Tăng cường công tác quản lý văn phòng của công ty fpt

Luận văn tốt nghiệp Lời nói đầu Hiện - xét phơng diện vĩ mô, kinh tế Việt Nam có bớc chuyển mạnh khả quan, hệ thống pháp chế kinh doanh đợc nhanh chóng hoàn thiện; kinh tế thị trờng đà phát triển tỏ rõ khả thích ứng ngời Việt Nam, thị trờng nội địa hóa đợc tổ chức lại theo hớng cạnh tranh lành mạnh, thị trờng nớc đợc củng cố mở rộng, sở hạ tầng đợc xúc tiến xây dựng mạnh mẽ Điều cho phép nớc ta hình thành môi trờng kinh doanh thuận lợi, thúc đẩy việc tạo lập, tổ chức lại, phục hồi phát triển doanh nghiệp nọi địa hoạt động đạt hiệu Để góp phần thực mục tiêu chiến lợc KT - XH theo định hớng XHCN mà Đảng đà đề Bên cạnh thuận lợi đó, cần phải đặt đòi hỏi nghiêm ngặt trình độ tỉ chøc, qu¶n lý doanh nghiƯp nh»m thÝch nghi víi cạnh tranh kinh tế thị trờng Trong công đổi này, cải cách hành nhiệm vụ hàng đầu mà Đảng Nhà nớc ta quan tâm; công tác tổ chức quản lý văn phòng phần việc quan trọng thiếu đợc công tác quản lý doanh nghiệp công tác văn phòng hoạt động hỗ trợ cho phận khác doanh nghiệp hoàn thành nhiệm vụ mục tiêu chung, hoạt động đặc trng doanh nghiệp mà giúp cho doanh nghiệp giải công việc thuộc chức năng, Nguyễn Thanh Huyền Luận văn tốt nghiệp nhiệm vụ thẩm quyền quan, doanh nghiệp, địa điểm giao tiếp đối nội, đối ngoại quan, doanh nghiệp Nhận thức đợc tầm quan trọng đó, thời gian thực tập công ty FPT, đợc tìm hiểu máy làm việc nh cấu tổ chức công ty, văn phòng công ty, em đà chọn đề tài: " Tăng cờng công tác quản lý văn phòng công ty FPT " làm nội dung nghiên cøu cho khãa ln tèt nghiƯp cđa m×nh Khãa ln đợc chia làm chơng: Chơng 1: Lý luận chung tổ chức quản lý máy văn phòng Chơng 2: Tổ chức quản lý máy văn phòng công ty FPT Chơng 3: Những nhận xét đánh giá số biện pháp tăng cờng công tác quản lý văn phòng công ty FPT Do kiến thức kinh nghiệm nhiều hạn chế, thời gian nghiên cứu cha nhiều nên viết không tránh khỏi thiếu sót Với lòng biết ơn sâu sắc, em mong muốn nhận đợc ý kiến phê bình, góp ý quý báu thầy cô, tập thể cán công ty FPT bạn, giúp em nâng cao trình độ hiểu biết lý luận nh thực tiễn Em xin chân thành cảm ơn Tiến Sỹ Đinh Văn Tiến, Thạc Sỹ Trịnh Thanh Hà thầy cô giáo khoa Hành doanh nghiệp Ban lÃnh đạo, tập thể cán nhân viên công tác công ty FPT đà giúp đỡ em hoµn thµnh bµi viÕt nµy Ngun Thanh Hun Luận văn tốt nghiệp Nguyễn Thanh Huyền Luận văn tốt nghiệp Tăng cờng công tác quản lý văn phòng công ty FPT Chơng lý luận chung tổ chức quản lý máy văn phòng 1.1 Sự cần thiết văn phòng: 1.1.1 Khái niệm vai trò văn phòng: Trong doanh nghiệp hàng ngày có nhiều liệu nảy sinh (các tài nguyên, số nhân viên, chi phí, hồ sơ khách hàng, doanh số bán, chi tiết giao dịch kinh doanh) cần đợc xử lý xác, kịp thời, thích hợp để trở thành thông tin hữu ích giúp cho ngời lÃnh đạo định kinh doanh cách đắn Trong đó, văn phòng phận làm việc doanh nghiệp, giúp giải công việc thuộc chức nhiệm vụ thẩm quyền doanh nghiệp, địa điểm giao tiếp đối nội đối ngoại doanh nghiệp, nơi soạn thảo, sử dụng tổ chức hồ sơ, công văn giấy tờ nhằm mục đích thông tin cho có hiệu Vai trò văn phòng thể chỗ: * Giúp lÃnh đạo hoạt động có chơng trình, kế hoạch, tránh công việc mang tính vụ việc * Giúp lÃnh đạo việc điều hòa phối hợp công việc chung đơn vị, bảo đảm hoạt động liên tục thống * Bảo đảm tốt công việc phục vụ hoạt động quan đợc thông suốt, đạt hiệu cao Nguyễn Thanh Huyền Luận văn tốt nghiệp 1.1.2 - Chức nhiệm vụ văn phòng: 1.1.2.1 - Chức văn phòng: Văn phòng có hai chức sau: * Chức tham mu tổng hợp, xử lý thông tin hành hỗ trợ Hàng ngày, doanh nghiệp tiếp nhận nhiều liệu dới nhiều hình thứckhác nh: Con số, chữ, tiếng động hình ảnh Thông tin liệu đợc xếp thành mẫu hình có ý nghĩa đợc lÃnh đạo doanh nghiệp sử dụng để định, hoạch định kiểm soát hoạt động Có thể thấy rằng: Quản lý dựa công việc văn phòng, sản phẩm văn phòng thông tin Phần lớn hoạt động văn phòng liên quan tới việc thu thập, xử lý, ghi lại truyền thông thông tin Khi đợc hỗ trợ thông tin xác kịp thời, định hành đạt đợc hiẹu cao ngợc lại Khi thông tin không xác, không tơng xứng, không kịp thời định có hiệu Tầm quan trọng chức tham mu tổng hợp góp phần vào việc điều hành định kịp thời, có hiệu cấp quản lý Trong trình tăng trởng kinh tế, hệ thống kinh tế phức tạp làm phát sinh đến thiết lập hệ thống th«ng tin tõng doanh nghiƯp lÉn nỊn kinh tế Văn phòng doanh nghiệp có chức tham mu tổng hợp đầu mối thu thập, chuyển tải xử lý thông tin hành hỗ trợ * Chức dịch vụ - hỗ trợ văn phòng Nguyễn Thanh Huyền Luận văn tốt nghiệp Chức dịch vụ - hỗ trợ văn phòng đợc thể qua công việc sau: - Kế toán - Tài vụ - Kế hoạch - thống kê - Viễn thông - In ấn - Quản lý hành - Xử lý liệu - Xử lý văn - Quản lý công văn giấy tờ, hồ sơ tài liệu - Tổng hợp - Quản lý dân Văn phòng có trách nhiệm tạo dịch vụ điều kiện thuận lợi cho phận nghiệp vụ khác hoạt động có hiệu quả, ta phải có kế hoạch hợp lý Muốn thực tốt chức này, cần ý: + Phân loại chức năng, dịch vụ: Nhóm dịch vụ có tính chuyên môn: Kế toán, tài vụ, thống kê kế hoạch Nhóm thuộc quy trình xử lý thông tin: Xử lý văn bản, viễn thông, in ấn tài liệu Nhóm dịch vụ thuộc công tác tổng hợp - hành - nhân Cả nhóm đợc tổ chức thành hệ thống hành hỗ trợ có mục đích, cung cấp thông tin hành hỗ trợ Nguyễn Thanh Huyền Luận văn tốt nghiệp theo yêu cầu nhanh chóng, xác, kịp thời, chất lợng cao để cấp quản lý định kinh doanh + Nghiên cứu thiết lập mô hình tổ chức văn phòng doanh nghiệp khác nhau, phù hợp với quy mô doanh nghiệp để thực tốt chức Tïy theo quy m« doanh nghiƯp nhá, võa hay lín mà văn phòng có hai mô hình khác nhau: mô hình kiểu tập trung mô hình kiểu phân tán 1.1.2.2 Nhiệm vụ văn phòng: - Văn phòng có nhiệm vụ sau: Xây dựng công trình công tác năm, tháng lịch làm việc doanh nghiệp thờng xuyên đôn đốc theo dõi, thực chơng trình Thu thập, xử lý thông tin, chuẩn bị văn bản, đề án định quản lý theo sù giao phã cđa thđ trëng doanh nghiƯp “ Kiểm tra thể thức văn bản, biên tập văn xử lý văn Tổ chức giao tiếp đối nội đối ngoại doanh nghiệp, giữ vị trí cầu nối liên hệ với quan cấp trên, cấp ngang, cấp dới công dân Bảo đảm nhu cầu phục vụ hoạt động doanh nghiệp mặt kinh phí, sở vật chất, quản lý vật t, tài sản doanh nghiệp 1.2 - Nguyên tắc tổ chức máy văn phòng: 1.1.2 - Một số nguyên tắc tổ chức máy văn phòng: Nguyễn Thanh Huyền Luận văn tốt nghiệp Bộ máy văn phòng quan trọng cho doanh nghiệp nên cần phải tổ chức máy cách thích hợp động giúp cho phận phòng, ban khác hoàn thành nhiệm vụ họ Có nhiều nguyên tắc cho việc tổ chức máy văn phòng, nhng dới số nguyên tắc có giá trị việc tổ chức máy văn phòng * Nguyên tắc mục tiêu: Mọi công việc đợc định nhằm đạt đợc mục tiêu định, trớc định phận mục tiêu phận đà đợc xác định rõ ràng Mục tiêu hành văn phòng hỗ trợ cách tiết kiệm có hiệu để hoạt động phận khác hoạt động thuận lợi Công việc văn phòng đóng góp vào mục tiêu chung doanh nghiệp cách gián tiếp trực tiếp * Nguyên tắc chức năng: Mục tiêu định chức Chức đợc xác định dựa yêu cầu tầm quan trọng phân công để thực mục tiêu Từng phận phải phát triển theo tỷ lệ với đóng góp cách thích hợp không rộng Nếu phận chức phát triển qu¸ møc hay qu¸ kÐm so víi bé phËn kh¸c công việc bị cản trở * Nguyên tắc nhân viên: Chức trở thành trách nhiệm công việc đợc ấn định cho nhân viên cá biệt, nhân viên bảo đảm nghĩa vụ thực nhiệm vụ Nên nhân viên tham gia thảo luận vấn đề quản lý có ảnh hNguyễn Thanh Huyền Luận văn tốt nghiệp ởng đến công việc họ, nhằm nâng cao khả xác định vai trò mục tiêu quy định, từ nâng cao ý thức nhân viên công việc * Nguyên tắc trách nhiệm quyền hạn: Trách nhiệm quyền hạn gắn liền với Trách nhiệm quyền hạn bổ sung tăng cờng lẫn nhau, không nên vợt qua cấp độ nào, nhằm tránh tợng có trách nhiệm mà quyền hạn ngợc lại có quyền mà không chịu trách nhiệm Trách nhiệm phải đợc quy định rõ ràng trớc phân công công việc cụ thể phân công công việc cần ý đến chuyên môn hóa, nhng đồng thời phải phát triển phối hợp Những chức có liên quan tơng tự đợc ghép chung thành nhóm * Nguyên tắc ủy quyền Trong đơn vị nào, thủ trởng làm hết công việc nên phải biết ủy quyền xác trách nhiệm quyền hạn cho trợ lý Điều giúp cho ngời lÃnh đạo có nhiều thời gian cho trách nhiệm quản lý, nhân viên có hội suy nghĩ phát triển * Nguyên tắc tính mệnh lệnh: Nguyên tắc đảm bảo tất nguồn lực tổ chức đợc hút theo hớng, tiết kiệm thu đợc thủ tục chung tiêu chuẩn hóa Các nhân viên biết đợc vị trí quyền hạn họ họ chịu trách nhiệm quyền hạn * Nguyên tắc phạm vi kiểm soát: Nguyễn Thanh Huyền Luận văn tốt nghiệp Nguyên tắc liên quan đến số ngời dới quyền ngời kiểm soát Phạm vi kiểm soát rộng số cấp quản lý cần ngợc lại Phạm vi kiểm soát gọi phạm vi quản lý yếu tố chủ yếu đợc xem xét định cấu tổ chức nên theo chiều dọc hay chiều ngang nên phát triển theo hớng Muốn đảm bảo kiểm soát quản lý hiệu quả, cần hiểu biết yếu tố ảnh hởng đến phạm vi kiểm soát, bao gồm: Các hoạt động có liên quan, kỹ ngời đợc kiểm soát, cấp tổ chức liên quan, nhiệm vụ tổ chức * Nguyên tắc tính linh hoạt tổ chức: Các dịch vụ hỗ trợ văn phòng không đồng có thay đổi tạm thời khối lợng Phải trọng nhạy cảm với vấn đề Tính linh hoạt tổ chức thể chỗ: Thuê nhân viên tạm thời lúc bận rộn, huấn luyện chéo nhân viên để họ thay đổi công việc, tổ chức nhóm điều động cần thiết 1.2.2 - Tập trung hóa hay phân tán dịch vụ hỗ trợ văn phòng: Các dịch vụ hỗ trợ văn phòng không đồng nhất, hỗn hợp, chúng đợc đặt để làm dễ dàng cho hoạt động phận chức khác Do ®ã vÊn ®Ị chđ u tỉ chøc bé m¸y văn phòng thờng đợc tranh luận dịch vụ văn phòng nên đợc tập trung hay phân tán hoàn toàn có số công việc nên đợc tập trung, số việc khác nên phân tán Ngun Thanh Hun