531 soạn thảo văn bản báo cáo thực tập

BẢO CẢO THỤC TẬP TÓT NGHIỆP GVHD: TRẦN LIỄU ANH LƠI CAM ƠN Sau năm học Trường Cao đẳng Công nghệ Thủ Đức, với dạy bảo tận tình q Thầy cơ, khơng Thầy trao dồi cho em kiến thức chuyên ngành Thư ký văn phòng mà trao dồi kiến thức xã hội Vì vậy, em chân thành cảm ơn tồn thể Ban Giám hiệu, giáo viên trường Cao đẳng Công nghệ Thủ Đức giúp đỡ, tận tình dạy bảo em suốt thời gian học tập vừa qua Và nữa, em biết ơn Thầy Nguyễn Xuân Toán - Trưởng phịng Cơng tác Học sinh - Sinh viên tạo điều kiện để em có thổ thực tập trường Cao đẳng Cơng nghệ Thủ Đức Phịng Cơng tác Học sinh - Sinh viên Qua đó, giúp em hoàn thành tốt đợt thực tập để chuấn bị cho kỳ thi tốt nghiệp cuối klioá Với tiếp nhận, giúp đỡ tạo điều kiện tốt Thầy, thân em tham gia vào công việc thực tế nhà trường, có bước đầu tiếp cận làm quen, học hỏi bố sung nhiều kiến thức học tập nghiệp vụ chuyên mơn thực tiễn Vì vậy, em cảm ơn Ban Lảnh đạo Phịng Cơng tác Học sinh - Sinh viên, hướng dẫn tận tình Thầy cô Em tin giúp đỡ giúp thân em nhiều việc vận dụng kiến thức tiếp thu vào thực tế sống, cơng việc sau tốt nghiệp trường Xin kính chúc Ban Giám hiệu, Q Thầy giáo Trường Cao đẳng Công nghệ Thủ Đức dồi sức khoẻ thành công sống Em xin chân thành cảm ơn HSTH: TRẦN THỊ MINH THUỲ Trang GVHD: TRẦN LIEU ANH BÁO CÁO THỤC TẬP TÓT NGHIỆP ^*;^NHẬN XÉT CỦA ĐƠN VỊ THựC TẬP é V tc J J j ỵ lac 'r /r ộ u ' ¿ fm 'y j M ộ fiùb jJ ỗ ợP f -'ịẮ u e k GO [rẨ / £ {# L ũf.( Mỗfo/ 'GpLe c jy i/ '.¿ ¡ fa i r ịu ? rfaàj r& t IftlQ/ ’YiA'i'ûn ü ! ! p ? /ặ .(£ $ .QMA C j.y â t) ¿ ^ ¿ / ? / / O Ô L I b kj&tỵ (£ùlĩ^ y £ ế p £ p ^ả ì c ữ C a X G £ £ £ £ £ £ ^£ e Ẵ £ CLkk.\.yO AỈ\jfiiQ'!!£iêjj \’ aa.c .!! {zaiitj rjnü !'.' ^ i? ổ "ùpan cz a l ï m - È ^ HL T f■ HSTH: TRẦN THỊ MINH THUỲ CTHS Trang BẢO CẢO THỤ C TẬP TỐT NGHIỆP GVHD: TRẦN LIẺU ANH NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN u i Á íMXrỷ»yỏã Ẩiữ-k .£)j£.m À &.Ị %-Ị-h)' JjUï) HSTH: TRẦN THỊ MINH THUỲ Trang BẢO CẢO THỤC TẬP TÓT NGHIỆP GVHD: TRÀN LIẺƯ ANH MỤC LỤC Trang Lời cảm ơn Nhận xct đơn vị thực tập Nhận xét giáo viên hướng dẫn Danh mục chữ viết tất Lời mở đầu PHÀN I:PHẢN MỞ ĐẦU Đặt vấn đề Mục đích nghiên cứu Đối tường, phạm vi nghiên cứu Phương pháp nghiên cứu PHẦN II: TONG QUAN VÈ TRUÔNG CAO ĐẲNG CỎNG NGHỆ THỦ ĐỨC * Lịch sử phát triển nhà trường Giới thiệu chung Các phịng ban có liên quan • Phịng Cơng tác HS-SV • Phịng Hành - Tổ chức • Phịng Đào tạo • Phịng Tài - Ke toán PHẦN III: C SỞ LÝ LUẬN VỀ SOẠN THẢO VĂN BẢN 22 Khái niệm soạn thảo văn Những ycu cầu chung soạn thảo văn Phân loại văn Một số nguyên tắc soạn thảo văn Một số thủ tục soạn thảo văn PHẦN IV: TÌM HIẺU THựC TRẠNG VÈ CƠNG TÁC SOẠN THẢO VĂN BẢN THUỘC PHÒNG CỒNG TÁC HỌC SINH - SINH VIÊN 30 • Một số mẫu văn dung P.CTHS-SV PHÀN V: KẾT LUẬN, KIÉN NGHỊ, ĐỀ XUẤT 37 • Ý kiến đề xuất • Kinh nghiệm tích góp soạn thảo văn • Nhật ký thực tập • Ket đạt q trình thực tập • Tài liệu tham khảo HSTH: TRẦN THỊ MINH THUỲ Trang BẢO CẢO THựC TẬP TÓT NGHIỆP GVHD: TRÀN LIÊU ANH DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT CHỮ VIẾT ĐÀY ĐỦ Phịng Cơng tác Học sinh - Sinh viên Bộ Giáo dục - Đào tạo Đoàn Thanh niên cộng sản Hồ Chí Minh ủ y Ban Nhân Dân Giáo viên chủ nhiệm Phòng Giáo dục - Đào tạo HSTH: TRÀN THỊ MINH THUỲ CHŨ VIẾT TÁT P.CTHS-SV BỘ.GD-ĐT Đoàn.TNCS PICM ƯBND GVCN P.GD-ĐT Trang BẢO CẢO THựC TẬP TỎT NGHIỆP GVHD: TRẦN LIỄU ANH LỜI MỞ ĐÂU Trong thời đại Cơng nghiệp hố - Hiện đại hố đất nước nay, địi hỏi người nềy phát triển để hoàn thiện việc học lý thuyết trường, xong chưa đủ mà đòi hỏi phải va chạm với thực tế Tiếp xúc với cơng việc máy móc có liên quan văn phịng, để thưận lợi cho cơng việc saư Khơng thời kỳ cần biết đọc, biết viết làm thư ký Một số anh, chị, cm từ thời kỳ cịn lưu lại, cần qua lớp bồi dường thích hợp Ngày nay, thư ký nghề phải đào tạo có hệ thống, vừa bảo đảm làm tốt cơng việc giao, vừa có điều kiện hỗ trợ đồng cần thiết, vừa có khả thích nghi với đổi tới, vừa có triển vọng phát triển theo nấc thang nghề nghiệp sau Chính mà giúp đỡ Trường Cao Đẳng Công Nghệ Thủ Đức em dược thực tập trường Tuy học trường bắt đầu giai đoạn thực tập, em cịn bỡ ngỡ nên tiếp thu cơng việc chậm, em làm quen với cơng việc Trong q trình thực tập hướng dẫn tận tình quv Thày cơ, thân em gặp số khó khăn thuận lợi sau: - Thuần lơi: Được quan tâm giúp đỡ lãnh đạo P.CTHS-SV, nhiệt tình cán trực tiếp hướng dẫn nghiệp vụ thầy nói chung giáo viên trực tiếp hướng dẫn nói riêng + Trong q trình thực tập thắc mắc cán giúp đỡ đáp ứng cách thoả đáng • Qúa trình thực tập thân em học hỏi nhiều kinh nghiệm cán chun mơn nhà trường • Được tiếp xúc với trang thiết bị văn phòng đại loại giấy tờ trcn lý thuyết mà thân chưa biết • Đặc biệt em giao lưu với sinh viên Hàn Quốc đă giúp em củng cố khả giao tiếp, giao lưu, học hỏi với bạn ngoại quốc HSTH: TRÀN THỊ MINH THƯỲ Trang BÁO CÁO THựC TẬP TÓT NGHIỆP - GVHD: TRẦN LIỄU ANH Khỏ khăn: Trong q trình tiếp xúc cơng việc bỡ ngỡ, chưa linh động, lung túng nên đơi khỉ cịn thiếu sót Tuy thời gian ngắn, hướng dẫn Thầy cô, thân cm hoàn thành thực tập Do lần đầu tiếp xúc với công việc nên nội dung không khởi thiếu sót, mong nhận ý kiến đóng góp q Thầy để thân hồn thiện nội dung báo cáo thực tập phong phú, xác với thực tiễn hơn, giúp em hoàn thện thân đê phục vụ tốt công tác sau Em xin chân thành cảm ơn HSTH: TRÀN THỊ MINH THUỲ Trang BẢO CẢO THỰC TẬP TÓT NGHIỆP GVHD: TRẦN LIẺƯ ANH PHÂN I: MỞ ĐÂU l.Đ ặtvấnđề: Công tác soạn thảo xử lý văn công việc quan trọng diễn hàng ngày tất quan quản lý, đơn vị trường học Chính cơng tác có ảnh hưởng lớn đến chất lượng hoạt động quản lý giáo dục đào tạo Nhàm nâng cao lực hiệu công tác soạn thảo xử lý văn lĩnh vực giáo dục Công tác soạn thảo xử lý văn công việc quan trọng diễn hàng ngày tất quan quản lý, đơn vị trường học Chính cơng tác có ảnh hưởng lớn đến chất lượng hoạt động quản lý giáo dục - tạo Mục đích nghiên cứu: - Học hỏi kinh nghiệm từ anh chị nhân viên công tác soạn thảo văn Bồi dưỡng, nâng cao kiến thức nghiệp vụ thực tiễn Tìm hiểu mục đích, u cầu, quy trình cơng tác soạn thảo văn Nghicn cứu bải mẫu công văn dc phục vụ cho công việc sau Đối tưọng nghiên cứu: - Các kiếu mẫu văn hành chính, ví dụ: công văn, báo cáo, thông báo, biên - Các kiểu mẫu văn pháp quy, ví dụ: nghị quyết, thị, thông tư, định, nghị định, thơng cáo Phạm vi nghiên cứu: - Phịng cơng tác học sinh sinh viên - Các phịng ban có liên quan Phịng hành chính, Phịng kế tốn, Khoa quản trị kinh doanh, Phịng khảo thí Phương pháp nghiên cứu: - Học hỏi tử anh chị nhân viên Phịng cơng tác học sinh sinh viên Điều khơng biết nhờ anh chị hướng dẫn Từ bắt đầu cơng việc thực tiễn, làm có điều khơng biết hỏi anh chị nhân viên bảo Rút kinh nghiệm cho thân để ngày tiến Tham khảo thêm tài liệu, biểu mẫu văn hành mạng, sách báo học, thư viện trường HSTH: TRÀN THỊ MINH THƯỲ Trang BẢO CẢO THựC TẬP TÓT NGHIỆP GVHD: TRÀN LIÊU ANH PHÂN II: TỔNG QUAN VÊ TRƯỜNG CAO ĐẲNG CÔNG NGHỆ THỦ ĐỨC I LỊCH SỬ PHÁT TRIỂN NHÀ TRƯỜNG Mã trường: cco Địa trụ sở: 53, Võ Văn Ngân, P.Linh Chiểu Quận/Huyện: Thủ Đức Tỉnh/Thành phố: TP Hồ Chí Minh Điện thoại: 08.3 897 0023 Email: daotao@tdc.edu.vn Sự hình thành phát triển Trường Cao đẳng Công nghệ Thủ Đức gắn liền với mốc thời gian sau: Trung tâm giáo dục kỹ thuật tổng hợp hướng nghiệp Thủ Đức Được hình thành theo định số 213/QĐ-ƯB ngày 13/08/1984 ƯBND TP.HCM, Trung tâm giáo dục kỹ thuật tồng hợp hướng nghiệp Thủ Đức (gọi tắt Trung tâm kỹ thuật hướng nghiệp Thủ Đức), trụ sở đặt 43 Hoàng Diệu - Thủ Đức, trực thuộc Sở Giáo dục Đào tạo TP.HỒ Chí Minh Thời điểm 1984-1987: Giám đốc: Đinh Sum Phó giám đốc: Võ Duy Lân Nguyễn Toàn Phạm Bá Đang Thời điểm 1987-1989: Giám đốc: Trần Tấn Lộc Phó giám đốc: Nguyễn Tồn Thời điếm 1990-2002: Giám đốc: Nguyễn Tồn Phó giám dốc: Nguyễn Thị Lý Trường Trung học Kỹ thuật Nghiệp vụ Thủ Đ ức ( 2002- 2008 ) HSTH: TRÀN THỊ MINH THUỲ Trang BÁO CẢO THựC TẬP TÓT NGHIỆP GVHD: TRẦN LIẺƯ ANH Được thành lập theo định số 2230/QĐ-ƯB ngày 25/05/2002 UBND TP.HCM sở chuyển tử Trung tâm Giáo dục Kỹ thuật tổng hợp Ilướng nghiệp Thủ Đức thành Trường Trung học Kỹ thuật Nghiệp vụ Thủ Đức, trụ sở đặt 43, Võ Văn Ngân - Thủ Đức, trực thuộc Sở Giáo dục Đào tạo TP.HCM Hiệu trưởng: TS.Nguyễn Toàn Phó hiệu trưởng: Th.s Nguyễn Thị Lý Phạm Ngọc Tưịng Trường Cao đẳng n g nghệ Thủ Đức (2008 đến nay) Được thành lập theo định số 6426/QĐ-BGDĐT ngày 24/09/2008 Bộ Giáo dục Đào tạo sở chuyển từ Trường Trung học Kỹ thuật Nghiệp vụ Thủ Đức thành Trường Cao đẳng Công nghệ Thủ Đức, trụ sở đặt 53 Võ Văn Ngân - Thủ Đức, trực thuộc UBND TP.HCM Hiệu trưởng: TS Nguyễn Tồn Phó hiệu trường: ThS Nguyễn Thị Lý ThS Nguyễn Mỹ Phi Phụng s ứ MẠNG - TẦM NHÌN - GIÁ TRỊ - Sử mang: Sinh viên tốt nghiệp có kiến thức xác, kỹ tốt, sáng tạo, giữ gìn truyền thống văn hố dân tộc, học tập suốt đời Tầm nhìn: Dào tạo nguồn nhân lực đáp ứng nhu cầu xã hội Gía tri: Chân thật - Tự tin - Khát vọng - Chăm sóc - Sáng tạo - Nhanh nhẹn Hoạt động nhóm GIỚI THIỆU: Với phương châm « LN ĐỎI MỚI ĐỂ PHÁT TRIỂN », trường có q trình hình thành phát triển lâu dài vững Trường thành lập từ ngày 13/08/1984 với tên gọi Trung tâm Giáo dục Kỹ thuật tổng hợp Hướng nghiệp Thủ Đức định số 215/QĐ/UB ủy ban Nhân dân thành phố Hồ Chí Minh Ngày 27/05/2002 ủ y ban Nhân dân TP HCM ban hành định 2230/QĐ-ƯB cho phép chuyển Trung tâm Kỹ thuật tổng hợp Hướng nghiệp Thủ Đức thành Trường Trung cấp Kỹ thuật Nghiệp vụ Thủ Đức Ngày 24/09/2008, Bộ trưởng Bộ Giáo dục Đào tạo ban hành định HSTH: TRẦN THỊ MINH THUỲ Trang 10 BẢO CẢO THỤC TẬP TĨT NGHIỆP GVHD: TRÀN LIẺƯ ANH - Dạng văn xi, văn chương, mục - Dạng văn “điều, khoản” Ncu áp dụng dạng văn xi theo chương, mục nêu đủ kiện, ý tưởng, số liệu, mệnh lệnh, chế tài theo ý chí quan ban hành văn Ngược lại, văn gồm nhiều quy phạm pháp luật, trình bày dạng “điều khoản” nên thực việc điều khoản hóa văn Dạng có tác dụng dễ nhớ, tiện cho viêc trích dẫn q trình áp dụng thi hành Điều khoản hóa văn chia thành: + Phần (viết chữ số La Mâ I, II, III có tiêu đề) + Chương(viết chữ số La Mã I, II, III có tiêu đề) + Mục (viết chữ số Ả rập ,2 ,3 A,B,C có tiêu đề) + Điều(viết chữ số Ả rập 1, 2, ) + Khoản( viết chữ sổ Ả rập 1, 2, ) + Điểm, đoạn(viết chữ a, b, c đoạn dùng gạch đầu dòng) Trên thực tế, quy định chưa áp dụng thốns; nhất, khơng văn trình bày: Chương 1, 2, Mục I, II, III Điều I, II, III Ncu áp dụng hệ thống sở tiện lợi * Phần “Chủ thể thi hành” Văn phải nêu rồ chủ thể thi hành chủ thể phối hợp Nêu đích danh đối tượng thi hành * Phần “Hiệu lực văn bản” Hiệu lực văn kể từ ngày ban hành hay kể từ ngày ký Điều nàv thường gây khó khăn cho người thực chưa nắm thơng tin Như vậy,trước ngày văn có hiệu lực phải có khoảng thời gian để truyền thơng hệ thốna phương tiện thông tin đại chúng qua hệ thống tổ chức, quan chức HSTH: TRẦN THỊ MINH THUỲ Trang 28 BẢO CẢO THựC TẬP TỐT NGHIỆP GVHD: TRÀN LIẺU ANH Việc xử lý văn cũ cần ý: Neu theo công thức “Những quy đinh trước trái với văn bãi bỏ”, bất tiện khó xác định văn nào, phần trái với văn Phương pháp tốt nên cụ thể: điều nào, văn (tcn văn bản, số văn bản, thời gian ban hành văn bản) Và vậy, cần trình bày: “Văn thay văn cũ có tên số ngày tháng ban hành ”; cách làm tiện cho tra cứu thi hành pháp luật M ột số thủ tục soạn thảo văn Thủ tục sửa đoi, bãi bỏ vãn Khi soạn thảo văn bản, người soạn thảo càn nắm số quy định sau: • Hủy văn I lủy văn trái pháp luật, sai quy định, không thẩm quyền • Bãi bỏ Bãi bỏ văn có nội dung khơng phù hợp (q cũ, lạc hậu ) văn sửa đổi tồn • Bồ sung, sửa đổi, điều chỉnh Khi thay dồi hay số nội dung văn trước • Đính Đính có lỗi Chú ỷ: Riêng Quyết định dù có lỗi phải ban hành Quyết định khác điều chỉnh, sửa đối, khong đính Quyết định Khơng nên dùng hình thức thu hồi văn thực tế khó thu hồi hết Nguyên tắc: Phải dùng hình thức văn cao để hủy, bãi bỏ, sửa đổi văn Khi phát sai, quan văn phải soạn văn điều chỉnh quan có thâm quyền cao văn HSTH: TRẦN THỊ MINH THƯỲ Trang 29 BẢO CẢO THựC TẬP TÒT NGHIỆP GVHD: TRÀN LIẺU ANH PHÂN IV: TÌM HIỂU THựC TRANG VÊ CƠNG TÁC SOẠN THẢO VĂN BAN CỦA PHỊNG CƠNG TÁC HỌC SINH - SINH VIÊN Nhiệm vụ P.CTH SSV đa dạng cần phải văn cụ thể để tiến hành thực hiện, dưói nhiệm vụ P.CTHSSV: Tố chức thirc hiên quy đinh cơng tác hoc sinh, sinh viên - Có kế hoạch, văn triển khai thực quy chế, quy định Bộ Giáo dục Đào tạo công tác quản lý HSSV, giáo dục tư tưởng, văn hoá, hoạt động thể thao y tế trường học - Thực đúng, đầy đủ, thường xuyên chế dộ sách cho học sinh, sinh viên quy chế, quy định công tác học sinh, sinh viên, định kỳ kiểm tra, đánh giá báo cáo theo quy định Tồ chức hoat đông giáo duc tồn diên, hoat đơng phong trào - Có kế hoạch triển khai, đôn đốc, kiểm tra, đánh giá việc thực vận động Trung ương, ngành địa phương -T ổ chức, xây dựng phong trào luyện tập thể thao thường xuyên trường học Hàng năm tổ chức hội thi cấp trường tham gia giải thể thao TISSV toàn quốc Bộ Giáo dục Đào tạo tổ chức - Tổ chức, xây dựng phong trào hoạt động văn hoá văn nghệ theo định kỳ, tổ chức hội thi văn nghệ cấp trường tham gia thi văn nghệ Bộ Giáo dục Đào tạo tổ chức - Xây dựng, tổ chức tốt phong trào HSSV học tập, nghiên cứu khoa học, tình nguyện - Xây dựng, tổ chức tốt phong trào quần chúng bảo vệ an ninh Tổ quốc; hoạt động giáo dục an tồn giao thơng, phòng chống tội phạm, tệ nạn xã hội, HIV/AĨDS loại dịch bệnh trường học Tồ chức cán bỏ CO’ sở vât chất phuc vu công tác hoc sinh, sinh viên - Có phịng cơng tác HSSV, Trung tâm tư vấn việc làm, quan hệ doanh nghiệp, trạm Y tê, khoa (bộ môn) Giáo dục thể chất; có số lượng cán đảm bảo thực nhiệm vụ theo quy định - Đảm bảo điều kiện sở vật chất để tổ chức hiệu dịch vụ cho HSSV như: ký túc xá, nhà ăn, căng tin, bâi gửi x e - Đảm bảo điều kiện sân chơi, bãi tập, nhà văn hoá, trang thiết bị y tế, luyện tập TDTT Sư phối hơp công tác hoc sinh, sinh viên, - Có kế hoạch, tố chức phối hợp hiệu với tổ chức Đồn TNCS Hồ Chí Minh, Hội sinh viên HSTH: TRÀN THỊ MINH THUỲ Trang 30 BẢO CẢO THựC TẬP TỎT NGHIỆP GVHD: TRẦN LIỄU ANH - Có kế hoạch, quy chế, phối hợp có hiệu với quyền địa phương gia đình HSSV công tác quản lý IISSV, đảm bảo an ninh, trật tự trường học Thành tích nồi bât công tác hoc sinh, sinh viên - Được đánh giá, ghi nhận mơ hình, điển hình tốt công tác học sinh, sinh viên tỉnh, thành, khu vực tồn quốc - Đạt thành tích xuất sắc hoạt động công tác học sinh, sinh viên dược quan có thẩm quyền ghi nhận Cho nên việc soạn thảo văn quan trọne, để thực nhiộm vụ chuyên môn Dưới thao tác soạn thảo văn thực P.CTHSSV: THAO TAC SOẠN THAO, BAN HANH VĂN BẢN Hình thức văn bản: Các hình thức văn hình thành hoạt động Phịng Giáo dục-Đào tạo huyện bao gồm: Quyết định, thơng báo, chương trình, kế hoạch, phương án, đề án, báo cáo, biên bản, tờ trình, hợp dồng, cơng văn, giấy chứng nhận, giấy ủy nhiệm, eiấy mời, giấy giới thiệu, giấy phép đường, giấy biên nhận hồ sơ, giấy báo, phiếu gửi, phiếu chuyển, phiếu hướng dẫn, phiếu trả lời, phiếu tiếp xúc hướng dẫn Thể thức văn bản: thức văn bao gồm thành phần sau: a) Quốc hiệu; b) Tên quan: Phòng Giáo dục-Đào tạo Củ Chi; c) Số, ký hiệu văn bản; d) Địa danh: Củ Chi, ngày, tháng, năm ban hành văn bản; đ) Tcn loại trích yếu nội dung văn bản; e) Nội dung văn bản; g) Chức vụ, họ tên chừ ký người có thấm quyền; h) Dấu quan; i) Nơi nhận; k) Dấu mức dộ khẩn, mật (đối với văn loại khấn, mật) Thế thức kỹ thuật trình bày văn bản: theo Thông tư Liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 26 thàng năm 2005 Bộ Nội vụ Văn phịng Chính phủ hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn HSTH: TRẦN THỊ MINH THƯỲ Trang 31 BẢO CẢO THỰC TẬP TÓT NGHIỆP GVHD: TRÀN LIỄU ANH Soạn thảo văn bản: Việc soạn thảo văn dược quy định sau: Căn tính chất, nội dung văn cần soạn thảo, Trưởng phịng Giáo dụcĐào tạo huyện £Ìao cho Văn phòng Phòng Giáo dục-Đào tạo huyện, tố chuyên viên cá nhân soạn thảo Văn phòng Phòng Giáo dục-Đào tạo huyện, tổ chuyên viên cá nhân giao soạn thảo văn thực cơng việc sau: a) Xác dịnh hình thức, nội dung độ mật, độ khấn văn cần soạn thảo; b) Thu thập, xử lý thông tin có liên quan; c) Soạn thảo văn bản; d) Trình duyệt thảo văn kèm theo tài liệu có liên quan Duyệt thảo, việc sửa chữa, bố sung thảo duyệt: Bản thảo văn phải người có thẩm quyền ký vãn duyệt Trường hợp sửa chữa, bố sung thảo văn duyệt phải trình người duyệt xem xét, định Đánh máy, nhân bản: Việc đánh máy, nhân văn phải bảo đảm yêu càu sau: Đánh máy nguyên văn thảo, thể thức kỹ thuật trình bày văn Trường hợp phát có sai sót khơng rõ ràng thảo người đánh máy phải hỏi lại Ban lãnh đạo người duyệt thảo đó; Nhân số lượng quy định; Giữ gìn bí mật nội dung văn thực đánh máy theo thời gian quy định Kiểm tra văn trưóc ký ban hành: Cá nhân chủ trì soạn thảo văn bản, Tổ trưởng Văn phòng phải kiểm tra chịu trách nhiệm độ xác nội dung văn Nhân số lượng quy định; Giữ gìn bí mật nội dung thực đánh máy theo thời gian quy định Ký văn bản: Trưởng phòng Giáo dục-Đào tạo huyện có thẩm quyền ký tất văn quan giao cho Phó Trưởng phịng ký thay (KT.) văn thuộc lĩnh vực phân công phụ trách vấn đề khác Trưởng phịng Giáo dục-Đào tạo huyện có thề giao cho Tổ trưởng Văn phòng Phòng Giáo dục-Đào tạo huyện ký thừa lệnh (TL.) số loại văn Khi ký văn khơng dùng bút chì, khơng dùng mực đở thứ mực dỗ phai HSTH: TRÀN THỊ MINH THUỲ Trang 32 BẢO CẢO T iỉự c TẬP TÓT NGHIỆP GVHD: TRÀN LIỀU ANIi MỘT SÔ MẪU SOẠN THẢO VĂN BẢN ĐƯỢC DÙNG TRONG P.CTHSSV HSTH: TRÀN THỊ MINH THUỲ Trang 33 GVHD: TRÀN LIẺƯ ANH BẢO CẢO THỤC TẬP TÓT NGHIỆP ƯỶ BAN NHÂN DÂN TP H CHÍ MINH TRƯỜNG CAO ĐẲNG CƠNG NGHỆ THỦ ĐỨC CỘNG HOÀ Xà HỘI CHỦ NG H ĨA VIỆT NAM Đ ộc lập - Tự - Hạnh phúc PHÒNG CỐNG TẤC HỌC SINH - SINH VIÊN Thủ Đức, ngày Sô': 7TB-CTHSSV tháng 12 năm 2008 THÔNG BÁO V/v Buộc khỏi Kỹ túc xá - Căn QĐ Số 2137/ GD & ĐT ngày 28/06/1997 Bộ Giáo Dục & Đào Tạo việc ban hành Quy Chế Công Tác Học Sinh - Sinh Viên nội trú trường ĐH, CĐ Trung Học Chuyên Nghiệp Căn vào chức năng, nhiệm vụ Phịng Cơng tác Học sinh - Sinh viên Thừa uỷ nhiệm Hiệu Trưởng Trường Cao đẳng Công nghệ Thủ Đức Căn báo cáo công tác Quản lý KTX Căn biên họp ngày 08/12/2008 phịng Cơng tác Học sinh - Sinh viên Nay thơng báo: HS-SV có tên không KTX kể từ ngày 17/12/2008 STT Họ & tên Lóp Phịng 01 LÊ HỮU ĐỨC C08CT2 211 02 DƯƠNG MINH HIỂM C08QT2 212 03 NGUYỄN MẬU MINH VƯƠNG C08ĐT2 205 Lý không Ký túc xá Ghi Vi phạm nội quy KTX: Hút thuốc KTX Đề nghị học sinh có tên làm thủ tục giao trả, tốn cơng nỢ KTX khỏi KTX trước thời hạn Noí nliân: - BGH (để báo cáo) - Phòng HCTC (để biết) - Các Khoa (để biết) - Quản lý KTX (để thực hiện) - GVCN (để biết) - Ban tựquản KTX (để biết) - Các học sinh có tên trơn (để thực hiện) - Tổ bảo vê (để phối hơDthưc hiên) HSTH: TRẦN THỊ MINH THUỲ TL.HIỆƯ TRƯỞNG TP CÔNG TÁC HỌC SINH - SINH VIÊN N guyễn Xuân Toán Trang 34 GVHD: TRẦN LIỄU ANH BẢO CẢO THựC TẬP TÓT NGHIỆP TRƯỜNG TR UN G HỌC K Ỹ T H U Ậ T & N G H IỆ P vụ C Ộ N G H O À X à H Ộ I C H Ủ N G H ĨA V IỆ T N A M THỦ ĐỨC Đ ộ c lậ p - T ự - H n h p h ú c P H Ò N G C Ô N G T A C H Ọ C S IN H — -— S ố : - -2 0 /T B C T H S Thủ Đức, ngày 08 tháng 10 năm 2008 THONG BÁO V/v Bầu ban cấn lớp khoá 08 Hiện lớp khoá 08 vào ổn định, để thuận lợi cho việc quản lý học sinh, hoạt động khác lớp; phịns Cơng tác học sinh trường TC Kỹ thuật & Nghiệp vụ Thủ Đức kính đề nghị GVCN lớp khoá 08 khẩn trương thành lập ban cán lớp với cấu sau: - 01 lớp trưởng - 01 lớp phó Điều kiên: Ban cán lớp phải gương mẫu, tinh thần trách nhiệm cao nhiệt tình cơng tác Mọi trường hợp thay đổi, bổ sung thành viên Ban cán lớp, kính đề nghị GVCN liên hệ phịng Cơng tác học sinh để nhận ((Biên bầu Ban cán lớp ” tiến hành theo quy trình nêu Các lớp khố 08 tiến hành bình bầu gửi danh sách Ban cán lớp phịng Cơng tác học sinh - phịng A002 (có biên đính kèm) từ ngày thông báo đốn hết ngày 17/10/2008 Lưu ý: Sau GVCN tiến hành bình bầu Ban cán lớp khoá 08, đề nghị lớp trưởng (hoặc lớp phó) gửi ((Biên bầu Ban cán lớp ” phịng Cơng tác học sinh T L H IỆ U T R Ư Ở N G ỊMnMm - BGH (để BC) GVCN lớp khoá 08 (để phôi hợp thực hiện) Lưu VP T P C Ô N G T Á C H Ọ C S IN H N guyễn Xuân Toán HSTH: TRẦN THỊ MINH THUỲ Trang 35 GVHD: TRÀN LIẺU ANH BẢO CÁO THỰC TẬP TÓT NGHIỆP UỶ BAN NHÂN DÂN TP HỒ CHÍ MINH TRƯỜNG CAO ĐẨNG CƠNG NGHỆ THỬ ĐỨC PHỊNG CƠNG TÁC HỌC SINH - SINH VIÊN CỘNG HỒ Xà HỘI CHỦ NG H ĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc - Thủ Đức, ngày Số: /TB-CTH SSV tháng 03 năm 2010 THÔNG BÁO V/v Hỗ trỢ học phí cho HS-SV thuộc diện thu hồi đất để thực hiộn dự án đầu tư địa bàn Tp Hồ Chí Minh Căn Cơng văn hướng dẫn số 1783/HD-LĐTBXH ngày ỉ 9/04/2007 Liên Sở Lao động - Thương binh xã hội Sở Giáo dục & Đào tạo việc thực sách hỗ trợ học phí cho HS-SV thuộc diện hộ dân có đất bị thu hồi để thực dự án đầu tư địa bàn Hồ Chí Minh (Gọi tắt quỹ 156); Thực đạo Ban giám hiệu nhà trường, phịng Cơng tác Học sinh - Sinh viên thông báo việc xét hỗ trợ học phí cho HS-SV thuộc diện thu hồi đất (đối tượng hỗ trợ Quỹ 156); cụ thể sau: L Đ ố ĩ TƯƠNG XÉT H ỗ TRƠ HOC PHÍ: HS-SV bậc TCCN & Cao Đẳng chủ hộ Tp HCM thuộc diện gia đình có đất bị thu hồi (nằm khu vực giải toả) để thực dự án đầu tư địa bàn Tp Hồ Chí Minh Ban bồi thường giải phóng mặt Quận - Huyện đưa vào danh sách đền bù giải toả theo dự án quy hoạch duyệt LƯU y: HS-SV hỗ trợ học phí 01 ngành học (theo quy định Quỹ 156) II THỦ TUC XIN XÉT H ỗ TRƠ HOC PHÍ: HS-SV thuộc đối tượng hỗ trợ Quỹ 156 với điều kiện trên, hoàn thành Giây đề nghị hỗ trợ học phí (Mầu sơ' 02/GDĐT-156 - Có xác nhận địa phương) nộp phịng Cơng tác Học sinh - Sinh viên trước ngày 23/04/2010 Mọi trường hựp nộp trễ không giải LƯ U v: Mẫu Giấy đề nghị hỗ trợ học phí (Mầu sơ' 02/GDĐT-156) nhận phịng Cơng Tác Học Sinh (phòng A002) Mọi thắc mắc xin liên hệ phịng Cơng tác Học sinh - Sinh viên TL HIỆU TRƯỞNG Nơi nhân: - - BGH (để BC) Các phòng, khoa (đổ biết) GVCN (để phối hỢp thực hiện) LƯUVP HSTH: TRẰN THỊ MINH THUỲ TP CÔNG TÁC HỢC SINH - SINH VIÊN Nguyễn Xuân Toán Trang 36 BẢO CẢO THựC TẬP TÓT NGHIỆP GVHI): TRÀN L1ẼU ANH PHÂN V: PHÂN KẾT LUẬN, ĐÁNH GIÁ, KIẾN NGHỊ, ĐÊ XUẤT Dưới số nguyên tắc soạn thảo văn hữu ích cần đư ực áp dụng: 1/ Khi gõ văn khơng dùng phím Enter để điều khiển xuống dịng Trong q trình gõ văn bản, phần mềm tự động thực thao tác xuống dòng Nguyên tắc việc đố không làm ngắt đôi từ Đây trone nguyên tắc quan trọng soạn thảo văn máy tính Hãy nhớ phím Enter chi dùng đê kết thúc văn hoàn chỉnh Chú ý điều khác hẳn với thói quen đánh máy chữ Với máy chữ, ta ln phải chủ dộng việc xuống dịng văn 2/ Giữa từ dùng dấu trắng đc phân cách Không sử dụng dấu trắng đầu dòng cho việc chỉnh lề Một dấu trắng đủ để phân cách từ Khoảng cách thể từ phần mềm tự động tính toán Bởi vậy, ta dùng dấu cách từ, phần mềm khơng tính tốn dược khoảng cách xác từ Cũng vậy, văn thể xấu 3/ Các dấu ngắt câu phải đưọ*c gõ sát vào từ trước nó, dấu trắng sau nội dung Đây lỗi mà nhiều người mắc phải trình soạn thảo văn Khi gõ dấu thói quen khơng biết thường đặt dấu cách từ dấu Đây thói quen sai Lý đơn giản dấu khơng dược gõ sát vào ký tự cuối từ, phần mềm hiểu dấu nàv thuộc từ khác có thề bị ngắt xuống dịng so với câu thời 4/ Khi dùng dấu mỏ’ ngoặc hay mỏ’ nháy, kí tự phải viết sát vào dấu Tưong tự, với dấu đóng ngoặc hay đóng nháy, phải viết sau kí tự cuối từ Trên lỗi thường gặp soạn thảo văn HSTH: TRẦN THỊ MINH THƯỲ Trang 37 BẢO CẢO THỤC TẬP TÓT NGHIỆP GVHD: TRÀN LIẺƯ ANH Ý KIẾN ĐÊ XUẤT Nhàm nâng cao công tác nghiệp vụ văn soạn thảo cho cán trẻ em có ý kiến đề xuất sau: a) Tiếp tục đổi phương thức xây dựng văn quy phạm pháp luật, nâng cao hiệu hoạt dộng ban soạn thảo, tổ soạn thảo văn quy phạm pháp luật, tạo phối hợp chặt chẽ có hiệu quan, đơn vị, cá nhân có liên quan việc xây dựng văn quy phạm pháp luật; b) Nâng cao chất lượng đội ngũ công chức trực tiếp làm công tác soạn thảo văn quv phạm pháp luật, quản lý công chức theo hiệu quả, chất lượng thực nhiệm vụ; c) Đổi chế, sách, tăng cường nâng cao hiệu quản lý sử dụng kinh phí, sở vật chất, trang thiết bị, phương tiện làm việc phục vụ công tác xây dựng văn quy phạm pháp luật; d) Hình thành chế huy động nguồn kinh phí nhằm tạo điều kiện kinh phí, sở vật chất, phương tiện làm việc cho công chức trực tiếp tham gia xây dựng, ban hành văn quy phạm pháp luật; đ) Xây dựng chương trình, tài liệu bồi dưỡng nghiệp vụ soạn thảo văn cho công chức trực tiếp tham gia xây dựng, ban hành văn quy phạm pháp luật theo hướng cung cấp kỹ cần thiết hoạt động lập chương trình, kế hoạch xây dựng văn bản, dự thảo, góp ý, thẩm định ban hành văn quy phạm pháp luật; e) Đối nội dung, hình thức phương pháp tập huấn, bồỉ dưỡng nghiệp vụ soạn thảo văn quy phạm pháp luật KINH NGHIỆM SOẠN THẢO VẦN BẢN 1) Đừng đánh vãn tồn chữ in hoa Nó giong bạn gào lên khơng phải nói 2) Tránh định dạng font lòe loẹt (B, I, U) Bạn chi nên chọn ỉ định dạng ẩy cho ỷ thực cần nhấn mạnh thơi 3) Những sai sót việc bỏ dấu câu có hại: đỏ biến động dịng (thay đơi font size, đơi font, chinh lê tráỉ/phải) có xác suất làm rớt dấu câu xuống đáu dịng mới, trơng xấu 4) Bô sung sô ý kiến việc bỏ dấu câu: - Trước dâu phây, dấu chấm, chấm hỏi, chấm than, chấm phây, ngoặc dơn dóng, ngoặc kép đóng, hai chấm, ba chấm khơng dược có khoảng trắng Sau gõ dấu câu them khoảng trắng HSTH: TRÀN THỊ MINH THUỲ Trang 38 BẢO CẢO THỤC TẬP TỎT NGHIỆP GVHD: TRẦN LIẺU ANII - Sau dấu ngoặc dơn mở, ngoặc kép mở khơng có khoảng trắng Trước dấu câu cần có khoảng trắng - Sau dấu hai chấm khơng cần phải viết hoa ký tự VD: Sai VD: Riêng cách "khắc phục hậu quả" tự động, ví dụ: gõ "," nhiều quá, muốn chuyễn lại ", ", bạn làm sau: - Đưa trỏ lên dầu văn - Bấm Ctrl+H để bật hộp thoại Replace - Mục Replace, bạn gõ " ," vào (khơng có dấu ngoặc kép) - Mục With, gõ ", " (khơng có dấu ngoặc kép) - Chọn Replace All 5) Trường hợp bỏ dấu chữ có cù nguyên âm phụ âm cỏ nguyên âm bắt buộc phải bỏ dấu nguyên âm trọng ảm VCỈ theo sổ trường đặc biệt vb: Trường hợp bỏ dấu “Nguyễn Anh Vũ” Trương hợp bỏ dấu sai “Ngùôn gốc” Trường hợp đặc biệt: "Thúy" "Thuý", “khỏe” “khoẻ” Qua trình thực tập cho em nhiều kiến thức soạn thảo văn sau: kiến thức: Trang bị cho em kiến thức hệ thống văn quản lý nhà nước; hiểu thành phần cấu thành văn theo quy định pháp luật hành; nắm vững quy trình soạn thảo, ban hành văn bản, quản lý văn quan, tố chức - - ky năng: + Áp dụng dúng quy dịnh pháp luật thực tiễn công tác văn thư lưu trữ + Em hiểu soạn thảo số văn thông dụng hoạt động thực tiễn với quy định pháp luật báo cáo, tờ trình, định, biên bản, đề án, cơng văn, văn hành liên quan hoạt động quan, tổ chức + Thực dược số kỹ quy trình, phương pháp quản lý, xử lý văn quản lý văn đến văn quan, tổ chức HSTH: TRẦN THỊ MINH THUỲ Trang 39 BẢO CẢO THựC TẬP TỎT NGHIỆP GVHD: TRÀN LĨÈU ANH NHẬT KÝ THựC TẬP THỜI GIAN THựC HIỆN NỘI DUNG THựC TẬP Kiểm tra phiếu đánh giá kết rèn luyện tất lớp Nhập liệu sư yếu lý lịch khoá 08 09 TUẦN I: TỪ 21/06 ĐẾN 26/06/2010 Tham gia làm tiếp tân ngày Hội Giáo dục Nhà thi đấu Phú Thọ Tham gia làm lỗ tân Hội thảo Hội trường B Tra cứu học sinh vi phạm nội quy nhà trường hỗ trợ cho việc đánh giá kết rèn luyện Tìm hiểu công tác quản lý hồ sơ, luân chuyển hồ sơ TUẦN II: TỪ 28/06 ĐÊN 3/07/2010 Tìm hiểu mối quan hệ phận văn thư Lập danh sách đăng ký tham gia tham quan Địa Đạo Củ Chi với Đồn Sinh viên tình nguyện trường Cao đẳng Nữ Han Yang Hàn Quốc Tham gia giao lưu với Đoàn sinh viên Hàn Quốc TUẦN III: TỪ 5/07 ĐẾN 10/07/2010 Sử dụng thiết bị văn phòng máy in, copv Học cách lưu trữ liệu máy tính cách khoa học Sắp xếp lưu trữ tài liệu văn Nhập liộu công văn di, công văn den TUẦN IV: TỪ 12/07 ĐẾN 17/07/2010 Ghi số công văn, đề ngày tháng, trích yếu cơng văn vào số công văn Thực công tác photocopv Tham gia giao lưu với Đoàn Sinh viên Hàn Quốc HSTH: TRÀN THỊ MINH THUỲ Trang 40 BÁO CÁO THỤC TẬP TỐT NGHIỆP GVHD: TRẦN LIẺU ANH KẾT QU Ả Đ Ạ T ĐƯỢ C TRO N G THỜI GIAN T H ự C TẬP: • • • • • • • • • Trực tiếp tham gia công tác lễ tân, khánh tiết, họp, hội nghị trường Tiếp nhận xử lý, quản lý, tổ chức lưu trữ công văn đi, đến quy định Được tham gia siao lưu học hỏi sinh viên Hàn Quốc Cải thiện, nâng cao kỹ giao tiếp với người Rèn luyện tính làm việc khoa học, nghiêm túc Chấp hành nội quy, quy định P.CTHS-SV Tinh thần kỷ luật cao, chịu trách nhiệm việc làm Than thắng, trung thực, hoà đồng Rèn luyện tác phong làm việc, trao dồi kỹ chuyên môn, học hỏi dược nhiều kinh nghiệm HSTH: TRẦN THỊ MINH THUỲ Trang 41 BẢO CẢO THỤC TẬP TỐT NGHIỆP GVHD: TRẦN LIẺU ANH TÀI LIỆU THAM KHẢO - Câm Nang Kỹ Thuật Soạn Thảo Văn Bản Tác giả: Hoàng Giang - Sách: Giáo Trình Nghiệp Vụ Thư Ký, tác giả: Lương Minh Việt, Nxb Hà Nội - NGHIỆP VỤ THƯ KÝ VĂN PHÒNG VA TỔ CHỨCĐại học Quốc gia Hà N ộL HSTH: TRÀN THỊ MINH THUỲ Trang 42