Báo cáo thực tập tổng hợp tại công ty tnhh thương mại và dược phẩm hồng phát

Công ty tnhh thơng mại dợc phẩm hồng phát Địa chỉ: Số 64 ngõ 11 tổ 82 Khơng Trung Thanh Xuân Hà Nội Điện thoại: 04.5655784 Fax: 04.5665385 Tài liệu huấn luyện thực hành tốt phân phối thuốc Hồ sơ gồm: Quy trình kiểm nhận hàng Quy trình cấp phát hàng Quy trình bán hàng Quy trình giao nhận vận chuyển hàng hóa Quy trình kiểm tra chất lợng thuốc Quy trình quản lý trang thiết bị Quy trình tra nhà phân phối - đại lý Quy trình chức nhiệm vụ kho Quy định chế độ bảo quản hàng hóa 10 Quy định hệ thống vệ sinh kho thuốc 11 Quy định thu hồi 12 Quy trình xử lý sản phẩm bị loại, bị trả 13 Quy trình xử lý thuốc giả 14 Quy tr×nh xư lý bao b× 15 Quy tr×nh xử lý khiếu nại khách hàng 16 Quy trình xử lý vi phạm điều kiện bảo quản thuốc Hà Nội 2007 Công ty tnhh thơng mại dợc phẩm hồng phát Địa chỉ: Số 64 ngõ 11 tổ 82 Khơng Trung Thanh Xuân Hà Nội §iƯn tho¹i: 04.5655784 – Fax: 04.5665385 - Sổ tay phân phối thuốc - Không phân phối thuốc giả nghi ngờ thuốc giả - Không phân phối thuốc chất lợng nghi ngờ chất lợng - Không phân phối thuốc số đăng ký, giấy phép nhập - Không phân phối thuốc hết hạn sử dụng hết hạn sử dụng - Chỉ phân phối thuốc đến sở y tế hợp pháp, sử dụng thuốc theo quy định Bộ y tế, Sở y tế Hà Nội, ngày 24 tháng 07 năm 2007 Giám đốc Công ty tnhh thơng mại dợc phẩm hồng phát Địa chỉ: Số 64 ngõ 11 tổ 82 Khơng Trung Thanh Xuân Hà Nội Điện thoại: 04.5655784 – Fax: 04.5665385 - Quy trình Nhận kiểm hàng Ký hiệu: QT NKH HP Hà Nội 2007 Hồng phát Pharma co.; ltd Ký hiƯu: QT-NKH- HP Quy tr×nh NhËn – kiểm hàng kiểm hàng Ngày ban hành: Lần ban hành: 01 Lần sửa đổi: Trang: 02 Mục đích Quy định thống phơng pháp kiểm nhận mặt hàng thuốc, nguyên liệu, dụng cụ, trang thiết bị y tế khách hàng cung cấp Đảm bảo chủng loại, đủ số lợng đảm bảo chất lợng trớc nhập kho Phạm vi áp dụng: Tất mặt hàng thành phẩm, nguyên liệu làm thuốc, y dụng cơ… thc bÊt kú thc bÊt kú ngn gèc nµo phải đợc nhận kiểm theo quy trình trớc nhập kho Tài liệu liên quan: - Quy chế quản lý chất lợng thuốc Bộ y tế ban hành theo định 24/12/BYTQĐ ngày 15/09/1998 - Quy chế quản lý thuốc gây nghiện Bộ y tế ban hành kèm theo định 2033/QĐ-BYT ngày 09/07/1999 - Quy chế quản lý thuốc hớng tâm thần tiỊn chÊt cđa Bé y tÕ ban hanh kÌm theo định 3047/QĐ-BYT ngày 12/07/2001 - Quy chế lấy mẫu để xác định chất lợng thuốc Bộ y tế ban hành kàm theo định số 20/BYT-QĐ ngày 23/02/1995 - Quy chế quản lý thuốc độc A-B Bộ y tÕ híng dÉn viƯc ghi nh·n thc vµ mü phÈm ¶nh hëng trùc tiÕp tíi ngêi - Quy chế nhÃn mác hàng hóa lu thông nớc xuất ban hành kèm theo định số 178/1999/QĐ-TT ngày 30/08/1999 - Luật dợc văn hớng dẫn thực - Quyết định 12/2007/QĐ-BYT ngày 24/01/2007 Bé trëng Bé y tÕ vỊ viƯc triĨn khai nguyªn tắc Thực hành tốt phân phối thuốc Hồng phát Pharma co.; ltd Ký hiƯu: QT-NKH- HP Quy tr×nh NhËn – kiểm hàng kiểm hàng Ngày ban hành: Lần ban hành: 01 Lần sửa đổi: Trang: 03 Giải thích từ ngữ - Phòng KD: Phòng kinh doanh SKS: Số kiểm soát - HĐ: Hóa đơn Lô sản xuất: Lô sản xuất - HĐKN: Hội đồng kiểm nhận BGĐ: Ban giám đốc - Đơn vị thành phẩm: ống, chai, viên, lọ thuộc -Đơn vị giá nhỏ nhất: Vỉ, hộp, trung gian đựng số thành phẩm Nội dung 5.1 Sơ đồ tiến trình nhập hàng Kiểm tra tình trạng bên Kiện hàng đủ niêm phong Kiện hàng không đủ niêm phong Dỡ hàng Niêm Niêmphong phong Lập biên kiểm nhận hàng hóa Sắp xếp hàng vào kho Hồng phát Pharma co.; ltd Ký hiƯu: QT-NKH- HP Quy tr×nh NhËn kiểm hàng kiểm hàng Ngày ban hành: Lần ban hành: 01 Lần sửa đổi: Trang: 04 Kết thúc nhận hàng: - Kiểm tra đối chiếu lại hàng - Ký vào đơn, chứng từ, vào sổ sách - Tập kết hàng vào nơi quy định - Đơn vị giá nhỏ 5.2 Mô tả quý trình nhận hàng Yêu cầu: - Tất hàng hóa nhập vào kho phải có HĐKN hàng hóa, hội đồng phải thực kiểm nhËn hµng sau nhËn hµng vµo kho vµ không để 24 - HĐKN hàng hóa bao gồm: + Cán nghiệp vụ phòng kinh doanh +Cán phòng kho - Tất hàng hóa nhập kho phải kiểm tra kỹ mẫu mÃ, bao bì, chất lợng (cảm quan), số lô, hạn dùng Biên phải có đủ chữ ký Thủ kho, Trởng kho, phận nghiệp vụ, phòng kinh doanh Biên làm thành 02 bản, phòng kinh doanh giữ bản, phòng kho giữ 5.2.1 Hàng hóa Container pallet: Chuẩn bị: Phụ trách phòng va nhóm nhận hàng, nhận tờ khai phòng kinh doanh cung cấp - Chuẩn bị phơng tiện, dụng cụ nhận hàng, mặt kho - Tiếp nhận hàng: Phải phiếu vận chuyển không đảm bảo thiÕu mét sè c¸c giÊy tê bé chøng từ phải báo cho phòng kinh doanh Nếu tiến hành dỡ hàng 5.2.2 Dỡ hàng + Kiểm tra hµng hãa so víi chøng tõ + Dì thø tù loại hàng hóa, kiểm tra tình trạng bên mắt thờng, tình trạng băng niêm phong kiện, kiểm tra qua cầu kiện hàng Nếu thấy bất thờng phải xếp riêng sau hội đồng kiểm nhËn cho híng xư lý Hång ph¸t Pharma co.; ltd Ký hiệu: QT-NKH- HP Quy trình Nhận kiểm hàng kiểm hàng Ngày ban hành: Lần ban hành: 01 Lần sửa đổi: Trang: 05 + Kiểm tra 10% hàng hóa bên kiện nguyên bằng, có tợng thiếu chất lợng có vấn đề (cảm quan) cán phòng kinh doanh cho hớng xử lý Sau kiểm tra phải niêm phong lại (có chữ ký thành viên HĐKN, ghi rõ số lợng, chất lợng niêm phong) +Trờng hợp kiện hàng đủ niêm phong hÃng hội đồng phải mở kiểm tra, lập biên tình trạng thừa, thiếu, đổ vỡ hàng hóa 5.2.3 Đối với trang thiết bị y tế - Kiện nguyên đai thuộc máy lớn: Để nguyên không mở - Kiện dán băng kiểm hóa hội đồng KN ký vào băng niêm phong không mở mở theo quy định 10% tùy loại hàng Kiện hàng lớn thù cán nghiệp vụ phòng kinh doanh định dỡ hàng để nguyên 5.2.4 Nhập hàng giao rời - Kiểm tra tình trạng bên kiện hàng: Tên, số lô, ký hiệu, mà hiệu, niêm phong - Kiểm tra qua cân kiện hàng, để riêng kiện có trọng lợng không đồng niêm phong băng sau HĐKN xác nhận - Nếu có dấu hiệu khác thờng: sách vở, ẩm thấm bao bì, niêm phong, trọng lợng không bình thờng kiện nguyên niêm phong HĐKN phải mở kiểm tra lập biên tình trạng hàng hóa bên kiện - Việc dỡ hàng tiến hành bình thờng - Tất việc nhập hàng phải có chứng kiến xác nhận ngời giao hàng 5.2.5 Nhập hàng trả lại 5.2.5.1 Chuẩn bị Hång ph¸t Pharma co.; ltd Ký hiƯu: QT-NKH- HP Quy trình Nhận kiểm hàng kiểm hàng Ngày ban hành: Lần ban hành: 01 Lần sửa đổi: Trang: 06 + Dỡ thứ tự loại hàng hóa, kiểm tra tình trạng bên mắt thờng, tình trạng niêm phong kiện, kiểm tra qua cầu kiện hàng Nếu thấy bất thờng phải xắp xếp riêng sau ®ã héi ®ång kiĨm nhËn cho híng xư lý + Kiểm tra 10% hàng hóa kiện nguyên bằng, có tợng thiếu chất lợng có vấn đề (cản quan) cán phàng kinh doanh cho hớng xử lý Sau kiểm tra chất phải niêm phong lại (có chữ ký thành viên HĐKN, ghi rõ số lợng, chất lợng niêm phong ) +Trờng hợp kiện hàng đủ niêm phong hÃng hội đồng phải mở kiểm tra, lập biên tình trạng thừa, thiếu, đổ vỡ hàng hóa 5.2.4 Nhập hàng giao rời - Kiểm tra tình trạng bên kiện hàng: tên lô, ký hiệu, mà hiệu, niêm phong - Kiểm tra qua cân kiện hàng, để riêng kiện có trọng lơng không đồng niêm phong băng sau HĐKN cïng x¸c nhËn - NÕu cã dÊu hiƯu kh¸c thêng: sách vở, ẩm thấm bao bì,mất niêm phong số lợng không bình thờng kiện nguyên niêm phong HĐKN phải mở kiểm tra lập biên tình trạng hàng hóa bên kiện - Việc dỡ hàng tiến hành bình thờng - Tất việc nhập hàng phải có chứng kiến xác nhận ngời giao hàng Hồng phát Pharma co.; ltd Ký hiƯu: QT-NKH- HP Quy tr×nh NhËn kiểm hàng kiểm hàng Ngày ban hành: Lần ban hành: 01 Lần sửa đổi: Trang: 07 5.2.5 Nhập hàng trả lại 5.2.5.1 Chuẩn bị - Hàng phải có đầy đủ giấy tớ hợp lệ: hóa đơn, công văn, biên đợc phòng kinh doanh ký với thành phẩm đợc A,B phải đợc đồng ý ban giám đốc - Chuẩn bị dụng cụ, mặt - Sau kiểm tra hóa đơn, chứng từ đà đợc ký dut, thđ kho kiĨm tra ®èi chiÕu víi chøng tõ lu Nếu lô hàng công ty đà xuất tiến hành nhập lại, không thi không nhận thông báo lại cho phòng kinh doanh 5.2.5.2.Tiếp nhận Đối với hàng niêm phong tiến hành bình thờng nh hàng bình thờng ối với hàng lô kiện hàng không nguyên niêm phong phải kiểm tra, đối chiếu đơn vị nhỏ 5.2.5.3 Kết thúc nhận hàng - Ký vào phiếu vận chuyển trả ngời giao hàng bên - Lu chứng từ mẫu gửi hàng (nếu có)vào nơi quy định để chuyển cho phòng kinh doanh - Sắp xếp hàng vào kho theo quy dịnh:Nếu hàng trả lại lý só lợng thủ kho đa vào nơi quy định hàng hóa đo Nếu hàng trả lại lý số lợng thủ kho xếp vào khu vc hàng chờ để xư lý Hång ph¸t Pharma co.; ltd Ký hiƯu: QT-NKH- HP Quy trình Nhận kiểm hàng kiểm hàng Ngày ban hành: Lần ban hành: 01 Lần sửa đổi: Trang: 08 5.2.5.4 KiĨm tra hµng hãa - TÊt loại hàng hóa trớc nhập kho phải đợc HĐKN kiểm tra tới lô sản xuất, số lợng, chất lợng - Kiểm hàng tuân thủ nguyên tắc hµng vỊ tríc kiĨm tríc Hµng cã thêi gian khiÕu nại ngắn (ghi hợp đồng), có nghi ngờ chất lợng, hàng cân cấp phat đợc u tiên kiểm trớc - Hàng kiểm tơi đâu mở tới đó, kiện hàng chua kiểm tra phải đợc giữ nguyên niêm phong bao bì gốc - Khi phát hàng có dấu hiệu không bình thờng, hỏng vỡ, thừa thiÕu, nghi ngê vỊ chÊt lỵng … thc bÊt kú HĐKN báo phụ trách phòng kinh doanh để kịp thời xin ý kiÕn xư lý - Hµng kiĨm xong phai đợc bảo quản lại nh ban đầu, với kiện hàng lẻ phải đánh dấu để riêng Hồng phát Pharma co.; ltd Ký hiƯu: QT-NKH- HP Quy tr×nh NhËn kiểm hàng kiểm hàng Ngày ban hành: Lần ban hành: 01 Lần sửa đổi: Trang: 09 Lu sơ đồ Tên hồ sơ Ký mà hiệu Bộ phận lu Thời gian (tháng) 01 Biên kiểm nhận hàng hãa Bm01-nkh KD,Kho 24 02 Sè kiĨm nhËn hµng hãa Bm02/01-nkh Kho 60 03 PhiÕu kiĨm tra chÊt lỵng Bm03-nkh KD,Kho 60 04 Hóa đơn, phiếu xuất BM01-CPH BM02-CPH KD, Kho 60 05 PhiÕu kiĨm nghiƯm Bm02-ktcl KD,Kho 60 06 Thđ kho Bm04-nkh Kho 60 07 PhiÕu thu ®· xt,nhËp(biĨn hàng) Bn05-nkh Kho 24 08 Phiếu theo dõi chất lợng Bm06-nkh Kho 60 7.Phụ lục Phụ lục 1: Biên kiĨm nhËn hµng hãa thõa thiÕu,háng ,kÐm phÈm chÊt BM 01-NKH Phơ lơc 2: Sỉ kiĨm nhËn hµng BN02/01-NKH Phơ lơc 3: PhiÕu kiĨm tra chÊt lỵng BM03-NKH Phơ lơc4: Thđ kho BM04-NHK Phơ lơc 5: PhiÕu theo dâi xt,nhËp BM05-NHK Phơ lơc 6: PhiÕu theo dâi chÊt lỵng BM6-NHK