082 công tác văn thư báo cáo thực tập

Báo cáo thực tập tôt nghiệp Khoa Quản Trị Kinh Doanh SVTỈỈ: Phạm La Ly Xuân ỦY BAN NHÂN DÂN THÀNH PHĨ HỊ CHÍ MINH TRƯỜNG CAO ĐẮNG CƠNG NGHỆ THỦ ĐỨC KHOA ỌƯẢN TRỊ KINH DOANH BÁO CÁO THựC TẬP TỐT NGHIỆP • • • Chun đề: Cơng Tác Văn Thư GV hướng dẫn: Huỳnh Song Toàn Sinh viên thực hiện: Phạm La Ly Xuân Ngành: Thư ký văn phòng a; CAO !>.VNG CONG NGlĩẸ Ị Lớp: C11QV Niên khóa: 2011-2013 Cơng tác văn thư LỜI CẢM ƠN! Em xin chân thành biết ơn đến Ban giám hiệu trường Cao Đăng Công Nghệ Thủ Đức thầy cô Khoa Quản trị Kinh doanh, ngành Thư ký Văn phòng tạo điều kiện cho em học tập trao dồi nhiều kiến thức, kinh nghiệm suốt thời gian theo học lớp C11QV Em xin bày tỏ lịng biêt ơn đến thây Huỳnh Song Tồn chủ nhiệm Trần Thị Liễu Anh tận tình hướng dẫn em suốt trình thực tập để em hoàn thành Chuyên đề Em xin chân thành cảm ơn anh Phan Trọng Quỳnh (Giám đốc) anh chị Xí nghiệp chế biến gỗ Đơng hịa tạo điều kiện tận tình giúp đỡ em suốt thời gian thực tập Xí nghiệp Ci em xin kính chúc Q Cơng ty hoạt động ngày phát triến Kính chúc Q Thầy dồi sức khỏe thành công nghiệp Em xin chân thành cảm ơn! D ĩ An, ngày thảng năm 2013 Sinh viên PHẠM LA LY XUÂN Bảo cáo thực tập tôt nghiệp Khoa Quản Trị Kinh Doanh SVTH:Phạm La Ly Xuân NHẬN XÉT CỦA ĐƠN VỊ THựC TẬP Họ tên Phạm La Ly Xuân Khoa Quản trị kinh doanh Ngành học Thư ký văn phòng Lớp C11QV Thực tập MSSV : 1150QV1357 : Xí nghiệp chế biến gỗ Đơng Hịa D ĩ An , ngày tháng năm 2013 óc GIÁM ĐỐC Phan Trọng Quỳnh Trang ỉii Cơng tác vãn thu NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN Họ tên : Phạm La Ly Xuân Khoa : Quản trị kinh doanh Ngành học : Thư ký văn phịng Lớp : C11QV Cơng ty thực tập : Xí nghiệp chế biến gỗ Đơng Hịa cliù {Í íu ^ MSSV: 1150QV1357 Ậ A c Ú®ỉịL ^&L£ D ĩ An, ngày thảng 'Ỷ năm 2013 GIÁO VIÊN Huỳnh Song Tồn Báo cáo thực tập tơt nghiệp Khoa Quản Trị Kinh Doanh SVTH: Phạm La Ly Xuân MỤC LỤC ìSk C3 JBỈ Trang Trang phụ bìa i Lời cảm ơn ii Nhận xét đơn vị thực tập iii Nhận xét giáo viên hướng dẫn iv Mục lục V Danh mục g viii Danh mục hình ix CHƯƠNG I: LỜI MỎ DẦU CHƯƠNG II: GIỚI THIỆU TỒNG QUÁT VÊ x í NGHIỆP CHÉ BIÉN GỎ ĐƠNG HỊA 2.1 Lịch sử hình thành phát triển Xí nghiệp chế biến gỗ Đơng Hịa 2.2 Chức nhiệm vụ Xí nghiệp chế biến gỗ Đơng H ịa 2.2.1 Chức 2.2.2 Nhiệm v ụ 2.3 Bộ máy tỗ chức Xí nghiệp chế biến gỗ Đơng H ịa .6 2.4 Quy trình Sản xuất - Cơng nghệ Xí nghiệp chế biến gỗĐơng H ịa 2.5 Co’ cấu sử dụng lao động Xí nghiệp chế biến gỗ Đơng H ịa 10 2.5.1 Theo giới tín h .10 2.5.2 Theo độ tu ổ i 11 2.5.3 Theo trình độ 12 Cơng tác văn thư 2.6 Tài sản cố định Xí nghiệp chế biến gỗ Đơng Hịa 13 CHƯƠNG III: CO SỞ LÝ LUẬN CÔNG TÁC VĂN THƯ 3.1 Những vấn đề ch u ng 14 3.1.1 Khái n iệm 14 3.1.2 Vị trí ý nghĩa cơng tác văn th 14 3.1.3 Yêu câu công tác văn th 14 3.1.4 Nội dung công tác văn thư 16 3.1.5 Phân công trách nhiệm công tác văn thư quan doanh nghiệp 16 3.1.6 Hình thức tơ chức cơng tác văn th 19 3.2 19 Quản ỉý giải văn CO’ quan doanh nghiệp 3.2.1 Quản lý giải văn đến 19 3.2.2 Quản lý giải văn 23 3.2.3 Quản lý văn nội văn m ật 26 3.2.4 Quản lý sử dụng dâu 27 3.3 Lập hồ SO’ lưu trữ hồ SO' 28 3.3.1 Khái niệm hồ sơ lập hồ sơ 28 3.3.2 Vai trị, vị trí u cầu công tác lập hồ s 28 3.3.3 Nội dung công tác lập hồ sơ 29 3.3.4 Công tác nộp lưu hồ sơ 32 CHƯƠNG IV: THỤC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI x í NGHIỆP CHẾ BIẾN GỎ ĐƠNG HỊA 4.1 Chức Phịng Tổ chức - Hành chánh 33 4.2 Nhiệm vụ Phòng Tổ chức - Hành chánh 34 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Khoa Quán Trị Kình Doanh SVTH: Phạm La Ly Xuân 4.3 Công tác văn thư Xí nghiệp chế biến gỗ Đơng Hịa 35 4.3.1 Xây dựne ban hành văn b ản 35 4.3.2 Việc quản lý văn đ ến 36 4.3.3 Quy trình xử lý văn đến 37 4.3.4 Quy trình xử lý văn đ i .40 4.3.5 Quy trình quản lý dấu .41 4.4 Tình hình trang thiết bị văn phịng .42 CHƯƠNG V: KÉT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ 5.1 Kết lu ân 46 • 5.2 Một số kiến nghị nâng cao hiệu công tác văn thư Xí nghiệp chế biến gỗ Đơng H òa 47 5.2.1 Giải pháp nhân 47 5.2.2 Nâng cao trình độ cán văn thư 47 5.2.3 Sắp xêp bô trí lại phịng làm việc nâng cao điều kiện làm việc Của Phịng Tơ chức - Hành chánh 49 5.2.4 Ưng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn th 50 5.2.5 Xây dựng kho lưu trư tập trung theo hướng đại hóa 51 5.2.6 Thường xuyên kiêm tra đánh giá hoạt động văn th 53 5.2.7 Một số biện pháp cụ thê đệ nâng cao hiệu công tác văn thư 53 TÀI LIỆU THAM K H Ả O 55 m Công tác văn thư DANH MỤC CÁC BẢNG Bảng 2.1 Cơ cấu tài sản Xí nghiệp chế biến gỗ Đơng Hịa năm 2009 Báo cáo thực tập tót nghiệp Khoa Quản Trị Kinh Doanh SVTH: Phạm La Ly Xn DANH MỤC CÁC HÌNH • Hình 2.1 Sơ Đồ Bộ Máy Tổ Chức Xí Nghiệp Chế Biến Gỗ Đơng Hịa Hình 2.2 Sơ Đồ Quy Trình Sản Xuất - Cơng Nghệ Của Xí Nghiệp Đơng Hịa Hình 2.3 Cơ cấu Lao Động Theo Giới Tính Xí Nghiệp Chế Biến Gỗ Đơng Hịa Năm 2009 Hình 2.4 Cơ c ấ u Lao Động theo Độ Tuổi Xí Nghiệp Chế Biến Gỗ Đơng Hịa Năm 2009 Hình 2.5 Cơ cấu lao động theo trình độ Xí nghiệp chế biến gỗ Đơng Hịa năm 2009 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Khoa Quản Trị Kinh Doanh SVTHĩPhạm La Ly Xuân Chương I LỜI M Ở DÂU Trước xu tồn cầu hóa phát triển không ngừng cách mạng khoa học công nghệ nay, việc chuẩn bị hội nhập kinh tế quốc tế, tạo dựng vị xu hội nhập, tận dụng tối đa hội phát triển khắc phục nguy tụt hậu yêu cầu cấp thiết nước ta Đây thời kỳ bước xây dựng kinh tế mở, gắn kết thị trường khu vực giới nhằm đẩy mạnh nghiệp công nghiệp hóa đại hóa đất nước Chính vậy, doanh nghiệp phải tự đổi mới, tận dụng hội để tồn phát triển đáp ứng xu hội nhập Đe phục vụ cho công tác xây dựng phát triển đất nước cơng tác văn thư trọng đặt lên hàng đầu cung cấp xác đầy đủ thông tin nhằm phục vụ cho phát triển cùa doanh nghiệp xã hội Nhận thấy tầm quan trọng điều nên em chọn đề tài cơng tác văn thư Xí nghiệp chế biến gỗ Đơng Hịa làm chun đề báo cáo cho Thơng qua việc thực hành giúp thân củng cố kiến thức học, nâng cao lực vận dụng lý thuyết vào thực tiễn, rèn luyện kỹ làm việc phong cách làm việc Trong thời gian thực tập, thân vừa phải áp dụng kiến thức học, vừa phải thực công tác thực tế nên nhiều hạn chế trình thực nhiệm vụ cơng việc chun mơn Song, dựa vào kiến thức học, hướng dẫn giáo viên chuyên nghành, giúp đỡ tận tình lãnh đạo nhân viên Xí nghiệp, điều kiện để thân khắc phục khó khăn hồn thành báo cáo T rn n Cơng tác văn thư văn thư có trách nhiệm đóng dấu lên văn có chữ ký lãnh đạo Khơng đóng dấu khống vào văn bản, giấy tờ chưa có chữ ký lãnh đạo, cấp có thẩm quyền văn giấy tờ chưa có nội dung để tránh gây sai phạm hậu khôn lường Chỉ cán văn thư phép đóng dấu Khi cán văn thư vắng mặt bàn giao dấu cho Trưởng phịng Tổ chức - Hành chánh tạm thời quản lý Con dấu đặt hình chữ nhật, có lớp vải mềm đỏ đặt đáy đảm bảo dấu không bị hư hại biến dạng Sau kết thúc làm việc dấu cất hộp để tủ có khóa Cán văn thư khơng sử dụng dấu cách tùy tiện, không mang nhà, không nhờ cất giữ hộ Mực dấu Xí nghiệp màu đỏ tươi theo quy định, cán văn thư khơng đóng dấu cơng ty vào phàn chữ ký văn cấp đơn vị, trường hợp cần thiết cán văn thư đóng dấu treo phần tên công ty ban hành đóng dấu xác nhận chữ ký Cán văn thư chịu trách nhiệm hồn tồn với dấu đóng 4.4 Tình hình trang thiết bị văn phịng: Trang thiết bị Phòng Tổ chức - Hành chánh gồm loại sau: máy vi tính, máy in, bàn làm việc, tủ đựng hồ sơ Chúng bố trí sau: lb 4a Tranp 42 4b Báo cáo thực tập tốt nghiệp Khoa Quản Trị Kinh Doanh SVTHĩPhạm La Ly Xuân Ghi chứ: la,b: bàn làm việc cán văn thư 2: máy vi tính 3: máy in 4a,b: tủ đựng hồ sơ 5a,b: cửa sổ 6: cửa vào Chức bô thiết bi đỏ là: 01 máy vi tính: dùng để đánh văn làm khâu nghiệp vụ khác 01 máy in: dùng để in sau soạn thảo văn 02 bàn làm việc: 01 bàn kính dài chân tiện ghế tiếp khách 01 bàn làm việc 02 tủ dựng hồ sơ: 01 tủ (4a) đựng hồ sơ thường 01 tủ (4b)dùng để đựng văn bản, giấy tờ quan trọng Nhìn chung trang thiết bị phịng làm việc bố trí họp lý, thuận tiện cơng việc Tuy nhiên có khó khăn Xí nghiệp chưa có máy Photocopy cịn khó khăn việc nhân văn bản, làm giảm tiến độ giải công việc * KÉT QUẢ MÀ CÔNG TÁC VĂN THƯ ĐẰ ĐẠT ĐƯỢC Thời gian qua cơng tác văn thư có tiến rõ rệt, đặc biệt việc soạn thảo văn Có máy tính phục vụ cho việc soạn thảo văn cộng với kinh nghiệm lâu năm có cán văn thư nên văn soạn thảo nhanh, trình bày đẹp, nội dung rõ ràng, ngôn từ dễ hiểu, việc sử dụng máy vi tính, máy in làm cho việc soạn thảo văn nhanh thuận tiện nhiều Được quan tâm, ủng hộ giúp đõ ban lãnh đạo Xí nghiệp cán lãnh đạo khối văn phịng nên phận văn thư Xí nghiệp Trans 43 Công tác văn thư trang bị đầy đủ điều kiện trang thiết bị máy móc tạo điều kiện việc tốt cho cán văn thư Hệ thống trao đồi thông tin liên lạc vớỉ bên cải thiện đại hoá hệ thống máy điện thoại, máy fax, mail qua mạng Thay việc trước giao dịch với quan ngồi cơng văn giấy tờ Xí nghiệp càn gửi nhanh văn thư phải đến tận nơi gửi qua bưu điện văn thư liên lạc với quan bên qua hệ thống điện thoại, fax mail nhanh thuận tiện Thông tin văn tương đối chuẩn mực xử lý cách khoa học * MỘT SÓ TỒN TẠI CỦA CỒNG TÁC VĂN THƯ ^ Hiện nhân lực Phòng Tổ chức - Hành chánh có cán văn thư nên họ phải kiêm nhiệm nhiều vỉệc vừa làm công tác văn thư, lưu trữ, vừa kiêm đánh máy vi tính in an photo tài liệu Do khối lượng công việc nhiều dẫn đến ùn tắc, không giải kịp thời, phải để ngày hơm sau giải Cán văn thư có nhiều năm cơng tác tức có nhiều kinh nghiệm nghề nghiệp, tuổi đời cao nên nắm bắt khoa học công nghệ để áp dụng vào công tác văn thư gặp nhiều trở ngại, khó khăn Chưa cập nhật kiến thức mới, phương thức làm việc chưa khai thác hết tính máy tính để phục vụ cho công việc nhằm nâng cao hiệu cơng tác văn thư •3“ Việc chuyển giao văn đơi cịn chậm, việc quản lý văn đi, văn đến chưa thật nghiêm túc sát sao, chưa quy trình Cơng tác văn thư cịn mang tính chất thủ cơng, sử dụng nhiều mẫu sổ viết tay thẻ in giấy in ^ Nhược điểm lớn cần lưu ý cơng tác văn thư là: mẫu sổ văn đến văn sử dụng Xí nghiệp chưa trình bày khoa Trang 44 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Khoa Quản Trị Kinh Doanh SVTHĩPhạm La Ly Xuân học dẫn đến việc quản lý văn đi, văn đến chưa chặt chẽ Các văn đi, văn đến ghi lại cách thủ công Trans 45 Công tác văn thư CHƯƠNG V KÉT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ 5.1 KÉT LUẬN: Qua thời gian thực tập Xí nghiệp chế biến gỗ Đơng Hịa, em thực nhiều vấn đề liên quan đến nghiệp vụ Thư ký Văn phịng thầy giảng dạy trường, qua giúp em hiểu sâu chun mơn Giúp em hiểu biết thêm môi trường làm việc thực tế, có vấn đề kiến thức cần học tập để có kinh nghiệm làm việc tương lai tới Từ kiến thức trang bị ghế nhà trường, giúp đỡ nhiệt tình ban lãnh đạo nhân viên Xí nghiệp chế biến gỗ Đơng Hịa thời gian thực tập giúp cho em có sở tảng cho việc nắm vững kiến thức học trường Em nhận thấy văn bản, giấy tờ công cụ đắc lực cơng tác quản lý điều hành Ban lãnh đạo Do cơng tác văn thư có vị trí quan trọng khơng thể thiếu cơng tác điều hành quản lý hoạt động công ty Công tác thực tốt tạo điều kiện trợ giúp việc định Ban giám đốc cơng ty đắn, xác, kịp thời, phù hợp với điều kiện thực tế công ty Đe đảm bảo tính trung thực, xác kịp thời văn bản, giấy tờ ban lãnh đạo cơng ty cần quan tâm đạo sát không ngừng nâng cao chất lượng áp dụng thành tựu khoa học kỹ thuật vào công tác văn thư cách linh hoạt khéo léo, phù hợp với hoàn cảnh điều kiện công ty Cán làm công tác văn thư cần phải tự học hỏi, trau dồi kiến thức, chuyên môn nghiệp vụ cho than để hồn thành tốt cơng việc giao Trên sở lý luận thực tiễn em xin đề xuất số ý tưởng đế nâng cao hiệu cơng tác văn thư Xí nghiệp chế biến gỗ Đơng Hịa Trang 46 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Khoa Quản Trị Kinh Doanh SVTHĩPhạm La Ly Xuân Dù có nhiều cố gắng khơng tránh khỏi sai sót em mong nhận xét bảo nhiệt tình thầy làm việc Xí nghiệp chế biến gỗ Đơng Hịa để giúp em hồn thành tốt hon thực tiễn sau 5.2 MỘT SÓ KIÉN NGHỊ NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI XÍ NGHIỆP CHÉ BIẾN GỎ ĐỒNG HỊA: 5.2.7 Giải pháp nhân sự: Hiện nay, số lượng cán nhân viên Phịng Tổ chức hành chánh thuộc xí nghiệp so với số lượng công việc phải đảm nhận khơng cân đối Cơng việc nhiều, người làm dẫn đến tượng ùn tắc, trì trệ Ngồi cán văn thư có người hầu hết cán văn phòng độ tuổi nghỉ hưu Nếu chờ đến họ nghỉ hưu tuyển cán làm cho cơng việc bị gián đoạn cán vào thời gian học hỏi, làm quen với cơng việc Vì Phịng Tổ chức hành chánh nên tuyển thêm cán khỉ người đương nhiệm chuẩn bị hưu họ có điều kiện thời gian để bảo công việc cho cán mới, giúp cán thiết lập mối quan hệ cần thiết công việc Hơn nữa, việc tuyển dụng cán đem lại cho xí nghiệp nhiều lợi họ cán trẻ, có lực nhiệt huyết làm việc, họ có sức sáng tạo, có đủ trình độ kiến thức để lĩnh hội đầy đủ tri thức tiến nhân loại cách nhanh chóng 5.2.2 Nâng cao trình độ cán văn thư: Hầu hết cán Phòng Tổ chức hành chánh người có thâm niên làm việc, có nhiều kinh nghiệm khơng phải họ có kinh nghiệm mà họ đáp ứng cách nhanh nhạy thay đổi, yêu càu cơng việc Khi mà trình độ khoa học phát triển áp dụng cơng tác văn phịng họ không đào tạo lại thường xuyên họ không Trano Công tác văn thư đủ kiến thức để vận hành máy móc thiết bị tiên tiến Do mục tiêu nâng cao suất lao động Xí nghiệp khó đạt Có thể thấy công tác thông tin, việc thu thập, xử lý thông tin bước quan trọng, công việc thực tốt cán văn thư có trình độ chun mơn, trình độ soạn thảo văn đặc biệt khả phân tích tình huống, khả giải vấn đề thực tế không tốt ảnh hưởng không nhỏ đến việc tham mưu giúp nhà lãnh đạo Xí nghiệp Bởi để đáp ứng nhu càu thực tế Xí nghiệp cần ý đến số vấn đề sau: Nâng cao trình độ kỹ thuật soạn thảo văn cho cán văn thư Hiện phận văn thư nơi phải tiếp xúc với thông tin nhiều Văn thư đầu mối thu thập trung chuyển thơng tin chủ yếu dạng văn tồn Xí nghiệp Do đó, thơng tin từ phía khách hàng, tổ chức quyền, quan quản lý cấp trên, qua phận văn thư tập họp phân phối thông tin cho phận có liên quan Chính vai trị văn thư quan trọng nhằm đảm bảo luồng thơng tin truyền gửi nhanh chóng, địa Thực tế cán văn thư soạn thảo văn Nhưng văn có đảm bảo tính khoa học, xác, đủ nội dung, đẹp hình thức, sử dụng từ ngữ ngữ pháp, cấu trúc câu hay khơng địi hỏi người cán phải nắm yêu cầu ngun tắc quy trình soạn thảo văn Ngồi ra, cịn phải ln cập nhật thơng tin nhất, quan điểm, đường lối chủ trương Đảng Nhà nước, đặc biệt cán phải giỏi tiếng Việt, tiếng Việt thường đa nghĩa phải sử dụng xác đê khơng gây hiểu lầm cho người đọc Theo em Xí nghiệp nên tạo điều kiện vật chất thời gian để cán văn thư học lóp đào tạo ngắn hạn hàng năm (từ đến tháng) để nâng cao kiến thức trình độ chun mơn Trans 48 Bảo cáo thưc tập tốt nghiệp ^ Khoa Quản Trị Kinh Doanh SVTHĩPhạm La Ly Xuân Nâng cao lực kỹ thuật sử dụng phương tiện đại đặc bỉệt phương tiện tin học Những năm gần đây, Xí nghiệp đầu tư cho phịng ban số máy móc móc thiết bị đại máy in, máy vi tính, máy fax cán sử dụng thành thạo Thông thường họ hướng dẫn sử dụng vài thao tác đơn giản mang tính phục vụ cho chun mơn chưa học cách bảo quản, lau chùi, xử lý cố kỹ thuật đơn giản trình vận hành máy móc Do vậy, cán nên tự nghiên cứu, tìm hiểu nâng cao hiểu biết tiến công nghệ, cách bảo quản phương tiện máy móc thơng qua loại sách báo phương tiện khác để tránh trường họp hư hỏng nhẹ máy móc làm gián đoạn cơng việc Cũng hướng dẫn cho cán cách: đầu tư máy móc thiết bị cho phịng ban nhân viên bán sản phẩm đến tận nơi để hướng dẫn cách sử dụng, bảo quản, xử lý cố thông thường cho cán phịng 5.2,3 Sắp xếp bố trí lại phịng làm việc nâng cao điều kiện làm việc Phòng To chức - Hành chánh Điều kiện môi trường làm việc có ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu suất lao động Điều kiện làm việc gây cảm giác khó chịu cho người lao động, làm giảm nhiệt tình cơng việc Phịng Tổ chức - Hành chánh nơi đảm nhiệm cơng tác nghiệp vụ thuộc văn phịng mà cịn nơi đón tiếp hướng dẫn khách gặp phận chức cần thiết Hiện phịng bố trí tầng trụ sở, không phù hợp thuận tiện giao tiếp giải công việc Vỉ du: Khi khách đến giải vấn đề tài chính, trước tiên khách phải gặp cán Phòng Tổ chức - Hành chánh tầng sau dẫn xuống Trane 49 Cơng tác văn thư gặp trưởng phịng Tài - Ke tốn tầng Như khách phải lên tầng hai xuống tầng Điều gây thời gian, không thuận tiện cho khách Do nên bố trí phịng Tố chức Hành chánh tầng với vị trí thuận tiện dễ tìm cho khách Phịng làm việc phải đảm bảo thơng thống với khơng gian bên ngồi để nhân viên cảm thấy thoải mái, khơng căng thẳng làm việc Nhiệt độ có ảnh hưởng đến sức khỏe người Nếu nhiệt độ thấp lượng thể chủ yếu sử dụng để chống rét, nhỉệt độ cao lượng bị tỏa nhiệt gây nước làm cho thể mệt mỏi Cả hai điều kiện làm cho suất lao động thấp Vì nhiệt độ phù hợp từ 25 - 300C Màu sắc có ảnh hưởng đến tâm lý người, từ tác động đến suất lao động Phịng làm việc nên có gam màu lạnh giúp cho người ta tập trung tinh thần, giữ vững suất lao động thời gian dài Ánh sáng: vừa đủ mà khơng cảm thấy lóa mắt 5.2.4 ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư Thơng tin vấn đề có tính chất sống doanh nghiệp thời đại nay, cập nhật nắm bắt nhanh hay chậm ảnh hưởng nhiều đến hiệu sản xuất kinh doanh doanh nghiệp, ứ n g dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư đảm bảo cung cấp thơng tin cách nhanh chóng xác giúp cho cán đưa thông tin kịp thời, xác, đímg đắn Vì cơng tác cần coi trọng trình quản lý nhà lãnh đạo Hiện Phòng Tổ chức - Hành chánh trang bị hai máy vi tính Tuy nhiên nhân viên văn thư khai thác số ứng dụng soạn thảo văn bản, in văn Còn nghiệp vụ khác làm thủ công nhiều thời gian, áp dụng công nghệ thông tin vào việc giải văn lưu trữ hồ sơ tài liệu góp phần tiết kiệm thời gian, công sức cho nhân viên văn thư giúp đẩy nhanh tiến độ công việc sau: Trans 50 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Khoa Quản Trị Kinh Doanh SVTHĩPhạm La Ly Xuân Quản lý văn bân đến: cán văn thư sử dụng máy vi tính để lập mẫu sồ vào sồ trực tiếp máy vi tính Khi có văn đến cần mở sổ đăng ký văn đến lưu máy nhập vào tất thơng tin cần thiết: số kí hiệu văn bản, ngày tháng nhận văn bản, tên loại, trích yếu có sai sót sửa lại dễ dàng khơng dập xố Cán văn thư thống kê số lưọng văn đến dễ dàng hàng ngày, hàng tháng, hàng năm mà nhiều thời gian để đếm sổ tay Quản ỉý văn đi: Tương tự quản lý văn đến, nhân viên kẻ mẫu sổ máy tính nhập thơng tin cần thiết vào sổ Lưu trữ hồ sơ máy vi tính: Việc lưu trữ tài liệu máy vi tính tiện ích lớn cơng tác văn thư, giúp ích nhiêù cho cán văn thư Khi cần tra cứu tra cứu nhanh chóng, cần nhớ vài thông tin văn như; số, ký hiệu, nơi g i xác định văn nằm chỗ kho lưu trữ Phương pháp giúp nhân viên văn thư tiết kiệm nhiều thời gian so với phương pháp tìm kiếm số sách Nổi mạng nội bộ: Đây phương pháp làm việc mang tính khoa học, đem lại chất lượng cao Nó giúp cho cán tồn Xí nghiệp nói chung nhân viên văn thư nói riêng nắm bắt tình hình sản xuất kinh doanh Xí nghiệp máy vi tính mà khơng cần phải qua đơn vị báo cáo Thu thập thông tin: cách thu thập thơng tin đầy đủ nhất, xác nhất, nhanh chóng tiện lợi thơng qua mạng Internet, thơng tin mạng mang tính thời cao, có cách nhìn đa chiều vấn đề Nó giúp cung cấp thơng tin bổ ích cần thiết cho công việc nhân viên văn thư- lưu trữ Trang 51 Cöng täc van thu 5.2.5 Xäy düng kho luu trit täp trung theo huö'ng hien dai hộ Tai Xi nghiep ho so, täi lieu khưng dirgc liru trü möt cäch täp trung mä hö so täi lieu thuöc phöng ban näo thi phöng ban dö tu quän ly Dieu näy rät khö khän cho cän bö van thu vä cän bö cäc phöng ban khäc Hö so täi lieu khöng dugc luu tru tap trung mä phän tan ö cäc phöng ban dö viec quän ly, bäo quän khöng dugc thöng nhät, vi the hö so, täi lieu khöng tränh khöi mät mät, räch nät, möi mot Noi läm viec chat chöi, lai phäi luu tru bäo quän täi lieu vi vay rät bat tien änh huöng den cöng viec Viec luu tru täi lieu cäc phöng ban da läm khöng phöng rät ngöt ngat gay uc che cho nhän vien Khö khän viec truy tim täi lieu, de khäc phuc tinh hinh tren thi Xi nghiep nen cö ke hoach xäy düng them möt phöng läm kho luu tru täi lieu cüa Xi nghiep Cäch tö chüc phöng luu trü täp trung cö the tö chüc nhu sau: Dua väo ca cäu tö chüc bo mäy hoat döng cüa Xi nghiep mä van thu cö the chia thänh cäc tu luu trü phü hgp Hö so, täi lieu lien quan den bö phän, phöng ban näo thi de väo tu cüa bö phän dö, cän bö van thu lä nguöi truc tiep huong dän hg säp xep hö so, täi lieu väo tu cho khoa hgc vä hieu qua danh muc täi lieu dugc säp xep cäc höp, ben ngội hưp phäi dän nhän ghi däy du thưng tin de de kiem tim vä thöng ke ^ Cän bö van thu cö the lap bang danh muc hö so de quän ly theo döi vä xäc dinh vi tri cüa hư so tu, hộc ngän De gưp phän giäi phöng khöng gian luu tru thi cuöi möi näm cän bö van thu phäi thöng ke, lua chon nhüng giäy tö täi lieu da het giä tri de tien hänh tieu huy Däy lä cöng viec thuöng xuyen döi voi cäc kho luu tru döi höi phäi thuc hien möt cäch thän trgng vä theo quy trinh thäm dinh vä kiem tra chat che Trang 52 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Khoa Quản Trị Kinh Doanh SVTHĩPhạm La Ly Xuân Xí nghiệp càn trang bị thêm thiết bị chuyên dụng cho công tác văn thư như: tủ, giá, thiết bị phòng chống cháy nổ, chống ẩm, mốc, hệ thống thơng gió, hệ thống bảo vệ, loại thuốc chống mối m ọt nên trang bị thêm máy vi tính nhằm phục vụ việc tra cứu nhanh chóng, thuận tiện 5.2.6 Thường xuyên kiểm tra đánh giá hoạt động văn thư Tồn lớn hoạt động doanh nghiệp nhà nước trông chờ ỷ lại trốn tránh trách nhiệm, làm việc cầm chừng, không đem lại hiệu Đặc biệt Xí nghiệp q trình chuyển đối từ doanh nghiệp nhà nước sang hoạt động đạo cơng ty cố phần Vì Xí nghiệp cần phải thường xuyên kiểm tra, đánh giá tránh tình trạng nhân viên trốn việc, bỏ làm ảnh hưởng đến lao động công ty Để đảm bảo công tác văn thư thực tốt ngồi số biện pháp trên, cơng ty thường xun tiến hành việc kiểm tra xem số ván chuyển đến, số văn mà công ty ban hành số văn tài liệu lưu trữ có theo quy định khơng, khơng phải điều chỉnh cho kịp thời, phù hợp Qua công tác kiểm tra, phận văn thư nói riêng phịng ban đơn vị cơng ty nói chung rút mặt hạn chế để kịp thời khắc phục Hiện cơng ty có hoạt động cơng tác văn phịng định kỳ, nhân viên phải lập kiếm điểm định kỳ tình hình thực cơng việc đế nộp lên ban lãnh đạo Đây biện pháp mang ý nghĩa tích cực nhân viên công ty, tinh thần tự giác tự đánh giá nhận xét thân thái độ, trách nhiệm cơng việc mình, phát huy tự giác cán cơng nhân viên Ngồi Xí nghiệp cịn thực sách khen thưởng nhân viên, xử phạt nghiêm minh, kiểm điểm cán công nhân viên không chấp hành nội quy lao động 5.2.7 M ột số biện pháp cụ thể đế nâng cao hiệu công tác văn thư Trang 53 Cöng täc van thu' Cöng täc van thu cän duac chü däy manh hon nüa de quän ly van bän dugc chinh xäc, rö rang, chi tiet hon Cän bo cän lap möt quyen so chuyen giao van bän noi bo de tien cho ban länh dao quän ly Co the lap mäu so nhu sau: van thu cän giäi quyet, cäc van bän den, cäc van bän di theo düng trinh tu, düng nguyen täc Döi voi cän bo van thu cän dugc dao tao, böi duong chuyen nghiep, biet sü düng mäy vi tinh thänh thao, soan dugc cäc loai van bän Häng näm cän bo van thu phäi lap danh säch danh muc hö so de cäc bo phan xi nghiep thuan tien viec säp xep vä quän ly mot cäch chät che vä cö the theo döi, xäc dinh vi tri hö so tu, ngän düng hö so Tom lai, tren däy lä möt so kien nghi cüa em dua tren co so danh giä thuc trang mä em da neu o chuong IV nhäm gưp phän hộn thien cưng täc van thu tai Xi nghiep che bien gö Dong Höa Em hy vpng nhüng y tuong cüa minh cö the dugc länh dao cüa Xi nghiep xem xet dua tren nhüng dieu kien mä Xi nghiep hien cö de cưng täc van thu ngäy cäng hộn thien hon nüa Trang 54 Báo cáo thực tập tốt nghiệp BBSB— — Ẽ gg— ■ BB— — Khoa Quản Trị Kỉnh Doanh — B B SV T H ĩP hạm La Ly X uân — B B g g TÀI LIÊU THAM KHẢO [1] Tham khảo tài liệu khóa trước [2] Tham khảo từ tài liệu, số liệu Xí nghiệp chế biến gỗ Đơng Hịa năm 2009 [3] Giáo trình Nghiệp vụ thư ký, soạn thảo văn quản lý hồ sơ tài liệu, Trường Hành chánh Quốc gia, lưu hành nội năm 1995 [4] Nghiệp vụ Thư ký văn phòng, Khoa Quản trị kinh doanh, lưu hành nội năm 2009, Trường Cao đẳng Công nghệ Thủ Đức [5] Các trang web tuổi trẻ http://www.tuoỉtre.com, trang web thời báo kinh tế Sài Gòn http://thoibaokỉnhtesaỈ2on com, Trans 55 «