Vai trò và vị trí của chu trình mua hàng và thanh toán
Theo dòng lịch sử, khái niệm về kiểm toán cũng có những thay đổi cho thích ứng với thời đại của chúng, tuy nhiên nếu xét về bản chất có thể định nghĩa: “Kiểm toán là xác minh và bày tỏ ý kiến về thực trạng hoạt động đợc kiểm toán, trớc hết là hoạt động tài chính, bằng hệ thống phơng pháp kĩ thuật của kiểm toán chứng từ và kiểm toán ngoài chứng từ, do những kiểm toán viên có trình độ nghiệp vụ tơng xứng đảm nhiệm dựa theo hệ thống pháp lý đang có hiệu lực” (Giáo trình Lý thuyết Kiểm toán)
Theo Liên đoàn kế toán quốc tế (IFAC) thì: “ Kiểm toán là việc các Kiểm toán viên độc lập kiểm tra và trình bày ý kiến của mình về BCTC” Kiểm toán độc lập là hoạt động dịch vụ, t vấn đợc pháp luật thừa nhận và bảo hộ, đợc quản lý chặt chẽ bởi các hiệp hội chuyên ngành về kế toán Do s độc lập trong hoạt động nên kết quả kiểm toán đợc sự tin cậy của những ngời sử dụng Trong nền kinh tế thị trờng thì vai trò của họ trở nên rất cần thiết và khó có thể thay thế đợc Mục đích trực tiếp của kiểm toán độc lập là giúp các doanh nghiệp thực hiện đúng chế độ pháp luật, chấn chỉnh sửa chữa sai sót, phòng ngừa vi phạm tổn thất, phát hiện tiềm năng, phát triển kinh doanh có hiệu quả
Việt Nam, theo qui chế về kiểm toán độc lập trong nền kinh tế quốc dân(NĐ số 07/CP ngày 21/9/1994 của Chính phủ ) ”Kiểm toán độc lập là việc
4 kiểm tra và xác nhận của KTV chuyên nghiệp thuộc các tổ chức kiểm toán độc lập về tính đúng đắn , hợp lý của các tài liệu…” Có thể khẳng định rằng” Có thể khẳng định rằng kiểm toán độc lập là chỗ dựa cho cơ quan Nhà nớc chứ không phải thay thế việc kiểm tra, kiểm soát của cơ quan Nhà nớc Và theo kinh nghiệm của nhiều nớc trên thế giới, nếu kiểm toán độc lập phát triển đáng tin cậy sẽ góp phần giảm đáng kể vào bộ máy hành chính nhà nớc
Kiểm toán chính là sự xác nhận tính khách quan, tính chính xác của các thông tin mà kế toán đã thu thập và xử lý Vì vậy ngời kiểm toán viên trớc hết phải là ngời giỏi kế toán, có kỹ năng nghề nghiệp và đạo đức, cũng nh để thực hiện một cuộc kiểm toán BCTC trớc hết phải nắm vững những nguyên tắc kế toán để lập nên các Báo cáo tài chính đó Chính vì vậy, trớc khi đi vào thực hiện kiểm toán Báo cáo tài chính nói chung và kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán nói riêng, cần phải hiểu bản chất của chu trình cũng nh công tác hạch toán kế toán hay các biện pháp kiểm soát nội bộ mà đơn vị thực hiện đối với các chức năng trong chu trình mua hàng và thanh toán.
Báo cáo tài chính là bảng tổng hợp kết quả kinh doanh của đơn vị giúp cho ngời lãnh đạo điều hành đa ra quyết định đúng đắn Vì vậy mà quá trình kinh doanh là một chuỗi các nghiệp vụ kinh tế kế tiếp nhau Khi tiến hành kiểm toán, kiểm toán viên phải chia BCTC thành các phần nhỏ Thông thờng có hai cách phân chia:
Chia theo khoản mục (tài khoản) Ví dụ kiểm toán TK tiền, TK phải thu,
TK doanh thu, TK giá vốn, TK phải trả
Chia theo chu trình: các nghiệp vụ và tài khoản có liên quan chặt chẽ với nhau đợc tiến hành kiểm toán đồng thời Ví dụ kiểm toán chu trình hàng tồn kho, chu trình bán hàng và thu tiền hay mua hàng và thanh toán.
Cách chia thứ nhất tuy đơn giản song không có hiệu quả Mặt khác, từ lâu những ngời sử dụng các thông tin từ BCTC đều mong mỏi nhận đợc các thông tin trung thực, hợp lý do KTV thờng tiếp cận kiểm toán theo chu trình bởi cách làm đó lôgíc hơn và tránh trùng lặp Với cách chia nh vậy, một chu kỳ hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp có thể coi là sự liên kết của các chu trình tiếp nhận và hoàn trả vốn, chu trình mua hàng và thanh toán, chu trình tiền lơng và nhân sự, chu trình hàng tồn kho, chu trình bán hàng và thu tiền Các chu trình đó có mối quan hệ mật thiết với nhau, giữa chúng không có điểm bắt đầu hay điểm kết thúc Mối quan hệ này đợc thể hiện qua sơ đồ sè díi ®©y:
Sơ đồ số 1: Mối quan hệ giữa các chu trình nghiệp vụ kinh tế
Qua sơ đồ trên ta thấy, chu trình mua hàng và thanh toán cùng với các chu trình khác đều là những khâu quan trọng trong quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Đối với các đơn vị sản xuất, quá trình kinh doanh bao gồm ba giai đoạn: cung ứng, sản xuất và tiêu thụ Còn ở các doanh nghiệp thơng mại, quá trình kinh doanh bao gồm hai giai đoạn mua và bán Nh vậy, dù là loại hình doanh nghiệp nào thì quá trình “mua hàng”, nghĩa là cung cấp các yếu tố đầu vào đều hết sức quan trọng Chi phí cho việc mua hàng chiếm một tỷ lệ lớn trong tổng chi phí sản xuất kinh doanh
Công việc của kiểm toán viên đối với quá trình mua hàng và thanh toán chính là kiểm tra xem doanh nghiệp thực hiện quá trình này đã hợp lý cha, có sai sót trọng yếu không và nếu có thể, đa ra các ý kiến t vấn cho khách hàng.
Chu tr×nh bán hàng và thu tiÒn
Chu tr×nh huy động và hoàn trả
Chu tr×nh mua hàng và thanh toán
Chu tr×nh tiền lơng và nhân sù
Chu trình hàng tồn kho
Chức năng của chu trình mua hàng và thanh toán
2.1- Xử lý các đơn đặt mua hàng hoá hay dịch vụ
Trong nền kinh tế thị trờng hiện nay, để có thể tồn tại và phát triển đợc mỗi doanh nghiệp phải chọn cho mình chiến lợc và kế hoạch cụ thể Doanh nghiệp phải có những bộ phận thích hợp để thực hiện những kế hoạch đó. Thông thờng trong doanh nghiệp luôn có bộ phận chuyên nghiên cứu nhu cầu về nguyên vật liệu, hàng hoá, dịch vụ cần thiết cho sản xuất Bộ phận này lên kế hoạch cung ứng để đảm bảo cho quá trình sản xuất luôn diễn ra một cách liên tục đồng thời cũng không gây tình trạng ứ đọng vốn trong doanh nghiệp Sự phê chuẩn đúng đắn nghiệp vụ mua hàng đảm bảo hàng hoá và dịch vụ đợc mua theo mục đích đã phê chuẩn của công ty có thể tránh đợc việc mua những hàng hoá không cần thiết Sau khi lên kế hoạch cung ứng bộ phận kế hoạch sẽ lập đơn kiến nghị mua hàng đệ trình Giám đốc hoặc ngời có thẩm quyền ký duyệt Đơn kiến nghị mua hàng là một bản yêu cầu về kế hhối lợng cũng nh chủng loại hàng hoá ở một mức giá nhất định và đợc giao vào một ngày qui định Đơn này chỉ có giá trị khi có chữ ký của trởng phòng kế hoạch hay phòng tổ chức sản xuất Trong một số trờng hợp khác, nếu ngời mua và ngời bán mới có mối quan hệ giao dịch hoặc thực hiện những giao dịch lớn, phức tạp thì cần phải ký kết hợp đồng cung ứng hàng hoá hay dịch vụ nhằm đảm bảo cho quyền lợi và nghĩa vụ của các bên tham gia đợc thực hiện một cách đầy đủ. Đối với một quá trình kiểm soát nội bộ tốt thì phòng thu mua không có trách nhiệm phê chuẩn việc mua hoặc việc nhận hàng Tất cả các đơn đặt mua phải đợc đánh số trớc và phải bao gồm đủ cột và diện tích để hạn chế tôí đa khả năng của những bỏ sót vô ý trên mẫu khi đặt hàng.
2.2- Nhận hàng hoá hay dịch vụ
Khi nhận hàng hoá, dịch vụ từ bên bán tức là bên mua đã thừa nhận khoản nợ đối với ngời cung cấp trên sổ sách kế toán của đơn vị Khi tiến hành nhận hàng đều phải có Phiếu nhập kho hay Báo cáo nhận hàng Đó là các chứng từ minh chứng hàng đã đợc nhập kho, cách này có thể theo dõi về mặt số lợng.
Kèm theo đó doanh nghiệp phải có hệ thống kiểm soát nội bộ thích hợp để kiểm tra mẫu mã, chất lợng, số lợng của lô hàng cũng nh các điều kiện đã ghi trong hợp đồng Mặt khác để ngăn ngừa sự ăn cắp và lạm dụng thì điều quan trọng là hàng hoá phải đợc kiểm soát một cách chặt chẽ từ lúc nhận chúng cho đến khi chúng đợc chuyển đi
2.3- Ghi nhận các khoản nợ ngời bán
Các hóa đơn và phiếu nhập kho sẽ đợc chuyển lên phòng kế toán để tiến hành ghi sổ Tuỳ từng loại hình tổ chức doanh nghiệp mà kế toán có thể sử dụng các loại sổ khác nhau nhng thông thờng doanh nghiệp sẽ sử dụng sổ nhật ký, sổ hạch toán chi tiết các khoản phải trả Khi kế toán các khoản phải trả nhận đợc hoá đơn của ngời bán phải tiến hành so sánh mẫu mã, giá cả, số lợng, phơng thức và chi phí vận chuyển ghi trên hoá đơn với các thông tin trên đơn đặt mua hàng hay hợp đồng và báo cáo nhận hàng nếu hàng đã nhập kho Số tiền phát sinh đợc tổng hợp lại và ghi vào sổ chi tiết Các khoản phải trả. Điều quan trọng đối với quá trình kiểm soát nội bộ là quy định tất cả những ai ghi sổ các khoản chi tiền mặt không dính líu tới tiền mặt, các chứng khoán thị trờng và các tài sản khác Chứng từ sổ sách thích hợp, các thủ tục đúng dấn để ghi sổ.
2.4- Xử lý và ghi sổ các khoản thanh toán cho ngời bán
Việc xét duyệt chi quỹ để thanh toán cho nhà cung cấp se do bộ phận tài vụ thực hiện Chứng từ thanh toán là các phiếu chi, séc, uỷ nhiệm chi Các chứng từ này chỉ đợc thực hiện khi có chữ ký của Giám đốc hoặc kế toán tr- ởng Trớc khi ký duyệt phải đợc kiểm tra kỹ lỡng và có sự phân công phân nhiệm giữa ngời ký chi phiếu và ngời chi tiền.
Quá trình kiểm soát của chức năng này bao gồm việc ký chi phiếu do đúng cá nhân có trách nhiệm, việc tách biệt trách nhiệm ký chi phiếu với thực hiện chức năng các khoản phải trả, xem xét kỹ lỡng các chứng từ chứng minh của ngời ký chi phiếu vào lúc chi phiếu đợc ký Các chi phiếu phải đợc đánh số trớc và đợc in sẵn trên loại giấy đặc biệt để gây khó khăn cho việc thay đổi ngời lĩnh tiền hoặc số tiền.
Chứng từ, sổ sách và các tài khoản liên quan đến chu trình
Trong chu trình mua hàng và thanh toán, thông thờng các doanh nghiệp sử dụng các loại chứng từ sổ sách sau:
Là một bản yều cầu về hàng hoá và dịch vụ do bộ phận sử dụng lập đã đ - ợc phê duyệt và gửi cho nhà cung cấp.
Ghi rõ chủng loại, số lợng hàng hoá cũng nh các thông tin có liên quan tới hàng hoá và dịch vụ mà doanh nghiệp cần mua sau đó đợc gửi tới nhà cung cÊp.
3.3- Phiếu giao hàng (biên bản giao nhận hàng hoá hoặc nghiệm thu dịch vụ) Đợc chuẩn bị bởi nhà cung cấp và đợc ký nhận bởi khách hàng để chứng minh sự chuyển giao hàng hoá
Trong đó nêu rõ mặt hàng, số lợng nhận, ngày nhận và các vấn đề có liên quan đến thời điểm giao nhận hàng hoá.
3.5- Hoá đơn của ngời bán Đợc lập theo đúng mẫu của chế độ kế toán hiện hành bao gồm các chi tiết nh: Tên bên bán và bên mua, mã số thuế, chủng loại hàng hoá hay dịch vụ, số lợng, giá bán, thành tiền, thuế VAT và các loại thuế khác (nếu có), ngày lập hoá đơn, chữ ký và đóng dấu.
Là sổ dùng để ghi chép các loại hàng hoá và dịch vụ mua vào trong kỳ, trong đó nêu rõ các hoá đơn và chỉ ra tên ngời cung cấp, ngày và khoản tiền trên hoá đơn.
3.7- Sổ hạch toán chi tiết nợ phải trả nhà cung cấp
Liệt kê các khoản tiền phải trả nhà cung cấp hàng Tổng số của tài khoản phải trả nhà cung cấp trong sổ hạch toán chi tiết phải bằng khoản tiền ghi trên khoản mục phải trả ngời bán.
3.8- Bảng đối chiếu của nhà cung cấp
Hàng tháng doanh nghiệp sẽ nhận đợc báo cáo của nhà cung cấp chỉ ra các hoá đơn chua thanh toán của một ngày đối chiếu nhất định.
II -Nội dung của kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán
Lập kế hoạch và thiết kế phơng pháp kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán
Mỗi cuộc kiểm toán muốn thành công thì cần phải đợc theo một kế hoạch cụ thể, chính xác vì vậy việc lập kế hoạch kiểm toán là một công việc hết sức nghiêm túc, đòi hỏi những KTV cao cấp thực hiện Mục đích của giai đoạn này là phải lập ra đợc một kế hoạch kiểm toán tổng quát, nghĩa là phải xây dựng một chiến lợc kiểm toán chung và phơng pháp kiểm toán cụ thể phù hợp với bản chất, thời gian và phạm vi của quy trình kiểm toán sẽ áp dụng Có rất nhiều lý do để KTV phải lập kế hoạch kiểm toán hợp lý
1.1- Tìm hiểu hệ thống kiểm soát nội bộ của khách hàng và đánh giá rủi ro kiểm soát đối với chu trình mua hàng và thanh toán
Chuẩn mực kiểm toán quốc tế (ISA) số 400 đã nêu rõ, “Hệ thống kiểm soát nội bộ là toàn bộ những chính sách, thủ tục (kiểm soát nội bộ) do Ban giám đốc của đơn vị thiết lập nhằm đảm bảo việc quản lý chặt chẽ và sự hiệu quả của những hoạt động trong khả năng có thể.” Theo đó “KTV phải tìm hiểu về hệ thống kế toán và HTKSNB của khách hàng để lập kế hoạch kiểm toán và để chỉ ra cách tiếp cận kiểm toán có hiệu quả KTV phải dùng đến khả năng xét đoán chuyên môn để đánh giá rủi ro trong kiểm toán và xác định các thủ tục kiểm toán nhằm làm giảm rủi ro này xuống mức độ thấp có thể chấp nhận đợc”
Theo đó, KTV tiến hành thu thập các hiểu biết về HTKSNB và mô tả chi tiết trên giấy tờ làm việc của mình Cơ cấu HTKSNB bao gồm: a) Hiểu biết về môi trờng kiểm soát
Môi trờng kiểm soát bao gồm toàn bộ những nhân tố ảnh hởng đến quá trình thiết kế, sự vận hành và tính hữu hiệu của KSNB, trong đó nhân tố chủ yếu là nhận thức và hành động của các nhà quản lý đơn vị Để có sự hiểu biết về môi trờng kiểm soát, kiểm toán viên căn cứ vào các nhân tố chủ yếu sau: Quan điểm, phong cách điều hành của Ban Giám đốc; Cơ cấu tổ chức; chính sách về nhân sự và đặc biệt là kiểm toán nội bộ (nếu có) b) Kiểm toán nội bộ
Là một bộ phận của đơn vị đợc tổ chức để theo dõi tính hiệu quả của các thủ tục và chính sách quản lý của dơn vị Nếu kiểm toán nội bộ của đơn vị
1 0 hoạt động hữu hiệu thì kiểm toán viên độc lập có thể dựa vào đó để giảm nhẹ công việc của mình. c) Hiểu biết về hệ thống kế toán
Một hệ thống kế toán hữu hiệu không chỉ cung cấp những thông tin cần thiết cho quá trình quản lý mà còn đóng vai trò quan trọng trong việc kiểm soát các mặt hoạt động của đơn vị, đây là một bộ phận quan trọng trong hệ thống KSNB Khi tìm hiểu về hệ thống kế toán, nó giúp cho kiểm toán viên hiểu đầy đủ về hệ thống kế toán và xác định rõ các vấn đề sau:
- Chính sách kế toán: là các nguyên lý, các cơ sở, quy ớc, luật lệ, thủ tục đã đợc Ban giám đốc thông qua Trong chu trình mua hàng và thanh toán, kTV tìm hiểu quy định của đơn vị về thủ tục cần có để bộ phận cung ứng đợc phép mua hàng hay dựa trên cơ sở nào để thủ quỹ có thể chi tiền thanh toán
- Hình thức kế toán: là phơng pháp tổ chức và phối hợp giữa các loại chứng từ và sổ sách kế toán nhằm kiểm soát quá trình ghi chép, tính toán và việc chấp hành chính sách kế toán của đơn vị Một doanh nghiệp có hệ thống kế toán tốt thì các chứng từ mua hàng và thanh toán phải đảm bảo tính hợp lý, hợp lệ và có đủ tám yếu tố của chứng từ do Bộ tài chính quy định, phải có
Sổ chi tiết vật t hàng hoá, Sổ chi tiết công nợ để giúp các nhà quản lý thu thập các thông tin đáng tin cậy d) Hiểu biết về các thủ tục kiểm soát
Thủ tục kiểm soát là những quy định của doanh nghiệp đã đợc Ban Quản trị xây dựng nhằm thoả mãn các mục tiêu kiểm soát Hiểu biết về thủ tục kiểm soát là một công việc quan trọng, Trong chuẩn mực kiểm toán quốc tế(ISA) số 400 có quy định: “chuyên gia kiểm toán phải có đợc hiểu biết đầy đủ về các thủ tục kiểm soát để xây dựng kế hoạch kiểm toán.” Để có sự hiểu biết về các thủ tục kiểm soát, kiểm toán viên xem xét các khía cạnh cụ thể sau:
- Sự phân chia trách nhiệm theo nguyên tắc bất kiêm nhiệm: Kiểm toán viên cần tìm hiểu xem đơn vị có sự phân chia nhiệm vụ giữa các bộ phận hay không, chẳng hạn nh kế toán không đợc kiêm nhiệm làm thủ kho, thủ quỹ,tiếp liệu và các công tác phụ trách vật chất khác Trong nội bộ phòng kế toán cũng cần có sự phân cách nhiệm vụ Sau đây là một số công việc trong chu trình mua hàng và thanh toán phải do 2 ngời độc lập tiến hành.
Bảng số 1: Nguyên tắc bất kiêm nhiệm trong kế toán mua hàng - thanh toán
Lập đơn đặt hàng Ký duyệt đơn đặt hàng
Nhận hàng hoá do nhà cung cấp chuyển đến Đối chiếu hoá đơn mua hàng với phiếu nhận hàng
Ghi sổ chi tiết phải trả ngời bán số tiền mua hàng cần thanh toán
Trích tiền thanh toán đơn đặt hàng Nhận hàng từ nhà cung cấp Trích tiền thanh toán séc cho nhà cung cÊp
- Phải ủy nhiệm cho ngời có thẩm quyền phê duyệt phải tuân theo những qui tắc nhất định Các nhà quản lý không thể và cũng không nên trực tiếp quyết định mọi vấn đề.Cụ thể, trởng phòng cung ứng có quyền phê duyệt các nghiệp vụ mua hàng ở một mức giá trị nhất định, Kế toán trởng có quyền phê duyệt các nghiệp vụ thanh toán ở một giá trị cho phép Tuy nhiên KTV kiểm tra các nguyên tắc uỷ quyền của đơn vị để tránh sự tuỳ tiện.
- Chứng từ và sổ sách phải đầy đủ: KTV kiểm tra tính đầy đủ của chứng từ sổ sách cần chú ý xem xét hệ thống tài khoản và quy trình hạch toán, các tài liệu hớng dẫn về thủ tục, thời hạn lập và luân chuyển chứng từ KTV nên kiểm tra theo sự vận động của luồng thông tin kế toán chứ không chỉ xem xét các chứng từ đơn lẻ Điều đó sẽ giúp đạt hai mục tiêu về tính đầy đủ và sự phân loại.
- Kiểm soát vật chất đối với tài sản và sổ sách: Đó là việc tìm hiểu các biện pháp kiểm soát vật chất đối với tài sản và sổ sách kế toán của doanh nghiệp Sổ sách, chứng từ cần đợc lu trữ tốt, đảm bảo nguyên tắc bảo mật, hạn chế tối đa sự tiếp xúc không cần thiết KTV có thể kiểm tra xem đơn vị có quy chế ra vào kho hàng không, quy chế việc tham khảo các tài liệu kế toán, các thông tin l trữ trong máy tính
- Kiểm soát độc lập việc thực hiện: Xuất phát từ hạn chế của KSNB, các nhân viên có thể vô ý không tuân thủ các nguyên tắc đơn vị đã đề ra hoặc thậm trí có thể có sự thông đồng giữa các nhân viên đảm nhiệm các phần hành khác nhau để tham ô tài sản nếu nh không có ai giám sát, kiểm tra họ. Việc kiểm tra thờng xuyên và liên tục của các kiểm soát viên độc lập là thủ tục kiểm soát cuối cùng đảm bảo kiểm tra lại một cách thận trọng bốn thủ tục đã nêu ở trên Khi kiểm toán, KTV cần tìm hiểu điều này. e) Đánh giá kiểm soát nội bộ đối với chu trình mua hàng và thanh toán Đây là bớc quan trọng vì qua hệ thống KSNB, KTV sẽ thiết kế đợc những thủ tục kiểm toán thích hợp, đánh giá đợc khối lợng và độ phức tạp của công việc kiểm toán để từ đó tính đợc kế hoạch, thời gian, đồng thời xác định trọng tâm của kiểm toán Việc đánh giá rủi ro kiểm toán cho các tài khoản trong chu trình mua hàng và thanh toán đợc thể hiện nh sau:
Thực hiện kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán
2.1- Các thử nghiệm trong chu trình mua hàng và thanh toán
2.1.1- Thiết kế các thử nghiệm tuân thủ trong chu trình mua hàng và thanh toán
Trong quá trình xây dựng chơng trình kiểm toán, chuyên gia kiểm toán cần xem xét lịch trình dành cho việc kiểm tra độ tuân thủ các thủ tục kiểm soát Để kiểm tra độ “tuân thủ các thủ tục kiểm soát”, KTVphải thiết kế các thử nghiệm tuân thủ.
Thử nghiệm tuân thủ(hay còn gọi thử nghiệm kiểm soát) là loại thử nghiệm để thu thập bằng chứng kiểm toán chứng minh rằng hệ thống kiểm soát nội bộ hoạt động hữu hiệu Đặc trng của thử nghiệm tuân thủ là chúng đợc thực hiện dựa vào quy chế kiểm soát trong hệ thống kiểm soát nội bộ nhằm trả lời cho câu hỏi: liệu KTV có thể dựa vào hệ thống kiểm soát nội bộ của đơnvị hay không? Phạm vi của các thử nghiệm tuân thủ đợc giới hạn bởi sự đánh giá những thủ tục kiểm soát mà KTV ngầm tin tởng vào Bằng chứng về khả năng ngăn chặn các sai phạm của KSNB trong quá trình mua hàng và thanh toán sẽ đợc thu thập thông qua các thử nghiệm tuân thủ, cụ thể là qua các trắc nghiệm đạt yêu cầu sau:
- Trắc nghiệm không có dấu vết
KTV quan sát, phỏng vấn những ngời có trách nhiệm trong đơn vị về các biện pháp kiểm soát đợc áp dụng cho các nghiệp vụ mua hàng và thanh toán. Chẳng hạn KTV kiểm tra các thủ tục kiểm soát của doanh nghiệp từ việc lập đơn đặt hàng cho đến việc viết phiếu chi thanh toán tiền Các trắc nghiệm này giúp KTV đánh giá lại rủi ro kiểm soát và từ đó thiết kế các thử nghiệm tiÕp theo
- Trắc nghiệm có dấu vết Đây là các trắc nghiệm đợc tiến hành để kiểm tra chi tiết hệ thống chứng từ, kiểm tra các chữ ký tắt trên các đơn đặt hàng, các chi phiếu, khảo sát các
1 8 sai số hoặc sai quy tắc về tiền trên các sổ tổng hợp nhằm thu thập những bằng chứng về sự hữu hiệu của quy chế kiểm soát đã nói đến ở trên Kiểm toán viên kết hợp các biện pháp quan sát trực tiếp, kiểm tra đối chiếu để có đợc những bằng chứng đó.
Phạm vi các thử nghiệm tuân thủ tuỳ thuộc vào việc đánh giá rủi ro kiểm soát Khi rủi ro kiểm soát đợc đánh giá càng thấp thì các thử nghiệm tuân thủ phải thực hiện càng nhiều và các thử nghiệm cơ bản có thể đợc thu hẹp Ng- ợc lại, nếu rủi ro kiểm soát cao thì các thử nghiệm tuân thủ là không cần thiết và KTV tập trung vào các thử nghiệm cơ bản.
2.1.2- Thiết kế các thử nghiệm cơ bản trong chu trình mua hàng và thanh toán
Thử nghiệm cơ bản là loại thử nghiệm đợc thiết kế để thu thập các bằng chứng về sự hoàn chỉnh, chính xác và hiệu lực của các dữ kiện do hệ thống kế toán xử lý Đặc trng lớn nhất của các thử nghiệm cơ bản là việc tiến ành các thử nghiệm này đều dựa vào các số liệu, các thông tin trên BCTC và hệ thống kế toán của đơn vị Căn cứ vào các bằng chứng thu đợc qua các thử nghiệm tuân thủ ở trên, KTVđánh giá lại rủi ro kiểm soát và sau đó thiết kế các thử nghiệm cơ bản cho chu trình mua hàng và thanh toán thông qua các loại trắc nghiệm chính là trắc nghiệm độ vững chãi trong trắc nghiệm công việc, trắc nghiệm phân tích và trắc nghiệm trực tiếp số d.
- Trắc nghiệm độ vững trãi
KTV xem xét chứng từ gốc nh các đơn đặt hàng, hoá đơn mua hàng, phiếu nhập kho, phiếu chi để kiểm tra tính hợp lý và hợp pháp của chúng nh có sự phê duyệt không, quy mô về số lợng hàng mua vào với số tiền cần thanh toán có cân bằng không KTV đối chiếu sổ chi tiết các khoản phải trả, sổ nhật ký mua hàng, các biên bản kiểm kê hàng tồn kho để kiểm tra tính đúng đắn của các con số ghi sổ Từ đó KTV đa ra kết luận về độ tin cậy của các số liệu kế toán trong chu trình mua hàng và thanh toán.
KTV tiến hành nghiên cứu mối quan giữa số hàng hoá mua vào, số nợ phải trả các nhà cung cấp năm nay so với năm trớc, so sánh số liệu thực tế với kế hoạch cung ứng, với các dự toán chi phí của đơn vị hoặc so sánh với các đơn vị cùng ngành hay với chỉ tiêu bình quân ngành (phân tích ngang).
- Trắc nghiệm trực tiếp số d
KTV tiến hành kiểm tra số d các tài khoản trong chu trình mua hàng và thanh toán theo trình tự ngợc với trình tự kế toán Nghĩa là từ các khoản mục hàng tồn kho, nợ phải trả trên bảng CĐTS KTV phân tích ra theo số d của từng tài khoản nh tài khoản nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ, tài khoản nợ phải trả ngời bán sau đó sẽ kiểm tra số phát sinh của mỗi tài khoản đó trên các sổ chi tiết và kết hợp với các phơng pháp kiểm toán chứng từ để đối chiếu với chứng từ gốc hoặc phơng pháp kiểm toán ngoài chứng từ để xác minh trên thực tế
Tóm lại, các trắc nghiệm trên có mối quan hệ chặt chẽ với nhau, giúp cho KTV thu đợc các bằng chứng có độ tin cậy cao, các rủi ro kiểm toán đợc hạn chế đến mức tối đa song lại có một nhợc điểm là rất tốn công, rất mất thời gian và chi phí lớn
2.2- Thực hiện kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán
1.2.1- Khảo sát quá trình kiểm soát các nghiệm vụ mua hàng và thanh toán
Trong quá trình kiểm toán, KTV luôn tìm cách giảm tối thiểu các kiểm tra chi tiết bằng cách dựa vào hệ thống KSNB của đơn vị Tuy nhiên khi dựa vào KSNB thì kiểm toán viên phải thấy hài lòng về hệ thống KSNB mà doanh nghiệp đang áp dụng Để có đợc sự “hài lòng” đó các chuyên gia kiểm toán phải thu thập các bằng chứng qua các kiểm tra thủ tục kiểm soát để chứng minh cho việc đánh giá rủi ro kiểm soát, nghĩa là kiểm toán viên phải thực hiện các thử nghiệm tuân thủ theo chơng trình kiểm toán đã lập
Vì vậy trong kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán, việc kiểm tra hệ thống KSNB đợc chia ra làm hai khía cạnh lớn là hệ thống KSNB với các nghiệp vụ mua hàng và KSNB với các nghiệp vụ thanh toán. a) Kiểm tra các nghiệm vụ mua hàng
Một hệ thống KSNB đợc đánh giá là tốt, hoạt động có hiệu quả khi nó thỏa mãn đợc tất cả các mục tiêu chung về KSNB Vì vậy việc kiểm tra hệ thống KSNB đối với các nghiệp vụ mua hàng có thể coi là việc kiểm tra sự thoả mãn 7 mục tiêu của KSNB Các mục tiêu đó là:
Hàng hoá và dịch vụ mua vào có căn cứ hợp lý: Điều đó có nghĩa là
KTV phải kiểm tra xem hàng hoá và dịch vụ mua vào đó có đúng là phục vụ
2 0 cho mục đích sản xuất kinh doanh, phù hợp với lợi ích tốt nhất của đơn vị hay không Muốn vậy, KTV chọn mẫu và kiểm tra tính hợp lý và tính xác thực của các đơn kiến nghị mua hàng, đơn đặt hàng, hoá đơn của ngời bán, báo cáo nhận hàng Nếu hàng hoá, dịch vụ mua vào không có đơn kiến nghị hay đơn đặt hàng không đợc phê chuẩn thì chứng tỏ số hàng đó không có căn cứ hợp lý.
Vài nét về chi nhánh A&C tại Hà nội
Chi nhánh Công ty T vấn và Kiểm toán (A&C) tại Hà Nội đợc thành lập theo quyết định số 1141/QĐUB ngày 1/3/2001 của Uỷ ban nhân dân Thành phố Hà Nội Trớc khi có quyết định thành lập này, chi nhánh tiến hành hoạt động theo tính chất văn phòng đại diện tại Hà Nội của Công ty T vấn và Kiểm toán (A&C) từ năm 1995.
Chi nhánh hoạt động chính thức theo Đăng ký kinh doanh số 314288 mgày 16/03/2001 Phó Giám đốc Công ty kiểm toán A&C – Bà Nguyễn Thị Hồng Thanh là Giám đốc chi nhánh Hà Nội.
Trụ sở của chi nhánh: 41B Lý Thái Tổ - Hà Nội, điện thoại: 04.9.344.489.Chi nhánh có t cách pháp nhân, có tài khoản giao dịch tại Ngân hàng, có quyền ký các hợp đồng kiểm toán và có quyền phát hành Báo cáo kiểm toán.
Đặc điểm về tổ chức quản lý và tổ chức công tác kiểm toán của A&C và chi nhánh tại Hà nội
2.1- Công ty kiểm toán và t vấn A&C
Cơ cấu tổ chức bộ máy của A&C đợc xây dựng gọn nhẹ, linh hoạt, khoa học, có sự phân cấp rõ ràng, giúp Ban Giám đốc điều hành có hiệu quả và khai thác tối đa tiềm năng của hoàn hệ thống Tổ chức bộ máy quản lý của Công ty T vấn và Kiểm toán (A&C) xuất phát từ việc xác định mục đích hoạt động của Công ty Bộ máy quản lý của Công ty gồm: Ban giám đốc (1 Giám đốc và 6 Phó Giám đốc); 1 phó ban chức năng (phòng Quản trị – Tổng hợp_ và các phòng nghiệp vụ – 5 phòng kiểm toán; 3 chi nhánh (Chi nhánh tại
Hà Nội, Chi nhánh Thành phố Huế và Chi nhánh Khánh Hoà).
Sơ đồ số 2: Tổ chức bộ máy quản lý của Công ty T vấn và Kiểm toán
Chức năng nhiệm vụ của Ban giám đốc: Giám đốc và 5 Phó Giám đốc.
Giám đốc là ngời đứng đầu Công ty chỉ đạo và điều hành mọi hoạt động của
Công ty, chịu trách nhiệm trớc cơ quan quản lý Nhà nớc về mọi hoạt động của Công ty.
Phó Giám đốc có nhiệm vụ giúp Giám đốc điều hành các hoạt động để thực hiện mục tiêu, chiến lợc của Công ty Các Phó Giám đốc phụ trách hoạt động, lĩnh vực mà Giám đốc phân công và chịu trách nhiệm trớc Giám đốc về các lĩnh vực đó Các phó Giám đốc đợc phân công nhiệm vụ nh sau:
- Phó Giám đốc 1: Vũ Hùng Tiến phụ trách chung về kiểm toán Báo cáo tài chính và phòng kiểm toán 1.
- Phó Giám đốc 2: Nguyễn Minh trí phụ trách chi nhánh Khánh Hoà và
- Phó Giám đốc 3: Phùng Thị Quang Thái phụ trách kiểm toán và các dự án đầu t xây dung cơ bản và phòng kiểm toán 3.
- Phó Giám đốc 4: Lê Minh Tài phụ trách Chi nhánh Nha Trang –
Khánh Hoà và phòng kiểm toán 3.
- Phó Giám đốc 5: Nguyễn Thị Hồng Thanh phụ trách chi nhánh Hà
- Phó giám đốc 6: Nguyễn Tiến Dũng phụ trách Chi nhánh Thành phố
Phó Giám đốc 1,2,3 Phó Giám đốc 4 Phó Giám đốc 5 Phó Giám đốc 6
Chức năng, nhiệm vụ phòng Quản trị – Tổng hợp.
Phòng Quản trị – Tổng hợp có chức năng tham mu cho Ban giám đốc để Giám đốc hoạt động có hiệu quả Phòng có nhiệm vụ thực hiện công tác tổ chức hành chính, nhân sự, công tác quản trị tài chính.
Chức năng nhiệm vụ của các phòng kiểm toán:
Phòng kiểm toán là phòng trực tiếp tiến hành các hoạt động cung cấp dịch vụ kiểm toán Thẩm định tài chính, t vấn…” Có thể khẳng định rằng của Công ty Hoạt độngc ủa các phòng này thể hiện mục đích hoạt động của Công ty và quyết định phần lớn việc thực hiện cacs mục tiêu, chiến lợc phát triển của Công ty Các phòng kiểm toán độc lập tơng đối về lĩnh vực hoạt động, đồng thời có sự phối kết hợp, trao đổi thông tin chặt chẽ để hoàn thành nhiệm vụ đợc Ban giám đốc và Công ty giao phó.
Mối quan hệ của Công ty với chi nhánh
Các chi nhánh đều có địa vị pháp nhân, tiến hành các hoạt động kinh doanh theo Đăng ký kinh doanh của Chi nhánh, nhng hạch toán phụ thuộc.
Khi tiến hành hoạt động kinh doanh theo Đăng ký hoạt động kinh doanh, các Chi nhánh hoạt động theo Điều lệ hoạt động của Công ty và tuân theo các tiêu chuẩn kỹ thuật nghiệp vụ đã đợc Công ty xây dựng Trong lĩnh vực kiểm toán, hoạt động kiểm toán tại chi nhánh tuân theo Chơng trình kiểm toán do Công ty xây dựng Chi nhánh tiến hành ghi chép và lu giữ các Báo cáo kiểm toán theo quy định ghi chép cụ thể của Công ty Sau đó, hàng năm Chi nhánh tiến hành gửi các Báo cáo kiểm toán cùng Báo cáo về hoạt động của Chi nhánh để Công ty tổng kết và đánh giá hoạt động của Chi nhánh và hoạt động của toàn Công ty.
Các Chi nhánh hạch toán phụ thuộc: Các chi nhánh không tính lãi lỗ hoạt động, chỉ lập Báo cáo thu chi, kết quả hoạt động tính vào kết quả của Công ty.
Các hoạt động của Chi nhánh chủ yếu dựa vào khả năng ký kết hợp đồng của mình, nhng cũng tiến hành làm giúp Công ty một số hợp đồng do Công ty ký kết với khách hàng Khi đó, Chi nhánh sau khi thực hiện công việc đợc giao gửi toàn bộ File kiểm toán do Chi nhánh thực hiện cho Công ty Công ty sẽ tổng hợp công việc và có ý kiến về Báo cáo tài chính của khách hàng Chi
3 2 nhánh chỉ tiến hành lập Báo cáo kiểm toán của chi nhánh mà không tiến hành thu phí hoạt động kiểm toán này.
2.2- Chi nhánh A&C tại Hà Nội Để tiến hành các hoạt động của mình, chi nhánh đã tổ chức bộ máy quả lý gọn nhẹ phù hợp với mục đích hoạt động và quy mô của mình Bộ máy quản lý gồm: Ban giám đốc, Phòng Quản trị – Tổng hợp, Phòng thẩm định, Phòng nghiệp vụ.
Ban giám đốc gồm: Giám đốc và 2 Phó Giám đốc Trong đó:
Giám đốc Chi nhánh Bà Nguyễn Thị Hồng Thanh là ngời điều hành, chỉ đạo mọi hoạt động của Chi nhánh, chịu trách nhiệm trớc Giám đốc Công ty và Công ty về hoạt động của Chi nhánh.
Phó Giám đốc Chi nhánh là ngời giúp việc Giám đốc Chi nhánh điều hành hoạt động của Chi nhánh để đạt đợc các mục tiêu và nhiệm vụ của Chi nhánh.
- Phó Giám đốc Hoàng Đình Lợi: Phụ trách lĩnh vực kiểm toán Báo cáo tài chính.
- Phó Giám đốc Nguyễn Thị T phụ trách kế toán, hành chính; phụ trách kiểm toán Đầu t và xây dựng cơ bản.
Phòng Quản trị - Tổng hợp thực hiện công tác hành chính, kế toán;
Phòng kiểm toán và phòng Thẩm định trực tiếp tiếnh hành các hoạt động theo mục đích hoạt động của Chi nhánh (cung cấp dịch vụ kiểm toán, t vấn và thẩm định tài chính…” Có thể khẳng định rằng)
Mối quan hệ của các bộ phận trong bộ máy quản lý của Chi nhánh.
Mang đặc điểm chung của một chi nhánh là quy mô nhỏ, số lợng nhân viên không nhiều (gồm 27 ngời trong đó có 16 kiểm toán viên) tại Chi nhánh có sự đi sâu đi sát tổ chức chỉ đạo hoạt động của Ban giám đốc với các bộ phận, đồng thời có sự phối hợp chặt chẽ về cả nhân lực và nhiệm vụ giữa các phòng của Chi nhánh.
Đặc điểm kinh doanh của Công ty Kiểm toán và T vấn A&C
Nh đã nói ở trên, A&C là doanh nghiệp trực thuộc Bộ tài chính, là một trong những Công ty hàng đầu tại Việt Nam chuyên cung cấp dịch vụ kiểm toán, thẩm định tài chính, đào tạo nghiệp vụ chuyên ngành kế toán và kiểm toán, thực hiện các dịch vụ t vấn thuộc lĩnh vực quản trị doanh nghiệp – Tài chính kế toán – Thuế - Đầu t Khách hàng của Công ty rất đa dạng bao gồm các doanh nghiệp có vốn đầu t nớc ngoài, hợp đồng hợp tác kinh doanh trên nhiều lĩnh vực hoạt động theo Luật đầu t nớc ngoài tại Việt Nam, các Tổng Công ty, các doanh nghiệp Nhà nớc thuộc các lĩnh vực nghành nghề nh Ngân hàng, Dầu khí, Giao thông vận tải, và các hình thức sở hữu khác nhau, ban quản lý dự án công trình Đầu t xây dựng cơ bản, các cơ quan tổ chức trong nớc và quốc tế có nhu cầu cung cấp dịch vụ Trong những năm tới đây Công ty luôn cố gắng nâng cao chất lợng dịch vụ , tạo uy tín vững chắc để có thể phục vụ tốt, chu đáo khoảng 500 khách hàng thờng xuyên trong và ngoài n- ớc, qua đó có đợc mối quan hệ với các dự án đầu t nớc ngoài, các dự án quốc tế lớn ở Việt Nam.
Chiến lợc phát triển của Công ty là nâng cao chất lợng các dịch vụ cung cấp cho khách hàng: “chất lợng của đội ngũ nhân viên là chất lợng của dịch vụ” Đội ngũ kiểm toán viên của A&C đều có ít nhất 1 bằng cử nhân hoặc thạc sỹ, đợc đào tạo chính quy tại Việt Nam và nớc ngoài theo chuyên ngành Tài chính – Kế toán – Quản trị – Ngân hàng – Xây dựng – Kiến trúc – Giao thông – Thuỷ lợi - Điện – Tin học
Qua gần 12 năm hoạt động (1992 – 2003), Công ty A&C đã xây dựng đợc đội ngũ kiểm toán viên gồm gần 160 nhân viên trong đó có 60% có chứng chỉ kiểm toán viên do Bộ tài chính Việt Nam cấp, gần 70% nhân viên có từ 2 bằng cử nhân trở lên (trong đó có 58 ngời có bằng cử nhân luật), 12% nhân viên có bằng Thạc sỹ, bằng ACCA hoặc đang đợc đào tạo theo chơng trình ACCA Trong quá trình phục vụ khách hàng, bản lĩnh nghề nghiệp và hiệu quả công việc của các Kiểm toán viên đã tạo mối quan hệ tốt đẹp giữa Công ty và khách hàng.
Hoạt động kiểm toán là một hoạt động chính của Công ty Kiểm toán và T vấn (A&C) Công ty là một trong những công ty kiểm toán Việt Nam xây dựng đợc một hệ thống quy trình, quy chế mẫu cho tất cả các bộ phận công việc Quy trình với hoạt động kiểm toán đợc xây dựng cụ thể từ việc lập kế hoạch kiểm toán, lập chơng trình kiểm toán và kết thúc kiểm toán – phát hành Báo cáo kiểm toán và việc kiểm tra chất lợng công việc của Kiểm toán viên.
II -Tình hình thực hiện kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán trong kiểm toán báo cáo tài chính do Công ty A&C thực hiện tại đơn vị khách hàng
Kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán trong kiểm toán Báo cáo tài chính tại Công ty Kiểm toán và T vấn (A&C)
Kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán trong kiểm toán báo cáo tài chính của Công ty Kiểm toán và T vấn (A&C) tại đơn vị khách hàng của Công ty – Công ty X
Công ty X là công ty đợc thành lập năm 1996 theo Giấy phép số 456/
GP ngày 22\3\1994 của Bộ Kế hoạch và Đầu t Trụ sỏ giao dịch Số 115 Đờng Nguyễn Văn Cừ – Gia Lâm - Hà Nội Công ty hoạt động sản xuất kinh doanh theo giấy phép kinh doanh số 456/GPĐK Công ty chính thức đi vào hoạt động từ năm 1997 với hình thức pháp lý là Công ty liên doanh thành lập tại Việt Nam trong thời hạn 50 năm. Đây là Công ty liên doanh giữa Việt Nam và Nhật Bản với tổng số vốn đầu t là 25.300.000 USD trong đó bên Việt Nam góp 30%, bên đối tác góp 70%.
Công ty đợc thành lập với mục đích chuyên sản xuất gạch men các loại, trong những năm đầu tiêu thụ ở thị trờng trong nớc là chủ yếu
Vì là Công ty liên doanh tiến hành chia lợi nhuận theo tỷ lệ vốn góp do vậy Công ty X là đối tợng bắt buộc phải kiểm toán báo cáo tài chính và từ năm 2000 Công ty là khách hàng của A&C
Kế toán chu trình mua hàng và thanh toán tại Công ty X
Công ty X là một khách hàng không mới nên qua tìm hiểu xem xét đánh giá từ những năm trớc KTV nhận thấy rằng: Ban Giám đốc là những ngời có trình độ, kinh nghiệm kinh doanh Riêng với công tác thu mua vật t hàng hoá và thanh toán với ngời bán, Công ty đã có những quy định cụ thể, rõ ràng (nh cơ chế mua, hình thức và điều kiện thanh toán ) đợc đề cập đầy đủ trong Quy chế của Công ty Công ty đã đa ra quy chế về việc mua hàng và thanh toán nh sau: Việc trả tiền ngay hay trả chậm phải theo kế hoach sản xuất của Công ty Trong mọi trờng hợp, việc mua hàng đều phải có hoá đơn, chứng từ hợp lệ, và đợc hạch toán đầy đủ Khi mua hàng cần có sự kiểm tra nghiêm ngặt về số lợng, chủng loại cũng nh chất lợng và phải đợc hạch toán đầy đủ.
- Đối với nghiệp vụ mua hàng:
Công ty chủ yếu mua theo phơng thức chuyển hàng, khi nhận đợc hoá đơn, phiếu nhập kho kèm theo bản nghiệm thu, bàn giao, đánh giá chất lợng (nếu có) kế toán vật t đối chiếu, kiểm tra số lợng, giá cả hàng mua trên hóa đơn với hợp đồng đã ký nhằm bảo đảm việc mua hàng đợc thực hiện đúng kế hoạch và số tiền phải trả ngời bàn khớp với số lợng hàng mua Sau đó kế toán tiến hành ghi sổ.
- Đối với nghiệp vụ thanh toán :
Thanh toán các khoản nợ cho nhà cung cấp ở Công ty căn cứ vào yêu cầu thanh toán trên hoá đơn mua hàng, các chứng từ chứng minh kèm theo và căn cứ vào các quy định của hệ thống KSNB về việc thanh toán của Công ty.
Có hai trờng hợp xảy ra:
+ Trờng hợp 1: Thanh toán tiền hàng ngay khi mua hàng, thờng là những hoá đơn mua hàng với khối lợng nhỏ, thì kế toán thanh toán sẽ căn cứ vào hoá đơn để lập phiếu chi và ghi sổ nhật ký chứng từ số 1, nhật ký chứng từ sè 2.
+ Trờng hợp 2: Hàng mua trả chậm Khi đó kế toán công nợ sẽ hạch toán số tiền phải trả vào bên có của sổ chi tiết phải trả nhà cung cấp Sổ chi tiết này đợc mở cho từng đối tợng.
Qúa trình ghi sổ các nghiệp vụ liên quan đến chu trình mua hàng và thanh toán đợc cụ thể bằng sơ đồ sau:
Sơ đồ 3: Trình tự tổ chức các nghiệp vụ liên quan đến chu trình mua hàng và thanh toán tại khách hàng X
1.1- Lập kế hoạch và thiết kế chơng trình kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán
1.1.1- Đánh giá, kiểm soát và xử lý rủi ro cuộc kiểm toán
Trên thực tế, trớc khi tiến hành công việc, bao giờ Công ty cũng yêu cầu khách hàng, cụ thể là Ban Giám đốc có trách nhiệm cung cấp các thông tin tài chính chủ yếu bao gồm các thông tin về BCTC nh Bảng cân đối tài khoản, Bảng báo cáo kết quả kinh doanh,…” Có thể khẳng định rằngcho năm tài chính vừa kết thúc Trongđó các thông tin phải phản ánh trung thực, và hợp lý về tình hình tài chính của Công ty tại thời điểm kết thúc và kết quả kinh doanh tài chính đó theo các chuẩn mực kế toán quốc tế và các quy định về kế toán hiện hành của Việt nam.
: Ghi hàng ngày : Ghi cuối tháng
NhËt ký chứng từ số 5
NhËt ký chứng từ số 6
NhËt ký chứng từ khác
Chứng từ mua hàng và thanh toán
Sau khi đã có những tài liệu nh trên, KTV bắt đầu tiến hành đánh giá rủi ro kiểm toán Khái niệm rủi ro kiểm toán là việc gây nên các sai sót trọng yếu hoạc sự nhầm lẫn làm ảnh hởng đến quyết định của ngời sử dụng thông tin trên BCTC, từ đó gây nên hậu quả bất lợi cho hãng Mục đích đánh giá rủi ro kiểm toán là để quyết định có thực hiện kiểm toán không và từ đó xây dựng nên chơng trình phù hợp với rủi ro đó Tuỳ thuộc vào thực tế và khả năng suy đoán dựa trên sự đánh giá tổng thể cùng với kinh nghiệm của
KTV , có thể đánh giá rủi ro của cuộc kiểm toán ở một trong các bớc sau:
Rủi ro đợc đánh giá ở mức thấp, có nghĩa là có thể chấp nhận kiểm toán mà không cần điều tra thêm Còn nếu rủi ro đợc đánh giá ở mức trung bình hoặc cao hơn có nghĩa là cần phải có sự xử lý thích hợp trong việc lập kế hoạch và thực hiện kiểm toán, Ban Giám đốc sẽ phải cân nhắc nên chấp nhận kiểm toán hay không.
1.1.2- Các thể thức phân tích đợc thực hiện
Khi kiểm toán Báo cáo tài chính năm 2002 của Công ty X, kiểm toán viên phân tích sơ bộ tình hình tài chính của Công ty trong năm 2002, thông qua các số liệu trên Bảng cân đối kế toán và báo cáo kết quả kinh doanh năm
Bảng số 3: Phân tích sơ bộ trên số d tài khoản trên BCĐKT Công ty X ngày 31/12/2002 (chỉ đi sâu phân tích TK có liên quan đến chu trình mua hàng và thanh toán )
Bảng cân đối TS Số d
5 Tài sản lu động khác 160.666 300.522 (139.856) -46.5%
II Tài sản cố định 15.094.026 12.960.248 2.132.778 16.46%
2 Lợi nhuận cha phân phối 948.315 891.000 57.315 6.4%
So sánh khoản mục tiêu, phải thu khách hàng và hàng tồn kho của năm
2001 và năm 2002 cho thấy có sự khác biệt đáng kể Các khoản mục tiêu tăng lên rõ rệt cho phép KTV đa ra các giả thiết sau:
Có thể do Công ty muốn khai tăng tài sản và ghi giảm các khoản nợ phải trả để cho tình hình tài chính trở nên tốt đẹp, lỗ giảm đi so với thực tế Tài sản tăng nên đột ngột sẽ là sự kiện bất thờng ẩn chứa sai phạm trọng yếu có sự gian lận cố tình khai khống tài sản hoặc vi phạm việc ghi đầy đủ trên sổ kế toán Đây chính là điều KTV cần phải quan tâm chú trọng phát hiện các sai sót nhằm giảm bớt rủi ro kiểm toán.
Qua phân tích, KTV nhận thấy doanh thu của Công ty tăng 30% so với năm ngoái, các khoản mục hàng tồn kho, công nợ ngắn hạn lại không có thay đổi lớn, tiền mặt tăng hơn 10% Nh vậy chu trình mua hàng và thanh toán của Công ty năm nay không có biến động so với năm trớc.
Bảng số 4: Phân tích sơ bộ Báo cáo kết quả kinh doanh của Công ty X
Báo cáo kết quả kinh doanh
Chi phí hoạt động khác
Hoàn thành cuộc kiểm toán
Sau khi kiểm toán viên đã đa ra bút toán điều chỉnh đối với cuộc kiểm toán báo cáo tài chính thì có thể coi nh đã tơng đối hoàn chỉnh Trớc khi lập và công bố báo cáo kiểm toán KTV tiến hành các công việc sau:
- KTV A&C luôn thận trọng khi xem xét các sự kiện xảy ra sau ngày kết thúc niên độ có khả năng ảnh hởng đến tài chính của đơn vị khách hàng nh sự phá sản của một con nợ cha đợc lập dự phòng.
- KTV soát xét giấy tờ làm việc: thờng là sự soát xét của KTV chính đối với giấy tờ làm việc của các trợ lý kiểm toán Với mục đích đa ra kết luận có tính khẳng định rằng giấy tờ làm việc hỗ trợ đợc cho ý tởng kiểm toán đối với BCTC rằng quá trình kiểm toán phù hợp với yêu cầu nghề nghiệp và giúpKTV đi đến một kết luận thống nhất và logic.
- KTV đánh giá tính đầy đủ, tính hợp lý của bầng chứng kiểm toán thu thập đợc và luôn cân nhắc tới tất cả các bằng chứng kiểm toán liên quan dù bằng chứng đó có khẳng định hay bác bỏ các cơ sơ dẫn liệu trong BCTC Nên xét thấy cha thu thập đủ đợc bằng chứng để đa ra kết luận về tính trung thực trong các báo cáo của khách hàng thì KTV có hai lựa chọn: Thu thập thêm bằng chứng hoặc đa ra một Báo cáo chấp nhận có loại trừ hoặc Báo cáo nhận.
- Đánh giá xem liệu BCTC có sai sót trọng yếu hay không? Đặc biệt nếu có chênh lệch mà KTV không đợc điều chỉnh thì KTV phải xem xét từng khoản chênh lệch và kết hợp để xem chúng có cho thấy sự tồn tại của sai sót trọng yếu hay không.
- Đánh giá việc trình bày và thuyết minh trong BCTC
Các công việc thực hiện sau kiểm toán
Sau mỗi cuộc kiểm toán A&C đều đánh giá lại chất lợng của toàn bộ công việc, đánh giá chất lợng làm việc của các kiểm toán viên, đánh giá lại rủi ro của cuộc kiểm toán, từ đó rút ra bài học kinh nghiệm Sự đánh giá này đợc thực hiện từ hai phía:
- Đánh giá từ khách hàng: Sau mỗi cuôc kiểm toán, A&C đều chú ý tiếp nhận các ý kiến đánh giá, nhận xét của khách hàng đối với dịch vụ kiểm toán A&C đã cung cấp trên cả hai mặt u điểm và nhợc điểm Khách hàng sẽ cho ý kiến xem dịch vụ kiểm toán của A&C đã hợp lý về thời gian và phơng pháp làm việc, thái độ của KTV cuộc kiểm toán có gây trở ngại cho hoạt động của khách hàng hay không, các dịch vụ t vấn mà A&C cung cấp đã thoả mãn các yêu cầu của khách hàng hay cha
- Đánh giá trong nội bộ Công ty: Theo đúng chuẩn mực kiểm toán Quốc tế số 220 nêu rõ"Công ty kiểm toán phẩi thực hiện những chính sách và những thủ tục kiểm tra chất lợng để đảm bảo rằng kiểm toán đợc tiến hành phù hợp với các Chuẩn mực Kiểm toán Quốc tế hoặc những chuẩn mực hay thông lệ Quốc gia", sau mỗi cuộc kiểm toán A&C lại đánh giá lại toàn bộ cuộc kiểm toán trên các mặt sau:
Đánh giá lại rủi ro các cuộc kiểm toán.
Soát xét trong nội bộ về hiệu quả của việc thực hiện dịch vụ cho khách hàng
Đánh giá chất lợng làm việc của nhân viên kiểm toán.
Một công việc sau kiểm toán nữa đợc A&C tiến hành rất thờng xuyên và có hiệu quả, đó là giữ mối liên hệ thờng xuyên với khách hàng Mối quan hệ này đợc thực hiện bằng cách A&C thờng xuyên thu thập các thông tin về khách hàng và những thay đổi lớn trong công ty khách hàng mà có thể ảnh hởng đến kế hoạch kiểm toán năm sau
Ngoài ra, A&C cũng rất nỗ lực trong việc cập nhật các thông tin chuyên môn nh các quy định mới về kế toán, kiểm toán, thuế để ngày càng nâng cao hơn chất lợng phục vụ khách hàng, có thể cung cấp những dịch vụ đáp ứng sự mong đợi của khách hàng
PhÇn III Bài học kinh nghiệm và Phơng hớng hoàn thiện kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán của Công ty Kiểm toán và t vÊn (A&C)
I -Khái quát và đánh giá chung về tình hình tổ chức kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán của Công ty A&C
Lĩnh vực kiểm toán tuy còn mới mẻ ở Việt Nam song qua gần 12 năm phát triển A&C đã trở thành một trong những Công ty kiểm toán hàng đầu tại Việt Nam chuyên cung cấp những dịch vụ có chất lợng cao, đáp ứng đợc tất cả các yêu cầu của khách hàng qua đó cũng cho thấy vai trò của Công ty trong việc quản lý nền kinh tế Để có thể đạt đợc điều đó, A&C đã không ngừng cải cách và nâng cao các phơng thức tiến hành kiểm toán Quy trình kiểm toán của A&C đợc xây dựng trên cơ sở lý thuyết kiểm toán, tuân thủ theo các chuẩn mực kiểm toán Quốc tế và những quy định về kế toán và Kiểm toán hiện hành của Việt Nam Việc đa ra một chu trình kiểm toán cụ thể đối với từng khách hàng là cơ sở để cuộc kiểm toán đạt chất lợng cao Đặc biệt là trong nền kinh tế thị trờng, khi mà nhu cầu của khách hàng luôn muốn đợc đáp ứng một cách nhanh nhất và tốt nhất Tuy nhiên, điều đó không có nghĩa là KTV của A&C luôn vận dụng một cách máy móc, cứng nhắc các thủ tục nêu ra mà tuỳ thuộc vào từng tình huống cụ thể, KTV luôn
5 6 có những sáng tạo trên cơ sở kinh nghiệm nghề nghiệp của bản thân để thực hiện cuộc kiểm toán nhanh chóng, hiệu quả, tiết kiệm Chẳng hạn khi thực hiện các thử nghiệm đối với khoản nợ phải trả và thấy số liệu trên chứng từ và sổ sách đều khớp, không có dấu hiệu nghi ngờ về sự chính xác nợ phải trả thì KTV không cần thiết phải gửi th xác nhận nợ Kinh nghiệm, kiến thức và sự sáng tạo nghề nghiệp của KTV là các điểm mạnh mà A&C cần phải phát huy.
Trên thực tế, chơng trình kiểm toán của A&C đợc chia theo khoản mục Mức trọng yếu và rủi ro đều đợc tính toán cụ thể Có thể nhận xét khái quát về chơng trình này nh sau:
B ớc 1: Lập kế hoạch và thiết kế chơng trình kiểm toán
Giai đoạn này thờng đợc các kiểm toán viên tiến hành một cách nhanh chóng nhng không mất đi tính khoa học Do việc bảo quản và lu trữ hồ sơ tốt nên việc đánh giá rủi ro kiểm toán thờng nhanh và có độ chính xác cao từ đó có thể ký kết hợp đồng kiểm toán.
Lập kế hoạch chiến lợc
KTV đi vào tìm hiểu chi tiết về khách hàng, thực hiện các bớc phân tích tổng quát và xác định mức độ trọng yếu Tuy nhiên, mức trọng yếu này đợc KTV xác định chủ yếu bằng chính kinh nghiệm và sự xét đoán nghề nghiệp của bản thân Căn cứ vào mức trọng yếu và kết quả thu đợc từ tìm hiểu, phân tích tổng quát, KTV đi đến kết luận đâu là trọng tâm kiểm toán.
Lập kế hoạch chi tiết Đây là công việc khó khăn nhất và cũng là công viêc đợc AISC chú ý nhiều nhất Đối với mỗi tài khoản trọng yếu, KTV đều lập kế hoạch kiểm toán chi tiết và tuỳ theo mức độ tin cậy khác nhau thì công việc kiểm toán khác nhau.
B ớc 2 : Thực hiện kiểm toán
Kế hoạch kiểm toán đợc xây dựng tốt giúp kiểm toán viên thực hiện kiểm toán nhanh và thuận lợi hơn Thêm vào đó giấy tờ làm việc của KTV đều đợc dánh ký hiệu, tham chiếu Việc đánh ký hiệu, tham chiếu trong hồ sơ là một việc hết sức đơn giản song lại có hiệu quả cho việc lu trữ tài liêụ tránh bị lẫn lộn Thêm vào đó nó còn giúp cho KTV thực hiện công việc một cách toàn diện và có hiệu quả cao.
B ớc 3: Hoàn tất cuôc kiểm toán
Sau khi hoàn tất các công việc trong quá trình kiểm toán, các kiểm toán viên và trợ lý kiểm toán viên trình tổ trởng về kết quả kiểm toán của mình.
Từ đó tổng hợp để lên báo cáo kiểm toán.
Kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán trong quá trình kiểm toán BCTC, không những giúp cho công ty khách hàng thấy đợc những yếu kém cần khắc phục về kế toán cũng nh công tác quản lý đối với phần hành này, góp phần nâng cao hiệu quả của quá trình mua hàng và thanh toán, khuyến khích hoạt động sản xuất kinh doanh phát triển mà còn củng cố cho A&C những bài học kinh nghiệm quý báu từ thực tiễn.
B ớc 4 : Công việc thực hiện sau kiểm toán
Thông thờng, công việc của kiểm toán viên đợc kết thúc khi lập xong Báo cáo kiểm toán Tuy nhiên nếu doanh nghiệp có sửa đổi, điều chỉnh lại BCTC thì kiểm toán viên A&C vẫn có trách nhiệm xem xét lại Sau mỗi cuộc kiểm toán, A&C đều có đánh giá lại kết quả và rút ra các bài học kinh nghiệm.
II -Bài học kinh nghiệm từ thực tế kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán tại Công ty A&C
Trong quá trình thực hiện kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán A&C luôn thực hiện đủ 3 bớc:
+ Trắc nghiệm trực tiếp số d.
Vấn đề chọn mẫu
Trên thực tế, các nghiệp vụ kinh tế liên quan đến số d từng tài khoản phát sinh với số lợng lớn khiến cho KTV không thể nào kiểm tra hết đợc toàn bộ các nghiệp vụ Để bảo đảm hiệu quả kiểm toán, nghĩa là với chi phí kiểm toán định trớc nhng kết luận mà KTV đa ra phải sát thực với thực tế của hoạt động kinh doanh của đơn vị, đòi hỏi phải tiến hành chọn mẫu các nghiệp vụ trong khi tiến hành kiểm tra chi tiết từng số d tài khoản, việc chọn mẫu kiểm tra các nghiệp vụ hay chứng từ của KTV chủ yếu dựa trên kinh nghiệm và xét đoán nghề nghiệp của KTV Điều này thể hiện trình độ nghiệp vụ của KTV, nhng mặt khác tính đại diện của mẫu đôi khi lại cha cao Với số lợng công việc đáng kể, tính đại diện của mẫu giúp cho KTV tiết kiệm thời gian, chi phí kiểm toán thấp, chất lợng kiểm toán cao Các phơng pháp chọn mẫu nh sau:
Chọn mẫu không đại diện
Kiểm tra toàn bộ các khoản trong số d chọn mẫu
Trong trờng hợp thứ nhất việc chọn mẫu đợc thực hiện theo cách này bởi vì các nghiệp vụ liên quan đến tài khoản cần kiểm tra phát sinh với số lợng lớn: Nh các nghiệp vụ nhập xuất nguyên vật liệu, hàng hoá sản phẩm tại một đơn vị khách hàng là doanh nghiệp sản xuất hay doanh nghiệp thơng mại…” Có thể khẳng định rằng Trong trờng hợp này KTV không thể kiểm tra hết toàn bộ nên sẽ chọn mẫu đại diện từ đó suy ra mức sai sót cho toàn bộ tổng thể Việc chon mẫu sẽ
6 0 không thể tránh khỏi đợc những rủi ro do tuỳ thuộc vào đặc điểm mẫu chọn chứ không phải phụ thuộc chủ yếu vào công thức chọn mẫu Mặt khác công thức chọn mẫu này đã đợc áp dụng nh một công thức chuẩn khi tiến hành kiểm toán tại A&C, tỏ ra tiện lợi khi áp dụng vì vậy không có vấn đề gì phải bàn thêm về cách thức chọn mẫu này.
Trong trờng hợp chọn mẫu theo cách thứ 3 điều kiện áp dụng ở đây là số l- ợng các nghiệp vụ phát sinh liên quan đến tài khoản này ít hoặc ở mức độ vừa phải.
Trong trờng hợp chọn mẫu theo cách thứ 2, đây là cách chọn mẫu đợc áp dụng nhiều nhất với điều kiện số lợng các nghiệp vụ phát sinh hay các khoản mục cần chọn ở mức đọ vừa phải, tuy vậy kiểm toán viên chỉ chú ý đến những nghiệp vụ phát sinh có số lợng tiền lớn để tiến hành kiểm tra, đối chiếu Điều này thể hiện rõ ràng trong ví dụ lấy từ Công ty X khi kiểm tra chu trình mua hàng và thanh toán KTV xem xét sổ tổng hợp tài khoản phải trả khách hàng và chọn những nhà cung cấp có số d nợ lớn để kiểm tra Cũng tơng tự nh thế, thủ tục này đợc áp dụng khi kiểm tra chi tiết số tiền chênh lệch trên hoá đơn và trên hợp đồng cung cấp hàng hoá Vì vậy cần phải cẩn thận khi áp dụng phơng pháp chọn mẫu trên, thông thờng có thể kết hợp với tất cả xét đoán cá nhân về tổng mức sai sót và so sánh với những sai sót đã phát hiện đợc, nếu có chênh lệch thì có thể tăng số mẫu đợc chọn và kết hợp chặt chẽ với việc kiểm tra đánh giá hệ thống kiểm soát nh đã trình bày.
Vấn đề kiểm tra báo cáo d các khoản phải trả
Trong cuộc kiểm toán, khi tiến hành kiểm tra các khoản công nợ KTV cần tập trung vào việc đảm bảo các khoản phải trả không báo cáo thiếu hoặc bỏ sót một cách trọng yếu Thông thờng báo cáo thiếu các khoản phải trả th- ờng hay xẩy ra hơn so với việc báo cáo d.
Tuy vậy, báo cáo thiếu hay báo cáo d các khoản phải trả đều gây hậu quả nghiêm trọng nh nhau đối với các thông tin tài chính đợc trình bày trên các Báo cáo của doanh nghiệp Có hai trờng hợp ghi sai các khoản phải trả:
- Trờng hợp 1: Ghi thừa hoặc thiếu các khoản phải trả đồng thời phản ánh thừa hoặc thiếu một khoản hàng tồn kho.
- Trờng hợp 2: Ghi thừa hoặc thiếu một khoản phải trả nhng quên không phản ánh một khoản hàng tồn kho tơng ứng. ở trờng hợp thứ nhất, sai sót không gây ảnh hởng đến lợi nhuận trên Báo cáo KQKD song nó làm cho Bảng CĐTS bị phản ánh sai Còn sai sót trong trờng hợp thứ hai sẽ gây hậu quả nghiêm trọng hơn vì nó làm lợi nhuận biến đổi Nh vậy dù là báo cáo thừa hay báo cáo thiếu Các khoản phải trả thì tác hại đều nghiêm trọng nh nhau.
Khi kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán, KTV thờng lựa chọn một số các hoá đơn mua hàng rồi đối chiếu với sổ sách kế toán liên quan. Cách làm đó mới chỉ phát hiện đợc khoản phải trả để ngoài sổ sách mà không phát hiện đợc các khoản thừa hay thiếu công nợ phải trả điều này ảnh hởng rất lớn đến kết quả kiểm toán.
Vì vậy, để phát hiện ra các khoản phải trả đợc ghi sổ nhng thực tế không có nghiệp vụ mua hàng xẩy râ hoặc đó không phải là khoản nợ do mua hàng mà phục vụ cho một mục đích khác, KTV có thể tiến hành kiểm tra nh sau:
- Chọn một số nghiệp vụ trớc và sau ngày kết thúc năm tài chính trên sổ theo dõi chi tiết công nợ, đối chiếu với các chứng từ gôc để tìm ra các khoản ghi sổ mà không có chứng từ.
- Đối chiếu các Báo cáo nhận hàng hoặc các phiếu nhập kho sau ngày cuối năm với các Hoá đơn liên quan để đảm bảo rằng chúng không đợc ghi sổ các khoản phải trả năm hiện hành.
- Kiểm tra hàng tồn kho đang trên đờng vận chuyển Chỉ khi nào mà đơn vị đã nhận đợc hàng mua trớc ngày lập bảng CĐTS thì mới đợc tính vào các khoản phải trả còn trong trờng hợp đến ngày khoá sổ mà hàng vẫn đang trên đờng vận chuyển thì giá trị lô hàng không đợc tính vào các khoản phải trả Với các thủ tục khảo sát chi tiết đó, KTV có thể tin tởng các khoản phải trả đã không bị báo cáo d Việc này góp phần hoàn thiện hơn kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán
3- Việc kiểm tra các sự kiện phát sinh sau ngày lập Báo cáo kiểm toán
KTV cần thực hiện các thủ tục nhằm thu thập các bằng chứng chứng tỏ rằng mọi sự kiện có thể khiến cho đơn vị phải thực hiện điều chỉnh hoặc cung cấp thông tin cho phần báo cáo tài chính, tính đến ngày lập báo cáo kiểm toán đều đã đợc xác định Tuy nhiên, KTV không bắt buộc phải xem
6 2 xét tất cả các yếu tố mà kết quả kiểm tra các thủ tục thông thờng đã đợc coi là thoả đáng. Để đảm bảo rằng, các sự kiện phát sinh sau ngày lập Báo cáo kiểm toán không có ảnh hởng trọng yếu đến kết luận của KTV trên báo cáo kiểm toán, KTV cần tiến hành một số thủ tục sau:
+ Kiểm tra lại các thủ tục đợc thiết lập bởi Ban Giám đốc nhằm đảm bảo rằng mọi sự kiện xảy ra sau ngày kết toán đều đợc xác định.
+ Xem xét các Biên bản họp đại hội Cổ đông, biên bản họp Hội đồng quản trị, Biên bản họp Ban kiểm soát nội bộ diễn ra sau ngày kết toán và dò xét những vấn đề đã đợc thảo luận trong các cuộc họp này nhng cha đợc lập biên bản.
Thẩm vấn Ban Giám đốc nhằm xác định các sự kiện nào đã xảy ra sau ngày kết toán nhng có khả năng tác động đến Báo cáo tài chính Ví dụ: những điều chỉnh về kế toán bất thờng đã đợc thực hiện
Khi nhận thấy các sự kiện xảy ra sau ngày kêt toán có ảnh hởng trọng yếu đến báo cáo tài chính thì KTV cần xác định xem các sự kiện này có đợc đề cập đến một cách nghiêm chỉnh, và có đợc thuyết minh một cách thích hợp trên Báo cáo tài chính không Nếu sự kiện đó đợc phát hiện sau ngày lập Báo cáo kiểm toán nhng trớc ngày công bố Báo cáo tài chính thì KTV có thể yêu cầu Ban Giám đốc sửa đổi lại Báo cáo tài chính cho thích hợp Trong trờng hợp Ban Giám đốc không chấp nhận sửa lại theo ý kiến của KTV và Báo cáo kiểm toán cha đợc chuyển đến doanh nghiệp thì KTV sẽ sửa lại Báo cáo kiểm toán với ý kiến chấp nhận có giới hạn hoặc ý kiến không chấp nhận.
4- Vấn đề giấy tờ làm việc của KTV
Giấy tờ làm việc của KTV rất quan trọng vì hầu nh tất cả công việc kiểm toán của KTV đợc thể hiện trên giấy tờ làm việc Trên giấy tờ làm việc KTV lu trữ những bằng chứng thu thập đợc qua quá trình kiểm toán từ đó làm căn cứ cho việc hình thành ý kiến KTV và minh chứng cho công việc của các KTV đợc tiến hành theo đúng chuẩn mực Ngoài ra giấy tờ làm việc của KTV còn là tài liệu quan trọng trợ giúp cho việc xử lý các thắc mắc của khách hàng hay các sự kiện phát sinh
Vấn đề giấy tờ làm việc của kiểm toán viên
Giấy tờ làm việc của KTV rất quan trọng vì hầu nh tất cả công việc kiểm toán của KTV đợc thể hiện trên giấy tờ làm việc Trên giấy tờ làm việc KTV lu trữ những bằng chứng thu thập đợc qua quá trình kiểm toán từ đó làm căn cứ cho việc hình thành ý kiến KTV và minh chứng cho công việc của các KTV đợc tiến hành theo đúng chuẩn mực Ngoài ra giấy tờ làm việc của KTV còn là tài liệu quan trọng trợ giúp cho việc xử lý các thắc mắc của khách hàng hay các sự kiện phát sinh
Trên thực tế, khi kiểm tra chi tiết các tài khoản, KTV chỉ ghi lai những sai sót phát hiện đợc trên giấy tờ làm việc, trong khi đó các thông tin nh quá trình kiểm tra, mẫu kiểm tra, không đợc phản ánh trên giấy tờ làm việc. Điều này có thể là dễ dàng trong trờng hợp KTV phát hiện đợc ít sai sót nhng lại là không khoa học khi phát hiện đợc nhiều sai sót, nó có thể gây khó khăn cho ngời soát xét công việc kiểm toán trên hồ sơ làm việc khi kết thúc công việc kiểm toán để đa ra ý kiến trong th quản lý gửi kế khách hàng
Theo ý kiến của em thì nên đa các sai sót phát hiện đợc vào Bảng kê chênh lệch hoặc Bảng kê xác minh theo từng trờng hợp cụ thể: theo mẫu dới ®©y
Bảng số 13:Bảng kê chênh lệch
Sè tiÒn Ghi chó mức độ sai phạm
Bảng kê chênh lệch đợc sử dụng trong trờng hợp KTV có đầy đủ các bằng chứng chắc chắn về các sai phạm trong hoạt động tài chính kế toán của doanh nghiệp Ví dụ nh tăng thu trong doanh nghiệp làm cho khả năng thanh toán của doanh nghiệp tăng,
Bảng số 14: Bảng kê xác minh
Sè tiÒn Đối tợng xác minh Ghi chú mức độ sai phạm
Số hiệu Ngày tháng Trực tiếp Gián tiếp
Bảng kê xác minh đợc sủ dụng trong trờng hợp KTV có bằng chứng cụ thể về các sai phạm trong hoạt động kế toán của doanh nghiệp nh thiếu chữ ký phê duyệt, thiếu chữ ký của ngời nhận tiền, thiếu chứng từ gốc,
Với những biện pháp nêu trên, KTV có thể tìm ra những điều bất hợp lý trong quá trình mua hàng và thanh toán của doanh nghiệp Nếu KTV thu đợc những bằng chứng chứng minh gian lận nêu trên, KTV yêu cầu đơn vị phải điều chỉnh lại BCTC theo đúng thực tế.
Tiến từng bớc vững chắc trong nền kinh tế thị trờng, ngành kiểm toán đang tự khẳng định vị thế của mình Đã và đang trở thành một hoạt động không thể thiếu đợc ở bất kỳ loại hình doanh nghiệp nào Qua đó thúc đẩy các doanh nghiệp cũng nh nền kinh tế phát triển mạnh mẽ.
Kết quả kiểm toán Báo cáo tài chính là kết quả của sự tổng hợp của các chu trình nghiệp vụ kinh tế cơ bản trên cơ sở đó đa ra các kết luận về tính trung thực hợp lý của Báo cáo tài chính
Qua kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán trong kiểm toán Báo cáo tài chính do công ty kiểm toán và T vấn thực hiện tại Công ty X cho thấy việc thiết kế và thực hiện kiểm toán chu trình này hợp lý đóng vai trò quan trọng trong toàn bộ cuộc kiểm toán.
Trên cơ sở phơng pháp luận đã đợc trang bị trong suốt thời gian học tập và nghiên cứu tại trờng Đại học kinh tế quốc dân – Hà Nội và trong thời gian ngắn thực tập tại Công ty Kiểm toán và T vấn (A&C) em đã hoàn thành chuyên đề “ Kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán trong Kiểm toán Báo cáo tài chính tại Công ty Kiểm toán và T vấn (A&C).
Kiểm toán còn là một nghề mới mẻ ở Việt Nam và nó lại càng mới mẻ trong nhà trờng Mặc dù vậy, đợc sự chỉ bảo ân cần của TS Lê Thị Hoà, các anh chị kiểm toán viên trong Công ty Kiểm toán A&C, sự giúp đỡ nhiệt tình của Cô Nguyễn Thị Hồng Thanh - Giám đốc Công ty A&C Tuy đã hết sức cố gắng song những thiếu sót là không thể tránh khỏi, em mong nhận đợc sự thông cảm và những chỉ bảo của các thầy các cô.
Em xin chân thành cảm ơn!