hoàn thiện công tác văn phòng tại công ty TNHH dịch vụ mêkông

Đề tài: “Hồn thiện cơng tác văn phịng Cơng ty TNHH Dịch vụ Mêkông” LỜIMỞĐẦU Du lịch ngành cơng nghiệp khơng khói Hiện nay, giới có hàng trăm triệu người du lịch số người du lịch có khuynh hướng ngày gia tăng Du lịch làđộng lực chủ yếu thúc đẩy kinh tế giới mà nhân tố có tầm quan trọng phát triển kinh tế văn hoá xã hội quốc gia, du lịch cịn thúc đẩy hồ bình, giao lưu văn hoá tăng cường hiểu biết lẫn dân tộc quốc gia Đối với Việt Nam du lịch ngành kinh tế trọng điểm đất nước, hàng năm phủđầu tư lượng vốn không nhỏđể phái triển ngành du lịch, Việt Nam quốc gia có nguồn tài nguyên du lịch phong phú, từđó Việt Nam có nhiều tiềm để phát triển du lịch thu thút nhiều khách du lịch đến thăm ngày tăng Từđó cơng ty TNHH Dịch vụ Mêkơng đời đểđáp ứng nhu cầu thuận lợi phát triển ngành du lịch Tuy nhiên trình hoạt động cơng ty, hồ nhập với phát triển kinh tế thông tin, hoạt động văn phịng khơng cịn bó gọn phạm vi hẹp với chức mang tính hành tạp vụ mà giờđây đãđược nâng lên tầm cao với chức nhiệm vụ chuyên sâu trợ giúp hoạch định sách phát triển, triển khai đôn đốc hoạt động tuyển chọn, đào tạo nhân sự, định hướng phát triển kiểm tra hoạt động cơng ty Chính thời gian thực tập Công ty TNHH Dịch vụ Mêkông, em tìm hiểu rõ hoạt động cơng ty nói chung cơng tác văn phịng cơng ty nói riêng Hiểu thực tế hoạt động văn phòng diễn nào, kỹ thao tác, thực cơng việc Có thể nói cơng ty hoạt động có hiệu nhờ phần lớn máy văn phòng Báo cáo thực tập em gồm phần: Phần I: Khái quát vài nét công ty TNHH Dịch vụ Mêkơng Phần II: Thực trạng cơng tác văn phịng Phần III: Đánh giá chung Mặc dù có có gắng viết em khơng tránh khỏi thiếu sót Rất mong bảo thầy cô giáo PHẦN KHÁIQUÁTCHUNGVỀ CÔNGTY TNHH DỊCHVỤ MÊKÔNG I KHÁIQUÁT VÀINÉTVỀCƠNGTYTNHH DỊCH VỤ MÊKƠNG Q trình hình thành phát triển Công ty TNHH Dịch Vụ Mêkông Trước phát triển du lịch vũ bão, Thủđô Hà Nội thành phố lớn Việt Nam, trung tâm trị, văn hố nước Tiềm phát triển du lịch Hà Nội lớn có nhiều danh lam thắng cảnh, di tích lịch sử gắn liền với phát triển dân tộc ta Rất nhiều người dân Việt Nam nước du lịch vào Hà Nội vùng lân cận Hà Nội như: Quảng Ninh, Ninh Bình… Chính vậy, ngày 30/08/2000 Cơng ty TNHH Dịch Vụ Mêkơng thức thành lập với mục đích để phục vụ nhu cầu du lịch nước Ngay năm thành lập, Công ty TNHH Dịch Vụ Mêkông đãđược Sở Du lịch thành phố Hà Nội cấp giấy phép kinh doanh lữ hành quốc tế Hiện nay, trụ sở Công ty TNHH Dịch Vụ Mêkông 15 Đường Hồng Liên – Thanh Xuân- Hà nội Công ty TNHH Dịch Vụ Mêkông dần lớn mạnh trở thành đơn vị kinh doanh lữ hành động có hiệu Công ty TNHH Dịch Vụ Mêkông thực mở rộng thị trường tồn quốc, thể chỗđứng thị trường lĩnh vực kinh doanh du lịch nói chung kinh doanh lữ hành nói riêng 2 Chức kinh doanh Công ty TNHH Dịch Vụ Mêkông Công ty TNHH Dịch Vụ Mêkông coi doanh nghiệp lữ hành chuyên kinh doanh sản phẩm dịch vụ lữ hành quốc tế nội địa, ngồi cơng ty cung cấp dịch vụ trung gian khác Cụ thể chức kinh doanh Công ty TNHH Dịch Vụ Mêkông bao gồm: Kinh doanh lữ hành quốc tế nhận khách: nhận đoàn khách hay khách riêng lẻ người nước hay người Việt Nam định cưở nước du lịch vào Việt Nam Những khách có thểđến với cơng ty thơng qua cơng ty lữ hành gửi khách nước ngồi khách chủđộng đến với công ty Kinh doanh lữ hành quốc tế gửi khách: Công ty tổ chức đưa khách từ Việt Nam du lịch sang nước khác Những khách người Việt Nam người nước ngồi sống làm việc Việt Nam Kinh doanh lữ hành nội địa: Cơng ty tổ chức chương trình du lịch cho người Việt Nam tham quan điểm du lịch miền đất nước Cung cấp dịch vụ riêng lẻ cho khách công vụ : Đặt chỗ khách sạn, mua vé máy bay, dịch vụ vận chuyển, hướng dẫn du lịch, đón tiếp sân bay… Trong chức Cơng ty TNHH Dịch Vụ Mêkông tập trung chủ yếu vào chức kinh doanh lữ hành quốc tế nhận khách Thực phục vụ nhiều đối tượng khách từ nước khác Cơ cấu tổ chức Công ty TNHH Dịch Vụ Mêkông Cơ cấu tổ chức Công ty TNHH Dịch Vụ Mêkông thực cấu trực tuyến chức Đây kiểu cấu phù hợp với đơn vị có nguồn lực tài chính, số lượng nhân viên không lớn Công ty TNHH Dịch Vụ Mêkơng Mơ hình cấu tổ chức máy công ty sau: Sơđồ : Cơ cấu tổ chức máy Công ty TNHH Dịch Vụ Mêkông HỘIĐỒNGQUẢNTRỊ Giám đốc Phó Giám đốc Phịng Thị trường Phịng Điều hành Phó Giám đốc Phịng Kế tốn Phịng Tổ chức HC Cơ cấu công ty chia làm phận rõ ràng: phận nghiệp vụ du lịch phận bổ trợ Trong phận có phịng ban, chức khác nhau: phịng Marketing, phòng điều hành thuộc phận nghiệp vụ du lịch, phịng kế tốn hành tổng hợp thuộc phận bổ trợ Tuy có phân chia thành phận khác tất phận, phịng ban cấu tổ chức cơng ty có hỗ trợ, cho việc tạo thuận lợi lớn cho hoạt động kinh doanh cơng ty * Chức nhiệm vụ phịng ban - Hội đồng quản trị: Đây phận định vấn đề quan trọng công ty chiến lược, sách - Giám đốc : Là người trực tiếp điều hành công việc, chịu trách nhiệm trước Hội đồng Quản trị kết kinh doanh công ty Giám đốc hỗ trợ hai phó giám đốc hai người thuộc phận nghiệp vụ du lịch, người phụ trách Marketing, người phụ trách điều hành - Khối phận tổng hợp: Thực chức nhiệm vụ sau: + Phịng Kế tốn: quản lý tồn tài sản vốn có doanh nghiệp Tổng hợp, tốn chếđộ thu chi tài tồn doanh nghiệp theo quy định nhà nước, chỉđạo, kiểm tra, theo dõi việc hạch toán đơn vị trực thuộc + Phịng Tổ chức Hành chính: tham mưu giúp việc Giám đốc tổ chức nhân sự, quản lý cán nhân viên lao động theo phân cấp quản lý cán theo Bộ luật lao động quy định Quản lý dấu, sổđăng ký công văn, giấy tờ, giấy giới thiệu , in ấn, tiếp nhận gửi công văn hàng ngày Quản trị theo dõi việc tổ chức hội nghị, họp hay tiếp khách hàng công ty Đôn đốc kiểm tra đơn vị trực thuộc cơng ty việc thực chếđộ, sách nhà nước, quy chế doanh nghiệp - Khối phận nghiệp vụ du lịch: + Phòng Thị trường: tổ chức tiến hành hoạt động nghiên cứu thị trường du lịch nước quốc tế, tiến hành hoạt động tuyên truyền, quảng cáo thu hút nguồn khách du lịch đến với công ty Phối hợp với phòng điều hành, tiến hành xây dựng chương trình du lịch từ nội dung đến mức giá, phù hợp với nhu cầu khách, chủđộng việc đưa ýđồ sản phẩm công ty; ký kết hợp đồng với hãng, công ty du lịch nước ngoài, tổ chức, cá nhân nước để khai thác nguồn khách quốc tế vào Việt Nam, khách nước Việt Nam khách du lịch Việt Nam Duy trì mối quan hệ công ty với nguồn khách, đề xuất xây dựng phương án mở công ty, đại diện công ty nước giới Đảm bảo hoạt động thông tin công ty với nguồn khách; thông báo cho phận có liên quan cơng ty kế hoạch đoàn khách, nội dung hợp đồng cần thiết cho việc phục vụ khách Phối hợp với phận có liên quan theo dõi việc tốn q trình thực hợp đồng phục vụ khách + Phịng Điều hành: coi phận tổ chức sản xuất cơng ty, tiến hành cơng việc đểđảm bảo thực sản phẩm công ty Phịng điều hành cầu nối cơng ty với thị trường cung cấp dịch vụ du lịch Do vậy, phịng điều hành thường tổ chức theo nhóm công việc(khách sạn, vé máy bay, visa, ô tô ) theo tuyến , điểm du lịch chủ yếu, dựa sản phẩm chủ yếu cơng ty Phịng điều hành có nhiệm vụ sau đây: Làđầu mối triển khai tồn cơng việc điều hành, cung cấp dịch vụ du lịch sở kế hoạch, thơng báo khách phịng thị thực gửi đến Lập kế hoạch triển khai cơng việc có liên quan đến việc thực chương trình du lịch như: đăng ký chỗ khách sạn, visa, vận chuyển , đảm bảo yêu cầu thời gian chất lượng Thiết lập trì mối quan hệ mật thiết với quan hữu quan (ngoại giao, nội vụ, hải quan) Ký hợp đồng với nhà cung cấp hàng dịch vụ du lịch(khách sạn, hàng không, đường sắt), lựa chọn nhà cung cấp có sản phẩm có uy tín chất lượng Theo dõi q trình thực chương trình du lịch Phối hợp với phận kế toán thực hoạt động toán với công ty gửi khách nhà cung cấp du lịch Nhanh chóng xử lý trường hợp bất thường xảy trình thực chương trình du lịch Ngồi thuận lợi, cấu tổ chức cơng ty cịn có hạn chếđó phịng hướng dẫn chưa hình thành cách rõ ràng Tình hình tài Cơng ty TNHH Dịch vụ Mêkơng CƠCẤUVỐNCỦACƠNGTY Đơn vị tính: 1.000 đồng Chỉ tiêu Tổng vốn Năm 2003 Năm 2004 Năm 2005 So sánh tăng giảm 04/03 So sánh tăng giảm 05/04 Tuyệt đối % Tuyệt đối % 175.000 230.000 300.000 55.000 31,43 70.000 30,43 95.000 106.000 160.000 11.000 11,57 54.000 50,94 Chia theo tính chất + Vốn lưu động + Vốn cốđịnh 80.000 124.000 140.000 44.000 55,00 16.000 12,90 + Vốn chủsở hữu 110.000 150.000 200.000 40.000 36,36 50.000 33,33 + Vốn vay 65.000 80.000 100.000 15.000 23,08 20.000 25,00 Chia theo sở hữu Sau gần năm hoạt động có hiệu quả, số vốn cốđịnh cơng ty ngày tăng lên Công ty tự trang bị hệ thống sở vật chất kỹ thuật ngày đầy đủ vàđồng Các phương tiện làm việc tiên tiến, đại, đạt tiêu chuẩn quốc tế tạo điều kiện lớn trình làm việc cán nhân viên công ty Cụ thể: Năm 2004 tổng sô vốn tăng lên so với năm 2003 31,43% (55.000 nghìn đồng) Năm 2005 tăng so với 2004 30,43% (70.000 nghìn đồng) Trong vốn cốđịnh năm 2004 tăng so với năm 2003 44.000 nghìn đồng (55%) năm 2005 so với 2004 16.000 nghìn đồng (12,90%) Đặc điểm nguồn nhân lực Hiện tại, Cơng ty TNHH Dịch vụ Mêkơng có số lượng cán nhân viên 14 người Đội ngũ trẻ, cóđộ tuổi trung bình 30 tuổi Trong số lượng nhân viên phịng ban sau: - Một giám đốc công ty -Hai phó giám đốc: Một phó giám đốc phụ trách điều hành, phó giám đốc phụ trách marketing -Một kế tốn trưởng -Bộ phận nghiệp vụ du lịch +Phịng marketing: Gồm người +Phòng điều hành: Gồm người : Phụ trách mảng khách quốc tếđi vào(Inbound):3 người Phụ trách mảng khách quốc tếđi (Outbound):1 người Phụ trách mảng khách nội địa :1 người -Bộ phận bổ trợ +Phong kế toán: người (trong có kế tốn trưởng) +Phịng Tổ chức hành chính: người Tất nhân viên làm cơng tác chuyên môn công ty tốt nghiệp đại học đại học Trong phận nghiệp vụ du lịch, phận quan trọng công ty nhân viên phải tốt nghiệp đại học chuyên ngành du lịch Trường đại học KTQD Ngoài nhân viên cơng ty có trình độ ngoại ngữ Điều vô quan trọng kinh doanh du lịch Đặc biệt thị trường mục tiêu công ty thị trường Âu- Mỹ, Nhật Bản, Hàn Quốc, ASEAN Do việc nhân viên công ty thông thạo tiếng Anh, Nhật Bản, Trung Quốc… quan trọng trình giao dịch với khách hàng Trình độ học vấn trình độ ngoại ngữ công ty thể qua hai bảng sau: TRÌNHĐỘHỌCVẤNVÀTRÌNHĐỘNGOẠINGỮCỦA CƠNGTY Bộ phận Tổng số Trên ĐH ĐH Trên1 Nngữ 1Nngữ Số Tỷ lệ Số Tỷ lệ Số Tỷ lệ Số Tỷ lệ lượn (%) lượn (%) lượn (%) lượn (%) g g g g Marketing 50 50 50 50 Điều hành 0 100 17 83 Kế toán 0 100 0 100 Tổng số 10 9 ( Nguồn: Công ty TNHH Dịch vụ Mêkông ) Công ty TNHH Dịch Vụ Mêkơng khơng cóđội ngũ hướng dẫn viên riêng cơng ty cóđủ mạng lưới hướng dẫn viên, cộng tác viên chun nghiệp cóđủ lực trình độđểđảm bảo hướng dẫn cho khách du lịch công ty chương trình du lịch nhằm đáp ứng tốt nhu cầu khách du lịch thời gian du lịch II THỰCTRẠNGHOẠTĐỘNGKINHDOANHCỦACÔNGTY Thị trường Công ty Công ty đáp ứng dịch vụ với đối tượng khách là: + Khách Inbound khách du lịch vào lãnh thổ Việt Nam + Khách Outbound khách du lich lãnh thổ Việt nam + Khách nội địa khách du lịch nước Khách du lịch đến với công ty thời gian qua liên tục tăng nhanh không ngừng uy tín cơng ty ngày khẳng định thị trường Hà nội Khách du lịch đến với côn ty đa phần khách du lịch quốc tếđi vào (inbound) với nhiều quốc tịch khác Số lượt khách Cơng ty năm 2005 CƠCẤUKHÁCHCỦACƠNGTY Khách Khách Khách nội Tổng lượt Inbound Outbound địa khách 1472 100 483 Tổng số 2055 Từđó ta có tỷ lệ khách cơng ty Như sau: 10 I SƠLƯỢCVỀPHỊNG TỔCHỨC HÀNHCHÍNH Chức nhiệm vụ a Chức Phịng Tổ chức Hành cơng ty có hai chức năng: chức tham mưu- tổng hợp chức hậu cầu Phịng Tổ chức Hành có chức tham mưu giúp việc cho giám đốc điều hành cơng việc hàng ngày như: lập chương trình kế hoạch giúp lãnh đạo điều hành công việc, nắm bắt thông tin nhân Mặt khác phịng Tổ chức Hành cịn tham gia biên soạn, quản lý văn tổ chức lưu trữ tài liệu phịng quan Phịng Tổ chức Hành có chức hậu cần, chăm lo điều kiện vật chất tinh thần cho cán công nhân viên công ty, tổ chức đối nối, đối ngoại, tiếp khách, chuẩn bị chuyến công tác xa cho giám đốc b Nhiệm vụ Phòng Tổ chức Hành - Xây dựng chương trình cơng tác hàng năm, sáu tháng, ba tháng, hàng tháng, hàng tuần, hàng ngày quan, đông thời đôn đốc theo dõi việc thực kế hoạch - Thu thập thông tin xử lý thông tin, chuẩn bị văn bản, đề định quản lý theo giao phó thủ trưởng quan đơn vị - Biên tập văn xử lý văn - Theo dõi quản lý fax đi, đến Công ty - Quản lý giấy giới thiệu, giấy đường loại giấy tờ khác - Quản lý sử dụng loại dấu Công ty theo chếđộ, điều lệ văn thư lưu trữ - Đảm bảo nhu cầu hậu cần, xây dựng sở, mua sắm, quản lý tài sản - Soạn thảo văn - Lập kế hoạch dự tốn chi tiêu hàng năm cho Cơng ty bao gồm: chi tiêu cho hội nghị, mua sắm trang thiết bị, mua sắm văn phòng phẩm hàng ngày cho Công ty 15 Nhân viên đánh máy, in tài liệu - Quản lý lịch trình hoạt động đội xe, bố tríđiều động xe cho lãnh đạo cơng ty công tác - Đảm bảo vệ sinh khu vực trụ sở quan - Thực công tác y tếđối với cán nhân viên Cơ cấu tổ chức phòng Tổ chức Hành Sơđồ tổ chức phịng Hành cơng ty Mêkơng TRƯỞNGPHỊNG PHĨTRƯỎNGPHỊNG Nhân viên văn thư – lưu Nhân viên kỹ thuật tổng đài Nhân viên lái xe TỔDOANHTRẠI TỔBẢOVỆ Nhân viênVỆSINH bảo vệ trữ + Trưởng phòng Tổ chức Hành chính: Chức năng: Tham mưu cho giám đốc công tác tổ chức cán bộ, đào tạo, chếđộ sách, hành chính, y tế, phục vụ Nhiệm vụ: Điều hành tồn hoạt động phịng theo chức năng, nhiệm vụđược giao - Tuyển dụng, bố trí vàđiều động cán cơng nhân viên tồn Cơng ty - Ký lục giấy giới thiệu, giấy đường cho cán công nhân viên - Tổ chức khám chữa bệnh cho cán công nhân viên theo định kỳ 16 - Đánh giá, nhận xét thực chếđộ sách có liên quan cán quản lý theo phân cấp + Phó phịng Tổ chức Hành chính: - Giúp việc cho trưởng phịng để hồn thành nhiệm vụ chung phịng đồng thời phó phòng thay mặt trưởng phòng vắng để giải điều hành cơng việc chung phịng Ký văn giám đốc uỷ quyền - Quản lý công tác trang trí khách tiết phục vụ hội nghị, hội thảo, lễ tế - Quản lý việc lập kế hoạch, mua trang thiết bị, phương tiện làm việc lãnh đạo có phịng ban Cơng ty + Nhân viên văn thư - lữu trữ - Tiếp nhận, đăng ký, chuyển giao văn đi, đến theo quy định - Kiểm tra giấy tờ văn chữ ký theo qui định - Thực nghiêm chỉnh quy định mật công tác văn thư - Quản lýđóng dấu văn theo quy chế, - Tiếp đón khách đến làm việc hay thăm quan phịng lễ tân theo quy định tai Cơng ty + Nhân viên đánh máy, in văn bản, tài liệu: - Giúp cho trưởng phó phịng cơng tác đánh máy, in tài liệu theo quy định - Bảo quản tốt máy móc, thiết bịđược giao Thực q trình bảo dưỡng máy móc, thiết bị theo quy định - Thực nghiêm chỉnh quy định bảo mật nội dung văn tài liệu + Nhân viên kỹ thuật tổng đài: - Giúp cho trưởng, phó phịng cơng tác kỹ thuật tổng đài, trang trí, thư viện, lữu trữ - Sửa chữa bảo dưỡng hệ thống điện thoại nội Công ty + Nhân viên lái xe con: 17 - Lái xe phục vụ cán công nhân viên Công ty theo quy định - Tuân thủ chấp hành sựđiều hành lãnh đạo phòng - Quản lý, vệ sinh, bảo dưỡng, sử dụng xăng dầu phụ tùng thay cho xe theo quy định + Nhân viên bảo vệ - Nhân viên bảo vệ chịu trách nhiệm thường trực bảo vệ quan liên tục 24/24 ngày, quản lý người cư trú quan - Nhận xe, trông xe, giao trả xe trước, sau làm việc quy định Trang thiết bị văn phịng Cơng ty TNHH Dịch vụ Mêkông Công ty TNHH Dịch vụ Mêkông chủđộng đầu tư hệ thống trang thiết bị văn phòng đại đảm bảo cho nhân viên làm việc có mơi trường làm việc tốt Trang thiết bị máy móc văn phịng Cơng ty TNHH Dịch vụ Mêkơng: Tên thiết bị Vi tính Điện thoại Photos Fax Điều Đơn vị Số lượng cốđịnh hoà Chiếc Chiếc Chiếc Chiếc Chiếc 10 1 (Nguồn: Công ty TNHH Dịch vụ Mêkông) Xe ô tô Chiếc Như vậy, với việc trang bị phương tiện làm việc kháđầy đủ vàđồng Mỗi người làm việc công ty sủ dụng máy vi tính, máy điện thoại cốđịnh Ngồi cơng ty cịn nối mạng nội máy tính với nối mạng bên ngồi Internet tạo cho công ty hệ thống thông tin tương đối đại Điều phục vụđắc lực cho việc kinh doanh công ty tạo lực cạnh tranh cao so với công ty lữ hành khác II THỰCTRẠNGCƠNGTÁCVĂNPHỊNG Cơng tác văn thư - Thủ tục tiếp nhận giải văn đến 18 Tất công văn đến phải qua phận văn thư Văn thư nhận phân loại công văn, bóc bì rà sốt xem cơng văn gửi đến cóđúng thủ tục hành hay khơng Đối với văn thư mật, thưđích danh, thư cá nhân khơng phép bóc bì Khi mở phong bì nhân viên văn thư lấy tài liệu có bên xem xét kỹở có để tránh thiếu sót tài liệu, hồ sơ kèm theo, viết phần ghi vào thư kẹp cuối thư Sau vào sổ công văn đến, văn thư phải xếp theo loại để trình thủ trưởng phịng ban chức Cơng ty Cơng văn đến ngày phân phối ngày hơm đó, chậm làđến sáng hôm sau Đối với công văn khẩn, hoả tốc, mời họp văn thư phải phân phối sau nhận Tất văn vào sổ văn đến theo biểu mẫu quy định sau: Ngày đến Sốđến Tên Số Ngày quan ký tháng hiệu văn Tên loại trích yếu Đơn vị Ký nhận người nhận Ghi (1) (2) (3) (6) (7) (9) (4) (5) (8) - Thủ tục giải văn Sau soạn thảo văn xong, văn thư kiểm tra thể thức văn có phù hợp với pháp luật quy định khơng, sau đóđưa lên thủ trưởng để trình ký Trước văn chuyển bên ngoài, lần văn thư phải kiểm tra văn đóng dấu mức độ khẩn, mật lên văn Văn thư ghi số cơng văn đề ngày tháng trích yếu công văn vào sổ công văn Mẫu sổđăng ký văn đi: Ngày tháng Số ký Tên loại Người ký văn hiệu trích yếu Nơi nhận Số lượng Ghi (1) (5) (6) (2) (3) (4) (7) 19 - Tổ chức bảo quản sử dụng dấu Việc quản lý sử dụng dấu theo quy định Nhà nước Trước đóng dấu lên văn nhân viên văn thư kiểm tra sốt kỹ văn trước đóng dấu Công tác lưu trữ Tất văn qua xử lý, văn đến lưu văn (bản chính), hồ sơ, tài liệu liên quan phải chuyển vào lưu trữ nhằm để khai thác, xử lý thông tin Hồ sơđược lưu trữ vào sổ theo mẫu: STT (1) Số ký Ngày, Trích hiệu tháng yếu (2) (3) (4) Tác giả Tờ số Ghi (5) (6) (7) Cơng tác hậu cần - Văn phịng chuẩn bị cho lãnh đạo công tác cách chu đáo từ việc liên hệ nơi công tác: thời gian công tác, danh sách người đến công văn, điện thoại, fax giúp cho Công ty vàđối tác chủđộng cơng việc - Mua sắm trang thiết bị Văn phịng Cơng ty đảm bảo việc mua sắm trang thiết bị như: điện thoại, máy fax, máy photocopy, văn phòng phẩm, bàn ghế phục vụ cho hoạt động cơng ty Ngồi hàng năm phịng Hành tổ chức tham quan nghỉ mát để tạo hưng phấn làm việc cho cán nhân viên Công tác xử lý thơng tin Hàng ngày Cơng ty Mêkơng có nhiều thơng tin khác loại có cách biểu riêng, mang đặc thù riêng yêu cầu riêng phạm vi, hiệu vai trị, tác dụng định Vì việc xử lý 20 truyền thông tin cách nhanh chóng xác việc làm cần thiết Chẳng hạn việc cung cấp thông tin đồn khách du lịch đến liên hệ với cơng ty cho phòng ban khác cần thiết để họ xếp tổ chức chương trình du lịch cách hợp lý thuận tiện Trước u cầu cơng việc việc áp dụng phương tiện khoa học kỹ thuật đại phịng Hành u cầu bắt buộc Do đội ngũ nhân viên với trình độ vi tính tương đối tốt với trang thiết bị tin học Công ty tương đối đại kết nối mạng nội nên nhiều thông tin truyền qua hệ thống mạng nội Việc đóđem lại tính hiệu quả, xác nhanh chóng nhiều so với việc truyền tin văn Các thông tin trao đổi phòng ban truyền tải nhanh giúp cho công tác quản lý công ty thuận lợi Các máy tính trực thuộc nội cơng ty vào mạng, trao đổi thơng tin khai thác thông tin với máy chủ Hệ thống máy tính cơng ty kết nối với mạng Internet tồn cầu giúp cho cơng ty có hội khai thác nhiều thơng tin hữu ích mạng Mặt khác việc nối mạng cho phép khách hàng có thểđặt chương trình du lịch qua mạng giúp cho việc giao dịch nhanh chóng giảm chi phí Tuy vậy, bên cạnh yếu tố máy móc trang bị đại phải kểđến yếu tố người sử dụng trang thiết bịđó Mặc dù nhân viên làm cơng tác văn phịng có trình độ tin học tương đối tốt lúc giải công việc cường độ cao mắc lỗi Những trục trặc máy tính xảy thường xuyên nhân viên không xử lýđược hết dẫn đến ảnh hưởng đến cơng việc 21 PHẦN III ĐÁNHGIÁCHUNG I ĐÁNHGIÁCHUNGVỀTÌNHHÌNHHOẠTĐỘNGCỦACƠNGTY Những thành tựu đãđạt - Mặc dù Công ty TNHH Dịch vụ Mêkông hoạt động kinh doanh lĩnh vực du lịch chưa lâu hoạt động kinh doanh cơng ty có hiệu vàđã tìm chỗđứng thị trường, tạo uy tín với khách hàng - Đội ngũ nhân viên có trình độ cao, chất lượng chương trình du lịch làm hài lịng khách hàng Đội ngũ lãnh đạo có trình độ, nhạy bén với thị trường - Thu nhập nhân viên tương đối ổn định mức cao - Công ty chấp hành đầy đủ quy định Nhà nước chếđộ báo cáo thống kê báo cáo lĩnh vực tài chính, cơng tác hạch tốn kế toán theo quy định Nhà nước, thực nghiêm chỉnh nghĩa vụ nộp Ngân sách với Nhà nước Những vấn đề cịn tồn cơng ty: - Thị trường dịch vụ du lịch ngày tạo sức cạnh tranh lớn du lịch, ngày nhiều công ty du lịch mở rộng phát triển tạo môi trường cạnh tranh gay gắt công ty 22 - Nguồn vốn kinh doanh cơng ty cịn thiếu nhiều, việc quảng cáo, Maketing thị trường hạn chế - Trụ sở, văn phịng cơng ty 100% phải th, phần ảnh hưởng đến hiệu kinh doanh - Hiện đội ngũ hướng dẫn viên công ty chủ yếu cộng tác viện nên vấn đề quản lý, đào tạo theo dõi hoạt động đội ngũ gặp khó khăn Do đội ngũ hướng dẫn viên cịn cộng tác với nhiều cơng ty khác nên nhiệt tình với cơng việc cơng ty TNHH Dịch vụ Mêkông không cao, thực đủ nghĩa vụ dẫn đến chương trình du lịch công ty không thành công mong muốn khách công ty - Việc thiết kế chương trình du lịch cơng ty khơng trọng số chương trình chép lại cơng ty khác II ĐÁNHGIÁCHUNGVỀCƠNGTÁCVĂNPHỊNG Ưu điểm Cùng với phát triển mạnh mẽ công nghệ thơng tin Cơng ty nhanh chóng nắm bắt xu hướng phát triển kinh tế thị trường đểđưa công nghệ thông tin vào ứng dụng công tác văn phịng: - Một số cơng việc thủ cơng đãđược loại bỏ - Công tác soạn thảo văn có cải tiến rõ rệt nội dung hình thức Do tiết kiệm thời gian sức lao động - Việc tính tốn trở nên xác, đơn giản, nhanh hiệu - Công tác xử lý, thu thập, quản lý, lưu trữ văn thực cách chặt chẽ an toàn, tuyệt đối - Việc quản lý, điều hành công tác văn phịng thuận lợi có hiệu Hạn chế: Bên cạnh kết quảđạt cơng ty cịn số hạn chế cơng tác văn phịng: 23 - Trình độ nhân viên chưa đồng gây ảnh hưởng đến tính thống việc giải công việc - Xử lý thông tin sử dụng tin chưa thật khoa học hợp lý - Chưa ứng dụng phần mềm tối ưu công tác quản lý - Trang thiết bị văn phòng chưa thật đồng Còn tồn hạn chếđó nguồn kinh phí bổ sung chưa kịp thời, Lãnh đạo chưa quan sát quản lý, chưa ưu tiên giải vấn đề nảy sinh cơng tác văn phịng III NHỮNGKIẾNNGHỊNHẰMHỒNTHIỆNCƠNGTÁCVĂNPHỊNG Đầu tư mua sắm trang thiết bị, công nghệ thông tin Với phương tiện trang thiết bị đại làm cho hoạt động văn phòng đạt hiệu cao, thuận lợi hơn, nhanh chóng Tuy cơng ty trạng bị hệ thống máy vi tính đồng chưa sử dụng hết chức hệ thống cịn nhiều cơng việc phải làm thủ công chủ yếu soạn thảo văn truy cập mạng Để giúp cho cơng tác văn phịng cơng ty bước đại hố, biện pháp quan trọng làđưa công nghệ tin học vàứng dụng cách đồng Tăng mức độ tựđộng hố cơng tác văn phịng tạo mức thay đổi khơng chỉở mức độ kỹ thuật mà cịn thay đổi thói quen tác phong làm việc, mối quan hệ thành viên với công tác văn phòng Cần phải bổ sung thêm thiết bị lĩnh vực quản lý văn nhân in văn như: máy đăng ký văn đi, đến; máy dán, bóc phong bì, phân loại hồ sơ Đổi cấu tổ chức quản lý nâng cao nghiệp vụ nhân viên văn phòng Văn phòng với vai trò máy điều hành tổng hợp – khâu then chốt tạo động đơn vị Do văn phịng thiết phải 24 đổi Đổi phải khoa học, có hệ thống Một máy văn phịng hoạt động có hiệu phụ thuộc vào nhiều yếu tố quan trọng Và yếu tố quan trọng cần thiết cơng tác tổ chức quản lý Việc tổ chức quản lý tốt làđộng lực đẩy mạnh việc nâng cao, hồn thiện cơng tác văn phịng Cơng việc địi hỏi cán quản lý phải cóđủ điều kiện như: + Người lãnh đạo trước hết phải có lực trình độ quản lý thực + Người lãnh đạo phải người làm việc hết mình, có tinh thần trách nhiệm người có tâm, phải có trách nhiệm cơng việc, có tài đối nội, đối ngoại, có lĩnh, linh hoạt hoàn cảnh Cụ thể: người lãnh đạo phải làm tốt công việc như: định hướng bước tiến công ty, xác định rõđược việc cần phải làm Biết chủđộng bình tĩnh đối phóđược thay đổi trình thực kế hoạch Lãnh đạo theo dõi đôn đốc, kiểm tra đánh giá kết hoàn thành đơn vị cấp cách khách quan, nhằm khuyến khích tinh thần hăng say lao động cán cơng nhân viên văn phịng Mặt khác trình độ lực nhân viên phải tiếp tục nâng cao Mọi hoạt động tổ chức doanh nghiệp cóđược thực kế hoạhc hay khơng? Cóđạt hiệu hay khơng? phụ thuộc vào người, chủ thể hoạt động Do vấn đề cần quan tâm làđào tạo đội ngũ cán nhân viên có trình độ chun mơn cao, đáp ứng với nhu cầu việc ứng dụng tiến khoa học kỹ thuật vào cơng việc, có khả làm việc, đáp ứng yêu cầu ngày cao công việc Nhất công việc văn phịng dường khơng đơn giản mà trái lại phức tạp địi hỏi khéo léo Cơng việc giúp phần trợ giúp cho lãnh đạo định có phương án tối ưu Đây hoạt động nhằm đảm bảo cho thông tin tốt để phục vụ cho công tác quản lý Như để làm tốt vấn đề cần phải tuân thủ theo u cầu như: Nhanh chóng, kịp thời, xác, bí mật, đại + Đánh giá lại lao động mặt trình độ chun mơn lực 25 + Tổ chức phân tích, đánh giá công việc số lượng lẫn mức độ phức tạp + Xem xét thực tế công việc cá nhân, phận phù hợp hay chưa Để nghiệp vụ trình độ nhân viên nói chung hay cán nhân viên văn phịng nói riêng theo kịp với xu phát triển không ngừng thời đại, lãnh đạo công ty cần tạo điều kiện cho nhân viên như: tổ chức khoá học ngắn hạn cơng tác văn phịng, bổ sung nghiệp vụ cơng tác văn phịng Tạo động lực, cá nhân chủđộng hoàn thành nhiệm vụ Kinh tế phát triển nhu cầu tinh thần cao Trong nhiều trường hợp thường tinh thần quan trọng thưởng vật chất Một biện pháp chủ yếu kích thích tinh thần làm việc, không ngừng đào tạo, bồi dưỡng kiến thức chuyên môn cho nhân viên Tinh thần làm việc nhân viên cóảnh hưởng lơn đến hiệu cơng việc Vì cần quan tâm đầy đủ tới quyền lợi ích họ + Tạo hội cho tất nhân viên phát huy tối đa khả tiềm tàng người họ Điều địi hỏi nhà quản trị phải tìm hiểu công việc cho phù hợp với đối tượng nhân viên để họ làm việc tốt thoả mãn cao công việc Đặt người vào việc cho nhân viên cảm thấy hài lịng u mến cơng việc đảm nhiệm có hội thăng tiến vị trí cơng việc làm + Xây dựng mối quan hệ chân thành cởi mở lãnh đạo nhân viên tạo hội cho tất nhân viên tham gia tích cực vào việc định quan trọng liên quan đến công việc họ + Tạo mơi trường hài hồ, vui vẻ người hăng say làm việc hăng hái đóng góp ý kiến hay từđó lãnh đạo lấy làm sở định quan sát thực tế 26 + Ngồi quan tâm đến đời sống tinh thần cán cơng nhân nhiều hình thức phong phú như: tặng quà sinh nhật, tặng lễ cưới cho nhân viên, giúp đỡ nhân viên khó khăn đột xuất Nhân tố môi trường môi trường ảnh hưởng tới hiệu cơng việc Tạo mơi trường để nhân viên cóđủ khoan khối, hứng thú cơng việc tăng suất lao động Cơng ty cần bố trí phịng hợp lý khoa học gọn gàng thoáng mát Sắp xếp văn phòng cho việc trao đổi nhân viên với thuận tiện Chính sách tiền lương, tiền thưởng hợp lý Con người làm việc để mong đảm bảo sống hàng ngày Vì để nhân viên phát huy hết lực thìđơn vị phải tạo cho họ tâm lý cơng việc họ làm trả cơng thích đáng Do công ty phải đặc biệt chúýđến công tác này, đảm bảo công bằng, nhân viên đảm nhiệm cơng việc nhiều hàm lượng chất xám cao thìđược hưởng tiền lương, tiền thưởng cao ngược lại Thưởng vật chất động lực quan trọng thúc đẩy nhân viên làm việc nhiệt tình có trách nhiệm, phấn đấu nâng cao hiệu làm việc Trợ cấp cho cán công nhân viên khoản thu nhập thêm khác như: trả lương kỳ nghỉ phép, ngày lễ tết, ốm đau, hưu sức lao động… làm tốt điều làm cho nhân viên gắn bó với cơng ty làm việc tốt có nhiều sáng kiến hay Ngồi cịn có số biện pháp kích thích áp dụng chung với tất nhân viên công ty, không kể cấp quản trị gia, chuyên gia, công sức vai trị người đóđóng góp cho cơng ty phát triển Thơng thường sáng tạo đổi hoạt động cơng ty, có hình thức thưởng như: quà tặng đặc biệt, phần thưởng có giá trị gắn với biểu tượng công ty 27 28 KẾTLUẬN Bất kỳ quan, đơn vị hay doanh nghiệp khơng thể thiếu văn phịng Nó khơng trực tiếp tham gia vào q trình sản xuất lại thúc đẩy trình hoạt động hiệu Tại cơng ty Mêkơng văn phịng nơi diễn nhiều hoạt động mang tính chất phục vụ với chức nhiệm vụ mình, văn phịng công ty Mêkông giúp cho hoạt động Lãnh đạo công ty việc quản lý, cung cấp thông tin cho việc định kinh doanh cách có hiệu Văn phịng cơng ty đãđáp ứng phần địi hỏi cơng việc kinh doanh công ty giai đoạn Tuy nhiên văn phịng cơng ty cịn số hạn chế Đểđáp ứng yêu cầu kinh doanh giai đoạn tới cơng tác văn phịng cần phải đổi nâng cao hiệu hoạt động Vì em chọn đề tài “Hồn thiện cơng tác văn phịng Cơng ty TNHH Dịch vụ Mêkông” cho luận văn em 29 ... sở Cơng ty TNHH Dịch Vụ Mêkông 15 Đường Hồng Liên – Thanh Xuân- Hà nội Công ty TNHH Dịch Vụ Mêkông dần lớn mạnh trở thành đơn vị kinh doanh lữ hành động có hiệu Công ty TNHH Dịch Vụ Mêkông thực... kinh doanh Công ty TNHH Dịch Vụ Mêkông Công ty TNHH Dịch Vụ Mêkông coi doanh nghiệp lữ hành chuyên kinh doanh sản phẩm dịch vụ lữ hành quốc tế nội địa, ngồi cơng ty cịn cung cấp dịch vụ trung gian... kết kinh doanh Công ty TNHH Dịch vụ Mêkông) Trong năm gần sau Công ty TNHH Dịch vụ Mêkông đãổn định văn phòng làm việc, đội ngũ nhân viên với trình độ tương đối, trang thiết bị phục vụ cho hoạt