Kỹ năng viết báo cáo là gì anh chị cho biết những nội dung của mục tiêu báo cáo trong lĩnh vực kinh doanh giả sử anh chị được giao là thư ký của cuộc họp giới thiệu sản phẩm mới

TỔNG LIÊN ĐOÀN LAO ĐỘNG VIỆT NAM TRƯỜNG ĐẠI HỌC CƠNG ĐỒN BÁO CÁO KẾT QUẢ LÀM VIỆC NHĨM KỸ NĂNG QUẢN TRỊ Chủ đề: Kỹ viết báo cáo gì? Anh/ chị cho biết nội dung mục tiêu báo cáo lĩnh vực kinh doanh Giả sử anh chị giao thư ký họp giới thiệu sản phẩm mới, anh chị viết báo cáo họp giới thiệu sản phẩm Lớp: QT29B Giảng viên: Đỗ Thị Tuyết Thành viên: Nguyễn Thị Thành (Nhóm trưởng) Nguyễn Thị Hồng Nhung (Thư ký) Lê Vũ Phương Huyền Nguyễn Thị Phương Nguyễn Thị Phương Anh Hà Nội, tháng 4, năm 2023 Trần Quý Dương Tạ Hoàng Thanh (Thư ký lớp) Hà Nội, tháng 4, năm 2023 MỤC LỤC TÓM TẮT Khái niệm, vai trò kỹ báo cáo 1.1 Khái niệm báo cáo .1 1.2 Đặc điểm báo cáo 1.3 Tầm quan trọng báo cáo .2 1.4 Các loại báo cáo 1.5 Nguyên tắc viết báo cáo .5 Quy trình xây dựng báo cáo Kỹ thuật thu thập, phân tích thơng tin .9 Các bước viết báo cáo .10 Kỹ soạn thảo báo cáo 11 5.1 Khái niệm 11 5.2 Cách thành phần thể thức văn báo cáo .11 5.2.1 Quốc hiệu tiêu ngữ 11 5.2.2 Tên quan, tổ chức ban hành văn 12 5.2.3 Số ký hiệu văn 12 5.2.4 Địa danh ngày tháng năm (thời điểm) ban hành văn 13 5.2.5 Tên loại trích yếu văn 13 5.2.6 Nội dung văn 14 5.2.7 Thẩm quyền, chữ ký, họ tên người kí văn 14 5.2.8 Đóng dấu quan tổ chức 16 5.2.9 Nơi nhận .16 Yêu cầu kỹ thuật trình bày báo cáo 17 a Khổ giấy 17 b Kiểu trình bày 17 c Định lề trang văn (đối với khổ giấy A4) 17 Các kỹ cần rèn luyện .17 KẾT LUẬN TÓM TẮT Trong điều kiện nay, biến động thị trường điều kiện kinh tế, mang lại hội không rủi ro Vì vậy, để có định đắn kinh doanh, nhà quản lý quan tâm đến vấn đề báo cáo quản trị Kết cơng tác phân tích báo cáo tranh tổng quát, sinh động trung thực tình hình cơng ty hay thị trường Theo số liệu thống kê, có đến 90% doanh nghiệp Việt không làm báo cáo quản trị nghĩa Hầu hết có kế tốn tài làm nhiệm vụ ghi chép, báo cáo số liệu tài theo nghiệp vụ kế tốn tài Báo cáo mảng kiến thức quan trọng lĩnh vực quản trị kinh doanh nói riêng tất lĩnh vực nói chung Trong góc độ nhà quản trị, tìm hiểu kỹ viết báo cáo đọc hiểu báo cáo cần thiết để tực công việc cách hiệu hợp lý Báo cáo hình thức quan trọng hoạt động thực tiễn người Nó kết thông tin loạt nhu cầu quan trọng nhiều cá nhân, tổ chức quan trọng xã hội Báo cáo phương pháp hữu ích cho việc theo dõi, cập nhật thông tin, quan trọng đồng thời qua nắm được, thống kê, kiểm sốt, kiểm tra rà sốt thơng tin công việc, hoạt động Thông tin báo cáo sủ dụng để đưa định quan trọng ảnh hưởng đến sống kinh doanh Bài báo cáo tham khảo từ Giáo trình “Kỹ quản trị”, Giáo trình “quản trị văn phịng” Đại học Kinh tế Quốc Dân số tài liệu liên quan Nội dung đề tài bao gồm phần tóm tắt (mở đầu), phần mục nội dung phần kết luận Phần tóm tắt: trình bày cấp thiết tầm quan trọng đề tài Khái niệm, vai trò kỹ báo cáo Quy trình xây dựng báo cáo Kỹ thuật thu thập, phân tích thơng tin Các bước viết báo cáo Kỹ soạn thảo báo cáo Yêu cầu kỹ thuật trình bày báo cáo Các kỹ cần rèn luyện Phần kết luận: tổng quan chung lại vấn đề Do thời gian nghiên cứu kinh nghiệm thân hạn chế nên báo cáo khó tránh khỏi khiếm khuyết chúng em mong nhận nhận xét, góp ý giáo để hồn thiện Khái niệm, vai trò kỹ báo cáo 1.1 Khái niệm báo cáo Báo cáo loại văn hành (gồm văn giấy văn điện tử) quan, tổ chức, cá nhân để thể tình hình, kết thực cơng việc nhằm giúp cho quan, người có thẩm quyền có thơng tin phục vụ việc phân tích, đánh giá, điều hành ban hành định quản lý phù hợp (Khoản điều nghị định 09/2019/NĐ-CP) 1.2 Đặc điểm báo cáo Đặc điểm thứ chủ thể ban hành: theo chủ thể ban hành báo cáo tổ chức, doanh nghiệp có quyền nghĩa vụ ban hành báo cáo phục vụ mục đích, u cầu cơng việc cụ thể Đặc điểm thứ hai nội dung báo cáo: Nội dung báo cáo khác nhau, tùy theo tính chất cơng việc u cầu cơng việc mà báo cáo đề cập đến nội dung phù hợp cần thiết Báo cáo trình bày việc mang tính chất trình bày khơng mang tính xử chung báo cáo không chứa đựng quy tắc bắt buộc kèm theo chế tài xử phạt Đặc điểm thứ ba lý viết báo cáo: báo cáo viết để thực theo yêu cầu công việc quản lý vấn đề, việc xảy thường đột xuất Bên cạnh báo cáo viết theo định kỳ, số cơng việc ln u cầu phải viết báo cáo hàng tuần hàng tháng, quý năm Báo cáo phương tiện truyền dẫn thông tin quan cấp họ định quản lý Báo cáo văn thơng thường có khả mang lại thông tin thiết thực cho việc định chủ thể quản lý Báo cáo sơ kết tổng kết công tác, báo cáo chuyên đề tư liệu quan trọng giúp cho quan chuyên ngành tổng kết vấn đề đưa định quản lý xác 1.3 Tầm quan trọng báo cáo Các quan, tổ chức, doanh nghiệp có quyền nghĩa vụ ban hành báo cáo nhằm phục vụ mục đích, u cầu cơng việc cụ thể Khác với văn quy phạm pháp luật, báo cáo không mang tính xử chung, khơng chứa đựng quy định mang tính bắt buộc thực biện pháp chế tài Báo cáo loại văn dùng để mô tả phát triển, diễn biến công việc, vấn đề nhu cầu hoạt động quản lý lãnh đạo đặt Việc viết báo cáo tổ chức nhà nước hay tư nhân để tổng kết, đánh giá kết công việc, báo cáo việc, vấn đề gửi cho quan, tổ chức việc làm cần thiết cho trình tổ chức quản lý nhà nước Về lý viết báo cáo: Báo cáo viết định kỳ viết theo u cầu cơng việc quan quản lý (vì lý đột xuất, bất thường) Các quan cấp tiếp nhận báo cáo dùng phương tiện để kiểm tra, kiểm soát hoạt động quan, đơn vị trực thuộc để tổng kết công tác theo thời kỳ hay phạm vi định Về nội dung báo cáo: Trong báo cáo thường mang nội dung khác tính chất việc buộc phải báo cáo theo yêu cầu công việc mà đối tượng dự định báo cáo định Nội dung báo cáo phong phú Nội dung báo cáo trình bày, giải thích kết hoạt động, ưu điểm, khuyết điểm, nguyên nhân học kinh nghiệm để phát huy để ngăn ngừa cho thời gian tới Nội dung báo cáo trình bày việc đột xuất xảy báo cáo kết hoạt động quan, tổ chức lĩnh vực hoạt động khoảng thời gian xác định (5 năm, 10 năm, ) Là phương tiện ban hành định hướng: Tuy nhiên, định quản lý quan, tổ chức, doanh nghiệp phải dựa định Báo cáo loại văn hành thơng thường có khả mang lại thông tin thiết thực cho việc định chủ thể quản lý Chính lẽ đó, hoạt động viết báo cáo cấp gửi lên cấp giúp quan, tổ chức cấp nắm tình hình hoạt động quan, tổ chức cấp trước định, nhằm hướng hoạt động quản lý đến mục tiêu định Báo cáo phương tiện truyền dẫn thông tin, để quan cấp định quản lý: Báo cáo văn thơng thường có khả mang lại thơng tin thiết thực cho việc định chủ thể quản lý Báo cáo sơ kết tổng kết công tác, báo cáo chuyên đề tư liệu quan trọng giúp cho quan chuyên ngành tổng kết vấn đề đưa định quản lý xác Báo cáo phương tiện giải trình quan cấp với quan cấp Bởi văn có tính chất loại văn mơ tả việc, nội dung báo cáo phải cung cấp đầy đủ thơng tin cần thiết để trình bày, giải thích kết hoạt động, ưu, khuyết điểm Khi đọc báo cáo quan cấp họ xem báo cáo để nắm bắt việc, tiến trình cơng việc Thơng qua báo cáo cấp nắm bắt đưa lời khuyên giải pháp cho việc thực công việc Báo cáo hồ sơ lưu lại để ghi nhớ hoạt động tổ chức Đối với người đọc báo cáo giúp người đọc hiểu hoạt động tổ chức, kiểm soát hoạt động tổ chức đưa phản ứng phù hợp 1.4 Các loại báo cáo Báo cáo loại văn hành thơng thường phong phú Dựa tiêu chí khác chia báo cáo thành loại khác a Căn vào nội dung báo cáo chia thành: báo cáo chung báo cáo chuyên đề Báo cáo chung: báo cáo nhiều vấn đề, nhiều mặt công tác thực phạm vi, nhiệm vụ, quyền hạn quan Mỗi vấn đề, mặt công tác liệt kê, mô tả mối quan hệ với vấn đề, mặt cơng tác khác, tạo nên tồn tranh hoạt động quan Báo cáo cho phép đánh giá toàn diện lực, hiệu hoạt động quan Báo cáo chuyên đề: báo cáo chuyên sâu vào nhiệm vụ công tác, vấn đề quan trọng Các vấn đề, nhiệm vụ khác khơng đề cập có thể yếu tố ảnh hưởng đến vấn đề cần báo cáo Báo cáo chuyên đề sâu đánh giá vấn đề cụ thể hoạt động quan Mục đích báo cáo chuyên đề tổng hợp, phân tích, nhận xét đề xuất giải pháp cho vấn đề nêu báo cáo b Căn vào tính ổn định q trình ban hành báo cáo chia thành: báo cáo thường kỳ báo cáo đột xuất Báo cáo thường kỳ hay gọi báo cáo theo định kỳ: báo cáo ban hành sau kỳ quy định Kỳ hạn quy định viết nộp báo cáo hàng tuần, hàng tháng, hàng quý, hàng năm hay nhiệm kỳ Đây loại báo cáo dùng để phản ánh toàn trình hoạt động quan thời hạn báo cáo Thông thường loại báo cáo sở quan trọng để quan có thẩm quyền kiểm tra, đánh giá hoạt động cấp dưới, phát khó khăn, yếu tổ chức, nhân sự, chế hoạt động, thể chế, sách, từ đưa chủ trương, biện pháp phù hợp để quản lý Báo cáo đột xuất: báo cáo ban hành thực tế xảy hay có nguy xảy biến động bất thường tự nhiên, tình hình kinh tế, trị, xã hội, an ninh, quốc phòng, ngoại giao Cơ quan nhà nước báo cáo theo yêu cầu cấp có thẩm quyền xét thấy vấn đề phức tạp vượt khả giải mình, cần có hỗ trợ cấp hay cần phải phản ánh tình hình với quan có thẩm quyền để quan có biện pháp giải kịp thời Loại báo cáo dùng để thông tin nhanh vấn đề cụ thể làm sở cho định quản lý nhanh nhạy, phù hợp với tình bất thường quản lý Yêu cầu tính xác kịp thời thông tin loại văn đặc biệt coi trọng c Căn theo mức độ hồn thành cơng việc chia thành: báo cáo sơ kết báo cáo tổng kết; + Báo cáo sơ kết: Là báo cáo công việc cịn tiếp tục thực Trong quản lý, có công việc lập kế hoạch, lên chương trình từ trước, có cơng việc thực ngồi kế hoạch phát sinh tình khơng dự kiến trước Dù trường hợp trình thực nảy sinh vấn đề dự liệu dự liệu chưa xác Để hoạt động quản lý có chất lượng cao, việc thường xuyên nắm bắt tình hình thực tế, đánh giá thuận lợi, khó khăn, rút kinh nghiệm, đề biện pháp mới, điều chỉnh hoạt động quản lý cho phù hợp với thực tế điều cần thiết Báo cáo sơ kết giúp cho quan có thẩm quyền đạo sát sao, kịp thời, thiết thực hoạt động cấp Báo cáo tổng kết: loại văn ban hành sau hoàn thành hoàn thành cách công việc định Khác với báo cáo sơ kết có mục đích tiếp tục hồn thành công việc cách tốt nhất, báo cáo tổng kết, mục đích để đánh giá lại trình thực cơng việc, so sánh kết đạt với mục tiêu, nhiệm vụ đề ra, rút kinh nghiệm cho hoạt động quản lý loại tương tự sau từ việc lập kế hoạch hoạt động đến tổ chức thực hoạt động thực tế Hồn chỉnh dự thảo lần cuối, đánh máy (hoặc in), soát lại văn trình ký thức trình ký thức, trình lên phụ trách đơn vị ký nháy trước trưởng phịng hành kiểm tra lại thể thức, nội dung, ký nháy trước trình người có thẩm quyền ký Bước 8: Cơng bố văn Ký đóng dấu gửi báo cáo Báo cáo gửi đến quan đơn vị có liên quan Kỹ thuật thu thập, phân tích thơng tin 3.1 Phân loại thơng tin Thông tin pháp lý: bao gồm thông tin thuộc quy phạm pháp lý nhà nước quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, nghĩa vụ vấn đề liên quan đến đối tượng chịu đạo quan có thẩm quyền Thơng tin pháp lý mang tính cố định tương đối cố định có giá trị thời gian xác định Thông tin thực tiễn: bao gồm thông tin phản ánh trạng hoạt động đối tượng quản lý, thơng tin phát sinh q trình hoạt động thông tin khách quan nảy sinh trình hoạt động quản lý nhà nước Về nguyên tắc thông tin thực tiễn phải thể khách quan, phù hợp với quy luật phát triển, bảo đảm tính xác đầy đủ kịp thời ảnh hưởng tới trình vận động, phát triển đối tượng quản lý 3.2 Nguyên tắc thu thập thông tin a Thông tin phải xử lý sơ Thông tin thu thập dược phải phân loại; loại bỏ thông tin trùng lặp, thông tin thừa, mâu thuẫn Trên sở thông tin tổng hợp, phân loại cần tiến hành phân tích sàng lọc thơng tin để loại bỏ thông tin không cần thiết, không phù hợp, thơng tin trùng lặp Q trình thực sở so sánh, đối chiếu với thơng tin có để phát thơng tin có mâu thuẫn với thơng tin kiểm chứng hay không So sánh thông tin thu thập với mục đích biên soạn báo cáo Tránh tải tin, nhiễu tin b Đảm bảo chất lượng thơng tin Nội dung thơng tin phải xác, trung thực, kịp thời đầy đủ Ngoài nội dung phải phản ánh đúng, khách quan Nguồn gốc thông tin phải rõ ràng 3.3 Thu nhận xử lý tin a Thu nhận tin Thơng tin thu nhận từ cấp trực tiếp, từ cấp dưới, từ quan khác, từ báo chí ngồi nước, từ hội nghị hội thảo, … b Xác minh tin Xác định độ tin cậy nguồn tin; lý giải mâu thuẫn thơng tin (nếu có), chọn thơng tin đầy đủ hơn, có độ tin cậy cao hơn, chỉnh lý xác tài liệu, số liệu Tổ chức nghiên cứu phân tích, độ xác thông tin c Tổng hợp tin Là phương pháp xếp thông tin kiểm tra, xác minh, phân tích, chọn lọc theo chủ đề định Chủ đề theo thời gian, việc, chuyên đề, lĩnh vực công tác Thông tin xếp theo trật tự phù hợp với đặc điểm chủ đề chọn nhu cầu sử dụng tin lãnh đạo quan Các bước viết báo cáo Bước 1: chuẩn bị viết báo cáo Xác định mục đích báo cáo theo yêu cầu cấp tính chất cơng việc thực định; 10 Thực thu thập liệu cần báo cáo Các liệu thu thập từ nguồn từ việc khảo sát thực tế hoạt động phòng bán; từ số liệu qua báo cáo phòng, ban; từ ý kiến nhận định phản hồi cán nhân viên quan, người có liên quan, báo chí; Đối chiếu phân tích thơng tin thu nhận để có thơng tin xác đưa vào báo cáo; Sắp xếp, tổng hợp liệu theo trật tự định để đưa vào báo cáo; Dự kiến đánh giá tình hình, rút kinh nghiệm, đề xuất ý kiến lên cấp Bước 2: Xây dựng đề cương báo cáo Yêu cầu: Dựa sở thông tin thu thập mục đích việc báo cáo, người viết cần lựa chọn thông tin vấn đề gần để đưa vào phần nội dung Các thơng tin sử dụng khơng trích ngun văn mà cần tóm tắt ý để vấn đề nêu cách cô đọng mang đầy đủ ý nghĩa nội dung cần nêu Bước 3: Viết báo cáo Trên sở đề cương báo cáo lãnh đạo phê duyệt dựa vào thông tin, tư liệu sưu tầm để tiến hành viết báo Bước 4: Hoàn thiện báo cáo trình lãnh đạo duyệt Kết thúc giai đoạn viết báo cáo văn hồn thành để trình lãnh đạo duyệt Đối với báo cáo quan trọng (báo cáo tổng kết năm năm, 10 năm trở lên), người soạn báo cáo cần dựa vào dàn ý cấu sửa chữa, bổ sung, biên tập hồn chỉnh trình lãnh đạo phê duyệt Kỹ soạn thảo báo cáo 5.1 Khái niệm Thể thức văn tập hợp thành phần cầu thành văn bản, bao gồm thành phần áp dụng tất loại văn thành phần bổ sung trường hợp cụ thể số loại văn định (căn 11 theo Điều Nghị định số 30/2020 công tác văn thư ban hành ngày 05 tháng 03 năm 2020) 5.2 Cách thành phần thể thức văn báo cáo 5.2.1 Quốc hiệu tiêu ngữ Quốc hiệu biểu thị tên nước thể chế trị đất nước, ngồi tiêu ngữ cịn thể rõ mục tiêu cách mạng Việt Nam nguyện vọng dân tộc Việt Nam Vị trí trình bày yếu tố cùng, góc phải, trang đầu văn bản, ngang hàng với tên quan ban hành văn Quốc hiệu trình bày dịng trên, viết theo kiểu chữ in hoa, đứng đậm, cỡ chữ từ 12 đến 13; Tiêu ngữ trình bày dịng viết theo kiểu chữ thường, đứng, đậm, cỡ chữ 13- 14 Giữa ba từ tạo thành tiêu ngữ có gạch nối ngắn Dưới trình bày gạch ngang nét liền, độ dài độ dài dòng tiêu ngữ Ví dụ: CỘNG HỊA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc 5.2.2 Tên quan, tổ chức ban hành văn Yêu cầu đặt soạn thảo văn phải ghi tên quan, tổ chức ban hành văn cách đầy đủ xác theo tên gọi ghi văn thành lập văn phê chuẩn, cấp giấy phép hoạt động quan Vị trí trình bày yếu tố sau: góc trái trang đầu văn bản, ngang hàng với Quốc hiệu - Tên quan ban hành văn viết theo kiểu chữ in hoa, đứng, đậm, cỡ chữ từ 12 đến 13 Nếu trình bày tên quan chủ quản kiểu chữ in hoa, đứng khơng đậm Dưới trình bày gạch ngang nét liền, độ dài khoảng 1/3 1/2 độ dài dòng trên, đặt cân đối so với dịng 12 Ví dụ: BỘ TÀI CHÍNH 5.2.3 Số ký hiệu văn Số văn bản: yếu tố rõ thứ tự ban hành văn bản, giúp cho nhân viên văn thư vào sổ đăng ký lưu trữ văn theo tiêu chí thời gian, ngồi cịn giúp cho việc tra tìm sử dụng văn lưu trữ thuận lợi, dễ dàng Số văn ghi chữ số Ả Rập, bắt đầu số 01 kết thúc số cuối năm Ký hiệu văn bản: tổ hợp chữ viết tắt tên loại văn bản, tên quan tên đơn vị soạn thảo văn Khi thiết lập yếu tố cần phân biệt ký hiệu riêng cho số loại văn có chữ viết tắt giống 5.2.4 Địa danh ngày tháng năm (thời điểm) ban hành văn Địa danh ghi văn tên gọi thức đơn vị hành nơi quan ban hành văn đóng trụ sở, đơn vị hành đặt tên theo tên người, chữ số kiện lịch sử phải ghi tên gọi đầy đủ đơn vị hành Thời điểm ban hành ghi văn ngày tháng năm văn ký ban hành thông qua Đối với số ngày nhỏ 10 số tháng nhỏ phải viết thêm số đằng trước đề phịng trường hợp giả mạo Khơng dùng dấu gạch ngang (-), dấu chấm (.) dấu gach chéo (/) để thay cho từ “ngày, tháng, năm’’ Địa danh thời điểm ban hành văn viết theo kiểu chữ thường, nghiêng, cỡ chữ 13 đến 14 Khi trình bày sau tên địa danh có dấu phẩy (,) Ví dụ: Hà Nội, ngày 30 tháng năm 2012 5.2.5 Tên loại trích yếu văn 13 Tên loại văn tên hình thức văn ban hành Đây yếu tố biểu rõ giá trị pháp lý mục đích sử dụng văn tình quản lý hành Trong sơ đồ văn bản, vị trí tên loại yếu tố địa danh, đặt cân đối dòng Tên loại viết theo kiểu chữ in hoa, đứng đậm, cỡ chữ từ 14 đến 15 văn QPPL cỡ chữ 14 văn quản lý thơng thường Trích yếu thường câu mệnh đề ngắn gọn, cô đọng phản ánh trung thực nội dung văn Đối với văn có trình bày tên loại, trích yếu viết theo kiểu chữ thường, đứng, đậm, cỡ chữ 14 đặt vị trí tên loại Phía bên trích yếu có gạch ngang nét liền, độ dài khoảng 1/3 đến 1/2 độ dài dòng trên, đặt cân đối Ví dụ: QUYẾT ĐỊNH Về quản lý cơng trình quốc gia Đối với cơng văn, trích yếu viết theo kiểu chữ thường, đứng, không đậm, cỡ chữ từ 12 đến 13 đặt vị trí số ký hiệu văn Ví dụ: Số:123/UBND-VP V/v đề nghị phối hợp cơng tác điều tra dân số 5.2.6 Nội dung văn Văn phải đảm bảo tính khoa học, đại chúng, bắt buộc thực hiện, tính khả thi, ngơn ngữ chuẩn mực; số hiệu xác thực tế Nội dung gồm phần: khái quát tình hình…(i), kết thực hiện(ii), phương hướng cho giai đoạn tiếp …(iii) 5.2.7 Thẩm quyền, chữ ký, họ tên người kí văn 14 a) Quyền hạn, chức vụ người ký Trường hợp ký thay mặt tập thể ghi chữ viết tắt TM (thay mặt) vào trước tên tập thể lãnh đạo tên quan, tổ chức; Trường hợp ký thay người đứng đầu quan, tổ chức phải ghi chữ viết tắt KT (ký thay) vào trước chức vụ người đứng đầu; Trường hợp ký thừa lệnh phải ghi chữ viết tắt TL (thừa lệnh) vào trước chức vụ người đứng đầu quan, tổ chức; Trường hợp ký thừa ủy quyền ghi chữ viết tắt TUQ (thừa ủy quyền) vào trước chức vụ người đứng đầu quan, tổ chức Chức vụ ghi văn chức danh lãnh đạo thức người có thẩm quyền kí văn quan tổ chức ban hành Trừ số trường hợp định (văn liên tịch, văn hai hay nhiều quan, tổ chức ban hành, văn ký thừa lệnh, thừa ủy quyền), lại ghi chức danh người đứng đầu quan, tổ chức mà khơng trình bày lại tên quan, tổ chức thành phần chủ yếu thể thức Quyền hạn chức vụ người ký văn viết theo kiểu chữ in hoa, đứng, đậm, cỡ chữ từ 13 đến 14 b) Chữ ký người ký văn Người có thẩm quyền ký văn cần kiểm tra kỹ nội dung văn trước ký; yêu cầu ký thẩm quyền; không ký bút chì, bút mực đỏ loại mực dễ phai mờ - Họ tên người ký bao gồm họ, tên đệm (nếu có) tên người ký văn Đối với VBQPPL VBHC, trước họ tên người ký không ghi học hàm, học vị danh hiệu cao quý khác, trừ văn tổ chức nghiệp giáo dục, y tế, nghiên cứu khoa học Họ tên người ký văn viết theo kiểu chữ thường, đứng, đậm, cỡ chữ từ 13, 14 15 Ví dụ: TL CHỦ TỊCH KT CHÁNH VĂN PHỊNG PHĨ VĂN PHỊNG Lưu Tiến Minh - Chữ ký người có thẩm quyền Chữ ký đảm bảo cho VB có tính hợp pháp, trách nhiệm người ký với vấn đề ban hành Không ký bút mực đỏ, bút chì, bút mực để phai Các lần ký giống nhau, không nên đơn giản, dễ bắt trước 5.2.8 Đóng dấu quan tổ chức Dấu đóng rõ ràng, ngắn, chiều mực dấu quy định; Khơng đóng dấu khống chỉ; Dấu đóng vị trí: trùm lên khoảng 1/3 chữ ký phía bên trái; Việc đóng dấu treo người ký ban hành văn định Trong trường hợp này, dấu đóng lên trang đầu, trùm lên phần tên quan, tổ chức ban hành tên phụ lục kèm theo văn 5.2.9 Nơi nhận Nơi nhận xác định quan, tổ chức, đơn vị cá nhân nhận văn với trách nhiệm cụ thể để thực hiện, để phối hợp thực hiện, để kiểm tra, giám sát, để biết, để lưu a Nơi nhận văn có tên loại bao gồm từ “nơi nhận” phần liệt kê tên quan, tổ chức, đơn vị, cá nhân nhận văn Yếu tố trình bày góc trái, trang cuối văn 16 Từ “nơi nhận” viết kiểu chữ thường, nghiêng, đậm, cỡ chữ 12 Tên quan, tổ chức, đơn vị, cá nhân nhận văn viết theo kiểu chữ thường, đứng, cỡ chữ 11 Sau từ “nơi nhận” có dấu hai chấm (:) Trước tên thành phần nhận văn có dấu gạch ngang (-) Sau tên thành phần nhận có dấu chấm phẩy (;) Sau phần nhận cuối dấu chấm (.) Lưu ý: Có thể viết tắt thành phần lưu văn b Nơi nhận cơng văn hành Bao gồm hai phần: Phần thứ bao gồm từ “kính gửi” phần liệt kê tên quan, tổ chức cá nhân nhận văn Phần trình bày vị trí bên phần nội dung văn (Thay vào vị trí tên loại cơng văn) viết theo kiểu chữ thường, đứng, cỡ chữ 14; Phần thứ hai bao gồm từ “nơi nhận” phần liệt kê nơi nhận cụ thể (thành phần liệt kê phần nơi trình bày trên) Phần có vị trí cách trình bày giống thể thức nơi nhận văn có tên loại Yêu cầu kỹ thuật trình bày báo cáo a Khổ giấy Văn hành trình bày khổ giấy khổ A4 (210 mm x 297 mm) Các văn giấy giới thiệu, giấy biên nhận hồ sơ, phiếu gửi, phiếu chuyển trình bày khổ giấy A5 (148 mm x 210 mm) giấy mẫu in sẵn (khổ A5) b Kiểu trình bày Văn hành trình bày theo chiều dài trang giấy khổ A4 (định hướng in theo chiều dài) 17 Trường hợp nội dung văn có bảng, biểu khơng làm thành phụ lục riêng văn trình bày theo chiều rộng trang giấy (định hướng in theo chiều rộng) c Định lề trang văn (đối với khổ giấy A4) Lề trên: cách mép từ 20 - 25 mm Lề dưới: cách mép từ 20 - 25 mm, Lề trái: cách mép trái từ 30 - 35 mm; Lề phải: cách mép phải từ 15 - 20 mm d Vị trí trình bày thành phần thể thức văn trang giấy khổ A4 thực theo sơ đồ bố trí thành phần thể thức văn Các kỹ cần rèn luyện Viết báo cáo hoạt động thiếu trình quản lý tổ chức, doanh nghiệp quan công quyền Ý nghĩa báo cáo đem lại tính thơng tin q trình định quan, tổ chức Chính vậy, để có báo cáo tốt, người viết cần rèn luyện số kỹ sau đây: Kỹ nghe: Hiểu đánh giá mục đích, yêu cầu vấn đề cần báo cáo theo đạo lãnh đạo Kỹ thu thập thông tin: Viết, ghi âm, thu thập tài liệu, … để có nhiều thông tin liên quan đến vụ việc, thông tin trái chiều để làm sở cho q trình phân tích thơng tin Kỹ phân tích đánh giá thơng tin: Người viết báo cáo nhận định vấn đề, đánh giá thông tin thông qua việc phân tích mối quan hệ thơng tin, tư liệu cung cấp, đánh giá mâu thuẫn thông tin, tư liệu thu thập Trong q trình thu thập chứng cứ, thơng tin, tư liệu đến từ chủ thể khác có chung lợi ích hay đối kháng lợi ích Từ phân tích đó, người viết báo cáo đưa nhận định khách quan, xác 18 Kỹ diễn đạt: Rèn luyện, học tập kinh nghiệm báo cáo đã phát hành có nội dung tương tự gần với nội dung báo cáo định viết Hành văn báo cáo phải mạch lạc Sử dụng văn phong hành thơng dụng, không dùng từ cầu kỳ, khoa trương Trong viết báo cáo, cần rèn luyện tư khách quan tránh dùng từ mang tính chủ quan, chiều Kỹ trình bày báo cáo tốt: Nghiên cứu, rút kinh nghiệm lỗi trình bày thường gặp Sau viết xong báo cáo nhờ người có kinh nghiệm đọc lại lỗi Người viết báo cáo cần đọc lại nhiều lần để biên tập lại nội dung kiểm tra lỗi hình thức trước trình lãnh đạo Ví dụ thực tế 19 CƠNG TY TNHH GREEN CROSS Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc Số: 01 Hà nội, ngày 14 tháng năm 2023 BIÊN BẢN HỌP Về việc mắt sản phẩm nước rửa tay khô Green Cross+ Hôm nay, vào lúc 30 phút ngày 14 tháng năm 2023 Tại phòng C304 tầng 3, nhà C trường đại học A diễn họp với nội dung sau: I Thành phần tham dự: Bà Nguyễn Thị Thành Giám Đốc Điều Hành Bà Nguyễn Thị Hồng Nhung Thư ký Ơng Tạ Hồng Thanh Giám Đốc Sản Xuất Bà Nguyễn Thị Phương Trưởng Phòng Marketing Bà Nguyễn Thị Phương Anh MC, khách mời Tiến sĩ Dược sỹ Trần Quý Dương Cố vấn, khách mời Bà Lê Vũ Phương Huyền Tổng phụ trách Trường đại học A Ii Nội dung họp: 9:30 Khai mạc họp bà Nguyễn Thị Thành gửi lời chào trình bày rõ sản phẩm mắt nhằm bảo vệ sức khỏe giáo viên, học sinh sinh viên Sản phẩm không giúp diệt 99% vi khuẩn, giúp tay giáo viên học sinh trước sau ăn đặc biệt sau viết bảng mà giúp bảo vệ người khỏi Covid – 19 9:50 ông Tạ Hoàng Thanh cho biết đội ngũ nghiên cứu sản xuất nỗ lực không ngừng nghỉ dù phải trải qua nhiều khó khăn q trình sản xuất để tạo sản phẩm an tồn với loại da y tế chấp thuận 10:10 bà Nguyễn Thị Phương trình bày cho mắt sản phẩm với bao bì có màu xanh chủ đạo mục tiêu sản phẩm - an tồn, thân thiện với mơi trường, tăng thích thú trẻ em tạo cảm giác tươi mát Thiết kế chai với dung tích 100ml nhỏ gọn tiện lợi dẽ dàng mang nơi 10:20 bà Nguyễn Thị Phương mời khách mời lên trải nghiệm sản phẩm phản ứng tích cực người 10:50 ông Thanh bà Phương giải đáp thắc mắc khách mời sản phẩm sau trao quà cho khách 11:20 ông Trần Quý Dương bày tỏ niềm vui, niềm hân hoan mời đến tham dự họp chức mừng buổi mắt thành công 11: 25 bà Nguyễn Thị Thành lên nhận hoa chúc mừng bà Lê Vũ Phương Huyền gửi lời cảm ơn tới tất khách mời tham dự đồng thời thay mặt công ty hứa tạo sản phẩm chất lượng cam kết không để khách hàng thất vọng Cuộc họp kết thúc vào lúc 11 30 phút ngày14 tháng năm 2023, nội dung họp thành viên dự họp thông qua Thư ký Chủ tọa (ký, ghi rõ họ tên) (ký, ghi rõ họ tên) Các thành viên khác (ký, ghi rõ họ tên) KẾT LUẬN Trong sống làm việc học tập, kinh doanh, báo cáo viết nhiều tình khác có u cầu khác Nhà quản trị thường xuyên bận rộn viết báo cáo công việc thiếu đời làm việc họ: viết kế hoạch kinh doanh, viết báo cáo kết hoạt động cuối năm Sinh viên viết báo cáo suốt trình học đại học: báo cáo đề tài nghiên cứu khoa học, viết đề xuất, viết báo cáo tổng kết tình hình hoạt động đồn khoa, viết báo cáo thực tập, chuyên đề tốt nghiệp, Viết báo cáo tốt giúp gây ấn tượng tốt với người đọc, với cấp trên, với đối tác Kỹ viết tốt góp phần giúp bạn vượt qua đối thủ cạnh tranh tuyển chọn DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT Từ viết tắt VB QPPL VBQPPL VBHC Nội dung Văn Quy phạm pháp luật Văn quy phạm pháp luật Văn hành DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO PGS.TS Ngơ Kim Thanh (2012) Giáo trình Kỹ quản trị NXB Đại Học Kinh Tế Qốc Dân TS Hoàng Văn Hoa, Trần Thị Vân Hoa (2012) Giáo trình Giao tiếp kinh doanh NXB Đại Học Kinh Tế Qốc Dân GS TS Nguyễn Thành Độ, Ths Nguyễn Ngọc Điệp, Ths Trần Phương Hiền (2012) Giáo trình Quản trị văn phòng NXB Đại Học Kinh Tế Qốc Dân Ths Hồ Thị Hằng (2014) Chuyên đề 24: Kỹ thu thập xử lý thông tin TS Huỳnh Ngọc Đáng – Bài giảng kỹ thu thập xử lý thông tin phục vụ hoạt động giám sát Nghị định 09/2019/NĐ-CP) Nghị định số 30/2020 công tác văn thư Giáo trình: Kỹ thuật xây dựng ban hành văn bản, Học viện Hành Sách tham khảo: Hướng dẫn soạn thảo văn quản lý hành nhà nước Lưu Kiếm Thanh NXB Thống kê, Hà Nội, 2004