Hoàn thiện công tác kế hoạch hóa sản xuất kinh doanh tại tổng công ty dung dịch khoan và hóa phẩm dầu khí ctcp (dmc

1 LỜI MỞ ĐẦU Lí lựa chọn đề tài Cơng tác kế hoạch hóa vấn đề quan trọng việc xây dựng phát triển kinh tế xã hội Nó xem tảng cho phát triển quốc gia, chuẩn bị tốt cho việc biến mong muốn trở thành thực Cơng tác kế hoạch hóa khơng liên quan đến vấn đề mang tính vĩ mơ, rộng lớn mà cịn len lỏi vào tất mảng kinh tế xã hội quốc gia, địa phương Do việc áp dụng kế hoạch vào hoạt động kinh tế điều cần thiết Hiện nay, theo nhiều phân tích, cơng tác kế hoạch hóa doanh nghiệp cịn nhiều điểm cần khắc phục hoàn thiện Ở doanh nghiệp lớn doanh nghiệp nhà nước, công tác kế hoạch hóa tương đối trọng Nhưng doanh nghiệp vừa nhỏ nay, công tác xem khâu thứ yếu, lí thuyết Thực tế khủng hoảng kinh tế Thế giới cuối năm 2007 đến năm 2009 vừa qua cho thấy hàng loạt doanh nghiệp vừa nhỏ Việt Nam tuyên bố phá sản, số lại sản xuất cầm chừng khơng thể cạnh tranh với doanh nghiệp nước ngồi Nhưng có khơng doanh nghiệp chuẩn bị tốt cho biến động thị trường, vượt qua khủng hoảng để tồn kinh doanh có lãi, chí thành cơng Phải thành cơng cơng tác kế hoạch hóa bí để làm nên khác biệt doanh nghiệp? Tổng Cơng ty Dung dịch khoan Hóa phẩm Dầu khí-CTCP (DMC) doanh nghiệp lớn, công ty cổ phần có tiếng giới kinh doanh Hàng năm, cơng tác kế hoạch hóa cơng ty khơng ngừng đánh giá hoàn thiện Tuy nhiên, với kinh tế thị trường biến động không ngừng, với mở cửa để hội nhập kinh tế, nhiều lĩnh vực kinh doanh xuất trở thành thách thức hội không ngừng cho công ty Để nắm bắt hội, vượt qua khó khăn, cơng ty phải chuẩn bị cách tốt tốt Công tác kế hoạch hóa cơng ty lần lại cần đánh giá hoàn thiện Page of 74 2 Phạm vi nghiên cứu đề tài Trong khuôn khổ giới hạn kiến thức thời gian nghiên cứu, viết tập trung phân tích cơng tác kế hoạch hóa sản xuất kinh doanh Tổng Cơng ty Dung dịch khoan Hóa phẩm Dầu khí-CTCP (DMC) Vấn đề trọng tâm bao gồm: phân tích, đánh giá nội dung kế hoạch hàng năm, phương pháp kế hoạch, quy trình kế hoạch máy kế hoạch công ty Mặc dù phạm vi nghiên cứu nằm thông tin Tổng Công ty DMC công ty lớn nên công việc nghiên cứu cho chuyên đề tương đối nhiều vấn đề mang tầm rộng lớn phức tạp Mục tiêu Qua việc phân tích sở lý thuyết cơng tác kế hoạch hóa nói chung, phân tích đánh giá thực trạng cơng tác kế hoạch hóa sản xuất kinh doanh Tổng Cơng ty Dung dịch khoan Hóa phẩm Dầu khí nói riêng, ta thấy thành công hạn chế việc thực cơng tác kế hoạch hóa cơng ty Từ đưa giải pháp, kiến nghị nhằm hoàn thiện nâng cao hiệu công tác Tổng Công ty DMC Phương pháp nghiên cứu Bài viết sử dụng phương pháp phân tích biện chứng, tổng hợp, dựa sở lí luận thực tiễn để làm rõ vấn đề nghiên cứu Cấu trúc viết bao gồm phần sau: Chương I: Một số vấn đề lí luận kế hoạch hóa sản xuất kinh doanh Chương II: Thực trạng cơng tác kế hoạch hóa sản xuất kinh doanh Tổng Công ty Dung dịch khoan Hóa phẩm Dầu khí-CTCP (DMC) Chương III: Những giải pháp, kiến nghị nhằm hồn thiện cơng tác kế hoạch hóa sản xuất kinh doanh Tổng Cơng ty Dung dịch khoan Hóa phẩm Dầu khí-CTCP (DMC) Page of 74 CHƯƠNG 1: MỘT SỐ VẤN ĐỀ LÍ LUẬN VỀ KẾ HOẠCH HÓA SẢN XUẤT KINH DOANH Kế hoạch hóa sản xuất kinh doanh 1.1 Kế hoạch hóa 1.1.1 Khái niệm kế hoạch hóa Từ lâu doanh nghiệp, nhà quản lý đặt cho doanh nghiệp mục tiêu, hướng tương lai Những mục tiêu cụ thể hóa chiến lược phát triển doanh nghiệp Nhưng chiến lược tầm nhìn xa tương lai, nói lên viễn cảnh mà doanh nghiệp muốn có Vì vậy, để cụ thể hóa chiến lược phát triển, doanh nghiệp cần có kế hoạch cụ thể ngắn hạn trung hạn Vậy theo cách hiểu chung Từ điển Bách khoa Việt Nam (trang 469, Nhà Xuất Bản Từ Điển Bách Khoa, Hà Nội 2002), “Kế hoạch hóa phương thức quản lý vĩ mô kinh tế quốc dân nhà nước theo mục tiêu, hoạt động người sở nhận thức vận dụng quy luật xã hội tự nhiên, đặc biệt quy luật kinh tế để tổ chức quản lý đơn vị kinh tế, ngành, lĩnh vực toàn kinh tế quốc dân theo mục tiêu thống nhất; dự kiến trước phương hướng, cấu, tốc độ phát triển có biện pháp tương ứng bảo đảm thực hiện, nhằm đạt hiệu kinh tế xã hội cao” Khái niệm mang tính chất cho thấy kế hoạch hóa phương thức quản lý mục tiêu, theo góc độ quy trình thực hiện, bao gồm hoạt động: soạn lập kế hoạch, lãnh đạo tổ chức thực kế hoạch theo dõi kiểm tra, đánh giá thực hiện, điều chỉnh kế hoạch Tuy nhiên, khái niệm kế hoạch hóa hiểu nhiều quy mô phạm vi khác kế hoạch hóa kinh tế quốc dân, kế hoạch hóa theo vùng, địa phương, kế hoạch hóa ngành, lĩnh vực, kế hoạch hóa doanh nghiệp Vậy kế hoạch hóa hoạt động sản xuất kinh doanh doanh nghiệp gì? Theo trang 10, giáo trình “Kế hoạch kinh doanh”, NXB Lao động xã hội, Hà Nội 2006 định nghĩa sau: “Kế hoạch hóa hoạt động sản xuất kinh doanh doanh nghiệp (gọi tắt kế hoạch hóa doanh nghiệp) xác định phương thức quản lý doanh nghiệp theo mục tiêu, bao gồm tồn hành vi can thiệp cách có chủ định nhà lãnh đạo quản lý doanh nghiệp vào Page of 74 lĩnh vực sản xuất kinh doanh đơn vị nhằm đạt mục tiêu đề ra” Hay nói cách khác, theo HEC, Trường Thương Mại cao cấp Paris, “Chính sách chung doanh nghiệp”, nhà xuất Dunod, Paris, 1998, “Kế hoạch hóa doanh nghiệp quy trình định cho phép xây dựng hình ảnh mong muốn trạng thái tương lai doanh nghiệp trình tổ chức triển khai thực mong muốn đó” Như vậy, kế hoạch hóa doanh nghiệp thể kĩ dự báo xu hướng phát triển doanh nghiệp tương lai, mục tiêu mà doanh nghiệp cần đạt được, tổ chức triển khai hành động để đạt mục tiêu đề 1.1.2 Chức kế hoạch hóa Chức định: Kế hoạch hóa cho phép ta xây dựng quy trình định phối hợp định Vì doanh nghiệp có nhiều phận, đơn vị chức khác nhau, phận đơn vị chức lại có vai trị khác Vì vậy, nhiều phận khơng thống với trình định hoạt động doanh nghiệp Kế hoạch hóa giúp cho q trình định phận theo quy trình thống để tránh tình trạng xung đột đơn vị, phận Nhưng định thống việc phối hợp định khơng đơn giản Do doanh nghiệp cần cơng tác kế hoạch hóa để phối hợp định cho hoạt động doanh nghiệp vận hành trơn tru Đây coi điểm mạnh hệ thống kế hoạch hóa doanh nghiệp Chức giao tiếp: Kế hoạch hóa tạo điều kiện cho việc giao tiếp thành viên Ban lãnh đạo, phận kế hoạch với phận nghiệp vụ khác Các thành viên ban lãnh đạo phối hợp với để giải vấn đề dài hạn Sự phối hợp phận nghiệp vụ phận kế hoạch xử lý vấn đề trung hạn chuyển tiếp tới phận khác Đồng thời, kế hoạch hóa liên kết ban lãnh đạo phận chức để thực mục tiêu chung doanh nghiệp Bản kế hoạch với tư cách tài liệu chứa đựng chiến lược phát triển doanh nghiệp tương lai, cịn chứa đựng kế hoạch hành động phận chức doanh nghiệp kế hoạch sản xuất dự trữ, kế Page of 74 hoạch marketing, kế hoạch nhân sự, kế hoạch tài chính, kế hoạch nghiên cứu phát triển …, kế hoạch tổng thể doanh nghiệp Vì vậy, kế hoạch đóng vai trị kênh thông tin từ ban lãnh đạo xuống phòng ban chức tới nhân viên doanh nghiệp, để huy động nguồn lực giúp thực mục tiêu đề ra, đồng thời phản hồi thông tin từ lên tới ban lãnh đạo q trình thực kế hoạch Từ thơng tin phản hồi đó, ban lãnh đạo kiểm tra, đánh giá công tác tổ chức, thực kế hoạch kịp thời điều chỉnh có sai lệch Kế hoạch khơng đóng vai trị kênh thơng tin dọc mà cịn có chức kênh thơng tin ngang phịng ban chức Vì kế hoạch chức có mối quan hệ với cách mật thiết nên việc trao đổi thông tin với phòng ban quan trọng Kế hoạch hóa giúp cho phận nắm tiến độ phận khác có điều chỉnh để kế hoạch phận kế hoạch tổng thể tiến độ Chức quyền lực: Khi kế hoạch xây dựng hoàn chỉnh, phù hợp với điều kiện bên trong, bên ngồi doanh nghiệp kế hoạch tuyên bố ban lãnh đạo tới phận nhân viên doanh nghiệp chiến lược phát triển doanh nghiệp tương lai, ghi rõ mục tiêu cần đạt thời gian tới Với mục tiêu nhiệm vụ đặt kế hoạch ban lãnh đạo doanh nghiệp khẳng định quyền lực lãnh đạo họ doanh nghiệp với nhân viên Nhờ có kế hoạch mà hoạt động doanh nghiệp quản lý cách chặt chẽ, hợp lý từ giúp cho người tham gia đóng góp ý kiến vào kế hoạch 1.1.3 Các nguyên tắc kế hoạch hóa Khi làm việc gì, thơng thường có ngun tắc định, cơng tác kế hoạch hóa khơng phải ngoại lệ Những ngun tắc cơng tác kế hoạch hóa giúp cho kế hoạch xây dựng cách hợp lý, sát với thực tế giảm thiểu rủi ro xảy Và nguyên tắc bao gồm: Nguyên tắc thống nhất: Page of 74 Doanh nghiệp cấu thành từ nhiều phận khác nhau, phận có hoạt động chức riêng lẻ khác Do cơng tác quản lý cần có thống để đảm bảo hoạt động doanh nghiệp Trong doanh nghiệp có mối quan hệ dọc mối quan hệ ngang Mối quan hệ dọc thể quan hệ từ xuống ban lãnh đạo doanh nghiệp phòng ban chức thành viên doanh nghiệp Mối quan hệ thể quyền lực lãnh đạo nhà quản lý tới nhân viên Còn mối quan hệ ngang mối quan hệ phòng ban chức với Nó thể quan hệ tác nghiệp, trao đổi thông tin với phận doanh nghiệp Nhờ có mối quan hệ mà phận doanh nghiệp nắm bắt hoạt động giúp đỡ lẫn q trình thực Bên cạnh đó, doanh nghiệp tồn nhiều q trình kế hoạch hóa riêng biệt Các kế hoạch phận giải mảng cơng việc mang tính chức năng, đặc thù riêng với mục tiêu tổ chức thực khác biệt Do doanh nghiệp có phân định chức năng, nhiệm vụ rõ ràng Tuy nhiên, tất kế hoạch phận phải hướng tới mục tiêu phát triển chung toàn doanh nghiệp, phải vào chiến lược chung phải có liên quan chặt chẽ với Như vậy, tính thống cơng tác kế hoạch hóa doanh nghiệp khơng phát triển phận chức mà cịn đồng thời hướng hoạt động tới mục đích chung doanh nghiệp Nguyên tắc tham gia: Nguyên tắc tham gia có mối quan hệ mật thiết với nguyên tắc thống nhất, cho phép thành viên doanh nghiệp tham gia đóng góp ý kiến vào q trình xây dựng kế hoạch Nhờ đó, kế hoạch thể đầy đủ ý chí nguyện vọng thành viên doanh nghiệp khơng riêng ban lãnh đạo Nó thể thống thành viên doanh nghiệp Nếu nguyên tắc thực cách đầy đủ đem lại lợi ích sau: - Các thành viên doanh nghiệp trao đổi thơng tin cho nhau, nhờ họ có hiểu biết sâu sắc doanh nghiệp hoạt động phận chức Như vậy, kế hoạch nhận đầy đủ thơng tin từ phía, phản ánh xác tình hình bên bên ngồi doanh nghiệp - Nhờ có tham gia thành viên doanh nghiệp mà kế hoạch khơng cịn riêng cá nhân mà sản phẩm tất thành viên doanh nghiệp Các thành viên cảm thấy có trách nhiệm với Page of 74 kế hoạch cố gắng thực cách tốt bổn phận, trách nhiệm làm cho kế hoạch thực có hiệu - Cho phép người tham gia vào công tác kế hoạch giúp phát huy tính chủ động sáng tạo họ, tạo động lực để họ lao động có hiệu Để thu hút tham gia người vào cơng tác kế hoạch hóa ban lãnh đạo doanh nghiệp cần có sách, mơ hình khuyến khích cụ thể Nguyên tắc linh hoạt: Nền kinh tế thị trường với nhiều biến động diễn ngày, làm cho cơng tác kế hoạch hóa khơng thể cứng nhắc, mà địi hỏi phải ln linh hoạt, chủ động để đối phó với thay đổi bất thường Kế hoạch xây dựng linh hoạt, mềm dẻo giảm thiểu rủi ro thay đổi thị trường gây Do cơng tác kế hoạch cần tn thủ nguyên tắc linh hoạt nguyên tắc thể chủ yếu qua nội dung sau: - Trước hết, cần phải xây dựng nhiều phương án kế hoạch để ứng phó với điều kiện khác hình thành tương lai Mỗi phương án kịch mô tương ứng với điều kiện thị trường cách huy động nguồn lực cụ thể - Bên cạnh kế hoạch cần phải có kế hoạch dự phịng để tạo khả thay đổi phương hướng hành động có kiện bất thường xảy - Sau đó, phải thường xuyên giám sát, đánh giá thực kế hoạch có điều chỉnh đắn, công tác thiết yếu để hướng kế hoạch đến mục tiêu Các mục tiêu đặt tương lai thứ xa vời, khó nắm bắt, kế hoạch cần phải thường xuyên xem xét, kiểm tra, đánh giá để phát thay đổi trình thực hiện, tìm ngun nhân phát sinh có điều chỉnh phù hợp, giải sai lệch đảm bảo kế hoạch hướng Nhờ có tính linh hoạt xây dựng thực kế hoạch mà nhà kế hoạch không bị ràng buộc bị kế hoạch chi phối Ngược lại, họ thấy người chủ động để xây dựng, thực kế hoạch cách hiệu 1.2 Kế hoạch sản xuất kinh doanh Page of 74 1.2.1 Hoạt động sản xuất kinh doanh Hoạt động sản xuất kinh doanh việc thực một, số tất cơng đoạn q trình đầu tư, sản xuất, tiêu thụ sản phẩm thực dịch vụ thị trường nhằm mục đích sinh lợi Nhờ có hoạt động này, thơng qua quy trình khác có sử dụng phương pháp cơng nghệ khác mà sản phẩm dịch vụ hình thành, với giá trị sử dụng khác cho phép thỏa mãn nhu cầu người tiêu dùng Như vậy, hoạt động sản xuất hoạt động tạo nguồn gốc giá trị, tạo cải vật chất cho xã hội, tạo thu nhập cho doanh nghiệp cho người lao động Hoạt động sản xuất kinh doanh phân loại theo nhiều tiêu thức khác nhau: Phân loại theo khối lượng sản xuất: sản xuất đơn chiếc, sản xuất vừa nhỏ, sản xuất lớn Số lượng sản xuất nhỏ hay lớn xem xét theo cách tiếp cận tương đối, phụ thuộc vào đặc điểm loại sản phẩm Phân loại theo tính chất lặp lại sản xuất: sản xuất có tính lặp lại (sản phẩm sau giống hệt sản phẩm trước) sản xuất không lặp lại (các sản phẩm sản xuất không giống nhau) Phân loại theo cách thức tổ chức sản xuất: sản xuất liên tục, sản xuất gián đoạn, sản xuất theo dự án - Sản xuất liên tục: q trình sản xuất mà đó, thiết bị sản xuất lắp đặt theo dây chuyền cố định, luồng di chuyển yếu tố vật chất dòng thẳng liên tục, sản xuất loại sản phẩm - Sản xuất gián đoạn: hình thức tổ chức sản xuất mà đó, thiết bị sản xuất đa thực nhiều công việc sản phẩm khác nhau, luồng vật chất di chuyển không liên tục mà qua cơng đoạn khác nhau, sản phẩm tạo khác đa dạng - Sản xuất theo dự án: loại hình sản xuất theo quy trình nhất, khơng có tính lặp lại, có sản phẩm tạo cấu tổ chức sản xuất tạm thời Công tác lập kế hoạch hình thức sản xuất khác biệt Phân loại theo mối quan hệ với khách hàng: sản xuất để dự trữ, sản xuất theo yêu cầu, hình thức sản xuất hỗn hợp - Sản xuất để dự trữ: hình thức sản xuất dựa dự tính trước nhu cầu sản phẩm Doanh nghiệp tự đưa định tổ chức sản xuất mà khơng tính đến u cầu đặc biệt khách hàng Page of 74 - Sản xuất theo yêu cầu (theo đơn đặt hàng): hình thức sản xuất tiến hành xuất yêu cầu cụ thể khách hàng sản phẩm Do định doanh nghiệp phụ thuộc vào yêu cầu khách hàng - Sản xuất hỗn hợp hình thức sản xuất khắc phục hạn chế hai hình thức sản xuất Nếu sản xuất để dự trữ giúp doanh nghiệp chủ động sản xuất lại không đáp ứng linh hoạt yêu cầu khách hàng, sản xuất theo yêu cầu đáp ứng linh hoạt yêu cầu khách hàng doanh nghiệp lại bị động việc tổ chức sản xuất, hình thức sản xuất hỗn hợp giúp doanh nghiệp chủ động sản xuất dự trữ phần chính, sau linh hoạt hồn thiện sản phẩm theo u cầu khách hàng 1.2.2 Kế hoạch sản xuất kinh doanh Trong thực tế sản xuất kinh doanh cần cân nhắc, đánh giá lực sản xuất doanh nghiệp với nhu cầu sản phẩm thị trường Do kế hoạch sản xuất kinh doanh xây dựng để doanh nghiệp có khả điều chỉnh linh hoạt thích ứng với biến đổi môi trường kinh doanh Như kế hoạch sản xuất kinh doanh nội dung quan trọng hoạt động quản lý sản xuất nhằm tối ưu hóa việc sử dụng yếu tố sản xuất sẵn có để sản xuất nhiều sản phẩm định Theo góc độ thời gian, kế hoạch sản xuất kinh doanh chia làm loại sau đây: Kế hoạch dài hạn: Kế hoạch dài hạn thường áp dụng với doanh nghiệp lớn, quy mô sản xuất lớn nhiều lao động, xây dựng cho nhóm sản phẩm họ sản phẩm, nhằm xác định định hướng cho phát triển sản xuất kinh doanh mà doanh nghiệp theo đuổi khoảng thời gian tương đối dài (từ đến năm) Việc xây dựng kế hoạch dài hạn thường xuất phát từ khả thực tế doanh nghiệp, điều kiện bên bên doanh nghiệp Kế hoạch trung hạn: Kế hoạch trung hạn định có tính chiến thuật nhằm điều tiết trung hạn (từ đến năm) trình sản xuất, cầu nối định chiến lược có tính dài hạn định mang tính ngắn hạn Kế hoạch trung Page of 74 hạn đề cập đến sản phẩm mà doanh nghiệp sản xuất trung hạn để đáp ứng nhu cầu thị trường, giúp doanh nghiệp phối hợp, sử dụng hợp lí nguồn lực vào trình sản xuất để cực tiểu hóa chi phí phát sinh giảm tới mức thấp biến đổi lao động mức tồn kho tồn q trình sản xuất Kế hoạch ngắn hạn: Kế hoạch ngắn hạn thường xây dựng thời gian ngắn (kế hoạch ngày, tuần, tháng… tháng, vài tháng đến năm), toàn hoạt động xây dựng lịch trình sản xuất, điều phối, phân giao cơng việc cho người, nhóm người, máy xếp thứ tự công việc nơi làm việc nhằm đảm bảo hoàn thành tiến độ xác định lịch trình sản xuất sở sử dụng có hiệu khả sản xuất có doanh nghiệp Mục tiêu cần đạt kế hoạch ngắn hạn bao gồm: - Giảm thiểu thời gian chờ đợi khách hàng - Giảm thiểu thời gian sản xuất - Giảm thiểu lượng dự trữ - Giảm thiểu thời gian chờ đợi vơ ích lao động máy móc thiết bị - Sử dụng có hiệu nguồn lực có doanh nghiệp Khi đứng góc độ nội dung, tính chất hay cấp độ để phân loại hệ thống kế hoạch doanh nghiệp ta có hai phận kế hoạch cụ thể kế hoạch chiến lược kế hoạch tác nghiệp Kế hoạch chiến lược: Đây những định hướng lớn cho phép doanh nghiệp thay đổi, cải thiện, củng cố vị cạnh tranh thường soạn thảo cho thời gian dài Trong kế hoạch chiến lược đưa phương pháp để đạt mục tiêu lựa chọn Soạn lập mục tiêu cho kế hoạch chiến lược phải vào khả thực tế doanh nghiệp xuất phát từ kì vọng muốn đạt đến nhà quản lý Kế hoạch tác nghiệp: Kế hoạch tác nghiệp công cụ cho phép chuyển định hướng chiến lược thành chương trình áp dụng cho phận doanh nghiệp khuôn khổ hoạt động định nhằm thực mục tiêu kế hoạch chiến lược Kế Page 10 of 74