Tổ chức kế toán chi tiết nguyên vật liệu hàng hóa với việc nâng cao trách nhiệm quản lý vật chất tại công ty tnhh đông anh

1.1.2.Phân loại nguyên vật liệu – hàng hóa 1.1.2.1.Phân loại nguyên vật liệu NVL được sử dụng trong doanh nghiệp có rất nhiều loại khác nhau nên để thuận tiện cho quản lý và hạch toán

Trang 1 công cụ quản lý kinh tế, tài chính có vai trò tích cực trong việc quản lý, điều hành và kiểm soát các hoạt động kinh tế Quy mô sản xuất xã hội ngày càng phát triển thì yêu cầu và phạm vi công tác kế toán ngày càng mở rộng, vai trò và vị trí của công tác kinh

tế ngày càng cao

Với sự đổi mới cơ chế quản lý kinh tế nhằm đáp ứng yêu cầu của nền kinh tế thị trường, của nền kinh tế mở đã buộc các doanh nghiệp mà đặc biệt là các doanh nghiệp

TM, XDCB phải tìm ra con đường đúng đắn và phương án sản xuất, kinh doanh tối ưu

để có thể đứng vững trong nền kinh tế thị trường, giành lợi nhuận tối đa, cơ chế hạch toán đòi hỏi các doanh nghiệp TM, XBCB phải trang trải được các chi phí bỏ ra và có lãi Mặt khác, các công trình XDCB hiện nay đang tổ chức theo phương thức đấu thầu

Do vậy, giá trị dự toán được tính toán một cách chính xác và sát xao Điều này không cho phép các doanh nghiệp XDCB có thể sử dụng lãng phí vốn đầu tư

Đáp ứng các yêu cầu trên, các doanh nghiệp trong quá trình sản xuất phải tính toán được các chi phí sản xuất bỏ ra một cách chính xác, đầy đủ và kịp thời Hạch toán chính xác chi phí là cơ sở để tính đúng, tính đủ giá thành Từ đó giúp cho doanh nghiệp tìm mọi cách hạ thấp chi phí sản xuất tới mức tối đa, hạ thấp giá thành sản phẩm – biện pháp tốt nhất để tăng lợi nhuận

Trong các doanh nghiệp, khoản mục chi phí NVL – HH chiếm một tỷ trọng không nhỏ trong toàn bộ chi phí của doanh nghiệp, chỉ cần một biến động nhỏ về chi phí NVL – HH cũng làm ảnh hưởng đáng kể đến giá thành sản phẩm, ảnh hưởng đến thu nhập của doanh nghiệp Vì vậy, bên cạnh vấn đề trọng tâm là kế toán tập hợp chi phí và tính giá thành, thì tổ chức tốt công tác kế toán chi tiết NVL – HH cũng là một vấn đề đáng được các doanh nghiệp quan tâm trong điều kiện hiện nay

Công ty TNHH Đông Anh với đặc điểm lượng NVL – HH được mua về để bán

và sử dụng vào các công trình lại khá lớn thì vấn đề tiết kiệm triệt để có thể coi là biện pháp hữu hiệu nhất để giảm chi phí, giảm giá thành, tăng lợi nhuận cho công ty Vì vậy điều tất yếu là công ty phải quan tâm đến khâu hạch toán chi phí NVL – HH

Với kiến thức được trang bị trong thời gian học tập tại trường Cũng như những kinh nghiệm em học hỏi được trong qua trình thực tập, dưới được sự giúp đỡ tận tình của lãnh đạo công ty, đặc biệt là các cán bộ trong phòng kế toán công ty, em đã được

làm quen và tìm hiểu công tác thực tế tại công ty Em nhận thấy kế toán chi tiết vật liệu, hàng hóa trong công ty giữ vai trò đặc biệt quan trọng và có nhiều vấn đề cần được quan tâm Vì vậy em đã đi sâu tìm hiểu về phần thực hành kế toán chi tiết NVL –

HH trong phạm vi bài viết này, em xin trình bày đề tài khóa luận: “Tổ chức kế toán

Trang 2 Việc nghiên cứu đề tài nhằm đạt được 2 mục đích nghiên cứu đề tài là:

Thứ nhất, nhằm tìm hiểu công tác kế toán chi tiết nguyên vật liệu, hàng hóa từ khâu thu mua, quản lý nguyên vật liệu, hàng hóa đến quá trình hoạch toán, ghi chép trên chứng từ báo biểu, sổ sách tại kho tại phòng kế toán về tình hình nhập xuất tồn của nguyên vật liệu, hàng hóa

Qua đó đánh giá thực tế tình hình quản lý và tổ chức của kế toán chi tiết nguyên vật liệu, hàng hóa làm nổi bật lên những ưu điểm và nghiên cứu những hạn chế cần khắc phục trong công tác kế toán chi tiết nguyên vật liệu, hàng hóa tại công ty góp phần nâng cao trách nhiệm quản lý vật chất tại công ty

3 Phạm vi nghiên cứu

- Về không gian: xuất phát từ mục tiêu báo cáo và các điều kiện cụ thể, phạm vi nghiên cứu của báo cáo được thực hiện tại công ty và địa điểm được thực hiện tại phòng kế toán

- Về thời gian: từ ngày 10 tháng 2 năm 2014 đến ngày 23 tháng 5 năm 2014

4 Phương pháp nghiên cứu

- Phương pháp thu thập tài liệu

+ Số liệu sơ cấp: Tìm hiểu thực tế các khâu và công tác xây dựng cơ bản cũng như bán hàng để có cái nhìn tổng thể về quá trình sản xuất tại công ty TNHH Đông Anh

+ Số liệu thứ cấp: Thu thập số liệu từ bộ phận bán hàng, bộ phận sản xuất và phòng kế toán

Trang 3

1.1.1.Khái niệm và đặc điểm của nguyên vật liệu – hàng hóa

1.1.1.1.Khái niệm và đặc điểm của nguyên vật liệu

 Khái niệm nguyên vật liệu

Nguyên vật liệu là đối tượng lao động thể hiện dưới dạng vật hoá trong các doanh nghiệp Nguyên vật liệu được sử dụng phục vụ cho việc sản xuất chế tạo sản phẩm, hoặc thực hiện lao vụ - dịch vụ hay sử dụng cho bán hàng quản lý doanh

nghiệp

 Đặc điểm của nguyên vật liệu:

NVL cùng với các yếu tố: vốn, lao động, công nghệ là là các yếu tố đầu vào cần thiết để tạo ra sản phẩm vật chất

NVL là những tài sản lưu động thuộc nhóm hàng tồn kho, vật liệu tham gia giai đoạn đầu của quá trình sản xuất kinh doanh để hình thành nên sản phẩm mới, chúng rất da dạng và phong phú về chủng loại

NVL là cơ sở vật chất hình thành nên thực thể sản phẩm, trong mỗi quá trình sản xuất vật liệu không ngừng chuyển hóa và biến đổi về mặt giá trị và chất lượng

Giá trị NVL được chuyển dịch toàn bộ một lần vào giá trị sản phẩm mới được tạo ra

Chất lượng NVL ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng sản phẩm

Về mặt kỹ thuật, NVL là những tài sản vật chất tồn tại dưới nhiều dạng khác nhau, phức tạp vì đời sống lý hóa nên dễ bị tác động của thời tiết, khí hậu và môi trường xung quanh

Trong các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh, NVL chiếm tỷ trọng cao trong tài sản lưu động và tổng chi phí sản xuất, bên cạnh đó NVL còn chiếm một tỷ lệ đánh

kể trong giá thành sản phẩm

1.1.1.2.Khái niệm và đặc điểm của hàng hóa

 Khái niệm hàng hóa

Hàng hóa là các loại vật tư sản phẩm có hình thái hoặc không có hình thái vật chất, doanh nghiệp mua về với mục đích để bán Trị giá hàng hóa mua vào bao gồm: trị giá mua vào của hàng hóa và chi phí mua hàng hóa, nếu hàng hóa mua về phải sơ chế phân loại, chọn lọc để tăng giá trị hoặc khả năng bán của hàng hóa thì trị giá của hàng hóa bao gồm giá mua cộng (+) chi phí gia công, sơ chế

Trang 4 ngày càng đa dạng phong phú và nhiều chủng loại

Hàng hóa có đặc tính lý, hóa, sinh học: Mỗi loại hàng hóa có đặc tính, hóa sinh học riêng Những đặc tính này có ảnh hưởng đến số lượng, chất lượng hàng hóa trong quá trình thu mua, vận chuyển dự trữ, bảo quản và bán ra

Hàng hóa luôn thay đổi về chất lượng, mẫu mã, thông số kỹ thuật… Sự thay đổi này phụ thuộc vào trình độ phát triển sản xuất, vào nhu cầu thị hiếu của người tiêu dùng Nếu hàng hóa thay đổi phù hợp với nhu cầu tiêu dùng thì hàng hóa được tiêu thụ

và ngược lại

Trong lưu thông hàng hóa thay đổi quyền sở hữu nhưng chưa được đưa vào quá trình sử dụng Khi kết thúc quá trình lưu thông, hàng hóa mới đưa vào quá trình sử dụng để đáp ứng nhu cầu cho tiêu dùng hay sản xuất

1.1.2.Phân loại nguyên vật liệu – hàng hóa

1.1.2.1.Phân loại nguyên vật liệu

NVL được sử dụng trong doanh nghiệp có rất nhiều loại khác nhau nên để thuận tiện cho quản lý và hạch toán cần phải phân loại NVL

 Phân loại NVL theo vai trò, tác dụng của nó trong quá trình sản xuất kinh

- Nguyên vật liệu phụ: Là những NVL có tác dụng phụ trong quá trình sản xuất chế tạo sản phẩm Vật liệu phụ được sử dụng kết hợp với nguyên liệu chính để hoàn thiện nâng cao tính năng, chất lượng của sản phẩm như là thay đổi màu sắc, hình dáng, mùi vị hoặc dùng để bảo quản Vật liệu phụ cũng được sử dụng để giúp cho máy móc thiết bị và các công cụ lao động hoạt động bình thường Ngoài ra NVL phụ còn được

sử dụng cho nhu cầu kỹ thuật

- Nhiên liệu: Là vật liệu phụ dùng để cung cấp nhiệt năng cho quá trình sản xuất kinh doanh như: than, củi, xăng dầu, ga…

sử dụng nhằm giảm chi phí sản xuất kinh doanh

 Phân loại theo nguồn cung cấp NVL

Theo cách phân loại này, NVL chia thành:

- NVL mua ngoài

- NVL do đơn vị tự sản xuất

- NVL nhận vốn góp liên doanh

- NVL do cấp trên cấp

 Phân loại theo mục đích cũng nhƣ nội dung quy định phản ánh chi phí vật liệu

trên các tài khoản kế toán nguyên vật liệu của doanh nghiệp đƣợc chia thành:

- Nguyên vật liệu trực tiếp dùng cho sản xuất, chế tạo sản phẩm

- Nguyên vật liệu dùng cho các nhu cầu quản lý phân xưởng, bộ máy quản lý của doanh nghiệp

1.1.2.2.Phân loại HH

 Dựa vào đặc điểm hình thành của hàng hóa thì chia ra làm hai loại:

+ Hàng hóa do doanh nghiệp tự sản xuất

+ Hàng hóa mua ngoài

+ Hàng hóa nhận vốn góp liên doanh

Trang 6 + Hàng lương thực, thực phẩm

+ Ngoài ra bất động sản được giữ trữ cho mục đích bán cũng được xem là một

là hàng hóa – hàng hóa bất động sản

1.1.3 Vai trò của nguyên vật liệu – hàng hóa

- NVL-HH thuộc đối tượng lao động, một trong ba yếu tố cơ bản của sản xuất Việc cung cấp NVL-HH đầy đủ, kịp thời đồng bộ và có chất lượng là điều kiện tiền đề cho sự liên tục của quá trình sản xuất và kinh doanh Đảm bảo NVL-HH như thế nào thì việc tạo ra sản phẩm cũng như thế ấy Số lượng, chất lượng, tính đồng bộ của sản phẩm phụ thuộc trước tiên vào số lượng, chất lượng và tính đồng bộ trong việc đảm bảo NVL-HH cho sản xuất, kinh doanh Tiến độ sản xuất, nhịp điệu sản xuất và kinh doanh phụ thuộc vào tính kịp thời và nhịp điệu trong việc đảm bảo NVL-HH

- NVL-HH là đối tượng lao động được tác động vào để chuyển thành sản phẩm, dịch vụ Trong nhiều trường hợp giá trị NVL-HH chiếm tỷ trọng lớn trong tổng chi phí sản xuất và hàng tồn kho của đơn vị Bên cạnh đó để tiến hành sản xuất - kinh doanh doanh nghiệp có thể phải sử dụng cùng lúc nhiều loại NVL-HH Chính vì vậy việc dự trữ NVL-HH, phối hợp các NVL-HH với nhau theo mức độ hợp lý là hết sức quan trọng

- Do vậy, yêu cầu NVL-HH phải được sử dụng và quản lý có hiệu quả, tiết kiệm nhằm tạo ra sản phẩm đáp ứng yêu cầu số lượng và chất lượng, giá thành hạ từ đó đạt đến mục tiêucuối cùng của doanh nghiệp là lợi nhuận, vị thế cạnh tranh cao

1.1.4.Yêu cầu về công tác quản lý nguyên vật liệu – hàng hóa

Để quản lý tốt NVL-HH, doanh nghiệp cần phải quản lý cả về số lượng và chất lượng Do đó công tác quản lý NVL-HH cần phải thực hiện các yêu cầu sau:

Thứ nhất, quản lý về mặt số lượng hàng hóa: Đòi hỏi phản ánh giám sát tình hình nhập-xuất-tồn kho, dự trữ và kịp thời phát hiện trường hợp NVL-HH tồn kho, ứ đọng lâu ngay để có biện pháp xử lý

Thứ hai, quản lý về mặt chất lượng: Đòi hỏi NVL-HH ngày càng hoàn thiện, đẹp

về mẫu mã, tốt về nội dung… nhất là trong cơ chế thị trường cạnh tranh gay gắt như hiện nay và nhu cầu càng cao của người tiêu dùng Do vậy bộ phận kiểm tra chất lượng phải làm tốt nhiệm vụ, có chế độ bảo quản hợp lý đối với từng loại và phù hợp với đặc điểm của chúng

Thứ ba, cần phải hoạch toán NVL-HH hợp lý và thống nhất phù hợp với điều kiện thực tế của doanh nghiệp Có như vậy mới phản ánh một cách trung thực giá thực

tế của hàng hóa nhập kho, xuất kho Xác định và đánh giá đúng đắn trị giá NVL-HH là

Trang 7

cơ sở quan trọng để đánh giá, xác định chi phí, giá thành sản phẩm và kết quả hoạt động kinh doanh trong kỳ của doanh nghiệp

1.1.5.Đánh giá nguyên vật liệu – hàng hóa

Đánh giá NVL-HH là dùng thước đo tiền tệ để biểu hiện giá thành của NVL-HH theo những NVL-HH nhất định, đảm bảo yêu cầu chân thực, chính xác và thống nhất Theo quy định chung của chuẩn mực quốc tế, quản lý nhập – xuất – tồn NVL-HH phải phản ánh “giá gốc” đó chính là chi phí thực tế doanh nghiệp bỏ ra để có được vật

liệu, hàng hóa đó

1.1.4.1 Đối với nguyên vật liệu – hàng hóa nhập kho

- TH1: Nguyên vật liệu, hàng hóa nhập kho do mua ngoài

Trị giá thực tế của NVL, HH ngoại nhập

= Giá mua trên hóa đơn (Cả thuế NK nếu có)

+ Chi phí thu mua (kể cả hao mòn trong định mức)

- Các khoản giảm trừ phát sinh khi mua NVL, HH

+ Trường hợp doanh nghiệp mua nguyên vật liệu, hàng hóa dùng vào sản xuất kinh doanh hàng hóa, dịch vụ chịu thuế (GTGT) theo phương pháp trực tiếp thì giá trị nguyên vật liệu, hàng hóa mua vào được phản ánh theo tổng giá trị thanh toán bao gồm cả thuế GTGT đầu vào không được khấu trừ (nếu có)

+ Trường hợp doanh nghiệp mua nguyên vật liệu, hàng hóa dùng vào sản xuất kinh doanh hàng hóa, dịch vụ chịu thuế giá trị gia tăng (GTGT) theo phương pháp khấu trừ thì giá trị của nguyên vật liệu, hàng hóa mua vào được phản ánh theo giá mua chưa có thuế Thuế GTGT đầu vào khi mua nguyên vật liệu và thuế GTGT đầu vào của dịch vụ vận chuyển, bốc xếp, bảo quản… được khấu trừ và hạch toán vào tài khoản 133

- TH2: Nguyên vật liệu, hàng hóa tự gia công, chế biến tính theo giá thành sản xuất thực tế

Chi phí chế biến hàng tồn kho bao gồm: Những chi phí có liên quan trực tiếp đến sản phẩm như chi phí nhân công trực tiếp, chi phí sản xuất chung cố định, chi phí sản xuất chung biến đổi phát sinh trong quá trình chế biến NVL-HH

- TH3: Nguyên vật liệu, hàng hóa thuê ngoài gia công chế biến nhập kho Giá thành sản

xuất thực tế

Giá TT NVL-HH xuất gia công chế biến

+

CPPS liên quan đến gia công chế biến

=

NVL-HH thuê ngoài gia công chế biến

= Giá TT NVL-HH

xuất thuê gia công chế biến

+ CPPS liên quan đến gia công chế biến

Chí phí

VC đi về

+

Trang 8

- TH4: Nguyên vật liệu, hàng hóa nhận góp liên doanh

- TH5: Nguyên vật liệu, hàng hóa được cấp

- TH6: Nguyên vật liệu, hàng hóa được tặng thưởng viện trợ

- TH7: Phế liệu thu hồi tính theo giá trị thu hồi tối thiểu hoặc giá ước tính có thể

sử dụng được

1.1.5.2.Đối với nguyên vật liệu – hàng hóa xuất kho

- Trị giá vật tư xuất kho được tính theo một trong các phương pháp sau:

Theo phương pháp này sản phẩm, vật tư, hàng hoá xuất kho thuộc lô hàng nhập nào thì lấy đơn giá nhập kho của lô hàng đó để tính Đây là phương án tốt nhất, nó tuân thủ nguyên tắc phù hợp của kế toán; chi phí thực tế phù hợp với doanh thu thực

tế Giá trị của hàng xuất kho đem bán phù hợp với doanh thu mà nó tạo ra Hơn nữa, giá trị hàng tồn kho được phản ánh đúng theo giá trị thực tế của nó

Tuy nhiên, việc áp dụng phương pháp này đòi hỏi những điều kiện khắt khe, chỉ những doanh nghiệp kinh doanh có ít loại mặt hàng, hàng tồn kho có giá trị lớn, mặt hàng ổn định và loại hàng tồn kho nhận diện được thì mới có thể áp dụng được phương pháp này Còn đối với những doanh nghiệp có nhiều loại hàng thì không thể

áp dụng được phương pháp này

Phương pháp này áp dụng dựa trên giả định là hàng được mua trước hoặc sản xuất trước thì được xuất trước và giá trị hàng xuất kho được tính theo giá của lô hàng nhập trước hoặc sản xuất trước và thực hiện tuần tự cho đến khi chúng được xuất ra hết

Phương pháp này giúp cho chúng ta có thể tính được ngay trị giá vốn hàng xuất kho từng lần xuất hàng, do vậy đảm bảo cung cấp số liệu kịp thời cho kế toán ghi chép Giá TT NVL-HH

nhận góp liên doanh

NVL-HH được tặng thưởng viện

trợ

=

Giá hợp lý hay giá thực tế tương đương

+

Chi phí liên quan đến quá trình tiếp nhận

Trang 9 các khâu tiếp theo cũng như cho quản lý Trị giá vốn của hàng tồn kho sẽ tương đối sát với giá thị trường của mặt hàng đó Vì vậy chỉ tiêu hàng tồn kho trên báo cáo kế toán

có ý nghĩa thực tế hơn

Tuy nhiên, phương pháp này có nhược điểm là làm cho doanh thu hiện tại không phù hợp với những khoản chi phí hiện tại Theo phương pháp này, doanh thu hiện tại được tạo ra bởi giá trị sản phẩm, vật tư, hàng hoá đã có được từ cách đó rất lâu Đồng thời nếu số lượng chủng loại mặt hàng nhiều, phát sinh nhập xuất liên tục dẫn đến những chi phí cho việc hạch toán cũng như khối lượng công việc sẽ tăng lên rất nhiều

Tuy nhiên nó cũng có nhược điểm là bỏ qua luồng nhập, xuất nguyên vật liệu trong thực tế.Giá trị hàng tồn kho được phản ánh thấp hơn so với giá thực tế nếu có xu hướng tăng Phải theo dõi chặt chẽ chi tiết từng nghiệp vụ nhập kho

Theo phương pháp này giá xuất kho hàng hoá được tính theo đơn giá bình quân (bình quân cả kỳ dự trữ, bình quân cuối kỳ trước, bình quân sau mỗi lần nhập)

Cách 1:

Sau mỗi lần nhập, kế toán xác định lại giá bình quân cho từng danh điểm nguyên vật liệu Căn cứ vào đơn giá bình quân và lượng nguyên vật liệu xuất kho giữa 2 lần nhập kế tiếp để kế toán xác định giá thực tế nguyên vật liệu xuất kho

Phương pháp này cho phép kế toán tính giá nguyên vật liệu xuất kho kịp thời nhưng khối lượng tính toán nhiều và phải tiến hành tính toán theo từng danh điểm nguyên vật liệu Phương pháp này chỉ sử dụng ở những doanh nghiệp có ít danh điểm nguyên vật liệu và số lần nhập của mỗi loại không nhiều

Giá đơn vị bình quân sau mỗi lần nhập

Trang 10 Phương pháp này có thể thực hiện trong cả tháng và liên hoàn trong tháng

Cách 3:

Phương pháp này cho phép giảm nhẹ khối lượng tính toán của kế toán, nhưng độ chính xác của công việc tính giá phụ thuộc vào tình hình biến động giá cả của nguyên vật liệu nên trong trường hợp giá cả của thị trường nguyên vật liệu có biến động lớn thì việc tính giá nguyên vật liệu xuất kho theo phương pháp này trở nên thiếu chính xác

o Tính giá theo phương pháp hạch toán (hệ số giá)

Giá hạch toán là loại giá ổn định, doanh nghiệp có thể sử dụng trong thời gian dài

để hạch toán nhập, xuất, tồn kho NVL-HH trong khi chưa tính được giá thực tế của nó

Để xác định giá thực tế của NVL-HH cuối kỳ kế toán phải điều chỉnh từ giá vật liệu theo giá hạch toán sang giá thực tế thông qua hệ số giá

Cuối kỳ xác định hệ số giá:

Hệ số giá

trong kỳ

= Giá thực tế NVL-HH tồn ĐK + Giá thực tế NVL-HH nhập trong kỳ

Giá HT NVL-HH tồn ĐK + Giá HT NVL-HH nhập trong kỳ

Giá đơn vị bình quân cả kỳ dự trữ

=

Giá thực tế từng loại tồn kho đầu kỳ

(hoặc cuối kỳ trước)

Số lượng thực tế từng loại tồn kho đầu kỳ (hoặc cuối kỳ trước)

Giá thực

tế cần điều chỉnh

1.1.6.Chứng từ và sổ sách sử dụng 1.1.6.1 Chứng từ sử dụng

Để theo dõi tình hình, nhập xuất nguyên vật liệu, hàng hóa doanh nghiệp cần sử dụng rất nhiều loại chứng từ khác nhau Có những chứng từ do doanh nghiệp tự lập như phiếu nhập kho,… cũng có những chứng từ do các đơn vị khác lập, giao cho doanh nghiệp như hóa đơn bán hàng hoặc hóa đơn GTGT và có những chứng từ mang tính chất bắt buộc như thẻ kho, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho… cũng có chứng từ mang tính chất hướng dẫn như biên bản kiểm nghiệm, phiếu xuất vật tư theo hạn mức,

… Tuy nhiên, cho dù sử dụng loại chứng từ nào thì doanh nghiệp cũng cần tuân thủ trình tự lập, phê duyệt và lưu chuyển chứng từ để phục vụ cho việc ghi sổ kế toán và nâng cao hiệu quả quản lý nguyên vật liệu, hàng hóa tại doanh nghiệp, các loại chứng

từ theo dõi tình hình nhập - xuất nguyên vật liệu bao gồm:

- Hoá đơn GTGT

- Phiếu nhập kho (MS01-VT)

- Phiếu xuất kho (MS02-VT)

- Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ (MS:03PXK-3LL)

- Biên bản kiểm nghiệm vật tư - sản phẩm hàng hoá (MS03-VT)

- Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ (MS04-VT)

- Biên bản kiểm kê vật tư – công cụ sản phẩm hàng hoá (MS05-VT)

- Bảng kê mua hàng (MS06-VT)

- Bảng kê thu mua hàng hoá, mua vào không có hoá đơn (MS:04/GTGT)

Trang 12

- Phiếu giao nhận chứng từ nhập kho (xuất kho)

1.1.6.2 Sổ kế toán sử dụng

- Sổ chi tiết vật liệu – dụng cụ sản phẩm hàng hoá (MS:S10-DN)

- Bảng tổng hợp chi tiết vật liệu, sản phẩm hàng hoá (MS:S11-DN)

Hình 1.1: Phương pháp thẻ song song

- Ở kho: Thủ kho theo dõi về mặt số lượng, căn cứ vào PNK, PXK thủ kho tiến hành nhập xuất vật tư, hàng hóa sau đó ghi vào thẻ kho, mỗi chứng từ được ghi một dòng, mỗi danh điểm vật tư, hàng hóa mở một thẻ kho định kỳ, hoặc hàng ngày phải chuyển PNK, PXK cho kế toán vật tư, hàng hóa phải thường xuyên đối chiếu về mặt

số liệu giữa thẻ kho với số lượng thực tế trong kho với số liệu kế toán theo dõi trên sổ chi tiết vật tư, hàng hóa

- Ở phòng kế toán: Mở thẻ hoặc sổ kế toán chi tiết cho từng danh điểm NVL-HH tương ứng với thẻ kho của từng kho để theo dõi về mặt số lượng và giá trị hàng ngày hoặc định kỳ khi nhận được các chứng từ nhập xuất kho của thủ kho gửi đến kế toán phải kiểm tra từng chứng từ ghi đơn giá và tính thành tiền sau đó ghi vào sổ hoặc thẻ

Ghi hàng ngày Quan hệ đối chiếu

Bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn kho Phiếu nhập kho

Thẻ kho

Phiếu xuất kho

Thẻ hoặc

sổ kế toán chi tiết

Kế toán tổng hợp

Ghi cuối tháng

Trang 13 chi tiết NVL-HH có liên quan Cuối tháng kế toán cộng thẻ hoặc sổ tính ra tổng số nhập, tổng số xuất và tổng số tồn của từng thứ rồi đối chiếu với thẻ kho, lập báo cáo tổng hợp nhập xuất tồn kho về giá trị để đối chiếu với bộ phận kế toán tổng hợp NVL-

HH

- Nhận xét: phương pháp thẻ song song đơn giản, dễ kiểm tra đối chiếu nhưng việc ghi chép còn nhiều trùng lặp vì thế chỉ thích hợp với doanh nghiệp có quy mô nhỏ, số lượng nghiệp vụ ít, trình độ nhân viên kế toán chưa cao

1.2.2.Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển

Hình 1.2: Sơ đồ phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển

- Ở kho: Thủ kho theo dõi về mặt số lượng, căn cứ vào PNK, PXK thủ kho tiến hành nhập xuất vật tư, hàng hóa sau đó ghi vào thẻ kho, mỗi chứng từ được ghi một dòng, mỗi danh điểm vật tư, hàng hóa mở một thẻ kho định kỳ, hoặc hàng ngày phải chuyển PNK, PXK cho kế toán vật tư, hàng hóa phải thường xuyên đối chiếu về mặt

số liệu giữ thẻ kho với số lượng thực tế trong kho với số liệu kế toán theo dõi trên sổ chi tiết vật tư, hàng hóa

- Ở phòng kế toán: Hàng ngày sau khi nhận được chứng từ nhập kho, xuất kho, kế toán kiểm tra hoàn chỉnh chứng từ, phân loại theo từng danh điểm, chứng từ nhập xuất, sau đó lập bảng kê nhập xuất, cuối tháng căn cứ vào bảng kê nhập xuất kế toán ghi vào sổ kế toán luân chuyển, mỗi danh điểm vật tư, hàng hóa được ghi một dòng

- Nhận xét: Phương pháp này dễ kiểm tra đối chiếu, nhưng việc ghi chép vẫn còn trùng lặp về chỉ tiêu số lượng, giữa thủ kho và phòng kế toán, làm tăng chi phí kế toán, mặt khác công việc lại dồn vào cuối tháng nên ảnh hưởng đến việc cung cấp thông tin cho quản lý, vì vậy phương pháp này chỉ nên áp dụng cho doanh nghiệp có quy mô nhỏ, mật độ nhập – xuất ít

Ghi hàng ngày Quan hệ đối chiếu Ghi cuối tháng Thẻ kho

Phiếu nhập kho

Phiếu xuất kho Bảng kê xuất

Sổ đối chiếu luân chuyển

Phiếu xuất kho

Kế toán tổng hợp

Trang 14

1.2.3.Phương pháp sổ số dư

Hình 1.3: Sơ đồ phương pháp sổ số dư

- Ở kho: Thủ kho hàng ngày ghi thẻ kho sau đó thủ kho tổng hợp toàn bộ chứng

từ nhập – xuất kho phát sinh trong ngày theo từng nhóm vật liệu, hàng hóa trên cơ sở

đó lập phiếu giao nhận chứng từ nhập – xuất, phiếu này nhập xong được chuyển cho

kế toán cùng với phiếu nhập kho – xuất kho Cuối tháng căn cứ vào thẻ kho đã được

kế toán kiểm tra, ghi số lượng vật liệu, hàng hóa tồn kho theo từng danh điểm vào sổ

số dư, sổ số dư do kế toán mở theo từng kho và mở cho cả năm, và giao cho thủ kho trước ngày cuối tháng, trong sổ số dư, các danh điểm vật liệu, hàng hóa được in sẵn, sổ

số dư thủ kho ghi xong được chuyển cho kế toán kiểm tra và tính thành tiền

- Ở phòng kế toán: sau khi nhận được các chứng từ nhập kho – xuất kho, phiếu giao nhận chứng từ, kế toán kiểm tra hoàn chỉnh sau đó tính giá trị các chứng từ, tổng hợp số tiền các chứng từ nhập kho – xuất kho theo từng nhóm, từng danh điểm, từng loại vật tư, hàng hóa và ghi vào cột số tiền trên phiếu giao nhận chứng từ Số liệu trên phiếu giao nhận chứng từ làm căn cứ lập bảng luỹ kế nhập – xuất – tồn Căn cứ vào sổ

số dư do thủ kho chuyển đến, kế toán ghi đơn giá hạch toán của từng nhóm vật tư, hàng hóa trên sổ số dư và tính thành tiền, số liệu trên sổ số dư được đối chiếu với bảng nhập – xuất – tồn, số liệu trên bảng luỹ kế nhập – xuất – tồn được đối chiếu với sổ kế toán tổng hợp

- Nhận xét: phương pháp này tránh được sự trùng lặp giữa chỉ tiêu số lượng, giữa kho và phòng kế toán, làm giảm chi phí kế toán tuy nhiên việc kiểm tra đối chiếu giữa

Ghi hàng ngày Quan hệ đối chiếu Ghi cuối tháng Thẻ kho

Ghi định kỳ

Trang 15 kho và phòng kế toán gặp khó khăn hơn khi kế toán cần biết thông tin về số lượng cho một thứ vật tư, hàng hóa nào đó thì xuống trực tiếp kho xem thẻ kho, vì vậy phương pháp này áp dụng với doanh nghiệp có quy mô lớn, mật độ nhập – xuất nhiều, trình độ

kế toán tương đối cao

Trang 16

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN CHI TIẾT TẠI CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN ĐÔNG ANH

2.1 Tổng quan về công ty TNHH Đông Anh

2.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển của công ty

2.1.1.1 Tên và địa chỉ của công ty

Tên công ty: Công ty trách nhiệm hữu hạn Đông Anh Tên giao dịch : Dong Anh Company Ltd

Tên viết tắt: Công ty TNHH Đông Anh

Mã số thuế: 6100148579

Địa chỉ trụ sở chính: Số nhà 16 – Đường Phan Đình Phùng – Phường Quyết Thắng – Thành phố Kon Tum – Tỉnh Kon Tum

Điện thoại: (060) 3862781 Fax: (060) 3862781

Công ty TNHH Đông Anh là công ty TNHH có hai thành viên trở lên, đây là doanh nghiệp tư nhân được tổ chức và hoạt động theo đúng quy định của luật doanh nghiệp

2.1.1.2 Lịch sử hình thành và phát triển của công ty

Vào những năm 1999 – 2000, cùng với mọi tỉnh thành trên khắp đất nước, Kon- Tum cũng bắt đầu bước vào thời kỳ đổi mới Tuy nhiên, Kon-Tum lúc bấy giờ vẫn còn gặp nhiều khó khăn nhất là đời sống nhân dân và cơ sở hạ tầng còn thấp Để nâng cao đời sống nhân dân và cơ sở hạ tầng, Kon-Tum cần xây dựng thêm nhiều công trình như trường học, đường xá, bệnh viện, công trình thuỷ lợi,… do đó, cần một lượng lớn vật tư, thiết bị xây dựng Vì vậy, ngành sản xuất kinh doanh vật liệu xây dựng trong thời kỳ này là rất cần thiết và từ đó Công ty trách nhiệm hữu hạn Đông Anh được ra đời

Công ty trách nhiệm hữu hạn Đông Anh (hay Dong Anh Company Ltd) viết tắt là Công ty TNHH Đông Anh được thành lập vào ngày 31 tháng 05 năm 1999 do

Phó giám đốc Sở kế hoạch và đầu tư Nguyễn Trọng Hảo ký theo giấy phép thành lập công ty số 000018 GP/ TLDN cấp ngày 29 tháng 05 năm 1999 và chính thức đi vào hoạt động vào tháng 06 năm 1999

Qua một thời gian dài hoạt động và phát triển, đến nay công ty TNHH Đông Anh

đã thể hiện được là một trong những doanh nghiệp tư nhân kinh doanh vật liệu xây dựng hàng đầu của tỉnh Kon-Tum Từ số vốn ban đầu chỉ có 600 triệu đồng năm 1999 với số lượng nhân viên là 10 người, qui mô và phạm vi hoạt động còn rất nhỏ, chỉ hoạt

Trang 17 động trong lĩnh vực kinh doanh vật liệu xây dựng tổng hợp Đến năm 2013, số vốn ban đầu lên tới 5 tỷ đồng với số lượng nhân viên trên 50 người, qui mô và phạm vi hoạt động được mở rộng, công ty hoạt động trong nhiều lĩnh vực như sản xuất kinh doanh vật liệu xây dựng; xây dựng dân dụng – xây dựng công trình kỹ thuật (Công nghiệp, giao thông, thuỷ lợi) và vận tải hàng hoá

2.1.2 Lĩnh vực hoạt động kinh doanh

 Sản xuất kinh doanh vật liệu xây dựng, bao gồm: 01 cửa hàng buôn bán; 03 nhà

kho có sức chứa lớn Thị trường chủ yếu là khu vực tỉnh Kon Tum Ngoài ra, để mở rộng quy mô kinh doanh công ty hiện nay đang xây dựng thêm 01 cửa hàng buôn bán

 Xây dựng dân dụng – xây dựng công trình kỹ thuật (Công nghiệp, giao thông,

thuỷ lợi) vừa và nhỏ, những công trình gần đây nhất mà công ty đã xây dựng như công

trình đường Nguyễn Văn Cừ - TP Kon Tum, công trình sân vận động TP Kon Tum, Bệnh viện cổ truyền tỉnh Kon Tum,…

2.1.3 Cơ cấu tổ chức và bộ máy của công ty

Sơ đồ tổ chức

GIÁM ĐỐC

Phòng Kế toán Phòng Kỹ thuật Phòng Kinh doanh

Phụ trách công trình

Bộ phận bán hàng Kho tàng Cơ khí

Kế toán công trình

Tổ đội sản xuất

Chú thích: Quan hệ chỉ đạo

Quan hệ phối hợp thực hiện

Hình 2.1:Sơ đồ tổ chức bộ máy của công ty TNHH Đông Anh

(Nguồn: Phòng tài chính kế toán)

Chức năng và nhiệm vụ của các phòng ban

Công ty TNHH Đông Anh là công ty TNHH có hai thành viên trở lên, cụ thể gồm có hai thành viên góp vốn (sáng lập) là ông Hà Trọng Đông và bà Ngô Thị Thuý Phượng Trong đó, ông Hà Trọng Đông là chủ tịch Hội đồng thành viên kiêm Giám đốc công ty

Trang 18

 Giám đốc: Điều hành mọi hoạt động sản xuất kinh doanh cũng như các hoạt động hàng ngày khác của Công Ty, chịu trách nhiệm trước Hội đồng thành viên về việc thực hiện các quyền và nhiệm vụ được giao; Tổ chức thực hiện các quyết định của Hội đồng thành viên, thực hiện kế hoạch kinh doanh và phương án đầu tư của Công ty; Kiến nghị phương án bố trí cơ cấu tổ chức, quy chế quản lý nội bộ Công ty như bổ nhiệm, miễn nhiệm, đề xuất cách chức các chức danh quản lý trong Công ty, trừ các chức danh do Hội đồng thành viên bổ nhiệm

 Phòng kế toán: Đảm nhận công việc tổ chức chặt chẽ công tác hoạch toán;

Giám sát toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty; Lập báo cáo quyết toán hàng tháng; Theo dõi thu hồi công nợ kịp thời, đầy đủ, chính xác, không để thất thoát tài sản của công ty; Kiểm kê cân đối tiền hàng; Lập báo cáo tài chính hàng năm của công ty

 Phòng kỹ thuật: Quản lý và giám sát kỹ thuật, chất lượng; Quản lý Vật tư, thiết

bị; Quản lý an toàn, lao động, vệ sinh môi trường tại các dự án; Lập, trình duyệt thiết

kế kỹ thuật, thiết kế bản vẽ thi công kiểm định chất lượng thi công, chất lượng công trình; Soát xét trình duyệt hồ sơ hoàn thành công trình

 Phòng kinh doanh:

mục tiêu ban giám đốc đưa ra; Quản trị hàng hóa, nhập xuất hàng hóa, điều phối hàng hóa cho các cửa hàng, đặt hàng sản xuất; Tham mưu đề xuất cho Ban Giám đốc để xử

lý các công tác có liên quan đến hoạt động kinh doanh của công ty; Tham gia tuyển dụng, đào tạo, hướng dẫn nhân sự thuộc bộ phận mình phụ trách; Kiểm tra giám sát công việc của nhân viên thuộc bộ phận mình, quyết định khen thưởng, kỷ luật nhân

viên thuộc bộ phận

 Bộ phận kho tàng: Tiếp nhận các loại nguyên, nhiên, vật liệu và sản

phẩm; Giữ gìn, bảo quản tốt về số lượng, chất lượng của vật tư kỹ thuật, sản phẩm trong thời gian lưu kho; Cấp phát vật tư kỹ thuật, sản phẩm cho sản xuất, sửa chữa máy móc, thiết bị và tiêu thụ sản phẩm của công ty

thiết bị, máy móc của công ty; Lên kế hoạch sửa chữa, bảo trì, mua sắm vật tư, phụ tùng thay thế, cải tiến nâng cao công suất sử dụng của các dây chuyền sản xuất

2.1.4 Đánh giá chung tình hình hoạt động kinh doanh của Công ty

Công ty TNHH Đông Anh là một trong những công ty cung ứng vật tư xây dựng lớn tại tỉnh Kon Tum, cộng với quá trình hình thành và phát triển hơn 10 năm là tiền

đề lớn để công ty có một thị trường ổn định trên toàn tỉnh Từ trước đến nay, công ty hoạt động kinh doanh ổn định và ở mức trung bình

Trang 19

Bảng 1.1 Đánh giá chung tình hình hoạt động kinh doanh của công ty Đông Anh

ĐVT(*): Triệu Đồng Việt Nam

(Nguồn: Xử lý số liệu từ Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh)

Nhìn chung, từ bảng 1.1 ta thấy kết quả hoạt động của công ty đạt được trong những năm gần đây không mấy khả quan trước những khó khăn của biến động thị trường Doanh thu và lợi nhuận của công ty đang có xu hướng giảm, cụ thể:

Năm 2011, Doanh thu thuần tăng 247 triệu đồng tương ứng 0.23%, mặc dù đây

là một tỷ lệ tương đối nhỏ nhưng cũng là một biểu hiện tốt cho công ty Ngược lại, lợi nhuận sau thuế giảm 152 triệu đồng và giảm 27.09% so với năm 2010

Năm 2012, Doanh thu thuần giảm 10,274 triệu đồng tương đương 9.42% và lợi

nhuận sau thuế tiếp tục giảm 40 triệu đồng ứng với 9.78% Điều này cho thấy công ty đang có biểu hiện không tốt

Năm 2013, giống với năm 2012, doanh thu thuần của năm 2013 tiếp tục giảm

7,547 triệu đồng (0.01%) và lợi nhuận sau thuế giảm 20 triệu đồng (5.42%) Công ty cần phải nổ lực hơn trong hoạt động bán hàng để tăng doanh thu và lợi nhuận

Hoạt động kinh doanh của công ty trong những năm qua không được thuận lợi chủ yếu là do mức độ cạnh tranh thị trường trong Tỉnh ngày càng tăng, nhất là ngành xây dựng với rất nhiều công ty tư vấn, thiết kế, thầu công trình được thành lập

Khi mà kinh doanh vật liệu xây dựng có nhiều biến động lớn, gặp nhiều khó khăn

về thị trường, khách hàng và các chủ trương chính sách về xuất nhập khẩu của Nhà nước thường thay đổi đã ảnh hưởng đến kết quả kinh doanh của công ty Công ty nên

đề ra những định hướng thích hợp với tình hình thực tế, bên cạnh đó cần có sự quan tâm sâu sắc của Uỷ ban Nhân dân Tỉnh và các cấp chính quyền địa phương

2.1.5 Mục tiêu của công ty

“Chuyên nghiệp – tận tâm – sự hài lòng của quý khách” là mục tiêu hàng đầu

của công ty TNHH Đông Anh Để thực hiện điều này, tập thể lãnh đạo và nhân viên công ty sẽ luôn không ngừng học hỏi, nâng cao trình độ chuyên môn, tay nghề thông qua các khoá học chuyên ngành để phục vụ khách hàng ngày càng tốt hơn Bên cạnh

đó, việc tiếp thu ý kiến đóng góp của khách hàng qua mỗi công trình từ buôn bán, thiết

Ngoài ra, công ty TNHH Đông Anh đã và đang đổi mới công tác điều hành, không ngừng nâng cao năng lực cạnh tranh, mở rộng thị phần về các lĩnh vực sản xuất kinh doanh Tiếp tục đổi mới công nghệ, đầu tư trang thiết bị hiện đại phục vụ thi công

Hướng tới mục tiêu phát triển ổn định, bền vững, Công ty TNHH Đông Anh luôn đảm bảo tốt chất lượng vật tư và công trình xây dựng, xem chất lượng là kim chỉ nam cho mọi hoạt động cũng như sự sống của công ty

Với khả năng tài chính cùng với đội ngũ cán bộ, kỹ sư, công nhân viên có trình

độ chuyên môn tốt, giàu kinh nghiệm, công ty đã, đang và sẽ phấn đấu trở thành một công ty mạnh trong ngành sản xuất kinh doanh vật liệu xây dựng và ngành xây dựng tại tỉnh Kon Tum, sẵn sàng nhận thầu và tham gia xây dựng các công trình trọng điểm của địa phương, đóng góp tích cực vào sự phát triển của thành phố

2.1.6 Những thuận lợi và khó khăn

Công ty TNHH Đông Anh là một đơn vị kinh tế thuộc loại hình Doanh nghiệp

Tư nhân Từ khi thành lập cho đến nay, trải qua nhiều biến động bất ổn của thị trường, công ty đã gặp không ít những thuận lợi cũng như khó khăn

2.1.6.1.Thuận lợi

 Tỉnh Uỷ, Uỷ Ban Nhân Dân Tỉnh, các Sở ban ngành ở địa phương đã quan tâm,

giúp đỡ, tạo điều kiện thuận lợi cho công ty hoạt động

 Bộ máy công ty gọn nhẹ, chặt chẽ, phù hợp với quy mô và địa bàn hoạt động,

từ đó đã tạo điều kiện cho công ty nắm vững thị trường về nhu cầu mua bán vật liệu xây dựng, đáp ứng cho các công trình xây dựng dân dụng cũng như những công trình

kỹ thuật vừa và nhỏ

 Trình độ nghiệp vụ, trình độ văn hoá của Cán Bộ Công nhân viên ngày càng được nâng cao phù hợp với quy mô sản xuất kinh doanh của công ty cũng như những đòi hỏi hiện nay của xã hội

 Ngoài ra, công ty còn được sự ủng hộ của các đoàn thể và của toàn thể Cán Bộ Công nhân viên, đa số Cán Bộ Công nhân viên trong công ty đều có tinh thần trách nhiệm cao, có ý thức xây dựng công ty lâu dài

 Hoạt động kinh doanh của công ty trong những năm qua không được thuận lợi,

do mức độ cạnh tranh trên địa bàn tỉnh Kon Tum ngày càng cao (nhiều công ty buôn bán vật liệu xây dựng, công ty tư vấn thiết kế xây dựng,… được thành lập) làm công ty gặp nhiều khó khăn, doanh thu và lợi nhuận hàng năm của công ty đang có xu hướng giảm

 Dây chuyền sản xuất, máy móc thiết bị đã được sử dụng gần 10 năm nên thường xuyên bị hỏng hóc

 Nhà kho qua 10 năm đã dần xuống cấp (nền gạch có nhiều chỗ hư hỏng, mái che có hiện tượng bị gỉ sét, mục nát và phai màu,…)

 Một số nguyên liệu, vật liệu, phụ tùng, công cụ dụng cụ đang bị tồn kho

 Gía nguyên liệu, vật liệu tăng qua các năm gần đây (đặt biệt là giá xăng, dầu), điều này ảnh hưởng không nhỏ đến giá bán vật liệu cũng như giá thành của các công trình mà công ty thi công

Trang 22

2.2 Tổ chức bộ máy kế toán và chế độ kế toán áp dụng tại công ty TNHH Đông Anh

2.2.1.Tổ chức bộ máy kế toán tại công ty TNHH Đông Anh

Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán:

Hình 2.2: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán của công ty TNHH Đông Anh

Chức năng nhiệm vụ của từng bộ phận trong bộ máy kế toán:

Phòng kế toán của công ty được tổ chức gọn nhẹ, hợp lý theo hướng chuyên môn hóa Các bộ phận của phòng kế toán được tổ chức như sau:

 Kế toán trưởng:

Thay mặt Ban Giám đốc công ty tổ chức, quản lý và chỉ đạo toàn bộ công tác kế toán: có trách nhiệm theo dõi toàn bộ các nghiệp vụ phát sinh trong quá trình hoạt động của công ty; xử lý những vấn đề tài chính; báo cáo với lãnh đạo cấp trên về tình hình hoạt động của bộ máy kế toán và những vấn đề tài chính; phân tích hoạt động kinh doanh; phổ biến, hướng dẫn các nhân viên trong phòng kế toán nghiên cứu và thi hành một cách kịp thời các chế độ, thể lệ tài chính do Nhà nước quy định và các văn bản pháp luật quy định về phần hành kế toán và các thủ tục với cơ quan thuế mà nhân viên đó theo dõi

Thủ quỹ Kế toán

công nợ

Kế toán thuế

Kế toán tài sản, VT- HH

Kế toán đội thi công công trình xây dựng

cơ bản

Trang 23 Lập báo cáo tổng hợp theo yêu cầu của Nhà nước và của công ty, trợ lý cho

Là một bộ phận độc lập, có trách nhiệm thu tiền, chi tiền theo lệnh của Giám đốc

Có trách nhiệm mở sổ chi tiết cho từng loại tiền, đồng thời ghi chép chi tiết từng khoản thu chi phát sinh trong ngày

Theo dõi chặt chẽ tình hình thu chi, tạm ứng và nắm vững tiền mặt hiện có

Lập báo cáo tình hình luồng tiền biến động khi có yêu cầu của Ban Giám đốc Lưu trữ, bảo quản sổ sách, hổ sơ tài liệu có liên quan

Theo dõi lượng tiền gửi ngân hàng giao dịch hàng ngày và cũng phải đối chiếu với kế toán ngân hàng vào cuối ngày

 Kế toán công nợ:

Theo dõi tình hình thanh toán công nợ của khách hàng và nhà cung cấp; lên kế hoạch thu hồi nợ đối với các khách hàng nợ quá hạn và thanh toán các khoản nợ đến hạn thanh toán

 Kế toán thuế:

Kế toán thuế làm nhiệm vụ rất quan trọng cho việc tính thuế, kiểm tra thuế đối với Nhà Nước (và ngay cả cho Doanh Nghiệp) Riêng với thuế giá trị gia tăng và thuế thu nhập doanh nghiệp thì kế toán đã trở thành một trong những yếu tố cần thiết cho việc hành thu của cơ quan thuế Việc xác định thuế đầu vào, thuế đầu ra, thuế giá trị gia tăng cũng như thu nhập chịu thuế phải đặt trên những cơ sở pháp lý liên quan đến hoạt động của kế toán: chứng từ kế toán – sổ kế toán và các báo cáo kế toán

Một điều rất dễ nhận thấy, nếu các đơn vị kinh doanh nằm trong diện nộp thuế giá trị gia tăng mà không tổ chức được hoặc tổ chức chưa tốt công tác kế toán theo quy định chung cho các đối tượng chịu thuế thì việc thi hành luật thuế này sẽ gặp nhiều trở ngại cho cơ quan hành thu cũng như đối tượng nộp thuế

Trang 24 Nói một cách tổng quát vai trò của kế toán trong việc thi hành hai luật thuế này được biểu hiện như sau:

 Đối với thuế giá trị gia tăng:

+ Căn cứ tính thuế đầu ra

+ Căn cứ tính thuế đầu vào

+ Căn cứ tính giá trị tăng thêm

+ Căn cứ quyết toán thuế

 Đối với thuế thu nhập doanh nghiệp:

+ Căn cứ xác định chi phí hợp lý, hợp lệ trong kỳ

+ Căn cứ xác định doanh thu trong kỳ

+ Căn cứ xác định tổng thu nhập thực tế các hoạt động

+ Căn cứ quyết toán thuế

+ Căn cứ xử lý các khiếu nại

 Kế toán tài sản VT-HH:

Kế toán vật tư, tài sản, hàng hóa có nhiệm vụ phản ánh số lượng giá trị hiện

có và tình hình biến động theo từng loại vật tư tại đơn vị Riêng với tài sản cố định, kế toán phải theo dõi cả về mặt hiện vật, nguyên giá và giá trị còn lại của từng loại tài sản Ngoài ra kế toán còn có nhiệm vụ phản ánh công tác đầu tư xây dựng cơ bản và tình hình sửa chữa tài sản cố định tại doanh nghiệp

 Kế toán đội thi công công trình xây dựng cơ bản:

Có nhiệm vụ phân tích, tính toán, xác định hạn mức sử dụng nguyên vật liệu và tập hợp tất cả các chi phí để tính giá thành cho từng công trình xây dựng cơ bản

2.2.2.Một số nội dung khác liên quan đến chế độ kế toán áp dụng tại công ty TNHH Đông Anh

Chế độ kế toán: công ty thực hiện theo chế độ kế toán doanh nghiệp, ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐBTC ngày 20/02/2006 của bộ trưởng bộ tài chính và các thông

tư hướng dẫn sửa đổi, bổ sung chế độ kế toán của bộ tài chính

Kì kế toán: công ty thực hiện kì kế toán theo tháng, bắt đầu tính từ ngày 01đến hết ngày cuối cùng của tháng

Kì báo cáo tài chính theo năm dương lịch

Đơn vị sử dụng tiền tệ: công ty thực hiện ghi sổ và lập báo cáo bằng đồng Việt Nam Việc quy đổi, các nghiệp vụ phát sinh bằng ngoại tệ sang đồng Việt Nam được

Trang 25 thực hiện theo quy định của chuẩn mực kế toán Việt Nam số 10 “ảnh hưởng của sự thay đổi tỷ giá”

Phương pháp kế toán hàng tồn kho: để đảm bảo và theo dõi cung cấp thông tin về hàng tồn kho một cách kịp thời chính xác, công ty hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên, kế toán chi tiết hàng tồn kho theo phương pháp ghi thẻ song song

Phương pháp tính giá vật tư: công ty sử dụng phương pháp bình quân gia quyền

Phương pháp tính khấu hao tài sản cố định: các tài sản cố định tại công ty sử dụng vào mục đích sản xuất, kinh doanh được tính theo phương pháp khấu hao đường thẳng

Phương pháp kê khai và nộp thuế GTGT: công ty thực hiện kê khai và nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ

Hình thức sổ kế toán áp dụng tại công ty TNHH Đông Anh là hình thức

“NHẬT KÝ CHUNG”

Sổ nhật ký đặc biệt

Sổ nhật ký chung Sổ, thẻ kế toán chi

tiết NVL - HH

Sổ cái TK Bảng tổng hợp chi

tiết NVL - HH

Bảng cân đối số phát sinh

Báo cáo tài chính Hoá đơn GTGT, PNK, PXK NVL - HH

Trang 26 : Ghi hàng ngày

: Ghi cuối tháng hoặc định kì : Quan hệ đối chiếu

Hình 2.3: Sơ đồ sổ kế toán áp dụng tại công ty TNHH Đông Anh

Nhìn vào sơ đồ trên, có thể thấy trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật

ký chung được thực hiện theo các bước sau:

Nguyên tắc, đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán Nhật ký chung : Tất cả các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh đều phải được ghi vào sổ Nhật ký, mà trọng tâm

là sổ Nhật ký chung, theo trình tự thời gian phát sinh và theo nội dung kinh tế (định khoản kế toán) của nghiệp vụ đó Sau đó lấy số liệu trên sổ Nhật ký để ghi Sổ Cái theo từng nghiệp vụ phát sinh

Hàng ngày: Căn cứ vào các chứng từ đã kiểm tra được dùng làm căn cứ ghi sổ, trước hết ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký chung, sau đó căn cứ số liệu đã ghi trên sổ Nhật ký chung để ghi vào Sổ Cái theo các tài khoản kế toán phù hợp Nếu đơn

vị có mở sổ, thẻ kế toán chi tiết thì đồng thời với việc ghi sổ Nhật ký chung, các nghiệp vụ phát sinh được ghi vào các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan

Trường hợp đơn vị mở các sổ Nhật ký đặc biệt thì hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ được dùng làm căn cứ ghi sổ, ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký đặc biệt liên quan Định kỳ (3, 5, 10 ngày) hoặc cuối tháng, tuỳ khối lượng nghiệp vụ phát sinh, tổng hợp từng sổ Nhật ký đặc biệt, lấy số liệu để ghi vào các tài khoản phù hợp trên Sổ Cái, sau khi đã loại trừ số trùng lặp do một nghiệp vụ được ghi đồng thời vào nhiều sổ Nhật ký đặc biệt (nếu có)

Cuối tháng, cuối quý, cuối năm: Cộng số liệu trên Sổ Cái, lập Bảng cân đối số phát sinh Sau khi đã kiểm tra đối chiếu khớp, đúng số liệu ghi trên Sổ Cái và bảng tổng hợp chi tiết (được lập từ các sổ, thẻ kế toán chi tiết) được dùng để lập các Báo cáo tài chính

Về nguyên tắc, Tổng số phát sinh Nợ và Tổng số phát sinh Có trên Bảng cân đối

số phát sinh phải bằng Tổng số phát sinh Nợ và Tổng số phát sinh Có trên sổ Nhật ký chung (hoặc sổ Nhật ký chung và các sổ Nhật ký đặc biệt sau khi đã loại trừ số trùng lặp trên các sổ Nhật ký đặc biệt) cùng kỳ

Trang 27

Hình thức ghi sổ kế toán trên máy vi tính

Hiện nay phần mền kế toán đang sử dụng là MISA SME.NET 2012

Hàng ngày, kế toán căn cứ vào các hoá đơn GTGT , PNK, PXK NVL – HH hoặc bảng tổng hợp NVL –HH đã được kiểm tra để dùng làm căn cứ ghi sổ, xác định TK ghi Nợ và TK ghi Có để nhập dữ liệu vào máy vi tính theo các bảng biểu được thiết kế sẵn trên phần mềm kế toán

Theo quy trình của phần mềm kế toán, các thông tin tự động nhập vào sổ kế toán tổng hợp và các sổ, thẻ kế toán chi tiết NVL – HH

Cuối tháng hoặc bất kì thời điểm nào, kế toán thực hiện các thao tác khoá sổ (cộng sổ) và lập báo cáo tài chính Việc đối chiếu với số liệu tổng hợp với số liệu chi tiết được thực hiện tự động và luôn đảm bảo chính xác trung thực theo thông tin đã nhập trong kỳ Người làm kế toán có thể làm kiểm tra đối chiếu số liệu giữa sổ kế toán với báo cáo tài chính sau khi đã in ra giấy Thực hiện các thao tác để in báo cáo ra giấy

Cuối tháng, cuối năm sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết NVL – HH được

in ra giấy đóng thành quyển và thực hiện các thủ tục pháp lý theo quy định về sổ kế toán ghi bằng tay

TỪ KẾ TOÁN CÙNG LOẠI

SỔ KẾ TOÁN

- Sổ tổng hợp

- Sổ chi tiết

- Báo cáo tài chính

- Báo cáo kế toán quản trị

MÁY VI TÍNH

Nhập số liệu hàng ngày Đối chiếu, kiểm tra

In sổ, báo cáo cuối tháng, cuối năm

- Hoá đơn giá trị gia tăng (MS 01GTKT-3LL)

- Phiếu xuất kho (MS S02-VT)

- Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ (MS:03PXK-3LL)

- Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ (MS04-VT)

- Bảng kê mua hàng (MS06-VT)

- Bảng kê thu mua hàng hoá, mua vào không có hoá đơn (MS:04/GTGT) 2.3.1.2 Sổ kế toán sử dụng của công ty TNHH Đông Anh

- Thẻ kho (MS S12-DN)

- Sổ chi tiết nguyên vật liệu (MS S10-DN)

- Sổ chi tiết hàng hóa (MS S10-DN)

- Bảng tổng hợp nhập – xuất – tồn vật liệu (MS S13-DN)

- Bảng tổng hợp nhập – xuất – tồn hàng hóa (MS S13-DN)

2.3.2.Tổ chức kế toán chi tiết nguyên vật liệu, hàng hóa tại công ty TNHH Đông Anh

2.3.2.1.Đặc điểm nguyên vật liệu, hàng hóa:

 Đặc điểm nguyên vật liệu: Nguyên vật liệu trong xây dựng của công ty TNHH

Đông Anh là đối tượng lao động như gạch, đá, xi măng, sắt, thép… Những loại nguyên vật liệu này thường được sử dụng để thi công , xây dựng các hạng mục

công trình

Khi tham gia vào quá trình sản xuất, xây dựng NVL bị tiêu hao toàn bộ hay thay đổi hình thái vật chất ban đầu để tạo thành hình thái vật chất của các công trình

Và chúng chiếm tỷ trọng cao trong chi phí xây dựng và giá thành của sản phẩm

 Đặc điểm hàng hóa: Là những sản phẩm lao động được doanh nghiệp mua về

để bán ra nhằm đáp ứng nhu cầu sử dụng và tiêu dùng cho khách hàng cũng như thị trường Bao gồm các sản phẩm sử dụng trong xây dựng như: xi măng,

sắt thép

Trang 29 Chúng luôn có sự thay đổi và sự đa dạng về mẫu mã chất lượng và các thông số

kỹ thuật

Trong lưu thông hàng hóa thay đổi quyền sở hữu nhưng chưa được đưa vào quá trình sử dụng

2.3.2.2.Phân loại nguyên vật liệu, hàng hóa

 Phân loại nguyên vật liệu

 Căn cứ vào vai trò, tác dụng yêu cầu quản lý thì NVL được chia thành:

- Nguyên vật liệu chính (tài khoản chi tiết sử dụng 152.1)

Bao gồm các loại vật liệu như: gạch, cát đá, xi măng, sắt thép…

- Nguyên vật liệu phụ (tài khoản chi tiết sử dụng 152.2)

Bao gồm các loại vật liệu như: vôi, dây thép buộc…

- Nhiên liệu (tài khoản chi tiết sử dụng 152.3)…

Bao gồm các loại vật liệu: xăng dầu, mỡ bôi trơn, nhớt máy…

- Phụ tùng thay thế (tài khoản chi tiết sử dụng 152.4)

Bao gồm: các loại vật tư được sử dụng để thay thế, sửa chữa, bảo dưỡng các loại máy móc thiết bị xây dựng cơ bản

- Phế liệu (tài khoản chi tiết sử dụng 152.5)

Bao gồm: các loại vật liệu bị loại trừ, thanh lý, thu hồi như gạch vỡ, sắt vụn, vỏ bao xi măng…

 Phân loại hàng hóa

Vì công ty kinh doanh buôn bán vật liệu xây dựng kết hợp với xây dựng các

công trình vừa và nhỏ nên hàng hóa của công ty khá đa dạng và phong phú Căn cứ

vào đặc điểm, tính chất, hình thái, kích thước và chất liệu mà hàng hóa của công ty TNHH Đông Anh chia ra chi tiết thành nhiều loại được thể hiện qua bảng danh điểm hàng hóa như sau:

Trang 30 DANH ĐIỂM HÀNG HÓA

Ký hiệu Tên, nhãn hiệu, quy

Trang 31

2.3.2.3.Phương pháp tính giá nguyên vật liệu, hàng hóa tại công ty TNHH Đông Anh

2.3.2.3.1 Tính giá nguyên vật liệu, hàng hóa nhập kho

Giá thực tế NVL – HH nhập kho bao gồm giá mua ghi trên hoá đơn, các khoản thuế không được hoàn lại, chi phí thu mua… trừ đi các khoản chiết khấu thương mại, giảm giá hàng mua, hàng mua trả lại…

Giá nhập kho = Trị giá mua hàng hoá + chi phí mua hàng – các khoản chiết

khấu giảm trừ

2.3.2.3.2 Tính giá nguyên vật liệu, hàng hóa xuất kho

Khi xác định giá vốn thực tế của nguyên vật liệu, hàng hóa xuất kho công ty sử dụng giá thực tế, giá thực tế của nguyên vật liệu, hàng hóa xuất kho được tính theo phương pháp bình quân gia quyền (bình quân cả kỳ dự trữ):

Giá đơn vị bình quân cả kỳ dự trữ = ( Giá thực tế hàng hóa tồn đầu kỳ + giá thực

tế hàng hóa nhập trong kỳ) / (Số lượng hàng hóa tồn đầu kỳ + số lượng hàng hóa nhập trong kỳ)

Giá thực tế nguyên vật hàng hoá xuất dùng, bán hàng =

Số lượng xuất dùng, bán hàng x

Giá đơn vị bình quân

2.3.3 Hạch toán chi tiết NVL – HH tại công ty TNHH Đông Anh

2.3.3.1 Chứng từ sử dụng gồm:

 Hóa đơn GTGT mua hàng

 Hóa đơn GTGT bán hàng

 Phiếu nhập kho

 Phiếu xuất kho

 Quy trình luân chuyển PNK – PXK

sổ cho phù hợp Chứng từ nguồn về hàng tồn kho có nhiều loại, nhưng cơ bản bao gồm: hóa đơn mua hàng, hóa đơn GTGT, biên bản bàn giao sản phẩm sản xuất hoàn thành, giấy giữ hộ tài sản, Để người quản lý kiểm soát được hàng nhập kho cần phải

có quy trình luân chuyển Sau đây là quy trình luân chuyển phiếu nhập kho tại công ty TNHH Đông Anh:

Bước 1: Người giao hàng (có thể là nhân viên phụ trách thu mua hoặc người bán)

đề nghị giao hàng nhập kho

Bước 2: Ban kiểm nhận tiến hành kiểm tra về số lượng, chất lượng, các loại quy cách vật tư Sau đó ban kiểm nhận lập biên bản nhận cho nhập kho vật liệu, hàng hóa, sản phẩm Ban kiểm nhận bao gồm thủ kho, kế toán vật tư, cán bộ phụ trách bộ phận, người đề nghị giao hàng

Yêu cầu nhập kho

Lập phiếu nhập kho

Ký phiếu và chuyển

hàng

Nhận phiếu và nhập kho

Ghi sổ kế toán vật tư Ghi thẻ kho

BKN

Trang 33 Bước 3: Kế toán vật tư hoặc phụ trách bộ phận sẽ tiến hành lập phiếu nhập kho theo hóa đơn mua hàng, phiếu giao nhận nguyên vật liệu, hàng hóa .với ban kiểm nhận

Bước 4: Người lập phiếu, người giao hàng và phụ trách bộ phận ký vào Phiếu nhập kho

Bước 5: Chuyển Phiếu nhập kho cho thủ kho tiến hành việc kiểm nhận, nhập hàng, ghi sổ và ký Phiếu nhập kho

Bước 6: Chuyển Phiếu nhập kho cho kế toán vật tư để ghi sổ kế toán

Bước 7: Kế toán vật tư tổ chức bảo quản và lưu trữ Phiếu nhập

Căn cứ vào hoá đơn GTGT, kế toán lập PNK theo (MS01-VT), PNK phải có đầy

đủ chữ ký của các bên mới hợp lệ

PNK NVL – HH được lập thành 3 liên đặt giấy than viết một lần, trong đó:

 Liên 1: lưu tại quyển

 Liên 2: giao cho người nhập hàng

 Liên 3: dùng để luân chuyển và ghi sổ kế toán

PNK phải ghi số, ngày nhập, tên quy cách, số lượng vật liệu theo từng chứng từ (hoá đơn của người bán) Căn cứ vào PNK thủ kho tiến hành kiểm nhận vật liệu, hàng hóa tại kho, ghi số lượng thực nhập và cùng người giao hàng ký tên vào 3 liên

Nếu thủ kho phát hiện thừa thiếu khi nhập hoặc không đúng phẩm chất ghi trên chứng từ thì báo ngay cho phòng cung ứng để lập biên bản làm căn cứ với người cung cấp

Sau đây là một số nghiệp vụ kinh tế phát sinh tại công ty TNHH Đông Anh (Công ty tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ)

Số liệu dẫn chứng thủ tục nhập kho nguyên vật liệu

Ngày 5 tháng 12 năm 2013, Ông Trần Trọng Đông tại công ty TNHH Đông Anh tiến hành mua 10 tấn xi măng Hải Vân, 15 m3

đá 1x2 và 300 kg thép tròn D>18mm của Công ty Cổ Phần-Tổng Công ty Miền Trung tại 517 Trần Cao Vân, Phường Xuân

Hà, Quận Thanh Khê, Tp Đà Nẵng theo hoá đơn GTGT số 0003241( phụ lục số 01)

Giá mua chưa có thuế GTGT là 10.675.000 đ, thuế suất GTGT 10% Tổng thanh toán cho Công ty Cổ Phần-Tổng Công ty Miền Trung là 11.742.500 đ, thanh toán bằng chuyển khoản Xi măng được nhập kho đủ theo PNK số 15( phụ lục số 02) với số lượng đơn giá nhập kho của từng loại là:

Giá thực tế 1 tấn xi măng nhập kho là: 709.000 đ Giá thực tế 1 m3

đá 1x2 nhập kho là : 90.000 đ Giá thực tế 1kg thép tròn D>18mm nhập kho là: 7.450 đ

Trang 34 Vậy tổng giá thành thực tế vật liệu nhập kho là:

Giá thực tế sắt phi 16 nhập kho là: 38.722.950 đ Giá thực tế 1kg sắt phi 16 nhập kho là: 38.722.950 / 2.850 = 13.587 đ Giá thực tế sắt phi 18 nhập kho là: 61.141.500 đ

Giá thực tế 1kg sắt phi 18 nhập kho là: 61.141.500 / 4.500 = 13.587 đ Vậy giá thực tế vật liệu nhập kho là: 38.722.950 + 61.141.500 = 99.864.450 đ

2.3.3.2.2.Thủ tục, chứng từ và quy trình xuất kho nguyên vật liệu, hàng hóa

Phiếu xuất kho được gọi là chứng từ thực hiện, vì nó chứng minh cho nghiệp vụ

về xuất kho một loại hàng tồn kho nào đó Phiếu xuất kho là do kế toán hoặc người phụ trách viết khi muốn xuất nguyên vật liệu, sản phẩm, hàng hóa Khi xuất kho, phải căn cứ vào các nguyên nhân xuất thông qua các chứng từ nguồn bao gồm: Lệnh xuất kho, phiếu xin lĩnh vật tư đã được xét duyệt, hóa đơn bán hàng, hợp đồng cung cấp sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ

Khác với các bước trong quá trình nhập kho hàng tồn kho, không có sự can dự của chủ doanh nghiệp trong quá trình nhập hàng Bởi vì, hàng nhập vào có thể kéo dài trong nhiều ngày và việc kiểm nhận hàng đòi hỏi người có chuyên môn trong việc xem xét hàng nhập nên thường giao cho cán bộ phụ trách làm, sau này chỉ việc kiểm tra lại chứng từ và đối chiếu thẻ kho với sổ chi tiết theo định kỳ là được

Còn đối với phiếu xuất kho, do liên quan đến tài sản được tiêu dùng nên một số trường hợp cần phải có ký duyệt của chủ doanh nghiệp (Giám đốc) nếu xuất kho để tiêu dùng, sản xuất với số lượng và quy mô lớn

Công ty TNHH Đông Anh tính giá theo phương pháp bình quân cả kỳ dự trữ vì vậy cuối kỳ ( cuối mỗi tháng) mới tiến hành tính ra giá bình quân nên trên phiếu xuất chỉ ghi về số lượng hiện vật xuất trong kỳ, cuối kì sau khi tính ra giá bình quân mới tiến hành nhân số lượng xuất

Trang 35

 Thủ tục, chứng từ, quy trình xuất kho nguyên vật liệu

Hình 2.4: Sơ đồ thủ tục xuất kho NVL Quy trình luân chuyển phiếu xuất kho:

Bước 1: Người có nhu cầu về nguyên vật liệu lập giấy xin xuất đối với nguyên vật liệu

Bước 2: Chuyển cho chủ doanh nghiệp (Giám đốc) hoặc phụ trách đơn vị duyệt lệnh xuất, nếu xuất với khối lượng và quy mô lớn Nếu là nguyên vật liệu xuất kho theo định kì thì không cần phải qua xét duyệt

Bước 3: Phụ trách bộ phận hoặc kế toán vật tư căn cứ vào đề nghị xuất đã được phê duyệt hoặc lệnh xuất tiến hành lập Phiếu xuất kho

Yêu cầu xuất kho Lập phiếu xuất kho

Nhận phiếu Ban giám đốc

Trang 36 Bước 4: Chuyển Phiếu xuất kho cho thủ kho tiến hành xuất nguyên vật liệu; Sau

đó, thủ kho và người nhận hàng ký vào phiếu xuất kho, thủ kho tiến hành ghi sổ rồi giao chứng từ lại cho kế toán vật tư

Bước 5: Khi nhận Phiếu xuất kho, chuyển cho Kế toán trưởng ký duyệt chứng từ rồi ghi sổ kế toán

Bước 6: Trình Phiếu xuất kho cho thủ trưởng (Giám đốc) ký duyệt chứng từ, thường là trình ký theo định kỳ, vì chứng từ đã được duyệt xuất ngay từ đầu, nên thủ trưởng chỉ kiểm tra lại và ký duyệt

Bước 7: Kế toán vật tư sẽ tiến hành ghi sổ bảo quản và lưu giữ chứng từ

PXK theo (MS02-VT), do phòng kế toán vật tư lập thành 3 liên, đặt lên giấy than viết một lần trong đó:

o Liên 1: lưu tại quyển

o Liên 2: giao cho người nhận hàng

o Liên 3: giao cho thủ kho để vào thẻ kho sau đó chuyển lên phòng kế toán

để làm căn cứ ghi sổ

Trên PXK người lập phiếu ghi cột tên chủng loại, quy cách, số lượng xuất theo yêu cầu, thủ kho ghi cột thực xuất còn đơn giá và thành tiền thì được tính vào cuối tháng sau khi tính đơn giá bình quân cả kỳ dự trữ Phiếu xuất kho phải ghi chép đầy

đủ, rõ ràng và chính xác, không tẩy xoá, đầy đủ số lượng giá trị nguyên vật liệu và có đầy đủ chữ ký của người xuất

Số liệu dẫn chứng

Sau đây là một số nghiệp vụ kinh tế phát sinh xuất kho NVL tại công ty TNHH Đông Anh:

Ngày 10 tháng 12 năm 2013 ông Lê Văn Tuấn thuộc bộ phận quản lý công trình

đã gửi giấy đề nghị xuất kho (phụ lục số 05) để xin lĩnh vật tư bao gồm các loại với số lượng như sau: 7 tấn xi măng Hải Vân, 50 kg thép tròn D>10mm, 10 m3

đá 1x2 để đúc

bê tông Kế toán sau khi xem xét và phê duyệt đã tiến hành lập phiếu xuất kho kiên vận chuyển nội bộ ( phụ lục số 06)

Trang 37

 Thủ tục chứng từ xuất kho hàng hóa

Hình 2.5: Sơ đồ thủ tục xuất kho HH Quy trình luân chuyển phiếu xuất kho

Bước 1: Khi khách hàng đến mua hàng tại công ty

Bước 2: Căn cứ vào hợp đồng mua hàng bộ phận bán hàng sẽ yêu cầu kế toán viết phiếu xuất kho, và căn cứ vào phiếu xuất kho kế toán viết hóa đơn GTGT ( hóa đơn bán hàng)

Bước 3: Chuyển phiếu xuất kho cho thủ kho tiến hành xuất hàng hóa; sau đó, thủ kho và người nhận hàng ký vào phiếu xuất kho, thủ kho tiến hành ghi sổ rồi giao chứng từ lại cho kế toán vật tư

Bước 4: Trình Phiếu xuất kho cho thủ trưởng (Giám đốc) ký duyệt chứng từ, thường là trình ký theo định kỳ

Bước 5: Khi nhận phiếu xuất kho, chuyển cho Kế toán trưởng ký duyệt chứng từ rồi ghi sổ kế toán

Bước 6: Kế toán vật tư sẽ tiến hành ghi sổ, bảo quản và lưu giữ chứng từ

Tương tự như thủ tục xuất kho nguyên vật liệu, phiếu xuất kho hàng hóa cũng được lập giống như vậy

Yêu cầu xuất kho Lập phiếu xuất kho

Nhận phiếu

Trang 38 Hóa đơn GTGT( hóa đơn bán hàng) được tiến hành lập thành 3 liên đặt lên giấy than viết một lần trong đó:

o Liên 1: Lưu tại quyển hóa đơn (sử dụng giấy màu Trắng)

o Liên 2: Giao cho người mua (Sử dụng giấy màu Hồng đỏ)

o Liên 3: Nội bộ ( sử dụng Giấy màu Xanh dương lợt)

Chú ý khi lập Hóa đơn GTGT:

Phải lập ngay khi cung cấp HHDV + Chỉ lập một lần cho một nghiệp vụ

+ Ghi đầy đủ các chỉ tiêu ghi trên HĐ, những dòng không dùng phải gạch chéo

từ góc trên trái xuống góc dưới phải

Chữ ký của thủ trưởng đơn vị: Thủ trưởng đơn vị không nhất thiết phải ký duyệt, mà có thể uỷ quyền nhiệm cho người bán ký, nhưng việc uỷ nhiệm phải bằng văn bản và có chữ ký của Giám đốc Người được uỷ quyền không được uỷ quyền cho người thứ 3

+ Nếu GĐ ký thì đóng dấu ở góc dưới bên phải (phần chữ ký của thủ trưởng đơn vị)

+ Nếu uỷ quyền cho người khác thì đóng dấu ở góc trên bên trái (dấu treo)

+ Hóa Đơn GTGT có thể lập bằng máy hoặc bằng tay

+ Nội dung các liên phải giống nhau

Và theo yêu cầu của bộ phận bán hàng kế toán đã viết phiếu xuất kho hàng hóa số 53

(phụ lục số 18) và căn cứ vào phiếu xuất kho kế toán đã viết hóa đơn GTGT số

0004657 ( phụ lục số 19)

Trang 39

2.3.3.3.Phương pháp hạch toán chi tiết nguyên vật liệu, hàng hóa tại công ty TNHH Đông Anh

Hình 2.4: SƠ ĐỒ TRÌNH TỰ KẾ TOÁN CHI TIẾT VẬT TƯ THEO PHƯƠNG PHÁP

GHI THẺ SONG SONG

Ghi hàng ngày

Ghi cuối tháng Đối chiếu kiểm tra

 Mỗi thẻ kho được dùng cho 1 thứ vật liệu hàng hóa cùng nhãn hiệu quy cách ở cùng một kho, phòng kế toán lập thẻ và ghi chỉ tiêu tên nhãn hiệu quy cách, đơn vị tính, mã số vật liệu, hàng hóa, sau đó giao cho thủ kho để ghi chép hàng ngày

 Cột A ghi số thứ tự

 Cột B ghi ngày tháng của PNK, PXK

 Cột C, D ghi số hiệu cổ phiếu của PNK, PXK

 Cột E ghi nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh