Cơ sở lý luận về hạch toán nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp xây lắp
Đặc điểm hạch toán nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp xây lắp
1.1.1.Đặc điểm và vai trò của nguyên vật liệu
Khái niệm, đặc điểm của nguyên vật liệu.
*Khái niệm: Nguyên vật liệu là đối tượng lao động, là một trong ba yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất và là cơ sở vật chất để hình thành nên sản phẩm mới
Về mặt nội dung: Nguyên vật liệu bao gồm nhiều thứ như: vôi, cát, gạch, đá, sỏi, xi măng, sắt thép,…Đây là những nguyên vật liệu rất đặc trưng của ngành xây lắp, khác hẳn với nguyên vật liệu của các ngành sản xuất khác như: sợi trong doanh nghiệp dệt, da trong doanh nghiệp đóng giày, vải trong doanh nghiệp may mặc,…Khi tham gia vào quá trình sản xuất, dưới tác dụng của lao động, nguyên vật liệu bị tiêu hao toàn bộ hoặc bị thay đổi hình thái vật chất ban đầu để tạo ra hình thái vật chất của sản phẩm.
Về mặt giá trị: Giá trị nguyên vật liệu cần thiết để tạo ra một sản phẩm xây lắp thường rất lớn, có thể lên tới hàng chục, hàng trăm triệu hay hàng tỷ đồng Khi tham gia vào quá trình sản xuất toàn bộ giá trị của nguyên vật liệu được chuyển dịch một lần vào giá trị sản phẩm.
Về mặt khối lượng: Khối lượng nguyên vật liệu lớn, chẳng hạn khối lượng của xi măng, sắt thép, cát, đá,… có thể lên đến hàng nghìn tấn trong một công trình.
Chi phí vận chuyển của nguyên vật liệu phục vụ cho việc sản xuất thi công một đơn vị sản phẩm xây lắp cũng khác nhau trong từng giai đoạn cụ thể, ví dụ với một tòa nhà cao tầng thì chi phí vận chuyển nguyên vật liệu để xây tầng 1 nhỏ hơn nhiều so với chi phí vận chuyển cùng lượng nguyên vật liệu đó để xây tầng thứ 15, 16 (chi phí này được tính vào chi phí nhân công).
Vai trò của nguyên vật liệu.
Nguyên vật liệu là một trong những yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất Trong các doanh nghiệp xây lắp, chi phí nguyên vật liệu thường chiếm một tỷ trọng lớn trong tổng chi phí, từ 70% - 75%.
Trong quá trình sản xuất thi công các công trình, nguyên vật liệu chuyển dịch toàn bộ giá trị của nó vào giá trị sản phẩm Có thể nói nguyên vật liệu là yếu tố cấu thành nên sản phẩm, không có nguyên vật liệu thì sẽ không có sản phẩm.
Nguyên vật liệu có ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng và số lượng sản phẩm Số lượng nguyên vật liệu nhiều thì số lượng sản phẩm sẽ nhiều và ngược lại Mặt khác, muốn sản phẩm có chất lượng tốt thì nguyên vật liệu cũng phải có chất lượng tốt Vì vậy, một chính sách quản lý và sử dụng nguyên vật liệu có hiệu quả sẽ giúp doanh nghiệp tồn tại và phát triển.
Hơn nữa, trong các doanh nghiệp xây lắp, khối lượng nguyên vật liệu rất lớn, nếu công tác quản lý không tốt sẽ gây thất thoát, lãng phí một lượng nguyên vật liệu đáng kể, ảnh hưởng trực tiếp đến lợi nhuận của doanh nghiệp. Trong xu thế thị trường hiện nay, với nguồn lực như nhau thì việc tiết kiệm chi phí nguyên vật liệu đầu vào sẽ đem lại lợi thế cạnh tranh cho doanh nghiệp, quyết định sự thành công trong công tác kinh doanh của doanh nghiệp
Tóm lại, nguyên vật liệu có vai trò đặc biệt quan trọng trong các doanh nghiệp xây lắp Do vậy, việc tổ chức quản lý nguyên vật liệu là việc làm rất cần thiết và quan trọng trong mỗi doanh nghiệp Thực hiện tốt việc này sẽ tạo điều kiện cho quá trình sản xuất diễn ra liên tục, nâng cao hiệu quả sử dụng vốn.
1.1.2.Yêu cầu quản lý nguyên vật liệu
Nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp xây lắp có đặc điểm là số lượng lớn, nhiều chủng loại và hay bị ảnh hưởng bởi các tác động bên ngoài.
Vì vậy, yêu cầu quản lý nguyên vật liệu là một yêu cầu cấp thiết và cần được thực hiện đồng bộ ở tất cả các khâu từ thu mua, dự trữ đến bảo quản và sử dụng.
Trong khâu thu mua, nguyên vật liệu phải được quản lý về khối lượng, quy cách, chủng loại, giá mua, thuế và chi phí thu mua Mỗi loại nguyên vật liệu chỉ được phép hao hụt trong định mức Bên cạnh đó, quá trình thu mua cũng cần được quản lý chặt chẽ về mặt thời gian, tiến độ thực hiện.
Trong quá trình bảo quản, để bảo quản tốt nguyên vật liệu, giảm thiểu hư hao, mất mát, các doanh nghiệp cần có hệ thống kho đủ tiêu chuẩn, đảm bảo cả về số lượng, chất lượng và giá trị của nguyên vật liệu Doanh nghiệp cần bố trí thủ kho có phẩm chất đạo đức tốt, có trình độ để quản lý nguyên vật liệu và thực hiện các nghiệp vụ nhập, xuất kho, tránh việc bố trí kiêm nhiệm chức năng thủ kho với tiếp liệu và kế toán vật tư.
Trong khâu sử dụng, cần tổ chức tốt việc ghi chép nhằm phản ánh chính xác tình hình xuất dùng và sử dụng nguyên vật liệu Trên cơ sở đó, so sánh với giá thành kế hoạch để đánh giá hiệu quả sử dụng nguyên vật liệu Từ đó, tìm biện pháp sử dụng hợp lý, tiết kiệm nguyên vật liệu.
Phân loại và tính giá nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp xây lắp
1.2.1 Phân loại nguyên vật liệu
Trong các doanh nghiệp xây lắp, nguyên vật liệu có nhiều loại, nhiều thứ có vai trò, công dụng khác nhau trong quá trình sản xuất thi công Trong thực tế công tác quản lý và hạch toán ở các doanh nghiệp, đặc trưng dùng để phân loại nguyên vật liệu thông dụng nhất là vai trò và tác dụng của nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất thi công Theo đặc trưng này, nguyên vật liệu được phân ra các loại như sau:
- Nguyên liệu và vật liệu chính (NVLC): Là nguyên liệu, vật liệu mà sau quá trình sản xuất thi công sẽ cấu thành nên hình thái vật chất của sản phẩm Danh từ nguyên liệu ở đây dùng để chỉ đối tượng lao động chưa qua chế biến công nghiệp.
- Nhiên liệu là những thứ dùng để tạo ra nhiệt năng như than đá, than bùn, củi, xăng, dầu,…Nhiên liệu trong các doanh nghiệp thực chất là một loại vật liệu phụ nhưng được tách ra thành một loại riêng vì việc sản xuất và tiêu dùng nhiên liệu chiếm một tỷ trọng lớn và đóng vai trò quan trọng trong nền kinh tế quốc dân Nhiên liệu cũng có yêu cầu và kỹ thuật quản lý hoàn toàn khác với các loại vật liệu phụ thông thường.
- Vật liệu phụ là những vật liệu có tác dụng phụ trong quá trình sản xuất kinh doanh, được sử dụng kết hợp với vật liệu chính để hoàn thiện và nâng cao tính năng, chất lượng của sản phẩm hoặc được sử dụng để đảm bảo cho công cụ lao động hoạt động bình thường, hoặc dùng để phục vụ cho nhu cầu kỹ thuật, nhu cầu quản lý.
- Phụ tùng thay thế là loại vật tư được sử dụng cho hoạt động sửa chữa, bảo dưỡng TSCĐ.
- Thiết bị và vật liệu xây dựng cơ bản là các loại thiết bị, vật liệu phục vụ cho hoạt động xây lắp, xây dựng cơ bản.
- Vật liệu khác là các loại vật liệu đặc chủng của từng doanh nghiệp hoặc phế liệu thu hồi.
Hạch toán theo cách phân loại nói trên đáp ứng được yêu cầu phản ánh tổng quát về mặt giá trị đối với mỗi loại nguyên vật liệu, giúp cho doanh nghiệp tổ chức tài khoản chi tiết dễ dàng hơn trong việc quản lý và hạch toán vật liệu Tuy nhiên, do quá trình sản xuất cụ thể được tiến hành ở các doanh nghiệp khác nhau nên việc phân loại vật liệu như trên chỉ mang tính chất tương đối.
Phân loại theo nguồn hình thành: Bao gồm nguyên vật liệu nhập mua ngoài, gia công chế biến, nhận góp vốn Phân loại nguyên vật liệu theo cách này cho biết nguồn nhập vật liệu là từ nguồn nào, từ đó giúp cho công tác tính giá nguyên vật liệu được chính xác hơn.
Phân loại theo quyền sở hữu: Bao gồm vật liệu của doanh nghiệp, vật liệu giữ hộ, vật liệu nhận gia công chế biến Cách phân loại này cho biết vật liệu nào thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp, vật liệu nào không thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp.
Phân loại theo các nhu cầu khác nhau: Bao gồm nguyên vật liệu phục vụ cho công tác quản lý, nguyên vật liệu phục vụ sản xuất, nguyên vật liệu phục vụ công tác bán hàng Phân loại theo cách này giúp cho doanh nghiệp quản lý nguyên vật liệu theo từng nơi sử dụng, từ đó giúp cho việc phân bổ nguyên vật liệu được chính xác.
1.2.2 Tính giá nguyên vật liệu
Tính giá nguyên vật liệu là việc xác định giá trị của chúng theo những nguyên tắc nhất định Thông qua việc tính giá mới có thể tính đúng, tính đủ chi phí nguyên vật liệu vào giá thành sản phẩm, nâng cao hiệu quả quản lý và sử dụng nguyên vật liệu.
Nguyên vật liệu được đánh giá theo nguyên tắc giá phí Nguyên tắc này đòi hỏi tất cả các loại nguyên vật liệu hiện có ở doanh nghiệp phải được phản ánh trong sổ sách kế toán và báo cáo kế toán theo trị giá vốn thực tế tức là toàn bộ số tiền doanh nghiệp bỏ ra để có được nguyên vật liệu đó.
*Tính giá nguyên vật liệu nhập kho.
Giá thực tế của NVL là loại giá được hình thành trên cơ sở các chứng từ hợp lệ chứng minh các khoản chi hợp pháp của doanh nghiệp để tạo ra NVL Giá thực tế của NVL nhập kho được xác định tuỳ từng nguồn nhập.
- Với vật liệu mua ngoài:
Giá thực tế của NVL = Giá mua ghi trên hoá đơn + Chi phí thu mua - Hao hụt được bồi thường
Trong đó, giá mua ghi trên hoá đơn là giá mua không có thuế giá trị gia tăng (GTGT) đối với doanh nghiệp tính giá theo phương pháp khấu trừ, và là giá bao gồm thuế GTGT đối với doanh nghiệp tính giá theo phương pháp trực tiếp.
Chi phí thu mua bao gồm chi phí vận chuyển, bốc dỡ, bảo quản từ nơi mua đến kho của doanh nghiệp, chi phí thuê kho bãi trung gian, công tác phí của cán bộ thu mua, các khoản thuế, lệ phí phải nộp phát sinh trong quá trình thu mua và hao hụt trong định mức được phép tính vào giá vật liệu.( Cũng được xác định trên cơ sở phương pháp tính thuế GTGT mà doanh nghiệp chọn.)
- Với vật liệu tự chế:
NVL = Trị giá thực tế
NVL xuất kho + Chi phí gia công chế biến
Chi phí gia công chế biến bao gồm các khoản chi phí thực tế mà doanh nghiệp đã chi ra để chế biến vật liệu.
- Với vật liệu thuê ngoài gia công chế biến: Giá thực tế nhập kho là giá thực tế của vật liệu xuất thuê ngoài gia công cộng với chi phí bốc dỡ, vận chuyển đến nơi thuê gia công và từ nơi đó về doanh nghiệp, cộng tiền thuê ngoài gia công.
- Với vật liệu được góp vốn liên doanh: Giá thực tế của NVL là giá trị NVL được các bên tham gia góp vốn thừa nhận.
- Với vật liệu vay mượn tạm thời của đơn vị khác thì giá thực tế nhập kho được tính theo giá thị trường hiện tại của số NVL đó.
- Với phế liệu thu hồi từ quá trình sản xuất - kinh doanh của doanh nghiệp thì giá thực tế được tính theo đánh giá thực tế hoặc theo giá bán trên thị trường.
Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp xây lắp.13 1 Chứng từ kế toán sử dụng
1.3.1 Chứng từ kế toán sử dụng
Trong các doanh nghiệp xây lắp, khối lượng nguyên vật liệu cần thiết cho quá trình thi công rất lớn Do vậy, công tác hạch toán chi tiết nguyên vật liệu khá phức tạp và tốn nhiều công sức, đòi hỏi phải theo dõi cả giá trị, số lượng cũng như chất lượng của từng danh điểm nguyên vật liệu Vì thế, mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến nhập, xuất nguyên vật liệu đều phải được lập chứng từ Theo Quyết định 1864/1998/QĐ-BTC ngày 16/12/1998, chế độ chứng từ kế toán gồm hai hệ thống là hệ thống chứng từ bắt buộc và hệ thống chứng từ hướng dẫn Để hạch toán nguyên vật liệu cần sử dụng các chứng từ sau:
Hoá đơn GTGT (Mẫu 01 - GTKT)
Hoá đơn bán hàng ( Mẫu 01 - BH)
Phiếu nhập kho (Mẫu 01 - VT)
Phiếu xuất kho (Mẫu 02 - VT)
Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ (Mẫu 03 - VT)
Biên bản kiểm kê vật tư, sản phẩm, hàng hoá (Mẫu 08 - VT)
Ngoài các chứng từ mang tính chất bắt buộc như trên, căn cứ vào nhu cầu quản lý thực tế của mình, các doanh nghiệp có thể sử dụng thêm các chứng từ hướng dẫn như:
Phiếu xuất vật tư theo hạn mức (Mẫu 04 - VT)
Biên bản kiểm nghiệm vật tư, sản phẩm, hàng hoá (Mẫu 05 - VT)
Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ (Mẫu 07 - VT)
Về nguyên tắc, chứng từ dùng để hạch toán nguyên vật liệu phải được lập đầy đủ, ghi chép đúng quy định, trung thực, rõ ràng Tất cả chứng từ gốc đều phải tập trung về bộ phận kế toán Bộ phận kế toán phải kiểm tra kỹ các chứng từ đó trước khi ghi sổ.
1.3.2 Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu theo phương pháp thẻ song song
Tại kho: Thủ kho căn cứ vào các chứng từ nhập, xuất nguyên vật liệu để ghi số lượng nguyên vật liệu vào “Thẻ kho” “Thẻ kho” được mở theo từng danh điểm NVL trong từng kho
Tại phòng kế toán: kế toán nguyên vật liệu cũng dựa trên chứng từ nhập, xuất nguyên vật liệu để ghi số lượng và giá trị nguyên vật liệu nhập, xuất vào “Thẻ kế toán chi tiết vật liệu” (mở tương ứng với từng “Thẻ kho”). Cuối kỳ, kế toán tiến hành đối chiếu số liệu trên “ Thẻ kế toán chi tiết vật liệu” với “Thẻ kho” tương ứng do thủ kho chuyển đến, đồng thời từ “ Sổ kế toán chi tiết vật liệu”, kế toán lấy số liệu để ghi vào “Bảng tổng hợp nhập xuất tồn vật liệu” theo từng danh điểm, từng loại nguyên vật liệu để đối chiếu với số liệu kế toán tổng hợp nhập, xuất, tồn Ưu điểm của phương pháp này là đơn giản, dễ làm, dễ đối chiếu kiểm tra Tuy nhiên, phương pháp này có nhược điểm đối với kế toán thủ công là khối lượng ghi chép lớn, ghi trùng lặp Mặt khác, việc kiểm tra đối chiếu được thực hiện vào cuối tháng nên có sự hạn chế trong việc kiểm tra các trường hợp bất thường xảy ra.
Phương pháp này thường được áp dụng đối với doanh nghiệp có ít danh điểm nguyên vật liệu.
Thẻ kho Sổ kế toán chi tiết NVL
Bảng tổng hợp nhập xuất tồn NVL
Sổ kế toán tổng hợp về NVL
Sơ đồ 1: Hạch toán chi tiết NVL theo phương pháp thẻ song song
Ghi chú: Ghi hàng ngày
Ghi cuối tháng Đối chiếu
1.3.3 Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu theo phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển
Tại kho: Thủ kho theo dõi số lượng nguyên vật liệu nhập xuất tồn trên
Tại phòng kế toán: cuối kỳ trên cơ sở phân loại chứng từ nhập, xuất kế toán lập “Bảng kê nhập vật liệu” và “Bảng kê xuất vật liệu” và dựa vào các Bảng kê này để vào “Sổ đối chiếu luân chuyển” Sổ đối chiếu luân chuyển theo dõi số lượng, giá trị của từng danh điểm nguyên vật liệu trong từng kho. Khi nhận được thẻ kho, kế toán tiến hành đối chiếu tổng lượng nhập xuất của từng thẻ kho với “Sổ đối chiếu luân chuyển”, đồng thời từ “Sổ đối chiếu luân chuyển” lập “Bảng tổng hợp nhập xuất tồn” để đối chiếu với số liệu kế toán tổng hợp Ưu điểm của phương pháp này là giảm nhẹ được khối lượng công việc ghi chép của kế toán Tuy nhiên, công việc ghi sổ , kiểm tra đối chiếu bị dồn vào cuối kỳ, nên trong trường hợp số lượng chứng từ nhập xuất của từng danh điểm nguyên vật liệu khá nhiều thì công việc kiểm tra, đối chiếu sẽ gặp nhiều khó khăn và làm ảnh hưởng đến tiến độ thực hiện các khâu kế toán khác.
Sổ đối chiếu luân chuyển
Sổ kế toán tổng hợp về nguyên vật liệu
Bảng tổng hợp nhập xuất tồn nguyên vật liệu
Phương pháp này thích hợp đối với những doanh nghiệp có nhiều danh điểm nguyên vật liệu nhưng số lượng chứng từ nhập xuất không nhiều.
Sơ đồ 2: Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu theo phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển
Ghi chú: Ghi hàng ngày
Ghi cuối tháng Đối chiếu
1.3.4 Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu theo phương pháp sổ số dư
Tại kho: Thủ kho ngoài việc ghi “Thẻ kho” như các phương pháp trên thì cuối kỳ còn phải ghi lượng nguyên vật liệu tồn kho từ “Thẻ kho” vào “ Sổ số dư”.
Kế toán dựa vào số lượng nhập xuất tồn của từng danh điểm nguyên vật liệu được tổng hợp từ các chứng từ nhập, xuất mà kế toán nhận được khi kiểm tra các kho theo định kỳ và giá hạch toán để trị giá thành tiền nguyên vật liệu nhập, xuất, từ đó ghi vào “Bảng luỹ kế nhập xuất tồn” (Bảng này được mở theo từng kho) Cuối kỳ, tiến hành tính tiền trên “Sổ số dư” do thủ kho chuyển đến và đối chiếu tồn kho trên “Sổ số dư” với tồn kho trên “Bảng luỹ kế nhập xuất tồn” Từ “Bảng luỹ kế nhập xuất tồn” kế toán lập “Bảng tổng hợp nhập xuất tồn vật liệu” để đối chiếu với sổ kế toán tổng hợp về vật liệu. Ưu điểm của phương pháp này là tránh được việc ghi chép trùng lặp và dàn đều công việc ghi sổ trong kỳ, nên không bị dồn việc vào cuối kỳ Tuy
Phiếu giao nhận chứng từ nhập
Bảng luỹ kế nhập xuất tồn
Phiếu giao nhận chứng từ nhập
Sổ kế toán tổng hợp về vật liệu nhiên, phương pháp này có nhược điểm là việc kiểm tra đối chiếu gặp nhiều khó khăn.
Phương pháp này thích hợp với những doanh nghiệp có nhiều danh điểm nguyên vật liệu và đồng thời số lượng chứng từ nhập xuất của mỗi loại khá nhiều, đặc biệt thuận tiện khi doanh nghiệp sử dụng giá hạch toán.
Sơ đồ 3: Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu theo phương pháp số dư
Ghi chú: Ghi hàng ngày
Ghi cuối tháng Đối chiếu
Hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp xây lắp
Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu là việc ghi chép, phản ánh sự biến động về mặt giá trị nguyên vật liệu trên các sổ kế toán tổng hợp. Để hạch toán tổng hợp NVL có thể áp dụng một trong hai phương pháp là phương pháp kê khai thường xuyên hoặc phương pháp kiểm kê định kỳ.Việc sử dụng phương pháp nào là tuỳ thuộc vào đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, yêu cầu quản lý và trình độ của nhân viên kế toán Tuy nhiên, đối với các doanh nghiệp xây lắp, do đặc điểm sản phẩm là những công trình xây dựng, vật kiến trúc, có quy mô lớn, kết cấu phức tạp,mang tính đơn chiếc, thời gian sản xuất lâu dài, nên chế độ kế toán Việt Nam quy định chỉ được hạch toán tổng hợp theo phương pháp kê khai thường xuyên.
Phương pháp kê khai thường xuyên là phương pháp theo dõi, phản ánh thường xuyên, liên tục tình hình nhập, xuất, tồn kho vật tư hàng hoá trên sổ kế toán Giá trị vật tư trên sổ kế toán có thể xác định ở bất kỳ thời điểm nào trong kỳ do các tài khoản hàng tồn kho được dùng để phản ánh số hiện có, tình hình biến động tăng, giảm vật tư Cuối kỳ, căn cứ vào số liệu kiểm kê thực tế vật tư tồn kho so sánh đối chiếu với số lượng tồn trên sổ kế toán xác định số lượng vật tư thừa ,thiếu và xác định nguyên nhân để có biện pháp xử lý kịp thời.
Phương pháp này có độ chính xác cao, cung cấp thông tin về hàng tồn kho kịp thời Doanh nghiệp có nhiều chủng loại nguyên vật liệu, giá trị thấp, nghiệp vụ nhập xuất nhiều thì dùng phương pháp này sẽ tốn nhiều công sức.
Tài khoản sử dụng: Để hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên, kế toán sử dụng các tài khoản sau:
- TK 152 “ Nguyên liệu, vật liệu”
Tài khoản này dùng để ghi chép số hiện có và tình hình tăng giảm nguyên vật liệu theo giá thực tế
Bên Nợ: + Giá thực tế nguyên vật liệu nhập kho
+ Giá trị nguyên vật liệu thừa phát hiện khi kiểm kê Bên Có: + Giá thực tế nguyên vật liệu xuất kho
+ Trị giá nguyên vật liệu được giảm giá hoặc trả lại người bán + Trị giá nguyên vật liệu thiếu hụt phát hiện khi kiểm kê
Dư Nợ: Giá thực tế nguyên vật liệu tồn kho
TK 152 có thể mở thành các tài khoản cấp 2 như: TK 1521 “Nguyên vật liệu chính”, TK 1522 “ Vật kết cấu”, TK 1523 “Nhiên liệu”, TK 1524 “ Phụ tùng thay thế”,
- TK 151 “Hàng mua đang đi đường”
Tài khoản này dùng để phản ánh giá trị các loại vật tư, hàng hoá mà doanh nghiệp đã mua, đã chấp nhận thanh toán với người bán nhưng chưa về nhập kho của doanh nghiệp và tình hình hàng đi đường đã về nhập kho.
Bên Nợ: Giá trị vật tư hàng hoá đang đi đường
Bên Có: Giá trị hàng đi đường kỳ trước đã nhập kho hay chuyển giao cho các bộ phận sử dụng hoặc giao cho khách
Dư Nợ: Giá trị hàng đi đường chưa về nhập kho
Ngoài các tài khoản trên, doanh nghiệp còn sử dụng các tài khoản liên quan như: TK 111, TK 112, TK 113, TK 331, TK 621, TK 623, TK 627, TK 642,…
Nguyên vật liệu thường xuyên biến động tăng, giảm trong quá trình sản xuất thi công Trong đó, nguyên vật liệu tăng chủ yếu do mua ngoài, do nhận vốn góp, nhận cấp phát, ; giảm chủ yếu do xuất dùng cho sản xuất thi công , xuất đi góp liên doanh với đơn vị khác, Việc hạch toán nguyên vật liệu ngoài việc căn cứ vào nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh còn phải căn cứ vào phương pháp tính thuế GTGT mà doanh nghiệp đang áp dụng. Đối với doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ thì giá mua và giá bán của nguyên vật liệu là giá không bao gồm thuế GTGT. Đối với các doanh nghiệp tính thuế theo phương pháp trực tiếp hoặc nguyên vật liệu không thuộc đối tượng chịu thuế GTGT thì giá mua và giá bán nguyên vật liệu là giá bao gồm cả thuế GTGT.
Có thể tóm tắt quá trình hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu theo phương pháp KKTX như sau:
NVL thừa khi kiểm kê
NVL mua ngoài nhập kho
Thuế GTGT được khấu trừ
TK 151 NVL mua đang đi đường NVL đi đường nhậpkho
NVL tự sản xuất nhập kho hoặc nhập kho phế liệu thu hồi
Nhập kho NVL từ thanh lý TSCĐ
NVL được cấp phát, nhận vốn góp liên doanh
Nhận lại vốn góp liên doanh
Nhập NVL đã xuất nhưng chưa sử dụng hết
Trị giá NVL xuất kho
NVL xuất thuê ngoài gia công
Giá vốn NVL xuất bán
Xuất NVL để góp vốn liên doanh
Xuất NVL trả góp vốn liên doanh
CKTM, giảm giá hàng mua hoặc trả lại NVL cho người bán
Thuế GTGT của hàng trả lại
NVL thiếu khi kiểm kê
Sơ đồ 4: Hạch toán tổng hợp NVL theo phương pháp KKTX
Bảng tổng hợp chứng từ gốc
Sổ, thẻ kế toán chi tiết
Bảng tổng hợp chi tiết
Các hình thức sổ kế toán
Theo quy định hiện hành, có 4 hình thức sổ kế toán áp dụng đối với các doanh nghiệp xây lắp Trong mỗi hình thức có những quy định cụ thể về số lượng, kết cấu, trình tự, phương pháp ghi chép và mối quan hệ giữa các sổ kế toán Các doanh nghiệp xây lắp căn cứ vào quy mô, đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh, yêu cầu quản lý, trình độ nghiệp vụ của cán bộ kế toán, điều kiện trang bị kỹ thuật tính toán để lựa chọn hình thức sổ kế toán phù hợp và phải tuân thủ mọi nguyên tắc cơ bản của hình thức sổ kế toán đó về các mặt: Loại sổ, kết cấu các loại sổ, mối quan hệ và sự kết hợp giữa các loại sổ, trình tự và kỹ thuật ghi chép các loại sổ kế toán.
* Hình thức sổ kế toán Nhật ký - Sổ Cái
Sơ đồ 5: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký - Sổ Cái
Ghi cuối thángQuan hệ đối chiếu
Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh được kết hợp ghi chép theo trình tự thời gian và theo nội dung kinh tế( Theo TK kế toán ) trên cùng một quyển sổ kế toán tổng hợp duy nhất là sổ Nhật ký - Sổ cái.
Căn cứ để ghi vào Nhật ký - Sổ cái là các chứng từ gốc hoặc bảng tổng hợp chứng từ gốc.
Hình thức này áp dụng đối với doanh nghiệp có quy mô nhỏ, trình độ quản lý nghiệp vụ của cán bộ kế toán ở mức trung bình, số lượng tài khoản sử dụng trong doanh nghiệp ít và thực hiện kế toán bằng thủ công.
Hàng ngày, căn cứ vào chứng từ gốc hoặc bảng tổng hợp chứng từ gốc, kế toán ghi vào Nhật ký - Sổ cái, sau đó ghi vào sổ, thẻ chi tiết Cuối tháng, phải khoá sổ và tiến hành đối chiếu khớp đúng số liệu giữa sổ Nhật ký - Sổ Cái và Bảng tổng hợp chi tiết Số phát sinh Nợ, số phát sinh Có và số dư cuối kỳ của các TK trên sổ Nhật ký - Sổ Cái phải khớp đúng với số liệu trên Bảng tổng hợp chi tiết theo từng tài khoản tương ứng.
*Hình thức Nhật ký chung
Hình thức Nhật ký chung có một đặc trưng cơ bản là tất cả các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh đều phải được ghi vào sổ Nhật ký, mà trọng tâm là sổ Nhật ký chung, theo trình tự thời gian phát sinh và định khoản kế toán của nghiệp vụ đó, sau đó lấy số liệu kế toán trên các sổ Nhật ký để ghi vào Sổ Cái theo từng nghiệp vụ phát sinh Hình thức này phù hợp cho mọi loại hình doanh nghiệp thuận tiện cho việc cơ giới hoá tính toán và sử dụng kế toán bằng máy vi tính.
Hàng ngày căn cứ vào chứng từ gốc, kế toán ghi vào Nhật ký chung, sau đó căn cứ vào số liệu trên sổ Nhật ký chung để ghi vào Sổ Cái theo các
TK kế toán phù hợp Trường hợp doanh nghiệp sử dụng Nhật ký đặc biệt thì từ chứng từ gốc kế toán ghi vào sổ NK đặc biệt và từ đó vào Sổ Cái TK liên quan Với các đối tượng cần mở chi tiết, cuối tháng tổng cộng sổ kế toán chi tiết ghi vào sổ tổng hợp chi tiết, sổ này được đối chiếu với Sổ Cái TK liên quan.
Cuối tháng căn cứ vào Sổ Cái các TK để ghi vào Bảng cân đối số phát sinh Cuối quý từ Bảng cân đối số phát sinh, Bảng tổng hợp chi tiết, kế toán tiến hành ghi vào hệ thống Báo cáo kế toán.
Bảng cân đối số phát sinh
Sổ Nhật ký đặc biệt Sổ, thẻ kế toán chi tiết
Bảng tổng hợp chi tiết
Sơ đồ 6: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký chung
Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng
* Hình thức Chứng từ ghi sổ Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ: căn cứ trực tiếp để ghi sổ kế toán tổng hợp là “ Chứng từ ghi sổ” Chứng từ ghi sổ do kế toán lập trên cơ sở từng chứng từ gốc hoặc bảng tổng hợp chứng từ gốc cùng loại có cùng nội dung kinh tế.
Sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ là sổ kế toán tổng hợp dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian Sổ này vừa dùng để đăng ký các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, quản lý chứng từ ghi sổ, vừa để kiểm tra đối chiếu số liệu với Bảng cân đối số phát sinh.
Chuẩn mực kế toán quốc tế và kinh nghiệm một số nước về hạch toán nguyên vật liệu
1.5.1 Chuẩn mực kế toán quốc tế về hạch toán nguyên vật liệu
Chuẩn mực kế toán quốc tế về hàng tồn kho được quy định tại chuẩn mực số 2 (IAS 2) do Hiệp hội chuẩn mực kế toán quốc tế (IASC) nay là Hội đồng chuẩn mực kế toán quốc tế (IASB) ban hành Nội dung của chuẩn mực này là xác định giá trị hàng tồn kho, ghi nhận chi phí và phương pháp trình bày báo cáo tài chính.
Theo IAS 2, nguyên vật liệu là một loại hàng tồn kho nên nó được quản lý và hạch toán theo phương pháp hạch toán hàng tồn kho dựa trên nguyên tắc giá gốc Vấn đề cơ bản trong hạch toán nguyên vật liệu là giá trị nguyên vật liệu tồn kho được ghi nhận là tài sản và được vào kết chuyển cho tới khi các khoản doanh thu tương ứng được thực hiện theo khái niệm phù hợp.
Phương pháp tính giá nhập kho nguyên vật liệu.
Theo IAS 2, các yếu tố cấu thành giá phí nhập kho nguyên vật liệu (giá gốc) bao gồm: chi phí thu mua, chi phí chế biến và các chi phí khác phát sinh để có được nguyên vật liệu ở địa điểm và trạng thái hiện tại Trong đó:
Chi phí thu mua bao gồm: giá mua ghi trên hoá đơn; thuế nhập khẩu và các loại thuế khác; chi phí vận chuyển, bốc dỡ, bảo quản trong quá trình mua hàng; giảm giá và chiết khấu thương mại.
Chi phí chế biến bao gồm: chi phí nhân công trực tiếp, chi phí sản xuất chung biến đổi, chi phí sản xuất chung cố định được phân bổ với khả năng hoạt động sản xuất bình thường.
Các chi phí khác như: chi phí thiết kế, chi phí đi vay,…
Như vậy, các chi phí trên nếu cao hơn mức bình thường (cao hơn định mức) và các chi phí bảo quản nguyên vật liệu tồn kho, chi phí quản lý doanh nghiệp, chi phí bán hàng sẽ không được tính vào giá gốc của nguyên vật liệu nhập kho, trừ khi những chi phí này là cần thiết cho quá trình sản xuất tiếp theo.
Phương pháp tính giá xuất kho nguyên vật liệu. Để tính giá nguyên vật liệu xuất kho, IAS đưa ra 4 phương pháp:
Phương pháp giá đích danh
Phương pháp bình quân gia quyền
Phương pháp nhập trước, xuất trước (FIFO)
Phương pháp nhập sau, xuất trước (LIFO)
Tuy nhiên, khi sử dụng phương pháp LIFO, cần trình bày sự khác biệt giữa số trên Bảng cân đối kế toán hoặc số thấp hơn giữa giá trị tính theo FIFO hoặc bình quân gia quyền và giá trị thuần có thể thực hiện được; hoặc số thấp hơn giữa giá trị hiện hành vào cuối năm và giá trị thuần có thể thực hiện được.
Giá trị nguyên vật liệu tồn kho.
Theo IAS 2, hàng tồn kho phải được ghi nhận theo giá thấp hơn giữa giá gốc và giá trị thuần có thể thực hiện được theo nguyên tắc thận trọng.
1.5.2 Kinh nghiệm một số nước về hạch toán nguyên vật liệu
1.5.2.1 Đặc điểm hạch toán nguyên vật liệu tại Mỹ.
Các phương pháp hạch toán hàng tồn kho: Có hai phương pháp hạch toán hàng tồn kho là phương pháp kê khai thường xuyên và phương pháp kiểm kê định kỳ
Phương pháp kê khai thường xuyên: Việc mua nguyên vật liệu cho sản xuất sản phẩm được ghi vào bên Nợ TK “Hàng tồn kho” chứ không ghi vào
TK “ Mua hàng ”; các chi phí vận chuyển, bốc dỡ, hàng mua trả lại, giảm giá và chiết khấu hàng mua được ghi trên các tài khoản phản ánh hàng tồn kho chứ không ghi trên tài khoản riêng Kế toán sử dụng các tài khoản chi tiết cho hàng tồn kho để theo dõi chi tiết từng loại hàng tồn kho Trên các tài khoản chi tiết này, cả hai thước đo giá trị và hiện vật cùng được thể hiện.
Phương pháp kiểm kê định kỳ: Giá trị nguyên vật liệu mua vào trong kỳ được ghi Nợ TK “ Mua hàng” Cuối kỳ, căn cứ vào kết quả kiểm kê, kế toán xác định được tổng giá trị nguyên vật liệu xuất dùng trong kỳ, bằng cách lấy số dư đầu kỳ và nhập trong kỳ trừ đi số dư cuối kỳ.
Tính giá nguyên vật liệu: Nguyên vật liệu nhập, xuất, tồn kho được phản ánh theo giá thực tế (giá gốc) Trong đó:
- Giá thực tế của nguyên vật liệu nhập kho gồm giá mua ghi trên hoá đơn cộng với các chi phí thu mua phát sinh trừ đi các khoản chiết khấu hàng mua, hàng mua trả lại hoặc giảm giá được hưởng.
- Giá thực tế của nguyên vật liệu xuất kho được tính theo một trong bốn phương pháp: Phương pháp giá thực tế đích danh, phương pháp giá bình quân (bq cả kỳ dự trữ, bq sau mỗi lần nhập), phương pháp nhập trước - xuất trước, phương pháp nhập sau - xuất trước Việc áp dụng phương pháp nào phải tuân theo nguyên tắc nhất quán trong kỳ Trường hợp có sự thay đổi về phương pháp tính cần phải có sự giải trình và nêu những tác động của sự thay đổi tới các báo cáo kế toán. Đánh giá nguyên vật liệu tồn kho khi có sự giảm giá trị nguyên vật liệu:
Khi giá trị nguyên vật liệu thấp hơn giá thực tế ban đầu của chủng thì kế toán buộc phải ghi giảm giá trị của nguyên vật liệu cho dù nguyên nhân giảm của chúng là gì Khi đó, nguyên tắc được áp dụng để đánh giá nguyên vật liệu không phải là nguyên tắc giá phí mà sử dụng một trong các phương pháp sau:
Phương pháp đánh giá lại nguyên vật liệu theo từng mặt hàng: Theo phương pháp này, mức giá thấp nhất của nguyên vật liệu được xác định trên cơ sở so sánh giá thực tế ban đầu và giá thị trường của từng loại nguyên vật liệu, giá trị thấp nhất trong hai giá trị là giá thực tế ban đầu.
Thực trạng công tác hạch toán nguyên vật liệu tại Công ty Xây dựng Dân dụng Hà Nội
Đặc điểm chung của Công ty Xây dựng Dân dụng Hà Nội
2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển của Công ty
Công ty Xây dựng Dân dụng Hà Nội được thành lập theo Quyết định số 121-TCCQ/UB ngày 22.1.1972 của Uỷ ban nhân dân thành phố Hà Nội.
Tên giao dịch: Công ty Xây dựng Dân dụng Hà Nội
( Ha Noi Civil Construction Company)
Trụ sở đóng tại: Số 292 Ngõ Văn Chương - Khâm Thiên - Hà Nội
Tài khoản : 2.111.0000000.636, Ngân hàng Đầu Tư và Phát Triển Hà Nội Điện thoại : 048513857 Fax: 8511715
Khi mới thành lập, Công ty thuộc Sở Xây dựng Hà Nội, là một đơn vị sản xuất kinh doanh với chức năng là xây dựng các công trình dân dụng, phúc lợi công cộng của thành phố.
Tiền thân của Công ty là do các đơn vị có quy mô vừa và nhỏ sáp nhập lại, bao gồm: Công ty xây dựng 104, Công trường 106, Công ty xây lắp công nghiệp, Công trường 17 của Công ty sửa chữa nhà cửa, Công trường thanh niên tình nguyện kiến thiết Thủ đô, 1 phân xưởng bê tông của Xí nghiệp Gạch lát Nam Thắng Lúc mới thành lập, cơ sở vật chất của Công ty còn nhỏ bé,phân tán, già cỗi và lạc hậu Tổng số CBCNV lúc này có 2.100 người Vốn liếng của Công ty rất ít, cả Công ty chỉ có 4.350.000 đồng Đồng thời giai đoạn này cuộc kháng chiến chống Mỹ cứu nước đang ở diễn ra quyết liệt, vốnXDCB bị cắt giảm lớn, Nhà nước chỉ ưu tiên xây dựng cơ sở vật chất phục vụ nhu cầu của tiền tuyến và một số công trình công cộng có yêu cầu cấp thiết.Trong hoàn cảnh hết sức khó khăn gian khổ ấy, Uỷ ban hành chính Thành phố cho phép Công ty thành lập Trường đào tạo công nhân xây dựng số 3, xây dựng xưởng mộc Giáp Bát, mở rộng phân xưởng bê tông Vĩnh Tuy, xây dựng trụ sở đội máy thi công, xây dựng trụ sở 4 tầng của Công ty Đồng thời Công ty còn nhận được sự quan tâm giúp đỡ của Thành uỷ, UBND Thành phố, Sở Xây dựng Hà Nội Đảng uỷ và ban lãnh đạo Công ty đã động viên CBCNV tích cực tham gia phong trào thi đua lao động sản xuất sôi nổi, sẵn sàng chiến đấu với quyết tâm cao, hoàn thành mọi nhiệm vụ cấp trên giao phó.
Tháng 8 năm 1972, mùa mưa lũ, nước sông lên cao, uy hiếp đê sông Hồng, CBCNV Công ty được điều đi chống lụt tại đê Quai Thanh Trì Trong nhiệm vụ chống lụt đó, CBCNV Công ty đã hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ.
Liên tiếp trong những ngày cuối tháng 12/1972, lực lượng tự vệ, CBCNV Công ty đã lao vào lửa đạn để cứu sập, giải quyết hậu quả ở kho lương thực Vĩnh Tuy, Bệnh viện Bạch Mai, Khu phố Khâm Thiên…
Trong 4 năm đầu, Công ty đã bàn giao được 114 công trình với 99.086 m2 diện tích sàn xây dựng Cùng thời gian này Công ty được giao xây dựng tới 20 trường học ( Hoàng Hoa Thám, Ngô Quyền, Việt Nam – Cu Ba…), với hơn 600 lớp học và trên 42.000 m2 sử dụng Công ty còn tham gia xây dựng một số công trình khác như: Cầu Diễn, Bệnh viện tâm thần Trâu Quỳ, chợ Trương Định, Nhà văn hoá thiếu nhi Hà Nội…
Với những chiến công xuất sắc, ngay từ những ngày đầu mới thành lập, Công ty xây dựng Dân dụng Hà Nội đã được Hội đồng Nhà Nước tặng thưởng Huân chương chiến công hạng ba năm 1973.
Sau đại thắng mùa xuân năm 1975, đất nước giành độc lập trọn vẹn,
Hà Nội bước vào giai đoạn xây dựng mới, vốn XDCB được tập trung lớn hơn. Lúc này, Công ty đã xác định được sự tồn tại của mình và vươn lên nhiều mặt, cùng cả nước xây dựng CNXH Công ty là một đơn vị xây lắp lớn, chủ lực của Thành phố, hàng năm đã nhận một khối lượng công trình gấp rưỡi, gấp đôi so với thời kỳ trước. Đầu năm 1976, Công ty có 2.765 CBCNV, các năm sau liên tục tiếp nhận từ 200-400 học sinh học nghề ở Trường đào tạo công nhân số 3 của Công ty ra trường Đầu năm 1977, do yêu cầu phát triển xây dựng, thành phố đã quyết định tách phân xưởng bê tông của Công ty thành lập Xí nghiệp bê tông Vĩnh Tuy, tách Xí nghiệp cửa gỗ dân dụng của Công ty thành Xí nghiệp mộc cửa Giáp Bát, tách đội xây dựng 6 của Công ty sang Xí nghiệp nhà xưởng, tách công trường 1 ở Đông Anh cùng với công trường của Công ty xây lắp Công nghiệp thành Công ty Xây dựng Đông Anh trực thuộc Sở Xây dựng Năm 1981, Công ty xây dựng nhà ở số 4 được sáp nhập vào Công ty. Đến 1984, Công ty đã có 4.048 CBCNV, đây là thời kỳ Công ty có số lượng CBCNV đông nhất.
Sau khi phân xưởng bê tông và Xí nghiệp mộc của Công ty được tách ra, để chủ động cung cấp một số cấu kiện bê tông và cửa gỗ, Công ty lại phải xây dựng ngay một xưởng mộc trực thuộc Công ty.
Thời kỳ này, lực lượng CBCNV được phát triển nhanh chóng về số lượng cũng như chất lượng Trong 10 năm Công ty đã đào tạo được hơn 3.000 học sinh học nghề bậc 2, gần 400 thợ bậc 3, đào tạo bồi dưỡng hơn 200 tổ trưởng sản xuất, nâng cấp, nâng bậc được hàng trăm thợ kỹ thuật bậc 5, bậc 6, đã cử vào các Trường đào tạo tại chức hàng trăm cán bộ trung cấp, kỹ sư nghiệp vụ Do đó trình độ kỹ thuật nghiệp vụ của CBCNV đã được nâng cao. Đó chính là nhân tố quan trọng giúp cho Công ty hoàn thành xuất sắc mọi nhiệm vụ được giao Công ty đã được Sở Xây dựng Hà Nội đánh giá là một đơn vị có đội ngũ CBCNV khá đồng đều, một đơn vị làm tốt công tác đào tạo và quy hoạch cán bộ. Đến năm 1984 Công ty phấn đấu đạt tỷ lệ 100% công trình có chất lượng tốt, tiêu biểu như công trình bệnh viện Phụ sản 100 giường, Khách sạn Thăng Long, Rạp chiếu bóng Dân Chủ, Tượng đài Lê Nin, Nhà xuất bản Sự thật, Tổng Công ty điện máy…
Với sự năng động và sáng tạo, thời kỳ này Công ty đã được tặng thưởng:
-01 huân chương lao động hạng ba năm 1978
-01 huân chương lao động hạng ba năm 1980
-01 huân chương lao động hạng nhì năm 1982
-01 huân chương lao động hạng ba năm 1983
-01 huân chương lao động hạng ba năm 1985
-01 huân chương lao động hạng nhất năm 1986
Thời kỳ 1987 đến nay là thời kỳ chuyển đổi cơ chế, từ cơ chế quản lý tập trung quan liêu bao cấp sang cơ chế thị trường có sự quản lý của Nhà nước Thời kỳ đầu chuyển đổi Công ty đã gặp nhiều khó khăn do phải tự tìm công việc và tự cân đối thu chi Công ty đã chủ động sắp xếp lại sản xuất và lực lượng lao động, từng bước tìm ra hướng đi đúng đắn và phù hợp với cơ chế mới.
Ngày 20 tháng 11 năm 1991, Chính phủ ra Nghị định 388/CP về việc giải thể, thành lập lại doanh nghiệp Nhà nước, Công ty đã được thành lập lại theo Quyết định số 627QĐ/UB ngày 10/02/1993 của UBND Thành phố Hà Nội Lực lượng lao động của Công ty lúc này chỉ còn 1.500 người, đa phần đã xin đi lao động hợp tác nước ngoài từ trước, một số về nghỉ hưu, mất sức, nghỉ theo chế độ một lần, một số tự ý bỏ việc, cắt quân số…
Với chức năng và nhiệm vụ mới, Công ty là một đơn vị hạch toán độc lập có tư cách pháp nhân đầy đủ, chịu sự lãnh đạo và quản lý của UBND Thành phố Hà Nội, Sở Xây dựng Hà Nội.
Từ đầu những năm 1990 nhịp độ đầu tư của nước ngoài vào Việt Nam nói chung và Hà Nội nói riêng ngày càng tăng Công ty nhanh chóng nắm bắt được cơ hội và đã mạnh dạn ứng dụng nhiều công nghệ xây dựng mới, đầu tư đổi mới máy móc, trang thiết bị Do đó, Công ty đã đạt được sự tăng trưởng nhanh chóng không chỉ về số lượng các công trình mà còn cả về chiều sâu. Công ty đã hoàn thành nhiều công trình cao tầng với chất lượng vật liệu cao cấp, thiết bị hiện đại, kỹ thuật xây dựng tiên tiến Với Quyết định số 2903/QĐUB ngày 04/01/1996, UBND Thành phố Hà Nội đã có quyết định xác định lại nhiệm vụ cho Công ty Xây dựng Dân dụng Hà Nội Theo đó, Công ty đã được chuyển đổi thêm những chức năng mới nhằm đa dạng ngành nghề, mở rộng phạm vi hoạt động Công ty đã mạnh dạn nhận lập và xây dựng các dự án lớn như Khu đô thị mới Yên Hoà với diện tích gần 40 ha, tích cực tìm kiếm công trình ở các tỉnh ngoài như: Hưng Yên, Nam Định, Quảng Ninh, Quảng Nam, Điện Biên, Lai Châu, Tuyên Quang…
Trong cơ chế thị trường, Công ty đã từng bước đứng vững và có uy tín với khách hàng Với sự nỗ lực của toàn thể CBCNV trong Công ty, năm
2002, Công ty là đơn vị xây lắp thứ hai được nhận chứng chỉ ISO 9001-2000 do tổ chức QUACERT và AJA chứng nhận Năm 2003, UBND Thành phố
Hà Nội đã có Quyết định số 28/2003/QĐ-UB bổ sung chức năng tư vấn thiết kế công trình cho Công ty Đến năm 2005, Tổng Công ty Đầu tư và Phát triển hạ tầng đô thị được thành lập, Theo Quyết định của UBND Thành phố HàNội, Công ty Xây dựng Dân dụng Hà Nội đã trở thành một thành viên củaTổng công ty nhưng tổ chức hạch toán độc lập.
Thực trạng công tác hạch toán nguyên vật liệu tại Công ty Xây dựng Dân dụng Hà Nội
2.2.1 Đặc điểm, phân loại, và quản lý nguyên vật liệu tại Công ty
2.2.1.1 Đặc điểm nguyên vật liệu.
Công ty Xây dựng Dân dụng Hà Nội là một doanh nghiệp Xây lắp lớn nên ngoài những đặc điểm chung, nguyên vật liệu của Công ty còn có những đặc điểm riêng biệt đặc trưng của nguyên vật liệu ngành Xây lắp
Thứ nhất, nguyên vật liệu của Công ty phong phú về chủng loại, đa dạng về quy cách: sắt thép, tôn, đá, cát, sỏi, bê tông, xi măng, gỗ, gạch, vật liệu điện, vật liệu nước…Mỗi loại có đơn vị tính riêng ví dụ: sắt thép được tính bằng kg, cây; gỗ tính bằng m 3 ; gạch tính bằng viên; ống dẫn nước (vật liệu nước) tính bằng m; tôn tính bằng m 2 …Trong mỗi loại lại có nhiều chủng loại khác nhau như sắt thép có Thép tròn trơn Thái Nguyên 4, 6, 8,…, Thép L đều cạnh SNG, Thép L đều cạnh 20x4x4, 40x4x4,…, Thép vuông 18, Thép vuông 50, Thép 1 ly, Thép 2 ly,…, Thép gai, thép ống,…
Thứ hai, nguyên vật liệu của Công ty có khối lượng lớn, chẳng hạn cát, xi măng, sắt thép,… có thể lên đến hàng nghìn tấn.
Thứ ba, chi phí nguyên vật liệu thường lớn đồng thời chiếm tỷ trọng lớn trong toàn bộ chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm xây lắp Đối với từng công trình hay hạng mục công trình xây lắp và xây dựng dân dụng, chi phí nguyên vật liệu vào khoảng 70% tổng chi phí phát sinh ( Chi phí nguyên vật liệu của công trình Trường THCS Trưng Vương chiếm 69,15%,…)
Thứ tư, nguyên vật liệu của Công ty phải vận chuyển đến từng công trình, một số loại thường để ngoài trời như cát, đá, sỏi,… nên chịu ảnh hưởng của điều kiện thiên nhiên, thời tiết và dễ mất mát, hư hỏng,… Ngoài ra, chi phí để vận chuyển nguyên vật liệu phục vụ cho việc thi công các công trình cũng rất khác nhau, công trình ở xa khác công trình ở gần, công trình cao tầng cần chi phí nhiều hơn công trình thấp.
Xuất phát từ những đặc điểm trên nên quản lý tốt khâu thu mua, dự trữ và sử dụng nguyên vật liệu là điều kiện cần thiết để bảo đảm chất lượng các công trình, tiết kiệm chi phí, giảm giá thành, tăng lợi nhuận cho Công ty.
2.2.1.2 Phân loại nguyên vật liệu.
Nguyên vật liệu tại Công ty Xây dựng Dân dụng Hà Nội rất đa dạng và phong phú về chủng loại Để có thể quản lý một cách chặt chẽ nguyên vật liệu và tạo điều kiện thuận lợi cho công tác hạch toán kế toán, nguyên vật liệu được phân loại dựa trên vai trò và tác dụng của nguyên vật liệu đối với hoạt động xây lắp Theo đặc trưng này, nguyên vật liệu được phân ra các loại sau đây:
Vật liệu chính: là vật liệu cấu thành chủ yếu lên hình thái vật chất của sản phẩm xây lắp Thuộc về vật liệu chính gồm hầu hết các loại vật liệu mà Công ty sử dụng như: sắt thép, xi măng các loại, gỗ, vật liệu ngoài trời ( gạch, cát, đá, sỏi, ), vật liệu điện, vật liệu nước,…
Vật kết cấu: là những vật liệu đã qua chế biến, được hình thành từ vật liệu chính của Công ty, bao gồm kết cấu gỗ (khuôn cửa, cửa các loại), kết cấu bê tông (Panel PH các loại, cọc bê tông, ống cống bê tông các loại, cột điện các loại), kết cấu thép, kim loại, kính (cửa sắt các loại, cửa cuốn nhôm, cửa kính các loại).
Nhiên liệu: là những vật liệu dùng để tạo ra nhiệt năng, phục vụ cho các loại xe, máy trong quá trình sản xuất Nhiên liệu gồm xăng, dầu, mỡ các loại. Thực chất nhiên liệu là một loại vật liệu phụ nhưng được tách ra thành một loại riêng theo quy định chung.
Phụ tùng thay thế: là loại vật tư được sử dụng cho hoạt động sửa chữa, bảo dưỡng tài sản cố định của Công ty, gồm nhiều loại như: xăm lốp ô tô, ghen, đèn,…
Vật liệu khác: thực chất đây là những vật liệu phụ, có tác dụng phụ trong quá trình sản xuất kinh doanh các công trình, sản phẩm của Công ty. Thuộc về vật liệu phụ gồm các vật liệu như: dây cước xây, dây thường, dây chão, dây đay, dây đai các loại, bao tải, bạt,…
Ngoài ra, tại Công ty còn có Công cụ lao động nhỏ Đây là những công cụ được sử dụng thường xuyên cho quá trình thi công các công trình như: mũi khoan, kìm, mỏ lết, ống cao su, thước dây, xô, cuốc, xẻng,…
Như vậy, cách thức phân loại nguyên vật liệu của Công ty mang đặc trưng của ngành xây lắp, có sự khác biệt so với các doanh nghiệp sản xuất trong các lĩnh vực khác.
2.2.1.3 Công tác quản lý nguyên vật liệu tại Công ty.
Hiện nay, Công ty Xây dựng Dân dụng Hà Nội thực hiện khoán các công trình cho các xí nghiệp trên cơ sở giá thành dự toán và giá thành kế hoạch của từng công trình Công ty không trực tiếp mua nguyên vật liệu cung cấp cho từng công trình mà chỉ quản lý hoạt động thu mua và sử dụng nguyên vật liệu của các xí nghiệp trên cơ sở các chứng từ gốc mà xí nghiệp tập hợp.
Công ty tiến hành lập Sổ danh điểm nguyên vật liệu để phục vụ cho công tác quản lý nguyên vật liệu Các xí nghiệp trong Công ty phải thực hiện nghiêm chỉnh báo cáo vật tư theo Sổ danh điểm của Công ty Hàng tháng, khi lên báo cáo tổng hợp vật tư, kế toán phải ghi thứ tự từng loại theo Sổ danh điểm vật tư.
Hoàn thiện hạch toán nguyên vật liệu tại Công ty Xây dựng Dân dụng Hà Nội
Sự cần thiết và nguyên tắc hoàn thiện hạch toán nguyên vật liệu tại Công ty Xây dựng Dân dụng Hà Nội
Kế toán là một công cụ quan trọng và hữu hiệu trong quản lý kinh tế cả về vĩ mô và vi mô Hiện nay, trong cơ chế thị trường theo định hướng xã hội chủ nghĩa có sự điều tiết của Nhà nước, Kế toán trở thành một công cụ không thể thiếu được trong công tác quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh của các doanh nghiệp Trong lĩnh vực kế toán nói chung, kế toán nguyên vật liệu là một bộ phận chiếm vị trí vô cùng quan trọng, vì nguyên vật liệu là một trong ba yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất, là yếu tố cấu thành nên sản phẩm Do đó, việc hạch toán nguyên vật liệu luôn là vấn đề được quan tâm hàng đầu trong các doanh nghiệp.
Kế toán nguyên vật liệu là một trong những phần hành Kế toán quan trọng trong doanh nghiệp khi thực hiện tự chủ trong sản xuất kinh doanh Do đó, nâng cao và hoàn thiện công tác kế toán nói chung cũng như công tác kế toán nguyên vật liệu nói riêng là điều cần thiết, giúp doanh nghiệp đạt được mục tiêu kinh tế xã hội, đồng thời khẳng định được vị thế của mình trên thị trường.
Công ty Xây dựng Dân dụng Hà Nội là một doanh nghiệp trong lĩnh vực xây lắp nên chi phí nguyên vật liệu chiếm một tỷ trọng lớn trong tổng chi phí cũng như giá thành sản phẩm xây lắp Thực tế đó đòi hỏi Công ty phải không ngừng hoàn thiện công tác hạch toán nguyên vật liệu nhằm nâng cao hiệu quả kinh tế. Đối với công tác quản lý nguyên vật liệu, trong một doanh nghiệp xây lắp lớn như Công ty Xây dựng Dân dụng Hà Nội thì yêu cầu nắm bắt tình hình nguyên vật liệu cả về số lượng, chất lượng và chủng loại của từng loại nguyên vật liệu một cách chính xác, kịp thời có ý nghĩa rất quan trọng Những thông tin này giúp cho Phòng Kế hoạch của Công ty xây dựng dự toán nguyên vật liệu một cách kinh tế nhất mà vẫn đảm bảo chất lượng các công trình Do vậy, để đáp ứng yêu cầu này của công tác quản lý nguyên vật liệu thì việc hoàn thiện hạch toán nguyên vật liệu là một việc làm cần thiết.
Hơn nữa, nguyên vật liệu được sử dụng tại Công ty rất đa dạng với nhiều chủng loại, trong đó có cả những vật liệu ngoài trời Để sử dụng chúng một cách hiệu quả cho quá trình sản xuất, thi công các công trình đòi hỏi chúng phải được theo dõi, bảo quản sát sao, giảm đến mức tối đa các hao hụt mất mát trong sử dụng và dự trữ, cũng như bảo đảm chất lượng của nguyên vật liệu không bị thay đổi trong quá trình dự trữ Việc không ngừng hoàn thiện hạch toán nguyên vật liệu cũng là một nhân tố giúp Công ty đạt được mục tiêu này.
Bên cạnh đó, thực hiện tốt công tác hạch toán kế toán nguyên vật liệu sẽ giúp cho thông tin tài chính được phản ánh một cách nhanh chóng, chính xác, góp phần phục vụ đắc lực cho công tác quản lý của Công ty Mặt khác, khối lượng công việc kế toán tại Công ty hiện nay là khá lớn yêu cầu phải hoàn thiện công tác hạch toán kế toán nói chung và hạch toán nguyên vật liệu nói riêng, nhằm tìm ra phương pháp hạch toán thích hợp, giảm bớt được khối lượng công việc Vì vậy, hoàn thiện hạch toán nguyên vật liệu là một yêu cầu, một vấn đề cần được quan tâm đúng mức.
Xuất phát từ những yêu cầu của thực tế như trên, cùng với những quy định ngày càng chặt chẽ của Chế độ Kế toán cũng như các chính sách về kế toán do Nhà nước quy định, Công ty đang thực hiện từng bước quá trình hoàn thiện để công tác kế toán thực sự là công cụ quản lý hiệu quả nhất cho quá trình sản xuất kinh doanh của Công ty Tuy nhiên, để thực hiện một cách đúng đắn và khoa học, công tác hoàn thiện hạch toán nguyên vật liệu phải tuân thủ một số nguyên tắc sau:
Yêu cầu tuân thủ Chế độ Kế toán Nhà nước và áp dụng chế độ kế toán doanh nghiệp một cách hợp lý, phù hợp với đặc điểm của doanh nghiệp, khả năng và trình độ của nhân viên kế toán Điều này đòi hỏi các doanh nghiệp trong công tác hoàn thiện phải biết vận dụng chế độ kế toán trong doanh nghiệp của mình một cách mềm dẻo, sáng tạo và phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh của đơn vị.
Yêu cầu thống nhất , đây là một yêu cầu hết sức quan trọng giúp Nhà nước quản lý tình hình sản xuất kinh doanh của tất cả các ngành, các đơn vị, các thành phần kinh tế Tính thống nhất ở đây đòi hỏi công tác kế toán phải thống nhất trên nhiều mặt Ví dụ: mẫu sổ, trình tự và một số nghiệp vụ kế toán phải thống nhất về mặt xây dựng tài khoản cấp 1, cấp 2; thống nhất nội dung phản ánh của tài khoản và thống nhất về tên gọi mã kho hàng hoá…
Yêu cầu cung cấp thông tin đầy đủ, kịp thời, chính xác, yêu cầu tiết kiệm, hiệu quả Đây là một trong những yêu cầu cơ bản trong công tác kế toán bởi vì có cung cấp thông tin đầy đủ, chính xác và kịp thời thì kế toán mới giúp cho ban lãnh đạo của Công ty đưa ra được các quyết sách đúng đắn Từ đó giúp Công ty tiết kiệm chi phí và nâng cao lợi nhuận.
Đánh giá công tác hạch toán nguyên vật liệu tại Công ty Xây dựng Dân dụng Hà Nội
Công ty Xây dựng Dân dụng Hà Nội là một Công ty có bề dày truyền thống trong lĩnh vực xây lắp Hơn 30 năm xây dựng và trưởng thành, Công ty đã có một đội ngũ CBCNV với trình độ chuyên môn và kinh nghiệm trong công việc, góp phần thúc đẩy quá trình phát triển của Công ty.
Cách thức tổ chức sản xuất kinh doanh của Công ty nói chung và tổ chức bộ máy kế toán nói riêng tương đối hợp lý và có sự linh hoạt trong từng thời kỳ để phù hợp với môi trường cạnh tranh Nhờ vậy, từ một đơn vị sản xuất kinh doanh với chức năng là xây dựng các công trình dân dụng, phúc lợi cho thành phố trong thời kỳ bao cấp, cơ sở vật chất của Công ty còn nhỏ bé, phân tán, già cỗi và lạc hậu Đến nay, Công ty đã phát triển lớn mạnh, ngành nghề kinh doanh đa dạng Công ty có 12 xí nghiệp thành viên, với thị trường hoạt động khắp nội ngoại thành Hà Nội và các tỉnh trên cả nước, đóng góp cho ngân sách Nhà nước hàng tỷ đồng mỗi năm Công ty luôn quan tâm đến việc đào tạo cán bộ, nâng cao tay nghề cho người lao động, đồng thời tích cực đầu tư mua sắm trang thiết bị hiện đại phục vụ cho sản xuất Với số vốn cố định gần 100 tỷ đồng Việt Nam và vốn kinh doanh trên 30 tỷ đồng Việt Nam, cùng các vốn liên doanh với các tổ chức khác, Công ty có đủ khả năng đảm nhận thi công các loại hình công trình có chất lượng cao và thời gian nhanh nhất.Công ty đã bàn giao hàng trăm công trình lớn đưa vào sử dụng đạt chất lượng tốt Nhiều công trình được Bộ Xây dựng trao tặng huy chương vàng chất lượng như: công trình chợ Đồng Xuân - Bắc Qua, công trình nhà đón khách quốc tế của Tổng Liên đoàn Lao động Việt Nam Hiện nay, Công ty đang thi công nhiều công trình lớn như: Khu đô thị mới Yên Hoà, Khu đô thị mới Nam Thăng Long (Ciputra), Quốc lộ 1,…
Chức năng, nhiệm vụ của từng phòng ban trong Công ty được phân chia rõ ràng nhưng có sự phối hợp chặt chẽ với nhau Phòng Kế hoạch tổng hợp làm tốt khâu xây dựng kế hoạch sản xuất kinh doanh, kết hợp với Phòng Dự án kiểm tra, thẩm định dự toán các công trình, thông qua phòng tổ chức tiền lương bố trí sử dụng lực lượng lao động một các hợp lý đối với từng công trình, hạng mục công trình Nhờ vậy, Công ty chủ yếu thực hiện hình thức khoán gọn cho từng xí nghiệp, từng đội thi công Hình thức này giúp cho Công ty tăng năng suất đảm bảo hiệu quả của hoạt động kinh doanh. Đạt được những thành tựu nói trên phải kể đến sự đóng góp không nhỏ của bộ phận kế toán Công ty, trong đó kế toán nguyên vật liệu là phần hành rất quan trọng
Về tình hình tổ chức bộ máy kế toán nói chung, bộ phận kế toán được tổ chức theo mô hình kế toán tập trung Việc hạch toán chi tiết được thực hiện ở cấp xí nghiệp, nhân viên kế toán dưới xí nghiệp có trách nhiệm hạch toán chi tiết, thu nhận, kiểm tra các chứng từ rồi tập hợp chứng từ gốc chuyển lên Phòng Kế toán tài vụ làm căn cứ ghi sổ kế toán của Công ty.
Hình thức tổ chức bộ máy kế toán tập trung trong Công ty đã đảm bảo sự lãnh đạo tập trung, thống nhất đối với công tác kế toán Hình thức này giúp cho việc xử lý thông tin kế toán được chặt chẽ, chính xác, kịp thời để phục vụ cho việc ra các quyết định quản lý một cách có hiệu quả.
Công ty Xây dựng Dân dụng Hà Nội là một doanh nghiệp có qui mô lớn, đội ngũ cán bộ nhân viên kế toán có trình độ chuyên môn cao Mỗi phần hành kế toán được giao cho một nhân viên chịu trách nhiệm, riêng kế toán TSCĐ và kế toán tiền lương được giao một người thực hiện Vì vậy có thể nói bộ máy kế toán của công ty được tổ chức gọn nhẹ và hoàn chỉnh, đảm bảo được yêu cầu tách biệt của các phần hành kế toán cơ bản.
Về phần hành kế toán nguyên vật liệu phải kể đến những ưu điểm cụ thể sau:
Về phân loại nguyên vật liệu: Nguyên vật liệu của Công ty bao gồm nhiều loại, nhiều thứ vật liệu với tính chất và công dụng khác nhau Dựa vào vai trò và tác dụng của vật liệu, Công ty đã chia vật liệu thành từng loại như vật liệu chính, vật kết cấu, nhiên liệu, … Điều đó tạo điều kiện thuận lợi cho công tác quản lý nguyên vật liệu.
Về quản lý nguyên vật liệu: Công ty giao cho các Xí nghiệp thực hiện tốt kế hoạch thu mua nguyên vật liệu, do vậy đã không để xảy ra tình trạng tạm ngừng thi công do thiếu nguyên vật liệu Hơn nữa, nguyên vật liệu dùng cho công trình nào được nhập và bảo quản tại kho của công trình đó Nhờ vậy, việc cung cấp nguyên vật liệu luôn đảm bảo kịp thời, tiết kiệm chi phí thu mua, chi phí lưu kho bãi, giảm hao hụt, mất mát trong quá trình vận chuyển Với những nguyên vật liệu thừa mà chất lượng còn tốt sẽ được xuất điều chuyển sang công trình có nhu cầu Việc này giúp Công ty tiết kiệm được chi phí đồng thời tránh trường hợp phải bán lại với giá rẻ.
Về tính giá nguyên vật liệu: Hiện nay, Công ty tính giá nguyên vật liệu nhập kho theo giá thực tế, chính là giá mua không bao gồm thuế GTGT ghi trên hoá đơn Thực tế, nhà cung cấp đã tính cả chi phí vận chuyển trong giá bán nên thông thường nguyên vật liệu được người bán vận chuyển đến tận kho công trình mà không phát sinh chi phí thu mua Khi xuất kho, nguyên vật liệu được tính theo giá thực tế đích danh (tức nhập giá nào thì xuất theo giá đó) Việc tính giá nguyên vật liệu như vậy đã phản ánh đúng giá thực tế của nguyên vật liệu và cung cấp thông tin về giá cả nguyên vật liệu một cách kịp thời cho Ban lãnh đạo.
Về hệ thống sổ kế toán: Hiện nay, Công ty đang áp dụng việc ghi sổ theo hình thức kế toán Nhật ký chung Hình thức này khá đơn giản, dễ theo dõi và phù hợp với đặc điểm sản xuất của Công ty
Về hạch toán nguyên vật liệu:
Về hạch toá ban đầu: Việc hạch toán ban đầu được thực hiện ở cấp Xí nghiệp Công ty chỉ tổng hợp các số liệu và tổ chức hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu Nhờ vậy, khối lượng công việc kế toán trên Phòng Kế toán tài vụ Công ty được giảm nhẹ.
Về hạch toán chi tiết: Nguyên vật liệu được hạch toán chi tiết theo phương pháp Sổ đối chiếu luân chuyển Phương pháp này theo em rất thích hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh của Công ty Theo phương pháp này, mỗi công trình, hàng tháng đều có Bảng kê nhập, Bảng kê xuất vật tư rất rõ ràng, cụ thể, giúp cho Ban lãnh đạo Công ty dễ dàng nắm bắt thông tin, dễ so sánh đối chiếu với định mức nguyên vật liệu của từng công trình.
Về hạch toán tổng hợp: Nguyên vật liệu được hạch toán tổng hợp theo phương pháp kê khai thường xuyên đúng với quy định áp dụng cho các doanh nghiệp trong lĩnh vực xây lắp Quy trình hạch toán khá gọn nhẹ và nhanh chóng nhờ việc áp dụng kế toán máy
3.2.2 Những vấn đề còn tồn tại
Bên cạnh những ưu điểm kể trên, công tác hạch toán kế toán nguyên vật liệu ở Công ty Xây dựng Dân dụng Hà Nội vẫn còn một số tồn tại như sau:
Về mặt quản lý nguyên vật liệu:
- Là một doanh nghiệp lớn gồm nhiều Xí nghiệp thành viên ở nhiều nơi nên Công ty không trực tiếp quản lý được tình hình biến động và sử dụng nguyên vật liệu Công tác thu mua, bảo quản và sử dụng nguyên vật liệu được giao cho từng Xí nghiệp theo định mức kế hoạch Do vậy, công tác quản lý nguyên vật liệu vẫn còn mang tính hình thức.
- Công ty có Sổ Danh điểm vật tư, tuy nhiên sổ này được lập từ năm
1996 nên đã cũ và không khoa học Thực tế các Bảng tổng hợp vật tư cũng không lập theo đúng trình tự trong Sổ Danh điểm.
Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện hạch toán nguyên vật liệu tại Công ty Xây dựng Dân dụng Hà Nội
Sau một thời gian thực tập, tìm hiểu về công tác hạch toán nguyên vật liệu của Công ty, em xin đề xuất một số ý kiến dưới góc độ nghiên cứu của mình, hy vọng Công ty sẽ xem xét trong quá trình hoàn thiện hạch toán nguyên vật liệu ở Công ty.
Kiến nghị 1: Về công tác quản lý nguyên vật liệu
- Giá cả vật liệu xây dựng trên thị trường không phải lúc nào cũng ổn định, đặc biệt trong những năm gần đây giá cả vật liệu xây dựng liên tục có những biến động lớn Để quá trình thi công được diễn ra một cách liên tục đồng thời đảm bảo chi phí không bị “ đội lên cao ”, Công ty cần có chiến lược cụ thể trong việc thu mua và dự trữ nguyên vật liệu Do đặc điểm các công trình ở rải rác nhiều nơi, khối lượng vật liệu cần cho một công trình lại lớn nên việc dự trữ nguyên vật liệu trong kho là không khả thi vì chi phí dự trữ và vận chuyển là rất lớn Muốn giảm được tổn thất do giá cả tăng cao, Công ty nên quan hệ với những bạn hàng uy tín và ký kết hợp đồng dài hạn với những điều khoản có lợi nhất cho Công ty Ngoài ra, Công ty nên tích cực tìm kiếm những nhà cung cấp mới bởi đôi khi những nhà cung cấp này có những chính sách rất ưu đãi Làm được như vậy sẽ giúp cho quá trình sản xuất thi công diễn ra liên tục, không bị gián đoạn ngay cả khi nguyên vật liệu trên thị trường khan hiếm.
- Để quản lý tốt nguyên vật liệu trong kho, Công ty cần phải nâng cao hơn nữa trình độ nghiệp vụ của nhân viên ở bộ phận kho.
Kiến nghị 2: Lập sổ Danh điểm vật tư Đối với Công ty sử dụng nhiều loại vật liệu như Công ty Xây dựng Dân dụng Hà Nội thì việc xây dựng một Sổ Danh điểm hoàn chỉnh thống nhất trong toàn Công ty là cần thiết Nó giúp cho công tác kế toán chi tiết vật liệu giảm bớt được khối lượng ghi chép, đơn giản, dễ theo dõi, nâng cao hiệu quả của công tác kế toán Theo phương pháp này, mỗi thứ vật tư mang một số hiệu riêng gọi là số danh điểm Mỗi số danh điểm bao gồm nhiều chữ số sắp xếp theo một thứ tự nhất định để chỉ loại, nhóm và thứ Muốn vậy, Công ty nên phân loại TK152 ra thành nhiều tiểu khoản dùng để chỉ các nhóm vật liệu tương ứng Để có thể quản lý tới từng thứ, loại vật tư trong từng nhóm ta chỉ cần thêm các chữ số vào sau mỗi nhóm Toàn bộ các danh điểm vật liệu sẽ được thể hiện trên Sổ Danh điểm vật liệu Hệ thống này đảm bảo cho việc quản lý vật liệu một cách rõ ràng, chính xác, tương ứng với chủng loại, quy cách vật liệu Sổ Danh điểm vật liệu giúp cho việc thống nhất tên gọi vật liệu, thống nhất đơn vị tính, thống nhất quy cách, phẩm chất, thống nhất mở thẻ kho, đồng thời cũng thống nhất mã vật liệu giữa phòng kế toán của công ty với kế toán dưới Xí nghiệp Sổ Danh điểm có thể lập theo mẫu dưới đây:
SỔ DANH ĐIỂM VẬT LIỆU
Ký hiệu Tên, nhãn hiệu, quy cách vật tư Đơn vị tính Đơn giá Ghi chú
Vật liệu chính Sắt thép Thép tròn 4 Thép tròn 6 Thép tròn 8
Tiểu ngũ kim Đinh 1 phân Đinh 2 phân
Xi măng Vật liệu mộc Vật liệu ngoài trời Gạch đặc máy Gạch rỗng 2 lỗ
Vật liệu trang trí Vật liệu điện Vật liệu nước Vật liệu và TB VS
Vật kết cấu Kết cấu gỗ Cửa đi Cửa sổ
Kiến nghị 3: Kiểm kê nguyên vật liệu
Nhằm nâng cao hơn nữa hiệu quả công tác quản lý cũng như hạch toán đúng và đầy đủ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, Công ty nên tiến hành kiểm kê vật tư, lập Biên bản kiểm kê làm căn cứ ghi sổ trong trường hợp phát sinh thừa, thiếu nguyên vật liệu.
Nếu vật liệu thừa so với sổ sách, chưa xác định được nguyên nhân:
Nợ TK 152: Trị giá NVL thừa
Có TK 3381: Trị giá NVL thừa chờ xử lý
Nếu vật liệu thừa so với sổ sách, xác định là của Công ty:
Nếu vật liệu thiếu so với sổ sách, chưa xác định được nguyên nhân:
Khi có quyết định xử lý số vật liệu thiếu, tuỳ từng trường hợp, kế toán ghi:
Nợ TK 621,623,627: Ghi tăng chi phí
Nợ TK 1388,111,112,334: Phần được bồi thường
Có TK 1381: Trị giá NVL thiếu
BIÊN BẢN KIỂM KÊ VẬT TƯ
Ban kiểm kê gồm: Ông, bà: Trưởng ban Ông, bà: Uỷ viên Ông, bà: Uỷ viên Đã kiểm kê kho: , có những mặt hàng dưới đây
Theo sổ sách Theo kiểm kê Chênh lệch Ghi chú
SL TT SL TT Thừa Thiếu
Kiến nghị 4: Tổ chức Ban kiểm nghiệm vật tư
Khi tổ chức thu mua nguyên vật liệu, Công ty nên tổ chức Ban kiểm nghiệm để kiểm tra số lượng, quy cách, chất lượng vật tư, sản phẩm, hàng hoá trước khi nhập kho Với những lô nguyên vật liệu có khối lượng và giá trị lớn việc làm này là rất cần thiết
BIÊN BẢN KIỂM NGHIỆM VẬT TƯ
Căn cứ ngày tháng năm của
Ban kiểm nghiệm gồm có:
TT Tên, nhãn hiệu vật tư Đvt
Thực nhập Đúng quy cách, phẩm chất
Không đúng quy cách, phẩm chất
Kiến nghị 5: Phân tích tình hình cung cấp, dự trữ và sử dụng nguyên vật liệu
Nguyên vật liệu có vai trò vô cùng quan trọng trong quá trình sản xuất thi công các công trình, tình trạng thiếu nguyên vật liệu hay nguyên vật liệu không đủ phẩm chất sẽ làm ảnh hưởng lớn đến tiến độ thi công cũng như chất lượng của công trình Xuất phát từ vai trò quan trọng của nguyên vật liệu như vậy cùng với yêu cầu cung cấp thông tin nhanh, chính xác, kế toán nguyên vật liệu Công ty cần phân tích tình hình cung cấp, dự trữ và sử dụng nguyên vật liệu để biết được nguyên vật liệu có được cung cấp đầy đủ, kịp thời và đúng quy cách hay không Từ đó, giúp cho Ban lãnh đạo Công ty thấy rõ được ưu nhược điểm trong công tác cung cấp nguyên vật liệu của các nhà cung cấp, đồng thời có những điều chỉnh phù hợp đảm bảo nguồn cung cấp nguyên vật liệu đầy đủ và chất lượng.
Kế toán có thể tiến hành lập các Bảng phân tích theo mẫu dưới đây
BẢNG PHÂN TÍCH TÌNH HÌNH CUNG ỨNG NGUYÊN VẬT LIỆU
TT Tên vật liệu Đvt
Kế hoạch Thực tế Tuyệt đối
Qua Bảng phân tích trên có thể thấy được tình hình thực tế cung cấp các loại nguyên vật liệu sai khác như thế nào so với kế hoạch, cần xác định nguyên nhân và ảnh hưởng của việc sai khác đó đối với tiến độ cũng như chất lượng công trình.
Biết được tình hình cung cấp nguyên vật liệu cũng cần phải biết số nguyên vật liệu được cung cấp đó đã được sử dụng như thế nào, hết hay không hết, có bị ứ đọng hay không Từ đó cho thấy tiến độ thi có nhanh chóng và đảm bảo đúng kế hoạch hay không Để làm được điều này, kế toán có thể lập Bảng phân tích tình hình sử dụng nguyên vật liệu theo mẫu dưới đây:
BẢNG PHÂN TÍCH TÌNH HÌNH SỬ DỤNG NGUYÊN VẬT LIỆU
Kế hoạch Cung cấp Sử dụng
Kiến nghị 6: Hạch toán nguyên vật liệu mua đang đi đường
Trong quá trình hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu, kế toán nên sử dụng TK 151 để phản ánh trị giá NVL đang đi đường chưa về nhập kho Trong kỳ, nếu hàng chưa về nhập kho, kế toán phản ánh vào bên
Nợ của TK 151, sang kỳ sau, khi hàng về nhập kho, kế toán ghi sổ: