Nhung giai phap va kien nghi gop phan xay dung va 124031

Chuyên đề thực tập Viện Dầu khí Lời nói đầu Trong xu hội nhập toàn cầu hoá kinh tế gới nh nay, doanh nghiệp luôn phải đối mặt với cạnh tranh gay gắt nhiều mặt từ doanh nghiệp khác nớc Nhận thức rõ đợc điều đó, Đảng Cộng Sản Việt Nam đà kêu gọi toàn Đảng toàn dân thực công đổi đất nớc theo chế thị trờng Trong vấn đề đổi tổ chức, quản lý nâng cao hiệu khu vực doanh nghiệp nhà nớc nội dung thiết thực để góp phần đổi Kinh tế thực Công nghiệp hoá- Hiện đại hoá đất nớc Nhận thức đợc tầm quan trọng đó, Viện Dầu khí phải đối mặt với vấn đề cấu tổ chức Bộ máy quản lý Trải qua 10 năm hoạt động theo chế mới, Viện đà không ngừng nghiên cứu, cải tiến áp dụng mô hình quản lý phù hợp, đem lại ổn định cho Viện Tuy nhiên điều kiện cạnh tranh ngày gay gắt, dòi hỏi Viện phải chấn chỉnh hoàn thiện cấu, tổ chức máy quản lý cho phù hợp Phần thứ nhÊt Lý ln chung vỊ c¬ cÊu tỉ chøc bé máy quản lý Công ty I- Thực chất Cơ cấu máy: Chức quản trị kinh doanh: Trong công tác quản trị, chức quản trị hình dung đợc trình quản trị nội dung trình hệ thống định Việc phân tích trình quản trị, xét mặt chức năng, Vũ Thị Thu Hơng Q8T2 Chuyên đề thực tập Viện Dầu khí quản trị sở xác định khối lợng công việc theo chức năng, xác định số lợng cán quản lý cần có để hình thành cấu máy doanh nghiệp 1.1 Khái niệm chức quản trị kinh doanh: Để tiến hành công tác quản trị, chủ thể quản trị phải thực nhiều công việc khác Những loại công việc quản trị đợc gọi chức quản trị (Chức quản trị tập hợp công việc khác mà chủ thể quản trị phải thực trình quản trị tổ chức Nó biểu phơng hớng giai đoạn nội dung trình quản trị Nh vậy, thực chất chức quản trị lý tồn hoạt động quản trị kinh doanh Việc xác định, xây dựng hoàn thiện cấu tổ chức máy quản trị điều kiện phơng tiện để thực chức quản trị cách có hiệu Do đó, xem xét mô hình nh hoạt động cấu tổ chức cần phải am hiểu chức quản trị) 1.2 Phân loại chức quản trị kinh doanh: a) Theo giai đoạn tác động, quản trị kinh doanh có chức sau: - Chức định hớng: Định hớng chức quan trọng trình quản trị, gắn liền với việc lựa chọn chơng trình hành động cho tơng lai Chẳng định hớng chức tất nhà quản trị cấp doanh nghiệp mà dựa nhà quản lý xác định đợc chức nhằm đảm bảo đợc tất mục tiêu thông qua định hớng đà có Nội dung chức định hớng nhằm hoàn thành mục đích, mục tiêu doanh nghiệp đặt xuất phát từ chất hệ thống có tổ chức để thực mục tiêu chung doanh nghiệp thiết lập hệ thống kế hoạch để hội nhập phối hợp hoạt động Có thể nói chức kim nam cho hoạt động doanh nghiệp - Chức tổ chức: Đây chức đặc trng hoạt động quản trị Để thực đợc nhiệm vụ, kế hoạch đà đợc đề phần định hớng đòi hỏi nhà quản trị doanh nghiệp phải thiết lập cấu tổ chức cho phù hợp với đặc điểm kinh tế kỹ thuật doanh nghiệp Đồng thời xác định việc cần phải làm? Những thích hợp với công việc đó? Các công việc đợc phối hợp với nh nào? Những phận cần phải thích hợp xoá bỏ? Quan hệ phân công trách nhiệm phận hệ thống quyền hành tổ chức Chức luôn đòi hỏi tính thích ứng động - Chức phối hợp: Nội dung chủ yếu chức làm cho đồng tất hoạt động doanh nghiệp nhằm làm cho phối hợp hoạt động chung phòng ban, phân xởng doanh nghiệp đợc nhịp nhàng có hiệu Bộ máy doanh nghiệp nh cỗ Vũ Thị Thu Hơng Q8T2 Chuyên đề thực tập Viện Dầu khí máy nh liên kết phối hợp hoạt động đợc - Chức kiểm tra: Kiểm tra chức chức trách nhà quản lý nhà quản trị doanh nghiệp nói riêng Kiểm tra đo lờng chấn chỉnh việc thực nhằm đảm bảo cho mục tiêu doanh nghiệp kế hoạch đặt để đạt tới mục tiêu này, đà đợc hình thành Thực chất kiểm tra duyệt lại xem tất có đợc tiến hành phù hợp chơng trình đà định với tất mệnh lệnh đà ban bố nguyên lý đà thừa nhận, khả sửa chữa tới mức tối đa số lợng sai lÇm lín nhÊt mét thêi gian tèi thiĨu doanh nghiệp Chức đòi hỏi cán quản trị cấp doanh nghiệp phải thờng xuyên xem xét lại định đà đợc đề ra, để từ đa giải pháp điều chỉnh - Chức điều chỉnh: Đi liền với kiểm tra, chức điều chỉnh việc thờng xuyên theo dõi vận động hệ thống để kịp thời phát rối loạn tổ chức, luôn cố gắng trì mối quan hệ bình thờng phận điều khiển phận chấp hành Đây chức cần thiết trình quản trị để góp phần làm cho định đề phù hợp thúc đẩy doanh nghiệp phát triển Có thể nói chức quản trị đâu chung nhà quản trị, không phân biệt cấp bậc, ngành nghề, quy mô lớn nhỏ tổ chức môi trờng xà hội b) Theo nội dung tác động quản trị kinh doanh bao gồm chức sau: - Chức quản trị sản xuất: kinh doanh đại, hoạt động quản trị thờng đợc tổ chức cách kết hợp quản trị theo chức năng, quản trị theo đối tợng, quản trị theo dự án quản trị theo phận cấu thành hệ thống kinh doanh Trong hệ thống đó, quản trị sản xuất chức quản trị bao hàm nhiều hoạt động quản trị liên quan đến tất đối tợng quản trị, phận cấu thành toàn hệ thống Quản trị sản xuất dựa nội dung vật chất trình vật chất mà sản phẩm dịch vụ đợc tạo để cung cấp cho thị trờng, đáp ứng yêu cầu sử dụng định khách hàng - Chức quản trị nhân sự: Quản trị nhân việc bố trí sử dụng hợp lý ngời lao động với máy móc thiết bị, phơng pháp công nghệ sản xuất nguồn nguyên liệu cách có hiệu doanh nghiệp Nội dung quản trị nhân bao gồm hai việc sau: Vũ Thị Thu Hơng Q8T2 Chuyên đề thực tập Viện Dầu khí + Quản lý ngời: Công việc có ý nghĩa quản lý hàng ngày đốivới tập thể ngời lao động, công việc xây dựng kíp đợc điều động, điều phối tạo cho doanh nghiệp có khả phát sai sót mặt kinh tế, kỹ thuật + Tối u hoá nguồn lực: Đó công việc đặt ngời có trách nhiệm, kỹ thuật cụ thể, nắm đợc thông số khác sách nhân nh: việc làm, đào tạo, tiền lơng, quan hệ XH Quản trị nhân chức vô quan trọng quản trị doanh nghiệp liên quan trực tiếp đến yếu tố ngời doanh nghiệp - Chức quản trị tài - Chức quản trị hoạt động: Thực chức doanh nghiệp hoà nhập vào thị trờng để tồn phát triển 2) Khái niệm cấu tổ chức quản trị Cơ cấu tổ chức máy tổng hợp phận khác có mối liên hệ quan hệ phụ thuộc lẫn (trong) đợc chuyên môn hoá, đợc giao trách nhiệm quyền hạn định đợc bố trí theo cấp khâu khác nhằm thực chức quản trị doanh nghiệp thực mục đích chung đà xác định cđa Doanh nghiƯp Ta thÊy r»ng c¬ cÊu tỉ chức quản trị đợc hình thành từ phận cấp quản trị Bộ phận quản lý đơn vị riêng biệt có chức quản trị định Cấp quản lý thống phận quản lý trình độ nh cấp xí nghiệp, cấp phân xởng Cơ cấu tổ chức quản trị hình thức phân công lao động lĩnh vực quản trị Nó tác động đến toàn trình hoạt động hệ thống quản trị 3- Vai trò cấu tổ chức quản trị doanh nghiƯp: C¬ cÊu tỉ chøc cho phÐp chóng ta tỉ chức sử dụng hợp lý nguồn lực Nó cho phép xác định rõ mối tơng quan hoạt động cụ thể trách nhiệm quyền hạn gắn liền với cá nhân, phân hệ cấu Nó trợ giúp cho việc định luồn thông tin rõ ràng Nó trợ giúp xác định cấu quyền lực cho tổ chức 4- Những yêu cầu cấu tổ chức máy quản trị Điều kiện môi trờng kinh doanh đòi hỏi giám đốc doanh nghiệp cần phải tổ chức máy doanh nghiệp thật phù hợp nhằm nâng cao hiệu sản xuất kinh doanh Việc xây dựng hoàn thiện cấu tổ chức máy quản trị vấn đề vô phức tạp Do đó, để xây dựg cấu tổ chức máy doanh nghiệp phù hợp đòi hỏi phải đáp ứng nhiều yêu cầu mà tập trung lại phải bảo đảm đợc yêu cầu sau đây: - Tối u hoá: yêu cầu đòi hỏi khâu cấp quản trị (Khâu quản trị phản ánh phân chia chức quản trị theo chiều ngang) cấp Vũ Thị Thu Hơng Q8T2 Chuyên đề thực tập Viện Dầu khí quản trị thể phân chia chức quản trị theo chiều dọc, thiết lập mối quan hệ hợp lý với số lợng cấp quản trị nhất, không thừa, không thiếu phận không chồng chéo chức doanh nghiệp, đảm bảo quyền hạn tơng ứng với trách nhiệm - Tính linh hoạt: Môi trờng kinh doanh doanh nghiệp luôn biến động không ngừng, để không bị lạc hậu theo kịp với biến động đòi hỏi doanh nghiệp phải chủ đoọng Vì cấu tổ chức quản trị phải có khả thích ứng linh hoạt với tình xảy doanh nghiệp nh môi trờng - Tính tin cậy: Trong thời đại bùng nổ thông tin nh nay, lợng thông tin vào doanh nghiệp lớn việc lựa chọn thông tin đáng tin cậy khó Do đó, cấu tổ chức quản trị phải đảm bảo tính xác tất thông tin đợc sử dụng doanh nghiệp, nhờ đảm bảo phối hợp hoạt động nhiệm vụ tất bé phËn doanh nghiÖp - TÝnh kinh tÕ: ViÖc chuyển kinh tế sang chế thị trờng với việc hoàn thiện môi trờng pháp lý kinh doanh cho doanh nghiệp hoạt động điều kiện làm cho DN thực phải chăm lo đến òn phát triển “ChÕ ®é giao vèn cho doanh nghiƯp cïng nhiƯm vơ bảo toàn phát triển số vốn đợc giao thực chế độ Hạch toán kinh doanh độc lập Điều đòi hỏi việc tổ chức cấu máy quản trị DN phải sử dụng chi phí đạt hiệu cao Tiêu chuẩn để xem xét yêu cầu mối tơng quan chi phí dự định ỏ kết thu - Phải đảm bảo thực chế độ thủ trởng: Yêu cầu nhằm đảm bảo tính tập trung dân chủ doanh nghiƯp Thùc chÊt cđa chÕ ®é mét thđ trởng quyền định vấn đề thuộc kinh tÕ – kü tht, tỉ chøc , hµnh chÝnh, ®êi sèng néi bé doanh nghiƯp vµ tõng bé phận đợc trao cho ngời Ngời có nhiệm vụ quản lý toàn diện mặt hoạt động đơn vị mình, đợc trao trách nhiệm quyền hạn định chịu hoàn toàn trách nhiệm Vũ Thị Thu Hơng Q8T2 Chuyên đề thực tập Viện Dầu khí 5- Các nhân tố ảnh hởng đến cấu tổ chức máy quản trị: Để thực đầy đủ yêu cầu cấu tổ chức quản trị cần tính đến nhân tố ảnh hởng trực tiếp gián tiếp việc hình thành, phát triển hoàn thiện cấu tổ chức quản trị Có nhiều nhân tố ảnh hởng quy thành 02 loại nhóm nhân tố sau: 5.1 Nhóm nhân tố thuộc đối tợng quản trị bao gồm: - Tình trạng trình độ phát triển công nghệ sản xuất DN - Tính chất đặc điểm sản xuất: Chủng loại sản phẩm, quy mô sản xuất, loại hình sản xuất Tất nhân tố ảnh hởng đến thành phần nội dung chức quản trị thông qua chúng mà ảnh hởng trực tiếp đến cấu tổ chức quản trị 5.2 Nhóm nhân tố thuộc lĩnh vực quản trị gồm có: - Quan hệ sở hữu tồn doanh nghiệp - Mức độ chuyên môn hoá tập trung hoá hoạt động quản trị - Trình độ giới hoá tự động hoá hoạt động quản trị, trình độ kiến thức tay nghề cán quản lý, hiệu suất lao ®éng cđa hä - Quan hƯ phơ thc gi÷a sè lợng bị lÃnh đạo, khả kiểm tra ngời lÃnh đạo hoạt động ngời cấp dới - Chính sách đÃi ngộ doanh nghiệp đội ngũ cán quản trị 6- Các kiểu cấu tổ chức máy doanh nghiệp: Cơ cấu tổ chức công nghiệp tuỳ thuộc vào quy mô Công ty ngành nghề tính phức tạp vấn đề gặp phải Hình thức chung cấu tổ chức tuyến biên chế nhng có số dạng khác hình thức này: 6.1 Cơ cấu trực tuyến (Đờng thẳng) Đây kiểu cấu trúc đơn giản Dựa nguyên tắc thống huy ngời thõa hµnh chØ nhËn vµ chØ thi hµnh mƯnh lƯnh từ ngời phụ trách cấp trực tiếp ngời phụ trách chịu hoàn toàn trách nhiệm cấp dới Loại cấu đợc thể qua sơ đồ dới đây: LÃnh đạo doanh nghiệp Ngời lÃnh đạo tuyến Ngời lÃnh đạo tuyến Vũ Thị Thu Hơng Đơn vị Đơn vị Đơn vị n Q8T2 Chuyên đề thực tập Viện Dầu khí Sơ đồ 1: Cơ cấu trực tuyến - Đặc điểm: ngời lÃnh đạo thực tốt tất chức quản trị chịu hoàn toàn trách nhiệm hệ thống phụ trách Mọi vấn đề đợc giải trực kênh đờng thẳng - Ưu điểm: Cơ cấu có số u điểm nh: + Đơn giản, rõ ràng thống huy, dễ thực chế độ thủ trởng + Tách biệt rõ ràng trách nhiệm + Giải hiệu mâu thuẫn cấp dới chịu mệnh lệnh cấp trực tiếp - Nhợc điểm: Bên cạnh u điểm nêu trên, loại cấu có số nhợc điểm: + Ngăn cách thiếu phối hợp phận + Thiếu linh hoạt sáng tạo + Không tận dụng đợc chuyên gia +Thủ trởng đòi hỏi phải có lực sáng tạo + Sẽ làm xuất nguy quan liêu Do đặc điểm mà kiểu cấu thích hợp với Công ty Thơng Mại Nó đợc áp dụng phổ biến cuối kỷ XIX cấu đợc áp dụng đặc biệt tổ, đội sản xuất 6.2 Cơ cấu chức (Song trùng lÃnh đạo) Sự phát triển dẫn tới cấu trúc chức Cấu trúc lần đợc áp dụng chế độ đốc công, sau phạm vi ứng dụng đợc mở rộng phù hợp với khối lợng công tác quản trị lớn Cơ cấu dựa nguyên tắc "Mỗi ngời vị trí, vị trí cho ngời" Kiểu cấu cho phép phòng chức có quyền mệnh lệnh vấn đề thuộc chuyên môn họ - Đặc điểm: Với cấu chức năng, nhiệm vụ quản trị đợc phân chia cho đơn vị riêng biệt theo chức quản trị hình thành nên ngời lÃnh đạo đợc chuyên môn hoá, đảm nhiệm thực chức định Loại cấu đợc thể dới dạng sơ đồ sau: Vũ Thị Thu Hơng Q8T2 Chuyên đề thực tập Viện Dầu khí Ngời lÃnh đạo doanh nghiệp Ngời lÃnh đạo chức Ngời lÃnh đạo chức Bộ phận sản xuất 1nghiệp Bộ phận s¶n xt nghiƯp Bé phËn s¶n xt n nghiƯp Sơ đồ 2: Cơ cấu chức - Ưu điểm : Loại cấu có u điểm thu hút đợc chuyên gia vào công tác lÃnh đạo, giải vấn đề chuyên môn thành thạo hơn, giảm bớt gánh nặng cho cán huy chung Doanh nghiệp + Cơ cấu phân chia nhiệm vụ rõ ràng thích hợp với lĩnh vực cá nhân đợc đào tạo + Cơ cấu cung cấp đào tạo tốt cho nhà phụ trách mới, chuyển dịch từ họ học vào hành động tổ chức + Với cấu này, công việc dễ giải thích, phần lớn nhân viên hiểu vai trò đơn vị nhiều ngời cá nhân chức làm - Nhợc điểm: + Cơ cấu thúc đẩy đào tạo hẹp cho cá nhân dẫn tới công việc nhàm chán mọt tuyến, đồng thời việc liên lạc qua lĩnh vực kỹ thuật khó khăn xung đột đơn vị tăng Con đờng liên lạc qua tổ chức trở nên phức tạp + Các kênh liên lạc phức tạp dẫn tới tính trạng "Quản lý chóp bu tải", vi phạm chế độ thủ trởng, dễ nảy sinh tình trạng thiếu trách nhiệm + Các cá nhân nhìn lên hệ thống cấp bậc tổ chức để hớng dẫn mệnh lệnh tập trung vào sản phẩm, dịch vụ khách hàng 6.3 Cơ cấu trực tuyến - chức mối quan hệ quyền hạn trực tuyến với tham mu Đây kiểu cấu kết hợp hai kiểu đà trình bày trên, cấu dựa nguyên tắc: Bên cạnh đờng trực tuyến đặt phận tham mu bao gồm chuyên gia có trách nhiệm để làm rõ định lÃnh đoạ - Đặc điểm: Theo cấu ngời lÃnh đạo doanh nghiệp đợc giúp sức ngời lÃnh đạo chức để chuẩn bị định hớng dẫn kiểm tra việc thực định Ngời lÃnh đạo doanh nghiệp chịu Vũ Thị Thu Hơng Q8T2 Chuyên đề thực tập Viện Dầu khí trách nhiệm mặt công việc toàn quyền định phạm vi doanh nghiệp Cơ cấu đợc thể qua sơ đồ sau Vũ Thị Thu Hơng Q8T2 Chuyên đề thực tập Viện Dầu khí LÃnh đạo DN LÃnh đạo tuyến1 LÃnh ®¹o tuyÕn n Bé phËn SX Bé phËn SX Quan hÖ trùc tuyÕn Quan hÖ tham mu Tham mu LÃnh đạo CN A LÃnh đạo CN B Sơ đồ 3: Cơ cấu trực tuyến - chức - Ưu điểm: + Kết hợp u điểm thống huy với u điểm chuyên môn hoá + Quản lý đồng thời dài hạn chức ngắn hạn thừa hành - Nhợc điểm: + Nếu không quy định rõ quyền hạn gây hỗn độn, ngời lÃnh đạo doanh nghiệp phải thờng xuyên giải mối quan hệ phận trực tuyến chức + Hạn chế mức độ sử dụng kiến thức chuyên viên + Để tạo xu hớng tập trung hoá nhà quản trị cấp cao, cấu thực tế không tồn cách nguyên vẹn mà thờng xuyên bị vi phạm 6.4 Các cấu khác: 6.4.1 Cơ cấu tổ chức kiểm tra ma trận: - Đặc điểm: Khi cần thực dự án ngời ta cử chủ nhiệm dự án, đơn vị chức cử cán tơng ứng tham gia thùc hiƯn dù ¸n Khi dù ¸n kÕt thóc ngời lại trở vị trí ban đầu - Ưu điểm: Dễ di chuyển ván có lực để thực dự án, giảm cồng kềnh máy - Nhợc điểm: Hay xảy mâu thuẫn ngời quản lý dự án ngời lÃnh đạo phòng chức Vũ Thị Thu Hơng Q8T2