079 công tác lưu trữ văn thư báo cáo thực tập

( í * ■7' s c- u ỊM Ủ Y BAN N H Â N DÂ N TH À N H PH Ĩ HỒ CH Í M IN H T R Ư Ờ N G CAO Đ Ẳ N G CÔ NG N G H Ệ TH Ủ ĐỨ C K H O A Q U Ả N TRỊ K IN H D O A N H BÁO CÁO THƯC TẢP TĨT NGHIỆP Chun đề: Cơng tác Lưu trữ - Văn thư GV hướng dẫn: Nguyễn Thị Bạch Hường Học sinh thực hiện: Đoàn Lê Thanh Nhàn Lớp: C07NV Niên khóa: 2007-2009 TRƯỜNG CAO ĐẲNG CƠNG NGHỆ THÙ ĐỨC TP.HCM, tháng 07/2009 “SP- í csstVbd Được cho phép lãnh đạo Văn phòng HĐND&ƯBND huyện Nhơn Trạch, tận tình hướng dẫn q thầy Ban giám hiệu Trường Công nghệ Thủ Đức, thời gian qua, quấ trình thực tập em tiếp xúc với thực tế nghiệp vụ văn phòng giúp em tiếp thu kiến thức hiểu thêm thực tế trình tham gia với công việc, bổ sung vốn kiến thức học ghế nhà trường Đạt kết nhờ quý thầy cô ban giám hiệu Trường Cao Đẳng Cơng Nghệ Thủ Đức ẩ í da/y bấo tao điêu kiên cho em cố cô hôi thdc tâp 'Ị < ' đc laffl quen vổi cổng viẹc thơc tể ; Sự tiep nhâri vả giúp đỡ lãnh đạo Văn phịng HĐND&ƯBND huyện Nhơn Trạch, chú, anh chị tồn quan tận tình hướng dẫn giúp đờ em hoàn thành kế hoạch nội dung đề cương đợt thực tập tốt nghiệp Em xin chân thành cảm ơn Ban giám hiệu, toàn thể q thầy Ban lãnh đạo Văn phịng HĐND & UBND huyện Nhơn Trạch, cảm ơn cô anh chị quan hướng dẫn tận tình để hồn thành báo cáo thực tập, hồn thành tốt nhiệm vụ học tập Bên cạnh kết dã đạt được, thân không tránh khỏi thiếu sót cần bồ sung chỉnh sửa, kính mong nhận cảm thơng ý kiến đóng góp quv thầy cơ, Lãnh đạo Văn phịng IIĐND&ƯBND huyện Nhơn Trạch, đề em ị hồn thành tốt thực nhiệm vụ học tập nhiệm vụ chuyên môn giao sau trường Trân trọng kính chào chân thành cảm ơn '■Wk NHẬN XÉT CỦA C QUAN THỤC TẠP ĩiQ3.ẽí Trang NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN HƯỚNG DAN h ílú L cLq ÌLìc iip SMA MÌXV D.ỌMì) Lĩ.Lữ>.aiẢ tí.K¿a xỉi, ứiMuEn Aí tfXWỳ riac _ ế _ liu T L ẩm ) i i i ủ c í í ứ i ĩ )c£ nắ duriM CẦvmịM ằ .yỵiSh Ạ i u / ' , Mố ỴÍ lầùik mu Un Xcu tìú m .¿.ok ỷ * tf ó n .^ S a t ô u .¿ t in e-.uVxuj rM«i A5.' lp.J.i.Q Thủ Đức, ngàyẤẲíháng.S năm 2009 GIÁO VIẾN H n g dản Nguyễn Thị Bạch Hường Trang ỹẩục L ụi TÊN LOẠI STT SỐ TRANG 01 Trang bìa 02 Lời cảm ơn 03 Nhận xét quan thực tập 04 Nhận xét giáo viên thực tập 05 Mục lục 06 Danh mục viết tắt 07 Lời mở đầu 08 Báo cáo tình hình thực tập 09 Báo cáo chung 10 Mở đầu 10 -»13 11 Tổng quan quan 13-> 27 12 Cơ sở lý luận chuyên đề lưu trư 27 -> 36 -> văn thư 13 Tình hình cơng tác lưu trữ văn thư 36 -» 40 Tại quan 14 Ket luận kiến nghị 41 Trang DANH MỤC CHŨ VIÉT TẢT STT CHŨ VIẾT TẮT CHÙ' VIẾT ĐÀY ĐỦ 01 & Và 02 ĐBQH Đại biểu Quốc hội 03 GV Giáo viên 04 HĐND Hội Đồng Nhân Dân 05 QĐ Quyết đính 06 UBND Uy Ban Nhân Dân 07 VtìXH Văn hố Xã hội 08 VP Văn phịng Trang Trong trình hoạt động quản lý nhà nước, quan, đơn vị tổ chức quan tâm đến kết đạt trình hình thành phát triển chứng có giá trị, sản sinh công văn giấy tờ lưu giữ chúng yếu tố đặc biệt để đánh giá điều Đe giải công việc trước mắt lâu dài việc nghiên cứu, giải công việc phát sinh, công tác lập hồ sơ quan trọng Đáp ứng nhu cầu tổ chức cá nhân trình hoạt động, cơng tác phải lập hồ sơ cho phần việc Việc lập hồ sơ nhằm tập hợp tập tài liệu có liên quan với vấn đề, việc tượng phản ánh hoạt động quan, đề sau hồn thành khâu văn thư hành, phục vụ cho nghiên cứu khâu nghiệp vụ lưu trữ Lưu trữ tài liệu công việc quan trọng Người thực hiộn công tác phải am hiểu chun mơn có q trình tham gia công việc thực tế Đẻ phát huy dược giá trị sử dụng tài liệu, cần thực tốt khâu nghiệp vụ để việc giử gìn, bảo quản phục vụ nghiên cứu chúng cách tốt Tuy nhiên, số quan xcm nhẹ cơng tác lưu trữ, nhận thức cịn chưa cao, chưa quan tâm nhiều đến cơng tác bố trí cán làm công tác lưu trữ, số nơi cịn để tình trạng tài liệu tích đóng, bó gói, chưa thực khâu nghiệp vụ theo nguyên tắc Tập trung thống nên ảnh hưởng mai nhiều đến giá trị tài liệu lưu trữ hoạt động quan Trong trình học tập q thầy truyền đạt kiến thức lv thuyết, việc tạo điều kiện thực tập điều để thân tự kiềm định lại khả kiến thức, để nhà trường đánh giá lại kết học tập, làm xét thi tốt nghiệp cho học viên Vì thời gian thực tập đóng vai trị quan trọng giúp học viên làm quen với thực tế công việc mà sau thân phụ trách Trong trình thực tập hướng dẫn tận tình q thầy khoa Quaũn trị kinh doanh quan tâm Ban lãnh đạo Văn phòng HĐND & UBND huyện Nhơn Trạch, thân gặp số khó khăn thuận lợi sau: ❖ Thuân lơi: Trang • Được quan tâm giúp đỡ lãnh đạo VP.HĐND & ƯBND huyện Nhem Trạch, nhiệt tình cán trực tiếp hướng dẫn nghiệp vụ thầy nói chung giáo viên trực tiếp hướng dẫn nói riêng • Trong q trình thực tập quan thắc mắc dược cán giúp dỡ đáp ứng cách thỏa đáng > Quá trình thực tập thân học hỏi nhiều kinh nghiệm cán chuyên môn quan • Tiếp xúc với trang thiết bị văn phòng đại loại giấy tờ lý thuyết mà thân chưa biết ♦> • Khó khăn: Trong q trình tiếp xúc cơng việc cịn bỡ ngỡ, chưa linh động, lúng túng nên đơi cịn thiếu sót • Do lần đầu tiếp xúc với công tác lưu trữ chưa có kinh nghiệm, nên ảnh hưởng nhiều đến kết thực tập Qua đợt thực tập, thân nhận thấy cơng tác lưu trữ có quan tâm cấp lãnh dạo khâu nghiệp vụ công tác tổ chức cán cơng tác lưu trữ Tuy nhiên khó khăn lớn quan chưa thể xây dựng kho lưu trữ chuyên dùng quy định Tuy thời gian ngắn, hướng dẫn Thầy cô giúp đỡ cán Văn phòng, thân hoàn thành thực tập Do lần đầu tiếp xúc với công việc nên nội dung không khỏi thiếu sót, mong nhận ý kiến đóne góp q thầy đề thân hồn thaonh nội dung báo cáo thực tập dược phong phú xác với thực tiễn hơn, giúp em hoàn thiện thân để phục vụ tốt công tác sau Em xin chân thành cảm ơn SINH VIÊN THỰC TẬP Đoàn Lê Thanh Nhàn Trang BÁO CÁO TÌNH HÌNH TRONG THỜI GIAN THựC TẬP ♦> Quá trình thưc tân > Tuần 01 (6/07/2009- 11/07/2009) - Liên hệ với quan nơi thực tập : nhận vào văn thư tực tập, liên hệ người hướng dẫn trực tiếp - Tham khảo quy chế tồ chức hoạt động nơi quan thực tập - Lập đề cương đề tài thực tập - Thực công việc từ người hướng dẫn phân công - Làm quen với công việc môi trường làm việc > Tuần 02 (13/07/2009-18/07/2009) - Tiếp tục thực công việc giao - Nghiên cứu số tài liệu liên quan đến công việc đơn vị nơi thực tập toàn hệ thống quan - Tham quan phòng ban quan thực tập - Nghiên cứu tài liệu liên quan đến đề tài thực tập - Tham khảo báo cáo anh chị lớp trước - Triển khai viết báo cáo tực tập > Tuần 03 (20/07/2009 - 25/07/2009) - Tiếp tục hồn thành tốt cơng việc cũ đảm nhận công việc - Được người hướng dẫn giao cho nhiệm vụ chuyên lưu trữ văn thư - Viết phần báo cáo thực tập > Tuần 04 (27/07/2009 - 01/08/2009) - Hồn thành cơng việc giao - Đồng thời hoàn chỉnh báo cáo thực tập - Trình báo cáo thực tập với cán hướng dẫn xem xét góp ý > Tuần 05 (03/08/2009 - 08/08/2009) - Trình báo cáo thực tập với cán hướng dẫn xem lại lần - In báo cáo thực tập dóng thành Trang BÁO CÁO CHUNG Trang để xem xét giải quyết; theo dõi, đơn đốc phịng, ban huyện giải cho tổ chức, cá nhân theo thời gian quy định ❖ Biên chế: Biên chế văn phòng chủ tịch UBND huyện phân bố tổng sô" biên chế huyện tỉnh giao hàng năm III/ Các phịng ban trự c thuộc ƯBND huyện: gồm có 12 phòng ban: - Văn phòng HĐND &ƯBND huyện; - Phòng Kinh tế huyện; - Phịng Quản lý thị; - Phòng Giáo dục; - Phòng Lao động thương binh - Xã hội; - Phòng Tư pháp; - Phòng Tài nguyên - Mơi trường; - Phịng Tiếp dân; - Phịng Văn hóa thơng tin - Thể thao; - Phịng Thanh tra; - Phịng Tài - Ke hoạch; - ủ y ban dân số gia đình trẻ em - Các xã, thị trấn thuộc huyện gồm có 11 xã, 01 thị trấn: Xã: Long Thọ; Phước An; Vĩnh Thanh; Phú Đông; Phước Khánh; Đại Phước; Phú Hữu; Phú Thạnh; Long Tân; Phú Hội; Phước Thiền Hiệp Phước c / c s LÝ LUẬN VỀ CHUYÊN ĐỀ c ô n g t c v ă n t h I/ CÔNG TÁC VĂN THƯ - Khái niệm: Cơng tác văn thư tồn hoạt động đảm bảo thông tin văn bao gồm việc soạn thảo văn bản, ban hành, xử lý, quản lý văn hình thành trình hoạt động quan, tổ chức xã hội, doanh nghiệp Trang 27 - Người làm công tác văn thư cần có phẩm chất: trung thực, cẩn thận, cần cù, lịch sự, điềm đạm Nội dung: - Công việc công tác văn thư bao gồm: xây dưng văn bản, quản lý văn dến, bảo quản dấu, quản lý văn đi, lập hồ sơ Nội dung cơng tác văn thư nhiều phạn thực luỳ thuộc vào chức năng, nhiệm vụ phân công quan Thông thường việc nghiên cứu, soạn thảo trả lời văn công việc phận chuyên môn, sửa chữa, duyệt, ký văn việc lảnh đạo Đánh máy, nhận, đăng ký văn trách nhiệm văn thư nhân viên đánh máy, quan lại giao cho thư ký a) Xây dựng ban hành văn Xây dựng ban hành văn gồm: thảo văn bản, duyệt văn bản, đôi với văn bần quan trọng phải xin ý kiến đơn vị liên quan hay phải hội thảo góp ý kiến Đánh máy văn bản, trình ký văn bản, in ấn, ban hành văn b) Tổ chức quản lý xử lý văn Tổ chức quản lý, xử lý văn bao gồm công việc như: quản lý sổ sách, văn giấy tờ nội Tổ chức giải văn đến, giải văn abrn Tổ chức lập giao nộp hồ sơ vào lưu trữ quan, xếp lại tài liệu văn phòng c) Quản lý sử dụng dấu - Bảo quản sử dụng dấu quẳn lý loại dấu: quan, văn phòng, tên, chức vụ, “đ ến ”, “m ật”, “tuyệt m ật”, “tối m ật”, “khẩn”, “thượng khẩn”, “hoả tốc” - Việc quản lý dấu thư ký hay chủ thư đôi với quan nhỏ hay quan lớn - Các loại dấu khơng mang khỏi văn phịng, kể thủ trưởng quan công tác khuông cầm dấu theo người Trang 28 - Dấu phải giao cho cán văn thư đủ tin ccẩn giử đóng dấu, vắng mặt phải giao lại cho người khác theo yêu cầu giám đốc Dấu phải để tủ có khố chắn sau làm việc Khi dấu bị phải báo cho quan cơng an ♦> Ngun tắc đóng dấu: Chỉ đóng dấu sau có chữ ky vào văn cấp có thẩm quyền Khơng đóng dấu giấy trắng, giấy khơng chi Dấu phải đóng rõ ràng, ngắn Chỉ người giữ dấu đóng vào văn ❖ Sử dụng cấc loại dấu: Dấu đóng vào ảnh loại bằng, chứng tốt nghiệp Dâu chìm đóng trườnghợp đặc biệt Dấu đỏ đóng văn quán lý Phân công công tác văn thư a) Trách nhiệm thủ trưởng quan ♦> Trách nhiệm chung - Thủ trưởng chịu trách nhiệm quản lý cơng tác văn thư tồn quan, đạo cổng tác văn thư đơn vị cấp dưới, đơn vị trực thuộc - Công tác văn thư quan tốt hay không thuộc trách nhiệm thủ trưởng ❖ Trách nhiệm cụ thể - Thủ trưởng quan có trách nhiệm giải hay phân cơng cho cán cấp - giải kịp thời, xác chịu trách nhiệm kết công tác văn thư cấp thực kể văn đến văn - Thủ trưởng ký văn theo quy định quan nhà nước:văn pháp quy quan, văn abản có nội dung quan trọng đề án cơng tác, phương hướng nhiệm vụ, chương trình k ế hoạch quan, ký văn gửi cấp Trang 29 - Cổ thể uỷ nhiệm cho cấp phó chánh văn phòng ký văn giấy đường, giâ"y giới thiệu, công văn - Thủ trưởng phải trực tiếp ký giấy giới thiệu cho nhữnh cán giữ chức vụ quan trọng quan trưởng, phó đơn vị thuộc quan, ký giấy giới thiệu cấp cho nhân viên giải cơng việc khẩn cấp, quan trọng - Có thể xem xét, cho ý kiến việc phân phôi văn bản, giải văn bản, soạn thảo văn bản, kiểm tra cơng tác văn thư quan Thủ trưởng uỷ quyền - việc cho Chánh văn phòng b) Trách nhiệm chánh văn phòng - Là người có nhiệm vụ trực tiếp giúp thủ trưởng CƯ quan tổ chức thực công tác văn thư đạo trục tiếp nghiệp vụ công tác văn thư cấp - Có trách nhiệm xem xét văn đến để đề xuất việc phân phôi cho đơn vị, cá nhân báo cáo thủ trưởng quan công việc quan trọng - Thừa lệnh thủ trưởng ký sô" văn thủ trưởng giao ký văn bán văn phòng ban hành - Trực tiếp hay tham gia đạo xây dựng văn theo yêu cầu thủ trưởng quan - Có nhiều văn để đảm bảo bí mật, chánh văn phòng phải trực tiếp soạn thảo văn - Xem xét mặt thủ tục, thể thức tất văn trình ký gửi Chánh văn phòng phải chịu trách nhiệm sai sót trước thủ trưởng quan c) Trách nhiệm văn thư chuyên trách Tổ chức quản lý, giải văn ❖ Văn đến: - Nhận văn đến, đơi chiếu địa bì với dịa quan - Phân loại, bốc bì, đóng dâli đến Trang 30 - Trình văn đến cho chánh văn phòng hay thủ trưởng quan - Đăng ký văn đến - Chuyển giao văn đến Trong trường hợp quan có bố trí người liên lạc người liên lạc chuyển - Giúp chánh văn phòng theo dõi tiến độ thực hiện, giải văn đến.; ♦> Văn đi: - Xem lại thể thức, ghi sổ, ngày tháng, đóng dấu vào văn gửi - Đăng ký văn - Viết địa vào bì, làm thủ tục gửi - Sắp xếp, bảo quản văn lưu phục vụ việc sử dụng lưu văn Thông thường văn phải lưu hai ❖ - Quản lý cấp: giây giới thiệu; giấy đường ĨMp hồ sơ vào lưu trữ quan: Giúp chánh văn phòng lập danh mục hồ sơ, hướng dẫn cán lưu trữ nhân viên văn phòng lập hồ sơ theo danh mục - Giúp chánh văn phòng kiểm tra việc lập hồ sơ nộp hồ sơ vào lưu trữ quan đôi với đơn vị thuộc cấp cấp - Hoàn chỉnh việc lập hồ SƯ văn lưu để nộp lưu trữ quan theo quy định ❖ Đối với việc sử dụng quản ỉỷ dấu: - Trực tiếp đóng dâu vào văn quan - Bảo quản an toàn dấu qua, dấu văn phòng, dấu chức danh, tên, “m ật”, “khẩn”, “đ ế n ”, “kính biếu”, “kính chuyển” d) Trách nhiệm viên chức nói chung: Trang 31 - Mỗi viên chức phải thực công việc công tác văn thư liên quan đến cơng việc như: - Giải vản đến theo yêu cầu thủ trưởng - Thảo văn thuộc phạm vi trách nhiệm - Lập hồ sơ cơng việc nộp lưu trữ quan - Đảm bảo bí mật, an tồn văn - Thực quy định cụ thể công tác văn thư quan - Hệ thống tổ chức quản lý công tác văn thư - Cơ quan quản lý công tác văn thư trung ương - Tổ chức văn thư ngành, cấp - Các quan đào tạo bồi dưỡng cán nghiệp vụ công tác văn thư II/ QUẢN LÝ VĂN BẲN Nguyên tắn chung - Tất văn đến hình thức phải qua phận văn thư để tiếp nhận, đăng ký nhằm quản lý tập trung thống Các loại sổ đăng ký phải theo mẫu Cục Lưu trữ Nhà nước - Văn đến quan phải giải nhanh chống, xác, bí mật Không để tồn đọng văn bản, chuyển sai địa - Tất văn đến phải trình thủ trưởng hay chánh văn pịng xem xét, cho ý kiến phân phối văn cho đơn vị, cá nhân quan - Mọi người, kể thủ trưởng nhận văn phái kývào sổ chuyển văn Nghiệp vụ quản lý văn đến a) Nhận văn đến - Khi nhận văn đến nhân viên văn thư hay người thư ký phân công phải thực bước sau: Trang 32 - Xem lướt để kiểm tra có văn gửi cho quan hay khơng nếu: - Văn bị bóc bì phải lập biên u cầu người chuyển văn ký - Khả nghi bom thư, bột trắng báo cảnh sát - Sau nhận văn bản, văn thư phải ký vào sổ giao nhận văn - Phân loại sơ văn - Loại bóc bì, loại khơng phải bóc bì - Văn phải bóc bì đăng ký - Văn mật bóc bì ngồi (nếu có hai bì) Có dấu “m ật” khơng đưực bóc bì b) Bóc bì - Phải bóc mép phải, khơng rách văn bản, khơng để sót văn bảnkhơng dấu bưu điện, khơng địa người gửi; bóc bì văn gửi quan, gửi thủ trưởng quan, gửi phịng ban - Những bì văn có dấu mức độ: “khẩn”, “thượng khẩn”, “hoả tốc” bóc trước - Các văn có dấu mức độ mật bóc bì ngồi - Khi bóc bì văn phải dồn văn bên trái để dùng kéo cắt mép bên phải Khi cắt mép phong bì khơng cắt rời mà pải để “râ u ” cho phong bì Lấy văn phải nhẹ tay khơng để rách, đề phịng văn bị dính hồ dán - Đối chiếu số’, ký hiệu ghi ngồi phong bì với văn xem có khớp khơng Nếu phát bì có văn gửi nhằm cho quan phải gửi trả lại cho CƯ quan gửi c) Đóng dấu đến Đóng dâu đến điền vào dấu đến, xác định văn qua văn thư Trang 33 Dấu đến đóng bên trái, sơ" ký hiệu văn có tên laọi, việc (trích yếu) văn khơng tên looaihjc đóng vào khoảng trống tác giả Quốc hiệu Dâu đén có kích cỡ 50mm X 30mm d) Trình thủ trưởng, chánh văn phòng xin ý kiến phối hợp e) Đăng kỷ văn đến Là khâu quan trọngtrong việc tổ chức quản lý văn đến Đăng ký để nắm sô" văn đến ngày, nội dung văn bản, văn nằm đâu, giải chưa MẪU SỔ VĂN BẢN ĐẾN SỐ Ngày Tên Số ký Ngày Tên loại Đơn vị Ký Ghi đến đến quan hiệu tháng trích yếu người nhận nhận f)Chuyển giao văn Sau trình lảnh đạo có ý kiến giải quyếtvà sau văn ký chuyển văn đến địa chỉ, ký vào sổ, khơng để người khơng có trách nhiệm xem văn người khác Việc chuyển văn phải làm nhanh chống, xác bảo đảm bí mật MẪU SỔ CHUYỂN VĂN BẢN Ngày Số ký hiệu văn Sơ" lượng văn Người hay chuyển hay bì bán hay bì đơn vị nhận Ký nhận Ghi g) Theo dõi, giải văn Trang 34 Văn thư phải xem người nhận giải văn chưa, có đơi tượng, thời hạn khơng ? có tinh thần đạo lảnh đạo không ? Trách nhiệm thư ký > Nhận văn > Phân loại, bóc bì > Trình thủ trưởng > Đăng ký văn > Giúp thủ trưởng giải văn đến III/ QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI 1) Đốì với quan nhỏ Khơng có văn thư chun trách Để làm tốt công tác văn thư đi, cần tiến hành nghiêm túc bước sau: a) Xem xét vãn lần cuối trình ký - Kiểm tra văn thể thức, thẩm quyền ký, soT ký hiệu, ngày tháng, nơi nhận - Thư ký phải bảo đảm tất văn bán lãnh đạo ký phải chế độ,thẩm quyền, thể thức không sai sót xảy b) Đóng dấu vấn c) Cách đóng dấu Nhân viên văn thư trực tiếp đóng dấu vào văn Dấu đóng ngắn, khơng nh, khơng mờ, dấu đóng trùm lên 1/3 đến 1/4 chữ ký bên trái d) Vào sổ đăng kỷ văn Ghi thông tin cần thiết vào sổ đăng ký văn Số Ngày Số Tên loại Người Người đơn vị hay người Số Ghi TT tháng ký hiệu trích yếu ký nhận nhận văn lượng Trang 35 e! Cho cơng văn vào bì, viết bì cơng vãn theo mẫu Tên quan: tem Sơ" ký hiệu cơng văn Kính gửi: tên (người hay quan) Địa nơi nhận e) Lưu văn Khi văn đưực gửi phải lưu lại hai chính: 01 lưu văn thư; 01 lưu đơn vị dự thảo ban hành văn Bản lưu phân loại xếp khoa học f) Chuyển công văn Chuyển ngày đăng ký hay chậm sau ngày làm việc Ghi đầy đủ thông tin vào sô" chuyển văn MẨU SỖ CHUYỂN VĂN BẢN ĐI Ngày tháng Sô", ký hiệu Sơ" lượng bì Nơi nhận hay Ký nhận đóng gửi cơng văn cơng văn cơng văn người nhận dâu 2) Đốí với quan lớn Có văn thư chun trách người thư ký có nhiệm vụ a Trình ký văn b Chuyển văn cho văn thư D/ TÌNH HÌNH CƠNG TÁC LƯU TRỮ ĐƯỢC ÁP DỤNG TẠI DOANH NGHIỆP Công tác thu thập bố sung tài liệu: Trang 36 Tài liệu quan có khoảng 60m tài liệu, chỉnh lý 50 mét, cịn khoảng lOm tài liệu cặp dây, chưa chỉnh lý hoàn chỉnh mà xếp theo tên loại ngày, tháng, năm ban hành Tài liệu hình thành trình hoạt động UBND huyện, chủ yếu tài liệu hành chính, phản ánh mặt hoạt động lĩnh vực Các loại tài liệu kỹ thuật, tài liệu phim ảnh lưu riêng phịng ban chun mơn chưa nộp kho lưu trữ huyện Hiện kho lưu trữ ƯBND huyện Nhơn Trạch có phịng tạm, số lượng tài liệu gồm 588 đơn vị bảo quản chỉnh lý hoàn chỉnh, xếp thứ tự giá, kệ kho Khoảng 9m tài liệu thu hồi từ phịng ban, tồ chức cán cơng chức Văn phòng lãnh đạo ƯBND huyện tài liệu chưa chỉnh lý, phân loại tài liệu cịn tình trạng bó gói b Tình trạng vật lý tài liệu: Một số tài liệu từ năm 1994 sử dụng giấy mỏng trình bày máy đánh chữ nên tài liệu bị mờ, số tài liệu không đọc Nhưng nhìn chung tình trạng tài liệu lưu trữ quan tốt, không bị mối mọt, trang tài liệu khơng bị đầu cuối c Tình hình thực nội dung nghiệp vụ: * Công tác thu thập bổ sung tài liệu: ƯBND Huyện Nhơn Trạch quan hành nhà nước địa phương nên theo hướng dẫn cán cơng chức Chính phủ Thông tư số 40/1998/TT-TCCP ngày 24/01/1998 hướng dẫn tổ chức lưu trữ quan nhà nước cấp lưu trữ UBND huyện Nhơn Trạch lưu trữ cố định, dó tài liệu khơng phải nộp lưu vào Trung tâm lưu trữ Kết việc chỉnh lý tài liệu lưu trữ tài liệu xếp theo thứ tự theo đơn vị bảo quản dược xếp vào hộp lưu trữ giá, kệ Cơng việc hồn chỉnh nhờ cán làm công tác văn thư - lưu trữ cố gắng thực nhằm phục vụ cho công tác khai thác nghiên cứu sử dụng tài liệu lãnh đạo ngành liên quan Bên cạnh phịng ban chun mơn ƯBND huyện Nhơn Trạch chưa tiến hành giao ‘ nộp tài liệu vào kho lưu trữ UBND huyện, vấn đề lãnh đạo văn phịng quan tâm có văn yêu cầu thủ trưởng phòng, ban nộp hồ sơ tổ chức thực Trang 37 * Công tác xác định giá trị tài liệu: Đây khâu nghiệp vụ quan trọng công tác lưu trữ nên cần phải thận trọng tài liệu có giá trị cao tài liệu quan trọng ủ y ban Các văn sản sinh trình hoạt động UBND huyện xếp vào cặp ba dây, thời gian quy định tài liệu thu thập lưu trữ Qua tìm hiểu thực tế ƯBND huyện thành lập Hội đồng xác định giá trị tài liệu, đa số tài liệu UBND huyện xếp vào loại cần bảo quản lâu dài vĩnh viễn Do thành lập HĐXĐGTTL nên công tác thực thường xuyên Cứ sau năm tài liệu khâu văn thư, cán Lưu trữ tiến hành phân loại, lựa chọn tài liệu vào lưu trữ có giá trị loại tài liệu coi giá trị Từ trước dến nay, ƯBND huyện chưa lập thời hạn bảo quản, thống kê tài liệu cán lưu trữ xác định thời hạn bảo quản tài liệu theo cảm nhận * Công tác chỉnh lý tài liệu: Tài liệu ƯBND huyện Nhơn Trạch chỉnh lý hoàn chỉnh từ 1994 đến 2003 Chỉnh lý tài liệu tồ chức tài liệu phông lưu trữ theo phương án khoa học; dó hồ sơ, đơn vị bảo quản, sửa chữa, khôi phục, xác định giá trị * Công tác thống kê tài liệu: Hàng năm, UBND huyện Nhơn Trạch có thực việc thống kê tài liệu, thường xuyên kiểm tra tình trạng vật lý tài liệu, tài liệu bị hư hỏng có biện pháp xử lý cho thích hợp Nói chung, việc thống kê cán lưu trữ làm tốt * Công tác bảo quản tài liệu: Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ công việc có ý nghĩa quan trọng việc nghiên cứu, sử dụng biện pháp cần thiết để kéo dài tuổi thọ cho tài liệu đảm bảo an toàn tài liệu nhằm phục vụ trước mắt lâu dài Chính vậy, tài liệu cần phải bảo quản tốt nhằm phục vụ nhu cầu Đảng Nhà nước xã hội trong tương lai Cồng tác bảo quản tài liệu lưu trữ UBND huyện Nhơn Trạch bảo quản với diện tích kho 65m2 chiều dài kệ, giá làm chất liệu chống rỉ sét tránh mối mọt đục khoét, phương tiện phòng cháy chữa cháy trang bị Trang 38 đại Tài liệu chỉnh lý xếp hộp để gọn gàng kho lưu trữ, thuận tiện cho việc tra tìm tài liệu nhanh chóng, xác, đạt hiệu cao Hàng năm, cán lưu trữ đề xuất quan tổ chức phun thuốc trừ mối diệt loại côn trùng khác nhằm xâm nhập vào kho để cắn phá tài liệu Kho lưu trữ UBND huyện Nhơn Trạch xây dựng thoáng mát, lát gạch Kho lưu trữ để bố trí riêng biệt khu làm việc có cán làm công tác vào kho, điều giúp cho việc giữ gìn bí mật tài liệu đảm bảo an tồn tài liệu khơng bị mát hay thất lạc * Công tác tổ chức nghiên cứu sử dụng tài liệu: ƯBND quan hành nhà nước ƯBND huyện Nhơn Trạch vậy; dó, lưu trữ UBND huyện Nhơn Trạch lưu trữ tài liệu có giá trị kinh tế, văn hóa, xã hội, an ninh quốc phịng nhằm phục vụ cho lãnh đạo ƯBND, cán công chức UBND huyện hoạt động quản lý nhà nước, đồng thời phục vụ theo yêu cầu đáng cho công dân Tài liệu lưu trữ ƯBND huyện Nhơn Trạch đảm bảo cách an toàn, tài liệu giữ gìn bí mật khơng cho phcp khai thác bừa bãi đem tài liệu với hình thức mà dạng cho photocopy cần thiết cho công chứng lãnh đạo ký y nhằm tránh tài liệu không bị thất lạc Hiện văn phịng ƯBND huyện Nhơn Trạch khơng có loại cơng cụ tra tìm cho hồ sơ, dựa vào sổ công văn đến, công văn chủ yếu Khi có đồng ý quan cán lưu trữ xem ngày tháng năm tài liệu cần tìm, tác giả, nội dung sau tra tìm theo mục tài liệu hồ sơ Theo thống kê kho lưu trữ ƯBND huyện Nhơn Trạch, năm phục vụ khoảng 300 lượt người sử dụng tài liệu, loại tài liệu thường dược khai thác sử dụng kho lưu trữ văn lưu công văn quan ban hành văn khác thuộc ngành tỉnh gửi đến hồ sơ công việc Đánh giá thực trạng công tác lưu trữ văn phịng: Thời gian qua, cơng tác lưu trữ Văn phòng ƯBND huyện vào nề nếp Các văn đạo công tác lưu trữ địa bàn ban hành tương đối đầy đủ thống Cán bộ, công chức làm công tác lưu trữ có trình độ đáp ứng u cầu cơng việc; khâu nghiệp vụ tiến hành quy định Tài liệu lưu trữ xử lý Trang 39 dứt điểm năm bảo quản an toàn Cơ sở vật chất khang trang, dáp ứng yêu cầu cơng việc Có thổ nói cơng tác lưu trữ thật đóng góp phần quan trọng vào việc bảo quản tài liệu tổ chức khai thác có hiệu nhằm phục vụ cho mục đích thiết thực Văn phịng ƯBND Tuy nhiên, cơng tác lưu trữ tồn nhiều hạn chế Trước hết là: - Huyện chưa có kho lưu trữ nhà nước chuyên dùng để thu thập tài liệu quan đơn vị theo pháp lệnh quy định - Tài liệu các quan chuyên môn trực thuộc ƯBND huyện chưa tồ chức thực tốt khâu nghiệp vụ nên cịn tình trạng tích đống nhiều Hiện nay, nhiều quan địa phương (trong có ƯBND huyện Nhơn Trạch), tài liệu lưu trữ tồn hai dạng: tập lưu vãn thư hồ sơ công việc Làm đề quản lý tài liệu không bị mát, thất lạc chuyên viên, cần lấy ngay, thuận tiện giao nộp vào lưu trữ Thực tế dẫn đến kết là: tài liệu quản lý tốt, văn thư vốn bận rộn, phải quản lý toàn văn bản, hồ sơ đến quan, vừa phải phục vụ chuyên viên tra tìm, sử dụng tài liệu q trình giải cơng việc Đó chưa kể phịng văn thư diện tích vừa phải, nơi cần hạn chế người khơng có nhiệm vụ ra, vào Quan trọng tập lưu có thề đáp ứng u cầu tra tìm người cần tìm biết số đăng ký, ngày tháng ban hành văn Hậu giao nộp tập lưu nói vào lưu trữ việc tra tìm theo ngày tháng theo số đăng ký dần, thay vào nhu cầu nghiên cứu cách hệ thống theo vấn đề, theo chuyên dề Muốn lưu trữ buộc phải phân loại, chỉnh lý lập hồ sơ theo vấn đề dể nghiên cứu Đây hậu việc khơng có kế thừa văn thư lưu trữ, dẫn đến việc để lại gánh nặng cho lưu trữ mà phải nhiều thời gian, tiền bạc công sức để giải E/ KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ K ết luận: Qua trình khảo sát tình hình thực tế công tác lưu trữ ƯBND huyện Nhơn Trạch, nhận thấy công tác Văn thư Lưu trữ VP.HĐND & UBND huyện lãnh dạo quan tâm xem công tác quan trọng hoạt động thường xuyên quan Lãnh đạo trọng đến việc đào tạo nâng cao nghiệp vụ cho cán Trang 40 lưu trữ quan, nhằm góp phần đưa cơng tác lưu trữ, khai thác, nghiên cứu sử dụng tài liệu quan ngày tiến theo quy định Nhà nước Cán làm công tác lưu trữ UBND huyện Nhơn Trạch cán kiêm nhiệm làm tốt công tác bảo quản tài liệu lưu trữ Bên cạnh ưu điểm nêu, nhiên công tác lưu trữ ƯBND huyện Nhơn Trạch số hạn chế như: ƯBND huyện chưa thành lập kho lưu trữ hoàn chỉnh Cán phụ trách cơng tác lưu trữ cịn kiêm nhiệm nên phần ảnh hưởng đến công tác chuyên môn Các khâu nghiệp vụ chưa thực theo quy định ngành lưu trữ Cạnh đó, tài liệu trước năm 1999 đến chưa chỉnh lý cịn tình trạng bó gói kho lưu trữ Ý kiến đề xuất: Theo để công tác lưu trữ vào nề nếp, hoạt động có hiệu hơn, tơi xin đế xuất với lãnh đạo Văn phịng HĐND&ƯBND số ý kiến sau: Cơng tác chỉnh lý tài liệu cần dược quan tâm nhiều Tiến hành thành lập loại công cụ tra cứu tài liệu lưu trữ càn ban hành văn quy định chế độ nộp lưu tài liệu phòng ban, đơn vị phải nộp tài liệu lưu trữ kho lưu trữ huyện Trang 41