TỔNG QUAN VỀ CỦA CÔNG TY TNHH ĐỈNH VÀNG
Lịch sử hình thành và quá trình phát triển
- Tên doanh nghiệp : CÔNG TY TNHH ĐỈNH VÀNG
- Trụ sở : Khu 1, đường Nguyễn Văn Linh, phường Dư Hàng Kênh, quận Lê Chân, TP Hải Phòng
- Email : goldentop-hp@hn.vnn.vn
- Giấy phép thành lập Công ty số 007466 GP/TLDN-02 do UBND thành phố Hải Phòng cấp ngày 09/2/1995
- Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số 046670 do UBKH thành phố Hải Phòng (nay là Sở Kế hoạch và Đầu tư) cấp ngày 17/2/1995
- Loại hình doanh nghiệp : Công ty TNHH
- Vốn đăng kí hiện nay : 70.100.000.000 VNĐ
- Ngành nghề kinh doanh : Sản xuất gia công hàng da, giả da, vải may mặc xuất khẩu, dịch vụ du lịch, khách sạn, xây dựng công trình công nghiệp và dân dụng, đại lý bán vé máy bay, hoạt động đưa người lao động đi làm việc có thời hạn ở nước ngoài.
Công ty chính thức được thành lập từ năm 1995, qua 12 năm hoạt động, Công ty từng bước ổn định , phát triển và tạo dựng được lòng tin, uy tín trên thị trường cũng như với các khách hàng trong và ngoài nước.
Với phương châm hoạt động phát triển bền vững, vì vậy, Công ty đã đầu tư xây dựng các nhà máy,xí nghiệp với các máy móc, trang thiết bị hiện đại,các quy trình công nghệ sản xuất mới nhất tại Hải Phòng, TP Hồ Chí Minh, Đồng Nai… Hoạt động sản xuất này đã góp phần giải quyết công ăn việc làm cho một lượng lớn lao động xã hội, chủ yếu là thanh niên các vùng nông thôn không chỉ ở địa bàn Hải Phòng, TP Hồ Chí Minh, Đồng Nai mà còn ở các tỉnh lân cận như Ninh Bình, Hải Dương, Hưng Yên, Thái Bình, Long An và một số tỉnh khác ở miền tây Nam Bộ…
Hiện tại tổng số lao động làm việc trực tiếp ở các nhà máy, xí nghiệp của Công ty hơn 8000 người, những người lao động này khi tuyển dụng vào đã được Công ty đào tạo, huấn luyện tay nghề một cách bài bản phù hợp với quy trình công nghệ để làm việc tại Công ty.Cũng chính vì thế mà hoạt động sản xuất của công ty ngày càng phát triền, doanh số hàng năm của hoạt động sản xuất chiếm tỷ trọng lớn với giá trị hàng trăm tỷ đồng, kim ngạch xuất khẩu của Công ty gần 60 triệu USD.Thu nhập và đời sống của người lao động ngày càng được nâng cao, thu nhập bình quân đầu người khoảng 1.000.000đ/người/ tháng.Đồng thời Công ty cũng tổ chức các hoạt động Công đoàn, đoàn thanh niên, phụ nữ cũng như luôn chăm lo đời sống phúc lợi xã hội đối với người lao động của doanh nghiệp như : tham quan du lịch, nghỉ mát, tổ chức khám sức khỏe định kì hàng năm, tham gia bảo hiểm tai nạn 24/24 giờ cho toàn thể CBCNV…
Nhằm phát huy thế mạnh cũng như thị trường tiềm năng, trong năm
2003 Công ty đang tiền hành đầu tư mở rộng, xây dựng mới các nhà máy giầy tại Hải Phòng như : xây dựng thêm một xưởng may mới tại thị trấn Vĩnh Bảo,huyện Vĩnh Bảo,Hải Phòng; mở rộng thêm hơn 5 hn tại Nhà máy giầy LiênDinh xã Hải Thành, huyện Kiến Thụy,Hải Phòng;xây dựng mới Xí nghiệp may mũ giầy với số lượng dự kiến hơn 3 triệu đôi/ năm tại Thị xã Uông Bí,tỉnh Quảng Ninh đến tháng 4/2004 chính thức đi vào hoạt động và sẽ giải quyết được một lượng lao động tại địa phương và các vùng lân cận hơn 3000 người.
Ngoài ra, nhằm nâng cao hơn nữa hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh, đa dạng hóa thị trường, lĩnh vực hoạt động cùng với chiến lược phát triển toàn diện và lâu dài,Công ty đã tiến hành lập quy hoạch đầu tư các dự án mới và đã được thẩm định, đánh giá là có tính khả thi cao về quy hoạch xây dựng,sử dụng đất đai, tài nguyên, bảo vệ môi trường sinh thái Hiệu quả và an toàn về vốn đặc biệt là các lợi ích xã hội… như dự án “ Xây dựng khách sạn
– khu du lịch sinh thái – Bãi Biển Vàng” tại đảo Quan Lạn, tỉnh Quảng Ninh đã được UBND tỉnh Quảng Ninh cấp phép đầu tư với diện tích 50 ha;Dự án “Khách sạn sinh thái – Bãi Dài “ thuộc huyện Cam Ranh, tỉnh Khánh Hòa với diện tích 13 ha.Đồng thời công ty đã tiến hành lập quy hoạch chi tiết
“ Khu nhà ở và biệt thự” tại phường An Phú Đông, Q.12, TP Hồ Chí Minh và đã được Sở Quy hoạch và Kiến trúc TP Hồ Chí Minh cho phép “Đầu tư kinh doanh hạ tầng KCN” tại huyện Nhơn Trạch, tỉnh Đồng Nai với diện tích hơn 40 ha theo quyết định phê duyệt của UBND tỉnh Đồng Nai.
Thực hiện chỉ đạo của Thủ Tướng Chính Phủ, năm 2001, Công ty Đỉnh Vàng đã được Bô Lao động Thương binh và Xã hội lựa chọn là một trong ba doanh nghiệp tư nhân đầu tiên tham gia thí điểm hoạt động XKLĐ.Với phương châm coi hoạt động XKLĐ là một nhiệm vụ chính trị xã hội nên ngay từ đầu Công ty đã đầu tư xây dựng một chương trình và cơ chế hoạt động chắc chắn, hiệu quả nhẳm đảm bảo lợi ích hài hòa giữa kinh doanh của doanh nghiệp với lợi ích của người lao động và xã hội. Để thực hiện hoạt động này, Công ty tiến hành tuyển chọn lao động trực tiếp tại các địa phương thông qua các văn phòng Công ty Chi nhánh và các văn phòng đại diện tại các tỉnh như : Hà Nội, Hải Dương, Ninh Bình, ThanhHoá,Nghệ An,Lâm Đồng… nhằm đảm bảo hoạt động tuyển chọn lao động không qua trung gian, môi giới để hạn chế đến mức thấp nhất chi phí cho người lao động.Mặt khác, Công ty đã cử đoàn người tham gia hội chợ việc làm ở 9 tỉnh thành phố Hải Phòng,Thái Nguyên,Hòa Bình , Thanh Hóa, Ninh Bình, Thái Bình, Nam Định, Hà Tây, Hà Nội… để tìm kiếm và quảng bá rộng rãi hoạt động tuyển dụng lao động cũng như dịch vụ XKLĐ của Công ty. Trong quá trình tuyển dụng, Công ty đã tư vấn, hướng dẫn một cách chi tiết việc lập hồ sơ, xin cấp hộ chiếu, lý lịch tư pháp… cũng như công khai đầy đủ , rõ rang các chỉ tiêu, tiêu chuẩn, điều kiện tuyển dụng lao động, chi phí, thu nhập của người lao động.Để người lao động có được kiến thức căn bản và cần thiết như ngoại ngữ, giáo dục định hướng, một số quy định của nước sở tại đối với lao động nhập cư, các kiến thức cụ thể lien quan trực tiếp đến công việc của người lao động sau này.Công ty đã tiến hành các lớp đào tạo dạy nghề từ 3-4 tháng một cách nghiêm túc, có hệ thống thông qua hai trung tâm dạy nghề, đào tạo (Hải Phòng và TP Hồ Chí Minh) mà Công ty đã đầu tư khá lớn gồm : khu giảng đường, phòng học,phòng làm việc, khu kí túc xá,khu nhà ăn với số vốn gần 20 tỷ đồng và đã được UBND TP Hải Phòng cho phép thành lập trung tâm dạy nghề thuộc Công ty Đỉnh Vàng theo Quyết định số 2773/QĐ-UB trên cơ sở nâng cấp từ Trung tâm dạy nghề.
Kết thúc quá trình đào tạo các học viên được kiểm tra từng môn học do các giáo viên và chuyên gia Đài Loan thường trực tại trường chấm điểm và phân loại.Sau đó Hội đồng tuyển chọn nhà trường họp quyết định những học viên đủ điều kiện mới được xuất cảnh đi làm việc.
Thấu hiểu các khó khăn của người lao động, đặc biệt là các lao động nữ đi lao động giúp việc gia đình, chăm sóc người già, người bệnh và trẻ em tại Đài Loan… Công ty đã đầu tư hàng tỷ đồng làm quỹ hỗ trợ cho người lao động vay, mỗi người lao động được vay 500 USD ( tương đương 7.800.000đ ) để làm thủ tục xin cấp thị thực, mua vé máy bay, khám sức khỏe… số tiền này sẽ được hoàn trả lại bằng việc khấu trừ dần vào tiền lương hàng tháng của người lao động khi làm việc tại Đài Loan.Vì vậy, người lao động chỉ cần có
Báo cáo kiến tập một số tiền rất ít ( chưa đến 4 triệu đồng ) cho các chi phí như ăn, ở tại kí túc xá, bồi dưỡng ngoại ngữ, giáo dục định hướng, trang bị những kiến thức cần thiết cho phù hợp với công việc của mình là có thể đi làm việc tại Đài Loan được.
Mặc dù chỉ mới tham gia hoạt động XKLĐ từ năm 2001 nhưng với chi phí thấp, đào tạo lao động một cách bài bản hệ thống… tuy số lượng người lao động do Công ty đưa đi làm việc ở nước ngoài chưa nhiều tính đến 25/3 đã xuất cảnh được 2124 người, nhưng cũng đã từng bước tạo dựng được lòng tin và uy tín của người lao động trong nước và các công ty môi giới,đồng thời cũng khẳng định được sự cố gắng của lãnh đạo và tập thể CBNV Công ty từ việc đầu tư cho cơ sở vật chất, công tác tuyển dụng, đào tạo,giáo dục định hướng, cơ chế hỗ trợ tài chính đối với lao động và đặc biệt là khai thác thị trường đầu ra,.Hiện tại Công ty đã xuất khẩu lao đông sang các thị trường như : Đài Loan, Nhật Bản,Malaysia và hướng tới thị trường Anh Quốc, các nước Trung Đông… Riêng nguồn lao động trong nước cũng đã thu hút một lương lao động đáng kể của hơn 38 tỉnh Thành phố trong Nam và ngoài Bắc.
Song song với các lĩnh vực trên thì dịch vụ du lịch và đại lý vé máy bay của Công ty cũng đã đạt được những kết quả nhất định, tuy còn ở mức khiêm tốn những cũng đã góp phần vào sự phát triển chung của hoạt động kinh doanh Công ty.Với một đội ngũ nhân viên lịch sự, nhiệt tình, phục vụ chu đáo cùng với phương châm lấy chữ tín làm đầu và quyền lợi của khách hàng là trên hết nên thời gian qua, đại lý vé máy bay của Công ty đã thu hút được một lượng khách hàng đáng kể trong và ngoài nước, được Hãng hàng không quốc gia Việt Nam xếp hạng 2/64 đại lý,khu vực miền Bắc trong năm 2006.
Với những kết quả đạt được nói trên, Công ty đã vinh dự nhận được nhiều bằng khen, giấy khen của Thủ Tướng Chính Phủ, các cơ quan Trung Ương và địa phương, đặc biệt là giải thưởng Sao Đỏ năm 2000, Sao Vàng Đất
Đặc điểm kinh doanh và tổ chức sản xuất kinh doanh của Công ty
Giầy dép là đồ dùng thiết yếu, nó gắn liền với hoạt động sinh hoạt hàng ngày của con người Nó có tác dụng bảo vệ đôi chân khỏi các tác động bên ngoài, tạo điều kiện thuận lợi khi nghỉ ngơi Ngoài ra trong điều kiện nhu cầu con người ngày càng cao nhu hiện nay thì giầy dép còn có thêm một công dụng nữa là làm đẹp cho bàn chân Chính vì vậy mà mặt hàng giầy dép rất đa
Báo cáo kiến tập dạng và phong phú, đáp ứng nhu cầu cho mọi thành phần lứa tuổi khác nhau.
Từ đặc điểm của sản phẩm giầy dép và đặc thù của công ty là gia công giầy dép và xuất khẩu, có thể thấy trong quá trình hoạt động công ty chịu ảnh hưởng chủ yếu của các yếu tố sau:
- Nhu cầu thị trường (trong và ngoài nước),
- Các đối thủ cạnh tranh
- Thị trường các yếu tố đầu vào: vốn, nguyên vật liệu, lao động a) Nhu cầu thị trường
Như đã nói ở trên, với sự tăng trưởng kinh tế ngày càng cao và ổn định như hiện nay thì nhu cầu tiêu dùng của người dân cũng tăng lên rất nhiều, trong đó có mặt hàng giày dép. Đối với thị trường trong nước, với 86 triệu dân, có thể nói đây là một thị trường đầy tiềm năng Song hiện nay phần lớn sản phẩm công ty sản xuất ra lại hướng ra thị trường quốc tế Do đó doanh thu tiêu thụ nội địa của công ty chỉ chiếm một tỉ lệ rất nhỏ (< 5%), còn lại là doanh thu từ xuất khẩu Vì vậy trong tương lai công ty hướng tới mở rộng sản xuất và đối tượng khách hàng nhằm khai thác thị trường tiềm năng này.
Với chính đặc điểm sản phẩm thì các mặt hàng giầy dép chủ yếu được tiêu dùng tập trung ở các nước công nghiệp phát triển, các khu vực công nghiệp và các thành phố lớn Theo như thống kê về nhu cầu tiêu dùng giày cho biết: ở các nước Tây Âu, số giày được sử dụng cho 1 người vào khoảng 5-
6 đôi/năm, còn châu Á chỉ sử dụng có 0,5-2 đôi/năm.Với mỗi khu vực thị trường khác nhau thì khả năng tiêu thụ sản phẩm sẽ khác nhau Kể từ khi hoạt động, công ty đã hướng tới các thị trường chính như sau:
- Thị trường EU: đây là thị trường lớn với mức tiêu dùng giày dép cao(6-7đôi/ người/ năm), chiếm 30% mức tiêu thụ toàn thế giới Tuy nhiên hiện nay công ty cũng gặp nhiều khó khăn hơn do hiện nay EU yêu cầu hàng nhập khẩu cần tuân thủ theo hạn ngạch và được kiểm soát chặt chẽ về chất lượng.
- Thị trường Mỹ: Là một nước có thu nhập quốc nội và thu nhập đầu người luôn đạt mức cao nhất trên thế giới, có thể nói đây là một thị trường đầy tiềm năng và hấp dẫn Đặc biệt là sau khi hiệp định Việt – Mỹ được kí kết năm 2000, số lượng giày dép xuất khẩu sang thị trường này tăng lên rất nhiều. Đây là điều kiện rất tốt để công ty khẳng định vị trí của mình trên thương trường. b) Chính sách của Nhà nước
Cũng như các ngành kinh doanh khác, ngành sản xuất da giầy cũng chịu ảnh hưởng rất lớn từ các chính sách của Nhà nước Đặc biệt đối với công ty TNHH Đỉnh Vàng, một công ty xuất khẩu hàng hóa là chủ yếu, các yếu tố như thuế quan, hạn ngạch, tỷ giá và chính sách đòn bẩy có tác động không nhỏ tới hoạt động của công ty.
- Về thuế quan: Nhà nước đã quy định thuế suất xuất khẩu của mặt hàng giầy dép là 0%, vì vậy đã tạo điều kiện thúc đẩy việc xuất khẩu Hơn nữa khi xuất khẩu sản phẩm sang thị trường EU, mặt hàng này còn được hưởng chế độ thuế quan phổ cập GSP với mức thuế suất thấp (khoảng 14%), trong khi các doanh nghiệp từ các quốc gia khác như Trung Quốc, Indonesia, Thái Lan,… thì không được hưởng ưu đãi.
- Hạn ngạch (quota): hạn ngạch là một công cụ phi thuế quan nhằm hạn chế lượng hàng hóa xuất nhập khẩu Việc xuất khẩu hàng hóa nói chung và xuất khẩu giầy dép nói riêng phụ thuộc rất lớn vào hạn ngạch do nước nhập khẩu quy định Đối với thị trường EU, mặt hàng của công ty không bị khống chế hạn ngạch
- Tỷ giá và chính sách đòn bẩy: cũng như việc xuất khẩu nói chung, xuất khẩu giày cũng chịu ảnh hưởng rất lớn của tỷ giá hối đoái và chính sách đòn
Báo cáo kiến tập bẩy có liên quan Công ty còn trong giai đoạn hoạt động chưa ổn định, vì vậy việc duy trì một chính sách tỉ giá hối đoái thuận lợi là rất cần thiết. c) Các đối thủ cạnh tranh
Do nhu cầu của thị trường về sản phẩm giầy dép ngày càng tăng nên ngành da giầy ngày càng thu hút thêm nhiều các nhà đầu tư mới Việc gia tăng các đối thủ cạnh tranh trong nước buộc công ty phải tìm ra giải pháp nâng cao năng suất, chất lượng, hiệu quả để không bị thụt lùi so với các doanh nghiệp khác Bên cạnh đó, công ty phải đặc biệt chú trọng đến các đối thủ cạnh tranh ngoài nước như Trung Quốc, Thái Lan,… trong việc khẳng định vị thế tại các thị trường quan trọng như Mỹ và EU. d) Thị trường các yếu tố đầu vào
- Thị trường vốn: bất kỳ một công ty nào muốn hoạt động đều phải có vốn để sản xuất kinh doanh.Vốn là yếu tố quan trọng quyết định sự thành bại và khả năng tiến vào những lĩnh vực mới Tuy nhiên khi hoạt động không phải công ty nào cũng có khả năng tuyệt đối về vốn Vì vậy sự dồi dào về nguồn vốn vay trên thị trường sẽ giúp công ty trong việc giải quyết các vấn đề tài chính.
- Thị trường nguyên vật liệu đầu vào: nguyên vật liệu được xác định là yếu tố chính trong giá thành sản phẩm Để tăng khả năng cạnh tranh của sản phẩm thì việc tập trung quan tâm đến vấn đề nguyên vật liệu là rất cần thiết. Với sản phẩm chính của công ty hiện nay là giầy da thì nguyên vật liệu chính là da thuộc và giả da Thị trường cung ứng là trong nước và chủ yếu là từ nước ngoài Do đó sự phong phú về nguyên liệu trên các thị trường ảnh hưởng không nhỏ đến giá thành và chất lượng sản phẩm Hiện nay, NVL mà công ty sử dụng chủ yếu được nhập khẩu từ nước ngoài, còn lại là mua trong nước.Công ty đã xây dựng được một quy trình sản xuất thích hợp để kiểm soát quá trình sản xuất, tuy nhiên công ty vẫn chưa có một phương án tối ưu để tận dụng NVL thừa do lượng dư gia công Điều này có thể dẫn đến lãng phí NVL
Bộ phận Maketing Thiết kế sản phẩm Làm thử Xây dựng định mức
Bảng 1 : Tình hình sử dụng và định mức một số NVL năm 2009
T Chủng loại Đơn vị Số lượng Giá trị
(triệu đồng) Định mức sử dụng
Đặc điểm tổ chức quản lý của Công ty
Phân cấp quản lí theo chức năng
Sơ đồ 2 Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của Công ty
Vật tư NVL Điều độ SX Hành chính văn thư Bảo vệ
Theo cơ cấu tổ chức của các nhà máy thì mỗi phòng ban có những chức năng riêng cụ thể như sau:
- Phòng tổ chức: Tham mưu cho Giám đốc trong việc đổi mới, kiện toàn cơ cấu tổ chức quản lý sản xuất kinh doanh của công ty Thực hiện đầy đủ các chức năng này liên quan đến nhân sự trong công ty như bố trí sắp xếp, quản lý cán bộ công nhân viên phổ biến, hướng dẫn và tổ chức thực hiện các chính sách, chế độ, nội quy, quy định của Công ty và các chính sách của Nhà nước với cán bộ công nhân viên.
- Phòng tài chính kế toán: Phòng tài chính kế toán đặt dưới sự quản lý trực tiếp của Giám đốc công ty, là bộ phận tham mưu quan trọng nhất giúp Giám đốc nắm rõ thực lực tài chính của công ty trong quá khứ, hiện tại và cung cấp kịp thời, đầy đủ cơ sở dữ liệu để Giám đốc ra quyết định tài chính. Chức năng của bộ phận tài chính tập trung vào việc phân tích, dự báo, lên các kế hoạch huy động và sử dụng các nguồn vốn cũng như theo dõi, kiểm soát khả năng thanh toán của công ty.
Chức năng của bộ phận kế toán là cập nhật trung thực, chính xác, kịp thời đúng pháp luật tất cả các quan hệ kinh tế phát sinh của công ty thông qua các nghiệp vụ kế toán.
- Phòng vật tư: có nhiệm vụ theo dõi chặt chẽ tình hình cung ứng sử dụng vật tư toàn bộ công ty Bên cạnh đó phòng vật tư còn có chức năng xây dựng kế hoạch tháng, quý, năm, điều hành sản xuất kinh doanh trên cơ sở nhu cầu tiêu thụ của khách hàng.
- Phòng bảo vệ: xây dựng nội quy bảo vệ Công ty, thực hiện chức năng giám sát về công tác phòng cháy chữa cháy, an ninh trật tự, kiểm soát hàng hoá ra vào.
- Phòng kỹ thuật: Tạo mẫu, sản xuất thử, kiểm tra chất lượng, kỹ thuật về sản phẩm, tổ chức theo dõi về chất lượng sản phẩm.
Một số chính sách về quản lý tài chính của Công ty:
Công ty tự chủ về tài chính, tiến hành cân đối các tài khoản thu, chi , được hưởng chế độ trợ cấp, trợ giá hoặc chế độ ưu đãi khác của Nhà nước đối với hoạt động công ích, hạch toán kinh tế các hoạt động kinh doanh
Khi có sự tăng giảm vốn điều lệ, công ty phải điều chỉnh kịp thời trong bảng cân đối kế toán và công bố công khai theo hướng dẫn của Bộ tài chính Công ty lập và sử dụng các quỹ tập trung theo quy định của Nhà nước để đảm bảo quá trình hoạt động và phát triển được hiệu quả Các quỹ của Công ty được thành lập do Giám đốc quyết định gồm
Quỹ đầu tư phát triển được lập thành từ nguồn vốn khấu hao cơ bản và trích từ lợi nhuận kinh doanh
Quỹ dự phòng tài chính
Quỹ khen thưởng, quỹ phúc lợi,….
Công ty thực hiện kiểm tra, giám sát các hoạt động tài chính trong nội bộCông ty,đảm bảo nguyên tắc thống nhất tập trung trong toàn công ty.
Kế toán vật tư & TSCĐ
Kế toán công nợ & thanh toán
Kế toán tiền lương Thủ kho
THỰC TRẠNG TỔ CHỨC KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY
Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán
2.1.1 Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán của công ty
Sơ đồ 3 : Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán của nhà máy sản xuất giầy
Kế toán đại lý bán vé máy bay …
Kế toán nhà máy giầy
Sơ đồ 4 : Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán tổng công ty TNHH Đỉnh Vàng
Bộ máy kế toán của công ty được tổ chức theo hình thức vừa tập trung vừa phân tán, chịu sự quản lý trực tiếp của giám đốc, có sự phối hợp chuyên môn với các phòng ban, đơn vị trực thuộc. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán của công ty TNHH Đỉnh Vàng là toàn bộ công tác tài chính kế toán của từng nhà máy, đại lý sẽ được thực hiện tại bộ máy kế toán của chính đơn vị đó(sơ đồ 3), kết quả sau cùng sẽ được đưa lên tổng hợp tại phòng kế toán của tổng công ty
*) Chức năng của phòng kế toán
Là công cụ quản lý điều hành, kiểm tra, kiểm soát các hoạt động kinh tế, tài chính, kiểm tra việc sử dụng tài sản, tiền vốn, kiểm tra tính hiệu quả trong việc sử dụng vốn, bảo đảm chủ động trong sử dụng vốn Theo dõi tình hình biến động tài sản trong công ty, các hoạt động sản xuất kinh doanh, kế toán phản ánh đầy đủ chi phí và kết quả kinh doanh trong công ty, cung cấp thông tin cho giám đốc Qua đó đưa ra các quyết định sản xuất kinh doanh một cách hiệu quả
*) Nhiệm vụ của phòng kế toán
Tổ chức khoa học, hợp lý công tác kế toán, vận dụng đúng đắn hệ thống tài khoản kế toán, tổ chức hình thức ghi sổ hợp lý Hướng dẫn chỉ đạo kiểm tra các bộ phận có liên quan việc thực hiện đầy đủ chế độ ghi chép hạch toán ban đầu hệ thống tài khoản kế toán, hình thức ghi sổ … Phản ánh chính xác, kịp thời số lượng, chất lượng và giá thực tế từng loại NVL, CCDC…
Ngoài ra bộ máy kế toán còn phải tham gia công tác kiểm kê tài sản, kiểm tra kế toán, tổ chức bảo quản lưu trữ hồ sơ kế toán của công ty theo quy định
2.1.2 Chức năng nhiệm vụ của từng bộ phận trong bộ máy kế toán của nhà máy sản xuất
- Kế toán trưởng : Là người chịu trách nhiệm hướng dẫn, chỉ đạo và kiểm tra công việc của từng nhân viên phòng kế toán Chịu trách nhiệm trước Ban giám đốc và Nhà nước về thông tin kinh tế của nhà máy
- Kế toán tổng hợp : Là người giúp việc cho kế toán trưởng, chịu trách nhiệm lập báo cáo tài chính và các văn bản khác trước khi trình kế toán trưởng và giám đốc
- Kế toán tiền lương :Tổ chức hạch toán và thu thập đầy đủ, đúng đắn các chỉ tiêu ban đầu theo yêu cầu của quản lý về lao động, từng đơn vị lao động Tính đúng, đủ, kịp thời tiền lương và các khoản có liên quan cho từng người lao động từng tổ sản xuất đúng chế độ của Nhà nước, phù hợp chính sách quản lý của doanh nghiệp Tính toán, phân bổ hợp lý, chính xác chi phí tiền lương, các khoản trích theo lương theo đúng các đối tượng liên quan. Thường xuyên phân tích, cung cấp tình hình sử dụng lao động, quản lý và chi tiết quỹ tiền lương
- Kế toán công nợ và thanh toán : Theo dõi các khoản nợ ngân hàng,các khoản vay thanh toán với khách hàng và cán bộ công nhân viên Đối chiếu chặt chẽ các hoá đơn, đối chiếu số dư tiền mặt với thủ quỹ
- Kế toán vật tư và TSCĐ : Theo dõi tình hình nhập xuất vật tư, tình hình tăng giảm TSCĐ.
- Kế toán NVL : Theo dõi nhập xuất NVL mở các sổ kế toán NVL
- Thủ quỹ : Chịu trách nhiệm quản lý tiền mặt, đảm bảo thu chi tiền mặt, căn cứ các chứng từ hợp lý, hợp pháp để tiến hành nhập xuất quỹ tiền mặt và ghi vào sổ quỹ, báo cáo quỹ tồn hàng ngày nộp vào ngân hàng theo quy định.
- Thủ kho : Là người quản lí kho hàng của nhà máy Căn cứ vào chứng từ xuất nhập vật tư đã có đầy đủ chữ ký của người có trách nhiệm, có thẩm quyền lúc đó thủ kho mới được nhập, xuất vật tư Đồng thời luôn phải nắm được số vật tư hiện có trong kho Khi cần thiết có thể báo cáo nhanh cho kế toán trưởng
Đặc điểm vận dụng chế độ kế toán
Hiện nay, công ty đang áp dụng chế độ kế toán theo quyết định 15 ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng bộ tài chính
- Kế toán năm : Từ ngày 01/01 đến ngày 31/12 dương lịch
- Đơn vị tiền tệ sử dụng trong kế toán : VNĐ
- Hình thức kế toán áp dụng : Nhật ký chung
- Phương pháp kế toán hàng tồn kho
+ Nguyên tắc ghi nhận hàng tồn kho Theo thực tế
+ Phương pháp tính giá HTK cuối kỳ Theo thực tế
+ Phương pháp hạch toán HTK KKTX
+ Tính giá NVL xuất kho theo phương pháp bình quân gia quyền
- Phương pháp khấu hao TSCĐ đang áp dụng : Khấu hao theo đường thẳng
- Tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ
2.2.2 Đặc điểm vận dụng chứng từ kế toán
Hiện nay công ty đang áp dụng hệ thống chứng từ theo quyết định 15/QĐ-BTC ngày 20/3/2006 a) Các chứng từ về tiền tệ gồm:
- Phiếu thu: là căn cứ để thủ quỹ thu tiền, ghi sổ chi tiết và sổ tổng hợp tài khoản 111- Tiền mặt.
- Phiếu chi: là căn cứ để thủ quỹ chi tiền, ghi sổ chi tiết và sổ tổng hợp tài khoản 111-Tiền mặt
- Biên bản kiểm kê quỹ: xác nhận số tiền tồn quỹ thực tế tại thời đIểm kiểm kê. b) Các chứng từ về tài sản cố định gồm:
- Biên bản kiểm kê tài sản cố định
- Biên bản đánh giá lại tài sản cố định
- Biên bản thanh lý tài sản cố định
- Biên bản bàn giao tài sản cố định
- Bảng tính và phân bổ khấu hao tài sản cố định c) Các chứng từ về lao động tiền lương gồm:
- Bảng thanh toán tiền lương: là căn cứ để thanh toán tiền lương và phụ cấp cho người lao động và đồng thời là căn cứ để thống kê tiền lương và lao động trong Công ty.
- Bảng theo dõi chấm công: Theo dõi thời gian làm việc, nghỉ việc, nghỉ BHXH, BHYT, làm căn cứ để tính lương và đóng BHXH, BHYT theo quy định hiện hành của Nhà nước cho công nhân viên d) Các chứng từ về bán hàng gồm:
- Hoá đơn bán hàng, hoá đơn GTGT
- Sổ chi tiết bán hàng e) Các chứng từ về vật tư, hàng hoá gồm:
- Thẻ kho: làm căn cứ vào phiếu nhập kho, phiếu xuất kho Thủ kho có
Báo cáo kiến tập nhiệm vụ ghi số lượng và thẻ kho Mỗi loại vật tư được mở một thẻ kho riêng.
- Phiếu nhập kho: Là căn cứ để thủ kho nhập vật tư, hàng hóa, và là căn cứ để kế toán ghi sổ chi tiết, sổ tổng hợp tài khoản 152, 153, 155, 156.
- Phiếu xuất kho: là căn cứ để thủ kho xuất kho vật tư, hàng hoá, ghi thẻ kho và là căn cứ để kế toán ghi sổ chi tiết, sổ tổng hợp tài khoản 152, 153,
2.2.3 Đặc điểm vận dụng tài khoản kế toán
Công ty sử dụng hệ thống tài khoản kế toán theo quyết định 15 - BTC - 20/3/2006
Do hạch toán HTK theo phương pháp KKTX nên công ty không sử dụng tài khoản 611, 631
Theo qui định mới, hệ thống tài khoản công ty có những thay đổi sau :
- Bổ sung TK 3389 : Bảo hiểm thất nghiệp
- Bổ sung TK 356 : Quỹ phát triển khoa học và công nghệ
- Bổ sung TK 417 : Quỹ hỗ trợ sắp xếp doanh nghiệp
- Đổi số hiệu TK 431 thành 353, trong đó các tiểu khoản như sau : TK
3531 (Quỹ khen thưởng), TK 3532 (Quỹ phúc lợi), TK 3533 (Quỹ phúc lợi hình thành TSCĐ), TK 3534 (Quỹ thưởng ban quản lí điều hành)
2.2.4 Đặc điểm vận dụng sổ sách kế toán
Tổ chức sổ kế toán theo hình thức nhật ký chung,ghi sổ bằng máy
Bảng tổng hợp chi tiết
Bảng cân đối phát sinh
Sơ đồ 5 : Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức NKC
Ghi cuối tháng : Đối chiếu kiểm tra :
* Các sổ kế toán sử dụng gồm :
- Các sổ, thẻ kế toán chi tiết : Sổ quỹ tiền mặt, sổ chi tiết quỹ tiền mặt, sổ tiền gửi ngân hàng, thẻ kho, sổ chi tiết CCDC, sản phẩm, thẻ TSCĐ …
Bảng 5: Bảng cân đối số phát sinh
TT Tên tài khoản Số dư ĐK Số PS Số dư CK
Nợ Có Nợ Có Nợ Có
2.2.5 Báo cáo kế toán tại công ty
Các báo cáo tài chính được lập tại công ty theo quyết định 15/QĐ - BTC Là những báo cáo tổng hợp nhất về tình hình tài sản, vốn chủ sở hữu và công nợ cũng như tình hình tài chính, kết quả kinh doanh trong kỳ của doanh nghiệp
Hệ thống báo cáo tài chính của công ty gồm có :
- Bảng cân đối kế toán (theo quý, năm)
- Báo cáo kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh (theo quý, năm)
- Bảng lưu chuyển tiền tệ (theo năm)
- Thuyết minh báo cáo tài chính (theo cuối năm)
Các báo cáo trên được gửi tới các cơ quan sau :
- Hiệp hội da – giầy Việt Nam
- Chi cục tài chính doanh nghiệp
- Các nhà đầu tư, và các đối tượng quan tâm khác
Ngoài ra công ty còn sử dụng một số loại báo cáo nội bộ như : Báo cáo các khoản phải thu, phải trả, tình hình công nợ, tình hình xuất nhập khẩu các sản phẩm, hàng hóa, phân tích kết quả về tài chính và các hoạt động sản xuát kinh doanh trong xuất nhập khẩu các mặt hàng của công ty Các báo cáo này sẽ được gửi tới Ban giám đốc công ty
Đặc điểm tổ chức một số phần kế toán chủ yếu
2.3.1 Tổ chức hạch toán TSCĐ
*) TSCĐ của công ty có thể chia thành 4 nhóm chính
- Máy móc thiết bị văn phòng : Máy tính, máy in, máy fax, điện thoại
- Phương tiện vận tải ô tô
- Công trình, nhà xưởng : nhà văn phòng, nhà sản xuất, hệ thống kho tàng, bến bãi
- Máy móc thiết bị sản xuất : Máy sấy giầy, dây chuyền sản xuất giầy, linh kiện máy sấy chân không, máy may chân gò
*) Chứng từ công ty sử dụng:
- Biên bản giao nhận TSCĐ
- Hóa đơn GTGT mua TSCĐ
- Biên bản thanh lí TSCĐ
- Biên bản bàn giao TSCĐ sửa chữa lớn hoàn thành
- Biên bản đánh giá lại TSCĐ
- Biên bản kiểm kê TSCĐ
2.3.1.1 Hạch toán biến động tăng TSCĐ
Mỗi khi có TSCĐ tăng thêm, công ty phải thành lập ban nghiệm thu, kiểm nhận TSCĐ Ban này có trách nhiệm nghiệm thu và cùng với đại diện đơn vị giao TSCĐ lập “ Biên bản giao nhận TSCĐ” Biên bản này lập cho từng đối tượng TSCĐ Với những TSCĐ cùng loại, giao nhận cùng một lúc, do cùng một đơn vị chuyển giao thì có thể chung một biên bản Sau đó phòng kế toán phải sao cho mỗi đối tượng một bản để lưu vào hồ sơ riêng Hồ sơ đó bao gồm biên bản giao nhận TSCĐ, kế toán giữ lại làm căn cứ tổ chức hạch toán tổng hợp và hạch toán chi tiết TSCĐ.
Căn cứ vào hồ sơ, phòng kế toán mở thẻ để hạch toán chi tiết TSCĐ theo mẫu thống nhất Thẻ TSCĐ được lập một bản và để lại phòng kế toán để theo dõi, phản ánh diễn biến phát sinh trong quá trình sử dụng Toàn bộ thẻ TSCĐ được bảo quản tập trung tại thẻ, trong đó chia làm nhiều ngăn để xếp thẻ theo yêu cầu phân loại TSCĐ Mỗi ngăn được dùng để xếp thẻ của một nhóm TSCĐ, chi tiết theo đơn vị sử dụng và số hiệu tài sản Mỗi nhóm được lập chung một phiếu hạch toán tăng, giảm hàng tháng trong năm.
Thẻ TSCĐ sau khi lập xong phải được đăng ký vào sổ TSCĐ Sổ này lập chung cho toàn doanh nghiệp một quyển và cho từng đơn vị sử dụng TSCĐ mỗi nơi một quyển để theo dõi ( từng phòng, ban).
2.3.1.2 Hạch toán biến động giảm TSCĐ.
Trong quá trình sử dụng TSCĐ kế toán phải xác định tổng mức khấu hao TSCĐ và phân bổ chi phí khấu hao vào chi phí kinh doanh theo đối tượng sử dụng.
TSCĐ của công ty giảm chủ yếu là do thanh lý, nhượng bán Khi TSCĐ sử dụng không có hiệu quả thì công ty tiến hành nhượng bán nhưng phải có đầy đủ thủ tục như quyết định, hợp đồng, biên bản…
Hàng năm, kế toán TSCĐ của công ty tiến hành kiểm kê TSCĐ, đánh giá lại hiện trạng của TSCĐ Khi TSCĐ đã khấu hao hết, tài sản không còn giá trị hoặc hư hỏng không sửa chữa được thì kế toán trình Giám đốc tiến hành thanh lý để thu hồi vốn
Bảng tổng hợp chi tiết TSCĐ
Bảng cân đối số PS
Sổ chi tiết TSCĐ, thẻ TSCĐ, Sổ chi phí đầu tư xây dựng
Sổ quỹ Chứng từ KH & tăng giảm TSCĐ : Biên bản giao nhận TSCĐ, hợp đồng, hóa đơn mua TSCĐ, biên bản thanh lí TSCĐ, biên bản đánh giá lại TSCĐ…
Sơ đồ 6 : Quy trình ghi sổ hạch toán TSCĐ
2.3.2 Tổ chức hạch toán NVL 2.3.2.1 Nguồn nguyên vật liệu
Có thể nói NVL là yếu tố đầu vào quan trọng nhất quyết định đến chất lượng sản phẩm Nguyên liệu để sản xuất bao gồm NVL chính ( da thật, giả da, đế, xăng dầu …) và NVL phụ ( keo, thùng caton, túi nhựa, vải lót PE,giấy độn, chỉ may …)
Thẻ kho Sổ chi tiết NVL
Bảng tổng hợp chi tiết NXT NVL
Sổ kế toán tổng hợp
Công ty phải nhập khoảng 70% NVL từ nước ngoài bao gồm trên 100 loại nguyên phụ liệu thuộc các chủng loại như da bò, da lợn, tấm PVC, tấm nỉ, đế PU, đế PVC…
*) Chứng từ công ty sử dụng
- Biên bản đấu giá, phiếu báo giá
- Phiếu nhập kho, phiếu xuất kho
- Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ
Sơ đồ7: Ghi sổ theo phương pháp thẻ song song
- Tại bộ phận sử dụng:
NVL mua về, sau khi được nhân viên hành chính và người đề nghị sử dụng kiểm tra chất lượng, xác nhận phù hợp với nhu cầu sẽ được chuyển tới bộ phận sử dụng tương ứng Tại bộ phận sử dụng có lập Bảng theo dõi NVL, ký hiệu, số lượng, ngày đưa vào sử dụng và hàng tháng báo cáo lên giám đốc về tình hình sử dụng, hoặc bổ sung thêm NVL
Căn cứ hóa đơn, biên bản bàn giao các NVL, kế toán vào sổ chi tiết
Chứng từ gốc: Biên bản đấu giá, phiếu báo giá, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, chứng từ thanh toán, biên bản kiểm kê…
Sổ cái TK 152,151 Bảng tổng hợp chi tiết NXT NVL
Bảng cân đối số PS
NVL Sổ chi tiết được mở riêng cho từng bộ phận sử dụng Sổ này có nội dung chi tiết như bảng theo dõi NVL chỉ khác là theo dõi cả về mặt giá trị. Định kỳ, khi nhận được các biên bản bàn giao, hóa đơn mua NVL do các bộ phận chuyển đến, kế toán phải kiểm tra, đối chiếu và ghi giá trị của từng loại
NVL.Cuối tháng, thực hiện đối chiếu về số lượng, kiểm tra tình hình sử dụng, chất lượng NVL để có biện pháp xử lý kịp thời
Sơ đồ 8:Quy trình ghi sổ hạch toán NVL
2.3.3 Tổ chức hạch toán vốn bằng tiền
Vốn bằng tiền thể hiện dưới dạng tiền mặt và tiền gửi ngân hàng Đặc trưng của vốn bằng tiền là tính luân chuyển cao, chuyển hóa phức tạp Vì vậy, yêu cầu quản lý vốn bằng tiền là quản lý chặt chẽ, sử dụng đúng mục đích, có hiệu quả
Chứng từ gốc : Phiếu thu,phiếu chi, giấy báo Nợ,giấy báo Có
Sổ chi tiết quỹ tiền mặt,sổ tiền gửi NH
NK đặc biệt :NK thu tiền, NK chi tiền
Bảng tổng hợp chi tiết
BCKT Bảng cân đối số PS
Vốn bằng tiền mặt đảm bảo đáp ứng nhu cầu thường xuyên của Công ty
(hoạt động quản lý, chi lương…).
Là đơn vị chuyên sản xuất , gia công hàng xuất khẩu, công ty chủ yếu sử dụng tiền gửi ngân hàng để giao dịch với khách hàng.
*) Chứng từ công ty sử dụng:
- Phiếu thu,phiếu chi,giấy báo Nợ,giấy báo Có
Mọi khoản thu, chi tiền mặt phải lập phiếu thu, phiếu chi và phải có đủ chữ ký của người thu, người nhận, người cho phép nhập, xuất quỹ ( Giám đốc hoặc người được uỷ quyền và Kế toán trưởng ) Sau khi đã thu, chi tiền mặt, thủ quỹ đóng dấu “ đã thu tiền” hoặc “ đã chi tiền” vào chứng từ Cuối ngày, thủ quỹ căn cứ vào các chứng từ thu, chi để chuyển cho kế toán thanh toán ghi sổ.
Sơ đồ 9: Quy trình ghi sổ hạch toán vốn bằng tiền
2.3.4 Tổ chức hạch toán chi phí sản xuất và tính giá thành
2.3.4.1 Hạch toán chi phí sản xuất a) Đối tượng tập hợp chi phí Đặc thù công ty là sản xuất theo đơn đặt hàng của khách hàng nên toàn bộ chi phí sản xuất phát sinh đều được tập hợp theo từng đơn đặt hàng không kể số lượng đơn đặt hàng đó nhiều hay ít Kế toán phân loại chi phí sản xuất theo mục đích, công dụng của chi phí:
Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp bao gồm: toàn bộ chi phí về nguyên vật liệu như NVL chính ( da thật, giả da, đế, xăng dầu …) và NVL phụ ( keo, thùng caton, túi nhựa, vải lót PE, giấy độn, chỉ may …)… dùng trực tiếp để sản xuất sản phẩm.
Chi phí nhân công trực tiếp: bao gồm các khoản tiền lương và các khoản trích theo lương của công nhân trực tiếp sản xuất
Tổ chức hạch toán lương và các khoản trích theo lương
2.4.1 Hình thức tiền lương áp dụng tại công ty : a)Công ty TNHH Đỉnh Vàng áp dụng hai hình thức trả lương gồm: -Hình thức trả lương thời gian
-Hình thức trả lương sản phẩm.
Hình thức trả lương thời gian áp dụng cho cán bộ CNV làm việc gián tiếp ở các phòng ban, văn phòng, phân xưởng sản xuất.
Hình thức trả lương sản phẩm áp dụng cho cán bộ CNV tham gia trực tiếp sản xuất.
Công ty áp dụng hai hình thức này là hoàn toàn phù hợp với khả năng, sức lao động của CNV Đồng thời với hai hình thức trả lương này, công ty sẽ áp dụng tiền thưởng hàng tháng cho cán bộ CNV có năng suất cao. b)Quĩ tiền lương và quản lý quĩ tiền lương
Quĩ tiền lương của công ty là toàn bộ số tiền lương tính theo CNV của công ty do công ty quản lý và chi trả, bao gồm các khoản:
-Tiền lương tính theo thời gian, tiền lương tính theo sản phẩm
-Các khoản tiền thưởng có tính chất thường xuyên.
Ngoài ra trong quĩ lương kế hoạch còn đựoc tính cả các khoản tiền chi trợ cấp BHXH cho cán bộ công nhân viên trong thời gian ốm đau, thai sản, tai nạn lao động. Để quản lý quĩ tiền lương công ty đó phân chia tiền lương thành tiền lương chính và tiền lương phụ.
Tiền lương chính để trả cho CNV trong thời gian làm việc thực tế là tiền lương trả theo cấp bậc và các khoản phụ cấp kèm theo của công nhân viên. Tiền lương phụ để trả cho công nhân viên trong thời gian nghỉ việc được hưởng lương theo chế độ.
Việc phân chia thành tiền lương chính và tiền lương phụ có ý nghĩa quan trọng đối với công tác kế toán và phân tích tiền lương trong giá thành sản phẩm
Quản lý quĩ tiền lương chính là xác định mối quan hệ giữa người lao động và người sử dụng lao động với nhà nước về việc phân chia lợi ích sau một thời kỳ hay sau một đơn đặt hàng, một khối lượng sản phẩm Trong đó, nguyên nhân về quản lý tiền lương là phải gắn thu nhập của người lao động với hoạt động của sản xuất kinh doanh, kết hợp hài hoà giữa các lợi ích với nhau Đồng thời còn phải đảm bảo quyền tự chủ của doanh nghiệp và khả năng quản lý thống nhất của nhà nước về tiền lương.
2.4.2 Hạch toán với người lao động lương và các khoản trích theo lương 2.4.2.1 Cách tính lương và các khoản trích theo lương của công ty
- Với hình thức trả lương theo thời gian
Kỳ hạch toán theo tháng Hàng tháng nhà máy trả tiền lương vào ngày
Lương cơ bản= (Tiền bậc x Mặt bằng lương) +150.000 VNĐ tiền chuyên cần( Tiền đi đủ)+250.000VNĐ tiền trách nhiệm + ( tiền thâm niên) Lương hợp đồng= Hệ số x Mặt bằng lương x 119%
- Với hình thức trả lương theo sản phẩm
Lương = số sản phẩm hoàn thành x đơn giá sản phẩm
+ Phụ cấp ca đêm: 100.000 đ/ca.
+ Phụ cấp thêm giờ: = 50.000 đ x hệ số giờ làm.
+ Ngày lễ, tết được công ty thưởng thêm 25% lương
+ Nghỉ thai sản, ốm đau được trả theo BHXH.
- Công ty tiến hành trích các khoản BHXH, BHYT, KPCĐ, BHTN vào chi phí sản xuất kinh doanh, một phần trừ vào lương của người lao động trực tiếp theo tỷ lệ quy định của chế độ tài chính hiện hành:
Bảng 6: Tỷ lệ trích các khoản trích theo lương
Chỉ tiêu Trích vào chi phí SXKD
TL khấu trừ lương của NLĐ Tổng
Quỹ dự phòng trợ cấp mất việc làm là quỹ trợ cấp cho người lao động phải nghỉ việc theo chế độ Công ty tiến hành trích quỹ này vào thời điểm khóa sổ kế toán để lập báo cáo tài chính năm.
Mức trích quỹ dự phòng trợ cấp mất việc làm theo quy định là từ 1% - 3% trên quỹ lương Công ty đã quy định mức trích lập là 3% trên quỹ lương và được hạch toán vào chi phí quản lý doanh nghiệp(TK 642)
2.4.2.2 Trình tự ghi sổ lương và các khoản trích theo lương
* Chứng từ kế toán sử dụng:
2 Bảng chấm công làm thêm giờ 01b- LĐTL
3 Bảng thanh toán tiền lương 02- LĐTL
4 Bảng thanh toán tiền thưởng 03- LĐTL
6 Phiếu xác nhận sản phẩm hoặc công việc hoàn thành
7 Bảng thanh toán tiền làm thêm giờ 06- LĐTL
8 Bảng thanh toán tiền thuê ngoài 07- LĐTL
9 Hợp đồng giao khoán 08- LĐTL
10 Bảng thanh lý hợp đồng giao khoán 09- LĐTL
11 Bảng kê trích nộp các khoản theo lương 10- LĐTL
Sổ quỹ Chứng từ gốc
Sổ cái TK 334,338 Bảng tổng hợp chi tiết
Bảng cân đối số PS
12 Bảng phân bổ tiền lương và BHXH 11- LĐTL
* Các sổ chi tiết : sổ chi tiết TK 334, sổ chi tiết TK 3382- KP CĐ; TK
3383- BHXH; TK 3384- BHYT; TK 3389-BHTN
Sơ đồ 14: Quy trình ghi sổ hạch toán lương và các khoản trích theo lương 2.4.2.3 Nghiên cứu trình tự tính lương và các khoản trích theo lương trong tháng 5/2010
Các phòng, ban, đơn vị sản xuất sẽ tự theo dõi ngày công của nhân viên phòng mình Mỗi nơi có 1 bảng chấm công cho tất cả công nhân viên nơi đó
Hàng ngày người đứng đầu các phòng ban, đơn vị sản xuất hoặc người được uỷ quyền căn cứ vào tình hình thực tế của phòng mình để chấm công của từng người trong ngày, ghi vào ngày tương ứng các ký hiệu quy định trong chứng từ Ví dụ: Nếu cán bộ công nhân viên của phòng đi làm đầy đủ,đúng giờ, sẽ đánh dấu “x”; nghỉ phép, sẽ đánh dấu “P”…
Hạch toán thời gian nghỉ việc do ốm đau, tai nạn, thai sản: Khi công nhân viên trong công ty phải nghỉ việc ốm đau, tai nạn, thai sản thì phải lập phiếu hưởng BHXH và được ghi vào bảng chấm công Những phiếu này được chuyển cho phòng kế toán cùng với bảng chấm công để tính BHXH trả cho công nhân viên.
Cuối tháng người chấm công sẽ kiểm tra và xác nhận lại ngày công, tiếp đó chuyển Giám đốc duyệt ngày công Cuối cùng, bảng chấm công cùng các chứng từ liên quan như phiếu xác nhận công việc hoàn thành, phiếu ghi hưởng bảo hiểm xã hội … về bộ phận hành chính để tổng hợp số liệu về ngày công Các chứng từ này được bộ phận kế toán kiểm tra, đối chiếu, quy ra công để tính lương và bảo hiểm xã hội Ngày công được quy định 08 giờ Khi tổng hợp thành ngày công nếu còn giờ lẻ thì ghi giờ lẻ bên cạnh số công và đánh dấy phẩy ở giữa, ví dụ 21 công 5 giờ ghi 21,5.
Bảng công được lưu lại tại phòng kế toán cùng các chứng từ có liên quan.Bảng chấm công được hoàn thành phải có chữ ký xác nhận của người lập(người được phân công theo dõi ngày công), được lãnh đạo duyệt y (trưởng các phòng ban, bộ phận) Trên cơ sở các chứng từ hạch toán kết quả lao động như bảng chấm công, phiếu hưởng BHXH của từng phòng ban định kỳ hàng tháng, nhân viên hành chính ghi kết quả lao động của từng người, từng bộ phận vào sổ và cộng sổ, lập báo cáo kết quả lao động gửi cho các bộ phận quản lý liên quan Phòng kế toán công ty cũng phải mở sổ tổng hợp kết quả lao động để tổng hợp kết quả chung toàn công ty
CÔNG TY TNHH ĐỈNH VÀNG QĐ số 1141 - BTC/11-9
BỘ PHẬN : PHA CẮT BẢNG CHẤM CÔNG
Bậc lương hoặc chức vụ
Ngày trong thỏng QUY RA SỐ C ô NG
NGƯỜI CHẤM CÔNG PHÒNG TỔ CHỨC HÀNH CHÍNH PHỤ TRÁCH BỘ PHẬN
( Ký, họ tên ) ( Ký, họ tên ) ( Ký, họ tên )
Lương sản phẩm K Nghỉ phép P
Lương thời gian + Hội nghị, học H Ốm, điều dưỡng Ô Nghỉ bù B
Con ốm Cô Nghỉ không lương Ro
Cuối tháng, Phiếu nghỉ hưởng BHXH cùng Bảng chấm công được chuyển về phòng kế toán làm căn cứ thanh toán tiền lương và trợ cấpbảo hiểm xã hội.
ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG TỔ CHỨC KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY TNHH ĐỈNH VÀNG
Những ưu điểm
- Công tác hạch toán được tổ chức theo đúng chế độ kế toán hiện hành của Bộ Tài chính đã ban hành, các phòng ban phân xưởng thường xuyên phối hợp chặt chẽ với phòng kế toán đảm bảo công tác kế toán diễn ra thuận lợi, nhịp nhàng đáp ứng nhu cầu cung cấp thông tin, thực hiện tốt việc tập hợp chi phí và tính giá thành sản phẩm.
- Bộ máy kế toán được tổ chức gọn nhẹ, hợp lý, khoa học phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh và trình độ nghiệp vụ của cán bộ kế toán, đội ngũ kế toán có trình độ nghiệp vụ khá cao, có năng lực, tác phong làm việc khoa học, đoàn kết giúp đỡ nhau trong công việc.
- Việc áp dụng hình thức kế toán tổng hợp nhật ký chung theo hệ thống tài khoản đã ban hành, hình thức này có ưu điểm đơn giản mà vẫn đảm bảo tính logic, dễ ghi chép, thuận lợi cho công tác hạnh toán của kế toán và nhân công lao động kế toán cũng như áp dụng công nghệ thông tin vào trong kế toán.
- Việc kế toán nguyên vật liệu tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên là phù hợp với điều kiện thực tế sản xuất của Công ty có nhiều loại nguyên, vật liệu với số lượng lớn.
- Hệ thống tài khoản thống nhất và được chi tiết theo tình hình thực tế của Công ty giúp kế toán ghi chép phản ánh chính xác các nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
- Về luân chuyển chứng từ: Công ty đã xây dựng và thực hiện tốt các thủ tục xuất – nhập kho NVL.
- Về khâu thu mua vật tư: Có kế hoạch tốt, cụ thể trong việc thu mua vật liệu, với một đội ngũ cán bộ cung ứng chuyên đi mua vật liệu, việc quản lý
Báo cáo kiến tập chứng từ hóa đơn thu mua cũng khá hợp lý đảm bảo cung cấp đầy đủ kịp thời đảm bảo cho quá trình sản xuất kinh doanh được tiến hành liên tục.
- Về khâu dự trữ bảo quản: Vật liệu luôn được dự trữ ở mức hợp lý đảm bảo cho sản xuất từ 3 đến 6 tháng mà không gây ứ đọng vốn Các kho vật liệu được tổ chức một cách có hệ thống, hợp lý , rộng rãi và thuận lợi cho việc nhập xuất vật liệu.
- Về khâu sử dụng: Mọi nhu cầu sử dụng vật liệu đều được đưa qua phòng kỹ thuật để xem xét tính hợp lý, hợp lệ của các nhu cầu đó nhằm sử dụng và quản lý tốt vật liệu trong quá trình sản xuất.
- Về kế toán chi tiết nguyên vật liệu theo hình thức thẻ song song đã đảm bảo tính thống nhất về phạm vi, phương pháp tính toán và các chỉ tiêu kinh tế giữa kế toán và các bộ phận có liên quan Số liệu kế toán được ghi chép rõ ràng, phản ánh chính xác tình hình hiện có, tăng giảm và tồn kho nguyên vật liệu Mặt khác kế toán đã sử dụng các tài khoản kế toán thích hợp để theo dõi biến động của nguyên vật liệu, thực hiện việc cân đối giữa các chỉ tiêu số lượng và giá trị Giữa kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết thường xuyên đối chiếu số liệu để đảm bảo chính xác.
Những tồn tại và nguyên nhân
Bên cạnh những ưu điểm công tác kế toán của Công ty vẫn còn những hạn chế nhất định mà nguyên nhân bao gồm cả yếu tố khách quan và chủ quan.
- Về phân loại vật liệu: Để sản xuất ra sản phẩm Công ty TNHH Đỉnh Vàng phải sử dụng một khối lượng lớn nguyên vật liệu bao gồm nhiều loại với mỗi loại NVL lại có tính chất khau nhau tuy nhiên việc phân loại có chỗ còn chưa thật hợp lý như Công ty chưa lập sổ danh điểm vật liệu và sắp xếp các loại NVL, CCDC theo thứ tự gây khó khăn cho việc kiểm tra đối chiếu thẻ kho, sổ chi tiết vật liệu và sổ kế toán chi tiết, tổng hợp.
- Về quản lý nguyên vật liệu
Công tác quản lý hiện nay còn khá lỏng lẻo, ở phòng kế toán không theo dõi vật liệu đã xuất dùng về mặt hiện vật mà giao cho phân xưởng dựng theo dõi điều này rất dễ dẫn đến thất thoát nguyên vật liệu.
- Về hình thức kế toán tổng hợp
Việc áp dụng hình thức nhật ký chung bên cạnh những ưu điểm còn có các nhược điểm như việc ghi chép còn trùng lặp, việc kiểm tra đối chiếu còn chậm, ảnh hưởng đến tính kịp thời của kế toán, mặt khác việc áp dụng hình thức nhật ký chung sẽ khiến cho khối lượng công việc kế toán rất lớn, trong xu thế ngày càng phát triển và sản xuất được mở rộng hình thức này sẽ dần trở nên không thích hợp.
- Về việc tin học hoá công tác kế toán
Hiện nay Công ty đã đưa máy tính vào nhằm phục vụ cho công tác kế toán tuy nhiên hiệu quả chưa cao mà nguyên nhân là đội ngũ kế toán của Công ty còn thưa thật thành thạo trong việc sử dụng những công nghệ thông tin để xử lý các nghiệp vụ kế toán.
- Về môi trường kiểm soát
Hệ thống kiểm soát của bộ máy quản lý còn lỏng lẻo, và mang tính chất hình thức Nguyên liệu đầu vào của Công ty chủ yếu là nhập khẩu từ nước ngoài nên tính ổn định của nguồn cung không cao, phụ thuộc nhiều vào các nhà cung cấp nước ngoài, do đó rủi ro tiềm tàng của Công ty là cao.
Bộ máy tổ chức quản lý của Công ty nhìn chung là hợp lý tuy nhiên vẫn mang tư duy truyền thống, phòng kinh doanh chưa có mảng nghiên cứu và chăm sóc khách hàng một cách chuyên sâu, cụ thể website chính thức của Công ty còn khá sơ sài chủ yếu là giới thiệu sản phẩm mà chưa tạo được cầu nối giữ doanh nghiệp và khách hàng Đồng thời việc tổ chức bộ máy như vậy sẽ gây khó khăn trong việc kiểm soát các hoạt động của các phòng ban chức
Báo cáo kiến tập năng của ban giám đốc.
Mặt khác tư duy của ban giám đốc chưa có nhiều đột phá trong việc khẳng định và xây dựng thương hiệu của sản phẩm và Công ty trong mắt người tiêu dùng thật sự khác biệt so với những thương hiệu khác trên thị trường.
- Về các thủ tục kiểm soát
Các thủ tục kiểm soát nhìn chung chưa thật chặt chẽ, tạo ra nhiều kẽ hở cho các sai phạm xảy ra như việc kiểm tra và phê duyệt các chứng từ kế toán, tài liệu kế toán vẫn được thực hiện khi không có đủ các chữ ký của các bên có liên quan Việc kiểm tra đối chiếu giữa sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết khi không được thường xuyên
Vì vậy để hạn chế những sai sót, gian lận có thể có trong quá trình hạch toán thì cần phải tăng cường hơn nữa và các hoạt động của hệ thống kiểm soát nội bộ để kiểm tra, giám sát đồng thời nâng cao trình độ tin cậy của những thông tin trong báo cáo tài chính của Công ty, góp phần vào sự tồn tại và phát triển bền vững của Công ty.
- Về hoạch toán lương và các khoản trích theo lương
Hạch toán trợ cấp BHXH không kịp thời Khi có trường hợp ốm đau, thai sản… Công ty bảo hiểm sẽ căn cứ vào chứng từ BHXH hợp lệ duyệt trợ cấp rồi khi đó mới chi Như vậy thời gian công nhân ốm đau và thời gian ký duyệt chi trợ cấp cách nhau khá lâu Điều này sẽ gây khó khăn cho một số lao động Vì vậy Công ty nên kiến nghị với cơ quan quản lý chuyên môn xây dựng định mức kế hoạch tạm thời để lại một phần BHXH để chi trực tuyến tại Công ty Sau đó cuối mỗi tháng hoặc cuối mỗi qúy quyết toán sẽ chi chính thức Có như vậy mới khuyến khích tinh thần làm việc, cống hiến hết mình của người lao động và tham gia đóng BHXH đều đặn.
Số lượng lao động của công ty là rất lớn nhưng nhân viên kế toán tiền lương còn ít, chưa thực sự đáp ứng nhu cầu của công ty, khiến cho một số nơi xảy ra chậm trễ trong việc tính toán và trả lương cho người lao động trong các dịp lễ tết, khối lượng công việc quá nhiều dễ dẫn đến tình trạng tính sai,tính thiếu lương cho công nhân viên.
Sự cần thiết phải hoàn thiện kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty TNHH Đỉnh Vàng
Việc tổ chức tốt hạch toán lao động và tiền lương là một biện pháp cần thiết cho công tác quản lý lao động và tiền lương của công ty đi vào nề nếp thúc đẩy người lao động chấp hành tốt kỷ luật lao động, tăng năng xuất và hiệu quả công tác Đồng thời nó còn tạo cơ sở cho việc tính toán trả lương theo đúng nguyên tắc phân phối theo lao động Bên cạnh đó việc tính chính xác các chi phí nhân công còn là căn cứ để xác định các khoản phải nộp cho ngân sách và cơ quan phúc lợi xã hội như: thuế thu nhập của những người có thu nhập cao, các khoản trích theo tiền lương như bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tê, kinh phí công đoàn nhằm trợ cấp cho người lao động trong những trường hợp ốm đau thai sản, tai nạn, nghỉ hưu, mất sức lao động
Chính vì vậy, công tác lao động tiền lương và kế toán lao động tiền lương luôn được ban lãnh đạo công ty TNHH Đỉnh Vàng quan tâm và nó giữ một vị trí quan trọng trong công tác quản lý của Ban giám đốc.
Một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty TNHH Đỉnh Vàng
và các khoản trích theo lương tại Công ty TNHH Đỉnh Vàng. a) Xây dựng các quy chế :
Công ty phải xây dựng đồng bộ các quy chế nội bộ để khi triển khai công tác tiền lương , các cơ quan chức năng và các đơn vị chủ động thực hiện , tránh vi phạm các quy định về công tác quản lý:
- Quy chế về quản lý lao động
- Quy chế về quản lý và giám sát chất lượng thành phẩm
- Quy chế về quản lý tài chính , quản lý công cụ dụng cụ, nguyên vật
Báo cáo kiến tập liệu, thiết bị.
- Quy chế về phân phối lương và thưởng
- Quy chế về khai thác , tìm kiếm việc làm
- Xây dựng bộ đơn giá chuẩn về nhân công và thiết bị nội bộ công ty. b) Quản lý lương của người lao động:
Vấn đề quản lý lương của người lao động, cụ thể là việc theo dõi thời gian lao động của công nhân viên Để tránh tình trạng tính sai lệch, không đúng thời gian lao động thực tế của cán bộ công nhân viên, ngoài việc theo dõi chặt chẽ ngày công đi làm qua " Bảng chấm công " theo dõi thêm số giờ làm việc của mỗi lao động Nếu một lao động làm việc không đủ số giờ theo quy định thì thực hiện trừ công theo giờ và nếu người lao động làm thêm giờ thi nên lập thêm chứng từ “Phiếu báo làm thêm giờ” cùng mức thưởng hợp lý để thực hiện việc trả lương đúng đắn và khuyến khích người lao động tăng năng suất công việc. c) Tăng cường công tác tuyển chọn đào tạo nguồn nhân lực:
Hiện nay công tác tuyển chọn nguồn nhân lực của Công ty là tương đối hợp lý và đúng với chế độ, chính sách Tuy nhiên để cho công tác này có hiệu quả hơn nữa thì Công ty nên:
- Xác định ra những yêu cầu về trình độ của người lao động đối với tất cả các công việc.
- Việc tuyển chọn nguồn nhân lực của Công ty không nên quá tập trung vào việc xem xét bằng cấp hay sự giới thiếu của người khác Nên tập trung vào quá trình phỏng vấn, thử việc.
- Ưu tiên cho những người biết nhiều việc.
