quan lý bán hàng tại cửa hàng vật liệu xây dựng vân an

mô tả bài toán thiết kế csdl, thiết kế hệ thống.

Lời mở đầu

Ngày nay khoa học kỹ thuật phát triển như vũ bão, lao động trí óc dần thay thế cho lao động chân tay bằng những ứng dụng khoa học kỹ thuật.Và góp phần đắc lực trong cuộc cách mạng khoa học này phải kể đến lĩnh vực công nghệ thông tin Công nghệ thông tin được ứng dụng trong nhiều lĩnh vực Đặc biệt là trong ngành kinh tế, nó đóng góp một phần đáng kể vào quá trình hội nhập Như chúng ta đã biết, việc quản lý kinh doanh của rất nhiều cửa hàng vẫn tiến hành rất thủ công, việc ghi chép thông qua sổ sách gặp rất nhiều trở ngại, gây khó khăn cho người quản lý khi muốn xem xét tình trạng các mặt hàng còn hay hết Cũng như rất khó có thể thống kê nhanh chóng được doanh thu của cửa hàng theo ngày, theo tháng theo quý …Từ thực tếnhư vậy mà nhóm chúng em đã tiến hành xây dựng một phần mền: "Quản lý vật liệu xây dựng cho Công ty tư nhân vật liệu xây dựng Vân An".Hệ thống là một chương trình phần mềm cho phép người sử dụng thực hiện một cách nhanh chóng, chính xác việc nhập dữ liệu, lưu trữ cập nhật thông tin các mặt hàng, thực hiện yêu cầu báo cáo bán hàng hay báo cáo tài chính của công

ty với giao diện làm việc thân thiện, tiện dụng đối với người sử dụng hệ thống.Mong rằng với phần mền này chúng em có thể đóng góp được một phần nhỏ bé của mình vào sự phát triển kinh doanh của các công ty nói riêng và của nền kinh tế nước nhà nói chung.Với sự cố gắng và nỗ lực của mình, chúng em đã cùng nhau xây dựng và hoàn thành đề tài này Xong vẫn còn nhiều thiếu sót chúng em rất mong nhận được sự đóng góp ý kiến của thầy cô và các bạn để cho đề tài của chúng em được hoàn thiện hơn

Lời cảm ơn

Chúng em xin cảm ơn các thầy cô trường Cao đẳng nghề Quy Nhơn nói chung và các thầy cô trong khoa Công nghệ thông tin nói riêng đã tận tình dạy dỗ, truyền đạt cho chúng em những kiến thức vô cùng quý giá, là hành trang rất cần thiết cho chúng em bước vào đời một cách vững chắc nhất Đặc biệt, chúng em xin gửi lời cảm ơn sâu sắc đến cô Nguyễn Lê Ngọc Thành và cô Đinh Thị Thu những người đã hướng dẫn, giúp đỡ chúng em tận tình trong suốt quá trình thực hiện báo cáo thực tập tổng hợp này

Chúng em xin gửi lời cảm ơn chân thành đến các anh chị đang làm việc tại công ty tư nhân vật liệu xây dựng Vân An đã hướng dẫn, chỉ bảo và tận tình giúp đỡ trong suốt thời gian thực tập tại Công ty và giúp hoàn thiện hơn về kiến thức thực tế

Chương I: CÁC CÂU HỎI PHỎNG VẤN

* Giám đốc

1) Công ty mình thường nhập hàng hóa ở đâu ? nhập những vật liệu như thế nào?

và thủ tục nhập hàng hóa như thế nào?

Câu trả lời:

 Công ty chúng tôi với quy mô nhỏ không thể sản xuất vật liệu xây dựng tại chổ mà phải nhập vật liệu tại các công ty như:………

 Dựa vào mục tiêu hàng nhập và các yếu tố của sản phẩm

Chúng tôi thường nhập những vât liệu như ………

 Có hóa đơn chứng từ bàn giao hàng hóa,tiền và các giấy tờ đi kém sản phẩm khá đầy đủ2) Công ty mình thường bán hàng hóa cho những khách hàng nào ? những mặt hàng nào bán chạy nhất?

và thủ tục xuất hàng hóa như thế nào?

Câu trả lời:

 Chúng tôi thường cung cấp hàng hóa cho các bạn hàng lớn của chúng tôi như:

……….Các bạn hàng này sẽ có những ưu đãi đặcbiệt khi họ mua hàng với các mặt hàng khác nhau

Ngoài ra chúng tôi còn bán lẻ cho các khách hàng nhỏ lẻ

 Khách hàng hiện nay ưa chuộng các sản phẩm………

 Theo thể thức trao nhận tiền trược tiếp tại công ty khách hàng và công ty không có sổ thống kê các sản phẩm đã bán ra(đa phần không có hóa đơn nếu có thì những chứng từ viết bằng tay)

3) Vậy việc quản lý hàng hóa của công ty mình như thế nào?

 Công ty hiện có … nhân viên chiệu trách nhiệm quản lý công việc này và tôi thấy họ làmrất tốt

4) Việc đóng góp cho nhà nước và các chương trình xã hội như thế nào ạ?

 Việc nộp thuế cho nhà nước và tham gia các chương trình xã hội của công ty chúng tôi luôn đầy đủ(Thuế:Dự vào đánh giá theo mẫu ………)

6) Cụ thể hơn về việc xuất nhập hàng được không ạ? Ví dụ như các mục tiêu để mình nhập xuất hàng và các yếu tố kiểm tra sản phẩm trước khi nhập xuât sản phẩm chẳn hạn?

 Nhập hàng:

Mục tiêu:

- Các mặt hàng được tiêu thụ mạnh trong kỳ

- Các mặt hàng hợp thị hiếu

- Từ các nguồn nhập có giá thành nhập thấp đạt chất lượng

- Các mặt hàng của các cơ sở sản xuất hay người giao hàng có lượng sản phẩm lỗi ítCác yếu tố:

- Số lượng của sản phẩm

- Chất lượng của sản phẩm

- Loại sản phẩm

- Giá thành của các sản phẩm và cập nhật sự thay đổi về giá nhập

- Xem xét các thông số kỹ thuật

- Các giấy tờ đi kèm của sản phẩm

 Bán hàng:

Các yếu tố:

- số lượng chất lượng loại hàng

- các thông số kĩ thuật của sản phẩm

- Các chú ý ,đặc điểm của sản phẩm

- Hoàn thành giấy tờ kèm theo của sản phẩm

7) Việc lưu và theo dõi hàng thì như thế nào à?

 Các thông số về số lượng của các sản phẩm trong theo dỗi hàng đều được lưu lại trong sổtheo dỗi hàng

 Các thông số thường được chúng tôi thống kê như:

- Các mặt hàng bán chậm

- Các mặt hàng tồn hàng quá lâu

- Các mặt hàng trả lại

8) Còn đối với khách hàng việc theo dỗi sao ạ?

 Khách hàng thì tùy vào loại khách hàng nếu là khách hàng quen thi họ sẽ được ưu đãi đặcbiệt

Chương II: HIỆN TẠI CỦA CÔNG TY

Từ các câu hỏi phỏng vấn trên tình hình hoạt động bán hàng của công ty hiện tại như sau:1) Nhập hàng:

 Nhập hàng từ 2 đối tác chính:

- Nhập hàng từ các công ty sản xuất vật liệu xây dựng(Có chứng từ hóa đơn )

- Nhập hàng từ những người giao hàng (trường hợp chỉ sảy ra khi nhu cầu hàng hóa nhiều nhà cung cấp chính không đủ để cung cấp đa phần không có hóa đơn)các thông tin được lưu trong một tờ giấy đơn giản với các thông tin về tên hàng hóa, số lượng , đơn giá , thành tiền

 Mục tiêu nhập hàng:

- Các mặt hàng được tiêu thụ mạnh trong kỳ

- Các mặt hàng hợp thị hiếu

- Từ các nguồn nhập có giá thành nhập thấp

- Các mặt hàng của các cơ sở sản xuất hay người giao hàng có lượng sản phẩm lỗi ít

 Các yếu tố kiểm tra:

- Số lượng của sản phẩm

- Chất lượng của sản phẩm

- Loại sản phẩm

- Giá thành của các sản phẩm và cập nhật sự thay đổi về giá nhập

- Xem xét các thông số kỹ thuật

- Các giấy tờ đi kèm của sản phẩm

 Các thông tin trên được lưu vào sổ

2) Bán hàng:

 Theo thể thức trao nhận tiền trực tiếp tại công ty khách hàng và công ty không có sổ thống kê các sản phẩm đã bán ra(đa phần không có hóa đơn nếu có thì những chứng từ viết bằng tay)

 Các yếu tố kiểm tra:

- số lượng chất lượng loại hàng

- các thông số kĩ thuật của sản phẩm

- Các chú ý ,đặc điểm của sản phẩm

- Hoàn thành giấy tờ kèm theo của sản phẩm

 Các khách hàng nợ được lưu vào sổ nợ(Không nợ cho khách hàng mua lẻ)

3) Theo dỗi hàng hóa:

 Theo dõi các mặt hàng bán chạy cũng như các mặt hàng bán chậm hoặc không bán được4) Theo dỗi khách hàng:

 Theo dỗi khách hàng mua nhiều nhất để có những ưu đãi đặc biệt về những đối tượng khách hàng

Chương III: ƯU ĐIỂM - NHƯỢC ĐIỂM

 Ưu điểm:

- Công ty hoạt động nhanh chóng tích cực trong việc nhập hàng hóa và bán hàng

- Các yếu tố kiểm tra hàng khá đầy đủ

- Các thông tin cơ ban về hàng hóa đều lưu vào một quyển sổ theo dỗi hàng tiện lợi chotra cứu

 Nhược điểm:

- Nhập hàng thông qua người giao hàng không có các giấy tờ cần thiết để chứng tỏa hàng hóa đảm bảo chất lượng không có rang buộc trách nhiệm qua lại giữa hai bên vềsản phẩm

- Không lưu lại các nhà cung cấp thường hay có hàng bi lỗi nên khi tra cưu về vấn đề này gặp rất nhiều khó khan

- Hàng hóa bán ra không có hóa đơn nên khó khăn trong việc quyết toán sau này,các mặt hàng bán ra cũng không kiểm xót được

- Các thông tin nhập vào thường được thay đổi không có khung mẫu gây khó khăn trong việc tra cứu sau này

- Không kiểm soát được các khách hàng vừu mới đến công ty

- Khi sảy ra trục trặc về sản phẩm đối với khách hàng mới này thì việc kiểm tra sản phẩm rất khó khăn

- Các yếu tố được đánh giá khá đầy đủ nhưng không lưu lại nên không thể xem khi cầnthiết

- Hầu hết hoạt động công ty là trên sổ sách giấy tờ chưa sử dụng phần mềm công nghệ thông tin

Chương IV: MỤC TIÊU VÀ PHƯƠNG HƯỚNG GIẢI

 Danh sách khách hàng được nhập vào

 Danh sách hàng hóa nhập vào

 Danh sách nhà cung cấp nhập vào

2) Nhập hàng:

- Nhập hàng từ nhà cung cấp chính hay người giao đều thống nhất cùng một mẫu (Hình2.1)

- Khi thấy có mặt hàng hay nhà cung cấp mới thì thêm vào bảng mặt

hàng(Bảng2.2),nhà cung cấp(Bảng2.4) để tiện cho quản lý

- Các thông tin được nhập ở trên đều được lưu giữ ở bảng theo dỗi nhập hàng (Hình 2.5)

- Sau khi nhập hàng thì số lượng sẽ được thay đổi trong bảng theo dỗi hàng(Hình 4.1)

và thông tin hàng hóa được lưu ở kho hàng nào thì sẽ được lưu trong bảng này thông qua các thông tin được lấy từ bảng kho(Bảng2.6)

- Thuế của các sản phẩm được định ra từ các hóa đơn thuế(Hình 3.3)

- Khi bán số lượng của từng mặt hàng sẽ được thay đổi qua bảng theo dỗi hàng(Hình 4.1)

4) Thống kê báo cáo

- Mọi thông số đều được tìm kiếm dễ dàng

- Các thông số được thống kê là

o Danh sách khách hàng đặt mua hàng nhiều nhất thống kê dự vào danh sách bán hàng

o Danh sách nhà cung cấp đạt chất lượng nhất thống kê dựa vào hàng hóa và danh sách nhà cung cấp

o Danh sách mặt hàng bán chạy nhất thống kê dựa vào danh sách bán hàng

o Danh sách mặt hàng tồn nhiều nhất thống kê dựa vào sổ theo dỗi hàng và danhsách hàng hóa

Chương V: XÁC LẬP DỰ ÁN

 Theo dỗi hoạt động của công ty (Thời gian………….)

 Đưa ra cách đánh giá và cách thức giải quyết về vấn đề tộn tại của công thi(Thời

gian……… )

 Xem các bảng biểu(Thời gian………….)

 Phân tích và tạo cơ sở dữ liệu(Thời gian……… )

Chương VI: KHẢO SÁT

Bài toán quản lý bán vật liệu xây dựng được vận hành bỡi giám đốc công ty và nhân viên bánhàng ,nhân viên quản lý kho trong môi trường làm việc mua bán giao hàng trực tiếp

 Cơ cấu tổ chức:

Giám đốc

Nhân viên nhâp hàng

Nhân viên bán hàng

Nhân viên quản lý kho

Bộ phận nhân viên vận chuyển

 Bài toán:

Khi công ty nhận được đơn đặt hàng của khách hàng bộ phận bán hàng nhận đơn hàng ghi nhận các thông tin chi tiết của đơn hàng rùi gửi đơn hàng này đến bộ phận quản lý kho nhân viên quản lý kho có trách nhiệm kiểm kê hàng hóa tồn kho (chất lượng,số lượng,mặt hàng) Nếu trong kho còn nguồn hàng cung cấp thì quản lý kho sẻ lập một phiếu xuất với các thông tin khớp với đơn hàng rồi nhân viên sẽ dựa vào phiếu xuất này để xuất hàng giao cho khách hàng(hàng hóa giao tận nơi kèm theo hóa đơn)

Nếu hàng hóa trong kho không đủ thì quản lý kho sẽ lập một phiếu nhập kho mặt hàng kháchhàng đang cần và kèm theo các mặt hàng khác kho hiện đã hết hàng

Phiếu nhập này sẽ được gởi đến giám đốc phê duyệt rồi gởi đến nhà cung cấp.Nhà cung cấp sau khi nhận được hàng sẽ cung cấp hàng cho công ty kèm theo hóa đơn chứng từ cần thiết(hóa đơn nhập)

Khi đã có hàng thì quản lý kho sẻ lập một phiếu xuất với các thông tin khớp với đơn hàng rồi nhân viên sẽ dựa vào phiếu xuất này để xuất hàng giao cho khách hàng(hàng hóa giao tận nơi kèm theo hóa đơn)

Trong trường hợp hàng hóa nhập về sai xót hoặc không đạt yêu cầu như đơn đặt hàng thì Công ty sẽ gởi trả hàng lại.Nhà cung cấp chiệu hoàn toàn trách nhiệm(Nhà cung cấp gởi đơnhàng mới đúng với yêu cầu hoặc chấp nhận đền bù chi phí bên khách hàng)

Trong trường hợp Hàng hóa bên phía khách hàng trả lại có lý do hợp lý thì công ty sẽ chiệu hoàn toàn trách nhiệm tương tự như bên phía nhà cung cấp đề cập ở trên

Định kỳ Bộ phận bán hàng thống kê số lượng các mặt hàng bán nhiều nhất ,các mặt hàng bánchậm nhất cũng như khách hàng mua.Bộ phận quản lý kho kiểm tra hàng tồn kho và các mặthàng hết để đề xuất lãnh đạo

Cuối kỳ lập báo cáo tổng hợp báo cáo ban giám đốc để tổng kết quyết toán và triển khai công việc cho tháng tới

o Người này được phép làm việc trực tiếp trên hóa đơn bán hàng,nhập

hàng(thêm,xóa,sửa).Sau khi bàn giao sản phẩm người này có nhiệm vụ thêm vào bảng hóa đơn bán hàng định kỳ(Được phép :thêm , xóa,sửa)

o Tham gia trực tiếp vào các bảng danh mục(thêm,xóa,sửa)

- Nhân viên quản lý kho:

o Người này chỉ được phép tìm kiếm thông tin trên bảng theo dỗi hàng hóa để biết thêm thông tin chung của sản phẩm

o Người này được phép làm việc trên phiếu nhập phiếu xuất hàng.Sau khi kiểm tra hàng hóa trong kho nhân viên này có nhiệm vụ thống kê hàng hóa tồn kho

- Ngoài ra còn có các nhân viên giao hàng:

o Những người này chỉ được phép tìm kiếm thông tin trên bảng trên các bảng danh mục để xem thông tin hàng hóa và nơi giao hàng hóa

Chương VII: HỆ THỐNG

1) Tính năng:

- Các thông tin bán hàng cũng như cập nhật hàng được kiểm kê rất chính sác.Các sản phẩm ra vào đều được kiểm soát toàn phần

- Bất kỳ các một giao dich nào cũng có chứng từ hóa đơn đảm bảo

- Các thông tin bán hàng được cập nhật rõ ràng giúp rất nhiều cho công tác kiểm tra và tìm kiếm

- Các thông tin cần thiết trước khi có bài toán có ý nghĩa rất lớn với công ty như khách hàng nào là tiềm năng của công ty? khách hàng nào lâu dài với công ty? nhà cung cấpnào là đạt chất lượng tốt nhất?….Đây là một mặt mạnh của hệ thống giúp công ty nhập được các mặt hàng có chất lượng tốt nhất và có phương cách giao tiếp với kháchhàng hợp lý

2) Khảo sát nghiệp vụ của bài toán:

Hình 2.5:Bảng mẫu sổ theo dỗi nhập hàng

Bảng 2.6:Bảng danh mục kho

Hình 3.1:Bảng mẫu hóa đơn bán hàng

Hình 3.2: Bảng theo dỗi xuất hàng

Hình 4.1:Bảng theo dỗi hàng

Hình 3.3:Bảng biên lai thuế

Chương VIII: SƠ ĐỒ CHỨC NĂNG

Từ những thông tin đã khảo sát ở trên ta lập thành sơ đồ tổng quát về chức năng của công ty như sau: (Hình 5.1)

Hình 5.1 Sơ đồ phân cấp chức năng

Chương IX: PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ

1) Biểu đồ luồng dữ liệu:

Sơ đồ Ngữ cảnh

QUẢN LÝ BÁN VẬT LIỆU XÂY DỰNG

In phiếu nhập Lập phiếu chi

Quản lý xuất hàng Bán hàng

In phiếu xuất Lập phiếu thu Vận chuyển

Quản lý kho Nhập kho Xuất kho

Ql hàng tồn kho

Tìm kiếm Báo cáo

Thống kê

Bán hàng(hóa đơn xuất)

Mua hàng(Đơn hàng)

Báo cáo

Yêu cầu báo cáo

Khách hàng Cấp hàng(hóa đơn nhập)

Yêu cầu nhập(Phiếu

xây dựng

Lãnh đạo Nhà cung cấp

Danh sách HH

Báo cáo ,Thống kê

Tìm kiếm Tìm

Nhân viên

Báo cáo Yêu cầu

Tìm Giám đốc Nhập

Nhập hàng (Đơn hàng)

Nhà cung cấp Danh sách HH

Nhập kho (Đơn hàng)

Quản lý danh mục

Nhân viên

Yêu cầu cấp hàng(Đơn hàng)

Cấp hàng (Đơn hàng)

Quản lý nhập hàng

Quản lý xuất hàng Quản lý kho

Yêu cầu nhập (Đơn hàng)

Giao hàng (Hóa đơn xuất) Mua hàng

Khách hàng Kho hàng

Danh sách KH

Sơ đồ mức đỉnh

Sơ đồ mức dưới đỉnh của quản lý danh mục

Danh sách HH Quản lý hàng hóa

Danh sách HH Danh sách NCC

Sơ đồ mức dưới đỉnh của quản lý nhập hàng

Xuất hàng

In phiếu xuất Nhân viên

Sổ theo dỗi hàng xuất

Cập nhật

In

Danh sách HH Danh sách NCC

Sơ đồ mức dưới đỉnh của quản lý xuất hàng

Sơ đồ mức dưới đỉnh của quản lý kho

Quản lý hàng tồn kho

Xuất kho Nhập kho

Nhân viên

Hàng nhập

Hàng xuất

Hàng lưu kho Cập nhật

Cập nhật Cập nhật

Sổ theo dỗi hàng nhập

Sổ theo dỗi hàng xuất

Danh sách HH

Sơ đồ quan hệ thực thể E-R

n

Lập

Phiếu chi

Lập ppp

Phiếu thu

Nhân viên

Nhập Xuất

n

Phiếu nhập Phiếu xuất

Đơn hàng Hàng hóa

Phiếu xuất

Sotientra

Soluong,giamgia dongia,thanhtien Sotienno

Sơ đồ quan hệ thực thể - thuộc tính

Nhà cung cấp ManccTennccDi achinccDientho aincc

Nhà cung cấp ManccTennccDi achinccDientho aincc

Hàng hóa

MahhTenhhLoa

ihhDonvitinhGi agocSoluong

Nhân viên

ManvTennvGio

itinhNgaysinhDi achinvDienthoai nv

Nhân viên

ManvTennvGio

itinhNgaysinhDi achinvDienthoai nv

SotiennhapSotie nconnoSotienco nlai

Phiếu nhập

MahdnMancc ManvNgaynhap

SotiennhapSotie nconnoSotienco nlai

Phiếu chi

MapcMahdn ManvNgaychi

SotienchiDiễn giải

Phiếu chi

MapcMahdn ManvNgaychi

SotienchiDiễn giải

c

Vận chuyển

MavcMahhMa khManvNgayv

c

CTPX

MahdxMahhSo

luongDongiaTh anhtien

CTPX

MahdxMahhSo

luongDongiaTh anhtien

CTPN

MahdnMahhS

oluongDongiaT hanhtien

CTPN

MahdnMahhS

oluongDongiaT hanhtien

CTDH

Madh Mahh

Soluong Dongia

Đơn hàng

Madh Mancc Manv

Ngaydh Tongtien