Thực trạng kiểm toán chu trình hàng tồn kho trong kiểm toán báo cáo tài chính do công ty cổ phần kiểm toán tư vấn thuế thực hiện

Thực trạng Kiểm tốn chu trình hàng tồn kho Kiểm tốn báo cáo tài Cơng ty cổ phần kiểm toán - Tư vấn thuế thực Lập kế hoạch Kiểm tốn chu trình hàng tồn kho 1.1 Chuẩn bị kế hoạch Kiểm toán Ban giám đốc nhận diện lý kiểm tốn Cơng ty khách hàng đánh giá khả chấp nhận kiêm toán Lựa chọn đội ngũ cán kiêm toán viên phù hợp hay bổ nhiệm chủ nhiệm Kiểm tốn nhóm tham gia Kiểm toán Ban giám đốc ký kết hợp đồng Kiểm toán với khách hàng 1.2 Thu thập thồn tin sở khách hàng Công ty K Công ty liên doanh hoạt động lĩnh vực sản xuất Túi cặp Quần bò tuân thủ quy định tài với Doanh nghiệp có vốn đầu tư nước hoạt động Việt Nam, hàngnăm Cơng ty buộc phải tiến hành Kiểm tốn báo cáo tài khẳng định kết hoạt động sản xuất kinh doanh kỳ Trong khoản mục hàng tồn kho khoản mục quan trọng báo cáo tài Kiểm tốn viên trọng thực Kiểm tốn báo cáo tài Cơng ty K Cơng ty 100% vốn đầu tư nước ngồi, thành lập theo giáy phép đâut tư số 132/GP-HN ngày 26/6/2002 uỷ ban nhân dan thành phố Hà Nội Thời gian hoạt động 20 năm kể từ ngày cấp giấy phép hoạt động Năm 2005 năm hoạt động thứ tư Công ty Trụ sở Cơng ty đặt Km đường Piải Phóng, Phường Phương liệt Quận Thanh xuân, thành phố Hà Nội Cơng ty K có tổng số vốn đầu tư thực tế 300 000 USD số vốn pháp định 300 000 USD Lĩnh vực hoạt động Công ty chuyên gia công, cản xuất hàng may mặc túi sách để xuất Thị trường tiêu thụ chủ yếu nuớc Ban giám đốc gồm Tổng giám đốc Sung Baek Cho Kế tốn trưởng Nguyễn thị vân Hà Một số thơng tin sở hàng tồn kho, đặc điểm hàng tồn kho công tác bảo quản hàng tồn kho Công ty Thông tin hàng tồn kho: Nguyên vật liệu: băng gai nhập khẩu, băng chun nhập khẩu, vải lưới, vải phản quang, vải tri cốt… Công cụ dụng cụ : Cúc bấm, kim sản xuất, đạn nhựa, máy ép dập cúc, chân vịt mí… Thành phẩm: Túi cặp xuất khẩu, quần bò DENIM Sản phẩm dở dang: Hàng hố: Đặc điểm cơng tác bảo quản hàng tồn kho: Mỗi loại hàng xếp vị trí định theo loại kích cỡ kho Nguyên vật liệu sau chuyển Công ty làm thủ tục cần thiết cho việc nhập đưa vào kho bãi quy định Chỉ người liên quan vào kho thủ kho, bảo vệ kho, quản lý phân xưởng giám đốc tài Hàng ngày cửa kho khố có bảo vệ trông coi 1.3 Thu thập thông tin nghĩa vụ pháp lý Cơng ty khách hàng Vì khách hàng quen thuộc nên lấy từ hồ sơ Kiểm toán năm trước 1.4 Thủ tục phân tích sơ Qua phân tích số liệu cho thấy Tổng tài sản lưu động đầu tư ngắn hạn tănglên hay giảm xuống chủ yếu tăng lên khoản mục gi Sự biến động hàng tồn kho lớn hay nhỏ , hàng mua đường, thành phẩm tồn kho cuối kỳ biến động Do cần làm rõ nguyên nhân biến động 1.5 Đánh giá tính trọng yếu rủi ro Bảng Phương pháp Kiểm toán số tài khoản chủ yếu Tài khoản Hàng tồn kho Rủi ro xảy C,E,A,V,O Phương pháp Kiểm tốn Kiểm kê, chọn mẫu khoản mục chủ yếu, tính giá C-Tính đầy đủ V-Tính định giá E-Tính hữu O-Tính sở hữu A-Tính xác Xác định mức độ trọng yếu: Kiểm tốn viên tiến hành đánh giá tính trọng yếu qua ba bước là: Ước lượng ban đầu tính trọng yếu Phân bổ ước lượng ban đầu tính trọng yếu cho phận ước tính sai số kết hợp Phân bổ ước lượng ban đầu tính trọng yếu cho phận theo tỷ lệ 1.6 Tìm hiểu hệ thống kế tốn hệ thống kiểm sốt nội Mơi trường hệ thống kiểm sốt Cơng ty K đánh giá có máy tổ chức tương đối gọn nhẹ Giám đốc Cơng ty có trách nhiệm bố trí xếp cấu máy chuyên môn, tổ chức sản xuất hợp lý, xây dựng quy chế nội để thống phối hợp hoạt động quản lý điều hành tác nghiệp tốt nghiệp vụ giao Kế toán trưởng người có chun mơn nghiệp vụ có tinh thần trách nhiệm cao liêm khiết Ban giám đốc đánh giá có lực lĩnh vực sản xuất túi cặp quần bò chất lượng cao Mơi trường kiểm sốt Cơng ty đánh giá tốt Hệ thống kế tốn Phịng kế tốn tài xí nghiệp có nhân viên, có người có đại học chun ngành kế tốn, tài hệ quy có người có trung cấp kế tốn bao gồm: 01 Trưởng phịng, 01 kế tốn tổng hợp hàng tồn kho, 01 kế toán ngân hàng, 01 kế toán tiền mặt toán, 01 kế toán tài sản cố định, 01 kế toán lao động tiền lương, 01 kế tốn chi phí 01 thủ qũy Trong đó: Trưởng phịng: phụ trách cơng việc chung Kế tốn tài sản cố định: có trách nhiệm theo dõi tình hình tăng, giảm có ngun giá, giá trị hao mòn giá trị lại tài sản cố định công cụ dụng cụ Kế tốn lao động tiền lương: Có trách nhiệm theo dõi nghiệp vụ liên quan đến việc chi trả lương, thưởng khoản phụ cấp cho cán công nhân viên Kế toán ngân hàng: Làm nhiệm vụ theo dõi nghiệp vụ giao dịch xí nghiệp với ngân hàng qua giấy báo nợ, có Kế tốn chi phí: Có nhiệm vụ tập hợp chi phí sản xuất tất phân xưởng sản xuất Kế tốn tiền mặt tóan: Có nhiệm vụ ghi chép nghiệp vụ thu chi tiền mặt vào Phiếu thu, Phiếu chi mở sổ theo dõi toán khoản phải thu, phải trả đơn vị Thủ qũy làm nhiệm vụ thu chi tiền mặt quản lý tiền mặt tồn xí nghiệp Kế toán tổng hợp hàng tồn kho: Theo dõi hàng tồn kho đơn vị nhận số liệu từ kế toán phần hành chuyển tới để tổng hợp, phân bổ chi phí, tính giá thành sản phẩm làm công việc ghi chép tổng hợp số liệu kế tốn Hình thức sổ kế tốn mà đơn vị áp dụng hình thức Nhật ký chung Tại kho phản ánh nhập xuất loại hàng tồn kho theo tiêu số lượng Mỗi loại hàng tồn kho ghi thẻ kho Thủ kho xếp thẻ kho theo mã, chủng loại nhóm Khi nhận chứng từ kế toán, thủ kho kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp đối chiếu số vật liệu thực tế chứng từ phiếu nhập, phiếu xuất để ghi thẻ kho Cuối tính số tồn thẻ chuyển chứng từ cho phịng kế tốn (đã xếp theo khoản vật tư, hàng hóa) Tại phịng kế tốn tùy theo tính chất kho, loại mặt hàng, định kỳ từ đến ngày, kế toán hàng tồn kho nhận chứng từ thủ kho chuyển giao, kiểm tra lại việc phân loại chứng từ, tính hợp lý, hợp lệ chứng từ Sau kế tốn xác nhận vào thẻ kho không lập phiếu giao nhận chứng từ Kế toán tiến hành định khoản chứng từ nhập, xuất, phân loại riêng tính giá trị vào phiếu Cuối tháng, kế toán kiểm tra lần thẻ kho chứng từ kế tốn sau trực tiếp ghi vào sổ số dư cột khối lượng thành tiền Để phục vụ cho cơng tác kế tốn có hiệu quả, xí nghiệp xây dựng hệ thống danh điểm hàng tồn kho đầy đủ theo loại, nhóm, kho có sổ tổng hợp nhập, xuất vật tư, hàng hóa * Hạch tốn tổng hợp Song song với cơng tác hạch tốn chi tiết hàng tồn kho, kế toán tổng hợp ghi chép, phản ánh tiêu giá trị tài khoản, sổ kế toán tổng hợp Các tài khoản sử dụng cơngty theo định Bộ Tài xí nghiệp khơng mở thêm tài khoản khác Các thủ tục kiểm soát Kiểm toán viên quan sát việc tách ly trách nhiệm việc thực chức chu trình người thực chức năm tài Kiểm tra tồn phòng thu mua độc lập chuyên thực trách nhiệm mua tất nguyên vật liệu công cụ dụng cụ Kiểm tra tốn phòng nhận hàng chuyên thực trách nhiệm nhận hàng Kiểm tra xem vật tư hàng hố có kiểm soát cất trữ phận kho độc lập khơng Kiểm tra kiểm sốt việc xuất dùng vật tư hàng hoá thực Kiểm toán 2.1 Thực thử nghiệm kiểm soát Kiểm toán viên tiến hành kiểm tra chứng từ gốc phiếu yêu cầu mua hàng, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, phiếu yêu cầu sử dụng vật tư… xem chứng từ có liên tục, có đầy đủ chữ ký phê duyệt yếu tố cần thiết hay không Tiến hành vấn nhân viên Công ty việc quản lý vật liệu quy trình tiếp nhận hàng trả lời tiếp nhận hàng phải có biên kiểm nghiệm thực tế Kiểm toán viên kiểm tra số chứng từ gốc phát số chứng từ khơng có biên kiểm nghiệm kèm Qua điều tra vấn Kiểm toán viên thấy tằng phận kiểm kê hàng tồn kho đơn vị lập đảm bảo tính độc lập, có tồn biên kiển kê có đối chiếu với kế toán đơn vị Nghiên cứu hệ thống kế tốn đơn vị Kiểm tốn viên thấy có phân ly trách nhiệm cao thủ kho nhân viên kế toán người chịu trách nhiệm ký duyệt 2.2 Thực thủ tục phân tích Việc phân tích nhằm phát biến động khoản mục báo cáo tài năm so với năm trước Giúp Kiểm toán viên phát nghi vấn khả hoạt động liên tục khách hàng khả sai sót báo cáo tài Bảng số 1: Bảng cân đối kế toán 31/12/2003 31/12/2004 Chênh lệch VNĐ Chênh lệch (% ) 796.527.846 571 540 936 775 013 090 97,3 167 119 626 907 416 202 740 296 576 442,97 1/ Tiền 138.238.948 209.868.802 71.539.854 51,75 2/ Các khoản phải 20.538.778 370.844.002 350.305.224 1705,58 3/ Hàng tồn kho 8.521.900 309 202 398 300 680 498 3528,33 Nguyên vật liệu 294 300 82 573 516 75 279 216 1032,03 Nội dung I/ Tài sản A/ TSLĐ ĐTNH thu Cơng cụ dụng cụ - 441 282 441 282 Chi phí sản xuất - 221 960 000 221 960 000 Hàng hoá tồn kho 240 000 240 000 Dự phòng ( 12 400 ) ( 12 400 ) 700.000 700.000 680.925.734 51.787.514 8,23 kinh doanh dở dang 4/ Tài sản lưu động khác B/ TSCĐ 629.138.220 ĐTDH II/ NV 796.527.846 571 540 936 775 013 090 97,3 1/ Nợ ngắn hạn 145.726.062 363.116.047 217.389.985 149,18 2/ VCSH 650.801.784 1.208.424.889 557.623.105 85,68 Bảng số2: Bảng kết hoạt động sản xuất kinh doanh Chỉ tiêu 2003 2004 Doanh thu 951 366.624 1.443.997.068 Giá vốn hàng bán 129.756.243 356.425.875 Lợi nhuận gộp 821.610.381 1.087.571.193 Chi phí bán hàng 356.812.354 384.635.112 Chi phí quản lý Doanh nghiệp 300.214.658 324.125.834 Bảng 3: Bảng phân tích số tiêu Chỉ tiêu Năm 2003 Năm 2004 Chênh lệch (%) (%) (%) ( HTK/ TS) 100 1,07 34,07 33 ( HTK/ DT) 100 1,44 21,41 19,97 ( HTK/ GVHB) 6,58 86,75 80,17 100 Tỷ lệ vòng quay hàng tồn kho = Tổng giá vốn HTK/Trị giá bình quân HTK Trị giá bình quân HTK = SDHTK Đầu kỳ + SDHTK Cuối kỳ/ NX: Hệ số vòng quay HTK kỳ 1/86,75 chênh lệch, nhỏ nhiều với kỳ trước 1/6,58 Điều có thể có bất thường, Kiểm tốn viên phải tìm hiểu làm rõ Trong trường hợp hệ số vòng quay HTK kỳ sấp xỉ kỳ trước chưa tốt, mà cần so sánh với hệ số vịng quay HTK BQ ngành để có kết luận đắn.Qua so sánh hệ số bình quân ngành thấy khơng có chênh lệch q lớn, Kiểm toán viên thấy nguyên nhân thay đổi kiểu dáng hàng túi cặp nhu cầu thị hiếu giới trẻ tăng mạnh năm có mốt túi cặp thị trường lớn Kiểm tốn viên sử dụng kết hợp tỷ lệ vòng quay hàng tồn kho với tỷ lệ lãi gộp phân tích Khi kết hợp cho phép KTV đánh giá tính hợp lý giá vốn hàng bán Tỷ lệ lãi gộp = Tổng lãi gộp/ Doanh thu Nếu tỷ lệ lợi nhuận thấp tỷ lệ vồng quay HTK cao so với dự kiến KTV đơn vị khách hàng khai tăng giá vốn hàng bán khai giảm hàng tồn kho Kiểm tốn viên so sánh số lượng HTK dự trữ kho với diện tích chứa kho Số liệu HTK mặt giá trị đem so sánh với tiêu số lượng so sánh với số thống kê nghành Từ phân tích Kiểm tốn viên thu chứng cần thiết giúp Kiểm toán viên định hướng thủ tục kiểm tra chi tiết HTK cần thực 2.3 Kiểm tra chi tiết Sau kế hoạch Kiểm tốn hồn thành, trưởng đồn Kiểm tốn triệu tập nhóm Kiểm tốn để cơng bố Kế hoạch triển khai, phân công công việc cho thành viên, thời gian tiến hành kết thúc công việc Tùy thuộc vào mức độ rủi ro khoản mục mà từ tiến hành kiểm tra chi tiết mức độ khác Do mức độ phát sinh lớn tính phức tạp nghiệp vụ ảnh hưởng nhiều đến tiêu quan trọng Báo cáo tài tiêu thức đánh giá tình hình tài Doanh nghiệp cấu tài sản, tốc độ quay vòng hàng tồn kho, tình hình sử dụng vốn… nên Kiểm tốn chu trình Hàng tồn kho khâu bắt buộc Kiểm tốn Báo cáo tài khách thể Kiểm tốn Để hiểu rõ cơng việc Kiểm tốn Cơng ty cổ phần kiểm tốn - Tư vấn thuế minh họa thực tế kiểm tra chi tiết chu trình hàng tồn kho Cơng ty K 41 20/12 Chi phí sửa chữa máy 6278 111 450 000 42 28/12 Chi phí thuê máy 6277 112 200 000 67 30/12 Chi phí tiền điện mua 6277 331 18 345 200  x   Đã đối chiếu sổ TK 627 với chứng từ gốc TK toán như: TK 112, 111, 331 x: khơng có chứng từ gốc Kết luận: Ngồi nghiệp vụ sửa chữa máy khơng có chứng từ gốc, cịn lại hợp lý Nghiệp vụ giải thích thuê thợ khí bên ngồi khơng phản ánh hố đơn.Tuy nhiên qua tìm hiểu cho thấy nghiệp vụ tồn số liệu phát sinh xác 2.3.1.3 Cơng việc Kiểm tốn viên thực để kiểm tra tính đầy đủ, tính xác, tính phân loại tính trình bày Bằng cách chọn mẫu nghiệp vụ dựa số liệu chứng từ ( nhập xuất) dựa quy mô nghiệp vụ để đối chiếu với chứng từ, sổ sách liên quan nhằm tìm sai phạm trình hạch tốn chi phí sản xuất lại hạch tốn vào chi phí bán hàng hay chi phí quản lý Doanh nghiệp Đối với nghiệp vụ nhập mua vật tư đối chiếu với phiếu đề nghị mua vật tư phê chuẩn, sổ chi tiết vật liệu, sổ Nhật ký chung, số Cái TK 152 đối chiếu với tài khoản toán ( sổ chi tiết TK111, TK112… ) Nghiệp vụ xuất vật tư kiểm tra, đối chiếu chứng từ với phiếu yêu cầu lĩnh vật tư phận, sổ chi tiết vật liệu, sổ Nhật ký chung, sổ Cái TK152 sổ chi tiết tài khoản chịu phí ( sổ TK 621, TK 627, TK 641, TK 642 ) Đối với nghiệp vụ xuất bán thành phẩm bán kiểm tra, đối chiếu với vận đơn, hợp đồng đặt hàng sổ sách liên quan ( Nhật ký chung, sổ TK 155 ) Trong cơng việc Kiểm tốn viên trọng chọn nghiệp sát ngày kết thúc niên độ số nghiệp vụ xảy đầu niên độ sau để kiểm tra với việc ghi chép sổ nhằm tìm hiểu tính kỳ nghiệp vụ Kết việc kiểm tra, đối chiếu kiểm tra chi tiết nghiệp vụ Công ty K thể - Để kiểm tra cơng tác hạch tốn nghiệp vụ nhập mua nguyên vật liệu phát sinh có ghi chép đầy đủ vào sổ liên quan, đắn số liệu không kỳ không Bảng7: Cơng ty cổ phần Kiểm tốn - Tư vấn thuế Tên khách hàng: Công ty K Tham chiếu: Khoản mục kiểm tra: Nghiệp vụ xuất nguyên phụ liệu Chứng từ SH NT NT 01 8/3/2003 NT 02 04/04/2003 NT 03 30/5/2003 NT 04 01/06/2003 NT 05 12/06/2003 NT 06 15/062003 NT 07 04/07/2003 NT 08 12/08/2003 NT 09 24/08/2003 NT 011 31/12/2003 NT 012 31/12/2003 Dấu &: Người thực TK đối Số tiền Ghi ứng Nội dung kinh tế SS TT Sổ sách Thực tế Xuất nguyên phụ liệu 621 621 36.031.000 36.031.000 để sản xuất đơn Xuất kho nguyên phụ 621 621 13.431.000 13.431.000 liệu để sản xuất hàng Xuất kho nguyên phụ 621 621 60.425.000 60.425.000 liệu để sản xuất hàng Xuất kho nguyên phụ 621 621 125.342.112 125.342.11 liệu để sản xuất hàng Xuất kho nguyên phụ 621 621 134.258.000 134.258.00 liệu để sản xuất hàng Xuất kho nguyên phụ 627 627 56.538.191 56.538.191 liệu để sản xuất hàng Xuất kho nguyên phụ 621 621 44.161.908 44.161.908 liệu để sản xuất hàng Xuất kho nguyên phụ 621 621 41.835.381 41.835.381 liệu để sản xuất hàng Xuất kho nguyên phụ 621 621 46.186.914 46.186.914 liệu để sản xuất hàng Xuất kho nguyên phụ 621 621 175.236.541 175.236.54 & liệu để sản xuất hàng Xuất kho nguyên phụ 621 621 80.637.181 80.637.181 liệu để sản xuất hàng Nghiệp vụ xảy năm 2004 lại phản ánh vào 31/12/2003 Qua điều tra cho tháy nguyên nhân nhầm lẫn chép chấp nhận điều chỉnh lại cho phù hợp với kỳ kế toán đơn vị Bút toán điều chỉnh: Nợ TK152:175.236.541 Có TK 621: 175.236.541 Kết luận: Cơng việc ghi chép nghiệp vụ xuất dùng nguyên vật liệu xác số phát sinh - Để đảm bảo nghiệp vụ xuất kho nguyên vật liệu phát sinh ghi sổ theo tài khoản chịu phí cột tài khoản đối ứng Nhật ký chung theo sổ tài khoản Đối nghiệp vụ xuất kho thành phẩm để bán hạch toán vào sổ Nhật ký chung, sổ Cái TK 155 (hay đảm bảo tổng số phát sinh có TK 155 bao gồm tất nghiệp vụ xuất thành phẩm kỳ) Và tính kỳ tuân thủ Giấy tờ làm việc sau thể kết đạt sau thực kiểm tra chi tiết nghiệp vụ xuất nguyên vật liệu, thành phẩm -Tương tự việc kiểm tra chi tiết nghiệp vụ xuất nguyên vật liệu phần kiểm tra chi tiết nghiệp vụ xuất bán thành phẩm kiểm tra tương tự Chọn số nghiệp vụ (chú ý nghiệp vụ xảy sát ngày kết thúc niên độ chọn số nghiệp vụ phát sinh niên độ sau) để kiểm tra đối chiếu với hợp đồng kinh tế, vận đơn sổ sách liên quan Kết thực qua bảng Bảng Công ty cổ phần Kiểm tốn - Tư vấn thuế Tên khách hàng: Cơng ty K Tham chiếu: Khoản mục kiểm tra: Nghiệp vụ xuất bán thành phẩm Người thực Chứng từ Nội dung kinh tế SH NT BP 001 05/01/200 Xuất kho bán quần bò TK đối ứngi ứngng Số tiền Sổ sách Thực tế Ghi SS 632 TT 632 100 235 100 235  BP 002 09/01/200 Xuất bán quần bò 632 632 640 78 640 562 78 562  BP 003 10/06/200 Xuất kho bán quần bò 632 632 000 120 000 783 120 783  BP 004 27/08/200 Xuất kho bán túi cặp 632 632 000 112 000 679 112 679  BP 005 30/12/200 Xuất bán Bánh túi cặp 632 632 500 111 500 165 111 165  BP 006 14/02/200 Xuất bán Bánh túi cặp 632 632 800 97 800 532 97 532  BP 007 31/3/2004 Xuất bán Bánh túi cặp 632 632 000 45 000 621 45 621  700 700 Dấu : kiểm tra với chứng từ gốc, sổ sách khớp Kết luận: Sau kiểm tra 10 nghiệp vụ xuất bán Bánh gạo 14 nghiệp vụ xuất bán Bánh bột mỳ nghiệp vụ hồn tồn đắn, xác số phát sinh, tài khoản đối ứng kỳ (Sự tăng đột biến giá vốn hàng bán hợp lý với tăng lên chi phí ngun vật liệu) Hố đ n BP 009 phát sinh ngày 31/12/2003 sổ sách kế toán lại ghi vàoy 31/12/2003 sổ sách kế toán lại ghi vàong sổ sách kế toán lại ghi vào sách kế toán lại ghi vào toán lại ghi vàoi ghi vày 31/12/2003 sổ sách kế toán lại ghi vàoo