Báo cáo thực tập xây dựng hệ thống ứng dụng quản lý nhân sự và tiền lương

Báo cáo thực tập xây dựng hệ thống ứng dụng quản lý nhân sự và tiền lương

PHỤ LỤC

-o0o -PHỤ LỤC 1 LỊCH LÀM VIỆC 5 CHƯƠNG 1 6 GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY DỆT MAY 7 6 1.1.KHÁI QUÁT CÔNG TY DỆT MAY 7 6

1.1.1.Quá trình hình thành và phát triển của công ty 6

1.1.2.Đặc điểm,chức năng và nhiệm vụ của Công ty 7

1.1.2.1 Đặc điểm 7

1.1.2.2 Chức năng 8

1.1.2.3 Nhiệm vụ 8

1.1.3.Ngành nghề kinh doanh 9

1.2.HIỆN TRẠNG CỦA TỔ CHỨC 9

1.2.1.Sơ đồ tổ chức bộ máy tại công ty 9

1.2.2.Nhiệm vụ của các phòng ban 11

1.2.3.Hiện trạng sử dụng công nghệ thông tin 14

1.3.QUY TRÌNH THỰC HIỆN NGHIỆP VỤ QUẢN LÝ NHÂN SỰ TIỀN LƯƠNG TẠI CÔNG TY 14

1.3.1.Tổ chức bộ máy Nhân sự tiền lương 14

1.3.2 Quy trình thực hiện nghiệp vụ 15

1.3.3.Quy trình phân phối tiền lương 21

1.3.3.1.Tính quỹ lương cho từng bộ phận 21

1.4.ĐỊNH HƯỚNG PHÁT TRIỂN CỦA DOANH NGHIỆP 23

1.4.1.Định hướng cơ bản năm 2010 23

1.4.2.Chỉ tiêu sản xuất kinh doanh chủ yếu năm 2010 23

CHƯƠNG 2 25

TỔNG QUAN VỀ ĐỀ TÀI25

2.1.LÝ DO THỰC HIỆN ĐỀ TÀI 25

2.2.NHỮNG MỤC TIÊU CẦN ĐẠT ĐƯỢC 25

2.2.1 Quản lý nhân sự 25

2.2.2 Quản lý diễn biến lương của nhân viên 26

2.3.ĐỐI TƯỢNG SỬ DỤNG 27

2.3.1.Đối với Ban Giám đốc công ty 27

2.3.2.Đối với Phòng Tổ chức hành chính 28

2.4 THÔNG TIN CẦN XÂY DỰNG 28

2.4.1.Chức năng bảo mật và phân quyền hệ thống 28

2.4.2.Chức năng quản lý nhân sự 28

2.4.2.1.Thông tin về hồ sơ nhân viên 28

2.4.2.2.Thông tin đào tạo và công tác 29

2.4.2.3.Thông tin quản lý chính sách người lao động 29

2.4.3.Chức năng báo cáo 29

2.4.3.1.Báo cáo quản lý nhân sự 29

2.4.3.2.Báo cáo thống kê 29

2.4.3.3.Báo cáo quản lý tiền lương 29

2.4.4.Chức năng xử lý thông tin tiền lương 30

2.4.4.1.Chức năng tính tiền lương 30

2.4.4.2.Chức năng chấm công 32

2.4.4.3.Chức năng tạm ứng 32

2.4.4.4 Chức năng bình xét thi đua khen thưởng 32

CHƯƠNG 3 34

CƠ SƠ LÝ LUẬN 34

3.1.QUI TRÌNH PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG 34

3.1.1.Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin là gì? 34

3.1.2 Hệ thống (System) 35

3.1.3.Quy trình phân tích thiết kế hệ thống 37

3.2 CƠ SỞ DỮ LIỆU VÀ MÔ HÌNH DỮ LIỆU 38

3.2.1 Mô hình cơ sở dữ liệu quan hệ 40

3.2.1.1 Bảng 40

3.2.1.2 Trường (FIELD) 40

3.2.1.3 Dòng(RƠ) hay mẫu tin (RECORD) 41

3.2.1.4 Khóa chính (PRIMARY KEYS) 41

3.2.1.5 Khóa ngoại 41

3.2.1.6 Index 41

CHƯƠNG 4 43 PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG 43 4.1.PHÂN TÍCH CÁC XỬ LÝ 43

4.1.1.Phân tích các chức năng cần thực hiện 43

4.1.2 Sơ đồ chức năng BFD (Business Function Diagram) 51

4.1.3.Sơ đồ dòng dữ liệu DFD (Data Flow Diagram): 53

4.1.3.1.Biểu đồ luồng dữ liệu đăng nhập hệ thống 54

4.1.3.2.Biểu đồ luồng dữ liệu tìm kiếm nhân viên 54

4.1.3.2 Biểu đồ luồng dữ liệu quản lý hồ sơ nhân viên 55

4.1.3.3 Biểu đồ luồng dữ liệu quản lý tiền lương 55

4.1.3.4.Sơ đồ dữ liệu quản lý danh mục 59

4.1.3.5.Sơ đồ dữ liệu quản lý chế độ 59

4.1.3.6.Sơ đồ dữ liệu quản lý thống kê,in báo cáo 60

4.2.SƠ ĐỒ THỰC THỂ VÀ MỐI KẾT HỢP 60

4.2.1.Mô hình quan niệm dữ liệu 60

4.2.2.Các thực thể và mối kết hợp 62

4.2.3.Mô tả chi tiết các quan hệ 63

4.3 LƯỢC ĐỒ QUAN HỆ: 71

CHƯƠNG 5 73 XÂY DỰNG GIAO DIỆN TIẾP CẬN NGƯỜI SỬ DỤNG 73 5.1.THIẾT KẾ FORM NHẬP LIỆU 73

5.1.1.Form trang chủ 73

5.1.2.Menu hệ thống 73

5.1.3.Menu Quản lý danh mục 75

5.1.4.Menu Quản lý nhân viên 77

5.1.6.Menu Quản lý chế độ 80

5.1.7.Menu Thống kê –In báo cáo 81

5.1.8.Menu Quản lý tiền lương 82

CHƯƠNG 6 84 TỔNG KẾT 84 6.1.ĐÁNH GIÁ KẾT QUẢ LÀM ĐƯỢC 84

6.1.1.Những kết quả đạt được 84

6.1.2.Những hạn chế của đề tài 85

6.2.HƯỚNG PHÁT TRIỂN 85 TÀI LIỆU THAM KHẢO 86

LỊCH LÀM VIỆC

1 01-07/03/2010

-Tìm hiểu chung về cơ quan thực tập

-Lập kế hoạch công việc thực hiện sắp tới vớiBan giám đốc công ty

2 08/03-14/03/2010

-Tìm hiểu hiện trạng nghiệp vụ quản lý nhân

sự và xử lý việc tính lương tại Công ty

3 15/03-21/03/2010

-Tìm hiểu các tài liệu tham khảo để có hướngxây dựng hệ thống tót nhất

4 22/03-28/02/2010

-Phân tích và mô tả ngữ cảnh hệ thống quản

lý nhân sự và chi trả tiền lương cho nhân viên

7 12/04-18/04/2010 -Tham khảo ý kiến tư vấn của thầy hướng

dẫn và tiến hành chỉnh sửa

8 19/04-26/04/2010

-Chỉnh sửa lại báo cáo.

-Nộp báo cáo thực tập cho bộ môn

-Tên giao dịch quốc tế: TEXTILE AND GARMENT COMPANY N7

-Tên viết tắt: TEGACO

-Trụ sở chính: 148 Đường số 7, Hoàng Hoa Thám – Phường 13 – Quận Tân Bình – Tp.Hồ Chí Minh

-Điện thoại: 08.38100764 – 08.38425372 – 08.38459674

-Số Fax: 08.38100489

-Mã số thuế: 0300509782-1

1.1.KHÁI QUÁT CÔNG TY DỆT MAY 7

1.1.1.Quá trình hình thành và phát triển của công ty

Công ty Dệt May 7 được thành lập vào ngày 17/11/1987 theo Chỉ thị54/CTUB và Quyết định 181/QĐ của Ủy Ban Nhân Dân TP.HCM với tên gọi banđầu Xí Nghiệp P7.Xí nghiệp được thành lập với mục đích chủ yếu là nhằm nâng cảithiện đời sống cho cán bộ công nhân viên thuộc Cục Hậu cần/QK7,hoạt động chủyếu trên lĩnh vực dệt may

Ngày 26/12/1991 Tư lệnh Quân Khu 7 ra Quyết định 166/QĐ chuyển Xínghiệp P7 hoạt động theo quy chế trạm trưởng quốc phòng cho phù hợp với nhiệm

vụ kinh tế quốc phòng và phương thức bảo đảm hậu cần theo cơ chế mới.Trong giaiđoạn này,trước các khó khăn của những năm tháng đầu tiên đất nước bước vào nềnkinh tế thị trường Bộ Quốc phòng chủ trương xây dựng và hoàn thiện ngành côngnghiệp hậu cần sao cho không chỉ đáp ứng được các nhu cầu cơ bản của quân đội,xâydựng vững mạnh lực lượng hậu cần tại chỗ trên địa bàn chiến lược mà còn bảo đảmhiệu quả kinh tế,kết hợp chặt chẽ giữa quốc phòng và kinh tế.Do đó,ngày 27/02/1991

Bộ quốc phòng ra Quyết định số 516/QĐQP duyệt luận chứng đầu tư mở rộng,nângcấp xí nghiệp với tên gọi mới Xí nghiệp Dệt Nhuộm P7 tên thường dùng trong quânđội là Xí Nghiệp quân trang Quân khu 7

Theo tinh thần Hội nghị số 338/HĐBT ngày 30/11/1991 của Hội đồng Bộtrưởng.Ngày 27/01/1993 Xí nghiệp được nâng cấp lên thành Doanh nghiệp Nhà nướctheo Quyết định số 392/QĐQP của Bộ Quốc phòng với mô hình Xí Nghiệp quốcphòng làm nhiệm vụ kinh tế, hoạch toán độc lập, mở tài khoản tại Ngân hàng,đượcquyền tự chủ trong sản xuất kinh doanh theo luật định và có con dấu riêng để giaodịch

Theo hông báo số 119/DMDN ngày 13/3/1996 của chính phủ, Bộ trưởng BộQuốc phòng ra Quyết định số 493/QĐQP ngày 18/04/1996 đổi tên Xí nghiệp DệtNhuộm 7 thành Công ty Dệt may 7.

Như vậy, sau hơn 20 năm tồn tại và phát triển, đến nay công ty Dệt may 7 đã

có những bước tiến đáng kể trong hoạt động sản xuất kinh doanh.Sản phẩm của công

ty không chỉ phục vụ cho quân đội mà còn tham gia tích cực vào thị trường nội địa vàhướng tới thị trường quôc tế

1.1.2.Đặc điểm, chức năng và nhiệm vụ của Công ty

 Tổng số công nhân viên tính đến 31/12/2009 : 507 người

- Nam : 190 người chiếm 37.5%

thông qua ký kết hợp động kinh tế với các đơn vị bạn như Công ty may 20, Công tymay 28,Công ty may 32…và các quân khu,quân Đoàn trên cả nước.

 Dệt,nhuộm,in hoa các mặt hàng tham gia thị trường

 Sản xuất,gia công hàng may mặc

 Kinh doanh hàng hóa,vật tư ngành dệt

1.1.2.3 Nhiệm vụ

Sản xuất kinh doanh đúng ngành nghề, tuân thủ pháp luật, đảm bảo đáp ứng nhucầu vải may mặc quân phục cho khu vực phía Nam và một phần phía Bắc,tham giasản xuất hàng cung cấp thị tường nội địa trên cơ sở toàn năn lực sản xuất quốc phòng

có tích lũy,đầu tư và mở rộng sản xuất kinh doanh.Thực hiện nghĩa vị nộp ngân sáchcho nhà nước

 Giữ gìn an ninh trật tự chính trị, bảo vệ môi sinh, môi trường

 Làm tròn nghĩa vụ quốc phòng và làm tốt công tác dân vận

 Thực hiện nguyên tắc tập trung dân chủ, các chế độ chủ trương trong quản lýđiều hành dựa trên cơ sở thực hiện quyền làm chủ tập thể của cán bộ côngnhân viên trong đơn vị, không ngừng nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanhcủa doanh nghiệp

 Thực hiện phân phối lao động, chăm lo đời sống vật chất tinh thần cho cán bộnhân viên, bồi dưỡng nâng cao trình độ kiến thức chuyên môn,ứng dụng cácthành tựu khoa học kỹ thuật tiên tiến,không ngừng nâng cao chất lượng sảnphẩm ,quy trình công nghệ đáp ứng tiêu chuẩn quân trang phục vụ quânđội,tiết kiệm hạ giá thành sản phẩm,giảm chi tiêu cho ngân sách quốc phòng

 Có trách nhiệm bảo vệ và quản lý tài sản của Nhà nước theo quy định của luậtpháp và của Bộ quốc phòng

1.1.3 Ngành nghề kinh doanh

 Hình thức sở hữu vốn: Do nhà nước cấp

 Lĩnh vực kinh doanh: Công nghiệp dệt , nhuộm , may Xuất khẩu các hàngmay do Công ty sản xuất Sản xuất gia công các sản phẩm cơ khí (không rèn,đúc, can keo kim loại, dập , cắt , gò, hàn, sơn trong khu dân cư tập trung thuộc

TP Hồ Chí Minh) Mua bán các loại nguyên vật liệu, phụ tùng hoá chất (trừhoá chất có tính độc hại mạnh) sản phẩm của nghành dệt, nhuộm,in , may Sảnxuất vải bạt chống thấm và nhà bạt các loại (trừ tái chế, phế thải, tẩy trên sảnphẩm)

 Sản xuất – kinh doanh theo cơ chế thị trường trên cơ sở bảo toàn lực lượng sảnxuất quốc phòng, đầu tư mở rộng sản xuất kinh doanh, liên doanh liên kêt vớicác thành phần kinh tế trong nước và ngoài nước phục vụ nội địa xuất khẩu

1.2.HIỆN TRẠNG CỦA TỔ CHỨC

1.2.1.Sơ đồ tổ chức bộ máy tại công ty

SƠ ĐỒ TỔ CHỨC BỘ MÁY TẠI CÔNG TY DỆT MAY 7

Sơ đồ 1.1Chú thích:

:Quan hệ trực tiếp

:Ủy quyền trực tiếp

:Kiểm tra phối hợp

1.2.2 Nhiệm vụ của các phòng ban

 Chức năng và nhiệm vụ của Ban Giám đốc

 Giám đốc:Là người đại diện pháp nhân của doanh nghiệp,tổ chức và điều

hành mọi hoạt động của công ty,chỉ huy lãnh đạo công ty hoạt động theo quyđịnh của của pháp luật hiện hành,bảo đảm an toàn tuyệt đối về mọi mặt,cótrách nhiệm xây dựng củng cố công ty ngày càng ổn định và phát triển toàndiện.Chịu trách nhiệm trước cơ quan chủ quản trực tiếp là Đảng ủy-Bộ Tưlệnh Quân khu 7 về con người và tài sản được giao

 Phó giám đốc chính trị: là người lãnh đạo công tác Đảng,công tác chính trị

toàn công ty.Tham mưu cho giám đốc về thực hiện công tác tài chính,công tácđoàn thể toàn công ty và là người trực tiếp chỉ đạo phòng Tổ chức hành chính

 Phó giám đốc kỹ thuật-sản xuất: Làm tham mưu cho giám đốc điều hành

các hoạt động thuộc lĩnh vực kỹ thuật-sản xuất của công ty.Là người chịutrách nhiệm chủ yếu trong lĩnh vực kỹ thuật-sản xuất, cải tiến nâng cao chấtlượng sản phẩm, đồng thời là người xem xét và phê duyệt những đề xuất liênquan đến định mức vật tư, hóa chất,thiết bị,công nghệ…và là người lãnh đạotrực tiếp phòng kỹ thuật-sản xuất

 Chức năng nhiệm vụ của các phòng ban

 Phòng Tổ chức – Hành chính:Thực hiện công tác tổ chức bộ máy quản lý

nhân sự cán bộ,chính sách tuyển dụng,đào tạo và phân công lao động,các chế

độ tiền lương,chế độ bảo hiểm xã hội,bảo hiểm y tế,chính sách thi đua khenthưởng,duy trì kỷ luật,bảo vệ an ninh toàn đơn vị…Thực hiện tốt công tác vănthư bảo mật theo quy định,làm tốt công tác chính trị nội bộ,bảo vê môi

trường,phòng cháy chữa cháy,duy an toàn lao động,vệ sinh công nghiệp toàncông ty.

 Phòng Tài chính-Kế toán:Tổ chức hoạch toán kế toán,tham mưu cho giám

đốc về công tác tài chính kế toán phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanhtrong năm của công ty.Quản lý,theo dõi chính xác toàn bộ tài sản,vật tư,tiềnvốn và các chi phí khác trong quá trình sản xuất kinh doanh,tổ chức thực hiệnnghĩa vụ nộp thuế,giải quyết các chế độ chính sách cho công nhân viên bà cáckhoản trích nộp theo quy định của Nhà nước

 Phòng Kỹ thuật-Sản xuất:Tham mưu giúp việc cho ban Giám đốc về công

tác xây dựng các định mức kinh tế kỹ thuật,cùng với các xí nghiệp tổ chứcquản lý sản xuất,sử dụng và bảo quản tài sản,máy móc thiết bị,nhàxưởng,nguyên nhiên liệu đúng mục đích,chặt chẽ và tiết kiệm,xây dựng kếhoạch đầu tư máy móc thiết bị,đổi mới dây chuyền công nghệ,bố trí mặt bằngsản xuất,lựa chọn công nghệ sản xuất phù hợp,ứng dụng các thành tựu khoahọc kỹ thuật vào sản xuất

 Phòng Kế hoạch-kinh doanh-Xuất nhập khẩu:Tham mưu về công tác sản

xuất kinh doanh,lập và điều khiển kế hoạch sản xuất kinh doanh của côngty,quản lý xuất nhập hành hóa,thực hiện các hoạt động kinh doanh-xuất nhậpkhẩu,phụ trách đầu ra cho các sản phẩm của công ty

 Ban quản lý chất lượng sản phẩm(QCS):Kiểm tra và giám sát quá trình sản

xuất của các đơn vị sản xuất trực thuộc,đảm bảo sản phẩm được sản xuất đúngmẫu mã,quy cách,quy trình kỹ thuật,chất lượng theo yêu cầu.Phản ánh kịp thời

và đề xuất các biện pháp xử lý các vấn đề có ảnh hưởng đến chất lượng sảnphẩm với Ban Giám đốc

 Chức năng và nhiệm vụ vủa các bộ phận phục vụ

 Xưởng cơ khí:Do đặc điểm là công ty dệt may có nhiều thiết bị máy móc hoạt

động liên tục trong nhiều giờ liền nên công ty đã tổ chức một xưởng cơ khínhằm đáp ứng cho yêu cầu sửa chữa máy móc thiết bị,tự chế một số bộ phậnthay thế đảm bảo cho việc sản xuất dược hoạt động liên tục không bị giánđoạn

 Tổ xe con: Đáp ứng nhu cầu vận chuyển hành hóa, vật tư cho công ty.Phục vụ

các chuyến công tác của giám đốc,phó giám đốc hay các hân viên quản lýtrong công ty

 Tổ bảo vệ: Duy trì an ninh trật tự cho công ty, thực hiện kiểm soát chặt chẽ

đối với việc ra vào công ty

 Tổ hậu cần: Thực hiện móc go, âu lược, kẻ trục, suốt chỉ, vệ sinh công

nghiệp.Tổ chức phục vụ bữa ăn công nghiệp cho công ty

 Tổ tiếp thị: Thực hiện công tác tiếp thị, giới thiệu sản phẩm của công ty ra thị

trường

 Tổ kho: Bảo quản vật tư hàng hóa trong kho, tránh thất thoát, hư hỏng.Kiểm

soát quá trình ra vào kho

 Tổ chức sản xuất và chức năng nhiệm vụ

 Xí nghiệp Dệt:Là xí nghiệp ra đời đầu tiên của công ty,chuyên thực hiện các

công đoạn mắc sợi để dệt thành vải.Tổ chức sản xuất dệt,gia công các loại vảitheo kế hoạch của công ty,vải dệt ra được chuyển sang xí nghiệp nhuộm inhoặc bán ra thị trường

 Xí nghiệp Nhuộm-in: Bao gồm 2 phân xưởng: phân xưởng nhuộm và phân

xưởng in.Là xí nghiệp được công ty đầu tư khá nhiều thiết bị trong thời giangần đây nhằm đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của sản phẩm quốc phòng cũng

như thị trường.Sản phẩm tạo ra sẽ được nhập kho để bán hoặc chuyển sang xínghiệp may.

 Xí nghiệp may: Xí nghiệp được thành lập nhằm đáp ứng nhu cầu phát triển

của công ty trong xu hướng phát triển của nền công nghiệp quốc phòng ViệtNam và sự phát triển của thị trường trong nước cũng như thế giới.Xí nghiệp tổchức may đo các loại quân trang và sản phẩm may mặc dân dụng với nguyênlieeij là vải thô được dệt và nhuộm-in tại công ty

1.2.3.Hiện trạng sử dụng công nghệ thông tin

 Hiện nay công ty đang sử dụng các phần mềm sau:

1.3 QUY TRÌNH THỰC HIỆN NGHIỆP VỤ QUẢN LÝ NHÂN SỰ TIỀN LƯƠNG TẠI CÔNG TY

1.3.1 Tổ chức bộ máy Nhân sự tiền lương

Trách nhiệm quản lí nhân sự và tiền lương sẽ thuộc về Phòng tổ chức hành chính(TCHC) Trong đó:

 Nhân viên nhân sự sẽ quản lí các vấn đề về nhân sự như : Xây dựng và thựchiên kế hoạch tuyển nhân viên nếu được yêu cầu từ Ban giám đốc, tạo danh

sách các nhân viên của công ty và các phòng ban trực thuộc ,( thông tin cánhân, chức vụ….) ,thực hiện việc khen thưởng cho nhân viên theo chính sách

 Mức lương của công nhân khối sản xuất tùy thuộc vào thành phẩm sản xuất

 Những việc được khen thưởng (lí do khen thưởng ) và hình thức khen thưởngtương ứng do giám đốc công ty định ra Bộ phận quản lí lương có trách nhiệmtạo ra bảng khen thưởng trong đó có tên loại khen thưởng và hình thức khenthưởng tương ứng Quản lí nhân sự dựa vào bảng đó mà thực hiện khenthưởng cho nhân viên theo bảng trên

 Những việc bị kỷ luật( lí do kỷ luật ) và hình thức kỷ luật tương ứng do giámđốc công ty định ra Bộ phận quản lí lương có trách nhiệm tạo ra bảng kỷ luậttrong đó có tên loại kỷ luật và hình thức kỷ luật tương ứng Quản lí nhân sựdựa vào bảng đó mà thực hiện kỷ luật cho nhân viên theo bảng trên

1.3.2 Quy trình thực hiện nghiệp vụ

 Tạo danh sách nhân viên

 Phòng Tổ chức hành chính có trách nhiệm tạo danh sách nhân viên từ nhữngthông tin trong đơn xin việc của nhân viên đã được tuyển dụng cộng vớinhững thông tin về mã nhân viên, chức vụ công tác, phòng ban và mức lương

ty có những thay đổi lớn về mặt nhân sự ( khi đó cần tạo danh sách nhân viênmới)

 Khi công ty thực hiện cải tổ lớn về cơ cấu tổ chức và nhân sự thì bắt buôcngười quản lí nhân sự phải tạo mới hoàn toàn danh sách nhân viên bằng cáchthêm một số dữ liêu của nhân viên, thay đổi cách lập mã nhân viên

 Khi công ty có những thay đổi nhỏ liên quan đến vấn đề nhân sự thì ngườiquản lí nhân sự có thể thực hiện tạo danh sách mới dựa trên danh sách cũ(không cần thay đổi mã nhân viên, không cần cập nhật thêm thông tin về nhânviên )

 Thông tin về nhân viên

 Cung cấp các thông liên quan đến nhân viên khi Ban giám đốc hay bộ phận

có liên quan yêu cầu

 Quản lý thông tin đầy đủ và chính xác như:trình độ học vấn,quá trình côngtác…

 Thêm một nhân viên vào danh sách nhân viên

Khi có một nhân viên được trúng tuyển vào công ty thì Phòng tổ chức hành chính

có nhiệm vụ thêm thông tin về người đó vào danh sách nhân viên bằng cách thựchiện các bước sau:

 Điền thông tin chi tiết về nhân viên như : giới tính, ngày sinh, địa chỉ ,điệnthoại, trình độ ….các thông liên liên quan của nhân viên vào danh sách nhânviên của công ty

 Lưu hồ sơ nhân viên

 Nhập phòng ban mà nhân viên đó làm việc

 Thuyên chuyển nhân viên

 Khi nhân viên được thuyên chuyển trong nội bộ công ty thì chỉ cần thay đổiphòng ban mà nhân viên đó làm việc trong danh sách nhân viên và mức lương

 Khi nhân viên được thuyên chuyển ra ngoài công ty thì xóa tên nhân viên khỏidanh sách đồng thời trả lại hồ sơ cho nhân viên nghỉ việc

 Tạo và thay đổi bảng lương , khung lương

 Người quản lí lương có trách nhiệm tạo bảng lương cho nhân viên công ty.Quản lí lương tạo bảng lương bằng cách từ những mức lương được qui địnhtheo bậc lương và lương sản phẩm

 Mức lương được sắp xếp theo thứ tự các phòng ban,trong mỗi phòng ban mứclương được sắp xếp theo chiều giảm dần về hệ số lương và chức vụ tươngứng Có 3 kiểu lương: lương dành cho khối quản lý,lương khoán,lương dànhcho khối sản xuất

 Khi công ty có những điều chỉnh nhỏ liên quan đến hệ số lương hoặc giá trịtiền ứng với hệ số lương ,người quản lí có thể tạo bảng lương mới từ nhữngbảng lương có sẵn

 Người quản lí lương chỉ tạo mới hoàn toàn bảng lương khi công ty có yêu cầuhoặc có những thay đổi lớn về cơ cấu lương

 Khung lương là do sự nhật trí của lãnh đạo công ty về mức của một chức vụtrong công ty có thể nhận được Khi cần sự thay đổi bảng lương, ngưởi quản lílương có thể mở bảng lương cũ ra và thay đổ dữ liệu về lương trong đó.

 Tạo bảng khen thưởng / kỷ luật

 Những việc khen thưởng /kỷ luât và hình thức khen thưởng/ kỷ luật tương ứng

do giám đốc công ty định ra Quản lí lương có trách nhiệm tạo ra bảng khenthưởng/kỷ luật trong đó có tên loại khen thưởng/ kỷ luật và hình thức khenthưởng/kỷ luật tương ứng

 Tùy theo yêu cầu của giám đốc mà quản lí lương có thể tạo mới hoàn toànbảng khen thưởng/kỷ luật hay tạo bằng cách thay đổi bảng khen thưởng kỷluật cũ

 Lưu hồ sơ khen thưởng /kỷ luật theo mã hồ sơ

 Tra cứu dữ liệu

 Quản lí nhân sự có thể xem xét được bảng lương do phòng tài chính kế toánlập để có thể định ra được mức lương phù hợp cho nhân viên

 Quản lí lương có thểm xem danh sách nhân viên để xem mức lương của họ doquản lí nhân sự đặt ra có phù hợp với khung lương mà công ty qui định haykhông

 Thực hiện khen thưởng và kỷ luật

 Sau một khoảng thời gian nhất định (1 tháng ) quản lí nhân sự dựa vào bảngkhen thưởng/kỷ luật do quản lí lương tạo để lập ra bảng danh sách các nhânviên được khen thưởng / kỷ luật với những lí do khen thưởng/kỷ luật tươngứng

 Một nhân viên có thể có một hoặc nhiều việc được khen thưởng/kỷ luật

 Thanh toán tiền lương cho nhân viên và nộp các khoản phải nộp liên quan khác

 Thanh toán tiền lương cho nhân viên bằng tiền mặt.Ngoài ra đơn vị phải thựchiện các khoản nộp nghĩ vị liên quan tới lương hoặc nộp thay cho người laođộng các khoản nghĩa vụ này

 Căn cứ vào bảng thanh toán lương, căn cứ vào các chứng từ về thời gian haykết quả lao động và các chứng từ liên quan đến thanh toán lương

 Quy trình tuyển dụng nhân sự

Trách nhiệm Bước công

1.Trưởng Bộ phận xác định vị trí công việc còn thiếu người và quyết định có cần thiết phải thực hiện việc tuyển dụng hay không,căn cứ vào kế hoạch tuyển dụng và ngân sách hằn năm của một trong hai trường hợp sau đây:tuyển dụng thay thế hoặc tuyển dụng cho một vị trí mới 2.Trưởng bộ phận điền đầy đủ vào Phiếu yêu cầu tuyển dụng và trình Giám đốc phê duyệt 3.Nếu đó là một vị trí mới thì trưởng Bộ phận sẽ soạn thảo

Page Vũ Viết Lâm

2.PHÊ DUYỆT Giám đốc xem xét và phê duyệt nhu cầu.Sau khi được

duyệt,Phòng Tổ chức hành chính phối hợp với đơn vị lien quan để tiến hành tuyển dụng

3.THÔNG BÁO TUYỂN DỤNG

1.Sau khi được chấp thuận,Phòng TCHC tiến hành tuyển dụng:qua nguồn nội bộ,các đơn vị tuyển dụng bên ngoài 2.Phòng TCHC thông báo về tiến đọ tuyển dụng cho trưởng bộ phận liên quan

4.TIẾP NHẬN

HỒ SƠ VÀ MỜI PHỎNG VẤN

1.Phòng TCHC tiếp nhận các hồ sơ ứng viên,kiểm tra,sắp xếp lịch và tiến hành phỏng vấn sơ bộ các ứng viên 2.Phòng TCHC sắp xếp các cuộc phỏng vấn cho hội đồng tuyển dụng với các ứng viên theo danh sách tuyển chọn và gửi Thư từ chối cho các ứng viên không đạt yêu cầu trongvòng sơ tuyển 3.Phòng TCHC tham khảo chuyên môn với trưởng đơn vị liên quan trước khi gửi thư từ chối để xem phòng chuyên môn có cần hạ tiêu chuẩn hay không đối với những yêu cầu về chuyên môn

5.PHỎNG VẤN Trưởng Phòng TCHC,Trưởng bộ phận có nhu cầu tuyển

dụng,tiến hành phỏng vấn ứng viên.Nếu đạt yêuc ầu,tiến hành thủ tục tuyển dụng

6.THỬ VIỆC

Trưởng Phòng TCHC lập hợp đồng thử việc trình Giám Đốc phê duyệt đính kèm với bản Mô tả công việc cho ứng viên được chấp thuận.Phòng TCHC sẽ tiến hành mộ chương trình hội nhập vào môi trường làm việc bao gồm các nội dung sau đây: 1.Giới thiệu nhân viên mới với Trưởng Bộ phận để thực hiện tiếp chương trình hội nhập vào môi trường làm việc 2.Giới thiệu sơ lược về công ty

Sơ đồ 1.2.Quy trình tuyển dụng nhân sự

1.3.3 Quy trình phân phối tiền lương

1.3.3.1 Tính quỹ lương cho từng bộ phận

 Xác định quỹ lương phân phối theo hệ số:

7.HỘI NHẬP MÔI

TRƯỜNG

8.KÝ HỢP ĐỒNG

Sau khi nhận được thông báo đánh giá kết quả thử việc từ trưởng đơn vị.Phòng TCHC phải: a.Chuẩn bị hợp đồng lao động để ký kết,thông báo kết quả thử việc,nhân viên mới ký hợp đồng lao động b.Chuẩn bị thanh toán thoi việc và thông báo két quả không đạt yêu cầu trong thời gian thử việc.Ứng viên khôngđạt yêu cầu trong thời gian thử việc nhận tiền thanh

toán,bàn giao các dụng cụ làm việc

9.CẬP NHẬT

HỒ SƠ

-Sau khi kết thúc chương trình tuyển dụng,Phòng TCHC báo cáo kết quả tuyển dụng cho Ban Giám đóc xem xét -Cập nhật các hồ sơ phát sinh trong quá trình tuyển dụng

và lưu giữ hồ sơ

Lương

=

- Xác định mức lương hệ số một:

 Ghi chú:Tổng hệ số lương cơ bản không tính các bộ phận:

-Công nhân xí nghiệp Cơ khí: 12 người

-Nhân viên bảo vệ : 8 người

-Tổ hậu cần 3 người

-Tổ vệ sinh công nghiệp xí nghiệp Dệt 4 người

 Tổng quỹ lương Xí nghiệp Dêt:

Quỹ lương phân phối sản phẩm

L(HS1)=

Tổng hệ số lương căn bản

 Tổng quỹ lương Xí nghiệp Nhuộm-in:

 Tổng quỹ lương Xí nghiệp May:

 Tổng quỹ lương của đội QCS:

 Tổng quỹ lương khối cơ quan:

 Tổng quỹ lương công nhân đóng kiện:

1.4.ĐỊNH HƯỚNG PHÁT TRIỂN CỦA DOANH NGHIỆP

1.4.1.Định hướng cơ bản năm 2010

 Tập trung các nguồn lực,phấn đấu giữ ổn định và tăng trưởng hoạt độngSXKD của Công ty về mọi mặt,đáp ứng các yêu cầu phục vụ quant rang cholực lượng DQTV và DBĐV,các sản phẩm Quốc phòng,kết hợp với sản xuấthang thị trường

 Đầu tư đồng bộ các thiết bị như máy đốt lông,hệ thống xử lý nước thải,máy

may và xây dựng cửa hàng giới thiệu sản phẩm

 Hoàn thiện hơn nữa bộ máy quản lý các cập.Đào tạo,bồi dưỡng taynghề,chuyên môn cho CB-CNV các khâu,nâng cao năng suất,chất lượng sảnphẩm,đáp ứng yêu cầu ngày càng khắt khe của sản phẩm Quốc phòng và thịtrường

 Đẩy mạnh phong trào thi đua quyết thắng,kết hợp với phong trào thi đua tronghoạt động SXKD của các tổ chức quần chúng,xây dựng đơn vị trong sạchvững mạnh toàn diện

1.4.2.Chỉ tiêu sản xuất kinh doanh chủ yếu năm 2010

 Xí nghiệp Dệt = 3.181.464 m vải các loại

 Xí nghiệp Nhuộm-In = 2.984.185 m vải nhuộm các loại 1.746.950 m vải in các loại

 Xí nghiệp May = 427.000 sản phẩm = 9.415.000.000 đồng

 Tổng doanh thu = 310.179.462.000 đồng

Trong đó:

-Doanh thu quốc phòng = 80.978.124.000 đồng

-Doanh thu thị trường = 219.386.338.000 đồng

-Doanh thu XN May = 9.415.000.000

-Doanh thu khác = 400.000.000 đồng

 Thu nhập bình quân = 4.070.127 đồng/người/tháng

CHƯƠNG 2

TỔNG QUAN VỀ ĐỀ TÀI 2.1.LÝ DO THỰC HIỆN ĐỀ TÀI

 Hiện nay,công tác quản lý nhân sự và tiền lương của Công ty dệt may 7 đượcthực hiện trên các bảng tính Exel.Trong kế hoạch phát triển của Công ty,khốilượng dữ liệu sẽ lưu trữ là rất lớn,việc thực hiện quản lý nhân sự tiền lươngbằng các bảng tính Exel sẽ dễ gây ra sai sót

 Nằm trong tổng thể mục tiêu tin học hóa các quá trình nghiệp vụ của Công tytrong thời gian sắp tới,hệ thống Quản lý nhân sự-tiền lương được xét xây dựngnhằm mục đích tận dụng các tài nguyên cơ sở hạ tầng thông tin để quản lý cácthông tin liên quan đến nghiệp vụ quản lý nhân sự,làm nền cho các cổng truyxuất thông tin doanh nghiệp

2.2.NHỮNG MỤC TIÊU CẦN ĐẠT ĐƯỢC

2.2.1 Quản lý nhân sự

 Quản lý sơ yếu lí lịch với đầy đủ thông tin như: Họ tên, bí danh, ngày

sinh, nơi sinh, dân tộc, tôn giáo, số thẻ công ty, số CMND, quê quán, hộkhẩu thường trú, nơi ở hiện tại, điện thoại liên hệ

 Quản lý thành viên và trình độ cán bộ với các thông tin như: Thành

phần bản thân và thành phần gia đình (bố mẹ, anh chị em ruột, vợ chồngcon cái ) của mỗi cán bộ, trình độ văn hoá, chuyên môn, trình độ ngoạingữ, trình độ nhận thức chính trị

 Quản lý kinh nghiệm, uy tín công tác với các thông tin như: Phẩm

chất đạo đức, ý thức trách nhiệm, tính kỷ luật, kiến thức chuyên môn, kinhnghiệm công tác, uy tín công tác, nghề nghiệp trước khi được tuyển dụngvào công ty …

 Quản lý các thông tin về quá trình là đoàn viên Thanh niên

CSHCM, Đảng viên ĐCSVN hoặc đoàn viên công đoàn, quá trình phục vụtrong quân đội, quá trình phục vụ trong ngành công an, tình trạng sức khoẻ,

là thương binh, quá trình bị tai nạn lao động

 Quản lý diễn biến quá trình đào tạo, trình độ học vấn, trình độ ngoại

ngữ, trình độ lí luận chính trị và quản lý các học hàm, học vị được phongtặng

 Quản lý các diễn biến công tác : Quá trình trước khi tuyển dụng, quá

trình điều động, bổ nhiệm hoặc thuyên chuyển giữa các đơn vị, bộ phận,theo dõi quá trình thực hiện kí kết hợp đồng lao động, quá trình nghỉ phép(tai nạn, nghỉ thai sản, ), quá trình được cử đi đào tạo, quá trình đi côngtác trong và ngoài nước, quá trình khen thưởng và kỷ luật

 Quản lý chấm công quản lý ngày công làm việc, phân ca làm việc, hỗ

trợ chấm công theo ngày, tháng hoặc bằng máy chấm công Cho phép đổ

dữ liệu từ file Excel vào hệ thống, thực hiện các đăng ký ngày nghỉ phép,nghỉ thai sản, tăng ca và làm thêm giờ cho từng nhân viên Tùy theo loạingày nghỉ mà công ty trả mức lương tương ứng cho nhân viên Các mức trảtương ứng này tùy thuộc vào chính sách và luật lao động mà nhà quản lýlinh động nhập vào chương trình Hỗ trợ chấm công thủ công theo

ngày/tháng hoặc bằng máy chấm công dùng (thẻ từ, vân tay) Đặc biệt, nócòn cho phép cập nhật ngày phép được hưởng trong năm của nhân viên

2.2.2 Quản lý diễn biến lương của nhân viên

Ngoài chức năng quản lý thông tin, phần mềm Quản lý nhân sự cònquản lý thông tin chi tiết về lương nhân viên, bao gồm:

 Diễn biến lương và quản lý quá trình hưởng phụ cấp của nhân sự

 Thông tin số người đang giữ mức lương chuyên viên đủ 3 năm và thangbậc lương đang hưởng, in ra mọi thông tin có liên quan để lập danhsách đề nghị xét nâng bậc in theo mẫu

 Đưa ra số nhân sự có cùng mức lương (in ra mọi thông tin có liên quan)

 Đưa ra số nhân sự đủ thời gian lên lương và hệ số tiền lương đanghưởng nhưng chưa được lên lương mới

 Điều chỉnh lương theo hàng năm nhân sự được lên lương

 Tính lương cho nhân viên theo các khoản: phụ cấp, các khoản đượccộng thêm, các khoản khấu hao, lương thưởng,

2.3.ĐỐI TƯỢNG SỬ DỤNG

2.3.1.Đối với Ban Giám đốc công ty

 Hệ thống Quản lý nhân sự-Tiền lương cung cấp một khung nhìn từ bao quátđến chi tiết mặt quản trị nhân sự,tiền lương cho Ban giám đốc,cho phép Bangiám đốc có thể theo dõi các đối tượng tham gia công ty một cách tổng thểtheo các trục giám sát khác nhau:

 Theo dõi thông tin nhân sự

 Theo dõi biến động nhân sự theo thời gian

 Theo dõi các khoản mục đặc biệt trong các vấn đề quản lý nhân sự như Bảohiểm xã hội,đào tạo…

 Trợ giúp Nhà quản lý khả năng ra quyết định điều chỉnh và can thiệp vào cácquá trình biến động nhân sự để tác động đến chiến lược Quản lý nhân sự

 Giảm thiểu các chi phí Quản lý nhân sự như:Tuyển dụng,sắp xếp,thay đổi,lưu trữ hồ sơ nhân sự…

 Quản lý lương,chấm công theo tháng,theo dõi tình hình nâng lương theo từngthời kì

2.4 THÔNG TIN CẦN XÂY DỰNG

2.4.1.Chức năng bảo mật và phân quyền hệ thống

 Mô hình hoạt động theo mô hình Client-Server:

 Máy chủ (server) quản lý tập trung dữ liệu về nhân sự và tiền lương

 Máy trạm:sử dụng giao diện dạng Form(giống các chương trình như MS Word,Exel) để nhập và xem báo cáo

 Quản lý nhóm người dùng đăng nhập hệ thống

2.4.2.Chức năng quản lý nhân sự

2.4.2.1.Thông tin về hồ sơ nhân viên

 Quản lý thông tin chi tiết người lao động:ngày vào làm,địa chỉ,số điện thoại

 Quản lý thông tin về trình độ nghiệp vụ,quá công tác tại vị trí đoàn viên,đảng viên

2.4.2.2.Thông tin đào tạo và công tác

 Theo dõi quá trình đào tạo của nhân viên,thời gian hoàn thành các khóa đào tạo,những bằng cấp đạt được

 Theo dõi quá trình công tác và thời điểm cán bộ được bổ nhiệm

 Theo dõi quá trình khen thưởng,kỷ luật

2.4.2.3.Thông tin quản lý chính sách người lao động

 Hỗ trợ công tác theo dõi quyền lợi của người lao động tham gia

BHXH,BHYT.Các chế độ nghỉ phép…

 Chính sách thôi việc cho nhân viên,chế đọ nghỉ mất sức

2.4.3.Chức năng báo cáo

2.4.3.1.Báo cáo quản lý nhân sự

 Danh sách nhân viên hiện tại

 Danh sách nhân viên trực thuộc các phòng ban các phòng ban

 Danh sách nhân viên được khen thưởng,bị kỷ luật

 Báo cáo tình hình nhân viên nghỉ phép

 Kế hoạch đào tạo nhân viên

2.4.3.2.Báo cáo thống kê

 Thống kê nhân viên theo phòng ban

 Thống kê nhân viên theo nhóm nhân viên

 Thống kê nhân viên theo trình độ

2.4.3.3.Báo cáo quản lý tiền lương

 Bảng thanh toán tiền lương theo tháng

 Bảng lương tạm ứng

 Bảng các khoản phụ cấp

 Bảng nộp thuế thu nhập cá nhân

2.4.4.Chức năng xử lý thông tin tiền lương

2.4.4.1.Chức năng tính tiền lương

 Hàng tháng,lương của mỗi nhân viên được tính dựa trên các yếu tố sau:

 Ngày công:số công lao động thực tế(tối đa 25 ngày tháng)

 Cách tính lương chung đối với toàn công ty

Lương nhận được = Mức lương cơ bản x Hệ số lương + Phụ cấp + Hệ số lương xMức lương sản phẩm + Lương khoán – Khoản chi

 Mỗi văn phòng,xí nghiệp được cấp một tổng quỹ lương.

 Các tổng quỹ lương này được chia thành một hệ số lương

 Đối với công nhân tại Xí nghiệp Dệt,Xí nghiệp Nhuộm-In,Xí nghiệp Mayhưởng lương theo quy trình đơn giá

 Trả lương cho sản phẩm có thưởng có phạt : Hình thức này trả lương theosản

phẩm trực tiếp kết hợp với thưởng nếu có hình thức nâng cao chất lượng sản phẩm, tiết kiệm vật tư…Ngược lại nếu người lao động làm ra những sản phẩm kem chất lượng, nâng suất lao động kém , lảng phí vật tư Thì sẽ phạt lương theo quy định

 Khối quản lý và phục vụ tại các xí nghiệp hưởng lương theo tỷ lệ % thời gianthực tế của hệ số

 Khoán lương cho công nhân xí nghiệp Cơ khí:

Làm việc theo kế hoạch tháng,khoán lương công nhật/ngày như sau:

Công nhân điện,cơ khí : 75.000 đồng/ngày

Tổ trưởng điện,cơ khí: 80.000 đồng/ngày

Việc thanh toán tiền lương căn cứ vào khối lượng giao trong tháng và số ngàycông thực tế

 Đơn giá khoán lương cho khối cơ quan

 Bộ phận quản lý công ty được tính theo công thức tính lương cho toàncông ty

 Khoán lương cho nhân viên bảo vệ:biên chế lao động 08 đồng chí,khoántrọn lương 1.600.000 đ/tháng/người cho nhân viên và 1.650.000đ/tháng/người đối với tổ trưởng.

 Khoán lương cho nhân viên + nhà bếp:biên chế 05 đồng chí,hưởnglương khoán 03 đồng chí.Lương khoán gọn 1.650.000 đ/tháng/người

 Cách tính các khoản trích theo lương

 Qũy BHXH : Được hình thành nhằm mục đích trả lương cho công nhân

viên trong các trường hợp ốm đau, bằng cách trích 20% tiền lương phải trả

trong tháng Trong đó 15 %tiền lương phải trả tính vào chi phí sản xuất

kinh doanh ( doanh nghiệp chịu), 4.5 % còn lại do người lao động đóng.Qũy BHXH do cơ quan bảo hiểm quản lý

 Bảo hiểm thất nghiệp:Được hình thành bằng cách trích 1% tiền lương đối

với từng cán bộ công nhân viên.Quỹ này do Phòng Tổ chức hành chínhquản lý

 Qũy BHYT: Được hình thành bằng cách theo tỷ lệ 3 % tiền lương Trong

đó , 2 % đươc tính vào chi phí sản xuất kinh doanh của đơn vị, 1% còn lại

do người lao động đóng góp Quỹ này do cơ quan quản lý, doanh nghiệp

có trách nhiệm trích nộp đầy đủ cho cơ quan quản lý

 Thuế thu nhập cá nhân:Được hình thành dựa trên thu nhập của công

nhân viên trong công ty,có cách tính riêng đối với từng nhóm như sau:

 Kinh phí công đoàn : Được hình thành bằng cách trích theo tỷ lệ 2 % trên

tổng tiển lương phải trả cho người lao động và được tính vào chi phí sảnxuất kinh doanh của đơn vị Qũy này do cơ quan công đoàn quản lý

2.4.4.2.Chức năng chấm công

 Theo dõi từng ngày làm việc của công nhân trong tháng(một tháng làm 25 ngày,mỗi ngày 8h)

 Theo dõi số ngày nghỉ phép và không phép của nhân viên

 Theo dõi số ngày,số giờ nhân viên tăng ca

 Lao động loại B:

 Làm việc tại công ty có thời gian từ đủ 9 tháng trở lên đến dưới 12 tháng

 Cán bộ,công nhân viên hoàn thành nhiệm vụ được phân công ở mức trungbình thấp,vi phạm nội quy,quy chế bị xử lý nhá nhở,ghi sổ và lập biên bản

do vi phạm nội quy giờ làm việc(3 lần),vi phạm nội quy ra vào cổng 5 lầntrở lên,không tham gia các phong trào thi tìm hiểu và nếu được kiểm tranhận thức chính trị hàng năm chỉ đạt điểm trung bình,phân loại chất lượngđảng viên chỉ đạt đủ tư cách hoàn thành nhiệm vụ

 Lao động loại C:

 Lao động không hoàn thành nhiệm vụ , bị xử lý kỹ luật từ hình thức khiểntrách từ xí nghiệp,phòng trở lên,vi phạm các chính sách,pháp luật của Nhànước và điều lệnh Quân đội,vi phạm chính sách sinh đẻ có kế hoạch(sinhcon thứ 3) trở lên,vi phạm an toàn vệ sinh lao động,an toàn vận hành máymóc thiếi bị,vi phạm an toàn giao thong do lỗi chủ quan

 Phụ cấp đếm, kiểm kê (riêng cho thủ quỹ)

Các khoản phụ cấp trên chỉ áp dụng cho các cán bộ bên bộ phận quản lý công ty vàcác xí nghiệp

Lương phụ cấp được tính = hệ số thu nhập * Mức phụ cấp(theo quy định của công tytại từng thời điểm)

CHƯƠNG 3

CƠ SƠ LÝ LUẬN 3.1.QUI TRÌNH PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG

3.1.1.Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin là gì?

Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin là một phương pháp được sử dụng bởi dãycác công ty từ IBM đến Pepsi, Hasbro, Inc., để tạo và duy trì hệ thống thông tin nhằmthực hiện các chức năng cơ bản như lưu trữ chính xác các tên và địa chỉ của kháchhàng, xử lý các đơn hàng và thanh toán cho người làm công Mục tiêu chính của phântích và thiết kế hệ thống là cải tiến hệ thống cấu trúc, điển hình là qua ứng dụng phầnmềm, có thể giúp đỡ các nhân viên hoàn tất các công việc chính của doanh nghiệpđược dễ dàng và hiệu quả hơn Là một người phân tích hệ thống, bạn sẽ là trung tâmcủa sự phát triển phần mềm đó Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin được dựatrên:

 Sự hiểu biết của bạn về các mục tiêu, các cấu trúc và các qui trình của tổ chức

 Kiến thức của bạn về làm thế nào để triển khai công nghệ thông tin nhằmmang lại lợi ích cho doanh nghiệp

Phân tích và thiết kế hệ thống: các khái niệm chính

Mục tiêu chính của phân tích và thiết kế hệ thống là để cải tiến hệ thống cấutrúc Thông thường điều này liên quan đến phát triển hay tạo được phần mềm ứngdụng và huấn luyện nhân viên để sử dụng nó Phần mềm ứng dụng, cũng còn đượcgọi là một hệ thống, được thiết kế để hỗ trợ một nhiệm vụ hay một qui trình được tổchức cụ thể như quản lý tồn kho, chi trả lương, hay phân tích thị trường Mục tiêucủa phần mềm ứng dụng là chuyển dữ liệu thành thông tin Ví dụ chẳng hạn phần

mềm được phát triển cho bộ phận kho của một cửa hàng bán sách có thể theo dõi sốlượng sách trong kho của các cuốn sách bán chạy nhất của đợt bán sau cùng Phầnmềm cho bộ phận chi trả lương có thể theo dõi sự thay đổi lương của nhân viên Sự

đa dạng của phần mềm ứng dụng rời khỏi kệ bán có thể được mua bao gồmWordPerfect, Lotus, and PowerPoint.Dẫu sao, phần mềm rời khỏi kệ bán có thểkhông phù hợp với yêu cầu của một tổ chức nào đó,và vì vậy tổ chức phải triển khaisản phẩm riêng cho mình

Ngoài phần mềm ứng dụng, hệ thống thông tin còn bao gồm:

 Phần cứng (hardware) và phần mềm hệ thống (system software) là nền tảng

để phần mềm ứng dụng hoạt động Hãy nhớ rằng, phần mềm hệ thống trợgiúp các chức năng của máy tính, trong khi phần mềm ứng dụng trợ giúpngười sử dụng hoàn thành các công việc như viết lách, chuẩn bị bảng tính, vànối với Internet

 Các tài liệu sưu liệu và huấn luyện (documentation and training manuals) là

các tài liệu được tạo bởi người phân tích hệ thống để trợ giúp nhân viên sửdụng phần mềm mà từ đó nó tạo ra sự trợ giúp

 Các vai trò công việc cụ thể (specific job roles) gắn liền với toàn bộ hệ thống,

ví dụ như người chạy máy tính và việc canh giữ cho phần mềm hoạt động

 Kiểm soát (controls) là các phần việc của phần mềm nhằm ngăn ngừa gian

 Một hệ thống là một tập tương quan các thủ tục kinh doanh (hay các thànhphần) được sử dụng trong một đơn vị doanh nghiệp, cùng hoạt động vì mộtmục tiêu nào đó Ví dụ, mộ hê thống trong bộ phận lương sẽ theo dõi chínhxác khoản chi trả, trong khi hệ thống kho theo dõi chính xác các hoạt độngcung ứng Hai hệ thống này hoàn toàn tách biệt Một hệ thống có chín tínhchất, bảy trong các tính chất đó được trình bày trong sơ đồ 1.3 Sự giải thíchchi tiết mỗi tính chất sẽ đi theo sau, nhưng từ hình có thể thấy một hệ thốngtồn tại trong một thế giới rộng mở, một môi trường Một đường biên tách hệthống với môi trường của nó Hệ thống nhận nguồn vào từ bên ngoài, xử lýchúng và gởi kết quả ngược lại môi trường của nó Mũi tên trong hình trìnhbày sự tương tác này giữa hệ thống và thế giới bên ngoài của nó.

1 Thành phần (component)

2 Tương quan (Interrelated components, interrelationship)

3 Biên giới (Boundary)

4 Mục tiêu (Purpose)

5 Môi trường (Environment)

6 Giao diện (interface)

7 Nguồn vào (Input)

8 Kết xuất (Output)

9 Hạn chế (Constraint)

Sơ đồ 1.3

3.1.3.Quy trình phân tích thiết kế hệ thống

Giai đoạn 1: Hoạch định và chọn lựa hệ thống (systems planing and selection)

Giai đoạn đầu tiên trong chu kỳ sống (SDLC: system development life cycle),hoạch định và chọn lựa hệ thống, có hai hoạt động chính:

 Hoạt động thứ nhất, ai đó nhận diện sự cần thiết phải có một hệ thống mới haymột hệ thống nâng cấp Nhu cầu thông tin của tổ chức được xem xét và các dự

án phù hợp với các nhu cầu này được nhận diện Nhu cầu hệ thống thông tincủa tổ chức có thể là kết quả của: