LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ BÁN HÀNG TẠI CÁC DOANH NGHIỆP THƯƠNG MẠI
KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ BÁN HÀNG
1.1 Bán hàng, kết quả bán hàng và yêu cầu quản lý của khách hàng.
1.1.1 Bán hàng, kết quả bán hàng: a Bán hàng
Bán hàng là giai đoạn cuối cùng của quá trình thực hiện mặt giá trị của hàng hoá Trong mối quan hệ này doanh nghiệp phải chuyển giao hàng hoá cho người mua và người mua phải chuyển giao cho doanh nghiệp số tiền tương ứng với giá trị hàng hoá đó, số tiền này gọi là doanh thu bán hàng Quá trình bán hàng được coi là hoàn thành khi có đủ hai điều kiện sau:
- Gửi hàng cho người mua.
- Người mua đã trả tiền hay đã chấp nhận thanh toán.
Tức là nghiệp vụ bán hàng chỉ xảy ra khi giao hàng xong, nhận đựợc tiền, hoặc giấy chấp nhận thanh toán của người mua, hai việc này có thể diễn ra đồng thời cùng một lúc, hoặc không đồng thời tuỳ theo phương thức bán hàng của doanh nghiệp. b Kết quả bán hàng
Kết quả của hoạt động bán hàng là chỉ tiêu biểu hiện hiệu quả của hoạt động lưu chuyển hàng hoá Nó là khoản chênh lệch khi lấy doanh thu bán hàng thuần trừ đi tổng chi phí hoạt động kinh doanh bao gồm: chi phí về giá vốn hàng bán, chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp trong một thời kỳ nhất định.
1.1.2 Yêu cầu quản lý bán hàng
Trong bất cứ nền kinh tế nào, nền kinh tế hàng hoá hay nền kinh tế thị trường, việc tiêu thụ hàng hoá cũng là một vấn đề quan trọng, quyết định quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, nó liên quan đến lợi ích sát sườn của doanh nghiệp, bởi có thông qua tiêu thụ thì tính chất hữu ích của hàng hoá mới được thừa nhận và hơn nữa nó mới có khả năng bù đắp chi phí bỏ ra và có lợi nhuận Mặt khác, tăng quá nhanh quá trình tiêu thụ là tăng vòng quay vốn lưu động, tiết kiệm dụng, đảm bảo thu hồi vốn nhanh, thực hiện tái sản xuất mở rộng Đây là tiền đề vật chất để tăng thu nhập cho doanh nghiệp, nâng cao đời sống cho CBCNV.
Từ những phân tích trên ta thấy rằng thực hiện tốt việc tiêu thụ hàng hoá có ý nghĩa rất quan trọng đối với doanh nghiệp Do đó trong công tác quản lý nghiệp vụ bán hàng phải thoả mãn được các yêu cầu sau:
- Nắm bắt, theo dõi chặt chẽ từng phương thức bán hàng
- Nắm bắt, theo dõi chẽ từng loại hàng bán ra
- Có biện pháp thanh toán, đôn đốc, thu hồi đầy đủ kịp thời vốn của doanh nghiệp, tăng vòng quay vốn lưu động.
Thoả mãn được các yêu cầu đó góp phần tăng hiệu quả sử dụng vốn trong doanh nghiệp, tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp và góp phần tăng nguồn thu cho Ngân sách Nhà nước, thúc đẩy nền kinh tế phát triển.
1.2 Vai trò và nhiệm vụ của kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng.
1.2.1 Vai trò của kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng Đối với một doanh nghiệp nói chung và một doanh nghiệp thương mại nói riêng, tổ chức tốt công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng có vai trò quan trọng, từng bước hạn chế đựợc sự thất thoát hàng hoá, phát hiện được những hàng hoá chậm luân chuyển để có biện pháp xử lý thích hợp nhằm thúc đẩy quá trình tuần hoàn vốn Các số liệu mà kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng cung cấp giúp cho doanh nghệp nắm bắt được mức độ hoàn chỉnh về kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng từ đó tìm ra những thiếu sót mất cân đối giữa khâu mua, khâu dự trữ và khâu bán các mặt hàng của doanh nghiệp trên thị trường,biết được kết quả kinh doanh của doanh nghiệp để từ đó có quyết định đầu tư, cho vay vốn, hoặc có quan hệ làm ăn với doanh nghiệp.
1.2.2 Nhiệm vụ của kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng Để thực hiện đầy đủ vai trò của mình, kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng có các nhiệm vụ sau:
- Ghi chép đầy đủ kịp thời khối lượng hàng hoá bán ra và tiêu thụ nội bộ, tính toán đúng đắn trị giá vốn của hàng đã bán, chi phí bán hàng, chi phí quản lý và các chi phí khác nhằm xác định đúng đắn kết quả bán hàng.
- Kiểm tra giám sát tiến độ thực hiện kế hoạch bán hàng, tình hình thanh toán với người mua, với ngân sách nhà nước.
- Cung cấp thông tin chính xác, trung thực và đầy đủ về tình hình bán hàng và xác định kết quả bán hàng.
Như vậy, kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng là công tác quan trọng của doanh nghiệp nhằm xác định số lượng và giá trị của lượng hàng hoá bán ra, cũng như doanh thu và kết quả kinh doanh của doanh nghiệp Song để phát huy được vai trò và thực hiện tốt các nhiệm vụ đã nêu trên đòi hỏi phải tổ chức công tác kế toán thật khoa học, hợp lý, đồng thời cán bộ kế toán phải nắm vững nội dung của việc tổ chức tốt công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng.
TỔ CHỨC KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ BÁN HÀNG
2.1.1 Các phương thức bán hàng
Có rất nhiều cách phân chia các loại hình bán hàng, hiện nay chúng ta có thể chia ra như sau: a Phương thức bán hàng trực tiếp
Theo phương thức này, bên khách hàng uỷ quyền cho cán bộ nghiệp vụ đến nhận hàng tại kho của các doanh nghiệp bán hoặc giao nhận tay ba (các doanh nghiệp mua bán thẳng) Người nhận hàng sau khi ký vào chứng từ nhận hàng của doanh nghiệp thì hàng hoá được xác nhận là bán (hàng đã chuyển quyền sở hữu), số tiền cung cấp hàng hoá người mua có thể thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán.
- Bán theo phương thức trả góp
- Trường hợp hàng đổi hàng b Phương thức gửi hàng đi bán
Theo phương thức này định kỳ doanh nghiệp gửi hàng cho khách hàng trên cơ sở thoả thuận trong hợp đồng mua bán hàng giữa hai bên và giao hàng tại địa điểm đã quy ước trong hợp đồng Khi xuất kho gửi đi hàng vẫn thuộc sở hữu của doanh nghiệp, chỉ khi nào khách hàng trả tiền hoặc chấp nhận thanh toán thì khi ấy quyền sở hữu hàng hoá đó mới được chuyển giao và được ghi nhận doanh thu bán hàng. Theo phương thức này có các trường hợp bán hàng sau:
- Bán buôn theo hình thức ký gửi hàng
- Bán hàng đại lý ký gửi
2.1.2 Các phương thức thanh toán
Việc quản lý quá trình thanh toán đóng vai trò rất quan trọng trong hoạt động bán hàng, chỉ khi quản lý tốt các nghiệp vụ thanh toán doanh nghiệp mới tránh đựợc các tổn thất về tiền hàng, giúp các doanh nghiệp không bị chiếm dụng vốn tạo điều kiện tăng vòng quay vốn, giữ uy tín với khách hàng Hiện nay các doanh nghiệp thương mại áp dụng một số phương thức thanh toán chủ yếu sau: a Thanh toán trực tiếp bằng tiền mặt Đây là hình thức thanh toán trực tiếp giữa người bán và người mua Khi đi mua hàng có thể bên mua sẽ nhận hàng rồi giao tiền ngay hoặc nhận nợ để sau đó tiến hành xuất quỹ tiền mặt thanh toán cho người bán. b Thanh toán qua ngân hàng
Trong phương thức thanh toán này ngân hàng sẽ đóng vai trò trung gian thực hiện việc chuyển tài khoản của doanh nghiệp này sang tài khoản của doanh nghiệp khác, hoặc bù trừ lẫn nhau khi nhận được yêu cầu của các bên tham gia mua bán.Trong phạm vi này có các phương thức thanh toán sau đây:
- Thanh toán bằng uỷ nhiệm thu
- Thanh toán bằng uỷ nhiệm chi
Ngoài các hình thức thanh toán trên, các doanh nghiệp còn áp dụng các hình thức thanh toán khác như là thanh toán bằng thư tín dụng và tài khoản đặc biệt hoặc bằng nghiệp vụ ứng trước.
2.2 Doanh thu bán hàng, các khoản giảm trừ doanh thu
2.2.1 Doanh thu bán hàng, nguyên tắc xác định doanh thu bán hàng a Doanh thu bán hàng
Doanh thu bán hàng là tổng giá trị thực hiện cho hoạt động bán sản phẩm hàng hoá, cung cấp dịch vụ, lao vụ cho khách hàng.
Doanh thu bán hàng thường được phân biệt cho từng loại hàng như doanh thu bán hàng hoá, doanh thu bán thành phẩm, doanh thu cung cấp lao vụ dịch vụ. Người ta cũng phân biệt doanh thu theo từng tiêu thức tiêu thụ gồm doanh thu bán ra ngoài, doanh thu nội bộ Và ngoài ra doanh thu còn được xác định theo từng trường hợp cụ thể sau:
- Đối với doanh nghiệp tính thuế theo phương pháp khấu trừ: doanh thu bán hàng là toàn bộ số tiền bán hàng chưa có thuế GTGT gồm cả phụ thu và phí thu thêm ngoài giá bán (nếu có).
- Đối với doanh nghiệp nộp thuế theo phương pháp trực tiếp: doanh thu bán hàng là toàn bộ số tiền bán hàng gồm cả phụ thu và phí thu thêm ngoài giá bán (nếu có).
Doanh thu thuần là số chênh lệch giữa doanh thu bán hàng và các khoản giảm trừ doanh thu như giảm giá hàng bán, hàng bán bị trả lại, thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế xuất khẩu. b Nguyên tắc xác định doanh thu
Việc tổ chức công tác kế toán phải tuân theo những nguyên tắc xác định Việc hạch toán doanh thu cũng không nằm ngoài quy luật đó, nghĩa là việc hạch toán này cũng theo nguyên tắc nhất định đó là: Khi xác định doanh thu phải xác định thời điểm ghi nhận doanh thu Có ba thời điểm ghi nhận doanh thu như sau:
- Doanh thu được ghi nhận trước thời điểm giao hàng
- Doanh thu ghi nhận thời điểm giao hàng
- Doanh thu được ghi nhận sau thời điểm giao hàng
Trong trường hợp bán hàng thu tiền ngay doanh thu bán hàng chính là tiền bán hàng thu được.
Trường hợp bán hàng chưa được thu tiền ngay mà đã được khách hàng chấp nhận thanh toán bao gồm:
- Sản phẩm hàng hoá xuất cho người mua được chấp nhận thanh toán cho đến hết thời hạn thanh toán chưa thu được tiền về vẫn được coi là kết thúc nghiệp vụ bán hàng, doanh thu bán hàng trong trường hợp này được tính cho kỳ nhưng sang kỳ sau mới có tiền nhập quỹ.
- Trường hợp giữa khách hàng và doanh nghiệp có áp dụng phương pháp thanh toán theo kế hoạch thì gửi sản phẩm hàng hoá cho người mua được coi như được doanh thu.
2.2.2 Các khoản giảm trừ doanh thu a Các khoản thuế:
- Thuế tiêu thụ đặc biệt
- Thuế xuất khẩu b Giảm giá hàng bán
Giảm giá hàng bán là số tiền người bán giảm giá cho người mua trên giá bán đã thoả thuận, vì lý do hàng kém phẩm chất, không đúng quy cách, thời hạn…đã quy định trong hợp đồng hoặc do khách hàng mua với khối lượng lớn nên doanh nghiệp giảm giá Giảm giá hàng bán có ba loại như sau:
- Bớt giá: Là khoản tiền giảm trừ trên giá bán thông thường vì lý do mua hàng với khối lượng lớn Khoản này được tính theo tỷ lệ nào đó trên giá bán, người bán hàng thực hiện bớt giá cho người mua hàng ngay sau lần họ mua hàng.
- Hồi khấu: Là khoản giảm trừ tính trên tổng số các nghiệp vụ đã thực hiện với một khách hàng trong một thời gian nhất định. c Hàng bán bị trả lại
CHỨNG TỪ KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ BÁN HÀNG
Theo nguyên tắc chung của kế toán, khi một nghiệp vụ kinh tế được phát sinh ở bất kỳ bộ phận nào của doanh nghiệp, thì doanh nghiệp phải lập chứng từ theo mẫu quy định hoặc theo hướng dẫn của Bộ tài chính Những chứng từ này là cơ sở để đối chiếu, kiểm tra nghiệp vụ, cũng như được sử dụng để hạch toán.
Trong doanh nghiệp thương mại thường sử dụng các chứng từ sau: a Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho: Sử dụng trong trường hợp bán hàng tại kho doanh nghiệp theo hình thức bán buôn. b Hoá đơn GTGT (loại hai liên hoặc ba liên) lập khi có nghiệp vụ bán hàng hoá qua kho hoặc quầy của đơn vị hoặc hoá đơn bán hàng trong trường hợp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ. c Hợp đồng mua bán hàng hoá: đây là chứng từ đầu tiên đánh dấu sự phát sinh nghiệp vụ.
Các hoá đơn này cho ta biết khối lượng hàng hoá tiêu thụ cũng như doanh thu bán hàng, giá vốn hàng bán cũng như lượng thuế GTGT thu hộ cho Nhà nước… Để từ đó người bán làm căn cứ xuất hàng, ghi thẻ kho, kế toán định khoản ghi sổ kế toán, xác định doanh thu, lợi nhuận Còn đối với người mua, hoá đơn là căn cứ để nhận hàng, vận chuyển hàng trên đường cũng như về nhập kho tại đơn vị.
Ngoài các chứng từ nêu trên còn có các phiếu thu, giấy báo có của ngân hàng, giấy báo chấp nhận thanh toán của bên mua, hệ thống báo cáo, bảng kê… làm tài liệu cho việc bổ trợ ghi chép.
3.1.2 Tài khoản sử dụng Để phản ánh quá trình bán hàng và xác định kết quả bán hàng của doanh nghiệp, kế toán sử dụng hệ thống tài khoản sau:
- TK 156 gồm hai tài khoản cấp hai sau:
+ TK 1561: Trị giá mua hàng hoá
+ TK 1562: Chi phí mua hàng hoá
- TK 611: “mua hàng”, tài khoản này phản ánh trị giá vốn của hàng luân chuyển trong kỳ (sử dụng trong trường hợp doanh nghiệp hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp KKĐK).
- TK 157: “hàng gửi đi bán”, dùng để phản ánh trị giá vốn của hàng gửi bán, ký gửi đại lý chưa chấp nhận Tài khoản này được mở chi tiết theo từng loại hàng hoá, theo từng lần ký gửi.
- TK 511: “doanh thu bán hàng”, dùng để phản ánh tổng số doanh thu bán hàng thực tế của doanh nghiệp và các khoản giảm trừ doanh thu.
- TK 512: “doanh thu bán hàng nội bộ”, dùng để phản ánh doanh thu của số hàng hoá tiêu thụ nội bộ.
- TK 513: “hàng bán bị trả lại”, dùng để theo dõi doanh thu của số hàng bán đã tiêu thụ nhưng khách hàng trả lại Đây là tài khoản điều chỉnh của tài khoản 511 để tính doanh thu thuần TK 513 cuối kỳ không có số dư.
- TK 532: “giảm giá hàng bán”, dùng để theo dõi tất cả các khoản giảm giá, bớt giá, hồi khấu trên giá bán cho khách hàng Đây cũng là tài khoản điều chỉnh giảm doanh thu TK 532 cuối kỳ không có số dư.
- TK 632: “giá vốn hàng bán”, dùng để theo dõi trị giá vốn hàng bán xuất trong kỳ TK 632 cuối kỳ không có số dư.
- TK 3331: “thuế GTGT phải nộp”, dùng để phản ánh số thuế GTGT đầu ra, số thuế GTGT phải nộp, đã nộp và số thuế còn phải nộp Tài khoản này dùng chung cho cả hai phương pháp tính thuế Tài khoản này có hai tài khoản cấp ba như sau:
+ TK 33311: thuế GTGT của hàng hoá dịch vụ
+ TK 33312: thuế GTGT của hàng hoá nhập khẩu
- TK 641: “chi phí bán hàng”, dùng để tập hợp chi phí bán hàng thực tế phát sinh và phân bổ chờ kết chuyển, xác định kết quả kinh doanh TK 641 cuối kỳ không có số dư và được mở thành bảy tài khoản cấp hai.
- TK 642: “chi phí quản lý doanh nghiệp”, dùng để phản ánh, tập hợp và kết chuyển các chi phí quản lý kinh doanh liên quan đến hoạt động quản lý kinh doanh, quản lý hành chính, và chi phí khác liên quan đến hoạt động chung của doanh nghiệp TK 642 cuối kỳ không có số dư và được mở thành tám tài khoản cấp hai.
- TK 911: “xác định kết quả kinh doanh”, dùng để phản ánh kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh và hoạt động khác của doanh nghiệp trong một kỳ hạch toán TK 911 cuối kỳ không có số dư.
3.2 Trình tự kế toán một số nghiệp vụ chủ yếu
3.2.1 Theo phương pháp kê khai thường xuyên
Sơ đồ hạch toán theo phương pháp kê khai thường xuyên
TK 156 TK 632 TK 911 TK 511 TK 111, 112…
Giá vốn Kết chuyển Kết chuyển Doanh thu hàng bán giá vốn DTT bán hàng
Gửi Kết Kết Thuế bán chuyển chuyển TK 531, 532… GTGT
Nhập kho hàng gửi đi bán
K/C chi phí quản lý DN
3.2.2 Theo phương pháp kiểm kê định kỳ
Khi hạch toán tiêu thụ hàng hoá theo phương pháp kiểm kê định kỳ, về cơ bản nó giống như phương pháp KKTX ở phần kế toán doanh thu, chỉ khác ở phần kế toán hàng tồn kho.
Phương pháp KKĐK không theo dõi tình hình xuất kho hàng hoá thường xuyên mà để đến cuối tháng căn cứ vào kiểm kê hàng hoá để xác định lượng hàng hoá xuất ra trong kỳ Do giá vốn hàng hoá xuất kho theo phương pháp này, có sự chênh lệch giữa giá trị hàng hoá tồn kho đầu kỳ và giá trị hàng hoá mua vào trong kỳ với giá trị hàng hoá tồn kho cuối kỳ.
Sơ đồ hạch toán thep phương pháp kiểm kê định kỳ
TK 111 TK 611 TK 632 TK 911 TK 511 TK 111
Mua hàng Giá vốn K/C giá K/C Doanh thu Hàng bán vốn DTT bán hàng
TK 156 Gửi Xác định TK 531, 532 Thuế bán bán K/C GTGT K/C tồn TK 641 giảm kho đầu kỳ K/C chi giá
K/C tồn kho phí bán cuối kỳ hàng
3.3 Tổ chức sổ và báo cáo kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng
THỰC TRẠNG VỀ CÔNG TÁC KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN NAM VANG
ĐẶC ĐIỂM HOẠT ĐỘNG KINH DOANH CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN NAM VANG
1.1 Quá trình hình thành và phát triển
Công ty CP Nam Vang là doanh nghiệp ngoài quốc doanh, khi thành lập chỉ có 25 CBCNV, trụ sở chính tại 652 Nguyễn Văn Cừ - Long Biên – Hà Nội.
Công ty được thành lập ngày 29/7/1995 theo quyết định số 1731/GP-UB ngày 21/3/1995 của UBND TP Hà Nội Giấy phép đăng ký kinh doanh số 0507720 ngày 18/4/1995 của sở kế hoạch đầu tư Hà Nội cấp với ngành nghề kinh doanh là bán buôn bán lẻ tư liệu sản xuất, tư liệu tiêu dùng, đại lý ký gửi hàng hoá, cửa hàng dịch vụ thương nghiệp, sản xuất xây dựng, kinh doanh sắt thép xây dựng.
Từ lúc công ty chỉ có hai cửa hàng nhỏ tại Văn Điển và Đức Giang thì đến nay đã thành hai trung tâm có khuôn viên, nhà xưởng khang trang với thiết bị máy móc tương đối đồng bộ và đội ngũ CBCNV làm việc có tính chất chuyên sâu, trình độ quản lý và đường lối chỉ đạo từ trên xuống dưới Đến năm 2004 thì đã có thêm hai chi nhánh tại hai thành phố lớn là Hải Phòng và TPHCM, ngoài ra công ty còn thành lập xưởng cơ điện mang tính chất phục vụ thiết kế, sửa chữa, bảo hành, bảo dưỡng máy móc, thiết bị trong công ty.
Trong hai chi nhánh thì chi nhánh tại Hải Phòng hạch toán độc lập, kê khai thuế tại TP Hải Phòng và chi nhánh tại TPHCM nộp thuế và kê khai thuế tạiTPHCM, hạch toán độc lập Hai đơn vị hạch toán phụ thuộc là trung tâm kinh doang thép Nam Hải tại Đức Giang – Long Biên – Hà Nội và trung tâm kinh doanh thép Nam Hồng tại kho 6, thị trấn Văn Điển – Thanh Trì – Hà Nội.
Trong những năm qua, công ty đã mạnh dạn đổi mới kỹ thuật, lựa chọn phương án kinh doanh phù hợp hơn với nhu cầu thị trường Sản lượng tiêu thụ thép của công ty năm sau cao hơn năm trước:
- Năm 2007 : Sản lượng 82.000 tấn, doanh thu 386.906.195.426 VNĐ
- Năm 2008: Sản lượng 95.000 tấn, doanh thu 557.890.275.020 VNĐ
- Năm 2009: Sản lượng 120.000 tấn, doanh thu 784.979.136.247 VNĐ
Với kết quả của những năm qua, trong năm tới công ty đề ra chỉ tiêu phấn đấu đạt sản lượng 150.000 tấn.
Tính đến thời điểm này, công ty có nguồn vật tư bao gồm máy cắt các loại, máy nén khí, máy uốn… và các loại máy phục vụ cho sản xuất khác Các loại máy và trang thiết bị đều được nhập ngoại, đảm bảo cho quá trình sản xuất và chất lượng của sản phẩm Mỗi năm công ty cung cấp cho thị trường khoảng 200.000 tấn thép các loại theo các kích cỡ khác nhau đáp ứng mọi yêu cầu của xã hội.
1.2 Đặc điểm hoạt động tổ chức và quản lý sản xuất kinh doanh
Hoạt động chủ yếu của công ty là kinh doanh mặt hàng kim khí, những mặt hàng của công ty có đặc điểm là:
- Hàng hay bị gỉ nên đòi hỏi phải có biện pháp bảo quản để đảm bảo chất lượng sản phẩm trong điều kiện khí hậu nhiệt đới gió mùa của nước ta.
- Sản phẩm kim khí có kích thước lớn, cồng kềnh, nhiều chủng loại, gây khó khăn cho việc vận chuyển.
- Là sản phẩm tiêu dùng theo mùa vụ vì vậy phải nghiên cứu kỹ để thay đổi sản lượng hàng dự trữ trong kho cho phù hợp để đáp ứng kịp thời cho các nhu cầu của khách hàng. Để có được các sản phẩm trên, công ty phải dựa vào các nguồn cung cấp sau:
- Hàng mua của các đơn vị sản xuất trong nước
- Hàng nhập khẩu bao gồm các sản phẩm trong nước chưa sản xuất được.
- Ngoài ra còn thu mua của các đơn vị ngoài ngành về…
1.3 Đặc điểm tổ chức quản lý hoạt động kinh doanh
Cơ cấu của bộ máy quản lý của công ty CP Nam Vang chia làm ba khối: a Ban giám đốc: đứng đầu là tổng giám đốc công ty, là người chịu trách nhiệm trước pháp luật của Nhà nước về quản lý và sử dụng vốn Giám đốc các chi nhánh do Tổng công ty bổ nhiệm theo đề nghị của công ty Giúp việc cho tổng giám đốc có hai phó giám đốc, một người phụ trách kinh doanh có nhiệm vụ theo dõi quan sát việc kinh doanh của công ty và điều hành sự hoạt động của các cửa hàng, một người phụ trách công tác tổ chức về vấn đề nhân sự trong công ty. b Các phòng ban nghiệp vụ: công ty có ba phòng ban nghiệp vụ chủ yếu sau
- Phòng tổ chức hành chính: có 14 thành viên có nhiệm vụ tham mưu cho giám đốc về công tác tổ chức cán bộ lao động, tiền lương, đào tạo nâng bậc, tuyên truyền thi đua thanh tra, bảo vệ và công tác hành chính.
- Phòng kinh doanh: có chức năng giúp giám đốc xây dựng kế hoạch, phương án kinh doanh hàng tháng, quý, năm và dài hạn cho công ty và từng đơn vị cơ sở Xác định quy mô mặt hàng kinh doanh, định mức dự trữ hàng hoá đồng thời tổ chức khai thác hàng hoá điều phối cho các cửa hàng và trực tiếp tổ chức bán buôn Phòng có 18 thành viên, gồm có:
+ Một trưởng phòng quản lý tình hình kinh doanh và chịu trách nhiệm trước giám đốc về tình hình kinh doanh của công ty.
+ Một phó phòng chịu trách nhiệm nhập khẩu sắt thép từ nước ngoài.
+ Một phó phòng làm công tác lên kế hoạch và thống kê tình hình kinh doanh của doanh nghiệp.
+ Ba người đảm nhiệm việc tiêu thụ hàng hoá tại khu vực phía Nam.
+ Ba người chuyên trách giao nhận hàng hoá xuất nhập khẩu.
+ Hai người đảm nhận công tác giao nhận hàng hoá sắt thép sản xuất trong nước.+ Ba người chuyên về vận hành cẩu và các loại máy móc khác.
+ Bốn người làm ở phòng kế toán để theo dõi hàng tồn kho, tổng kết số liệu hàng hoá nhập, xuất và viết phiếu.
- Phòng kế toán: gồm chín nhân viên có chức năng giúp đỡ giám đốc trong việc tổ chức hệ thống quản lý kinh tế từ công ty cho đến các đơn vị cơ sở Hướng dẫn và kiểm tra việc thực hiện chế độ hạch toán kế toán trong toàn công ty, quản lý và theo dõi các nguồn vốn, tài sản của công ty, thực hiện việc ghi sổ kế toán những phần công việc phát sinh ở công ty, đồng thời định kỳ tiến hành kiểm tra, xét duyệt các báo cáo ở các đơn vị trực thuộc và tổng hợp số liệu để lập báo cáo toàn công ty theo đúng pháp luật và chế độ kế toán mà Nhà nước ban hành. c Các đơn vị trực thuộc: công ty CP Nam Vang có
- 02 xí nghiệp gồm xí nghiệp kinh doanh thép chính và xí nghiệp kinh doanh thép chuyên dụng.
- 02 kho: Nam Hải và Nam Hồng.
- 12 cửa hàng. Để thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh của công ty, các đơn vị phụ thuộc không đầy đủ tư cách pháp nhân mặc dù vẫn có dấu hiệu riêng theo quy định của Nhà nước Tuy nhiên khả năng độc lập của các đơn vị trực thuộc đã được mở rộng hơn, các đơn vị có quyền mua, bán, được quyết định giá mua trên cơ sở giá bán mà công ty quy định để đảm bảo kinh doanh có lãi Mặt khác, công ty cũng cho các đơn vị tiêu thụ sản phẩm theo quy định.
Việc chỉ huy điều hành công tác sản xuất kinh doanh tiến hành theo cơ chế một thủ trưởng và theo nguyên tắc tập trung dân chủ được thể hiện qua sơ đồ sau:
Phòng tổ chức hành chính Phòng kế toán tài chính
Chi nhánh Sài GònXí nghiệp 1 Xí nghiệp 2 Kho VĐ Kho ĐG Cửa hàng 1Cửa hàng ….Cửa hàng 12
Sơ đồ tổ chức bộ máy hoạt động kinh doanh của công ty
Với chức năng kinh doanh là chủ yếu nên mạng lưới kinh doanh của công ty là rất rộng lớn, phạm vi hoạt động mở ra trên nhiều tỉnh thành của cả nước nhưTPHCM, TP Đà Nẵng, Nghệ An, Thanh Hoá…
ĐẶC ĐIỂM TỔ CHỨC KẾ TOÁN CỦA CÔNG TY CP NAM VANG
2.1 Chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu của bộ máy
Tổ chức bộ máy công tác kế toán hợp lý và khoa học phù hợp với đặc điểm tổ chức quản lý sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp nhằm phát huy vai trò của kế toán là một yêu cầu quan trọng đối với giám đốc và kế toán trưởng. Để đáp ứng yêu cầu sản xuất kinh doanh, phòng kế toán của công ty đã tích cực tổ chức công tác kế toán Với tư cách là một công cụ quản lý, hoạt động kế toán luôn luôn cố gắng đầy đủ kịp thời, chính xác phục vụ cho công tác quản lý Phòng kế toán gồm chín người:
- Kế toán trưởng: là người tổ chức chỉ đạo toàn diện công tác kế toán, giúp giám đốc công ty trong công tác tham mưu về tài chính và chỉ đạo nghiệp vụ Theo dõi tổng hợp nghiệp vụ phát sinh trong quá trình quản lý và kinh doanh tại khu vực văn phòng công ty Kế toán trưởng phải chịu trách nhiệm trước giám đốc về mặt tài chính.
- Phó phòng kế toán: giúp kế toán trưởng trong công tác chỉ đạo nghiệp vụ kế toán công ty, giải quyết công việc trong khi kế toán trưởng vắng mặt, tổng hợp hoạt động kinh tế phát sinh, lưu báo cáo quyết toán công ty.
- Kế toán tổng hợp: kiểm tra tính hợp pháp của các chứng từ về các nghiệp vụ kinh tế phát sinh mà các kế toán viên khác giao cho để đưa vào sổ sách, sau đó tiến hành kiểm tra để đến cuối kỳ có thể lập báo cáo kế toán.
- Kế toán TSCĐ: là kế toán thể hiện các sổ sách về tài sản (số lượng, giá trị của tài sản) như đất đai, nhà cửa, vật kiến trúc…
- Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương: là kế toán theo dõi, tính toán tiền lương theo bậc của công ty theo từng tháng để chi trả kịp thời cho CBCNV, cũng từ đó trích các khoản BHXH, BHYT, KPCĐ…
- Kế toán vốn bằng tiền và thanh toán công nợ: là kế toán theo dõi khoản công nợ phải thu, phải trả của văn phòng công ty Đồng thời theo dõi tình hình thu chi tiền mặt, tiền gửi ngân hàng để kịp thời có kế hoạch đòi nợ hoặc chi trả khách hàng.
- Kế toán vật tư, hàng hoá: có nhiệm vụ phản ánh đầy đủ, kịp thời tình hình nhập, xuất, tồn kho từng loại vật tư hàng hoá, phiếu nhập kho, hoá đơn bán hàng…
- Kế toán chi phí sản xuất, kinh doanh: là kế toán tổng hợp các khoản chi phí, xác định giá vốn hàng bán.
- Kế toán tại các cửa hàng, trung tâm có nhiệm vụ phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh tại các cửa hàng và trung tâm vào sổ kế toán Cuối mỗi tháng kế toán cửa hàng xác định kết quả kinh doanh của cửa hàng và lên các báo cáo gửi về phòng kế toán.
Kế toán tổng hợpKế toán vốn bằng tiềnKế toán phải thu phải trảKế toán thuếKế toán tiêu thụKế toán TSCĐ, chi phí quản lýKế toán hàng tồn khoThủ quỹ
Kế toán ở các đơn vị phụ thuộc
Mô hình bộ máy kế toán của công ty CP Nam Vang
2.2 Hình thức tổ chức công tác kế toán của công ty Để đảm bảo phản ánh một cách chính xác kịp thời các nghiệp vụ phát sinh và thuận tiện cho công tác đối chiếu tổng hợp số liệu phục vụ tốt công tác kiểm tra trong toàn công ty trên một địa bàn rộng lớn Công ty áp dụng hình thức tổ chức công tác kế toán vừa tập trung vừa phân tán Tại văn phòng của công ty có phòng kế toán tài chính, dưới các cửa hàng trực thuộc là các tổ chức kế toán Theo hình thức này, kế toán toàn công ty được phân công, phân cấp như sau:
- Phòng kế toán công ty có nhiệm vụ
+ Thực hiện công việc kế toán phát sinh ở đơn vị chính và các đơn vị trực thuộc không có tổ chức kế toán riêng.
+ Hướng dẫn kiểm tra công tác kế toán ở các đơn vị trực thuộc
+ Thu nhận, kiểm tra báo cáo kế toán ở các đơn vị trực thuộc có tổ chức kế toán
- Các đơn vị kế toán phụ thuộc
+ Có nhiệm vụ thực hiện toàn bộ công tác kế toán phát sinh ở các đơn vị mình, công tác tài chính kế toán, thống kê, gửi về phòng kế toán công ty.
+ Các nhân viên hạch toán ở các đơn vị không có tổ chức kế toán thực hiện các công việc hạch toán do phòng kế toán công ty giao và định kỳ gửi chứng từ về phòng kế toán công ty
2.3 Hệ thống tài khoản kế toán và hình thức kế toán của công ty
Hiện nay công ty đang áp dụng theo đúng chế độ kế toán do Bộ tài chính ban hành, cụ thể như sau: a Hệ thống tài khoản: công ty đang áp dụng theo chế độ kế toán Nhà nước ban hành. b Hình thức sổ kế toán:
Công ty áp dụng hình thức chứng từ ghi sổ, hình thức này trong nhiều năm đã phát huy được hiệu quả trong công tác kế toán của công ty Hình thức này giúp cho kế toán nâng cao năng suất của kế toán viên, giúp rút ngắn thời gian hoàn thành việc quyết toán và cung cấp số liệu kịp thời cho quản lý Theo hình thức này, công ty sử dụng các loại sổ sau:
- Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ
- Sổ cái các tài khoản mở chi tiết cho phát sinh bên nợ các tài khoản
- Sổ chi tiết các tài khoản
- Các bảng kê: nhằm cung cấp thêm thông tin cho các sổ chi tiết, sổ cái
Dựa vào hệ thống sổ trên, kế toán sẽ thực hiện vào sổ theo chu trình sau:
Bước 1: Lập và thu nhận các chứng từ gốc, các bảng kê tháng, chi tiết hoạt động sản xuất kinh doanh do các đơn vị trực thuộc gửi lên Các giấy tờ này là phương tiện thông tin, đối chiếu giữa đơn vị với bên ngoài, cũng như là các đơn vị trong công ty với nhau, nó là minh chứng cho phép nghiệp vụ kinh tế phát sinh là đúng Chứng từ sau khi được lập và tiếp nhận từ dưới lên sẽ được chuyển tới các bộ phận kế toán phù hợp.
Bước 2: Kế toán bộ phận nhận được chứng từ ban đầu, tổng hợp vào các chứng từ ghi sổ, sau đó sẽ tiến hành vào sổ chi tiết (nếu có), lên các bảng kê tổng hợp toàn công ty để cuối tháng chuyển số liệu tổng cộng của các bảng kê, sổ chi tiết vào sổ cái. Đối với các loại chi phí sản xuất kinh doanh phát sinh nhiều lần hoặc mang tính chất phân bổ thì dựa vào chứng từ gốc các khoản này trước hết được tập hợp và phân loại trong bảng phân bổ, sau đó lấy số liệu, kết quả phân bổ ghi vào bảng kê có liên quan.
THỰC TRẠNG KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ BÁN HÀNG Ở CÔNG TY CP NAM VANG
Với tư cách là một doanh nghiệp thương mại, bán hàng là một hoạt động kinh doanh chủ yếu mang lại lợi nhuận cho công ty CP Nam Vang Để phù hợp với đặc điểm kinh doanh, đặc điểm quản lý, việc tổ chức công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng ở công ty được tổ chức cả trên phòng kế toán công ty và các chi nhánh Các đơn vị trực thuộc thực hiện việc ghi chép, hạch toán tổng hợp, chi tiết quá trình mua bán ở đơn vị mình một cách độc lập Cuối tháng đơn vị trực thuộc lập báo cáo kết quả kinh doanh và tính lãi, lỗ để chuyển lên phòng kế toán công ty Căn cứ vào báo cáo kết quả kinh doanh, bảng cân đối kế toán và báo cáo chi phí của đơn vị trực thuộc gửi lên, định kỳ theo quý trên văn phòng công ty tiến hành lập báo cáo kết quả kinh doanh cho toàn công ty Do hạch toán ở nhiều bộ phận kế toán khác nhau, kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng được thực hiện theo quy định chung nhằm đảm bảo tính thống nhất trong công tác kế toán cũng như việc kiểm tra quản lý hoạt động bán hàng theo từng quá trình, dễ phát hiện sai sót, từ đó có biện pháp khắc phục Các quy định đó là:
- Niên độ kế toán là một năm từ 01/01 đến 31/12
- Đơn vị tiền tệ sử dụng: Đồng Việt Nam
- Nguyên tắc phương pháp chuyển đổi các đồng tiền: theo giá thực tế
- Kế toán lưu chuyển hàng hoá ở công ty áp dụng theo phương pháp KKTX, theo đó mọi nghiệp vụ kế toán phát sinh liên quan đến hàng tồn kho đều được phản ánh ngay trên sổ kế toán, giúp cung cấp thông tin kịp thời.
- Tài khoản kế toán và phương pháp hạch toán áp dụng tại công ty được thực hiện theo chế độ kế toán hiện hành và theo sự hướng dẫn của kế toán trưởng môt cách thống nhất từ văn phòng kế toán công ty xuống các cửa hàng, sổ sách áp dụng theo cùng một mẫu thống nhất.
- Việc hạch toán tổng hợp được tiến hành cho từng nghiệp vụ kinh tế phát sinh và theo dõi cho từng loại hàng hoá ở từng bộ phận.
- Hạch toán kết quả kinh doanh được tiến hành chung cho toàn công ty, định kỳ theo từng tháng, quý, năm.
Trên đây là những vấn đề chung nhất trong kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng ở công ty CP Nam Vang Sau đây em xin trình bày toàn bộ nội dung hạch toán quá trình bán hàng, xác định kết quả bán hàng của công ty trong tháng 12 năm 2009.
3.1 Các phương thức bán hàng, hình thức thanh toán và thủ tục chứng từ a Các phương thức bán hàng
Bán hàng là giai đoạn cuối cùng của lưu chuyển hàng hoá Hiện nay công ty chủ yếu áp dụng phương thức bán buôn và bán lẻ qua kho Theo các phương thức bán hàng này, khi nhận hàng xong thì người nhận sẽ ký nhận vào hoá đơn bán hàng, hàng hoá sẽ được xác nhận là đã tiêu thụ và đây cũng chính là thời điểm xác nhận doanh thu của hàng hoá bán ra Việc bán buôn, bán lẻ do phòng kinh doanh tại các trung tâm đảm nhận Về phương thức bán hàng, công ty có một số quy định sau:
- Tất cả các trường hợp bán hàng thanh toán chậm bắt buộc phải ký hợp đồng kinh tế, hợp đồng kinh tế phải đảm bảo:
+ Được lập theo đúng pháp lệnh hợp đồng kinh tế Nhà nước
Phải có thẻ chấp nhận hoặc bảo lãnh đúng pháp luật đối với cá nhân và các đơn vị ngoài quốc doanh.
- Bán trả chậm phải thu đủ lãi suất, nếu để thất thoát lãi suất thì người quyết định bán phải chịu trách nhiệm bồi hoàn.
- Xác định rõ trách nhiệm của cá nhân cho nợ hoặc ứng tiền hàng
- Tất cả các hợp đồng kinh tế phải được thanh toán theo đúng quy định
- Việc bán hàng cho khách hàng phải được quyết định trên cơ sở đã tìm hiểu kỹ khả năng thanh toán của khách hàng để hạn chế rủi ro
Phương thức bán buôn qua kho là phương thức bán hàng chủ yếu của công ty Nó có ưu điểm là tiêu thụ được một khối lượng hàng lớn, thu hồi vốn nhanh, vì vậy để khuyến khích khách hàng công ty đã áp dụng chế độ giá bán buôn hợp lý, phù hợp với thị trường Công ty thường bán buôn cho những khách hàng thường xuyên, quen thuộc trên cơ sở những hợp đồng kinh tế hoặc đơn đặt hàng, căn cứ vào các hợp đồng đã ký, bên mua cử cán bộ đến kho của công ty nhận hàng theo đúng địa chỉ và thời gian ghi trên hợp đồng, nếu khách hàng có yêu cầu thì công ty sẽ vận chuyển hàng hoá bằng phương tiện vận tải của đơn vị đến tận công trình. b Thủ tục chứng từ
Chứng từ công ty sử dụng trong quá trình bán hàng là hoá đơn GTGT do công ty áp dụng phương pháp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ Hoá đơn này do mậu dịch viên lập và có đủ chữ ký của người lập và kế toán trưởng, làm căn cứ để hạch toán chi tiết tổng hợp quá trình bán hàng Hoá đơn GTGT được lập thành ba liên:
- Liên 2: Giao cho khách hàng
- Liên 3: Dùng để thanh toán
Ví dụ: Ngày 05/12/2009 công ty bán thép tấm cho công ty vận tải Hồng Vân Kế toán lập hoá đơn thuế GTGT như sau:
HOÁ ĐƠN (GTGT) Mẫu số 01-GTKT-3 LL GP/2000-B
Ngày 05 tháng 12 năm 2009 N˚ 032915 Đơn vị bán: Công ty cổ phần Nam Vang Địa chỉ: 652 Nguyễn Văn Cừ - Long Biên – Hà Nội Số
Họ tên người mua: Đoàn Thanh Tuấn Đơn vị: Công ty vận tải Hồng Vân Địa chỉ: Đức Giang – Hà Nội Số TK:………
Hình thức thanh toán: TM MST: 03 – 01424441
Tên hàng hoá dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền
Cộng tiền hàng: 4.251.540 đồng Thuế suất thuế GTGT 5%: 212.577 đồng Tổng cộng tiền thanh toán: 4.464.117 đồng
Số tiền viết bằng chữ: Bốn triệu bốn trăm sáu tư nghìn một trăm mười bảy đồng
Người mua hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị(Ký và ghi rõ họ tên) (Ký và ghi rõ họ tên) (Ký và ghi rõ họ tên) c Các phương thức thanh toán
Sau khi viết hoá đơn xong giao cho khách hàng đi làm thủ tục thanh toán, phương thức thanh toán thường được thoả thuận trong hợp đồng kinh tế Hiện nay công ty áp dụng các hình thức thanh toán sau:
- Thanh toán bằng tiền mặt: kế toán viết phiếu chi cho khách hàng mang hoá đơn và phiếu thu đến thủ quỹ để nhận hàng.
- Thanh toán bằng séc: kế toán thanh toán phải kiểm tra, ký séc, sau đó ghi séc vào hoá đơn Kế toán nhận séc ghi vào bảng kê nộp séc và giao cho cán bộ giao dịch ngân hàng đi nộp séc.
Ví dụ: Ngày 06/12/2009 công ty bán một lô hàng cho công ty vận tải Hồng Vân trị giá thanh toán là 138.025.605 đồng, khách hàng trả ngay công ty bằng séc như sau:
Ngày tháng Diễn giải Đơn vị mua Số HĐ Số tiền Thời hạn
08/12 Thép tấm 5 ly Cửa hàng Nam Việt 086772 36.239.635
Sau khi hoàn tất thủ tục thanh toán, khách hàng nộp hoá đơn bán hàng cho thủ kho làm căn cứ xuất kho hàng hoá Hoá đơn bán hàng là chứng từ minh chứng cho nghiệp vụ kinh tế phát sinh và làm căn cứ để hạch toán chi tiết nghiệp vụ và tổng hợp nghiệp vụ bán hàng.
3.2 Kế toán doanh thu bán hàng tại công ty CP Nam Vang
3.2.1 Kế toán doanh thu bán hàng a Nội dung: Doanh thu bán hàng là số tiền cung cấp hàng hoá dịch vụ mà công ty thu được không bao gồm thuế GTGT đầu ra. b Chứng từ sử dụng: Để xác định doanh thu bán hàng, kế toán căn cứ vào hoá đơn bán hàng (hoá đơn GTGT) và các chứng từ có liên quan đối với cả hai phương thức c Tài khoản sử dụng: Hiện nay để phản ánh doanh thu bán hàng, công ty sử dụng
TK 511 “doanh thu bán hàng” Vì giữa các chi nhánh và các trung tâm của công ty không tiêu thụ nội bộ nên công ty không sử dụng TK 512 “doanh thu tiêu thụ hàng nội bộ”. d Quy trình hạch toán: Hàng ngày kế toán bán hàng căn cứ vào các hoá đơn bán hàng và các chứng từ thanh toán như phiếu thu, bảng kê nộp séc, sổ thanh toán chậm… đối với chứng từ ngành hàng, từng khách hàng để ghi vào bảng kê chi tiết
TK 511 Bảng kê này được mở chi tiết mỗi tháng một tờ theo dõi chi tiết cho từng ngành hàng.
Ví dụ: Với nghiệp vụ bán hàng ngày 01/12/2009 khi bán thép tấm thu ngay bằng tiền mặt, kế toán sẽ ghi vào bảng kê này theo định khoản:
Với nghiệp vụ bán hàng ngày 01/12/2009 kế toán ghi vào bảng kê này theo định khoản:
Tổng cộng số phát sinh có của TK 511 phản ánh doanh thu hàng bán trong kỳ.
Công ty cổ phần Nam Vang
652 Nguyễn Văn Cừ - Long Biên – Hà Nội
SỔ CHI TIẾT TÀI KHOẢN 511
CT Diễn giải TK đối ứng
Số tiền Nợ Số tiền Có
Xuất bán thép lá, tấm 1111 511 11.190.082
Xuất bán thép lá, hình 136 511 9.068.141.702
Cho thuê cọc ván thép 131 511 663.995.690
Xuất chuyển thép cán nóng 136 511 3.206.612.571
Xuất bán thép lá, tấm tận dụng 131 511 375.565.000
Kết chuyển doanh thu hàng trả lại 5212 511 88.558.788
Kết chuyển TK 511 sang TK 911 511 911 784.890.932.004
Cộng phát sinh trong kỳ 117.459.293.545
Căn cứ vào số liệu cuối tháng dòng cộng trên bảng kê chi tiết TK 511, thực hiện cộng số phát sinh cho từng TK đối ứng với TK 511 trên bảng kê, đồng thời thực hiện việc kết chuyển để xác định doanh thu thuần và định khoản theo TK 511 như sau:
Cuối tháng căn cứ vào sổ chi tiết của TK 511 để ghi vào sổ cái TK 511.
ĐÁNH GIÁ TÌNH HÌNH TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ BÁN HÀNG Ở CÔNG TY CP NAM VANG
VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ BÁN HÀNG Ở CÔNG TY CP NAM VANG
Như chúng ta đã biết, cùng với sự chuyển đổi của nền kinh tế phương thức kinh doanh và công tác quản lý của công ty có những thay đổi giúp công ty không ngừng phát triển Là công cụ quản lý, công tác kế toán nói chung và công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng nói riêng của công ty không ngừng được hoàn thiện Tình hình thực tế của công ty cho thấy tổ chức công tác kế toán của công ty đã đáp ứng được yêu cầu đề ra Đảm bảo tính thống nhất về mặt phạm vi và phương pháp tính toán các chỉ tiêu kinh tế giữa các kế toán với các bộ phận có liên quan cũng như giữa các nội dung của công tác kế toán, đồng thời đảm bảo cho số liệu kế toán phản ánh trung thực, hợp lý, rõ ràng và dễ hiểu Tổ chức kế toán của công ty hiện nay tương đối phù hợp với điều kiện thực tế của công ty.
Với mạng lưới kinh doanh hiện nay, công ty áp dụng hình thức kế toán vừa tập trung vừa phân tán rất hợp lý Thông qua việc sắp xếp mỗi chi nhánh, mỗi kế toán viên theo dõi ghi chép, phản ánh các nghiệp vụ phát sinh thường xuyên trong quá trình kinh doanh của đơn vị mình, cung cấp các thông tin cần thiết giúp cho lãnh đạo công ty có những quyết định chính xác, kịp thời khi khó khăn xảy ra, tránh được tình trạng quan liêu Bộ máy kế toán nhẹ, mỗi kế toán kiêm nhiệm một chức năng tạo điều kiện cho việc chuyên môn hoá và phát huy hết năng lực của kế toán Do đó các phần hành kế toán được thực hiện một cách chính xác, đúng quy định, tạo điều kiện đối chiếu giữa các phần hành kế toán một cách nhanh chóng, thuận tiện.
Trong công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng, công ty đã tổ chức rất linh hoạt và đơn giản, đáp ứng được yêu cầu quản lý với số lượng hàng hoá phong phú, đa dạng Kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng ở công ty đã có những thành tựu sau:
- Quá trình hạch toán ban đầu của nghiệp vụ nói chung là hợp lý, hợp lệ, các chứng từ kế toán sử dụng được lập rõ ràng, chính xác đúng quy định, phản ánh đầy đủ những thông tin về nghiệp vụ kinh tế phát sinh Tổ chức luân chuyển chứng từ hợp lý, tạo điều kiện thuận lợi cho hạch toán kinh doanh.
- Trong công tác tổ chức hạch toán nghiệp vụ bán hàng, kế toán đã vận dụng các tài khoản trên cơ sở các đặc điểm và phạm vi của nghiệp vụ kinh tế phát sinh và xuất phát từ yêu cầu quản lý Do đó các tài khoản chi tiết cấp hai của công ty theo dõi chi tiết cho từng nghiệp vụ kinh doanh là có hệ thống và rất phù hợp với công tác kế toán.
- Trong việc tính giá hàng xuất kho, kế toán công ty đã áp dụng phương pháp nhập trước xuất trước, phù hợp với mặt hàng kinh doanh của công ty hay bị gỉ không dự trữ được lâu.
- Các sổ sách dùng trong quá trình hạch toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng nhìn chung là rõ ràng, phản ánh được cả số liệu chi tiết lẫn tổng hợp của quá trình bán hàng và xác định kết quả bán hàng Có sự chỉ đạo thống nhất từ phòng kế toán của công ty xuống các chi nhánh, nhờ vậy mà hạch toán kế toán và báo cáo kế toán được thực hiện có nề nếp, quản lý chặt chẽ về chỉ tiêu doanh thu, chi phí, kết quả tại các cửa hàng.
Ngoài ra công tác đào tạo cán bộ kế toán cũng được chú trọng, công ty không ngừng tạo điều kiện cho CBCNV trong công ty học thêm nhằm nâng cao trình độ chuyên môn.
Nhìn chung, công tác kế toán của công ty được thực hiện khá chặt chẽ và đúng quy định, chế độ tài chính kế toán Nhà nước Tuy nhiên bên cạnh đó vẫn có những tồn tại sau:
- Về hạch toán chứng từ ban đầu: ở phòng kinh doanh của công ty phát sinh nghiệp vụ tiêu thụ hàng hoá thì chứng từ ban đầu đã được lập đầy đủ theo đúng yêu cầu của kế toán Tuy nhiên quá trình lưu chuyển của hoá đơn chứng từ lúc phát sinh nghiệp vụ bán hàng cho đến khi hoá đơn về phòng kế toán còn chậm, làm kế toán không phản ánh kịp thời tình hình tiêu thụ hàng hoá của công ty Các khoản chi như tiền vận chuyển đường ngắn, giao nhận, bốc xếp… tuy giá trị không lớn nhưng thiếu hoá đơn tài chính hoặc chứng từ gốc chưa đầy đủ nội dung làm cho chứng từ kế toán thiếu căn cứ pháp lý Mặt khác, cuối năm công ty có tổ chức chỉ đạo, hướng dẫn kiểm kê tài sản phục vụ lập báo cáo tài chính, những việc đối chiếu, xác nhận công nợ phải thu, phải trả phần lớn chưa có biên bản nhận nợ với khách hàng, công ty nên khắc phục tình trạng này.
- Về hạch toán chi phí: ở công ty các khoản chi phí phát sinh nhìn chung được hạch toán kịp thời, đầy đủ, trung thực theo đúng chế độ, tuy nhiên bên cạnh đó vẫn còn một số khoản chi vào hạch toán chi phí trong kỳ không đúng chế độ như tiền ăn trưa, mua sắm TSCĐ, mua bảo hiểm con người.
- Về ghi chép sổ sách: việc áp dụng hình thức chứng từ ghi sổ đòi hỏi nhiều bảng kê, sổ sách để theo dõi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh được đầy đủ và thuận tiện Tuy nhiên trên thực tế công ty không dùng bảng kê số 8 cho nghiệp vụ lưu chuyển hàng hoá, gây khó khăn cho việc lưu chuyển, theo dõi tình hình nhập xuất tồn kho hàng hoá trong kỳ, gây khó khăn khi tổng hợp các sổ kế toán có liên quan.
Trên đây là một số vấn đề tồn tại trong tổ chức kế toán bán hàng ở công ty mà theo em có thể khắc phục được, với kiến thức đã được trang bị và hiểu biết tình hình thực tế của công ty, em xin đưa ra một số đề xuất để không ngừng hoàn thiện công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng ở công ty CP Nam Vang.
HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ BÁN HÀNG Ở CÔNG TY CP NAM VANG
3.1 Một là: Về hạch toán chứng từ ban đầu Để phản ánh kịp thời nghiệp vụ bán hàng của công ty, công việc lưu chuyển chứng từ gốc cần đẩy mạnh hơn Sau khi phòng kinh doanh lập xong, cần chuyển ngay chứng từ sang phòng kế toán làm thủ tục vào sổ sách các khoản chi phí, yêu cầu có đầy đủ chứng từ, hoá đơn xác nhận của người bán… như vậy việc ghi chép vào sổ sách kế toán có căn cứ hợp lý.
3.2 Hai là: Về ghi chép sổ sách Để tiện việc ghi chép quá trình bán hàng được thống nhất và có hệ thống, làm cơ sở cho việc ghi sổ các tài khoản có liên quan, kế toán công ty nên mở bảng kê số 8.
Bảng kê số 8 dùng để tổng hợp tình hình nhập xuất tồn kho hàng hoá theo giá thực tế và theo giá hạch toán (TK 156) Kết cấu và phương pháp ghi như sau:
+ Bảng kê số 8 gồm có cột số thứ tự, số hiệu, ngày tháng của chứng từ, diễn giải nội dung ghi sổ, các cột phản ánh số phát sinh bên nợ, bên có của TK 156 đối ứng với có hoặc nợ các tài khoản có liên quan.
+ Cơ sở để lập bảng kê số 8 là các chứng từ, hoá đơn nhập, xuất và các chứng từ khác có liên quan Số dư đầu tháng phản ánh số tồn kho đầu tháng được lấy từ số dư đầu tháng của tài khoản 156 Số phát sinh Nợ TK 156 đối ứng với các tài khoản phản ánh số nhập trong tháng của hàng hoá, số phát sinh Có đối ứng với các tài khoản ghi Nợ phản ánh số xuất trong tháng của hàng hoá Số dư cuối tháng phản ánh số tồn kho cuối tháng bằng số dư đầu tháng cộng số phát sinh Nợ trong tháng, trừ đi số phát sinh Có trong tháng Số liệu tổng hợp của bảng kê số 8 sau khi khoá sổ cuối tháng hoặc cuối quý được dùng để ghi vào chứng từ ghi sổ số 8.
3.3 Ba là: phân bổ chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp
Hiện nay công ty chỉ tiến hành tập hợp chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp trong kỳ mà không tiến hành phân bổ cho từng khách hàng, từng hợp đồng Điều này không ảnh hưởng lớn đến kết quả kinh doanh nhưng rất bất lợi cho doanh nghiệp khi xác định kết quả kinh doanh chi tiết đến từng khách hàng, từng hợp đồng, nhất là trong trường hợp doanh nghiệp mở sổ chi tiết tiêu thụ Điều này gây khó khăn cho doanh nghiệp trong công tác quản lý tình hình tiêu thụ Để phân bổ chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp, kế toán công ty có thể dựa trên nhiều tiêu thức khác nhau Xuất phát từ tình hình thực tế của công ty, công ty nên chọn tiêu thức phân bổ là giá vốn hàng bán Việc phân bổ chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp giúp kế toán rất nhiều trong việc mở sổ tiêu thụ.
Ví dụ: Trong tháng 12 năm 2009 công ty có hoá đơn xuất bán cho công ty 27/7 số 0007712 Trị giá xuất bán là 23.384.490 đồng Chi phí quản lý doanh nghiệp trong tháng phân bổ cho hoá đơn này là:
Hiện nay công ty không mở sổ chi tiết tiêu thụ để theo dõi tình hình tiêu thụ hàng hoá Do kế toán không nắm giữ được một cách chi tiết số lượng, giá vốn, doanh thu, các khoản giảm trừ doanh thu, các khoản lỗ lãi đến từng khách hàng, từng hợp đồng, từng loại hàng hoá Điều này dẫn đến tình trạng không xác định một cách chính xác một hợp đồng nào lỗ hay lãi, đây là điều công ty cần khắc phục Để mở sổ tiêu thụ, kế toán công ty có thể nghiên cứu và đưa ra áp dụng một số mẫu biểu phù hợp với tình hình công ty. Trong thời gian thực tập ngắn ngủi, dựa trên một số hiểu biết về tình hình công ty hiện nay em mạnh dạn đưa ra một mẫu để công ty có thể áp dụng, giả định là kế toán công ty có tiến hành phân bổ theo tiêu thức trị giá vốn hàng xuất bán.
Ví dụ: Trong tháng 12 năm 2009, công ty có bán hàng theo hoá đơn số 0007712 cho công ty 27/7 Ta có doanh thu là 24.643.614 đ, không có các khoản giảm trừ, giá vốn hàng bán là 23.384.490 đ, chi phí quản lý doanh nghiệp là 75.282 đ, lãi là1.183.842 đ Căn cứ vào số liệu tính toán tương tự như thế đối với các hợp đồng vào sổ chi tiết tiêu thụ, kết quả như sau:
SỔ CHI TIẾT TIÊU THỤ, KẾT QUẢ TIÊU THỤ
Hàng bán trong kỳ Các khoản giảm trừ
Chi phí quản lý doanh nghiệp
SH NT Giá bán Doanh thu
Hàng bán bị trả lại Giảm Giá giá vốn DT
7709 Cty vận tải Thu Bình – thép tấm 5 ly
7711 Cty in Tiến Bộ - thép tấm 10 ly
3.5 Năm là: Các biện pháp nâng cao hiệu quả kinh doanh
- Bảo đảm dự trữ hàng tồn kho hợp lý:
+ Mức dự trữ hàng tồn kho phải đủ để thực hiện quá trình kinh doanh một cách liên tục.
+ Hàng hoá dự trữ ở mức cần thiết nhằm nâng tốc độ lưu chuyển của vốn lưu động, giảm chi phí bảo quản, mặt khác công ty cần quan tâm đến nhu cầu thị trường, nắm bắt một cách nhanh nhạy.
- Xây dựng và mở rộng thị trường
+ Cần có chính sách riêng biệt rõ ràng đối với từng mặt hàng Đối với những mặt hàng kinh doanh có lãi công ty cần có chính sách ưu đãi, đầu tư nhiều vốn để tìm kiếm nguồn hàng Đối với mặt hàng đã lỗi thời hay không phù hợp nhu cầu thị trường cần hạn chế và loại bỏ Ngoài ra công ty cần luôn tìm tòi, phát hiện những mặt hàng mới, có khả năng đem lại lợi nhuận cao cho công ty Công ty nên phát triển đa dạng các mặt hàng trên cơ sở những mặt hàng chủ yếu.
+ Phải giải quyết tốt mối quan hệ giữa quyền hạn và trách nhiệm giữa các chi nhánh, cửa hàng của công ty.
+ Đảm bảo chất lượng hàng bán ra, không ngừng nâng cao chất lượng, cải tiến mẫu mã nhằm thu hút nhiều hơn khách hàng
- Có chính sách giá cả phù hợp với thị trường
+ Định giá cao đối với những hàng hoá khan hiếm
+ Định giá ổn định đối với những mặt hàng khan hiếm
+ Định giá ổn định đối với những mặt hàng truyền thống, ít biến động
+ Định giá thấp đối với những mặt hàng lỗi thời, tồn kho nhiều, cần giải quyết để giải phóng vốn kinh doanh.
Qua thời gian thực tập tại công ty cổ phần Nam Vang, em nhận thấy tổ chức hợp lý quá trình bán hàng và xác định kết quả bán hàng trong doanh nghiệp thương mại có ý nghĩa và tầm quan trọng đặc biệt, nó giúp doanh nghiệp xác định đúng chi phí, thu nhập, hiệu quả kinh doanh, sử dụng đúng vốn trong hoạt động kinh doanh của mình, nhất là trong điều kiện hiện nay các doanh nghiệp chủ động về tài chính và tự chủ trong kinh doanh Việc đổi mới và không ngừng hoàn thiện công tác quản lý và hạch toán kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng để thích ứng với yêu cầu quản lý trong cơ chế thị trường là sự cấp bách.
Với kiến thức đã học được trong trường và quá trình thực tập ở công ty cổ phần Nam Vang, cùng với sự hướng dẫn tận tình của GS-TS Ngô Thế Chi và các anh chị trong phòng kế toán công ty Nam Vang, em đã hoàn thành chuyên đề này với đề tài “Tổ chức kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng ở công ty cổ phần Nam Vang” Do trình độ và thời gian thực tập có hạn nên trong quá trình thực hiện đề tài này không tránh khỏi những sai sót và khiếm khuyết Em rất mong được sự đóng góp ý kiến của GS-TS Ngô Thế Chi cùng toàn thể các thầy cô giáo trong khoa để bài viết của em được hoàn thiện hơn.
Em xin chân thành cảm ơn sự hướng dẫn khoa học, nhiệt tình của GS-TS Ngô Thế Chi và sự giúp đỡ nhiệt tình của các anh chị trong phòng kế toán công ty cổ phần Nam Vang.
Em xin chân thành cảm ơn! Ý kiến nhận xét đánh giá của phòng kế toán công ty cổ phần Nam Vang
Hà Nội, ngày tháng năm 2010 Ý kiến nhận xét đánh giá của giáo viên hướng dẫn thực tập
Hà Nội, ngày tháng năm 2010
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO