Chủ đề bài tập lớn lưu trữ hồ sơ tại kho hàng bến bãi

-TRƯỜNG ĐẠI HỌC TÀI NGUYÊN VÀ MÔI TRƯỜNG HÀ NỘI KHOA KINH TẾ TÀI NGUYÊN VÀ MÔI TRƯỜNG KỲ THI KẾT THÚC HỌC PHẦN HỌC KỲ I: NĂM HỌC 2021-2022 Tên chủ đề tập lớn: Lưu trữ hồ sơ kho hàng bến bãi Họ tên sinh viên: Đặng Huyền Trang Mã học viên/ sinh viên: 20111532590 Lớp: DH10LQ3 Tên học phần: Quản lý kho hàng bến bãi Tên giảng viên hướng dẫn: Đỗ Thị Dinh Hà Nội, ngày 08 tháng 12 năm 2021 MỤC LỤC Lời Mở Đầu Phần I: Nội dung lưu trữ hồ sơ kho hàng bến bãi Lưu trữ hồ sơ Phương pháp lưu trữ 2.1 Quy ước mục lục lưu trữ 2.2 Phương thức lưu trữ Phần II: Bài tập vận dụng Phần III: Liên hệ thực tiện Thực tiện thực trạng lưu trữ hồ sơ Công Ty Cổ phần TRACO Một số giải pháp công tác lưu trữ Hồ sơ Công Ty Cổ phần TRACO 10 Phần IV: Kết luận 10 Tài liệu tham khảo 11 Lời Mở Đầu Trong kinh tế nay, Việt Nam hội nhập kinh tế sâu sắc, hoạt động thương mại hàng hóa ngày tăng lên quy mơ cấu thị trường Các doanh nghiệp sản xuất có nhiều hội tham gia vào thị trường quốc tế, nhiên bên cạnh hội cạnh tranh ngày trở nên mạnh mẽ Các doanh nghiệp thường quan tâm nhiều nâng cao lực cạnh tranh việc hoàn thiện hoạt động logistics hoạt động mua hàng, quản lý nhà cung ứng, yếu tố vận chuyển đầu vào, lưu kho bảo quản hàng Với xu hưởng mở cửa, hội nhập kinh tế, sân chơi bình đẳng với tất thành phần kinh tế Để thành cơng kinh doanh địi hỏi doanh nghiệp Việt Nam phải nhận thức đắn thân doanh nghiệp, thị trường, đối thủ cạnh tranh từ có chiến lược phù hợp để chiến thắng thương trường Đặc biệt doanh nghiệp sản xuất gặp nhiều khó khăn hàng hóa doanh nghiệp ngoại tràn vào nước ta với mẫu mã đa dạng, phong phú chủng loại, chất lượng tốt, giá thành rẻ… hàng hóa Trung Quốc, Thái Lan, Nhật…Do doanh nghiệp muốn đưa thị trường sản phẩm cạnh tranh giá với hàng ngoại, buộc doanh nghiệp Việt phải tìm cách cắt giảm chi phí tối đ Bởi yếu tố cấu thành nên giá sản phẩm bao gồm nhiều loại thuế phí khác như: chi phí quản lý doanh nghiệp, chi phí maketting, chi phí nguyên vật liệu, chi phí kho bãi, vận chuyển, mặt bằng, loại thuế…Trong hoạt động Logistic tạo hữu dụng thời gian địa điểm nhờ đảm bảo cho trình sản xuất, kinh doanh diễn theo nhịp độ định, góp phần nâng cao chất lượng hạ giá thành phẩm, góp phần tiết kiệm giảm chi phí lưu thơng phân phối hàng hóa, sử dụng hiệu vốn kinh doanh doanh nghiệp Qúa trình tồn cầu hóa kinh tế làm cho hàng hóa vận động chúng phong phú phức tạp nhiều lần so với trước đây, đòi hỏi quản lý chặt chẽ, đặt yêu cầu hoạt động quản trị Logistic nói chung quản lý kho hàng bến bãi nói riêng Hàng hóa phải bảo quản tốt, an tồn, đảm bảo chất lượng nhà sản xuất Do vậy, Quản trị kho hàng giữ vai trò trọng yếu q trình lưu trữ, bảo quản hàng hóa từ nơi sản xuất đến người tiêu dùng Nội dung Phần I: Nội dung lưu trữ hồ sơ kho hàng bến bãi Lưu trữ hồ sơ  Những giấy tờ dùng cho việc xuất nhập hàng hóa hợp lệ hợp pháp  Các chứng từ sau nghiệp vụ hoàn tất đƣợc lƣu trữ nhƣ để cần thiết xuất trình đầy đủ, nhanh xác  Mỗi kệ chứa hàng phải ghi tên hàng mực đen giấy trắng hay màu nhạt chữ màu đen cho dễ thấy  Mỗi ngăn kệ hàng phải có “thẻ kho”  Trường hợp mặt hàng thẻ kho đựợc đóng thành tập "Sổ Thẻ kho hàng"  Nếu khơng có thẻ kho ngăn kệ quản lý phần mềm máy tính  Số nhật ký kho  Số báo cáo xuất nhập ngày  Bìa hồ sơ lưu “phiếu xuất kho” “ Hóa đơn kiêm Phiếu xuất kho” phịng kế toán phát hành  Phiếu xuất kho phiếu giao hàng nhà máy, trường hợp nhà máy doanh nghiệp sản xuất chở kho trung tâm doanh nghiệp để phân phối  Bìa hồ sơ lưu “ Phiếu Nhập kho” kế toán kho giao  Bìa hồ sơ lưu “Chứng từ nhập” gồm Packing list, Catalog  Bìa hồ sơ lưu “Báo cáo xuất nhập tồn”  Bìa hồ sơ lưu “Biên bản” bìa hồ sơ chứa loại -Giấy thơng báo hàng đến - Bảng kê chi tiết đóng gói -Catalogue - Phiếu Nhập kho - Phiếu chuyển kho nội Lưu trữ hồ sơ chẵn - Thẻ kho - Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội cho hàng chi nhánh -Mở bìa hồ sơ “Biên Bản” để lưu trữ loại biên Bảng báo cáo tồn kho Lưu trữ hồ sơ kho lẻ Phiếu theo dõi giao hàng Thẻ kho Biên A, Thẻ kho cách ghi thẻ kho - Ghi số lượng - Ghi số lượng thêm cột giá tiền - Ghi số lượng, giá đơn vị, giá trị hàng B, Báo cáo xuất nhập hàng ngày - Số báo cáo cung cấp cho nhân viên phụ trách khu vực kho để ghi tình hình xuất nhập ngày - Do họ phụ trách để báo cáo hàng ngày cho thủ kho đối chiếu với phần mềm máy tính Phương pháp lưu trữ 2.1 Quy ước mục lục lưu trữ  Quy ước 1: Thứ tự nguyên âm Các nguyên âm xếp theo vần quốc ngữ sau: a, ban e, khen o, tho 10 u, thu ă, băn ê, chê ô, thô 11 ơ, thơ â, bân i, thi ơ, thơ  Quy ước 2: Thứ tự dấu Các dấu xếp theo thứ tự: sắc (‘), huyền (`), hỏi ( ?), ngã ( ~), nặng (.) Thí dụ: ba- bá- bà- bả- bã- bạ  Quy ước 3: Thứ tự xếp nguyên âm dấu Các nguyên âm xếp trước, sau xếp tới dấu theo thứ tự bảng sau: Thứ Thứ hai Thứ ba A ban Ă băn  bân Á bán Ắ bắn Ấ bấn À bàn Ằ bằn Ầ bần Ả Ẳ bẳn Ẩ bẩn à bãn Ẵ bẵn Ẫ bẫn Ạ bạn Ặ bặn Ậ bận  Quy ước 4: Đơn vị Đơn vị phần tên vật tư, nguyên vật liệu, hàng hóa dùng hệ thống mẫu tự Ví dụ: Đậu nành Tên có đơn vị: (1) Đậu (2) Nành  Quy ước 5: Sắp xếp theo thứ tự mẫu tự viết Tên xếp theo mẫu tự cách so sánh mẫu tự đơn vị thứ Chỉ so sánh đơn vị thứ đơn vị thứ giống Đơn vị đem so sánh đơn vị đầu giống Ví dụ : Xếp theo đơn vị TÊN Đơn Vị Đơn Vị Đơn Vị Bia Bến Thành Bia Bến Thành Bia Poster Bia Foster Bia Heneken Bia Heneken  Quy ước 6: Sắp xếp theo thời gian Tài liệu để vào bìa hồ sơ nên xếp theo thứ tự thời gian, đến trước để dưới, đến sau để để tiện việc theo dõi Ví dụ: Phiếu xuất kho phát hành ngày tháng xếp phía Phiếu xuất kho ngày tháng 5, nên mở bìa hồ sơ thấy Phiếu xuất kho ngày tháng nằm 2.2 Phương thức lưu trữ  Mỗi hồ sơ đựng bìa, gáy bìa có phần: tên doanh nghiệp, nội dung chứng từ chứa bên niên  Các chứng từ bên xếp theo thứ tự thời gian  Riêng bìa hồ sơ Biên có loại đề mục phân chia làm bìa ghi tên đề mục thêm bìa linh tinh Phần II: Bài tập vận dụng Dự báo lượng tồn kho đến năm 2025 doanh nghiệp theo phương pháp đường bình phương tối thiếu Theo liệu đề ta có bảng sau: Năm X X2 Y XY 2015 1 20.000 20.000 2016 20.500 41.000 2017 23.000 69.000 2018 16 25.000 100.000 2019 25 24.000 120.000 2020 36 21.000 126.000 Tổng 21 91 133.500 476.000 Yc = ax + b a= b= 𝐧 ∑ 𝐗𝐘− ∑ 𝐗 ( ∑ 𝐘) 𝟔 𝟒𝟕𝟔.𝟎𝟎𝟎−𝟐𝟏 𝟏𝟑𝟑.𝟓𝟎𝟎 = = 500 𝒏 ∑𝑿𝟐 −( ∑ 𝑿)𝟐 𝟔 𝟗𝟏− 𝟐𝟏𝟐 ∑𝐗𝟐 ∑𝐘− ∑𝐗 ( ∑𝐗𝐘) 𝐧 ∑𝐗𝟐 −( ∑𝐗)𝟐 = 𝟗𝟏 𝟏𝟑𝟑.𝟓𝟎𝟎−𝟐𝟏 𝟒𝟕𝟔.𝟎𝟎𝟎 𝟔 𝟗𝟏− 𝟐𝟏𝟐 YC ( 2021) = ax + b = 500 x + 20.500 = 24.000 YC ( 2022) = ax + b = 24.500 YC ( 2023) = ax + b = 25.000 = 20.500 YC ( 2024) = ax + b = 25.500 YC ( 2025) = ax + b = 26.000  Vậy theo dự báo lượng tồn kho phương pháp bình phương tối thiểu năm 2025 lượng tồn kho doanh nghiệp Y 26.000 Để mở rộng sản xuất, doamh nghiệp Y dự định xây nhà tồn kho tạo địa điểm A , B, C Thơng tin nhân tố để đánh giá phương án chọn là: Điểm số nhân với trọng số Nhân tố Trọng số A B C Vị trí giao thơng thuận lợi 0,15 85 x 0,15 91 x 0,15 88 x 0,15 Chi phí thuế 0,40 80 x 0,40 77 x 0,40 89 x 0,40 Diện tích xây dựng 0,20 90 x 0,20 91 x 0,20 95 x 0,20 Gần nhà kho cũ 0,10 92 x 0,10 87 x 0,10 89 x 0,10 Môi trường xung quanh 0,15 89 x 0,15 86 x 0,15 75 x 0,15 Kết Tổng A B 12,75 13,65 32 30,8 18 18,2 9,2 8,7 13,35 12,9 85,3 84,25 C 13,2 35,6 19 8,9 11,25 87,95  Ta thấy tổng điểm số X số A B nhỏ tổng điểm số X số điểm C => chọn C  Vậy doanh nghiệp nên lựa chọ địa điểm C địa điểm xây dựng nhà kho Phần III: Liên hệ thực tiện Thực tiện thực trạng lưu trữ hồ sơ Công Ty Cổ phần TRACO Tài liệu hồ sơ coi loại tài sản có giá trị tài sản khác doanh nghiệp Chính vậy, việc xếp, lưu trữ hồ sơ cần trọng Sau thực tiễn lữu trữ hồ sơ Công ty Cổ phần TRACO Tên đầy đủ: Công ty cổ phần TRAPHACO Tên giao dịch quốc tế: TRAPHACO ( Pharmaceutical & Medical Stock Company ) Trụ sở : Số 75 phố Yên Ninh quận Ba Đình Hà Nội Ngành nghề kinh doanh: Thu mua dược liệu, sản xuất thuốc, kinh doanh dược phẩm thiết bị y tế  Thực trạng lưu trữ hồ sơ Công ty cổ Phần TRACO Để đảm bảo công tác lưu trữ hồ sơ, Công ty Cổ phần TRACO thực hiện: - Việc bảo quản lưu trữ hồ sơ: Hồ sơ kho công ty xếp lưu trữ kệ hay tủ sắt giấy tờ chứng từ, hóa đơn văn quan trọng… đómh hộp niêm phịng kỹ đánh dấu tên theo hạng mục thứ tứ Việc xếp phân loại rõ dàng giúp cho việc trích lục tìm hồ sơ cách dễ dàng nhanh chóng - Tra cứu, trích lực hồ sơ cũ: Nếu lưu trữ hồ sơ SGL việc tra cứu trích lục tìm kiếm hồ sơ dễ dàng nhanh chóng tiết kiệm thời gian Bởi xếp khoa học có tổ chức kho lưu trữ theo quy định QA-SGL, phần mềm chuỗi khối kiểm sốt mã hóa cận thận nên Cơng ty Cổ phần TRACO muốn trích lục hồ sơ cần cung cấp thông tin hồ sơ - Công ty Cổ phần TRACO sử dụng phần mềm số hóa tài liệu EDSL tất hồ sơ cũ quan trọng kho hồ sơ cần bảo vệ lưu vào SEVER, phần mềm hỗ trợ công ty tra cứu chứng từ cách nhanh chóng xác mà đáp ứng quy định lưu trữ theo pháp luật hành - Từ việc lưu trữ hồ sơ công ty đến việc vận chuyển quản lý bảo quản Công ty sử dụng phần mềm QBS trạng bị SGL Một số giải pháp công tác lưu trữ Hồ sơ Công Ty Cổ phần TRACO - Quan tâm, tập chung đạo việc lập hồ sơ cơng việc tronh q trình giải quyết, thực xếp hồ sơ sau kết thúc cơng việc - Bố trí thời gian, nhân lực để hoàn thiện hồ sơ chưa xếp, chỉnh theo quy định - Nâng cao nhận thức trình độ chuyên môn công tác lưu trữ cho nhân viên; đầu tư trang thiết bị phục vụ cho công tác lưu trữ tài liệu hồ sơ - Sử dụng phần mềm đồng hóa để thực đồng bộ, liên thơng sở liệu địa từ khâu tiếp nhận hồ sơ đầu vào đến trình luân chuyển giải hồ sơ kết thúc hồ sơ Phần IV: Kết luận Qua phân tích trên, em thấy dõ tầm quan trọng việc lưu trữ hồ sơ Công ty Đối với quan tổ chức việc lưu trữ hồ sơ việc vô quan trọng Tùy vào quan nhiệm vụ khác mà có điểm riêng biệt điểm chung trình lưu trữ Tất tài liệu có giá trị bảo lưu lại để tra cứu sử dụng cần thiết lẽ văn gốc có giá trị pháp lý hợp pháp mà việc bảo quản phải trọng nhiều Đây xem huyết mạch quan trọng định đến tồn vong cơng ty Mỗi thời gian lược khác có loại hồ sơ khác việc lưu trữ cần phải phân loại cách hợp lý trình tìm kiếm trở nên dễ dàng Mặc dù cơng tác lưu trữ có từ lâu phương pháp lưu trữ ngày 10 đại Và điều giúp cho công việc công ty ngày thuận lợi phát triển cách nhanh chóng Giúp cho doanh nghiệp đánh giá cách khách quan qua quí năm cách xác mức độ phát triển tình hình cơng ty Tài liệu tham khảo - Bài giảng “ Quản lý kho hàng bến bãi” – Khoa kinh tế Tài nguyên Môi trường Hà Nội- Trường đại học Tài nguyên Môi Trường Hà Nội - Dịch vụ lưu trữ hồ sơ- SGL- SAIGONLOGISTICS https://saigonlogistics.com.vn/dich-vu-luu-tru-ho-so/ 11