BÀI tập hệ THỐNG THÔNG TIN kế TOÁN (45 TIẾT)

Bài 3.1: Căn cứ vào thông báo gửi hàng qua điện thoại từ phòng kinh doanh, bộ phận gửi hàng chuẩn bị việc giao hàng. Một giấy báo gởi hàng gồm 3 liên được lập ra. Liên 3 cùng với hàng hoá được gởi đến khách hàng.

BÀI TẬP HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN (45 TIẾT) CHƯƠNG 3: CÔNG CỤ MÔ TẢ HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN -------------------------- Bài 3.1: Căn cứ vào thông báo gửi hàng qua điện thoại từ phòng kinh doanh, bộ phận gửi hàng chuẩn bị việc giao hàng. Một giấy báo gởi hàng gồm 3 liên được lập ra. Liên 3 cùng với hàng hoá được gởi đến khách hàng. Liên 2 được chuyển đến bộ phận lập hoá đơn. Khi bộ phận lập hoá đơn nhận được liên thứ 2 của giấy báo gởi hàng, bộ phận này sử dụng những thông tin trên giấy báo để lập hoá đơn gồm 3 liên. Liên 3 hoá đơn bán hàng được gởi đến khách hàng, liên 2 chuyển cho kế toán. Ngoài ra, liên 1 của hoá đơn bán hàng được lưu tại bộ phận lập hoá đơn. Khi kế toán nhận hóa đơn bán hàng, kế toán ghi nhận vào sổ chi tiết phải thu, nhật kí bán hàng và lưu hóa đơn bán hàng theo tên của khách hàng. Yêu cầu: a. Vẽ sơ đồ dòng dữ liệu quá trình trên b. Vẽ lưu đồ chứng từ mô tả những quá trình trên c. Chỉ ra những rủi ro và nêu các thay đổi, bổ sung trong quá trình trên để hạn chế rủi ro Bài 3.2: Hoàn thành và mô tả lưu đồ chứng từ sau: Hệ thống thông tin kế toán – 45 tiết 1 BP BÁN HÀNG BP GIAO HÀNG BP LẬP HÓA ĐƠN KẾ TOÁN PHẢI THU KH Phiếu đặt hàng Lập lệnh bán hàng Lệnh bán hàng (4 liên) ( b ) N A Lệnh BH Lập giấy , xác nhận giao hàng (c) (d) (h) Hóa đơn bán hàng Nk ý BH N Ghi vào sổ chi tiết (k ) (l) ( m ) (a) (i) Lệnh bán hàng KH KH (j) ( e ) (d) B A A B Hệ thống thông tin kế toán – 45 tiết 2 CHƯƠNG 2 – TỔ CHỨC DỮ LIỆU TRONG HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN -------------------------- Bài 2.1: Hãy nhận dạng các hoạt động nhập liệu, khai báo, cập nhật sau: a. Nhân viên kế toán nhập hóa đơn bán hàng cho 1 khách hàng truyền thống. Số dư nợ của khách hàng tăng lên. b. Nhập hóa đơn mua hàng và ghi nhận thanh toán tiền. Kế toán kiểm tra sổ chi tiết hàng tồn kho và tài khoản tiền nhưng vẫn chưa có nghiệp vụ này. c. Nhập hóa đơn bán hàng cho 1 khách hàng mới. d. Doanh nghiệp tiến hành nhập thông tin về các hàng hóa và các dịch vụ doanh nghiệp bắt đầu kinh doanh trong tháng này. e. Kế toán tổng hợp kiểm tra các bút toán nhập liệu từ các phần hành chi tiết sau đó tiến hành ra lệnh ghi nhận vào sổ cái các tài khoản liên quan để lập báo cáo tài chính f. Công ty tiến hành nhập các thông tin về tài khoản, khách hàng, nhà cung cấp, hàng tồn kho và các số dư liên quan vào phần mềm SSP. Bài 2.2: Công ty XYZ sản xuất kinh doanh các mặt hàng trang trí nội thất. Khách hàng chính của công ty là những cửa hàng bán lẻ. Ngoài ra, nhiều công ty kinh doanh các mặt hàng trang trí nội thất lớn khác cũng mua sản phẩm trực tiếp từ công ty. Thêm vào đó, các công ty xây dựng công trình cũng mua các sản phẩm trực tiếp từ công ty để được giảm giá. Công ty còn có nhiều đại lý bán lẻ sản phẩm của công ty. Công ty chia thị trường thành 7 khu vực: Hà Nội, Bắc trung bộ, Nam Trung Bộ, Tây nguyên, các tỉnh miền Đông, các tỉnh miền Tây và khu vực Tp. Hồ Chí Minh. Mỗi khu vực bao gồm từ 5-10 khu vực nhỏ hơn với hơn 100 khách hàng. Công ty XYZ sản xuất các loại thảm trải sàn nhà và các loại tấm trần bằng nhưa. Thảm có trên 200 nhóm sản phẩm, mỗi nhóm sản phẩm bao gồm 4 loại, với 15 loại màu sắc khác nhau. Các tấm trần cũng tương tự, có trên 180 nhóm khác nhau, mỗi nhóm có 4 mẫu mã, mỗi mẫu mã có 8 loại sản phẩm, mỗi loại sản phẩm có 8 màu sắc khác nhau. Yêu cầu: Hãy nêu các phương án thiết kế mã số khách hàng và mã sản phẩm Bài 2.3: Công ty X sử dụng phần mềm kế toán AAA phục vụ cho công việc kế toán của mình. Phần mềm cho phép mở các tài khoản cấp con (cấp 2, cấp 3…) và mỗi tài khoản có thể theo dõi 2 đối tượng chi tiết (VD: tài khoản 131 đối tượng là từng khách hàng). Phần mềm có thể cung cấp sổ cái các tài khoản theo từng cấp chi tiết đã mở, có thể xem sổ chi tiết tài khoản theo từng đối tượng chi tiết. Ngoài ra các báo cáo của phần mềm có thể xuất ra Excel để tuỳ biến theo yêu cầu. Hiện nay, giám đốc doanh nghiệp cần biết 1 số thông tin sau: Doanh số bán hàng theo các khu vực Bắc, Trung, Nam, theo từng khách hàng (khoản 50 khách hàng/khu vực), theo từng chủng loại hàng (Máy in, máy tính xách tay, máy tính để bàn, máy photocopy), từng mặt hàng (200 mặt hàng/1 chủng loại), theo từng nhân viên bán hàng ở các khu vực (trung bình 20 nhân viên/khu vực). Các khoản phải thu được theo dõi theo từng loại khách hàng (khách hàng lớn và nhỏ), từng khách hàng và theo từng hợp đồng kí kết. Xác định lãi gộp của từng mặt hàng, của từng khu vực Yêu cầu: Hãy mã hóa các tài khoản, các đối tượng theo dõi chi tiết liên quan để có thể cung cấp các thông tin theo yêu cầu của giám đốc Bài 2.4: Các bảng dưới đây mô tả các tập tin lưu trữ dữ liệu của 1 quá trình bán hàng - thu tiền. Dùng các bảng để trả lời các câu sau: a. Nhận dạng các sự kiện, nguồn lực, các đối tượng liên quan đến các bảng dữ liệu trên. Hệ thống thông tin kế toán – 45 tiết 3 b. Nêu các hoạt động nhập liệu, cập nhật, khai báo liên quan. c. Mô tả mối quan hệ giữa các bảng (sự kiện, nguồn lực, đối tượng) trong mô hình REA. d. Mô tả quá trình nhập hóa đơn số 460, ngày 28/02, điều khoản thanh toán ngay (COD) bán cho khách hàng KPMG, mặt hàng PC-003, số lượng 10, đơn giá bán 17.000.000. Nhân viên D thực hiện nghiệp vụ này. Nhân viên G phụ trách thu tiền. e. Mô tả quá trình nhập hóa đơn số 459 ngày 27/02, điều khoản thanh toán 1/10, n/30 bán lần đầu tiên cho khách hàng Anh Tuấn, địa chỉ 34 Nguyễn Tri Phương, MST: 4748473837, mặt hàng Acer T44, số lượng 10, đơn giá bán 12.000.000. Nhân viên A thực hiện nghiệp vụ này. f. Ghi nhận khách hàng UOB thông báo địa chỉ giao dịch mới: 343 Nguyễn Trãi g. Ghi nhận một số thay đổi về nhân sự: Nâng lương cơ bản cho nhân viên A lên 1.500.000. Thực chính sách % hoa hồng bán hàng trên doanh thu khác nhau cho mỗi nhân viên tùy thuộc vào thâm niên công tác của mỗi người. h. Nêu cách thức lập các báo cáo phân tích + Doanh thu bán hàng theo khách hàng, theo mặt hàng + Tình hình thu tiền theo khách hàng, theo hóa đơn i. Nếu tiến hành theo theo dõi nợ khách hàng theo tuổi nợ (nợ hiện hành, nợ quá hạn) thì cần phải thu thập thêm dữ liệu gì? CHƯƠNG 4: KIỂM SOÁT TRONG HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN Hệ thống thông tin kế toán – 45 tiết 4 Hóa đơn Số Hđơn Ngày Điều khoản Mã NV Mã KH 456 20/2/06 2,10, n/30 BH001 KH001 457 23/3/06 2,10, n/30 BH002 KH002 458 25/2/06 COD BH001 KH003 Nhân viên bán hàng Mã NV Tên Lương CB BH001 Nguyễn Văn A 1.000.000 BH002 Lê Văn B 1.500.000 BH003 Trịnh Thị C 800.000 BH004 Đoàn Văn D 900.000 Hàng tồn kho Mã hàng Tên Quy cách Tk PC-001 Toshiba Desk Bộ 1561 PC-002 Dell PCI Bộ 1561 PC-003 HP 800 Bộ 1561 PC-004 IBM T40 Bộ 1561 Nhân viên thu tiền Mã NV Tên TQ001 Phạm Thị E TQ002 Lý Thị G Khách hàng Mã KH Tên khách hàng Địa chỉ Mã số thuế Tk KH001 Chase Mahattan 29 Lê Duẩn, Q.01 430121280-001 131 KH002 KPMG Việt Nam 115 Nguyễn Huệ 430421210-001 131 KH003 UOB Viet Nam 17 Lê Duẩn, Quận 01 430011144-001 131 Tài khoản Số hiệu Tên 111 Tiền mặt 112 Tiền gửi NH … Chi tiết hóa đơn HĐ TKcó Mã hàng SLượng Đơn giá 456 5111 PC-001 5 15.000.000 456 5111 PC-002 4 20.000.000 457 5111 PC-003 10 25.000.000 458 5111 PC-004 11 20.000.000 Phiếu thu Số PThu Ngày NV thu tiền Hóa đơn Số tiền TKhoản PT01 25/02 TQ001 456 30.000.000 111 PT02 27/02 TQ002 457 20.000.000 112 -------------------------- Bài 4.1: Bạn là tổng giám đốc của công ty sản xuất gạch men ở Hải Phòng. Trong sáu tháng vừa qua, công ty đã liên tục mất khách hàng về một đối thủ cạnh tranh. Đối thủ này có giá chào bán thấp hơn một chút. Bạn linh cảm có một vấn đề gì đó đã xảy ra và tiến hành điều tra. Bạn biết được rằng có một trong số những nhân viên của bạn truy cập vào máy tính và lấy đi thông tin về giá sẽ chào bán và bán thông tin này cho đối thủ cạnh tranh. Yêu cầu a. Chỉ ra sự không đầy đủ trong kiểm soát nội bộ đối với hệ thống máy tính của công ty bạn đã tạo thuận lợi cho gian lận này xảy ra. b. Thông tin về giá sẽ chào bán được lấy và bán như thế nào? c. Làm thế nào để ngăn ngừa và phát hiện gian lận này? Bài 4.2: Công ty ABC đã tiến hành tin học hoá công tác kế toán. Khi tiến hành xem xét, đánh giá quy trình xử lý nghiệp vụ bán chịu và thu tiền trong hệ thống kế toán tin học của công ty ABC, chuyên viên phân tích hệ thống đã chọn mẫu và in Sổ chi tiết các khoản phải thu của khách hàng, Bảng tổng hợp chi tiết các khoản phải thu, Sổ cái Tài khoản 131, Nhật ký bán hàng và Nhật ký thu tiền. Có các trường hợp sau: 1. Sổ chi tiết khách hàng X có 2 hoá đơn bán chịu có cùng số hoá đơn, cùng số tiền, nhưng ngày của hoá đơn khác nhau. 2. Có 21 nghiệp vụ trên sổ Nhật ký bán hàng và Nhật ký Thu tiền tháng 08 năm 200X có ngày của chứng từ trong tháng 08 năm 200X+2. 3. Trên Bảng tổng hợp chi tiết các khoản phải thu có 1 khách hàng không có Mã khách hàng, không có địa chỉ, chỉ có tên khách hàng; với số tiền phải thu của khách hàng này là 48.400.000đ. 4. Sổ chi tiết khách hàng Z có một hoá đơn bán chịu với số tiền là số âm, nghiệp vụ này cũng được thể hiện trên Nhật ký bán hàng, trên sổ chi tiết bán hàng được in ra, các mặt hàng đều có đơn giá bán âm. 5. Có 1 nghiệp vụ xoá sổ một khoản nợ phải thu khó đòi của một khách hàng. Tuy nhiên số tiền được ghi nhận của nghiệp vụ này lớn hơn nợ gốc của khách hàng, nên trên sổ chi tiết của khách hàng này có số dư Có. Yêu cầu: Trong mỗi trường hợp nêu trên, hãy xác định các sai phạm, các rủi ro có thể xảy ra và đề xuất các thủ tục kiểm soát ứng dụng cần thiết để hạn chế và khắc phục các sai phạm, các rủi ro đó. Bài 4.3: Một doanh nghiệp đã tin học hoá công tác kế toán, đang sử dụng phần mềm kế toán ABC. Hiện nay hệ thống kế toán của doanh nghiệp đang gặp các vấn đề sau: 1. Nghiệp vụ thanh toán tiền cho nhà cung cấp bị ghi nhầm từ nhà cung cấp này sang nhà cung cấp khác do nhân viên kế toán nhập sai Mã số nhà cung cấp khi nhập liệu. 2. Số tiền thanh toán cho nhà cung cấp theo từng hoá đơn mua chịu thường bị nhập sai, dẫn đến số dư nợ phải trả cho các nhà cung cấp không đúng. 3. Dữ liệu bán hàng của 1 cửa hàng gửi lên bằng file bảng tính Excel trên thẻ nhớ USB bị mất do nhân viên kế toán làm mất USB. File dữ liệu này không có bất kỳ bản copy thứ 2 nào. 4. Nhân viên mua hàng nhập liệu và gửi mail đặt hàng đến một nhà cung cấp đặt mua các mặt hàng mà doanh nghiệp không có nhu cầu thực sự. Hệ thống thông tin kế toán – 45 tiết 5 5. Trên 1 hoá đơn GTGT được in ra cho khách hàng, tổng số tiền thanh toán (bao gồm cả thuế GTGT) lớn hơn tổng cộng các chi tiết của hoá đơn cộng thuế GTGT, điều này làm cho khách hàng không hài lòng và không tin tưởng doanh nghiệp. 6. Có những trường hợp trên sổ chi tiết phải trả nhà cung cấp được in từ phần mềm có các nghiệp vụ mua chịu hàng hóa, các hoá đơn này đã được thanh toán bằng séc nhưng không có tên, mã số nhà cung cấp trong danh mục. 7. Nhận được hàng và hoá đơn từ nhà cung cấp về các mặt hàng mà doanh nghiệp chưa bao giờ đặt mua. Các hoá đơn này đã được thanh toán. 8. Có trường hợp thanh toán toàn bộ 2 lần cho cùng một hoá đơn mua hàng. 9. Trên sổ chi tiết mặt hàng A có thể hiện 2 phiếu nhập kho có cùng số, cùng ngày nhưng khác số tiền. 10. Trên sổ chi tiết mặt hàng B có số lượng và giá trị tồn âm 11. Có 2 phiếu nhập kho ghi ngày 36/13/2005 12. Trên bảng tổng hợp chi tiết hàng tồn kho có thể hiện một nghiệp vụ mua hàng không có thể hiện mã mặt hàng, tên mặt hàng là "Tivi Samsung 3300" giá trị hàng nhập là 33 triệu đồng. Trên sổ nhật ký mua hàng không có phản ánh nghiệp vụ này Yêu cầu: Trong mỗi trường hợp trên, hãy trình bày 1 thủ tục kiểm soát hệ thống tốt nhất và giải thích quan điểm của mình. Hệ thống thông tin kế toán – 45 tiết 6 CHƯƠNG 5: CHU TRÌNH KINH DOANH -------------------------- Bài 5.1: Quá trình bán hàng thu tiền tại quán cà phê XYZ Sau khi nhận được yêu cầu của khách hàng, nhân viên phục vụ ghi yêu cầu đó vào phiếu yêu cầu được đánh số trước gồm 2 liên: 1 liên trắng và 1 liên vàng. Nhân viên phục vụ chuyển phiếu yêu cầu này vào quầy thu ngân. Nhân viên thu ngân kí xác nhận và giữ lại liên trắng, liên vàng được chuyển xuống quầy pha chế. Sau khi pha chế xong, nhân viên pha chế ký xác nhận đã hoàn thành vào liên vàng và chuyển thức uống cho nhân viên phục vụ đưa đến khách hàng. Khách hàng yêu cầu thanh toán tiền, nhân viên thu ngân lập phiếu tính tiền gồm 2 liên: 1 liên trắng và 1 liên vàng. Thu ngân giao liên trắng cho nhân viên phục vụ chuyển cho khách hàng. Nhân viên phục vụ nhận tiền từ khách hàng và xin lại liên trắng, chuyển tiền và liên trắng cho thu ngân. Thu ngân nhận tiền và liên trắng, đóng dấu xác nhận đã thu tiền vào cả 2 liên của phiếu tính tiền, sau đó chuyển liên trắng phiếu tính tiền và phiếu trắng của phiếu yêu cầu cho kế toán, chỉ giữ lại liên vàng của phiếu tính tiền. Kế toán kí nhận và nhập số liệu trên phiếu tính tiền vào máy. Cuối ngày, nhân viên pha chế chuyển tất cả các phiếu vàng của phiếu yêu cầu cho kế toán. Kế toán đối chiếu 2 liên của phiếu yêu cầu, tổng kết doanh thu và chuyển toàn bộ chứng từ cho chủ quán. Nhân viên thu ngân chuyển liên vàng của phiếu tính tiền và toàn bộ tiền cho chủ quán. Chủ quán nhận tiền và lưu các chứng từ theo ngày. Yêu cầu: a. Vẽ sơ đồ dòng dữ liệu và lưu đồ chứng từ cho quá trình trên b. Nêu chức năng hiện có của từng hoạt động trong chu trình trên c. Nêu mục đích của các chứng từ được lập trong chu trình trên d. Hãy đưa ra các báo cáo cần thiết để quản lý quá trình bán hàng trên Bài 5.2: Quá trình mua hàng và thanh toán tại công ty ABS Hệ thống mua hàng hiện nay của công ty ABS được mô tả như sau: Khi lượng hàng tồn kho của một mặt hàng thấp, thủ kho điện thoại cho bộ phận mua hàng và nói rõ mặt hàng nào và số lượng cần đặt. Bộ phận mua hàng sẽ lập đơn đặt hàng gồm 2 liên. Liên 1 gởi cho nhà cung cấp, liên 2 lưu theo số thứ tự tại bộ phận. Khi hàng về, thủ kho kiểm tra đối chiếu giữa hàng thực nhận với phiếu đóng gói đi kèm với lô hàng. Phiếu đóng gói được chuyển đến bộ phận kế toán phải trả. Khi nhận được hoá đơn mua hàng, kế toán phải trả đối chiếu hoá đơn với phiếu đóng gói và xử lý chênh lệch nếu có. Một tờ séc chuyển khoản sẽ được lập với đúng số tiền phải trả được gởi đến nhà cung cấp cùng với bản sao của hoá đơn mua hàng. Phiếu đóng gói được kẹp chung với hoá đơn và được lưu theo số thứ tự trong hồ sơ hoá đơn đã thanh toán. Công ty ABC dự tính sẽ thiết kế lại hệ thống mua hàng từ lúc phát sinh nhu cầu về hàng hoá cho đến khi việc thanh toán được thực hiện. Hệ thống cần được thiết kế lại để đảm bảo tất cả các thủ tục kiểm soát là đầy đủ và hữu hiệu. Yêu cầu: a. Chỉ ra những hạn chế của quá trình mua hàng trên b. Bổ sung các chứng từ và cách luân chuyển chứng từ để hoàn thiện những hạn chế trên 5.3 Hoàn Mỹ là 1 DN mới thành lập hoạt động trong lĩnh vực mua, bán linh kiện máy tính. Hãy thử thiết kế các quá trình kinh doanh của công ty theo các giả định sau: a. Công ty có các bộ phận kế toán, kinh doanh, kho, cửa hàng, kỹ thuật-bảo hành và ban quản lý. Toàn bộ quy trình xử lý đều được thực hiện bằng thủ công. Hệ thống thông tin kế toán – 45 tiết 7 b. Quá trình kinh doanh được hỗ trợ bởi 1 phần mềm dùng chung cho toàn bộ các bộ phận của công ty. Hệ thống thông tin kế toán – 45 tiết 8 Hệ thống thông tin kế toán – 45 tiết 9 . BÀI TẬP HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN (45 TIẾT) CHƯƠNG 3: CÔNG CỤ MÔ TẢ HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN -------------------------- Bài 3.1: Căn cứ vào thông. (d) B A A B Hệ thống thông tin kế toán – 45 tiết 2 CHƯƠNG 2 – TỔ CHỨC DỮ LIỆU TRONG HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN -------------------------- Bài 2.1: Hãy