Một số giải pháp hoàn thiện dịch vụ giao nhận hàng xuất nhập khẩu cho khách hàng của công ty tnhh sagawa đối với hàng container 1

CỘNG HỊA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc CHUYÊN ĐỀ TỚT NGHIỆP ĐỀ TÀI: MỢT SỚ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN DỊCH VỤ GIAO NHẬN HÀNG XUẤT NHẬP KHẨU CHO KHÁCH HÀNG CỦA CƠNG TY TNHH SAGAWA ĐỚI VỚI HÀNG CONTAINER GIẢNG VIÊN HƯỚNG DẪN: TS.NGƠ THỊ NGỌC HUYỀN SINH VIÊN THỰC HIỆN : LÊ THỊ HOÀNG QUYÊN LỚP : NT3_K31 NIÊN KHÓA 2005 – 2009 LỜI CẢM ƠN: Sau gần năm học tập tại trường Đại học kinh tế TpHCM, em đã được tiếp thu, học hỏi nhiều kiến thức bở ích và sự giảng dạy nhiệt huyết của quý thầy tại trường Vì vậy, đầu tiên em xin có lời cám ơn chân thành tới trường đã tạo nhiều điều kiện thuận lợi cho em học tập, nghiên cứu Đặc biệt em cũng xin cám ơn TS.Ngơ Thị Ngọc Huyền đã hướng dẫn em từ việc cho lựa chọn mợt đề tài thích hợp, chỉnh sửa lại những thiếu xót quá trình làm chuyên đề tớt nghiệp Nhờ vậy mà em đã có được sự hoàn thành nhanh chóng hoàn thành xong chuyên đề tớt nghiệp Bên cạnh đó, mợt sự hỡ trợ rất lớn từ phía cơng ty TNHH SAGAWA EXPRESS VIỆT NAM đã tạo những điều kiện tớt nhất cho em quá trình thực tập tại quý cơng ty Và nhất là nhờ có sự chỉ bảo tận tình của các anh chị bợ phận Thủ tục hải quan đã giúp em củng cớ lại kiến thức, từ lý thuyết áp dụng vào thực tiễn cho phù hợp, đờng thời cũng truyền dạy cho em những kỹ cũng những kinh nghiệm của các anh chị quá trình làm việc Em xin cám ơn rất nhiều tới quý cơng ty NHẬN XÉT CỦA CƠ QUAN THỰC TẬP: NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN : TÓM TẮT ĐỀ TÀI : Đề tài của chuyên đề rớt nghiệp là: mợt sớ giải pháp hoàn thiện dịch vụ giao nhận hang xuất nhập cho khách hàng của cơng ty TNHH SAGAWA EXPRESS VIET NAM đới với hàng container Nợi dung chủ yếu đề tài này là phân tích dịch vụ giao nhận của cơng ty, từ đó nêu các điểm mạnh, điểm yếu, hợi, thách thức và kiến nghị đưa các giải pháp cho cơng ty Trong chuyên đề tớt nghiệp này chia thành chương gờm các nợi dung sau: sở lý luận về giao nhận đới với hàng container, giới thiệu về cơng ty và tình hình hoạt đợng kinh doanh của cơng ty, phân tích thực trạng – đánh giá tình hình kinh doanh dịch vụ này tại cơng ty, giải pháp hoàn thiện dịch vụ MỤC LỤC : CHƯƠNG I: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ NGHIỆP VỤ GIAO NHẬN HÀNG HĨA XUẤT NHẬP KHẨU BẰNG CONTAINER 1.1 TỔNG QUAN VỀ GIAO NHẬN HÀNG HĨA XUẤT NHẬP KHẨU BẰNG CONTAINER 1.1.1 Khái niệm giao nhận, người giao nhận container 1.1.1.1 Dịch vụ giao nhận, người giao nhận .1 1.1.1.2 Container: 1.1.2 Các loại container cơng cụ xếp dỡ, vận chuyển container: 1.1.2.1 Các loại container 1.1.2.2 Các cơng cụ xếp dỡ vận chuyển container .4 1.1.3 Phạm vi, vai trị trách nhiệm dịch vụ giao nhận 1.1.3.1 Phạm vi dịch vụ giao nhận .4 1.1.3.2 Vai trị dịch vụ giao nhận 1.1.4 Vai trị, nghĩa vụ - quyền hạn, người giao nhận 1.1.4.1 Vai trị 1.1.4.2 Nghĩa vụ - quyền hạn 1.2 Các phương thức gửi hàng container đường biển .9 1.2.1 Gửi hàng nguyên container ( FCL – Full container loaded ) 1.2.2 Gửi hàng lẻ ( LCL – Less than container loaded ) 10 1.2.3 Gửi hàng kết hợp ( FCL / FCL – LCL / LCL ) 10 1.3 Các loại giá vận tải đường biển .10 CHƯƠNG 2: GIỚI THIỆU VỀ CƠNG TY VÀ TÌNH HÌNH HOẠT ĐỘNG KINH DOANH CỦA CÔNG TY TRONG THỜI GIAN GẦN ĐÂY .13 2.1 Lịch sử hình thành phát triển Cơng ty TNHH SAGAWA EXPRESS VN 13 2.1.1 Lịch sử hình thành 13 2.1.2 Quá trình phát triển 13 2.2 Chức nhiệm vụ 14 2.3 Bộ máy tổ chức,quản ký doanh nghiệp .15 2.3.1 Cơ cấu tổ chức cơng ty 15 2.3.2 Tình hình nhân 18 2.4 Cơ sở vật chất kỹ thuật 20 2.4.1 Văn phịng chi nhánh Cơng ty .20 2.4.2 Trang thiết bị chuyên dụng 20 2.5 Tình hình hoạt động kinh doanh cơng ty 21 2.5.1 Thị trường chủ lực địa bàn hoạt .21 2.5.2 Đối tượng khách hàng chủ yếu 21 2.5.3 Báo cáo tình hình hoạt động kinh doanh 22 2.5.4 Đánh giá chung tình hình hoạt động kinh doanh cơng ty 25 2.5.4.1 Thuận lợi 25 2.5.4.2 Tờn tại và nguyên nhân .26 2.6 Phương hướng kinh doanh thời gian tới Cơng ty 27 CHƯƠNG 3: PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG, ĐÁNH GIÁ TÌNH HÌNH KINH DOANH DỊCH VỤ GIAO NHẬN HÀNG XUẤT NHẬP KHẨU TẠI CÔNG TY TNHH SAGAWA EXPRESS VN .28 3.1 PHÂN TÍCH QUY TRÌNH TỔ CHỨC HOẠT ĐỘNG DỊCH VỤ GIAO NHẬN TẠI CÔNG TY TNHH SAGAWA EXPRESS VN 28 3.1.1 Quy trình dịch vụ giao nhận hàng xuất cơng ty TNHH SAGAWA EXPRESS VN 28 3.1.1.1 Tìm kiếm,đàm phán với khách hàng kí kết hợp đồng .28 3.1.1.2 Thực hợp đồng .29 3.1.2 QUY TRÌNH DỊCH VỤ GIAO NHẬN HÀNG NHẬP KHẨU TẠI CƠNG TY TNHH SAGAWA EXPRESS VN 37 3.1.2.1 Giao dịch, đàm phán, ký kết hợp đồng 37 3.1.2.2 Quy trình thực hợp đồng nhập 39 3.1.2.3 Quy trình chứng từ hàng nhập 58 3.2 ĐÁNH GIÁ CHUNG THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG GIAO NHẬN TẠI CÔNG TY TNHH SAGAWA EXPRESS VN 60 3.2.1 Điểm mạnh .60 3.2.2 Tồn 61 3.2.3 Cơ hội 61 3.2.4 Đe dọa 61 CHƯƠNG 4: MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HỒN THIỆN HOẠT ĐỘNG DỊCH VỤ GIAO NHẬN HÀNG XUẤT NHẬP KHẨU CHO KHÁCH HÀNG CỦA CƠNG TY TNHH SAGAWA EXPRESS VN 63 4.1 Mục tiêu phát triển hoạt động dịch vụ giao nhận cơng ty 63 4.1.1 Doanh thu 63 4.1.2 Lợi nhuận .63 4.1.3 Thị trường 63 4.2 Một số giải pháp nhằm hồn thiện hoạt động giao nhận hàng xuất nhập khẩu cho khách hàng 63 4.2.1 Giải pháp 1: Củng cố mối quan hệ với khách hàng cũ tìm kiếm khách hàng 63 4.2.2 Giải pháp 2: Nâng cao chất lượng dịch vụ 64 4.2.3 Giải pháp 3: Đầu tư vào hệ thống thơng tin trang thiết bị đại 68 4.2.4 Giải pháp 4: Chú trọng vào cơng tác tuyển dụng, đào tạo phát triển nhân 69 4.3 Kiến nghị 70 4.3.1 Đối với nhà nước 70 4.3.2 Đối với đơn vị hữu quan 70 LỜI NĨI ĐẦU Trong năm gần đây, với chuyển biến từ kinh tế bao cấp sang kinh tế thị trường theo định hướng xã hội chủ nghĩa, kinh tế Việt Nam khơng ngừng phát triển Đặc biệt với sách mở cửa kinh tế, hàng hĩa sản xuất ngày nhiều, nhu cầu trao đổi với giới ngày lớn, làm cho khối lượng hàng hĩa lưu chuyển tăng lên khơng ngừng Đặc biệt xuất nhập coi động lực thúc đẩy phát triển kinh tế bên bên ngồi đất nước, tạo tảng cho phát triển thúc đẩy kinh tế Việt Nam hịa nhập với kinh tế giới Giao nhận hàng hĩa xuất nhập đời nhu cầu địi hỏi tất yếu trình phát triển hoạt động xuất nhập hàng hĩa Do đĩ, phương thức giao nhận hàng hĩa phát triển theo nhu cầu Trong đĩ, phương thức giao nhận đường biển phổ biến giữ vai trị quan trọng Nĩ chiếm 80% tổng lượng hàng hĩa xuất nhập đường biển Do đĩ, để tìm hiểu kỹ phương thức giao nhận này, dựa tảng kiến thức học trường cộng với phần thực tế cơng ty giao nhận Sagawa Express VietNam, em nhận thấy nên lựa chọn đề tài cho chuyên đề thực tập là: “Một số giải pháp hồn thiện dịch vụ giao nhận hàng xuất nhập cho khách hàng cơng ty TNHH SAGAWA EXPRESS VIET NAM hàng container” Vì thời gian thực tập khơng lâu nên phạm vi nghiên cứu đề tài bị giới hạn, giới thiệu nét tổng quát trình giao nhận hàng hĩa xuất nhập cơng ty Sagawa Em mong cảm thơng, phê bình, đĩng gĩp ý kiến Thầy, Cơ Ban lãnh đạo cơng ty Sagawa Express VietNam để chuyên đề tốt nghiệp hồn chỉnh Sinh viên LÊ THỊ HỒNG QUYÊN CHƯƠNG I: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ NGHIỆP VỤ GIAO NHẬN HÀNG HĨA XUẤT NHẬP KHẨU BẰNG CONTAINER Sau hồn tất cơng việc giao nhận trên, nhân viên giao nhận phải báo cáo kết thực thương vụ tốn tồn chi phí tạm ứng với phận kế tốn cơng ty Nội dung bảng kết toán sở để cơng ty tốn lại với chủ hàng Cơng ty gửi cho chủ hàng bảng toán (Debit Note) với hóa đơn, biên lai… làm chứng từ tốn Trong vịng 15 ngày kể từ ngày gửi chủ hàng khơng có khiếu nại coi chấp thuận bảng tốn cho cơng ty theo thỏa thuận hợp đồng 3.1.2.3 Quy trình chứng từ hàng nhập: ĐẠI LÝ (1) HÃNG TÀU (4) (2) (1) BỘ PHẬN CHỨNG TỪ (3) KHÁCH HÀNG (5) Nhận Pre- Alert từ đại lý nước bao gồm: MB/L, HB/L mail fax (2) Lập hồ sơ, kiểm tra ngày tàu về, gửi Manifest ( fax) cho hãng tàu hàng FCL Co-loader hàng LCL, yêu cầu bên nhận xác nhận lại việc nhận chứng từ này, ghi lại tên người nhận để tránh việc đổ trách nhiệm có sai sót xảy ra, không để trường hợp chậm Manifest xảy ra, gây nhiều rắc rối nhiều chi phí (3) Gửi thông báo hàng đến (Arrival Notice) fax gọi điện xác nhận lại việc nhận thơng báo cho khách hàng trước ngày tàu vào ngày chậm ngày tàu vào (4) Nhận lệnh giao hàng ( Delivery Oder) hãng tàu Khi nhận lệnh phải mang theo giấy giới thiệu, trường hợp có giao hàng vận đơn gốc phải trình vận đơn gốc cho hãng tàu ( vận đơn gốc nhận từ đại lý nước gửi qua chuyển phát nhanh) Đóng phí D/O, vệ sinh cont cho hãng tàu hàng FCL Thường phí D/O 300.000 VNĐ/ vận đơn vệ sinh cont 40.000 VNĐ cont 20’ 80.000 VNĐ cont 40’ Trong trường hợp hàng LCL phải trả phí CFS cho Co-loader, phí thường 40 USD/CBM (5) Chuẩn bị D/O giao cho khách hàng gồm lệnh hãng tàu ( D/O), lệnh Co-loader lệnh cơng ty Sagawa Express u cầu khách hàng xuất trình vận đơn gốc ( Original B/L) giấy giới thiệu nhận hàng giao hàng điện hay Surrendered B/L khơng cần vận đơn gốc Nhưng trường hợp giao hàng theo lệnh ngân hàng CNEE phải có vận đơn ký hậu Yêu cầu khách hàng ký nhận lên lệnh giao hàng công ty lưu lại tờ lệnh để làm chứng giao hàng ( P.O.D_ Proof of Delivery) Gửi P.O.D cho đại lý nước hàng định để đại lý biết lơ hàng giao Thu phí D/O 15,5 USD/ vận đơn cho hàng LCL 18,5 USD cho hàng FCL, CFS vệ sinh cont có Chú ý: thời hạn miễn lưu cont ngày, tính ln ngày tàu đến, sau ngày khách hàng phải trả tiền phí lưu cont Phí khơng định, phụ thuộc vào hãng tàu Thời hạn miễn lưu kho ngày tính từ ngày hàng rút vào kho phí khơng định, tuỳ thuộc vào kho cảng Hoàn thiện Check List ( Bảng liệt kê chi phí lơ hàng) Sau hồ sơ hoàn tất, chuyển cho hận kế tốn nhập chi phí 3.2 ĐÁNH GIÁ CHUNG THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG GIAO NHẬN TẠI CÔNG TY TNHH SAGAWA EXPRESS VN 3.2.1 Điểm mạnh Với địa nằm gần cảng biển thuộc sở hữu riêng Chính vậy, cơng ty khơng phải tốn chi phí th mặt chi phí lại Cơng ty cĩ đại lý nước như: Indonesia Singapore, Trung quốc, Hàn quốc, Philipine, Mỹ…Và đặc biệt cơng ty mẹ nằm Nhật, tạo cho cơng ty thực việc giao nhận trở nên dễ dàng Thu hút nhiều khách hàng Nhật nĩi riêng nước nĩi chung Cơng ty có khối lượng khách hàng trung thành lớn khơng ngừng tìm kiếm nhiều khách hàng tiềm khác Việc thực dịch vụ cung cấp cho khách hàng diễn nhanh chun nghiệp Bên cạnh đó, cơng ty không ngưøng nâng cao khả cạnh tranh với doanh nghiệp khác, giữ mối quan hệ tốt với khách hàng qua việc cung cấp dịch vụ ngày đa dạng tốt Thường xuyên đào tạo trình độ cán nhân viên cơng ty, tạo khơng khí làm việc thoải mái, giúp cho nhân viên ngày gắn kết gắn bó cống hiến sức mục tiêu chung cơng ty hay chất lượng cơng việc giao 3.2.2 Tồn Vì bị phụ thuộc vào hãng vận tải nên công ty chưa thể chủ động việc cung cấp dịch vụ logistics cho khách hàng Phần lớn đơn hàng công ty hàng xuất hàng chuyên chở Container chủ yếu đường biển Hàng nhập có chưa nhiều 3.2.3 Cơ hội Với tốc độ tồn cầu hóa ngày diễn mạnh mẽ, hội giúp doanh nghiệp “ vươn mình” mở rộng quy mơ kinh doanh không dừng lại phại vi nước mà nhiều nước khác giới Có thể thấy rằng, hoạt động xuất nhập Việt Nam diễn mạnh mẽ Điều cho thấy tiềm to lớn cần thiết phải có dịch vụ logistics lượng khách hàng tiềm vô lớn Sự phát triểm mạnh mẽ công nghệ thông tin giúp cho q trình hội nhập tồn cầu hóa doanh nghiệp diễn cách nhanh chóng hơn, làm tăng tốc độ cung cấp dịch vụ cho khách hàng ngày nhanh chóng tiện lợi 3.2.4 Đe dọa Trước đây, mà dịch vụ logistics mẻ chưa có nhiều doanh nghiệp đầu tư làm ăn vào lĩnh vực Nhưng khối lượng doanh nghiệp ngày gia tăng Chính thế, cạnh tranh doanh nghiệp thương trường ngày gay gắt lợi nhuận khơng cịn cao trước Điều địi hỏi cơng ty phải khơng ngừng nâng cao chất lượng dịch vụ ngày tốt ln giữ uy tín khách hàng nước Sự phát triển tồn cầu hóa bên cạnh việc tạo nhiều hội cho doanh nghiệp mở rộng quy mô kinh doanh đồng nghĩa với việc doanh nghiệp nước ngồi có hội nhảy vào lĩnh vực Do đó, việc thị phần tương lai điều dễ dàng xảy doanh nghiệp không ngừng phấn đấu vươn lên nâng cao chất lượng dịch vụ CHƯƠNG 4: MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HỒN THIỆN HOẠT ĐỘNG DỊCH VỤ GIAO NHẬN HÀNG XUẤT NHẬP KHẨU CHO KHÁCH HÀNG CỦA CƠNG TY TNHH SAGAWA EXPRESS VN 4.1 Mục tiêu phát triển hoạt động dịch vụ giao nhận cơng ty 4.1.1 Doanh thu Tốc độ tăng tương đối doanh thu cĩ dấu hiệu giảm, mục tiêu cơng ty khơng để tiếp tục giảm, qua năm tới tốc độ tăng tăng lên 4.1.2 Lợi nhuận Tiếp tục gia tăng lợi nhuận, giảm bớt chi phí cĩ thể giảm 4.1.3 Thị trường Luơn giữ vững thị phần cĩ đồng thời tăng thị phần Việt nam nĩi riêng nước ngồi nĩi chung Khơng ngừng cập nhật thơng tin biến động thị trường tất ngành liên quan ngành khác bổ sung, hỗ trợ cho phát triển logistics 4.2 Một số giải pháp nhằm hồn thiện hoạt động giao nhận hàng xuất nhập khẩu cho khách hàng 4.2.1 Giải pháp 1: Củng cố mối quan hệ với khách hàng cũ tìm kiếm khách hàng  Đới với khách hàng cũ: + Do họ là những khách hàng truyền thớng của cơng ty nên luơn phải hoàn thành cơng việc mợt cách có hiệu quả Để làm được diều này thì tất cả các khâu phải làm đúng từ đầu + Sau mợt năm, cơng ty nên nghiên cứu thái đợ của khách hàng cũ: làm mợt bản phỏng vấn khách hàng bằng cách gửi bản đó qua email hoặc fax cho họ Thơng báo cho họ về mục đích nghiên cứu là nhằm hoàn thiện nữa dịch vụ của mình, dùng mới quan hệ sẵn có với họ từ trước tới thuyết phục họ trả lời mợt cách nghiêm túc để cơng ty hoàn thiện lại mình, nên làm cho họ hiểu việc làm này có lợi ích cho cả bên và tránh bị họ hiểu lầm về việc nghiên cứu của mình bằng cách: tránh những câu hỏi sâu vào việc kinh doanh của cơng ty, chỉ hỏi những phần liên quan tới cơng việc giao nhân Mợt hoàn thành tớt quá trình nghiên cứu làm cho họ thấy được sự quan tâm , từ đó tạo được thiện cảm tớt của họ về cơng ty của mình Đặc biệt cơng ty sẽ đưa mợt chiến lược mới khả quan nhờ vào mợt dữ liệu này mà các đới thủ cạnh tranh khó lòng mà có được  Đới với việc tìm kiếm khách hàng mới: + Cơng ty nên đởi mới cơng việc quảng cáo cho khơng giớng các năm nhằm thu hút các khách hàng tiềm năng: Tạo mẫu quảng cáo mợt vài trang web phở biến nhất hay tạp chí kinh tế, hàng hải… + Nhanh chóng thu thập thơng tin về các doanh nghiệp xuất nhập khẩu, doanh nghiệp nào cần chuyển giao cơng tác giao nhận hàng xuất nhập khẩu hoặc cần thuê ngoài để làm dịch vụ giao nhận hàng Từ đó cơng ty sẽ đưa mợt chính sách marketing phù hợp, đúng đới tượng, có thể marketing mợt cách trực tiếp + Đưa những chiết khấu cho khách hàng cũ nếu giới thiệu thêm khách hàng mới cho cơng ty 4.2.2 Giải pháp 2: Nâng cao chất lượng dịch vụ  Hoàn thiện cơng tác chuẩn bị chứng từ + Mợt sớ điểm về trị giá, khới lượng, điều kiện toán , tên cảng đi, tên cảng đến , C/O, invoice, packing list, hợp đờng phải luơn khớp để đảm bảo việc giao hàng khơng chậm trễ + Luơn chuẩn bị đầy đủ chứng từ khai báo hải quan, tránh tình trạng để gần tới ngày xuất lơ hàng cũ thì mới chuẩn bị làm các chứng từ vì có thể cơng việc quá gấp rút, phải giải quyết nhiều lơ hàng mới sẽ gây làm khơng kịp hoặc nhập dữ liệu sai xót Từ đó giảm chất lượng làm, gây nhiều hậu quả cho cơng ty là: rớt cơng, giảm uy tín, khách hàng thiếu lòng tin…Vì vậy, nhân viên chứng từ nên giải quyết các cơng việc mợt cách nhanh chóng, việc hơm phải làm cho xong tránh để lại ngày mai làm Có được vậy cơng việc sẽ khơng bị chờng chất + Luơn theo dõi, cập nhật các thơng tin , những thay đởi liên quan tới dịch vụ giao nhận hàng hóa của các quan chức có thẩm quyền (những chứng từ cần thiết phải bở sung hoặc có mợt sớ chứng từ khơng còn cần thiết nữa) để có sự thay đởi cho phù hợp + Đưa những mức khen thưởng đới với nhân viên sáng tạo và xử phạt nghiêm khắc đới với những người thiếu trách nhiệm  Hoàn thiện cơng tác làm thủ tục hải quan + Trong khâu tính thuế, nhân viên cơng ty cần lưu ý tới mợt sớ điểm sau : Biểu thuế hàng hóa xuất nhập khẩu thường xuyên thay đổi qua năm, vì vậy nhân viên cần cập nhật thường xuyên để tính thuế chính xác + Biểu thuế danh mục hàng hóa xuất nhập khẩu của Việt Nam kém chi tiết mà đới tượng hàng hóa giao nhận của cơng ty lại rất đa dạng, có những hàng có tính tở hợp cao, nhiều chi tiết , vậy cơng ty cũng cần chú ý theo dõi biểu thuế riêng của hải quan đới với mợt sớ mặt hàng khơng có mã thuế danh mục thuế của nhà nước + Cơng ty nên chọn nhân viên khai báo hải quan cĩ khả giao tiếp tốt, cĩ mối quan hệ rộng đặc biệt phải nắm vững nghiệp vụ hải quan Điều đĩ giúp trình khai báo diễn nhanh hơn, tránh việc giao nhận ngoài giờ hành chính với quan hải quan + Nhanh chóng liên lạc với cán bợ kiểm hóa cho hàng có thể lên tàu đúng tiến đợ hay giải phóng hàng đúng thời điểm  Hoàn thiện cơng tác nhận và kiểm tra hàng + Cơng ty phải chú ý khâu này, hàng hóa phải đúng với chứng từ, tránh tình trạng chủ quan khâu kiểm tra để dẫn đến những tranh chấp về sau + Nhân viên nhận hàng cần chú ý đến thời gian, địa điểm để nhận hàng bởi chỉ cần mợt sự chậm trễ nhất thời cũng có thể làm trì trệ quá trình giao nhận hàng Hàng có thể được nhận tại kho của doanh nghiệp ủy thác (đới với hàng xuất khẩu) hoặc kho của cảng ( đới với hàng nhập khẩu) Khi đó người tiến hành giao hàng còn phải là người thơng thuợc đường lới, địa điểm và tính toán cho thời điểm chính xác nhất Đối với lơ hàng nhập, sau nhận chứng từ từ phía khách hang gửi tới, nhân viên giao nhận nên gọi điện cho hãng tàu để khẳng định hỏi lại tàu ngày nào, cập bến cảng nào…Cơng việc địi hỏi nhân viên phải ghi nhớ thật xác, tránh nghe nhầm nĩ gây thiệt hại cho cơng ty ( tiền phạt, tiền lưu bãi, giảm độ tin cậy khách hàng …) + Khi nhận hàng phải kiểm tra hàng hóa cho thật chính xác Tên hàng: tên hàng phải phù hợp với hợp đờng, nhân viên cán bợ phải kiểm tra kỹ packing list bởi có mợt sớ hợp đờng, hàng hóa thường có nhiều loại vì vậy sẽ có mợt danh mục hàng hóa dài vầ rất dễ bị nhầm lẫn Sớ lượng: nhân viên giao nhận phải đếm thật kỹ sớ lượng hàng nhận, kiểm tra xem có khớp với lượng hàng hóa phải nhận hợp đờng giao nhận hay khơng Chất lượng hàng được giao đúng qui cách phẩm chất theo hợp đờng hoặc theo mẫu Bao bì : đới với hàng xuất cần kiểm tra xem bao bì đã đủ qui cách hay chưa Đới với hàng nhập tình trạng của bao bì sẽ nói lên tình trạng của hàng hóa bên vậy nếu bao bì bị rách, khơng nguyên vẹn thì cơng ty phải bỏ hàng kiểm tra Ký mã hiệu : Ví dụ ký mã hiệu hàng dễ vỡ đới với hàng gớm sứ, tránh ẩm ướt đới với mặt hàng có tính hút ẩm Nhân viên giao nhận cần kiểm tra mã hiệu đã đầy đủ chưa ? Có cần bở sung thêm khơng ? Trọng lượng , khới lượng hàng hóa : cần cân đo kiểm tra đới với mợt sớ mẫu tiêu biểu Ví dụ cần cân kiểm tra mợt lượng hàng nhất định để xem hàng có đủ trọng lượng hay khơng + Trong quá trình chờ xếp hàng lên phương tiện hoặc lúc trước hàng được gom vào container thì khâu kiểm tra hàng hóa trước lưu kho nhân viên giao nhận cần chú ý để bảo quản hàng hĩa tốt hơn, đồng thời cần có những am hiểu nhất định về hàng hóa, đặc biệt là đới với hàng hóa có tính dễ hỏng, dễ tác đợng của mơi trường bên ngoài (khả hút ẩm , dễ bị ơxi hóa) + Trong quá trình bao gói nhân viên giao nhận cũng cần phải có sự giám sát chặt chẽ để tránh đở vỡ, hư hỏng quá trình vận chuyển Để hoàn thành tớt khâu này đòi hỏi người giao nhận phải hiểu biết về kỹ thuật đóng gói cho phù hợp với đặc tính của hàng hóa + Sau kiểm tra thơng thường hàng hóa cần phải gia cớ thêm bởi kiểm tra hàng, kiểm hóa viên thường mở kiện hàng xem vậy làm cho bao bì hàng bị kém chắc chắn, nếu khơng hoặc gia cớ khơng tớt, bao bì sẽ khơng thực hiện được chức là bảo vệ hàng hóa  Hoàn thiện cơng tác bớc xếp + Hàng hóa bớc xếp lên phương tiện vận chuyển phải tiến hành cho nhẹ nhàng, nhanh chóng, đúng tiến đợ, chú ý khơng để hỏng , méo hàng hóa hay trầy xước bao bì + Khi mượn container nhân viên giao nhận cần có kiến thức nhất định về hàng hóa để có thể lựa chọn container và điều kiện bảo quản cho phù hợp Ví dụ hàng thực phẩm tươi sống, cơng ty nên lựa chọn container cĩ thiết bị làm lạnh tốt, bên container phải vệ sinh sẽ, để giữ thực phẩm khơng hư hại + Khi xếp hàng vào container, nhân viên xếp hàng cần phải có kiến thức về xếp hàng, phải có sự am hiểu về hàng hóa cũng về container để có thể tận dụng tới đa sức chứa của container và giảm chi phí thuê container đến mức thấp nhất mà đảm bảo về hàng hóa + Khi vận chuyển hàng hóa phải chú ý cho có thể kịp tiến đợ đưa hàng đến cảng hay tiến đợ giao hàng cho người ủy thác Hàng hóa trước giao phải giữ nguyên được hiện trạng vớn có mới nhận Để hoàn thành tớt được cơng đoạn này cơng ty cần phải có mợt sớ biện pháp sau :  Cơng ty cần đầu tư mợt sớ đợi ngũ xe chuyên dụng để có, thể đáp ứng tới đa nhu cầu bớc xếp, vận chuyển hàng hóa xe chở hàng container, xe chuyên dụng chở hàng y tế  Chú ý đến thời gian bị cấm thành phố đới với các xe chuyên dụng, các xe có trọng tải lớn có thể đề phương án vận chuyển tới ưu nhất 4.2.3 Giải pháp 3: Đầu tư vào hệ thống thơng tin trang thiết bị đại + Hiện đại hóa các phương tiện, trang thiết bị hiện đại phục vụ cơng tác giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu Cơng ty cần đầu tư vào các phương tiện vận chuyển đại, phải được thiết kế theo dạng chuyên mơn hóa Ước tính trung bình, cứ mợt xe chuyên chở cần mợt xe cẩu hàng, các phương tiện xe chở container, xe nâng hàng , moóc kéo Cơng ty cĩ thể thay đổi đầu tư thêm vào :  Xe kéo hàng model STT 2000 cơng dụng nĩ mang lại nhiều tiện dụng cho cơng ty: Tải trọng kéo hàng loại xe kéo nhà xưởng nhà kho cĩ thể lên tới 2000 - 4000 kg, Model phù hợp với nhu cầu sử dụng lớn tần suất vận tải cao  Xe nâng hàng: cơng ty cĩ thể nghiên cứu sản phẩm xe nâng điện HELI nĩ sản xuất dây chuyền đại đạt tiêu chuẩn ISO9001, ISO14000 độ an tồn đạt tiêu chuẩn Châu Âu EC (European Safety Certification) Xe nâng điện giúp cơng ty tiết kiệm chi phí xăng dầu, đồng thời nĩ cĩ nhiều cơng dụng khả di chuyển tốc độ leo dốc cao, cĩ điều khiển trung tâm…  Xe đầu kéo container: bổ sung thêm số loại xe đại Nhờ đĩ, việc phát triển phương tiện chuyên chở nên hoạt đợng giao nhận và xuất nhập khẩu hàng hóa diễn nhanh chóng , thời gian lưu kho giảm xuớng giúp cho doanh nghiệp có thể giảm được các khoảng chi phí hoạt đợng kinh doanh của mình Như vậy, thay vì đầu tư phát triển , xây dựng kho bãi, cơng ty nên chuyển sang đầu tư xây dựng các bãi để container, đờng thời cơng ty cũng nên đẩy mạnh lĩnh vực cho thuê phương tiện vận tải và dịch vụ bớc dỡ hàng hóa Với hình thức kinh doanh này, cơng ty sẽ tận dụng tới đa hiệu suất của các phương tiện vận chuyển và loại trừ được chi phí cho đợi xe thời gian chờ hàng + Hiện đại hóa các trang thiết bị phục vụ cho cơng tác quản lý Trang bị cho số nhân viên mà thường xuyên phải cơng tác cơng ty thêm laptop nhằm giúp họ hồn thành tốt cơng việc giao Đầu tư các trang thiết bị hiện đại ngoài việc đạt được các mục tiêu thuần túy về nghiệp vụ kinh doanh : cải thiện điều kiện làm việc của người lao đợng, tăng tớc đợ cơng việc, tăng đợ chính xác, chất lượng dịch vụ 4.2.4 Giải pháp 4: Chú trọng vào cơng tác tuyển dụng, đào tạo phát triển nhân Ngoài hiểu biết về lĩnh vực giao nhận, vận tải hàng hóa còn đòi hỏi các cán bợ làm cơng tác giao nhận phải hiểu biết rợng rãi , giỏi ngoại ngữ, thơng thạo các tục lệ của nhiều nước Để nâng cao nghiệp vụ cho cán bợ cơng nhân viên và tăng cường trách nhiệm của nhân viên nữa đới với hàng hóa , cơng ty có thể áp dụng các biện pháp sau: + Tạo điều kiện cho các nhân viên của cơng ty được tham gia các khóa học ngoại ngữ, vi tính, luật pháp và đặc biệt là thường xuyên đưa nhân viên tham dự vào khĩa đào tạo nước ngồi + Trong khâu tuyển dụng, cơng ty cần tuyển chọn thật kỹ lưỡng, đưa tiêu chuẩn cần cĩ ứng viên, chọn ứng viên phù hợp với cơng việc nêu Cơng ty nên cử người tham gia vào việc vấn ứng viên: người xuất phát từ phận nhân sự, người khác từ phận mà tiếp nhận ứng viên vào vị trí phận đĩ + Đưa hội đươc đào tạo nước ngồi, làm việc mơi trường đầy động, với mức lương tương xứng với ứng viên, Điều nhằm thu hút nhân tài vào làm việc cho cơng ty + Sau tuyển ứng viên vào vị trí phù hợp cơng ty cần đưa sách đào tạo cho ứng viên: giới thiệu cơng việc hàng ngày ứng viên, địi hỏi nhân viên cũ phải hịa đồng dạy tận tình để nhân viên làm quen với mơi trường làm việc Tạo điều kiện tốt nhân viên phát huy hết khả 4.3 Kiến nghị 4.3.1 Đối với nhà nước Về hành lang pháp lý, thực chưa thống nhấ, hàng năm thường cĩ thay đổi Do đó, khơng khơng thể giải vấn đề có phát sinh xảy mà gây nhiều trở ngại cho kinh tế, sơ hở luật pháp mà số người kinh doanh phi pháp dễ dàng lợi dụng để đạt lợi nhuận cách bất Các cảng biển Việt Nam chưa trọng phát triển, sở hạ tầng yếu kém, dịch vụ cảng biển chưa trọng Do đó, tượng tắc nghẽn kẹt cầu Cảng thươøng xuyên xảy đặc biệt mùa cao điểm Điều làm cho tàu phải trì hỗn thời gian chạy, giảm hiệu vận tải đơi làm uy tín khách hàng Hạn chế bớt giấy tờ không cần thiết, giúp cho q trình lưu thơng hàng hóa diễn cách thuận lợi nhanh chóng 4.3.2 Đối với đơn vị hữu quan Đối với phận hải quan xuất nhập đặc biệt cảng biển, tượng quan liêu thường xảy ra, gây trở ngại cho q trình thơng quan hàng hóa Thái độ phục vụ số nhân viên hải quan chưa tốt, làm việc chưa có trách nhiệm cao Đơi trình độ am hiểu nghiệp vụ chưa cao Đây tượng phổ biến Việt Nam Và để đẩy lùi tượng cần phải có nỗ lực không ngừng quan chức cá nhân ngành, đặc biệt nghiêm khắc hệ thống pháp luật KẾT LUẬN: Lưu thơng phân phối hàng hố, trao đổi giao lưu thương mại vùng nước với với nước ngồi hoạt động thiết yếu kinh tế quốc dân. Vì việc cung cấp dịch vụ giao nhận đĩng gĩp phần thiết yếu cho việc phát triển kinh tế Và nhờ cĩ cơng ty chuyên cung ứng dịch vụ làm cho trình lưu thơng, phân phối thơng suốt, chuẩn xác an tồn, mà cịn giảm chi phí vận tải Nhờ đĩ hàng hố đưa đến thị trường cách nhanh chĩng kịp thời Người tiêu dùng mua hàng hố cách thuận tiện, linh hoạt, thỏa mãn nhu cầu Người mua cĩ thể cần nhà, đặt mua hàng cách gọi điện thoại, gửi fax, gửi e-mail giao dịch qua Internet… cho người bán hàng, chí cho hãng sản xuất hàng hố cĩ thể nhanh chĩng nhận thứ hàng cần mua, vận chuyển đến tận nhà.   Trong đĩ giao thơng vận tải mắt xích quan trọng để mở rộng phát triển tiện ích giao nhận, tạo thuận lợi cho phát triển kinh tế quốc dân tiến nhanh đường cơng nghiệp hố - đại hố TÀI LIỆU THAM KHẢO Sách: - GSTS.Đồn Thị Hồng vân, sách Quản trị xuất nhập - PGSTS.Nguyễn Văn Trình ( chủ biên ), kinh tế đối ngoại Việt Nam, nhà xuất Đại học quốc gia TpHCM - TS.Phạm Văn Nam, chiến lược sách kinh doanh, nhà xuất thống kê, Hà Nội Tạp chí: - Thời báo kinh tế Sài Gịn - Tạp chí hàng hải Website: - www.mot.gov.vn - www.vneconomy.com.vn - www.thanhnien.vn - www.vtm-sagawa.vn