Khoá luận tốt nghiệp Ngành : quản trị văn phòng Lời nói đầu Đất nớc ta bắt đầu bớc tiến trình tham gia vào tổ chức Thơng mại giới WTO với đầy hội thử thách trớc mắt Chúng ta bớc hoàn thiện kinh tế thị trờng với nhiều thành phần kinh tế dới quản lý nhà nớc theo định hớng xà hội chủ nghĩa Thời gian gần đây, nớc ta đà mở cửa để đón nhận thành tựu khoa học-kỹ thuật tiếp nhận sóng đầu t nớc phát triển thÕ giíi Sau nhËp tỉ chøc WTO chóng ta dần hoàn thiện sách để tạo ®iỊu kiƯn cho sù héi nhËp víi nỊn kinh tÕ toàn cầu Trớc đòi hỏi đó, quan doanh nghiệp phải tìm lối riêng để khẳng định vị Đặc biệt quan, doanh nghiệp hoạt động lĩnh vực thơng mại Sau thời gian ngắn thực tập Văn phòng Sở Thơng mại-Du lịch tỉnh Phú Thọ, em đà đợc tiếp cận tìm hiểu trình hình thành, hoạt động phát triển quan quản lý thơng mại du lịch Qua đó, em đà thấy đợc tầm quan trọng văn phòng phát triển quan Để hoàn thành nhiệm vụ đợc giao, Văn phòng Sở phải không ngừng hoàn thiện công tác Văn phòng trình hoạt động Bên cạnh kết đà đạt đợc trình hoạt động, Văn phòng Sở số hạn chế thiếu sót nguyên nhân chủ quan khách quan Nói tới công tác Văn phòng nói tới hàng loạt hoạt động thờng xuyên diễn quan, tổ chức Mỗi hoạt động lại góp phần nhỏ vào việc đem lại hiệu nhng thiếu quan tổ chức lại không hoạt động đợc Mà trình hội nhập toàn cầu này, việc hoàn thiện công tác Văn phòng lại đòi hỏi tất yếu Đây đề tài thú vị không phần lý luận mà thực tiễn Chính vậy, em đà chọn cho đề tài: Tiếp tục hoàn thiện công tác Văn phòng Sở Thơng mại-Du lịch tỉnh Phú Thọ để nghiên cứu Khoá luận tốt nghiệp Thực tế cho thấy văn phòng đợc hiểu phận trợ giúp phòng ban chức công việc nhỏ thờng ngày nh: Soạn thảo văn bản, chuyển công văn, Đà có nhiều ngời quan niệm sai lầm văn phòng phận tạp vụ cho đội ngũ nhân viên văn phòng ngời có trình độ thấp, "chân sai vặt" phục vụ hoạt động cho tổ chức Với lý luận văn phòng đợc học tập trờng ý kiến cá nhân em, em mạnh dạn Svth: vũ thị nga -1- mssv: 503403044 Khoá luận tốt nghiệp Ngành : quản trị văn phòng đa ý kiến, đề suất để hoàn thiện công tác Văn phòng để đem lại hiệu trình hội nhập ngày Trong thời gian thực tập, em đà sâu vào tìm hiểu nghiên cứu công tác Văn phòng nhằm đa số ý kiến đóng góp cho Sở nhằm hoàn thiện công tác Văn phòng Sở Thơng mại-Du lịch Trong trình nghiên cứu đề tài bên cạnh kiến thức đà học tài liệu thu thập đợc em đà sử dụng kết hợp với phơng pháp nghiên cứu sau đây: Phơng pháp quan sát thực tế, vấn Phơng pháp tiếp cËn thùc tÕ vµ vËn dơng lý thut vµo thùc tiễn Phơng pháp so sánh đối chiếu Phơng pháp phân tích tổng hợp, đánh giá, Để khoá luận tốt nghiệp đợc hoàn chỉnh, nỗ lực thân em nhận đợc giúp đỡ nhiệt tình Ban Giám đốc, Phòng, Ban đặc biệt Văn phòng Sở_nơi em thực tập nh thầy cô khoa Quản trị kinh doanh trờng Đại học Dân lập Phơng Đông Đặc biệt giúp đỡ tận tình bảo cô Trần Thị Ngà thời gian qua Mặc dù đà có nỗ lực nhiều cố gắng, song hạn chế mặt thời gian kiến thức cá nhân nên khoá luận em không tránh khỏi sai xót định Do vậy, em mong nhận đợc bảo góp ý từ phía thầy cô để khoá luận em đợc hoàn thiện, nâng cao kiến thức rút kinh nghiệm Ngoài phần mở đầu kết luận, khoá luận tốt nghiệp gồm phần: Chơng I: Lý luận chung công tác văn phòng Chơng II: Thực trạng công tác Văn phòng Sở Thơng mại-Du lịch Phú Thọ Chơng III: Một số nhận xét kiến nghị tiếp tục hoàn thiện công tác Văn phòng Sở Thơng mại-Du lịch Phú Thọ Em xin chân thành cảm ơn! Svth: vũ thị nga -2- mssv: 503403044 Khoá luận tốt nghiệp Ngành : quản trị văn phòng Chơng I Lý luận chung công tác văn phòng I Khái quát chung văn phòng 1.1 Khái niệm văn phòng Cho dù quan quản lý nhà nớc hay quan, tổ chức thiếu đợc hoạt động văn phòng, phận đóng vai trò quan trọng hoạt động quan nh doanh nghiệp Để phục vụ cho công tác lÃnh đạo quản lý quan, đơn vị cần có công tác văn phòng với nội dung chủ u nh: thu thËp, tỉ chøc, xư lý, ph©n phèi, truyền tải, quản lý sử dụng thông tin nội bên quan đơn vị nhằm trợ giúp lÃnh đạo thực hoạt động điều hành quản lý quan, đơn vị Xuất phát từ nội dung trên, văn phòng quan, tổ chức đợc tiếp cận theo nghĩa rộng hẹp nh sau: Theo nghĩa rộng, văn phòng bao gồm toàn bộ máy quản lý đơn vị từ cấp cao đến cấp sở với nhân làm quản trị hệ thống quản lý tổ chức; bao gồm toàn sở vật chất kỹ thuật môi trờng phục vụ cho hoạt động cđa tỉ chøc nãi chung, cho hƯ thèng qu¶n lý nói riêng Văn phòng toàn có đầy đủ t cách pháp nhân hoạt động kinh tế đối nội, đối ngoại để thực mục tiêu chung tổ chức Nhng theo nghĩa hẹp, văn phòng bao gồm máy trợ giúp nhà quản trị việc chức đợc giao; phận cấu thành tổ chức, chịu điều hành nhà quản trị cấp cao Văn phòng chức không pháp nhân độc lập quan hệ đối ngoại Ngoài hai cách tiếp cận trên, khái niệm văn phòng đợc hiểu khái quát thực thể tồn khách quan tổ chức để thực chức theo yêu cầu nhà quản trị tổ chức Dù theo nghĩa văn phòng có đặc điểm chung nh sau: Là máy tổ chức tổng hợp, với đặc điểm cụ thể quan mà máy văn phòng cã thĨ tỉ chøc ®å sé hay gän nhĐ Mäi văn phòng có địa điểm hoạt động, giao dịch kèm theo sở vật chất định tuỳ theo quy mô văn phòng Svth: vũ thị nga -3- mssv: 503403044 Khoá luận tốt nghiệp Ngành : quản trị văn phòng 1.2 Chức văn phòng Văn phòng tổ chức, quan, đơn vị có ba chức là: a Chức tham mu: Hoạt động quan phụ thuộc vào nhiều yếu tố, phải kể đến yếu tố chủ quan hay nói cách khác phụ thuộc vào ngời quản lý Bởi vậy, muốn định mang tính khoa học hiệu ngời quản lý cần phải vào yếu tố khách quan nh ý kiến tham gia cấp quản lý, phận trợ giúp Những ý kiến đợc văn phòng tập hợp, chọn lọc để ®a nh÷ng kÕt luËn chung nhÊt nh»m cung cÊp cho lÃnh đạo thông tin, phơng án phán kịp thời đắn Hoạt động cần thiết tỏ hữu hiệu vừa mang tính tham vấn tính chuyên sâu trờng hợp trợ giúp lÃnh đạo Chức đợc gọi chức tham mu cho nhà lÃnh đạo, quản lý đơn vị công tác văn phòng b Chức tổng hợp: Kết tham vấn đợc phải xuất phát từ thông tin ngợc lĩnh vực, đối tợng mà văn phòng đầu mối thu thập, phân tích, quản lý sử dụng theo yêu cầu ngời lÃnh đạo quản lý Quá trình thu thập, quản lý, sử dụng thông tin phải tuân theo nguyên tắc, trình tự định mang lại hiệu thiết thực Hoạt động nh thuộc chức tổng hợp công tác văn phòng Chức tác dụng thiết thực đến chức tham mu văn phòng mà có vai trò quan trọng thành công hay thất bại quan, đơn vị Chính ý nghĩa to lớn chức nên tổ chức, đơn vị quan tâm củng cố đại hoá công tác văn phòng cho kịp với tốc độ phát triển thời đại c Chức hậu cần: Hoạt động quan đơn vị thiếu điều kiện vật chất nh nhà cửa, phơng tiện, thiết bị, công cụ tài chính, yêú tố thuộc hoạt động hậu cần mà văn phòng phải cung ứng kịp thời cho hoạt động lúc, nơi Những vật dụng thờng xuyên nguồn tài cung cấp cho hoạt động quan, đơn vị văn phòng cung cấp sở định mức tiêu dùng hay kỳ hạn sử dụng Điều kiện không phần quan trọng ảnh hởng đến kết hoạt động tổ chức đầu vào đầu Muốn hoạt động phải có nguyên liệu, vật liệu, phơng tiện nguồn tài chÝnh song Svth: vị thÞ nga -4- mssv: 503403044 Khoá luận tốt nghiệp Ngành : quản trị văn phòng hiệu hoạt động lại tuỳ thuộc vào phơng thức quản lý sử dụng yếu tố nh Với chi phí thấp nhng mang lại kết cao phơng châm hoạt động công tác văn phòng Tóm lại, văn phòng đầu mối giúp lÃnh đạo thực chức Các chức vừa độc lập, vừa hỗ trợ bổ xung cho nhằm khẳng định cần thiết khách quan tồn văn phòng quan, đơn vị, tổ chức Trong chức tổng hợp quan trọng, định đến thành bại công tác văn phòng 1.3 Nhiệm vụ văn phòng Từ chức chung, văn phòng có nhiệm vụ cụ thể sau: a Xây dựng tổ chức thực quy chế hoạt động quan Mọi tổ chức muốn đợc sinh vận hành vào hoạt động cần phải tuân theo quy định tổ chức, chế hoạt động số điều kiện khác Nhng điều kiện không giống quan khác Do tính chất hoạt động, vai trò chức khác nên quan, tổ chức cần có nội quy, quy chế hoạt động riêng Trình tự xây dựng dự thảo, lấy ý kiến tham gia, bổ xung hoàn chỉnh, thông qua lÃnh đạo ban bố, thi hành, giám sát, bổ xung hoàn thiện nội quy, quy chế hoạt động quan thuộc công tác văn phòng Đây nhiệm vụ quan trọng mà văn phòng phải thực quan thành lập vào hoạt động b Xây dựng quản lý chơng trình kế hoạch hoạt động quan Các đơn vị có định hớng mục tiêu hoạt động thông qua chiến lợc phát triển Các đơn vị muốn đạt đợc mục tiêu hoạt động phải biết khâu nối mục tiêu chiến lợc thành hệ thống kế hoạch hoàn chỉnh để phận khớp nối với nhau, hỗ trợ hoạt động Kế hoạch tổng thể cho văn phòng, phận tham mu dự thảo đôn đốc phận khác quan triển khai thực Căn vào chiến lợc phát triển, văn phòng xây dựng kế hoạch ngành cụ thể cho năm, quý, tháng, tuần cho quan phận Trên sở kế hoạch, chơng trình mà phận đạo hoàn thành nhiệm vụ để đạt đợc hiệu tối u Cũng qua mà việc đạo thực kế hoạch chung quan phận liên hệ, phối hợp với mật thiết hơn, đồng Svth: vũ thị nga -5- mssv: 503403044 Khoá luận tốt nghiệp Ngành : quản trị văn phòng c Thu thập, xử lý, sử dụng quản lý thông tin Hoạt động quan, đơn vị cần phải có thông tin tối thiểu Thông tin nguồn, để ngời lÃnh đạo, quản lý đa định sáng xuốt, kịp thời, hiệu Ngời lÃnh đạo tự thu thập, xử lý thông tin mà cần phải có ngời trợ giúp lĩnh vực phận văn phòng Văn phòng đợc coi cửa ngõ thông tin quan tất thông tin đến phải qua phận Đây hoạt động quan trọng quan, liên quan đến thành bại hoạt động tổ chức nên văn phòng phải tuân thủ quy định nghiêm ngặt thu nhận, xử lý thông tin đến Nếu thông tin đợc thu thập, xử lý đầy đủ, khoa học, kịp thời đáp ứng yêu cầu quản lý lÃnh đạo có đợc định hữu hiệu ngợc lại ảnh hởng tới mục tiêu đơn vị d Trợ giúp văn Văn phơng tiện lu trữ truyền đạt thông tin hữu hiệu đợc quan sử dụng quản lý điều hành hoạt động Do tác dụng to lớn văn mà sử dụng phải tuân thủ chặt chẽ quy định lu trữ ban hành văn Để ban hành đợc văn có nội dung đầy đủ, hợp lý, quy định cần phải có phận, nhân viên chuyên trách trợ giúp cho lÃnh đạo quan Bộ phận phải nắm bắt đợc đầy đủ thông tin phục vụ cho việc ban hành văn văn phòng e Đảm bảo yếu tố vật chất, tài cho hoạt động quan Mọi quan muốn hoạt động phát triển phải có yếu tố vật chất kỹ thuật cần thiết Các yếu tố vừa nguyên liệu trì hoạt động tổ chức, vừa vật trung gian kết gắn tổ chức với môi trờng đồng thời phơng tiện truyền dẫn trình hoạt động tổ chức đến mục tiêu Các u tè vËt chÊt, kü tht, tµi chÝnh phơc vơ cho hoạt động quan, đơn vị là: nhà cửa, bàn ghế, xe, công cụ lao động, phơng tiện truyền phát thông tin cần thiết khoản tài Vì vậy, văn phòng phải vào kế hoạch hoạt động đơn vị mà cung cấp yếu tố cho phù hợp số lợng, thời gian, không gian, Nếu việc cung cấp yếu tố không phù hợp gây ảnh hởng trực tiếp đến hoạt động quan Để làm tốt nhiệm vụ cung ứng này, quan cần u tiên tạo điều kiện thuận Svth: vũ thị nga -6- mssv: 503403044 Khoá luận tốt nghiệp Ngành : quản trị văn phòng f Củng cố tổ chức máy văn phòng Củng cố tổ chức máy văn phòng việc làm thiết thực, mang tính ổn định máy văn phòng nhằm thực tốt nhiệm vụ văn phòng Việc tổ chức máy văn phòng cần tuân thủ nguyên tắc chung quan để đảm bảo tính thống hệ thống Tuy nhiên cần thấy đợc tính thống nhất, đa dạng công tác văn phòng để đáp ứng đợc cao yêu cầu mục tiêu đề g Duy trì hoạt động thờng nhật văn phòng Khác với hoạt động quan, văn phòng phải hoạt động thờng xuyên liên tục lĩnh vực đối nội, đối ngoại, vừa thực thi vừa giám sát Đặc tính xuất phát từ chức văn phòng để đảm bảo tiếp nhận đợc nguồn tin hoạt động quan Hoạt động văn phòng vừa gắn liền với hoạt động lÃnh đạo, vừa gắn liền với hoạt động phận chức Vì thế, để trì hoạt động văn phòng cần có phối hợp chặt chẽ, đồng phận chức ban lÃnh đạo quan II Khái quát chung công tác văn phòng 2.1 Khái niệm Công tác văn phòng thuật ngữ có liên quan đến nhiều nội dung hoạt động tổ chức Nếu xem xét công tác theo quan điểm hệ thống đầu vào bao gồm hoạt động trợ giúp lÃnh đạo tổ chức, quản lý, sử dụng toàn hoạt động thông tin theo phơng án sử dụng khác nhằm thu đợc kết tối u hoạt động đơn vị Còn đầu hoạt động phân phối, truyền tải, thu xử lý thông tin phản hồi nội bên theo yêu cầu lÃnh đạo Toàn hoạt động góp phần hoàn thiện bớc công tác tổ chức điều hành thông tin quan, nhằm nâng cao hiệu khai thác, sử dụng thông tin Để công tác văn phòng đạt kết cần phải có điều kiện sau đây: - Phải có máy văn phòng đợc tổ chức thích hợp Điều đòi hỏi quan phải tổ chức máy văn phòng có quy mô, đầy đủ phận nhân viên phù hợp với hoạt động Svth: vũ thị nga -7- mssv: 503403044 Khoá luận tốt nghiệp Ngành : quản trị văn phòng - Phải có địa điểm hoạt động giao dịch với sở hạ tầng định nh nhà cửa, phơng tiện, thiết bị, Do hoạt động công tác văn phòng đa dạng phong phú, Xuất phát từ quan niệm văn phòng kết hợp với điều kiện kinh tế thị trờng công tác văn phòng đợc hiểu nh sau: Công tác văn phòng toàn yếu tố vật chất phù hợp với yêu cầu thu thập, tổng hợp phân tích, xử lý, định chuyển tải thông tin cấp quản lý quan nhằm đạt đợc mục tiêu định 2.2 Các công tác văn phòng a Công tác Tổng hợp Quy chế hoạt động văn phòng Trong chức văn phòng tổng hợp chức quan trọng Kết tổng hợp xây dựng phơng án hoạt động quan, phục vụ nhà lÃnh đạo định quản lý, tổ chức điều hành việc thực mục tiêu Để thực chức này, văn phòng phải tổ chức hàng Để thực chức này, văn phòng phải tổ chức hàng loạt hoạt động cụ thể khoảng thời gian khác Công tác tổng hợp quy chế hoạt động văn phòng công việc phải làm từ thành lập để phận bắt đầu hoạt động Trên sở quy chế, công tác văn phòng vận hành vào hoạt động theo quy định tổ chức, chế hoạt động số điều kiện khác Nhng điều kiện không giống quan khác Do tính chất hoạt động, vai trò chức khác nên quan, tổ chức cần có nội quy, quy chế hoạt động riêng b Công tác Thông tin Thông tin liệu có ý nghĩa, đợc sử dụng để biểu thị vấn đề cụ thể, giúp cho đối tợng tiếp nhận thông tin có đợc định nhằm đạt mục đích mong muốn vào thời kỳ bùng nổ thông tin quan quan tâm tới việc thu thập, phân tích xử lý thông tin để đa định tối u phục vụ tổ chức Mặt khác, thông tin đợc coi yếu tố định thành bại tổ chức Mà khối lợng thông tin đơn vị phong phú, đa dạng nhiều phức tạp Nếu thông tin không đợc tổ chức hợp lý, khoa học gây trở ngại lớn cho việc quản lý, sử dụng thông tin, chí làm cho hệ thống thông tin bị ách tắc Để quản lý, khai thác sử dụng có hiệu thông tin, đơn vị cần tiến hành tổ chức Công tác thông tin quan Svth: vũ thị nga -8- mssv: 503403044 Khoá luận tốt nghiệp Ngành : quản trị văn phòng Về yêu cầu tổ chức công tác thông tin phải đảm bảo: Thông tin ban đầu phải phù hợp Thông tin phải thống Chất lợng thông tin phải đảm bảo Tiết kiệm thông tin Về quy trình hoạt động công tác thông tin: Xây dựng tổ chức nguồn tin Thu thập thông tin Phân tích xử lý thông tin Cung cấp, phổ biến thông tin Bảo quản lu trữ thông tin Về hoạt động thông tin văn phòng quan: Hoạt động thông tin quan khác không giống quy trình, song có nội dung nh sau: Trớc hết, thông tin muốn đợc thu nạp hay truyền phát phỉa đảm bảo tính thống theo yêu cầu hoạt động Việc sử lý thông tin có chung biện pháp để ngời truyền ngời nhận thu nhận đợc Phơng tiện truyền tin lợi chiến thắng mang lại cho chủ thể, quan quan tâm tìm ứng dụng phơng tiện truyền thông hữu hiệu Kết mong muốn ngời truyền tin nhận tin hành động ứng sử hợp lý, kịp thời mang lại hiệu cao Mong muốn tuỳ thuộc lớn vào nội dung hoạt động bớc hoạt động thông tin, yêu cầu nâng cao chất lợng, hiệu hoạt động thông tin cần thiết khách quan quan c Công tác Tham mu Tham mu hoạt động trợ giúp nhằm góp phần tìm kiếm định tối u cho trình quản lý nhằm đạt hiệu định Tham mu hoạt động xuất sớm đời sống xà hội, xuất hoạt động quản lý Chủ thể quản lý phải điều hành số lợng khách thể có quy mô lớn phân tán nhiều lĩnh vực, không gian, thời gian khác Để đạt hiệu cao ngời quản lý phải quán xuyến đối tợng, hoạt động đơn vị Svth: vũ thị nga -9- mssv: 503403044 Khoá luận tốt nghiệp Ngành : quản trị văn phòng Muốn vậy, thân nhà quản lý phải thông thạo nhiều lĩnh vực, phải có mặt lúc, nơi để theo sát đa định xác, kịp thời cho vấn đề xảy điều vợt khả ngời Thực tế khách quan đòi hỏi phải có lực lợng trợ giúp nhà quản trị nhiều phơng diện công tác văn phòng mà thiếu công tác tham mu Nhiệm vụ tham mu văn phòng: Giúp lÃnh đạo lập chơng trình công tác theo chức nhiệm vụ đợc giao Lập chơng trình công tác Đề xuất phơng hớng chủ trơng, sách chế quản lý đơn vị thời kỳ Tham mu cho lÃnh đạo để xử lý có hiệu tình cụ thể Giúp lÃnh đạo định, đề án quản lý hữu hiệu Giúp lÃnh đạo tìm biện pháp tổ chức, thực đề án định Nội dung công tác tham mu: Xây dựng chơng trình công tác Tham mu để định quản lý d Công tác Văn th-Lu trữ Công tác văn th hoạt động đảm bảo thông tin văn phục vụ cho công tác quản lý quan Hiện có nhiều quan điểm khác công tác văn th, có quan điểm nh sau: Quan điểm thứ cho rằng, công tác văn th công tác giải quản lý công văn, giấy tờ quan Quan điểm thứ hai cho rằng: công tác văn th toàn công việc xây dựng ban hành văn bản, tổ chức quản lý giải văn hình thành hoạt động quan Hai quan điểm khẳng định công tác văn th hoạt động có nội dung quan trọng chiếm phần lớn nội dung hoạt động văn phòng Bất quan muốn hoạt động đợc phải làm công tác văn th Nh vậy, công tác văn th gắn liền với hoạt động quan, mắt xích guồng máy hoạt động quan Bên cạnh công tác có vai trò quan trọng việc thực Nghị Trung ơng VIII cải cách hành quốc gia mà trớc hết cải cách thủ tục hành Gắn liền với công tác văn th phải nói tới công tác lu trữ, lĩnh vực hoạt động nhằm tổ chức bảo quản, sử dụng tài liệu trình hoạt động quan, tổ chức hay cá nhân Svth: vị thÞ nga -10- mssv: 503403044