Đặc điểm tổ chức quản lý hoạt động bán hàng của công ty CP thiết bị Tân Phát
Đặc điểm hoạt động bán hàng của Công ty
Trong công tác quản lý hoạt động bán hàng, vai trò của kế toán rất quan trọng Nó phản ánh tình hình vận động của hàng hóa, hoạt động bán hàng Các thông tin mà kế toán cung cấp không chỉ phục vụ cho công tác quản lý kinh tế của doanh nghiệp mà còn cho các đối tượng liên quan như các nhà đầu tư, cơ quan thuế, chủ nợ,
Thông tin kế toán giúp các nhà quản trị doanh nghiệp nắm vững được hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, sự biến động của nó, thiết lập sự cân đối giữa mua vào với tiêu thụ, tìm ra những phương án có hiệu quả nhất.
Quá trình bán hàng ở công ty cổ phần Thiết Bị Tân Phát có những đặc điểm chính sau đây:
Có sự trao đổi thỏa thuận giữa người mua và người bán, người bán đồng ý bán, người mua đồng ý mua thông qua báo giá hoặc hợp đồng kinh tế và người mua chấp nhận thanh toán Khoản tiền này được gọi là doanh thu bán hàng, dùng để bù đắp các khoản chi phí đã bỏ ra trong quá trình kinh doanh và khoản chênh lệch được gọi là lợi nhuận.
Hiện nay Công ty đang thực hiện phương thức bán buôn và bán lẻ nhưng bán buôn là chủ yếu.
Với mục tiêu đẩy mạnh khối lượng hàng bán ra và mở rộng thị trường tiêu thụ nên sản phẩm của công ty luôn đảm bảo chất lượng, giá cả phù hợp và kiểu dáng đa dạng, khách hàng có thể lựa chọn hình thức thanh toán thích hợp Do vậy, công ty luôn chú trọng các mặt sau:
Về chất lượng hàng hóa : Trước khi chuyển tới tay khách công ty sẽ kiểm tra kỹ lưỡng về chất lượng, kiểu dáng, logo, chủng loại, quy cách để đảm bảo uy
Về giá bán: Được xác định trên giá thực tế nhập khẩu từ các nhà cung cấp cộng chi phí thu mua, thuế nhập khẩu, chi phí bảo quản và gắn liền với sự vận động của giá cả thị trường. Đối tượng khách hàng chính của công ty là: Nhà máy Piagio Việt Nam, các hãng Ford Việt Nam, Toyota Việt Nam, Honda Việt nam, vận tải xe buýt Hà Nội, các trường dạy nghề, các công ty sử dụng về nhiệt.
Nhiệm vụ của công tác bán hàng :
- Cập nhật và phản ánh kịp thời, đầy đủ, chính xác tình hình hàng bán ra để xác định doanh thu, giá vốn hàng bán, thuế GTGT
- Theo dõi tình hình thanh toán chi tiết để Công ty kịp thời xử lý sai phạm và hạn chế tổn thất.
- Xác lập phương pháp tính giá vốn hàng bán, phân bổ chi phí, kết chuyển giá vốn, doanh thu, chi phí
- Xác định kết quả bán hàng, lập báo cáo chi phí,
- Căn cứ vào số tiền hay khoản nợ mà khách hàng chấp nhận thanh toán kế toán hạch toán vào ghi nhận doanh thu trong kỳ của doanh nghiệp.
1.1.1 Danh mục hàng bán (hoặc dịch vụ) của Công ty cổ phần thiết bị Tân
Công ty chủ yếu hoạt động trong các lĩnh vực thương mại, nhập khẩu hàng hóa từ nước ngoài về trong nước để bán
Do danh mục hàng hóa của Công ty rất nhiều mặt hàng do vậy em xin để tiêu biểu những mặt hàng chủ lực mà công ty thường xuyên bán.
TT MÃ HÀNG TÊN HÀNG
1 JNAI0219 Kìm tháo séc măng AI20019
2 JNAI0237 Vòng ép séc măng AI20037
3 JNAR0613 Thiết bị kiểm tra dây đánh lửa AR060013
6 RY/0410 Máy đánh bong bằng khí nén 0410
7 RY/213 Súng vặn ốc bằng khí nén 0410
8 OMP30/SA Máy ép thủy lực 30 tấn P30/SA
9 OMSIF2 Giá đỡ hộp số thủy lực
10 OMSL20 Cẩu móc động cơ 2 tấn
11 PE-208C Cầu nâng 2 trụ Peak 208
12 PE-409 Cầu nâng 4 trụ Peak 409
13 SOLA-5200 Máy hàn rút tôn 5200
14 SOLA-4600 Máy hàn rút tôn 4600
15 SOLA-B2 Bóng đèn sơn sấy B2
16 SHDL450 Máy ra vào lốp cho xe du lịch
17 PS_RITIAN Phòng sơn ôtô Ritian đồng bộ
19 FLTQ Máy nén khi Trung Quốc
20 MN_ML Máy làm lạnh
21 MN_BDND Bộ đặt nhiệt độ
24 MN_DAU Dầu thủy lực
1.1.2 Thị trường của Công ty cổ phần thiết bị Tân Phát
Hầu hết các thiết bị của Công ty đều là hàng nhập khẩu từ nước ngoài, như nước Đài Loan, Nhật Bản, Mỹ, Trung Quốc,Ý, Singabo……
Hiện tại thị trường của công ty đã mở rộng đang hoạt động trên toàn quốc, các phòng ban sẽ chịu sự điều hành, chỉ đạo trực tiếp của Ban giám đốc trong toàn bộ các hoạt động sản xuất kinh doanh tại công ty Các phòng dự án (có 5 phòng dự án) thường làm các dự án lớn như: cung cấp thiết bị dạy nghề cho các trường dạy nghề tại các tỉnh trên toàn quốc, cung cấp một số thiết bị cho dự án nhà máy lọc dầu Dung Quất, cung cấp thiết bị cho các hãng Honda,… Phòng kinh doanh phụ trách toàn bộ các tỉnh trên toàn quốc nhưng các hợp đồng nhỏ hơn và được phân khúc thị trường cụ thể:
+ Phòng dự án 1: phụ trách phần lớn các tỉnh trong TP Hồ Chí Minh và các tỉnh miền Tây.
+ Phòng dự án 2: phụ trách một số tỉnh phía Bắc như: Phú Thọ, Hà Giang, Vĩnh Phúc, Ninh Bình, Thanh Hóa…
+ Phòng dự án 3: phụ trách toàn bộ các tỉnh Tây Nguyên (bao gồm 7 tỉnh Tây Nguyên).
+ Phòng dự án 4: phụ trách một số tỉnh miền Trung như: Quảng Bình, Đà Nẵng…
+ Phòng dự án 5: phụ trách một số tỉnh miền núi phía bắc và miền Trung như: Nghệ An, Hà Tĩnh, Quảng Ninh, Hải Phòng…
+ Phòng kinh doanh: thị trường trên toàn quốc như các gara sửa chữa ô tô, các công ty và một số khách nhỏ lẻ,…
Công ty CP Thiết bị Tân Phát là một công ty kinh doanh đa dạng các thiết bị phục vụ ngành ôtô và có mạng lưới tiêu thụ rộng lớn bao gồm cả thị trường bán buôn và bán lẻ.
Về thị trường bán lẻ : công ty có show room trưng bày sản phẩm và bán lẻ với quy mô lớn và đội ngũ nhân viên bán lẻ được đào tạo chuyên nghiệp để có thể tư vấn cho khách hàng chọn được những sản phẩm mà khách hàng cần, giải quyết thắc mắc của khách hàng, thị trường bán lẻ của công ty là khách hàng tại
Hà Nội gồm có người dân, các cá nhân, các cơ quan tập thể, công ty, trường nghề,tổ chức trên địa bàn Hà Nội và các vùng lân cận.Thị trường bán lẻ tại Hà Nội là một trong những thị trường có số lượng và nhu cầu sử dụng các thiết bị cho Gara lớn nhất trong cả nước, với sự phát triển không ngừng, với dân trí ngày càng cao và nền kinh tế ngày càng phát triển.Có thể nói nhu cầu sử dụng các thiết bị mà công ty cung cấp ngày càng cao và là nhu cầu không thể thiếu trong nền kinh tế thị trường hiện nay.Chính vì vậy mà thị trường bán lẻ là một thị trường vô cùng tiềm năng mà bất kỳ công ty nào cũng hướng tới.Trong chiến lược kinh doanh của công ty ban lãnh đạo quyết tâm xây dựng thị trường bán lẻ của công ty sẽ ngày càng mở rộng trên địa bàn Hà Nội để đạt được kết quả kinh doanh cao nhất.
Về thị trường bán buôn: phòng kinh doanh bán buôn và các phòng dự án là phòng quan trọng nhất của công ty hiện nay.Với tỷ lệ 80% doanh thu đạt được của công ty là do kinh doanh bán buôn và các phòng dự án mang lại đã cho thấy tầm quan trọng của hoạt động bán buôn.Công ty có thị trường bán buôn rộng lớn và có quan hệ làm ăn với rất nhiều các Công ty, các Gara, các trường nghề trên khắp cả nước.Trên địa bàn khắp cả nước ví dụ như Trường Trung cấp nghề số 8. Trường Cao đẳng kinh tế kỹ thuật Hà Nội, Trường Đại học Giao thông vận tải…
Bên cạnh đó thị trường của công ty CP Thiết bị Tân Phát còn có rất nhiều các Gara, các công ty ngoại tỉnh bao gồm hầu hết 3 tỉnh: miền Bắc, miền Trung,miền Nam Từng bước toạ chỗ đứng vững chắc và là cung cấp thường xuyên cho các đơn vị trường nghề trong cả nước.
1.1.3 Phương thức bán hàng của Công ty cổ phần thiết bị Tân Phát Đặc điểm của các công ty thương mại khác các doanh nghiệp sản xuất là ở chỗ doanh nghiệp thương mại không trực tiếp tạo ra sản phẩm, hàng hoá mà đóng vai trò trung gian giữa sản xuất và tiêu dùng.
Bán hàng là khâu cuối cùng trong quá trình hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp thương mại.Thông qua bán hàng giá trị và giá trị sử dụng của hàng hoá được thực hiện, vốn của doanh nghiệp được chuyển từ hình thái hiện vật sang hình thái giá trị.Và với mục đính bán được nhiều hàng nhất doanh nghiệp thương mại tổ chức nhiều phương thức bán hàng khác nhau để đáp ứng nhu cầu của khách hàng.Với mỗi phương thức bán hàng khác nhau cách hạch toán cũng khác nhau Để đẩy mạnh quá trình tiêu thụ hàng hóa, Công ty phải đa dạng hóa các phương thức tiêu thụ để phù hợp với từng đối tượng khách hàng Công ty có các phương thức bán hàng chủ yếu sau:
Thực trạng kế toán bán hàng tại Công ty CP Thiết bị Tân Phát
Kế toán doanh thu
2.1.1 Chứng từ và thủ tục kế toán
*Nguyên tắc ghi nhận doanh thu bán hàng:
Nguyên tắc cơ bản để ghi nhận doanh thu bán hàng ở Công ty CP thiết bị Tân Phát là doanh thu bán hàng chỉ được ghi nhận tại thời điểm hàng hóa được coi là tiêu thụ Hàng hóa của Công ty được coi là tiêu thụ khi thỏa mãn các điều kiện sau:
Công ty mất quyền tự chủ về hàng hóa, đồng thời nhận được quyền sở hữu về tiền tệ hoặc quyền đòi tiền mà bên mua chấp nhận Việc xác định thời điểm hàng hóa được coi là tiêu thụ có ý nghĩa rất quan trọng đối với Công ty, có xác định đúng thời điểm mới xác định được điểm kết thúc việc quản lý hàng hóa, và phản ánh chính xác doanh thu bán hàng trên cơ sở đó tính toán chính xác kết quả bán hàng trong kỳ của doanh nghiệp
Sau đây là một số trường hợp cụ thể hàng hóa được coi là tiêu thụ và doanh thu bán hàng được ghi nhận ở Công ty CP Thiết bị Tân Phát:
Hàng hóa bán theo phương thức chuyển hàng thu tiền ngay, đơn vị bán đã nhận được tiền do bên mua trả và đã giao hàng cho bên mua.
Hàng hóa bán theo phương thức nợ lại, đơn vị bán chưa nhận được tiền nhưng nhận đuợc thông báo của bên mua chấp nhận thanh toán, hàng hóa đã giao cho bên mua.
* Chứng từ và thủ tục kế toán
- Hóa đơn giá trị gia tăng, hóa đơn bán hàng: dùng để phản ánh số lượng,chất lượng trị giá của hàng hóa, thuế suất, tiền thuế và số tiền phải thu của người mua.
- Báo cáo bán hàng: Phản ánh số lượng, chất lượng, trị giá, giá trị hàng bán, thuế suất, tiền thuế, số tiền phải thu, số tiền thực thu hàng ngay, hàng tháng đồng thời là cơ sở để ghi sổ kế toán.
- Hóa đơn kiêm phiếu xuất kho: Dùng để phản ứng số lượng, chất lượng trị giá hàng bán, thuế suất, tiền thuế và tổng số tiền phải thu của người mua. Đồng thời là cơ sở để ghi sổ kế toán.
- Thẻ kho: Dùng để phản ánh số lượng của hàng hóa xuất, nhập hoặc tồn của hàng hóa.
- Sổ sách sử dụng: Sổ chi tiết doanh thu, Sổ tổng hợp doanh thu bán hàng,
Sổ nhật ký bán hàng, Sổ cái TK 511.
Chi tiết Tài khoản 511 tại Công ty như sau:
TK 5111: Doanh thu bán hàng hóa
TK 5113: Doanh thu cung cấp dịch vụ
Ngoài ra còn có các chứng từ liên quan như phiếu thu, phiếu chi, giấy báo nợ, giấy báo có, hợp đồng kinh tế.
- Căn cứ vào đơn đặt hàng, hợp đồng kinh tế, bảng báo giá do phòng kinh doanh hoặc phòng dự án gửi đến, kế toán lập hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT), phiếu xuất kho.
- Hóa đơn GTGT được lập làm 3 liên: Liên 1 lưu tại cuống, liên 2 giao cho kháchh hàng, liên 3 lưu hành nội bộ dùng để ghi sổ
Trong trường hợp mua hàng đựợc thanh toán ngay toàn bộ, thì hóa đơnGTGT sẽ được chuyển đến kế toán thanh toán lập phiếu thu, sau đó chuyển cho thủ quỹ làm thủ tục thu tiền Thu tiền xong thủ quỹ đóng dấu “ đã thu tiền” vào phiếu thu và chuyển cho kế toán kho Kế toán kho căn cứ vào hóa đơn, hợp đồng để xuất hàng rồi chuyển cho thủ kho Thủ kho căn cứ vào số lượng, chủng loại hàng hóa ghi trên hóa đơn và tiến hành xuất kho hàng hóa đồng thời yêu cầu xuất kho Sau đó thủ kho sẽ chuyển kế toán để ghi sổ và làm thủ tục thanh toán ( Nếu chưa thanh toán)
Phiếu xuất kho được ghi làm 2 liên: Liên 1 lưu tại cuống, liên 2 chuyển xuống cho thủ kho để làm căn cứ giao hàng Thủ kho căn cứ vào phiếu xuất kho để xuất hàng đồng thời ghi ngay vào thẻ kho theo chỉ tiêu số lượng xuất, thủ kho ký vào phiếu xuất kho và giao cho người nhận hàng.
* Bán buôn vận chuyển thẳng
Trong trường hợp hàng mua là hàng nhập khẩu, hàng đã về đến sân bay, bến cảng… nhân viên kiểm tra hàng sau đó vận chuyển đến địa điểm giao hàng cho khách hàng Căn cứ vào hóa đơn mua hàng, tờ khai hải quan, hóa đơn vận chuyển, hóa đơn GTGT… kế toán tiến hành ghi nhận giá vốn hàng bán.
Nếu là hàng mua trong nước, sau khi người bán giao hàng thì tiến hành vận chuyển hàng cho người mua, căn cứ vào hóa đơn mua hàng, hợp đồng kinh tế, hóa đơn vận chuyển… kế toán tiến hành ghi nhận giá vốn hàng bán.
Khi khách hàng đến mua hàng, nhân viên bán hàng tại cửa hàng viết ngay hóa đơn bán hàng ( hóa đơn GTGT ) Khi khách hàng thanh toán, nhân viên bán hàng tại Showroom bán hàng thu tiền, lập phiếu thu, bảng kê chứng từ háng hóa bán ra Cuối tháng, nhân viên tại Showroom gửi hóa đơn bán hàng, bảng kê hàng hóa bán ra lên phòng kế toán của Công ty.
Công ty thực hiện bán lẻ theo phương thức thu tiền tập trung là khi phát sinh nghiệp vụ bán lẻ hàng hóa thì kế toán lập hóa đơn GTGT Trường hợp nếu bán lẻ tạo Công ty thì kế toán hàng hóa lập hóa đơn GTGT lấy đầy đủ chữ ký của người mua, thủ trưởng, kế toán trưởng sau đó dựa vào hóa đơn GTGT( nếu khách hàng trả hết một lần)
Trường hợp bán lẻ nhưng khách hàng yêu cầu mang hàng đến tận nhà thì kế toán hàng hóa cũng lập hóa đơn GTGT sau đó giao cho người mua liên 2 Sau khi đã giao hàng và thu tiền, người được phân công đi giao hàng có trách nhiệm nộp số tiền đó cho phòng kế toán.
Trên mỗi hóa đơn ghi đầy đủ, đúng các yếu tố bao gồm: Giá bán chưa có thuế, thuế GTGT và tổng giá trị thanh toán.
* Tài khoản kế toán sử dụng
Kế toán giá vốn hàng bán
2.2.1 Chứng từ và thủ tục kế toán
Giá vốn hàng hoá tiêu thụ trong công ty được xác định khi hàng hoá xuất ra khỏi kho và được coi là tiêu thụ Kế toán sử dụng chứng từ chủ yếu là phiếu nhập kho, phiếu xuất kho để vào sổ chi tiết giá vốn TK sử dụng để theo dõi giá vốn của hàng hoá TK 632 và TK 156 dùng để theo dõi tình hình nhập xuất tồn của hàng hoá để cuối kỳ tính giá vốn cho hàng hoá xuất kho.
Các chứng từ được sử dụng bao gồm : Phiếu nhập kho, hoá đơn GTGT, phiếu nhập hàng, phiếu xuất hàng
Các sổ được sử dụng bao gồm: Sổ chi tiết giá vốn, Bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn, Sổ Nhật ký chung, Sổ Cái tài khoản 632.
Tài khoản sử dụng. Để hạch toán giá vốn hàng bán kế toán sử dụng Tài khoản 632 “Giá vốn hàng bán”.
- Bên Nợ: Trị giá vốn của hàng hoá đã xuất bán trong kỳ.
- Bên Có: Kết chuyển trị giá vốn của số hàng đã bán trong kỳ vào tài khoản xác định kết quả.
Tài khoản 632 cuối kỳ không có số dư.
2.2.2 Kế toán chi tiết giá vốn hàng bán
Công ty áp dụng tính giá vốn của hàng hóa bán ra được xác định theo phương pháp bình quân cả kỳ dự trữ Theo phương pháp này, trị giá vốn hàng xuất bán được xác định như sau:
Giá đơn vị Giá trị hàng tồn kho đầu kỳ + Giá trị hàng nhập trong kỳ bình quân = Số lượng hàng tồn kho đầu kỳ+ Số lượng hàng nhập trong kỳ Để quản lý và hạch toán hàng hóa công ty sử dụng thẻ kho và sổ chi tiết hàng hóa Việc hạch toán chi tiết hàng hóa được tiến hành đồng thời tại kho và tại phòng kế toán, thực hiện theo phương pháp ghi thẻ song song Cuối tháng kế toán đối chiếu số liệu kế toán chi tiết và kế toán tổng hợp với số liệu ở kho.
Hàng ngày căn cứ vào hóa đơn GTGT, phiếu nhập kho, kế toán lập bảng thu mua hàng, bảng này được lập hàng ngày và không chi tiết cho từng loại hàng hóa, bảng này được lập để theo dõi số lượng cũng như giá trị hàng nhập trong ngày Cuối tháng căn cứ vào báo cáo tồn kho của tháng trước và báo cáo nhập hàng trong tháng này, kế toán tính đơn giá bình quân cho từng loại hàng hóa, từ đó cập nhập được giá vốn cho từng loại hàng hóa ở mỗi đơn hàng và lên sổ chi tiết giá vốn, báo cáo hàng tồn kho cho từng loại mặt hàng.
Biểu mẫu 2.16 : Phiếu nhập kho
CÔNG TY CP THIẾT BỊ TÂN PHÁT
Km 12 Quốc lộ 1A – Thanh Trì – Hà Nội
Họ và tên người giao hàng: Phạm Văn Mỹ Đơn vị bán : Công ty TNHH Tân Đại Phát
T T Mã hàng Tên hàng ĐV
Số lượng Đơn giá Thành tiền
Phòng sơn ôtô Ritian đồng bộ Bộ 1 1 102.000.000 102.000.000
2 SOLA5200 Máy hàn rút tôn
3 B2 Bóng đèn sơn sấy Cái 2 2 300.000 600.000
4 CAPCN Cáp cầu nâng Cái 2 2 480.000 960.000
Nhập, ngày 05 tháng 11 năm 2010. Người lập phiếu Người giao hàng Thủ kho (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
Biểu mẫu 2.17 : Bảng kê mua hàng
CÔNG TY CP THIẾT BỊ TÂN PHÁT
Km 12 Quốc lộ 1A – Thanh Trì – Hà Nội
Ngày 05/11/2010 Đơn vị tính: Đồng
05/11 Phòng sơn ôtô Ritian đồng bộ
Máy hàn rút tôn SH 5200
Kế toán trưởng Người lập
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
Từ báo cáo tồn kho của tháng trước và bảng kê mua hàng của tháng này kế toán tính đơn giá bình quân cho từng loại hàng Dưới đây là bảng tính giá bình quân tháng 11/2010 tại công ty.
Biểu mẫu 2.18 : Bảng tính giá trung bình
CÔNG TY CP THIẾT BỊ TÂN PHÁT
Km 12 Quốc lộ 1A – Thanh Trì – Hà Nội
BẢNG TÍNH GIÁ TRUNG BÌNH
Tháng 11 năm 2010 Đơn vị tính: Đồng
TT Mã hàng Tên hàng
Tồn đầu kỳ Nhập trong kỳ Đơn giá bình quân
Phòng sơn ôtô Ritian đồng bộ 1 102.500.000 1 102.000.000 102.250.000
Máy hàn rút tôn SH 5200 1 2.050.000 2.050.000
Kế toán trưởng Người lập
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
Biểu mẫu 2.19 : Sổ chi tiết tài khoản 632
CÔNG TY CỔ PHẦN THIẾT BỊ TÂN PHÁT
Km 12, Quốc lộ 1A Thanh trì – Hà nội
SỔ CHI TIẾT TÀI KHOẢN
Mã hiệu TK 632- Gía vốn hàng bán
Số hiệu Ngày tháng Nợ Có
002564 17/11 Xuất kho bộ đặt nhiệt độ 156 1.895.623
2555 19/11 Xuất cho Công ty CP ôtô
002566 27/11 Xuất bán thẳng nồi hơi 331 25.952.300
3333 5.969.029 28/11 Giá vốn hàng bán bị trả lại ( Toyota Vinh )
Hà nội, ngày 30 tháng 11 năm 2010
Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc
( Đã ký) ( Đã ký ) (Đã ký )
Biểu mẫu 2.20: Sổ chi tiết tài khoản 131
CÔNG TY CỔ PHẦN THIẾT BỊ TÂN PHÁT
Km 12, Quốc lộ 1A – Thanh trì – Hà nội
SỔ CHI TIẾT TÀI KHOẢN
Mã hiệu TK 131- Phải thu khách hàng
Số phát sinh Số hiệu
2551 3/11 Xuất bán Cty Toyota Vinh 131 200.000.000
2551 3/11 Xuất bán Cty Toyota Vinh 33311 20.000.000
2552 12/11 Xuất bán ôtô Đông Thành 131 6.000.000
2552 12/11 Xuất bán ôtô Đông Thành 33311 600.000
2555 19/11 Xuất bán cho Cty CP ôtô Hoàng
2555 19/11 Xuất bán cho Cty CP ôtô Hoàng
2558 19/11 Xuất bán cho Cty Dương Tuấn 156 126.350.000
2558 19/11 Xuất bán cho Cty Dương Tuấn 33311 12.635.000
Xuất bán cho Công ty An Du 156 1.150.000 Xuất bán cho Công ty An Du 33311 115.000
12 24/11 Công ty CP ôtô Hoàng Hiền trả tiền
Hà nội, ngày 30 tháng 11 năm 2010
Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc
2.2.3 Kế toán tổng hợp về giá vốn hàng bán
Giá vốn hàng bán được xác định theo phương pháp bình quân cả kỳ dự trữ vì thế cuối tháng khi tính được giá vốn thì kế toán mới tiến hành vào sổ Nhật ký chung ( biểu mẫu 2.7 ) và sổ cái Việc tính giá vốn hàng xuất bán có ý nghĩa rất quan trọng vì kế toán tính toán đúng giá vốn hàng bán thì mới xác định đúng được kết quả kinh doanh.
Biểu mẫu 2.21 : Sổ Cái TK 632
CÔNG TY CỔ PHẦN THIẾT BỊ TÂN PHÁT
Km 12, Quốc lộ 1A – Thanh trì – Hà nội
Mã hiệu TK 632- Giá vốn hàng bán
Giá vốn phòng DA1 156 65.894.463 Giá vốn phòng DA2 156 79.320.722
Giá vốn phòng kinh doanh
Hà nội, ngày 30 tháng 11 năm 2010
Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc
( Đã ký) ( Đã ký) ( Đã ký)
Kế toán chi phí bán hàng
2.3.1 Chứng từ và thủ tục kế toán
Theo QĐ của bộ tài chính công ty sử dụng TK 642” chi phí quản lý bán hàng “để hạch toán chi phí bán hàng và chi chí quản lý doanh nghiệp Gồm hai Tài khoản cấp 2:
TK 6421 : Chi phí bán hàng
TK 6422 : Chi phí quản lý doanh nghiệp
Hiện tại, chi phí bán hàng của công ty bao gồm các khoản chi phí sau:
- Chi phí bảo hành sản phẩm: Sản phẩm của công ty là những sản phẩm có công nghệ cao vì vậy chi phí bảo hành sản phẩm cũng chiếm một phần quan trọng trong chi phí bán hàng của công ty Bảo hành tốt hàng hóa sẽ giúp cho công ty đảm bảo uy tín của công ty đối với các bạn hàng, nhằm tăng lượng khách hàng đến với công ty Việc bảo hành sản phẩm của công ty thường được trình trước cho từng hợp đồng cụ thể cà chỉ được ghi nhận vào chi phí bán hàng khi thực sự phát sinh các nghiệp vụ liên quan đến bảo hành sản phẩm của công ty Khi phát sinh chi phí bảo hành phòng kỹ thuật công nghệ làm phiếu yêu cầu bảo hành sản phẩm, có xác nhận của nhân viên phòng kinh doanh và ban lãnh đạo duyệt sẽ cử nhân viên đến bảo hành trực tiếp.
- Ví dụ khi phát sinh bảo hành thì phòng bảo hành sẽ làm phiếu yêu cầu như sau:
Hà nội, ngày 22 tháng 11 năm 2010 lắp đặt bảo hành sửa chữa yêu cầu khác
Kính gửi: Ban lãnh đạo công ty
Nội dung: sửa chữa cầu nâng 2 trụ tại Honda Tây Hồ
Yêu cầu xuất 10 que hàn, 10lít dầu thuỷ lực………
……… Hạn hoàn thành: ngày 28/11/2010 - Bộ phận yêu cầu: Nguyễn Thành Bộ
Ban giám đốc Trưởng bộ phận Người yêu cầu Người nhận
- Chi phí nhân viên: Là các khoản phải trả cho nhân viên bán hàng, nhân viên đóng gói, bảo quản, vận chuyển sản phẩm hàng hóa… Bao gồm tiền lương, tiền công và các khoản phụ cấp, tiền ăn giữa ca và các khoản trích theo lương.
Biểu mẫu 2.22 : Bảng phân bổ tiền lương và BHXH
CÔNG TY CỔ PHẦN THIẾT BỊ TÂN PHÁT
Km 12, Quốc lộ 1A – Thanh trì – Hà nội
BẢNG PHÂN BỔ TIỀN LƯƠNG VÀ BHXH
Ghi có các tài khoản
Ghi nợ các tài khoản
TK 334 - Phải trả CNV TK 338 - Phải trả phải nộp khác
Hà nội, ngày 30 tháng 11 năm 2010
- Chi phí vật liệu bao bì: Phản ánh các chi phí vật liệu bao bì xuất dung cho việc giữ gìn tiêu thụ sản phẩm, hàng hóa dịch vụ như chi phí vật liệu đóng gói sản phẩm, hàng hóa, chi phí vật liệu nhiên liệu dùng cho bảo quản bốc vác vận chuyển sản phẩm hàng hóa trong quá trình bán hàng, vật liệu dung để sửa chữa bảo quản tài sản cố định của doanh nghiệp.
Biểu mẫu 2.23 : Bảng phân bổ Công cụ dụng cụ
CÔNG TY CỔ PHẦN THIẾT BỊ TÂN PHÁT
Km 12, Quốc lộ 1A – Thanh trì – Hà nội
BẢNG PHÂN BỔ CÔNG CỤ DỤNG CỤ
Tháng 11 năm 2010 STT Ngày Diễn giải Tổng NG TG
Số còn lại chuyển năm sau
Hà nội, ngày 30 tháng 11 năm 2010
- Chi phí khấu hao tài sản cố định: Là chi phí khấu hao tài sản cố định cho bộ phận bán hàng ( nhà cửa, kho tang, phương tiện vận chuyển….)
Biểu mẫu 2.24 : Bảng tính khấu hao TSCĐ
CÔNG TY CỔ PHẦN THIẾT BỊ TÂN PHÁT
Km 12, Quốc lộ 1A – Thanh trì – Hà nội
BẢNG TÍNH KHẤU HAO TÀI SẢN CỐ ĐỊNH
Ngày Diễn giải Tổng NG TG
Số còn lại chuyển năm sau
Hà nội, ngày 30 tháng 11 năm 2010
- Chi phí dịch vụ mua ngoài: Là các chi phí bằng tiền khác liên quan đến bán hàng khác như chi phí thuê xe vận tải để vận chuyển hàng hóa từ kho cho khách hàng theo quy định như trong hợp đồng, chi phí thuê quảng cáo Nếu có phát sinh vận chuyển trong hợp đồng thì nhân viên kinh doanh chỉ cần đề nghị thanh toán, có hóa đơn VAT kèm theo, nếu phát sinh ngoài hợp đồng phải có duyệt của ban lãnh đạo.
- Chi phí bằng tiền khác: Là các khoản chi phí khác mà công ty đã chi trực tiếp bằng tiền cho các nghiệp vụ phát sinh như chi tiếp khách, xăng dầu, điện nước… phải làm đề nghị thanh toán có đầy đủ chứng từ đi kèm theo mẫu sau:
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh Phúc ĐỀ NGHỊ THANH TOÁN
Họ và tên : Vũ Thị Xuân – Phòng Kế toán
STT Nội dung Số tiền ( VNĐ )
2 Tiền vận chuyển cho Cty CP ôtô Hoàng
(Bằng chữ : Ba triệu, chin trăm bảy nhăm nghìn, hai trăm mười bảy đồng )
Hà Nội, ngày 28 tháng 11 năm 2010
GIÁM ĐỐC KẾ TOÁN TRƯỞNG NGƯỜI ĐỀ NGHỊ
Các chứng từ trên sau khi có xác nhận đầy đủ của các bộ phận được chuyển đến phòng kế toán để thanh toán, Kế toán căn cứ vào từng chứng từ cụ thể để hạch toán chi phí bán hàng sao cho phù hợp với quy định quản lý của công ty và chế độ tài chính kế toán hiện hành
2.3.2 Kế toán chi phí bán hàng
Hạch toán chi phí bán hàng vào TK 6421
Tài khoản này có các TK chi tiết như sau:
+ TK 64211 - Chi phí nhân viên bán hàng
+ TK 64212 – Chi phí khấu hao TSCĐ cho bộ phận bán hàng.
+ TK 64215- Chi phí bảo hành sản phẩm
+ TK 64217- Chi phí dịch vụ mua ngoài
+ TK 64218- Chi phí bằng tiền khác chứng từ như sau:
+ giấy báo nợ của ngân hàng
+ phiếu xuất kho công cụ dụng cụ
Căn cứ vào các chứng từ gốc trên kế toán tiến hành kiểm tra tính hợp lý,hợp lệ của chứng từ, nếu đảm bảo đầy đủ các yêu cầu theo yêu cầu quản lý và theo quy định của bộ tài chính sẽ tiến hành vào sổ như sau:
Biểu mẫu 2.25 : Sổ chi tiết bán hàng TK 6421
SỔ CHI TIẾT CHI PHÍ BÁN HÀNG
Mã hiệu TK 6421 – Chi phí bán hàng NTG
30/11 PKT2 30/11 Chi phí phân bổ CCDC 153 52.781.000
30/11 PKT3 30/11 Chi phí khấu hao TSCĐ 2141 65.182.620
30/11 PKT4 30/11 Chi phí vật liệu dùng cho bán hàng 152 1.800.000
30/11 PKT5 30/11 Chi phí bảo hành sản phẩm 153 30.555.300
30/11 PKT6 30/11 Chi phí bằng tiền mặt 111 23.320.000
30/11 PKT7 30/11 Chi phí vận chuyển 111 2.455.217
30/11 PKT8 30/11 K/C chi phí BH sang TK
Cộng phát sinh trong kỳ 180.215.000 180.215.000
Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc
( Đã ký) ( Đã ký) ( Đã ký)
Kế toán chi phí quản lý doanh nghiệp
Hạch toán chi phí bán hàng vào TK 6422
Tài khoản này có các TK chi tiết như sau:
+ TK 64221 - Chi phí nhân viên QLDN
Căn cứ Chứng từ như sau:
2.4.1 Kế toán tổng hợp chi phí quản lý doanh nghiệp
Trình tự ghi sổ tại công ty CP Thiết bị Tân Phát như sau: Căn cứ vào chứng từ chi ( phiếu chi tiền mặt, giấy báo nợ của ngân hàng….) hóa đơn GTGT kế toán tiến hành nhập số liệu vào sổ nhật ký chung và sổ Cái TK 642.
Biểu mẫu 2.26 : Sổ Cái TK 642 Đơn vị: Công ty CP thiết bị Tân Phát Địa chỉ: Km 12 Quốc lộ 1A – Thanh Trì – Hà Nội
SỔ CÁI Tài khoản 642- Chi phí quản lý kinh doanh Tháng 11/2010 Đơn vị tính: Đồng
Diễn giải TKĐU Phát sinh
Số dư đầu năm Số phát sinh trong tháng
Chi phí phân bổ CCDC
Chi phí vật liệu dùng cho BH
Chi phí bảo hành sản phẩm
Chi phí bằng tiền mặt
30/11 PKT8 30/11 Chi phí lương phải
CP(B HXH, BHYT ,BHT N, KPCĐ , phải nộp
Cộng phát sinh trong tháng
Cộng lũy kế từ đầu năm
Người lập Kế toán trưởng Giám đốc
CHƯƠNG 3: HOÀN THIỆN KẾ TOÁN BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY CỔ
PHẦN THIẾT BỊ TÂN PHÁT
Đánh giá chung về thực trạng kế toán bán hàng tại Công ty
Qua qúa trình thực tập và tìm hiểu về công tác kế toán tại Công ty CP Thiết bị Tân Phát Em có một số nhận xét sau:
Nhìn chung kế toán bán hàng ở Công ty đã cung cấp được những thông tin cần thiết phục vụ cho công tác quản lý của công ty Kế toán Công ty ghi chép đầy đủ tình hình thanh toán tiền hàng với khách hàng, tồn kho hàng hóa, cung cấp các số liệu giúp cho hoạt động kinh doanh của công ty đạt hiệu quả cao nhất.
- Về bộ máy kế toán
Công ty áp dụng hình thức tổ chức bộ máy kế toán tập trung là rất hợp lý, phát huy được hiệu quả họat động của phòng kế toán, tạo điều kiện cho công tác quản lý số liệu một cách thống nhất Bộ máy kế toán được tổ chức gọn nhẹ, tiết kiệm chi phí cho Công ty, có sự phân công trách nhiệm rõ ràng phù hợp với tổ chức kinh doanh của Công ty Bộ máy kế tóan của Công ty hầu hết là những cán bộ giỏi, có năng lực ( hầu hết là tốt nghiệp đại học).
Việc bố trí phân công theo năng lực và trình độ của mỗi kế toán tạo điều kiện cho mỗi người có khả năng đi sâu và nâng cao nghiệp vụ của mình, mặt khác tạo một bộ máy kế toán gọn nhẹ Do đó công tác kế toán phản ánh được đầy đủ, chính xác các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, cung cấp và phản ánh các thông tin kế toán kịp thời, góp phần thúc đẩy việc kinh doanh hàng hóa đạt hiệu quả cao.
- Về hình thức kế toán
Công tác kế toán tại Công ty đã không ngừng được củng cố và hoàn thiện cho ngày càng phù hợp với đặc điểm kinh doanh của Công ty Công ty đã sử dụng máy vi tính vào bộ máy kế toán, giúp tiết kiệm thời gian,chi phí.
Hệ thống chứng từ sổ sách kế toán được sắp xếp rất khoa học, hợp lý và sử dụng linh hoạt phù hợp với đặc điểm kinh doanh của Công ty và thuận lợi cho việc tổ chức kế toán trên máy.
Công tác kế toán của Công ty được vận dụng một cách linh hoạt và hợp lý theo quyết định số 48/2006/QĐ-BTC ngày 14/9/2006 về việc ban hành theo chế độ kế toán doanh nghiệp vừa và nhỏ Hệ thống chứng từ sổ sách kế toán, hệ thống báo cáo kế toán được xây dựng phù hợp với hoạt động cũng như yêu cầu quản lý của Công ty.
Hiện nay Công ty áp dụng hình thức kế toán “ Sổ nhật ký chung” Đây là hình thức sổ có kết cấu đơn giản phù hợp với đặc điểm tổ chức công tác kế toán trên máy vi tính Kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên phù hợp với tình hình nhập xuất kho hàng hóa thường xuyên, liên tục của Công ty Trong quá trình hạch toán kế toán, Công ty sử dụng hệ thống chứng từ kế toán đầy đủ và đúng quy định của Bộ tài chính Nhìn chung Công ty sử dụng hệ thống kế toán hợp lý, để đảm bảo yêu cầu hạch toán tổng hợp và chi tiết Hệ thống sổ chi tiết được mở theo dõi đến từng đối tượng như sổ chi tiết chi phí quản lý doanh nghiệp, sổ chi tiết bán hàng Công việc trên được tự động thực hiện bằng máy vi tính vừa đảm bảo tính chính xác vừa kịp thời hiệu quả tạo điều kiện giảm chi phí về quản lý.
Công ty luôn chấp hành đúng chế độ kế toán tài chính, các khoản doanh thu chi phí phát sinh trong kỳ và các chính sách thuế mới của nhà nước, chế độ đối với người lao động, trong kỳ đều được ghi chép đầy đủ trên sổ kế toán.
Tổ chức hệ thống kế toán và luân chuyển chứng từ hợp lý, trên cơ sở đảm bảo nguyên tắc kế toán của chế độ kế toán hiện hành và phù hợp với khả năng chuyên môn của cán bộ kế toán, phù hợp với đặc điểm kinh doanh và yêu cầu quản lý của Công ty.
- Về hệ thống hạch toán ban đầu:
Các chứng từ được sử dụng trong quá trình hạch toán đều phù hợp với yêu cầu nghiệp vụ kinh tế phát sinh và cơ sở pháp lý của nghiệp vụ Các chứng từ đều được kiểm tra, giám sát chặt chẽ, hoàn chỉnh và xử lý kịp thời.
- Về hệ thống tài khoản toán:
Việc tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản của Công ty đảm bảo tuân thủ những quy định hiện hành của chuẩn mực kế toán Việt Nam Hệ thống tài khỏan mà công ty đang sử dụng trong quá trình hạch toán đã phản ánh các nghiệp vụ kinh tế tương đối chính xác và đầy đủ.
Về bộ máy kế toán: Do có sự phân công rõ ràng, cụ thể trong công việc cho mỗi kế toán cho nên tính chuyên môn hóa đôi khi còn hạn chế Chẳng hạn như khi kế toán một phần hành nào đó nghỉ ốm hợac có việc thì công việc của người đó có đôi chút dán đoạn vì phải mất thời gian tìm hiểu công việc để theo dõi tiếp.
Về hóa đơn chứng từ : đôi chút có một số nghiệp vụ trong trường hợp mua hàng không nhập kho mà bán thẳng cho khách hàng nhưng kế toán vẫn lập phiếu nhập kho, điều này sẽ làm ảnh hưởng đến giá trị hàng tồn kho tại thời điểm tức thời và dẫn đến việc phát sinh nhiều mã hàng hóa, đôi khi còn làm ảnh hưởng đến kiểm kê hàng hóa thực tế.
Về việc luân chuyển chứng từ phiếu xuất kho bán hàng từ phòng kho về kế toán đôi khi còn chậm do phải xin đầy đủ chữ ký của nhân viên kinh doanh Điều này làm ảnh hưởng đến việc đối chiếu chéo lại giữa phiếu xuất kho và phần mền xem có sai sót gì không Nếu có sai sót sẽ ảnh hưởng đến công nợ phải thu với khách hàng và hàng tồn kho.
Về phân bổ chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp: cho toàn bộ hàng tiêu thụ vào cuối mỗi tháng, tuy nhiên không phân bổ chi phí này cho từng mặt hàng tiêu thu, vì vậy không xác định chính xác được kết quả tiêu thụ của từng mặt hàng để từ đó có kế hoạch kinh doanh phù hợp.
Các giải pháp hoàn thiện kế toán bán hàng tại Công ty
- Trước yêu cầu hoàn thiện công tác kế toán của Công ty cho phù hợp với chế độ và phù hợp với trình độ của cán bộ kế toán trong công ty Trên cơ sở những kiến thức được học và thực tế, em xin mạnh dạn đưa ra một số ý kiến góp phần hoàn thiện công tác kế toán tại công ty như sau:
- Công ty nên có những quy định bằng văn bản về việc chiết khấu thương mại và giảm giá hàng bán và cụ thể đối với từng đối tượng khách hàng Nên có chế đội ưu tiên cả về hình thức thanh toán đối với những khách hàng được truyền thống, tin cậy và mua với số lượng lớn Khoản chiết khấu thanh toán cho khách hàng được hạch toán là một khoản chi phí tài chính Có phần trăm chiết khấu đối với khách hàng mua nhiều và thanh toán ngay.
- Đặc biệt đối với những hàng đã tồn kho lâu ngày, cần tìm cách bán ngay, nên giảm giá đối với những hàng tông kho quá lâu, không nên để lưu kho lâu ngày, sẽ làm giảm giá trị hàng hóa, gây tốn kém, thiệt hại về tài sản cho công ty Trong trường hợp hàng bị lỗi, hỏng thì tùy thuộc vào nguyên nhân và tỷ lệ hỏng mà công ty có những quyết định giảm giá bán hàng sao cho phù hợp.
- Hiện tại công ty đã có trang web riêng, tuy nhiên vẫn còn sơ sài, chưa đầu tư sâu, chưa đứa nên nhiều chủng loại hàng hóa Do đặc thù hàng hóa của công ty là các thiết bị kỹ thuật công nghệ câo ( trong đó có một số thiết bị kỹ thuật công nghệ đặc thù ) nên đòi hỏi phải chi tiết hơn về các thông số kỹ thuật đặc biệt là các thiết bị đặc thù trong năm 2010,công ty nên mở rộng thêm vào đầu tư quảng bá sản phẩm hơn nữa.
- Hàng hoá công ty kinh doanh gồm nhiều chủng loại, mỗi chủng loại mang lại mức lợi nhuận khác nhau Một trong những biện phát tăng lợi nhuận là phải chú trọng nâng cao doanh thu của mặt hàng cho mức lãi cao Vì vậy ta cần xác định được kết quả tiêu thụ của từng mặt hàng đó xây dựng kế hoạch tiêu thụ sản phẩm mang lại hiệu quả cao nhất Để thực hiện được điều đó ta sử dụng tiêu thức phân bổ chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp cho từng mặt hàng tiêu thụ sau mỗi kỳ báo cáo.
- Một trong những vấn đề quan trọng nhất để tổ chức kế toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp là việc lựa chọn tiêu thức phân bổ hợp lý, khoa học Bởi vì mỗi mặt hàng có tính thương phẩm khác nhau, chi phí bán hàng có tính chất khác nhau, công dụng đối với từng nhóm hàng cũng khác nhau nên không thể sử dụng chung một tiêu thức phân bổ mà phải tùy thuộc vào tính chất của từng khoản mục chi phí để lựa chọn tiêu thức phân bổ hợp lý và thích hợp Đối với các khoản chi phí bán hàng Công ty CP thiết bị Tân Phát có thể phân bổ theo doanh số bán :
Chi phí bán hàng phân bổ cho nhóm hàng thứ I
Chi phí BH cần phân bổ Tổng doanh số bán x x
Doanh số bán hàng nhóm thứ I
3.2.2 Về tài khoản sử dụng :
- Về việc sử dụng các tài khoản chiết khấu thương mại và giảm giá hàng bán là cần thiết vì phản ánh chính xác doanh thu thuần của công ty Qua đó công ty có thể đánh giá kết quá kinh doanh của mình qua các năm, xem việc áp dụng các chính sách bán hàng có chiết khấu hay giảm giá có thực sự đem lại lợi nhuận cho công ty hay không hay là làm tăng thêm chi phí, để từ đó có giải pháp, phương hướng hoạt động cho năm tới.
- Công ty nên sử dụng thêm tài khoản chiết khấu thanh toán với người mua thanh toán đúng và trước hạn TK 521 Hạch toán cụ thể
- Hiện nay các khoản phải thu khách hàng của công ty là rất lớn vì thế công ty nên đưa ra những chính sách khuyến khích khách hàng thanh toán sớm, bằng cách chiết khấu thanh toán cho những khách hàng thanh toán sớm trước hạn Công ty nên chia tài khoản 131 thành 2 tài khoản chi tiết :
1311 – Phải thu của khách hàng trong hạn thanh toán
1312 – Phải thu của khách hàng quá hạn thanh toán
- Đối với những hàng tồn kho lâu ngày, không bán ngay được mặc dù đã có chính sách giảm giá mà vẫn không bán được, sẽ làm giảm giá trị hàng hóa, gây tốn kém thiệt hại vê tài sản cho công ty.
TK 159 – Dự phòng giảm giá hàng tồn kho
- Về bộ máy kế toán : Nên thường xuyên đảo vị trí làm việc với từng nhân viên kế toán để mỗi nhân viên có thể nắm bắt tất cả các nghiệp vụ phát sinh của công ty, khi có nhân viên nào nghỉ việc thì công việc không bị gián đoạn nhiều.
- Thực tế công ty có rất ít trường hợp nợ khó đòi Tuy nhiên công ty nên tính toán khoản nợ có khả năng khó đòi, tính toán lập dự phòng để đảm bảo sự phù hợp giữa doanh thu và chi phí trong kỳ Để tính toán mức dự phòng khó đòi, công ty đánh giá khả năng thanh toán của mỗi khách hàng là bao nhiêu phần trăm trên cơ sở số nợ thực và tỷ lệ có khả năng khó đòi tính ra dự phòng nợ thất thu Hạch toán :
Có TK 139 - Dự phòng phải thu khó đòi
3.2.3 Về chứng từ và luân chuyển chứng từ
Công ty không cần lập phiếu nhập kho trong trường hợp hàng không nhập qua kho mà xuất bán thẳng cho khách, chỉ cần lập phiếu hạch toán cụ thể công nợ phải trả và công nợ phải thu đối với khách hàng, điều này giúp cho công tác kiểm tra gía trị hàng tồn kho tức thời chính xác hơn, không bị tồn tài nhiều mã hàng hóa Các nghiệp vụ cần được xử lý ngay trong ngày tránh gây nhầm lẫn,mất mát, căn cứ vào các chứng từ hợp lệ, có đầy đủ thông tin cần thiết và chữ ký của những đối tượng liên quan.
- Về việc luân chuyển chứng từ cần sát sao hơn, phải thực hiện ngay trong ngày để kế toán kịp thời kiểm soát phát hiện những sai sót trong quá trình hạch toán , không bị ảnh hưởng đến công nợ phải thu cũng như theo dõi hàng hóa tồn kho được chính xác. Đảm bảo dự trữ hàng tồn kho một cách hợp lý vì hàng tồn kho liên quan đến khả năng thanh toán, khả năng quay vòng vốn của doanh nghiệp, nên công ty cần duy trì một mức hàng tồn kho hợp lý, đảm bảo đáp ứng kịp thời cho nhu cầu thì trường, kinh doanh an toàn Hàng hóa dự trữ ở một mức hợp lý, nhằm tăng tốc độ chu chuyển của vốn lưu động, tránh tình trạng ứ đọng vốn, giảm chi phí cho doanh nghiệp.
- Nên dự phòng giảm giá hàng tồn kho vì dự phòng giảm giá hàng tồn kho là việc ước tính một khỏan tiền tính vào chi phí ( giá vốn hàng bán ) vào thời điểm cuối niên độ kế toán khi giá trị thuần có thể thực hiện được của hàng tồn kho nhỏ hơn giá gốc Giá trị dự phòng được lập là số chênh lệch giữa giá gố của hàng hóa tồn kho lưon hơn gía trị thuần có thế thực hiện được.
- Việc lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho là cần thiết giúp công ty bù đắp những thiệt hại có thể xảy ra do hàng hóa tồn kho giảm gía, đông thời cũng phản ánh một cách trung thực về giá trị của hàng tồn kho trên báo cáo tài chính.
Phương pháp hạch toán như sau: