Đặc điểm hoạt động bán hàng của doanh nghiệp Thương mại và phương pháp kế toán bán hàng
Đặc điểm hoạt động bán hàng
Hoạt động kinh doanh thương mại là hoạt động kinh doanh mua bán hàng hoá nhằm mục đích tạo ra lợi nhuận Là hoạt động không trực tiếp tạo ra của cải vật chất nhưng nó phục vụ cho quá trình sản xuất và tiếp tục quá trình sản xuất trong khâu lưu thông.Trong nền kinh tế tập trung, việc tiêu thụ đầu ra của sản phẩm, hàng hoá là theo định hướng của chính phủ chỉ đạo khiến cho các nhà kinh doanh không phải tính toán cân nhắc xem nên sản xuất và kinh doanh mặt hàng nào thì có lợi hơn Nguyên nhân chính là do nhà nước can thiệp quá sâu vào chu kỳ kinh tế làm cho nó không tuân theo bản chất của các qui luật kinh tế khách quan như qui luật cung-cầu, qui luật cạnh tranh…Ngày nay, nền kinh tế thị trường đã đưa chu kì kinh tế trở lại hoạt động theo đúng các qui luật kinh tế khách quan vốn có Chính vì vậy đã tạo điều kiện cho các doanh nghiệp thương mại có được vai trò rất quan trọng trong việc thúc đẩy tiêu thụ sản phẩm, hàng hoá Việc tiến hành tiêu thụ hàng hoálà tiền đề cân đối giữa sản xuất và tiêu dùng, giữa tiền hàng và lưu thông, đảm bảo sự cân đối giữa các ngành, các lĩnh vực trong toàn bộ nền kinh tế Tiêu thụ mạnh mẽ tới quan hệ cung-cầu trên thị trường Đối với doanh gnhiệp thương mại thì việc thực hiện tốt khâu tiêu thụ hàng hoá là biện pháp tốt nhất thúc đẩy sản xuất phát triển,tăng doanh lợi cho doanh nghiệp tạo điều kiện mở rộng qui mô sản xuất.Các doanh nghiệp thương mại đóng vai trò trung gian giữa các doanh nghiệp sản xuất với thị trường, do đó ngoài việc thúc đẩy sản xuất cho doanh nghiệp sản xuất, đáp ứng nhu cầu thị hiếu của thị trường, việc tiêu
2 thụ hàng hóa còn giúp các doanh nghiệp tồn tại và phát triển Tuy nhiên đây mới chỉ là khía cạnh của một vấn đề, trong nền kinh tế thị trường với cơ chế quản lí mới, nhà nước không còn bù lỗ cho các doanh nghiệp, các doanh nghiệp có quyền tự chủ trong kinh doanh, quan hệ bình đẳng trước pháp luật, tự do cạnh tranh…Thì các doanh nghiệp không thể không tính tới hiệu quả của sản xuất kinh doanh
* C ác hình thức bán hàng:
Hàng hoá là vật thể có giá trị sử dụng được mang ra trao đổi trên thị trường.
Bán hàng là quá trình doanh nghiệp bán, xuất giao hàng hoá cho tự mua và thu được một khoản tiền về tiêu thụ số hàng hoá hoặc nhận được số giấy báo chấp nhận trả hàng.
-Đứng trên góc độ luân chuyển thì bán hàng là một quá trình chuyển hoá hình thái giá trị của vốn, từ hình thái hàng hoá sang hình thái tiền tệ. -Về mặt hành vi: quá trình bán hàng diễn ra sự thoả thuận trao đổi giữa người mua và người bán, người xuất bán giao hàng cho người mua, người mua chấp nhận trả tiền hoặc trả tiền.
-Về bản chất kinh tế: bán hàng là quá trình thay đổi quyền sở hữu hàng hoá để chuyển sang người mua, người bán không còn sở hữu về số hàng hoá đã bán.
Trong thực tế, liên quan đến quá trình bán hàng, không thể nói đến các phương thức bán hàng, khách hàng và thể thức thanh toán
+Khách hàng: có thể là cá nhân, tập thể, đại lí, cửa hàng, dịch vụ
+Thể thức thanh toán: tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, trả góp, trả chậm… Đối với từng phương thức bán hàng khác nhau thì nghiệp vụ giao hàng và thu tiền có những khoảng cách khác nhau về không gian và thời gian Do vậy trong bán hàng xuất hiện 2 khái niệm cần phân biệt:
SV: Đàm Thị Thoa Lớp: KTA – K5
Doanh thu bán hàng và tiền thu bán hàng
*Doanh thu bán hàng là khoản thu do hoạt động kinh doanh chính mang lại như bán hàng hoá, vật tư, cung cấp lao động, dịch vụ Doanh thu bán hàng bao gồm doanh thu bán hàng ra ngoài và doanh thu bán hàng nội bộ.
*Tiền thu bán hàng: là số tiền thực thu về bán hàng hoá của doanh nghiệp bao gồm tiền mặt nhập quỹ, tiền gửi ngân hàng.
Về nguyên tắc chỉ khi nào hàng hoá chuyển quyền sở hữu từ đơn vị bán hàng sang đơn vị mua mới được gọi là bán và lúc đó mới phản ánh doanh thu Do đó tại thời điểm xác định là bán hàng và ghi nhận doanh thu có thể không đồng nhất với nhau:
+Trường hợp thu tiền ngay lúc giao hàng: doanh thu bán hàng chính là tiền thu bán hàng
+Trường hợp thanh toán sau: người mua chưa trả tiền ngay được coi là có doanh thu bán hàng nhưng chưa có tiền thu bán hàng.
Ngoài ra trong quá trình bán hàng có phát sinh chi phí bảo hiểm, chi phí quản lý doanh nghiệp, những khoản làm giảm doanh thu bán hàng như: chiết khấu bán hàng, giảm giá hàng bán, hàng bán trả lại, thuế tiêu thụ… Như vậy bán hàng là cơ sở để tạo nên kết quả kinh doanh, nó có vai trò quan trọng không chỉ đối với mỗi đơn vị kinh tế mà còn đối với toàn bộ nền kinh tế quốc dân. Đối với bản thân các đơn vị kinh tế, đặc biệt là các doanh nghiệp thương mại có được hàng thì mới có các thu nhập để bù đắp các chi phí đã bỏ ra và hình thành kết quả kinh doanh
Xác định được lượng hàng bán ra là xác định các chỉ tiêu kinh tế.(ví dụ như tốc độ luân chuyển vốn, tỷ suất lợi nhuận…) là cơ sở để xác định các khoản nghĩa vụ đối với nhà nước(thuế GTGT, thuế tiêu thụ đặc biệt) Đối với người tiêu dùng, công tác bán hàng đáp ứng nhu cầu thị hiếu ngày càng một đa dạng và phong phú Bên cạnh đó còn hướng dẫn nhu cầu
4 tiêu dùng của khách hàng Thúc đẩy tiêu dùng, là cơ sở để thúc đẩy sản xuất và tiêu thụ ở các đơn vị kinh tế khác, đặc biệt là các cơ sở kinh tế có quan hệ với doanh nghiệp.
Như hoạt động bán hàng của doanh nghiệp không thông suốt sẽ làm ngưng trệ các hoạt động khác như hoạt động mua hàng, dự trữ và phát triển doanh nghiệp thương mại Từ phân tích trên ta thấy rằng thực hiện tốt công tác bán hàng có ý nghĩa rất quan trọng đối với bất cứ doanh nghiệp nào Do vậy trong công tác quản lý nghiệp vụ bán hàng cần phải nắm bắt, theo dõi chặt chẽ từng phương thức bán hàng, từng phương thức thanh toán, từng khách hàng, từng loại hàng bán ra nhằm tăng tốc độ luân chuyển của đồng vốn doanh nghiệp.
Theo tiêu thức phân loại khác nhau, có các phương thức bán hàng khác nhau Phân loại theo phương thức chuyển hàng và thời gian nghi nhận doanh thu bao gồm các phương thức bán hàng sau:
- Bán hàng theo phương thức gửi hàng:
Theo phương thức này doanh nghiệp định kỳ gửi hàng cho người mua theo hoa hồng Khi xuất hàng vẫn thuộc quyền quản lý của doanh nghiệp và chỉ khi nào người mua trả tiền hoặc chấp nhận thanh toán thì lúc đó hàng mới được chuyển quyền sở hữu cho người mua và xác định doanh thu.
Trường hợp này khi xuất kho sử dụng phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ.
- Bán hàng theo phương thức giao hàng trực tiếp:
Theo phương thức này khách hàng uỷ quyền cho nhân viên nghiệp vụ giao hàng hoặc trả tiền sau Phương thức bán hàng này bao gồm:
+Bán hàng thu tiền trực tiếp:
Theo phương thức này, doanh nghiệp giao hàng người mua, người mua nhận hàng và trả tiền ngay Khi người mua nhận được hàng hoặc dịch
SV: Đàm Thị Thoa Lớp: KTA – K5 vụ đã được thực hiện thì doanh nghiệp cũng nhận được tiền hàng Doanh thu bán hàng và tiền bán hàng được nghi nhận cuối kỳ.
+Bán hàng giao thẳng, không qua kho:
Phương pháp kế toán bán hàng
Khi phát sinh các nghiệp vụ bán hàng, kế toán phải lập, thu thập đầy đủ các chứng từ phù hợp theo đúng nội dung quy định của nhà nước SV: Đàm Thị Thoa Lớp: KTA – K5
Trị giá mua trị giá mua thực trị giá mua thực trị giá mua thực thực tế của = tế của h ng t àng hoá x ồn + tế của h ng nh àng hoá x ập - tế của h ng àng hoá x tồn h ng xu àng hoá x ất kho đầu kỳ trong kỳ cuối kỳ
Trị giá thực tế h ng + tr àng hoá x ị giá thực tế h ng àng hoá x tồn kho đầu kỳ nhập trong kỳ
Trị giá hạch toán + trị giá hạch toán h ng àng hoá x h ng t àng hoá x ồn đầu kỳ nhập trong kỳ
Trị giá thực tế của = trị giá hạch toán của x hệ số giá h ng xu àng hoá x ất kho h ng xu àng hoá x ất kho nhằm bảo đảm cơ sở pháp lý để ghi sổ kế toán(theo quy định 1141 TC/QĐ/ CĐKT ngày 1/11/1995 của bộ tài chính về chế độ chứng từ kế toán) Các chứng từ kế toán chủ yếu được sử dụng trong kế toán bán hàng bao gồm:
- Hoá đơn bán hàng(hoá đơn thông thường, hoá đơn GTGT)
- Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho
- Giấy báo có của ngân hàng
- Các tài liệu, chứng từ thanh toán khác …
* Tài khoản kế toán sử dụng:
Kế toán doanh thu bán hàng, thuế tiêu thụ và các khoản làm giảm doanh thu bán hàng sử dụng các tài khoản chủ yếu như: tài khoản 511, tài khoản 512, tài khoản 513, tài khoản 532, tài khoản 333
-Tài khoản 511:”doanh thu bán hàng”
Tài khoản này được dùng để phản ánh doanh thu bán hàng thực tế của doanh nghiệp thực hiên trong 1 kỳ hoạt động kinh doanh Doanh thu thực tế của doanh thu của sản phẩm, hàng hoá….Đã được xác định là tiêu thụ bao gồm trường hợp đã bán thu được tiền ngay và chưa thu tiền nhưng khách hàng đã chấp nhận thanh toán Tài khoản 511 không có số dư cuối kỳ và có 4 tài khoản cấp 2.
+ Tài khoản 5111: doanh thu bán hàng hoá
+ Tài khoản 5112: doanh thu bán các thành phẩm
+ Tài khoản 5113: doanh thu cung cấp dịch vụ
- Tài khoản 512:”doanh thu bán hàng nội bộ”
Tài khoản này được dùng để phản ánh doanh thu của sản phẩm hàng hoá, lao vụ, dịch vụ, tiêu thụ giữa các đơn vị trực thuộc trong cùng 1 công ty, tổng công ty…hạch toán toàn ngành Tài khoản 512 cũng có 3 tài khoản cấp 2.
+ Tài khoản 5121: doanh thu bán hàng hoá
+ Tài khoản 5122: doanh thu bán các thành phẩm
+ Tài khoản 5123: doanh thu cung cấp dịch vụ
- Tài khoản 513:”hàng hoá bị trả lại”
Tài khoản này dùng để phản ánh doanh số của số sản phẩm, hàng hoá…đã tiêu thụ bị khách hàng trả lại do các nguyên nhân lỗi thuộc về doanh nghiệp như: vi phạm cam kết, vi phạm hợp đồng, hàng bị mất, kém phẩm chất…Tài khoản 531 không có số dư cuối kỳ.
Trị giá của hàng bán trả lại được phản ánh trên tài khoản này sẽ đIều chỉnh doanh thu bán hàng thực tế thực hiện trong kỳ kinh doanh để tính doanh thu thuần của khối lượng sản phẩm, hàng hoá đã bán ra trong kỳ kế toán.
- Tài khoản 532:”giảm giá hàng hoá”
Tài khoản này được sử dụng để phản ánh doanh số của sản phẩm, hàng hoá thực tế phát sinh trong kỳ kế toán Tài khoản 532 không có số dư cuối kỳ
- Tài khoản 333:”thuế và các khoản phải nộp cho nhà nước”
Tài khoản này được dùng để phản ánh tình hình thanh toán với nhà nước về thuế và các khoản nghĩa vụ khác Tài khoản 333 có thể có số dư nợ do số thuế và các khoản đã nộp lớn hơn số thuế và các khoản phải nộp cho nhà nước hoặc có thể là số thuế đã nộp được xét miễn giảm cho thoái thu nhưng chưa thực hiện việc thoái thu Tài khoản 333 có các tài khoản cấp 2 phản ánh thuế tiêu thụ.
+ Tài khoản 3331: thuế GTGT phải nộp
+ Tài khoản 3332: thuế tiêu thụ đặc biệt
+ Tài khoản 3333: thuế xuất nhập khẩu
* Trình tự kế toán các nghiệp vụ chủ yếu:
- Trường hợp bán hàng thu tiền ngay, bán chịu và bán hàng có phát sinh chiết khấu, hàng bị trả lại, giảm giá bán hàng:
TK 156 TK 632 TK 911 TK 511 TK 111,112 TK 511,531,532
SV: Đàm Thị Thoa Lớp: KTA – K5
(1): giá vốn hàng hoá của hàng hóa xuất kho
(2): doanh thu bán hàng trong kỳ_nếu khách hàng thanh toán ngay
(3): doanh thu bán hàng trong kỳ_nếu khách hàng chưa thanh toán
(4): kết chuyển giá vốn hàng hoá
(6): thuế GTGT đầu ra phải nộp
(7): chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp phân bổ cho hàng tiêu thụ
(8): số chiết khấu, giảm giá, hàng hoá bị trả lại(trường hợp thu tền ngay) (9): số chiết khấu, giảm giá, hàng hoá bị trả lại(trường hợp chưa thu tền) (10): cuối kỳ hạch toán kết chuyển doanh thu, chiết khấu giảm giá, hàng bị trả lại
(11): nhận lại hàng(nhập kho hàng bị trả lại)
- Trường hợp xuất kho hàng gửi đi bán:
TK 156 TK 157 TK 632 TK 911 TK 511 TK 111,112
(1): giá vốn thực tế hàng xuất gửi đi bán
(2): doanh thu tiêu thụ hàng gửi bán(thu tiền ngay)
(3a): doanh thu tiêu thụ hàng gửi bán(chưa thu tiền)
(4): trị giá vốn thực tế hàng gửi bán
(5): thuế GTGT đầu ra phải nộp
(7): kết chuyển giá vốn hàng bán
(8): kết chuyển chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp
- Trường hợp bán hàng trả góp:
TK 156 TK 632 TK 911 TK 511 TK 111,112
(1): giá vốn thực tế hàng hóa bán trả góp
(2): doanh thu bán hàng bằng tiền của hàng hoá bán trả góp(đã trả)
(3b): chênh lệch tăng do trả chậm
(4): kết chuyển giá vốn hàng bán
- Trường hợp bán giao hàng đại lý:
SV: Đàm Thị Thoa Lớp: KTA – K5
TK 156 TK 157 TK 632 TK 911 TK 511 TK 111,112
(1): giá vốn thực tế hàng giao cho đại lý
(2): doanh thu bán hàng bằng tiền
(3): doanh thu bán hàng chịu
(4): hoa hồng trừ cho bên nhận bán
(5): thuế GTGT đầu ra phải nộp
(6): giá vốn hàng gửi đại lý
(7): kết chuyển giá vốn hàng gửi đại lý
(8): kết chuyển doanh thu thuần
1.2-Kết quả hoạt động bán hàng của doanh nghiệp thương mại:
Khác với nền kinh tế bao cấp, ngày nay trong nền kinh tế thị trường hàng hoá nhiều thành phần bất kì 1 doanh nghiệp nào cần tồn tại và phát triển thì phải đảm bảo được nguyên tắc hạch toán kinh tế.
Lấy thu bù chi nhưng có lãi Do vậy xác định kết quả kinh doanh là 1 công việc không thể thiếu trong bất kì 1 doanh nghiệp nào Doanh nghiệp cần phải hạch toán xác định kết quả bán hàng để biết được rằng trong 1 thời gian nhất định, hoạt động của doanh nghiệp có hiệu quả hay không. Theo qui định của chế độ kế toán hiện hành, nội dung cách xác định kết quả bán hàng như sau:
-Kết quả bán hàng là chênh lệch giữa doanh thu thuần(doanh thu bán hàng) sau khi đã trừ đi các khoản giảm trừ doanh thu đó là: chiết khấu giảm giá hàng bán, hàng bán bị trả lại, thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế xuất khẩu(nếu có), thuế GTGT(theo phương pháp trực tiếp) với giá vốn hàng bán của sản phẩm, hàng hoá, lao vụ, dịch vụ…chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp.
Kết quả bán hàng của doanh nghiệp cần được tổ chức phân biệt và xác định riêng cho từng loại hoạt động, từng loại sản phẩm, lao vụ…
Quản lý công tác bán hàng là vô cùng cần thiết, đó là quản lý kế hoạch tiêu thụ và mức độ hoàn thành kế hoạch về các mặt Số lượng, mặt hàng, giá thành, giá bán…Vì vậy quản lý công tác bán hàng cần bám sát yêu cầu cơ bản sau:
Kết quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp Thương mại 13 1 Phương pháp xác định kết quả hoạt động bán hàng
Phương pháp kế toán kết quả bán hàng
* Kế toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp:
- Kế toán chi phí bán hàng:
Trong quá trình bán hàng, doanh nghiệp phải bỏ ra các khoản chi phí cho khâu lưu thông bán hàng như vận chuyển, bao gói, dịch vụ…
Chi phí bán hàng là chi phí lưu thông và chi phí tiếp thị phát sinh trong quá trình tiêu thụ sản phẩm, hàng hoá, lao vụ, dịch vụ Theo quy định hiện hành, chi phí bán hàng được chia thành các loại sau:
Chi phí nhân viên: là các khoản phải trả cho nhân viên bán hàng, nhân viên đóng gói bảo quản, vận chuyển…bao gồm tiền lương, tiền công, các loại phụ cấp, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn.
Chi phí vật liệu, bao bì: các chi phí về vật liệu, bao bì để đóng gói sản phẩm, hàng hoá, dùng cho vận chuyển hàng hoá, vật liệu dùng sửa chữa bảo quản tài sản công đoàn
Chi phí dụng cụ, đồ dùng: chi phí về công cụ, để dùng phục vụ cho quá trình bán hàng như: dụng cụ đo lường, tính toán, phương tiện làm việc
Chi phí khấu hao tài sản công đoàn: chi phí khấu hao các tài sản công đoàn dùng trong khâu tiêu thụ sản phẩm, hàng hoá như: nhà kho, cửa hàng, phương tiện bốc dỡ, vận chuyển, phương tiện tính toán, đo lường, kiểm nghiệm chất lượng…
Chi phí dịch vụ mua ngoài bán hàng như chi phí thuê ngoài sửa chữa tài sản công đoàn, tiền thuê kho, thuê bãi, tiền thu bốc vác, vận chuyển hoa hồng trả lại cho đại lý bán hàng, cho đơn vị nhận uỷ thác xuất khẩu…
SV: Đàm Thị Thoa Lớp: KTA – K5
Doanh thu bán h ng = T àng hoá x ổng doanh thu _ các khoản _ thuế tiêu thụ(thuế TTĐB, thuần bán h ng gi àng hoá x ảm trừ thuế XK nếu có)
Doanh thu bán h ng = t àng hoá x ổng doanh thu - các khoản thu khác
Chi phí bằng tiền khác: chi phí tiếp khách ở bộ phận bán hàng, chi phí giới thiệu sản phẩm, hàng hoá, quảng cáo, chào hàng, chi phí hội nghị khách hàng, chi phí bảo hành sản phẩm
- Tài khoản và phương pháp kế toán chi phí bán hàng: Để hạch toán chi phí bán hàng, kế toán sử dụng tài khoản 641:”chi phí bán hàng” Tài khoản này dùng để phản ánh, tập hợp và kết chuyển các chi phí thực tế phát sinh trong quá trình tiêu thụ sản phẩm, hàng hoá lao vụ dịch vụ gồm các khoản chi phí ở trên Tài khoản 641 không có số dư cuối kỳ và có 7 tài khoản cấp 2
+ TK 6411: chi phí nhân viên + TK 6412: chi phí vật liệu bao bì + TK 6413: chi phí dụng cụ, đồ dùng + TK 6414: chi phí khấu hao tài sản công đoàn + TK 6415: chi phí bảo hành
+ TK 6416: chi phí dịch vụ mua ngoài + TK 6417: chi phí bằng tiền khác
* Kế toán chi phí quản lý doanh nghiệp:
Chi phí quản lý doanh nghiệp là những chi phí chi cho việc quản lý kinh doanh, quản lý hành chính và phục vụ chung khác liên quan đến hoạt động của cả doanh nghiệp
Chi phí quản lý doanh nghiệp bao gồm nhiều khoản cụ thể, theo quy định hiện hành được phân thành các loại sau:
- Chi phí liên quan đến nhân viên quản lý: chi phí tiền lương, phụ cấp, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế của nhân viên quản lý doanh nghiệp
- Chi phí vật liệu quản lý: giá trị vật liệu, nhiên liệu xuất dùng cho công tác quản lý, cho sửa chữa tài sản công đoàn, công cụ, dụng cụ
- Chi phí đồ dùng văn phòng: giá trị công cụ, đồ dùng văn phòng cho công tác quản lý
- Chi phí khấu hao tài sản công đoàn: khấu hao những tài sản cố định dung chung cho doanh nghiệp như: nhà văn phòng, vật kiến trúc, kho tàng, phương tiện truyền dẫn, máy móc thiết bị dùng cho văn phòng…
- Thuế, phí và lệ phí: chi phí về điện nước, điện thoại, thuế nhà, thuế sửa chữa tài sản công đoàn…dùng chung của doanh nghiệp
- Chi phí bằng tiền khác: các khoản chi bằng tiền khác phát sinh cho nhu cầu quản lý doanh nghiệp ngoài các khoản chi phí đã kể trên như hội nghị, tiếp khách, công tác phí
Chi phí quản lý doanh nghiệp cần được dự tính(lập dự toán) và quản lý chi tiêu tiết kiệm, hợp lý Chi phí quản lý doanh nghiệp liên quan đến mọi hoạt động của doanh nghiệp, do vậy cuối kỳ cần được tính toán, kết chuyển để xác định kết quả kinh doanh Trường hợp doanh nghiệp có chu kỳ sản xuất dài, trong kỳ không có hoặc có ít sản phẩm tiêu thụ thì cuối kỳ tính toán, kết chuyển toàn bộ hoặc một phần sang theo dõi ở TK 142(TK
1422):”chi phí chờ kết chuyển” để đến kỳ sau sẽ chuyển tiếp.
- Tài khoản và phương pháp kế toán chi phí quản lý doanh nghiệp:
Kế toán sử dụng TK 642:”chi phí quản lý doanh nghiệp” để phản ánh tập hợp và kết chuyển các chi phí quản lý kinh doanh; quản lý hành chính và chi phí chung khác liên quan đến hoạt động của cả doanh nghiệp Tài khoản 642 không có số dư cuối kỳ và có 8 tài khoản cấp 2.
- TK 6421: chi phí nhân viên quản lý
- TK 6422: chi phí vật liệu quản lý
- TK 6423: chi phí đồ dùng văn phòng
- TK 6424: chi phí khấu hao tài sản công đoàn
- TK 6425: thuế, phí và lệ phí
- TK 6426: chi phí dự phòng
SV: Đàm Thị Thoa Lớp: KTA – K5
- TK 6427: chi phí dịch vụ mua ngoài
- TK 6428: chi phí bằng tiền khácTrình tự kế toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp có thể khái quát bằng sơ đồ sau:
(1): Chi phí nhân viên bán hàng, quản lý(tiền lương và các khoản phụ cấp bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn)
(2): Chi phí vật liệu bán hàng
(3): Chi phí công cụ bán hàng, quản lý(phân bổ 1 lần)
(4): Chi phí công cụ bán hàng, quản lý(phân bổ nhiều lần)
(5): Chi phí khấu hao tài sản công đoàn bán hàng, quản lý
(6): Chi phí dịch vụ mua ngoài và bảo hiểm, quản lý…trích trước bảo hiểm, quản lý
SV: Đàm Thị Thoa Lớp: KTA – K5
* Kế toán xác định kết quả kinh doanh:
PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY XNK NÔNG SẢN – THỰC PHẨM HÀ NỘI
Khái quát chung về Công ty và bộ máy tổ chức kế toán của Công ty XNK nông sản – thực phẩm Hà Nội
2.1.1- Khái quát chung về công ty:
* Quá trình hình thành, phát triển và bộ máy tổ chức quản lý của công ty:
Công ty XNK nông sản thực phẩm Hà Nội có tiền thân là tổng công ty XNK nông sản được thành lập 1960 theo quyết định của thủ tướng chính phủ, trực thuộc Bộ ngoại thương quản lý
Năm 1985 tổng công ty được chuyển sang Bộ nông nghiệp và công nghệ thực phẩm quản lý theo quyết định số 08/HĐBT ngày 14/01/1985 Thời kỳ này nền kinh tế nước ta còn mang nặng tính kế hoạch hoá tập trung(1984-1990) nên nhiệm vụ chủ yếu trong kế hoạch xuất nhập khẩu của tổng công ty là thực hiện nghị định thư giữa Nhà nước ta và các nước
Xã hội chủ nghĩa khác như Liên Xô, Đức, Ba Lan…
Các mặt hàng xuất khẩu chính là: lạc nhân giao cho Liên Xô, Đức; dầu lạc cho Tiệp Khắc; đậu cô-ve cho Cu Ba…
Các mặt hàng nhập khẩu chính là: phân bón, thuốc trừ sâu, trừ cỏ, các mặt hàng tiêu dùng như mì chính, vải…phục vụ cho sản xuất nông nghiệp và nhu cầu xã hội
Hàng năm tổng công ty đều đạt kế hoạch về kim ngạch xuất nhập khẩu, đặc biệt là cây nông sản ngắn ngày, tận dụng lợi thế đất đai mùa vụ, tạo được nguồn thu ngoại tệ cho đất nước.
Mặc dù vậy, tổng công ty không tránh khỏi ảnh hưởng của cơ chế bao cấp Nằm trong tình trạng nền kinh tế nói chung còn nhiều thả nổi, vốn là một doanh nghiệp Nhà nước, công ty được bao cấp từ khâu đầu vào đến khâu đầu ra
2 6 Đến ngày 12/07/1995, trên tinh thần đổi mới và sắp xếp lại các DNNN theo quyết định số 90/TTG ngày 07/03/1992 của thủ tướng chính phủ, để giúp mô hình tổng công ty hoạt động có hiệu quả hơn trong sản xuất kinh doanh XNK, bắt kịp với xu hướng thương mại hoá toàn cầu, đồng thời mở quyền tự chủ trong kinh doanh, tổng cổng ty được thành lập lại, Bộ nông nghiệp và Công nghệ thực phẩm quyết định số 518/NNTCCB ngày 12/07/1995 về việc chuyển tổng công ty thành công ty XNK nông sản thực phẩm Hà Nội trên cơ sở là văn phòng của tổng công ty.
Từ đó đến nay doanh nghiệp chính thức hoạt động dưới tên gọi: Công ty XNK Nông sản-Thực phẩm HN với tên giao dịch quốc tế Ha Noi Agrculture Produce and Foodstuff Import-Export Company Viết tắt: AGREXPORT Ha Noi.
Công ty có trụ sở đặt tại số 6 Tràng Tiền-HN Ngoài ra công ty còn có các đơn vị phụ thuộc sau:
- Chi nhánh công ty XNK NSTP HN tại TP.Hồ Chí Minh Địa chỉ: 77A Hoàng Văn Thụ,quận Phú Nhuận
- Chi nhánh công ty XNK NSTP HN tại Hải Phòng Địa chỉ: 25 Lương Khánh Thiện, quận Ngô Quyền
- Nhà máy chế biến NSTP XK Bắc Giang Địa chỉ: xã Xương Giang, thị xã Bắc Giang Xí nghiệp thu mua và chế biến hàng nông lâm sản XK Vĩnh Hoà Địa chỉ: xã Phú Giáo, tỉnh Bình Dương
Chức năng và nhiệm vụ chính của công ty hiện nay là:
- Phát huy tính chủ đạo của nền kinh tế quốc doanh, tích tụ vốn và phát triển vốn cho nhà nước và doanh nghiệp quốc doanh.
- Sử dụng hết khả năng lao động, cơ sở vật chất, tiền vốn của cơ quan tổng công ty nhằm giữ uy tín và quan hệ với các bạn hàng trong nứơc và quốc tế.
Về ngành nghề sản xuất kinh doanh:
- Doanh nghiệp được xuất nhập khẩu trực tiếp các mặt hàng sau(theo giấy phép kinh doanh được cấp):
+ Nông lâm sản và các sản phẩm chế biến.
SV: Đàm Thị Thoa Lớp: KTA – K5
+ Phân bón và thuốc trừ sâu, trừ cỏ các loại.
+ Các loại hạt ngũ cốc và sản phẩm chế biến.
+ Thực phẩm và các loại nguyên liệu sản xuất thực phẩm.
+ Tơ các loại và các sản phẩm thuộc ngành tơ dệt.
+ Hàng tiêu dùng và vật liệu xây dựng.
- Dịch vụ xuất nhập khẩu uỷ thác
- Thương nghiệp bán buôn bán lẻ, giới thiệu hàng nông sản thực phẩm, vật tư nông nghiệp và hàng tiêu dùng
- Khách sạn và nhà hàng
- Liên doanh liên kết đầu tư trong kinh doanh, khai thác chế biến sản xuất
Kể từ khi chuyển đổi cơ chế hoạt động, công ty phải thực hiện tự hạch toán cân đối tài chính, công ty gặp nhiều khó khăn, song nhờ sự quan tâm giúp đỡ tận tình của các cấp lãnh đạo cũng như sự cố gắng của từng cán bộ nhân viên mà hoạt động của công ty dần đi vào ổn định Hàng năm kim ngạch xuất khẩu của công ty đều tăng, đảm bảo kinh doanh có lãi, mức nộp NSNN luôn tăng và đời sống cán bộ công nhân viên được cải thiện. Nguồn vốn của công ty đều tăng qua các năm, nhưng chủ yếu vốn vẫn là do Nhà nước cấp Vốn của công ty chủ yếu được sử dụng cho hoạt động kinh doanh và trong những năm gần đây công ty có những thăng trầm về kết quả hoạt động kinh doanh Điều đó chứng tỏ rằng hiệu quả sử dụng vốn của AGREXPORT-HN là chưa được tốt Để đánh giá 1 cách rõ nét ta xem bảng “Vốn kinh doanh của công ty” qua 3 năm dưới đây:
Bảng số 1: Vốn kinh doanh của công ty
Chỉ tiêu Năm 2000 Năm 2001 Năm
1.Nguồn vốn kinh doanh(triệu đồng) 13.257,698 15.476,972 16.645,231
- Ngân sách Nh n àng hoá x ước cấp 9.050,698 11.90,863
- Tự bổ sung 4.207,246 3.567,109 4.542,877 2.Bố trí cơ cấu vốn
- TSCĐ/ tổng t i s àng hoá x ản(%) 8,16% 9,21% 11,04%
Trong cơ cấu vốn thì nguồn vốn chủ yếu vẫn là lưu động chiếm tới hơn 88%
Năm 2002, % TSCĐ/ tổng tài sản tăng lên và TSLĐ/ tổng tài sản giảm đi là do công ty đã đầu tư xây dựng thêm 1 số kho bãi cải tiến và mở rộng thêm 1 số khu vực chế biến…
Tình hình thực hiện các chỉ tiêu tài chính trong 3 năm gần đây nói chung vẫn chưa được ổn định, luôn có sự thay đổi Tuy nhiên, công ty đã cố gắng làm tốt chức năng nhiệm vụ của mình.
Qua bảng trên ta rút ra 1 số nhận xét:
Lợi nhuận của công ty trong 3 năm gần đây không ổn định Tuy các năm 2000 và 2002 công ty hoạt động có hiệu quả, thu được lợi nhuận và lợi nhuận của năm 2002 có cao hơn năm 2000 nhưng mức tăng lên không nhiều Đặc biệt năm 2001 công ty đã hoạt động kinh doanh không có hiệu quả thể hiện ở việc công ty bị thua lỗ 1.746.507 nghìn đồng
Công ty có tới 4 chi nhánh tại 4 tỉnh thành phố nên chi phí cho quản lý doanh nghiệp chiếm tỉ trọng lớn trong tổng chi phí Tổng chi phí qua các năm giảm nhưng lợi nhuận lại không ổn định đó là vì chi phí tuy chiếm tỉ trọng nhỏ trong tổng chi phí nhưng lại giảm liên tục trong các năm qua, đặc biệt là giảm 1 cách đột ngột vào năm 2001 là 659.427 nghìn đồng So với
SV: Đàm Thị Thoa Lớp: KTA – K5
Chỉ tiêu Năm 2000 Năm 2001 Năm 2002 1.Lợi nhuận 2.390.038 (1.746.507) 2.866.120
- Chi phí bán h ng 1.290.837 659.427 511.600 àng hoá x
- Chi phí quản lý doanh nghiệp 2.940.438 2.960.708 1.692.530
3 Quỹ lương 923.921 1.204.521 639.397 năm 2000 là 1.290.837 nghìn đồng ĐIều đó cho thấy công ty đang gặp khó khăn trong việc kinh doanh hàng hoá và xuất khẩu giảm 1 cách đáng kể. Tổng quỹ lương của công ty tăng giảm 1 cách thất thường Năm 2001 tổng quỹ lương là lớn nhất: 1.204.521 nghìn đồng, có thể đó cũng là 1 trong những nguyên nhân thất bại trong kinh doanh Năm 2002, với việc cải cách bộ máy làm cho hiệu quả kinh doanh trở lại tốt hơn trước, biểu hiện là lợi nhuận đã đạt được: 2.866.120 (nghìn đồng) trong khi đó chi phí lương chỉ còn 639.396(nghìn đồng) mà trong đó lương của cán bộ công nhân viên ngày càng được cải thiện
Với kết quả kinh doanh như vậy, hàng năm công ty đã đóng góp vào ngân sách nhà nước 1 khoản đáng kể
Phân tích thực trạng công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại Công ty XNK Nông sản – thực phẩm Hà Nội
2.2.1- Phân tích thực trạng Công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại Công ty XNK Nông sản - thực phẩm Hà Nội:
* Kế toán doanh thu bán hàng và các khoản giảm trừ:
- Chứng từ và tài khoản sử dụng:
Chứng từ chủ yếu sử dụng để bán hàng ở công ty XNK nông sản thực phẩm Hà Nội là hoá đơn GTGT(xem biểu mẫu số 1) Hoá đơn GTGT được lập làm 3 liên:
Liên 2: giao cho khách hàng
Liên 3: dùng để hạch toán
Bộ chứng từ làm căn cứ ghi nhận doanh thu bán hàng xuất khẩu:
+ Hợp đồng xuất khẩu + Hoá đơn thương mại + Phiếu đóng gói hàng hoá + Vận đơn B/L
+ Tờ khai hải quan về xuất khẩu có xác nhận của cơ quan hải quan + Chứng tờ thanh toán tiền hoặc xác nhận thanh toán của khách hàng nước ngoài
Là đơn vị kinh doanh XNK nên doanh thu bán hàng của công ty được chia thành:
Doanh thu bán hàng xuất khẩu tự doanh Doanh thu bán hàng xuất khẩu tự doanh Doanh thu bán hàng kinh doanh nội địa Hoa hồng uỷ thác Để phản ánh doanh thu bán hàng, công ty sử dụng:
- TK 511: Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ TK này được mở chi tiết như sau:
+ TK 5111: doanh thu bán hàng xuất khẩu tự doanh
+ TK 5112: doanh thu bán hàng xuất khẩu tự doanh + TK 5113: doanh thu bán hàng kinh doanh nội địa + TK 5114: hoa hồng uỷ thác
+ TK 51141: hoa hồng uỷ thác xuất khẩu + TK 51142: hoa hồng uỷ thác nhập khẩu
- TK 131: Phải thu của khách hàng Công ty mở các tài khoản chi tiết cho TK 131 như sau:
+ TK 1311: phải thu của khách hàng xuất khẩu tự doanh + TK 1312: phải thu của khách hàng nhập khẩu tự doanh + TK 1313: phải thu của khách hàng kinh doanh nội địa + TK 1314: phải thu của khách hàng uỷ thác
SV: Đàm Thị Thoa Lớp: KTA – K5
+ TK 13141: phải thu của khách hàng uỷ thác xuất khẩu+ TK 13142: phải thu của khách hàng uỷ thác nhập khẩuNgoài ra, kế toán con sử dụng một số tài khoản khác có liên quan như TK 111,112,113…
Biểu mẫu số 1: MẪU HOÁ ĐƠN GTGT
Liên 3: Dùng để thanh toán
No: 32348 Đơn vị bán hàng:…Công ty XNK nông sản thực phẩm Hà Nội……. Địa chỉ:………… Số 6 – Tràng Tiền – Hà Nội….Số tài khoản:… Điện thoại:……….Mã số 0100101682-1………
Họ và tên người mua hàng:….anh Phương – Bắc Giang………. Đơn vị:………. Địa chỉ:………Số tài khoản:………
Hình thức thanh toán:………… Mã số:……….
Số tiền viết bằng chữ: Sáu mươi lăm triệu hai trăm mười sáu nghìn tám trăm sáu mươi sáu đồng chẵn.
- Đối với hàng xuất khẩu:
Các nghiệp vụ xuất khẩu là do các phòng nghiệp vụ thực hiện Khi hàng được xác nhận là xuất khẩu, các phòng gửi bộ chứng từ xuất khẩu cho phòng kế toán để lập hoá đơn (GTGT) cho lô hàng xuất khẩu Hiện nay nghiệp vụ xuất khẩu trực tiếp của công ty không nhiều.
Doanh thu hàng xuất khẩu là tổng giá trị ngoại tệ của lô hàng ghi trên hoá đơn thương mại(giá FOB) Sau đó kế toán quy đổi ra tiền Việt Nam theo tỷ giá hạch toán, kế toán ghi nhận doanh thu khi nhận được thông báo hoàn thành thủ tục hải quan và vận đơn do hãng tàu biển xác nhận hàng đã giao lên tàu và xuất khẩu.
SV: Đàm Thị Thoa Lớp: KTA – K5
Stt Tên h ng hoá, d àng hoá x ịch vụ Đv tính Số lượng Đơn giá Th nh àng hoá x tiền
Cộng tiền h ng: 59288056 àng hoá x
Thuế suất thuế GTGT: 10% Tiền thuế GTGT: 5928810
Tổng cộng tiền thanh toán: 65216866
Sau khi hàng đã được xác nhạn là xuất khẩu, kế toán phản ánh doanh thu hàng xuất khẩu như sau:
Nợ TK 1311: Số tiền hàng đã thanh toán
Có TK 5111: Doanh thu hàng xuất khẩu Đồng thời kế toán ghi đơn nợ TK 007 theo nguyên tệ
Việc hạch toán như trên được áp dụng cả trong trường hợp mua bán ngay và trả chậm Đây là phương án được công ty lựa chọn để khử chứng từ trùng liên quan đến bán hàng hoá thanh toán ngay bằng tiền mặt hoặc tiền gửi ngân hàng Khi khách hàng thanh toán, căn cứ vào phiếu chi hay giấy báo có, kế toán ghi:
- Đối với hàng bán trong thị trường nội địa:
Hàng bán trong thị trường nội địa bao gồm cả hàng công ty mua của cơ sở kinh doanh trong nước và hàng nhập khẩu bán cho khách hàng bên ngoài Căn cứ vào hoá đơn bán hàng, kế toán định khoản:
+ Trường hợp bán hàng nhập khẩu:
Nợ TK 1312: Tổng giá trị thanh toán
Có TK 5112: Doanh thu không bao gồm thuế GTGT
Có TK 333112: Thuế GTGT đầu ra phải nộp
+ Trường hợp bán hàng kinh doanh nội địa:
Nợ TK 1313: Tổng giá trị thanh toán
Có TK 5113: Doanh thu không bao gồm thuế GTGT
Có TK 333113: Thuế GTGT đầu ra phải nộp
VD: Căn cứ vào hoá đơn số 32348 ngày 25/12/2002, xuất bán 893 thùng bánh ngọt ORION NKTD HĐ TYCO21102/2-A cho anh Phương- Bắc Giang, kế toán định khoản:
- Đối với nghiệp vụ xuất nhập khẩu uỷ thác:
Khi thực hiện XNK uỷ thác cho khách hàng, công ty nhận được một khoản doanh thu hay còn gọi là hoa hông uỷ thác Số tiền hoa hồng này còn được xác định trên cơ sở phần trăm giá trị lô hàng.
Việc thanh toán hoa hồng uỷ thác của công ty được tiến hành dưới dạng thanh lý hợp đồng và chuyển cho các bên hoá đơn GTGT lập riêng cho hoa hồng uỷ thác.
Hàng ngày khi phát sinh nghiệp vụ, kế toán tập hợp, phân loại chứng từ và nhập dữ liệu vào máy vi tính Lấy hoá đơn 32348 ở trên làm ví dụ, quá trình nhập chứng từ vào máy như sau:
- Từ màn hình nền của phần mềm kế toán FAST, chọn menu “Bán hàng và công nợ phải thu”\”Cập nhật số liệu”\”Hoá đơn bán hàng”.
- Chương trình sẽ lọc ra 5 chứng từ được nhập cuối cùng và hiện lên màn hình cập nhật chứng từ Nhấn Esc để quay ra màn hinh nhập chứng từ Tại nút “Mới” ấn phím Enter, con trỏ sẽ chuyển đến trường đầu tiên trong màn hình cập nhật thông tin về chứng từ.
Lần lượt cập nhật các thông tin trên màn hình Sau đó tại nút”Lưu” ấn phím Enter để lưu chứng từ Khi chương trình thực hiện xong thì sẽ hiện lên thông báo “Đã thực hiện xong”.
Màn hình cập nhật hoá đơn số 32348 như biểu số 3:
Với chương trình phần mềm kế toán đã cài đặt, khi có lệnh, chương trình tự động chạy và cho phép kiết xuất, in ra các sổ sách kế toán tương ứng.