Hoan thien quy trinh kiem toan chu trinh mua hang 132434

Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Lời cảm ơn Trớc hết, cho phép em đợc bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc tới thầy cô giáo khoa kế toán-trờng Đại học Kinh tế Quốc dân Hà Nội, ngời đà trực tiếp giảng dạy, hớng dẫn giúp đỡ em hoàn thành tối giai đoạn thực tập tốt nghiệp Em xin đợc bày tỏ lòng biết ơn đặc biệt tới thầy giáo Th.S Tô Văn Nhật-Ngời đà trực tiếp giảng dạy, hớng dẫn gióp ®ì em rÊt nhiỊu st thêi gian thùc tập Ngời đà dốc hết tâm huyết để truyền đạt hớng dẫn em việc lựa chọn, nghiên cứu đề tài để hoàn thành cách tốt chuyên đề thực tập tốt nghiệp Và cuối cho phép em đợc bày tỏ lòng cảm ơn sâu sắc tới Ban Giám đốc, anh chị Phòng Kiểm toán Dự án Công ty Dịch vụ T vấn Tài Kế toán Kiểm toán (AASC), đặc biệt anh Nguyễn Minh Hải-Trởng phòng Kiểm toán Dự án, chị Chi Thành-Kiểm toán viên phòng Dự án đà cho em kiến thức quý báu thực tế nh đà tạo điều kiện cho em hoàn thành tốt chuyên đề tốt nghiệp Vì điều kiện thời gian nh hạn chế mặt kiến thức chuyên đề tốt nghiệp em không tránh khỏi sai sót Vậy em mong nhận đợc thông cảm bảo thầy cô, anh chị ngời quan tâm để chuyên đề tốt nghiệp em đợc hoàn thiện Em xin chân thành cảm ơn! Hà Nội, ngày 28 tháng năm 2003 Sinh viên Nguyễn Thị Nga Lời mở đầu Mọi hoạt động xuất thực tế kết nhu cầu nảy sinh Chân lý đà đợc thực tiễn chứng minh Kiểm toán độc lập đời kết xu quốc tế hoá, xu hội nhập hóa kinh tế mà việc công khai thông tin tài đòi hỏi phải thực trung thực hợp lý Theo đó, chất lợng kiểm toán lại kết tồn phát triển vủa hoạt động kiểm toán độc lập Nó yêu cầu đòi hỏi tất yếu đối tợng sử dụng dich vụ kiểm toán mục tiêu phấn đấu tổ chức cung cấp dich vụ kiểm toán Nguyễn Thị Nga - Kiểm toán - K41 Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Chân lý lần lại đợc chứng minh, chất lợng kiểm toán mà xét đến chất lợng kiểm toán Báo cáo tài lại sản phẩm tổng hợp chất lợng kiểm toán chu trình nghiệp vụ riêng biệt mang lại Trong đó, chất lợng chu trình mua hàng toán có ảnh hởng đến định đến chất lợng toàn kiểm toán Báo cáo tài Hiện Việt Nam, Công ty kiểm toán đà xây dựng chơng trình kiểm toán mẫu quy trình kiểm toán chu trình này, song hầu hết chơng trình kiểm toán có ý nghĩa nh tài liệu tham khảo không đảm bảo đợc đầy đủ thuận tiện cho kiểm toán viên tiến hành kiểm toán Hơn mức độ chi tiết chơng trình cha cao, cha đợc vi tính hoá Với lý trên, thời gian thực tập Công ty Dịch vụ T vấn Tài Kế toán Kiểm toán-AASC, em đà chọn đề tài Hoàn thiện quy trình kiểm toán chu trình mua hàng toán kiểm toán Báo cáo tài AASC thực cho chuyên đề thực tập tốt nghiệp Việc nghiên cứu đề tài cần thiết nhằm hệ thống hoá đa quan điểm cho quy trình kiểm toán chu trình Dựa phơng pháp luận: vật biện chứng, vật lịch sử, logic, nghiên cứu chơng trình kiểm toán mẫu Công ty kiểm toán có uy tín nớc., kết hợp với ph., kết hợp với phơng pháp thu thập tài liệu: vấn, quan sát trực tiếp, phân tích tổng hợp., kết hợp với ph Chuyên đề em tập trung nghiên cứu: sở lý luận quy trình kiểm toán chu trình mua hàng toán, tìm hiểu đánh giá thực trạng công tác kiểm toán chu trình AASC thực hai đơn vị khách hàng công ty MBS khách sạn Vega , từ đa số phơng hớng, giải pháp nhằm hoàn thiện nâng cao chất lợng kiểm toán chu trình mua hàng toán kiểm toán BCTC AASC Để thể đợc nội dung trên, lời mở đầu kết luận, kết cấu chuyên đề em bao gồm phần: Phần I: Cơ sơ lý luận kiểm toán chu trình mua hàng toán kiểm toán Báo cáo tài Phần II: Thực kiểm toán chu trình mua hàng toán kiểm toán Báo cáo tài AASC thực Phần III: Bài học kinh nghiệm phơng hớng hoàn thiện kiểm toán chu trình mua hàng toán kiểm toán Báo cáo tài AASC thực Nguyễn Thị Nga - Kiểm toán - K41 Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Phần I Cơ sở lý luận kiểm toán chu trình mua hàng toán kiểm toán tài I Chu trình mua hàng toán với vấn đề kiểm toán Vị trí, vai trò chu trình mua hàng toán Theo dòng lịch sử phát triển kiểm toán, khái niệm kiểm toán có quan điểm khác Tuy nhiên, xét chất, mức tổng hợp toàn diện quan điểm, định nghĩa: Kiểm toán xác minh byy tỏ ý kiến thực trạng hoạt động đợc kiểm toán hệ thống phơng pháp kỹ thuật kiểm toán chứng từ chứng từ kiểm toán viên có trình độ nghiệp vụ tơng xứng thực sở hệ thống pháp lý có hiệu lực (LTKT, tr 49) Trong đó, kiểm toán tài hoạt động đặc trng kiểm toán chứa đựng đầy đủ "sắc thái kiểm toán" từ đời nh trình phát triển, đợc thực chủ yếu kiểm toán ®éc lËp (KTTC, tr 9) ë ViÖt Nam, theo quy chế kiểm toán độc lập kinh tế quốc dân (NĐ số 07/CP ngày 21/09/1994 Chính phủ: " kiểm toán độc lập việc kiểm tra xác nhận kiểm toán viên chuyên nghiệp thuộc tổ chức kiểm toán độc lập tính đắn hợp lý tài liệu " Nh vậy, kiểm toán độc lập hoạt động dịch vụ, t vấn đợc pháp luật thừa nhận bảo trợ, đợc quản lý chặt chẽ hiệp hội chuyên ngành kế toán Do độc lập, khách quan hoạt động nên kết kiểm toán đợc tin cậy ngời sử dụng Trong kinh tế thị trờng vai trò kiểm toán độc lập trở nên cần thiết khó thay đợc Mục đích kiểm toán độc lập, trớc hết lợi nhuận mà giúp doanh nghiệp thực chế độ pháp luật, chấn chỉnh sửa chữa sai sót, phòng ngừa vi phạm tổn thất góp phần tăng cờng quản lý tài đơn vị đợc kiểm toán Và đó, khẳng định kiểm toán độc lập chỗ dựa quan trọng cho quan nhà nớc việc kiểm tra, kiểm soát hoạt động kinh doanh doanh nghiệp Theo IFAC (Liên đoàn kế toán quốc tế): Kiểm toán việc kiểm toán viên độc lập xác minh bày tỏ ý kiến BCTC Tuy nhiên, để xác minh bày tỏ ý kiến BCTC ngời kiểm toán viên trớc hết phải ngời giỏi kế toán, có kỹ nghề nghiệp đạo ®øc, cịng nh ®Ĩ thùc Ngun ThÞ Nga - KiĨm toán - K41 Chuyên đề thực tập tốt nghiệp kiểm toán BCTC trớc hết phải nắm vững nguyên tắc kế toán để lập nên BCTC Báo cáo tài bảng tổng hợp kết kinh doanh đơn vị giúp cho ngời lÃnh đạo điều hành đa định đắn mà trình kinh doanh chuỗi nghiƯp vơ kinh tÕ kÕ tiÕp V× vËy, tiến hành kiểm toán BCTC, kiểm toán viên cần phải chia BCTC thành phần hành để kiểm toán Thông thờng có hai cách phân chia: * Phân chia theo khoản mục (tài khoản): Ví dụ nh kiểm toán TK doanh thu, TK chi phí, TK tiền, TK nợ phải trả * Phân chia theo chu trình: Các nghiệp vụ tài khoản có liên quan chặt chẽ với đợc tiến hành kiểm toán động thời Chẳng hạn, nghiệp vụ mua hàng toán, nghiệp vụ chi tiêu số d khoản phải trả ngời bán nằm chu trình mua hàng toán Cách chia thứ đơn giản song không hiệu tách biệt khoản mục vị trí khác nhng có liên hệ chặt chẽ với gây trùng lặp chẳng hạn nh hàng tồn kho giá vốn hàng bán Trong thực tiễn kiểm toán, cách phân chia thứ hai đợc ứng dụng thông dụng phơng thức tiếp cận kiểm toán logic tránh trùng lặp, vào mối liên hệ chặt chẽ lẫn khoản mục, trình cấu thành, yếu tố chu trình chung hoạt động tài Với cách phân chia nh vậy, chu trình hoạt ®éng kinh doanh cđa doanh nghiƯp cã thĨ coi lµ liên kết chu trình bán hàng thu tiền, chu trình huy động hoàn trả vốn, chu trình mua hàng toán, chu trình tiền lơng nhân viên, chu trình hàng tồn kho Các chu trình có mối quan hệ mật thiết với nhau, xuất phát từ mối liên hệ vốn có nghiệp vụ kinh tế từ thu gom đợc đầu mối mối liên hệ kinh tế ghi sổ kế toán chứa đựng BCTC Mối quan hệ đợc thể qua sơ đồ số 1.1 dới Sơ đồ 1.1: Mối quan hệ chu trình kiểm toán Tiền mặt chu trình bán hàng thu tiền Chu trình huy động hoàn trả vốn Chu trình mua hàng toán chu trình tiền lơng nhân Chu trình hàng tồn kho Sơ đồ cho thấy, chu trình mua hàng toán với bốn chu trình khác khâu quan trọng trình sản xuất kinh doanh với cách phân loại theo vòng quay, vòng tuần hoàn vốn Đối với đơn vị sản xuất kinh doanh, trình kinh doanh bao gồm giai đoạn: Cung ứng, sản xuất tiêu thụ Còn doanh nghiệp thơng mại, trình kinh doanh bao gồm giai đoạn: mua hàng bán hàng Việc xem xét hai Nguyễn Thị Nga - Kiểm toán - K41 Chuyên đề thực tập tốt nghiệp loại hình doanh nghiệp cho thấy, dù loại hình doanh nghiệp trình mua hàng, nghĩa cung cấp yếu tố đầu vào quan trọng, có ảnh hởng định đến yếu tố đầu Chi phí cho việc mua hµng chiÕm mét tØ lƯ lín tỉng chi phí sản xuất kinh doanh Hơn thế, số tài khoản chịu ảnh hởng chu kỳ mua hàng toán nhiều tất chu kỳ khác kết hợp lại Do đáng ngạc nhiên phải nhiều thời gian để kiểm toán chu kỳ mua hàng toán chu kỳ khác Bản chất chu trình mua hàng toán Chu trình mua hàng toán gồm định trình cần thiết để có hàng hoá, dịch vụ cho trình hoạt động, sản xuất kinh doanh doanh nghiệp Chu trình thờng đợc bắt đầu việc lập đơn đặt mua ngời có trách nhiệm phận cần hàng hoá hay dịch vụ kết thúc việc toán cho nhà cung cấp hàng hoá hay dịch vụ nhận đợc (KTTC 201) Quá trình mua vào hàng hoá hay dịch vụ bao gồm khoản mục nh nguyên vật liệu, máy móc thiết bị, vật t, điện nớc, sửa chữa bảo trì., kết hợp với ph Chu trình không bao gồm trình mua vào toán dịch vụ lao động chuyển nhợng phân bổ chi phí bên tổ chức Kiểm toán chu trình mua hàng toán thực chất việc kiểm tra, đánh giá số d tài khoản Bảng cân đối kế toán Nh đà phân tích trên, chu kỳ mua hàng toán liên quan đến nhiều tài khoản bảng cân đối kế toán nh: tài khoản tài sản, công nợ phải trả, tài khoản tiền tài khoản phí tổn báo cáo kết kinh doanh., kết hợp với ph Số l ợng tài khoản liên quan chịu ảnh hởng chu trình mua hàng toán đợc thể qua sơ đổ 2.1 Tuy nhiên, trình mua hàng chu trình mua hàng toán có hai loại: Mua hàng trả tiền mua hàng trả chậm Sơ đồ 2.1 minh hoạ cho trờng hợp mua hàng trả chậm Nguyễn Thị Nga - Kiểm toán - K41 Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Sơ đồ 2.1: Các tài khoản chu trình mua hàng toán Tiền gửi ngân hàng Các khoản phải trả Nguyên liệu mua vào Tài sản cố định Hàng mua trả lại đợc giảm giá Bảo hiểm trích trớc Chiết khấu mua vào Hợp đồng thuê Phí tổn sản xuất Phí tổn lu động Phí tổn quản lý Chức chu trình mua hàng toán Đối với doanh nghiệp có nhu cầu cung cấp hàng hoá dịch vụ với quy mô lớn hay nhỏ, đơn giản hay phức tạp, bản, chu trình mua hàng toán bao gồm chức sau: 3.1.Xử lý đơn dặt mua hàng hoá hay dịch vụ Đây chức quan trọng chu trình mua hàng toán Các bớc công việc cần thực chức bao gồm: - Xác định nhu cầu hàng hoá, dịch vụ cần cung cấp: Thông thờng doanh nghiệp thờng có phận chuyên nghiên cứu nhu cầu nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ cần thiết cho sản xuất gọi phận kế hoạch Bộ phận có nhiệm vụ lên kế hoạch, cung ứng đảm bảo cung cấp đầy đủ yếu tố đầu vào để trình sản xuất đợc liên tục nhng đồng thời không nhiều gây ứ đọng vốn ảnh hởng đến hoạt động kinh doanh cđa doanh nghiƯp ë nh÷ng doanh nghiƯp cã hệ thống kiểm soát nội tốt có quy chÕ thĨ vỊ viƯc cung cÊp hµng - Lập đơn kiến nghị mua hàng: Sau đà lên kÕ ho¹ch cung øng, bé phËn kÕ ho¹ch sÏ lËp đơn yêu cầu mua hàng để trình Giám đốc ngời có thẩm quyền ký duyệt (đơn yêu cầu mua hàng yêu cầu khối lợng nh chủng loại hàng hoá cần cung cấp) Sau đó, đơn yêu cầu mua hàng đợc chuyển cho phận mua hàng - Tìm nhà cung cấp: Bộ phận mua hàng vào đơn kiến nghị mua hàng để xem xét, tìm kiếm nhà cung cấp Về nguyên tắc, trớc định mua mặt hàng phải tìm hiểu đơn đặt hàng nhiều nhà cung cấp khác để lựa chọn nhà cung cấp thích hợp - Lựa chọn nhà cung cấp: Sau đà xem xét đơn chào hàng nhà cung cấp khác nhau, đơn vị chọn nhà cung cấp phù hợp Sự lựa chọn vào giá cả, chất lợng hàng hoá, điều kiện u đÃi nh chiết khấu thơng mại, chiết khấu toán, phơng thức toán,., kết hợp với ph Nguyễn Thị Nga - Kiểm toán - K41 Chuyên đề thực tập tốt nghiệp - Giao đơn đặt hàng: Đơn đặt hàng loại chứng từ ghi rõ loại hàng, số lợng, thông tin liên quan đến hàng hoá mà doanh nghiệp có ý định mua vào Tất đơn đặt hàng phải đánh số trớc, có đầy ®đ ch÷ ký cđa nh÷ng ngêi cã thÈm qun TÊt đơn đặt hàng phải bao gồm vừa đủ số cột diện tích để hạn chế tối đa khả có gian lận đơn dặt mua hàng Các bớc công việc cho thấy đơn đặt hàng (bản yêu cầu sản phẩm dịch vụ) đợc lập công ty khách hàng điểm khởi đầu chu kỳ Mẫu yêu cầu phê chuẩn quy định phụ thuộc vào chất hàng hoá dịch vụ quy định công ty Trong phê chuẩn đắn nghiệp vụ mua hàng phần thức chức đảm bảo hàng hoá dịch vụ đợc mua theo mục đích đà đợc phê chuẩn công ty tránh cho việc mua nhiều mua mặt hàng không cần thiết Hầu hết công ty cho phép phê chuẩn chung cho việc mua phục vụ nhu cầu hoạt động thờng xuyên nh hàng tồn kho mức cho phép (phù hợp định mức hàng tồn kho) Thí dụ, lần mua tài sản thờng xuyên vợt giới hạn tiền định yêu cầu phê chuẩn họi đồng quản trị, mặt hàng đợc mua tơng đối không thờng xuyên, nh hợp đồng dịch vụ dài hạn đợc phê chuẩn viên chức định, vật t dịch vụ có giá trị thấp giá trị quy định đợc phê chuẩn quản đốc trởng phòng, số loại nguyên vật liệu vật t đợc tự động tái đặt hàng lúc chúng mức giới hạn ấn định trớc 3.2 Nhận hàng hoá hay dịch vụ Bớc công việc thực chức nhận hàng hoá hay dịch vụ nhà cung cấp chuyển đến Việc nhận hàng hoá từ ngời bán hàng điểm định chu trình thời điểm mà bên mua thừa nhận khoản nợ liên quan bên bán sổ sách Khi hàng hoá nhận đợc, trình kiểm soát thích hợp đòi hỏi phải có kiểm tra mẫu mÃ, số lợng, thời gian đến điều kiện khác Hầu hết công ty có phòng (bộ phận) tiếp nhận để đa báo cáo nhận hàng nh chøng cđa sù nhËn hµng vµ sù kiĨm tra hµng hoá Một thờng đợc gửi cho thủ kho khác gửi cho kế toán khoản phải trả để thông báo Để ngăn ngừa mát, lạm dụng điều quan trọng hàng hoá phải đợc kiểm soát chặt chẽ từ lúc nhận chúng chúng đợc chuyển Nhân viên phòng tiếp nhận phải độc lập với thủ kho phòng kế toán (nguyên tắc phân công phân nhiệm rõ ràng) Cuối cùng, sổ sách kế toán phản ánh việc giao trách nhiệm hàng hoá hàng hoá đợc chuyển từ phòng tiếp nhận qua kho từ kho vào trình sản xuất hay đa tiêu thụ 3.3 Ghi nhận khoản nợ ngời bán Bớc công việc thực chức việc kế toán ghi nhận khoản nợ phải trả nhà cung cấp vào sổ kế toán từ hoá đơn phiếu nhập kho Công việc đòi hỏi đắn, xác nhanh chóng Việc ghi sổ ban đầu có ảnh hởng quan trọng đến Báo cáo tài đợc lập đến khoản toán thực tế, kế toán đợc phép ghi vào lần mua có sở hợp Nguyễn Thị Nga - Kiểm toán - K41 Chuyên đề thực tập tốt nghiệp lý theo số tiền Các phần hành kế toán đợc thực máy vi tính hạn chế tối đa việc ghi trùng lặp khoản nợ Kế toán khoản nợ phải trả có trách nhiệm kiểm tra tính đắn lần mua vào ghi chúng vào sổ nhật kí sổ hạch toán chi tiết khoản phải trả Khi kế toán khoản phải trả nhận đợc hoá đơn ngời bán phải so sánh mẫu mà giá, số lợng, phơng thức toán chi phí vận chuyển ghi hoá đơn với thông tin đơn đặt mua (hoặc hợp đồng) báo cáo nhận hàng hàng đà Thờng phép nhân phép cộng tổng đợc kiểm tra lại đợc ghi vào hoá đơn Sau đó, số tiền đợc chuyển vào sổ hạch toán chi tiết khoản phải trả Quá trình kiểm soát nội quan trọng chức quy định tất ghi sổ khoản chi tiền mặt không đợc liên quan đến tiền mặt, chứng khoán thị trờng tài sản khác (nguyên tắc bất kiêm nhiệm) Bên cạnh đó, chứng từ sổ sách thích hợp, thủ tục đắn để ghi sổ, phiếu chi độc lập trình kiểm soát cần thiết chức 3.4 Xử lý ghi sổ khoản toán cho ngời bán Việc xét duyệt chi quỹ để toán cho ngời bán phận tài vụ thực Chứng từ toán cho nghiệp vụ mua hàng kỳ toán đến hạn phiếu chi, séc, ủ nhiƯm chi Tríc chn chi, c¸c chøng tõ phải có phê chuẩn giám đốc ngời đợc uỷ quyền Các chứng từ toán sau đợc làm nhiều mà gốc đợc gửi cho ngời đợc toán, đợc lu lại hồ sơ cho ngời đợc toán Các trình kiểm soát quan trọng chức việc ký phiếu chi phải cá nhân có trách nhiệm (phù hợp với nguyên tắc uỷ quyền phê chuẩn) Trớc kí phiếu chi phải xem xét kĩ lỡng chứng từ minh chứng cho nghiệp vụ mua hàng đà phát sinh có tách biệt ngời ký phiếu chi với ngời chi tiền (nguyên tắc bất kiêm nhiệm) Các phiếu chi phải đợc đánh số thứ tự từ trớc đợc in sẵn loại giấy đặc biệt để gây khó khăn cho việc thay đổi ngời nhận tiền số tiền Cần phải thận trọng kiểm soát phiếu chi đà ký, phiếu chi trắng phiếu chi không hiệu lực Có phơng pháp để huỷ bỏ chứng từ, chứng minh nhằm ngăn ngừa việc sử dụng lại chúng để chứng minh cho phiếu chi khác sau điều quan trọng Phơng pháp thờng dùng viết số phiếu chi lên chứng từ chứng minh Đó toàn tám bớc công việc nằm bốn chức mà doanh nghiệp cần tiến hành chu kỳ mua hàng toán Mỗi chức chu kì phải tuân theo quy tắc định có biện pháp kiểm soát riêng Nắm chức chu trình mua hàng toán nêu sở để kiểm toán viên tiến hành kiểm toán cách có hiệu Với bớc công việc cần thực này, chứng từ sổ sách đợc sử dụng chu trình bao gồm: Đơn kiến nghị mua hàng, đơn đặt hàng, phiếu báo hàng, báo cáo nhận hàng, hoá đơn ngời bán hàng, sổ nhật ký mua hàng, sổ nhật ký chi tiền, sổ chi tiết nợ phải trả nhà cung cấp, sổ tài khoản, đối chiếu nhà cung cấp, phiếu chi., kết hợp với ph Nguyễn Thị Nga - Kiểm toán - K41 Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Các bớc công việc cần thực nêu dòng vận động nghiệp vụ mua hàng toán đợc thể qua sơ đồ 3.1 Nguyễn Thị Nga - Kiểm toán - K41 Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Sơ đồ: 3.1 Quy trình tổ chức chứng từ mua hàng toán * Đối với nghiệp vụ mua hµng Trëng bé phËn cung øng Bé phËn kÕ hoạch Bộ phận cung ứng Cán thu mua Thủ kho Kế toán Nhu cầu vật liệu hàn hoá Nhu cầu vật liệu hàng hoá Kế hoạch cung ứng Khai thác hàng Lập chứng từ kho Ký duyệt chứng từ NhËp kho Ghi sỉ chøng tõ * §èi víi nghiƯp vơ to¸n Thđ trëng kÕ to¸n trëng KÕ to¸n quỹ Nhân viên toán Thủ quỹ Kế toán Nhu cầu toán Lu chứng từ Nhận tiền to¸n LËp chøng tõ chi q Dut chøng tõ Chi quü Ghi sæ