340 lưu đồ và phương pháp vẽ lưu đồ đáp ứng tiêu chuẩn iso 5807

MỤC LỤC PHẦN MỞ ĐẦU PHẦN NỘI DUNG TỔNG QUAN VỀ LƯU ĐỒ 2 KÝ HIỆU THƯỜNG DÙNG TRONG LƯU ĐỒ 2.1 Ký hiệu cho hoạt động: 2.2 Ký hiệu liệu CÁC QUY TẮC PHẢI TUÂN THỦ KHI VẼ LƯU ĐỒ 10 MỘT SỐ VẤN ĐỀ VÀ ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP VỀ LƯU ĐỒ TRONG QUI TRÌNH HOẠT ĐỘNG CỦA NHÀ TRƯỜNG 13 4.1 Ví dụ lưu đồ Xét cơng nhận tốt nghiệp: 13 4.2 Ví dụ lưu đồ Thi kết thúc học phần lần 1: 15 PHẦN KẾT LUẬNKIẾN NGHỊ 18 PHẠM VI ÁP DỤNG, KHẢ NĂNG PHỔ BIẾN 18 THỜI ĐIỂM ÁP DỤNG 18 HIỆU QUẢ MANG LẠI 18 ĐỀ XUẤT 18 TÀI LIỆU THAM KHẢO 18 PHẦN MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài - Ký hiệu để vẽ lưu đồ sử dụng nhà trường có ký hiệu: hình trịn (thể bắt đầu kết thúc qui trình), hình chữ nhật (thể hành động), hình thoi (thể kiểm tra) - Hoạt động nhà trường đa dạng nên với ký hiệu, đơn vị gặp khó khăn q trình vẽ lưu đồ, dẫn đến lưu đồ chưa thể đầy đủ luồng cơng việc đơn vị - Hiện nay, tài liệu tham khảo để sử dụng ký hiệu lưu đồ có nhiều, tài liệu hướng dẫn xây dựng lưu đồ tổ chức có số ký hiệu sử dụng khác - Việc áp dụng tiêu chuẩn ISO 5807 bổ sung thêm nhiều ký hiệu nhằm tạo thuận lợi cho đơn vị thể lưu đồ hoạt động đơn vị cách đầy đủ xác Mục tiêu đề tài - Trình bày kiến thức vận dụng ký hiệu để vẽ lưu đồ đáp ứng tiêu chuẩn ISO 5807:1985 - Tài liệu làm sở trình vẽ lưu đồ trình xây dựng qui trình hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2015 nhà trường Tuy nhiên, trình xây dựng lưu đồ, người dùng cần tuân thủ qui định riêng ISO 9001:2015 PHẦN NỘI DUNG TỔNG QUAN VỀ LƯU ĐỒ 1.1 Khái niệm lưu đồ Lưu đồ loại sơ đồ biểu diễn bước cơng việc dạng hình vẽ khác theo thứ tự phù hợp, hình vẽ đươc liên kết với mũi tên Sơ đồ thể giải pháp cho vấn đề cần giải bước bước Lưu đồ dùng phân tích, thiết kế, phân loại quản lí cơng việc chương trình nhiều lĩnh vực khác Frank Gilbreth, kĩ sư người Mỹ, cho người tài liệu hóa quy trình Năm 1921, ơng giới thiệu ý tưởng tới Hội kĩ sư khí Mỹ Những người làm việc lĩnh vực kỹ thuật công nghiệp sản xuất nhanh chóng áp dụng ý tưởng ngày nay, tổ chức sử dụng lưu đồ với nhiều mục đích Lưu đồ (hay biểu đồ tiến trình) loại biểu đồ dễ hiểu, trình bày khâu quy trình liên kết với Sự đơn giản khiến lưu đồ trở thành loại cơng cụ hữu ích để mơ tả cách quy trình vận hành, để tài liệu hóa cách làm cơng việc cụ thể Hơn nữa, việc sử dụng lưu đồ để sơ đồ hóa quy trình giúp người sử dụng hiểu quy trình cách dễ dàng, sở để cải thiện quy trình Lưu đồ cơng cụ thơng dụng để phân tích thiết kế quy trình Nó cho phép chia quy trình thành thao tác đủ nhỏ để hiểu dễ dàng qua tên gọi (hoặc thêm vài ghi ngắn gọn, cần) xếp thao tác cách hợp lý Việc vẽ lưu đồ giúp hiểu rõ, truyền đạt dễ dàng cải tiến, hợp lý hóa hầu hết quy trình hệ thống Tiêu chuẩn áp dụng rộng rãi việc vẽ lưu đồ Tổ chức Tiêu chuẩn hóa Quốc tế (ISO) quy định tài liệu ISO 5807 Information processing -Documentation symbols and conventions; program and system flowcharts 1.2 Ứng dụng lưu đồ Lưu đồ phương tiện để trình bày cách trực quan: - Các thao tác phải thực trình tự thực chúng nhằm mục đích giải vấn đề hay thực công tác; - Các dịng thơng tin lưu chuyển hệ thống xử lý thông tin, thông tin nhập vào hệ thống thông tin kết xuất từ hệ thống q trình giải cơng việc Với đặc điểm đó, người ta thường sử dụng lưu đồ để:  Biểu diễn bước quy trình cho người tham gia vào quy trình  Xác định phân tích quy trình  Tiêu chuẩn hóa quy trình  Cải tiến quy trình  Xác định nút thắt cổ chai khắc phục vấn đề Dưới vài ví dụ việc sử dụng lưu đồ để tài liệu hóa cải thiện quy trình kinh doanh:  Những nhà quản lí sử dụng lưu đồ để ghi lại trình tự cơng việc quy trình Việc giúp cho nhân viên khơng có kinh nghiệm hiểu quy trình hồn thành cơng việc theo trình tự  Những lập trình viên sử dụng lưu đồ để vẽ quy trình cần tự động hóa Điều giúp họ hình dung bước quy trình cách trực quan  Một tổ chức sử dụng lưu đồ để vẽ quy trình lấy nguồn nguyên liệu, để mơ tả q trình biến ngun liệu thành sản phẩm cuối Một quy trình tài liệu hóa, giúp tổ chức chứng thực liệu nhà cung cấp hay nhà máy tham gia vào q trình sản xuất có đáp ứng điều kiện an toàn lao động lương cho nhân cơng hay khơng Một ví dụ lưu đồ “Xét công nhận tốt nghiệp” TDC: Như vậy, lưu đồ ứng dụng theo nhiều cách khác Việc xây dựng lưu đồ đơn giản chúng dễ hiểu Không thế, lưu đồ chứa đựng nhiều thơng tin, chúng mơ tả định mà bạn phải tính đến, bước cần thực 1.3 Các bước vẽ lưu đồ Bước 1: Xác định việc cần làm Hãy bắt đầu cách liệt kê tất công việc quy trình xếp theo trình tự thời gian Đặt câu hỏi “Việc xảy quy trình này?” “Có cần định trước chuyển sang khâu hay khơng?” hay “Cần có phê duyệt trước chuyển sang khâu tiếp theo?” Hãy đặt thân bạn cách suy nghĩ người sử dụng quy trình Tốt hết, tham gia trực tiếp cách tự thực hành tuân theo quy trình đó, khơng làm việc với người tham gia trực tiếp vào quy trình Bước 2: Sắp xếp tài liệu hóa cơng việc cần làm Tiếp theo, bắt đầu lưu đồ cách vẽ hình trịn thn dài điền nội dung cơng việc vào Sau đó, xem xét tồn quy trình hành động định theo trình tự xảy Kết nối chúng mũi tên để mô tả tính trình tự quy trình Tại điểm cần định, vẽ mũi tên nối biểu tượng điểm tới kết xảy ra, sau thêm định cạnh mũi tên dẫn kết tương ứng Với lưu đồ phức tạp, ta thể chúng mặt giấy Đây lúc bạn sử dụng “công cụ kết nối” (như hình đánh số chẳng hạn) để tạo liên kết phải chuyển từ trang sang trang khác chuyển sang thao tác khác lưu đồ Người sử dụng biểu đồ nhìn theo số để theo dõi tiến trình Hãy nhớ thể điểm kết thúc quy trình cách sử dụng hình trịn thn dài Bước 3: Kiểm tra, chạy thử Khi bạn hoàn thành xong lưu đồ mình, kiểm tra lại lần hai để đảm bảo bạn khơng bỏ sót điều Xem xét khâu quy trình tự hỏi thân bạn đặt hành động định quy trình theo thứ tự hợp lí hay chưa Hãy cho người khác xem biểu đồ bạn, đặc biệt người trực tiếp làm việc quy trình đó, hỏi họ xem biểu đồ hiểu hay khơng chạy thử xem có hiệu hay khơng Bước 4: Cải tiến, hoàn chỉnh lưu đồ Nếu bạn muốn cải tiến quy trình, xem xét khâu bạn xác định kiểm tra xem có khâu khơng cần thiết hay bị lặp lại hay khơng Có khâu khác mà bạn cần thêm vào? Và bạn giao việc cho người chưa? Sau đó, tiếp tục xem xét khâu lưu đồ để cải thiện tính hiệu Bạn nên tự hỏi thân khâu quy trình có cần khơng, u cầu kèm theo bước có cịn hiệu lực liệu có cơng nghệ giúp cải tiến quy trình Hãy xác định nút thắt giải để cải thiện quy trình 1.4 Phần mền vẽ lưu đồ Dù bạn vẽ lưu đồ thủ cơng, tiện nhiều sử dụng ứng dụng tạo biểu đồ tiến trình, lưu đồ bạn dễ dàng chỉnh sửa bạn lưu trữ chúng định dạng xuất dễ dàng Hãy sử dụng chương trình Microsoft Word, Microsoft Visio, SmartDraw, Concept Draw để tạo lưu đồ đơn giản trực quan; hay sử dụng ứng dụng Lucidchart hay Gliffy - ứng dụng giúp tạo lưu đồ thiết bị có kết nối Internet 1.5 Tóm tắt Lưu đồ biểu đồ đơn giản giúp sơ đồ hóa quy trình, từ dễ dàng cung cấp thông tin cho người khác Chúng ta sử dụng lưu đồ để xác định phân tích quy trình, xây dựng bước xác định, tiêu chuẩn hóa hay cải tiến quy trình Để vẽ lưu đồ, xác định công việc cần làm định phải quy trình viết chúng theo thứ tự Sau đó, xếp bước theo trình tự hợp lí, sử dụng biểu tượng thích hợp để thể hành động cần thực định cần Hoàn thiện lưu đồ cách thêm ô “Bắt đầu” “Kết thúc” để điểm bắt đầu kết thúc quy trình Cuối cùng, chạy thử theo tiến trình để đảm bảo thể rõ ràng quy trình, cách hiệu để thực công việc KÝ HIỆU THƯỜNG DÙNG TRONG LƯU ĐỒ Có hai loại ký hiệu thường dùng lưu đồ: ký hiệu thể hoạt động, ký hiệu thể liệu 2.1 Ký hiệu cho hoạt động: 1) Thao tác (Basic Operation/process): Một thao tác hay nhóm thao tác định nghĩa đặt tên rõ ràng, dễ hiểu, trình bày hình chữ nhật chứa tên thao tác: Tên thao tác Tiếp nhận văn Thí dụ: Tổ chức lấy phiếu tín nhiệm Một thao tác đơn giản Một nhóm thao tác 2) Quy trình, thu tục, chương trình xác định (Predefined process/subroutine/module): Trường hợp nhóm thao tác có thủ tục, trình tự quy định rõ ràng tài liệu riêng, hay module chương trình máy tính lập trình, ta sử dụng ký hiệu hình chữ nhật có hai vạch bên: Tên quy trình, thủ tục Giao nhận thi 3) Thao tác thủ công (Manual process): Một thao tác hay nhóm thao tác người thực hiện, không phát sinh hay truy cập liệu thường ký hiệu hình thang có cạnh ngắn phía dưới: Gởi văn gốc P HCTH Tên thao tác 4) Thao tác chuẩn bị (Preparation): Các thao tác phụ khơng có ý nghĩa định quy trình, nhằm chuẩn bị cho thao tác khác thường ký hiệu sau: Tên thao tác Mở cổng Chuẩn bị phịng họp 5) Luồng thao tác (flow line): Các thao tác nối với theo trình tự thực mũi tên đầu: Thí dụ: Kiểm tra phịng thi Gọi thí sinh vào phòng thi 6) Quyết định (Decision): Khi sau thao tác phải tùy theo điều kiện mà chọn lựa thao tác từ hai thao tác trở lên, ta phải dùng thao tác định, ký hiệu hình thoi chứa câu hỏi điều kiện có từ hai cách trả lời trở lên, cách trả lời ứng với luồng ra: Câu hỏi điều kiện Trường hợp Trường hợp Thí dụ: Xe cơng ty? Đúng Đưa vào bãi xe công ty Sai Đưa vào bãi xe dành cho khách 7) Đầu cuối (Terminator): Trong quy trình ln ln có điểm khởi đầu điểm kết thúc quy trình (Có thể có nhiều điểm khởi đầu hay nhiều điểm kết thúc), ký hiệu hình sau: Thí dụ: Sự kiện kích hoạt quy trình thường ghi vào terminator bắt đầu: Tiến độ năm học Lập lịch thi Gởi lịch thi Khoa 8) Ký hiệu nối trang (Off-page Connector): Khi không đủ chỗ vẽ lưu đồ trang, người ta nối luồng vào ký hiệu nối trang, sau sang trang vẽ luồng từ ký hiệu nối trang tương ứng ra: 1 Trang trước Trang sau 9) Ký hiệu nối lưu đồ (Connector): Trường hợp thao tác cần tổng hợp liệu từ nhiều hoạt động khác lưu đồ; đồng thời, đường liên kết thao tác bị giao cắt Người ta nối ta nối luồng vào ký hiệu nối, sau vẽ luồng từ ký hiệu nối đến thao tác nhận liệu làm đề thi A Coi thi A A Chấm thi Tổng hợp chi phí A Các thao tác trước Thao tác (trên lưu đồ) 10) Thao tác song song (Parallel Operation): Trường hợp sau thao tác có từ hai thao tác thực song song đồng thời, dùng ký hiệu sau: 11) Thời gian chờ, trì hỗn cơng tác (Delay) vẽ ký hiệu hình chữ D Chờ ký duyệt 2.2 Ký hiệu liệu Gồm thao tác liên quan đến liệu: nhập liệu, kết xuất 1) Tài liệu giấy (Document): Các văn bản, in, phiếu… hay in, viết người đọc (human-readable) dược vẽ hình tượng trưng cho tờ giấy sau: Phiếu đề nghị 2) Bộ tài liệu giấy (Multiple Document): Thí dụ: Bộ hóa đơn có nhiều liên: Hóa đơn (3 liên) 3) Thao tác nhập liệu vào máy tính từ bàn phím (Manual Input): Được ký hiệu hình vẽ tượng trưng cho bàn phím sau: Nhập phiếu đề nghị 4) Đĩa cứng, sở liệu (Harddisk, Database) hay phương tiện lưu trữ truy xuất trực tiếp hệ thống máy tính (thí dụ USB drive, đĩa CDROM…) vẽ hình tượng trưng cho đĩa cứng sau: CSDL UIS 5) Dữ liệu chưa xác định phương tiện lưu trữ (data) ký hiệu hình bình hành: Số liệu kế toán kho 6) Dữ liệu lưu trữ vào hệ thống máy tính chưa xác định phương tiện lưu trữ (stored data) vẽ sau: Số liệu lưu trữ kế toán 7) Dữ liệu hiển thị hình (Displayed data) vẽ hình vẽ tượng trưng sau: Báo cáo kho hiển thị hình 8) Luồng liệu (data flow): Các luồng bắt đầu hay kết thúc ký hiệu liệu vẽ mũi tên nét đứt để phân biệt với luồng thao tác DS thí sinh trúng tuyển CSDL UIS CÁC QUY TẮC PHẢI TUÂN THỦ KHI VẼ LƯU ĐỒ Để đảm bảo lưu đồ hiểu thực được, cần tuân thủ quy tắc sau: a Rõ ràng: Lưu đồ phải vẽ rõ ràng, trình bày gọn gàng dễ theo dõi trình tự Tránh tạo hiểu lầm từ ngữ, tên gọi khơng rõ ràng (thí dụ: “quản lý cơng nhân”, “điều hành văn phòng”…) Tránh vẽ lưu đồ phức tạp Bố trí bước từ xuống dưới, trái sang phải b Có đầu có cuối: Mỗi lưu đồ phải có điểm bắt đầu đầu điểm kết thúc (terminator) Không nên có nhiều điểm bắt đầu Có thể có nhiều điểm kết thúc, có điểm kết thúc tốt Tốt Sai 10 Sai c Có vào có ra: Trừ terminator, thao tác lưu đồ phải có luồng vào luồng d Trình tự hồn tồn xác định: Mỗi thao tác nhận nhiều luồng thao tác vào, có luồng thao tác (có thể có thêm luồng liệu ra, tức luồng dẫn tới tài liệu kết xuất) Sở dĩ có luồng khơng biết phải chọn luồng nào, dẫn đến trình tự thực không xác định chưa tốt tốt tốt e Quyết định rõ ràng đầy đủ: Trường hợp sau thao tác có lựa chọn cho thao tác tiếp theo, thiết phải có bước định (ký hiệu hình thoi) Một định phải có câu hỏi lựa chọn rõ ràng có đầy đủ trường hợp lựa chọn, lựa chọn phải loại trừ lẫn (nghĩa khơng có trường hợp thỏa mãn hai lựa chọn trở lên) Tốt nhất, câu hỏi lựa chọn nên có dạng trả lời có hay khơng, hay sai… Nếu có nhiều trường hợp lựa chọn, phải có lối cho “trường hợp khác” cho tình chưa dự kiến TH1 TH1 TH2 TH khác TH2 TH khác sai tốt f Quy tắc vòng lặp: Điều kiện kết thúc lặp Vòng lặp phần lưu đồ có dạng sau: Khơng Có Có khơng Thao tác lặp 11 Đúng Sau thực thao tác lặp, quy trình kiểm tra điều kiện kết thúc vòng lặp, chưa thoả điều kiện tiếp tục làm lại thao tác lặp… điều kiện kết thúc vòng lặp thoả Thí dụ: đoạn lưu đồ mơ tả việc tiện chốt cm từ phôi lớn 1cm, sai số cho phép 1mm: Đường kính ≤ 1cm ? Có Sai khơng Tiện nhỏ bớt đường kính mm Khi vẽ vòng lặp, lưu ý thao tác lặp phải chắn làm cho điều kiện kết thúc lặp thỏa mãn vào lúc đó, khơng vịng lặp trở thành vơ tận khơng thể Thí dụ: vịng lặp sau khơng kết thúc lần lặp đầu đường kính lớn 1cm Đường kính ≤ 1cm Đúng Có khơng Sai Đắp thêm đường kính 1mm g Dữ liệu khơng tự chạy từ nơi sang nơi kia: CSDL CSDL CSDL Chuyển liệu Nhập số liệu CSDL A CSDL Sai Lập báo cáo Đúng 12 CSDL h Dùng ký hiệu nối để sơ đồ bớt phức tạp: Thí dụ tránh cho luồng không cắt nhau: A A g Ghi cần thiết: Dùng ký hiệu sau để ghi thêm bạn cảm thấy thân ký hiệu chưa đủ rõ ý: Đây liệu tuyệt mật MỘT SỐ VẤN ĐỀ VÀ ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP VỀ LƯU ĐỒ TRONG QUI TRÌNH HOẠT ĐỘNG CỦA NHÀ TRƯỜNG 4.1 Ví dụ lưu đồ Xét công nhận tốt nghiệp: 13 - Đề xuất thay đổi: SV Đăng ký xét TN A THƯ KÝ KHOA Lập danh sách SV đủ điều kiện tốt nghiệp PQLDT Lập danh sách SV công nhận TN KHOA xét duyệt Hiệu trưởng phê duyệt PQLDT Tổng hợp danh sách SV đủ điều kiện xét TN PQLDT Công bố danh sách SV công nhận TN Hội đồng xét TN xét duyệt PQLDT Lưu hồ sơ A 14 4.2 Ví dụ lưu đồ Thi kết thúc học phần lần 1: (các ghi đề xuất điều chỉnh) Dùng ký hiệu thao tác song song Dùng ký hiệu thao tác song song lưu đồ dài, nên cắt lưu đồ thành đoạn Chưa phù hợp Xây dựng QT con, dùng ký hiêu quy trình có Quy trình có 15 - Đề xuất thay đổi: P.QLĐT Nhận thơng tin năm học P.QLĐT Lên lịch thi kết thúc học phần dự kiến P.QLĐT Lên dự trù vật tư thi KHOA Phản hồi lịch thi P.QLĐT P.QLĐT Điều chỉnh lịch thi P.KH-VT Xếp địa điểm thi & Mua vật tư thi P.QLĐT Gởi lịch thi thức P.QLĐT Lập Bảng phân công giáo viên coi thi KHOA/GV Gởi danh sách - bảng điểm thi kết thúc học phần P.QLĐT Chọn & Photo đề thi theo số lượng HS-SV P.QLĐT Kiểm tra & ghép danh sach HS-SV dự thi P.QLĐT Đóng gói đề thi theo đơn vị lớp In phiếu thi trắc nghiệm 16 17 PHẦN KẾT LUẬN KIẾN NGHỊ PHẠM VI ÁP DỤNG, KHẢ NĂNG PHỔ BIẾN Sản phẩm đề tài sáng kiến kinh nghiệm nguồn tham khảo dành cho đơn vị trường q trình xây dựng lưu đồ, khơng phục vụ cơng tác ISO mà sử dụng cho nhiều công tác khác liên quan đến lưu đồ Bên cạnh đó, tài liệu nguồn tham khảo cho HSSV trình học tập trường THỜI ĐIỂM ÁP DỤNG Sản phẩm ứng dụng vào thực tiễn theo giai đoạn: - - Giai đoạn 1: Sau nghiệm thu, tác giả minh họa bổ sung thêm tình khó xử lý từ quy trình có trường sau thống với trưởng đơn vị Giai đoạn 2: Từ 02/04/2017 áp dụng thức trường HIỆU QUẢ MANG LẠI - Là sở để thống ký hiệu sử dụng trình vẽ lưu đồ, tránh ý kiến tranh luận khác - Các ký hiệu tiêu chuẩn ISO 5807 phù hợp với công cụ phần mềm Microsoft Visio nên người sử dụng có nhiều thuận lợi q trình xây dựng lưu đồ ĐỀ XUẤT - Sau biên soạn, tài liệu lấy ý kiến góp ý trưởng đơn vị Các đơn vị xem lại quy trình, chọn lưu đồ phức tạp để điều chỉnh cho tốt TÀI LIỆU THAM KHẢO [1] ISO 5807:1985(en) -Information processing — Documentation symbols and conventions for data, program and system flowcharts, program network charts and system resources charts [2] https://www.iso.org/obp/ui/#iso:std:iso:5807:ed-1:v1:en 18