Đề tài thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động logistics và quản lý chuỗi cung ứng tại công ty cổ phần giao nhận vận tải quốc tế lacco

TRƯỜNG ĐẠI HỌC THỦ ĐÔ HÀ NỘI KHOA KINH TẾ VÀ ĐÔ THỊ BÀI TIỂU LUẬN HỌC PHẦN: ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG LOGISTICS VÀ QUẢN LÝ CHUỖI CUNG ỨNG Đề tài: Thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin hoạt động Logistics quản lý chuỗi cung ứng Công ty Cổ phần Giao nhận Vận tải Quốc tế Lacco Giáo viên hướng dẫn: ThS Đào Thu Hà Nhóm sinh viên thực hiện: Nguyễn Thùy Linh - 22000 1326 Tạ Phương Mai - 22000 1332 Nguyễn Thị Hồng Ánh - 22000 1287 Nguyễn Thị Thu Hiền - 22000 1311 Đặng Thu Huyền - 22000 1317 Nguyễn Thu Hằng - 220001307 Hà Nội, tháng 11 – 2022 MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ CÔNG NGHỆ THÔNG TIN VÀ ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG HOẠT ĐỘNG LOGISTICS VÀ QUẢN LÝ CHUỖI CUNG ỨNG 1.1 Khái niệm Công nghệ thông tin 1.2 Ứng dụng công nghệ thông tin 1.3 Ý nghĩa ứng dụng công nghệ thông tin hoạt động Logistics quản lý chuỗi cung ứng 1.3.1 Khái niệm phần mềm quản lý chuỗi cung ứng 1.3.2 Xu thị trường phần mềm quản lý chuỗi cung ứng 1.3.3 Lợi ích phần mềm quản lý chuỗi cung ứng 1.3.4 Chuỗi cung ứng tối ưu - Chi phí thấp, hiệu CHƯƠNG 2: KHÁI QUÁT THÔNG TIN CÔNG TY CỔ PHẦN GIAO NHẬN VẬN TẢI QUỐC TẾ LACCO 2.1 Lịch sử hình thành phát triển 2.2 Giới thiệu chung Công ty Cổ phần Giao nhận Vận tải Quốc tế Lacco 2.3 Lĩnh vực kinh doanh Công ty Cổ phần Giao nhận Vận tải Quốc tế Lacco CHƯƠNG 3: THỰC TRẠNG ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG HOẠT ĐỘNG LOGISTICS VÀ QUẢN LÝ CHUỖI CUNG ỨNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN GIAO NHẬN VẬN TẢI QUỐC TẾ LACCO 10 3.1 Tổng quan liệu lớn (Big data) 10 3.1.1 Khái niệm liệu lớn 10 3.1.2 Nguồn hình thành phương pháp khai thác, quản lý liệu lớn 10 3.1.3 Đặc trưng 5V liệu lớn 11 3.1.4 Sự khác biệt liệu lớn với liệu truyền thống 11 3.2 Tổng quan E-Logistics 12 3.2.1 Khái niệm 12 3.2.2 Vai trò E-logistics 13 3.2.3 Các ứng dụng E-logistics 13 3.3 Hệ thống thông tin Công ty Cổ phần Giao nhận Vận tải Quốc tế Lacco 14 3.4 Thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin Công ty Cổ phần Giao nhận Vận tải Quốc tế Lacco 15 3.4.1 Lĩnh vực Công ty Cổ phần Giao nhận Vận tải Quốc tế Lacco ứng dụng công nghệ thông tin 15 3.4.2 Thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin Công ty Cổ phần Quốc tế Lacco 16 3.5 Lợi ích sử dụng hệ thống quản lý kho hàng WMS dựa đám mây Công ty Cổ phần Vận tải Quốc tế Lacco 19 3.6 Ưu nhược điểm hệ thống WMS dựa đám mây mà Công ty Lacco sử dụng 22 3.6.1 Ưu điểm 22 3.6.2 Nhược điểm 23 CHƯƠNG 4: ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP CẢI THIỆN ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG HOẠT ĐỘNG LOGISTICS VÀ QUẢN LÝ CHUỖI CUNG ỨNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN GIAO NHẬN VẬN TẢI QUỐC TẾ LACCO 24 4.1 Đề xuất giải pháp bên công ty 24 4.2 Đề xuất giải pháp bên ngồi cơng ty 25 KẾT LUẬN PHỤ LỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 26 LỜI MỞ ĐẦU Trong thập kỷ qua, giới chứng kiến tăng trưởng mạnh mẽ lĩnh vực logistics với vai trị cơng nghệ thơng tin xương sống tồn chuỗi dịch vụ logistics Có thể nói, sử dụng cơng nghệ thơng tin hoạt động điều bắt buộc nhằm nâng cao chất lượng dịch vụ doanh nghiệp logistics Việc ứng dụng công nghệ thông tin logistics cách giảm thiểu rủi ro hoạt động doanh nghiệp, đồng thời yêu cầu từ đối tác họ Tại Việt Nam nay, có nhiều doanh nghiệp áp dụng cơng nghệ thông tin dịch vụ cung cấp tới khách hàng Một số ta khơng thể khơng nhắc đến Công ty Cổ phần Giao nhận Vận tải Quốc tế Lacco Xuất thị trường 13 năm, chứng kiến nhiều thăng trầm kinh tế, công ty có cho hệ thống quản lý ứng dụng cơng nghệ thơng tin đại, góp phần vào công phát triển kinh tế đất nước Bài tiểu luận cơng trình nghiên cứu nhóm sinh viên đề tài “Thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin hoạt động Logistics quản lý chuỗi cung ứng Công ty Cổ phần Giao nhận Vận tải Quốc tế Lacco” Nhóm triển khai với nội dung: Chương 1: Tổng quan công nghệ thông tin ứng dụng công nghệ thông tin hoạt động logistics quản lý chuỗi cung ứng Chương 2: Khái quát thông tin Công ty Cổ phần Giao nhận Vận tải Quốc tế Lacco Chương 3: Thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin hoạt động logistics Công ty Cổ phần Giao nhận Vận tải Quốc tế Lacco Chương 4: Đề xuất giải pháp cải thiện ứng dụng công nghệ thông tin hoạt động logistics quản lý chuỗi cung ứng Công ty Cổ phần Giao nhận Vận tải Quốc tế Lacco Do điều kiện thời gian có hạn chưa có nhiều kinh nghiệm việc làm báo cáo nên tránh khỏi hạn chế thiếu sót Chúng em mong muốn nhận góp ý hội đồng để tiểu luận hoàn thiện Chúng em xin chân thành cảm ơn! CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ CÔNG NGHỆ THÔNG TIN VÀ ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG HOẠT ĐỘNG LOGISTICS VÀ QUẢN LÝ CHUỖI CUNG ỨNG 1.1 Khái niệm Công nghệ thông tin Công nghệ thông tin, viết tắt CNTT, (tiếng Anh: Information Technology IT) tập hợp phương pháp khoa học, phương tiện công cụ kỹ thuật đại - chủ yếu kỹ thuật máy tính viễn thơng - nhằm tổ chức khai thác sử dụng có hiệu nguồn tài nguyên thông tin phong phú tiềm lĩnh vực hoạt động người xã hội Các lĩnh vực cơng nghệ thơng tin bao gồm q trình tiếp thu, xử lý, lưu trữ phổ biến hóa âm thanh, phim ảnh, văn thông tin số vi điện tử dựa kết hợp máy tính truyền thơng 1.2 Ứng dụng cơng nghệ thông tin Công nghệ thông tin khía cạnh chuỗi Logistics tích hợp Nó cung cấp quy trình thiết lập thực hóa chuỗi logistics cho người truy cập Cơng nghệ thơng tin chia thành: - Kết nối điện tử - Mạng nội - Cơ sở hạ tầng toàn cầu Kết nối điện tử gồm toàn công nghệ đảm bảo tương tác máy tính thành viên Ưu điểm kết nối điện tử phối hợp toàn diện thư điện tử, tài liệu kế toán trình quản lý logistics Theo đó, kết nối điện tử đóng vai trị quan trọng việc hội nhập quốc tế lĩnh vực logistics Mạng nội hay gọi hệ thống thông tin công ty, giải pháp kết hợp phần mềm - phần cứng, hỗ trợ tương tác làm việc nhóm Mạng nội chia thành mơ hình sau: tập trung, phân tán mạng lưới (1) Bản chất mơ hình tập trung tập trung liệu quản lý khả truy cập liệu (2) Mơ hình phân tán giải pháp phổ biến thực tế Có thể sử dụng máy tính cá nhân truy cập vào ứng dụng phù hợp hỗ trợ kỹ thuật kết nối Mơ hình đặt chức giả định để chạy chương trình xử lý, đồng thời tạo hệ thống kết nối cho phép tương tác sử dụng tài nguyên chung (3) Mô hình mạng lưới có tính mơ hình tập trung phân tán Ưu điểm khả xử lý tập trung liệu giám sát Tương tự mơ hình phân tán, hiệu ứng dụng cắt giảm chi phí sở hạ tầng, chi phí quản lý trì hệ thống thông tin 1.3 Ý nghĩa ứng dụng công nghệ thông tin hoạt động Logistics quản lý chuỗi cung ứng 1.3.1 Khái niệm phần mềm quản lý chuỗi cung ứng Hệ thống phần mềm quản lý chuỗi cung ứng SCM tập hợp công cụ quản lý công việc từ lập kế hoạch mua nguyên vật liệu, lập kế hoạch cho lượng hàng sản xuất, quản lý trình giao hàng quản lý hàng trả lại hỗ trợ khách hàng việc nhận hàng Phần mềm quản lý chuỗi cung ứng bao gồm loạt cơng cụ thiết kế để kiểm sốt trình kinh doanh, thực giao dịch cung cấp nguyên liệu/hàng hóa theo chuỗi, quản lý mối quan hệ với nhà cung cấp Các chức phần mềm SCM đa dạng tùy theo nhu cầu ứng dụng theo đặc thù hoạt động của doanh nghiệp Tuy nhiên, kể tính thơng thường bao gồm: thực đơn đặt hàng (order fulfillment), vận chuyển (shipping/TMS), kiểm kê hàng tồn kho (inventory), Hệ thống quản lý kho (WMS), quản lý nguồn cung ứng (supplier sourcing) 1.3.2 Xu thị trường phần mềm quản lý chuỗi cung ứng Kênh bán hàng trực tuyến Doanh số bán lẻ trực tuyến bùng nổ nhà bán lẻ online cần hệ thống quản lý kho bãi hiệu quả, chức kiểm soát hàng tồn kho vận chuyển mạnh mẽ Cịn với nhà cung cấp có nhiều kho điểm bán hàng, nhận đơn giao hàng, dựa thông tin địa người nhận họ đặt lệnh xuất hàng kho gần địa giao hàng nhằm tiết kiệm chi phí vận chuyển Phần mềm SCM web Trong mơ hình triển khai máy trạm - máy chủ, phần mềm cài đặt nội doanh nghiệp ứng dụng Khác với phương thức triển khai truyền thống, phần mềm SCM online, việc trì, nâng cấp, lưu trữ lưu liệu nhà cung cấp đảm trách Người dùng truy cập sử dụng phần mềm thông qua trình duyệt web Xu ứng dụng phần mềm SCM trực tuyến diễn chậm so với số ngành nghề khác Thân thiện môi trường Xu hướng đáng ý ngành công nghiệp thực phẩm, nơi cửa hàng tạp hóa nhà hàng bắt đầu xây dựng thương hiệu sản phẩm hiệu biểu tượng "made in abc/xuất xứ xyz" Kinh doanh ngày phải thông minh Ngày có nhiều cơng ty muốn biết số tiền họ bỏ đem lại cụ thể gì, tính tiên tiến hoạch định nhu cầu (demand planning), chiến lược thu mua nguyên liệu (strategic sourcing) phát triển ngày tinh vi để đáp ứng nhu cầu ngày tăng doanh nghiệp 1.3.3 Lợi ích phần mềm quản lý chuỗi cung ứng Tối ưu hóa khả lao động Phần mềm quản lý chuỗi cung ứng SCM có khả quản lý nhân cơng tối ưu hóa khả lao động cho họ Hệ thống tạo danh sách nhiệm vụ cho công nhân giúp hồn thành cơng việc lượt Tăng hiệu Nhờ quy trình chuỗi cung ứng tự động hóa hồn tồn nên thời gian thực cắt giảm cách rõ rệt, liên kết mắt xích chuỗi cung ứng khăng khít hơn, qua giúp doanh nghiệp cung cấp hàng hóa cho khách hàng nhanh, xác tăng tốc độ lưu chuyển tiền mặt Cắt giảm chi phí Khả dự báo xác nhu cầu thị trường cộng với hiệu suất tăng cao cho phép doanh nghiệp cắt giảm chi phí nhân cơng, tối thiểu chi phí tồn kho tránh lãng phí thất Ngồi ra, tính thơng minh SCM giúp doanh nghiệp tìm chi phí bất hợp lý để loại bỏ Phân tích xu hướng liệu kinh doanh Các tính Business Intelligence, ngồi việc giúp kiểm sốt chi phí, tối ưu hạn mức hàng tồn kho mà cịn giúp tăng doanh thu cách nhận diện sản phẩm có hiệu cao, hỗ trợ việc kinh doanh theo hướng phân tích thông tin từ thị trường nội doanh nghiệp Tầm nhìn bao qt, kiểm sốt hiệu Quản lý hiệu toàn công đoạn chuỗi cung ứng nhà cung cấp, phân xưởng sản xuất, kho lưu trữ hệ thống kênh phân phối, người tiêu dùng… 1.3.4 Chuỗi cung ứng tối ưu - Chi phí thấp, hiệu Chuỗi cung ứng tối ưu chuỗi cung ứng vận hành nhịp nhàng, có khả đáp ứng nhu cầu khách hàng mức cao với chi phí vận hành thấp Đồng thời, phải có hệ thống thông tin tổ chức khoa học cập nhật thường xuyên để giúp phận phối hợp ăn ý với nhằm phản ứng nhanh nhạy với biến động thường xuyên liên tục môi trường kinh doanh Một chuỗi cung ứng tối ưu giúp doanh nghiệp thu hút thêm nhiều khách hàng, gia tăng thị phần, tiết kiệm chi phí, từ gia tăng doanh thu lợi nhuận Thực tế cho thấy, thu thập xử lý hiệu thông tin ứng dụng phần mềm giúp giảm 50% thời gian làm việc nhân viên việc tìm kiếm chứng từ; đồng thời giúp cải tiến tổ chức hoạt động công ty, thắt chặt mối quan hệ với đối tác, phản ứng nhanh trước thay đổi thị trường CHƯƠNG 2: KHÁI QUÁT THÔNG TIN CÔNG TY CỔ PHẦN GIAO NHẬN VẬN TẢI QUỐC TẾ LACCO 2.1 Lịch sử hình thành phát triển Cơng ty TNHH Lacco Giấy phép ĐKKD số 0105937262, cấp lần đầu ngày 16/05/2008, thay đổi ngày 02/01/2012 Phòng đăng ký kinh doanh - Sở kế hoạch Đầu tư thành phố Hà Nội cấp đổi tên từ "Công ty TNHH Lacco" thành "Công ty Cổ phần Giao nhận Vận tải Quốc tế Lacco" Trụ sở đặt tại: Số 19, Nguyễn Trãi, phường Khương Trung, quận Thanh Xuân, Thành phố Hà Nội Trải qua 13 năm xây dựng phát triển, Công ty Cổ phần Giao nhận Vận tải Quốc tế Lacco ngày khẳng định vị lĩnh vực dịch vụ logistics không địa bàn thành phố Hà Nội mà cịn tồn quốc Năm 2009 - 2012: Là năm đầu đời phát triển, công ty gặp nhiều khó khăn việc tìm kiếm thị trường Tháng 9/2009, cơng ty khai trương văn phịng chi nhánh Lacco mở kho Hải Phòng Năm 2012 - 2015: Công ty bắt đầu nhận nhiều dự án từ đối tác Tháng 3/2013, công ty mở văn phịng đại diện Thành phố Hồ Chí Minh Tháng 4/2015, Công ty Cổ phần Giao nhận Vận tải Quốc tế Lacco thức Tổng cục Hải quan, Bộ Tài cấp chứng nhận đại lý Hải quan theo định số 956/QĐ-TCHQ ngày 03 tháng 04 năm 2015 Năm 2015 - đến nay: Hiện nay, công ty trở thành top 10 doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ logistics uy tín Việt Nam Tháng 1/2020, cơng ty khai trương văn phịng chi nhánh Nội Bài – Hà Nội Tháng 1/2021, công ty khai trương văn phòng chi nhánh Bắc Giang 2.2 Giới thiệu chung Công ty Cổ phần Giao nhận Vận tải Quốc tế Lacco Công ty Cổ phần Giao nhận Vận tải Quốc tế Lacco thành lập vào năm 2008, công ty logistics lớn hàng đầu Việt Nam với hệ thống trụ sở văn phòng đại diện đặt tỉnh, thành phố lớn: Hà Nội, Thành phố Hồ Chí Minh, Đà Nẵng, Quy Nhơn, Lạng Sơn Hải Phòng Được tổ chức đội ngũ lãnh đạo giàu kinh nghiệm, có nhiều năm cơng tác ngành vận tải logistics, forwarder Việt Nam, Lacco không ngừng nỗ lực phát triển lực nhân sự, tài khoa học công nghệ nhằm mang đến cho khách hàng giải pháp vận chuyển hàng hóa tối ưu lĩnh vực Phục vụ với phương châm “luôn đồng hành bên cạnh thành công bạn”, chinh phục khách hàng uy tín thái độ chuyên nghiệp nhất, Lacco trở thành đối tác chiến lược nhiều hãng tàu, tập đồn hàng khơng lớn tồn giới, có: Hong Kong, Singapore, Bangkok, Dubai, 2.3 Lĩnh vực kinh doanh Công ty Cổ phần Giao nhận Vận tải Quốc tế Lacco Với phương châm hoạt động “Luôn đồng hành bên cạnh thành công bạn” Lacco đồng hành lĩnh vực logistics với nhiều hoạt động dịch vụ: - Vận tải biển Vận tải đường biển Vận tải đường Vận tải hàng không Thủ tục hải quan Hội chợ, kiện triển lãm Hàng tải Hàng dự án - Dịch vụ kho bãi - Dịch vụ khác Bên cạnh đó, Lacco cịn cung cấp dịch vụ tư vấn hỗ trợ cá nhân, doanh nghiệp có nhu cầu vận chuyển hàng hóa nội địa quốc tế với tham gia đội ngũ tư vấn chuyên nghiệp với nhiều năm kinh nghiệm lĩnh vực logistics + Theo tấn/tháng + Theo Mét vuông/tháng + Container/ngày: dỡ hàng từ container lưu trữ + Cho thuê kho hàng hóa cung cấp vận chuyển hàng theo định người gửi kiểm sốt người th Cũng điều này, Cơng ty Lacco ứng dụng hệ thống quản lý kho hàng WMS dựa đám mây vào quy trình hoạt động kho bãi 3.4.2 Thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin Công ty Cổ phần Quốc tế Lacco a Ứng dụng WMS dựa đám mây xếp hàng hóa kho Căn vào kế hoạch xuất nhập hàng, nhân viên xử lý liệu nhận liệu qua mail hệ thống WMS dựa đám mây in khối lượng hàng cần tiếp nhận gửi cho phận quản lý, giám sát, thủ kho để bố trí vị trí xuất nhập hàng Trên phần mềm WMS dựa đám mây quản lý kho biết địa trống bổ sung hàng vào tiến hành nhập mã, địa lô hàng lên phần mềm liệu để quản lý hàng tồn Lưu kho theo địa vị trí hàng hóa có mã số - gọi địa vị trí nhằm sử dụng khơng gian kho kinh tế Kho hàng sử dụng phương pháp xếp linh hoạt Căn lượng hàng khách hàng nhận được, phận Sales lên kế hoạch bố trí vị trí để theo yêu cầu khách hàng bố trí theo thời gian hàng gửi kho Hệ thống thông tin theo dõi trạng số lượng ngăn trống cho hàng vào ô trống gần khu xuất hàng Hàng loại bố trí kệ để hai phía lối Khi lấy hàng lấy phía trước đưa hàng phía xuống ô trống Các hàng quay vòng nhanh bố trí theo hàng dọc nhằm mở rộng diện tích tiếp cận nhặt hàng Trên tầng cao bố trí hàng xuất khối lượng lớn (trên pallet) với lượng lưu kho lớn Ví dụ: Hàng linh kiện điện tử xếp kệ khu vực Việc quy hoạch kho lưu trữ nên triển khai từ đầu để tránh thời gian soạn hàng lãng phí khơng gian sau Ví dụ hàng cố định lâu dài kho để khu vực phía tầng cao, cịn hàng xuất nhập thường xuyên nên 16 đặt tầng thấp gần cửa vào Tổ chức kho hàng chuyên nghiệp phải thiết kế lối thuận tiện để tiếp cận hàng hóa cách dễ dàng Trong giai đoạn 2016 – nửa đầu 2017, công ty vào khai thác dịch vụ kho hàng nên việc chuẩn hóa quy trình cịn chưa rõ ràng, kèm theo trang thiết bị chưa đủ để khai thác kho hàng cách tối ưu nhất, thời gian lợi nhuận dịch vụ kho bãi mang lại lợi nhuận cho cơng ty chưa nhiều Vì dịch vụ kho hàng khai thác nên việc tìm kiếm khách hàng, lấy tin tưởng việc vơ khó khăn, cơng suất khai thác kho lúc 2/3, hàng hóa kho chủ yếu hàng hóa thành phẩm nguyên vật liệu từ cơng ty khơng có kinh phí đầu tư kho bãi Mặt hàng khai thác hạn chế, đối tượng khách hàng chưa phủ rộng Trong giai đoạn từ 2018 đến nay, cơng ty hồn thiện trang thiết bị kho đáp ứng yêu cầu nhiều loại mặt hàng như: linh kiện điện tử, mặt hàng đồ khô, gạo, Khách hàng giai đoạn đa dạng hơn, bên cạnh công ty đào tạo đội ngũ sales chuyên nghiệp hơn, lấy niềm tin khách hàng Khách hàng tin dùng nhiều dần khẳng định vị trí cơng ty lĩnh vực cạnh tranh logistics ngày phát triển b Ứng dụng WMS dựa đám mây hoạt động kiểm kê hàng hóa kho Kiểm kê theo quy định công ty tháng/lần, tổng kiểm kê toàn hàng kho Quy trình kiểm kê theo lưu đồ (phụ lục 1: Lưu đồ quy trình kiểm kê) sau: phận kế tốn gửi email thơng báo kế hoạch kiểm kê cho phận liên quan biết Bộ phận kho vận tải lên kế hoạch xuất hàng hợp lý với lịch kiểm kê kế toán Bộ phận kho cập nhật tất chứng từ hàng pending hệ thống WMS dựa đám mây Nhân viên thủ kho photo chứng từ phát sinh cuối mà hàng chưa xuất khỏi kho clear hệ thống WMS 17 Kiểm đếm lần 1: Nhân viên thủ kho/phụ kho xếp loại hàng, batch, số nhận dạng ngân hàng (Bank Identification Number) BIN kho dán phiếu kiểm kê lên đầu BIN Sau chuẩn bị xong phận kho gửi số liệu hàng kiểm kê cho kế toán Kế tốn báo phận IT khóa hệ thống SoftPro Inventory để bắt đầu kiểm kê Giám sát kho bố trí nhân lực cho kiểm kê: Giám sát/Quản lý kho kiểm tra lại WMS dựa đám mây khóa chưa để tránh hoạt động phát sinh WMS dựa đám mây trình kiểm kê Kiểm kê lần 2: kế toán phận kho thực kiểm đếm lần theo biên kiểm kê lần Hồn thành kiểm đếm lần phận kho kế toán ký vào biên kiểm đếm Kết thúc kiểm đếm phận kế toán thơng báo cho IT mở khóa hệ thống WMS dựa đám mây Đối chiếu số liệu với hệ thống WMS dựa đám mây Bộ phận kế toán tiến hành đối chiếu số liệu kiểm đếm với hệ thống WMS dựa đám mây Bộ phận kho báo cáo nghiệp vụ nhập - xuất pending WMS dựa đám mây cho kế toán Lập biên kiểm kê biên giải trình: phận kho lập biên kiểm kê biên giải trình gửi kế toán kiểm tra lại so với số liệu kiểm đếm kế toán, lập biên giải trình chênh lệch số lượng, batch Đối chiếu số liệu với hệ thống WMS dựa đám mây báo cáo nghiệp vụ pending Giám sát/Quản lý kho đối chiếu số liệu kiểm kê với hệ thống WMS báo cáo nghiệp vụ nhập - xuất pending Lập biên kiểm kê, biên giải trình Sau đối chiếu số liệu với hệ thống WMS dựa đám mây phận kho lập biên kiểm kê biên giải trình pending hệ thống WMS dựa đám mây Theo biên kiểm kê biên giải trình tiến hành điều chỉnh WMS dựa đám mây theo bước: Tạo số inventory, Điều chỉnh tăng & giảm theo số inventory, Quản lý kho kiểm tra release Kế toán kiểm tra: Sau quản lý kho release xong thí kế tốn kiểm tra lại loại hàng, batch, số lượng số inventory điều chỉnh so với biên xin điều chỉnh kiểm kê trước post điều chỉnh Nếu số liệu inventory không khớp với biên xin điều chỉnh báo phận kho kiểm tra thực lại, số liệu khớp với biên xin điều chỉnh kế tốn tiến hành post điều chỉnh kiểm kê WMS dựa đám mây 18 Bộ phận kho hoàn thiện biên kiểm kê biên giải trình: Sau kế tốn POST điều chỉnh kiểm kê phận kho lấy số liệu giá trị tiền điều chỉnh để hoàn thành biên xin điều chỉnh sau kiểm kê Các cấp có thẩm quyền phê duyệt: Sau kế toán ký xác nhận biên kiểm kê, biên giải trình kiểm kê, biên xin điều chỉnh kiểm kê gửi cấp có thẩm quyền phê duyệt 3.5 Lợi ích sử dụng hệ thống quản lý kho hàng WMS dựa đám mây Công ty Cổ phần Vận tải Quốc tế Lacco Hệ thống quản lý kho WMS dựa đám mây giúp cơng ty Lacco thiết lập quy trình quản lý kho tối giản, hiệu Một số lợi ích giải pháp WMS dựa đám mây như: Giảm chi phí vận hành Kho hàng phận nhiều thời gian nhân để quản lý doanh nghiệp Đây cầu nối với phận kế toán, bán hàng, sản xuất… Khi áp dụng phần mềm WMS dựa đám mây, Lacco tiết kiệm chi phí vận hành Trong bao gồm chi phí kho bãi, nhân chi phí liên quan đến hư hỏng, thất hàng hóa Nhờ hệ thống, công ty không cần sử dụng nhiều nhân trước Hệ thống WMS dựa đám mây giải vấn đề lưu giữ sản phẩm, nguyên vật liệu thiết bị để tối ưu hóa “dòng chảy” kho Tăng cường khả hiển thị hàng tồn kho Hệ thống cập nhật tổng hợp báo cáo tồn kho theo thời gian thực Bộ phận kho phận kinh doanh theo dõi liệu để chủ động bán hàng Phần mềm WMS dựa đám mây cung cấp liệu thời gian thực kho thông qua mã vạch, số seri gắn thẻ RFID Cho phép công ty ghi lại mục hàng hóa vào kho, tất chuyển động hàng hóa sàn kho q trình vận chuyển từ vị trí sang vị trí khác Dữ liệu ln cập nhật ngăn chặn tình trạng nhập hàng q mức, gây lãng phí hay nhập q dẫn đến khơng đủ nguồn cung Nhờ đó, cơng ty theo dõi điều chỉnh cho phù hợp với nhu cầu 19 Loại khả hiển thị cần thiết để tạo dự báo nhu cầu, cung cấp nhìn sâu sắc sản phẩm phổ biến với khách hàng thời gian cụ thể Những dự báo hỗ trợ lãnh đạo việc định đầu tư vào sản phẩm sản phẩm vị trí thị trường Khả truy nguyên nguồn gốc hàng tồn kho nhiều lợi hữu ích trường hợp thu hồi Ln có cảnh báo tồn tối thiểu Các cảnh báo tồn kho tối thiểu giúp hàng hóa lưu trữ kho mức độ an toàn Điều tránh việc lưu trữ nhiều thêm chi phí nhà kho, nhân viên quản lý…Khi hàng hóa đạt đến mức tối thiểu, hệ thống tự động thông báo để nhân viên kho lên kế hoạch mua hàng Nhờ đó, hàng hóa Lacco ln trì ổn định kho Cơng cụ cần thiết để trì hệ thống lúc dự báo nhu cầu xác WMS dựa đám mây cung cấp dự báo sử dụng để tạo mức tồn kho tối ưu để đáp ứng nhu cầu mà không đánh giá thấp vượt Điều làm giảm đáng kể cổ phiếu an tồn chi phí mang theo liên quan Nếu vật liệu sử dụng sản xuất, việc lưu kho kịp thời giảm chất thải phế liệu liên quan đến mặt hàng dễ hỏng Tăng suất lao động Hệ thống quản lý kho hàng WMS dựa đám mây giúp phân cơng nhiệm vụ cho nhân viên Điều giúp công ty chủ động dự báo số lượng lao động cần cho vận hành Các quy trình thủ công cắt giảm để tiết kiệm thời gian làm việc Một số kể đến việc: thay ghi chép thơng tin sản phẩm nhân viên qt mã sản phẩm Hệ thống lúc tự động ghi nhận cập nhật liệu Đồng thời, làm việc hệ thống giúp cơng ty hạn chế tối đa sai sót, nhầm lẫn Cải thiện bảo mật Hệ thống WMS dựa đám mây lựa chọn tốt để bảo mật thơng tin Lacco Mỗi nhân viên có vai trị định hệ thống Họ khơng thể truy cập vào báo cáo hay phân tích quan trọng Nó cho phép nhà tuyển dụng xác định hội đào tạo cách khác để cải thiện thực hành nhân viên Điều đảm bảo liệu bảo mật, ngăn chặn tình trạng rị rỉ bên ngồi ảnh hưởng đến lợi cạnh tranh cơng ty 20 Tối ưu hóa quy trình xuất nhập kho hàng (inbound & outbound) Người dùng tối ưu hóa vị trí hàng tồn kho thiết bị, tối ưu hóa cách thức di chuyển xung quanh kho Ngay cơng ty có kế hoạch nhận hàng tồn kho, lợi ích hệ thống quản lý kho cung cấp công cụ lập kế hoạch nước lên lịch quản lý put away Những công cụ cho phép công ty nhà cung cấp xác định ngày thời gian tốt để nhận lơ hàng dựa lao động thiết bị có sẵn Quản lý lao động hiệu Hệ thống quản lý kho hàng WMS dựa đám mây cho phép cơng ty tự xác định phương pháp chọn, đóng gói bỏ hiệu cho doanh nghiệp bạn Ngồi việc giúp tối ưu hóa vị trí hàng tồn kho tạo tuyến đường, giải pháp WMS xác định nhân viên tốt cho công việc Xem xét yếu tố mức độ kỹ năng, gần gũi nhiệm vụ khác, WMS dựa đám mây giúp người dùng phân cơng cơng việc cho thành viên nhóm Ngồi việc tạo lịch trình phân cơng cơng việc hàng ngày, phần mềm WMS dựa đám mây sử dụng để có hiểu biết rộng lực lượng lao động bạn Sử dụng dự báo lao động KPI, người quản lý kho thấy họ cần nhiều hay nhân viên, xác định người thực hàng đầu tìm kiếm lĩnh vực cải tiến Với chi phí lao động chiếm tới 65% ngân sách kho trung bình, việc hiểu đầy đủ tài ngun chi tiêu vô quan trọng Quản lý toán Hầu hết giải pháp WMS dựa đám mây hàng đầu có cơng cụ quản lý tốn tích hợp hệ thống tích hợp chặt chẽ với ứng dụng bên thứ ba để cung cấp khả Chức cho phép cơng ty sử dụng tốn dựa hoạt động, theo dõi tất hoạt động kho liên quan đến nhà cung cấp định tạo khoản phí phù hợp Cải thiện mối quan hệ với khách hàng nhà cung cấp 21 Với khả hiển thị hàng tồn kho cao khả lên lịch nhận hàng, chuỗi cung cầu tối ưu hóa với việc sử dụng WMS dựa đám mây Q trình hồn thành đơn hàng cải thiện tổng thể, giảm thời gian giao hàng thiếu xác đơn hàng Thương hiệu công ty khách hàng nhà cung cấp cải thiện 3.6 Ưu nhược điểm hệ thống WMS dựa đám mây mà Công ty Lacco sử dụng 3.6.1 Ưu điểm Dễ cài đặt quản lý tốn Hệ thống WMS dựa đám mây mang lại nhiều lợi ích phần mềm lưu trữ quản lý nhà cung cấp WMS nhà cung cấp dịch vụ đám mây Điều loại bỏ gánh nặng cài đặt, quản lý nâng cấp hệ thống khỏi phận công nghệ thông tin công ty Thực nhanh Việc triển khai WMS dựa đám mây hồn thành vài tuần, tùy thuộc vào mức độ phức tạp Điều có nghĩa Lacco có đường nhanh để đạt ROI tích cực tận dụng khả WMS đám mây sớm hơn, lợi ích to lớn kinh tế đại có nhịp độ nhanh Nâng cấp phức tạp Mơ hình triển khai SaaS (phương thức phân phối phần mềm) cho WMS dựa đám mây bao gồm nâng cấp thường xuyên lên lịch tất cập nhật cấu hình xử lý nhà cung cấp Khi đó, Lacco ln sử dụng phiên phần mềm dành thời gian tài nguyên tối thiểu để quản lý lần nâng cấp Giá rẻ 22 Các WMS dựa đám mây không yêu cầu cài đặt phần cứng, phần mềm quản trị viên công nghệ thông tin để quản lý chúng Do đó, chúng có chi phí trả trước thấp đơi chi phí liên tục so với hệ thống chỗ Chúng không yêu cầu tùy chỉnh sửa đổi, điều gây tốn cho hệ thống chỗ Nâng cấp hệ thống chỗ tốn kém, chúng liên quan đến việc cài đặt lại cấu hình lại phần mềm số trường hợp, nâng cấp phần cứng Khả mở rộng Có thể mở rộng quy mơ nhanh chóng công ty Lacco phát triển chuỗi cung ứng trở nên phức tạp Chúng linh hoạt cấu hình lại u cầu kinh doanh điều kiện thị trường thay đổi 3.6.2 Nhược điểm Chi phí dài hạn Mặc dù WMS dựa đám mây thường có chi phí trả trước thấp so với hệ thống chỗ, việc toán cho giấy phép hàng tháng hàng năm đắt lâu dài Lacco phải chịu thêm chi phí để triển khai mơ-đun gói hỗ trợ cao cấp Các cập nhật Các WMS dựa đám mây thường cập nhật thường xuyên cho tất khách hàng, có Lacco Mặc dù điều đảm bảo hệ thống ln cập nhật, khiến cơng ty thay đổi quy trình thường xun để cập nhật phần mềm Khi đó, cơng ty cần đào tạo lại phần mềm cập nhật thay đổi quan trọng 23 CHƯƠNG 4: ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP CẢI THIỆN ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG HOẠT ĐỘNG LOGISTICS VÀ QUẢN LÝ CHUỖI CUNG ỨNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN GIAO NHẬN VẬN TẢI QUỐC TẾ LACCO 4.1 Đề xuất giải pháp bên công ty Hiện nay, Lacco đơn vị Forwarders uy tín nhất, cung cấp nhiều loại dịch vụ hỗ trợ vận chuyển nước Các dịch vụ vận chuyển loại sản phẩm dần trở nên hoàn chỉnh hợp lý Tuy nhiên Lacco nên có đổi rút ngắn thời gian xử lý hoàn thiện thủ tục để phát triển công ty: - Hoạt động marketing công ty cần đầu tư để tiếp cận đến nhiều khách hàng Đầu tiên, công ty nên đầu tư thiết kế website để cung cấp đầy đủ hệ thống thông tin cho khách hàng Công ty Lacco nên cập nhật cách tra cứu lô hàng bao gồm thông tin vị trí container, theo dõi vị trí tàu chở hàng, tra cứu vận đơn, sản phẩm hỗ trợ, thống kê số lượng lô hàng theo ngày, tuần, tháng để trở thành công cụ liên lạc hai chiều khách hàng nhà cung cấp - Chú trọng việc quảng bá hình ảnh phương tiện xã hội youtube, facebook, google Từ đó, dịch vụ cơng ty nhiều người biết đến tin tưởng lựa chọn dịch vụ - Sử dụng phần mềm quản lý vận tải TMS (Transportation Management Systems): Phần mềm giúp cơng ty vượt qua tốn việc giao hàng đa kênh, đa điểm Nhờ việc áp dụng TMS, công ty theo dõi đối chiếu hố đơn với chủ hàng, chủ xe bên liên quan Việc tự động hóa quy trình tốn kiểm tốn cước phí giảm thiểu sai sót tính không hiệu thủ tục thủ công Các chi phí q trình vận chuyển hàng hố dễ dàng cập nhật qua mobile app tài xế hoá đơn điện tử tạo tự động phần mềm quản lý vận tải TMS Đồng thời, TMS cung cấp bảng theo dõi vận chuyển chuyên biệt cho khách hàng Điều giúp khách hàng dễ dàng nắm bắt trạng thái hàng hoá như: chờ lấy hàng, giao, giao hàng,… gia tăng hài lòng khách hàng với cập nhật theo thời gian thực - Tích hợp phần mềm hoạch định nguồn lực doanh nghiệp ERP (Enterprise Resource Planning) việc áp dụng công nghệ thông tin Điều giúp tạo 24 đơn hàng nhanh chóng: Với tích hợp đơn hàng TMS ERP, đơn hàng tự động chuyển từ ERP sang TMS để dễ dàng lập kế hoạch Nhờ việc áp dụng tích hợp này, thông tin đơn hàng tự động điền, loại bỏ nhu cầu nhập lại thứ Bên cạnh đó, tích hợp ERP cịn cung cấp cho chủ hàng khả hiển thị đơn hàng hoàn chỉnh: đơn hàng đặt cho lô hàng, chủ hàng không bị khả hiển thị đơn hàng Tất chi tiết lơ hàng phản hồi trở lại hệ thống ERP mục tiêu để lưu giữ hồ sơ xác khả hiển thị cho tất bên liên quan Đặc biệt, tích hợp ERP giúp chủ hàng nắm chi phí hàng hóa Vì tất thơng tin đặt hàng theo dõi chia sẻ hệ thống nên chủ hàng tận dụng báo cáo phân tích để xem chi phí hàng hóa - Nâng cao chất lượng nguồn nhân lực Cơng nghệ thông tin ngày phát triển, ứng dụng, phần mềm ngày đại đòi hỏi đội ngũ nhân viên phải có trình độ nghiệp vụ cao Vì vậy, Lacco nên mở khóa đào tạo cho nhân viên: bồi dưỡng nghiệp vụ chuyên môn, trang bị kiến thức ứng dụng công nghệ để giúp nhân viên nhanh chóng tiếp cận, học hỏi áp dụng thực tế vào tình hình phát triển cơng ty, từ giúp cơng ty bắt kịp xu logistics khu vực giới để vận dụng tốt, tăng doanh thu 4.2 Đề xuất giải pháp bên ngồi cơng ty Đầu tư vào ứng dụng công nghệ thông tin cần thiết Hạ tầng công nghệ thông tin cần trọng cải thiện xây dựng nhằm bước cải thiện công tác chuyển giao liệu số hóa liệu, tăng tính bảo mật tốc độ chuyển giao liệu Nhà nước cần trọng đầu tư hạ tầng công nghệ thơng tin có sách khuyến khích hỗ trợ tài để cơng ty Lacco đầu tư vào ứng dụng công nghệ thông tin Đặc biệt, Nhà nước nên tạo kiện, hội thảo giúp Lacco có mơi trường cọ xát, hướng đến hợp tác với công ty phần mềm để đặt hàng ứng dụng chuyên biệt, qua tận dụng tối đa hiệu ứng dụng Nguồn nhân lực công nghệ thông tin 25 Lacco cần trọng cơng tác tuyển dụng nhân viên có kỹ chuyên môn công nghệ thông tin Kết hợp với trung tâm đào tạo nguồn nhân lực trường đại học để tìm kiếm đội ngũ nhân viên có kiến thức chuyên sâu logistics Đầu tư nghiên cứu phát triển ứng dụng công nghệ thơng tin Nhà nước cần ban hành sách hỗ trợ khuyến khích cơng ty phần mềm đầu tư nghiên cứu phát triển ứng dụng công nghệ thơng tin theo chuẩn quốc tế, qua tạo điều kiện thuận lợi cho công ty Lacco tiếp cận với ứng dụng phù hợp với khả tài KẾT LUẬN Ứng dụng cơng nghệ thơng tin hoạt động logistics yêu cầu tất yếu doanh nghiệp logistics Việt Nam Tùy thuộc vào điều kiện vốn kỹ công nghệ thơng tin mà doanh nghiệp có cách ứng dụng cơng nghệ thơng tin riêng Tuy nhiên, dù ứng dụng công nghệ thông tin mức tin học văn phòng email, hay trình độ cơng nghệ cao hệ thống quản lý tồn diện điều doanh nghiệp cần lưu ý thời gian đáp ứng đơn hàng tính bảo mật thơng tin nội khách hàng Hệ thống quản lý kho hàng WMS tạo thay đổi tích cực cơng ty cải thiện việc quản lý, kiểm sốt giám sát hàng hóa kho Hiệu kinh doanh tăng lên giảm thiểu sai sót Do đó, việc ứng dụng hệ thống công ty yếu tố quan trọng để thành công giữ khách hàng trung thành với công ty 26 PHỤ LỤC PHỤ LỤC 1: LƯU ĐỒ QUY TRÌNH KIỂM KÊ Bước Lưu đồ Tóm tắt nội dung Hồ sơ Kế tốn thơng báo kế hoạch Kế toán gửi email kế hoạch Email cho phận liên quan cho phận liên quan Lên kế hoạch xuất hàng hợp lý với kế hoạch kiểm kê Bộ phận kho lên kế hoạch xuất hàng hợp lý với kế Cập nhật tất chứng từ dạng pending WMS hoạch kiểm kê, gửi kế hoạch xuất hàng cho phận liên quan ngày kiểm kê Photo xác nhận chứng từ phát sinh cuối mà hàng chưa xuất khỏi kho, PICK POST SAP Data Photo xác nhận Pick chứng từ kèm theo phát sinh cuối mà hàng chưa xuất clear WMS Kiểm đếm lần Thủ kho xếp loại Phiếu kiểm hàng & batch kho, kê, biên kiểm đến lần số lượng thực kiểm tế dán phiếu kiểm kê kê (BBKK) Email Kế toán báo IT khóa SAP đổ số liệu tồn kho từ hệ thống SAP Bộ phận kế tốn gửi email thơng tin cho phận IT khóa WMS Gửi số liệu cần kiểm kê cho kế toán Giám sát gửi số liệu cần BBKK lần kiểm kê cho kế toán để bố trí nhân lực thời gian Giám sát/Quản lý kho có kế Giám sát/Quản lý kho bố trí 27 hoạch bố trí nhân kiểm kê nhân kiểm kê kế kế toán, kiểm tra lại khóa SAP chưa nhằm khơng có nghiệp vụ phát sinh toán Kiểm tra lại xem WMS khóa chưa nhằm tránh q trình kiểm kê nghiệp vụ phát sinh Số liệu khớp Kho kế toán thực kiểm đến lần Bộ phận kho kế toán Các nhân viên kho kiểm ký vào BBKK đếm kế toán ký vào BBKK BBKK, phiếu kiểm kê 10 Báo phận IT mở khóa SAP Bộ phận kế tốn gửi email thơng tin cho phận IT mở khóa hệ thống WMS Email 11 Đối chiếu số liệu với hệ Sau chốt số liệu kiểm kê, thống SAP, báo cáo nghiệp vụ nhập - xuất hàng pending giám sát đối chiếu số liệu với hệ thống WMS Báo cáo lại pending nhập xuất hàng Lập BBKK, biên giải trình Lập BBKK, biên giải trình 12 BBKK BBKK, biên giải trình 13 Theo BBKK giải trình tiến hành điều chỉnh SAP Theo BBKK, biên giải trình để làm biên điều chỉnh sau kiểm kê BBKK, biên giải trình, biên xin điều chỉnh kiểm 28 kê 14 Kế toán kiểm toán: Nếu chấp nhận chuyển tới Kế toán kiểm tra lại trước POST điều chỉnh kiểm bước 15 kê Nếu không chấp nhận quay lại bước 13 15 16 Kế toán POST điều chỉnh Kế toán thực POST điều kiểm kê chỉnh kiểm kê WMS Bộ phận kho hoàn thiện báo cáo kiểm kê giải thích Bộ phận hồn thành báo cáo kiểm kê giải trình để trình cấp phê duyệt 17 Phê duyệt theo thẩm quyền 18 Kết thúc Các cấp phê duyệt theo thẩm quyền TÀI LIỆU THAM KHẢO Bộ Công thương (2019), Báo cáo Logistics Việt Nam Th.S Đào Thu Hà (2022), Bài giảng Ứng dụng công nghệ thông tin Logistics quản lý chuỗi cung ứng Nguyễn Thông Thái, An Thị Thanh Nhàn (2011), Giáo trình quản trị logistics kinh doanh, NXB Thống kê Phan Thanh Lâm (2016), Cẩm nang quản trị kho hàng, NXB Phụ nữ Phạm Văn Linh (2009), Giải pháp nâng cao hiệu lực quản trị kho hàng hóa Cơng ty Cổ phần Xích Líp Đơng Anh Tạp chí Vietnam logistics review Trang web: http://logistics.com Trang web: https://lacco.com.vn Trang web: https://www.hiephoilogistics.com 10.Trang web: https://gosmartlog.com 11.Trang web: https://vilas.edu.vn 12 Vũ Văn Cường (2020), Nâng cao hiệu quản trị kho hàng công ty TNHH MTV Dược Phẩm TW chi nhánh Bắc Giang, Học viện Tài