Tính cấp thiết nghiên cứu đề tài
Hiện nay, kinh tế Việt Nam đã hội nhập với kinh tế thế giới, với mốc đánh dấu là Việt Nam trở thành thành viên của WTO Vì thế kinh tế Việt Nam chịu những tác động tích cực cũng như những tác động tiêu cực của nền kinh tế thế giới Những tác động đó ảnh hưởng đến toàn bộ nền kinh tế trong đó có hoạt động thương mại quốc tế Do đó tình hình xuất nhập khẩu ảnh hướng lớn tới GDP của Việt Nam.
Là một mặt hàng xuất khẩu có thế mạnh, Dệt may Việt Nam đang từng bước khẳng định vai trò của mình trong nền kinh tế quốc dân cũng như nền kinh tế thế giới. Đàm phán là khâu quyết định hiệu quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp vì đàm phán có thành công thì mới ký kết được hợp đồng, mới thực hiện được mục tiêu lợi nhuận đã đề ra, chỉ khi đó doanh nghiệp mới đứng vững trên thương trường trong điều kiện cạnh tranh khốc liệt như hiện nay Thực tế cho thấy, hoạt động đàm phán ký kết hợp đồng thương mại quốc tế của Tổng công ty may Đức Giang còn nhiều hạn chế Số lượng cuộc đàm phán thành công còn chưa cao Trước tình hình kinh tế hiện nay, Tổng công ty cần phải coi trọng và đánh giá đúng tầm quan trọng của đàm phán trong hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu, nâng cao khả năng, hiệu quả đàm phán ký kết hợp đồng thương mại quốc tế để có thể tồn tại và phát triển.
Xác lập và tuyên bố vấn đề nghiên cứu
Dựa trên cơ sở kiến thức đã được học và qua thời gian tìm hiểu thực tế cũng như những tài liệu thu thập được, em đã chọn đề tài:
“ Hoàn thiện quy trình đàm phán ký kết hợp đồng xuất khẩu hàng may mặc sang thị trường Mỹ của Tổng công ty may Đức Giang” làm đề tài nghiên cứu cho luận văn tốt nghiệp của mình.
-Với đề tài nghiên cứu này trước hết em tiếp cận lý thuyết về đàm phán ký kết hợp đồng
- Sau phần tiếp cận lý thuyết, em đưa ra phương pháp nghiên cứu và các kết quả phân tích thực trạng về quy trình đàm phán ký kết hợp đồng xuất khẩu hàng may mặc sang thị trường Mỹ của Tổng công ty may Đức Giang.
- Với những phân tích về quy trình đàm phán của công ty, em sẽ đưa ra những thành công, hạn chế cũng như các nguyên nhân chủ quan, khách quan trong quá trình đàm phán ký kết hợp đồng xuất khẩu hàng may mặc của công ty.
- Cuối cùng em đề xuất các giải pháp nhằm hoàn thiện quy trình đàm phán ký kết hợp đồng xuất khẩu hàng may mặc sang thị trường Mỹ của Tổng công ty may Đức Giang.
Các mục tiêu nghiên cứu
- Hệ thống lại những vấn đề lý thuyết cơ bản về đàm phán ký kết hợp đồng trong thương mại quốc tế.
- Thu thập dữ liệu điều tra để đánh giá thực trạng quy trình đàm phán ký kết hợp đồng xuất khẩu của công ty.
- Đề xuất một số giải pháp và kiến nghị hoàn thiện quy trình đàm phán ký kết hợp đồng xuất khẩu hàng may mặc sang thị trường Mỹ của Tổng công ty may Đức Giang.
TÓM LƯỢC MỘT SỐ VẤN ĐỀ LÝ LUẬN VỀ QUY TRÌNH ĐÀM PHÁN KÝ KẾT HỢP ĐỒNG XUẤT KHẨU
Khái niệm về đàm phán TMQT
Trong thương mại quốc tế các bên giao dịch thường có những sự khác biệt về văn hóa, ngôn ngữ, phong tục tập quán và chịu sự điều tiết của hệ thống chính trị, pháp luật, tiền tệ, tài chính khác nhau Quyền lợi của các bên không thống nhất, nhiều khi trái ngược nhau cho nên thường có những bất đồng trong quan hệ thương mại Để giải quyết bất đồng, các bên phải tiến hành trao đổi bàn bạc để thống nhất các quan điểm Quá trình như thế gọi là đàm phán thương mại Trong thực tiễn nghiên cứu có rất nhiều khái niệm đàm phán nói chung và đàm phán thương mại quốc tế nói riêng.
Theo Joseph Burnes : “ Đàm phán là một thảo luận giữa hai hay nhiều bên để đi đến mục đích chung là đạt được thỏa thuận về những vấn đề ngăn cách các bên mà không bên nào đủ sức mạnh – hoặc có sức mạnh nhưng không muốn dùng sức mạnh để giải quyết vấn đề ngăn cách đó.”
Theo Roger Fisher và William Ury: “ Đàm phán là phương tiện cơ bản để đạt được điều chúng ta mong muốn từ người khác Đó là sự trao đổi ý kiến qua lại nhằm đạt được thỏa thuận trong khi bạn và phía kia có một số lợi ích chung và một số lợi ích đối kháng.”
Tóm lại, đàm phán thương mại là một quá trình mà các bên tiến hành thương lượng, thảo luận nhằm thống nhất các mối quan tâm chung và những quan điểm bất đồng dựa trên các yếu tố thiết yếu của hợp đồng thương mại.Đàm phán trong thương mại quốc tế là quá trình trao đổi, thỏa thuận giữa các chủ thể về các điều kiện mua bán ký kết và thực hiện hợp đồng mua bán hàng hóa quốc tế.
Một số lý thuyết về đàm phán ký kết hợp đồng trong thương mại quốc tế
2.2.1 Đặc điểm của đàm phán trong thương mại quốc tế Đàm phán trong thương mại quốc tế có một số đặc điểm sau:
-Trong đàm phán thương mại quốc tế, các bên tham gia đàm phán có ít nhất hai bên có trụ sở kinh doanh đặt ở các quốc gia khác nhau Đây là điểm phân biệt cơ bản rõ nét nhất giữa đàm phán thương mại quốc tế với đàm phán thương mại trong nước Trong quá trình đàm phán không những vì lợi ích của doanh nghiệp mà còn cả vì lợi ích quốc gia
- Các bên tham gia đàm phán thương mại quốc tế có các quốc tịch khác nhau và thường sử dụng ngôn ngữ phổ thông khác nhau Điều này sẽ gây khó khăn cho người tham gia đàm phán trong quá trình tiếp nhận, truyền đạt các thông tin và ý tưởng của mình cho đối tác, dễ có hiểu nhầm và sơ hở dẫn đến các rủi ro trong kinh doanh.
- Các bên tham gia đàm phán thương mại quốc tế, có thể khác nhau về thể chế chính trị sẽ dẫn đến sự khác nhau về quan điểm, lập trường, tư tưởng và tính dân tộc được đề cao Trong quá trình đàm phán các bên khó hòa hợp, ít thiện cảm, phòng thủ lẫn nhau, dễ gây ra các xung đột trong quá trình đàm phán.
- Trong quá trình đàm phán có sự gặp gỡ của các hệ thống pháp luật khác nhau Các luật pháp khác nhau có các khái niệm cũng như quy phạm khác nhau, cùng một hiện tượng nhưng có các cách giải thích và đưa ra các kết luận cũng khác nhau, điều này có ảnh hưởng rất lớn đến quá trình thực hiện hợp đồng sau này, dễ dàng tạo ra các rủi ro cho hoạt động kinh doanh.
- Trong đàm phán thương mại quốc tế có sự gặp gỡ giữa các nền văn hóa, phong tục tập quán khác nhau Mỗi quốc gia đều có một nền văn hóa truyền thống và phong tục tập quán riêng, nó hình thành nên tính cách, phong cách ứng xử, thái độ đàm phán và cách thức sử dụng các kỹ thuật, chiến thuật, ra quyết định trong đàm phán khác nhau.
2.2.2 Các nguyên tắc trong đàm phán thương mại quốc tế
Trong đàm phán thương mại quốc tế cần đảm bảo các nguyên tắc sau:
- Chỉ đàm phán khi xuất hiên vùng thỏa thuận đàm phán: Thực chất trong kinh doanh thương mại, người ta chỉ tiến hành đàm phán khi các bên chưa thống nhất với nhau về các điều kiện thương mại Giữa các bên đàm phán cần phải có vùng thỏa thuận trong các mâu thuẫn còn tồn tại
- Đảm bảo lợi ích của các bên tham gia đàm phán: Cơ sở gốc rễ của mọi hoạt động đàm phán là lợi ích, đàm phán là quá trình tác động giữa các chủ thể có lợi ích riêng, lợi ích chung, lợi ích xung đột nhằm tối đa hóa lợi ích chung và giảm thiểu sự xung đột lợi ích giữa các bên, từ đó đi đến các giải pháp có thể chấp nhận lẫn nhau.
- Kết hợp tính khoa học và tính nghệ thuật trong đàm phán: Trong đàm phán cần phải tiến hành một cách khoa học, từ nghiên cứu, phân tích, lập phương án và tiến hành đàm phán theo một quy trình đàm chặt chẽ, với những đối sách thích hợp Đồng thời trong đàm phán người đàm phán phải biết ứng xử linh hoạt và sử dụng các kỹ năng, kỹ xảo để nâng đàm phán trở thành một nghệ thuật, có như thế mới nâng cao hiệu quả của hoạt động đàm phán.
- Trong đàm phán phải tập trung vào quyền lợi chứ không tập phải lập trường quan điểm: Vì con người tham gia vào quá trình đàm phán thường dễ có cảm xúc, dẫn đến việc trình bày và đánh giá các vấn đề thương lượng không được khách quan, hay giữ lập trường quan điểm riêng của mình, nhiều khi quá giữ lập trường mà ít quan tâm đến quyền lợi Vì vậy trong quá trình đàm phán phải biết tách cảm xúc ra khỏi vấn đề đàm phán, chú trọng đến quyền lợi mà ít tập trung vào lập trường.
- Kiên quyết bảo vệ các tiêu chuẩn khách quan: Đặc biệt khi đàm phán với những người chỉ bảo vệ lập trường riêng của mình, thì tốt nhất là kiên quyết đảm bảo các thỏa thuận phải phản ánh các tiêu chuẩn khách quan công bằng, không phụ thuộc vào lập trường của bên nào Từ đó chấp nhận một giải pháp công bằng cho cả hai bên
2.2.3 Các hình thức đàm phán trong thương mại quốc tế
Căn cứ vào hình thức giao tiếp của đàm phán , đàm phán được chia làm ba loại :
2.2.3.1 Đàm phán trực tiếp Đây là kiểu đàm phán mà các bên tham gia đàm phán trực tiếp để tiến hành trao đổi và thỏa thuận về các điều kiện kinh doanh Các hình thức này giúp các bên nắm bắt thái độ, tâm lý, phản hồi của nhau một cách dễ dàng và trực tiếp, từ đó có thể giúp các bên điều chỉnh tốc độ của cuộc đàm phán và cùng nhau tìm ra thỏa thuận chung.
2.2.3.2 Đàm phán qua thư tín Đàm phán qua thư tín là hình thức đàm phán thông qua việc trao đổi thư thương mại Đàm phán qua thư giúp tiết kiệm chi phí, có thời gian chuẩn bị và diễn đạt ý kiến, có thể che giấu được những thái độ thật sự khi cần thiết Tuy nhiên, đàm phán qua hình thức này không nhanh chóng đưa đến kết quả chung vì mất nhiều thời gian xử lý thư và chuẩn bị để viết thư 2.2.3.3 Đàm phán qua điện thoại Đàm phán qua điện thoại dễ dàng và nhanh chóng đảm bảo được tính thời điểm Nhưng hình thức này đòi hỏi người tham gia thương lượng phải có kỹ năng nghe nói ngoại ngữ tốt, có khả năng xử lý thông tin và ứng biến nhanh. Bên cạnh đó, chi phí để thực hiện đàm phán qua điện thoại cao do phải liên lạc đường dài giữa các quốc gia khác nhau Mặt khác, không có gì làm bằng chứng cho các thỏa thuận Hình thức đàm phán qua điện thoại được sử dụng trong trường hợp cần thiết như sợ bị lỡ cơ hội kinh doanh hoặc chỉ để xác nhận một vài chi tiết của hợp đồng
2.2.4 Các chiến lược đàm phán trong thương mại quốc tế
2.2.4.1 Chiến lược đàm phán kiểu cứng Đàm phán kiểu cứng là một cuộc ganh đua về sức mạnh ý chí, một bên dùng thế lực để gây sức ép và buộc bên kia lùi bước; thái độ trong thương lượng luôn luôn cứng nhắc và cương quyết; lợi ích của bên này có được dựa trên sự thua thiệt của bên kia
2.2.4.2 Chiến lược đàm phán kiểu mềm Đàm phán theo chiến lược mềm là cách đàm phán mà các bên tham gia đàm phán đều coi nhau là bạn bè, bình đẳng, cùng tỏ rõ thiện chí hợp tác và xây dựng niềm tin cho nhau, tôn trọng quyền lợi của nhau; thương lượng trên quan điểm lập trường vì lợi ích chung, xác định nhượng bộ để đổi lấy nhượng bộ, lợi ích mà mỗi bên đạt được trên cơ sở hợp tác giữa các bên.
2.2.4.3 Chiến lược đàm phán kiểu nguyên tắc
Chiến lược đàm phán kiểu nguyên tắc là kiểu đàm phán mà các bên tách riêng vấn đề quan hệ và vấn đề công việc, vị thế và lợi ích; trong quan hệ thì mềm dẻo và hòa nhã nhưng trong công việc thì cứng rắn và kiên định.
Trong ba chiến lược đàm phán, thì chiến lược đàm phán kiểu nguyên tắc có nhiều ưu thế hơn cả, vì thế chiến lược này được dùng nhiều
2.2.5 Các phương pháp tiếp cận đàm phán trong thương mại quốc tế
2.2.5.1 Cách thức tiếp cận kiểu thắng – thua
Tổng quan tình hình khách thể nghiên cứu về đàm phán ký kết hợp đồng trong kinh doanh quốc tế của những công trình năm trước
Một số luận văn nghiên cứu về đàm phán ký kết hợp đồng thương mại quốc tế tại thư viện trường Đại học Thương Mại như:
- Dương Tuyết Loan – Luận văn tốt nghiệp – Tăng cường hiệu lực quản trị quy trình đàm phán ký kết hợp đồng nhập khẩu nguyên liệu tại công ty cổ phần bong đèn phích nước Rạng Đông (2008)
- Nguyễn Lan Anh – Luận văn tốt nghiệp – Tăng cường hiệu lực quản trị quy trình đàm phán ký kết hợp đồng tại công ty cổ phần dịch vụ và thương mại hàng không Airseco (2008)
- Nguyễn Thị Thu Thủy – Luận văn tốt nghiệp – Tăng cường hiệu lực quản trị quy trình đàm phán quốc tế tại công ty cổ phần sản xuất dịch vụ XNK Từ Liêm (2008)
- Cung Thị Thắm – Luận văn tốt nghiệp – Quản trị quy trình đàm phán ký kết hợp đồng gia công xuất khẩu hàng dệt may của xí nghiệp may Intimex Hà Nội (2009)
Những bài báo, luận văn tốt nghiệp có nghiên cứu về đàm phán ký kết hợp đồng thương mại quốc tế đã nêu lên được những lý luận cơ bản về đàm phán ký kết hợp đồng thương mại quốc tế Tuy nhiên đa số các luận văn từ các năm trước vẫn được viết theo bố cục, hình thức cũ và dừng lại ở việc tăng cường hiệu lực quản trị quy trình đàm phán quốc tê, còn những bài báo chỉ nêu chung chung cho toàn bộ nền kinh tế chứ không cụ thể vào một doanh nghiệp nhất định.
Các luận văn có tại thư viện trường Đại học Thương Mại chưa có luận văn nào nghiên cứu về hoàn thiện quy trình đàm phán ký kết hợp đồng hàng may mặc sang thị trường Mỹ của Tổng công ty may Đức Giang.
Quy trình đàm phán ký kết hợp đồng trong thương mại quốc tế
2.4.1 Lập kế hoạch đàm phán
Kế hoạch hóa hoạt động đàm phán của doanh nghiệp bao gồm có hai phần là lập kế hoạch đàm phán và điều chỉnh kế hoạch đàm phán Sau khi phân tích tình thế của môi trường đàm phán, người lập kế hoạch đàm phán phải tiến hành lập kế hoạch đàm phán theo nội dung sau:
Diễn giải sơ lược tình thế đàm phán
Trong phần này người lập kế hoạch cần phân tích khái quát những nét cơ bản của thị trường thế giới, những đặc điểm của đối tác, văn hóa của đối tác, doanh nghiệp có liên quan, có tác động đến hoạt động đàm phán, những điểm mạnh, điểm yếu, những thuận lợi, khó khăn là cơ sở để xác định mục đích và mục tiêu đàm phán.
Xác định mục đích và mục tiêu đàm phán
Xác định mục đích đàm phán rất quan trọng, có tác dụng định hướng và là đích đến của hoạt động đàm phán Khi xác định mục đích phải đảm bảo được ba yêu cầu cơ bản sau: phải rõ ràng, dễ hiểu, phải phù hợp với mục đích chung của doanh nghiệp, phải phù hợp với điều kiện cụ thể và có thể thực hiện được.
Sau khi đã xác định được mục đích thì phải xác định mục tiêu, mục tiêu cũng phải đảm bảo được yêu cầu cơ bản sau: có định lượng, phù hợp với mục đích đàm phán, định hướng được hành động.
Lập kế hoạch hành động:
Lập kế hoạch hành động bao gồm kế hoạch chiến lược, kế hoạch nhân sự, kế hoạch về địa điểm và kế hoạch cho chương trình đàm phán Lập kế hoạch về chiến lược là phải xác định được tư duy chiến lược, các biện pháp chiến lược, các kỹ thuật cụ thể cho từng nội dung đàm phán để đạt được mục tiêu đề ra Lập kế hoạch nhân sự cần phải xác định được những nhà đàm phán của đối tác, những người đã tham gia đàm phán với chúng ta, những người mà chúng ta đã biết trước và những người mà chúng ta chưa từng biết Lập chương trình đàm phán phải cụ thể, chi tiết từ khâu chuẩn bị, tiến hành đàm phán và kiểm tra đánh giá rút kinh nghiệm sau khi đàm phán.
Kiểm tra và điều khiển kế hoạch
Quá trình kiểm tra kế hoạch đàm phán có thể tiến hành theo trình tự sau:
- Phân tích tình huống đàm phán
- Kiểm tra tính hợp lý của kế hoạch, xác định những nội dung bất hợp lý cần điều chỉnh
- Xác định mức độ điều chỉnh
- Điều chỉnh kế hoạch cho hợp lý với điều kiện cụ thể
Chuẩn bị thông tin phục vụ đàm phán
Hệ thống thông tin giữ một vị trí quan trọng trong hoạt động đàm phán của doanh nghiệp, nó quyết định đến chất lượng của hoạt động đàm phán Như vậy, khi đàm phán doanh nghiệp cần phải thu thập và xử lý thông tin hiệu quả mới đáp ứng tốt yêu cầu của hoạt động đàm phán.
Yêu cầu về thông tin phục vụ hoạt động đàm phán:
- Cung cấp thông tin chính xác, đảm bảo độ tin cậy
- Nội dung thông tin theo đúng yêu cầu và đảm bảo tính cập nhật
- Cung cấp thông tin kịp thời
Quy trình thu thập và xử lý thông tin của doanh nghiệp:
- Xác định nhu cầu thông tin và phân loại
- Xác định nguồn thu thập thông tin
- Phân tích, xử lý lưu trữ và sử dụng thông tin
Chuẩn bị nội dung đàm phán: Đoàn đàm phán cần xác định được nội dung cần đàm phán, phương án cho mỗi nội dung và trình tự đàm phán cho mỗi nội dung Các bước xác định nội dung đàm phán:
Xác định nội dung cần đàm phán:
Những nội dung đàm phán cơ bản bao gồm: đàm phán để thống nhất về các định nghĩa dùng trong hợp đồng, số lượng, quy cách sản phẩm, bao bì, ký mã hiệu, giá cả, thanh toán, thời gian, địa điểm giao hàng, vận tải bảo hiểm, bảo hành, kiểm tra hàng hóa, phạt và bồi thường thiệt hại, nội dung bất khả kháng, trọng tài và một số nội dung khác.
Lựa chọn phương án đàm phán:
Trong mỗi cuộc đàm phán bao gồm nhiều nội dung cơ bản, trong mỗi nội dung có nhiều tiểu mục, trong mỗi tiểu mục có nhiều phương án đàm phán khác nhau Trong khi đàm phán người đàm phán phải nhận dạng được các phương án có thể xảy ra để phân tích nhận dạng được các phương án tối ưu nhất.
Xác định trình tự đàm phán các nội dung:
Khi đã xác định được nội dung đàm phán thì cần phải xác định thứ tự đàm phán, nội dung nào đàm phán trước, nội dung nào đàm phán sau.
Các nội dung phải được xác định trình tự dựa trên các yêu cầu:
- Sắp xếp theo một trình tự kế tiếp logic
- Các nội dung quan trọng phải được đàm phán trước
- Các nội dung được sắp xếp sao cho không bỏ sót các nội dung, không trùng lặp hoặc chồng chéo, phải dễ hiểu, đầy đủ, mạch lạc.
Chuẩn bị nhân sự đàm phán có vị trí quan trọng và đòi hỏi phải có sự chuẩn bị chu đáo Thành phần nhân sự trong đàm phán thương mại quốc tế phải hội tụ đủ chuyên gia ở ba lĩnh vực: pháp lý, kỹ thuật và thương mại Sự phối hợp ăn ý, nhịp nhàng của ba loại chuyên gia này là cơ sở quan trọng trong quá trình đàm phán để đi tới ký kêt hợp đồng chặt chẽ, khả thi và có hiệu quả cao.
Những người tham gia đàm phán phải là người có năng lực, trình độ và kinh nghiệm tham gia vào các hoạt động giao dịch thương mại quốc tế, có tinh thần sáng tạo, có đầu óc phân tích, phán đoán, tổng hợp, quyết đoán và phản ứng linh hoạt trước các tình huống, am hiểu về hàng hóa và đối tác đàm phán thương mại quốc tế Ngoài ra, người đàm phán còn phải là người có phẩm chất đạo đức tốt, có tinh thần trách nhiệm cao, trung thành với lợi ích quốc gia và dân tộc, biết kết hợp lợi ích pháp nhân với lợi ích quốc gia.
Chuẩn bị địa điểm Địa điểm đàm phán có thể được lựa chọn ở nước người bán, nước người mua hoặc nước thứ ba Dù chọn địa điểm ở đâu cũng phải đảm bảo thời điểm tối ưu và địa điểm đàm phán phải đảm bảo tâm lý thoải mái và tiện nghi phù hợp cho tất cả các bên.
Chuẩn bị chương trình làm việc
Cần có chương trình làm việc cụ thể, chi tiết và giao trước cho đối tác Từ đó có thể đàm phán đoán được các phản ứng của đối tác trong các bước đi tiếp theo của đàm phán.
Giai đoạn tiếp cận là giai đoạn mở đầu cho đàm phán Giai đoạn này dành cho việc thảo luận các vấn đề nằm ngoài vấn đề thương lượng để giới thiệu các bên, cùng các câu nói lịch sự hoặc những câu chuyện về đề tài kinh tế, thể thao, văn hóa nghệ thuật, thời tiết… Thời gian tiếp cận và chủ đề bàn đến trong giai đoạn này phụ thuộc vào văn hóa của các bên đàm phán.
Phương pháp nghiên cứu
Phiếu điều tra trắc nghiệm được thiết kế bằng các câu hỏi dưới dạng trắc nghiệm và đánh giá cho điểm Thang điểm gồm 5 mức từ 1 đến 5 tương đương với các mức đánh giá sau: Rất tốt = 5 điểm, Tốt = 4 điểm, Khá = 3 điểm, Trung bình = 2 điểm, Kém = 1 điểm.
Kết quả của phương pháp điều tra được tính theo phương pháp tính trung bình các điểm đánh giá Điểm trung bình bằng tổng các điểm đánh giá chia cho tổng số phiếu thu được.
Trong quá trình phát phiếu điều tra trắc nghiệm, em đã phát 5 phiếu điều tra trắc nghiệm tới các anh chị nhân viên phòng Kinh doanh Xuất Nhập Khẩu và đã thu về đủ 5 phiếu Tuy nhiên, trong 5 phiếu có một vài phiếu thiếu một số nội dung nhỏ nhưng đã được làm hoàn thiện thông qua kết quả phỏng vấn trực tiếp. Danh sách người được điều tra và mẫu phiếu điều tra trắc nghiệm được đính kèm tại phụ lục.
3.1.2 Phỏng vấn trực tiếp Để làm rõ va hiểu sâu sắc hơn nội dung được trả lời tại phiếu điều tra trắc nghiệm, em đã tiến hành phỏng vấn trực tiếp một số nhân viên trực tiếp tham gia vào quá trình đàm phán của Tổng công ty may Đức Giang Mục đích của cuộc phỏng vấn là để làm rõ lý do tại sao các hoạt động trong quá trình đàm phán của xí nghiệp được đánh giá với mức độ tốt hay không tốt,… và để hoàn thiện hơn phiếu điều tra trắc nghiệm Danh sách người được phỏng vấn được đính kèm tại phụ lục.
3.1.3 Thu thập số liệu thứ cấp
Số liệu thứ cấp là những số liệu được thu thập từ những nguồn có sẵn như báo cáo, internet, bài báo, thống kê,… Những số liệu đó có thể thu thập được để dùng cho mục đích khác nhưng có liên quan tới vấn đề nghiên cứu. Được sự đồng ý và giúp đỡ của các anh chị tại phòng Kinh doanh Xuất Nhập Khẩu em đã thu thập được số liệu thứ cấp bao gồm:
- Báo cáo tài chính năm 2009-2010
- Báo cáo kết quả sản xuất kinh doanh tháng 12 năm 2010
- Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh năm 2009
- 1 vài số liệu về tình hình xuất khẩu hàng may mặc snag thị trường Mỹ giai đoạn 2008-2010
- Báo cáo tổng kết cuối năm của Tổng công ty May Đức Giang
- Tài liệu lưu trữ về nội dung chương trình các cuộc đàm phán tại công tyBên cạnh đó, em cũng thu thập thông tin từ một số bài báo, luận văn nghiên cứu về Tổng công ty may Đức Giang.
Đánh giá tổng quan tình hình và ảnh hưởng của nhân tố môi trường tới
3.2.1 Đánh giá tổng quan tình hình đàm phán ký kết hợp đồng xuất khẩu hàng may mặc sang thị trường Mỹ của Tổng công ty may Đức Giang
3.2.1.1 Giới thiệu tổng quát về Tổng công ty may Đức Giang
Tổng công ty may Đức Giang là thành viên của tập đoàn dệt may Việt Nam có trụ sở chính tại số 59 phố Đức Giang – Quận Long Biên – Hà Nội.
Tên giao dịch : Tổng công ty may Đức Giang
Tên giao dịch quốc tế: DUC GIANG IMPORT – EXPORT GARMENT COMPANY.
Sản phẩm và thị trường chính
Sản phẩm xuất khẩu hàng may mặc chủ yếu của công ty bao gồm áo jacket các loại, áo blu-dông, áo măng-tô, áo sơ mi nam nữ,…
Sản phẩm của may Đức Giang đã có mặt ở hầu hết các thị trường trên thế giới như Mỹ, EU, Nhật Bản, Trung Đông, Nam Mỹ,… thông qua các nhà nhập khẩu lớn tại nhiều nước
May Đức Giang đã khẳng định được sự thành công trong và ngoài nước bởi thương hiệu DUGARCO FASHION – nhà sản xuất và thiết kế thời trang nổi tiếng trong lĩnh vực Dệt may.
Tổng công ty may Đức Giang chuyên hoạt động trong các lĩnh vực sau:
Sản xuất, kinh doanh, xuất nhập khẩu các sản phẩm dệt may, nguyên phụ liệu, máy móc, thiết bị, phụ tùng, linh kiện ngành dệt may.
Kinh doanh, xuất nhập khẩu các sản phẩm thủ công mỹ nghệ, sản phẩm nông nghiệp, lâm nghiệp, hải sản, thực phẩm công nghệ.
Kinh doanh các sản phẩm dân dụng, thiết bị văn phòng, phương tiện vận tải, vật liệu điện, điện tử, điện lạnh, cao su.
Dịch vụ xuất nhập khẩu
Kinh doanh khách sạn, nhà hàng, kinh doanh lữ hành nội địa và quốc tế.
Hội đồng quản trị Ban kiểm soát
Cơ quan Tổng Giám Đốc
SX tại các công ty thành viên May Hưng Nhân
Chi nhánh VPDD tại HP & TP HCM
Công ty TM&ĐT Đức Giang Thương Mại Đầu tư tài chính bất động sản
Sản xuất tại may Đức Giang Các xí nghiệp may 1,2,4,8,9
Các xí nghiệp phụ trợ May Việt Thành
Các phòng tại May Đức Giang Phòng Kế Hoạch
Phòng Kế Toán Phòng Kĩ thuật
Phòng xuất nhập khẩu Phòng kinh doanh nội địa
Sơ đồ 3.1: Cơ cấu tổ chức Tổng công ty may Đức Giang
3.2.1.2 Kết quả kinh doanh xuất khẩu hàng may mặc của Tổng công ty May Đức Giang
Bảng 3.1: Báo cáo xuất khẩu của Tổng công ty qua các năm Đơn vị: Chiếc
Tên nước Năm 2008 Năm 2009 Năm 2010
( Nguồn: Phòng kinh doanh xuất nhập khẩu )
Qua bảng tổng kết số liệu trên ta thấy, tình hình xuất khẩu của công ty sang các thị trường tương đối ổn định qua các năm Công ty đã đặt quan hệ làm ăn lâu dài với nhiều đối tác tại các thị trường truyền thống, để có thể duy trì được sản lượng xuất khẩu ổn định sang các thị trường phải kể đến thành công của các cuộc đàm phán ký kết hợp đồng của Tổng công ty với các đối tác.
Thị trường Mỹ là thị trường truyền thống của Tổng công ty và sản lượng xuất khẩu sang thị trường này luôn chiếm tỷ trọng cao trong tổng sản lượng xuất khẩu Trong năm 2008 sản lượng xuất khẩu sang thị trường Mỹ thấp hơn so với thị trường EU, nhưng đến năm 2009 thì sản lượng xuất khẩu đã gần như bằng và tính đến năm 2010 thì sản lượng xuất khẩu sang thị trường Mỹ đã vượt EU Thị trường Mỹ là một trong những thị trường lớn nhập khẩu hàng dệt may Việt Nam, vì thế Mỹ cũng là một điểm sáng trong hoạt động xuất khẩu của Tổng công ty.
Qua nguồn dữ liệu thứ cấp thu được từ Tổng công ty may Đức Giang, em đã có được báo cáo xuất khẩu theo mặt hàng sang thị trường Mỹ từ năm 2008-2010.
Bảng 3.2: Báo cáo xuất khẩu theo mặt hàng sang thị trường Mỹ Đơn vị: USD
Năm 2008 Năm 2009 Năm 2010 Áo Jacket 13,231,278 19,538,417 23,592,349 Áo sơ mi 10,326,517 15,286,853 21,196,211
( Nguồn: Phòng kinh doanh xuất nhập khẩu )
Biểu đồ 3.1: Kim ngạch xuất khẩu sang thị trường Mỹ
Qua bảng số liệu trên ta thấy kim ngạch xuất khẩu hàng may mặc của công ty sang thị trường Mỹ luôn ở mức ổn định, luôn giữ tốc độ tăng trưởng năm sau cao hơn năm trước Có thể nói rằng, DUDARCO đã tận dụng được lợi thế ngành hàng của mình và đẩy mạnh xuất khẩu sang thị trường Mỹ Kim ngạch xuất khẩu mặt hàng áo Jacket và áo sơ mi tăng đều qua các năm, điều này cho thấy DUGARCO đã thu hút được người tiêu dùng cũng như các doanh nghiệp Mỹ nhập khẩu hàng hóa của mình.
Tổng công ty luôn duy trì được kim ngạch xuất khẩu hàng may mặc ở mức ổn định và tăng đó là do khả năng đàm phán ký kết hợp đồng của công ty tương đối tốt Từ khâu tìm hiểu thông tin đối tác, chuẩn bị nội dung đàm phán,chuẩn bị nhân sự đàm phán… đều được công ty hết sức chú trọng Đoàn đàm phán của công ty làm việc khá hiệu quả, vì vậy mà không những duy trì được mối quan hệ làm ăn với khách hàng lâu năm, mà công ty còn ký kết được nhiều hợp đồng với khách hàng mới.
3.2.2 Ảnh hưởng của những nhân tố môi trường đến quy trình đàm phán ký kết hợp đồng xuất khẩu hàng may mặc sang thị trường Mỹ của Tổng công ty may Đức Giang.
3.2.2.1 Các nhân tố bên trong của Tổng công ty may Đức Giang
Trong hoạt động kinh doanh quốc tế doanh doanh nghiệp muốn khẳng định vị thế của mình trên thương trường thu hút được nhiều khách hàng tiềm năng thì doanh nghiệp đó phải có nguồn lực tài chính mạnh, đảm bảo độ tin cậy cho đối tác Đối với Tổng công ty may Đức Giang là doanh nghiệp sản xuất và xuất khẩu hàng dệt may là chính vì vậy nguồn vốn đóng vai trò hết sức quan trọng ảnh hưởng trực tiếp đến quá trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu.
Bảng 3.3: Thông tin tài chính tóm tắt Đơn vị: Triệu VNĐ
Nguồn vốn chủ sở hữu 89.652,792 90.655,794
Vốn đầu tư của chủ sở hữu 51.855 51.855
Bằng nguồn vốn tự có và vốn vay ngân hàng, DUGARCO đã từng bước đổi mới thiết bị, xây dựng xưởng, cạnh tranh khốc liệt với thị trường trong và ngoài nước Điều mà các đối tác quan tâm nhất khi tham gia giao dịch với công ty là nguồn lực tài chính, khả năng sản xuất, nhà xưởng, đội ngũ lao động…Nguồn lực tài chính của DUGARCO tương đối ổn định đảm bảo cho quá trình thực hiện sản xuất và xuất khẩu hàng hóa không gặp khó khăn Vì thế trong quá trình đàm phán DUGARCO tạo sự tin tưởng cho khách hàng.
Nguồn nhân lực là một nguồn lực quan trọng đối với công ty Công ty coi việc phát triển nguồn nhân lực là mục tiêu, chiến lược quan trọng và lâu dài.Với gần 9000 lao động là cán bộ quản lý, các nhà thiết kế, kỹ thuật và công nhân may có tay nghề cao đảm bảo chất lượng và số lượng hàng hóa xuất khẩu Vì công ty chủ yếu sản xuất nên số lượng nhânnn viên văn phòng trong công ty chiếm tỷ lệ ít hơn số lao động trực tiếp sản xuất. Đội ngũ nhân viên trong công ty chỉ có năng lực chuyên môn tốt vẫn chưa đủ mà cần củng cố thêm số lượng nhân viên văn phòng thành thạo ngoại ngữ và chuyên viên pháp lý để hoạt động kinh doanh của công ty ngày càng phát triển hơn Nhân viên còn phải có những hiểu biết sâu những thông tin về đối tác như thông tin về khả năng tài chính, uy tín, thương hiệu trên thương trường quốc tế, hình ảnh của đối tác trong mắt người tiêu dùng, nhà chức trách và các cơ quan tín dụng… để tăng tính chủ động của công ty trên bàn đàm phán.
Cơ sở vật chất kỹ thuật
Tổng công ty may Đức Giang tiền thân là một xí nghiệp nhỏ, chưa đầy 300 lao động, đến nay hiện DUGARCO đã có một cơ ngơi khang trang, với hệ thống thiết bị máy móc hiện đại và đội nguc lao động lành nghề đã xuất khẩu hàng may mặc sang hơn 20 quốc gia và vùng lãnh thổ; kim ngạch xuất khẩu đạt trên
40 triệu USD Hiện nay, DUGARCO có hơn 20 xí nghiệp may và phụ trợ tại Hà Nội và các tỉnh Bắc Ninh, Thái Bình, Thanh Hóa, Hà Nam… Các trang thiết bị của công ty chưa được đồng bộ nhập khẩu theo công nghệ của Nhật Bản, Trung Quốc, Hàn Quốc… và đang được nội địa hóa bằng các máy móc thiết bị sản xuất trong nước.
Ngoài ra, các phòng ban của công ty đều được trang bị máy tính, máy in,máy fax, điện thoại,… Những trang thiết bị hiện đại đó một phần hỗ trợ cho các cán bộ công nhân viên thực hiện chuyên môn nghiệp vụ của mình được nhanh chóng và chính xác Nhất là khách hàng của công ty chủ yếu là khách hàng nước ngoài nên các trang thiết bị này thực sự cần thiết Đồng thời, công ty phải có chính sách đào tạo nguồn nhân lực, có chính sách trả lương, khen thưởng công nhân một cách hợp lý, đầu tư ngân sách để đào tạo họ nhanh chóng tiếp cận và làm chủ công nghệ mới từ đó phát huy hết công suất của thiết bị và khả năng của công nghệ để tạo ra sản phẩm có giá trị cao Với hỗ trợ của máy tính, điện thoại, máy fax và mạng internet công việc trao đổi thông tin được dễ dàng, nhanh chóng và chính xác hơn sẽ tạo thuận lợi cho công ty khi đàm phán ký kết hợp đồng.
3.2.2.2 Các nhân tố môi trường bên ngoài của Tổng công ty may Đức Giang
MỘT SỐ KẾT LUẬN VÀ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN
Các kết luận và phát hiện qua nghiên cứu thực trạng quy trình đàm phán ký kết hợp đồng xuất khẩu hàng may mặc sang thị trường Mỹ của
4.1.1 Một số kết quả đạt được trong quá trình đàm phán ký kết hợp đồng xuất khẩu hàng may mặc sang thị trường Mỹ của TCT may Đức Giang
Trong hoạt động thương mại quốc tế, TCT may Đức Giang đã và đang từng bước hoàn thiện hơn quy trình đàm phán ký kết hợp đồng xuất khẩu của mình.
Cụ thể là quy trình ký kết hợp đồng xuất khẩu hàng may mặc sang thị trường
Mỹ của công ty đã đạt được những kết quả như:
-Công tác phân tích và dự báo tình hình thị trường được công ty chỉ đạo tăng cường từ đó có biện pháp ứng phó kịp thời trong quá trình đàm phán.
-Trong quá trình đàm phán lập kế hoạch đàm phán, công ty đã xác định được chiến lược đàm phán phù hợp với đối tác để đi đến thành công.
-Công tác tư vấn pháp luật thương mại quốc tế được tăng cường, công ty tuyển dụng các cán bộ pháp chế tham gia đàm phán và giải quyết tranh chấp, chuẩn bị cho việc chống lại rào cản kỹ thuật của các nước nhập khẩu.
-Công ty chuẩn bị thông tin đầy đủ và cần thiết về hàng hóa như thông tin về kiểu dáng, mẫu mã, giá cả, chất liệu vải, tay nghề của công nhân để đối tác nắm bắt và hiểu rõ được ngay trong quá trình đàm phán.
-Nội dung đàm phán của công ty cũng được chuẩn bị khá tốt với những nội dung cần thiết của một hợp đồng xuất khẩu hàng may mặc như về tên hàng, số lượng, giá cả, điều kiện thanh toán, thời gian, địa điểm giao hàng…
-Công ty có những tiêu thức lựa chọn người tham gia đoàn đàm phán rất chặt chẽ Nhân sự tham gia đoàn đàm phán đều là những người giàu kinh nghiệm và có chuyên môn nghề nghiệp vững vàng.
-Trong quá trình đàm phán, giai đoạn tiếp cận và trao đổi thông tin nhanh giữa các bên được tiến hành nhanh chóng, các thành viên trong đoàn đàm phán đã vận dụng tốt các kỹ năng cần thiết để đưa ra quan điểm thuyết phục và nhượng bộ đối tác Khi kết thúc đàm phán, công ty cũng đã tổng hợp các nội dung đã thỏa thuận được và đi tới ký kết hợp đồng.
4.1.2 Một số tồn tại trong quá trình đàm phán ký kết hợp đồng xuất khẩu hàng may mặc sang thị trường Mỹ của TCT may Đức Giang
Công ty đã có nhiều năm kinh nghiệm trong việc đàm phán ký kết hợp đồng xuất khẩu hàng may mặc nhưng quy trình đàm phán ký kết hợp đồng xuất khẩu hàng may mặc sang thị trường Mỹ của TCT may Đức Giang cũng còn một số tồn tại cần khắc phục như:
-Hệ thống cơ sở vật chất của công ty vẫn còn nhiều yếu kém chưa khắc phục được Địa điểm đàm phán của công ty thường diễn ra ngay tại phòng họp diện tích hạn chế, chưa trang bị đầy đủ các thiết bị phục vụ cho đàm phán nên sự sang trọng và tính chuyên nghiệp không cao.
-Thông tin về đối tác và thị trường công ty không tìm hiểu kỹ mà chỉ tập trung vào thông tin hàng hóa Trước khi đàm phán, hầu hết các thông tin về đối tác công ty đều được đối tác cung cấp chỉ là tên, địa chỉ, mặt hàng kinh doanh chính,…
-Trong giai đoạn lập kế hoạch đàm phán, công ty chưa quan tâm kỹ đến việc xác định mục đích, mục tiêu, chiến lược của đối tác, chiến lược về nhân sự đàm phán của công ty và kiểm tra điều chỉnh kế hoạch ít được chú trọng mà công ty mới chỉ làm được một phần khâu lập kế hoạch như xác định mục đích, mục tiêu đàm phán, chiến lược đàm phán.
-Nhân sự tham gia đàm phán của công ty còn hạn chế Đoàn đàm phán có ít nhân viên thông thạo ngoại ngữ phải sử dụng phiên dịch khiến trong quá trình đàm phán ký kết hợp đồng hai bên khó tiếp cận sát thực tế các vấn đề đưa ra.
-Sau khi kết thúc mỗi cuộc đàm phán công ty đã có buổi họp đánh giá kết quả của cuộc đàm phán nhưng chưa rút ra được nhiều kinh nghiệm cho các cuộc đàm phán tiếp theo Buổi họp đánh giá đa số được diễn ra một cách nhanh chóng.
4.1.3 Nguyên nhân của những tồn tại
-Cạnh tranh khốc liệt giữa các doanh nghiệp trong và ngoài nước làm cho số lượng hợp đồng xuất khẩu của công ty giảm.
-Sự suy thoái của nền kinh tế thế giới đã tác động vào mọi doanh nghiệp
Dự báo triển vọng và quan điểm hoàn thiện quy trình đàm phán ký kết hợp đồng xuất khẩu hàng may mặc sang thị trường Mỹ của TCT may Đức Giang
-Sự khác biệt về văn hóa giữa công ty và đối tác như tập quán, văn hóa, ngôn ngữ, luật pháp,… Những yếu tố đó làm cho hai bên có thể dẫn tới những hiểu nhầm, vướng mắc khi đàm phán ký kết hợp đồng.
-Trang thiết bị sản xuất, nhà xưởng, phòng họp chưa được tân trang hiện đại dẫn tới việc đàm phán ký kết hợp đồng với đối tác không thuận lợi.
-Khách hàng đa số là khách hàng quen biết lâu năm với công ty nên quá trình lập kế hoạch, chuẩn bị cũng như tiến hành đàm phán đôi khi xuất hiện thái độ chủ quan, chưa có sự đầu tư hợp lý cho quá trình.
-Thông tin về đối tác của công ty thường rất chung chung và đơn giản vì công ty không chủ động tìm kiếm thông tin về đối tác mà thường do đối tác chủ động cung cấp hoặc công ty hỏi đối tác trong giai đoạn trao đổi.
Trên đây là một số những tồn tại và nguyên nhân của những tồn tại trong quá trình đàm phán ký kết hợp đồng xuất khẩu hàng may mặc sang thị trường
Mỹ của TCT may Đức Giang Việc tìm ra những giải pháp để hoàn thiện quy trình đàm phán ký kết hợp đồng xuất khẩu trong thời gian tới là nhiệm vụ quan trọng đặt ra cho công ty bởi công ty ngày càng phát triển và có thêm nhiều khách hàng mới với giá trị hợp đồng lớn.
4.2 Dự báo triển vọng và quan điểm hoàn thiện quy trình đàm phán ký kết hợp đồng xuất khẩu hàng may mặc sang thị trường Mỹ của TCT may Đức Giang
4.2.1 Định hướng xuất khẩu hàng may mặc sang thị trường Mỹ của TCT may Đức Giang
- Tổng công ty đẩy mạnh hợp tác với các khách hàng trong và ngoài nước, ổn định sản xuất, duy trì tăng trưởng hợp lý, nâng cao giá trị gia tăng của sản phẩm đẩy mạnh đàm phán thành công
- Giữ vững tốc độ xuất khẩu sang thị trường Mỹ ( 50% sản lượng được xuất sang Mỹ ), đồng thời nâng cao giá trị của hợp đồng xuất khẩu hàng may mặc của công ty.
- Linh hoạt trong đàm phán giá cả với khách hàng nhưng vẫn đảm bảo quyền lợi của doanh nghiệp và đối tác.
- Duy trì khách hàng truyền thống và tìm kiếm khách hàng mới mở rộng thị trường để phát triển.
- Nâng cao trình độ chuyên môn, tay nghề của cán bộ công nhân viên trong công ty để có thể đáp ứng được yêu cầu ngày càng cao của đối tác về chất lượng và số lượng.
4.2.2 Quan điểm hoàn thiện quy trình đàm phán ký kết hợp đồng xuất khẩu hàng may mặc sang thị trường Mỹ của TCT may Đức Giang
- Thực hiện quá trình đàm phán theo phương châm hai bên cùng có lợi, tôn trọng luật pháp, văn hóa của các bên, hợp đồng được ký kết có tính khả thi là yếu tố hết sức cần thiết.
- Để hoàn thiện quy trình đàm phán ký kết hợp đồng xuất khẩu cần có biện pháp cụ thể, chuyên môn hóa quy trình thực hiện, đồng thời áp dụng triệt để các phương tiện, công cụ hiện đại để đảm bảo đàm phán thành công.
- Để có thể hoàn thiện quy trình đàm phán ký kết hợp đồng gia công xuất khẩu sang thị trường Mỹ Tổng công ty cần phải phân rõ quyền hạn và trách nhiệm của từng người trong đoàn đàm phán Bên cạnh đó công ty cần tăng cường kiểm tra đánh giá kết quả của công việc sau đàm phán.
Một số đề xuất, kiến nghị nhằm hoàn thiện quy trình đàm phán ký kết hợp đồng xuất khẩu hàng may mặc sang thị trường Mỹ của TCT may Đức Giang
Sau gần hai thập kỷ phát triển, May Đức Giang đã khẳng định được sự thành công trong và ngoài nước với thương hiệu DUGARCO FASHION Hoạt động kinh doanh xuất khẩu của công ty đã đạt được những thành tựu to lớn. DUGARCO đang đặt ra mục tiêu phấn đấu tốc độ tăng trưởng giai đoạn 2008-
2015 đạt từ 16-20%, giai đoạn từ 2016-2020 từ 10-15% mỗi năm Cùng với đó là mục tiêu mở rộng thị trường xuất khẩu hàng may mặc, đặc biệt là thị trường
Mỹ duy trì khách hàng truyền thống và tìm kiếm khách hàng mới Để đạt được điều đó thì công ty cần hoàn thiện quy trình đàm phán ký kết hợp đồng xuất khẩu hàng may mặc để từ đó đạt được những hiệu quả cao nhất trong quá trình đàm phán ký kết hợp đồng xuất khẩu hàng may mặc sang thị trường Mỹ.
Dưới đây là một số những giải pháp nhằm hoàn thiện quy trình đàm phán ký kết hợp đồng xuất khẩu hàng may mặc sang thị trường Mỹ tại TCT may Đức Giang.
4.3.1.1 Tìm kiếm thông tin cần thiết về đối tác, tìm hiểu về thị trường
Trước mỗi cuộc đàm phán công ty cần nghiên cứu, tìm hiểu về đối tác và thị trường của đối tác Thông tin chuẩn bị trước mọi cuộc đàm phán nói chung đều do phòng kinh doanh xuất nhập khẩu tiến hành nghiên cứu và phân tích. Phương pháp nghiên cứu mà công ty thường xuyên sử dụng là phương pháp nghiên cứu tại bàn, tức là nghiên cứu thị trường dựa trên những thông tin thu thập được Phương pháp này không đòi hỏi quá nhiều chi phí nhưng kết quả thu được lại không có độ chính xác cao lắm.
Công ty cần tìm kiếm, chuẩn bị kỹ hơn thông tin về đối tác như tư cách pháp nhân, cơ cấu tổ chức, phạm vi kinh doanh, thông tin về khả năng tài chính, nguồn nhân lực, uy tín, thương hiệu trên thương trường quốc tế, hình ảnh của đối tác trong mắt người tiêu dùng, nhà chức trách và các cơ quan tín dụng… Ngoài ra, cần tìm hiểu nhu cầu và ý định của đối tác: vì sao họ muốn hợp tác với ta? Mục đích hợp tác của họ là gì? Nguyện vọng hợp tác có chân thành không? Mức độ bức thiết của việc hợp tác với họ? Phải biết rõ chúng tá sẽ đàm phán với ai, thái độ chính trị, thị hiếu, tôn giáo của người tham gia đoàn đàm phán như thế nào? Bên cạnh đó, công ty có thể tìm kiếm những thông tin cần thiết cho cuộc đàm phán để có thể dự đoán được những mục tiêu, chiến lược… của đối tác, từ đó tăng tính chủ động của công ty trên bàn đàm phán Thông tin có thể tìm kiếm được từ các nguồn như các thông báo, báo cáo tổng kết của các cơ quan như Bộ Công Thương, Phòng Thương Mại và Công Nghiệp Việt Nam, Hiệp hội dệt may Việt Nam cùng với các cơ quan quốc tế để đa dạng hóa nguồn thông tin cần thiết cho đàm phán Mặt khác, công ty cần trực tiếp đến thị trường đối tác để thu thập thông tin có độ chính xác cao nhất
Nghiên cứu thị trường sẽ giúp DUGARCO nắm bắt được nhu cầu thị hiếu của thị trường, tình hình kinh doanh trên thị trường đó, để từ đó nắm được điểm mạnh và điểm yếu của đối tác Hàng may mặc là mặt hàng mà nhu cầu, thị hiếu thay đổi rất nhanh, có thể đối với thị trường này mặt hàng này đang được ưa chuộng nhưng với thị trường khác thì đã nỗi mốt Do đó, nếu nắm bắt được xu hướng thị trường công ty có thể gây sức ép cho đối tác trong quá trình đàm phán.
4.3.1.2 Đảm bảo thực hiện đúng quy trình đàm phán
Từ thực trạng tiến trình đàm phán và định hướng thúc đẩy xuất khẩu sang thị trường Mỹ của Tổng công ty May Đức Giang trong thời gian tới, Tổng công ty sẽ phải tiến hành nhiều cuộc đàm phán với quy mô lớn và phức tạp hơn Vì vậy yêu cầu hoàn thiện quy trình đàm phán là một trong những vấn đề bức thiết hiện nay Thực trạng quy trình đàm phán của Tổng công ty diễn ra khá tốt, tuy nhiên trong điều kiện nền kinh tế ngày càng mở rộng, yêu cầu của đối tác ngày càng cao, sự cạnh tranh của đối thủ càng mạnh thì công ty không được phép chủ quan cắt giảm các bước tiến hành giao dịch đàm phán. a, Chuẩn bị đàm phán
- Trước tiên là phân tích tình huống đàm phán: nhà đàm phán phải lập kế hoạch, cân nhắc dàn ý, phác thảo về tình huống giao dịch đàm phán Đầu tiêm công ty cần phải xây dựng phương án kinh doanh cụ thể, xác định rõ mục tiêu,sau đó xem xét môi trường và thị trường rồi dự đoán các vấn đề có thể nảy sinh.Sau khi đánh giá môi trường xung quanh, Tổng công ty cần tập trung vào những mục đích cần đạt được trong lần đàm phán lần này Cần xác định những mục tiêu nào cần đạt được và sắp xếp nó theo thứ tự ưu tiên Trên cơ sở xác định kế hoạch giao dịch đàm phán, có thể đưa vấn đề quan trọng nhất ra đàm phán đầu tiên hay sắp xếp một cách linh hoạt nếu tình huống đàm phán có thay đổi. Đồng thời cần dự báo các phản ứng của đối tác: mức độ nhượng bộ của đối tác, đòi hỏi của đối tác,… Thực hiện công việc này sẽ giúp công ty luôn chủ động hơn trong giao dịch đàm phán.
- Kế hoạch đàm phán phải được chuẩn bị không những về nội dung mà cả về mặt hình thức Đó là không gian đàm phán, thời điểm đàm phán, các tài liệu phục vụ đàm phán,… Càng chuẩn bị kỹ lưỡng và chú ý đến đặc điểm văn hóa của đoàn đàm phán phía đối tác thì hiệu quả của cuộc đàm phán càng cao Lý do hết sức đơn giản, sự chuẩn bị chu đáo cho thấy thái độ muốn hợp tác, sẽ gây ấn tượng ban đầu tốt đẹp Đó chính là thành công đầu tiên của buổi đàm phán.
- Đàm phán với đối tác Mỹ thường sắp xếp làm việc một cách khoa học, tiết kiệm thời gian vì vậy lập kế hoạch phải cụ thể, chi tiết.
- Bố trí nhân sự tham gia đàm phán: Cần có sự phân công đúng trách nhiệm cho những người tham gia đàm phán, ai là người tham gia, trong đó ai là người đóng vai trò trực tiếp đàm phán, ai chịu trách nhiệm ghi chép, cung cấp tài liệu,
… b, Triển khai kế hoạch, tổ chức đàm phán
Khi đã có sự phân công nhân sự và lên kế hoạch đàm phán thì nhiệm vụ tiếp theo là triển khai kế hoạch đó như thế nào Đây là phần trung tâm của quy trình đàm phán.
Khi tiến hành đàm phán, nhân viên đàm phán của Tổng công ty cần phải có sự tiếp cận đối tác một cách tự nhiên, thể hiện sự hiểu biết, quan tâm đến đối tác nhằm tạo không khí thoải mái dễ chịu khi hai bên làm quen Trong quá trình thảo luận cần cố gắng giữ quyền kiểm soát nội dung, điều này sẽ tạo thế chủ động cho công ty Để làm được điều này cần có sự phác họa cẩn thận về những gì công ty phải hoàn tất trong đàm phán và cách thức tiến hành đàm phán như thế nào để đạt được mục đích Bên cạnh đó, phải có chương trình đàm phán với mục tiêu trọng điểm, giới hạn thảo luận và phương hướng hành động xung quanh vấn đề cần giải quyết.
Trong quá trình đàm phán, đối tác sẽ đưa ra các yêu cầu của họ bởi vậy Tổng công ty cần xác định xem mình có thể chấp nhận được không, mức chấp nhận được là bao nhiêu Khi đàm phán nên tránh sự căng thẳng mà cố gắng giữ được hòa khí, cần biết đặt mình vào tư thế hợp tác để tránh mâu thuẫn Đồng thời, để tạo ra mối quan hệ và tình cảm giữa hai bên, Tổng công ty cũng nên chủ động tạo ra các chương trình nghị sự, chương trình giải lao, tham quan, chiêu đãi Đây cũng chính là cách giải quyết vấn đề, giúp cho vấn đề khó thỏa thuận trên bàn làm việc trở nên dễ dàng hơn. c, Kết thúc đàm phán
Sau mỗi cuộc đàm phán cần thống nhất lại để cả hai bên nắm rõ các quyết định được đưa ra sau khi đã đàm phán xong Khi công việc đã được quyết định bằng miệng cần tránh những yếu tố có thể làm hỏng sự thỏa hiệp vì thế nên có sự thống nhất lại cuối buổi đàm phán.
Sau khi đàm phán kết thúc cần thực hiện các bước kiểm tra, đánh giá và rút kinh nghiệm:
- Xem xét lại quá trình: bước nào còn thiếu, bước nào hiệu quả hơn, các bước đã làm có cần bổ sung gì không.
- Xem xét lại việc Tổng công ty đã đáp ứng yêu cầu của đối tác như thế nào, giành được lợi thế ở những khâu nào, điều khoản nào đã nhượng bộ đối tác, có ảnh hưởng như thế nào đến kết quả giao dịch.