Hoàn thiện công tác hạch toán nguyên vật liệu tại công ty thiết bị đo điện 1

1 Lời mở đầu Xu mở cửa hội nhập với kinh tế khu vực giới mặt cho doanh nghiệp Việt Nam tiếp cận thị trờng rộng lớn, mặt khác làm cho doanh nghiệp phải chịu sức ép cạnh tranh mạnh mẽ từ bên Trong hoàn cảnh doanh nghiệp phải tìm biện pháp nhằm tăng cờng sức cạnh tranh Một biện pháp có hiệu nâng cao chất lợng sản phẩm hạ thấp giá thành sản phẩm Để tiến hành hoạt động sản xuất kinh doanh, doanh nghiệp sản xuất hay doanh nghiệp công nghiệp cần thiết phải có đủ yếu tố là: Đối tợng lao động, t liệu lao động sức lao động, để đảm bảo cho trình sản xuất đợc tiến hành bình thờng liên tục Trong hoạt động sản xuất doanh nghiệp, nguyên vật liệu đối tợng lao động, ba yếu tố trình sản xuất có vai trò vô quan trọng để tạo nên hình thái vật chất sản phẩm Vì chi phí vËt liƯu thêng chiÕm mét tû lƯ lín toµn chi phí sản xuất giá thành sản phẩm Do việc tổ chức tốt công tác kế toán vật liệu có tác dụng tích cực đến trình sản xuất, giúp quản lý sử dụng chặt chẽ tiết kiệm vật t góp phần hạ giá thành sản phẩm, tăng tích luỹ cho doanh nghiệp nh thúc đẩy hiệu sử dụng vốn lu động Vì đầu t mua sắm đổi công nghệ sản xuất đại, doanh nghiệp cần trọng đến nguyên vật liệu, đến công tác kế toán vật liệu cho ngày phù hợp với điều kiện sản xuất doanh nghiệp Công ty Thiết bị đo điện chuyên sản xuất thiết bị điện, sản phẩm xí nghiệp nhiều năm đà đợc thị trờng chấp nhận, uy tín doanh nghiệp với khách hàng ngày đợc nâng cao nhờ chất lợng sản phẩm không ngừng đợc hoàn thiện, quy cách mẫu mà số lợng sản phẩm đợc giao thời hạn đà ký kết hợp đồng Kế toán vật liệu có vai trò quan trọng việc thực mục tiêu nói Tổ chức công tác kế toán tốt đảm bảo cho việc cung cấp đầy đủ, chất lợng lúc cho sản xuất, giúp cho trình sản xuất diễn nhịp nhàng, kế hoạch, tránh làm ứ đọng vốn phát sinh chi phí không cần thiết để nhằm tăng sức cạnh tranh sản phẩm thị trờng nh tăng lợi nhuận cho Công ty Với ý nghĩa coi trọng cải tiến nâng cao hoàn thiện công tác quản lý hạch toán vật liệu doanh nghiêp sản xuất vấn đề cần thiết, khách quan Đối với Công ty Thiết bị đo điện Tổng công ty thiết bị kỹ thuật điện doanh nghiệp mà nguyên vật liệu chiếm tới 70% giá thành sản phẩm vấn đề làm để quản lý, hạch toán nguyên vật liệu cách hợp lý vừa chế độ chung lại phù hợp với điều kiện riêng Công ty lại xúc Qua thời gian thực tập Công ty Thiết bị đo điện với hớng dẫn nhiệt tình PGS TS Phạm Thị Gái, giúp đỡ cô phòng tài vụ em đà chọn đề tài Hoàn thiện công tác hạch toán nguyên vật liệu tạiHoàn thiện công tác hạch toán nguyên vật liệu Công ty Thiết bị đo điện Chuyên ®Ị thùc tËp tèt nghiƯp cđa em gåm hai phÇn: Phần thứ nhất: Thực trạng hạch toán nguyên vật liệu Công ty Thiết bị đo điện Phần thứ hai: Một số ý kiến nhằm hoàn thiện công tác hạch toán nguyên vật liệu Công ty Thiết bị đo điện Chơng I: Thực trạng hạch toán nguyên vật liệu Công ty Thiết bị đo điện 1.1 Khái quát chung công ty 1.1.1 Quá trình hình thành phát triển Công ty Thiết bị đo điện Hà Nội doanh nghiệp nhà nớc hạch toán kinh tế độc lập, tự chủ tài chính, có t cách pháp nhân Công ty Thiết bị đo điện Hà Nội có tên giao dịch EMIC (Electricity Measuring Instrument Company) trực thuộc Tổng công ty thiết bị kỹ thuật điện Bộ công nghiệp, trụ sở Công ty đặt số 10 Trần Nguyên HÃn Hoàn Kiếm Hà Nội Tổng diện tích đất 11750 m 2, tiền thân Công ty phân xởng đồng hồ thuộc nhà máy chế tạo biến Bộ khí luyện kim cũ Ngày 1/4/1983 theo Quyết định số 176 Bộ khí luyện kim, Công ty đợc thức thành lập với tên gọi ban đầu nhà máy chế tạo thiết bị đo điện Trong thời kỳ đầu đợc thành lập, c¬ së vËt chÊt kü tht cịng nh tiỊn vèn nhà máy nghèo nàn, lạc hậu Số vốn đầu t ban đầu nhà nớc cấp 10.267.000VND, số công nhân viên có 300 ngời (50% nam, 50% nữ), cấp bậc thợ bình quân 3/7 Sản phẩm chủ yếu nhà máy thời kỳ loại máy phát điện có công suất 200 kw (chiếm 70% tổng giá trị sản lợng) thiết bị đo điện nh công tơ pha, công tơ pha, đồng hồ vôn ampe, máy biến dòng hạ (chiếm 30% tổng giá trị sản l (chiếm 30% tổng giá trị sản lợng) Trong giai đoạn 1989 -1990, biến đổi tình hình kinh tế nớc đà đặt nhà máy trớc thách thức lớn Trớc hết chuyển đổi chế sản xuất kinh doanh nhà nớc từ bao cấp sang hạch toán kinh doanh Mặt khác mạng lới điện quốc gia ngày phát triển, nhà máy thuỷ điện vào hoạt động đà làm cho nhu cầu thị trờng thay đổi: Nhu cầu dùng máy phát điện giảm, đồng thời nhu cầu loại thiết bị điện gia tăng Với động sáng tạo ban lÃnh đạo nhà máy đà nhanh chóng tiếp cận nhu cầu thị trờng, sáng tạo sản xuất nâng cao chất lợng sản phẩm Ban lÃnh đạo nhà máy đà nắm bắt đợc nhu cầu định thay đổi nhiệm vụ sản xuất, thay đổi cấu sản phẩm từ chỗ sản xuất máy phát điện chuyển sang sản xuất thiết bị đo điện Năm 1991 tận dụng sách mở cửa nhà nớc nhờ có lợi thơng mại nhà máy đà cho xây dựng nhà khách Bình Minh với số phòng ban đầu 27 phòng Đến cuối năm 1991 nhà khách đà vào hoạt động, nhờ giải đợc số công ăn việc làm cho cán công nhân viên nhà máy Hiện nay, nhà khách đà đợc nâng cấp thành khách sạn Bình Minh với 75 phòng, có 35 phòng ngủ 40 văn phòng đại diện Để phù hợp thuận tiện cho việc sản xuất kinh doanh, ban lÃnh đạo nhà máy đà định đổi tên thành Công ty Thiết bị đo điện vào ngày 1/6/1994 với tên giao dịch EMIC Năm 1995 để đáp ứng nhu cầu thị trờng số lợng chất lợng sản phẩm, Công ty đà mở rộng sản xuất, đặc biệt đổi thiết bị công nghệ Công ty đà ký hợp đồng thức chuyển giao công nghệ xuất sản phẩm với hÃng LANDIS GYR Thuỵ Sỹ Sau nhận chuyển giao công nghệ, sản lợng công tơ điện sản xuất đà đợc nâng lên từ 400.000 chiếc/năm lên 700.000 chiếc/năm, chất lợng sản phẩm đạt tiêu chuẩn quốc tế IEC 521 Thị phần nội địa Công ty chiếm khoảng 90%, thực xuất sang thị trờng khu vực số nớc Banglađet, Srilanca, Mỹ (chiếm 30% tổng giá trị sản l thông qua viƯc bao tiªu xt khÈu cđa h·ng Landis and Gyr Để công tác chất lợng vào nề nếp đảm bảo yêu cầu Thụy Sỹ, Công ty đà ký hợp đồng t vấn với hÃng AFAQ ASCERT quốc tế việc thực đảm bảo chất lợng theo tiªu chuÈn quèc tÕ ISO 9001 Sau mét thêi gian t vấn đến tháng 2/1999, Công ty thức đợc cấp chứng đạt tiêu chuẩn ISO 9001, số No QUAL/1999/11403, trở thành doanh nghiệp nhà nớc Việt Nam đợc cấp chứng Đi đôi với việc nâng cao chất lợng sản phẩm, thay đổi mẫu mÃ, Công ty không ngừng đào tạo, bồi dỡng đội ngũ cán công nhân viên nhằm nâng cao trình độ quản lý kỹ thuật đáp ứng tốt với yêu cầu chế độ hạch toán kinh doanh đồng thời thờng xuyên hoàn thành kế hoạch nhà nớc giao thực nghiêm túc thông t bảo toàn phát triển vốn Tóm lại, động sáng tạo ban lÃnh đạo Công ty cïng víi ý thøc lao ®éng cđa ngêi lao ®éng: Hoàn thiện công tác hạch toán nguyên vật liệu tạiChất lợng cao- Trách nhiệm rõ- Kỷ cơng chặt tiến độ nghiêm Công ty đà đạt đợc nhiều thành công: Từ phân xởng nhỏ, trang thiết bị cũ lạc hậu, đà trở thành công ty khang trang lòng thủ đô Công ty đợc thủ tớng phủ chủ tịch thành phố Hà Nội trao tặng khen Công ty hoàn thành kế hoạch nộp ngân sách kế hoạch khác cấp đề Số liệu dới chứng tỏ công ty ngày khẳng định thị trờng chắn bớc tiến vợt bậc Bảng số 1: Một số tiêu chủ yếu giai đoạn 2002- 2004 Chỉ tiêu Số lợng lao động (ngời) Tổng doanh thu (1000đ) Lợi nhuận (1000đ) Nộp ngân sách (1000đ) Vốn kinh doanh (1000đ) Năm 2002 Năm 2003 Năm 2004 810 186.620.537.550 10.341.590.620 8.372.572.195 37.074.988.273 810 265.244.860.935 9.873.580.460 7.228.000.850 39.800.000.000 850 351.901.404.018 10.215.940.890 7.569.150.875 41.197.583.725 Qua bảng ta thấy tình hình sản xuất công ty khả quan Từ ngày thành lập với số vốn ỏi có 10 triệu đồng, sau gần 20 năm phát triển số vốn công ty không ngừng tăng lên Cho đến nguồn vốn công ty có 39,8 tỷ đồng vốn cố định 30,268 tỷ số vốn lu động công ty la 9,532 tỷ ®ång, nh vËy tû lƯ vèn tù cã cđa công ty đầu t từ nguồn lợi nhuận lớn Công ty làm ăn có lÃi mức lợi nhuận từ hoạt động sản xuất kinh doanh, dịch vụ khách sạn, nguồn thu ngoại tệ từ cho thuê văn phòng khách sạn đạt cao Cho đến năm 2004 lợi nhuận sau thuế đạt đợc 14 tỷ, nhờ thu đợc lợi nhuận cao Công ty không ngừng đầu t mở rộng sản xuất kinh doanh quy mô sản xuất không ngừng tăng lên đà thu hút thêm nhiều lao động Khi thành lập Công ty có 310 lao động, Công ty đà có 850 lao động Ngoài thu nhập bình quân hàng tháng công nhân viên 1, triệu đồng/ tháng, số cao so với công ty thuộc doanh nghiệp nhà nớc Điều khiến cho toàn tập thể cán công nhân viên công ty yên tâm sản xuất phát triển, công ty ngày lên vững mạnh Các tiêu sản xuất kinh doanh công ty tăng lên nh: Tổng doanh thu sản xuất công ty tính từ năm 2002- 2004 liên tục tăng lên, tính riêng năm 2004 doanh thu công ty đạt 182 tỷ đồng, tăng 40% so vớ năm 2002 Do làm ăn có lÃi nên công ty chủ động khoản nộp ngân sách nhà nớc, năm2004 Công ty đà nộp cho ngân sách nhà nớc tỷ đồng Tóm lại, bớc vào sản xuất kinh doanh chế mới, công ty đà tiếp cận thị trờng, bớc đầu vợt qua trở ngại trình kinh doanh ổn định sản xuất có bớc phát triển đáng kể góp phần vào trình ổn định phát triển xà hội 1.1.2 Đặc điểm tổ chức quản lý sản xuất kinh doanh a Đặc điểm tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh công ty Xuất phát từ đặc điểm sản phẩm công ty gồm nhiều loại khác nhau, loại sản phẩm có quy trình công nghệ sản xuất riêng, việc tổ chức sản xuất công ty mang đặc thù riêng Để đáp ứng việc chuyên môn hoá sản xuất, thuận tiện cho việc quản lý sản xuất chặt chẽ Cơ cấu sản xuất Công ty đợc chia thành phân xởng, có phân xởng sản xuất phân xởng sản xuất phụ * Phân xởng 1- Phân xởng gò hàn, đột dập: Công nghệ chủ yếu cắt, đột dập, gò, hàn, chuyên sản xuất phôi thiết bị để chuyển sang phân xởng khí, thiết kế gia công trọn khung công tơ sắt, khung số, đĩa roto (chiếm 30% tổng giá trị sản l * Phân xởng 2- Phân xởng khí: Với công nghệ phay bào, tiện, nguội, nhận chi tiết từ phân xởng để cấu thành chi tiết phận sản phẩm * Phân xởng 3- Phân xởng ép nhựa: Phân xởng có nhiệm vụ sản xuất chi tiết nhựa, nhận chi tiết từ phân xởng khí chuyển sang để sơn, mạ chuyển tới phân xởng lắp ráp * Phân xởng 4- Phân xởng lắp ráp 1: Chuyên lắp ráp thành phẩm cho loại công tơ pha * Phân xởng 5- Phân xởng lắp ráp 2: Chuyên lắp ráp thành phẩm cho loại công tơ pha, máy biến dòng hạ thế, đồng hồ VA * Phân xởng 6- Phân xởng lắp ráp 3: Chuyên lắp ráp loại máy biến dòng, máy biến áp trung thế- cao * Phân xởng 7- Phân xởng điện, dụng cụ: phân xởng phụ với nhiệm vụ chính: - Chịu trách nhiệm sản xuất loại khuôn mẫu, gá lắp cung cấp cho phân xởng s¶n xt chÝnh - B¶o dìng, tu, theo dâi, bảo quản máy móc thiết bị tài sản cố định toàn công ty Bảng số 2: Sơ đồ tổ chức sản xuất công ty Kho vật liệu Phân xởng dụng PXLR1 Phân xởng gò hàn,Phân đột dập xởng Phân khíxởng ép nhựa PXLR2 KCS PXLR3 Thành phẩm Kho bán thành phẩm b Đặc điểm tổ chức máy quản lý công ty Là đơn vị hạch toán độc lập Tổng công ty thiết bị kỹ thuật điện, máy quản lý công ty đợc tổ chức theo cấp kiểu trực tuyến (từ giám đốc xuống thẳng phòng ban) Ban giám đốc trực tiếp lÃnh đạo đạo đến phân xởng sản xuất Bộ máy quản lý công ty gọn nhẹ để đảm bảo sản xuất có hiệu quản lý tốt theo chế độ thủ trởng, giúp việc cho giám đốc phòng ban chức năng, bên dới phân xởng sản xuất Chức nhiệm vụ chức danh phận: * Ban giám đốc gồm ngời: - Giám đốc: Là ngời có quyền cao định đạo hoạt động sản xuất kinh doanh công ty chịu trách nhiệm trớc công ty, Bộ công nghiệp nhà nớc - Phó giám đốc: Là ngời giúp việc cho giám đốc, phụ trách mặt kỹ thuật sản xuất, quản lý điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh, tiêu thụ sản phẩm trực tiếp đạo cho phận phân xởng đợc uỷ quyền * Các phòng ban phân xởng: - Phòng tổ chức: quản lý nhân sự, xếp cán bộ, tổ chức sản xuất, khen thởng, kỷ luật theo dõi hợp đồng lao động - Phòng kế hoạch: Xây dựng kế hoạch ngắn dài hạn (phơng án sản xuất tiêu thụ) Tiếp cận thị trờng, nắm bắt thông tin thị trờng để kịp thời đa vào sản xuất Xây dựng kế hoạch tiêu thụ tháng, quý, năm, nắm thống kê thành phẩm, bán thành phẩm Điều độ sản xuất, phối hợp với phòng ban phân tích tình hình sản xuất kinh doanh công ty - Phòng kỹ thuật: Phụ trách việc nghiên cứu thiết kế sản phẩm, chịu trách nhiệm kỹ thuật, quy trình công nghệ, tính toán đề định mức tiêu hao nguyên vật liƯu, cïng víi phßng KCS theo dâi thùc hiƯn ISO 9001 - Phòng KCS: Kiểm tra chất lợng sản phẩm từ khâu đầu đến khâu cuối Tham gia giải khiếu nại khách hàng chất lợng sản phÈm, theo dâi thêng trùc vỊ ISO 9001 - Phßng kế toán: Trực tiếp quản lý công ty mặt tài kế toán, thực hạch toán kinh doanh, giao dịch, toán với khách hàng, nhà nớc, tính trả lơng cho cán công nhân viên - Khách sạn: Hiện khách sạn Bình Minh cha hạch toán độc lập, khách sạn có bố trí nhóm kế toán hàng ngày hạch toán theo kiểu báo cáo sổ cuối tháng báo cho phòng kế toán để hạch toán chúng với công ty - Phòng vật t: Căn vào lợng vật t tồn kho định mức tiêu hao nguyên vật liệu mà lập kế hoạch vật t, quản lý loại vật t - Phòng hành chính: Làm công tác xà hội nh quản lý công trình công cộng, môi trờng, đời sống cán công nhân viên, đảm bảo y tế sức khoẻ cho lao động công ty - Phòng bảo vệ: Bảo vệ trật tự trị an tài sản công ty, giám sát việc chấp hành quy chế vào công ty Tiến hành tuần tra canh gác, phụ trách tự vệ, phòng chữa cháy, bÃo lụt - Các phân xởng: Mỗi phân xởng có quản đốc phó quản đốc, nhân viên kinh tế giúp việc cho quản đốc việc quản lý vật t, lao động tiền lơng, thiết bị sản xuất phân xởng Mỗi phòng ban có trởng phòng, phòng lớn nh phòng kỹ thuật, phßng KCS cã phã phßng Trëng phßng gióp viƯc cho giám đốc quản lý theo ngạch chuyên môn Bảng số 3: Sơ đồ máy quản lý công ty Giám đốc Phó giám đốc K sạn P kÕ P tỉ P kü P KC P hµnh P kÕ P vË P lao P b¶o h Ët hy tế g Các phân xởng 1.1.3 Đặc điểm tổ chøc bé m¸y kÕ to¸n Bé m¸y kÕ to¸n cđa công ty hình thành phát triển với đời phát triển công ty Công ty thiết bị đo điện tổ chức công tác kế toán theo hình thức tập trung với nội dung: hợp công tác kế toán, tài vụ, thống kê, tiền lơng vào phòng kế toán Các phân xởng không tổ chức kế toán mà bố trí nhân viên kinh tế phân xởng với nhiệm vụ ghi chép ban đầu thông tin kinh tế phân xởng, ci th¸ng chun chøng tõ cïng c¸c b¸o c¸o vỊ phòng kế toán để xử lý tiến hành công tác kế toán Phòng kế toán công ty có chức giúp giám đốc đạo, thực toàn công tác kế toán, thống kê, thông tin kinh tế hạch toán kinh doanh công ty Qua kiểm tra trình thực sản xuất kinh doanh công ty, kiểm tra hiệu sử dụng vốn, thúc đẩy thực tốt chế độ kế toán tài chính, nâng cao hiệu sản xuất kinh doanh * Nhiệm vụ phòng kế toán: Phòng kế toán cã nhiƯm vơ tỉ chøc bé m¸y kÕ to¸n, thèng kê, ghi chép, tính toán phản ánh xác, trung thực, kịp thời đầy đủ toàn tài sản phân tích kết kinh doanh công ty Tính toán trích nộp đúng, đủ, kịp thời khoản nộp ngân sách, nộp cấp trên, để lại quỹ, tính toán hạn tiền vay, khoản công nợ phải thu, phải trả Tổ chức xác định phản ánh xác, kịp thời việc kiểm kê tài sản định kỳ Tổ chức bảo quản, lu giữ tài liệu kế toán thống kê, giữ bí mật tài liệu số liệu kế toán công ty nhà nớc Để đảm bảo thực nhiệm vụ trên, đảm bảo lÃnh đạo tập trung thống trực tiếp kế toán trởng, đồng thời vào đặc điểm tổ chức sản xuất quản lý công ty với trình độ cđa c¸c c¸n bé kÕ to¸n, bé m¸y kÕ to¸n công ty gồm 10 ngời có ngời có trình độ đại học, lại có trình độ trung cấp kinh tế tài chính, đợc bố trí nh sau: - Đứng đầu kế toán trởng: Là ngời chịu trách nhiệm chung toàn công tác kế toán công ty lập báo cáo hàng quý - Một kế toán xuất vật liệu kiêm tính lơng cho phân xởng - Một kế toán tổng hợp: Chịu trách nhiệm tập hợp chi phí tính giá thành sản phẩm kiêm tính lơng cho phân xởng - Một kế toán tài sản cố định, nhập vật liệu kiêm tính lơng cho phân xởng - Một kế toán phụ trách tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, tiền vay, tiền lơng, BHXH, theo dõi quỹ công ty kiểm toán cửa hàng - Một kế toán thành phẩm tiêu thụ sản phẩm, phụ trách khoản thu bán hàng kiêm tính lơng cho phân xởng - Một thủ quỹ: có nhiệm vụ cấp phát tiền, cân đối quỹ đồng thời tính lơng cho phân xởng - Ba kế toán khách sạn: + Một tổ trởng: Phụ trách chung kế toán khách sạn chịu trách nhiệm kế toán tiền thuê toán tiền phòng + Một kế toán phụ trách kế toán nhà hàng ăn uống, giặt là, điện thoại, phụ trách tài sản cố định khách sạn, chi phí riêng khách sạn + Một kế toán phụ trách thống kê