 – Nếu nhập kho có phiếu nhập kho.
Nợ TK 621, 627, 641, 642 – Nếu xuất dùng ngay cho sản xuất hoặc sử dụng ngay cho các mục đích khác.
Có TK 151 VD: nhập NVL ngày 25/6/08,đơn vị xuất ngay cho sản xuất để sản xuất sản phẩm theo đơn đặt hàng.Vì vậy khi hóa đơn về kế toán tiến hành ghi sổ như sau:
4 Quản lý chặt chẽ công tác tận thu phế liệu, cần theo dõi tình hình nhập xuất phế liệu thu hồi qua sổ sách cụ thể
Cũng như bất cứ một Doanh nghiệp sản xuất nào khác, Công ty cần phải quản lý chặt chẽ công tác tận thu phế liệu, hạn chế tối đa lượng phế phẩm trong quá trình sản xuất nhằm tiết kiệm chi phí, hạ giá thành, nâng cao hiệu quả sản xuất dinh doanh, đồng thời tránh thiệt hại, mất mát không đáng cho Công ty.
Song song với việc quản lý chặt chẽ công tác tận thu phế liệu thì việc theo dõi, quản lý lượng phế liệu thu hồi lại đóng vai trò quyết định Hiện nay, Công ty không theo dõi phần phế liệu thu hồi từ quá trình sản xuất: VD như giấy xước, giấy lõi , vì vậy mà không quản lý được phần NVL này, có thể gây ra những mất mát, hao hụt, thất thoát tài sản của Công ty, Công ty nên tiến hành các thủ tục nhập kho qua viết phiếu nhập kho đối với phế liệu thu hồi thay vì nhập thẳng phế liệu thu hồi vào kho cũng như không cân đong, đo ,đếm phế liệu nhập kho Phế liệu thu hồi trước khi nhập kho phải được các cán bộ có trách nhiệm tổ chức cân, ước tính giá trị, sau đó bộ phận vật tư viết phiếu nhập kho như đối với nhập kho các NVL sản xuất khác Đồng thời, phải theo dõi phế liệu thu hồi trên sổ sách riêng, kế toán NVL cũng nhận phiếu nhập kho phế liệu như đối với các loại vật tư khác, hạch toán như sau:
VD: Này 10/6/07, thu hồi được 19.5 kg giấy xước trong quá trình sản xuất sản phẩm ở phân xưởng 3 Kế toán NVL nhận phiếu nhập kho phế liệu với đơn giá tạm tính là 1000đ/kg kế toán ghi sổ như sau:
Có TK 621 : 19.500Khi xuất kho bán phế liệu cũng cần lập phiếu xuất kho, thực hiện theo dõi trên sổ sách và hạch toán bình thường.
