(Skkn 2023) ứng dụng vba trong excel tạo phần mềm quản lý và lưu trữ văn bản nội bộ tại trường thpt quỳ hợp

MỤC LỤC PHẦN A ĐẶT VẤN ĐỀ I LÝ DO CHỌN ĐỀ TÀI II MỤC TIÊU, PHƯƠNG PHÁP VÀ ĐỐI TƯỢNG NGHIÊN CỨU ĐỀ TÀI Mục tiêu đề tài 2 Phương pháp nghiên cứu đề tài Đối tượng nghiên cứu Phạm vi nghiên cứu PHẦN B NỘI DUNG NGHIÊN CỨU I CƠ SỞ KHOA HỌC II CƠ SỞ THỰC TIỄN Khảo sát vấn đề ứng dụng CNTT nhà trường .3 Thực trạng vấn đề III ỨNG DỤNG VBA VÀO TRONG EXCEL TRONG VIỆC QUẢN LÝ VÀ LƯU TRỮ VĂN BẢN Cơ sở kiến thức 1.1 Tìm hiểu công tác văn thư 1.2 Tìm hiểu VBA 1.3 Tìm hiểu VB.NET Sơ lược đề tài 2.1 Nghiên cứu thực nhiệm vụ 2.2 Nghiên cứu thực nhiệm vụ 2.3 Nghiên cứu thực nhiệm vụ 14 Hướng dẫn sử dụng phần mềm 18 Khảo sát cấp thiết tính khả thi giải pháp đề xuất 22 4.2.1 Nội dung khảo sát 23 4.2.2 Phương pháp khảo sát thang đánh giá 23 4.4.1 Sự cấp thiết giải pháp đề xuất 24 4.4.2 Tính khả thi giải pháp đề xuất 25 PHẦN C KẾT LUẬN .26 I KẾT LUẬN 26 II ĐỀ XUẤT .26 TÀI LIỆU THAM KHẢO 27 PHẦN A ĐẶT VẤN ĐỀ I LÝ DO CHỌN ĐỀ TÀI Ngay từ ngày đầu nước nhà giành độc lập, Hồ Chí Minh, Chủ tịch Chính phủ Cách mạng Lâm thời nước Việt Nam Dân chủ Cộng hịa ký Thơng đạt số 1C/VP ngày 03 tháng 01 năm 1946 công tác cơng văn, giấy tờ, Người rõ "tài liệu lưu trữ có giá trị đặc biệt phương diện kiến thiết quốc gia" đánh giá "tài liệu lưu trữ tài sản quý báu, có tác dụng lớn việc nghiên cứu tình hình, tổng kết kinh nghiệm, định hướng chương trình kế hoạch cơng tác phương châm sách mặt trị, kinh tế, văn hóa, khoa học kỹ thuật Do đó, việc lưu trữ cơng văn, tài liệu công tác quan trọng" Công tác văn thư, lưu trữ có vai trị quan trọng, coi “huyết mạch” hoạt động quan, tổ chức hệ thống hành nhà nước Trong trình hoạt động, quan, tổ chức có chức năng, nhiệm vụ riêng hầu hết công việc từ đạo, điều hành, định, thi hành tất lĩnh vực gắn liền với văn bản, có nghĩa gắn liền việc soạn thảo, ký ban hành, quản lý tổ chức sử dụng văn nói riêng, với cơng tác văn thư, lưu trữ nói chung Do đó, cơng tác văn thư, lưu trữ có ảnh hưởng trực tiếp tới việc giải công việc ngày, tới chất lượng hiệu hoạt động quan, tổ chức Trước đây, công tác quản lý văn thực chủ yếu theo phương pháp thủ cơng hình thức ghi chép, truyền đạt văn bản, tài liệu giấy việc làm thủ công gặp khơng khó khăn hạn chế, đặc biệt việc tìm kiếm, xếp Ngày nay, với phát triển mạnh mẽ Công nghệ thông tin (CNTT), tổ chức, đơn vị dễ dàng quản lý văn đơn vị với phần mềm ưu việt Việc ứng dụng CNTT cơng tác văn thư nhu cầu mang tính khách quan, hỗ trợ đắc lực cho khâu nghiệp vụ công tác văn thư, từ thủ công sang tự động hố, góp phần giải cách nhanh khâu chuyển giao lưu văn bản, hồ sơ, thể tính khoa học, tính đại giải công việc Ứng dụng CNTT vào công tác văn thư lưu trữ vấn đề Đảng Nhà nước ta quan tâm, xu tất yếu công cải cách hành thời kỳ cách mạng cơng nghiệp 4.0 Do CNTT ngành khoa học xử lý thơng tin cơng cụ máy tính, với chức nhận thông tin, xử lý thông tin, đưa thông tin nên việc ứng dụng CNTT vào quản lý văn đem lại hiệu quả, khơng cập nhật thơng tin tạo thành hệ thống sở liệu, mà cho phép tổng hợp, tra tìm văn theo thuộc tính khác (theo tác giả, theo thời gian, tên loại, trích yếu…) Từ đó, nâng cao hiệu lao động quan, góp phần vào cải cách hành nước nhà, tiết kiệm kinh phí hạn chế việc sử dụng loại văn giấy Đối với trường THPT Quỳ Hợp khẳng định việc ứng dụng CNTT vào công tác quản lý lưu trữ văn bản, việc cần thiết có ý nghĩa, việc tìm liệu nhanh chóng, lưu trữ liệu gọn gàng, lâu dài an toàn góp phần nâng cao hiệu cơng tác quản lý, đạo, điều hành đơn vị Xuất phát từ cần thiết phải đại hố cơng tác văn thư lưu trữ, với kinh nghiệm làm việc lâu năm trường THPT Quỳ Hợp, chọn đề tài “ỨNG DỤNG VBA TRONG EXCEL TẠO PHẦN MỀM QUẢN LÝ VÀ LƯU TRỮ VĂN BẢN NỘI BỘ TẠI TRƯỜNG THPT QUỲ HỢP” Tôi mong muốn thông qua đề tài đóng góp kinh nghiệm thực tiễn công tác văn thư lưu trữ đến đồng nghiệp nghiên cứu hoàn thiện đề tài để công việc văn thư ngày khoa học, đại hiệu trở nên hiệu II MỤC TIÊU, PHƯƠNG PHÁP VÀ ĐỐI TƯỢNG NGHIÊN CỨU ĐỀ TÀI Mục tiêu đề tài - Tìm hiểu thực trạng ứng dụng CNTT cơng tác văn thư trường THPT Quỳ Hợp năm gần như: lưu trữ công văn, quản lý cơng văn cơng văn đến, tìm kiếm văn bản,… - Đánh giá ưu, nhược điểm công việc ứng dụng CNTT đơn vị, phân tích đưa giải pháp nhằm khắc phục hạn chế cịn tồn tại, góp phần tăng cường đại hố cơng tác văn thư lưu trữ trường THPT Quỳ Hợp thời gian tới Phương pháp nghiên cứu đề tài Đề tài vận dụng phương pháp sau: - Phương pháp tổng hợp: Thu thập cơng tác văn phịng, tổng hợp, rà sốt chương trình CNTT sử dụng - Phương pháp phân tích, so sánh: Từ số liệu tổng hợp, đề tài phân tích, đánh giá thực trạng cơng việc văn phịng đơn vị, từ nêu ưu nhược điểm đơn vị thời điểm tại, từ phân tích đưa giải pháp Đối tượng nghiên cứu - Việc ứng dụng CNTT công tác văn phòng trường THPT Quỳ Hợp Phạm vi nghiên cứu - Phạm vi nghiên cứu đề tài việc ứng CNTT vào công tác quản lý lưu trữ văn bản, nghiên cứu giải pháp để nâng cao hiệu công tác văn thư PHẦN B NỘI DUNG NGHIÊN CỨU I CƠ SỞ KHOA HỌC Công tác văn thư trường học bao gồm nhiều nội dung công việc nhằm đảm bảo thông tin văn kịp thời, phục vụ cho trình dạy học, quản lý điều hành BGH Việc số hoá văn bản, hồ sơ, tài liệu quản lý phần mềm điện tử tạo thuận lợi cho việc tra cứu, tìm kiếm kịp thời nhanh chóng, cơng tác khai thác sử dụng tài liệu lâu dài Từ góp phần nâng cao chất lượng dạy học cán giáo viên, học sinh đồng thời nâng cao hiệu công tác đạo BGH nhà trường Nếu làm tốt công việc văn thư, mọi công việc nhà trường văn hoá, tài liệu lập hồ sơ đầy đủ, nộp lưu trữ văn phòng, phục vụ cho công tác khai thác sử dụng tài liệu lâu dài II CƠ SỞ THỰC TIỄN Khảo sát vấn đề ứng dụng CNTT nhà trường Đối tượng khảo sát: Khảo sát công việc liên quan đến việc tìm kiếm, lưu trữ cơng văn công văn đến trường THPT Quỳ Hợp Thực trạng vấn đề Từ kết khảo sát, phân tích để rút kết luận thực trạng ứng dụng CNTT đơn vị: - Việc quản lý văn đến thực thủ công thông qua sổ ghi chép, số lượng hồ sơ, tài liệu giấy nhiều nên công tác bảo quản, lưu trữ gặp nhiều khó khăn (địi hỏi phải có phịng lưu trữ với diện tích lớn, khơng gian khơ ráo, thống khí để đảm bảo khơng ảnh hưởng đến chất lượng hồ sơ, tài liệu lữu trữ…) - Việc tìm kiếm phân loại văn nhiều bất cập: phải tra cứu sổ đăng ký để tìm văn tốn nhiều thời gian, cơng sức, hiệu độ xác khơng cao - Với việc ứng dụng CNTT hạn chế nêu khắc phục nâng cao hiệu q trình xử lý thơng tin III ỨNG DỤNG VBA VÀO TRONG EXCEL TRONG VIỆC QUẢN LÝ VÀ LƯU TRỮ VĂN BẢN Cơ sở kiến thức 1.1 Tìm hiểu công tác văn thư Công tác văn thư tất cơng việc có liên quan đến loại văn bản, công văn giấy tờ, tài liệu xác nhận kể từ soạn thảo văn tiếp nhận Sau đến giải xong cơng việc, lên kế hoạch hồn thiện q trình lập hồ sơ, lưu hồ sơ Cơng tác chức để trường học lưu trữ, đảm bảo thông tin, hỗ trợ ban giám hiệu nhà trường vận hành máy hành hoạt động cách hiệu Đối với trường học, công tác văn thư lưu trữ nơi tiếp nhận xử lý hồ sơ, tài liệu, đề chế độ hoạt động nhân viên, giáo viên học sinh nhà trường Góp phần xây dựng phát triển trường học, xử lý vấn đề thông thường như: báo cáo định kỳ, thống kê tổng hợp hoạt động nhà trường theo quy định Trong trường học, văn chia làm loại chính: - Cơng văn đến: Là tất loại văn quan khác như: Bộ GD&ĐT, SGD&ĐT, cấp quyền,… gửi đến cho trường - Công văn đi: Là tất loại văn nhà nhà trường ban hành gửi cho đối tượng bên - Văn nội bộ: Là tất văn nhà trường ban hành sử dụng nội trường học, đối tượng phạm vi trường học 1.2 Tìm hiểu VBA VBA viết tắt từ Visual Basic For Applications hay cịn gọi ngơn ngữ lập trình thường lập trình ứng dụng văn phịng Word, Excel, PowerPoint, Có thể hiểu tất ngôn ngữ sử dụng Excel sử dụng ngơn ngữ VBA Trong kỹ thuật ngơn ngữ VBA ngơn ngữ lập trình hướng vào kiện riêng Microsoft Người ta thường biết VBA ngơn ngữ lập trình mở rộng tạo tập hợp lệnh cốt lõi dần mở rộng sở hình thành ứng dụng, từ làm việc trực tiếp với đối tượng có ứng dụng Lập trình VBA Excel việc viết dòng/ câu lệnh để máy tự động thực thao tác người dùng muốn làm Excel Vì vậy, muốn thực chức đó, ta cần gọi câu lệnh lập trình sẵn VBA Excel tự động thực thao tác cách nhanh chóng tiết kiệm nhiều thời gian so với việc thao tác thủ cơng tay Ecxel Ngồi ra, VBA Excel cho phép người dùng tạo nút lệnh, trường nhập liệu để người sử dụng dễ dàng thuận tiện thực thao tác Chính vậy, VBA Excel công cụ hữu hiệu nâng cao suất làm việc người làm thời buổi công nghệ ngày Với xu hướng tăng trưởng thần tốc công nghệ, phần lớn công việc đơn giản thủ cơng, mang tính chất tổng hợp, lặp lặp lại dần bị thay tự động hóa để tập trung thời gian trí lực vào khía cạnh phân tích khía cạnh mang lại nhiều hiệu công tác quản lý Điều đòi hỏi ngày cấp thiết nguồn nhân lực có kỹ tự động hóa, hiểu nguyên tắc thiết kế hệ thống tự động hóa nhằm đáp ứng yêu cầu báo cáo hiệu quả, thơng tin xác kịp thời Trong đó, văn thư lưu trữ VBA Excel kỹ quan trọng thiếu Bằng cách sử dụng ngôn ngữ VBA (Visual Basic for Application) tích hợp sẵn Excel ta tạo chương trình quản lý hữu ích, giúp cho người giải công việc đơn giản 1.3 Tìm hiểu VB.NET Visual Basic.Net (VB.NET) ngơn ngữ lập trình khuynh hướng đối tượng (Object Orented Programming Language) Microsoft thiết kế lại từ số không Visual Basic.Net (VB.NET) không kế thừa VB6 hay bổ sung, phát triển từ VB6 mà ngôn ngữ lập trình hồn tồn Microsoft’s.Net Framework Sơ lược đề tài Đề tài nghiên cứu gồm nhiệm vụ chính: - Nhiệm vụ 1: Thiết kế giao diện quản lý văn - Nhiệm vụ 2: Thiết kế Sheet thêm văn vào thư mục quản lý văn bản, bao gồm chức sau:  Thêm  Lưu trữ  Đính kèm tệp tin (file Word, file Excel file PDF) - Nhiệm vụ 3: Thiết kế sheet tìm kiếm văn bản: với mục đích tìm kiếm văn theo số tiêu chí như: Loại văn bản, số văn bản, nội dung văn bản… 2.1 Nghiên cứu thực nhiệm vụ Để thiết kế giao diện lập trình VBA Excel, cần thêm Developer vào Excel Để thêm Developer vào Excel (2013 trở lên) ta thực sau: Bước 1: Chọn thẻ file: Bước 2: Trong giao diện file chọn mục More -> Option Bước 3: Trong giao diện Excel Options chọn Customize Ribbon > Chọn Developer > Nhấn OK xong Để chèn đối tượng như: Combobox, listbox, Label, Button vào sheet Excel tạo giao diện, ta thực sau: Nhấp Developer > Insert, Form Controls ta lựa chọn đối tượng cần chèn, sau kéo thả chuột để di chuyển tới vị trí cụ thể Với việc sử dụng đối tượng Button Label, ta tạo giao diện phần mềm hình sau: Hình Giao diện phần mềm Nút lệnh “cập nhật liệu”: dùng để mởi sheet “Data” Nút lệnh “Tìm kiếm liệu”: dùng để mở sheet “Find” Ta phải xây dựng đoạn code mở sheet Data find sau gán vào nút lệnh trên, với code macro sau: Đoạn code mở sheet Data: Sub opensheet1() ThisWorkbook.Sheets("Data").Activate End Sub Đoạn code mở sheet find: Sub opensheet2() ThisWorkbook.Sheets("find").Activate End Sub Tất công văn lưu trữ thư mục Data, trước bắt đầu chương trình có đoạn code kiểm tra tồn thư mục Data, không tồn tại, chương trình tự tạo thư mục Data Đoạn code thiết kế sau: Sub checkfolder() Dim fdObj As Object Dim path_folder As String Dim sDFolder As String path_folder = ThisWorkbook.Path sDFolder = path_folder & "\Data" Application.ScreenUpdating = False Set fdObj = CreateObject("Scripting.FileSystemObject") If fdObj.FolderExists(sDFolder) = False Then fdObj.CreateFolder (sDFolder) End If Application.ScreenUpdating = True End Sub 2.2 Nghiên cứu thực nhiệm vụ Sử dụng đối tượng Button Label Form Controls tạo giao diện cho sheet Data hình sau: Hình Giao diện sheet Data Để thêm văn vào hệ thống quản lý văn bản, ta click chuột vào nút Add, form Add document xuất hình sau: Hình Giao diện form Add Để tạo form Add document ta thực sau: Set LinkSheet = ThisWorkbook.Worksheets("Data") LinkSheet.Hyperlinks.add _ Anchor:=LinkSheet.Range("F"& selectrow), _ Address:=path_folder1 & "\"& file_name1, _ TextToDisplay:="Open" Sheets("Data").Protect PassWord:="qh1" End Sub Để xoá văn khỏi hệ thống quản lý văn bản, ta chọn văn cần xoá trang tính Data, sau nhấp nút Delete, có hộp thoại sau xuất hiện: Hình Hộp thoại xác thực xoá Nếu muốn xoá ta chọn Yes, khơng ta chọn No Hàm xố thiế kế sau: Private Sub del_Click() Dim selectrow As Long Dim rs As Long Dim fdel As String Set y = Sheets("Data") rs = y.Range("A"& Rows.Count).End(xlUp).Row selectrow = ActiveCell.Row If rs = Then MsgBox ("khong co du lieu can xoa") ElseIf (selectrow > rs) Or (selectrow Then Range("A7").Resize(a, 7).Value = kq For j = To a + LinkSheet.Hyperlinks.add _ Anchor:=LinkSheet.Range("F"& j), _ Address:=Sheets("find").Range("G"& j), _ TextToDisplay:="Download" Next j Else 18 MsgBox "khong tim thay ket qua", vbInformation End If End With End Sub - Tìm kiếm liệu: Sẽ tìm kiếm theo tiêu chí Số văn Nội dung văn Tìm kiếm theo số văn bản, hàm tìm kiếm thiết kế sau: Private Sub txt_svb_Change() If Len(txt_svb.Value) = Then Sheets("find").AutoFilterMode = False Else If Sheets("find").AutoFilterMode = True Then Sheets("find").AutoFilterMode = False End If Sheets("find").Range("A6:G"& Rows.Count).AutoFilter field:=2, Criteria1:="*"& txt_svb & "*" End If End Sub Tìm kiếm theo nội dung văn bản, hàm tìm kiếm thiết kế sau: Private Sub txt_nd_Change() If Len(txt_nd.Value) = Then Sheets("find").AutoFilterMode = False Else If Sheets("find").AutoFilterMode = True Then Sheets("find").AutoFilterMode = False End If Sheets("find").Range("A6:G"& Rows.Count).AutoFilter field:=4, Criteria1:="*"& txt_nd & "*" End If End Sub Hướng dẫn sử dụng phần mềm Để sử dụng phần mềm quản lý văn bản, ta copy thư mục QLVB_QH vào máy tính, click chuột vào tập tin QLVB, ta có giao diện hình: 19