Tiếp tục hoàn thiện công tác văn phòng tại sở thương mại du lịch tỉnh phú thọ

LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG

Khái quát chung về văn phòng

1.1 Khái niệm về văn phòng

Cho dù là cơ quan quản lý nhà nước hay bất kỳ cơ quan, tổ chức nào cũng không thể thiếu được hoạt động của văn phòng, bộ phận này đóng vai trò rất quan trọng trong hoạt động của cơ quan cũng như doanh nghiệp Để phục vụ cho công tác lãnh đạo quản lý ở các cơ quan, đơn vị cần có công tác văn phòng với những nội dung chủ yếu như: thu thập, tổ chức, xử lý, phân phối, truyền tải, quản lý và sử dụng các thông tin nội bộ và bên ngoài cơ quan đơn vị nhằm trợ giúp lãnh đạo thực hiện các hoạt động điều hành quản lý cơ quan, đơn vị Xuất phát từ những nội dung trên, văn phòng của mọi cơ quan, tổ chức được tiếp cận theo 2 nghĩa rộng và hẹp như sau:

Theo nghĩa rộng, văn phòng bao gồm toàn bộ bộ máy quản lý của đơn vị từ cấp cao nhất đến cấp cơ sở với các nhân sự làm quản trị trong hệ thống quản lý của tổ chức; bao gồm toàn bộ cơ sở vật chất kỹ thuật và môi trường phục vụ cho hoạt động của tổ chức nói chung, cho hệ thống quản lý nói riêng.

Văn phòng toàn bộ có đầy đủ tư cách pháp nhân trong hoạt động kinh tế đối nội, đối ngoại để thực hiện mục tiêu chung của tổ chức.

Nhưng theo nghĩa hẹp, văn phòng chỉ bao gồm bộ máy trợ giúp nhà quản trị những việc trong chức năng được giao; là một bộ phận cấu thành trong tổ chức, chịu sự điều hành của nhà quản trị cấp cao Văn phòng chức năng không chỉ là một pháp nhân độc lập trong các quan hệ đối ngoại.

Svth: vũ thị thanh nga -4- mssv: 503403044

Ngoài hai cách tiếp cận trên, khái niệm văn phòng còn được hiểu khái quát là một thực thể tồn tại khách quan trong mỗi tổ chức để thực hiện các chức năng theo yêu cầu của nhà quản trị tổ chức đó.

Dù theo nghĩa nào thì văn phòng cũng có 2 đặc điểm chung như sau:

Là bộ máy tổ chức tổng hợp, với đặc điểm cụ thể của từng cơ quan mà bộ máy văn phòng có thể tổ chức đồ sộ hay gọn nhẹ.

Mọi văn phòng đều có địa điểm hoạt động, giao dịch kèm theo những cơ sở vật chất nhất định tuỳ theo quy mô của văn phòng.

1.2 Chức năng của văn phòng

Văn phòng ở mọi tổ chức, cơ quan, đơn vị đều có ba chức năng chính là: a  Chức năng tham mưu:

Hoạt động của cơ quan phụ thuộc vào rất nhiều yếu tố, trong đó phải kể đến yếu tố chủ quan hay nói cách khác nó còn phụ thuộc vào người quản lý. Bởi vậy, muốn ra quyết định mang tính khoa học và hiệu quả người quản lý cần phải căn cứ vào các yếu tố khách quan như những ý kiến tham gia của các cấp quản lý, của những bộ phận trợ giúp Những ý kiến đó được văn phòng tập hợp, chọn lọc để đưa ra những kết luận chung nhất nhằm cung cấp cho lãnh đạo những thông tin, những phương án phán quyết kịp thời và đúng đắn Hoạt động này rất cần thiết và tỏ ra hữu hiệu vì nó vừa mang tính tham vấn và tính chuyên sâu trong các trường hợp trợ giúp lãnh đạo Chức năng này được gọi là chức năng tham mưu cho các nhà lãnh đạo, quản lý đơn vị của công tác văn phòng. b  Chức năng tổng hợp:

Kết quả tham vấn trên đây được phải xuất phát từ những thông tin ngược trên mọi lĩnh vực, của mọi đối tượng mà văn phòng là đầu mối thu thập, phân tích, quản lý và sử dụng theo yêu cầu của người lãnh đạo quản lý Quá trình thu thập, quản lý, sử dụng thông tin phải tuân theo những nguyên tắc, trình tự nhất

Svth: vũ thị thanh nga -5- mssv: 503403044 định mới có thể mang lại hiệu quả thiết thực Hoạt động như trên thuộc về chức năng tổng hợp của công tác văn phòng Chức năng này không chỉ có tác dụng thiết thực đến chức năng tham mưu của văn phòng mà còn có vai trò quan trọng đối với sự thành công hay thất bại của cơ quan, đơn vị Chính vì ý nghĩa to lớn của chức năng này nên các tổ chức, đơn vị luôn quan tâm củng cố và hiện đại hoá công tác văn phòng cho kịp với tốc độ phát triển của thời đại. c  Chức năng hậu cần:

Hoạt động của cơ quan đơn vị không thể thiếu các điều kiện vật chất như nhà cửa, phương tiện, thiết bị, công cụ tài chính, những yêú tố đó thuộc về hoạt động hậu cần mà văn phòng phải cung ứng kịp thời cho mọi hoạt động ở mọi lúc, mọi nơi Những vật dụng thường xuyên và nguồn tài chính cung cấp cho các hoạt động của cơ quan, đơn vị cũng do văn phòng cung cấp trên cơ sở định mức tiêu dùng hay kỳ hạn sử dụng Điều kiện này cũng không kém phần quan trọng ảnh hưởng đến kết quả hoạt động của tổ chức ở cả đầu vào và đầu ra Muốn hoạt động phải có những nguyên liệu, vật liệu, phương tiện và nguồn tài chính song hiệu quả hoạt động lại tuỳ thuộc vào phương thức quản lý sử dụng các yếu tố đó như thế nào Với chi phí thấp nhất nhưng mang lại kết quả cao nhất là phương châm hoạt động của công tác văn phòng.

Tóm lại, văn phòng là đầu mối giúp lãnh đạo thực hiện các chức năng trên. Các chức năng này vừa độc lập, vừa hỗ trợ bổ xung cho nhau nhằm khẳng định sự cần thiết khách quan tồn tại văn phòng ở mỗi cơ quan, đơn vị, tổ chức. Trong đó chức năng tổng hợp là cực kỳ quan trọng, quyết định đến sự thành bại của công tác văn phòng

1.3 Nhiệm vụ của văn phòng

Từ chức năng chung, cơ bản trên thì văn phòng có những nhiệm vụ cụ thể sau:

Svth: vũ thị thanh nga -6- mssv: 503403044 a  Xây dựng và tổ chức thực hiện quy chế hoạt động của cơ quan

Mọi tổ chức muốn được sinh ra và vận hành đi vào hoạt động cần phải tuân theo những quy định về tổ chức, cơ chế hoạt động và về một số điều kiện khác Nhưng các điều kiện này không giống nhau ở các cơ quan khác nhau Do tính chất hoạt động, vai trò và chức năng khác nhau nên mỗi cơ quan, tổ chức cần có nội quy, quy chế hoạt động riêng Trình tự xây dựng dự thảo, lấy ý kiến tham gia, bổ xung hoàn chỉnh, thông qua lãnh đạo ban bố, thi hành, giám sát, bổ xung hoàn thiện nội quy, quy chế hoạt động của cơ quan là thuộc về công tác văn phòng Đây là nhiệm vụ quan trọng đầu tiên mà văn phòng phải thực hiện khi cơ quan thành lập và đi vào hoạt động. b  Xây dựng và quản lý chương trình kế hoạch hoạt động của cơ quan

Các đơn vị đều có định hướng mục tiêu hoạt động thông qua chiến lược phát triển Các đơn vị muốn đạt được mục tiêu hoạt động thì phải biết khâu nối mục tiêu và chiến lược thành một hệ thống kế hoạch hoàn chỉnh để các bộ phận khớp nối với nhau, hỗ trợ nhau cùng hoạt động Kế hoạch tổng thể sẽ cho văn phòng, các bộ phận tham mưu dự thảo và đôn đốc các bộ phận khác trong cơ quan cùng triển khai thực hiện Căn cứ vào chiến lược phát triển, văn phòng sẽ xây dựng kế hoạch ngành cụ thể cho từng năm, quý, tháng, tuần cho cả cơ quan và từng bộ phận Trên cơ sở những kế hoạch, chương trình đó mà các bộ phận chỉ đạo hoàn thành nhiệm vụ của mình để đạt được hiệu quả tối ưu Cũng qua đó mà việc chỉ đạo thực hiện kế hoạch chung của cả cơ quan và các bộ phận liên hệ, phối hợp với nhau mật thiết hơn, đồng bộ hơn. c  Thu thập, xử lý, sử dụng và quản lý thông tin

Hoạt động của bất kỳ cơ quan, đơn vị nào cũng cần phải có những thông tin

Svth: vũ thị thanh nga -7- mssv: 503403044 tối thiểu Thông tin là nguồn, là căn cứ để người lãnh đạo, quản lý đưa ra những quyết định sáng xuốt, kịp thời, hiệu quả Người lãnh đạo không thể tự thu thập, xử lý thông tin mà cần phải có người trợ giúp trong lĩnh vực này đó chính là bộ phận văn phòng Văn phòng được coi là cửa ngõ thông tin của cả cơ quan vì tất cả thông tin đi và đến đều phải qua bộ phận này Đây là một hoạt động quan trọng trong cơ quan, nó liên quan đến sự thành bại trong hoạt động của tổ chức nên văn phòng phải tuân thủ các quy định nghiêm ngặt khi thu nhận, xử lý các thông tin đi và đến Nếu thông tin được thu thập, xử lý đầy đủ, khoa học, kịp thời đáp ứng yêu cầu quản lý thì lãnh đạo sẽ có được quyết định hữu hiệu và ngược lại sẽ là ảnh hưởng tới mục tiêu của đơn vị. d  Trợ giúp về văn bản

Văn bản là một phương tiện lưu trữ và truyền đạt thông tin hữu hiệu được các cơ quan sử dụng trong quản lý điều hành hoạt động Do tác dụng to lớn của văn bản mà khi sử dụng phải tuân thủ chặt chẽ các quy định về lưu trữ và ban hành văn bản Để ban hành được những văn bản có nội dung đầy đủ, hợp lý, đúng quy định cần phải có một bộ phận, nhân viên chuyên trách trợ giúp cho lãnh đạo cơ quan Bộ phận đó phải nắm bắt được đầy đủ thông tin phục vụ cho việc ban hành văn bản đó chỉ có thể là văn phòng. e  Đảm bảo các yếu tố vật chất, tài chính cho hoạt động của cơ quan

Mọi cơ quan muốn hoạt động và phát triển đều phải có các yếu tố vật chất và kỹ thuật cần thiết Các yếu tố này vừa là nguyên liệu duy trì sự hoạt động của tổ chức, vừa là vật trung gian kết gắn tổ chức với môi trường đồng thời còn là phương tiện truyền dẫn các quá trình hoạt động của tổ chức đến các mục tiêu Các yếu tố vật chất, kỹ thuật, tài chính phục vụ cho hoạt động của cơ quan, đơn vị là: nhà cửa, bàn ghế, xe, công cụ lao động, các phương tiện truyền phát thông tin cần thiết và các khoản tài chính Vì vậy, văn phòng phải căn cứ vào kế hoạch hoạt động của đơn vị mà cung cấp những yếu tố trên cho phù hợpSvth: vũ thị thanh nga -8- mssv: 503403044 về số lượng, thời gian, không gian, Nếu việc cung cấp các yếu tố đó không phù hợp sẽ gây ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động của cơ quan Để làm tốt nhiệm vụ cung ứng này, cơ quan cần ưu tiên tạo điều kiện thuận. f  Củng cố tổ chức bộ máy văn phòng

Khái quát chung về công tác văn phòng

Công tác văn phòng là một thuật ngữ có liên quan đến nhiều nội dung hoạt động của tổ chức Nếu xem xét công tác này theo quan điểm hệ thống thì ở đầu vào bao gồm các hoạt động trợ giúp lãnh đạo tổ chức, quản lý, sử dụng toàn bộ hoạt động thông tin theo các phương án sử dụng khác nhau nhằm thu được kết quả tối ưu trong từng hoạt động của đơn vị Còn ở đầu ra là những hoạt động

Svth: vũ thị thanh nga -9- mssv: 503403044 phân phối, truyền tải, thu và xử lý thông tin phản hồi trong nội bộ và bên ngoài theo yêu cầu của lãnh đạo Toàn bộ hoạt động trên đây sẽ góp phần hoàn thiện từng bước công tác tổ chức điều hành thông tin trong cơ quan, nhằm nâng cao hiệu quả khai thác, sử dụng thông tin Để công tác văn phòng đạt kết quả cần phải có những điều kiện cơ bản sau đây:

- Phải có bộ máy văn phòng được tổ chức thích hợp Điều này đòi hỏi mỗi cơ quan phải tổ chức bộ máy văn phòng có quy mô, đầy đủ các bộ phận và nhân viên phù hợp với các hoạt động của mình.

- Phải có địa điểm hoạt động và giao dịch với những cơ sở hạ tầng nhất định như nhà cửa, phương tiện, thiết bị,

Do hoạt động của công tác văn phòng đa dạng và phong phú, Xuất phát từ các quan niệm về văn phòng kết hợp với các điều kiện của kinh tế thị trường thì công tác văn phòng được hiểu như sau: “Công tác văn phòng là toàn bộ những yếu tố vật chất phù hợp với yêu cầu thu thập, tổng hợp phân tích, xử lý, ra quyết định chuyển tải thông tin của các cấp quản lý cơ quan nhằm đạt được mục tiêu nhất định”.

2.2 Các công tác trong văn phòng a  Công tác Tổng hợp và Quy chế hoạt động của văn phòng

Trong các chức năng của văn phòng thì tổng hợp là chức năng quan trọng nhất Kết quả của tổng hợp sẽ là căn cứ xây dựng các phương án hoạt động của cơ quan, phục vụ các nhà lãnh đạo ra quyết định quản lý, tổ chức điều hành việc thực hiện mục tiêu… Để thực hiện chức năng này, văn phòng phải tổ chức hàng loạt các hoạt động cụ thể trong các khoảng thời gian khác nhau Công tác tổng hợp và quy chế hoạt động của văn phòng là công việc phải làm đầu tiên từ khi thành lập để bộ phận này bắt đầu hoạt động Trên cơ sở quy chế, mọi công tác văn phòng sẽ vận hành và đi vào hoạt động theo những quy định về tổ chức, cơSvth: vũ thị thanh nga -10- mssv: 503403044 chế hoạt động và về một số điều kiện khác Nhưng các điều kiện này không giống nhau ở các cơ quan khác nhau Do tính chất hoạt động, vai trò và chức năng khác nhau nên mỗi cơ quan, tổ chức cần có nội quy, quy chế hoạt động riêng. b  Công tác Thông tin

Thông tin là những dữ liệu có ý nghĩa, được sử dụng để biểu thị những vấn đề cụ thể, giúp cho đối tượng tiếp nhận thông tin có được những quyết định nhằm đạt mục đích mong muốn Ở vào thời kỳ “bùng nổ thông tin” mọi cơ quan đều rất quan tâm tới việc thu thập, phân tích và xử lý thông tin để đưa ra những quyết định tối ưu phục vụ tổ chức Mặt khác, thông tin được coi là yếu tố quyết định sự thành bại của một tổ chức Mà khối lượng thông tin trong một đơn vị rất phong phú, đa dạng và nhiều khi cũng rất phức tạp Nếu thông tin không được tổ chức hợp lý, khoa học thì sẽ gây trở ngại lớn cho việc quản lý, sử dụng thông tin, thậm chí làm cho hệ thống thông tin bị ách tắc Để quản lý, khai thác và sử dụng có hiệu quả thông tin, các đơn vị cần tiến hành tổ chức Công tác thông tin trong cơ quan mình.

 Về yêu cầu tổ chức công tác thông tin phải đảm bảo:

 Thông tin ban đầu phải phù hợp

 Thông tin phải thống nhất

 Chất lượng thông tin phải đảm bảo

 Về quy trình hoạt động của công tác thông tin:

 Xây dựng và tổ chức nguồn tin

 Phân tích và xử lý thông tin

 Cung cấp, phổ biến thông tin

 Bảo quản lưu trữ thông tin

 Về hoạt động thông tin trong các văn phòng cơ quan: Hoạt động thông tin ở các cơ quan khác nhau sẽ không giống nhau về quy trình, song đều có những nội dung căn bản như sau:

 Trước hết, thông tin muốn được thu nạp hay truyền phát thì nó phỉa đảm bảo tính thống nhất theo yêu cầu của mỗi hoạt động.

 Việc sử lý thông tin đều có chung những biện pháp để giữa người truyền và người nhận có thể thu và nhận được của nhau.

 Phương tiện truyền tin là lợi thế chiến thắng mang lại cho mỗi chủ thể, bởi vậy các cơ quan luôn quan tâm tìm và ứng dụng các phương tiện truyền thông hữu hiệu nhất.

 Kết quả mong muốn của người truyền tin và nhận tin là những hành động ứng sử hợp lý, kịp thời mang lại hiệu quả cao Mong muốn này tuỳ thuộc rất lớn vào nội dung hoạt động của các bước trong hoạt động thông tin, bởi vậy yêu cầu nâng cao chất lượng, hiệu quả hoạt động thông tin là sự cần thiết khách quan của mọi cơ quan. c  Công tác Tham mưu

Tham mưu là hoạt động trợ giúp nhằm góp phần tìm kiếm những quyết định tối ưu cho quá trình quản lý nhằm đạt hiệu quả nhất định Tham mưu là hoạt động xuất hiện rất sớm trong đời sống xã hội, nhất là khi xuất hiện các hoạt động quản lý Chủ thể quản lý phải điều hành một số lượng khách thể có quy mô lớn và phân tán trong rất nhiều lĩnh vực, không gian, thời gian khác nhau Để đạt hiệu quả cao người quản lý phải quán xuyến mọi đối tượng, hoạt động trong đơn vị mình Muốn vậy, bản thân nhà quản lý phải thông thạo rất nhiều lĩnh vực, phải có mặt ở mọi lúc, mọi nơi để theo sát và đưa ra những quyết định chính xác, kịp thời cho mọi vấn đề xảy ra điều này vượt quá khả năng của một con người Thực tế khách quan đó đòi hỏi phải có một lực lượng trợ giúp các nhà quản trị trên

Svth: vũ thị thanh nga -12- mssv: 503403044 nhiều phương diện đó chính là công tác văn phòng mà trong đó không thể thiếu công tác tham mưu.

 Nhiệm vụ tham mưu của văn phòng:

 Giúp lãnh đạo lập chương trình công tác theo chức năng nhiệm vụ được giao

 Lập chương trình công tác

 Đề xuất các phương hướng chủ trương, chính sách và cơ chế quản lý của đơn vị trong từng thời kỳ

 Tham mưu cho lãnh đạo để xử lý có hiệu quả nhất các tình huống cụ thể

 Giúp lãnh đạo ra các quyết định, đề án quản lý hữu hiệu nhất.

 Giúp lãnh đạo tìm biện pháp tổ chức, thực hiện các đề án và các quyết định  Nội dung công tác tham mưu:

 Xây dựng chương trình công tác

 Tham mưu để ra quyết định quản lý d  Công tác Văn thư-Lưu trữ

Công tác văn thư là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụ cho công tác quản lý của mọi cơ quan Hiện nay có nhiều quan điểm khác nhau về công tác văn thư, trong đó có 2 quan điểm chính như sau: Quan điểm thứ nhất cho rằng, công tác văn thư là công tác giải quyết và quản lý công văn, giấy tờ trong các cơ quan Quan điểm thứ hai cho rằng: công tác văn thư là toàn bộ các công việc về xây dựng và ban hành văn bản, tổ chức quản lý và giải quyết văn bản hình thành trong hoạt động của các cơ quan Hai quan điểm trên đều khẳng định công tác văn thư là một hoạt động có nội dung quan trọng chiếm phần lớn nội dung hoạt động của văn phòng Bất cứ một cơ quan nào muốn hoạt động được đều phải làm công tác văn thư Như vậy, công tác văn thư gắn liền với hoạt động của mọi cơ quan, là một mắt xích trong guồng máy hoạt động của cơ quan Bên cạnh đó công tác này còn có vai trò quan trọng trong việc thực hiện Nghị quyết Trung

Svth: vũ thị thanh nga -13- mssv: 503403044 ương VIII về cải cách nền hành chính quốc gia mà trước hết là cải cách thủ tục hành chính.

Gắn liền với công tác văn thư phải nói tới công tác lưu trữ, đây là một lĩnh vực hoạt động nhằm tổ chức bảo quản, sử dụng những tài liệu trong quá trình hoạt động của một cơ quan, tổ chức hay cá nhân.

Nội dung công tác văn thư bao gồm ba nhóm việc sau đây:

 Xây dựng văn bản gồm các bước sau đây:

 Đánh máy và nhân bản

 Ký ban hành văn bản  Tổ chức giải quyết và quản lý văn bản:

 Tổ chức giải quyết và quản lý văn bản đến

 Tổ chức giải quyết và quản lý văn bản đi

 Tổ chức giải quyết và quản lý văn bản nội bộ, công văn mật

 Tổ chức công tác lập hồ sơ, giao nộp hồ sơ

 Tổ chức quản lý và sử dụng con dấu:

 Quản lý và sử dụng con dấu

 Bảo quản con dấu e  Công tác Hậu cần

Chức năng hậu cần là một trong ba chức năng của văn phòng Làm tốt công tác hậu cần trong văn phòng sẽ góp phần quan trọng vào việc xây dựng cơ quan, nâng cao công tác văn phòng Bên cạnh đó, để nâng cao hiệu lực bộ máy

Svth: vũ thị thanh nga -14- mssv: 503403044 quản lý nói chung và hiệu quả hoạt động của văn phòng nói riêng thì phải làm tốt công tác hậu cần.

 Nhiệm vụ cụ thể của công tác hậu cần trong cơ quan là:

 Tạo cơ sở vật chất cho công nhân viên để họ thực hiện tốt kế hoạch đã đề ra

 Góp phần tiết kiệm về thời gian và công sức

 Hỗ trợ các phương tiện, dụng cụ và các điều kiện cần thiết để công nhân viên nâng cao năng suất lao động và hiệu quả công tác.

 Bảo đảm môi trường trong sạch lành mạnh, hài hoà tạo diện mạo cho văn phòng nói riêng và cơ quan nói chung

 Góp phần xây dựng cơ quan, đơn vị theo hướng hiện đại hoà nhập với các nước trong khu vực và trên thế giới

 Nội dung chính của công tác hậu cần bao gồm công việc cơ bản sau:

 Quản lý chi tiêu kinh phí

 Quản lý biên chế quỹ lương, quản lý tài sản cố định, quản lý vật dụng

 Đảm bảo điều kiện làm việc trong cơ quan

 Một số công việc khác

 Yêu cầu của công tác hậu cần: để nâng cao hiệu lực bộ máy quản lý nói chung và hiệu quả hoạt động của Văn phòng cơ quan nói riêng, công tác hậu cần cần đảm bảo các yêu cầu sau:

 Đảm bảo yêu cầu phục vụ

 Đảm bảo yêu cầu hợp pháp, hợp lý

 Yêu cầu nhiệt tình, sáng tạo

 Yêu cầu tiết kiệm và hiệu quả f  Công tác Tổ chức hội nghị

Mọi tổ chức trong quá trình hoạt động đều diễn ra các cuộc họp có quy mô lớn nhỏ khác nhau do bộ phận văn phòng phụ trách Vì vậy, tổ chức hội nghị là một công tác không thể thiếu trong nhóm công tác văn phòng.

Tổ chức một hội nghị cụ thể, Văn phòng cần có kế hoạch chu đáo, chuẩn bị cho từng khâu như sau: Chuẩn bị hội nghị

Tổ chức hội nghị Các công việc sau hội nghị  Chuẩn bị tổ chức hội nghị:

 Chuẩn bị nội dung hội nghị gồm những nội dung chủ yếu sau đây:

Những nội dung hội nghị Chuẩn bị các thành phần tham dự hội nghị

Dự kiến thời gian, địa điểm và tiến hành các thủ tục tổ chức hội nghị

Sự cần thiết khách quan của công tác văn phòng

3.1 Sự cần thiết khách quan của văn phòng.

Bất kỳ một tổ chức nào tồn tại cũng hướng tới một mục tiêu nhất định. Muốn đạt mục tiêu, tổ chức phải được quản trị một cách khoa học và hợp lý, các nhà quản trị phải định hướng mục tiêu, tổ chức các yếu tố cấu thành theo một hệ thống nhất định và điều hành theo mục tiêu đã đề ra Như vậy nhà quản trị phải tham gia vào rất nhiều hoạt động của tổ chức Để ra được những quyết định đạt được mục tiêu phát triển và điều hành hoạt động, nhà quản trị phải có đầy đủ thông tin liên quan đến nhu cầu tồn tại của tổ chức, đến tính chất, đặc điểm hoạt động, tiềm năng của các yếu tố có trong tổ chức và tác động của môi trường đến quá trình thực hiện mục tiêu Không chỉ dừng lại ở chỗ có được thông tin, mà nhà quản trị còn phải xử lý và tổng hợp thông tin thu thập để tạo ra những thông tin hữu ích cho việc ra quyết định Đồng thời, họ phải chuyển tải thông tin đến các đối tượng quản lý và lưu trữ thông tin theo yêu cầu quản lý, sử dụng của mình Nếu cứ để nhà quản trị tham gia vào các hoạt động thu thập, xử lý, và tổng hợp thông tin như trên thì sẽ mất đi cơ hội ra quyết định, giảm thiểu thời gian quản lý điều hành hoạt động chung của tổ chức Để giúp nhà quản trị có thông tin đầy đủ, chính xác, kịp thời, các tổ chức đã hình thành bộ máy tổ chức văn phòng để trợ giúp các nhà quản trị trong việc thu, xử lý, bảo quản, chuyển tải và sử dụng thông tin đảm bảo ra các quyết định đúng cũng như bảo đảm các điều kiện vật chất cho các nhà quản trị hoạt động Tuỳ theo tính chất, quy mô, lĩnh vực hoạt động của tổ chức mà văn phòng được bố trí một cách hợp lý và phù hợp với yêu cầu của tổ chức Như vậy, văn phòng tồn tại là một tất yếu khách quan theo yêu cầu của nhà quản trị.

3.2 Sự cần thiết khách quan của công tác văn phòng.

Trong xu thế hội nhập, toàn cầu hoá của cả nước, mọi cơ quan tổ chức đều quan tâm đến việc thu thập, phân tích, xử lý thông tin để có thể ra được những quyết định tối ưu cho cơ quan và cho xã hội Hiện nay, yếu tố quyết định đến sự thành bại của một tổ chức chính là lợi thế nắm bắt được thông tin Chúng ta biết rằng hoạt động thông tin gắn liền với công tác văn phòng, cho nên hoạt động văn phòng có vị trí đặc biệt quan trọng trong bất kỳ tổ chức nào

3.3 Sự cần thiết phải hoàn thiện công tác văn phòng.

Cuộc cách mạng khoa học cộng nghệ với những thành tựu thần kỳ cùng với xu thế hội nhập toàn cầu đang tác động mạnh mẽ tới mọi hoạt động kinh tế, chính trị, văn hoá, của tất cả các quốc gia trên thế giới Nước ta, vừa trở thành thành viên thứ 150 của tổ chức thương mại thế giới WTO Đây là một cơ hội lớn đang ở trước mắt nhưng cũng có rất nhiều thử thách đối với mọi tổ chức, doanh nghiệp Các tổ chức, doanh nghiệp dù lớn hay nhỏ đều đang nỗ lực hết mình để tồn tại và phát triển Đồng thời nhận rõ được sự tồn tại khách quan của bộ phận văn phòng trong mọi tổ chức, doanh nghiệp và vị trí đặc biệt của công tác văn phòng Tổ chức công tác văn phòng khoa học hợp lý sẽ đem lại những giá trị có ý nghĩa to lớn đối với mọi tổ chức như:

- Tạo tiền đề phát triển cho cơ quan, đơn vị.

- Tạo thuận lợi cho giao lưu phát triển

- Giảm thiểu thời gian lãng phí và những ắch tắc trong thu thập, xử lý, chuyển tải thông tin của văn phòng và tổ chức

- Tăng khả năng sử dụng các nguồn lực của đơn vị; ngoài ra còn nâng cao năng suất lao động của đơn vị và giúp cho việc kiểm tra, giám sát mọi hoạt động trong đơn vị

Vì vậy, mỗi cơ quan đơn vị phải tìm biện pháp thích hợp để hoàn thiện công tác văn phòng trong cơ quan, đơn vị mình.

THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI SỞ THƯƠNG MẠI-DU LỊCH PHÚ THỌ

Khái quát chung về Sở Thương mại-Du lịch Phú Thọ

1.1 Quá trình hình thành và phát triển của Sở Thương mại-Du lịch

Nửa thế kỷ qua, trong mỗi giai đoạn lịch sử, Sở Thương Mại-Du Lịch Phú Thọ có nhiều tên gọi khác nhau như: Chi Sở kho thóc, Chi sở mậu dịch, Ty Công thương, nhưng ở bất cứ giai đoạn nào, Sở Thương Mại-Du Lịch Phú Thọ đều khẳng định được mình và ngày càng trưởng thành, phát triển gắn liền với quá trình bảo vệ và xây dựng Tổ quốc Khi mới thành lập, mô hình và nhiệm vụ của thương mại rất đơn giản, chỉ là thu mua thóc gạo để dự trữ và cung cấp cho kháng chiến, và khi đó có tên Chi Sở kho thóc Đến năm 1951, thành lập Chi Sở Mậu dịch, đánh dấu một hình thức thương nghiệp kiểu mới Sau này khi nền kinh tế phát triển, các ngành công nghiệp dần được hình thành nên ngành được đổi tên thành Ty Công thương Đến năm 1955, do yêu cầu của đất nước và sự phát triển của các ngành kinh tế xã hội, Ngành thương nghiệp và công nghiệp tách ra nên được đổi tên thành Ty Thương nghiệp, lúc này Ngành Thương nghiệp của nước nhà đã rất phát triển Trong cuộc kháng chiến chống Pháp, tuy mô hình hoạt động của thương mại Phú Thọ còn đơn giản, nhưng đã góp phần tạo nên sức mạnh tổng hợp cho quân và dân ta chiến thắng Thực dân Pháp Sau khi miền Nam giải phóng, cả nước thực hiện sự nghiệp công nghiệp hoá, hiện đại hoá đất nước, thương nghiệp Phú Thọ vẫn là lực lượng quan trọng, là nhịp cầu nối liền giữa sản xuất và tiêu dùng, giữa công nghiệp và nông nghiệp dịch vụ, góp phần nâng cao năng lực sản xuất của các ngành đáp ứng các điều kiện vật chất cho xã hội và toàn dân Sau đại hội đổi mới năm 1986, Đảng và nhà nước ta đã xác định nhiệm vụ cụ thể cho nền kinh tế là xoá bỏ cơ chế tập trung quan liêu bao cấp chuyển sang nền kinh tế thị trường nhiều thành phần theo địnhSvth: vũ thị thanh nga -19- mssv: 503403044 hướng xã hội chủ nghĩa Đến ngày 22/10/1991, Sở Thương nghiệp được đổi tên thành Sở Thương mại và Du lịch theo quyết định số: 608/QĐ-UB của Uỷ ban nhân dân tỉnh Vĩnh Phú Cho đến năm 1997, tỉnh Vĩnh Phú được tách ra thành 2 tỉnh Vĩnh Phúc và Phú Thọ, thì Sở Thương mại tỉnh Vĩnh Phú được đổi tên thành Sở Thương mại-Du lịch tỉnh Phú Thọ như hiện nay.

Tên: Sở Thương mại-Du lịch tỉnh Phú Thọ Địa chỉ: Số 2187 Đại lộ Hùng Vương, Phường Gia Cẩm, Thành phố Việt Trì, Tỉnh Phú Thọ ĐT: 0210.846 435 - 0210.842 468

1.2 Chức năng, nhiệm vụ của Sở Thương mại-Du lịch Phú Thọ

Theo Quyết định số: 2683/2005/QĐ-UBND ngày 03/10/2005 của UBND Tỉnh Phú Thọ, Sở Thương mại-Du lịch Phú Thọ có chức năng, nhiệm vụ sau: a  Chức năng

- Sở Thương mại-Du lịch là cơ quan chuyên môn thuộc UBND tỉnh, tham mưu và giúp UBND tỉnh thực hiện chức năng Quản lý Nhà nước về thương mại và du lịch trên địa bàn Tỉnh bao gồm các lĩnh vực lưu thông hàng hóa trong nước, xuất khẩu, nhập khẩu, bảo vệ quyền lợi người tiêu dùng, thương mại điện tử, quản lý thị trường, quản lý cạnh tranh, chống độc quyền, chống bán phá giá, xúc tiến thương mại và du lịch, hội nhập kinh tế, thương mại và du lịch quốc tế, quản lý nhà nước các dịch vụ công thuộc ngành thương mại và du lịch trên địa bàn tỉnh; thực hiện một số nhiệm vụ quyền hạn theo sự ủy quyền của UBND Tỉnh, của Bộ Thương mại và Tổng cục Du lịch theo quy định của pháp luật.

- Sở Thương mại-Du lịch chịu sự chỉ đạo, quản lý về tổ chức, biên chế và công tác của UBND Tỉnh, đồng thời chịu sự chỉ đạo, hướng dẫn kiểm tra về chuyên môn nghiệp vụ của Bộ Thương mại và Tổng cục Du lịch Việt Nam.

Svth: vũ thị thanh nga -20- mssv: 503403044 b  Nhiệm vụ

Bên cạnh chức năng, Sở Thương mại-Du lịch Phú Thọ có nhiệm vụ sau:

- Quản lý lưu thông hàng hóa trong nước; quản lý hoạt động xuất, nhập khẩu.

- Quản lý thương mại điện tử và hoạt động xúc tiến thương mại.

- Quản lý thị trường (cạnh tranh, chống độc quyền, chống bán phá giá)

- Thực hiện hội nhập quốc tế-thương mại quốc tế.

- Quản lý về du lịch.

- Thực hiện hợp tác quốc tế về lĩnh vực quản lý của Sở theo quy định.

- Trình UBND tỉnh ban hành các quyết định, chỉ thị quản lý Nhà nước về thương mại, du lịch thuộc phạm vi quản lý và phân cấp của Bộ Thương mại và Tổng cục Du lịch; chịu trách nhiệm về nội dung văn bản đã trình.

- Trình UBND tỉnh quy hoạch, kế hoạch các chương trình, dự án quan trọng về các lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý của Sở phù hợp với quy hoạch, kế hoạch phát triển kinh tế-xã hội của địa phương, chiến lược phát triển du lịch quốc gia quy hoạch vùng và quy hoạch tổng thể, quy hoạch phát triển ngành của Bộ Thương mại và Tổng cục Du lịch.

- Trình UBND tỉnh chương trình, biện pháp tổ chức thực hiện các nhiệm vụ về cải cách hành chính Nhà nước thuộc lĩnh vực Quản lý Nhà nước về thương mại, du lịch.

- Trình UBND tỉnh quyết định việc phân công, phân cấp hoặc ủy quyền Quản lý Nhà nước về lĩnh vực thương mại và du lịch đối với UBND cấp dưới và các cơ quan chuyên môn thuộc UBND cấp Tỉnh theo quy định.

- Tổ chức, chỉ đạo, kiểm tra việc thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật, quy hoạch, kế hoạch, chương trình, phát triển thương mại và du lịch đã được phê duyệt; thông tin, tuyên truyền, về thương mại và du lịch về các lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý của Sở.

- Tổ chức nghiên cứu, ứng dụng tiến bộ khoa học, bảo vệ môi trường; xây dựng hệ thống thông tin, lưu trữ tư liệu về các lĩnh vực quản lý của Sở.

- Giúp UBND tỉnh quản lý Nhà nước về thương mại và du lịch đối với các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế tập thể và tư nhân, các hội và tổ chức phi chính phủ hoạt động trong lĩnh vực quản lý của Sở theo quy định.

- Chủ trì, phối hợp với Sở Nội vụ, Sở Tài chính hướng dẫn, kiểm tra cơ chế tự chủ, tự chịu trách nhiệm của đơn vị theo quy định.

- Hướng dẫn kiểm tra về chuyên môn, nghiệp vụ đối với cơ quan cấp dưới về lĩnh vực Sở quản lý.

- Kiểm tra, thanh tra việc thi hành pháp luật và xử lý các vi phạm pháp luật về lĩnh vực thương mại và du lịch theo quy định.

- Thực hiện chế độ thông tin về thương mại và du lịch.

- Trình UBND tỉnh chương trình, kế hoạch bồi dưỡng, chỉ đạo, tổ chức, đào tạo, bồi dưỡng nâng cao chất lượng về kiến thức quản lý và chuyên môn nghiệp vụ cho nhân viên, cán bộ, công chức,

- Quản lý bộ máy, biên chế cán bộ, công chức, viên chức, thực hiện chế độ tiền lương và các chế độ chính sách, theo quy định.

Thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn khác theo sự phân công, ủy quyền của

1.3 Cơ cấu tổ chức bộ máy của Sở Thương mại-Du lịch Phú Thọ

Sở Thương mại-Du lịch Phú Thọ là tổ chức thống nhất làm việc theo chế độ thủ trưởng Tổ chức bộ máy của Sở gồm có: a  Ban lãnh đạo:

 Phó Giám đốc. b  Các phòng chức năng:

 Phòng Kế hoạch Tổng hợp và Xúc tiến Thương mại.

 Phòng Quản lý Xuất nhập khẩu.

 Phòng Thanh tra. c  Các đơn vi trực thuộc:

 Chi cục Quản lý Thị trường.

 Trung tâm Xúc tiến Thương mại-Du lịch

 Ban Quản lý Dự án phát triển hạ tầng Du lịch-Thương mại. d  Sơ đồ cơ cấu tổ chức:

1.4 Chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận trong Sở Thương mại-Du lịch a  Giám đốc Sở:

- Giám đốc Sở là thủ trưởng cơ quan, phụ trách chung, lãnh đạo và điều hành toàn diện hoạt động của ngành; tổ chức thực hiện các nhiệm vụ được quy định theo đường lối chủ trương chính sách của Đảng và Nhà nước, chịu trách

PHÓ GI M Á ĐỐC THƯỜNG TRỰC

TRIỂN HẠ TẦNG TM-DL

P.KẾ HOẠCH TỔNG HỢP X C ÚC

TRƯỜNG nhiệm trước Tỉnh ủy, UBND tỉnh, Bộ Thương mại và Tổng cục Du lịch về hoạt động của ngành.

- Giám đốc Sở trực tiếp phụ trách, chỉ đạo công tác tổ chức cán bộ, kế hoạch và chiến lược phát triển kinh tế của ngành; các dự án đầu tư; các phòng chức năng và các đơn vi trực thuộc Báo cáo tình hình công tác của ngành với HĐND, UBND tỉnh,

Bộ Thương mại, Tổng cục Du lịch Là chủ tài khoản của Sở và các dự án liên quan thuộc thẩm quyền theo quy định, quyết định và chịu trách nhiệm toàn diện về quản lý, sử dụng nguồn tài chính và tài sản của Văn phòng Sở theo quy định của Nhà nước. b  Phó giám đốc Sở:

 Phó giám đốc Sở Thường trực:

Phó giám đốc Thường trực giúp Giám đốc Sở phụ trách, chỉ đạo các công tác sau:

- Thường trực giải quyết các công việc hàng ngày với các đơn vị, cơ sở, khách đến giao dịch, các cơ quan hữu quan theo sự phân cấp.

- Giải quyết một số công việc của Giám đốc Sở khi được uỷ quyền.

Ngoài ra, Phó giám đốc Sở Thường trực trực tiếp phụ trách, chỉ đạo các công tác:

- Công tác phát triển du lịch-khách sạn, nhà nghỉ trên địa bàn Tỉnh.

- Công tác giải quyết đơn thư khiếu nại, tố cáo trong toàn Ngành.

- Công tác hành chính của Văn phòng Sở.

- Thực hiện các nhiệm vụ khác khi được Giám đốc Sở phân công.

Phó giám đốc giúp Giám đốc Sở phụ trách, chỉ đạo các lĩnh vực công tác sau:

- Tổ chức chỉ đạo thực hiện chủ trương chính sách về Quản lý thị trường.

- Công tác đổi mới và quản lý Doanh nghiệp Nhà nước.

- Chỉ đạo xây dựng hợp tác xã thương mại, dịch vụ; phối hợp với các ngành chức năng theo tình hình và điều kiện cụ thể của địa phương.

Tổ chức bộ máy văn phòng Sở Thương mại-Du lịch tỉnh Phú Thọ

2.1 Chức năng, nhiệm vụ của văn phòng

Văn phòng là phòng nghiệp vụ trực thuộc Sở được sát nhập từ phòng Hành chính quản trị và phòng Tổ chức lao động tiền lương nên có chức năng và nhiệm vụ:

- Tham mưu giúp Lãnh đạo Sở quản lý và lập đề án, phương pháp sắp xếp tổ chức, bộ máy, cán bộ, công chức, quản lý hồ sơ cán bộ của Sở và cán bộ lãnh đạo quản lý các đơn vị trực thuộc; thanh tra kiểm tra công tác tổ chức cán bộ.

- Đề xuất về công tác cán bộ, công chức như: điều động, bổ nhiệm, miễm nhiệm, chuyển công tác, khen thưởng, kỷ luật.

- Xây dựng quy hoạch cán bộ, kế hoạch đào tạo bồi dưỡng về chuyên môn, nghiệp vụ đối với cán bộ, công chức, viên chức.

- Thực hiện chế độ chính sách liên quan đến người lao động tại Sở và các đơn vị trực thuộc: nâng lương, nâng bậc, BHXH, BHYT, bảo hộ lao động, an toàn vệ sinh lao động, phòng chống cháy nổ

- Quản lý tài sản tài chính, các trang thiết bị, kế hoạch chỉ tiêu theo chế độ, sửa chữa nhỏ Tài sản cố định, trang thiết bị cơ quan Sở.

- Tiếp nhận quản lý công văn đi, công văn đến theo quy định của nhà nước. Quản lý chặt chẽ thủ tục hành chính, sử dụng con dấu an toàn theo đúng quy định.

- Bảo đảm việc đánh máy, in sao tài liệu kịp thời chính xác, thực hiện chế độ về bảo mật theo quy định

- Hướng dẫn việc thực hiện và kiểm tra quy chế dân chủ cơ quan Quản lý Nhà nước và các đơn vị, cơ quan trong ngành.

- Tham mưu, đề xuất với Giám đốc Sở về công tác tổ chức cán bộ Làm báo cáo tổng hợp có liên quan tới lĩnh vực tổ chức bộ máy, tổ chức cán bộ.

- Bảo vệ an toàn trật tự trong cơ quan và khu vực, thực hiện việc phục vụ bếp ăn tập thể, các hội nghị,

2.2 Cơ cấu tổ chức bộ máy văn phòng a  Cơ cấu của văn phòng Sở Thương mại-Du lịch gồm các bộ phận sau

Bộ phận Chức vụ Số lượng Trình độ Ghi chú

Chánh văn phòng 1 người Đại học Biên chế

Phó phòng 1 người Đại học Biên chế

Nhân viên Văn thư 1 người Đại học Hợp đồng Nhân viên Đánh máy 1 người Trung cấp Hợp đồng Nhân viên Kế toán 1 người Do phó phòng kiêm

Nhân viên Lái xe 2 người CNKT Hợp đồng

Nhân viên Cấp dưỡng 1 người Trung cấp Biên chế

Nhân viên Vệ sinh 1 người Thuê ngoài

Nhân viên Bảo vệ 1 người Thuê ngoài

Phó phòng 1 người Đại học Biên chế

N.viên tổ chức 1 người Đại học

N.viên Thi đua khen thưởng 1 người Do phó phòng kiêm

Tổng 11 người b  Sơ đồ cơ cấu tổ chức văn phòng Sở Thương mại-Du lịch

PHÓ PHÒNG H NH CH NH ÀNH CHÍNH ÍNH

Kế toán Văn thư Đánh máy

Bảo vệ c  Chức năng, nhiệm vụ từng bộ phận trong văn phòng

 Chánh văn phòng: Là người chịu trách nhiệm trước lãnh đạo Sở về quản lý, điều hành mọi hoạt động diễn ra hàng ngày trong văn phòng, thực hiện các nhiệm vụ:

- Tham mưu cho lãnh đạo Sở về việc xây dựng kế hoạch, quy hoạch luân chuyển cán bộ, công chức, nhân viên; Xây dựng đề xuất các phương án, đề án về tổ chức bộ máy, sắp xếp cán bộ, công chức, nhân viên thuộc Sở quản lý.

- Tổ chức phân công, theo dõi, đôn đốc, tổng hợp, báo cáo về các hoạt động của văn phòng như: Việc thực hiện “cơ chế một cửa”, về công tác tổ chức cán bộ, việc soạn thảo và ban hành các văn bản, tổ chức hội nghị, cuộc họp, chuyến công tác của lãnh đạo, về thi đua khen thưởng,…

- Chánh văn phòng còn thực hiện các nhiệm vụ khác khi được lãnh đạo Sở phân công hoặc Đảng uỷ Sở giao cho.

- Phó phòng phụ trách bộ phận tổ chức là người giúp Chánh văn phòng các công việc sau: Xây dựng, thực hiện việc nâng lương, nâng bậc, thi tuyển công chức, thi nâng ngạch Xây dựng bảng lương hàng tháng; theo dõi, tổng hợp, báo cáo công tác nâng lương, nâng bậc toàn ngành và công tác phòng chống cháy nổ, vệ sinh an toàn thực phẩm, bảo hộ lao động Soạn thảo một số văn bản về nâng lương, nâng bậc Bên cạnh đó còn phụ trách mảng thi đua khen thưởng hàng quý, hàng năm và thực hiện một số công việc khác khi được Chánh văn phòng phân công.

- Nhân viên phụ trách mảng Tổ chức: Có nhiệm vụ xây dựng kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, nhân viên trong ngành Giải quyết chế độ hưu trí và các chế độ liên quan của người lao động Quản lý toàn bộ hồ sơ cán bộ, công chức văn phòng, trong sở và các đơn vị Phối hợp với văn thư làm công tác lưu trữ, phân

Svth: vũ thị thanh nga -34- mssv: 503403044 loại tài liệu theo quy định Ngoài ra, còn thực hiện các nhiệm vụ khác khi được giao.

- Công tác Thi đua-Khen thưởng do phó phòng kiêm nhiệm Thực hiện công tác này gồm những nhiệm vụ sau: Hướng dẫn, tuyên truyền, thực hiện, theo dõi tổng hợp, báo cáo công tác thi đua khen thưởng, kỷ luật trong ngành Soạn thảo các văn bản có liên quan đến công tác này

- Phó phòng phụ trách bộ phận Hành chính: Giúp Chánh văn phòng thực hiện công việc trong bộ phận hành chính như sau: phân công công việc cho cán bộ, nhân viên trong bộ phận hành chính như phục vụ hội nghị, đón tiếp khách và các công tác văn thư-lưu trữ,… Quản lý và theo dõi toàn bộ tài sản, trang thiết bị của cơ quan Soạn thảo các văn bản về chế độ chi tiêu, chế độ sử dụng tài sản công Phó phòng phụ trách bộ phận hành chính còn kiêm nhiệm công tác kế toán văn phòng Ngoài ra, thực hiện một số nhiệm vụ khác khi được Chánh văn phòng hoặc lãnh đạo Sở phân công.

- Nhân viên Kế toán do phó phòng phụ trách hành chính trực tiếp làm kế toán văn phòng và thực hiện nhiệm vụ của kế toán theo pháp lệnh thống kê. Lập dự trù kinh phí chi tiêu, mua sắm, xây dựng cho cơ quan Và làm báo cáo theo quy định của các cấp về tài chính kế toán.

- Nhân viên Văn thư: Trực tiếp thực hiện việc tiếp nhận, đăng ký văn bản đến. Trình, chuyển giao văn bản đến cho các phòng chức năng và cá nhân Theo dõi đôn đốc việc giải quyết văn bản đến Tiếp nhận các dự thảo trình ký Kiểm tra hình thức, nội dung văn bản đi, ghi số và ngày tháng và chuyển văn bản đi Quản lý con dấu, sổ đăng ký công văn đi và đến theo đúng quy định Hàng ngày, chuyển báo và các công văn tới các phòng ban Chịu trách nhiệm trực tiếp

Svth: vũ thị thanh nga -35- mssv: 503403044 thường trực “cơ chế một cửa”, đón tiếp khách và công dân khi đến liên hệ công tác.

Tình hình hoạt động của văn phòng Sở Thương mại-Du lịch Phú Thọ

3.1 Về công tác tham mưu cho lãnh đạo

Trong thời gian vừa qua, công tác tham mưu đã có sự tiến bộ rõ rệt do sự

Svth: vũ thị thanh nga -36- mssv: 503403044 nỗ lực hết mình của từng thành viên trong văn phòng và sự liên kết, phối hợp chặt chẽ với các phòng chức năng Văn phòng đã làm công tác tham mưu cho lãnh đạo Sở Thương mại-Du lịch về một số lĩnh vực sau:

- Xây dựng đề án đổi mới công tác quản lý hành chính của văn phòng theo hướng tinh giảm gọn nhẹ có hiệu quả cao, tránh gây phiền hà, nhũng nhiễu trong giải quyết công việc

- Tham mưu, đề xuất với Giám đốc Sở về công tác tổ chức cán bộ Làm báo cáo tổng hợp có liên quan tới lĩnh vực tổ chức bộ máy, tổ chức cán bộ.

- Tham mưu giúp Lãnh đạo Sở quản lý và lập đề án, phương pháp sắp xếp tổ chức, bộ máy, cán bộ, công chức, quản lý hồ sơ cán bộ của Sở và cán bộ lãnh đạo quản lý các đơn vị trực thuộc; thanh tra kiểm tra công tác tổ chức cán bộ.

- Tham mưu giúp Lãnh đạo Sở việc soạn thảo và ban hành văn bản; kế hoạch công tác của lãnh đạo trong thời gian sắp tới; và văn phòng phối hợp với các phòng chức năng để tham mưu về các lĩnh vực khác khi ban lãnh đạo có yêu cầu nhằm đưa ra các quyết định phục vụ quá trình điều hành quản lý.

3.2 Về công tác tổng hợp thông tin

Văn phòng Sở Thương mại-Du lịch là nơi tiếp nhận tất cả các thông tin từ bên ngoài vào, đây cũng là nơi xử lý, phân loại thông tin từ các kênh khác nhau để đề xuất các biện pháp, chọn lọc thông tin hữu ích trợ giúp cho ban lãnh đạo. Sau khi nhận được các thông tin từ văn phòng, ban lãnh đạo sẽ đưa ra quyết định cho các hoạt động của Sở Các quyết định đưa ra sẽ được chuyển tới đối tượng thực hiện Công tác thông tin ở văn phòng Sở được tổ chức qua các khâu sau đây: a  Thu thập thông tin:

 Việc thu thập thông tin của văn phòng Sở được tiến hành theo các kênh sau:

- Kênh thông tin nội bộ trong ngành từ trên xuống, từ dưới lên và trong từng cấp, từng cơ quan

- Kênh trong cơ quan và đơn vị

- Kênh thông tin từ hệ thống văn bản quản lý, giấy tờ

- Kênh thông tin qua các cuộc họp

- Kênh thông tin từ các cuộc họp, các cuộc tiếp xúc với công dân

- Kênh thông tin từ các phương tiện truyền thông như báo, tạp trí, internet, b  Phân tích và xử lý thông tin:

Thông tin từ các nguồn trên được nhân viên văn thư cập nhật thường xuyên và tiến hành xử lý, kiểm tra tính trung thực của thông tin rồi báo cáo, đưa ra các giải pháp và phương án hành động lên cho lãnh đạo. c  Cung cấp, phổ biến thông tin:

Sau khi kiểm tra các thông tin cần thiết phục vụ cho hoạt động của cơ quan, văn phòng đã tiến hành phổ biến thông tin phục vụ cho lãnh đạo và các phòng ban chức năng thật nhanh chóng và kịp thời. d  Bảo quản, lưu trữ thông tin

Các thông tin sau khi đã qua khâu phân tích, xử lý và phổ biến thì được Văn phòng bảo quản và lưu trữ nhằm phục vụ cho quá trình tra cứu và phục vụ cho việc tổng kết, rút kinh nghiệm trong quá trình hoạt động.

Nhận thức được tầm quan trọng của công tác thông tin đối với hoạt động của cơ quan, Văn phòng Sở bước đầu đã đạt được yêu cầu khi thu thập thông tin là:

- Thông tin thu thập được có tính thống nhất

- Thông tin ban đầu đã phù hợp lĩnh vực hoạt động, có hiệu quả trong việc đưa ra quyết định quản lý.

- Thông tin đã đảm bảo về chất lượng như tính đầy đủ, tính chính xác, tính hệ thống, tính kịp thời,…

3.3 Về công tác văn thư-lưu trữ

Nội dung công tác văn thư trong văn phòng Sở thương mại-Du lịch bao gồm các công việc sau: a  Giải quyết và quản lý văn bản đến:

 Khi tiếp nhận văn bản đến nhân viên văn thư đã tuân theo một quy trình sau:

- Kiểm tra các thông tin ngoài bì: Mục đích của việc kiểm tra là để đảm bảo công văn gửi đúng địa chỉ không và công văn còn nguyên vẹn không.

- Phân loại sơ bộ các công văn: Công việc này nhằm xác định loại công văn để đăng ký đối với công văn không được bóc bì như thư riêng, báo tạp trí, các công văn mật và làm công việc tiếp theo đối với công văn bóc bì.

- Bóc bì công văn: Công việc này đơn giản nhưng nhân viên văn thư đã chú ý để không bị rách công văn

- Đóng dấu đến vào công văn: Nhằm mục đích xác nhận công văn đã qua bộ phận văn thư và là căn cứ để lãnh đạo xác định xem xét giải quyết công văn đến Dấu đến được đóng vào khoảng trống dưới tác giả, số, ký hiệu của công văn Dấu của Sở Thương mại-Du lịch có mẫu như sau:

- Trình Chánh văn phòng hoặc phó phòng phụ trách bộ phận hành chính xem xét, cho ý kiến phân phối, giải quyết công văn đến.

SỞ TM-DL PHÚC THỌ

- Đăng ký công văn vào sổ quản lý công văn Sổ quản lý công văn đến tại

Văn phòng Sở được trình bày trên trang giấy khổ A4 gồm 9 cột theo mẫu dưới đây:

Tên loại và trích yếu nội dung Đơn vi, người nhận

- Phân phối, chuyển giao công văn đến: Trong quá trình phân phối và chuyển giao công văn nhân viên văn thư đã đảm bảo chuyển đúng người hoặc bộ phận có trách nhiệm giải quyết; công văn đã được giao ngay trong ngày.

- Giải quyết và theo dõi việc giải quyết công văn đến: Công văn được lưu ở chỗ người thừa hành cho đến khi công văn đến được giải quyết xong Khi giải quyết xong, nếu có yêu cầu trả lời bằng văn bản thì cán bộ có trách nhiệm hoặc bộ phận thừa hành tóm tắt văn bản trả lời, gửi kèm công văn đó và chuyển bản sao văn bản trả lời cho nhân viên văn thư hoặc nhân viên phụ trách tổ chức để lưu vào hồ sơ. b  Việc giải quyết và quản lý văn bản đi tại văn phòng Sở Thương mại-

Du lịch tỉnh Phú Thọ:

Bên cạnh quy trình tiếp nhận văn bản đến thì công văn đi lại được xử lý theo quy trình sau đây:

MỘT SỐ BIỆN PHÁP TIẾP TỤC HOÀN THIỆN CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI SỞ THƯƠNG MẠI-DU LỊCH

Về công tác tổng hợp thông tin

Để kiện toàn, củng cố và tiếp tục hoàn thiện công tác tổng hợp thông tin trong Văn phòng Sở Thương mại-Du lịch có một số vấn đề cơ bản cần làm sau:

- Hoàn thiện thể chế về hoạt động thông tin: tức là văn phòng cần có quy định thống nhất từ trên xuống dưới về chất lượng thông tin về tính chính xác, tính đồng bộ, đầy đủ, hợp pháp và hợp lý để việc vận dụng dễ dàng Thường xuyên thực hiện công tác kiểm tra ở các đơn vị cơ sở về các hoạt động thông tin và văn bản.

- Đầu tư xây dựng cơ sở vật chất cho hoạt động thông tin: phải trang bị đầy đủ các phương tiện hiện đại cho hoạt động thu thập và xử lý thông tin Các phương tiện phải đảm bảo về tính đồng bộ, hệ thống và hiệu quả Trong quá trình này cần cân nhắc việc đầu tư trên cơ sở điều kiện và tính chất hoạt động của Sở và ngành tránh gây ra lãng phí.

- Đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, nhân viên: đây chính là bước đột phá tạo hiệu quả cao trong công tác tổng hợp thông tin bởi con người là chủ thể của mọi hoạt động Nhân viên trong văn phòng cần có đầy đủ kiến thức để sử dụng có hiệu quả các trang thiết bị phục vụ cho việc thu thập, xử lý thông tin.

Về công tác Văn thư-Lưu trữ

Công tác văn thư tại Văn phòng Sở Thương mại-Du lịch trong thời gian qua đã có hiệu quả nhất định nhưng trong các khâu nghiệp vụ vẫn còn hạn chế. Công tác Văn thư-Lưu trữ là công tác chính trong nhóm các công tác văn phòng trước kia, vì vậy muốn nâng cao hiệu quả hoạt động công tác văn phòng thì trước tiên phải nâng cao hiệu quả ở khâu văn Văn thư-Lưu trữ Văn phòng

Sở cần đẩy mạnh phát huy sáng kiến, cải tiến kỹ thuật, hợp lý hoá các nghiệp vụ Văn thư-Lưu trữ Có chính sách động viên bằng tinh thần và vật chất cho những sáng kiến nhằm nâng cao năng suất lao động và đem lại hiệu quả kinh tế cho Văn phòng Sở áp dụng công nghệ thông tin trong công tác Văn thư-Lưu trữ như sử dụng các ứng dụng để phần soạn thảo mẫu các văn bản, dùng đĩa mềm để lưu văn bản, sẽ là giảm thời gian để thực hiện các công tác khác Về việc quản lý và sử dụng con dấu: Văn phòng nên trang bị giá treo dấu để thuận tiện cho việc sử dụng và bảo quản con dấu của cơ quan Văn thư có thể bố trí dấu trên giá một cách khoa học theo trật tự như sau: tầng trên là dấu của cơ quan, tầng dưới là dấu của lãnh đạo cấp cao và cấp trung

Về công tác ban hành văn bản

Thực trạng công tác văn thư-lưu trữ và công tác ban hành văn bản ở trên cho ta thấy số lượng văn bản đến nhiều hơn văn bản đi rất nhiều Văn phòng SởThương mại-Du lịch cần đẩy mạnh công tác ban hành văn bản để triển khai các quy định và chính sách tới từng đối tượng thuộc sự quản lý của Sở Phải nâng cao kiến thức cho đội ngũ nhân viên và những cá nhân có trách nhiệm soạn thảo văn bản bằng các lớp học bồi dưỡng nghiệp vụ Công tác ban hành cũngSvth: vũ thị thanh nga -52- mssv: 503403044 cần đảm bảo về chất lượng văn bản ban hành ra Muốn vậy, phải đảm bảo chất lượng trong từng khâu trong công tác ban hành văn bản a  Soạn thảo văn bản:

Công đoạn này cần được tiến hành chi tiết và cụ thể từ soạn thảo nháp nội dung đến soạn chính thức để chuyển qua công đoạn tiếp theo, khi soạn thảo cần chú ý tới các yếu tố nội dung b  Duyệt văn bản:

Thực hiện bước này đòi hỏi lãnh đạo phải có kiến thức về lĩnh vực quản lý của Sở và kiến thức về văn bản để điều chỉnh cho hợp lý. c  Đánh máy và nhân bản:

Nhân viên đánh máy phải có kiến thức về thể thức văn bản theo đúng quy định của nhà nước.

Về công tác hội nghị tiếp khách, hậu cần

Công tác tổ chức hội nghị trong Văn phòng Sở Thương mại-Du lịch đã đạt được thành công nhất định trong thời gian qua, nhưng để chất lượng hội nghị nâng cao hơn nữa thì văn phòng cần tiến hành các biện pháp sau:

- Cần xác định mục đích và yêu cầu nội dung trọng tâm hơn

- Phải nêu mục đích, đề tài mà hội nghị đề cập đến trong giấy mời của thành phần tham dự hội nghị để họ chuẩn bị phát biểu đóng góp ý kiến xây dựng hội nghị thêm phần sôi nổi, thẳng thắn và thoải mái Đồng thời, cơ quan cũng thu được thông tin mang tính chân thực, có sự đầu tư chuẩn bị kỹ.

- Phải biết kết thúc hội nghị đúng lúc, kết luận phải phù hợp với tình hình hội nghị Tài liệu phục vụ hội nghị phải được khai thác triệt để các thông tin trong đó

- Phải tổ chức các buổi họp rút kinh nghiệm sau mỗi hội nghị để nâng cao chất lượng những lần tổ chức hội nghị sau đó.

Về công tác tổ chức, sử dụng nhân viên văn phòng

Con người là yếu tố quyết định sự thành bại trong mọi cơ quan, tổ chức. Để mỗi cá nhân có thể phát huy được hết trình độ, năng lực, sở trường của bản thân thì việc tổ chức bố trí đúng người, đúng việc đang được mọi tổ chức quan tâm Xuất phát từ những tồn tại của công tác văn phòng trong thời gian vừa qua, em xin mạnh dạn trình bày ý kiến của em như sau:

Văn phòng Sở Thương mại-Du lịch đã có sự tổ chức, sắp xếp nhân sự theo nguyên tắc phân công từng công việc cụ thể cho từng nhân viên Đây là một cách làm khoa học tránh gây chồng chéo trong quá trình hoạt động và tránh được tình trạng đùn đẩy công việc cho nhau Nhưng do được sát nhập từ phòng Hành chính quản trị và phòng Tổ chức lao động tiền lương nên khối lượng công việc tương đối lớn, một người phải kiêm nhiệm nhiều nhiệm vụ một lúc.

Cụ thể là: Phó phòng phụ trách bộ phận hành chính ngoài nhiệm vụ của mình phải làm thêm công việc của một kế toán viên Văn phòng phải tuyển thêm 1 kế toán viên làm hợp đồng vì công việc kế toán đòi hỏi trình độ và những hiểu biết cụ thể theo quy định riêng của chế độ kế toán mà khi kiêm nhiệm như trên sẽ hạn chế về mặt nghiệp vụ Phó phòng phụ trách bộ phận tổ chức ngoài nhiệm vụ của mình phải làm thêm công việc thi đua khen thưởng, việc tổng hợp thi đua khen thưởng chỉ làm cuối tháng, quý, năm nên không gây ảnh hưởng lớn đến công tác hàng ngày nên có thể giữ nguyên Bên cạnh đó, nhân viên văn thư ngoài công việc của mình phải thường trực “cơ chế một cửa” khối lượng công việc tương đối lớn Khi trực “cơ chế một cửa” thì nhân viên văn thư phải học hỏi kiến thức của phòng chức năng để làm công việc này tốt hơn sẽ gây ảnh hưởng tới công tác chính là văn thư Trường hợp này theo em, ở các phòng chức năng nên cử một nhân viên của phòng mình trực theo lịch có thể là hai buổi sáng trong tuần, điều này sẽ nâng cao hoạt động “cơ chế một cửa” vì họ am hiểu kiến thức chuyên môn hơn một văn thư

Về công tác hiện đại hoá văn phòng

Công nghệ thông tin với những thành tựu kỳ diệu của công nghệ tin học, máy tính và công nghệ truyền thông đã làm cho các hoạt động của của công tác Văn phòng thay đổi về cơ bản Hầu hết các công việc trong Văn phòng đều có sự hỗ trợ của công nghệ thông tin như máy vi tính và các phương tiện kỹ thuật hiện đại nên công tác hiện đại hoá Văn phòng ngày càng diễn ra mạnh mẽ Bên cạnh sự hỗ trợ của công nghệ thông tin thì cần phải nâng cao trình độ ứng dụng công nghệ thông tin cho các cán bộ nhân viên trong Văn phòng Mặc dù, Sở đã trang bị hệ thống máy văn phòng đầy đủ nhưng số lượng còn hạn chế chỉ có một bộ do ngân sách hạn hẹp nên phải đầu tư thêm Đội ngũ nhân viên có kiến thức nhưng phải tạo điều kiện, cơ hội để nhân viên có thể làm việc trên máy vi tính nhiều hơn Cần áp dụng linh hoạt việc thu thập thông tin qua mạng máy tính vì xu hướng hiện nay mà mọi Văn phòng hướng tới là một “văn phòng không giấy”.Xuất phát từ thực tế của Sở Thương mại-Du lịch, có thể áp dụng hệ thống các giải pháp để hiện đại hoá công tác văn phòng như sau:

Xây dựng khung pháp lý cho việc ứng dụng công nghệ thông tin Đầu tư cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin

Xây dựng cơ sở dữ liệu cho bộ phận Văn phòng Ưu tiên ngân sách cho việc ứng dụng công nghệ thông tin

Tổ chức lại cơ cấu bộ máy Văn phòng cho phù hợp

Định dạng
Số trang	60
Dung lượng	93,26 KB