Tài liệu hạn chế xem trước, để xem đầy đủ mời bạn chọn Tải xuống
1
/ 43 trang
THÔNG TIN TÀI LIỆU
Thông tin cơ bản
Định dạng
Số trang
43
Dung lượng
1,88 MB
Nội dung
*>íf Lf - A ỦY BAN NHÂN DÂN THÀNH PHỐ HỒ CHÍ M INH TRƯỜNG CAO ĐẲNG CƠNG NGHỆ THỦ ĐỨC K HO A QUẢN TRỊ KINH DOANH - oòo - BÁO CÁO THựC TẬP TỐT NGHIỆP Chuvẽn đề : SOẠN THẢO VĂN BẢN VÀ TỎ CHỨC CƠNG VIỆC VĂN PHỊNG Giáo viên hướng dẫn Học sinh thực N gành Lớp N iên học Bùi Thị Bích Du Lê Nguyễn Thùy Anh Thư Ký Văn Phịng C 08Q V Khóa 08 ( Năm 2008 -2010) TRƯỜNG a ,0 DẲNG CÔNG NGHỆ THỦ ĐỨC T ỉl L Ư V I Ệ N ĐKCB: ' - TP.HCM, tháng 07/2010 LỜI CẢM ƠN Kính thưa q thầy trường Cao Đẳng Công Nghệ Thủ Đức anh chị công tác Công Ty TNHH Thương Mại Kỹ Thuật Nguyên Trần Trong suốt thời gian học trường, thầy truyền đạt cho em kiến thức hành trang quý giá giúp em tạo dựng sống hữu ích cho thân, gia đình xã hội Trong trình thực tập, em giúp đỡ, dìu dắt tận tình nhiều cán phòng ban, đội ngũ cán nhân viên trực tiếp quản lý thực tập tạo nhiều điều kiện rèn luyện tay nghề tác phong đạo đức Và thời gian thực tập công ty giúp em hiểu công tác thư ký văn phịng, có kiến thức hữu ích công tác thư ký nhàm phục vụ cho công việc em sau Em xin cảm ơn sâu sắc đến Bùi Thị Bích Du, người tận tâm hướng dẫn cho em với tất tận tình để em hồn thành Cuối em xin kính chúc q thầy trường Cao Đẳng Cơng Nghệ Thủ Đức Ban Giám Đốc với toàn thể cán bộ, nhân viên công ty nhiều sức khỏe hoàn thành tốt nhiệm vụ Em xin chân thành cảm ơn ! NHẬN XÉT CỦA ĐƠN VỊ THựC TẬP NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN Thủ Đức, ngày tháng G IÁ O V IÊN năm MỤC LỤC NỘI DƯNG CHƯƠNG I : MỞ ĐẦU I Đặt vấn đề II Mục tiêu nghiên cứu III Đối tượng phạm vi nghiên cứu IV Phương pháp nghiên cứu CHƯƠNG I I : TỔNG QUAN VÈ CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI KỸ THUẬT NGUYÊN TRẦN I Giới thiệu công ty II Quá trình hình thành phát triển công ty III Bộ máy tổ chức công ty CHƯƠNG m: C SỎ LÝ LUẬN SOẠN THẢO VĂN BẢN VÀ TỎ CHÚ C VĂN PHÒNG I Người thư ký văn phòng đại II Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn người thư ký III Yêu cầu thư ký việc tổ chức văn phòng CHƯƠNG IV : THỰC TRẠNG CÔNG TÁC TẠI CÔNG TY I Nhật ký cơng việc II Khó khăn thuận lợi CHƯƠNG V : KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ I Kết luận II Kiến nghị BÁO CÁO THựC TẬP GVHD: BÙI THỊ BÍCH DU CHƯƠNG I M Ở ĐÀU I Đạt vấn đề : Cùng với phát triển kinh tế giới nói chung kinh tế nước tronh khu vực nói riêng Nền kinh tế Việt Nam phát triển mạnh mẽ hòa nhập kinh tế giới thời gian qua Đặc biệt, gia nhập WTO bước ngoặt lịch sử kinh tế Việt Nam Nó thúc đẩy tập đồn kinh tế, doanh nghiệp đời thu hút nhiều nhà đầu tư từ nước ngồi vào Việt Nam Chính vậy, thư ký văn phịng đóng vai trị quan trọng, việc soạn thảo văn tổ chức cơng việc văn phịng nhàm để đạt mục đích, lưu trữ thơng tin cần thiết cơng việc văn phịng theo trình tự định để mang lại tài cho doanh nghiệp Đối với doanh nghiệp, việc soạn thảo văn tổ chức cơng việc văn phịng giúp cho doanh nghiệp cơng việc tiến hành nhanh chóng, kịp thời xác Xét thấy tầm quan trọng việc tổ chức văn phòng cộng ty nên em chọn tìm hiểu đề t i : “ Soạn thảo văn tổ chức công việc văn phịng” Cơng Ty TNHH Thương Mại Kỹ Thuật Ngun Trần Đây hội cho em áp dụng liến thức học vào thực tế công việc BÁO CÁO THỰC TẬP GVHD: BÙI THỊ BÍCH DU II.Muc tiêu nghiên cửu ; - Tiếp cận thực tế hoạt động công ty qua nhu74ngco6ng viêc cụ thể cơng ty phân cơng - Tích lũy kinh nghiệm môi trường làm việc thực tế - Vận dụng kiến thức, kỹ học vào thực tiễn - Nâng cao nhận thức kỹ luật lao động, tinh thần làm việc tập thể, ý thức thành lao động - Tìm hiểu cơng tác soạn thảo văn bản, tổ chức cơng việc văn phịng công ty TNHH Thương Mại Kỹ Thuật Nguyên Trần Qua thấy điểm mạnh điềm cịn tồn từ đề xuất ý kiến góp phần làm cho cơng tác thư ký văn phịng cơng ty ngày hoàn thiện phù hợp III.Đối tượng pham vi nghiên cửu : Sử dụng kết hợp phương pháp thống kê, tồng hợp, so sánh phân tích ngồn thơne tin > Nội dung nghiên cứu gồm chương: • Chương I : Mở đầu • Đặt vấn đề, nêu lý chọn đề tài,mục tiêu nghiên cứu, phạm vi nghiên cứu • Chương II : Tổng quan công ty TNHH Thương Mại Kỹ Thuật Nguyên Trần • Chương I I I : Cơ sở lý luận cơng tác văn thư • Chương IV : Thực trạng công tác văn thư công ty TNHH Thương Mại Kỹ Thuật Nguyên Trần • Chương V : Kết luận kiến nghị BÁO CÁO THỰC TẬP GVHD: BÙI THỊ BÍCH Dư C H Ư Ơ N G II T Ỏ N G Q U A N VÈ C Ô N G TY TN H H T H Ư Ơ N G M Ạ I K Ỹ TH U Ậ T N G U Y ÊN TRẦN I Giói thỉẽu cơng ty : Tên giao dịch : Công Ty TNHH Thương Mại Kỹ Thuật Nguyên Trần Tên tiếng Anh : Nguyen Tran Technology Trading Company Limited Tên công ty viết t ắ t : Nguym Tran Technology Co.,LTD Trụ sở : 194 Nam Hịa, Phường Phước Long A, Quận Giấy phép kinh doanh : 4102057088 Mã số thuế : 0305404335 Điện th o i: (08) 54096844 - 54096845 Fax : +84.8.50496605 Email :nguyentran@ sptfone.vn Vốn điều lệ : 30 tỷ đồng Với năm thành lập phát triển, công ty TNHH Thương Mại Kỹ Thuật Nguyên Trần ngày lớn mạnh có tên tuổi lớn thị trường Việt Nam loại máy móc, thiết bị y tế, vật tư tiêu hao y tế, thiết bị điện tử, máy móc điện thoại điện thoại di động, thiết bị kiểm nghiệm, vật liệu nguyên phụ liệu cho ngành in Đẻ nâng tầm phát triển đẩy mạnh uy tín, địa ngày 25 tháng 12 năm 2007 mà công ty chuyển đổi phong cách chuvên nghiệp động BÁO CÁO THỰC TẬP GVHD: BÙI THỊ BÍCH Dư Các văn phịng cơng ty: - VPĐD TP.HCM * Phòng kinh doanh Địa chỉ: 375 Xa lộ Hà Nội, Phường An Phú, Quận 2, TP.HCM Điện thoại: 08.38962622, 38989412, 38989413, 37311490 Fax: 08.38972058 * Xưởng Sản X u ấ t, In Án Địa chỉ: 27B Quốc lộ 1A, Phường Linh Trung, Quận Thủ Đức, TP.HCM Điện thoại: 08.37245052 Fax: 08.37245054 * Xưởng Sản Xuất Bảo Trì máy móc Địa chỉ: Lơ BI 1-13 KCN Hiệp Phước, Nhà Bè, TP.HCM Điện thoại: 08.37224638 Fax: 08.37224640 - VPĐD Hà Nội: Địa chỉ: 10 Ngõ 139 Nguyễn Văn Cừ, P.Ngọc Lâm, Q.Long Biên, Hà Nội Điện thoại: 04.36501170 Fax: 08.36501172 - VPĐD Hà Nội: Địa chỉ: 234 Ngô Quyền, Phường Vạn Mỹ, Hải Phòng Điện thoại: 031.3751936 Fax: 031.3752061 BÁO CÁO THỰC TẬP GVHD: BÙI THỊ BÍCH Dư b Chính xác - Chính xác nội dung - Chính xác thể thức văn - Chính xác khâu kỹ thuật nghiệp vụ - Bí mật - Hiện đại Tổ chức quản lý, giải văn : văn đến, văn + Quản lý văn đến : - Nhận văn đến - Bóc bì - Đóng dấu đến - Trình thủ trưởng - Đăng ký văn đến Là khâu quan trọng việc tổ chức quản lý văn đến Đăng ký để nắm số văn đến ngày, nội dung văn bản, văn nằm đâu, giải chua Mầu sổ văn đến Sổ Ngày Tên Số kí Ngày tháng Tên đến đến hiệu văn quan loại Trích yếu Đơn vị Ký Ghi Người nhận nhận GVHD: BÙI THỊ BÍCH Dư BÁO CÁO THỰC TẬP Mẩu sổ văn đến “ mật” Số Ngày Tên Số Ngày Mức Tên loại Đơn vị Ký đến đến ký tháng độ nhận quan hiệu văn mật trích yếu người nhận Trang bìa sổ đăng ký văn trình bày theo mẫu thống Tên quan cấp TÊN C QUAN N ăm SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐẾN Từ số đến số Từ n e y đến ngày Q u y ển Ghi GVHD: BÙI THỊ BÍCH Dư BÁO CÁO THỰC TẬP - Chuvển giao văn Sau lãnh đạo có ý kiến giải sau văn ký chuyển văn đến địa chỉ, ký vào sổ, không để người khơng có trách nhiệm xem văn người khác Việc chuyển văn phải làm nhanh chóne, xác bảo đảm bí mật mm \ •> •? r Mâu sô chuyên văn đên Ngày SỐ ký hiệu Số lượng văn Người hay chuyển văn hay hay bì đơn vị bì - nhận Theo dõi, giải văn + Trách nhiêm người thư ky: - Nhận văn - Phân loại, bóc bì - Trình thủ trưởng - Đăng ký văn - Giúp thủ trưởng giải văn đến + Quản lý văn đ i : - Xem xét văn lần cuối trình ký - Đóng dấu văn - Vào sổ đăng ký văn Ký nhận Ghi GVHD: BÙI THỊ BÍCH DU BÁO CÁO THỰC TẬP tm Mâu sô đăng ký văn Số Ngày Số ký Tên loại Người Người Đon vị Số Ghi TT tháng hiệu văn văn ký nhận hay người lượng Văn bản Trích yếu nhận văn văn bản lưu Mẩu văn “mật” Sổ Ngày Số Tên loại Mức Người Người Đon vị Số Ghi TT tháng ký hiệu văn độ ký nhận lượng văn văn trích mật người văn yếu nhận văn lưu - Cho cơng văn vào bì, viết bì cơng văn theo mẫu Tên quan: Số, ký hiệu cơne văn Kính g i: Tên ( người hay quan) Địa nơi nhận - Lưu văn - Chuyển công văn Tem BÁO CÁO THỰC TẬP GVHD: BÙI THỊ BÍCH Dư Chuyển ngav ngày đăng ký hay chậm sau ngày làm việc Ghi đầy đủ thông tin vào sổ chuyển văn Mẩu sổ chuyển văn Ngày tháng Số, ký hiệu s>ố lượng bì Nơi nhận hay Ký nhận gửi công văn công văn c ông văn người nhận đóng dấu 4- Cơng tác soan thảo văn Văn phương tiện ghi tin truyền đạt thông tin từ chủ thể náy đến chủ thể khác ngôn ngữ, hay ký hiệu định Văn hiểu tài liệu, giấy tờ sử dụng hoạt động công ty, đoàn thể, tổ chức xã hội + Chức văn quản lý : - Chức thông tin - Chức pháp lý - Chức quản lý - Chức văn hóa - Chức xã hội + Các loại văn hành thơng thường : - Công văn hành chánh - Kế hoạch - Báo cáo BÁO CÁO THỰC TẬP - Tờ trình - Thông báo - Thông cáo - Biên - Cơng điện - Hợp đồng GVHD: BÙI THỊ BÍCH DU + Quy trình chung việc soạn thảo văn : - Xác định mục đích, yêu cầu việc soạn thảo văn - Xác định hình thức văn phương pháp trình bày - Xây dựng đềcương văn - Thu thập thông tin, tài liệu, khảo sát thực tế, viết thảo theo đề cương - Trao đổi, thu thập ý kiến đóng góp, sửa chữa hồn chỉnh thảo - Trình duyệt (ban hành) làm thủ tục truyền đạt văn đến nơi thi hành (công bố) BÁO CÁO THựC TẬP GVHD: BÙI THỊ BÍCH DU C H Ư Ơ N G IV T H ự C TR Ạ N G C Ơ N G TÁ C T A• I C Ô N G TY I Nhật ký công viêc làm: Tuần : Từ 21/06/2010 đến 26/06/2010 Nội dung TT Thứ - Photocopy văn bản, biên Ngày 21/06/2010 - Hướng dẫn cách đóng dấu bảo quản dấu Thứ - Photo văn Ngày 22/06/2010 - Phát thảo công văn theo mẫu - Lưu trữ hồ sơ Thử - Nhận fax ghi vào sổ fax, trình cho giám đốc Ngày 23/06/2010 - Gửi fax - Tiếp nhận điện thoại chuyển đến nơi cần - Hướng dấn khách đến phòng đợi Thứ - Gửi fax Ngày 24/06/2010 - Đánh văn thông báo - Photo công văn gửi lưu vào sổ Thứ - In công văn, thông báo Ngày 25/06/2010 - Nhận công văn đến lưu vào sổ - Lên kế hoach soan thảo văn Thứ - Tồng kết tuần báo lại cho thủ trưởng Ngày 26/06/2010 - Lên lịch cho thủ trưởng vào tuần GVHD: BÙI THỊ BÍCH DU BÁO CÁO THỰC TẬP Tuần : Từ 28/06/2010 đến 03/07/2010 Nội dung TT Thứ - Photo công văn Ngày 28/06/2010 - Soạn thạo văn cho phòng ban yêu cầu - Ghi biên họp Thứ - Ghi páo cáo tuần vừa qua Ngày 29/06/2010 - Thông báo cho thủ trưởng có họp lúc 14h - Đi ký họp đồng với công ty Minh Anh - Giao thiết bị điều trị oxy cao áp hệ thống nội soi Thứ Ngày 30/06/2010 chẩn đoán - Gửi fax đến nơi nhận thiết bị Thứ - Nhận cơng văn đển Ngày 01/07/2010 - Đóns; dấu hồ sơ - Lưu hồ sơ Thứ - Lên lịch cho họp ngày 06/07/2010 Ngày 02/07/2010 - Ghi phiếu xin hẹn cho khách hàng Thứ - Phát thảo văn họp đồng Ngày 03/07/2010 - Tiếp nhận điện thoại BÁO CÁO THỰC TẬP GVHD: BÙI THỊ BÍCH Dư Tuần : Từ 05/07/2010 đến 10/07/2010 TT Nội dung Thứ - Ngày 05/07/2010 - sáp xếp bàn làm việc Thứ - Tiếp nhận hồ sơ Ngày 06/07/2010 - Đóng dấu hồ sơ - Kiểm tra dấu, quản lý dấu Thứ - Sắp xếp chỗ làm việc văn phòng Ngày 07/07/2010 - Photo hồ sơ, giấy tờ Thứ - Chuẩn bị tài liệu giấy tờ cần thiết cho Ngày 08/07/2010 Kiểm tra thiết bị văn phịng giám đốc cơng tác - Chuẩn bị tài cho chuvến cơng tác báo lại cho phịng kể tốn Thứ - Ngày 09/07/2010 Đôn đốc giám đốc thực kế hoạch định trước - Tiếp khách nhận hồ sơ khách giao cho giám đốc - Hướng dẫn khách đến phòng ban mà khách cần gặp theo yêu cầu Thứ - Sắp xếp phòng đợi cho khách Ngày 10/07/2010 - Ghi phếu xin hẹn cho khách hàng - Kiểm tra, đánh giá tuần trinh cho giám đốc GVHD: BÙI THỊ BÍCH Dư BÁO CÁO THỰC TẬP Tuần : Từ 12/07/2010 đến 17/07/2010 Nội dung TT Thứ - Nhận fax, vào sổ fax trình cho giám đốc Ngày 12/07/2010 - Thông báo cho giám đốc có buối hẹn vào lúc 9h30 Thứ - Lên lịch cho giám đốc tuẩn Ngày 13/07/2010 - Tiếp khách nhận hồ sơ giao cho quan cấp có liên quan - Tiếp nhận điện thoại - Tiếp nhận hồ sơ đóng dấu Thứ - Lập kế hoạch cho chuyến công tác Ngày 14/04/2010 - Báo cho giám đốc thời gian đị điểm công tác - Gọi điện thoại đến nơi công tác để xếp Thứ - Photo lưu lại hợp đồng Ngày 15/07/2010 - Ghi biên buổi họp - Đóng dấu văn Thứ - Soạn thảo định báo cho giám đốc duyệt xét Ngày 16/07/2010 - Thông báo cho phòng ban định đượ duyệt xét - Sắp xếp lại chỗ làm việc văn phòng Thứ - Ghi phiếu xin hẹn cho khách Ngày 17/07/2010 - Hướng dẫn khách đển phòng đợi - Tiếp nhận điện thoại báo lại cho thủ trưởng GVHD: BÙI THỊ BÍCH Dư BÁO CÁO THỰC TẬP Mẩu thẻ khách quan Họ tên : Chức vụ : Cơ quan : Nơi : Trình độ : Hoàn cảnh xuất thân : Mẩu phiếu xin hẹn Số : Ngày Ho tên : Nghề nghiêp : Chức vu : Cơ quan : Điên thoai : Vấn đề cần bàn bac : Với : Ngày : / / hen tiếp Chừ ký nsười cần gặp Chữ ký, dấu quan BÁO CÁO THỰC TẬP ỊL GVHD: BÙI THỊ BÍCH Dư Khó khăn thn loi : Qua thời gian thự tập công ty em đạt kết tốt nhiên có khó khăn thuận lợi: Thuận l ợ i : ■ Được anh chị công ty tận tình hướng dẫn giúp đỡ ■ Được tiếp cận trực tiếp vào trang thiết bị văn phòng ■ Được sống môi trường nề nếp phong cắch làm việc cơng sở ■ Có mơi trường làm việc thoải mái, mẻ Khó khăn : ■ Xử lý cơng việc cịn chậm ■ Chưa quen với mơi trường làm việc ■ Xử lý tình chưa nhanh ■ Còn lúng túng việc tiếp đãi khách ■ Tiếp nhận giải cơng việc cịn chậm GVHD: BÙI THỊ BÍCH DU BÁO CÁO THựC TẬP CHƯƠNG V KẾT LU Ậ N VÀ K IẾN N G H Ị L Kết luần : Qua thời gian thực tập công ty TNHH Thương Mại Kỹ Thuật Nguyên Trần, em nhận thấy công tác tổ chức văn phịng cơng ty thực cách chặt chẽ với quy định giúp lãnh đạo giải cơng việc có hiệu Các cán văn phịng tận tâm với cơng việc ln hồn thành tốt cơng việc giao Sau tháng thực tập Em bám sát nội dung thực tập, khơng ngừng học hỏi, tìm hiểu hoạt động quan nơi thực tập Qua em có dịp tìm hiểu sâu cơng tác soạn thảo văn tổ chức cơng việc văn phịng doanh nghiệp mặt lý luận lẫn thực hành đồng thời mạnh dạn đề xuất số ý kiến nhàm hồn thiện cơng tác soạn thảo văn tổ chức cơng việc văn phịng Ngày với tốc độ kinh tế phát triển nhanh theo hướng cơng nghiệp hóa - đại hóa đất nước Do cơng ty điều có xu hưởng đổi chế quản lý, tồ chức lại máy công ty nhằm nâng cao hiệu sử dụng vốn nâng cao kết hoạt động Trong điều kiện kinh tế thị trường nav, công ty muốn tồn phát triển đòi hỏi phải linh hoạt, muốn cơng yt phải có máy xác nhanh chóng đầy đủ Ý thức điều công ty không BÁO CÁO THỰC TẬP GVHD: BÙI THỊ BÍCH DU ngừng tìm hiểu nân cao trình độ nhàm ngày phát triển hon tương lai ĨĨ.Kiến n g h i: Cơng ty cần nâng cao trình độ chun môn cán công nhân viên công ty Cơng ty càn có chế độ cho nhân viên học lóp bồi dưỡng để cập nhật kịp thời thông tin, chế độ qui định để nâng cao lợi nhuận cho công ty Và việc tổ chức văn phịng cơng ty vấn đề quan trọng giúp cho cơng ty tìm phương án để nâng cao phát triển cơng ty Mặt khác cịn giúp cho cơng ty tìm điểm mạnh, điểm yếu từ tìm ngun nhân đưa phương án giải Với qui mô ngày phát triển, công ty nên làm thẻ từ cho công nhân viên, giảm thời gian tính thủ cơng Đồng thới công ty thường xuyên tổ chức trao dồi nghiệp vụ thư ký văn phòng nhằm thực cách tốt chuẩn mực ngành thư ký văn phòng TÀI LIỆU THAM KHẢO PGS.TS Nguyễn Hữu Trí, Nghiệp Vụ Văn Phòng, NXB Thống Kê, năm 2001 Tài Liệu Bồi Dưỡng Quản Lý Hành Chánh Nhà Nước, Học Viện Hành Chính Quốc Gia Nghiệp Vụ Thư Ký Văn Phòng, Khoa Quản Trị Kinh Doanh, Lưu hành nội năm 2008, Trường Cao Đẳng Công Nghệ Thủ Đức Giáo Trình Nghiệp Vụ Thư Ký Soạn Thảo Văn Bản Quản Lý Hồ Sơ Tài Liệu, Trường Hành Chính Quốc Gia, Llưu Hành Nội Bộ, năm 1995