Hoàn thiện kiểm toán chu trình tiền lương nhân viên trong kiểm toán báo cáo tài chính do công ty cổ phần kiểm toán tư vấn thuế thực hiện 1

Luận văn tốt nghiệp đại học Lời mở đầu Hội nhËp vỊ kinh tÕ nãi chung vµ héi nhËp vỊ dịch vụ kế toán - kiểm toán nói riêng đà đem lại cho kiểm toán Việt Nam thuận lợi khó khăn định Dịch vụ kiểm toán ngày có vai trò quan trọng, trở thành khung pháp lý cho phát triển hội nhập kinh tế Xà hội ngày phát triển thông tin ngày cần thiết thông tin tài Các quan Nhà nớc cần có thông tin trung thực để điều tiết vĩ mô kinh tế, nhà đầu t cần thông tin trung thực để đa định đầu t đắn, nhà quản trị doanh nghiệp cần thông tin trung thực ®Ĩ chØ ®¹o ho¹t ®éng cđa doanh nghiƯp Mét vấn đề đợc nhà quản lý quan tâm vấn đề nhân Cơ cấu nhân không liên quan đến chi phí tiền lơng - khoản chi phí chiếm tỷ trọng lớn mà có ảnh hởng đến trình độ, lực nhà quản lý việc xây dựng cấu nhân hợp lý, tiết kiệm hiệu Đây khoản chi phí chứa đựng nhiều khả rủi ro Vì vậy, kiểm toán Báo cáo tài chính, kiểm toán chu trình tiền lơng - nhân viên đợc trọng Thực tế ATC kiểm toán chu trình tiền lơng - nhân viên đà đợc quan tâm trình kiểm toán nhng cha thực mức, thủ tục kiểm toán đà đợc thực nhng cha đầy đủ Kiểm toán tiền lơng - nhân viên khoản mục kiểm toán Báo cáo tài Vì thời gian thực tập Công ty Cổ phần Kiểm toán - T vấn Thuế em đà nghiên cứu lựa chọn Đề tài: Hoàn thiện kiểm toán chu trình tiền lơng - nhân viên kiểm toán Báo cáo tài Công ty Cổ phần Kiểm toán - T vấn Thuế thực Ngoài phần mở đầu kết luận, Luận văn bao gồm chơng sau: Chơng I Lý luận chung kiểm toán chu trình tiền lơng - nhân viên kiểm toán Báo cáo tài Chơng II Thực trạng kiểm toán chu trình tiền lơng - nhân viên kiểm toán Báo cáo tài Công ty Cổ phần Kiểm toán - T vấn Thuế thực Chơng III Phơng hớng giải pháp hoàn thiện kiểm toán chu trình tiền lơng - nhân viên kiểm toán Báo cáo tài Công ty Cổ phần Kiểm toán - T vấn Thuế thực Luận văn đợc thực sở lý luận chủ nghĩa vật biện chứng vật lịch sử Hệ thống phơng pháp tiếp cận, tổng hợp, mô tả Luận văn tốt nghiệp đại học từ lý thuyết áp dụng vào thực tiễn đúc kết kinh nghiệm từ thực tế để đa nhận xét, đánh giá kết luận phù hợp Do hạn chế thời gian nghiên cứu, trình độ hiểu biết, kinh nghiệm thân nên Luận văn tập trung tổng hợp lý luận thực tiễn tiến hành kiểm toán chu trình tiền lơng - nhân viên Công ty Cổ phần Kiểm toán - T vấn Thuế, rút học kinh nghiệm số ý kiến đóng góp nhằm hoàn thiện kiểm toán chu trình tiền lơng - nhân viên Công ty thực Em xin chân thành cảm ơn thầy cô giáo Khoa Kế toán, đặc biệt thầy giáo GS.TS Nguyễn Quang Quynh đà giúp đỡ em hoàn thành Luận văn Em xin chân thành cảm ơn Ban Giám đốc Công ty Cổ phần kiểm toán - T vấn Thuế đà tạo điều kiện cho em thực tập Công ty, anh chị kiểm toán viên Phòng Nghiệp vụ III đà híng dÉn em thêi gian thùc tËp vµ hoµn thành Đề tài Sinh viên thực Phạm Thị Thanh Thuỷ Chơng I Lí luận chung kiểm toán chu trình tiền lơng - nhân viên kiểm toán báo cáo tài 1.1 Tiền lơng - nhân viên doanh nghiệp với kiểm toán Quá trình sản xuất trình kết hợp đồng thời trình tiêu hao yếu tố bản: Lao động, đối tợng lao động, t liệu lao động Theo C.Mác Enghen: Sản xuất vật chất sở cho phát triển xà hội loài ngời Muốn tồn ngời phải có thức ăn, nhà ở, phơng tiện lại thứ cần thiết khác Để có thứ ngời phải tạo chúng, tức phải sản xuất không ngừng sản xuất với quy mô ngày mở rộng (4, 24) C Mác viết: Sức lao động hay lực lao động toàn lực thể chất tinh thần tồn thể, ngời sống, đợc ngời Luận văn tốt nghiệp đại học đem vận dụng sản xuất giá trị sử dụng (4, 85) Nh vậy, lao động yếu tố nhất, định Lao động hoạt động có mục ®Ých, cã ý thøc cđa ngêi nh»m lµm thay đổi vật thể tự nhiên cho phù hợp với nhu cầu ngời Lao động với t cách hoạt động chân tay, hoạt động trí óc ngời nhằm thoả mÃn nhu cầu xà hội Trong chế độ xà hội, việc sáng tạo cải vật chất tách rời khỏi lao động, lao động điều kiện đầu tiên, cần thiết cho phát triển xà hội Xà hội phát triển, tính chất định lao động ngời trình tạo cải vật chất cho xà hội lớn Để tiến hành liên tục trình tái sản xuất, công việc phải tái sản xuất sức lao động Sức lao động mà ngời bỏ phải đợc bồi hoàn dới dạng thù lao lao động Theo C.Mác: Tiền công giá trị hay giá sức lao động nhng lại biểu bề thành giá trị hay giá lao động(4, 105) Trong kinh tế hàng hoá, thù lao lao động đợc biểu thớc đo giá trị gọi tiền lơng Tiền lơng (tiền công) phần thù lao lao động đợc biểu tiền mà doanh nghiệp trả cho ngời lao động vào thời gian, khối lợng chất lợng công việc Tiền lơng đòn bẩy kinh tế để khuyến khích tinh thần hăng hái lao động, kích thích tạo mối quan tâm ngời lao động đến kết công việc họ Tiền lơng nhân tố thúc đẩy suất lao ®éng TiỊn l¬ng cã ý nghÜa hÕt søc quan träng ®èi víi ngêi lao ®éng, ngêi sư dơng lao ®éng nh toàn xà hội Đối với ngời lao động, tiền lơng nguồn thu nhập chủ yếu cđa ngêi lao ®éng Khi ngêi lao ®éng tham gia sản xuất - kinh doanh doanh nghiệp họ phải đợc nhận lơng Đối với doanh nghiệp, tiền lơng khoản chi phí sản xuất, yếu tố cấu thành nên giá trị sản phẩm dịch vụ doanh nghiệp Để tiết kiệm chi phí sản xuất, nâng cao sức cạnh tranh doanh nghiệp phải có biện pháp nhằm sử dụng sức lao động cách hiệu Đối với xà hội, tiền lơng công cụ sách phân phối tái phân phối thu nhập Theo quy định Bộ Luật lao động tiền lơng ngời lao động ngời lao động ngời sử dụng lao động thoả thuận hợp đồng lao động đợc trả theo suất lao động, chất lợng hiệu công việc Mức lơng ngời lao động không đợc thấp mức lơng tối thiểu Nhà nớc quy định Mức lơng tối thiểu đợc ấn định theo giá sinh hoạt, bảo đảm cho ngời lao động làm công việc giản đơn điều kiện lao động bình thờng bù đắp sức lao động giản đơn phần tích luỹ tái sản xuất sức lao Luận văn tốt nghiệp đại học động mở rộng Khi số giá sinh hoạt tăng lên Chính phủ điều chỉnh mức lơng tối thiểu để đảm bảo tiền lơng thực tế cho ngời lao động Tiền lơng khoản chi phí lớn hầu hết doanh nghiệp, tổ chức qua ảnh hởng đến kết hoạt động sản xuất kinh doanh (SXKD) doanh nghiệp Vì vậy, nhà quản lý phải cân nhắc hai vấn đề: thứ tiền lơng phải bảo đảm yêu cầu ngời lao động, thứ hai chi phí tiền lơng phù hợp với chi phí sản xuất Đặc điểm SXKD doanh nghiệp ảnh hởng đến xác định mục tiêu kiểm toán lập kế hoạch kiểm toán chu trình tiền lơng - nhân viên Chi phí tiền lơng đợc đánh giá khoản mục chứa đựng rủi ro tiềm tàng cần phải thực kết hợp nhiều thủ tục kiểm toán, đặc biệt thủ tục phân tích tỷ suất, xem xét biến động, ớc tính kiểm tra chi tiết chi phí lơng doanh nghiệp Chi phí tiền lơng đợc xem khoản mục trọng yếu đánh giá giá trị hàng tồn kho công ty sản xuất xây dựng việc phân loại phân bổ chi phí tiền lơng không đắn cho đối tợng chịu phí dẫn đến sai sót trọng yếu giá trị sản phẩm dở dang giá trị hàng tồn kho tất nhiên ảnh hởng tới lợi tức Vì vậy, kiểm toán chi phí tiền lơng không trọng đến kiểm toán tổng quỹ lơng mà phải quan tâm tới việc phân tách chi phí lơng cho tõng bé phËn sư dơng lao ®éng ®ång thêi kết hợp với kiểm toán hàng tồn kho giá vốn hàng bán Chi phí tiền lơng sở để trích lập quỹ: Bảo hiểm xà hội (BHXH), bảo hiểm y tế (BHYT), kinh phí công đoàn (KPCĐ), thuế thu nhập cá nhân (TNCN) mà doanh nghiệp ngời lao động phải nộp cho quan chức nhằm thực tái phân phối thu nhập bảo đảm sống sách cho ngời lao động Do đó, kiểm toán chu trình tiền lơng - nhân viên kiểm toán viên (KTV) cần phải xem xét việc áp dụng sách bảo hiểm, thuế doanh nghiệp khẳng định việc thực nghĩa vụ với Nhà nớc đơn vị đầy đủ hợp pháp Doanh nghiệp trả tiền lơng cho ngời lao động theo hợp đồng lao động doanh nghiệp ngời lao động, qui định quyền hạn ngời lao động ngời sử dụng lao động Mỗi doanh nghiệp có sách tiền lơng riêng, chứng từ liên quan đến tiền lơng nhân viên ph¸t sinh néi bé doanh nghiƯp Khi kiĨm to¸n chu trình tiền lơng - nhân viên, KTV cần tìm hiểu sách lơng áp dụng đơn vị, từ xây dựng thủ tục kiểm toán phù hợp đặc điểm SXKD hình thức lơng áp dụng doanh nghiệp Theo C Mác, tiền công có hình thức tiền công tính theo thời gian tiền công tính theo sản phẩm Luận văn tốt nghiệp đại học Thứ nhất, Tiền công theo thời gian hình thức tiền công mà số lợng phụ thuộc vào thời gian lao động công nhân (giờ, ngày, tuần, tháng) Thứ hai, Tiền công theo sản phẩm hình thức tiền công mà số lợng phụ thuộc vào số lợng sản phẩm hay phận sản phẩm đợc công nhân sản xuất tuỳ theo khối lợng công việc hoàn thành Ngày nay, có hình thức tiền lơng tiền lơng theo thời gian tiền lơng theo sản phẩm hoàn thành Tuy nhiên hình thức lại có thay đổi phức tạp có nhiều hình thái khác Sự thay đổi tuỳ thuộc đặc điểm hoạt động kinh doanh, tính chất công việc trình độ quản lý doanh nghiệp Trên thực tế có hình thức tiền lơng: Tiền lơng theo thời gian, tiền lơng theo sản phẩm tiền lơng khoán Tiền lơng theo thời gian hình thức thờng áp dụng cho lao động làm công tác văn phòng nh hành chính, quản trị, tổ chức lao động, thống kê, tài vụ - kế toán hình thức trả lơng cho ngời lao động vào thời gian làm việc thực tế Tiền lơng theo thời gian đợc chia ra: Tiền lơng tháng, tiền lơng tuần, tiền lơng ngày, tiền lơng Trả lơng theo thời gian đợc kết hợp chế độ tiền thởng để khuyến khích ngời lao động hăng hái làm việc tăng suất lao động Tiền lơng theo sản phẩm hình thức trả lơng cho ngời lao động vào số lợng, chất lợng sản phẩm họ làm Hình thức thờng đợc áp dụng doanh nghiệp sản xuất Đây hình thức trả lơng quán triệt theo nguyên tắc làm theo lực hởng theo lao động Ngời lao động nhận thức rõ lợi ích nên không ngừng nâng cao suất, góp phần làm tăng hiệu SXKD doanh nghiệp Trả lơng theo sản phẩm tiến hành theo hình thức nh: trả theo sản phẩm trực tiếp không hạn chế, theo sản phẩm gián tiÕp, theo s¶n phÈm cã thëng, theo s¶n phÈm luü tiến Tiền lơng khoán hình thức trả lơng cho ngời lao động theo khối lợng chất lợng công việc mà họ hoàn thành Ngời lao động buộc phải quan tâm đến kết SXKD toàn doanh nghiệp Do đó, hình thức trả lơng phát huy đợc sức mạnh tập thể Hình thức phù hợp với loại hình doanh nghiệp cổ phần Ngoài chế độ tiền lơng, doanh nghiệp tiến hành xây dựng chế độ tiền thởng cho cá nhân, tập thể có thành tích hoạt động SXKD nh: Thởng thi đua, thởng SXKD Trong SXKD, kế toán phân loại tiền lơng thành hai loại bản: tiền lơng tiền lơng phụ Luận văn tốt nghiệp đại học Tiền lơng tiền lơng trả cho ngời lao động thời gian làm nhiệm vụ đà đợc quy định bao gồm: lơng cấp bậc, khoản phụ cấp thờng xuyên tiền thởng sản xuất Tiền lơng phụ tiền lơng phải trả cho ngời lao động thời gian không làm nhiệm vụ nhng đợc hởng lơng theo chế độ quy định trờng hợp: ngời lao động thời gian nghỉ phép, làm nghĩa vụ xà hội, học, Bên cạnh khoản tiền lơng toán cho ngời lao động doanh nghiệp tiến hành trích quỹ bảo hiểm, chi phí tiền lơng doanh nghiệp Các quü bao gåm: BHXH, BHYT, KPC§, ThuÕ TNCN Thø nhÊt, Quỹ BHXH đợc hình thành cách trích theo tỷ lệ quy định tổng số quỹ tiền lơng cấp bậc khoản phụ cấp (chức vụ, khu vực, đắt đỏ, thâm niên) công nhân viên chức thực tế phát sinh tháng Theo chế độ kế toán hành, tỷ lệ trích BHXH 20%, 15% đơn vị chủ sử dụng lao động nộp, đợc tính vào chi phí kinh doanh; 5% BHXH đợc chi tiêu cho trờng hợp ngời lao động ốm đau, thai sản, tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp, hu trí, tử tuất Quỹ quan BHXH quản lý Thứ hai, Quỹ BHYT đợc sử dụng toán khoản tiền khám chữa bệnh, viện phí, thuèc thang… cho ngêi lao ®éng thêi gian èm đau, số tiền lơng công nhân viên chức thực tÕ ph¸t sinh th¸ng Tû lƯ trÝch BHYT hiƯn hành 3%, 2% tính vào chi phí kinh doanh vµ 1% trõ vµo thu nhËp cđa ngêi lao động Thứ ba, Để có nguồn kinh phí cho hoạt động công đoàn, hàng tháng doanh nghiệp phải trích theo tỷ lệ quy định với tổng số quỹ tiền lơng, tiền công phụ cấp (phụ cấp chøc vơ, phơ cÊp tr¸ch nhiƯm, phơ cÊp khu vùc, phụ cấp thu hút, phụ cấp đắt đỏ, phụ cấp đặc biệt, phụ cấp độc hại, nguy hiểm, phụ cấp lu động, phụ cấp thâm niên, phụ cấp phục vụ quốc phòng, an ninh) thực tế phải trả cho ngời lao động kể lao động hợp đồng tính vào chi phí kinh doanh để hình thành KPCĐ Tỷ lệ KPCĐ theo chế độ hành 2% Bộ Luật Lao động quy định: Tại doanh nghiệp hoạt động cha có tổ chức công đoàn, doanh nghiệp thành lập chậm sau tháng, công đoàn địa phơng, công đoàn ngành có trách nhiệm thành lập tổ chức công đoàn doanh nghiệp để đại diện, bảo vệ quyền lợi ích hợp pháp ngời lao động Ngoài ra, có khoản thuế đánh trực tiếp vào thu nhập cá nhân ngời có thu nhập cao Nhà nớc ta đà có Pháp lƯnh Th thu nhËp ®èi víi ngêi cã thu nhËp cao Sè 35/2001/PL- UBTV QH10 ngµy 19/5/2000; LƯnh Ln văn tốt nghiệp đại học Chủ tịch nớc Số 05/2001/L - CTN ngày 31/5/2001 việc công bố Pháp lệnh quy định sửa đổi bổ sung khác quy định rõ ràng đối tợng chịu thuế thuế suất mức thu nhập 1.2 Kiểm soát tiền lơng - nhân viên 1.2.1 Chức chu trình tiền lơng - nhân viên với kiểm soát 1.2.1.1 Chức chu trình tiền lơng - nhân viên Theo Từ điển Tiếng Việt: Tiền lơng tiền công trả định kỳ, thờng hàng tháng cho công nhân, viên chức(ví dụ: cải tiến chế độ tiền lơng ) Tiền lơng danh nghĩa tiền lơng biểu tiền mặt phân biƯt víi tiỊn l¬ng thùc tÕ TiỊn l¬ng thùc tÕ tiền lơng tính theo số lợng t liệu sinh hoạt, thực tế mua đợc(16,984) Nhân viên ngời làm việc quan, tổ chức, phân biệt với thủ trởng quan, tổ chức Nhân việc thuộc tuyển dụng, xếp, điều động, quản lý ngời tổ chức (ví dụ: giải vấn đề nhân sự).(16,711) Chu trình tiền lơng - nhân viên bắt đầu việc tuyển dụng, thuê mớn nhân viên kết thúc việc toán cho nhân viên loại dịch vụ hoàn thành toán cho nhà nớc, tổ chức khác khoản thuế trích nộp lơng Chính vậy, chu trình tiền lơng - nhân viên có liên quan đến nhiều phận khác nhau: Bộ phận nhân sự, phận sử dụng lao động, Mỗi phận thực chức chu trình Chức chu trình tiền lơng - nhân viên bao gồm: Thuê mớn tuyển dụng nhân viên; phê duyệt thay đổi mức lơng, bậc lơng, thởng, khoản phúc lợi; theo dõi, tính toán thời gian lao động khối lợng công việc, sản phẩm lao vụ hoàn thành; tính lơng lập bảng tính lơng; ghi chép vào sổ kế toán; toán tiền lơng bảo đảm khoản lơng cha toán Một là, Thuê mớn tuyển dụng nhân viên Việc tuyển dụng, thuê mớn nhân viên đợc tiến hành phận nhân Tất trờng hợp tuyển dụng thuê mớn đợc ghi chép báo cáo Ban quản lý phê duyệt, nêu rõ vị trí công việc, trách nhiệm công việc, mức lơng khởi điểm, khen thởng, phúc lợi khoản khấu trừ đà đợc phê chuẩn Báo cáo đợc lập thành hai bản, dùng để vào sổ nhân sự, hồ sơ nhân viên lu phòng nhân sự; lại gửi xuống phòng kế toán tiền lơng làm tính lơng Hai là, Phê duyệt thay đổi mức lơng, bậc lơng, thởng, khoản phúc lợi Những thay đổi mức lơng, bậc lơng khoản kèm thờng xảy nhân viên đợc thăng chức, thuyên chuyển công tác tăng bậc tay nghề Tất thay đổi phải đợc ký duyệt phòng nhân ngời có thẩm quyền trớc ghi vào sổ nhân Việc kiểm soát Luận văn tốt nghiệp đại học thay đổi nhằm bảo đảm tính xác khoản toán tiền lơng Ba là, Theo dõi, tính toán thời gian lao động khối lợng công việc, sản phẩm lao vụ hoàn thành Việc ghi chép, phản ánh kịp thời, xác số ngày công, công làm việc thực tế ngừng sản xuất, nghỉ việc số lợng công việc hoàn thành lao động, đơn vị sản xuất, tõng phßng ban doanh nghiƯp cã ý nghÜa rÊt lớn quản lý lao động tiền lơng Đây để tính lơng, thởng khoản trích tiền lơng cho công nhân viên (CNV) Các chứng từ đợc sử dụng: Bảng chấm công, phiếu xác nhận sản phẩm hoàn thành, hợp đồng giao khoán, thẻ thêi gian, giÊy chøng nhËn nghØ èm, thai s¶n, tai nạn lao động Bốn là, Tính lơng lập bảng tính lơng Căn vào chứng từ theo dõi thời gian lao động, kết lao động, sản phẩm lao vụ hoàn thành đợc chuyển cho phòng kế toán, kế toán tiền lơng kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp chứng từ để tiến hành tính lơng, phụ cấp, khoản khấu trừ theo quy định pháp luật hành Kế toán tiến hành lập bảng toán lơng, thởng theo phận làm trả lơng hạch toán vào chi phí cho phù hợp Năm là, Ghi chép vào sổ kế toán Trên sở bảng toán lơng, thởng c¸c chøng tõ gèc kÌm theo, kÕ to¸n ghi sỉ nhËt ký tiỊn l¬ng, sỉ chi tiÕt tiỊn l¬ng råi viết phiếu chi, séc uỷ nhiệm chi tiến hành toán cho CNV sau đà có phê duyệt việc tính trích lơng Sáu là, Thanh toán tiền lơng bảo đảm khoản lơng cha toán Việc toán lơng thủ quỹ tiến hành thông qua việc kiểm tra đối chiếu tên, số tiền nhận đợc phiếu chi, séc, uỷ nhiệm chi với bảng toán lơng, thởng Nh vậy, quản lý lao động tiền lơng vấn đề then chốt công tác quản lý SXKD doanh nghiệp giúp doanh nghiệp hoàn thành vợt mức kế hoạch sản xuất, củng cố nề nếp quản lý, thúc đẩy nâng cao suất lao động Tổ chức tốt hạch toán tiền lơng tạo sở cho việc tính lơng, đảm bảo việc trả lơng khoản trợ cấp theo chế độ, đồng thời cho việc phân bổ xác chi phí nhân công vào giá thành sản phẩm Sơ đồ 1: phân chia chức chu trình tiền lơng - nhân viên Nơi sử dụng lao động Thời gian lao động Kết lao động Bộ phận quản lý lao động tiền lơng - Xác định cấu, đơn giá lao động - Tuyển dụng lao động Bộ phận kế toán Lập chứng từ tiền lơng, BHXH,BHYT, . - Bảng chấm công - Chứng từ giao nộp công việc Quyết định thay đổi cấu lao động Luận văn tốt nghiệp đại học tiêu tiền l ơng, BHXH, BHYT, 1.2.1.2 Hệ thống kiểm soát nội chu trình tiền lơng - nhân viên Theo Từ điển Tiếng việt: Kiểm soát việc xem xét để phát hiện, ngăn chặn trái với quy định.(16,523) Theo Sổ tay thuật ngữ thông dụng Kiểm toán: Hệ thống KSNB toàn qui định tổ chức quản lý, chức nhiệm vụ, phơng pháp công tác mà đơn vị tuân theo Hệ thống KSNB giúp nhà quản lý đạt đ ợc mục tiêu cách chắn theo trình tự kinh doanh có hiệu Hệ thống KSNB giúp doanh nghiệp trì việc tôn trọng qui chế quản lý, bảo đảm tốt tài sản, ngăn chặn phát gian lận sai sót, ghi chép kế toán đầy đủ, xác, lập báo cáo tài kịp thời đáng tin cậy … HƯ thèng KSNB bao gåm nhiỊu qui chÕ kiĨm soát cụ thể hệ thống con.(13,37) Các loại hình KSNB chu trình tiền lơng - nhân viên đợc thiết lập nhằm thực chức chu trình Mỗi loại hình kiểm soát gắn với với mục tiêu kiểm soát cụ thể nhằm phát ngăn chặn khả sai phạm xảy Cụ thể: Một là, Nghiệp vụ phê duyệt, để phòng nhân chọn ngời, việc Ban quản lý cần phải có tiêu chí tuyển dụng lao động rõ ràng Ban Giám đốc phải tự thiết lập hệ thống sách văn chặt chẽ việc điều chỉnh mức lơng, bậc lơng phải đợc quan chức có thẩm quyền phê duyệt sau đợc công bố cho toàn đơn vị Ban quản lý cần phải thẩm tra, xem xét tất thông tin có liên quan đến hồ sơ tuyển dụng lao động để theo dõi đợc tình hình biến động nhân Tất khoản chi lơng, thởng hay khoản trích theo lơng, khoản khấu trừ phải đợc Giám đốc (hoặc thủ trởng quan) Kế toán trởng phê duyệt rõ ràng, nhằm quản lý đợc chi phí doanh nghiệp, đồng thời trả công cách xứng đáng cho ngời lao động, bảo đảm việc chi lơng khoản liên quan đến tiền lơng đợc phản ánh Hai là, Theo dõi thời gian làm việc, lập bảng chấm công ghi sổ kế toán, để kiểm soát đợc việc ghi chép Ban Giám đốc phải dựa vào văn hớng dẫn quan cấp thiết lập sơ đồ hạch toán thủ tục phân bổ chi phí nhân công phù hợp với loại hình sản xuất đặc trng doanh nghiệp Giám đốc doanh nghiệp phải hớng dẫn nhân viên giúp việc thực theo dõi chấm công nh văn đà Luận văn tốt nghiệp đại học quy định Kế toán trởng phải có trách nhiệm hớng dẫn kế toán viên ghi chép vào sổ kịp thời Ba là, Thực chi toán lơng, để kiểm soát khoản chi thật, thủ quỹ ngời nhận lơng cần phải tuân thủ chặt chẽ quy định chế độ kế toán nh quy định quan cấp doanh nghiệp: Các phiếu chi, séc chi lơng phải thể phiếu chi cho công việc, sản phẩm, lao vụ đà thực đà hoàn thành nghiệm thu Ngời chi lơng đợc phép chi phiếu chi có đủ chữ ký ngời có thẩm quyền để chắn khoản chi phí đà đợc kiểm soát tránh gây thất thoát tiền doanh nghiệp Khi chi phải yêu cầu ngời ký nhận đầy đủ nhằm kiểm soát việc chi đối tợng Các phiếu chi phải thể đợc số tiền phiếu với giá trị sản phẩm lao vụ hoàn thành đà nghiệm thu Bốn là, Tiếp cận hệ thống sổ sách, nhằm kiểm soát khoản chi không chỗ chi phí nhân công không đợc thông qua, Ban Giám đốc cần phải đa sách hạn chế việc tiếp cận hệ thống sổ sách, báo cáo nhân sổ sách kế toán liên quan tới tiền lơng, cho ngời có trách nhiệm đợc quyền nắm giữ sổ sách liên quan tới phần việc Đồng thời ngời phải có trách nhiệm trình duyệt lên Ban Giám đốc quan cấp tình hình lơng doanh nghiệp Tất sổ sách đơn vị cần phải lu phòng kế toán Năm là, Phân chia trách nhiệm, để phân chia tách bạch trách nhiệm phận nhân cần tách khỏi trách nhiệm tính toán lơng, thởng, lập bảng lơng, chi lơng trách nhiệm giám sát thời gian lao động dịch vụ hoàn thành 1.2.2 Hạch toán tiền lơng khoản trích theo lơng 1.2.2.1 Tổ chức hạch toán số lợng, thời gian kết lao động Số lợng lao động doanh nghiệp thờng xuyên biến động tăng, giảm phận, đơn vị Sự biến động ảnh hởng đến cấu lao động, chất lợng lao động dẫn đến sù ¶nh hëng viƯc thùc hiƯn nhiƯm vơ SXKD doanh nghiệp Sổ sách đợc sử dụng chủ yếu Sổ nhân Sổ đợc dùng để theo dõi biến động phản ánh số lợng lao ®éng hiƯn cã cđa doanh nghiƯp Sỉ cïng víi néi quy lao động, văn đơn vị quy định có liên quan đến kỷ luật lao động trách nhiệm vật chất (nếu có) phải đợc đăng ký với quan quản lý Sổ đợc lập dựa sè lao ®éng hiƯn cã cđa doanh nghiƯp bao gåm lao động ngắn hạn, dài hạn, lao động gián tiếp, trực tiếp Cơ sở để ghi sổ chứng từ tuyển dụng, định thuyên chuyển