hoàn thiện công tác văn phòng tại công ty TNHH dịch vụ mêkông

Tuy nhiên trong quá trình hoạt động của công ty, hoà nhập với sự pháttriển của nền kinh tế thông tin, hoạt động văn phòng đã không còn bó gọntrong một phạm vi hẹp với những chức năng man

Đề tài: “Hoàn thiện công tác văn phòng tại Công ty TNHH Dịch vụ

Mêkông”

LỜIMỞĐẦU

Du lịch là một ngành công nghiệp không khói Hiện nay, trên thế giới

có hàng trăm triệu người đi du lịch và số người đi du lịch có khuynh hướngngày càng gia tăng Du lịch không những làđộng lực chủ yếu thúc đẩy nềnkinh tế thế giới mà còn là một nhân tố có tầm quan trọng đối với sự phát triểnkinh tế văn hoá xã hội của mỗi quốc gia, du lịch còn thúc đẩy hoà bình, giaolưu văn hoá và tăng cường sự hiểu biết lẫn nhau giữa các dân tộc giữa cácquốc gia

Đối với Việt Nam du lịch là một ngành kinh tế trọng điểm của đấtnước, hàng năm chính phủđầu tư một lượng vốn không nhỏđể phái triểnngành du lịch, Việt Nam là một quốc gia có nguồn tài nguyên du lịch phongphú, từđó Việt Nam rất có nhiều tiềm năng để phát triển du lịch và thu thút rấtnhiều khách du lịch đến thăm và càng ngày càng tăng Từđó công ty TNHHDịch vụ Mêkông đã ra đời đểđáp ứng nhu cầu thuận lợi và sự phát triển củangành du lịch

Tuy nhiên trong quá trình hoạt động của công ty, hoà nhập với sự pháttriển của nền kinh tế thông tin, hoạt động văn phòng đã không còn bó gọntrong một phạm vi hẹp với những chức năng mang tính hành chính tạp vụ màgiờđây đãđược nâng lên tầm cao với những chức năng nhiệm vụ chuyên sâucủa mình như trợ giúp hoạch định các chính sách phát triển, triển khai đônđốc các hoạt động tuyển chọn, đào tạo nhân sự, định hướng phát triển và kiểmtra các hoạt động của công ty

Chính vì vậy trong thời gian thực tập tại Công ty TNHH Dịch vụMêkông, em đã tìm hiểu rõ về hoạt động của công ty nói chung và công tácvăn phòng tại công ty nói riêng Hiểu được thực tế hoạt động của một vănphòng diễn ra như thế nào, kỹ năng thao tác, thực hiện công việc ra sao Cóthể nói công ty hoạt động có hiệu quả cũng là nhờ một phần lớn ở bộ máy vănphòng Báo cáo thực tập của em gồm 3 phần:

Phần I: Khái quát vài nét về công ty TNHH Dịch vụ Mêkông

Phần II: Thực trạng công tác văn phòng

Phần III: Đánh giá chung

Mặc dù có có gắng nhưng bài viết của em không tránh khỏi thiếu sót.Rất mong được sự chỉ bảo của các thầy cô giáo

PHẦN 1 KHÁIQUÁTCHUNGVỀ CÔNGTY TNHH DỊCHVỤ MÊKÔNG

I KHÁIQUÁT VÀINÉTVỀCÔNGTYTNHH DỊCH VỤ MÊKÔNG

1 Quá trình hình thành và phát triển Công ty TNHH Dịch Vụ Mêkông

Trước sự phát triển du lịch như vũ bão, Thủđô Hà Nội là một trongnhững thành phố lớn của Việt Nam, là trung tâm chính trị, văn hoá của cảnước hiện nay Tiềm năng phát triển du lịch tại Hà Nội là rất lớn do có nhiềudanh lam thắng cảnh, di tích lịch sử gắn liền với sự phát triển của dân tộc ta.Rất nhiều người dân Việt Nam và nước ngoài đi du lịch vào Hà Nội và nhữngvùng lân cận Hà Nội như: Quảng Ninh, Ninh Bình… Chính vì vậy, ngày30/08/2000 Công ty TNHH Dịch Vụ Mêkông đã chính thức được thành lậpvới mục đích để phục vụ nhu cầu du lịch trong và ngoài nước Ngay trongnăm đầu tiên được thành lập, Công ty TNHH Dịch Vụ Mêkông đãđược Sở

Du lịch thành phố Hà Nội cấp giấy phép kinh doanh lữ hành quốc tế Hiệnnay, trụ sở chính của Công ty TNHH Dịch Vụ Mêkông tại 15 Đường HồngLiên – Thanh Xuân- Hà nội

Công ty TNHH Dịch Vụ Mêkông cũng dần lớn mạnh và trở thành nhữngđơn vị kinh doanh lữ hành năng động và có hiệu quả Công ty TNHH Dịch

Vụ Mêkông đã thực sự mở rộng thị trường của mình ra toàn quốc, thể hiệnđược chỗđứng của mình trên thị trường trong lĩnh vực kinh doanh du lịch nóichung và kinh doanh lữ hành nói riêng

2 Chức năng kinh doanh của Công ty TNHH Dịch Vụ Mêkông

Công ty TNHH Dịch Vụ Mêkông được coi là một doanh nghiệp lữ hànhchuyên kinh doanh các sản phẩm dịch vụ lữ hành quốc tế và nội địa, ngoài racông ty còn cung cấp các dịch vụ trung gian khác

Cụ thể chức năng kinh doanh của Công ty TNHH Dịch Vụ Mêkông baogồm:

Kinh doanh lữ hành quốc tế nhận khách: nhận những đoàn khách hay

khách riêng lẻ là những người nước ngoài hay người Việt Nam định cưở nướcngoài đi du lịch vào Việt Nam Những khách này có thểđến với công ty thôngqua các công ty lữ hành gửi khách ở nước ngoài hoặc khách chủđộng đến vớicông ty

Kinh doanh lữ hành quốc tế gửi khách: Công ty sẽ tổ chức đưa khách

từ Việt Nam đi du lịch sang các nước khác Những khách này có thể là ngườiViệt Nam hoặc có thể là người nước ngoài sống và làm việc tại Việt Nam

Kinh doanh lữ hành nội địa: Công ty tổ chức các chương trình du lịch

cho người Việt Nam tham quan những điểm du lịch trên mọi miền đất nước

Cung cấp các dịch vụ riêng lẻ cho khách công vụ : Đặt chỗ trong

khách sạn, mua vé máy bay, các dịch vụ vận chuyển, hướng dẫn du lịch, đóntiếp tại sân bay…

Trong những chức năng trên thì Công ty TNHH Dịch Vụ Mêkông tậptrung chủ yếu vào chức năng kinh doanh lữ hành quốc tế nhận khách Thựchiện phục vụ rất nhiều đối tượng khách từ những nước khác nhau

3 Cơ cấu tổ chức của Công ty TNHH Dịch Vụ Mêkông

Cơ cấu tổ chức của Công ty TNHH Dịch Vụ Mêkông thực hiện cơ cấutrực tuyến chức năng Đây là kiểu cơ cấu phù hợp với một đơn vị có nguồn

lực tài chính, số lượng nhân viên không lớn như Công ty TNHH Dịch VụMêkông.

Mô hình cơ cấu tổ chức bộ máy của công ty như sau:

Sơđồ : Cơ cấu tổ chức bộ máy Công ty TNHH Dịch Vụ Mêkông

Cơ cấu của công ty được chia ra làm 2 bộ phận rõ ràng: bộ phận nghiệp

vụ du lịch và bộ phận bổ trợ Trong mỗi bộ phận có các phòng ban, chức năngkhác nhau: phòng Marketing, phòng điều hành thuộc bộ phận nghiệp vụ dulịch, phòng kế toán hành chính tổng hợp thuộc bộ phận bổ trợ

Phòng Tổ chức HC

Tuy có sự phân chia thành các bộ phận khác nhau nhưng tất cả các bộphận, các phòng ban trong cơ cấu tổ chức của công ty đều có sự hỗ trợ, chonhau trong việc tạo thuận lợi lớn cho hoạt động kinh doanh của công ty.

* Chức năng nhiệm vụ của các phòng ban

- Khối các bộ phận tổng hợp:

Thực hiện các chức năng nhiệm vụ sau:

+ Phòng Kế toán: quản lý toàn bộ tài sản vốn có của doanh nghiệp.Tổng hợp, thanh quyết toán chếđộ thu chi tài chính toàn doanh nghiệp theođúng quy định của nhà nước, chỉđạo, kiểm tra, theo dõi việc hạch toán của cácđơn vị trực thuộc

+ Phòng Tổ chức Hành chính: tham mưu giúp việc Giám đốc về tổchức nhân sự, quản lý cán bộ nhân viên và lao động theo phân cấp quản lýcán bộ theo Bộ luật lao động quy định

Quản lý con dấu, các sổđăng ký công văn, giấy tờ, giấy giới thiệu , in

ấn, tiếp nhận gửi công văn hàng ngày

Quản trị theo dõi việc tổ chức hội nghị, họp hay tiếp khách hàng củacông ty

Đôn đốc kiểm tra các đơn vị trực thuộc công ty về việc thực hiện cácchếđộ, chính sách của nhà nước, quy chế doanh nghiệp.

- Khối bộ phận nghiệp vụ du lịch:

+ Phòng Thị trường: tổ chức và tiến hành các hoạt động nghiên cứu thịtrường du lịch trong nước và quốc tế, tiến hành các hoạt động tuyên truyền,quảng cáo thu hút các nguồn khách du lịch đến với công ty Phối hợp vớiphòng điều hành, tiến hành xây dựng các chương trình du lịch từ nội dung đếnmức giá, phù hợp với nhu cầu của khách, chủđộng trong việc đưa ra nhữngýđồ mới về sản phẩm của công ty; ký kết hợp đồng với các hãng, các công ty

du lịch nước ngoài, các tổ chức, cá nhân trong và ngoài nước để khai thác cácnguồn khách quốc tế vào Việt Nam, khách nước ngoài tại Việt Nam và khách

du lịch Việt Nam Duy trì các mối quan hệ của công ty với các nguồn khách,

đề xuất và xây dựng phương án mở các công ty, đại diện của công ty ở trongnước và trên thế giới Đảm bảo hoạt động thông tin giữa công ty với cácnguồn khách; thông báo cho các bộ phận có liên quan trong công ty về kếhoạch các đoàn khách, nội dung hợp đồng cần thiết cho việc phục vụ khách.Phối hợp với các bộ phận có liên quan theo dõi việc thanh toán và quá trìnhthực hiện hợp đồng phục vụ khách

+ Phòng Điều hành: được coi như bộ phận tổ chức sản xuất của công ty,

nó tiến hành các công việc đểđảm bảo thực hiện các sản phẩm của công ty.Phòng điều hành như cầu nối giữa công ty với thị trường cung cấp dịch vụ dulịch Do vậy, phòng điều hành thường được tổ chức theo các nhóm côngviệc(khách sạn, vé máy bay, visa, ô tô ) hoặc theo các tuyến , điểm du lịchchủ yếu, đôi khi dựa trên các sản phẩm chủ yếu của công ty Phòng điều hành

có các nhiệm vụ sau đây:

Làđầu mối triển khai toàn bộ công việc điều hành, cung cấp các dịch vụ

du lịch trên cơ sở các kế hoạch, thông báo về khách do phòng thị thực gửi

đến Lập kế hoạch và triển khai các công việc có liên quan đến việc thực hiệncác chương trình du lịch như: đăng ký chỗ trong khách sạn, visa, vậnchuyển , đảm bảo các yêu cầu về thời gian và chất lượng Thiết lập và duytrì mối quan hệ mật thiết với các cơ quan hữu quan (ngoại giao, nội vụ, hảiquan)

Ký hợp đồng với các nhà cung cấp hàng và dịch vụ du lịch(khách sạn,hàng không, đường sắt), lựa chọn các nhà cung cấp có những sản phẩm có uytín và chất lượng Theo dõi quá trình thực hiện các chương trình du lịch Phốihợp với bộ phận kế toán thực hiện các hoạt động thanh toán với công ty gửikhách và các nhà cung cấp du lịch Nhanh chóng xử lý các trường hợp bấtthường xảy ra trong quá trình thực hiện các chương trình du lịch

Ngoài những thuận lợi, cơ cấu tổ chức của công ty còn có hạn chếđó làphòng hướng dẫn chưa được hình thành một cách rõ ràng

3 Tình hình tài chính của Công ty TNHH Dịch vụ Mêkông.

So sánh tăng giảm 05/04

Tuyệt đối % Tuyệtđối %

4 Đặc điểm nguồn nhân lực

Hiện tại, Công ty TNHH Dịch vụ Mêkông có số lượng cán bộ nhân viên

là 14 người Đội ngũ này còn rất trẻ, cóđộ tuổi trung bình đều dưới 30 tuổi.Trong đó số lượng nhân viên của từng phòng ban như sau:

+Phòng điều hành: Gồm 6 người trong đó :

Phụ trách mảng khách quốc tếđi vào(Inbound):3 người

Phụ trách mảng khách quốc tếđi ra (Outbound):1 người.

Phụ trách mảng khách nội địa :1 người

Ngoài ra các nhân viên trong công ty có trình độ ngoại ngữ rất khá Điềunày vô cùng quan trọng trong kinh doanh du lịch Đặc biệt khi thị trường mụctiêu của công ty là thị trường Âu- Mỹ, Nhật Bản, Hàn Quốc, ASEAN Do vậyviệc các nhân viên của công ty thông thạo tiếng Anh, Nhật Bản, TrungQuốc… thì rất quan trọng trong quá trình giao dịch với khách hàng

Trình độ học vấn và trình độ ngoại ngữ của công ty thể hiện qua hai bảngsau:

Tỷ lệ(%)

Sốlượng

Tỷ lệ(%)

Sốlượng

Tỷ lệ(%)

Sốlượng

Tỷ lệ(%)

Tổng số 10 1 9 2 9

( Nguồn: Công ty TNHH Dịch vụ Mêkông )

Công ty TNHH Dịch Vụ Mêkông không cóđội ngũ hướng dẫn viên riêngcủa mình nhưng công ty cóđủ mạng lưới hướng dẫn viên, cộng tác viênchuyên nghiệp cóđủ năng lực trình độđểđảm bảo hướng dẫn cho các khách dulịch của công ty trong các chương trình du lịch nhằm đáp ứng tốt nhất nhữngnhu cầu của khách du lịch trong thời gian đi du lịch

II THỰCTRẠNGHOẠTĐỘNGKINHDOANHCỦACÔNGTY

1 Thị trường của Công ty

Công ty đáp ứng các dịch vụ với 3 đối tượng khách là:

+ Khách Inbound là khách đi du lịch vào lãnh thổ Việt Nam

+ Khách Outbound là khách đi du lich ra ngoài lãnh thổ Việt nam

+ Khách nội địa là khách đi du lịch trong nước

Khách du lịch đến với công ty trong thời gian qua liên tục tăng nhanhkhông ngừng do uy tín của công ty ngày càng được khẳng định trên thị trường

Hà nội Khách du lịch đến với côn ty đa phần là khách du lịch quốc tếđi vào(inbound) với nhiều quốc tịch khác nhau

Số lượt khách của Công ty trong năm 2005

CƠCẤUKHÁCHCỦACÔNGTY

Tổng lượt

khách

Khách Inbound

Khách Outbound

Khách nội địa

Tổng số

Từđó ta có tỷ lệ khách của công ty Như sau:

Inbound =

2055

1473.100% = 71%

Outbound =

2055

100.100% = 4,8%

Nội địa =

2055

483.100% = 23,5%

Theo bảng trên thì cơ cấu tỷ lệ khách trên thì số lượt khách công ty phụ vụchủ yếu là khách Inbound chiếm 71% tổng lượt khách điều này chỉ thấy mảngInbound của công ty đã hoạt động khá tốt vàđóng góp một phần rất lớn vào sựphát triển của công ty, trong khi mảng Outbound hoạt động kém trong cả năm

số lượt khách Outbound của công ty chỉ có 4.8% tổng lượt khách của công ty,

số khách Outbound chiếm tỷ trọng nhỏ cũng do một phần là có sự chuyển đổi

cơ cấu trong bộ máy công ty chuyển một số nhân viên ở bộ phận Outboundsang bộ phận Inbound cho phù hợp với yêu cầu của công việc Mảng phục vụkhách du lịch nội địa cũng khá tốt nhưng mảng này của công ty không phải làmảng hoạt động chính mà công ty chỉ tập trung nhiều vào làm du lịch nội địa

ở những mùa mà Inbound ít khách trong vòng 2 tháng từ tháng 6 đến tháng 8.Trong năm 2003 số lượt khách du lịch nội địa của công ty là 483 lượt chiếm23,5% tổng lượt khách của toàn công ty

Số ngày khách bình quân của công ty tăng chứng tỏ khả năng thu hút,giữ chân khách của công ty là tốt đồng thời điều đó cũng thể hiện khả năngtổchức của công ty ngày càng trở nên chặt chẽ, có chất lượng hơn nhất làđốivới các chương trình du lịch yêu cầu dài ngày hơn và có yêu cầu về chấtlượng cao hơn Các chương trình hấp dẫn du khách khiến cho khách muốnkéo dài chương trình cộng với khả năng nhanh nhậy, đáp ứng các nhu cầuphát sinh của khách hàng.

2 Kết quả kinh doanh

Trong thời gian vừa qua cùng với sự phát triển của toàn ngành du lịch,Công ty TNHH Dịch vụ Mêkông đã có những bước phát triển nhất định, hoạtđộng kinh doanh ngày càng có hiệu quả Tuy chịu nhiều ảnh hưởng của nhiềubiến động về kinh tế, chính trị, trên thế giới và khu vực nhưng Công ty vẫnlàm ăn có lãi đóng góp đáng kể vào toàn ngành du lịch và ngân sách Nhànước

Sau đây là bảng tổng kết doanh thu, chi phí, lợi nhuận, nộp ngân sáchnhà nước của Công ty từ năm 2003-2005

KẾTQUẢKINHDOANHCỦA CÔNGTY TNHH DỊCHVỤ MÊKÔNG

Đơn vị:1.000 VND

Chỉ tiêu Năm

2003

Năm 2004

Năm 2005

So sánh 04/03 So sánh 05/04 Tuyệt

đối

% Tuyệt

đối

%

1.Doanh thu 405.824 640.632 720.831 234.808 57,85 80.119 12,51 2.Chi phí 340.037 545.156 615.294 205.119 60,32 70.138 12,86 3.Lợi nhuận 65.787 95.476 105.537 29.689 45,12 10.061 10,53 4.Nộp ngân

sách

19.571 23.978 27.236 4.407 22,51 3.258 13,58

(Nguồn :Báo cáo kết quả kinh doanh của Công ty TNHH Dịch vụ Mêkông)

Trong những năm gần đây sau khi Công ty TNHH Dịch vụ Mêkông đãổnđịnh về văn phòng làm việc, đội ngũ nhân viên với trình độ tương đối, cáctrang thiết bị phục vụ cho các hoạt động kinh doanh hiện đại cộng thêm việctích cực nghiên cứu thị trường, công ty đã có những bước thành công nhấtđịnh trong hoạt đông kinh doanh của mình Những thành công đó phần nàođược thể hiện qua doanh thu và lợi nhuận của công ty trong thời gian qua liêntục tăng lên

Quá trình sử dụng vốn của công ty được coi là khá hiệu quả thể hiện ởkết quả kinh doanh trong những năm gần đây Lợi nhuận và doanh thu củacông ty liên tục tăng lên qua các năm

- Doanh thu của công ty năm 2003 đạt 405.824 nghìn đồng, năm 2004 đạt640.632 nghìn đồng tăng 234.808 nghìn đồng (tương ứng 50,85%), năm 2005đạt 720.831 nghìn đồng tăng 80.199 nghìn đồng (tương ứng 12,52%)

- Về chí phí năm 2003: 340.037 nghìn đồng, năm 2004 là 545.156nghìn đồng tăng 60%, năm 2005 là 615.294 ngìn đồng tăng 12,86%

- Tuy chi phí tăng nhưng mức độ tăng doanh thu cao hơn mức tăng chiphí nên lợi nhuận công ty vẫn tăng, năm 2003 lợi nhuận là: 65.787 nghìnđồng, năm 2004 là 95.476 nghìn đồng và năm 2005 là 105.357 nghìn đồng.Đồng thời mức nộp ngân sách cũng tăng năm 2003 là 19.571 nghìn, năm

2004 là 23.978 nghìn đồng và năm 2005 là 27.236 nghìn đồng

Qua bảng kết quả kinh doanh ta thấy nhìn chung công ty hoạt động cóhiệu quả, kinh doanh phát triển và có tính ổn định Trong đó phần doanh thu

tăng nhanh hơn so với chi phíở chỉ số tuyệt đối cũng như tương đối Nó thểhiện sự hiệu quả trong hoạt động kinh doanh của công ty Lý do chính là vìsau sự kiện 11/9, Việt Nam được coi là một trong những điểm đến an toàntrên thế giới Trong khi “Bóng ma khủng bố” đang bao trùm lên khắp nơi thìViệt Nam vẫn là một điểm du lịch yên tĩnh và an toàn Chính vì lẽđó màlượng khách đến Việt Nam tăng, nó khiến hoạt động kinh doanh của ngành dulịch Việt Nam nói chung và công ty nói riêng gặp nhiều điều kiện thuận lợi vàhoạt động hiệu quả.

Với hoạt động chính là kinh doanh lữ hành quốc tế, nên trong ba nămvừa qua 2003 – 2005, hoạt động kinh doanh chủ yếu của Công ty TNHH Dịch

Vụ Mêkông làđón khách du lịch quốc tế vào đi du lịch trong nước Cácchương trình du lịch của công ty thường có số lượng khách đông theo đoàn(từ 20 – 30 người), thời gian đi du lịch dài Bên cạnh đó khách du lịch đến vớicông ty chủ yếu là khách Châu Âu đặc biệt là khách Pháp, đây là những vịkhách đòi hỏi chất lượng cao Vì thếđểđáp ứng được nhu cầu của thị trườngmục tiêu này, trước sự cạnh tranh gay gắt của các công ty du lịch khác, công

ty đã vàđang có sựđầu tư lớn cho công tác tuyên truyền quảng cáo cũng như

tổ chức thực hiện và quản lý chất lượng của chương trình Công ty thườngxuyên cử các nhân viên có nhiều kinh nghiệm, có trình độ chuyên môn thamgia các hội chợ quốc tế và du lịch ra nước ngoài khảo sát thị trường nhằmtăng cường các môí quan hệ với các bạn hàng Đồng thời trong nước công tycũng thường xuyên tham gia các hội chợ, các sự kiện (festival về du lịch) màngành tổ chức Hàng năm công ty vẫn tăng cường phát hành các ấn phẩmquảng cáo như: các tập gấp, bản đồ quảng cáo, sách mỏng giới thiệu về cácchương trình du lịch,…

PHẦN II THỰCTRẠNGCÔNGTÁCVĂNPHÒNG CÔNGTY TNHH DỊCHVỤ MÊKÔNG