Một số phương hướng và giải pháp nhằm hoàn thiện cơ cấu bộ máy tổ quản lý công ty hoá chất mỏ

Luận văn tốt nghiệp Lời cảm ơn Để hoàn thiện luận văn này, em đà nhận đợc giúp đỡ góp ý động viên từ phía thầy cô giáo, cô công tác, đặc biệt cô, anh chị công tác phòng tổ chức nhân Công ty Hoá Chất Mỏ, bạn bè em Chính trớc vào nội dung viết, em xin đợc bày tỏ lời cảm ơn chân thành tới họ Trớc tiên em xin chân thành cảm ơn thầy giáo TS Mai Văn Bu ngời đà tận tình hớng dẫn, bảo, giúp đỡ em suốt qúa trình từ bớc chọn đề tài viết đề cơng, soạn thảo tới việc hoàn thành chuyên đề thực tập tốt nghiệp luận văn tốt nghiệp Thứ hai, em xin đợc gửi lời cảm ơn tới thầy cô giáo khoa, ngời đà trang bị cho em kiến thức chuyên ngành phong phú bổ ích để hôm em có hội đợc áp dụng vào phân tÝch mét vÊn ®Ị mang tÝnh thùc tÕ cao Ci em xin đợc gửi lời cảm ơn tới cô Chỉ, toàn thể cô, làm việc phòng tổ chức nhân Công ty Hoá Chất Mỏ đà tạo điều kiện thuận lợi cho em việc học hỏi kinh nghiệm tham khảo tài liệu, tiếp xúc với công việc thực tế tËp cuèi cïng thùc sù mang l¹i ý nghÜa Em xin chân thành cảm ơn! Luận văn tốt nghiệp Lời nói đầu Từ đất nớc ta chuyển sang kinh tế thị trờng, có quản lý nhà nớc cung cách quản lý có nhiều thay đổi Các doanh nghiệp đà bớc hoàn thiện cung cách quản lý phù hợp với kinh tế thị trờng Trong việc thay đổi hoàn thiện dần cấu máy tổ chức doanh nghiệp cho phù hợp đà góp phần giải vấn đề Tuy nhiên, ảnh hởng bëi cung c¸ch, t tëng cị thêi kú nỊn kinh tế bao cấp, doanh nghiệp nói chung doanh nghiệp nhà nớc nói riêng có nhiều khó khăn việc thay đổi hoàn thiện cấu máy quản lý cách triệt để, linh hoạt tinh giảm Vì máy quản lý nhiều cồng kềnh, phòng ban chức chồng chéo lên không thực tốt chức Các mối quan hệ hay chức nhiều điểm cha hợp lý dẫn đến tình trạng ách tắc thông tin không giải tốt đợc công việc doanh nghiệp, dẫn đến doanh nghiệp làm ăn hiệu quả, hoạt động kinh doanh lỗ phá sản, doanh nghiệp nhà nớc Là doanh nghiệp nhà nớc hoạt động nhiều lĩnh vực, đặc biệt kinh doanh vật liệu nổ công nghiệp Công ty Hoá Chất Mỏ không tránh khỏi vớng mắc nh Qua thời gian thực tập Công ty Hoá Chất Mỏ kết hợp với kiến thức đà học ghế nhà trờng, em mạnh dạn sâu tìm hiểu nghiên cứu đề tài: Một số phơng hớng giải pháp nhằm hoàn thiện cấu máy tổ quản lý Công ty Hoá Chất Mỏ Đề tài bao gồm chơng sau: Chơng I : Lý luận chung cấu bô máy quản lý doanh nghiệp Chơng II : Phân tích thực trạng máy quản lý Công ty Hoá Chất Mỏ Chơng III : Một số phơng hớng biện pháp nhằm hoàn thiện cấu máy quản lý Công ty Hoá Chất Mỏ Chơng I Lý luận chung cấu tổ chức máy quản lý doanh nghiệp I Thực chất, vai trò, ý nghĩa công tác quản lý Luận văn tốt nghiệp Quan niệm quản lý Quản lý tác động có tổ chức, có hớng đích chủ thể quản lý lên đối tợng quản lý khách thể quản lý - nhằm sử dụng có hiệu tiềm năng, hội tổ chức để đạt đợc mục tiêu đặt điều kiện biến động môi trờng Nh vậy, Quản lý phải bao gồm yếu tố ( điều kiện) sau: - Phải có chủ thể quản lý tác nhân tác động đối tợng bị quản lý tiếp nhận trực tiếp tác động chủ thể quản lý tạo khách thể khác chịu tác động gián tiếp chủ thể quản lý, tác động lần mà liên tục nhiều lần - Phải có mục tiêu quỹ đạo đặt cho đối tợng chủ thể, mục tiêu để chủ thể tạo tác động - Chủ thể phải thực hành việc tác động - Chủ thĨ cã thĨ lµ mét ngêi, nhiỊu ngêi, mét thiÕt bị, đối tợng ngời, giới vô sinh hay sinh vật Luận văn tốt nghiệp Chủ thể quản lý Mục tiêu Khách thể quản lý Đối tợng bị quản lý (Logic khái niệm quản lý) Về thực chất quản lý quản lý ngời tổ chức, thông qua sử dụng có hiệu tiềm hội tổ chức, muốn đợc nh quản lý phải trả lời câu hỏi: Phải đạt đợc mục tiêu đà đề ra?, Phải đạt mục tiêu nh cách nào?, Phải thu hút, lôi kéo thêm cách ?, Có rủi ro xảy cách xử lý ? Và chừng mực phải trả lời câu hỏi: mục tiêu đạt có nghĩa hay không? Về chất quản lý tuỳ thuộc vào ý tởng, thủ đoạn, nhân cách thủ lĩnh hệ thống, quản lý, hoạt động chủ quan chủ thể quản lý mục tiêu lợi ích tổ chức, đảm bảo cho tổ chức tồn phát triển lâu dài Mục tiêu tổ chức chủ thể quản lý đảm nhận, họ thủ lĩnh tổ chức ngời nắm giữ quyền lực tổ chức Bản chất quản lý trả lời câu hỏi: Đạt đợc mục đích, kết quản lý để làm gì? Qua cho ta thấy, quản lý chia thành chủ thể quản lý đối tợng quản lý, quản lý có liên quan đến việc trao đổi thông tin có mối liên hệ ngợc, quản lý có khả thích nghi với biến đổi môi trờng bên khách thể quản lý Ngoài quản lý vừa khoa häc, võa lµ mét nghỊ vµ lµ mét nghƯ thuật Quản lý gắn liền với quyền lực, lợi ích danh tiếng Mục đích vai trò công tác quản lý a Mục đích quản lý: - Khai thác hết tiềm doanh nghiệp - Sản xuất sản phẩm ngày đáp ứng đầy đủ yêu cầu thị trờng - Tạo tính tự giác ngời sản xuất kinh doanh Luận văn tốt nghiệp - Tạo điều kiện để ngời phát huy đợc đầy đủ quyền chủ động sáng tạo cơng vị công tác - Tận dụng hết lực vốn có nhng phải nghĩ tới đổi kỹ thuật, đổi công nghệ - Đảm bảo sản xuất kinh doanh có lÃi b Vai trò hoạt động quản lý - Quản lý đóng vai trò định thành công hay phá sản donh nghiệp chế thị trờng - Khai thác tối đa sức lao động công nhân lực cán quản lý - Sử dụng hợp lý, tiết kiệm yếu tố vật chất sản xuất - Giúp doanh nghiệp chọn đợc phơng án tối u sản xuất kinh doanh - Duy trì mở rộng thị trờng tiêu thụ sản phẩm, tăng khả cạnh tranh, hạn chế rủi ro đạt đợc lợi nhuận tối đa - Không ngừng nâng cao lực, trình độ cho cán công nhân viên, thích ứng với chế thị trờng II thực chất cấu máy quản lý Khái niệm cấu tổ chức Cơ cấu tổ chức hình thức tồn tổ chức phản ánh cấu tạo bên tổ chức, bao gồm việc xắp xếp trật tự phận, phần tử mối quan hệ chúng theo dấu hiệu Mối liên hệ chủ yếu yếu tố cấu thành nội tổ chức đó: Mối liên hệ dọc tổ chức, cấp cấp dới hệ thống tổ chức lớn, mối liên hệ ngang yếu tè ngang cÊp C¬ cÊu tỉ chøc trùc tiÕp qut định hệ thống huy mạng lới thông suốt tổ chức Cơ cấu tổ chức thích hợp hÕt søc quan träng ®èi víi viƯc thùc hiƯn cã hiệu mục tiêu cuả tổ chức Nh vậy, cấu tổ chức kết cấu phân tầng từ xuống dới thể hình thức lÃnh đạo theo hình kim tự tháp, tức có ngời lÃnh đạo cao nhất, phía dới có số đơn vị cấp dới bị lÃnh đạo đến tầng cuối Nếu hiểu cách khái quát nhất, cấu phản ánh cấu tạo hình thức bên hệ thống Khái niệm cho ta thấy việc nghiên cứu Luận văn tốt nghiệp xây dựng hệ thống không xuất phát từ việc nghiên cứu cấu hệ thống Nội dung quan trọng máy quản lý doanh nghiệp xác định cấu tổ chức cuả máy Cơ cấu máy quản lý doanh nghiệp tổng hợp phận cấu thành nên máy quản lý mối quan hệ phận Theo nguyên tắc hiệu trớc hết phận cấu thành nên cấu máy quản lý doanh nghiệp phải phận chuyên môn trình độ định tiếp nữa, phận chuyên môn hoá phải đợc đặt theo thứ tự đẳng cấp định; cách xếp đặt đợc gäi lµ mét hƯ thèng tỉ chøc doanh nghiƯp Trong khái niệm cấu máy quản lý doanh nghiệp đà bao hàm tỷ trọng hợp lý phận cấu thành nên nó, nghĩa phải chứa đựng khái niệm quy mô cụ thể phận Quy mô phận cấu thành nên cấu gắn liền với nguyên tắc phân chia nhiệm vụ cho nơi làm việc tập trung hay phi tập trung Nguyên tắc hiệu đòi hỏi quy mô toàn cấu máy quản lý phải mức tối thiểu cho phép, mối quan hệ phận phải đơn giản song đảm bảo tổ chức có hiệu hoạt động quản trị doanh nghiệp Một mặt cấu máy quản lý doanh nghiệp chịu ảnh hởng nhiều nhân tố khác, điều kiện định Cơ cấu tổ chức máy quản trị doanh nghiệp lại có tính độc lập tơng đối Từ tính chất này, ngời ta đà nghiên cứu tạo hệ thống tổ chức định cho phép thích ứng với thay đổi định đối tợng quản trị hay nói cách khác, cần phải ý tới nguyên tắc linh hoạt thiết lập cấu máy quản lý doanh nghiƯp Trong bÊt kú doanh nghiƯp cịng cã sù phân chia thành phận khác nhau, ngời quản lý có quyền hạn thực chuyên môn định, cấp quản lý tầm quản lý Tầm quản lý số đầu mối mà nhà quản lý nắm giữ, giám sát vị trí quản lý định Cấp quản lý số tầng số lớp phận quản lý tổ chức mà lớp, cấp vai trò, quyền hạn phận, lÃnh đạo phận tơng đơng Đó thống tất cảt phận quản lý trình độ định nh cấp doanh nghiệp, cấp phân xởng Tuỳ thuộc tình hình, điều kiện doanh nghiệp, mà doanh nghiệp có tầm quản lý khác Quyền hạn bô phận quản lý quyền hạn phận đợc phép làm gìm, phạm vi Trách nhiệm phận Luận văn tốt nghiệp quản lý nghĩa vụ mà phận phải chịu, phải thực hành động, công việc mà phận thực Quyền hạn trách nhiệm đôi với đảm bảo thành công tình hiệu công việc Mối quan hệ phận, cấp quản lý tổ chức liên hệ, tiếp xúc phận, cấp quản lý theo hình thức đà đợc quy định tổ chức Mối quan hệ phói hợp, mệnh lệnh, phục tùng chức 2.Những yêu cầu cấu máy quản lý doanh nghiệp Việc xây dựng hoàn thiện cấu máy quản lý doanh nghiệp phải đáp ứng yêu cầu sau: - Tính tối u: Giữa khâu cấp quản lý đợc thiết lập mối quan hệ hợp lý với số lợng cấp quản lý doanh nghiệp cấu máy quản lý doanh nghiệp động linh hoạt phục vụ sản xuất kinh doanh - Tính linh hoạt: Cơ cấu máy quản lý doanh nghiệp phải có khả thích ứng linh hoạt với tình sảy môi trờng thay đổi - Tính tin cậy: Cơ cấu máy quản lý doanh nghiệp phải đảm bảo tính xác tất thông tin đợc sử dụng doanh nghiệp, nhờ đảm bảo phối hợp tốt hoạt động nhiệm vụ tất bọ phận doanh nghiệp - Tình kinh tế: Cơ cấu máy quản lý doanh nghiệp phải sử dụng chi phí quản lý đạt hiệu cao nhất, tức tối đa hoá lợi nhuận, chi phí nhỏ - Tính bí mật: Đòi hỏi phải giữ gìn nội dung hoạt động phân hệ hệ thống, chống rò rỉ thông tin tổ chức bên Một số nguyên tắc xây dựng cấu tổ chức quản lý a.Nguyên tắc cấu tổ chức quản lý phải gắn với phơng hớng, mục đích tổ chức Phơng hớng mục đích tổ chức chi phèi c¬ cÊu cđa tỉ chøc NÕu mét tỉ chức mà mục tiêu lớn cấu phải tơng ứng trình độ ngời tổ chức phải cao b Nguyên tắc chuyên môn hoá cân đối Luận văn tốt nghiệp Nguyên tắc đòi hỏi cấu tổ chức quản lý phải đợc phân công nhiệm vụ phân hệ hệ thống chuyen ngành, với ngời đợc đào tạo tơng ứng có đủ lự trình độ quyền hạn Để thực nguyên tắc cần phải tuân thủ yêu cầu sau: Cơ cấu tổ chức phải đợc phân phối theo nhiệm vụ đợc giao theo phạm vi công việc phải thực Giữa trách nhiệm, quyền lực, lợi ích phải đợc cân xứng cụ thể c Nguyên tắc linh hoạt thích nghi với môi trờng Nguyên tắc đòi hỏi việc hình thành cấu tổ chức quản lý phải đảm bảo cho phân hệ mức độ tự sáng tạo tơng xứng để thủ lĩnh phân hệ bên dới phát huy đợc tài năng, chuẩn bị cho việc thay vị trí thủ lĩnh cấp cần thiết d Nguyên tắc hiệu lực hiệu Nguyên tắc đòi hỏi cấu tổ chức phải thu đợc kết hoạt động cao so với chi phí mà tổ chức bỏ ra, đồng thời đảm bảo hiệu lực hoạt động phân hệ tác động điều khiển nhà lÃnh đạo Để đảm bảo cho nguyên tắc đợc thực cần tuân thủ yêu cầu sau: - Đảm bảo chi phí cho hoạt động nhỏ mà kết thu đợc tổ chức lớn khả - Phải tạo đợc môi trờng xung quanh nhiệm vụ phân hệ phải làm cho phân hệ hiểu rõ giá trị hoạt động mà tham dự nhằm tạo lợi thế, thuận lợi cho phân hệ có liên quan trực tiếp với - Đảm bảo cho lÃnh đạo phân hệ đợc giao quản lý phân hệ với quy mô hợp lý tơng ứng với khả kiểm soát, điều hành họ Những nhân tố ảnh hởng đến cấu máy quản lý doanh nghiệp Cơ cấu tổ chức quản trị doanh nghiệp đợc thiết lập mục đích tự thân mà để thực có hiệu hoạt động quản trị doanh nghiệp Bộ máy quản trị doanh nghiệp đợc xây dựng cấu tổ chức doanh nghiệp nên trớc hết phải phù hợp với cấu tổ chức Để tạo cấu tổ chức doanh nghiệp hợp lý làm tiền đề để Luận văn tốt nghiệp máy quản trị doanh nghiệp có hiệu quả, không nghiên cứu nhân tố ảnh hởng đến Dới đề cập số nhân tố quan trọng tác động đến việc hình thành cấu tổ chức máy quản trị doanh nghiệp a Môi trờng kinh doanh Doanh nghiệp hoạt động sản xuất kinh doanh gắn liền với môi trờng kinh doanh xác định Hiểu cách khái quát môi trờng kinh doanh bao gồm yếu tố bên bên tác động đến sản xuất kinh doanh doanh nghiệp Khi thành lập xác định mục đích, chức hoạt động sản xuất kinh doanh doanh nghiệp không nghiên cứu dự tính khả tồn doanh nghiệp môi trờng Với xu quốc tế hoá nay, nhân tố môi trờng không gói gọn nớc mà phải ý đến môi trờng khu vực môi trờng toàn cầu Phần lớn doanh nghiệp nớc ta hình thành cÊu tỉ chøc theo kiỊu trun thèng , thÝch øng với chế kế hoạch hoá tập chung, chuyển sang chế thị trờng môi trờng kinh doanh doanh nghiệp thay đổi Trong chế thị trờng tính không ổn định sản xuất kinh doanh cao, cấu tổ chức mềm dẻo, đảm bảo tính linh hoạt cao dễ thích ứng với thay đổi hoạt động sản xuất kinh doanh b Mục đích chức hoạt động doanh nghiệp Cơ cấu tổ chức máy quản trị doanh nghiệp chịu ảnh hởng mức khái quát tới nhân tố mục đích, chức hoạt động doanh nghiệp Trớc hết, phân biệt mục đích kinh doanh cđa doanh nghiƯp thc lÜnh vùc s¶n xt s¶n phÈm hay cung cÊp dÞch vơ cho nỊn kinh tÕ qc dân? thông thờng đơn vị sản xuất, chức sản xuất đóng vai trò quan trọng Trong cấu tổ chức doanh nghiệp sản xuất, máy quản trị doanh nghiệp đợc thiết lập hớng vào việc phục vụ tốt cho hoạt động sản xuất Trong doanh nghiệp cung cấp dịch vụ phận có chức cung cấp dịch vụ đóng vai trò quan trọng, máy quản trị doanh nghiệp hớng vào việc phục tốt cho hoạt động Có thể nói doanh nghiệp có mục đích hoạt động không giống có cấu tổ chức máy quản trị doanh nghiệp giống c Quy m« cđa doanh nghiƯp Quy m« cđa doanh nghiƯp ảnh hởng trực tiếp đến cấu tổ chức máy quản trị doanh nghiệp Doanh nghiệp có quy mô lớn, cấu tổ Luận văn tốt nghiệp chức doanh nghiệp nói chung cấu tổ chức máy quản trị doanh nghiệp nói riêng phức tạp Trong cấu tổ chức máy quản trị doanh nghiệp có quy mô lớn phải hình thành nhiều cấp quản trị cấp bao gồm nhiều nơi làm việc nhiều so víi doanh nghiƯp cã quy m« nhá Trong nhiỊu trêng hợp doanh nghiệp ảnh hởng trực tiếp có tính chất định đến kiểu cấu tổ chức cụ thể, chẳng hạn doanh nghiệp có quy mô nhỏ có cấu tổ chức máy quản trị đơn giản, doanh nghiệp cần phải tổ chức máy quản trị theo hệ thống trực tun hay hƯ thèng trùc tun t vÊn ViƯc x©y dựng hệ thống tổ chức máy quản trị khác hÖ thèng trùc tuyÕn hay trùc tuyÕn t vÊn ë doanh nghiệp nhỏ dẫn đến không tuân thủ nguyên tắc hiệu d Yếu tố kỹ thuật sản xuất Kỹ thuật sản xuất đợc đề cập bao hàm đặc đIểm công nghệ chế tạo sản phẩm, trình độ kỹ thuật sản xuất, tính chất phức tạp kết cấu sản phẩm, loại hình sản xuÊt kü thuËt s¶n xuÊt ¶nh hëng trùc tiÕp đến cấu tổ chức sản xuất doanh nghiệp thông qua ảnh hởng đến hình thành cấu tổ chức máy quản trị doanh nghiệp Công nghệ chế tạo sản phẩm có ảnh hởng lớn đến cấu tổ chức doanh nghiệp: giả sử doanh nghiệp có quy mô, sản phẩm sản xuất ra, doanh nghiệp sử dụng công nghệ đại bao nhiêu, thiết bị có xu hớng tự động hoá theo hớng hình thành dây truyền thiết bị tự động hoá dẫn đến cấu sản xuất đơn giản xây dựng cấu tổ chức nói chung cấu tổ chức máy quản trị doanh nghiệp nói riêng, doanh nghiệp có xu tập trung vào chức nh Marketing, tiêu thụ Tính chất phức tạp hay không phức tạp kết cấu sản phẩm ảnh hởng trực tiếp đến trình độ chuyên môn hoá từ ảnh hởng đến cấu tổ chức doanh nghiệp nói chung cấu tổ chức máy quản trị doanh nghiệp nói riêng Một doanh nghiệp có trình độ chuyên môn hoá thấp khó tổ chức máy quản trị theo nhóm e Trình độ quản trị viên trang thiết bị quản trị Càng ngày, yếu tố tác động mạnh mẽ đến cấu tổ chức máy quản trị doanh nghiệp Nguyên tắc hiệu đòi hỏi công tác quản trị nhân phải biết sử dụng quản trị viên có lực quản trị phù hợp Với đội ngũ quản trị viên có lực trình độ, doanh nghiệp cần