1
Những vấn đề chung về Nguyên vật liệu và sự cần thiết phải tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất
1.1.1 Sự cần thiết phải tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất
1.1.1.1 Đặc điểm vai trò nguyên vật liệu trong sản xuất kinh doanh.
Bất kỳ nền sản xuất nào, kể cả nền sản xuất hiện đại đều có đặc trng chung là sự tác động của con ngời vào các yếu tố lực lợng tự nhiên nhằm thoả mãn những nhu cầu nào đó của con ngời Tất cả mọi vật mà lao động của con ngời tác động vào nhằm biến đổi nó theo mục đích của mình thì là đối tợng lao động Nguyên vật liệu (NVL) là đối tợng lao động nhng không phải bất cứ đối tợng lao động nào cũng là NVL Chỉ khi đối tợng lao động đã có sự tác động của lao động, đã qua chế biến thì mới trở thành NVL Chẳng hạn nh quặng nhôm, quặng thiếc khi chúng còn nằm trong lòng đất thì chúng không phải là NVL, nhng nhờ lao động có ích của con ngời khai thác lên để sản xuất công nghiệp thì chúng mới đợc coi là NVL.
Trong các doanh nghiệp sản xuất, NVL là đối tợng lao động đợc thể hiện dới dạng vật hoá, là một trong ba yếu tố của quá trình sản xuất (T liệu lao động, sức lao động, đối tợng lao động) và là cơ sở vật chất cấu thành nên thực thể của sản phẩm. Đối với các doanh nghiệp sản xuất, chi phí về NVL thờng chiếm tỷ trọng lớn trong tổng chi phí sản xuất tạo ra sản phẩm vì trong quá trình sản xuất tạo ra sản phẩm, NVL chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất, nó bị tiêu dùng hoàn toàn và thay thế hình thái vật chất ban đầu hình thành nên thực thể của sản phẩm hay nói cách khác là giá trị của NVL đợc chuyển dịch toàn bộ một lần vào giá trị sản phẩm mới sáng tạo ra Vì vậy, NVL không chỉ quyết định đến số lợng mà còn ảnh hởng đến chất lợng của sản phẩm, nói cách khác NVL giữ một vai trò quan trọng trong sản xuất Với vị trí quan trọng của NVL trong sản xuất nên doanh nghiệp phải tổ chức công tác hạch toán kế toán NVL chặt chẽ ở các khâu: thu mua, bảo quản, sử dụng, dữ trữ phù hợp để thúc đẩy việc cung cấp kịp thời, đồng bộ các NVL cần thiết cho sản xuất Kiểm tra giám sát thực hiện việc chấp hành các quy định về định mức, ngăn ngừa các hiện tợng h hao mất mát lãng phí NVL qua các khâu của quá trình sản xuất nhằm nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lu động trong doanh nghiệp.
1.1.1.2 Vai trò của kế toán với quản lý và sử dụng NVL.
Hạch toán kế toán là việc ghi chép tính toán mọi hoạt động kinh tế tài chính phát sinh ở đơn vị, cung cấp thông tin cho quản lý kinh tế để đề ra các biện pháp quản lý đúng đắn Hạch toán kế toán NVL là viẹc ghi chép phản ánh đầy đủ tình hình thu mua, nhập xuất, dự trữ NVL Mặt khác, thông qua tài liệu kế toán NVL còn biết đ - ợc chất lợng, chủng loại NVL có đảm bảo hay không, số lợng thiếu hay thừa đối với sản xuất để từ đó ngời quản lý đề ra các biện pháp thiết thực để quản lý tốt về giá cả,chất lợng của NVL
Kế toán NVL có vai trò quan trọng trong việc quản lý và sử dụng NVL. Đểphát huy đợc vai trò quản lý và sử dụng NVL, đòi hỏi công tác quản lý NVL phải đảm bảo những yêu cầu về quản lý nhất định.
1.1.1.3 Yêu cầu quản lý NVL.
Quản lý NVL là yêu cầu khách quan của mọi nền sản xuất xã hội, nhất là trong nền kinh tế hàng hoá phát triển nh hiện nay Trong điều kiện đó, các doanh nghiệp sản xuất phải đối mặt với nhiều vấn đề, đặc biệt là sự cạnh tranh gay gắt để có thể tồn tại và phát triển Để đạt đợc điều đó thì đòi hỏi việc quản lý NVL phải đảm bảo những yêu cầu sau:
- Thứ nhất: NVL là tài sản dự trữ sản xuất thờng xuyên biến động, các doanh nghiệp phải tiến hành thu mua thờng xuyên do đó khâu thu mua phải quản lý chặt chẽ về số lợng, chất lợng, giá cả, thời gian cung cấp, quy cách, chủng loại, đáp ứng đầy đủ thờng xuyên, liên tục cho quá trình sản xuất Phải thờng xuyên phân tích, đánh giá tình hình thực hiện kế hoạch thu mua NVL để từ đó lựa chọn nguồn thu mua NVL sao cho đạt hiệu quả cao nhất.
- Thứ hai: Phải tính toán đầy đủ, chính xác, kịp thời giá trị NVL hao hụt trong sản xuất, giá trị NVL có trong thành phẩm Điều này yêu cầu khâu quản lý sử dụng phải đợc tổ chức tốt việc ghi chép phản ánh tình hình sản xuất tiêu dùng trong sản xuất kinh doanh thờng xuyên, liên tục, kịp thời.
- Thứ ba: Phải tổ chức kho tàng bến bãi, thực hiện đúng chế độ bảo quản đối với từng thứ NVL, đảm bảo chất lợng của NVL đa vào sản xuất Đồng thời hạn chế những mất mát hao hụt, rủi ro trong quá trình sản xuất, trong quá trình vận chuyển.
Tóm lại, việc quản lý NVL từ khâu thu mua, vẩn chuyển, bảo quản, sử dụng, dự trữ là một trong những nội dung quan trọng của công tác quản lý doanh nghiệp nói chung và kế toán NVL nói riêng.
1.1.1.4 Nhiệm vụ của kế toán NVL.
Xuất phát từ đặc điểm yêu cầu của kế toán NVL, xuất phát từ vị trí của kế toán trong hệ thống quản lý kinh tế, quản lý doanh nghiệp, Nhà nớc đã xác định nhiệm vụ kế toán NVL trong các doanh nghiệp sản xuất nh sau:
- Ghi chép, phản ánh tổng hợp số liệu về tình hình thu mua, vận chuyển, bảo quản, đánh giá, phân loại, tình hình nhập xuất và quản lý NVL Từ đó đáp ứng đợc yêu cầu quản lý thống nhất của nhà nớc, yêu cầu quản lý của doanh nghiệp, tính giá thành thực tế của NVL đã thu mua và nhập kho Đồng thời kiểm tra tình hình thực hiện kế hoạch thu mua NVL về số lợng, chất lợng, chủng loại, giá cả và thời hạn cung cấp NVL đảm bảo đầy đủ, kịp thời.
- áp dụng đúng đắn các phơng pháp về kỹ thuật hạch toán NVL, hớng dẫn kiểm tra các bộ phận, các đơn vị trong doanh nghiệp thục hiện đầy đủ các chế độ hạch toán về NVL (lập chứng từ, luân chuyển chứng từ), mở các sổ, các thẻ kế toán chi tiết Phải hạch toán đúng chế độ, đúng phơng pháp quy định để đảm bảo sử dụng thống nhất trong công tác kế toán, tạo điều kiện thuận lợi cho các doanh nghiệp quản lý chỉ đạo công tác kế toán trong phạm vi ngành và toàn bộ nền kinh tế quốc dân.
- Kiểm tra việc chấp hành chế độ bảo quản dự trữ và sử dụng NVL Từ đó phát hiện, ngăn ngừa và đề xuất các biện pháp xử lý NVL thừa, thiếu, ứ đọng, kém chất l- ợng hoặc mất phẩm chất, giúp cho việc tính toán xác định số lợng và giá trị NVL thực tế đa vào sản xuất sản phẩm Phân bổ chính xác NVL đã tiêu hao vào đối tợng sử dụng để từ đó giúp cho việc tính toán giá thành đợc chính xác
1.1.2 Phân loại và đánh giá NVL.
Mỗi doanh nghiệp do tính chất đặc thù trong sản xuất kinh doanh nên sử dụng những loại NVL khác nhau Phân loại NVL là việc làm thờng xuyên, sắp xếp các loại NVL theo từng nội dung, tính chất thơng phẩm của chúng nhằm phục vụ cho yều cầu của doanh nghiệp Nhìn chung NVL đợc phân loại theo các cách sau:
1.1.2.1.1 Căn cứ vào nội dung kinh tế :
NVL đơc chia thành các loại:
- NVL chính (bao gồm cả bán thành phẩm mua ngoài): Là đối tợng lao động chủ yếu cấu thành nên thực thể chính của sản phẩm sản xuất ra Đối với bán thành phẩm mua ngoài với mục đích tiếp tục quá trình sản xuất ra sản phẩm cũng đợc coi là NVL chÝnh.
Nội dung của tổ chức công tác hạch toán kế toán NVL
1.2.1 Kế toán chi tiết NVL
1.2.1.1 Chứng từ kế toán sử dụng:
Theo chế độ kế toán quy định ban hành kèm theo quyết định 1141/TC/QĐ/ CĐKT ngày 01/01/1995 và Quyết định 885(16/5/98) của Bộ trởng Bộ Tài Chính, các chứng từ về kế toán NVL bao gồm:
- PhiÕu nhËp kho (MÉu sè 01- VT);
- PhiÕu xuÊt kho (MÉu sè 02 - VT);
- Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ (Mẫu số 03 - VT);
- Biên bản kiểm kê vật t, sản phẩm, hàng hoá (Mẫu số 08 - VT);
- Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho (Mẫu số 02 - BH);
- Hoá đơn cớc phí vận chuyển (Mẫu số 03 - BH);
- Hoá đơn GTGT (Mẫu số 01 - GTGT);
- Hoá đơn bán hàng (Mẫu số 02 - GTGT);
Ngoài những chứng từ bắt buộc sử dụng thống nhất theo quy định của nhà nớc, các doanh nghiệp có thể sử dụng thêm các chứng từ kế toán hớng dẫn nh sau:
- Phiếu xuất kho theo hạn mức (Mẫu số 04- VT)
- Biên bản kiểm nghiệm vật t (Mẫu số 05 - VT)
- Phiếu báo vật t còn lại cuối kỳ (Mẫu số 07 - VT)
Việc sử dụng các chứng từ này hay không thì tuỳ thuộc vào đặc điểm, tình hình cụ thể của từng doanh nghiệp thuộc các lĩnh vực hoạt động, thành phần kinh tế, hình thức sở hữu Đối với các chứng từ thống nhất bắt buộc sử dụng phải lập kịp thời, đầy đủ theo đúng quy định về mẫu biểu, nội dung, phơng pháp lập Ngời lập phải chịu trách nhiệm về tính hợp lý, hợp pháp của các chứng từ về các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Mọi chứng từ kế toán về NVL phải đợc tổ chức luân chuyển theo trình tự và thời gian do kế toán trởng quy định phục vụ cho việc phản ánh, tổng hợp kịp thời các bộ phận, các cá nhân có liên quan
1.2.1.2 Sổ kế toán chi tiết NVL
Tuỳ thuộc vào phơng pháp hạch toán chi tiết áp dụng trong doanh nghiệp mà sử dụng vào các sổ (thẻ) chi tiết nh sau:
- Sổ (thẻ) kế toán chi tiết NVL.
- Sổ đối chiếu luân chuyển.
1.2.1.3 Hạch toán kế toán chi tiết NVL Để đảm bảo cung cấp thông tin nhanh và thông tin định kỳ về tình hình nhập,xuất, tồn kho NVL cả về chỉ tiêu hiện vật và chỉ tiêu thành tiền theo từng thứ, từng nhóm, từng loại ở từng nơi bảo quản, sử dụng NVL, kế toán phải đảm bảo các yêu cÇu sau:
Chứng từ Nhập Chứng từ Xuất
Sổ (Thẻ) hạch toán kế toán chi tiết NVL
Bảng kê tổng hợp Nhập - Xuất - Tồn
Ghi cuối tháng Đối chiếu số liệu
Sổ kế toán tổng hợp
Tổ chức hạch toán chi tiết NVL ở từng kho và ở bộ phận kế toán doanh nghiệp.
Theo dõi hàng ngày tình hình nhập, xuất, tồn kho của từng loại, nhóm, thứ của NVL cả về chỉ tiêu hiện vật và chỉ tiêu giá trị.
Đảm bảo khớp đúng về nội dung các chỉ tiêu tơng ứng giữa số liệu kế toán chi tiết với số liệu hạch toán chi tiết ở kho; giữa số liệu kế toán chi tiết với số liệu kế toán tổng hợp NVL.
Cung cấp kịp thời các thông tin cần thiết hàng ngày, tuần kỳ theo yêu cầu quản trị NVL.
Trách nhiệm quản lý NVL trong doanh nghiệp liên quan đến nhiều bộ phận, nhng việc quản lý trực tiếp nhập, xuất, tồn kho NVL do thủ kho và bộ phận kế toán hàng tồn kho đảm nhận Vì vậy giữa thủ kho và kế toán phải có sự liên hệ, phối hợp trong việc sử dụng các chứng từ nhập, xuất kho để hạch toán chi tiết NVL.
Doanh nghiệp có thể hạch toán kế toán chi tiết NVL theo các phơng pháp sau:
1.2.1.3.1 Phơng pháp ghi thẻ song song:
1.2.1.3.1.1 Néi dung: ở Kho: Việc ghi chép hàng tình hình nhập, xuất, tồn kho hàng ngày do thủ kho tiến hành trên thẻ kho và chỉ ghi về mặt số lợng Khi nhận đợc các chứng từ nhập xuất vật liệu, thủ kho phải kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp của các chứng từ rồi ghi sổ số thực nhập, thực xuất vào chứng từ và thẻ kho Cuối tháng, tính ra số tồn kho rồi ghi vào thẻ kho Định kỳ thủ kho nhận các chứng từ nhập xuất đã đợc phân loại theo từng thứ vật liệu cho phòng kế toán ở Phòng Kế toán: Hàng ngày hay định kỳ 3 - 5 ngày, nhân viên kế toán xuống kho kiểm tra việc ghi chép của thủ kho, sau đó ký xác nhận vào thẻ kho và nhận chứng từ nhập, xuất kho về phòng kế toán
Cuối tháng, kế toán cũng cộng số liệu trên các thẻ (sổ) chi tiết, sau đó căn cứ vào số liệu dòng cộng ở thẻ (sổ) chi tiết để ghi vào bảng kê nhập, xuất, tồn kho theo thứ, nhóm, loại NVL Bảng kê này có thể đợc sử dụng nh một báo cáo NVL cuối tháng.
Có thể khái quát nội dung trình tự hạch toán kế toán chi tiết NVL theo ph ơng pháp ghi thẻ song song nh sau:
Ghi cuối tháng Đối chiếu số liệu
Phơng pháp này thích hợp trong các doanh nghiệp có ít chủng loại NVL, khối lợng các nghiệp vụ phát sinh không thờng xuyên, trình độ của nhân viên kế toán cha cao.
1.2.1.3.1.2 Ưu, nh ợc điểm và điều kiện áp dụng của ph ơng pháp ghi thẻ song song:
+ Ưu điểm: Đơn giản, dễ làm, dễ kiểm tra đối chiếu số liệu, đảm bảo độ tin cậy cao của thông tin và có khả năng cung cấp thông tin nhanh cho quản trị hàng tồn kho
+ Nhợc điểm: Khối lợng ghi chép lớn (đặc biệt trờng hợp doanh nghiệp nhiều chủng loại vật t, hàng hoá), ghi chép trừng lắp chỉ tiêu số lợng giữa kế toán và thủ kho.
+ Điều kiện áp dụng: Thích hợp trong các doanh nghiệp có ít chủng loại vật t, hàng hoá, khối lợng các nghiệp vụ nhập, xuất ít, phát sinh không thờng xuyên, trình độ của nhân viên kế toán cha cao
1.2.1.3.2 Phơng pháp ghi sổ đối chiếu luân chuyển:
1.2.1.3.2.1 Néi dung: ở Kho: Thủ kho sử dụng thẻ kho để ghi chép giống nh phơng pháp ghi thẻ song song. ở Phòng Kế toán: Sổ đối chiếu luân chuyển đợc kế toán mở cho cả năm và đ- ợc ghi vào cuối mỗi tháng Sổ đợc dùng để ghi chép tình hình nhập, xuất, tồn kho của từng NVL thuộc từng kho Sổ theo dõi cả chỉ tiêu số lợng và chỉ tiêu thành tiền trong cả tháng của hàng nhập, xuất, tồn kho Mỗi NVL đợc ghi một dòng trên sổ Sau khi hoàn thành việc ghi sổ đối chiếu luân chuyển, kế toán thực hiện đối chiếu số liệu trên sổ này với số liệu trên thẻ kho và số liệu trên sổ kế toán tài chính liên quan( nếu cần).
Nội dung trình tự hạch toán kế toán chi tiết NVL theo phơng pháp sổ đối chiếu luân chuyển đợc khái quát nh sau:
Sổ đối chiếu luân chuyÓn
Sổ kế toán tổng hợp
Ghi cuối tháng Đối chiếu số liệu
1.2.1.3.2.2 Ưu, nhợc điểm của phơng pháp ghi sổ đối chiếu luân chuyển
+ Ưu điểm: Với phơng pháp này khối lợng ghi chép có giảm bớt so với phơng pháp ghi thẻ song song.
+ Nhợc điểm: Vẫn trùng lắp chỉ tiêu số lợng giữa ghi chép của thủ kho và kế toán.
- Nếu không lập bảng kê nhập, bảng kê xuất NVL thì việc sắp xếp chứng từ nhập, xuất trong cả tháng để ghi sổ đối chiếu luân chuyển dễ phát sinh nhầm lẫn sai sót Nếu lập bảng kê nhập, bảng kê xuất thì khối ghi chép vẫn lớn.
- Việc kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa kho và phòng kế toán chỉ đợc tiến hành vào cuối tháng, vì vậy hạn chế chức năng kiểm tra của kế toán.
- Theo phơng pháp này, để lập báo cáo nhanh hàng tồn kho cần phải dựa vào số liệu trên thẻ kho.
Theo yêu cầu cung cấp thông tin nhanh phục vụ quản trị hàng tồn kho thì các doanh nghiệp không nên sử dụng phơng pháp này.
1.2.1.3.3 Phơng pháp mức d (Ghi sổ số d)
Các hình thức sổ kế toán
1.3.1 Hình Thức sổ kế toán Chứng từ ghi sổ ( ct- gs )
1.3.1.1 Đặc trng cơ bản và các loại sổ của hình thức kế toán CT-GS
- Đặc trng cơ bản của hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ: Căn cứ trực tiếp để ghi sổ kế toán tổng hợp là “ Chứng từ ghi sổ ” Việc ghi sổ kế toán tổng hợp bao gồm:
Ghi theo trình tự thời gian trên sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ.
Ghi theo nội dung kinh tế trên sổ Cái.
Chứng từ ghi sổ do kế toán lập trên cơ sở từng chứng từ gốc hoặc bảng tổng hợp chứng từ gốc cùng loại, có cùng nội dung kinh tế
Chứng từ ghi sổ đợc đánh số hiệu liên tục trong từng tháng hoặc cả năm (theo thứ tự trong sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ) và có chứng từ gốc đính kèm, phải đợc
Kế toán trởng duyệt trớc khi ghi sổ kế toán.
- Hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ gồm có các loại sổ kế toán sau:
+ Sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ + Sổ Cái
+ Các sổ, thẻ kế toán chi tiết
1.3.1.2 Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Chứng từ ghi sổ
- Hàng ngày, căn cứ vào chứng từ gốc hoặc Bảng tổng hợp chứng từ gốc, kế toán lập CT-GS Căn cứ vào CT-GS để ghi vào sổ Đăng ký CT-GS, sau đó đợc dùng
Chứng từ gốc bảng tổng hợp chứng từ gốc Sổ, Thẻ Kế toán chi tiết chứng từ ghi sổ
Bảng tổng hợp chi tiết VL Bảng tổng hợp chi tiết thanh toán với ng ời bán
Bảng cân đối phát sinh
Ghi hàng ngày §èi chiÕu, kiÓm tra
Ghi cuối tháng để ghi Sổ Cái Các chứng từ gốc sau khi làm căn cứ lập CT-GS đợc dùng để ghi vào các sổ, thẻ kế toán chi tiết
- Cuối tháng phải khoá sổ tính ra tổng số tiền của các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong tháng trên sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ, tính tổng số phát sinh
Nợ, tổng số phát sinh Có và số d của từng tài khoản trên Sổ Cái Căn cứ vào Sổ Cái lập Bảng cân đối số phát sinh
- Sau khi đối chiếu khớp đúng, số liệu ghi trên Sổ Cái và Bảng tổng hợp chi tiết (đợc lập từ các sổ kế toán chi tiết) đợc dùng để lập các Báo cáo Tài chính Quan hệ đối chiếu, kiểm tra phải bảo đảm tổng số phát sinh Nợ và tổng số phát sinh Có của tất cả các tài khoản trên Bảng cân đối số phát sinh phải bằng nhau và bằng tổng số tiền phát sinh trên sổ Đăng ký CT-GS
Tổng số d Nợ và tổng số d Có của các tài khoản trên Bảng cân đối số phát sinh phải bằng nhau, và số d của từng tài khoản trên Bảng cân đối số phát sinh phải bằng số d của từng tài khoản tơng ứng trên Bảng tổng hợp chi tiết
- Khái quát trình tự ghi sổ theo hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ đợc trình bày ở Sơ đồ 1 sau đây:
Sơ đồ 1: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức chứng từ ghi sổ
1.3.2 Hình thức sổ kế toán Nhật ký chung (NKC)
1.3.2.1 Đặc trng cơ bản và các loại sổ của hình thức kế toán NKC
- Đặc trng cơ bản của hình thức kế toán NKC: Tất cả các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh đều phải đợc ghi vào sổ Nhật ký, mà trọng tâm là sổ Nhật ký chung, theo trình tự thời gian phát sinh và định khoản kế toán của nghiệp vụ đó Sau đó, lấy số liệu trên các sổ Nhật ký để ghi Sổ Cái theo từng nghiệp vụ phát sinh.
- Các loại sổ gồm: sổ nhật ký đặc biệt
Chứng từ gốc nhËt ký chung
Sổ chi tiết thanh toán với ng ời bán sổ cái
Bảng tổng hợp chi tiết vl Bảng tổng hợp chi tiết thanh toán với ng ời bán số Bảng cân đối phát sinh
Ghi hàng ngày Quan hệ đối chiếu
Ghi cuối tháng hoặc định kỳ
+ Sổ Nhật ký chung + Sổ Cái
+ Các sổ, thẻ kế toán chi tiết
1.3.2.2 Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức NKC
- Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ gốc đợc dùng làm căn cứ ghi sổ, trớc hết ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký chung, sau đó căn cứ số hiệu đã ghi trên sổ NKC để ghi vào sổ Cái theo các tài khoản kế toán phù hợp Nếu đơn vị có mở sổ kế toán chi tiết thì đồng thời với việc ghi sổ NKC, các nghiệp vụ phát sinh đ ợc ghi vào sổ kế toán chi tiết liên quan.
- Cuối tháng, quý, năm, cộng số liệu trên sổ Cái lập Bảng Cân đối số phát sinh để đối chiếu với tổng phát sinh Nợ, Có trên NKC Sau khi đã kiểm tra đối chiếu khớp đúng số hiệu ghi trên sổ Cái và Bảng tổng hợp chi tiết (đợc lập từ các sổ kế toán chi tiết) đợc dùng để lập các Báo cáo Tài chính.
- Khái quát trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức NKC đợc miêu tả qua Sơ đồ
Sơ đồ 2: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức nhật ký chung sổ quỹ
Ghi cuối tháng hoặc định kỳ
Bảng tổng hợp chứng từ gốc
Sổ, THẻ Kế Toán chi tiÕt
Bảng tổng hợp chi tiÕt Nhật ký - Sổ cái
1.3.3 Hình thức Nhật ký - sổ cái
1.3.3.1 Đặc trng cơ bản và các loại sổ của hình thức kế toán Nhật ký - Sổ Cái
- Đặc trng cơ bản của hình thức kế toán Nhật ký - Sổ Cái: Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đợc kết hợp ghi chép theo trình tự thời gian và theo nội dung kinh tế (theo tài khoản kế toán) trên cùng một quyển sổ kế toán tổng hợp duy nhất là sổ Nhật ký -
+ Nhật ký - Sổ Cái + Sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết
1.3.3.2 Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký - Sổ cái
- Hàng ngày, căn cứ vào chứng từ ghi gốc hoặc Bảng tổng hợp chứng từ gốc kế toán ghi vào Nhật ký - Sổ cái, sau đó ghi vào sổ, thẻ kế toán chi tiết.
- Cuối tháng, phải khoá sổ và tiến hành đối chiếu khớp đúng số liệu giữa sổ Nhật ký - Sổ cái và Bảng tổng hợp chi tiết (đợc lập từ các sổ, thẻ kế toán chi tiết).
- Khái quát trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký - Sổ cái đợc miêu tả qua Sơ đồ 3 sau đây:
Sơ đồ 3: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức nhật ký - sổ cái
1.3.4 Hình thức nhật ký chứng từ
1.3.4.1 Đặc trng cơ bản và các loại sổ của hình thức kế toán Nhật ký chứng từ
- Đặc trng cơ bản của hình thức kế toán Nhật ký chứng từ: Dùng để phản ánh toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh theo vế Có của các tài khoản.
+ Nhật ký chứng từ + Bảng kê
+ Sổ Cái + Sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết
1.3.4.2 Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký chứng từ:
Chỉ tiêu phản ánh tình hình quản lý và sử dụng Nvl trong sản xuÊt kinh doanh
Muốn cho các hoạt động sản xuất, kinh doanh của các doanh nghiệp tiến hành đợc đều đặn, liên tục phải thờng xuyên đảm bảo cho nó các loại NVL đủ về số lợng, kịp về thời gian, đúng về quy cách phẩm chất Đây là một vấn đề bắt buộc mà nếu thiếu thì không thể có quy trình sản xuất sản phẩm đợc.
Doanh nghiệp sản xuất cần phải có NVL mới tồn tại đợc Vì vậy đảm bảo NVL cho sản xuất là một tất yếu khách quan, một điều kiện chung của mọi nền sản xuất xã hội.
1.4.1 Chỉ tiêu phân tích tình hình cung cấp NVL
1.4.1.1 Cung cấp NVL theo số lợng
Yêu cầu đầu tiên đối với việc cung ứng NVL cho sản xuất là phải đảm bảo đủ về số lợng Vì:
+ Nếu cung cấp với số lợng quá lớn, d thừa sẽ gây ra ứ đọng vốn do đó sẽ dẫn đến việc sử dụng vốn kém hiệu quả
+ Nếu cung cấp không đủ về số lợng sẽ ảnh hởng đến tính liên tục của quá trình sản xuất, kinh doanh
Phơng pháp phân tích tình hình cung ứng NVL về số lợng là tỷ lệ % hoàn thành kế hoạch cung cấp của từng loại NVL.
Số lợng NVL loại i (i=1, n) cần mua theo kế hoạch trong kỳ đợc xác định bằng nhiều cách Song cách thông dụng nhất là tính lợng NVL cần dùng theo số lợng thành phẩm hoặc chi tiết cần sản xuất trong kỳ, theo công thức:
Mi: Nhu cầu về số lợng loại NVL i trong kỳ. q: Số lợng sản phẩm hay chi tiết cần sản xuất trong kỳ. mi: Đinh mức hao phí NVL i cho một đơn vị sản phẩm hoặc chi tiết.
1.4.1.2 Cung cấp NVL theo chủng loại
Cung cấp NVL theo chủng loại chủ yếu cần phân biệt NVL thay thế đợc và NVL không thay thế đợc.
Vật liệu có thể thay thế đợc: Là vật liệu có giá trị sử dụng tơng đơng, khi sử dụng không làm thay đổi lớn đến chất lợng sản phẩm Khi phân tích loại vật liệu này, ngoài các chỉ tiêu về số lợng, chất lợng cần chú ý đến chỉ tiêu chi phí (giá cả các loại NVL thay thÕ)
Vật liệu không thể thay thế đợc: Là vật liệu mà trong thực tế không có vật liệu khác thay thế hoặc nếu có thay thế sẽ làm thay đổi tính năng, tác dụng của sản phÈm
1.4.2 Chỉ tiêu phân tích tình hình dự trữ NVL
NVL dự trữ bao gồm tất cả các loại NVL chính, NVL phụ, nhiên liệu, động lực, công cụ lao động nhỏ hiện có ở doanh nghiệp, đang chờ đợi để đa vào tiêu dùng cho sản xuất sản phẩm Dự trữ NVL cho sản xuất là một yêu cầu khách quan
Chỉ tiêu phân tích tình hình dự trữ NVL:
+ Dự trữ tuyệt đối: Là khối lợng từng loại NVL chủ yếu, biểu hiện bằng các đơn vị hiện vật nh: tấn, kg, m, Đại lợng dự trữ tuyệt đối rất cần thiết, giúp cho doanh nghiệp tổ chức, xây dựng và hoàn thiện hệ thống kho tàng
+ Dự trữ tơng đối: Là số lợng NVL dự trữ đảm bảo sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp tiến hành liên tục trong khoảng thời gian bao nhiêu ngày Dự trữ tơng đối là rất cần thiết, giúp cho việc phân tích tình hình dự trữ các loại NVL chủ yếu trong doanh nghiệp
Dự trữ tơng đối và dự trữ tuyệt đối có quan hệ mật thiết với nhau thông qua chỉ tiêu mức tiêu dùng (hoặc cung ứng) NVL bình quân cho một ngày đêm
M: Dự trữ tuyệt đối t: Dự trữ tơng đối m: Mức tiêu dùng NVL cho sản xuất trong một ngày đêm.
Dự trữ biểu hiện bằng tiền: Là khối lợng NVL biểu hiện bằng giá trị, bằng tích số giữa đại lợng NVL dự trữ tuyệt đối với đơn giá mua các loại NVL Chỉ tiêu dự trữ biểu hiện bằng tiền rất cần thiết cho xác định nhu cầu về vốn lu động và tình hình cung ứng NVL
Phơng pháp phân tích: So sánh số lợng NVL thực tế đang dự trữ theo từng loại với số lợng NVL cần dự trữ Cao quá hoặc thấp quá đều không tốt
L ợng NVL dùng sản xuất sản phẩmL ợng NVL xuất cho sản xuất sản phẩm= L ợng NVL còn lại ch a dùng đến-
L ợng NVL dùng sản xuất sản phẩmL ợng NVL xuất cho sản xuất sản phẩm L ợng NVL cần dùng trong kỳ
Hệ số đảm bảo NVL cho sản xuất
L ợng NVL dự trữ đầu kỳ L ợng NVL nhËp trong kú
Khối l ợng sản phẩm sản xuất
Khối l ợng NVL tồn kho đầu kỳKhối l ợng NVL nhập trong kỳKhối l ợng NVL dự trữ cuối kỳ
Mức tiêu dùng NVL cho sản xuất đơn vị sản phẩm
1.4.3 Chỉ tiêu phân tích tình hình sử dụng khối l ợng NVL vào sản xuất
Sử dụng tiết kiệm NVL là một trong những mục tiêu cơ bản để giảm chi phí NVL sản xuất, hạ giá thành sản phẩm sản phẩm, tăng mức lợi nhuận cho doanh nghiệp Bởi vậy, việc phân tích tình hình quản lý và sử dụng NVL vào sản xuất sản phẩm phải đợc tiến hàng thờng xuyên, định kỳ trên các mặt: Khối lợng NVL, định mức tiêu hao NVL để sản xuất ra đơn vị sản phẩm
+ Để phân tích tình hình sử dụng khối lợng NVL, cần xác định chỉ tiêu khối l- ợng NVL dùng cho sản xuất sản phẩm
Lợng NVL còn lại cha dùng đến, cuối kỳ kiểm kê thờng có sự chênh lệch không đáng kể Nếu lợng NVL còn lại cha dùng đến bằng không thì:
+ Để phân tích mức độ đảm bảo khối lợng NVL cho sản xuất sản phẩm, cần tính hệ số:
Các chỉ tiêu trên cần tính và phân tích cho từng loại NVL, đặc biệt đối với các loại NVL không thay thế đợc
Kết quả tính toán trên phản ánh mức sử dụng NVL vào sản xuất sản phẩm đã tiết kiệm hay lãng phí.
1.4.4 Chỉ tiêu phân tích mối quan hệ tình hình cung cấp, dự trữ và sử dụng NVL đến kết quả sản xuất kinh doanh.
Việc cung ứng, dự trữ và sử dụng NVL cho sản xuất sản phẩm đảm bảo tốt đến kết quả sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp sẽ cao Đây là mối quan hệ nhân quả. Mối quan hệ này đợc biểu hiện ở công thức sau:
Thực trạng công tác hạch toán kế toán nguyên vật liệu ở công ty in bộ tài chính
khái quát về Công ty in Tài chính
2.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển của Công ty:
Công ty in Tài chính là một doanh nghiệp Nhà nớc trực thuộc Bộ Tài Chính. Hiện nay trụ sở chính của công ty đóng tại Phờng Nghĩa Tân - Quận Cầu Giấy - Hà Néi
Nhà in Tài chính - Tiền thân của Công ty in Tài chính, đợc thành lập theo quyết định số 41/TC/QĐ/TCCB, ngày 5/3/1985 của Bộ Tài Chính.
Khi mới thành lập, Nhà in Tài chính chỉ là một xởng nhỏ, hoàn toàn phụ thuộc vào Bộ Tài Chính với số vốn ban đầu là 5 triệu đồng, 5 cỗ máy in cũ do Bộ Tài Chính điều động từ các tỉnh về Lúc đó toàn bộ cán bộ công nhân viên của Nhà in chỉ có 19 ngời, trong đó có 8 công nhân và 11 ngời thuộc bộ phận quản lý.
Trong 4 năm hoạt động từ 1985 - 1989 với số vốn ít ỏi, đội ngũ cán bộ công nhân viên cha lành nghề, máy móc thiết bị đa vào hoạt động là 3 trong tổng số 5 máy, công nhân đợc hởng lơng bao cấp dẫn đến kết quả sản xuất không cao nhà in không có quyền tự chủ trong sản xuất kinh doanh
Từ sau khi Đại hội Đảng toàn quốc lần thứ sáu (1986), nền kinh tế nớc ta từng bớc chuyển sang nền kinh tế hàng hoá nhiều thành phần vận hành theo cơ chế thị tr- ờng có sự quản lý của nhà nớc theo định hớng Xã Hội Chủ Nghĩa Do vậy đến đầu năm 1990, Nhà in chủ động đề nghị với Bộ Tài Chính giao quyền tự chủ trong sản xuất kinh doanh, hạch toán độc lập, tự trang trải, đảm bảo đời sống cán bộ công nhân viên, đồng thời đóng góp đầy đủ vào ngân sách Nhà nớc Trong điều kiện cơ chế quản lý thay đổi, với đơn vị hạch toán kinh tế độc lập, chủ động hoàn toàn trong sản xuất kinh doanh, Nhà in Tài chính có nhiệm vụ là bớc đầu tập trung cho sản xuất và làm sao cho sản xuất phát triển, kinh doanh có lãi đảm bảo và phát huy đợc nguồn vốn, ngời lao động có mức lơng bình quân đảm bảo cuộc sống Trớc nhiệm vụ trên, Nhà in Tài chính đã mạnh dạn đổi mới quy trình công nghệ sản xuất, từ công nghệ in TY - PÔ sang công nghệ in OFFSET là chủ yếu, cùng với các máy móc thiết bị khác nh tính, máy chế bản, máy xén Từ đó đến nay, Nhà in đã không ngừng hoàn thiện sản phẩm in theo hớng hiện đại, chất lợng mẫu mã không ngừng đợc nâng cao, nhờ đó mà số lợng sản phẩm sản xuất ra cũng ngày một tăng thêm, doanh thu năm sau cao hơn năm trớc, đời sống CBCNV ngày càng đợc cải thiện Có thể tóm tắt quy trình sản xuất nh sau:
Tháng 9 năm 1991 mua máy tính điện tử thay việc sắp đặt chữ chì.
Tháng 4 năm 1992 mua máy in OFFSET 4 trang hiện đại nhất của Đức trị giá
Tháng 10 năm 1993 mua máy in OFFSET khổ 52cm x 74cm 2 màu của Đức trị giá 2 tỷ 200 triệu đồng.
Năm 1994 mua máy OFFSET khổ 65cm x 100cm 2 màu của Nhật với vận tốc rÊt lín.
Do sự phát triển nhanh chóng của Nhà in Tài Chính, nên ngày 17/8/1996 theo quyết định số 925 TC/QĐ/TCCB, Nhà in Tài chính chính thức đổi tên thành Công ty in Tài chính Ngoài việc in hoá đơn chứng từ, ấn chỉ phục vụ cho ngành Tài Chính nh trớc kia, thì hiện nay Công ty còn nhận in gia công các mẫu biểu, sách báo tạp chí và nhiều loại khác, đặc biệt năm 2000 Công ty đã in tem thuốc lá phục vụ tốt công tác quản lý thuế ngành thuốc lá Đồng thời công ty còn kinh doanh vật t và làm đại lý phát hành sản phẩm in của ngành Tài chính.
Nh vậy, qua 17 năm phấn đấu và phát triển, Công ty in Tài chính đã đứng vững và khẳng định vị trí của mình trong nền kinh tế thị trờng Hiện nay, Công ty có trên
300 cán bộ nhân viên trong đó cán bộ, nhân viên quản lý có 24 ngời Công ty đã thành lập đợc một chi nhánh Công ty in Tài chính tại Thành phố Hồ Chí Minh với số lợng là 51 nhân viên, hoạt động sản xuất kinh doanh, đáp ứng tại chỗ nhu cầu về hoá đơn biên lai cho Tổng cục thuế, giảm đợc nhiều chi phí trong vận chuyển hoá đơn từ
Hà Nội vào Thành phố Hồ Chí Minh. Để có đợc những kết quả nh trên là do công ty xác định đợc hớng đi đúng trong sản xuất kinh doanh, đồng thời là sự nỗ lực phấn đấu của lãnh đạo và toàn thể cán bộ công nhân viên trong toàn công ty.
2.1.2 Đặc điểm tổ chức sản xuất in và tổ chức quản lý của công ty
2.1.2.1 Đặc điểm tổ chức sản xuất in:
Sản phẩm chủ yếu của Công ty là các hoá đơn, biên lai, tem thuốc lá, chứng từ, vé các loại là những mặt hàng in có ý nghĩa trong công tác quản lý tài chính trên toàn quốc, do đó không thể sản xuất hay tiêu thụ một cách tuỳ tiện mà phải có quy định cụ thể đối với từng mẫu mã về số lợng cũng nh chất lợng Cũng vì nhiều loại hoá đơn chứng từ, ấn chỉ có giá nh tiền phục vụ cho việc thu chi Ngân sách Nhà nớc nên yêu cầu quản lý trong việc in ấn cũng nh phát hành là rất chặt chẽ Đồng thời Công ty sản xuất sản phẩm theo đơn đặt hàng cho nên không có sản phẩm tồn kho và việc in hoá đơn và sổ sách, biểu mẫu kế toán do Bộ Tài Chính quy định, vì thế sản phẩm của công ty mang tính đặc biệt Ngoài ra Công ty cũng nhận in ấn sách báo, tạp chí, tờ lịch
Về máy móc thiết bị của công ty hiện nay là những máy móc thiết bị hiện đại, phù hợp với công nghệ in, đặc biệt là Công ty đã trang bị công nghệ in TY-PÔ phục vụ cho việc in số nhảy trong các loại ấn chỉ, ngoài ra hiện nay Công ty còn trang bị đ- ợc máy in hoá đơn đặc thù cùng nhiều máy in OFFSET hiện đại từ 2 màu đến 4 màu có in số nhảy và bấm xé răng ca Vì vậy tất cả mọi công đoạn trong quy trình sản xuất đều đợc chuyên môn hoá theo lao động và theo máy móc với đội ngũ công nhân lành
Tài liệu cần in Công nghệ in OFFSET
Sắp chữ trên vi tính
Công nghệ in TY_PÔ
Sắp chữ thủ công Đúc bản chì
Tạo bản kẽm phơi bản nghề, có trình độ chuyên môn cao Hiện nay chỉ còn một số chi tiết sản phẩm làm thủ công nh khâu tay, dán gáy còn hầu nh cả dây chuyền sản xuất đợc hiện đại hoá từ khâu mẫu mã đến khâu gói thành phẩm giao cho khách hàng
Sau khi sản phẩm đợc sản xuất ra, sản phẩm có thể đem nhập kho hoặc giao luôn cho khách hàng mà không cần qua nhập kho.
2.1.2.1.1 Quy trình công nghệ chế tạo sản phẩm:
Do đặc điểm của ngành in nói chung và của Công ty in Tài chính nói riêng là sản phẩm sản xuất ra gồm nhiều loại, chúng phải trải qua nhiều khâu gia công liên tiếp theo một trình tự nhất định mới trở thành sản phẩm Mỗi sản phẩm từ khi bắt đầu đa vào sảm xuất cho đến khi hoàn chỉnh để giao cho khách hàng phải trải qua một trong hai quy trình công nghệ sau:
- Công nghệ in OFFSET: Những sản phẩm đợc sản xuất theo công nghệ này là những sản phẩm có đặc tính phức tạp, mẫu mã đẹp nh các tạp chí, lịch, biểu mẫu kế toán Sản lợng của những sản phẩm đợc sản xuất theo công nghệ này chiếm từ 70% đến 80% sản lợng của Công ty.
- Công nghệ TY-PÔ: Những sản phẩm đợc sản xuất theo công nghệ này là những sản phẩm chỉ in số nhảy và số ký mã hiệu seri, sản phẩm chủ yếu là những ấn chỉ, biên lai, phiếu thu, vé các loại
Quy trình công nghệ sản xuất sản phẩm ở Công ty có thể đợc biểu diễn ở sơ đồ sau:
Gấp, đóng, vào bìa, cắt xén, đóng gói, hoàn thiện
Căn cứ vào quy trình công nghệ in và đặc điểm sản phẩm ngành in, Công ty tổ chức thành 3 phân xởng và 2 tổ trực thuộc phòng kế hoạch, mỗi phân xởng lại bao gồm các giai đoạn sản xuất cụ thể nh sau:
Tình hình thực tế hạch toán kế toán nvl tại công ty in tài chÝnh
2.2.1 Đặc điểm NVL của công ty:
Hiện nay do nhu cầu ngày càng đa dạng các loại sản phẩm nên các loại sản phẩm của công ty nh: hoá đơn, chứng từ, sổ sách kế toán, ấn chỉ, sách báo lại có nhiều chủng loại phong phú, mỗi đơn đặt hàng lại có sự đòi hỏi khác nhau về quy cách mẫu mã, chất lợng Do đó mà yêu cầu về chủng loại NVL của công ty cũng rất đa dạng Tuy nhiên, do Nhà nớc ta đã chuyển đổi cơ chế kinh tế sang cơ chế thị trờng nên các nguồn NVL phục vụ cho nhu cầu in ấn của công ty đều sẵn có trên thị trờng, giá cả ít giao động và công ty không cần phải dự trữ nhiều NVL trong kho Khi có nhu cầu để sản xuất kinh doanh thì bộ phận cung ứng vật t sẽ mua ngay về
NVL của công ty thờng đợc nhập kho theo hình thức sau:
+ NVL do công ty mua ngoài.
+ NVL do nhu cầu cần chuyển đổi chủng loại.
+ NVL do cha sử dụng hết, phế liệu thu hồi.
Nguồn cung cấp NVL mua ngoài của công ty chủ yếu là các đơn vị có quan hệ mua bán lâu dài, có độ tin cậy cao với công ty, là các cơ sở vật t ngành in nh: Tổng công ty giấy Việt Nam, Công ty giấy Bãi Bằng, Nhà máy giấy Vạn Điểm, Công ty Z72, Công ty giấy Việt Trì, Công ty Văn hoá phẩm Ngoài ra NVL còn có thể mua từ thị trờng trôi nổi hoặc một số mặt hàng đặc biệt trên thế giới.
Hệ thống kho tàng của công ty gồm 5 kho đợc quản lý chặt chẽ và sắp đặt phù hơpợ với nhu cầu sản xuất để dễ tìm, dễ kiểm tra:
- 1kho để đựng các loại chất lỏng.
- 1 kho đựng vật liệu phụ nh mỡ, vỏ lô nớc, cao su
2.2.2 Phân loại NVL và đánh giá NVL trong công ty
Việc phân loại NVL của công ty đợc dựa trên nội dung kinh tế và chức năng của NVL đối với quá trình sản xuất kinh doanh và yêu cầu quản lý của doanh nghiệp, bao gồm 5 loại:
NVL chính: Là những loại tham gia trực tiếp vào quá trình sản xuất Gồm: + Giấy: Công ty sử dụng trên 70 loại giấy, có nhiều khổ, kích cỡ khác nhau nh: Giấy Bãi Bằng 58g/m2 khổ (79*109), Giấy Đài Loan các loại, Giấy đặc chủng, Giấy Puluya Trung Quốc, Giấy Cácbon, Giấy Cutchê
+ Kẽm: Có nhiều loại cỡ khổ khác nhau nh: Kẽm Đức 1, Kẽm Đức 2, Kẽm ốp
4, Kẽm (55*65) chủng loại cũng khác nhau nh: mực nhũ bạc, vàng, mực phát quang, mực xanh, đỏ của Nhật, Trung Quốc, Đức
+ Mực in: Có nhiều loại màu khác nhau nh: Mực nhũ bạc, vàng, mực phát quang, mực xanh, đỏ của Nhật, Trung Quốc, Đức
+ Vật liệu phụ sử dụng thờng xuyên: Có nhiều loại nh keo dán, vỏ lô nớc, cao su, xà phòng, ghim đóng sách, giẻ lau máy
+ Vật liệu phụ ít sử dụng: Có các loại nh xăng dầu rửa máy, cồn, bông đá
Nhiên liệu: Gồm than củi, xăng, dầu điezel, dâù nhớt, trong quá trình sản xuÊt
Phụ tùng thay thế: Có nhiều loại nh chi tiết của máy móc, thiết bị (máy in, vòng bi, dao xén), cam, số nhảy và các vật liệu khác nh dây điện, bóng đèn
Phế liệu thu hồi: Bao gồm giấy xớc ở bên ngoài các lô giấy cuộn, lõi của lô giấy, các tờ in bị hỏng, bìa giấy loại, băng lề, bản kẽm đã sử dụng xong Trên cơ sở phân loại nh trên, công ty còn phân chia NVL một cách tỉ mỉ hơn theo tính năng, quy cách, phẩm chất của NVL trên cơ sở xây dựng bảng danh mục vật t
Bảng danh mục NVL chính
(một số NVL cơ bản và thời điểm giá 6/2002)
Mã vật t Tên nhãn hiệu, quy cách vật liệu ĐVT Đơn giá Ghi chú
Giấy bãi bằng cuộn 58g/m2 Giấy bãi bằng 58g/m2(84*121) Giấy bãi bằng 58g/m2(79*109) Giấy Đài Loan 60g/m2(84*108) GiÊy cuén §L 60g/m2 (84*109) kg kg kg kg
kg kg tê kg kg tÊm tÊm tÊm tÊm
Bảng danh mục nhiên liệu
(một số NVL cơ bản và thời điểm giá 6/2002)
Mã vật t Tên vật t Đơn vị Đơn giá Ghi chú
Dầu đIêgen lÝt lÝt lÝt lÝt
Bảng danh mục mực và vật t khác
(một số NVL cơ bản và thời điểm giá 6/2002)
Mã vật t Tên vật t Đơn vị Đơn giá Ghi chú
Vỏ lô nớc máy 2MĐ
Vỏ lô nớc máy KI, KII, GTÔ
Dung dịch làm ẩm kg kg kg kg kg cái mÐt m2 cuén hép kg kg
Bảng danh mục phụ tùng thay thế
(một số NVL cơ bản và thời điểm giá 6/2002)
Mã vật t Tên vật t Đơn vị Đơn giá Ghi chú
Vòng bi các loại D©y curoa
Số nhảy cái cái con
2.2.2.2 Đánh giá NVL của Công ty:
Tại Công ty các nghiệp vụ nhập NVL diễn ra không thờng xuyên, nhng số lợng và giá trị lớn Còn nghiệp vụ xuất lại diễn ra thờng xuyên, liên tục nhng số lợng và giá trị NVL xuất ra không lớn Do đó ở công ty đã sử dụng giá thực tế để đánh giá NVL
2.2.2.2.1 Giá thực tế NVL nhập kho:
Công ty có 3 xe vận tải đợc dùng chủ yếu là chở sản phẩm của công ty giao cho khách hàng Còn NVL của công ty mua, chi phí vận chuyển có thể do bên bán chi ra và chi phí này đợc cộng luôn vào giá mua, hoặc nếu chi phí vận chuyển do công ty thuê ngoài thì chi phí này không cộng vào giá mua mà kế toán hạch toán vào chi phí sản xuất chung, nh vậy giá thực tế của NVL chỉ bao gồm giá trị trên hoá đơn. Điều này làm cho giá thực tế NVL nhập kho không chính xác dẫn đến giá trị NVL xuất kho để sản xuất kinh doanh cũng không chính xác
Ví dụ: Căn cứ vào hoá đơn GTGT của bên bán:
Hoá Đơn (GTGT) Mẫu số 01GTKT- 3LLL
Liên 2 (giao cho khách hàng) AY/99-B
N: 033894 Đơn vị bán: Công ty In và Văn hoá phẩm Địa chỉ: Việt Trì - Phú Thọ Điện thoại: ………
Số Tài khoản: 710A-00190NHCT - Chi nhánh PT
Họ tên ngời mua hàng: Trần Hồng Truyền Đơn vị: Công ty in Tài chính Địa chỉ: Cầu Giấy - Hà Nội
Số tài khoản: 431101000014HNNN - Hà Nội Chi nhánh quận Ba Đình. Điện thoại: 8362548 - 8360519 Fax (84-4) 7544894
TT Tên hàng hoá dịch vụ ĐVT Số lợng Đơn giá Thành tiền
01 Giấy poluya TQ khổ(79*109) kg 40.054 11.73
ThuÕ suÊt thuÕ GTGT: 10% TiÒn thuÕ GTGT: 46.983.342 Tổng cộng tiền thanh toán: 516.816.762
Số tiền viết bằng chữ: Năm trăm mời sáu triệu, tám trăm mời sáu ngàn, bảy trăm sáu hai đồng chẵn./
Ngời mua hàng Kế toán trởng Thủ trởng đơn vị
Và thực tế nhập kho, kế toán tiến hành nhập kho:
Giá trị thực tế NVL tồn kho tr ớc khi nhập
Số l ợng NVL tồn kho tr ớc khi nhập Số l ợng NVL nhËp kho
Giá trị thực tế NVL nhËp kho +
Số l ợng NVL xuÊt kho
Poluya xuÊt kho sau ngày 24/10/2001
Giá trị NVL tồn kho đầu kú
Giá trị NVL nhập kho Giá trị NVL xuất kho tr íc lÇn nhËp +
Số l ợng tồn kho tr ớc khi nhập Số l ợng nhËp kho
Sè: 230 Tên ngời nhập: Công ty In và Văn hoá phẩm Địa chỉ: ………
Theo chứng từ số: 03894 - Ngày 24/6/2002
Nhập vào kho: Chị Liên
Số lợng Giá đơn vị
Céng 516.816.762 ấn định số tiền bằng chữ: Năm trăm mời sáu triệu, tám trăm mời sáu ngàn, bảy trăm sáu hai đồng chẵn./. Đã K.S và nhận đủ
Thủ kho Ngời nhập Trởng phòng vật t Phụ trách đơn vị
2.2.2.2.2 Giá thực tế NVL xuất kho:
Giá thực tế của NVL xuất kho của công ty là giá bình quân gia quyền của từng lần xuất, căn cứ vào sổ chi tiết của từng NVL.
Ví dụ: Cụ thể trên sổ chi tiết giấy Poluya TQ 35g/m2 (79x109), đơn giá bình quân giấy Poluya xuất kho sau lần nhập 230 ngày 24/6/2002 đợc tính:
2.2.3 Tổ chức công tác kế toán NVL ở công ty in Tài chính
2.2.3.1 Quy trình và nội dung hạch toán ban đầu:
2.2.3.1.1.1 Thủ tục nhập NVL do mua ngoài:
Phòng kế toán vật t cân đối nhu cầu NVL cho sản xuất, đối chiếu với kho, nếu nhu cấu phải mua loại NVL nào đó sẽ cử cán bộ vật t đi mua Công ty không có ban kiểm nghiệm vật t nên khi NVL mua về chỉ qua ngời mua kiểm tra trớc khi mua và làm thủ kho kiểm tra trớc khi nhập kho Khi cán bộ mua vật t về sẽ xảy ra 2 trờng hợp nh sau:
+ Trờng hợp hàng và hoá đơn cùng về:
Khi NVL mua về nhập kho cán bộ vật t ở phòng Kế hoạch vật t báo cho thủ kho và kế toán để thực hiện nhập kho Kế toán căn cứ vào số lợng thực nhập để ghi số lợng thực tế vào phiếu nhập và căn cứ theo giá hoá đơn của khách hàng bàn giao để ghi vào cột “ Giá đơn vị ”, nhân với số lợng thực nhập để ghi vào cột “ Thành tiền ” trên phiếu nhập Đồng thời kế toán xem xét số thực nhập và số trên hoá đơn nếu có chênh lệch, kế toán yêu cầu ngời giao vật t xác định số lợng thực tế nhập trên hoá đơn để theo dõi số thực tế thanh toán Sau đó kế toán giao cả 3 liên cho ng ời giao vật t, thủ trởng đơn vị, thủ kho ký nhận trên phiếu nhận Khi đã ký nhận đầy đủ thủ kho giữ lại 1 liên, 1 liên chuyển cho kế toán thanh toán cùng với hoá đơn để theo dõi thanh toán, liên còn lại để cho kế toán vật liệu giữ để ghi vào sổ chi tiết NVL.
Ví dụ: Khi nhận đợc hoá đơn GTGT và hoá đơn kiêm phiếu xuất kho của công ty giấy In và Văn hoá phẩm cùng với số giấy đã chuyển đến nhập kho, kế toán vật t viÕt phiÕu nhËp kho.
+ Trờng hợp hàng về trớc hoá đơn:
Khi NVL về kho, bộ phận vật t báo cho thủ kho và kế toán thực hiện nhập kho.
Kế toán căn cứ vào số lợng thực tế nhập để ghi số lợng thực tế vào phiếu nhập Kế toán giao cả 3 liên cho thủ kho, ngời giao vật t ký nhận Sau khi ký nhận đầy đủ, thủ kho giữ lại 1 liên, 2 liên giao cho kế toán vật t Kế tán vật t chờ khi hoá đơn về, lấy giá trên hoá đơn để ghi vào cột “ Giá đơn vị ”, nhân với số lợng nhập để ghi vào cột “ Thành tiền ” trên phiếu nhập, sau đó giao một liên cho kế toán thanh toán để theo dõi thanh toán, liên còn lại dùng để vào sổ chi tiết Mẫu phiếu nhập trong trờng hợp này giống phiếu nhập trong trờng hợp hàng và hoá đơn cùng về.
2.2.3.1.1.2 Đối với phế liệu thu hồi:
Sau mỗi chu kỳ sản xuất, sau khi bán thành phẩm của các phân xởng hoàn thành bàn giao cho các công đoạn sản xuất tiếp theo, còn một số NVL d thừa không sử dụng đợc nằm trong định mức đợc duyệt thì phế liệu đợc bán để thu hồi Riêng tài liệu in bằng giấy đặc biệt hoặc tài liệu in đợc quản lý nh tài liệu mật thì đợc kiêmr đếm chặt chẽ sau đó tiến hành đốt huỷ.
Khi bán phế liệu thu hồi, kế toán ghi:
Cã TK 721: Thu nhËp bÊt thêng.
2.2.3.1.2.1 Xuất NVL vào sản xuất:
Căn cứ vào các hợp đồng đã ký kết, phòng Kinh doanh chuyển hợp đồng đã ký cho phòng Kế hoạch vật t Căn cứ vào hợp đồng kinh tế, phòng Kế hoạch vật t tính toán lợng vật t cần thiết và giao kế hoạch sản xuất cho bộ phận sản xuất kèm phiếu xuất vật t (ba liên) cho từng hợp đồng trình phó giám đốc phụ trách sản xuất ký duyệt. Đối với mực, vật liệu phụ, nhiên liệu, phụ tùng thay thế xuất cho từng phân xởng để sản xuất cho nhiều đơn đặt hàng.
Tình hình quản lý và sử dụng NVL của Công ty
Theo số liệu thống kê việc sử dụng NVL và quý 2/2002 nh sau:
+ Tình hình sử dụng khối lợng NVL vào sản xuất đợc thông qua:
Mã vật t Tên nhãn hiệu, quy cách VL ĐVT
Tồn đầu kỳ Nhập Xuất Tồn
Sè l- ợng Thành tiền Số l- ợng Thành tiền Số lợng Thành tiền Số l- ợng Thành tiền
A100001 Giấy bãi bằng cuộn 58g/m2 kg 6 532 61 740 464 1 563 14 773 476 4 969.3 46 969 823.6
K700000 Kẽm náy Đức II(60.5*74) tấm 241 5 296 939 500 10 989 500 103 2 263 837 638 14 022 602
V00001 Vỏ lô nớc máy 2MĐ cái 115 5 232 615 22 1 001 022 93 4 231 593
Céng bảng tổng hợp nhập – xuất – tồn xuất – xuất – tồn tồn
L ợng NVL dùng sản xuất sản phẩmL ợng NVL xuất cho sản xuất sản phẩm= L ợng NVL còn lại ch a dùng đến-
L ợng NVL dùng sản xuất sản phẩmL ợng NVL xuất cho sản xuất sản phẩm L ợng NVL cần dùng trong kỳ
Hệ số đảm bảo NVL cho sản xuất
L ợng NVL dù tr÷ ®Çu kú
L ợng NVL nhËp trong kú
Công tác quản lý và sử dụng NVL trong các doanh nghiệp sản xuất là một yêu cầu khách quan cần thiết, là căn cứ để nhà quản lý có thể ra những quyết định tối u. Xác định đợc tầm quan trọng của công tác quản lý và sử dụng NVL, mỗi doanh nghiệp trong cơ chế thị trờng cần nâng cao và hoàn thiện hơn nữa công tác kế toán để đáp ứng ngày càng tốt hơn cho yêu cầu quản lý nội bộ trong doanh nghiệp và đẩy mạnh sự phát triển của nền kinh tế
Tại Công ty In Tài chính, sản phẩm chủ yếu của Công ty là hoá đơn, biên lai, tem thuốc lá, chứng từ, là những mặt hàng có ý nghĩa trong công tác quản lý tài chính trên toàn quốc, do đó không thể sản xuất hay tiêu thụ một cách tuỳ tiện mà phải có quy định cụ thể đối với từng mẫu mã về số lợng cũng nh chất lợng Ngoài ra, Công ty cũng nhận in ấn sách báo, tạp chí, tờ lịch
Do đó việc quản lý và sử dụng NVL của công ty giữ một vai trò quan trọng. Hiện nay công ty áp dụng chỉ tiêu sau để đánh giá tình hình sử dụng NVL tại công ty: Chỉ tiêu sử dụng khối lợng NVL vào sản xuất:
Do công ty sản xuất sản phẩm theo đơn đặt hang nên có ít lợng NVL còn lại cha dùng đến, cuối kỳ kiểm kê thờng có sự chênh lệch không đáng kể Nếu lợng NVL còn lại cha dùng đến bằng không thì:
+ Để phân tích mức độ đảm bảo khối lợng NVL cho sản xuất sản phẩm, cần tính hệ số:
Các chỉ tiêu trên cần tính và phân tích cho từng loại NVL, đặc biệt đối với các loại NVL không thay thế đợc
Kết quả tính toán trên phản ánh mức sử dụng NVL vào sản xuất sản phẩm đã tiết kiệm hay lãng phí.
Ví dụ: Lợng giấy bãi bẵng 58g/m2 dự trữ đầu kỳ: 7.925.016
Lợng giấy bãi bẵng 58g/m2 nhập trong kỳ: 14.616.800 Lợng giấy bãi bẵng 58g/m2 cần dùng trong kỳ: 20.337.680 Vậy hệ số đảm bảo NVL cho sản xuất
= 1,108 Bên cạch đó, để quản lý sử dụng tốt NVL, hàng năm Công ty còn:
- Không ngừng tăng chủng loại NVL lên để cải tiến sản phẩm đa dạng hơn đáp ứng đợc sự đòi hỏi của khách hàng Nh:
Chủng loại Giấy của Công ty hàng năm tăng lên nh: năm 2001 là 20 loại đến năm 2002 là 25 loại.
Mực của Công ty đa dạng có nhiều loại hơn, nhiều màu sắc hơn.
- Đồng thời, Công ty đã mở thêm chi nhánh ở phía Nam để giảm bớt chi phí NVL, hạ giá thành sản phẩm
Từ đó cho thấy tốc độ tăng trởng của doanh thu năm 2001 so với năm 2000 là 45,2% tơng ứng với số tuyệt đối là 26.55.449.500, đây là một sự cố gắng nỗ lực rất lớn của toàn Công ty, góp phần đa lợi nhuận của Công ty tăng cao trong năm 2001, tăng 67,1% Do vậy, tình hình thực hiện nghĩa vụ với Ngân sách Nhà nớc cũng đợc tăng cao, tăng 44,6% tơng ứng với số tuyệt đối là 1.777.398.720 Đảm bảo đời sống vật chất tinh thần cho ngời lao động đợc ngang bằng với nhiều doanh nghiệp lớn cùng ngành Có đợc kết quả này là sự đóng góp rất lớn của bộ máy kế toán của Công ty, trong đó có việc thực hiện tốt công tác quản lý và hạch toán NVL trong Công ty.
Tuy nhiên, công ty cha sử dụng hết các chỉ tiêu đánh giá tình hình sử dụngNVL nên vẫn còn một số chêch lệch nhỏ đáng kể.
Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác hạch toán kế toán Nguyên vật liệu tại công ty in tài Chính
Sự cần thiết, Nội dung, yêu cầu, ý nghĩa của việc hoàn thiện công tác kế toán NVL trong doanh nghiệp sản xuất
3.1.1 Sự cần thiết cuả việc hoàn thiện công tác hạch toán NVL
Theo đà phát triển mạnh mẽ nh vũ bão của cuộc cách mạng khoa học công nghệ, nền sản xuất xã hội cũng ngày càng phát triển, nền kinh tế đợc mở rộng cả về chiều rộng lẫn chiều sâu, các ngành nghề ngày càng đợc đa dạng hoá Và cùng với sự vận động này, cơ chế quản lý cũng phải thờng xuyên đổi mới, hoàn thiện để phù hợp với sự phát triển của nền sản xuất hàng hoá
Trong hệ thống công cụ quản lý kinh tế không thể không kể đến hạch toán kế toán với t cách là một bộ phận quan trọng trong hệ thống thông tin hạch toán phục vụ đắc lực cho yêu cầu quản lý kinh tế tài chính của doanh nghiệp cũng nh của nhà nớc.
Khi có sự chuyển đổi nền kinh tế từ tập trung quan liêu bao cấp sang kinh tế thị trờng, nhà nớc cho phép các doanh nghiệp chủ động trong sản xuất kinh doanh theo khuân khổ pháp luật thì hạch toán kế toán trong các doanh nghiệp ngày càng có
6 9 vai trò quan trọngvà nó cũng cần phải đổi mới, hoàn thiện theo sự thay đổi của nền kinh tÕ.
Kế toán NVL cũng không ngoại lệ, nó cũng cần phải hoàn thiện Nếu NVL không đợc hạch toán đúng đắn hay trình tự cha hợp lý, chậm chạp thì nó sẽ ảnh hởng mạnh đến một loạt các hoạt động khác nh: Việc tính giá thành cho sản phẩm, xác định lãi (lỗ), hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh và do đó quyết định của nhà quản lý đa ra cũng sẽ bị ảnh hởng.
Ngợc lại, nếu kế toán hạch toán tốt NVL thì quá trình cung cấp NVL cho sản xuất sẽ hợp lý, kịp thời đồng bộ, sẽ kiểm tra giám sát đợc quá trình sử dụng NVL nhằm tránh tiêu hao, lãng phí, qua đó có thể góp phần làm giảm giá thành sản phẩm, tạo điều kiện nâng cao hiệu quả sử dụng vốn của doanh nghiệp, tạo lợi thế cạnh tranh trên thị trờng, thúc đấy doanh nghiệp ngày càng phát triển.
Bên cạnh đó, nếu quá trình hạch toán NVL đợc thực hiện tốt ở mọi khâu từ chứng từ, luân chuyển chứng từ, tài khoản sử dụng đến việc sử dụng và ghi sổ sách sẽ giúp đỡ nhà quản lý rất nhiều trong việc đa ra quyết định Khi nhìn vào hệ thống chứng từ, sổ sách đợc ghi chép hợp lý sẽ có đợc những quyết định đúng đắn, phù hợp trong việc tiến hành thu mua, sử dụng hay bảo quản vật liệu, tạo điều kiện cho quá trình sản xuất đợc diễn ra thuận lợi
3.1.2 Các yêu cầu của việc hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu
Việc hoàn thiện công tác kế toán NVL tại các đơn vị khác nhau là không giống nhau song cũng không thể tiến hành tuỳ tiện, theo ý kiến chủ quan của một ai đó, mà công việc này đòi hỏi phải tuân theo những nguyên tắc nhất định mà khi tiến hành hoàn thiện kế toán phải chú ý:
- Nguyên tắc đầu tiên phải nhắc tới là các giải pháp hoàn thiện đa ra phải phù hợp với chế độ kế toán hiện hành, phải dựa trên các yêu cầu ban hành của Bộ Tài Chính về hệ thống các phơng pháp thực hiện hạch toán kế toán, thực hiện đúng các quy định theo biểu mẫu kế toán, các tài khoản sử dụng.
- Ngoài việc phải phù hợp với chế độ hiện hành, một nguyên tắc khác cũng rất quan trọng mà kế toán cần quan tâm là việc hoàn thiện phải phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh của đơn vị Nếu các giải pháp đa ra không theo điều kiện thực tế tại đơn vị, không thể ứng dụng đợc thì việc hoàn thiện cũng không có ý nghĩa
- Ngoài ra, khi hoàn thiện kế toán NVL cần căn cứ trên cơ sở trình độ của nhân viên kế toán tại dơn vị để theo đó phân công công tác cho mỗi thành viên sao cho đạt hiệu quả công việc cao nhất.
- Các giải pháp hoàn thiện đa ra cần mang tính hiệu quả kinh tế cao Nếu chỉ là một giải pháp khác mang tính thay đổi mà không mang lại hiệu quả kinh tế thì công việc hoàn thiện không có ý nghĩa nữa Các giải pháp đa ra có tính khoa học và khả thi Tính khoa học của giải pháp nhằm đạt đến mục đích là thông tin kế toán đa ra phải cập nhập, chính xác và có hiệu quả cao, đồng thời giải pháp phải có tính thực hiện đợc, không gây xáo trộn trong tổ chức và hoạt đông của kế toán.
- Những sửa đổi trong giải pháp hoàn thiện phải phù hợp với t duy để kế toán có thể hiểu và nắm bắt đợc, trên cơ sở đó kế toán mới có thể thực hiện đợc thuần thục công việc của mình Mặt khác, các giải pháp hoàn thiện phải có khả năng thực hiện trong thời gian dài hiệu quả khi có cả sự thay đổi về chế độ, nghiệm vụ ở tơng lai để tránh sự sửa đổi liên tục
3.1.3 Nội dung hoàn thiện công tác hạch tác NVL
Việc hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu có thể thực hiện trên các nội dung sau:
Hoàn thiện hạch toán ban đầu
Hạch toán ban đầu là quá trình theo dõi, ghi chép hệ thống hoá các nghiệp vụ kinh tế phát sinh và các chứng từ kế toán để làm cơ sở cho việc hạch toán tổng hợp và hạch toán chi tiết Nó bao gồm việc xác định các chứng từ sử dụng, ngời lập chứng từ, số lợng chứng từ cần lập và trình tự luân chuyển chứng từ đó.
Trên cơ sở hệ thống chứng từ Nhà nớc ban hành và nội dung kinh tế các hoạt động trong doanh nghiệp mà vận dụng mà vận dụng các mẫu chứng từ ban đầu cho phù hợp với từng loại nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh trong hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp Các chứng từ ghi nhận sự phát sinh kinh tế phải đầy đủ các yếu tố: số lợng, chất lợng, không gian và thời gian phát sinh Cần giảm bớt số l- ợng theo chứng từ hớng dẫn sử dụng chứng từ liên hợp, chứng từ sử dụng nhiều lần hoặc sử dụng hai loại chứng từ: chứng từ bắt buộc và chứng từ hớng dẫn.
Các đơn vị có thể giảm bớt các thủ tục xét duyệt chứng từ Nội dung nghiệp vụ ghi trên chứng từ cần rõ ràng, tên vật liệu cần đợc ghi một cách thống nhất, tên danh mục phải đảm bảo tính thông dụng, dễ hiểu cho ngời tiếp nhận chứng từ Trên các chứng từ có liên quan đến nghiệp vụ thanh toán cần ghi rõ tài khoản đối ứng liên quan để thuận lợi cho công tác ghi chép và phản ánh chứng từ vào sổ kế toán Chứng từ kế toán thờng xuyên biến động, mà mỗi chứng từ có vị trí khác nhau trong quản lý và có tính vận động khác nhau nên kế toán phải xác định khâu luân chuyển chứng từ nhằm phát huy đầy đủ chức năng thông tin của nó, đồng thời phải xác định trách nhiệm của từng ngời trong khâu lập, sử dụng, lu trữ chứng từ kế toán.
mục tiêu và Phơng hớng phát triển sản xuất kinh doanh
Trong những năm gần đây, các doanh nghiệp Nhà nớc nói chung và Công ty In Tài chính nói riêng có sự phát triển khá nhanh trên nhiều mặt: Thực hiện đúng hợp đồng ký kết, đáp ứng nhu cầu khách hàng về số lợng, quy cách chủng loại
Mặt khác ngoài sự độc quyền về in hoá đơn chứng từ, ấn chỉ do Bộ Tài Chính quy định thì Công ty In Tài chính còn in theo hợp đồng đơn đặt hàng của khách hàng. Trong khi đó tính riêng trong thành phố Hà Nội đã có hơn 20 nhà in: In Tiến Bộ, In Quân Đội, In Tổng Hợp Do vậy muốn tồn tại và phát triển Công ty cần phải có những biện pháp nhất định, để gia tăng số lợng đơn đặt hàng, tạo uy tín với khách hàng một biện pháp không thể không nhắc đến là giảm giá bán cũng có nghĩa là tiết kiệm hợp lý các chi phí hạ giá thành Muốn vậy tổ chức công tác kế toán nói chung, công tác kế toán tập hợp chi phí NVL nói riêng phải khoa học hợp lý, nh vậy mới cung cấp thông tin có giá trị giúp cho nhà quản lý từ việc phân tích từng khoản mục chi phí trong từng khâu, tìm ra những mặt còn lãng phí cha hợp lý, đa ra những biện pháp, giải pháp phù hợp kịp thời
Một số chỉ tiêu chính của công ty In Tài chính năm 2003:
Trang in tiêu chuẩn (13x19) 2.968 tỷ trang tăng 3% so với 2002 Doanh thu 90.560.257.256 t¨ng 6% so víi 2002 Nộp ngân sách Nhà nớc 6.321.011.215 tăng 9,71% so với 2002 Lợi nhuận 3.782.542.361 tăng 15,5% so với 2002 Thu nhập bình quân ngời lao động 1.921.000 tăng 4,91% so với 2002
3.2.2 Ph ơng h ớng Để đạt đợc các mục tiêu đã đề ra, phơng hớng phát triển của Công ty trong thời gian tới là:
Về thị trờng: Công ty tiếp tục mở thêm các chi nhánh ở các tỉnh, thành phố nhằm đáp ứng nhu cầu về hoá đơn, biên lai cho Tổng cục thuế, giảm đợc nhiều chi phí trong vận chuyển hoá đơn từ Hà Nội tới các tỉnh, thành phố khác
Về sản xuất: Công ty cần tăng cờng đầu t, đổi mới quy trình công nghệ sản xuất để hoàn thiện sản phẩm in theo hớng hiện đại, chất lợng mẫu mã đợc nâng cao, nhờ đó mà số lợng sản phẩm sản xuất sẽ tăng cao.
Về nguồn nhân lực: Công ty tiến hành đào tạo, nâng cao trình độ nghiệp vụ cho cán bộ công nhân viên để đáp ứng đòi hỏi khắt khe của thị trờng, không ngừng nâng cao chất lợng sản phẩm Thêm vào đó, Công ty chủ trơng trẻ hoá đội ngũ cán bộ, kết hợp sự năng nổ, nhiệt tình sáng tạo của tuổi trẻ với kinh nghiệm của các thế hệ đi trớc nhằm tạo ra động lực mới cho sự phát triển bền vững của Công ty.
Về quản lý các nguồn lực tài chính: Với phơng châm đáp ứng đủ cho yêu cầu, tự chủ cao trong quản lý, tiết kiệm trong sử dụng, góp phần sử dụng có hiệu quả mọi nguồn lực của Công ty.
Một số nhận xét công tác kế toán nguyên vật liệu tại công
Công ty In Tài chính là một đơn vị trẻ đi lên từ một xởng nhỏ trực thuộc Bộ Tài Chính đến nay vừa tròn 15 năm Với những thăng trầm cũng nh hạn chế khi chuyển sang nền kinh tế thị trờng, Công ty đã từng gặp phải những khó khăn tởng nh không thể đứng vững, đã có lúc phải ngừng sản xuất cho công nhân nghỉ không lơng, nhng đợc sự giúp đỡ và chỉ đạo của Bộ Tài Chính cùng với sự lỗ lực của lãnh đạo và cán bộ trong Công ty đã vợt qua đợc khó khăn tìm hớng đi mới hoà mình với nền kinh tế thị trờng trong cơ chế đổi mới.
Nhờ vậy uy tín của công ty ngày càng đợc nâng cao và củng cố trên thị trờng.
Có đợc nh vậy là nhờ chiến lợc phát triển kinh doanh đúng đắn cũng nh sự đoàn kết nhất trí của tập thể cán bộ công nhân viên trong Công ty, trong đó có sự đóng góp không nhỏ của đội ngũ kế toán tài chính.
Công ty đã quản lý tốt từ khâu sản xuất đến khâu quản lý tài chính đặc biệt là công tác kế toán, có những biện pháp phát huy triệt để vai trò, tác dụng của nó Và đóng góp tích cực cho sự phát triển của Công ty.
Sau một thời gian thực tập tại Công ty In Tài chính, đợc tiếp xúc với cán bộ, nhân viên kế toán cũng nh phần hành kế toán mà họ phụ trách, em thấy việc hạch toán kế toán của Công ty có những u và nhợc điểm sau:
1 Về hệ thống tài khoản
Công ty tổ chức hệ thống chứng từ, vận dụng hệ thống tài khoản kế toán đúng với chế độ và biểu mẫu do Bộ Tài chính ban hành và để phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh của mình, Công ty đã mở chi tiết theo từng phân xởng.
2 Về hệ thống sổ sách kế toán
Hệ thống sổ sách kế toán đợc mở tơng đối đầy đủ và phù hợp với việc ghi chép thờng xuyên đúng quy trình hạch toán tạo điều kiện thuận lợi cho công tác kế toán trong việc đối chiếu.
3 Về công tác quản lý
Công ty đã tổ chức tốt trong việc quản lý NVL thông qua việc quản lý theo mã số, NVL đợc mở chi tiết cho từng loại cụ thể do vậy có thể biết chính xác đợc số lợng Nhập - Xuất - Tồn của từng loại để có kế hoạch cho công tác kế hoạch vật t
4 Về tổ chức bộ máy kế toán
Bộ máy kế toán ở Công ty đợc tổ chức gọn nhẹ, tập trung nhng vẫn phát huy tính hiệu quả và năng lực của từng ngời trong công việc.
Bên cạnh những u điểm đã đạt đợc, việc quản lý và sử dụng NVL cũng nh công tác kế toán NVL ở công ty còn có một số hạn chế cần cải tiến và hoàn thiện Cụ thể là:
1 Về xây dựng định mức NVL tiêu hao
Hiện nay, Công ty vẫn cha xây dựng đợc định mức NVL tiêu hao, mặc dù Ban lãnh đạo và những ngời có chuyên môn đã nhiều lần đề ra những phơng hớng, giải pháp để định mức NVL tiêu hao nhng vẫn cha có một giải pháp nào hữu hiệu, phù hợp với đặc điểm tình hình sản xuất kinh doanh của Công ty vì sản phẩm ngành in vô cùng phức tạp.
Công ty không thành lập ban kiểm nghiệm NVL khi mua NVL về không kiểm tra đợc khách quan về số lợng, chất lợng cũng nh chủng loại Điều này dẫn đến NVL nhập kho có những lúc có chủng loại không đảm bảo qui cách chất lợng, số lợng theo yêu cầu của kế hoạch sản xuất Ngoài ra có loại NVL để tồn kho lâu ngày dẫn đến kém chất lợng.
Việc đánh giá NVL nh trình bày, NVL ở công ty chủ yếu do mua ngoài, mà nguồn mua ngoài là ở trong nớc Kế toán đã không phản ánh chính xác giá trị NVL thực tế nhập kho Giá trị NVL thực tế nhập kho chính bằng giá ghi trên hoá đơn không cộng với chi phí vận chuyển do công ty chịu Chi phí vận chuyển do công ty chịu đợc hạch toán vào bên nợ tài khoản 627 Nh vậy giá trị thực tế nhập kho là không chính xác dẫn đến giá trị NVL xuất kho để sản xuất kinh doanh cũng không chính xác.
3 Về tổ chức hạch toán NVL
Việc hạch toán chi phí NVL trực tiếp không hạch toán mực dùng để in sản phẩm mà lại hạch toán vào chi phí sản xuất chung là không chính xác Bên cạnh đó, việc phân bổ chi phí sản xuất chung theo tiêu thức phân bổ chi phí NVL trực tiếp là không hợp lý.
4 Về tổ chức theo dõi hạch toán phế liệu thu hồi ở công ty phế liệu thu hồi nhập kho không đợc làm thủ tục nhập kho, mà chỉ đợc lập thành biên bản trớc khi giao cho khách hàng Điều này có thể dẫn đến tình trạng bị mất mát, hao hụt phế liệu thu hồi số tiền thu nhập này lại đợc hạch toán vào bên có của tài khoản 721
Công ty tiến hành kiểm kê và đánh giá NVL vào thời điểm cuối năm Điều này lại một lần nữa làm cho công tác kế toán tập trung vào một thời điểm với khối lợng công việc lớn, hơn nữa, với mỗi loại NVL nh giấy in, mực in, lại chia ra làm nhiều loại có tính chất, đặc điểm lý, hoá học khác nhau thì việc kiểm kê, đánh giá mỗi loạiNVL đòi hỏi rất nhiều thời gian và sự chính xác cho từng loại vật liệu.
Các giải pháp nhằm hoàn thiện công tác hạch toán nguyên vật liệu ở công ty in tài chính
Do vẫn còn tồn tại một số nhợc điểm về công tác kế toán NVL tại công ty In Tài chính mới nêu ở phần trên cũng nh để phù hợp với đặc điểm tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh, phù hợp với bộ máy kế toán của công ty, dới góc độ là một sinh viên thực tập em xin nêu ra một số ý kiến đề xuất nhằm khắc phục, củng cố, hoàn thiện công tác quản lý và hạch toán NVL.
Giải pháp 1: Xây dựng định mức NVL
Nguyên vật liệu trực tiếp sử dụng vào sản xuất sản phẩm, dịch vụ phụ thuộc vào loại sản phẩm cần sản xuất, đơn giá mua thực tế và chi phí của loại vật liệu đó. Đối với vật liệu chính khi xác định mức chi phí cần xem xét hai yếu tố:
+ Số lợng nguyên vật liệu tiêu hao cho một đơn vị sản phẩm.
+ Đơn giá vốn thực tế của nguyên vật liệu đó.
Trớc hết cần căn cứ vào loại sản phẩm để xác định số lợng NVL chính tiêu hao cho một đơn vị sản phẩm sản xuất Theo nguyên tắc chung khi xác định số lợng NVL chính tiêu hao định mức cho một đơn vị sản phẩm phải căn cứ vào loại sản phẩm, khả năng thay thế NVL, trình độ sử dụng NVL của công nhân hay máy móc thiết bị, số NVL hao hụt (nếu có) Công thức xác định mức số lợng NVL chính tiêu hao cho một đơn vị sản phẩm: Định mức số lợng NVL chính tiêu hao cho 1 §VSP
Số lợng NVL chính tiêu hao để sản xuất 1 §VSP
+ Số lợng NVL chính hao hụt định mức Định mức đơn giá NVL: khi xây dựng định mức đơn giá NVL chính phải tính cho từng thứ NVL tiêu dùng cho sản xuất từng loại sản phẩm Căn cứ vào việc nghiên cứu giá thị trờng, nguồn cung cấp NVL và một số điều kiện khác nh giá cớc phí vận chuyển, phơng tiện vận chuyển để tính đơn giá mua thực tế và chi phí mua của số vật liệu xuất dùng và áp dụng công thức sau: Định mức chi phí NVL chính tiêu hao cho 1 §VSP
= Định mức số lợng NVL tiêu hao cho 1 ĐVSP x Định mức đơn giá
NVL tiêu hao ý nghĩa của việc xây dựng định mức vật t: Việc xây dựng định mức vật t là thực sự cần thiết, do đặc điểm kinh tế của đơn vị việc tiến hành xây dựng định mức vật t nên giao cho phòng vật t đảm nhận Bên cạnh đó cũng cần có sự góp ý, bổ sung, cung cấp thông tin của kế toán để xây dựng định mức vật liệu tiêu hao thực tế qua các thời kỳ cũng nh sự thay đổi, biến động của giá cả Xây dựng định mức vật t cần thiết phải phù hợp với đặc điểm của doanh nghiệp và tình hình thị trờng về mặt giá cả. Định mức trớc khi đợc thông qua chính thức cần có sự xem xét và đồng ý của phòng kế toán Hơn nữa, kế toán trên cơ sở ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh về vật liệu cũng cần phải đối chiếu so sánh với định mức một cách thờng xuyên và thông báo thông tin kịp thời tình hình sử dụng vật liệu so với định mức đã lập cho ngời quản trị doanh nghiệp, từ đó có thể đa ra những quyết định sản xuất kịp thời
Giải pháp 2: Đánh giá lại NVL thực tế nhập kho
Trờng hợp NVL mua ngoài mà chi phí thu mua do công ty chịu thì kế toán hạch toán:
Nợ TK 152: Giá NVL cha có thuế
Chi phí mực phân bổ cho hợp đồng A
Tổng chi phí mực phát sinh trong kỳ Tổng chi phí định mức của mực trong kỳ
= Tổng chi phí định mức về mực hợp đồng Ax
Nợ TK 133(1331): Thuế GTGT đợc khấu trừ
Có TK 331: Giá ghi trên hoá đơn Và:
Nợ TK 627: Chi phí vận chuyển NVL
Cã TK 111,112: Chi phÝ vËn chuyÓn
Nh vậy việc tính giá thực tế NVL nhập kho cha đợc chính xác
Giá thực tế NVL nhập kho = Giá mua + Chi phí thu mua Vậy kế toán nên hạch toán nh sau:
Nợ TK 152: Giá thực tế nhập NVL(bao gồm cả chi phí thu mua)
Nợ TK 133(1331): Thuế GTGT đợc khấu trừ
Có TK 331, 111, 112: Tổng số tiền thanh toán.
Giải pháp 3: Hoàn thiện hạch toán kế toán NVL
+ Hoàn thiện hạch toán kế toán NVL mực
Hiện nay tại công ty việc hoạch toán mực dùng để in tài liệu vào chi phí sản xuất chung theo em là không hợp lý và chính xác Ta biết rằng mực là một loại vật liệu tham gia trực tiếp vào việc cấu thành nên sản phẩm (các ấn chỉ ngành in) do vậy mực phải hạch toán vào khoản mục chi phí NVL trực tiếp Kế toán nên mở thêm TK
6213 chi phí mực để phản ánh những chi phí về mực xuất dùng cho sản xuất Phòng kế hoạch cần phải nộp định mức về mực dùng để in cho từng hợp đồng Do mực xuất dùng đợc dùng cho nhiều hợp đồng không thể hạch toán trực tiếp cho từng hợp đồng đợc, do vậy kế toán cần phân bổ mực theo định mức đã đợc lập theo cách sau:
Nợ TK 6213: Chi phí mực trong kỳ
Kế toán nên mở sổ chi tiết mực xuất trong kỳ, sổ này dùng để theo dõi số lợng và giá trị mực xuất trong kỳ theo các phiếu xuất kho số tổng cộng cuối kỳ sẽ đợc tập hợp vào sổ tổng hợp TK 6213 chi phí mực Sau đó tiến hành phân bổ cho từng hợp đồng và ghi vào bảng báo cáo giá thành thực tế theo khoản mục chi phí NVL trực tiÕp
Việc sử dụng định mức in cho mỗi hợp đồng sẽ góp phần tiết kiệm chi phí cho quá trình sản xuất
+ Hoàn thiện việc phân bổ chi phí sản xuất chung tại Công ty
Tại Công ty In Tài chính, việc phân bổ chi phí sản xuất chung theo tiêu thức phân bổ của chi phí NVL trực tiếp là không hợp lý Do chi phí NVL trực tiếp của
Công ty chủ yếu là giấy mà giấy có rất nhiều chủng loại với giá cả khác nhau Chi phí
NVL trực tiếp lớn không có nghĩa với việc sử dụng máy móc nhiều Bởi vậy, Công ty nên phân bổ chi phí sản xuất chung theo tiêu thức trang in tiêu chuẩn Mỗi hợp đồng còn căn cứ vào số lợng, số trang, kích thớc của trang in để quy về trang in tiêu chuẩn
Cuối kỳ, chi phí sản xuất chung đợc phân bổ nh sau:
Chi phí sản xuất chung phân bổTổng chi phí sản xuất chung phát sinh trong kỳ
Tổng số trang in tiêu chuẩn đạt đ ợc trong kỳ
Số trang in tiêu chuẩn của hợp đồng Ax
Giải pháp 4: Hoàn thiện việc tổ chức theo dõi hạch toán phế liệu thu hồi
Hiện nay, kế toán hạch toán nh sau:
Nợ TK 111, 112, 131: Theo giá ghi trên hoá đơn
Có TK 721: Theo giá ghi trên hoá đơn Tuy nhiên, để quản lý chặt chẽ phế liệu thu hồi, sau 7 ngày hoặc 10 ngày Công ty cần tiến hành nhập kho phế liệu, khi xuất bán phế liệu thu hồi tiền ngay, kế toán cũng phải ghi giá vốn của hàng bán và doanh thu bán hàng nh đối với trờng hợp tiêu thụ thành phẩm hàng hoá.
Phản ánh giá bán của phế liệu xuất bán:
Nợ TK 632: Theo giá bán ớc tính
Có TK 152: Theo giá bán ớc tính Phản ánh doanh thu bán phế liệu:
Có TK 511: Doanh thu bán phế liệu
Giải pháp 5: Hoàn thiện thủ tục xuất kho NVL dùng cho sản xuất kinh doanh Để cho thủ tục xuất NVL dùng cho sản xuất không cồng kềnh, giảm bớt khối lợng công việc thì ở công ty nên tổ chức cơ cấu phù hợp của phòng Kế hoạch vật t trên cở sở viết phiếu yêu cầu cấp vật t xác định số vật t phải cấp cho bộ phận sản xuất, lập phiếu xuất thành ba liên: một liên giữ lại lu, một liên giao cho thủ kho để vào thẻ kho, một liên giao cho kế toán NVL để vào sổ chi tiết thay cho phiếu cấp NVL và kế toán không phải lập phiếu xuất kho NVL nữa
Giải pháp 6: Hoàn thiện công tác kiểm kê NVL
Theo em, việc kiểm kê NVL có thể tiến hành theo từng quý để hạn chế khối l - ợng công việc vào thời điểm cuối năm Công ty nên tiến hành lập Biên bản kiểm kê theo mẫu quy định với đầy đủ các yếu tố cơ bản.
Trong trờng hợp kiểm kê phát hiện NVL kém phẩm chất (điều này Công ty cha tính đến nhng rất có thể xảy ra do đặc điểm NVL sử dụng tại Công ty rất đa dạng) tuỳ theo từng nguyên nhân mà Ban thanh tra kiểm kê của đơn vị sẽ đa ra những quyết định xử lý những NVL h hỏng, kém phẩm chất đó; có thể là bắt bồi thờng hoặc đa vào chi phí bất thờng của đơn vị Khi đó, kế toán sẽ căn cứ vào quyết định xử lý NVL h hỏng để tiến hành định khoản nh sau:
Nợ TK 138, 821: Trị giá NVL giảm do chất lợng giảm.
Giải pháp 7: Hoàn thiện kế toán chi tiết NVL ở công ty
Bảng tổng hợp Nhập - Xuất - Tồn NVL
Ghi cuối tháng Đối chiếu số liệu
Giải pháp 8: Hoàn thiện các chỉ tiêu đánh giá tình hình quản lý sử dụng NVL
- Xây dựng chỉ tiêu cung cấp NVL của công ty để xác định NVL sử dụng có hiệu quả hơn.
- Xây dựng chỉ tiêu phân tích mối quan hệ tình hình cung cấp, sử dụng NVL đến kết quả sản xuất kinh doanh Đánh giá chung:
Trên cơ sở thực tế công tác NVL của Công ty, các phơng án đề xuất đa ra nhằm khắc phục những hạn chế, phát huy đợc những u điểm của công tác hạch toán NVL của Công ty Hoàn thiện công tác quản lý NVL giúp cho quá trình sản xuất của Công ty đợc liên tục, sản phẩm làm ra có chất lợng cao, thoả mãn đợc những nhu cầu của khách hàng và có uy tín trên thị trờng, mặt khác còn tiết kiệm đợc chi phí và hạ giá thành sản phẩm nhng vẫn đạt đợc chất lợng cao giúp cho sản phẩm có thể cạnh tranh với các sản phẩm khác cùng loại trên thị trờng.