Quy trình bán hàng tại của hàng được mô tả tóm tắt như sau: - Khi khách hàng đến mua hàng, nhân viên phụ trách quầy hàng sẽ tư vấn, giúp KH chọn lựa và quyết định mua, sau đó viết ticket
Trang 1ĐỀ NHÓM HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN
Câu 1: Anh chị hãy vẽ lưu đồ mô tả quy trình bán hàng tại cửa hàng, trường hợp khách hàng là cá nhân.
Giới thiệu tình huống:
Công ty ABC là doanh nghiệp kinh doanh hàng kim khí điện máy Công ty có 1 khu nhà cao ốc vừa dùng làm văn phòng, cửa hàng kinh doanh và kho hàng hóa Nguồn hàng của công ty bao gồm mua trong nước trực tiếp từ các nhà sản xuất và nhập khẩu
Khách hàng của công ty bao gồm các doanh nghiệp, các tổ chức , cá nhân trên toàn quốc Đối với các khách hàng là doanh nghiệp hay tổ chức , công ty có chính sách bán trả chậm, thời gian thanh toán tối đa là 30 ngày, chiết khấu thanh toán 5% nếu thanh toán trong vòng 10 ngày kể từ ngày bán hàng Đối với khách hàng khác
có thể thanh toán bằng tiền mặt, chuyển khoản hay thanh toán bằng thẻ tín dụng Sau khi thanh toán hay chấp nhận thanh toán, khách hàng sẽ nhận hàng Việc giao hàng được thực hiện trong ngày đối với all các khách hàng trong phạm vi thành phố Đối với khách hàng ngoài phạm vi thành phố, công ty sẽ vận chuyển giao hàng cho khách hàng, phí vận chuyển tính riêng và khách hàng sẽ phải thanh toán khoản phí này
Khách hàng có thể sử dụng thử hàng trong 5 ngày, và được đổi hàng 1 lần nếu không vừa ý, do đó hóa đơn GTGT sẽ được xuất giao cho khách hàng ngay nếu khách hàng có yêu cầu (TH này KH ko được đổi hàng) hoặc sau 5 ngày kể từ ngày bán hàng
Quy trình bán hàng tại của hàng được mô tả tóm tắt như sau:
- Khi khách hàng đến mua hàng, nhân viên phụ trách quầy hàng sẽ tư vấn, giúp KH chọn lựa và quyết định mua, sau đó viết ticket bán hàng gồm 2 liên, ghi tên KH, địa chỉ, số điện thoại, mã hàng và số lượng hàng mua, tổng giá trị thanh toán (bao gồm thuế GTGT), mã số nhân viên bán hàng
- Hướng dẫn khách hàng cầm 2 liên của ticket bán hàng đến quầy thu ngân để thanh toán
Trang 2- Sau khi thu tiền (nếu khách hàng thanh toán bằng tiền mặt) nhân viên thu
ngân nhập liệu vào máy tính, in phiếu Nhận tạm ứng kiêm phiếu xuất kho
làm 3 liên, ký tên sau đó chuyển chứng từ này cho nhân viên giao nhận hàng
để xuất kho, thủ kho kí tên sau khi xuất giao hàng
- Hàng được giao cho KH kiểm nhận, ký tên trên phiếu Nhận tạm ứng kiêm
phiếu xuất kho.
- Kiểm soát viên bán hàng sẽ ký tên trên chứng từ này trước khi hàng được vận chuyển giap cho KH Trường hợp KH muốn lấy hóa đơn ngay, KH sẽ
mang 2 liên của Phiếu Nhận tạm ứng kiêm phiếu xuất kho lên phòng kinh
doanh Nhân viên lập hóa đơn sẽ kiểm tra, và in hóa đơn cho KH
- Cuối mỗi ngày, nhân viên thu ngân kiểm đếm tiền và nộp cho thủ quỹ, đồng
thời căn cứ vào Phiếu nhận tạm ứng kiêm phiếu xuất kho lập báo cáo nộp
tiền cho kế toán tiền
- Kế toán tiền căn cứ báo cáo nộp tiền để nhập liệu và in phiếu thu làm 2 liên, tiến hành các thủ tục thu tiền, sau đó cập nhật dữ liệu kế toán
Trường hợp khách hàng là các tổ chức, mua trả chậm, quy trình bán hàng diễn ra như sau:
- Khách hàng sẽ gửi ĐĐH đến phòng kinh doanh, ghi rõ các mặt hàng
mua,điều kiện giao hàng và điều kiên thanh toán
- GĐ kinh doanh kiểm tra điều kiện thanh toán, nếu phù hợp với chính sách tín dụng của công ty sẽ yêu cầu nhân viên phòng kinh doanh nhập liệu và in
Lệnh xuất hàng kiêm phiếu Xuất kho làm 3 liên, ký duyệt lệnh xuất hàng
Liên 1 lưu tại phòng kinh doanh, liên 2 và 3 chuyển xuống kho để làm thủ tục xuất hàng
- Sau khi xuất hàng bộ phận kho kiểm tra dữ liệu, nhập số lượng thực xuất và
in Phiếu giao hàng kiêm vận chuyển nội bộ làm 3 liên, ký xác nhận trên
Lệnh xuất hàng kiêm phiếu Xuất kho liên 2 và 3, chuyển về phòng kế toán
liên 3, liên 2 lệnh xuất hàng kiêm phiếu xuất kho đính kèm liên 2 và 3 Phiếu
giao hàng kiêm vận chuyển nội bộ giao cho bộ phận vận chuyển để mang đi
giao cho khách hàng Liên 1 Phiếu giao hàng kiêm vận chuyển nội bộ lưu tại
bộ phận kho
- Sau khi khách hàng nhận hàng, ký nhận trên phiếu giao hàng kiêm vận
chuyển nội bộ, liên 3 của chứng từ này được chuyển về phòng kinh doanh.
- Nếu khách hàng không yêu cầu đổi hàng, sau 5 ngày kể từ ngày giao hàng, nhân viên phòng kinh doanh sẽ in hóa đơn làm 3 liên, liên 1 lưu, liên 2 gửi
Trang 3cho khách hàng, liên 3 gửi về phòng kế toán kèm theo liên 3 phiếu giao
hàng kiêm vận chuyển nội bộ.
- Kế toán kiểm tra đối chiếu các chứng từ gốc có liên quan, cập nhật dữ liệu
kế toán phải thu, cuối kì in các báo cáo kế toán có liên quan theo yêu cầu quản lý
Hệ thống máy tính của công ty vận hành theo mạng LAN, cửa hàng, phòng kinh doanh, kho và kế toán đều có máy tính nối mạng và chia sẻ chung cơ sở
dữ liệu Mỗi người dùng có tên đăng nhập và mật khẩu riêng, truy cập hệ thống theo đúng chức năng công việc của mình
Ban quản lí công ty đưa ra các yêu cầu như sau:
- Đảm bảo an toàn cho các tài sản, dữ liệu, thông tin
- Chính xác và trung thực trong toàn bộ quá trình kinh doanh
- Cung cấp thông tin chính xác, trung thực và kịp thời về nợ phải thu chi tiết theo khách hàng, lãi gộp theo từng nhóm KH (DN, cá nhân…), lãi gộp bán chịu, lãi gộp bán thu tiền ngay, lãi gộp theo từng ngành hàng, nhóm hàng, mặt hàng cho hàng tháng
Câu 2: Mở file bài tập mẫu, trang 289,290,291, làm câu a và b Anh (chị) có thể tham khảo Chương 4- Kiểm soát trong HTTTKT.
Công ty Azhut Bolstep Quantity Ltd (ABQ), là một công ty TNHH sản xuất
thương mại và dịch vụ, có trụ sở chính được đặt tại bang Ohio của Mỹ
Công ty có mua một số máy vi tính cá nhân nhằm phục vụ cho công tác văn phòng tại công ty Một cái được đặt tại bộ phận kho của công ty Bộ phận này có trách nhiệm về vấn đề nhập hàng, xuất hàng và ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến HTK
Trong khi phân tích hệ thống, bạn phát hiện được có một nhân viên John đảm nhận các chức năng công việc sau:
- Nhận các phiếu yêu cầu hàng hóa, dịch vụ , công cụ, dụng cụ, nguyên vật liệu… từ các bộ phận khác trong công ty mà có yêu cầu
- Kiểm tra tính đầy đủ, hợp lý, xét duyệt và hiệu lực hiện hành của chúng
- Xuất hàng từ kho hàng ra
- Ghi chép nghiệp vụ kinh tế đã phát sinh vào sổ sách HTK của công ty sau khi đã hoàn thành nghiệp vụ
Trang 4- Vận hành hệ thống máy tính của công ty, tiến hành mở phần mềm và điều chỉnh số dư mới của hàng tồn kho trong cơ sở dữ liệu chung của công ty Khi bạn hỏi Thủ kho và Trưởng bộ phận kho về các cách thức áp dụng cho hệ thống máy tính của công ty ABQ, họ đã trả lời rằng máy tính cá nhân này được dành riêng cho bộ phận Vì thế, thủ tục kiểm soát áp dụng cho các hệ thống máy tính ở đây được xem là không cần thiết
Bên cạnh hệ thống máy tính nêu trên, công ty còn có một số thiết bị và hàng hóa,
mà phần lớn là các linh kiện điện tử máy tính Các thiết bị vi mô này được để trong các kho của công ty và có khóa đề phòng việc mất mát Kho này có một trưởng kho và bốn nhân viên
Các thiết bị này sẽ được xuất khỏi kho theo giấy viết tay hoặc thông qua lệnh bằng miệng của các quản đốc phân xưởng nếu họ yêu cầu Do không có ghi nhận thường xuyên các nghiệp vụ kinh tế phát sinh về vấn đề nhập xuất hàng tồn kho , nên hàng tháng bốn nhân viên kho trên phải có thủ tục kiểm kê kho để xác định số lượng tồn kho cuối kỳ Sau đó, Trưởng kho sẽ đối chiếu số lượng đó với mức bổ sung hàng tồn kho đã xác định trước Nếu thấp hơn, người này sẽ lập một phiếu đề nghị vật liệu gửi cho kế toán phải trả nhà cung cấp, kế toán viên này sẽ lập đơn đặt hàng, ghi rõ chi tiết số lượng đặt hàng và gửi đơn này đến nhà cung cấp
Khi vật liệu về đến kho công ty, nhân viên kho sẽ nhận hàng, họ tiến hành kiểm tra về chủng loại, số lượng, chất lượng, và đối chiếu giấy tờ, chứng từ của người bán Các hóa đơn của người bán được lưu trữ ở kho này theo ngày, như là báo cáo nhận hàng của công ty
Yêu cầu:
a. Nhận xét về ý kiến của Thủ kho và Trưởng bộ phận kho về vấn đề hệ thống máy tính và hệ thống máy tính cá nhân của các bộ phận
b. Hãy nêu một vài điểm tốt trong hệ thống của công ty
Câu 3: Công ty Lotterio Phoner Best (LPB) là 1 công ty chuyên bán các loại gỗ
quý và gỗ gia dụng, sử dụng cho gia đình và cho xây dựng Trong chu trình kinh doanh bán hàng của mình, công ty có các thủ tục bán hàng như sau:
Trang 5- Khách hang mô tả với nhân viên bán hàng về kích cỡ, số lượng, chất lượng, đặc tính và màu sắc của các tấm gỗ cần mua
- Nhân viên bán hàng tiến hành ghi chép lại các mô tả mặt hàng về chi tiết vào
1 phiếu bán hàng, tính tổng số tiền và thu tiền của khách hàng
- Thủ kho sẽ lấy gỗ từ trong kho và chuyển lên xe của khách hàng Nếu khối lượng hàng lớn và khách hàng yêu cầu thì công ty sẽ vận chuyển hộ số hàng này
Bên cạnh những quy định về ghi nhận thông tin từ chu trình kinh doanh bán gỗ trên, công ty còn có tài liệu về quá trình ghi nhận nghiệp vụ bán hàng và theo dõi
nợ phải thu bằng hệ thống kế toán thủ công đối với hoạt động thương mại khác tại công ty diễn ra như sau:
- Khi nhận được bảng photo đơn đặt hàng của khách hàng do phòng kinh doanh gửi đến, kế toán bán hàng tiến hành lập hóa đơn giá trị gia tăng 3 liên
- Một lien chuyển cho kế toán theo dõi chi tiết nợ phải thu khách hàng để ghi chép vào sổ chi tiết nợ của từng khách hàng và được lưu theo từng hồ sơ theo dõi của khách hàng
- Liên còn lại màu đỏ chuyển cho bộ phận giao hàng làm chứng từ đi đường
và giao cho khách hàng
- Cuối kì , kế toán bán hàng lập bảng tổng hợp các nghiệp vụ bán hàng trong
kì, tổng hợp các tài khoản liên quan và gửi bảng tổng hợp cho kế toán tổng hợp tiến hành lập bảng cân đối số phát sinh và sau đó là các báo cáo tài chính theo yêu cầu
Yêu cầu:
a. Nêu và giải thích 1 số vấn đề cần quan tâm trong việc thiết kế và sử dụng chứng từ bán hàng để tạo thuận lợi cho công ty LPB kiểm soát gỗ tồn trong kho và tiền thu từ bán hàng
b. Nhận dạng những khiếm khuyế,rủi ro trong quá trình trên của hệ thống kế toán thủ công Nêu giải pháp hay thủ tục kiểm soát bổ sung, hạn chế đó.