Thực trạng và giải pháp hoàn thiện công tác kế toán hành chính sự nghiệp ở trường tiểu học Thượng Thanh

Thực trạng và giải pháp hoàn thiện công tác kế toán hành chính sự nghiệp ở trường tiểu học Thượng Thanh

LỜI NÓI ĐẦU

Trong điều kiện hiện nay, để đưa nước ta đi lên nền kinh tế thị trường theođịnh hướng xã hội chủ nghĩa thì nền kinh tế nhà nước đóng một vai trò rất quantrọng Để thực hiện được vai trò chủ đạo của mình, kinh tế nhà nước cần luônđược đổi mới, phát triển và nâng cao hiệu quả

Để làm được điều đó, trước tiên cần phải làm tốt vai trò của từng bộ phậntrong nền kinh tế nhà nước, trong đó phải kể đến các đơn vị hành chính sựnghiệp Vậy, “đơn vị hành chính sự nghiệp” là gì ?“Đơn vị hành chính sựnghiệp là những đơn vị quản lý hành chính Nhà nước, đơn vị sự nghiệp kinh tế,văn hoá, giáo dục, thể thao, sự nghiệp khoa học công nghệ, sự nghiệp kỹ thuật

… hoạt động bằng nguồn kinh phí khác như thu sự nghiệp, thu phí, lệ phí, thu

từ hoạt động sản xuất kinh doanh, nhận biếu, tặng … theo nguyên tắc khôngbồi hoàn trực tiếp để thực hiện nhiệm vụ của Đảng và Nhà nước giao”.Kế toánđơn vị hành chính sự nghiệp là kế toán chấp hành ngân sách của nhà nước tạicác đơn vị hành chính sự nghiệp, là công cụ điều hành, quản lý các hoạt độngkinh tế, tài chính của các đơn vị hành chính Do đó, để quản lý và chủ độngtrong các khoản chi tiêu của mình, hàng năm các đơn vị hành chính sự nghiệpphải lập dự toán cho từng khoản chi tiêu này Dựa vào báo dự toán, ngân sáchnhà nước cấp kinh phí cho các đơn vị Chính vì vậy, kế toán không chỉ quantrọng đối với bản thân đơn vị mà còn quan trọng đối với ngân sách nhà nước

Để hoàn thành được báo cáo này, em xin chân thành cảm ơn cô giáo LêThị Bích Nga – người đã trực tiếp hướng dẫn em, các thầy cô trong trườngcùng các cô chú trong phòng kế toán nói riêng và trong trường tiểu học ThượngThanh nói chung đã tận tình chỉ bảo và hướng dẫn cho em

Tuy nhiên, do thời gian thực tâp có hạn, cũng như kiến thức của bản thâncòn hạn chế, do đó bài viết của em không tránh khỏi những thiếu sót nhất định

Em mong nhận được sự đóng góp của các thầy cô và các bạn để bài viết của emđược hoàn thiện hơn

Nội dung báo cáo gồm 3 phần:

Phần I – Các vấn đề chung về kế toán hành chính sự nghiệp

Phần II – Thực tế công tác tại đơn vị

Phần III – Nhận xét và kiến nghị hoàn thiện công tác kế toán

CHƯƠNG 1 :

CÁC VẤN ĐỀ CHUNG VỀ KẾ TOÁN HÀNH CHÍNH SỰ NGHIỆP

1, KHÁI NIỆM, NHIỆM VỤ KẾ TOÁN HÀNH CHÍNH SỰ NGHIỆP

1.1 Khái niệm :

Kế toán hành chính sự nghiệp là công việc tổ chức hệ thống thông tinbằng số liệu để quản lý và kiểm soát nguồn kinh phí, tình hình sử dụng và quyếttoán kinh phí, tình hình quản lý và sử dụng các loại vật tư, tài sản công, tìnhhình chấp hành dự toán thu chi và thực hiện các tiêu chuẩn, định mức của Nhànước ở đơn vị

1.2 Nhiệm vụ

- Thu thập , phản ánh , xử lý và tổng hợp thông tin về nguồn kinh phíđược cấp, được tài trợ, được hình thành và tình hình sử dụng các khoản kinh phí,

sử dụng các khoản thu phát sinh tại đơn vị

- Thực hiện kiểm tra, kiểm soát tình hình chấp hành dự toán thu chi tìnhhình thực hiện các chỉ tiêu kinh tế tài chính và các tiêu chuẩn, định mức của Nhànước, kiểm tra tình hình chấp hành kỷ luật thu nộp ngân sách, chấp hành kỷ luậtthanh toán và các chế độ, chính sách của Nhà nước

- Theo dõi và kiểm soát tình hình phân phối kinh phí cho các đơn vị dựtoán cấp dưới, tình hình chấp hành dự toán thu chi và quyết toán của các đơn vịcấp dưới

- Lập và nộp đúng hạn các báo cáo tài chính cho các cơ quan quản lý cấptrên và cơ quan quản lý cấp trên và cơ quan tài chính theo qui định Cung cấpthông tin và tài liệu cần thiết phục vụ cho việc xây dựng dự toán, xây dựng cácđịnh mức chi tiêu Phân tích và đánh giá hiệu quả sử dụng các nguồn kinh phí,vốn quỹ ở đơn vị

1.3 Yêu cầu công tác kế toán trong đơn vị hành chính sự nghiệp

Để thực hiện tốt nhiệm vụ của mình kế toán đơn vị hành chính sự nghiệpphải đáp ứng được những yêu cầu sau

- Phản ánh kịp thời đầy đủ, chính xác, toàn diện mọi khoản vốn quỹ,kinhphí, tài sản và mọi hoạt động kinh tế, tài chính phát sinh ở đơn vị

- Chỉ tiêu kinh tế phản ánh phải thống nhất với dự toán về nội dung vàphương pháp tính toán

- Số liệu trong báo các tài chính phải rõ ràng, dễ hiểu, đảm bảo cho cácnhà quản lý có được những thông tin cần thiết về tình hình tài chính của đơn vị1.4 Nội dung công tác kế toán hành chính sự nghiệp

- Kế toán vốn bằng tiền

- Kế toán vật tư tài sản

- Kế toán thanh toán

- Kế toán nguồn kinh phí, vốn quỹ

- Kế toán các khoản thu ngân sách

- Kế toán các khoản chi ngân sách

- Lập báo cáo tài chính và phân tích quyết toán của đơn vị

2 TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TRONG ĐƠN VỊ HÀNH CHÍNH SỰ

NGHIỆP

2.1 Tổ chức công tác ghi chép ban đầu

Mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong việc sử dụng kinh phí và thu chingân sách của mọi đơn vị kế toán hành chính sự nghiệp đều phải lập chứng từ kếtoán đầy đủ do Nhà nước ban hành trong chế độ chứng từ kế toán hành chính sựnghiệp và nội dung hoạt động kinh tế tài chính nào cũng như yêu cầu quản lýcác hoạt động đó để qui định cụ thể việc sử dụng các mẫu chứng từ phù hợp, quiđịnh người chịu trách nhiệm ghi nhận các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinhvào các chứng từ cụ thể và xác định trình tự luân chuyển cho từng loại chứng từmột cách khoa học hợp lý, phục vụ cho việc ghi sổ kế toán, tổng hợp số liệuthông tin kinh tế đáp ứng yêu cầu quản lý của đơn vị Trình tự và thời gian luânchuyển chứng từ là do kế toán trưởng đơn vị quy định

Trong quá trình vận dụng các chế độ chứng từ kế toán hành chính sựnghiệp các đơn vị không đuợc sửa đổi biểu mẫu đã qui định Mọi hành vi viphạm chế độ chứng từ tuỳ theo tính chất mức độ vi phạm, được xử lý theo đúng

quy định của pháp lệnh kế toán thông kê Pháp lệnh về xử phạt vi phạm hànhchính và các văn bản pháp qui khác của Nhà nước

2.2 Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán

Ban hành theo quyết định 999TC/ QĐ / CĐKT ngày 02/ 11/ 1996 và sửađổi bổ sung theo thông tư số 184/ 1998/ TT- BTC ngày 28/ 12 1998 Thông tư

số 185/ 1998 TT- BTC ngày 28/ 12 / 1998 Thông tư số109/2001/ TT- BTCngày 31/ 12 /2001 và thông tư số 121/ 2002/ TT- BTC ngày31/ 12/2002 của Bộtài chính

Tài khoản kế toán là phương tiện dùng để tập hợp hệ thống hoá cácnghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh theo nội dung kinh tế Tài khoản kế toánđược sử dụng trong đơn vị hành chính sự nghiệp dùng để phản ánh và kiểm soátthường xuyên, liên tục có hệ thống tình hình vận động của kinh phí và sử dụngkinh phí ở các đơn vị hành chính sự nghiệp Nhà nước Việt Nam qui định thốngnhất hệ thống tài khoản kế toán áp dụng cho các đơn vị hành chính sự nghiệptrong cả nước bao gồm các tài khoản trong bảng cân đối tài khoản và các tàibảng cân đối tài khoản

Trong hệ thống tài khoản kế toán thống nhất có qui định những tài khoản

kế toán dùng chung cho mọi đơn vị thuộc loại hình hành chính sự nghiệp vànhững tài khoản kế toán dùng riêng cho đơn vị thuộc một số loại hình qui định

rõ các tài khoản cấp II của một số tài khoản có tính chất phổ biến trong các loạihình đơn vị hành chính sự nghiệp

Các đơn vị hành chính sự nghiệp phải căn cứ vào hệ thống tài khoảnthống nhất qui định trong chế độ kế toán đơn vị hành chính sự nghiệp đồng thờiphải căn cứ vào đặc điểm hoạt động của đơn vị cũng như yêu cầu quản lý cáchoạt động đó, các đơn vị qui định những tài khoản kế toán cấp I, cấp II, cấp III

và có thể qui định thêm một số tài khoản cấp II, cấp III có tính chất riêng củaloại hình hành chính sự nghiệp của đơn vị mình Việc xác định đầy đủ, đúngđắn, hợp lý số lượng tài khoản cấp I, cấp II, cấp III để sử dụng đảm bảo phảnánh đầy đủ đúng đắn các hoạt động kinh tế tài chính trong đơn vị, đáp ứng nhu

cầu thông tin và kiểm tra, phục vụ công tác quản lý của Nhà nước và của đơn vịđối với các hoạt động kinh tế tài chính trong đơn vị

Theo chế đó kế toán hành chính sự nghiệp các hình thức kế toán áp dụngcho các đơn vị hành chính sự nghiệp

1 Hình thức kế toán nhật ký – sổ cái

a) Đặc điểm :

- Kết hợp trình tự ghi sổ theo thứ tự thời gian với trình tự ghi sổ phân loạitheo hệ thống toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh ghi vào một sổ

kế toán tổng hợp duy nhất là nhật ký sổ cái

- Tách rời việc ghi sổ kế toán tổng hợp với việc ghi sổ kế toán chi tiết

b) Trình tự và phương pháp ghi sổ

(4)(1)

Nhật ký- sổ cái

Báo cáo t i ài chính

Bảng tổng hợpchi tiết

: Ghi hàng ngày: Quan hệ đối chiếu: Ghi cuối tháng(1) Hàng ngày căn cứ vào chứng từ gốc kế toán ghi vào nhật ký sổ cái, bảng tổng hợp chứng từ gốc và sổ quỹ

(2) Từ bảng tổng hợp chứng từ gốc ta ghi vào nhật ký sổ cái

(3) Những chứng từ gốc phản ánh các hoạt động kinh tế tài chính cần quản lý chi tiết, hàng ngày căn cứ vào chứng từ gốc ghi vào sổ kế toán chi tiết có liên quan

(4) Cuối tháng căn cứ vào số liệu ở sổ kế toán chi tiết lập bảng tổng hợp chi tiết

- Khó phân công lao động kế toán tổng hợp đối với đơn vị có quy mô vừa

và lớn, sử dụng nhiều tài khoản có nhiều hoạt động kinh tế, tài chính theo mẫu

sổ kế toán tổng hợp sẽ cồng kềnh không thuận lợi cho việc ghi sổ

e) Điều kiện áp dụng

- Đơn vị có quy mô nhỏ, sử dụng ít tài khoản kế toán tổng hợp

a) Hình thức kế toán chứng từ ghi sổ

a) Đặc điểm

- Các hoạt động kinh tế tài chính được phản ánh ra chứng từ gốc đều đượcphân loại, tổng hợp, lập chứng từ ghi sổ sau đó sử dụng chứng từ ghi sổ để ghivào các sổ kế toán tổng hợp liên quan

- Tách rời trình tự ghi sổ theo thứ tự thời gian và trình tự ghi sổ theo hệthống trên hai sổ kế toán tổng hợp riêng biệt sổ cái các tài khoản và sổ đăng kýchứng từ ghi sổ

- Tách rời ghi sổ kế toán tổng hợp với ghi sổ kế toán chi tiết vào hai loại

sổ kế toán riêng biệt

Sổ, thẻ hạch toánchi tiết

Chứng từ ghi sổ

(1) Hàng ngày căn cứ vào chứng từ gốc hợp pháp để tiến hành phân loại tổnghợp để ghi vào sổ quỹ và sổ hạch toán chi tiết

(5) Cuối tháng căn cứ vào sổ hạch toán chi tiết lập bảng tổng hợp chi tiết

(6) Kiểm tra đối chiếu số liệu giữa sổ cái và bảng tổng hợp số liệu chi tiết

(7) Căn cứ vào sổ cái các tài khoản lập bảng cân đối tài khoản

(8) Kiểm tra đối chiếu số liệu giữa bảng cân đối tài khoản và sổ đăng ký chứng

-Tách rời trình tự ghi sổ theo thứ tự thời gian và trình tự ghi sổ theo hệthống toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh trong kỳ để ghi vào hai

sổ kế toán riềng biệt : Sổ nhật ký chung và sổ cái các tài khoản

- Tách rời việc ghi chép kế toán tổng hợp với việc ghi chép kế toán chitiết để ghi vào hai loại sổ kế toán riêng biệt

Bảng tổng hợpchi tiết

(1) Hàng ngày căn cứ vào chứng từ gốc hợp lệ để định khoản kế toán sau đó ghivào nhật ký chung theo thứ tự thời gian, tuỳ theo yêu cầu quản lý nghiệp vụ kinh

tế phát sinh có thể ghi vào sổ, thẻ kế toán chi tiết

(2) Kế toán lấy số liệu từ nhật ký chung để ghi vào sổ cái các tài khoản kế toánliên quan

(3) Cuối tháng khoá sổ các thẻ kế toán chi tiết để lấy số liệu tổng cộng ghi vàobảng tổng hợp chi tiết số phát sinh mở theo từng tài khoản kế toán

(4) Đối chiếu số liệu giữa bảng tổng hợp chi tiết số phát sinh vào sổ cái của tàikhoản tương ứng

(5) Cuối kỳ kế toán lấy số liệu cần thiết trên các sổ cái để lập bảng cân đối tàikhoản

(6) Cuối kỳ từ bảng cân đối tài khoản ghi vào báo cáo tài chính

(7) Kế toán lấy số liệu trên bảng tổng hợp chi tiết lập báo cáo tài chính

chính

Kho bạc

Cấp trên

thống kê

1 B01- H Bảng cân đối tài

khoản

2 B02 – H Tổng hợp tình hình

kinh phí và quyết toán KP

3 B03 - H Báo cáo tình hình

tăng giảm TSCĐ

4 B04 – H Báo cáo kết quả

hoạt động sự nghiệp

có thu

5 B05 -H Thuyết minh báo

cáo tài chính Năm

6 F02- 1H Chi tiết kinh phí

hoạt động đề nghị quyết toán

7 F02 –2H Chi tiết thực chi dự

án đề nghị quyết toán

2.4 Tổ chức kiểm tra kế toán

- Kiểm tra kế toán là một biện pháp đảm bảo cho các nguyên tắc qui định về kếtoán được chấp hành nghiêm chỉnh, số liệu kế toán chính xác, trung thực kháchquan

- Các đơn vị hành chính sự nghiệp không những chịu sự kiểm tra kế toáncủa đơn vị kế toán cấp trên và cơ quan tài chính mà đơn vị phải tự tổ chức, kiểmtra công tác kế toán của mình

- Công việc kiểm tra kế toán phải được thực hiện thường xuyên, liên tục Đơn vị kế toán cấp trên và cơ quan tài chính ít nhất mỗi năm một lần phải thựchiện kiểm tra kế toán khi xét duyệt quyết toán năm cho các đơn vị

- Nội dung kiểm tra kế toán là kiểm tra việc ghi chép trên chứng từ kếtoán, số kế toán và báo cáo tài chính, kiểm tra việc nhận và sử dụng các nguồnkinh phí, kiểm tra việc thực hiẹn các khoản thu, kiểm tra việc chấp hành các chế

độ, thể lệ tài chính kế toán và thu nộp ngân sách

- Thủ trưởng đơn vị và kế toán trưởng hay người phụ trách kế toán phảichấp hành lệnh kiểm tra kế toán của đơn vị kế toán cấp trên và có trách nhiệmcung cấp đầy đủ số liệu cần thiết cho công tác kiểm tra kế toán được thuận lợi 2.5 Tổ chức kiểm kê tài sản

- Kiểm kê tài sản là một phương pháp xác định tại chỗ số thực có về tàisản, vật tư, tiền quĩ, công nợ của đơn vị tại một thời điểm nhất định

- Cuối niên độ kế toán trước khi khoá sổ kế toán các đơn vị phải thực hiệnkiểm kê tài sản vật tư, hàng hoá, tiền quỹ đối chiếu và xác nhận công nợ hiện có

để đảm bảo cho số liệu trên sổ kế toán khớp đúng với thực tế Ngoài ra các đơn

vị cần phải tiến hành kiểm kê bất thường khi cần thiết ( trong trường hợp bàngiao, giải thể đơn vị )

3 TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN

- Tổ chức bộ máy kế toán bao gồm nhiều công việc khác nhau như lựachọn loại hình tổ chức bộ máy kế toán ( loại hình tập trung, phân tán hay nửa tậptrung, nửa phân tán ) xác định các phần hành kế toán và phân công lao động kếtoán Việc tổ chức bộ máy kế toán phải lấy hiệu quả công việc làm tiêu chuẩnsao cho thu thập thông tin vừa chính xác vừa, kịp thời, vừa tiết kiệm chi phí

- Việc tổ chức bộ máy kế toán trong các đơn vị có thể thực hiện theonhững loại hình tổ chức công tác kế toán khác nhau mà đơn vị đã lựa chọn

- Ở các đơn vị hành chính sự nghiệp bộ máy hoạt động tổ chức theongành phù hợp với từng cấp chính quyền, từng cấp ngân sách Trong từngngành,từng đơn vị hành chính sự nghiệp được chia thành ba cấp : Đơn vị dựtoán cấp I, đơn vị dự toán cấp II, đơn vị dự toán cấp III Nguồn kinh phí hoạtđộng của đơn vị hành chính sự nghiệp là do ngân sách Nhà nước cấp và đượcphân phối và quyết toán theo từng ngành Dự toán thu, chi và mọi khoản thu,chi phát sinh tại đơn vị dự toán cấp dưới phải tuân thủ theo các định mức, tiêuchuẩn của chế độ tài chính hiện hành và phải được kiểm tra, xét duyệt của đơn

vị dự toán cấp trên và cơ quan tài chính Để phù hợp với chế độ phân cấp quản

lý ngân sách, phân cấp quản lý tài chính tổ chức bộ máy kế toán của đơn vị hành

chính sự nghiệp cũng được tổ chức theo ngành học phù hợp với từng cấp ngânsách cụ thể : Đơn vị dự toán cấp I là kế toán cấp I, đơn vị dự toán cấp II là kếtoán cấp II, đơn vị dự toán cấp III là kế toán cấp III

Đối với các đơn vị dự toán chỉ có một cấp thì cấp này phải làm nhiệm vụcủa kế toán cấp I và kế toán cấp III Khi đó bộ máy kế toán của đơn vị được tổchức gồm một phòng kế toán với các bộ phận cơ cấu phù hợp với các khâu côngviệc, các phần hành kế toán thực hiện toàn bộ công tác kế toán của đơn vị và cácnhân viên kinh tế ở các bộ phận trực thuộc thực hiện hạch toán ban đầu thunhận, kiểm tra sơ bộ chứng từ phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liênquan đến hoạt động của bộ phận đó và gửi những chứng từ kế toán đó về phòng

kế toán trung tâm của đơn vị

- Bộ máy kế toán của các đơn vị dự toán này được thể hiện qua sơ đồ sau

4, NỘI DUNG PHẦN HÀNH KẾ TOÁN

chi

KTNKPvốn quĩ

Kttổng

Nhân viên kinh tế ởcác bộ phận trực

Phụ trách kế toán ởđơn vị cấp dưới

Phânchiaracácphần

h nài

h kế

4.1.1 Khái niệm : Vốn bằng tiền ở các đơn vị hành chính sự nghiệp bao gồm

các loại : Tiền mặt( kể cả tiền Việt Nam và các loại ngoại tệ khác), vàng, bạc,kim khí quí, đá quí các loại chứng chỉ có giá, tiền gửi ở ngân hàng hoặc kho bạc

4.1.2 Nội dung kế toán vốn bằng tiền

- Tiền mặt tại quĩ

- Tiền gửi ngân hàng

- Vàng bạc,kim khí quí, đá quí

- Đối với vàng, bạc, kim khí quí, đá quí ngoài việc theo dõi về mặt giá trịcòn phải được quản lý về mặt số lượng, chất lượng, qui cách theo đơn vị đolường thống nhất của Nhà nước Việt Nam Các loại ngoại tệ phải được quản lýtheo từng nguyên tệ

4.1.4 Tài khoản sử dụng

* Tài khoản 111 : Tiền mặt

Công dụng : Tài khoản này dùng để phản ánh tình hình thu, chi và tồn

quỹ tiền mặt của đơn vị, bao gồm tiền Việt Nam, ngoại tệ và các chứng chỉ cógiá Chỉ phản ánh vào tài khoản 111 giá trị tiền mặt, ngân phiếu, ngoại tệ, vàng,bạc , đá quý, kim khí quí thực tế nhập quĩ

Nội dung kết cấu

Bên Nợ : Các khoản tiền mặt tăng do :

- Nhập quĩ tiền mặt, ngoại tệ, vàng, bạc, kim khí quí, đá quí và cácchứng chỉ có gía

- Số thừa quĩ phát hiện khi kiểm kê

- Giá trị ngoại tệ tăng do đánh giá lại ngoại tệ

Bên Có : Các khoản tiền mặt giảm do

- Xuất quỹ tiền mặt, ngoại tệ, vàng, bạc, kim khí quí, đá quí và các chứngchỉ có gía

- Thiếu hụt quĩ do kiểm kê

- Giá trị ngoại tệ giảm do đánh giá lại ngoại tệ

Số dư bên Nợ : Các khoản tiền mặt, kim khí quí, đá quí và các chứng chỉ

có gía còn lại cuối kỳ

Tài khoản này có 4 tài khoản cấp II

+ Tài khoản 1111 : Tiền Việt Nam

+ Tài khoản 1112 : Ngoại tệ

+ Tài khoản 1113 : Vàng, bạc, đá quí

+ Tài khoản 1114 : Chứng chỉ có giá

* Tài khoản 007 : Ngoại tệ các loại

Công dụng : Tài khoản này phản ánh tình hình thu, chi và số còn lại theo

nguyên tệ của các loại nguyên tệ ở đơn vị

Nội dung kết cấu

Bên Nợ : Số ngoại tệ thu vào

Bên Có : Số ngoại tệ xuất ra

Dư Nợ : Số ngoại tệ còn lại

* Tài khoản 112 : Tiền gửi ngân hàng

- Tài khoản này có 3 tài khoản cấp II

+ Tài khoản 1121 : Tiền Việt Nam

+ Tài khoản 1122 : Ngoại tệ

+ Tài khoản 1123 : Vàng, bạc, đá quí

4.1.5 Các nghiệp vụ kinh tế chủ yếu

1 Rút tiền gửi ngân hàng, kho bạc về nhập quĩ tiền mặt

sự nghiệp, dự án

Nợ TK 211, 213

Có TK 111, 112Đồng thời căn cứ vào nguồn sử dụng để mua sắm tài sản cố định để ghităng nguồn kinh phí hình thành tài sản cố định

- Sổ chi tiết : + Sổ quĩ tiền mặt, tiền gửi

+ Sổ theo dõi tiền mặt , TGBK, ngân hàng bằng ngoại tệ

- Sổ tổng hợp : + Nhật ký- sổ cái

+ Nhật ký chung + Chứng từ ghi sổ

4.2 Kế toán vật tư , TSCĐ

o Vật tư

4.2.1 Khái niệm : Vật liệu, dụng cụ là một bộ phận của đối tượng lao

động mà đơn vị sử dụng để phục vụ cho hoạt động của đơn vị Ở đơn vị hànhchính sự nghiệp VLDC là một yếu tố vật chất cần thiết phục vụ cho các hoạtđộng hành chính sự nghiệp theo chức năng, nhiệm vụ được giao

4.2.2 Nội dung

- NVL dùng cho công tác chuyên môn của đơn vị HCSN :

+ Các loại thuốc dùng khám, chữa bệnh, giấy, bút, mực, in, ấn dùngcho văn phòng

+ Đối với đơn vị có tiến hành sản xuất :

 Nhiên liệu : Than, củi, xăng, dầu

 Phụ tùng thay thế

 Dụng cụ : Ấm, chén, máy tính cá nhân

4.2.3 Nguyên tắc

- Phải chấp hành đầy đủ các qui định nhập, xuất kho VLDC

- Chỉ hạch toán vào tài khoản 152 giá trị thực tế của VLDC xuất, nhậpkho

- Ở kho : Thủ kho mở sổ kho để theo dõi số lượng nhập, xuất, tồn củatừng loại VLDC

- Ở phòng kế toán : Kế toán phải mở sổ chi tiết VLDC để ghi chép cả

về số lượng của từng loại VLDC nhập, xuất, tồn

- Hạch toán VLDC phải ghi theo giá thực tế

` + Giá thực tế nhập kho

 Giá thực tế mua ngoài nhập kho = giá ghi trên hoá đơn + VAT

 Giá thực tế vật liệu tự chế nhập khẩu là toàn bộ chi phí thực tế hợp lý để

 Giá thực tế nhập trước xuất trước

 Giá thực tế nhập sau xuất trước

 Giá thực tế bình quân gia quyền

4.2.4 Tài khoản sử dụng

* Tài khoản 152 – vật liệu ,dụng cụ

Công dụng : Tài khoản này dùng để phản ánh số hiện có và tình hình

biến động giá trị các loại vật liệu, dụng cụ trong kho của đơn vị HCSN

Nội dung kết cấu

Bên Nợ : - Trị giá thực tế vật liệu, dụng cụ nhập kho

- Trị giá vật liệu , dụng cụ thừa khi kiểm kêBên Có : - Trị giá thực tế vật liệu, dụng cụ xuất kho

- Trị giá thực tế vật liệu, dụng cụ thiếu khi kiểm kê

Dư Nợ : Trị giá thực tế vật liệu, dụng cụ còn trong đơn vị

- Tài khoản này có hai tài khoản cấp II : 1521- Vật liệu

1526 – Dụng cụ

* Tài khoản 005 : Dụng cụ lâu bền đang sử dụng

Công dụng : Tài khoản này dùng để phản ánh giá trị của các loại dụng cụ

lâu bền đang sử dụng tại đơn vị Đây là những dụng cụ có giá trị tương đối lớn

có thời gian sử dụng lâu dài, yêu cầu phải được quản lý chặt chẽ từ khi xuấtdùng cho đến khi báo hỏng Dụng cụ lâu bền đang sử dụng phải được kế toánchi tiết cho từng loại, theo từng nơi sử dụng và theo từng nguời chịu trách nhiệmvật chất Trong từng dụng cụ lâu bền đang sử dụng phải kế toán chi tiết theo cácchỉ tiêu số lượng, đơn giá và thành tiền

Nội dung và kết cấu

Bên Nợ : Giá trị dụng cụ lâu bền xuất ra để sử dụng

Bên Có : Giá trị dụng cụ lâu bền giảm giá do báo hỏng, mất và cácnguyên nhân khác

Dư Nợ : Giá trị dụng cụ lâu bền đang sử dụng tại đơn vị

4.2.5 Các nghiệp vụ kinh tế

1 Nhập kho vật liệu, dụng cụ mua ngoài :

a, Trường hợp mua vật liệu, dụng cụ sử dụng cho hoạt động sự nghiệp,dự

án đề tài

Nợ TK 152

Nợ TK 661, 662 ( dùng ngay cho dự án, đề tài )

Có TK 111, 112, 331, 312

b, Trường hợp mua vật liệu dùng ngay cho hoạt động sản xuất kinh doanh

- Đối với đơn vị tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ thuế

Đồng thời ghi Nợ TK 005

Khi nhận được giấy báo hỏng, mất ghi Có TK 005

6 Khi cấp kinh phí cho đơn vị cấp dưới bằng vật liệu, dụng cụ

- Đối với đơn vị cấp trên

Khi nhận giấy báo hỏng mất ghi Có TK 005

9 Xuất kho dụng cụ cho vay cho mượn

Nợ TK 311

Có TK 15210.Vật liệu dụng cụ phát hiện thiếu khi kiểm kê chưa xác định rõ nguyênnhân

- Phản ánh giá trị vật liệu thiếu khi kiểm kê

11.Đối với vật liệu đã quyết toán vào kinh phí năm trước

- Đối với vật tư hàng hoá còn sử dụng được

+ Trong năm khi xuất vật tư, hàng hoá không sử dụng được

Nợ TK 337

Có TK 152+ Cuối năm kế toán tiến hành lập báo cáo phân tích riêng phần vật tư hànghoá tồn kho năm trước chuyển sang sử dụng trong năm

- Đối với vật tư không sử dụng được

+ Khi xuất kho vật tư hàng hoá thanh lý nhượng bán

Nợ TK 337

Có TK 152

4.2.6 Sổ kế toán liên quan : Sổ kho

Sổ chi tiếtVLDCBảng tổng hợp chi tiết VLDC

Sổ kế toán tổng hợp : Nhật ký – sổ cái

Nhật ký chungChứng từ ghi sổ

o Tài sản cố định

4.2.1.1 Khái niệm : Tài sản cố định là những TLLĐ và tài sản khác có giá trị

lớn và thời gian sử dụng lâu dài Những TLLĐ và tài sản khác được xếp làTSCĐ có đủ tiêu chuẩn

- Có gía trị từ 5.000.000 trở lên

- Thời gian sử dụng từ 1 năm trở lên

4.2.1.2 Nội dung

- TSCĐ gồm hai loại : TSCĐ hữu hình và TSCĐ vô hình

+ TSCĐ hữu hình gồm : Nhà cửa, vật kiến trúc, máy móc, thiết bị,phương tiện vận tải truyền dẫn, phương tiện quản lý, TSCĐ khác

+ TSCĐ vô hình gồm : Bằng phát minh sáng chế

Bản quyền tác giả

Chi phí phần mềm máy vi tính

4.2.1.3 Nguyên tắc

- TSCĐ hữu hình :

+ Giá trị TSCĐ hữu hình phản ánh trên tài khoản 211theo nguyên giá

kế toán phải theo dõi chi tiết nguyên giá TSCĐ

+ Theo dõi chi tiết từng đối tượng ghi TSCĐ theo từng loại TSCĐ vàđịa điểm bảo quản, quản lý và sử dụng TSCĐ

- TSCĐ vô hình

+ Toàn bộ chi phí thực tế phát sinh có liên quan đến TSCĐ vô hìnhtrong quá trình hình thành, trước hết tập hợp vào tài khoản 214 Khi kết thúcquá trình đầu tư phải xác định tổng chi phí thực tế đầu tư theo từng đối tượngtập hợp chi phí, ghi tăng nguyên giá TSCĐ vô hình bên Nợ TK 213

+ TSCĐ vô hình được theo dõi chi tiết theo từng đối tượng ghi TSCĐtrong sổ TSCĐ

4.2.1.4 Tài khoản sử dụng

* Tài khoản 211- Tài sản cố định hữu hình

Công dụng : Tài khoản này dùng để phản ánh giá trị hiện có,tình hình

biến động các loại TSCĐHH của đơn vị theo nguyên giá

Nội dung kết cấu

Bên Nợ :- Nguyên giá TSCĐHH tăng do mua sắm, do hoàn thànhXDCB bàn giao đưa vào sử dụng, do được cấp phát, do được biếu tặng,viện trợ

- Điều chỉnh tăng nguyên TSCĐ do xây lắp, trang thiết bị thêm hoặc docải tạo, nâng cấp

- Các trường hợp khác làm tăng nguyên giá TSCĐ

Bên Có : - Nguyên giá TSCĐHH giảm do điều chuyển cho đơn vịkhác, do nhượng bán, thanh lý hoặc do những lý do khác

- Nguyên giá TSCĐHH giảm do tháo dỡ bớt một số bộ phận

- Các trường hợp khác làm giảm nguyên giá của TSCĐ

Dư Nợ : Nguyên giá TSCĐ hiện có ở đơn vị

* Tài khoản 213 – Tài sản cố định vô hình

Bên Nợ :- Nguyên giá TSCĐVH tăng

Bên Có :- Nguyên giá TSCĐVH giảm

Dư Nợ : - Nguyên giá TSCĐVH hiện có

* Tài khoản 001- Tài sản thuê ngoài

Công dụng : Tài khoản này dùng để phản ánh gía trị của tất cả các loại

tài sản mà đơn vụ đi thuê của tập thể, cá nhân ở bên ngoài để sử dụng Giá trịtài sản đi thuê phản ánh vào tài khoản này lầ giá trị tài sẩn được hai bên thốngnhất trong hợp đồng thuê tài sản

Nội dung kết cấu

Bên Nợ : Giá trị tài sản thuê ngoài tăng khi thuê

Bên Có : Giá trị tài sản thuê ngoài giảm khi trả

Dư Nợ : Giá trị tài sản thuê ngoài hiện có

4.2.1.5 Các nghiệp vụ kinh tế chủ yếu

- Đối với TSCĐ hữu hình

+ Các nghiệp vụ tăng TSCĐHH

1 Trường hợp tăng do mua sắm

a, Nếu rút HMKP hoạt động mua TSCĐ dùng cho hoạt động sự nghiệp

Nợ TK 211

Có TK241

Các trường hợp trên đều phải đồng thời ghi tăng nguồn kinh phí hìnhthành TSCĐ và chi hoạt động

- Nếu mua bằng nguồn kinh phí hoạt động

3, Đối với công trình đã hoàn thành bàn giao đưa vào sử dụng

- Căn cứ giá thực tế công trình

Nợ TK 211

Có TK 241Tuỳ theo nguồn vốn đầu tư XDCB ở đơn vị kế toán ghi tăng nguồn kinhphí hình thành tài sản cố định,hoặc nguồn vốn kinh doanh như trên

- Nếu giá trị khối lượng XDCB hoàn thành liên quan đến số kinh phí sựnghiệp cấp cho công tác XDCB đã quyết toán vào kinh phí năm trước

Nợ TK 337

Nợ TK 661

Có TK 466

4, TSCĐ nhận được do được cấp trên cấp kinh phí hoặc được biếu tặng ,viện trợ Căn cứ vào biên bản giao nhận TSCĐ đưa vào sử dụng và thông báoghi thu, ghi chi của ngân sách Nhà nước, ghi tăng giá trị TSCĐ và nguồn kinhphí hoạt động

Nợ TK 211

Có TK 461Đồng thời ghi tăng nguồn kinh phí đã hình thành TSCĐ

Nợ TK 661

Có TK 466

+ Các nghiệp vụ giảm TSCĐ hữu hình

a, Trường hợp bán hoặc thanh lý TSCĐ

Căn cứ vào thủ tục thanh lý nhượng bán kế toán ghi :

- Nếu TSCĐ dùng cho hoạt động sự nghiệp

- Kết chuyển chi phí bán, thanh lý TSCĐ

Nợ TK 511

Có TK 631

- Chênh lệch thu chi do nhượng bán, thanh lý TSCĐ

 Nếu chênh lệch thu lớn hơn chi

Nợ TK 411

Có TK 211

b, TSCĐ phát hiện thừa, thiếu khi kiểm kê

- Đối với TSCĐ thừa chưa phát hiện được nguyên nhân, Nhà nước chưa

- Trường hợp TSCĐ phát hiện thiếu chưa rõ nguyên nhân

 Nếu TSCĐ dùng cho hoạt động sự nghiệp

Khi giảm ghi:

Nợ TK 466

Nợ TK 214

Có TK 211Phản ánh giá trị TSCĐ thiếu, mất phải thu hồi

Nợ TK 311

Có TK 511Khi có quyết định xử lý

* Nếu xoá bỏ thiệt hại

Nợ TK 334, 411

Có TK 311Đối với TSCĐ vô hình : Tương tự như TSCĐ vô hình

4.2.1.6 Sổ kế toán liên quan

- Sổ kế toán chi tiết : Biên bản giao nhận TSCĐ

Biên bản thanh lý TSCĐ Biên bản đánh giá TSCĐ

- Sổ kế toán tổng hợp : Nhật ký – sổ cái

Nhật ký chung Chứng từ ghi sổ

Hàng năm, trên cơ sở số hao mòn tăng và số hao mòn giảm phát sinh trong năm, đơn vị tính tổng số hao mòn trong năm đó

tính cho năm = đã tính của + tăng năm - giảm năm

Tài khoản sử dụng :

* Tài khoản 214- Hao mòn TSCĐ

Công dụng : Tài khoản này dùng để phản ánh giá trị hao mòn của TSCĐ

trong quá trình sử dụng và nguyên nhân khác làm tăng, giảm giá trị hao mònTSCĐ

Kết cấu nội dung

Bên Nợ :

- Ghi giảm giá trị hao mòn TSCĐ trong các trường hợp giảm TSCĐ

- Ghi giảm giá trị hao mòn TSCĐ khi đánh giá lại TSCĐ theo quyết địnhcủa Nhà nước

Bên Có :

- Ghi tăng giá trị hao mòn TSCĐ trong quá trình sử dụng

- Ghi tăng giá trị hao mòn TSCĐ khi đánh giá lại theo quyết định củaNhà nước

Dư Có : Giá trị hao mòn của TSCĐ hiện có

Định khoản một số nghiệp vụ kinh tế chủ yếu

1 Tháng 12 hàng năm, đơn vị tính và phản ánh giá trị hao mòn củaTSCĐ hiện có dùng vào hoạt động hành chính sự nghiệp của đơn vị, ghi :

a, Trường hợp TSCĐ dùng cho hoạt động sự nghiệp

2 Khi phát sinh giảm giá trị hao mòn TSCĐ do chuyển giao, thanh lý,bán

Nhật ký chung Chứng từ ghi sổ

4.3 Kế toán thanh tóan

4.3.1 Nội dung

- Các khoản phải thu

- Tạm ứng

- Các khoản phải trả

- Các khoản phải nộp theo lương

- Các khoản phải nộp cho Nhà nước

- Phải trả viên chức

- Kinh phí cấp cho cấp dưới

- Thanh toán nội bộ

đủ, kịp thời các khoản phải nộp và các khoản phải trả

- Những khách nợ, chủ nợ và các đơn vị có quan hệ giao dịch, thanh toánthường xuyên hoặc có số dư bên Nợ lớn, kế toán cần phải lập bản kê nợ đốichiếu các khoản trả, xác nhận nợ và có kế hoạch thu hồi hoặc trả nợ kịp thời,tránh tình trạng khê đọng làm tổn thất kinh phí của Nhà nước

- Trường hợp trong cùng một đơn vị vừa có quan hệ phải thu, vừa có quan

hệ phải trả, sau khi hai bên đối chiếu xác nhận nợ có thể lập chứng từ để thanhtoán bù trừ

- Các khoản phải thu và các khoản nợ phải trả bằng vàng, bạc, kim khíquý , đá quí phải được kế toán chi tiết cho từng khách nợ và chủ nợ theo cả haichỉ tiêu số lượng và giá trị

o Kế toán các khoản phải thu

Tài khoản sử dụng :

* Tài khoản 311- Các khoản phải thu

Công dụng : Tài khoản này dùng để phản ánh các khoản phải thu và tình

hình thanh toán các khoản phải thu của đơn vị với khách hàng, với các đơn vị và

cá nhân trong và ngoài đơn vị

Nội dung kết cấu

Bên Nợ :- Số tiền phải thu của khách hàng về sản phẩm hàng hoá đã giao,lao vụ đã cung cấp, dịch vụ đã thực hiện được xác định là tiêu thụ

- Số tiền phải thu về bồi thường vật chất do cá nhân, tập thể như làm mất,

hư hỏng vật tư, hàng hoá thiếu hụt quĩ đã có quyết định xử lý bồi thường

- Số tiền phải thu về cho vay, cho mượn vật tư, tiền vốn có tính chất tạmthời

- Giá trị tài sản thiếu hụt chờ xử lý

- Các khoản phải thu khác

Bên Có :- Số tiền khách hàng đã trả nợ, thanh toán

- Số tiền ứng, trả trước của khách hàng

- Kết chuyển giá trị tài sản thiếu vào các tài sản liên quan theo quyết địnhghi trong biên bản xử lý

- Số tiền đã thu được thuộc các khoản thu khác

Dư Nợ: Các khoản nợ còn phải thu

4.3.3 Định khoản một số nghiệp vụ chủ yếu

1 Doanh thu các khối lượng sản phẩm, hàng hoá xuất bán, lao vụ dịch vụ

đã xác định là tiêu thụ nhưng chưa thu được tiền:

a) Đối với đơn vị tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ, ghi:

Nợ TK 311

- Khi xác định doanh thu bán hàng:

+ Đối với đơn vị tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ, ghi:

Nợ TK 311

Có TK 511

Có TK 333+ Đối với đơn vị tính thuế GTGTtheo phương pháp trực tiếp, ghi:

* Sổ kến toán tổng hợp gồm :

- Nhật ký chung

- Nhật ký, sổ cái

- Chứng từ ghi sổ

2 Kế toán tạm ứng:

Tài khoản sự dụng:

* Tài khoản 312 – Tạm ứng

Công dụng: Tài khoản này dùng để phản ánh các khoản tạm ứng và tình

hình thanh toán tạm ứng của công chức, viên chức trong nội bộ đơn vị vềcác khoản tạm ứng công tác phí, mua vật tư, chi hoạt động, nhận bán ấnchỉ,

Kết cấu và nội dung:

Bên Nợ: Các khoản tiền, Vật tư tạm ứng

Bên Có:- Các khoản tạm ứng đã được thanh toán

- Số tạm ứng dùng không hết nhập lại quỹ hoặc trừ vào lương

Số dự bên Nợ: Số tiền tạm ứng chưa thanh toán

Định khoản kế toán một số nhiệm vụ kinh tế phát sinh chủ yếu:

1 Xuất tiền, vật tư cho cán bộ công chức, cán bộ, ghi:

Tài khoản 341- Kinh phí cấp cho cấp dưới

Công dụng : Tài khoản này dùng để phản ánh số kinh phí đã cấp cho cấp

hoặc đã chuyển trực tiếp cho cấp dưới bằng tiền, bằng hiện vật và tình hìnhthanh quyết toán số kinh phí đó

Nội dung kết cấu

Bên Nợ : Số kinh phí đã cấp đã chuyển cho cấp dưới

Bên Có : Số kinh phí chi ở đơn vị cấp dưới đã được duyệt y

Dư Nợ : Số kinh phí đã cấp cho đơn vị cấp dưới nhưng chưa quyết toán

Định khoản một số nghiệp vụ kinh tế chủ yếu

1 Khi đơn vị cấp trên chuyển kinh phí bằng tiền cho đơn vị cấp dưới

3 Khi cấp trên phân phối HMKP cho cấp dưới kế toán cấp trên ghi Có

TK 008 Đơn vị cấp dưới nhận được HMKP do cấp trên phân phối ghi NợTK008

4 Khi báo cáo quyết toán kinh phí đã sử dụng do đơn vị cấp dưới gửi lênđược duyệt y, số chi kinh phí của đơn vị cấp dưới tổng hợp chung vào số chi củađơn vị cấp trên

Nợ TK 661, 662

Có TK 341

5 Trường hợp đơn vị cấp dưới nhận kinh phí trực tiếp do ngân sách địaphương ủng hộ, hoặc từ nguồn viện trợ, tài trợ, căn cứ vào báo cáo của đơn vịcấp dưới gửi lên đơn vị cấp trên ghi tăng nguồn kinh phí và tăng số kinh phí cấpcho cấp dưới

Nợ TK 341

Có TK 461

6 Trường hợp cấp dưới được cấp trên cấp kinh phí bằng HMKP theobáo cáo của đơn vị cấp dưới gửi lên, căn cứ vào HMKP thực rút trong kỳ củađơn vị cấp dưới kế toán đơn vị cấp trên ghi