Thực trạng và giải pháp số hóa trong quản lý xây dựng của nhà thầu việt nam hiện nay

Kỷ yếu Hội thảo khoa học cấp Trường 2022 Tiểu ban Kinh tế Thực Trạng Và Giải Pháp Số Hóa Trong Quản Lý Xây Dựng Của Nhà Thầu Việt Nam Hiện Nay Mai Bá Nhẫn Khoa Kinh tế vận tải Trường Giao thơng vận tải Thành phố Hồ Chí Minh Thành phố Hồ Chí Minh, Việt Nam nhanmb@ut.edu.vn Tóm tắt-Bài báo cung cấp thông tin giải pháp công nghệ, ứng dụng công tác quản lý xây dựng dành cho nhà thầu, nhằm khắc phục thực trạng tồn Trong đó, đề cập đến giải pháp BIM5D, công nghệ ERP sử dụng rộng rãi giới nhà thầu lớn Việt Nam, việc quản lý giá thầu quản lý thi cơng xây dựng Nghiên cứu góp phần hỗ trợ nhà thầu có quy mơ vừa nhỏ dễ dàng tiếp cận lựa chọn giải pháp cơng nghệ phù hợp Từ khóa-Quản lý xây dựng, Chuyển đổi số, BIM5D, ERP I GIỚI THIỆU Hiện nay, toàn cầu chạy đua với cách mạng thời đại chuyển đổi số, nhiệm vụ mà Chính phủ Việt Nam trọng ưu tiên Đối tượng chuyển đổi số ngành xây dựng bao gồm: Xây dựng liệu quốc gia, tập trung nghiên cứu ứng dụng giải pháp công nghệ tiên tiến hệ thống thông tin địa lý (GIS), hệ thống thơng tin cơng trình (BIM), trí tuệ nhân tạo (AI), hướng đến số hóa ngành xây dựng [1] Về phía nhà thầu xây dựng, tích cực chuyển giao ứng dụng phần mềm vào nhiều lĩnh vực tài chính, kế tốn, bán hàng, marketing,… Trong nhiệm vụ vơ quan trọng cấp thiết tìm kiếm giải pháp cơng nghệ phục vụ cho công tác quản lý xây dựng Nhằm giúp nhà thầu chuẩn hóa quy trình làm việc, xây dựng đồng liệu doanh nghiệp, phản ứng kịp thời, qua giúp kiểm sốt tốt chi phí sức khỏe doanh nghiệp Tuy nhiên, thời gian qua, hàng loạt dự án xây dựng nước liên tục thay đổi nhà thầu, nguyên nhân nhà thầu lựa chọn ban đầu không đủ lực kinh nghiệm để đáp ứng thực tế thi công Một số khác, thường xuyên gặp tình trạng vượt giá trị ngân sách, thời gian thi cơng kéo dài, gặp nhiều khó khăn cơng tác quản lý xây dựng Chính thế, địi hỏi nhà thầu phải phân tích đánh giá thực trạng, tìm tồn khó khăn nay, làm sở để nghiên cứu tìm kiếm giải pháp cơng nghệ phù hợp, giúp giải vấn đề gặp phải II THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN LÝ XÂY DỰNG CỦA NHÀ THẦU HIỆN NAY A Quản lý giá thầu Tại giai đoạn đấu thầu, sau nhận thông tin hồ sơ mời chào giá từ bên mời thầu, phận Quantity Surveyor (QS) bên chào thầu triển khai lập đơn giá chào thầu Đa số nhà thầu làm theo quy trình hình Hình Quy trình lập giá thầu nhà thầu 295 Mai Bá Nhẫn Từ yêu cầu biện pháp, tiêu chuẩn thi công, nghiệm thu hồ sơ thiết kế 2D nhận từ bên mời thầu, kỹ sư QS tiến hành phân tích liệu vẽ bóc tách khối lượng Với phương thức thực truyền thống sử dụng phần mềm quen thuộc Autocad, Excel để thực phép tính bảng biểu liên kết khối lượng Một số phần mềm thiết kế 3D phần mềm Revit, Sketchup, nhà thầu dùng để xuất khối lượng bê tông, xây tường, ốp lát,… Đồng thời, phận làm giá tiến hành khảo sát, báo giá thầu phụ, nhà cung cấp tổng hợp xây dựng nên đơn giá chào thầu Hồ sơ dự thầu thể nộp file giấy với số lượng lớn Mặt khác, thời gian cho giai đoạn đấu thầu thường gấp rút, để hoàn thành hết tất yêu cầu hồ sơ mời thầu, đòi hỏi nhà thầu phải hồn thành nhiều việc thời điểm Cơng việc yêu cầu tính tỷ mỉ độ xác cao, chưa kể nhà thầu tham gia chào giá cho nhiều gói thầu lúc Do đó, áp lực cơng việc lớn sai sót dễ xảy Tuy nhiên, với quy trình làm việc thơng qua ình 1, thấy tồn nhược điểm sau:  Khối lượng tính tốn thủ cơng, với hàng triệu phép tính phức tạp, dễ sai sót, khó kiểm tra cập nhật Dữ liệu khối lượng không liên kết với thiết kế, nên thiết kế có điều chỉnh, phận QS phải rà sót lại tồn tiêu tốn nhiều thời gian cơng sức Đồng thời, khối lượng tính tốn khơng có tính kế thừa cho giai đoạn sau dự án, người trình bày cách khác nhau, giai đoạn cần cách thể khối lượng khác Do đó, khó để kiểm tra so sánh đối chiếu khối lượng bên Công việc tính tốn khối lượng lặp lặp lại nhiều lần, gây lãng phí nguồn lực;  Dữ liệu giá tạo lập quản lý thủ công, file Excel rời rạc, cá nhân có cách làm chủ quan khác nhau, khơng đồng bộ, dễ sai sót khó cập nhật theo dõi, nguy rị rỉ liệu nhân nghỉ việc Việc liên kết khối lượng với đơn giá thủ công, thời gian dễ nhầm lẫn;  Cách thức truyền tải thông tin phối hợp nhiều phương tiện truyền thống trao đổi trực tiếp, email, zalo, gọi thoại,… dẫn đến tốc độ chậm, sai lệch thông tin B Quản lý thi công Nhằm đạt mục tiêu hiệu kinh tế, tiến độ, chất lượng an tồn q trình thi cơng, vai trị cơng tác quản lý thi cơng vơ quan trọng Từ mục tiêu tính chất khác cơng trình, nhà thầu có phương pháp quản lý khác Sơ đồ quy trình quản lý thi cơng thể hình Hình Quy trình quản lý thi cơng Thơng qua hình thấy nhà thầu lập kế hoạch thi công dựa hợp đồng ký kết, nội dung kế hoạch bao gồm: Bảng doanh thu theo kế hoạch, danh sách kê khai chi phí theo kế hoạch, định mức thi công nội bộ, danh sách vật tư, nhà cung cấp, thầu phụ, nhân công, ca máy kèm tiến độ cung ứng dự kiến 296 Thực trạng giải pháp số hóa quản lý xây dựng nhà thầu Việt Nam Bắt đầu vào triển khai thi công, ban điều hành công trường nhà thầu tổng hợp báo cáo thông tin thực tế thi công công ty hàng ngày, khối lượng cơng việc cần làm lớn, u cầu có phối hợp nhiều người, nhiều phòng ban lúc Chính thế, nhà thầu gặp khó khăn sau:  Tình trạng kiểm sốt chậm trễ thông tin thường xảy quản lý lúc nhiều dự án;  Tiến độ làm việc cơng trường khó kiểm sốt sử dụng nhiều cơng cụ riêng lẻ để làm việc báo cáo như: Excel, zalo, email,…;  Các thông tin rời rạc, cần nhiều thời gian để tổng hợp, dẫn đến tình trạng chậm trễ bỏ sót thơng tin;  Quy trình làm việc thiếu thống nhất, phối hợp phịng ban khơng chặt chẽ kịp thời;  Thường xun xảy tình trạng kiểm sốt cơng việc, đùng đẩy trách nhiệm, gây đoàn kết động lực làm việc;  Hồ sơ giấy tờ xuất nhập kho, trình mẫu tiêu hao nhiều thời gian để xác minh phê duyệt, gây cản trở công việc;  Thủ tục thời gian nghiệm thu toán với bên rườm rà, chậm trễ gây ảnh hưởng đến dịng tiền dự án;  Cơng tác quản lý vật tư thiếu chặt chẽ công trường, gây mát lãng phí phát sinh nhiều chi phí kho bãi; Tất vấn đề trên, dẫn tới trình trạng vượt tiến độ thi cơng phát sinh chi phí ngồi kế hoạch Ảnh hưởng đến uy tín hiệu kinh tế nhà thầu III GIẢI PHÁP CHUYỂN ĐỔI SỐ TRONG CÔNG TÁC QUẢN LÝ XÂY DỰNG CỦA NHÀ THẦU HIỆN NAY A Quản lý giá thầu công nghệ BIM 5D Trong thời gian qua, Chính phủ Bộ Xây dựng có đạo liệt hướng dẫn cụ thể ứng dụng công nghệ BIM vào hoạt động xây dựng, số lượng doanh nghiệp Việt Nam tiếp cận ứng dụng BIM ngày tăng cao Theo khảo sát Trung Tâm Thông tin Thống kê Khoa học Công nghệ năm 2019, tỷ lệ doanh nghiệp quan tâm BIM 92%, tỷ lệ doanh nghiệp ứng dụng BIM 56%, dẫn đầu doanh nghiệp nhà thầu tư nhân, Coteccons, Hịa Bình, Delta,… Quy trình ứng dụng BIM quản lý giá thầu trình bày hình Hình Quy trình quản lý giá thầu công nghệ BIM5D Từ hồ sơ thiết kế 2D mơ hình thiết kế 3D nhận từ chủ đầu tư, QS nhà thầu tạo lập mơ hình chi phí BIM5D phần mềm chun dụng Cubicost, CostX, Bexel, Trong mơ hình chi phí này, chứa đầy đủ thơng tin cấu kiện, khối lượng, khu vực thi công, thời gian thi cơng, chi phí, nhà thầu, tổ đội,… Các thơng tin liên kết với liệu đơn giá, định mức tạo lập tảng Cloud sử dụng cho nhiều dự án lúc BOQ dự thầu tiếp tục hoàn thiện gửi trực tuyến tảng E-Tender nhanh chuyên nghiệp Với cách quản lý giá thầu BIM5D trên, mang lại hiệu ưu điểm sau: 1) Đối với khối lượng  Mơ hình 3D trực quan tạo hứng thú công việc, thuận tiện quan sát kiểm tra xung đột; 297 Mai Bá Nhẫn  Khối lượng đo bóc tự động từ mơ hình, hạn chế tối đa sai sót tự cập nhật có thay đổi thiết kế;  Khối lượng quản lý cách có hệ thống linh hoạt, thuận tiện cho việc khai thác sử dụng lâu dài giai đoạn thi công;  Môi trường làm việc chung, dễ dàng trao đổi, phân quyền phối hợp giúp tăng suất, thời gian rút ngắn, hiệu nâng cao 2) Đối với liệu giá  Dữ liệu đơn giá, định mức sử dụng tảng để quản lý, dễ dàng truy xuất liên kết với khối lượng nhiều dự án lúc;  Tự phát thay đổi nhiều phiên BOQ có cập nhật khối lượng đơn giá;  Hệ thống phân quyền kiểm soát chặt chẽ tránh rị rỉ thơng tin giá bên ngồi;  Thơng tin truyền đạt theo thời gian thực, hạn chế sai lệch chờ đợi;  Mặt khác, hồ sơ giá thầu nộp trực tuyến, sau nhận hồ sơ, phận chấm thầu đăng nhập để vào phòng thầu, hồ sơ nhà thầu hiển thị hệ thống hỗ trợ so sánh theo nhiều yếu tố, khác phân tích rõ Thời gian chấm thầu rút ngắn, công sức dành không nhiều, hiệu B Quản lý thi công công nghệ ERP Cloud ERP (Enterprise Resouces Planning) dùng để quản lý doanh nghiệp bao gồm phần mềm hoạt động tảng web lưu trữ liệu Cloud, xuất cuối năm 1980 ERP giúp cho việc theo dõi nhà lãnh đạo vận động doanh nghiệp cách dễ dàng hơn, từ xác định hội, hành động phù hợp chiến lược tương lai hoạch định đắn [2] Ngày nay, công nghệ ERP Cloud sử dụng rộng rãi công tác quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh nhà thầu lớn Điển hình, nhà thầu Coteccons đạo liệt thời gian 03 tháng để hồn tất việc chuyển giao vận hành thức hệ thống ERP vào công tác quản lý doanh nghiệp vào năm 2021 Cho thấy việc triển khai ứng dụng ERP xu hướng tất yếu ngành xây dựng [3] Dịch vụ ERP Cloud cung cấp bên thứ ba Hiện dịch vụ cung cấp ERP cho doanh nghiệp phổ biến Dịch vụ nước ngồi có hãng như: SAP Business One, Oracle, Odoo, Microsoft dynamics, SAGE ERP, Epicor… Dịch vụ nước với hãng như: AMIS, ERP Bravo, ERP Fastworks; Cloudify, Fast Business Online, ERP Ecount [4] Thông tin chia sẻ phân quyền truy cập thời điểm, địa điểm người dùng, nhiều thiết bị có kết nối internet máy tính, Smart Phone, Ipad,… Hình Quản lý thi cơng cơng nghệ ERP cloud Đa số phần mềm ERP nay, tích hợp nghiệp vụ quản lý đa dạng dễ dàng bổ sung theo nhu cầu quản lý nhà thầu, cụ thể việc quản lý xây dựng cơng trình, sau ưu điểm việc áp dụng công nghệ ERP 1) Dễ dàng lập tiến độ phân bổ nguồn lực thực thi cho dự án  Tiến độ thực thi công việc tạo lập trực tiếp phần mềm sơ đồ Gantt quen thuộc Liên kết ràng buộc công tác tổ chức chặt chẽ, 298 Thực trạng giải pháp số hóa quản lý xây dựng nhà thầu Việt Nam giúp cho việc bám sát điều chỉnh kế hoạch phù hợp với thực tế;  Từng đầu mục công tác phân công theo dõi cho cá nhân cụ thể kèm thời gian yêu cầu, tránh tình trạng quên việc thiếu trách nhiệm;  Nguồn lực dự trù gán cho công tác bao gồm: Hàm lượng tiêu hao vật liệu, số nhân công ca máy cần thiết, khối lượng phải thực hiện,…; 2) Các báo cáo hàng ngày thực nhanh chóng  Báo cáo thi cơng trực quan theo thời gian thực hình ảnh, file đính kèm;  Cập nhật thơng báo tức có thay đổi mới;  Tạo lưu trữ nhật ký thi cơng hàng ngày cách xác đầy đủ nội dung như: Khối lượng thực hàng ngày, số nhân công ca máy, thời tiết, điều kiện thi công 3) Hợp đồng quản lý chặt chẽ với bên liên quan  Toàn hồ sơ hợp đồng với bên liên quan (chủ đầu tư, nhà thầu phụ, nhà cung cấp vật liệu, th máy móc, giao khốn) lưu trữ Cloud phân quyền truy cập phù hợp với vai trò nhiệm vụ người;  Hợp đồng tình trạng thực hợp đồng, tạm ứng, tiến độ toán quản lý, báo cáo đầy đủ chi tiết hệ thống Tránh tình trạng chậm trễ ảnh hưởng đến dòng tiền dự án 4) Thông tin kịp thời minh bạch khối lượng tồn kho, đề xuất, phê duyệt điều phối vật tư cơng trình  Danh sách vật tư, thiết bị kèm khối lượng cần cung cấp theo tiến độ quản lý tập trung báo cáo tức thì;  Hồ sơ giấy tờ liên quan đến xuất nhập hoàn vật tư, phiếu thu chi khai báo trực tiếp phần mềm;  Quy trình, đề xuất yêu cầu, tiếp nhận, phê duyệt, xem xét giải nhanh chóng 5) Tiến độ thi cơng kiểm sốt chặt chẽ  Dựa kế hoạch báo cáo hàng ngày, phần mềm tự động tính tốn cập nhật tiến độ thực tế Cảnh báo tình trạng chậm trễ nguy xảy ra;  Mọi hoạt động trao đổi thông tin lưu vết hệ thống, giúp nhà quản trị theo dõi sát kịp thời 6) Kiểm sốt dịng tiền thu chi  Các khoản thu chi lưu trữ thể tức thời hệ thống Giúp cho việc quản lý chi phí kiểm sốt chặt chẽ theo ngân sách duyệt;  Lịch trình toán, tiến độ giải ngân thể đầy đủ kịp thời 7) Quản lý tập trung hồ sơ pháp lý thi công  Dữ liệu hồ sơ vẽ, nhật ký thi công, hồ sơ toán lưu trữ Cloud phân quyền truy cập theo loại tài liệu;  Các thông báo, văn bản, công văn đến từ phía thơng báo lưu trữ khoa học IV KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ A Kết luận Qua phân tích trên, thấy vai trị cơng nghệ lĩnh vực quản lý xây dựng Nhiệm vụ số hóa ngày quan trọng cấp bách với tất nhà thầu Trong việc ứng dụng giải pháp BIM5D công nghệ ERP công tác quản lý giá thầu, quản lý thi công mang lại hiệu rõ rệt, khắc phục đa số nhược điểm tồn phương thức thực truyền thống Tuy nhiên, để ứng dụng hiệu phù hợp với nhà thầu, yêu cầu cần dành thêm nhiều thời gian để nghiên cứu sâu hai giải pháp B Kiến nghị Rào cản lớn nhà thầu ứng dụng công nghệ vấn đề chi phí trang bị máy móc thiết bị, phần mềm chi phí trì hàng năm lớn Các thói quen tư làm việc trước khó thay đổi Chi phí tuyển dụng đào tạo nhân tốn Chính thế, để số hóa công tác quản lý xây dựng thành công toàn diện, bắt buộc nhà thầu phải xây dựng lộ trình cụ thể, lựa chọn phương án phù hợp với giai đoạn, hết ban lãnh đạo phải liệt, bền bỉ hiểu rõ giá trị lâu dài việc ứng dụng công nghệ TÀI LIỆU THAM KHẢO [1] Bộ Xây Dựng, “Quyết định việc phê duyệt "Kế hoạch chuyển đổi số ngành xây dựng giai đoạn 20202025, định hướng đến năm 2030,” 1004/QĐ-BXD, Hà Nội, Việt Nam, ngày ban hành có hiệu lực 31/07/2020 [2] Skyerp, “Lịch sử phát triển hệ thống ERP,” 2021 Available: https://skyerp.net/blog/phan-mem-erp-ungdung-erp-trong-quan-tri-doanh-nghiep-1/post/lich-su- 299 Mai Bá Nhẫn phat-trien-cua-he-thong-erp-13#blog_content truy cập: 20/06/2022 Ngày [3] Báo điện tử Xây Dựng, “Coteccons vận hành hệ thống ERP chuẩn mực cho ngành tổng thầu xây dựng,” 2021 Available: https://baoxaydung.com.vn/coteccons-van- hanh-he-thong-erp-chuan-muc-cho-nganh-tong-thauxay-dung-318773.html Ngày truy cập: 20/06/2022 [4] Beetech Solutions, “Top 12 phần mềm ERP nước Việt Nam tốt nay,” 2021 Available: https://beetechcom.vn/tin-tuc/cac-phan-mem-erp-hiennay.html Ngày truy cập: 20/06/2022 300 ... hiệu kinh tế nhà thầu III GIẢI PHÁP CHUYỂN ĐỔI SỐ TRONG CÔNG TÁC QUẢN LÝ XÂY DỰNG CỦA NHÀ THẦU HIỆN NAY A Quản lý giá thầu công nghệ BIM 5D Trong thời gian qua, Chính phủ Bộ Xây dựng có đạo liệt... bộ, danh sách vật tư, nhà cung cấp, thầu phụ, nhân công, ca máy kèm tiến độ cung ứng dự kiến 296 Thực trạng giải pháp số hóa quản lý xây dựng nhà thầu Việt Nam Bắt đầu vào triển khai thi công,... Ipad,… Hình Quản lý thi công công nghệ ERP cloud Đa số phần mềm ERP nay, tích hợp nghiệp vụ quản lý đa dạng dễ dàng bổ sung theo nhu cầu quản lý nhà thầu, cụ thể việc quản lý xây dựng cơng trình,