Đặc điểm hoạt động kinh doanh thương mại
Thương mại và doanh nghiệp thương mại
Thương mại thực chất là quá trình trao đổi hàng hóa thông qua mua bán trên thị trường, nó là khâu trung gian quan trọng nối liền giữa sản xuất và tiêu dùng. Thương mại là khâu tất yếu của quá trình tái sản xuất và được coi là huyết mạch lưu thông của quá trình vận động nền kinh tế Hoạt động kinh doanh thương mại thực hiện chức năng chủ yếu là mua, bán, trao đổi và dự trữ hàng hóa.
Một doanh nghiệp thương mại là doanh nghiệp chủ yếu thực hiện hoạt động kinh doanh thương mại, có nghĩa là doanh nghiệp đó chủ yếu thực hiện chức năng mua bán, trao đổi và dự trữ hàng hóa.
Đặc điểm của doanh nghiệp thương mại
Cũng giống như các loại hình doanh nghiệp khác, doanh nghiệp thương mại cũng có một đơn vị hạch toán kinh doanh độc lập, tự tổ chức và quản lý hoạt động kinh doanh của mình Song bên cạnh đó, doanh nghiệp thương mại cũng có những đặc điểm riêng, cụ thể là:
- Doanh nghiệp thương mại phải tự tổ chức rất nhiều hoạt động khác nhau như tạo nguồn mua hàng, nghiên cứu thị trường, quản lý dự trữ…trong đó bán hàng là khâu quan trọng nhất Chỉ có bán được hàng doanh nghiệp mới thu hồi được vốn kinh doanh, thực hiện được lợi nhuận và tái mở rộng kinh doanh.
- Đối tượng kinh doanh thương mại là các loại hàng hóa phân theo từng ngành hàng như: vật tư, thiết bị, hàng công nghệ phẩm tiêu dùng, lương thực thực phẩm chế biến.
Nội dung kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh
Các phương thức bán hàng và phương thức thanh toán
* Các phương thức bán hàng
Phương thức bán hàng có ảnh hưởng trực tiếp đối với việc sử dụng các tài khoản kế toán phản ánh tình hình xuất kho hàng hoá Đồng thời có tính quyết định đối với việc xác định thời điểm bán hàng, tình hình doanh thu bán hàng và tiết kiệm chi phí bán hàng để tăng lợi nhuận Có các phương thức bán hàng sau: a Phương thức bán buôn hàng hóa :
Bán buôn là việc bán hàng cho đơn vị khác với khối lượng hàng lớn, giá bán buôn biến động tùy thuộc vào khối lượng hàng bán và phương thức thanh toán Bán buôn gồm bán buôn qua kho và bán buôn vận chuyển thẳng.
- Bán buôn qua kho: Là phương thức bán hàng truyền thống trong đó hàng xuất bán từ kho bảo quản của doanh nghiệp Trong bán buôn qua kho có các hình thức:
+ Bán buôn qua kho trực tiếp: Là bên mua nhận hàng tại kho của bên bán, sau khi bên mua nhận đủ hàng thanh toán hoặc chấp nhận nợ thì hàng hóa được xác định là tiêu thụ.
+ Bán buôn qua kho theo hình thức chuyển hàng : Là căn cứ vào các hợp đồng đã ký với khách hàng, doanh nghiệp thương mại xuất kho hàng hóa chuyển hàng đến bên kho của người mua Hàng hóa chuyển bán vẫn thuộc sở hữu của doanh nghiệp thương mại cho đến khi bên mua kiểm nhận thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán.
- Bán buôn hàng hóa vận chuyển thẳng: Là phương thức bán buôn nhưng hàng không qua kho, và có thể sử dụng các hình thức:
+ Bán buôn hàng hóa vận chuyển thẳng theo hình thức giao hàng trực tiếp:Doanh nghiệp thương mại sau khi mua hàng thì giao trực tiếp cho bên mua tại kho của người bán, sau khi giao nhận và bên mua nhận hàng thanh toán hoặc chấp nhận
+ Bán buôn hàng hóa vận chuyển thẳng theo hình thức chuyển hàng: Sau khi mua hàng thì doanh nghiệp thương mại vận chuyển hàng hóa giao cho bên mua ở địa điểm thỏa thuận, hàng hóa chuyển bán vẫn thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp thương mại cho đến khi người mua kiểm nhận và chấp nhận thanh toán.
Ngoài hai hình thức bán buôn vận chuyển thẳng có tình đến vấn đề thanh toán như trên còn có trường hợp doanh nghiệp thương mại không tham gia thanh toán mà chỉ đóng vai trò là môi giới giữa người mua và người bán để hưởng hoa hồng. b Phương thức bán lẻ hàng hóa :
Bán lẻ là quá trình bán hàng với số lượng nhỏ hơn, khi chấm dứt hình thức mua bán, các sản phẩm hàng hóa được sử dụng cho tiêu dùng.
- Bán lẻ thu tiền trực tiếp: Là hình thức bán hàng phổ biến ở nước ta, người bán đồng thời cũng là nhân viên thu tiền.
- Bán lẻ thu tiền tập trung: Là hình thức bán hàng trong đó có sự tách rời giữa việc thu tiền và việc giao hàng.
- Bán lẻ tự phục vụ: Khách hàng tự chọn lấy hàng hoá với sự hướng dẫn của nhân viên bán hàng rồi đưa đến thanh toán ở bàn thu ngân.
- Bán hàng tự động: Là hình thức bán lẻ hàng hoá mà trong đó các doanh nghiệp sử dụng các máy bán hàng tự động chuyên dùng cho một số loại hàng hóa đặt ở nơi công cộng.
Ngoài ra còn có hình thức bán hàng trả góp hoặc gửi hàng đại lý bán.
* Các phương thức thanh toán :
Thực hiện nghiệp vụ tiêu thụ hàng hoá, thành phẩm, vốn của doanh nghiệp chuyển từ hình thái hiện vật sang hình thái tiền tệ Doanh nghiệp mất quyền sở hữu về hàng hoá thành phẩm nhưng lại được quyền sở hữu một lượng tiền tệ nhất định do bên mua chi trả Việc thanh toán tiền hàng có thể tiến hành ngay hoặc trả chậm hoặc trả dần do hai bên tự thoả thuận Phương thức thanh toán thể hiện sự tín nhiệm lẫn nhau giữa hai bên mua và bán, đồng thời nó cũng gắn liền với sự vận động giữa hàng hoá với số tiền vốn, đảm bảo cho hai bên cùng có lợi.
Hiện nay, doanh nghiệp thường áp dụng các phương thức thanh toán là thanh toán ngay và thanh toán chậm dưới các hình thức: a Thanh toán trực tiếp bằng tiền mặt Đây là hình thức thanh toán mà người mua sau khi nhận được vật tư, hàng hoá do bên bán cung cấp thì tiến hành thanh toán trực tiếp bằng tiền mặt cho bên bán. Thông thường hình thức thanh toán bằng tiền mặt thường được áp dụng đối với hàng hoá tiêu thụ trong nước, các bên có khoảng cách địa lý gần nhau Đối với các mặt hàng bán với số lượng ít, bán lẻ, các khoản chi về vận chuyển thường được thanh toán ngay bằng tiền mặt b Phương thức thanh toán chuyển khoản qua ngân hàng
Trong điều kiện nền kinh tế phát triển như hiện nay thì ngân hàng giữ vai trò quan trọng trong quan hệ thanh toán tiền hàng giữa người mua và người bán, các phương thức thanh toán qua ngân hàng cũng rất phong phú đa dạng, việc lựa chọn phương thức nào là phụ thuộc và điều kiện của mỗi bên và sự thoả thuận giữa bên mua và bên bán
Phương thức thanh toán qua ngân hàng có nhiều ưu điểm hơn so với phương thức thanh toán trực tiếp đó là đảm bảo sự an toàn về vốn cho doanh nghiệp, việc thanh toán được tiến hành nhanh, chống tham nhũng lãng phí, chống lạm phát, ổn định giá cả và góp phần thúc đẩy kinh tế phát triển.
Kế toán bán hàng
1.2.2.1 Kế toán doanh thu bán hàng
Sau khi giao hàng cho khách hàng, doanh nghiệp được khách hàng trả tiền hoặc chấp nhận thanh toán một khoản tiền tương ứng với trị giá hàng hoá theo quy định hoặc theo thoả thuận, khoản tiền này gọi là doanh thu bán hàng
Doanh thu: Là tổng giá trị các lợi ích kinh tế doanh nghiệp thu được trong một kỳ kế toán, phát sinh từ các hoạt động sản xuất, kinh doanh thông thường của doanh nghiệp, góp phần làm tăng vốn chủ sở hữu
Nếu doanh nghiệp áp dụng tính thuế GTGT phải nộp theo phương pháp khấu trừ thì doanh thu bán hàng là doanh thu chưa tính thuế GTGT và doanh nghiệp sử dụng
Nếu doanh nghiệp áp dụng tình thuế GTGT phải nộp theo phương pháp trực tiếp thì doanh thu bán hàng là doanh thu có tính thuế GTGT và doanh nghiệp sử dụng “ hóa đơn bán hàng”.
* Chứng từ kế toán sử dụng
- Hóa đơn kiêm phiếu xuất kho (mẫu 02- BH)
- Phiếu xuất kho (mẫu 02- VT)
- Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ( mẫu 03- VT)
- Giấy báo có của ngân hàng
- Các tài liệu và chứng từ thanh toán khác
TK 511: Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ
- Kết chuyển chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán, hàng bán bị trả lại.
- Sổ thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế XK, VAT theo PPTT
- Kết chuyển số doanh thu thuần vào TK 911 để xác định kết quả kinh doanh.
- Doanh thu bán hàng hóa, sản phẩm và cung cấp dịch vụ của doanh nghiệp thực hiện trong kỳ.
TK này phản ánh doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ của doanh nghiệp trong một kỳ kinh doanh.
TK 512: Doanh thu bán hàng nội bộ
TK này phản ánh doanh thu của số sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ tiêu thụ nội bộ trong doanh nghiệp.
TK 3331: Thuế GTGT phải nộp
Và các tài khoản liên quan khác (TK 111, 112, 131…)
Nội dung, kết cấu và nguyên tắc hạch toán các tài khoản sử dụng trong kế toán bán hàng được áp dụng theo “ Hệ thống tài khoản kế toán” Ban hành theo quyết định 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng Bộ tài chính cùng với các văn bản quy định bổ sung sửa đổi.
Nội dung và kết cấu TK 511:
TK 511 không có số dư cuối kỳ.
Nội dung kết cấu của TK 521 tương tự TK 511
(CPBH, hoa hồng đại lý…) 111,112,131…TK
TH bán trả chậm, trả góp
TH trả lương bằng hàng hóa, biếu tặng
( TH bán hàng )(CPBH, hoa hồng đại lý….
TH bán trả chậm, trả góp P/bổ DTHĐTC
TH trả lương bằng hàng hóa, biếu tặng
* Sơ đồ hạch toán kế toán doanh thu bán hàng
- Đối với doanh nghiệp tính thuế theo phương pháp khấu trừ
Sơ đồ 1.1: Sơ đồ kế toán doanh thu bán hàng đối với doanh nghiệp tình thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ
- Đối với doanh nghiệp tính thuế theo phương pháp trực tiếp
Sơ đồ 1.2: Sơ đồ kế toán doanh thu bán hàng đối với doanh nghiệp tính thuế
GTGT theo phương pháp trực tiếp
TK 511 Chiết khấu thương mại K/c chiết khấu thương mại
1.2.2.2 Kế toán các khoản giảm trừ doanh thu
Các khoản làm giảm doanh thu bao gồm : giảm giá hàng bán, giá trị hàng bán bị trả lại và chiết khấu thương mại, các loại thuế như thuế TTĐB, thuế xuất khẩu… Doanh thu bán hàng thuần được thực hiện như sau :
Doanh thu thuần = Tổng doanh thu - Các khoản giảm trừ -
Thuế TTĐB, thuế Xuất khẩu, thuế GTGT trực tiếp
Giảm giá hàng bán: Là khoản giản trừ cho người mua do hàng hoá kém phẩm chất, sai quy cách hoặc lạc hậu thị hiếu.
Giá trị hàng bán bị trả lại: Là giá trị hàng bán đã xác định là tiêu thụ bị khách hàng trả lại và từ chối thanh toán.
Chiết khấu thương mại: Là khoản doanh nghiệp bán giảm giá niêm yết cho khách hàng mua hàng với khối lượng lớn.
TK 521: Chiết khấu thương mại
TK 531: Hàng bán bị trả lại
TK 532: Giảm giá hàng bán
Ngoài ra còn các tài khoản thuế như TK 3331, TK 3332, TK 3333
* Sơ đồ hạch toán kế toán các khoản giảm trừ doanh thu
(DT hàng bán bị trả lại)
(CF liên quan đến hàng bán bị trả lại)
(Giá vốn hàng bán bị trả lại)
TK 511 (K/c Doanh thu hàng bán bị trả lại)
(Giảm giá cho khách hàng)
TK 511,512 (K/c toàn bộ khoản giảm giá hàng bán)
(Thuế GTGT phải nộp) (Nộp thuế GTGT vào NSNN)
Sơ đồ 1.3: Sơ đồ kế toán nghiệp vụ chiết khấu thương mại
Sơ đồ 1.4: Sơ đồ kế toán nghiệp vụ hàng bán bị trả lại
Sơ đồ 1.5: Sơ đồ kế toán nghiệp vụ giảm giá hàng bán
Sơ đồ 1.6: Sơ đồ kế toán thuế GTGT nộp theo PPTT
Số thuế TTĐB, thuế XK phải nộp
Sơ đồ 1.7: Kế toán thuế TTĐB, thuế XK 1.2.2.3 Kế toán giá vốn hàng bán
* Nội dung Để xác định đúng đắn kết quả kinh doanh, trước hết cần xác định đúng đắn trị giá vốn hàng bán, trị giá vốn hàng bán là toàn bộ chi phí kinh doanh liên quan đến quá trình bán hàng bao gồm: trị giá mua thực tế xuất kho , chi phí mua phân bổ cho hàng xuất bán.
Trị giá vốn hàng xuất bán = Trị giá mua thực tế xuất kho + Chi phí mua phân bổ cho hàng xuất bán
Trị giá mua thực tế hàng xuất kho bán trong kỳ sẽ được tính một trong các phương pháp sau: a Phương pháp nhập trước xuất trước (FIFO):
Theo phương pháp này, giả thiết lô hàng nào nhập trước trước thì xuất trước và lấy đơn giá mua của lô hàng đó để tính là trị giá mua hàng xuất kho, do đó giá của lô hàng cuối kỳ được tính theo giá của những lần nhập sau cùng Phương pháp này đòi hỏi doanh nghiệp phải theo dõi đơn giá mua của từng lô hàng nhập kho b Phương pháp nhập, sau xuất trước (LIFO):
Theo phương pháp này, giả thiết lô hàng nào nhập trước thì xuất sau, nhập sau thì xuất trước và lấy trị giá mua của lô hàng đó để tính trị giá mua hàng xuất, do đó giá Đơn giá bình quân của hàng luân chuyển trong kỳ
Trị giá mua thực tế hàng tồn đầu kỳTrị giá mua thực tế hàng nhập trong kỳ+
Số lượng hàng tồn đầu kỳ + Số lượng hàng nhập trong kỳ
- Trị giá vốn của hàng hóa, dịch vụ đã bán trong kỳ.
- Kết chuyển giá vốn của hàng hóa, dịch vụ bán trong kỳ. c Phương pháp giá thực tế đích danh : Áp dụng phương pháp này, đòi hỏi doanh nghiệp phải theo dõi hàng hoá theo từng lô hàng Khi xuất hàng hoá thuộc lô hàng nào thì căn cứ vào số lượng xuất kho và đơn giá nhập kho giá chính lô hàng đó để tính ra giá thực tế xuất kho d Phương pháp tính theo đơn giá bình quân
- Theo phương pháp này, trước hết kế toán tính đơn giá mua của hàng luân chuyển trong kỳ theo công thức sau:
Sau đó tính trị giá mua của hàng xuất trong kỳ theo công thức:
Trị giá mua của hàng xuất trong kỳ = Số lượng hàng xuất trong kỳ x Đơn giá bình quân của hàng luân chuyển trong kỳ
TK 632: Giá vốn hàng bán
TK 632 cuối kỳ không có số dư.
(HH đã bán bị trả lại)
TK 156(Xuất kho hàng hóa để bán)
(Trích lập DP giảm giá HTK)
TK 159 (Hoàn nhập DP giảm giá HTK)
TK 911 (K/c giá vốn hàng bán)
TK 156 (Đầu kỳ, kết chuyển trị giá vốn hàng hóa tồn kho đầu kỳ)
TK611 (Cuối kỳ, k/c trị giá vốn của hàng hóa đã xuất bán được xác định là tiêu thụ)
TK 156 (Cuối kỳ, k/c trị giá vồn hàng hóa tồn kho cuối kỳ)
TK 911 (K/c giá vốn hàng bán)
Và các tài khoản liên quan khác như TK 159, TK 157…
* Sơ đồ hạch toán kế toán giá vốn hàng bán Đối với doanh nghiệp kế toán hàng tồn kho theo phương pháp KKTX
Sơ đồ 1.8: Sơ đồ kế toán giá vốn hàng bán theo phương pháp KKTX Đối với doanh nghiệp kế toán hàng tồn kho theo phương pháp KKĐK
Sơ đồ 1.9: Sơ đồ kế toán giá vốn hàng bán theo phương pháp KKĐK
- Chi phí phát sinh liên quan đến quá trình bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ trong kỳ.
- Các khoản ghi giảm chi phí bán hàng
- Kết chuyển chi phí bán hàng vào TK 911 để xác định kết quả kinh doanh.
Kế toán xác định kết quả kinh doanh
1.2.3.1 Kế toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp a) Kế toán chi phí bán hàng
Chi phí bán hàng là toàn bộ các chi phí phát sinh liên quan đến quá trình bán hàng hóa, bao gồm các yếu tố sau:
- Chi phí vật liệu, bao bì
- Chi phí dụng cụ, đồ dùng
- Chi phí khấu hao tài sản cố định
- Chi phí bảo hành sản phẩm
- Chi phí về dịch vụ mua ngoài
- Chi phí bằng tiền khác
* Tài khoản sử dụng: TK 641
TK 641 cuối kỳ không có số dư.
TK 641 (Chi phí tiền lương và các khoản trích theo lương)
(Chi phí vật liệu, công cụ)
(Chi phí khấu hao TSCĐ)
(DF phải trả về CF bảo hành SP, HH)
(CF mua ngoài, CF bằng tiền khác)
(Các khoản thu giảm chi)
(Hàng hóa, dịch vụ tiêu dùng nội bộ)
* Sơ đồ kế toán chi phí bán hàng
Sơ đồ 1.10: Sơ đồ kế toán chi phí bán hàng b) Kế toán chi phí quản lý doanh nghiệp
Chi phí quản lý doanh nghiệp là những chi phí cho việc quản lý kinh doanh,quản lý hành chính và phục vụ chung khác có liên quan đến hoạt động của cả doanh nghiệp Theo quy định hiện hành, chi phí quản lý doanh nghiệp bao gồm các loại sau :
- Tập hợp toàn bộ chi phí quản lý doanh nghiệp thực tế phát sinh trong kỳ.
- Các khoản ghi giảm chi phí quản lý doanh nghiệp
- Kết chuyển chi phí bán hàng vào TK 911 để xác định kết quả kinh doanh.
- Chi phí nhân viên quản lý
- Chi phí vật liệu quản lý
- Chi phí đồ dùng văn phòng
- Chi phí khấu hao tài sản cố định
- Thuế, phí và lệ phí
- Chi phí dịch vụ mua ngoài
- Chi phí bằng tiền khác
* Tài khoản sử dụng: TK 642
TK 642 cuối kỳ không có số dư.
TK 642 (Chi phí tiền lương và các khoản trích theo lương)
(Chi phí vật liệu, công cụ)
(Chi phí khấu hao TSCĐ)
(DF phải thu khó đòi,DF trợ cấp mất việc)
(CF mua ngoài, CF bằng tiền khác)
(Các khoản thu giảm chi)
(Hàng hóa, dịch vụ tiêu dùng nội bộ)
* Sơ đồ kế toán chi phí quản lý doanh nghiệp
Sơ đồ 1.11: Sơ đồ kế toán chi phí quản lý doanh nghiệp 1.2.3.2 Kế toán chi phí và doanh thu hoạt động tài chính a) Kế toán chi phí tài chính
- Các khoản chi phí tài chính phát sinh trong kỳ.
- Các khoản giảm CF tài chính
(CF hoạt động nắm giữ CK, đầu tư)
(Lỗ khi bán CK, lỗ hoạt động đầu tư )
(CL khi đánh giá lại khoản mục gốc ngoại tệ)
(Trích lập DF giảm giá đầu tư)
(Hoàn nhập DF giảm giá đầu tư)
Chi phí tài chính bao gồm các khoản chi phí hoặc các khoản lỗ liên quan đến các hoạt động đầu tư tài chính, chi phí cho vay và đi vay vốn, chi phí góp vốn liên doanh, liên kết… Dự phòng giảm giá đầu tư chứng khoán, khoản lỗ phát sinh khi bán ngoại tệ, lỗ tỷ giá hối đoái…
* Tài khoản sử dụng: TK 635
Tài khoản 635 cuối kỳ không có số dư.
* Sơ đồ kế toán chi phí tài chính
Sơ đồ 1.12: Sơ đồ kế toán chi phí tài chính b) Kế toán doanh thu hoạt động tài chính
- Thuế GTGT phải nộp theo PPTT
- Các khoản doanh thu hoạt động tài chính phát sinh trong kỳ.
(Lãi được chia từ hđ đầu tư, cổ tức…)
(Lãi đtư thu được tiếp tục đầu tư)
TK 3387 (K/c DT chưa thực hiện)
TK 413 (Lãi CL, tỷ giá thuần khi đánh giá lại khoản mục có gốc ngoại tệ)
(Thuế GTGT phải nộp đối với HĐTC theo PPTT)
Doanh thu hoạt động tài chính là tổng giá trị các lợi ích kinh tế doanh nghiệp thu được từ hoạt động tài chính hoặc kinh doanh về vốn trong kỳ kê toán Doanh thu hoạt động tài chính bao gồm:
- Tiền lãi: Lãi cho vay, lãi tiền gửi ngân hàng, lãi bán hàng trả chậm….
- Cổ tức, lợi nhuận được chia
- Lãi tỷ giá hối đoái
- CL lãi do bán ngoại tệ
- Các khoản doanh thu hoạt động tài chính khác.
* Tài khoản sử dụng: TK 515
Tài khoản 515 cuối kỳ không có số dư.
* Sơ đồ kế toán doanh thu hoạt động tài chính
(CF thanh lý, nhượng bán TSCĐ, tiền phạt )
(GTCL của TSCĐ thanh lý, nhượng bán)
(Tiền phạt, truy nộp thuế)
Sơ đồ 1.13: Kế toán doanh thu hoạt động tài chính 1.2.3.3 Kế toán chi phí và thu nhập khác a) Kế toán chi phí khác
Chi phí khác phản ánh những khoản chi phí phát sinh do các sự kiện hay các nghiệp vụ riêng biệt với hoạt động thông thường của các doanh nghiệp.
Chi phí khác của doanh nghiệp gồm:
- Chi phí thanh lý, nhượng bán TSCĐ và giá trị còn lại của TSCĐ thanh lý, nhượng bán TSCĐ (nếu có)
- Chênh lệch lỗ do đánh giá lại vật tư hàng hóa, TSCĐ đưa đi góp vốn liên doanh, đầu tư vào công ty liên kết, đầu tư dài hạn khác
- Tiền phạt do vi phạm hợp đồng kinh tế
- Bị phạt thuế, truy nộp thuế
- Các khoản chi phí khác.
* Tài khoản sử dụng: TK 811
Bên nợ: Phản ánh các khoản chi phi khác thực tế phát sinh.
Bên có: Kết chuyển chi phí khác để XĐKQ.
TK 811 cuối kỳ không có số dư.
* Sơ đồ kế toán chi phí khác
(Thu về thanh lý, nhượng bán TSCĐ, thu phạt…)
TK 1388,338,344, 333 (Thu do nợ không xác định được chủ, thuế miễn giảm…)
(Thuế GTGT phải nộp về các khoản thu nhập khác theo pptt)
Sơ đồ 1.14: Sơ đồ kế toán chi phí khác b) Kế toán thu nhập khác
Thu nhập khác là các khoản thu nhập không phải là doanh thu của doanh nghiệp. Đây là các khoản thu nhập được tạo ra từ các hoạt động khác ngoài hoạt động kinh doanh thông thường của doanh nghiệp, bao gồm:
- Thu nhập từ nhượng bán, thanh lý TSCĐ.
- Thu các khoản nợ khó đòi đã xử lý xóa sổ.
- Các khoản thuế được nhà nước miễn giảm trừ thuế TNDN.
- Thu từ các khoản nợ phải trả không xác định được chủ.
- Thu nhập quà biếu, quà tặng bằng tiền, hiện vật của các cá nhân, tổ chức tặng doanh nghiệp…
* Tài khoản sử dụng: TK 711
Bên Nợ: Số thuế GTGT phải nộp về các khoản thu nhập khác tính theo PPTT.
K/c các khoản thu nhập khác phát sinh trong kỳ để XĐKQ.
Bên Có: Các khoản thu nhập khác phát sinh trong kỳ.
TK 711 cuối kỳ không có số dư.
* Sơ đồ kế toán thu nhập khác
- Trị giá vốn của hàng hóa, dịch vụ đã tiêu thụ.
- Chi phí hoạt động tài chính, Chi phí thuế TNDN, chi phí khác.
- Chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp
- Kết chuyển số lãi trước thuế trong kỳ.
- Doanh thu thuần của hàng hóa, dịch vụ đã tiêu thụ trong kỳ.
- Doanh thu hoạt động tài chính và các khoản thu nhập khác.
- Các khoản ghi giảm chi phí Thuế TNDN
- Thực lỗ về hoạt động kinh doanh trong kỳ.
Sơ đồ 1.15: Sơ đồ kế toán thu nhập khác
1.2.3.4 Kế toán xác định kết quả
* Tài khoản sử dụng: TK 821, TK 911, TK 421
- Số lỗ về hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp - Số lợi nhuận thực tế của hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp trong kỳ
Số lỗ về hoạt động kinh doanh chưa xử lýSố lợi nhuận chưa phân phối hoặc chưa sử dụng.
* Sơ đồ kế toán xác định kết quả
(K/c CP thuế TNDN hiện hành và thuế TNDN hoãn lại)
(Lãi trong hoạt động kinh doanh)
TK 421(Lỗ trong hoạt động kinh doanh)
Sổ kế toán và hình thức sổ kế toán sử dụng
Căn cứ vào quy mô và điều kiện hoạt động của doanh nghiệp và vào các hình thức tổ chức của sổ kế toán, từng doanh nghiệp sẽ lựa chọn cho mình một hình thức tổ chức sổ kế toán cho phù hợp.Tổ chức sổ kế toán thực chất là việc kết hợp các loại sổ sách có kết cấu khác theo một trình tự hạch toán nhất định nhằm hệ thống hoá và tính toán các chỉ tiêu theo yêu cầu của từng doanh nghiệp Theo quy định, các doanh nghiệp có thể lựa chọn áp dụng một trong các hình thức tổ chức sổ kế toán sau đây:
* Hình thức nhật ký chung
Là hình thức phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự theo thời gian vào một quyển sổ gọi là Nhật ký chung Sau đó căn cứ vào nhật ký chung, lấy số liệu để ghi vào sổ cái Mỗi bút toán phản ánh trong sổ nhật ký chung được vào sổ
Sổ nhật ký đặc biệt
Bảng cân đối số phát sinh
Sổ thẻ kế toán chi tiết
Sổ cái Bảng tổng hợp chi tiết
Báo cáo tài chính Ghi hàng ngày
Ghi cuối tháng Quan hệ đối chiếu nhiều nghiệp vụ, có thể mở các nhật ký phụ Cuối tháng cộng các nhật ký phụ lấy số liệu ghi vào nhật ký chung hoặc vào thẳng sổ cái.
Theo hình thức kế toán Nhật ký chung, sổ sách kế toán gồm các loại chủ yếu sau:
+ Sổ nhật ký chung: Số liệu trên nhật ký chung này được dùng làm căn cứ để ghi vào sổ cái.
+ Sổ cái các tài khoản 511, 131, 632, 3331, 157,
+ Sổ kế toán chi tiết thanh toán với người mua, sổ chi tiết tiêu thụ, sổ chi tiết hàng hóa + Các sổ nhật ký đặc biệt như: Sổ nhật ký thu tiền, sổ nhật ký bán hàng.
Sơ đồ 1.17 : Kế toán theo hình thức nhật ký chung.
Bảng tổng hợp chi tiết
Sổ quỹ Bảng tổng hợp chứng từ gốc Sổ ( thẻ ) hạch toán chi tiết
Theo hình thức này, các nhiệm vụ kinh tế phát sinh được phản ánh vào một quyển sổ gọi là sổ cái Sổ này là sổ kế toán tổng hợp duy nhất, trong đó kết hợp phản ánh theo thời gian và theo hệ thống Tất cả các tài khoản mà doanh nghiệp sử dụng được phản ánh cả hai bên nợ- có trên cùng một vài trang sổ Căn cứ ghi vào sổ là chứng từ gốc hoặc bảng tổng hợp chứng từ gốc Mỗi chứng từ ghi vào một dòng của sổ cái.
Theo hình thức Nhật ký-Sổ cái, sổ sách kế toán được dùng trong kế toán bán hàng gồm: + Sổ Nhật ký - Sổ cái
+ Sổ chi tiết thanh toán với khách hàng, sổ chi tiết bán hàng, sổ chi tiết hàng hóa
Sơ đồ 1.18 : Kế toán theo hình thức nhật ký – sổ cái.
Sổ thẻ kế toán chi tiết
Bảng tổng hợp chứng từ gốc
Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Chứng từ ghi sổ Bảng tổng hợp chi tiết
Bảng cân đối số phát sinh
Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Quan hệ đối chiếu
* Hình thức chứng từ ghi sổ :
Hình thức này phù hợp với mọi loại hình đơn vị, tuy nhiên việc ghi chép bị trùng lặp nhiều nên việc báo cáo dễ bị chậm trễ nhất là trong điều kiện thủ công Sổ sách trong hình thức này gồm :
+ Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ
+ Sổ cái các tài khoản 511, 131, 632, 3331, 157
+ Sổ chi tiết thanh toán với khách hàng, sổ chi tiết bán hàng, sổ chi tiết hàng hóa
Chứng từ gốc và các bảng phân bổ
Thẻ ( sổ ) kế toán chi tiết Bảng kê Nhật ký – chứng từ
Sổ cái Bảng tổng hợp chi tiết
Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Quan hệ đối chiếu
* Hình thức nhật ký – chứng từ
Hình thức này thích hợp với doanh nghiệp lớn, số lượng nhiệm vụ nhiều và điều kiện kế toán thủ công, để chuyên môn hoá cán bộ kế toán Tuy nhiên đòi hỏi trình độ, nhiêm vụ của cán bộ kế toán phải cao Mặt khác, không phù hợp với việc kiểm tra bằng máy Sổ sách trong hình thức này gồm có:
+ Sổ Nhật ký chứng từ
+ Sổ cái các tài khoản 511, 131, 632
Sơ đồ 1.20: Kế toán theo hình thức Nhật ký- chứng từ.
THỰC TRẠNG KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ
Tổng quan về Xí nghiệp Vật tư Cẩm Phả
2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển của Xí nghiệp
Ngày 1/8/1960 ngành vật tư mỏ được thành lập với nhiệm vụ cung ứng vật tư thiết bị cho ngành khai thác mỏ, gần 50 năm qua do yêu cầu kế hoạch sản xuất ngành than nói chung, ngành vật tư đã nhiều lần thay đổi về công ty than Hòn Gai.
Xí nghiệp có nhiệm vụ khai thác, chế biến than cho vùng than Hòn Gai – Cẩm Phả Đến năm 1980 Công ty than Hòn Gai đổi tên thành Liên hiệp than Hòn Gai và vào năm 1986 Liên Hiệp than Hòn Gai lại được chia thành 3 Công ty : Công ty than Hòn Gai, Công ty than Cẩm Phả, và Công ty cơ khí mỏ Trong mỗi công ty đều có
Xí nghiệp Vật tư phục vụ trực thuộc và Xí nghiệp Vật tư Vận tải & Xếp Dỡ ra đời từ đó Do yêu cầu của tổ chức sắp xếp lại Doanh nghiệp Nhà nước nhằm phát huy tính độc lập tự chủ, sáng tạo và hòa nhập với cơ chế kinh tế thị trường Tổng Công ty than Việt Nam đã ra quyết định chuyển Xí nghiệp Vật tư Vận tải & Xếp dỡ thànhCông ty Vật tư Vận tải & Xếp dỡ Công ty Vật tư Vận tải & Xếp dỡ chia ra thành các Xí nghiệp Trong đó Xí nghiệp Vật tư Vận tải Cẩm Phả là một thành viên được thành lập theo quyết định số 3345 TVN/TCCB ngày 27/8/1997 của Tổng công ty than Việt Nam (trên cơ sở của 3 đơn vị ): Tổng kho Cẩm Phả, Tổng kho Cửa Ông,Phân xưởng vận tải bộ Từ ngày 1/7/ 2010,để hoàn thiện công tác tổ chức, được sự cho phép của Bộ công thương theo quyết định số 3127/QĐ-BCT ngày 15/6/2010Công ty Vật tư Vận tải và Xếp dỡ - TKV được chuyển thành Công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên Vật tư, Vận tải và Xếp dỡ - Vinacomin Đồng thời thì Xí nghiệp Vật tư, Vận tải Cẩm Phả cũng được chuyển đổi thành Xí nghiệp Vật tư CẩmPhả theo quyết định số 1472/QĐ – HĐQT ngày 23/6/2010 của Hội đồng Quản trị
Xí nghiệp Vật tư Cẩm Phả là doanh nghiệp có tư cách pháp nhân theo pháp luật Việt Nam thực hiện hạch toán kinh tế phụ thuộc Công ty Xí nghiệp có con dấu riêng, có tài khoản ở ngân hàng , được đăng ký kinh doanh theo nhiệm vụ của Bộ Thương mại quy định.
Kể từ ngày thành lập, Xí nghiệp Vật tư Cẩm Phả luôn luôn phát triển không ngừng Xí nghiệp luôn củng cố, đầu tư mua sắm trang thiết bị công nghệ để đáp ứng kịp thời với tình hình sản xuất kinh doanh của thị trường hiện nay Các cơ sở kho tàng bến bãi của Xí nghiệp luôn luôn được mở rộng , ở đâu có cơ sở khai thác than thì ở đó có các cơ sở xí nghiệp Đến nay Xí nghiệp có 28 điểm kho xăng dầu nằm trên khắp các khai trường của mỏ và 1 đội xe trên 50 đầu xe các loại sẵn sàng cung ứng đủ và kịp thời cho nhu cầu sản xuất than của vùng than Cẩm Phả.
Xí nghiệp có trụ sở đóng tại Số nhà 552 Khu đập nước I – Phường Cẩm Thủy - Thị xã Cẩm Phả - tỉnh Quảng Ninh.
2.1.2 Chức năng nhiệm vụ của Xí nghiệp
Xí nghiệp Vật tư Cẩm Phả là chi nhánh của Công ty TNHH.1TV Vật tư Vận tải
Xí nghiệp Vật tư Cẩm Phả là đơn vị kinh doanh hoạt động theo chức năng phục vụ là chính, đáp ứng các nhu cầu tiêu hao sử dụng các loại vật tư thiết bị phụ tùng, xăng – dầu – mỡ phục vụ cho các doanh nghiệp ngành than tại Quảng Ninh và một số tỉnh khác Hiện nay Xí nghiệp đang dần dần chuyển sang kinh doanh theo cơ chế thị trường, cụ thể là mua hàng hóa để bán dựa trên cơ sở nghiên cứu nhu cầu của các mỏ, giá cả được thanh toán bằng sự thỏa thuận hai bên.
Với phương châm “ Bán những gì thị trường cần chứ không phải bán những gì mình có”, đến nay ngoài nhiệm vụ chính là tiếp nhận bảo quản, quản lý cấp phát vật tư, thiết bị theo nhu cầu sản xuất than, Xí nghiệp đang từng bước mở rộng, phát triển nhiều lĩnh vực sản xuất kinh doanh và dịch vụ khác nhằm giải quyết việc làm thường xuyên, tăng thu nhập cho người lao động.
Kinh doanh Vật tư, thiết bị, xăng - dầu - mỡ cấp bán cho các đơn vị trong và ngoài Tập đoàn Than Khoáng Sản Việt Nam.
Bảo toàn vốn và sản xuất kinh doanh có lãi.
Thực hiện đầy đủ các nghĩa vụ trích nộp đối với Nhà nước.
2.1.3 Các loại hàng hóa kinh doanh chủ yếu:
Các loại vật tư, phụ tùng máy mỏ.
Trong đó, việc kinh doanh xăng dầu mỡ chiếm tỷ trọng rất lớn trong doanh thu của Xí nghiệp, vào khoảng từ 80-90% tổng doanh thu, 5-10% là kinh doanh vật tư, phụ tùng
2.1.4 Quy trình công nghệ sản xuất kinh doanh của Xí nghiệp
Nhận xăng dầu tại các bến cảng hoặc nhận trực tiếp tại nơi bán ( Công ty Xăng dầu B12), sau đó vận chuyển bằng các loại xe téc có dung tích từ 12-20m³ bơm vào kho chứa bằng các loại téc kim loại to có dung tích từ 30-50 m³, thậm chí có bồn dung tích chứa tới 1000m³ Từ đó cấp cho từng đầu xe bằng hệ thống các loại đồng hồ, thiết bị bơm rót hiện đại có lưu lượng từ 50-150 lít/phút.
Xà lan vận chuyển xăng dầu Ô tô chở xăng dầu Vận chuyển lên kho mỏ
Kiểm nhập vào kho Bơm qua hệ thống đồng hồ
Mua nguyên vật liệu, nhiên liệu, máy móc thiết bị
Hệ thống kho tàng, cửa hàng, bến bãi của Xí nghiệp
Các đơn vị trong Tập đoàn Than Khoáng Sản Việt Nam
Sơ đồ 2.1 : Sơ đồ cấp phát nhiên liệu của Xí nghiệp từ khi mua hàng đến tiêu thụ. Đối với vật tư thiết bị phụ tùng : Xí nghiệp nhận theo nhiều nguồn khác nhau, sau đó qua hệ thống kiểm nhập làm thủ tục nhập vào kho hoặc giao tay ba trực tiếp cho đối tượng sử dụng.
Sơ đồ 2.2 :Sơ đồ cung cấp vật tư thiết bị.
2.1.5 Tổ chức bộ máy quản lý của Xí nghiệp
Trong sản xuất kinh doanh để đảm bảo quá trình tồn tại và phát triển của một doanh nghiệp và trước hết phải đảm bảo hiệu quả sản xuất kinh doanh, việc sản xuất kinh doanh có đạt hiệu quả cao hay không phụ thuộc vào việc sắp xếp bộ máy quản lý phòng ban, tổ chức, bố trí lao động hợp lý nâng cao hiệu quả và tận dụng hết năng lực sản xuất của bộ phận.
Giám đốc: Là người đứng đầu Xí nghiệp, điều hành mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của Xí nghiệp và chịu mọi trách nhiệm trước Giám đốc công ty và Nhà nuớc trong quá trình sản xuất kinh doanh của Xí nghiệp.
Phó Giám đốc: Là nguời giúp việc cho Giám đốc, mỗi Phó Giám đốc chịu trách nhiệm một lĩnh vực riêng đã được phân công.
Các phòng ban chức năng chịu sự chỉ đạo trực tiếp của Giám đốc và Phó Giám đốc ( theo từng lĩnh vực chuyên môn).
Phòng Kế toán thống kê: có trách nhiệm quản lý, sử dụng vốn, làm công tác hạch toán, kế toán về các hoạt động tài chính của xí nghiệp.
Phòng Tổ chức lao động hành chính: có nhiệm vụ tổ chức quản lý toàn bộ nhân viên, sắp xếp biên chế cán bộ, chịu trách nhiệm về đào tạo chuyên môn cho các cán bộ CNVC quản lý lao động, quản lý tiền luơng, quản lý biên chế lao động ngoài ra còn chịu trách nhiệm về công tác an ninh bảo vệ, chăm sóc chức khoẻ, công tácBHYT
Khóa luận tốt nghiệp - 36 - Học viện ngân hàng
Sơ đồ 2.3 : Tổ chức bộ máy của Xí nghiệp.
Phòng kinh doanh : có trách nhiệm cung ứng vật tư thiết bị phục vụ sản xuất kinh doanh Tham mưu giúp Giám đốc trong việc tìm kiếm thị trường tiêu thụ vật tư hàng hóa, ký kết hợp đồng mua bán vật tư thiết bị và chịu trách nhiệm về số luợng, chất lượng hàng hóa nhập, xuất trong kho.
Phòng Kế hoạch – kỹ thuật: xây dựng kế hoạch sản xuất và tổ chức sản xuất.
Chịu trách nhiệm về mặt kỹ thuật, công nghệ sản xuất, xây dựng cơ bản, theo dõi tiến độ thi công của các đơn vị trực thuộc Bên cạnh đó còn chịu trách nhiệm về kiểm tra quản lý các thiết bị cơ điện, vận tải, bảo hộ lao động
Thực trạng kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh tại Xí nghiệp Vật tư Cẩm Phả
2.2.1.1 Đặc điểm hàng hóa và thị trường tiêu thụ
Mặt hàng kinh doanh chủ yếu của XN Vật tư Cẩm Phả là Xăng dầu và vật tư, phụ tùng.
Xăng dầu là mặt hàng thiết yếu đáp ứng cho nhu cầu về công nghiệp, nông lâm ngư nghiệp, giao thông vận tải và tiêu dùng Hiện chưa có nguồn năng lượng nào có thể thay thế hữu hiệu cho loại nhiên liệu này, cùng với đà tăng trưởng kinh tế cao của Việt Nam, nên nhu cầu tiêu thụ xăng dầu trên thị trường là rất lớn Để giữ vững được vị trí hiện nay trên thị trường, Xí nghiệp Vật tư Cẩm Phả luôn luôn quan tâm chú trọng đến chất lượng hàng hóa, hàng hóa mua vào và bán ra đều phải đạt tiêu chuẩn quy định Thêm vào đó, công tác tiêu thụ luôn được xúc tiến khẩn trương vì nó có ý nghĩa quan trọng quyết định đến sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp.
Xí nghiệp có những quy định chặt chẽ về kiểm tra chất lượng hàng hoá cung ứng ra thị trường và chất lượng phục vụ khách hàng, kiểm tra các trang thiết bị, dụng cụ đo lường và kiểm tra an toàn phòng cháy chữa cháy Toàn bộ cán bộ công nhân viên của Xí nghiệp đều phải học và nắm vững các nguyên tắc về quản lý chất lượng, tâm lý khách hàng, cung cách phục vụ thương mại một cách tốt nhất nhằm tạo niềm tin cho khách hàng.
Là đơn vị kinh doanh hàng hóa nhưng mang tính chất phục vụ là chính, nên quá trình tiêu thụ hàng hóa của Xí nghiệp chủ yếu là quá trình cung cấp hàng hóa cho các Đơn vị thuộc Tập đoàn CN Than và Khoáng Sản Việt Nam và đặc biệt là các đơn vị trên địa bàn Tỉnh Quảng Ninh.
Hầu hết các Kho tàng, bến bãi nơi dự trữ và cung cấp hàng hóa của Xí nghiệp đều được đặt tại vị trí địa lý thuận tiện cho việc tiếp nhận và cung cấp hàng hóa Đối với xăng dầu, đây là mặt hàng thiết yếu dùng làm nhiên liệu cho các phương tiện vận tải nên các kho chứa thường nằm gần các Mỏ than, bến tàu và gần các công trường thi công Nhờ đó, khách hàng có thể trực tiếp đến bơm nhiên liệu tại các Kho của Xí nghiệp một cách thuận tiện và dễ dàng Khách hàng chính của doanh nghiệp chủ yếu là các đơn vị trong ngành Đây là những khách hàng lâu dài, ký hợp đồng nguyên tắc hàng năm dựa trên sự tin cậy lẫn nhau Bên cạnh đó, Xí nghiệp mở 2 cửa hàng xăng dầu trên địa bàn dân sinh là Cửa hàng xăng dầu Mông Dương và Cửa hàng Xăng dầu Cẩm Phả để phục vụ dân cư Tuy nhiên, lượng hàng tiêu thụ ở đây không nhiều, khách hàng nhỏ lẻ.
Do đặc thù hàng hóa là Xăng dầu nên giá của mặt hàng này là do Nhà nước quy định Mặt hàng này có đặc thù là bên cạnh giá xăng dầu còn kèm theo Phí xăng dầu. Khi mua hàng doanh nghiệp phải trả khoản phí này cho người cung cấp Khi bán hàng, doanh nghiệp được coi như là một đơn vị trung gian, khách hàng bên cạnh việc trả tiền giá xăng dầu cũng phải chịu khoản phí xăng dầu này Trên hóa đơn mua hàng và bán hàng, phần Phí Xăng dầu đều được ghi rõ và hạch toán riêng biệt và khoản phí này không chịu thuế GTGT.
Cũng do đặc thù mặt hàng này là do Nhà nước quy định giá, nên thông thường không có sự chênh lệch giữa giá mua và giá bán Do đó, doanh thu của Xí nghiệp chủ yếu là dựa trên các khoản phí mà khách hàng đã thỏa thuận trả cho doanh nghiệp trong quá trình cung cấp hàng hóa cho khách hàng
Ngoài xăng dầu, vật tư phụ tùng cũng là một mặt hàng thiết yếu cho các đơn vị trong ngành, tuy nhiên doanh thu đem lại từ mặt hàng này không nhiều Do các thiết bị máy móc, vật tư, phụ tùng là những loại hàng hóa mà có sự thay đổi của khoa học kỹ thuật nhanh chóng nên nhu cầu thực tế của khách hàng rất đa dạng, phong phú về chủng loại Vì vậy, doanh nghiệp luôn luôn có bộ phận tìm hiểu thị trường sát sao, theo dõi sự thay đổi của khoa học kỹ thuật, cập nhật thông tin thị trường để có thể đáp ứng được một cách nhanh nhất nhu cầu của khách hàng Hàng hóa trước khi được giao cho khách hàng luôn luôn được bộ phận kỹ thuật kiểm tra chặt chẽ chất lượng, tiêu chuẩn, quy cách để tránh xảy ra sự cố hỏng hóc trong quá trình cung cấp, lắp đặt và sử dụng hàng hóa.
2.2.1.2 Phương thức tiêu thụ hàng hóa và phương thức thanh toán
Xí nghiệp Vật tư Cẩm Phả áp dụng 2 phương thức bán hàng là: Bán buôn theo hợp đồng và bán lẻ tại các cửa hàng.
- Phương thức bán buôn: Các khách hàng tiêu thụ hàng hóa của Xí nghiệp chủ yếu là các đơn vị trong ngành than và các cửa hàng kinh doanh Mối quan hệ giữa
Xí nghiệp với khách hàng được chấp nhận bởi các hợp đồng kinh tế, trong đó có quy định rõ ràng trách nhiệm và quyền hạn của mỗi bên Đối với xăng dầu: Căn cứ vào các hợp đồng đã ký kết, hàng tháng Xí nghiệp cấpPhiếu bán xăng dầu cho các khách hàng để làm căn cứ theo dõi và thống kê Phiếu bán xăng dầu là một dạng chứng từ do 2 bên thỏa thuận và quy định để làm cơ sở theo dõi Hàng ngày, khi khách hàng đến mua hàng tại kho (thường là các phương tiện đến bơm nhiên liệu), khách hàng sẽ xuất Phiếu để nhân viên ghi số lượng hàng cung cấp Phiếu này được viết thành 2 liên, một liên do khách hàng giữ, một liên được lưu tại kho Đến cuối tháng, kế toán sẽ tập hợp và đối chiếu lượng Phiếu bán xăng dầu do thủ kho chuyển lên rồi sau đó viết hóa đơn cho khách hàng. Đối với vật tư, phụ tùng: Căn cứ vào hợp đồng thỏa thuận, sau khi phòng kinh doanh nhập mua hàng về nhập tại kho, các đơn vị khách hàng sẽ trực tiếp đến kho để nhận hàng Tại kho có bộ phận bán hàng trực tiếp được ủy quyền viết Hóa đơn bán hàng cho khách hàng Cuối tháng, tập hợp Hóa đơn và chuyển về phòng kế toán để hạch toán.
- Phương thức bán lẻ : Áp dụng cho mặt hàng xăng dầu Đây là hình thức bán hàng tại các cửa hàng xăng dầu của doanh nghiệp Khách hàng đến bơm nhiên liệu và thanh toán tiền ngay tại cửa hàng Định kỳ mỗi tuần, nhân viên cửa hàng sẽ lập bảng kê và chuyển về phòng kế toán Từ đó, xác định được số lượng và giá trị hàng hóa tiêu thụ, kế toán tiến hành viết hóa đơn bán hàng.
- Thanh toán chậm: Đây là phương thức được sử dụng chủ yếu tại doanh nghiệp. Với phương thức thanh toán này, khi giao hàng cho khách hàng, doanh nghiệp chưa thu tiền ngay do đó hình thành các khoản công nợ phải thu ở khách hàng Nợ phải thu cần được quản lý, hạch toán chi tiết cho từng đối tượng phải thu và ghi chép theo từng lần thanh toán cho khách hàng.
2.2.1.3 Chứng từ và tài khoản sử dụng
- Hoá đơn GTGT kiêm phiếu xuất kho…(Biểu 2.1)
- Hóa đơn dịch vụ mua vào (Biểu 2.2)
- TK 511 gồm tiểu khoản 511G, 511XD, 511P
- TK 512 gồm tiểu khoản 512G, 512XD, 512P
Ngoài ra còn sử dụng các tài khoản liên quan khác như 3331, 131, 111…
Biểu 2.1: Hóa đơn giá trị gia tăng kiêm phiếu xuất kho
Tập đoàn CN Than Khoáng sản VN HÓA ĐƠN ( GTGT ) Mẫu số: 01GTKT-3LL-01 Địa chỉ : 22 Lê Duẩn Đống Đa Hà Nội Liên 3 : Thanh toán nội bộ Được sử dụng theo CV số : 2408/CT-AC
Mã số thuế : 5700100256 Ngày 06 tháng 11 năm 2010 ngày 13/3/2006 của Cục Thuế TP Hà Nội
Số : 0112204 Đơn vị bán hàng : Cty TNHH 1TV Vật tư, Vận tải và Xếp dỡ Vinacomin
XN Vật tư Cẩm Phả Địa chỉ : P Cẩm Thủy- TX Cẩm Phả - Q.Ninh Số Tài Khoản : 102010000223737 Điện thoại : 033 3862381 MST : 5700100707
Họ tên người mua hàng : Phạm Thị Hồng Đơn vị : Công ty CP Than Cọc Sáu - TKV Địa chỉ : Cẩm Phả - Quảng Ninh Số tài khoản :
Hình thức thanh toán : CK MST : 5700101002
STT TÊN HÀNG HÓA DỊCH
Lượng Đơn Giá Thành Tiền
Số lượng thực giao lít 12.010 137.946.860
Số lượng hao hụt theo HĐ
Số lượng phải thanh toán lít 12.001 11.486 137.843.486
Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT : 13.946.362
Tổng Cộng Tiền Thanh Toán : 159.410.483
Số tiền viết bằng chữ : Một trăm năm chín triệu, bốn trăm mười ngàn, bốn trăm tám ba đồng
Người mua hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị
Biểu 2.2: Hóa đơn dịch vụ mua vào
HÓA ĐƠN ( GTGT ) Mẫu số: 01GTKT-3LL-01 Công ty Xăng dầu Quân đội Liên2 : Giao cho khách hàng Địa chỉ : 259- Giải Phóng - Hai Bà
Trưng - HN Ngày 10 tháng 11 năm 2010 Ký hiệu : MP/2010T
Phương tiện vận chuyển : HQ 3412
Họ tên người mua hàng : Bùi Văn Cừ Đơn vị : XN Vật tư Cẩm Phả Địa chỉ : Cẩm Phả - Quảng Ninh Số tài khoản :710A.00011 NHCT Hình thức thanh toán : CK MST : 5700100707
STT TÊN HÀNG HÓA DỊCH VỤ ĐVT Số Lượng Đơn Giá Thành Tiền
Thuế suất GTGT: 10% *50% Tiền thuế GTGT : 5.103.347
Tổng Cộng Tiền Thanh Toán : 107.170.283
Số tiền viết bằng chữ: Một trăm linh bảy triệu,một trăm bảy mươi ngàn,hai trăm tám ba đồng
Người mua hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị
- Nhật ký chứng từ số 8
- Bảng kê hóa đơn chứng từ hàng hóa bán ra
- Sổ chi tiết bán hàng
- Sổ chi tiết tài khoản 156
- Bảng kê xuất hàng hóa và bảng tổng hợp xuất hàng hóa.
2.2.1.5 Kế toán doanh thu bán hàng và các khoản giảm trừ doanh thu
* Phương pháp xác định doanh thu:
Doanh thu là tổng các lợi ích kinh tế doanh nghiệp thu được trong kỳ hạch toán. Tại Xí nghiệp Vật tư Cẩm Phả, doanh thu chính là doanh thu từ bán hàng hóa
- Doanh thu bán hàng được xác định : Đối với xăng dầu:
Doanh thu = Giá bán + Phí xăng dầu + Giá phí (khoản phí được hưởng theo hợp đồng) + Giá bán ( 511G, 512G) : là giá thực tế của hàng hóa ( không bao gồm thuế GTGT) mà khách hàng phải trả ghi trên Hóa đơn bán hàng
Một vài nhận xét đánh giá về kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh tại Xí nghiệp Vật tư Cẩm Phả
2.3.1 Những ưu điểm Để có chỗ đứng trên thị trường như ngày nay, Xí nghiệp Vật tư Cẩm Phả đã không ngừng đổi mới về phương thức kinh doanh, ổn định công tác quản lý từ đó đã thu hút nhiều khách hàng bằng việc kinh doanh đa dạng các loại sản phẩm, nâng cao uy tín của Xí nghiệp trên thị trường và nâng cao mức sống của các cán bộ công nhân viên.
Trong hoạt động kinh doanh tiêu thụ hàng hóa, phương thức thanh toán mà Xí nghiệp áp dụng khá linh hoạt, đa dạng và hợp lý Khách hàng có thể trả tiền ngay hoặc trả theo ký kết trên hợp đồng Phương thức trả chậm đối với đa số khách hàng tạo sự tin cậy lẫn nhau Mặt khác, Xí nghiệp luôn đảm bảo được số lượng, chất lượng hàng hóa đã ký kết trong hợp đồng.
Trong kế toán, Xí nghiệp đã không ngừng từng bước hoàn thiện bộ máy của mình Xí nghiệp đã áp dụng hình thức kế toán tập trung và hạch toán trên máy vi tính với công cụ excel , hình thức này rất phù hợp với quy mô đặc điểm, phạm vi hoạt động của Xí nghiệp Kế toán tuân thủ nghiêm túc và đầy đủ phù hợp với các Chuẩn mực và nguyên tắc kế toán, Chế độ kế toán và quy định hiện hành của Tập đoàn Công nghiệp than và Khoáng sản Việt Nam.
Trong kế toán bán hàng, kế toán đã thực hiện khá chính xác và có độ tin cậy cao.Việc mở sổ kế toán và ghi chép hạch toán các nghiệp vụ về cơ bản theo đúng nguyên tắc kế toán nên đã đáp ứng nhu cầu thông tin đầy đủ, kịp thời, chính xác ban lãnh đạo Xí nghiệp Công tác lập và luân chuyển chứng từ giữa Phòng kinh doanh,Phòng kế toán và các Kho hàng hóa nhanh chóng, hợp lý Các chứng từ đều rõ ràng,đúng chế độ và thường xuyên được đối chiếu, kiểm tra Sổ sách hạch toán tương đối chi tiết, rõ ràng giúp doanh nghiệp theo dõi đầy đủ kịp thời về tình hình hàng hóa trong kho, tình hình tiêu thụ hàng tháng và đặc biệt theo dõi công nợ với các nhà
2.3.2 Những điểm còn tồn tại và cần khắc phục.
Bên cạnh những ưu điểm trên, tại Xí nghiệp Vật tư Cẩm Phả vẫn còn một vài điểm tồn tại cần khắc phục.
Thứ nhất: Về vấn đề phân bổ chi phí mua hàng Đây là chi phí liên quan trực tiếp đến quá trình mua hàng hóa, từ đó xác định kết quả kinh doanh chính xác trong kỳ Ở Xí nghiệp, cuối tháng, kế toán tập hợp các Hóa đơn liên quan đến chi phí này vào Bảng kê và phân bổ thẳng vào TK632 Việc làm này sẽ rất dễ dẫn đến sai sót nếu số lượng Hóa đơn chứng từ nhiều mà lại chỉ được hạch toán vào cuối tháng và giá vốn trong kỳ sẽ cao hơn nhiều so với mức thực tế.
Ngoài ra, chi phí mua hàng được kế toán phân bổ cho toàn bộ lượng hàng hóa bán ra trong kỳ Việc làm này dẫn đến không xác định được chính xác kết quả bán hàng của từng loại hàng hóa.
Thứ hai: Hiện nay Xí nghiệp chưa sử dụng phần mềm kế toán nào,mà chủ yếu thực hiện qua công cụ Excel.
MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ KINH DOANH TẠI XÍ NGHIỆP VẬT TƯ CẨM PHẢ
Sự cần thiết và nguyên tắc hoàn thiện kế toán bán hàng và xác định kết quả
3.1.1 Sự cần thiết của việc hoàn thiện kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh Để đạt được tối đa hoá lợi nhuận, các doanh nghiệp phải không ngừng cải tiến, hoàn thiện các công cụ quản lý sản xuất kinh doanh trong đó kế toán là công cụ đặc biệt và phục vụ đắc lực nhất Vì vậy, việc hoàn thiện và đổi mới không ngừng kế toán nói chung và kế toán bán hàng nói riêng cho phù hợp với yêu cầu quản lý của doanh nghiệp là một vấn đề bức thiết trong điều kiện hiện nay.
Trong điều kiện môi trường kinh doanh cạnh tranh gay gắt như hiện nay, là một doanh nghiệp thương mại nhưng mang tính chất phục vụ, chỉ có hoàn thiện kế toán bán hàng thì Xí nghiệp Vật tư Cẩm Phả mới có thể mở rộng quy mô kinh doanh và bán hàng nhiều hơn nữa nhằm đứng vững và phát triển, tạo niềm tin bền vững cho khách hàng và đóng góp một phần đáng kể vào Ngân sách Nhà nước.
Tổ chức kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh một cách khoa học và hợp lý có ý nghĩa rất lớn trong cung cấp thông tin phục vụ công tác quản lý và xác định mục tiêu lâu dài cho doanh nghiệp Việc tổ chức kiểm tra tính hợp pháp, hợp lý của các chi phí phát sinh, xác định chính xác doanh thu tiêu thụ giúp quản lý được tài sản, vật tư lao động, tiền vốn hiệu quả và tạo điều kiện giảm thiểu các chi phí trong quá trình bán hàng cho doanh nghiệp.
Tuy nhiên, thực trạng kế toán bán hàng trong các doanh nghiệp nói chung và trong Xí nghiệp Vật tư Cẩm Phả vẫn còn những bất cập nhất định như : áp dụng mô tài chính chưa chính xác, doanh nghiệp hoạt động chưa hết tiềm năng Do đó, hoàn thiện kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh là một trong những yêu cầu cần thiết cho sự phát triển của Xí nghiệp.
3.1.2 Yêu cầu và nguyên tắc hoàn thiện
Trong nền kinh tế thị trường, để đáp ứng được yêu cầu trong điều kiện hiện nay, hoàn thiện kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh phải đảm bảo các yêu cầu sau :
- Cung cấp số liệu, thông tin về bán hàng và xác định kết quả kinh doanh một cách trung thực khách quan và dễ hiểu.
- Số liệu kế toán phải phản ánh kịp thời, chính xác
- Số liệu kế toán phải bảo đảm rõ ràng minh bạch và công khai.
- Đảm bảo tiết kiệm và hiệu quả, thiết thực và khả thi.
- Về tính hiệu quả của kế toán, theo nguyên tắc này thông tin kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh cung cấp cho ban lãnh đạo doanh nghiệp phải thiết thực, hữu ích để từ đó có quyết định đúng đắn Hoàn thiện kế toán bán hàng phải đảm bảo đáp ứng thông tin kịp thời, chính xác , phù hợp với yêu cầu quản lý vì chức năng của kế toán là cung cấp những thông tin kế toán chính xác, kịp thời cho việc ra quyết định của doanh nghiệp.
- Hoàn thiện kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh phải phù hợp với tình hình thực tế của đơn vị và phải đảm bảo nguyên tắc thích ứng, phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh của Xí nghiệp, tạo điều kiện cho sản xuất kinh doanh có hiệu quả.
- Phải phù hợp với chế độ chính sách về kế toán của nhà nước.
- Phải phù hợp với yêu cầu và trình độ nghiệp vụ chuyên môn của đội ngũ cán bộ quản lý, cán bộ kế toán.
- Đảm bảo nguyên tắc gọn nhẹ, tiết kiệm và hiệu quả.
3.2 Một số giải pháp nhằm hoàn thiện kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh tại Xí nghiệp Vật tư Cẩm Phả.
Trong thời gian thực tập tại Xí nghiệp Vật tư Cẩm Phả, qua tìm hiểu thực tế và phân tích công tác kế toán nói chung, kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh nói riêng, đối chiếu với lý luận đã được học tập và nghiên cứu, em xin mạnh dạn trình bày một số ý kiến nhằm hoàn thiện kế toán tại khâu bán hàng như sau :
Nhóm giải pháp thứ nhất : Phân bổ chi phí mua hàng hợp lý
* Để việc phân bổ chi phí mua hàng được hợp lý thì trong hệ thống Tài khoản kế toán, Xí nghiệp nên sử dụng TK 156(2) “ Chi phí mua hàng” để tập hợp các chi phí liên quan đến quá trình thu mua hàng hóa
Vì khối lượng thu mua hàng hóa trong kỳ tại doanh nghiệp là rất lớn, mặt hàng lại là xăng dầu nên những chi phí trong quá trình mua hàng như hao hụt xăng dầu là thường xuyên xảy ra Khi tập hợp các chi phí này trên TK 156(2), kế toán sẽ dễ dàng theo dõi chi tiết hơn
Lúc này TK 156 mà doanh nghiệp hạch toán sẽ hạch toán thành TK 156(1). Khi phát sinh các chi phí liên quan đến mua hàng hóa kế toán hạch toán :
Nợ TK 156(2) : Chi phí thu mua hàng hóa
Nợ TK 133 : Thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ
Có TK 331 : Theo giá thanh toán
Dựa vào các hóa đơn vận chuyển mua vào kế toán lập sổ chi tiết TK 156(2), kế toán sẽ xác định được Chi phí mua hàng trong kỳ là : 208.707.127 (VND)
Cuối kỳ, chi phí mua hàng sẽ được phân bổ cho hàng bán ra và hàng còn lại cuối kỳ theo giá mua.
CP mua hàng phân bổ cho hàng bán ra trong kỳ=
Chi phí mua hàng đầu kỳ + Chi phí mua hàng trong kỳ Trị giá vốn của hàng bán ra trong kỳ
Trị giá vốn của hàng còn lại cuối kỳ + x
Trị giá vốn của hàng bán ra trong kỳ.
CP mua hàng phân bổ cho hàng bán ra trong kỳ
Giả định chi phí mua hàng đầu kỳ là 0 Căn cứ vào Sổ chi tiết TK 1561 ta xác định được :
Sau khi xác định được chi phí mua hàng phân bổ cho hàng bán ra trong kỳ kế toán phản ánh:
Có TK 156(2) : 167.358.708 Đây chính là căn cứ để ghi lên sổ nhật ký chứng từ số 8 phần Ghi Có TK 156(2)- ghi Nợ các TK khác Từ sổ nhật ký chứng từ số 8 và sổ chi tiết TK 156(1) kế toán sẽ xác định được giá vốn hàng bán mới sẽ là: 263.235.975.495(VNĐ)
* Theo chế độ kế toán quy định, các khoản chi phí như : Chi phí nhân viên bán hàng( tiền lương, phụ cấp phải trả cho nhân viên bán hàng, …) ; chi phí khấu hao TSCĐ( nhà kho, cửa hàng) ; chi phí dịch vụ mua ngoài phục vụ khâu tiêu thụ … được tập hợp vào TK 641 “Chi phí bán hàng” Các chi phí như : chi phí nhân viên văn phòng,chi phí đồ dùng văn phòng, chi phí khấu hao tài sản cố định dùng chung cho doanh
Tuy nhiên, tại Xí nghiệp Vật tư Cẩm Phả, kế toán tập hợp tất cả các chi phí trên vào cùng TK 641 là không chính xác và đã làm sai lệch thông tin tài chính Do đó, trong hệ thống Tài khoản kế toán, kế toán nên sử dụng TK 642 “ Chi phí quản lý doanh nghiệp” để hạch toán các chi phí có liên quan đến hoạt động quản lý kinh doanh Như vậy, chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp sẽ được hạch toán riêng biệt, rõ ràng, giúp Ban lãnh đạo Xí nghiệp có được thông tin tài chính chính xác và đầy đủ
Khi sử dụng TK 642, việc tập hợp chứng từ và ghi chép cũng như thiết lập sổ kế toán tương tự như đối với TK 641 mà doanh nghiệp đang thực hiện.
Giải pháp thứ 2 : Chính sách chiết khấu