Hoàn thiện kế toán tiêu thụ và kết quả tiêu thụ tại công ty cổ phần xuất nhập khẩu vật tư nông nghiệp và nông sản

Lịch sử hình thành và tổ chức bộ máy quản lý hoạt động kinh doanh tại Công ty Cổ phần xuất nhập khẩu Vật tư Nông nghiệp và Nông sản có ảnh hưởng đến kế toán tiêu thụ và kết quả tiêu thụ

1.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển

Công ty Cổ phần xuất nhập khẩu Vật tư Nông nghiệp và Nông sản là đơn vị trực thuộc Tổng Công ty Nông nghiệp (thuộc Bộ Nông nghiệp và phát triển Nông thôn) Trụ sở chính của Công ty đặt tại xã Ngũ Hiệp _huyện Thanh Trì_thành phố Hà Nội.

Tiền thân của Công ty Cổ phần xuất nhập khẩu Vật tư Nông nghiệp và Nông sản là trạm Vật tư Nông nghiệp cấp I Hà Nội được thành lập năm

1982 Đây là thời kỳ đánh dấu những bước đột phá dầu tiên trong tư duy đổi mới quản lý kinh tế của đảng ta bằng việc bắt đầu cho áp dụng khoán sản phẩm cho nông nghiệp Nông nghiệp được chú trọng đầu tư hơn, vì vậy nhu cầu sử dụng phân bón và các vật tư nông nghiệp khác tăng lên.Trạm Vật tư Nông nghiệp I Hà Nội đã được đổi tên thành Xí nghiệp Vật Tư Nông nghiệp I Hà Nội.

Những năm cuối 1980, đặc biệt là từ sau Đại hội đại biểu toàn quốc lần thứ VI Đảng và nhà nước ta đã có những đổi mới trong cơ cấu nghành kinh tế, chuyển từ chú trọng đầu tư phát triển công nghiệp nặng sang coi nông nghiệp là mặt trận hàng đầu, lấy nông nghiệp là cái gốc để phát triển nền kinh tế Trong giai đoạn này, nhu cầu sử dụng phân bón, các loại vật tư nông nghiệp khác tăng lên trong phạm vi cả nước Công tác tổ chức, phân

4 phối lưu thông vật tư nông nghiệp cũng được tiến hành, Tổng công ty Vật tư Nông nghiệp giữ vai trò chủ đạo Xí nghiệp Vật tư Nông nghiệp I Hà Nội là một đơn vị trong hệ thống cung ứng vật tư nông nghiệp, Xí nghiệp đã thực hiện chức năng cung cấp vật tư phục vụ cho sản xuất nông nghiệp theo sự quản lý, chỉ đạo của Tổng công ty Vật tư Nông nghiệp.

Vào đầu những năm 1990, cơ chế mở của được áp dụng, chính sách thương mại ngày càng thông thoáng, các doanh nghiệp đã có những cơ hội tự chủ hơn trong kinh doanh Đứng trước tình hình đổi mới của kinh tế đất nước và nhu cầu của nông nghiệp về phân bón và vật tư khác ngày càng tăng, Xí nghiệp Vật tư Nông nghiệp I đã được đổi thành Công ty Vật tư Nông nghiệp cấp I Hà Nội theo quyết định số 99/NN-TCCB/QĐ ngày 28/1/1993 của bộ Nông nghiệp và Công nghiệp thự phẩm (nay là Bộ Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn).

Cuối những năm 1990, để đáp ứng yêu cầu phát triển của nền kinh tế thị trường nhiều thành phần theo định hướng xã hội chủ nghĩa, có sự quản lý của nhà nước, đặc biệt là trong xu thế hội nhập quốc tế, Nhà nước ta đã tiến hành tổ chức, sắp xếp lại các doanh nghiệp nhà nước Công ty Vật tư Nông nghiệp là một trong những đơn vị đầu tiên của Tổng Công ty Vật tư Nông nghiệp thực hiện cổ phần hóa Công ty đã tiến hành cổ phần hóa theo hình thức bán một phần giá trị vốn nhà nước hiện có tại doanh nghiệp. Công ty Vật tư Nông nghiệp cấp I Hà Nội được chuyển thành công ty cổ phần theo quyết định số 156/1999/QĐ-BNN-TCCB ngày 11-11-1999 của Bộ trưởng Bộ Nông nghiệp và phát triển Nông thôn, với tên gọi đầy đủ bằng tiếng việt là Công ty Cổ phần xuất nhập khẩu Vật tư Nông nghiệp và Nông sản, tên giao dịch quốc tế Agricultural Materials and Products Impotr Export Joint Stock Company, viết tắt là AMPIE,JS.co Công ty đặt

Lê Mỹ Trang Lớp: Kế toán 47C trụ sở chính đặt tại xã Ngũ Hiệp, huyện Thanh Trì, thành phố Hà Nội Đến đầu năm 2002, Công ty chính thức đi vào hoạt động với vốn điều lệ khi thành lập là 518.5200.000 đồng, trong đó cơ cấu vốn là:

Vốn của nhà nước ( là cổ đông sáng lập 48%) :2.488.800.000 đồng Vốn của cổ đông ( là CBCNV 42%) : 2.177.800.000 đồng Vốn của cổ đông ngoài công ty (10%) : 518.600.000 đồng Việc chuyển đổi sang hình thức Công ty cổ phần là một điểm mốc quan trọng trong quá trình hoạt động của Công ty, với nhiệm vụ chính là xuất nhập khẩu vật tư nông nghiệp và nông sản Nếu như trước đây, Công ty được tổng Công ty phân phối hàng, thì hiện nay Công ty phải chủ động trong mọi hoạt dộng kinh doanh, từ khâu tìm kiếm bạn hàng tới tiêu thụ sản phẩm, hạch toán kinh tế độc lập và chịu trách nhiệm về kết quả kinh doanh của Công ty mình Đứng trước tình hình mới, đặc biệt là thị trường phân bón thế giới và nông sản đã gặp không ít khó khăn trong việc tìm kiếm đối tác kinh doanh, tìm kiếm nguồn hàng cũng như tiêu thụ hàng hóa.

Tuy nhiên với sự năng động của Ban giám đốc, sự nỗ lực của toàn thể cán bộ công nhân viên trong Công ty, Công ty xuất nhập khẩu Vật tư Nông nghiệp và Nông sản đã dần dần có chỗ đứng và đứng vững trên thị trường, tạo được chữ tín với khách hàng và đối tác, hoạt động kinh doanh có hiệu quả, góp phần tạo thu nhập cho Công ty, thực hiện nghĩa vụ nộp thuế với nhà nước, đồng thời góp phần cải thiện nâng cao đời sống người lao động. Để thấy rõ nét hơn về sự thay đổi này chúng ta sẽ xem xét kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty trong hai năm vừa qua:

Bảng 1 : Một số chỉ tiêu kết quả kinh doanh của Công ty Cổ phần xuất nhập khẩu Vật tư Nông nghiệp và Nồng sản. Đơn vị tính : VNĐ

Chỉ tiêu Năm 2007 Năm 2008 Chênh lệch

Tài sản cố định ( dư nợ) 123.926.127.327 145.170.115.913 21.243.988.586 14,63

Phải trả người bán ( dư nợ ) 3.309.225.981 7.622.197.397 4.312.971.416 56,58

Vay và nợ ngắn hạn ( dư có) 110.642.334.669 128.313.130.604 17.670.795.935 13,77

Nguồn báo cáo kết quả kinh doanh của công ty năm 2007 và năm 2008.

Bảng trên cho thấy sự biến động của một số chỉ tiêu tài chính quan trọng của Công ty Nhìn chung sự so sánh hai năm 2007 và 2008 đã thấy được Công ty đang có sự phát triển tốt Điều này tạo đà cho sự phát triển sắp tới.

1.1.2 Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý hoạt động kinh doanh

Bộ máy quản lý hoạt động kinh doanh của Công ty Cổ phần xuất nhập khẩu Vật tư Nông nghiệp và Nông sản được tổ chức theo phương thức trực tuyến, mô hình tổ chức bộ phận theo chức năng Thực chất của phương thức này là chuyên môn hóa hoạt động quản trị, tạo điều kiện thực hiện chặt chẽ hoạt động diều hành, quản lý, kiểm tra và phù hợp với cơ cấu tổ chức của Công ty. Đứng đầu bộ máy quản lý của Công ty là Giám đốc kiêm chủ tịch hội đồng quản trị Giám đốc là người điều hành mọi hoạt động của Công ty theo chế độ, chủ trương và chịu mọi trách nhiệm về các vấn đề của Công ty trước hội đồng quản trị, trước nhà nước và pháp luật Giám đốc là người xây dựng phương án, kế hoạch sản xuất kinh doanh hàng năm của Công ty, có quyền quyết định tuyển chọn, ký hợp đồng, chấm dứt hợp đồng với khách hàng và nhà cung cấp, quyết định khen thưởng, kỷ luật, mức lương,

Lê Mỹ Trang Lớp: Kế toán 47C phụ cấp đối với các nhân viên Giám đốc tiến hành tổ chức thực hiện kế hoạch kinh doanh, quyết định các giải pháp phát triển thị trường.

Giúp việc cho Giám đốc là hai Phó Giám đốc có nhiệm vụ trợ giúp và tư vấn cho Giám đốc về các mục tiêu và chiến lược kinh doanh của Công ty, điều hành Công ty theo phân công và ủy quyền của Giám đốc, chịu trách nhiệm trước Giám đốc và pháp luật về nhiệm vụ được phân công hoặc ủy quyền.

Phó Giám đốc kinh doanh trực tiếp giao nhiệm vụ và quản lý hoạt động của các phòng ban cùng các đơn vị trực thuộc trong khối kinh doanh, duyệt các phương án kinh doanh do phòng kinh doanh trình lên

Phó Giám đốc quản lý phụ trách các phòng ban trong khối quản lý, giám sát quá trình thực hiện mục tiêu, kế hoạch đề ra

Giúp việc cho Giám đốc và Phó Giám đốc là các phòng ban trực thuộc được chia thành hai khối là khối kinh doanh và khối quản lý.

Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán và bộ sổ kế toán tại Công ty Cổ Phần xuất nhập khẩu Vật tư Nông nghiệp và Nông sản

1.2.1 Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán Để tổ chức được bộ máy kế toán điều quan trọng đầu tiên là phải lựa chọn được một hình thức kế toán phù hợp với tính chất, quy mô, đặc điểm sản xuất kinh doanh của Doanh nghiệp Công ty Cổ phần xuất nhập khẩu Vật tư Nông nghiệp và Nông sản là một Công ty hoạt động với quy mô vừa chính bởi vậy bộ máy kế toán được tổ chức theo hình thức tập chung cho toàn Công ty, các đơn vị trực thuộc chỉ có các nhân viên làm nhiệm vụ hạch toán ban đầu, không có bộ phận kế toán riêng, cuối kỳ lập bảng cân đối kế toán gửi số liệu lên trụ sở chính để tính lãi lỗ Phòng kế toán của Doanh nghiệp thực hiện mọi công tác kế toán, từ việc thu nhận xử lý, ghi chép luân chuyển chứng từ, tổng hợp toàn bộ số liệu trên các báo cáo để lập ra báo cáo chung về tình hình kinh doanh của Công ty, hướng dẫn kiểm tra kế toán toàn doanh nghiệp, thông báo số liệu kế toán thống kê cần thiết cho các đơn vị phụ thuộc Các đơn vị cơ sở làm nhiệm vụ kinh tế phát sinh tại đơn vị, định kỳ gửi chứng từ đã thu thập, kiểm tra xử lý về phòng kế toán của Doanh nghiệp và lập ra các báo cáo kế toán về tình hình kinh doanh của mình để nộp lên cấp trên tổng hợp.

Dựa trên đặc điểm tổ chức quản lý, quy mô sản xuất, mức độ chuyên môn hóa và trình độ cán bộ, phòng Kế toán tài vụ được biên chế sáu người và được tổ chức theo các phần hành kế toán cụ thể.

Kế toán trưởng là người chịu trách nhiệm giám sát, tổ chức và điều hành toàn bộ mạng lưới kế toán tài chính của Công ty đồng thời phải báo

12 cáo một cách kịp thời chính xác đúng đắn với giám đốc tình hình và kết quả hoạt động tài chính trong doanh nghiệp, tham gia đóng góp ý kiến với giám đốc để có biện pháp quản lý đầu tư có hiệu quả Kế toán trưởng là người trực tiếp chỉ đạo các vấn đề về công tác tài chính kế toán trong Công ty, thường xuyên kiểm tra, đôn đốc nhân viên thực hiện tốt công việc của mình Hướng dẫn nhân viên trong việc hạch toán ghi sổ sách về tình hình hoạt động, chi phí của phòng mình giúp cho công tác kế toán cuối kỳ được thuận lợi, chặt chẽ Kế toán trưởng cũng là người luôn theo sát tình hình vận động nguồn vốn của Công ty, đưa ra những báo cáo kịp thời cho Ban Giám đốc giúp Ban Giám đốc có được điều kiện thuận lợi trong việc ra quyết định.

Giúp việc cho Kế toán trưởng gồm có các nhân viên Kế toán phần hành.

Kế toán tổng hợp có nhiệm vụ căn cứ vào các chứng từ ghi sổ kèm theo các bảng kê, các chứng từ gốc để vào Sổ cái, hàng quý tiến hành tập hợp chi phí, tính giá thành, xác định kết quả kinh doanh, lập bảng cân đối kế toán và các báo cáo tài chính khác Giám sát và hạch toán tình hình biến động tài sản cố định cả về số lượng và giá trị, hàng năm tiến hành kiểm kê tài sản, tính và trích khấu hao tài sản, phân bổ vào giá thành sản phẩm, phản ánh tình hình kết quả kinh doanh của Công ty.

Kế toán hàng tồn kho kiêm Kế toán tiêu thụ có trách nhiệm hạch toán theo dõi tình hình biến động của hàng tồn kho cả về số lượng và giá trị Hàng tháng lập bảng kê chi tiết hàng hóa bán ra và bảng tổng hợp hàng hóa bán ra, theo dõi sự biến động của doanh thu và giá vốn.

Kế toán thanh toán có nhiệm vụ căn cứ vào các chứng từ hợp lệ như hóa đơn bán hàng, các chứng từ nhập-xuất kho để lập các phiếu thu, phiếu chi, viết séc, ủy nhiệm chi, lập bảng kê chứng từ thu, chi tiền mặt, chứng từ ngân hàng, làm các thủ tục vay trả ngân hàng, chứng từ thanh toán với

Lê Mỹ Trang Lớp: Kế toán 47C

Kế toán tiền lương và BHXH

Kế toán vật tư và tiêu thụ

Thủ Quỹ Kế toán Thanh toán

Kế toán tại các cửa hàng người mua vào sổ kế toán tài khoản tiền gửi, tiền vay, đôn đốc tình hình thanh quyết toán các công trình, theo dõi chi tiết các tài khoản công nợ…

Kế toán tiền lương và BHXH có trách nhiệm hạch toán và kiểm tra tình hình thực hiện quỹ tiền lương, phân tích việc sử dụng lao động và định mức lao động, lập bảng thanh toán tiền lương, BHXH, tiền thưởng, lập bảng phân bổ tiền lương dựa trên bảng chấm công.

Thủ quỹ chịu trách nhiệm về quỹ tiền mặt của Công ty, hàng ngày căn cứ vào các phiếu thu, phiếu chi hợp lệ để thu và phát tiền mặt, quản lý quỹ tiền mặt của Công ty Nếu có chênh lệch phải kiểm tra lại để xác minh nguyên nhân và kiến nghị lên kế toán trưởng để tìm biện pháp xử lý chênh lệch đó.

Bộ phận kế toán ở các cửa hàng chịu trách nhiệm thu thập, kiểm tra và báo cáo về phòng kế toán của Công ty.

Tại Công ty công tác kế toán vẫn thực hiện ghi chép thủ công tuy nhiên Công ty có trang bị máy vi tính để trợ giúp nhằm giảm bớt khối lượng công việc cho nhân viên kế toán.

Bộ máy kế toán của Công ty được thể hiện ở mô hình sau:

Sơ đồ 2: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán tại Công ty

1.2.2 Đặc điểm tổ chức bộ sổ kế toán

Sổ kế toán là phương tiện vật chất để thực hiện các công việc kế toán, việc thực hiện hình thức sổ kế toán phù hợp với quy mô của doanh nghiệp, phù hợp với trình độ kế toán ảnh hưởng đến hiệu quả của công tác kế toán. Hình thức tổ chức sổ kế toán là hình thức kết hợp các loại sổ sách có kết cấu khác nhau theo một trình tự hạch toán nhất định nhằm hệ thống hóa và tính toán các chỉ tiêu theo yêu cầu quản lý kinh doanh Căn cứ vào tổ chức bộ máy kế toán, đặc điểm quy mô kinh doanh Công ty, Công ty đã áp dụng hình thức sổ kế toán là “ Chứng từ ghi sổ” Đối với Kế toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ, hàng ngày căn cứ vào chứng từ gốc về tiêu thụ hàng hóa và bảng kê chứng từ tiêu thụ hàng hóa, kế toán lập chứng từ ghi sổ Căn cứ vào chứng từ ghi sổ hàng ngày căn cứ vào chứng từ gốc về tiêu thụ hàng hóa và bảng kê chứng từ tiêu thụ hàng hóa, kế toán lập chứng từ ghi sổ Căn cứ vào chứng từ ghi sổ kế toán ghi vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ sau đó chứng từ ghi sổ được ghi vào sổ cái theo các tài khoản 632, 641, 642, 511, 911…

Căn cứ vào chứng từ gốc về tiêu thụ, kế toán ghi vào sổ chi tiết liên quan đến tiêu thụ và xác định kết quả.

Cuối tháng khóa sổ cái tính số phát sinh và số dư cuối kỳ các tài khoản

632, 511, 911… trên sổ cái, cộng sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, tổng cộng trên sổ đăng ký chứng từ ghi sổ được đối chiếu với bảng cân đối phát sinh (được lập trên cơ sở số phát sinh và số dư cuối kỳ của các tài khoản 632,

Cuối tháng kế toán cộng sổ chi tiết các tài khoản 632, 511, 911,…, lập bảng tổng hợp chi tiết, đối chiếu với kế toán tổng hợp với số liệu trên sổ cái các tài khoản 632, 511, 911…để đảm bảo tính chính xác giữa kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết Sau khi đảm bảo tính khớp đúng của số tiệu kế toán

Bảng TH chi tiết ti tiết Báo cáo tài chính

Chứng từ mua, bán hàng hóa

Bảng tổng hợp chứng từ

Sổ đăng ký chứng từ Chứng từ - ghi sổ

Bảng cân đối phát sinh

Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu lập các báo cáo tài chính.

Cách thức tổ chức hệ thống sổ sách Kế toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ của Công ty được thể hiện qua sơ đồ sau đây:

Sơ đồ 3 : Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Chứng từ ghi sổ tại Công ty

Các phương thức tiêu thụ và tài khoản sử dụng

Trong nền kinh tế thị trường hiện nay, đối với một doanh nghiệp đặc biệt là đối với một doanh nghiệp thương mại thì công tác tiêu thụ hàng hóa được coi là một công tác rất quan trọng, nó quyết định sự thành bại của một doanh nghiệp, do vậy để đẩy mạnh số lượng hàng hóa bán ra tăng lợi nhuận, Công ty đã có nhiều phương thức bán hàng khác nhau để đáp ứng tối đa nhu cầu của các khách hàng khác nhau Các phương thức bán hàng được áp dụng tại Công ty Cổ phần Vật tư Nông nghiệp và Nông sản gồm có

Phương thức bán buôn hàng hóa , theo phương thức này hàng hóa chủ yếu được bán buôn qua kho Sau khi mua hàng hóa về, hàng hóa sẽ được nhập kho sau đó sẽ được chuyển đến cho khách hàng, hợp đồng mua bán được ký trực tiếp giữa Công ty và khách hàng Hoạt động này chủ yếu do bộ phận kinh doanh và bộ phận kế toán của Công ty thực hiện, thị trường tiêu thụ của Công ty trải khắp đất nước Bán buôn tại các của hàng, các trạm, các chi nhánh đại diện của Công ty Tại các trạm gồm có Trạm kinh doanh vật tư nông nghiệp Hải Phòng, trạm kinh doanh vật tư nông nghiệp Thanh Hóa, Chi nhánh TP Hồ Chí Minh Tại cửa hàng gồm có cửa hàng Kinh Doanh Đồng Văn, Cửa hàng Kinh Doanh Văn Điển, Cửa hàng Kinh Doanh Hà Đông, Của hàng kinh Doanh Do Lộc.

Theo phương thức bán lẻ , nhân viên bán hàng tại các cửa hàng sẽ

Lê Mỹ Trang Lớp: Kế toán 47C giao hàng cho khách và trực tiếp thu tiền của khách sau đó nhân viên bán hàng sẽ nộp tiền lại cho thủ quỹ và kế toán tiền mặt viết phiếu thu Tuy nhiên hình thức bán lẻ tại Công ty rất ít gắp mà chủ yếu là bán buôn với số lượng lớn.

Chính sách giá cả tại Công ty Cổ phần xuất nhập khẩu Vật tư Nông nghiệp và Nông sản đó là Công ty luôn đề ra những chính sách giá cả phù hợp trên cơ sở giá cả thị trường hoặc giá cả đã thỏa thuận với khách hàng trong các hợp đồng mua bán trên cơ sở cả hai bên cùng có lợi để tạo được mối quan hệ tốt với khách hàng và duy trì mối quan hệ đó.

2.1.2 Tài khoản và chứng từ sử dụng

Về tài khoản , Công ty sử dụng phương pháp kê khai thường xuyên để hạch toán Tài khoản sử dụng trong các phương thức bán hàng gồm có:

Tài khoản 156 “Hàng hóa” : Tài khoản này sử dụng trong phương thức bán hàng hóa qua kho Tài khoản này được sử dụng để phản ánh giá trị thực của hàng hóa tồn kho, tồn quầy và xuất nhập trong kỳ báo cáo theo trị giá nhập kho thực tế.

Tài khoản 156 có kết cấu và nội dung như sau:

Trị giá mua, nhập kho của hàng hóa nhập kho trong kỳ.

Chi phí thu mua hàng hóa.

Trị giá vốn của hàng hóa.

Trị giá vốn xuất trả lại người bán.

Dư nợ: Trị giá vốn của hàng tồn cuối kỳ.

Tài khoản 157 “hàng gửi bán” : Tài khoản này được dùng để phản ánh sự vạn động của hàng xuất bán tại một thời điểm.

Trị giá hàng hóa đã gửi cho khách hàng, nhưng chưa được xác định là bán

Trị giá hàng hóa đã cung cấp được xác định là đã bán.

Trị giá hàng hóa đã gửi đi bị khách hàng trả lại.

Trị giá hàng hóa đã gửi đi chưa được xác định là đã bán.

Tài khoản 632 “Giá vốn hàng bán”: Tài khoản này sử dụng để hạch toán giá vốn của hàng đã xuất bán trong kỳ.

Trị giá vốn của hàng hóa xuất bán trong kỳ.

Kết chuyển trị giá vốn của hàng bán đã tiêu thụ trong kỳ vào tài khoản xác định kết quả.

Tài khoản 632 không có số dư.

Tài khoản 511 “Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ”

Có tiểu khoản là tài khoản 5111 Doanh thu bán hàng Tài khoản này phản ánh tổng doanh thu bán hàng của doanh nghiệp trong kỳ và các khoản giảm trừ doanh thu.

Chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán và doanh thu hàng bán bị trả lại.

Kết chuyển doanh thu thuần vào tài khoản xác định kết quả kinh

Lê Mỹ Trang Lớp: Kế toán 47C doanh.

Doanh thu bán hàng hóa của doanh nghiệp thực hiện trong kỳ hạch toán.

Tài khoản 5111 cuối kỳ không có số dư.

Về chứng từ sử dụng Các chứng từ sử dụng trong hạch toán tiêu thụ gồm những loại chứng từ theo mẫu in sẵn của Bộ tài chính hoặc do Công ty tự lập như sau:

Hợp đồng mua bán thường được lập trong trường hợp bán buôn hàng hóa, bán với số lượng lớn hoặc bán theo yêu cầu của khách hàng Hợp đồng thường được lập và ký kết khi Công ty nhận được đơn đặt hàng của khách hàng.

Hóa đơn thuế giá trị gia tăng được lập khi Công ty đã chuyển giao hình thức sở hữu cho khách hàng, đây đồng thời cũng là cơ sở để Công ty kê khai số thuế phải nộp trong kỳ cho cơ quan thuế

Tờ khai hàng hóa nhập khẩu do hải quan cửa khẩu mà Công ty nhập hàng lập để xác nhận số lượng, dơn giá và giá trị của hàng hóa nhập khẩu. Hợp đồng kinh tế, phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, biên bản giao nhận hàng hóa, bản thanh lý hợp đồng, báo cáo doanh thu bán hàng, bảng kê tài khoản

Trình tự luân chuyển chứng từ thường dược bắt đầu từ việc ký kết các hợp đồng kinh tế do phòng kinh doanh lập và gửi lên phòng kế toán, khi kết thúc hợp đồng kinh tế do phòng kinh doanh lập và gửi lên phòng kế toán, khi kết thúc hợp đồng kế toán tiến hành lập và gửi lên phòng kế toán, khi kết thúc hợp đồng kế toán tiến hành lập Hóa đơn GTGT

Bước 1: Người có nhu cầu mua hàng đề nghị mua hàng có thể là đề nghị trực tiếp hoặc thông qua đơn đề nghị mua hàng Với trường hợp mua hàng

Nghiệp vụ bán hàng hóa

Người mua Đè nghị mua hàng

Giám đốc, Kế toán trưởng

(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) theo hợp đồng thì căn cứ ở đây là hợp đồng kinh tế được ký kết giữa cá nhân hoặc tổ chức có nhu cầu mua hàng và phòng kinh doanh

Bước 2: Căn cứ vào đề nghị mua hàng của khách hàng hoặc hợp đồng kinh tế do phòng Kinh doanh chuyển lên kế toán thanh toán tiến hành lập

Bước 3: Kế toán thanh toán chuyển hóa đơn GTGT lên Thủ trưởng, kế toán trưởng để ký.

Bước 4,5: Thực hiện thủ tục thu tiền, trường hợp khách hàng chưa thanh toán tiền không thực hiện hai bước này.

Bước 6: Thủ kho tiến hành xuất hàng trên cơ sở Hóa đơn GTGT và phiếu xuất kho đã hoàn thành thủ tục thu tiền, hoặc khách hàng chưa thanh toán.

Bước 7: Kế toán ghi sổ với các chỉ tiêu giá vốn hàng bán, doanh thu và thuế.

Trình tự luân chuyển chứng từ được thể hiện qua sơ đồ sau:

Sơ đồ 4 : Sơ đồ quy trình luân chuyển chứng từ về tiêu thụ hàng hóa

Thực trạng kế toán tiêu thụ tại Công ty Cổ Phần xuất nhập khẩu Vật tư Nông nghiệp và Nông sản

Vật tư Nông nghiệp và Nông sản.

Quá trình bán hàng là quá trình Doanh nghiệp thực hiện chuyển

Lê Mỹ Trang Lớp: Kế toán 47C giao hàng hóa cho khách hàng và khách hàng sẽ phải trả cho Doanh nghiệp tiền, hàng với giá cả và phương thức thanh toán như 2 bên đã thỏa thuận. Thời điểm ghi nhận doanh thu là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu cho khách hàng và hoàn tất thủ tục bán hàng Kế toán bán hàng của Công ty sử dụng TK 511 Doanh thu bán hàng để theo dõi doanh thu trên cở sở giá bán thực tế. Đối với phương thức bán buôn qua kho, khi khách hàng có nhu cầu mua hàng thì khách hàng sẽ lập đơn đặt hàng và gửi đến cho Công ty, trên cơ sở đơn đặt hàng và sự thỏa thuận với khách hàng Từ đây giao dịch sẽ được thực hiện. Đối với phương thức bán lẻ thì quá trình giao dịch đơn giản hơn rất nhiều, khách hàng sẽ trực tiếp đến cửa hàng và mua hàng, sau đó thanh toán tiền ngay cho nhân viên bán hàng của Công ty tại quầy.

Khi khách hàng đồng ý mua hàng của Công ty, kế toán sẽ lập hóa đơn GTGT (Biểu số 2.2) Hóa đơn GTGT được lập thành 3 liên, trong đó liên 1 lưu tại quyển, liên 2 được giao cho khách hàng, liên 3 được dùng để luân chuyển Sau đó, kế toán lập phiếu xuất kho ghi số lượng, đơn giá của hàng hóa bán ra Phiếu xuất kho được lập thành 2 liên (Biểu số 2.3) Liên 1 được lưu tại quyển, liên 2 được giao cho thủ kho giữ để đề xuất hàng và ghi vào thẻ kho Căn cứ vào phiếu xuất kho, thủ kho xuất hàng và ghi số lượng xuất vào thẻ kho của hàng hóa đó, cuối ngày thủ kho tính ra khối lượng hàng hóa tồn kho và ghi vào cột tồn của loại hàng hóa đó.

Căn cứ vào hóa đơn GTGT, kế toán ghi vào bảng kê chi tiết hàng hóa bán ra trong tháng, và cuối tháng lập “ Bảng tổng hợp hàng hóa bán ra”

Ngày 8 tháng 2 năm 2008 Công ty có bán cho chị Lê Hải An, Công ty TNHH Đinh Lê, Hưng Yên 10 tấn Kali sau khi 2 bên đã kỹ kết HDMB số 85679/MB ngày 1/2/2008, thống nhất về các điều khoản cần thiết như

22 giá bán, phương thức thanh toán, thời hạn thanh toán

Sau khi nhận được phiếu xuất kho thủ kho sẽ theo dõi tình hình hàng hóa tồn kho về mặt số lượng trên thẻ kho (Biểu số 2.1) Cột nhập, Thủ kho sẽ căn cứ vào phiếu nhập kho Cột xuất, Thủ kho sẽ căn cứ vào phiếu xuất kho Cột tồn, Cuối mỗi ngày, thủ kho tính ra số lượng hàng hóa tồn kho của loại hàng hóa đó và ghi vào cột tồn kho Số lượng hàng hóa tồn kho được tính theo công thức :

Tồn cuối ngày= Tồn đầu ngày + Nhập trong ngày – Xuất trong ngày

Thẻ kho được mở cho cả năm và được lập riêng cho từng loại hàng hóa để tiện cho việc theo dõi.

Biểu 2.1 Đơn vị : Công ty Cổ phần xuất nhập khẩu Vật tư Nông nghiệp và Nông sản

Người nhận hàng: Chị An

Lý do xuất kho: bán cho khách hàng

Xuất tại kho: Ngọc Hồi

Số STT Tên, nhãn hiệu, quy cách phẩm chất vật tư sản phẩm Mã số ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền

Theo chứng từ Thực xuất

Thủ trưởng đơn vị Phụ trách bộ phận sản xuất Phụ trách cung tiêu Người nhận hàng Thủ kho

( Ký tên đóng dấu ) ( Ký tên ) ( Ký tên ) ( Ký tên ) ( Ký tên )

Biểu số 2.2 Hóa Đơn Giá Trị Gia Tăng Mẫu số 01 GTKT -3LL

Ngày 8/2/20008 45627 Đơn vị bán hàng: Công ty Cổ phần xuất nhập khẩu Vật tư Nông nghiệp và Nông sản Địa chỉ : Xã Ngũ Hiệp, Huyện Thanh Trì, Hà Nội.

Họ tên người mua hàng: Lê Hải An

Tên đơn vị: Công ty TNHH Đinh Lê Địa chỉ: 132 Lê Hoàn, Hưng Yên

Hình thức thanh toán : Chuyển khoản

STT Tên hàng hóa, dịch vụ ĐVT Số lượng Đơn giá ( VND/tấn) Thành tiền

Cộng tiền hàng 30 960 000 Tiền thuế (Thuế GTGT 5%) 1 548 000

Tổng cộng tiền thanh toán 32 508 000

Số tiền viết bằng chữ: Ba mươi hai triệu năm trăm linh tám nghìn đồng chẵn.

Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị

( Ký tên ) ( Ký tên ) ( Ký tên )

Biểu số 2.3 Đơn vị: Công ty Cổ phần xuất nhập khẩu Vật tư Nông nghiệp và Nông sản

Tên kho: Kho Ngọc Hồi

Tên nhãn hiệu quy cách vật tư: Kali

STT Chứng từ Trích yếu Ngày nhập xuất Số lượng Xác nhận của kế

SH NT Nhập Xuất Tồn toán

1 2/2/2008 Công ty TNHH Vật tư Nông nghiệp Hải Phòng 2/2/2008 20.000 61.342

3 6/2/2008 Công ty TNHH Vật tư Nông nghiệp Bắc Ninh 6/2/2008 80.000 30.000 31.342

6 12/2/2008 Công ty TNHH Vật tư Nông nghiệp Nam Định 12/2/2008 120.000 111.342

8 14/2/2008 Công ty TNHH Vật tư Nông nghiệp Hưng Yên 14/2/2008 231.342

Hàng ngày, căn cứ vào các hóa đơn GTGT, kế toán sẽ cập nhật số liệu vào “ Bảng kê chi tiết hàng hóa bán ra” Tại các cửa hàng, Công ty chỉ có các nhân viên theo dõi sự biến động về mặt số lượng, các hóa đơn GTGT sẽ được chuyển về Công ty để thực hiện công tác hạch toán, việc hạch toán như thế sẽ giúp giảm bớt sự chồng chéo trong Công tác kế toán, chuyên môn hóa cao, giảm bớt những sai sót có thể xảy ra. Đến cuối tháng, Kế toán Công ty sẽ lập “ Bảng kê xuất bán hàng tháng” (Biểu số 2.4) chi tiết theo đối tượng các khách hàng và loại hàng hóa bán ra, “ Bảng kê hóa đơn xuất bán hàng tháng” theo (Biểu số 2.5) Số liệu trên Bảng kê xuất bán hàng tháng được lập dựa trên cơ sở bảng kê chi tiết hàng hóa bán ra trong tháng, dựa vào bảng này Công ty có thể nhận biết được nhu cầu của thị trường trong tháng tới, từ đó có quyết định kinh doanh cho phù hợp Cách lập “ Bảng kê xuất bán hàng tháng” đó là cột số lượng được tổng hợp từ cột số lượng trên bảng kê chi tiết hàng hóa bán ra. Cách làm cột thành tiền tương tự cột số lượng.

Từ Bảng kê xuất bán hàng tháng bán ra kế toán định khoản bút toán sau:

Như vậy, doanh thu bán hàng trong tháng 2 năm 2008 của Công ty là 45.343.455.789 VND

Cách lập “ Bảng kê hóa đơn xuất bán hàng tháng”, thực chất làBảng tổng hợp của các hóa đơn GTGT trong tháng, được lập vào cuối tháng nhưng chi tiết theo từng khu vực ví dụ như cửa hàng Đồng Văn, trạmHải Phòng, phòng Kinh doanh Các cột tên hàng, số lượng, đơn giá, doanh thu chưa thuế, thuế, thành tiền đều được lập trên cơ sở hóa đơn GTGT.

Biểu số 2.4 Đơn vị: Công ty Cổ phần xuất nhập khẩu Vật tư Nông nghiệp và Nông sản Địa điểm Urê con ó DAP Lân Lâm Thao

SL TT SL TT SL TT Đại diện Hải

Phòng Kinh doanh 4.250.000 Đồng Văn 57.690.000

Biểu số 2.5 Đơn vị : Công ty Cổ phần xuất nhập khẩu Vật tư Nông nghiệp và Nông sản

Bảng kê hóa đơn xuất bán hàng tháng 01/2008 ĐVT: Tấn

Hàng Số lượng Đơn giá Doanh thu chưa thuế Thuế Thành tiền

8/2/2008 85645 Chị An ( Hải Phòng ) mua Kaly Kaly 10.000 3.960.000 39.600.000 1.980.000 41.580.000

11/2/2008 85634 Anh Hùng (Hải Phòng) mua kaly Kaly 80.000 3.800.000 289.523.810 14.476.190 304.000.000

Minh mua Kaly Kaly 250.000 3.840.000 914.285.714 45.714.286 960.000.000 24/2/2008 23945 Công ty TNHH Bình minh mua Kaly Kaly 50.000 3.830.000 182.380.952 9.119.048 191.500.000

Tình hình theo dõi Công nợ phải thu khách hàng của Công ty xuất nhập khẩu Vật tư Nông nghiệp và Nông sản

Như đã trình bày ở trên, khi mua hàng của Công ty, khách hàng có thể thanh toán tiền cho Công ty theo nhiều hình thức khác nhau, đó là có thể thanh toán ngay hoặc thanh toán chậm, có thể trả trực tiếp bằng tiền mặt hoặc trả bằng tài khoản của Ngân hàng. Để theo dõi, quản lý tình hình thu nợ của khách hàng, Công ty sử dụng hệ thống các sổ chi tiết mở riêng cho từng khách hàng (Sổ chi tiết TK 131- Biểu số 2.6) Đến cuối tháng kế toán sẽ lập báo cáo tài khoản 131 cho tháng (Biểu số 2.9).

Ví dụ: Ngày 8/2 năm 2008 sau khi mua phân bón của Công ty

TNHH Hà Lam, Hải Phòng trả trước bằng tiền mặt số tiền là 50.000 VND. Phần còn lại sẽ được hạch toán nốt vào ngày 20/2/2008

Khi đó, kế toán tiền mặt sẽ lập phiếu thu (Biểu số 2.7), sau đó thủ quỹ nhận tiền và ghi vào sổ quỹ tiền mặt, kế toán bán hàng ghi vào sổ chi tiết TK 131.

Ví dụ đến ngày 25/2 năm 2008, Công ty nhận được giấy báo có

(Biểu số 2.8) của ngân hàng Nông nghiệp và phát triển nông thôn Việt Nam thông báo về việc Công ty TNHH Hà Lam thanh toán nốt số tiền hàng mua về ngày 8/2/2008

Phiếu thu 2.6 Đơn vị : Công ty Cổ phần xuất nhập khẩu Vật tư và Nông nghiệp và

Nông sản Địa chỉ : Ngọc Hồi, Thanh Trì, Hà Nội

Họ tên người nộp tiền : Công ty TNHH Hà Lam, Hải Phòng Địa chỉ : Hải Phòng

Lý do nộp tiền : Thạnh toán tiền hàng cho Công ty.

Bằng chữ : Năm mươi triệu VNĐ chẵn. Đã nhận đủ số tiền trên.

Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng Người nộp tiền Thủ quỹ( Ký tên, đóng dấu ) ( Ký tên ) ( Ký tên ) (Ký tên)

NHNNO & PTNN Huyện Thanh Trì

Người đặt lệnh : Công ty TNHH Hà Lam – Hải Phòng

1600311401813 Tại 1005 NHNO & PTNT Hải Phòng

Người nhận lệnh: Công ty Cổ phần xuất nhập khẩu Vật tư Nông nghiệp và Nông sản

421101020022 Tại 3183 NHNO & PTNT Huyện Thanh Trì

Số tiền bằng chữ : Bốn mươi sáu triệu bảy trăm năm mươi ngàn đồng chẵn.

Kế toán giao dịch Kế toán chuyển tiền Kiểm soát ( Ký tên, đóng dấu ) ( Ký tên, đóng dấu ) ( Ký tên )

Biểu số 2.8 Đơn vị: Công ty cổ phần xuất nhập khẩu vật tư nông nghiệp và nông sản

Báo cáo Tài khoản 131 tháng 2 năm 2008

STT Tên công ty Dư đầu Phát sinh nợ Phát sinh có Dư cuối

Về Tình hình nộp thuế với Nhà nước thì hiện tại, Công ty Cổ phần xuất nhập khẩu Vật tư Nông nghiệp và Nông sản tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ Vì vậy cùng với việc theo dõi và phản ánh giá vốn doanh thu, kế toán còn phải hạch toán thuế GTGT với các mức thuế tương ứng là 0%, 5%, 10% Trong đó, hàng hóa của Công ty chủ yếu phải chịu mức thuế 5%, còn đối với hàng hóa nhập khẩu thì không phải chịu thuế tiêu thụ đặc biệt Công ty luôn hiểu rõ trách nhiệm của mình đối với ngân sách là phải hạch toán đúng và đủ, từ đó nộp thuế kịp thời cho ngân sách nhà nước, Công ty luôn chấp hành đầy đủ việc kê khai thuế và nộp thuế đầy đủ, chính xác, kịp thời. Để theo dõi tình hình nộp thuế với ngân sách nhà nước kế toán sử dụng tài khoản 133 để phản ánh thuế GTGT được khấu trừ và tài khoản

3331 để phản ánh thuế GTGT đầu ra phải nộp.

Căn cứ và các hóa đơn GTGT, kế toán sẽ lập các bảng kê hóa đơn chứng từ hàng hóa dịch vụ bán ra (Biểu số 2.10) và bảng kê hóa đơn chứng từ hàng hóa mua vào Đối với bảng kê hóa đơn chứng từ hàng hóa dịch vụ mua vào, kế toán Công ty chi tiết thành bảng kê hóa đơn chứng từ hàng hóa dịch vụ mua vào nhập khẩu (Biểu số 2.12) Trên cơ sở 3 bảng kê, kế toán lập tờ khai thuế GTGT và nộp lên cho cơ quan thuế Tờ khai thuế sẽ được lập thành 2 bản, 1 bản lưu tại Công ty, bản còn lại được nộp lên cơ quan thuế Việc nộp thuế sẽ do kế toán thanh toán nộp tại kho bạc Nhà nước.

Thuế GTGT phải nộp trong kỳ = Thuế GTGT đầu ra phát sinh trong kỳ - Thuế GTGT đầu vào phát sinh trong kỳ được khấu trừ.

Bảng kê hóa đơn chứng từ hàng hóa dịch vụ bán ra

(Kèm theo tờ khai thuế GTGT) (Dùng cho cơ sở tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ)

Tên cơ sở kinh doanh: Công ty Cổ phần xuất nhập khẩu Vật tư Nông nghiệp và Nông sản Địa chỉ: Xã Ngũ HIệp, Thanh Trì, Hà Nội Mã số: 0100101548-1

Hóa đơn chứng từ Tên người mua Mã số thuế Mặt hàng Doanh số bán chưa thuế Thuế suất Thuế GTGT Ghi chú

Ký hiệu Số HĐ Ngày tháng

MY/08b 86553 5/2/2008 Cty TNHH TM DV vận tải

MY/08b 86555 7/2/2008 Đoàn Như Thanh, chợ mới,

MY/08b 86559 18/2/2008 Cty TNHH TM DV Vận Tải

Bảng kê hóa đơn chứng từ hàng hóa dịch vụ mua vào

(Kèm theo tờ khai thuế GTGT)

(Dùng cho cơ sở tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ)

Tên cơ sở kinh doanh: Công ty Cổ phần xuất nhập khẩu Vật tư Nông nghiệp và Nông sản Địa chỉ: Xã Ngũ Hiệp, Thanh Trì, Hà Nội Mã số: 0100101548

Hóa đơn chứng từ Tên người bán Mã số thuế Mặt hàng Doanh số mua chưa thuế Thuế suất Thuế GTGT Ghi chú hiệu Ký Số HĐ Ngày tháng

XY/06 21065 6/2/2008 Chi cục Hải Quan Cửa Khẩu

Quốc Tế Lào Cai - MAP 246.896.660 5% 12.244.833

XY/06 21067 8/2/2008 Chi cục Hải Quan Cửa Khẩu

XY/06 21073 24/2/2008 Chi Cục Hải Quan Cửa Khẩu

Bảng kê hóa đơn chứng từ hàng hóa dịch vụ mua vào

(Kèm theo tờ khai thuế GTGT)(Dùng cho cơ sở tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ)

Tên cơ sở kinh doanh: Công ty Cổ Phần xuất nhập khẩu Vật tư Nông nghiệp và Nông sản Địa chỉ: Xã Ngũ Hiệp, Thanh Trì, Hà Nội Mã số: 0100101548

Hóa đơn chứng từ Tên người bán Mã số thuế Mặt hàng Doanh số mua chưa thuế Thuế suất Thuế

Ký hiệu Số HĐ Ngày chú tháng

KT/06b 10224 6/2/2008 Công ty CP XNK nông sản Bắc Ninh 5500208911 Phân bón 2.828.671.000 5% 141.433.550

AN/09b 53868 12/2/2008 Công ty XNK Thắng

Thực trạng kế toán kết quả tiêu thụ tại Công ty Cổ phần xuất nhập khẩu Vật tư Nông nghiệp và Nông sản

2.3.1 Kết quả tiêu thụ và tài khoản sử dụng: Đối với một Công ty vấn đề tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ có ý nghĩa quyết định sống còn đến doanh nghiệp Để hạch toán kết quả tiêu thụ Công ty sử dụng tài khoản 911 “Xác định kết quả của hoạt động kinh doanh” Ngoài ra công ty còn sử dụng TK 421 “ Lợi nhuận chưa phân phối” để phản ánh kết quả kinh doanh ( Lợi nhuận, lỗ) sau thuế thu nhập doanh nghiệp và tình hình phân chia lợi nhuận hoặc xử lý lỗ của doanh nghiệp”.

Kết quả tiêu thụ của doanh nghiệp chính là phần chênh lệch giữa doanh thu thuần và các khoản chi phí kinh doanh gồm giá vốn hàng bán, chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp Nó được biểu hiện dưới chỉ tiêu lợi nhuận hoặc lỗ về tiêu thụ và được tính như sau:

Kết quả tiêu thụ Doanh thu Giá vốn Chi phí Chi phí hàng hóa trong kỳ = thuần về - hàng bán - bán hàng - quản lý ( Lãi hoặc lỗ) tiêu thụ hàng phát sinh phát sinh doanh nghiệp hóa trong kỳ trong kỳ trong kỳ trong kỳ Trong đó,

Doanh thu thuần = Doanh thu _ Giảm giá _ Doanh thu hàng

Về tiêu thụ thực tế hàng bán bán bị trả lại Để xác định kết quả tiêu thụ Kế toán sử dụng các tài khoản sau:

Tài khoản 641 “Chi phí bán hàng” Tài khoản này dùng để theo dõi chi phí bán hàng phát sinh trong kỳ kinh doanh.

Chi phí bán hàng thực tế phát sinh trong kỳ.

Các khoản giảm chi phí bán hàng.

Kết chuyển chi phí bán hàng để xác định kết quả bán hàng hoặc chờ kết chuyển.

Tài khoản 642 “Chi phí quản lý doanh nghiệp”: Tài khoản này dùng để theo dõi chi phí quản lý doanh nghiệp phát sinh trong kỳ kinh doanh.

Chi phí quản lý doanh nghiệp thực tế phát sinh trong kỳ.

Các khoản giảm chi phí quản lý doanh nghiệp.

Kết chuyển chi phí quản lý doanh nghiệp để xác định kết quả bán hàng hoặc chờ kết chuyển.

Tài khoản 911 “Xác định kết quả kinh doanh” để xác định toàn bộ kết quả hoạt động kinh doanh và các hoạt động khác của doanh nghiệp

Tài khoản 911 được mở chi tiết theo từng hoạt động và từng loại hàng hóa.

Kết cấu tài khoản như sau:

Trị giá vốn của hàng hóa đã tiêu thụ

Chi phí hoạt động tài chính và chí phí khác

Chi phí quản lý doanh nghiệp và chi phí bán hàng

Số lợi nhuận trước thuế về hoạt động sản xuất kinh doanh trong kỳ

Doanh thu thuần về hàng hóa tiêu thụ trong kỳ

Thu nhập hoạt động tài chính và các thu nhập hoạt động khác Thực lỗ về hoạt động kinh doanh trong kỳ

Tk 911 cuối kỳ không có số dư

2.3.2 Kế toán chi phí bán hàng

Chi phí bán hàng là một bộ phận của chi phí lưu thông phát sinh nhằm thực hiện các nghiệp vụ bán hàng hóa kinh doanh trong kỳ báo cáo. Chi phí bán hàng của Công ty gồm các loại chi phí như chi phí bốc xếp, chi phí điện nước, chi phí bao bì đóng gói, chi phí công cụ dụng cụ, chi phí tiền lương, chi phí bảo hiểm xã hội, chi phí tiếp khách, chi phí lưu kho hao hụt. Được chi tiết thành các tiểu khoản sau :

TK 6411 Phản ánh các khoản chi phí tiếp khách sử dụng trong các hoạt động mang tính chất ngoại giao.

TK 6412 Phản ánh chi phí dịch vụ mua ngoài như điện nước, chi phí điện thoại hoặc các chi phí khác.

TK 6413 Được dùng để phản ánh các chi phí liên quan đến kho bãi,

TK 6414 :.Được sử dụng để phản ánh các chi phí liên quan đến việc đóng gói cho hàng hóa trước khi tiêu thụ.

TK 6415 Phản ánh các khoản đóng chi phí bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế và chi phí công đoàn của nhân viên bán hàng.

TK 6416 Phản ánh chi phí nhân viên, theo dõi toàn bộ các khoản lương chính và lương phụ của nhân viên bán hàng

TK 6417 Đây là các loại chi phí cho dụng cụ cân, đo, đếm, bàn ghế, máy tính cầm tay phục vụ cho bán hàng.

TK 6418 Là chi phí khấu hao tài sản cố định ở bộ phận bán hàng. Các chi phí này phát sinh trong tháng được chi bằng tiền mặt và tổng hợp

42 vào tài khoản 641 “Chi phí bán hàng” Cuối tháng được kết chuyển toàn bộ vào tài khoản 911 để xác định kết quả bán hàng trong tháng.

Khi nhân viên phòng hành chính xuất trình hóa đơn mua văn phòng phẩm trị giá chưa thuế 230.000 VND, thuế GTGT 10% là 23.000 VND Kế toán căn cứ vào hóa đơn định khoản như sau :

Khi nghiệp vụ kinh tế phát sinh, kế toán ghi chép vào bảng kê chi tiết tài khoản 641 (Biểu số 2.13) Do các chi phí được hạch toán tập trung (có 1 người phụ trách) nên Công ty không có Bảng tổng hợp chi phí mà chỉ sử dụng Bảng chi tiết chi phí.

Bảng kê chi tiết TK 641

Chi phí dịch vụ mua ngoài

CP lưu kho hao hụt Bao bì đóng gói BHXH và

KPCĐ Chi phí nhân viên CFC

8/2/2006 PC 05 Nộp tiền cước điện thoại 65.495 65.495

PC 07 Chi phí hành chính 230.000 233 000

PC 15 Chi phí bốc xếp mua vào 74 560 58.918.460 58.993.020

26/2/2006 PC 111 Chi lương cho nhân viên 76.911.070 76.911.070

Người lập Kế toán trưởng

2.3.3 Kế toán chi phí quản lý doanh nghiệp

Chi phí quản lý doanh nghiệp là những khoản chi phí có liên quan chung đến toàn bộ hoạt động của Công ty mà không thể tách riêng cho bất kỳ một hoạt động nào.

Chi phí quản lý doanh nghiệp tại Công ty chủ yếu được chi tiết thành các tài khoản đó là

TK 6421 phản ánh chi phí tiếp khách của Công ty

TK 6422 phản ánh các khoản chi phí dịch vụ mua ngoài, thuê ngoài như phí cầu đường không bao gồm tiền điện, tiền nước, phí điện thoai, các chi phí đó được hạch toán vào tài khoản chi phí bán hàng, điều này là không hợp lý vì vô tình làm tăng chi phí bán hàng và làm giảm chi phí quản lý doanh nghiệp.

TK 6423 phản ánh chi phí bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, và kinh phí công đoàn của Ban giám đốc, nhân viên quản lý ở các phòng ban của Công ty.

Các tài khoản trên chủ yếu đều hạch toán dựa trên hóa đơn thuế GTGT, đối với chi phí tiền lương và chi phí liên quan đến tiền lương được hạch toán căn cứ vào bảng tính lương của đơn vị.

Các chi phí này phát sinh trong tháng được chi bằng tiền mặt và tổng hợp vào tài khoản 642 “Chi phí quản lý doanh nghiệp” Cuối tháng được kết chuyển toàn bộ vào tài khoản 911 để xác định kết quả bán hàng trong tháng

Bảng kê chi tiết TK 642

Ngày Số PC ND Khoản mục chi phí

Chi phí tiếp khách Chi phí dịch vụ mua ngoài BHXH và

KPCĐ Chi phí nhân viên

10/2/2008 PC 10 Chi phí cầu đường 456.000 465 000

Người lập Kế toán trưởng

2.3.4 Kế toán giá vốn hàng bán Để phản ánh giá vốn hàng bán Công ty đã sử dụng tài khoản 632 Tại Công ty Cổ phần xuất nhập khẩu Vật tư Nông nghiệp và Nông sản, kế toán sử dụng phương pháp kê khai thường xuyên để hạch toán hàng tồn kho và sử dụng giá thực tế đích danh để tính giá vốn hàng xuất kho Giá vốn của hàng hóa bán ra tính căn cứ dựa trên giá chưa có thuế GTGT trên hóa đơn thuế GTGT.

Giá vốn hàng bán ra= Giá mua chưa có thuế trên hóa đơn thuế GTGT của hàng mua vào

Mọi nghiệp vụ nhập xuất hàng hóa đều được kế toán phản ánh hàng ngày vào các sổ theo dõi chi tiết hàng tồn kho có kèm theo chứng từ gốc để đến cuối tháng kế toán lập các sổ tổng hợp hàng tồn kho.

Hiện tại Công ty không sử dụng tài khoản 1562 để hạch toán chi phí thu mua của hàng hóa mua vào mà tất cả chi phí thu mua được kế toán hạch toán thẳng vào tài khoản chi phí bán hàng Khi có nghiệp vụ kinh tế phát sinh , kế toán sẽ căn cứ vào phiếu xuất kho, hóa đơn thuế GTGT lập bảng kê chi tiết hàng hóa bán ra.

Đánh giá khái quát thực trạng kế toán tiêu thụ và kết quả tiêu thụ tại Công ty Cổ Phần xuất nhập khẩu Vật tư Nông nghiệp và Nông sản

Có thể nói đối với mọi doanh nghiệp hoạt động kế toán là rất cần thiết, nó góp phần tạo nên sự thành công của một Công ty Hoạt động thương mại là hoạt động diễn ra trong lĩnh vực lưu thông và nó có những đặc trưng cơ bản là mua, bán, dự trữ hàng hóa Do vậy, nó đã chi phối trực tiếp đến nội dung kế toán Đặc biệt với một nền kinh tế hội nhập như hiện nay, cần phải chú trọng đến việc tổ chức công tác kế toán một cách khoa học phù hợp đặc điểm, quy mô sản xuất hiện tại của doanh nghiệp để bộ máy kế toán thực sự là một công cụ quản lý tài chính đắc lực Đối với một Công ty vấn đề tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ có ý nghĩa quyết định sống còn của doanh nghiệp Vì chính bán hàng là phương tiện trực tiếp để đạt được mục tiêu “lợi nhuận” Nhận thức được tầm quan trọng này, Công ty xuất nhập khẩu Vật tư Nông nghiệp và Nông sản luôn dành sự chú trọng đến công tác kế toán trong đơn vị và đã đạt được những thành tựu nhất định.

3.1.1 Về tổ chức bộ máy kế toán

Công ty đã tổ chức một bộ máy kế toán phù hợp với đặc điểm hoạt động kinh doanh của Công ty, phát huy tốt vai trò của kế toán, trở thành một công cụ trợ giúp đắc lực cho kế toán trưởng và giám đốc Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán của Công ty gọn nhẹ, hợp lý trong đó có quy định rõ ràng, cụ thể chức năng, nhiệm vụ cho từng nhân viên kế toán Để công tác

Kế toán đạt hiệu quả cao Công ty đã tổ chức công tác kế toán theo hình thức tập trung đảm bảo sự đối chiếu kiểm tra lẫn nhau giữa các phần hành kế toán giữa kế toán trưởng và kế toán viên.

Vì hoạt động chủ yếu của Công ty là mua bán hàng hóa, nghiệp vụ mua bán phát sinh rất nhiều Do đặc trưng này nên trong bộ phận kế toán có hai người chuyên trách các nghiệp vụ mua và bán hàng hóa Một người chuyên trách nghiệp vụ mua hàng và thanh toán với người bán Một người chuyên trách nghiệp vụ bán hàng và thanh toán với người mua Việc tổ chức như thế này là hoàn toàn hợp lý vừa đảm bảo giảm được sai sót do nghiệp vụ phát sinh rất nhiều, vừa đảm bảo tính kiểm soát trong Công ty. Ngoài ra, do trong Công ty có rất nhiều nghiệp vụ liên quan đến ngân hàng nên bộ phận kế toán cũng bố trí một kế toán ngân hàng Còn tại các cửa hàng, Công ty đã bố trí một kế toán ghi chép các nghiệp vụ mua bán chủ yếu về mặt số lượng và chuyển chứng từ về phòng kế toán để thực hiện hạch toán.

3.1.2 Về sử dụng chứng từ kế toán tiêu thụ và kết quả tiêu thụ

Công ty đã sử dụng đầy đủ chứng từ trong quá trình hạch toán, xây dựng quá trình luân chuyển chứng từ khá hợp lý Theo dõi về mặt số lượng và giá trị, thường xuyên có đối chiếu, so sánh giữa phòng kế toán với kho và Phòng kinh doanh Điều này đảm bảo cho các nghiệp vụ kinh tế phát sinh được ghi chép đầy đủ kịp thời chính xác Các chứng từ sử dụng theo mẫu của Bộ tài chính ban hành, sau đó dược đem vào lưu trữ và bảo quản cẩn thận theo quy định Chứng từ của từng phần hành được lưu trữ đầy đủ theo từng phần hành, việc phân công phân nhiệm rõ ràng tránh sự chồng chéo trong bảo quản chứng từ Các hóa đơn, chứng từ dược chuyển dến phòng Kế toán một cách nhanh chóng, đầy đủ phục vụ cho việc theo dõi của kế toán một cách thích hợp nhất Mỗi nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều

54 được phản ánh đầy đủ trung thực trên các chứng từ và sổ sách theo hình thức ghi sổ phù hợp Nhờ vậy, việc phân loại và tổng hợp các thông tin kinh tế việc ghi sổ tổng hợp gặp nhiều thuận lợi Chứng từ của Công ty được xây dựng trên cơ sở biểu mẫu ban hành Đối với các chứng từ đặc thù của Công ty có sự đồng ý bằng văn bản của cơ quan có thẩm quyền Mỗi chứng từ của Công ty đều được lập, kiểm tra chặt chẽ bằng các phương tiện kỹ thuật hiện đại, đảm bảo giá trị lưu trữ, đảm bảo tính hợp lệ, hợp pháp, hợp lý của chứng từ Chứng từ vừa là cơ sở hạch toán vừa là cơ sở pháp lý cho các nghiệp vụ kinh tế phát sinh

3.1.3 Về tài khoản phản ánh tiêu thụ và kết quả tiêu thụ

Tổ chức tài khoản kế toán là việc thiết lập chế độ kế toán cho các đối tượng hạch toán nhằm cung cấp các thông tin tổng quát về từng loại tài sản, nguồn vốn, quá trình kinh doanh Hệ thống tài khoản kế toán của Công ty là một hệ thống đầy đủ và chặt chẽ, phù hợp với quản lý, đảm bảo ghi chép được toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh

Công ty không sử dụng một số tài khoản là do hạch toán không cần đến Ví dụ như tài khoản tiền đang chuyển, sử dụng tài khoản này là không cần thiết vì đối với công ty vốn ít, vốn đi vay của ngân hàng là khá nhiều do vậy Công ty phải giảm tối da số vốn bị chiếm dụng, làm ảnh hưởng không tốt đến hoạt động sản xuất kinh doanh

Bên cạnh đó, Công ty cũng không sử dụng tín phiếu bằng tiền mặt chỉ sử dụng tiền mặt và tiền gửi ngân hàng do việc sử dụng này là không cần thiết Do Công ty có cả tài khoản tiền gửi Ngân hàng nông nghiệp và Ngân hàng Đầu tư và Phát triển nên công ty đã chi tiết Tk 112 và Tk 635 ra theo từng ngan hàng khác nhau Điều này là hoàn toàn hợp lý, giảm thiểu sai xót, dễ dàng hơn trong quá trình hạch toán.

Tuy nhiên, hiện tại công ty không sử dụng tài khoản 1562 để hạch

Lê Mỹ Trang Lớp: Kế toán 47C toán chi phí thu mua hàng hóa trong kỳ, mà các chi phí thu mua trong kỳ được phản ánh vào tài khoản 641 Công ty sử dụng giá đích danh để tính giá vốn hàng xuất kho nhưng giá vốn chủ yếu lại dược tính dựa trên hóa đơn GTGT của hàng hóa mua vào, giá này thường không bao gồm chi phí bốc xếp, bao gói Việc hạch toán như thế này là không đúng với nguyên tắc tính giá vì giá vốn hàng hóa xuất kho phải bao gồm tất cả các chi phí liên quan như chi phí bốc xếp, chi phí bao bì, chi phí vận chuyển

Việc tính toán sai giá vốn hàng bán sẽ làm ảnh hưởng trực tiếp đến chỉ tiêu giá vốn hàng bán của Công ty trên báo cáo kết quả kinh doanh và sẽ làm ảnh hưởng đến cả chỉ tiêu hàng hóa tồn kho trên bảng cân đối kế toán. Bởi vì chi phí thu mua không được phân bổ cho hàng hóa mà lại dược tính tất cả vào chi phí trong kỳ.

Tài khoản 641 chi phí bán hàng của Công ty bao gồm cả chi phí thu mua hàng hóa trong kỳ Việc hạch toán như thế này là không chinh xác, nó sẽ làm sai lệch một số chỉ tiêu trên báo cáo tài chính Ngoài ra, trong tài khoản 641 bao gồm một số yếu tố của tài khoản 642 ví dụ như tài khoản chi phí dịch vụ mua ngoài (chi phí điện nước, chi phí văn phòng phẩm). Việc hạch toán như vậy măc dù không ảnh hưởng lớn đến lợi nhuận của Công ty nhưng vô tình làm cho chi phí bán hàng bị cao lên một cách không cần thiết Đối với những chi phí như dã nêu trên công ty nên hạch toán vào tài khoản 642 những chi phí liên quan đến công tác quản lý trong doanh nghiệp. Đối với tài khoản 632 phản ánh giá vốn hàng bán là một chỉ tiêu rất quan trọng trên báo cáo tài chính và là cơ sở xác định giá của hàng bán ra. Tức là nó sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến doanh thu và lợi nhuận của hàng bán ra Do đó đòi hỏi giá vốn phải dược tính toán một cách đúng đắn, tuy nhiênCông ty không sử dụng tài khoản chi phí thu mua mà tất cả chi phí thu mua

56 lại được hạch toán trực tiếp vào tài khoản chi phí bán hàng Điều này đã làm cho giá vốn hàng bán của Công ty bị thấp đi đồng thời lại thổi phồng chi phí bán hàng ảnh hưởng đến việc phân tích kết quả bán hàng.

Về việc tính và trích khấu hao tài sản cố định Công ty thực hiện xác định kết quả kinh doanh theo tháng, tuy nhiên đối với chi phí khấu hao tài sản cố định Công ty không trích lập theo từng tháng mà chỉ tiến hành trích lập 6 tháng 1 lần Điều này làm sai lệch kết quả kinh doanh của Công ty trong tháng vì kết quả kinh doanh được tính toán ra không bao gồm chi phí khấu hao tài sản cố định trong tháng đó.

Về thanh toán Công nợ do khách hàng của Công ty chủ yếu là khách hàng quen có quan hệ làm ăn lâu dài nên việc mua chịu hàng hóa xảy ra rất thường xuyên Điều này đã làm ảnh hưởng không tốt đến hoạt động kinh doanh của Công ty do Công ty phải thường xuyên đi vay vốn từ ngân hàng nên việc bị chiếm dụng vốn sẽ làm ảnh hưởng đến việc tăng lượng vốn đi vay, làm tăng đáng kể chi phí lãi vay từ đó ảnh hưởng đến lợi nhuận của Công ty.

3.1.4 Về sổ sách phản ánh tiêu thụ và kết quả tiêu thụ

Một số giải pháp nhằm hoàn thiện kế toán tiêu thụ và kết quả tiêu tụ tại Công ty Cổ Phần xuất nhập khẩu Vật tư Nông nghiệp và Nông sản

tụ tại Công ty Cổ Phần xuất nhập khẩu Vật tư Nông nghiệp và Nông sản

Trong thời gian thực tập, được sự giúp đỡ tận tình của cán bộ nhân viên phòng Kế toán Công ty và sự hướng dẫn của giáo viên hướng dẫn, em xin đề xuất một số ý kiến nhằm hoàn thiện công tác kế toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ tại Công ty, với mục đích thực hiện tốt hơn nữa công tác kế toán nói chung và công tác kế toán tiêu thụ và xác đinh kết quả tiêu thụ nói riêng

Thứ nhất, bộ phận kế toán cần phải tính toán chính xác, chi tiết kết quả kinh doanh của từng mặt hàng, từng bộ phận cung cấp cho nhà quản trị để theo dõi nắm bắt tình hình hoạt động của Công ty từ đó sẽ đưa ra được các quyết định kinh doanh kịp thời.

Thứ hai, cần theo dõi chặt chẽ tình hình biến động của hàng hóa về

Lê Mỹ Trang Lớp: Kế toán 47C số lượng cũng như giá trị, theo dõi giá vốn, doanh thu của từng bộ phận, từng loại hình kinh doanh như bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ

Thứ ba, cần hoàn thiện dựa trên cơ sở tôn trọng cơ chế tài chính, tuân thủ chế độ kế toán, phù hợp với đặc điểm kinh doanh của đơn vị sao cho phải đảm bảo đáp ứng được việc cung cấp thong tin kịp thời, chính xác và phù hợp với yêu cầu của quản lý Tuy nhiên hoàn thiện phải dựa trên cơ sở tiết kiệm chi phí, giảm nhẹ công việc nhưng vẫn mang tính khoa học vì mục tiêu của mọi doanh nghiệp đều là kinh doanh có lãi với hiệu quả cao.

3.2.1 Về kế toán chi phí bán hàng:

Về tài khoản chi phí bán hàng, Công ty nên chi tiết thành các tiểu khoản như sau:

TK 6411 Chi phí nhân viên theo dõi toàn bộ tiền lương và các khoản trích theo lương của nhân viên bán hàng, vận chuyển bốc dỡ hàng hóa tiêu thụ.

TK 6412 Chi phí vật liệu bao bì bao gồm các chi phí vật liệu, liên quan đến bán hàng chẳng hạn vật liệu bao gói, vật liệu dùng cho lao động của nhân viên ( giẻ lau, xà phòng ) vật liệu dùng cho sửa chữa quầy hàng

TK 6413 Chi phí dụng cụ đồ dùng là loại chi phí cho dụng cụ dùng để cân đong đo đếm

TK 6414 Chi phí khấu hao tài sản cố định của bộ phận bán hàng.

TK 6417 Chi phí dịch vụ mua ngoài và chi phí thu mua hàng hóa.

TK 6418 Chi phí bằng tiền khác là các chi phí phát sinh trong khi bán hàng ngoài các chi phí trên như chi phí tiếp khách, chi phí ở bộ phận bán hàng, chi phí giới thiệu sản phẩm hàng hóa, quảng cáo, chào hàng giới thiệu sản phẩm

3.2.2 Về kế toán chi phí quản lý doanh nghiệp:

Về tài khoản chi phí quản lý doanh nghiệp, Công ty nên chi tiết thành

60 các tiểu khoản như sau:

TK 6421 Chi phí nhân viên quản lý bao gồm các khoản tiền lương, các khoản phụ cấp, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn của Ban giám đốc, nhân viên quản lý các phòng ban của doanh nghiệp.

TK 6422 Chi phí vật liêu quản lý phản ánh phản ánh giá trị vật liệu xuất dùng cho công tác quản lý doanh nghiệp như giấy, bút mực, vật liệu sử dụng cho việc sửa chữa tài sản cố định, công cụ dụng cụ.

TK6423 Chi phis dồ dùng văn phòng phản ánh giá trị công cụ dụng cụ, đồ dùng văn phòng dùng cho công tác quản lý.

TK 6424 Chi phí khấu hao tài sản cố định phản ánh chi phí khấu hao tài sản cố định dùng chung cho doanh nghiệp như nhà cửa làm việc của các phòng ban, kho tàng, vật kiến trúc, phương tiện vận tải, máy móc thiết bị quản lý dùng tại văn phòng.

TK 6425 Thuế, phí và lệ phí phản ánh các khoản chi phí về thuế, phí và lệ phí như thuế môn bài, thuế nhà đất và các khoản phí lệ phí khác.

TK 6426 Chi phí dự phòng phản ánh các khoản dự phòng phải thu khó đòi tính vào chi phí quản lý kinh doanh của doanh nghiệp.

TK 6427 Chi phí dịch vụ mua ngoài phản ánh các khoản chi phí về dịch vụ muangoaif như tiền điện, tiền nước, tiền thuê sửa chữa tài sản cố định ở văn phòng, chi phí kiểm toán tư vấn.

TK 6428 Chi phí băng tiền khác phản ánh các chi phí khác thuộc quản lý chung của doanh nghiệp ngoài các chi phí kể trên như chi phí tàu xe, dân quân tự vệ, đào tạo cán bộ, khoản chi cho lao động nữ, trợ cấp thôi việc,

Ngày 24/04/2008, nhân viên phòng hành chính xuất trình hóa đơn mua văn phòng phẩm trị giá 451 000 VND ( Thuế GTGT 10 % ) Trong đó xuất dùng cho bộ phận bán hàng là 231 000 VND, cho bộ phận quản lý là

220 000 VND Kế toán định khoản như sau:

3.2.3 Về kế toán giá vốn hàng bán:

Hiện nay, Công ty đang sử dụng tài khoản 641 chi phí bán hàng để hạch toán chi phí thu mua mà không sử dụng tài khoản 1562 Giá vốn của hàng hóa xuất bán ra chỉ bao gồm giá của hàng nhập về được ghi trên hóa đơn thuế GTGT phần chưa có thuế Việc đơn vị hạch toán thế này là không đúng vì nó không phản ánh chính xác giá vốn của hàng hóa trong kỳ, đã làm cho giá vốn hàng hóa bị giảm đi và chi phí bán hàng thì tăng lên Điều này dẫn đến hậu quả xác định giá bán của hàng hóa bị sai, làm ảnh hưởng đến hiệu quả kinh doanh của Công ty, đồng thời gây khó khăn cho việc nghiên cứu giảm chi phí bán hàng, tăng lợi nhuận Vì thế, Công ty nên sử dụng TK 1562 để tập hợp chi phí thu mua hàng hóa trong kỳ và đến cuối kỳ tiến hành phân bổ chi phí thu mua cho hàng hóa đã bán ra trong kỳ và hàng tồn kho cuối kỳ Việc hạch toán như vậy sẽ hạch toán chính xác hơn giá vốn hàng bán và chi phí bán hàng trong kỳ.

Định dạng
Số trang	69
Dung lượng	88,35 KB