LÝ LUẬN CHUNG VỀ LƯU CHUYỂN HÀNG HÓA XUẤT KHẨU VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ TIÊU THỤ HÀNG XUẤT KHẨU TẠI CÁC DOANH NGHIỆP KINH DOANH XUẤT NHẬP KHẨU
LÝ LUẬN CHUNG VỀ HOẠT ĐỘNG XUẤT KHẨU TRONG NỀN
1.1.1 Đặc điểm hoạt động lưu chuyển hàng hóa xuất khẩu và xác định kết quả tiêu thụ hàng xuất khẩu trong các doanh nghiệp có hoạt động xuất khẩu.
1.1.1.1 Khái niệm và vai trò của hoạt động xuất khẩu trong nền kinh tế
Xuất khẩu là một hoạt động bán hàng hóa hay dịch vụ ra nước ngoài hoặc các khu chế xuất theo hợp đồng kinh tế đã ký kết Vì vậy xuất khẩu là cầu nối quan trọng giữa sản xuất và tiêu dùng trên phạm vi quốc tế
Việt Nam là một nước đang phát triển, do đó chú trọng xuất khẩu là một việc làm hết sức cần thiết góp phần giải quyết những nhiệm vụ quan trọng của đất nước, đặc biệt là trong lĩnh vực kinh tế.
Trước tiên, có thể thấy rõ rằng xuất khẩu sẽ mang lại cho đất nước nguồn thu ngoại tệ rất lớn, góp phần cải thiện cán cân ngoại thương, cán cân thanh toán, tăng dự trữ ngoại tệ và đặc biệt tăng khả năng tiếp thu các thành tựu khoa học kỹ thuật tiến bộ trên thế giới phục vụ cho công cuộc Công nghiệp hóa – Hiện đại hóa đất nước.
Xuất khẩu cũng tạo điều kiện cho các ngành công nghiệp chế biến, chế tạo hàng xuất khẩu mà thông thường những ngành này lại đòi hỏi phải áp dụng các phương pháp kỹ thuật hiện đại nhằm tạo ra các sản phẩm có chất lượng cao có sức cạnh tranh với nước ngoài và đáp ứng được những thị trường khó tính
Thông qua kinh doanh xuất khẩu, thị trường tiêu thụ hàng hóa sản xuất trong nước được mở rộng góp phần ổn định sản xuất và phát triển Từ đó nâng cao khả năng cạnh tranh của hàng hóa trong nước về giá cả và chất lượng Trong cuộc cạnh tranh này đòi hỏi nỗ lực tự hoàn thiện, đổi mới của các doanh nghiệp, vì thế mà năng lực sản xuất, quản lý ngày càng được nâng cao Đồng thời kinh doanh xuất khẩu cũng góp phần hoàn thiện cơ chế quản lý xuất khẩu của nhà nước.
Sự phát triển của các ngành công nghiệp phục vụ xuất khẩu còn mở ra khả năng thu hút một lực lượng lao động ngày càng lớn, góp phần giải quyết vấn đề công ăn việc làm, nâng cao được trình độ tay nghề của công nhân.
Ngoài ra, hoạt động xuất khẩu kết hợp với nhập khẩu trong điều kiện nền kinh tế hàng hóa nhiều thành phần sẽ dẫn đến sự liên doanh, liên kết giữa các chủ thể kinh tế trong và ngoài nước góp phần mở rộng quan hệ kinh tế quốc tế, thúc đẩy sự phát triển của các hoạt động kinh tế đối ngoại như dịch vụ tài chính, tín dụng quốc tế, bảo hiểm hàng hóa, thông tin liên lạc, vận tải quốc tế…
Như vậy, xuất khẩu không chỉ đóng vai trò là hoạt động kinh tế mũi nhọn mà nó còn trực tiếp góp phần nâng cao hiệu quả kinh tế xã hội thông qua việc thực hiện các mục tiêu chung về giáo dục, y tế, phúc lợi xã hội
1.1.1.2 Yêu cầu về quản lý của hoạt động xuất khẩu
Xuất khẩu là một hoạt động phức tạp, liên quan đến nhiều yếu tố trong và ngoài nước nên nó đòi hỏi sự hiểu biết rộng về kỹ thuật thương mại quốc tế, các quy định mang tính thông lệ quốc tế, pháp luật quốc tế của các doanh nghiệp kinh doanh XNK Trước khi ký kết các hợp đồng ngoại thương đòi hỏi nhà quản lý cần nắm rõ các thông tin về đối tác, tình hình thị trường trong và ngoài nước nhằm đạt được hiệu quả kinh doanh cho doanh nghiệp cũng như cho Nhà nước. Đối tác ở đây là các doanh nghiệp nước ngoài, do đó đòi hỏi các doanh nghiệp nước ta khi giao dịch cần có sự hiểu biết về ngôn ngữ, luật pháp, các chính sách kinh tế của đối tác để tránh những tổn thất không đáng có Thị trường nước ngoài là một thị trường lớn có nhiều tiềm năng song cũng chứa đựng không ít rủi ro, do đó những yêu cầu đối với việc hạch toán lưu chuyển hàng hóa xuất khẩu và quản lý hoạt động xuất khẩu ngày càng được nâng cao và có những đòi hỏi khắt khe hơn.
1.1.2 Đặc điểm hoạt động kinh doanh ảnh hưởng đến công tác hạch toán lưu chuyển hàng hóa xuất khẩu.
Hoạt động xuất khẩu hàng hóa được thực hiện thông qua hợp đồng ngoại thương ký kết giữa các chủ thể thuộc các quốc gia khác nhau Do vậy, hàng hóa xuất khẩu nhất thiết phải rời khỏi biên giới Việt Nam Ngược lại, một số trường hợp hàng rời khỏi biên giới Việt Nam nhưng không phải là xuất khẩu, ví dụ hoạt động đưa hàng đi dự hội chợ, triển lãm quốc tế Đồng tiền dùng trong thanh toán thông thường sử dụng các loại ngoại tệ mạnh như: USD, JPY, GBP, DEM, FRP, EUR…Trị giá hàng giao dịch thường lớn, do vậy hoạt động mua bán có thể tách rời nhau và không bị ràng buộc với những lần giao dịch trước.
Hoạt động xuất khẩu không chỉ bị ràng buộc bởi các quy định pháp lý trong nước mà còn phụ thuộc vào các quy tắc và thông lệ quốc tế được quy định cụ thể trong INCOTERM 2000.
Xuất khẩu hàng hóa cũng đặc biệt quan tâm tới phương thức thanh toán và đồng tiền thanh toán vì quốc gia nào cũng muốn sử dụng đồng tiền nước mình làm đồng tiền thanh toán Nhà xuất khẩu nào cũng muốn được thanh toán tiền hàng trong thời gian ngắn nhất, trong khi đó lại muốn kéo dài thời gian thanh toán với nhà cung cấp trong nước Do đó, khi ký kết hợp đồng các bên phải thống nhất được phương thức thanh toán, thời hạn thanh toán, đồng tiền sử dụng trong thanh toán.
Mặt khác đối với hoạt động xuất khẩu hàng hóa thời điểm ký kết hợp đồng và thực hiện hợp đồng cách nhau khá dài nên giá mua (giá trị thực) của đồng tiền sử dụng trong thanh toán có thể tăng hoặc giảm gây bất lợi cho bên này hoặc bên kia Do đó, khi ký kết hợp đồng các bên phải nêu điều kiện đảm bảo ngoại hối.
1.1.2.2 Các phương thức thanh toán sử dụng trong hoạt động xuất khẩu
Hoạt động kinh doanh XNK với những đặc trưng riêng của mình đặt ra yêu cầu quan trọng đối với các doanh nhiệp kinh doanh XNK là lựa chọn phương thức thanh toán phù hợp Đơn vị kinh doanh XNK vừa có quan hệ với đối tác nước ngoài vừa có quan hệ với nhà cung cấp trong nước, do đó các nghiệp vụ thanh toán diễn ra khá phức tạp Hiện nay có nhiều phương thức thanh toán như: phương thức nhờ thu, phương thức chuyển tiền, phương thức thanh toán bằng thư tín dụng…tuy nhiên việc lựa chọn phương thức thanh toán nào cho phù hợp phụ thuộc vào điều kiện của doanh nghiệp và thỏa thuận giữa hai bên.
Một số phương pháp thanh toán thông dụng là:
♦ Phương thức thanh toán nhờ thu (Collection of Payment): là phương thức thanh toán mà người bán sau khi hoàn thành nghĩa vụ giao hàng hoặc cung ứng dịch vụ cho người mua sẽ tiến hành ủy thác cho ngân hàng của mình thu nợ số tiền người mua trên cơ sở hối phiếu do người bán lập ra Các loại hình thanh toán nhờ thu gồm:
CÔNG TÁC HẠCH TOÁN LƯU CHUYỂN HÀNG HÓA XUẤT KHẨU VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ TIÊU THỤ HÀNG XUẤT KHẨU
Trước đây, trong cơ chế quản lý kinh tế tập trung bao cấp mọi chỉ tiêu, kế hoạch kinh doanh và việc chỉ đạo sản xuất kinh doanh đều do Nhà nước đôn đốc chỉ đạo, lãi, lỗ của các doanh nghiệp đều do Nhà nước xử lý Ngày nay, trong nền kinh tế thị trường với sự điều tiết vĩ mô từ phía Nhà nước các doanh nghiệp phải tự chịu trách nhiệm về các quyết định của mình trong quá trình hoạt động kinh doanh, đồng thời cũng có toàn quyền sử dụng kết quả do hoạt động kinh doanh mang lại Hướng tới mục tiêu lợi nhuận các doanh nghiệp phải tự chủ, năng động tìm ra những phương án kinh doanh phù hợp với doanh nghiệp mình và phối hợp các nguồn lực một cách hợp lý nhất Để làm được điều này đòi hỏi các doanh nghiệp phải chú trọng đến công tác quản lý nói chung và công tác kế toán nói riêng Xuất phát từ đặc điểm kinh doanh của các doanh nghiệp kinh doanh xuất khẩu và đặc điểm của các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh trong quá trình thu mua, xuất bán và xác định kết quả tiêu thụ hàng xuất khẩu có thể thấy được nhiệm vụ hạch toán của kế toán trong lĩnh vực xuất khẩu như sau:
- Lập các mục tiêu, xây dựng các kế hoạch, xác định các chỉ tiêu về thu mua hàng xuất khẩu, xuất khẩu hàng hóa.
- Theo dõi, phản ánh ghi chép kịp thời, đầy đủ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh từ khi thu mua hàng hóa, xuất khẩu cho đến khi thanh toán Từ đó kiểm tra giám sát tình hình thực hiện hợp đồng xuất khẩu thông qua việc mở sổ theo dõi, phản ánh chi tiết theo từng hợp đồng xuất khẩu từ khi đàm phán ký kết, thực hiện thanh toán và quyết toán hợp đồng.
- Kiểm tra tình hình thực hiện chi phí xuất khẩu: Doanh nghiệp cần lựa chọn phương pháp xác định giá vốn hàng xuất khẩu thích hợp để chỉ tiêu lãi gộp đảm bảo được tính chính xác Xác định chính xác giá mua hàng xuất khẩu, thuế và các khoản chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp từ đó phân bổ theo những tiêu thức hợp lý để xác định kết quả kinh doanh xuất khẩu.
- Kiểm tra, giám đốc tình hình thu hồi công nợ, thanh toán công nợ với khách hàng và nhà cung cấp tránh lạm dụng vốn và bị lạm dụng vốn quá mức.
- Thực hiện nghêm túc nguyên tắc kế toán ngoại tệ.
- Phản ánh, giám đốc tình hình thực hiện kế hoạch xuất khẩu qua đó đề xuất kiến nghị cho ban lãnh đạo các phương án kinh doanh góp phần nâng cao hiệu quả của hoạt động xuất khẩu và hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp nói chung.
1.2.2 Hạch toán chi tiết hàng hóa xuất khẩu.
Việc hạch toán chi tiết hàng hóa xuất khẩu thông qua việc hạch toán hàng tồn kho Hạch toán chi tiết hàng tồn kho đòi hỏi kế toán phải chi tiết cả về mặt hiện vật và giá trị Việc theo dõi phải chi tiết cho từng chủng loại, quy cách hàng hóa: từng địa điểm quản lý, kho hàng, mục đích sử dụng…Sự khớp đúng giữa giá trị và hiện vật, giữa sổ sách và thực tế là đòi hỏi bắt buộc trong quá trình hạch toán chi tiết hàng tồn kho.
Hiện nay theo chế độ kế toán Việt Nam, có ba phương pháp hạch toán chi tiết hàng tồn kho:
♦ Phương pháp Thẻ song song : theo phương pháp này, thủ kho căn cứ vào các chứng từ nhập, xuất để mở “Thẻ kho”, Thẻ kho được mở chi tiết cho từng danh điểm hàng hóa.Tại phòng kế toán phải mở Thẻ (sổ) chi tiết để theo dõi về mặt số lương và giá trị hàng hóa trong các nghiệp vụ nhập, xuất hàng tồn kho.
Hàng ngày, căn cứ vào chứng từ nhập, xuất kho thủ kho ghi sổ lượng thực nhập, xuất vào các Thẻ kho Hàng ngày hoặc định kỳ thủ kho lập báo cáo hàng tồn kho thành 2 liên: 1 liên dùng lưu, 1 liên gửi cho phòng kế toán cùng các chứng từ làm căn cứ ghi sổ Kế toán nhận báo cáo và các chứng từ nhập, xuất đối chiếu với các chứng từ có liên quan ghi số lượng, đơn giá hạch toán vàoPhiếu kế toán sau đó ghi vào Sổ Chi tiết hàng tồn kho.
Thẻ kế toán chi tiết hàng hóa
Bảng tổng hợp NXT kho hàng hóa
Sổ kế toán tổng hợp
Cuối tháng, kế toán tiến hành cộng Thẻ, phản ánh lên Bảng tổng hợp Nhập – Xuất – Tồn hoặc kế toán lập các bảng kê nhập (chi tiết theo nguồn nhập), bảng kê xuất (chi tiết theo thị trường xuất khẩu, theo khách hàng…) Số liệu của Bảng tổng hợp chi tiết được đối chiếu với số liệu của kế toán tổng hợp.
Sơ đồ 1 : Hạch toán chi tiết hàng hóa theo phương pháp Thẻ song song
: Đối chiếu + Ưu điểm: ghi chép đơn giản, dễ kiểm tra, đối chiếu
+ Nhược điểm: việc ghi chép giữa thủ kho và kế toán còn nhiều trùng lặp
♦ Phương pháp Sổ đối chiếu luân chuyển : phương pháp này có nhiều cải tiến so với phương pháp Thẻ song song Cụ thể là: theo phương pháp này vẫn mở Thẻ kho tại kho, nhưng ở phòng kế toán mở Sổ đối chiếu luân chuyển thay cho Thẻ chi tiết Sổ này được ghi một lần vào cuối mỗi tháng trên cơ sở các chứng từ nhập, xuất phát sinh trong tháng của từng danh điểm, mỗi danh điểm hàng hóa được ghi trên một dòng Riêng đối với hàng hóa có tần suất nhập – xuất nhiều thì trước khi vào Sổ đối chiếu luân chuyển, kế toán vào Bảng kê nhập, xuất cho hàng hóa đó, số liệu tổng cộng trên Bảng kê được ghi vào sổ đối chiếu luân chuyển Cuối tháng, kế toán đối chiếu số liệu này với Thẻ kho của thủ kho và đối chiếu với số liệu của kế toán tổng hợp Trình tự ghi sổ như sau:
Bảng tổng hợp NXT hàng hóa
Bảng kê xuất hàng hóa
Bảng kê nhập hàng hóa
Sổ đối chiếu luân chuyển
Sổ kế toán tổng hợp
Sơ đồ 2 : Hạch toán chi tiết hàng hóa theo phương pháp Sổ đối chiếu luân chuyển
+ Ưu điểm: phương pháp này giảm nhẹ khối lượng công việc ghi chép của kế toán do chỉ ghi một lần vào cuối tháng.
+ Nhược điểm: công việc ghi sổ dồn vào cuối kỳ nên việc kiểm tra, đối chiếu gặp nhiều khó khăn do đó ảnh hưởng đến tiến độ của các khâu kế toán khác.
♦ Phương pháp Sổ số dư: đây là phương pháp được xây dựng dựa trên cơ sở cải tiến cả hai phương pháp trên
Theo phương pháp này thủ kho ngoài việc ghi “Thẻ kho” như hai phương pháp trên thì đến cuối kỳ còn phải ghi lượng hàng hóa tồn kho từ Thẻ kho vào các Sổ số dư cho từng kho Trước ngày cuối tháng, kế toán giao Sổ số dư cho thủ kho để ghi, sau đó phòng kế toán kiểm tra và tính thành tiền Định kỳ, kế toán xuống kho nhận chứng từ, kiểm tra, tính toán ra số tiền, lập Bảng tổng hợpNhập – Xuất – Tồn Số dư tồn cuối kỳ trên Bảng tổng hợp Nhập – Xuất – Tồn được đối chiếu với cột “Số Tiền” trên Sổ số dư và sau đó đối chiếu với sổ kế toán tổng hợp.
Sổ số dư Sổ kế toán tổng hợp
Phiếu giao nhận chứng từ nhập
Bảng lũy kế NXT hàng hóa
Phiếu giao nhận chứng từ xuất
Sơ đồ 3 : Hạch toán chi tiết hàng hóa theo phương pháp Sổ số dư
+ Ưu điểm: giảm bớt khối lượng công việc kế toán vì công việc diễn ra trong tháng Tránh ghi chép trùng giữa Thủ kho và phòng kế toán
+ Nhược điểm: khó kiểm tra và phát hiện sai sót, kế toán không nắm được số hiện có, tình hình tăng giảm của từng loại hàng hóa trước khi xem Thẻ kho.
1.2.3 Hạch toán tổng hợp nghiệp vụ mua và bán hàng xuất khẩu.
1.2.3.1 Hạch toán nghiệp vụ mua hàng hóa để xuất khẩu
1.2.3.1.1 Phương thức mua hàng xuất khẩu.
♦ Phương thức thu mua trực tiếp: theo phương thức này, doanh nghiệp kinh doanh XNK cử cán bộ trực tiếp đến các địa phương nơi có các nguồn hàng để thu mua Khi mua hàng, nhà cung cấp lập và giao Hóa đơn GTGT – liên 2 cho khách hàng cùng với các chứng từ vận chuyển và các chứng từ khác có liên quan Đó là cơ sở để thanh toán và ghi sổ kế toán Nếu mua hàng không có hóa đơn thì cán bộ mua hàng cần phải lập phiếu mua hàng.
♦ Phương thức đặt hàng: theo phương thức này, doanh nghiệp sau khi nghiên cứu kỹ nhu cầu thị trường nước ngoài ký hợp đồng đặt hàng với các nhà cung cấp trong nước, khi đó nhà cung cấp phải tự lo liệu việc sản xuất và có trách nhiệm hoàn thành sản phẩm theo đúng số lượng, chất lượng, quy cách theo yêu cầu và thời hạn đã ký trong hợp đồng.
THỰC TRẠNG HẠCH TOÁN LƯU CHUYỂN HÀNG HÓA XUẤT KHẨU VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ TIÊU THỤ HÀNG XUẤT KHẨU TẠI CÔNG TY CP XNK & HTĐT VILEXIM
ĐẶC ĐIỂM CHUNG VỀ CÔNG TY CP XNK & HTĐT VILEXIM
2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển của Công ty CP XNK & HTĐT VILEXIM.
Công ty cổ phần XNK và hợp tác đầu tư VILEXIM là một doanh nghiệp kinh doanh XNK đa ngành, đa chức năng của bộ Thương Mại được thành lập từ năm 1967 VILEXIM đã có một quá trình hoạt động lâu năm trong lĩnh vực XNK và đang trên đà phát triển với một tốc độ phát triển khá ấn tượng Từ một công ty XNK với kim ngạch chỉ đạt một vài triệu đô la nhưng cho đến năm 2004 kim ngạch xuất khẩu của VILEXIM đã đạt trên 50 triệu đô la với những mặt hàng xuất nhập khẩu đa dạng, phong phú như: Nông, lâm, hải sản, vật tư, nguyên vật liệu, thiết bị máy móc đồng bộ phục vụ cho sản xuất và tiêu dùng. Thị trường XNK của công ty cũng ngày càng được mở rộng và phát triển không ngừng.
VILEXIM tiền thân là công ty xuất khẩu với Lào được thành lập theo quyết định của Bộ thương mại dưới cái tên là: Tổng công ty XNK Biên Giới Lúc này nhiệm vụ chủ yếu của công ty là tiếp nhận hàng hóa từ các nước XHCN, vận chuyển quá cảnh một phần hàng hóa cho Lào và Campuchia Đến năm 1976 công ty trở thành tổng công ty XNK Việt Nam và vừa tiếp tục nhiệm vụ tiếp nhận hàng hóa từ các nước XHCN, vừa thực hiện các hoạt động xuất, nhập khẩu theo chỉ tiêu, kế hoạch của nhà nước.
Năm 1987 sau khi đất nước đổi mới công ty được tách khỏi Tổng công ty XNK Việt Nam và trở thành một doanh nghiệp nhà nước: công ty Liên Doanh XNK với Lào, theo quyết định số 332 TM/TCCB ngày 31/03/1993 của bộ Thương Mại, nhằm thực hiện những chính sách của nhà nước trong thời kỳ đổi mới.
Từ năm 1993 đến 2004 công ty tiếp tục thực hiện tốt các nhiệm vụ của mình là kinh doanh XNK không chỉ với Lào mà còn mở rộng thị trường ra các nước trong khu vực và trên thế giới.
Cho đến năm 2005 để đáp ứng nhu cầu đổi mới của đất nước, để hội nhập và phát triển cùng các quốc gia khác trên thế giới công ty VILEXIM đã trở thành Công Ty CP XNK & HTĐT VILEXIM theo quyết định số 1188/QĐ-BTM, ngày
12 tháng 08 năm 2004 và giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số 0103006433 do sở Kế Hoạch và Đầu Tư Thành phố Hà Nội cấp ngày 07/01/2005 đã chính thức đánh dấu một bước ngoặt quan trọng trong lịch sử phát triển của Công ty VILEXIM Vốn điều lệ của công ty tại thời điểm thành lập được xác định là 18.000.000.000 đồng (mười tám tỷ đồng) Trong đó:
Hiện nay công ty có tên giao dịch là:
VILEXIM Import Export Co-operation Investment Joint stock Company (Công ty Cổ Phần Xuất Nhập Khẩu và Hợp Tác Đầu Tư VILEXIM). Địa chỉ : 170 đường Giải Phóng, quận Thanh Xuân, Hà Nội. Điện thoại : 84.4.8694175, 84.48694173, 84.4.8694169.
Email : Vilexim@fpt.vn, Vilexim@hn.vnn.vn
2.1.2 Đặc điểm kinh doanh trong Công Ty
2.1.2.1 Tình hình kinh doanh trong Công ty
VILEXIM là công ty kinh doanh xuất, nhập khẩu đa chức năng kinh doanh nhiều mặt hàng Cũng giống như những công ty thương mại khác VILEXIM cũng tuân theo những quy luật vốn có của thị trường Lĩnh vực kinh doanh của VILEXIM chủ yếu là xuất, nhập khẩu hàng hóa, xuất khẩu lao động và liên doanh sản xuất sắt thép tại Viêng chăn- Lào.
- Về xuất khẩu hàng hóa: do đặc điểm của nước ta là một nước nông nghiệp nên công ty đã tập trung chủ yếu vào các mặt hàng nông sản chủ lực như: Gạo, hạt tiêu, tinh bột sắn, cà phê, lạc, đỗ tương, chè xanh, chè đen… Bên cạnh việc xuất khẩu sang những thị trường truyền thống ở các nước châu Á, ASEAN, công ty còn luôn tìm cách mở rộng thị trường xuất kkhẩu sang các nước khác như: Châu Phi, Nam Phi, Ả rập, Ai Cập, Pakistan…Đặc biệt là:
+ Khai thác tốt việc xuất khẩu hàng dệt len, mây tre đan, hàng sơn mài sang Nga và các nước EU.
+ Đẩy mạnh kinh doanh hàng xuất khẩu tại khu vực phía nam Liên tục tổ chức cho các phòng kinh doanh, các cán bộ của công ty đi nghiên cứu, khảo sát thị trường nội địa, nước ngoài để có thể trực tiếp kinh doanh hàng xuất khẩu tại khu vực phía Nam.
+ Mở ra một hướng kinh doanh xuất khẩu sản phẩm mới, mặt hàng mới phù hợp với nhu cầu thị trường trong và ngoài nước Xây dựng phòng mẫu, tích cực tìm kiếm thêm nhiều khách hàng mới nhằm tăng xuất khẩu.
Tỷ lệ(%) Trị giá(đồng)
Vốn của CBCNV trong công ty 37 6.660.000.000
Vốn của cổ đông khác 12 2.160.000.000
- Về xuất khẩu lao động: Hiện nay công ty có trung tâm xuất khẩu lao động chính tại 139 Lò Đúc – Hà Nội đang hoạt động có hiệu quả Trung tâm đã xây dựng được 5 cơ sở đào tạo, giáo dục định hướng, dạy nghề và dạy tiếng nước ngoài với đội ngũ giáo viên chuyên nghiệp, nhiệt tình, giàu kinh nghiệm đã và đang tiến hành đào tạo hàng nghìn lao động có tay nghề cao đáp ứng được sự đòi hỏi của các thị trường lao động nước ngoài Trung tâm xuất khẩu lao động VILEXIM trực thuộc công ty CP XNK & HTĐT VILEXIM là doanh nghiệp được bộ Lao Động Thương Binh và Xã Hội cấp giấy phép hoạt động chuyên doanh đưa lao động và chuyên gia Việt Nam đi làm việc tại nước ngoài có thời hạn từ tháng 3 năm 2000 theo giấy phép số 58/LĐTBXH-GP và được cấp đổi lại theo giấy phép số 05/LĐTBXH-GPXKLĐ ngày 13/01/2004 Trung tâm liên tục tuyển lao động nam nữ có nguyện vọng đi lao động tại các thị trường Đài Loan, Hàn Quốc, Nhật Bản, Lào, các nước Arập…
+ Trung tâm tiếp tục đẩy mạnh và khai thác tốt các thị trường truyền thống như: Đài Loan, Ả rập, Malaysia…
+ Tìm kiếm xin giấy phép xuất khẩu lao động vào các thị trường mới như: Nhật Bản, Hàn Quốc, Canađa
+ Cải tạo hệ thống văn phòng, sửa chữa, trang bị cơ sở vật chất mới cho trung tâm đào tạo giáo dục và định hướng lao động tại 139 Lò Đúc- Hà Nội. -Về nhập khẩu hàng hóa:
+ Nghiên cứu kỹ giá cả và thị trường tiêu thụ hàng hóa, ký hợp đồng mua bán hàng hóa chặt chẽ để tránh mọi rủi ro cho công ty.
+ Hiện nay mặt hàng nhập khẩu chủ yếu vẫn là vật tư, nguyên vật liệu phục vụ cho sản xuất trong nước như sắt thép các loại, hạt nhựa, hóa chất, vòng bi, nhôm thỏi, kẽm thỏi…các mặt hàng gia dụng như: ấm đun nước, bình lọc nước, điều hòa nhiệt độ… hàng hóa đều có giá trị và số lượng không quá lớn,tiêu thụ nhanh, cố tránh nhập khẩu những lô hàng quá lớn dễ gây ứ đọng vốn. Hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu của công ty trong thời gian qua không ngừng được phát triển và đẩy mạnh Năm 2004, tổng kim ngạch xuất khẩu đạt hơn 40 triệu USD, doanh số đạt 500 tỷ đồng, nộp ngân sách Nhà nước gần 40 tỷ đồng, thu nhập bình quân đầu người đạt 2.2 triệu đồng/tháng Hàng năm đưa hơn 800 lao động đi làm việc tại nước ngoài với công việc ổn định thu nhập khá góp phần giải quyết vấn đề việc làm trong nước, thu nhập cho người dân, góp phần xóa đói giảm nghèo và tăng thu ngoại tệ cho quốc gia Cụ thể về tình hình kinh doanh của công ty năm 2004 và 2005 được thống kê qua bảng sau:
Kim ngạch 49,45 triệu USD 58,73 triệu USD 130,15% 118,77%
Doanh thu 721 tỷ đồng 896 tỷ đồng 144.51% 124,27%
Lợi nhuận 1,6 tỷ đồng 4,1 tỷ đồng 393,47% 256,25%
Nộp ngân sách 77 tỷ đồng 98,68 tỷ 182,74% 128,16%
Qua bảng chỉ tiêu trên ta thấy công ty đã có những bước tiến đáng kể từ năm 2004 sang năm 2005 Cụ thể là năm 2004 là năm có sự biến động lớn về giá cả, giá nguyên liệu trên thế giới liên tục tăng, trong nước giá các mặt hàng nông sản, thực phẩm, hàng tiêu dùng liên tục tăng ảnh hưởng rất lớn đến tình hính xuất nhập khẩu trong nước nói chung và công ty nói riêng Tuy nhiên với kinh nghiệm lâu năm, Công ty đã nhanh nhạy nắm bắt thời cơ, xử lý tình huống hợp lý, phát huy truyền thống bạn hàng quen thuộc trong và ngoài nước để mở rộng thị trường, đa dạng hóa các mặt hàng, tăng cường đẩy mạnh xuất nhập khẩu, hợp tác đầu tư để mở rộng thị trường xuất khẩu lao động Bước sang năm 2005, Công ty nhanh chóng kiện toàn cơ cấu tổ chức, tuyển dụng mới lao động có trình độ đại học, năng động, nhiệt huyết nhằm trẻ hóa đội ngũ cán bộ Do đó lực lượng lao động của công ty có tuổi đời trẻ, tỷ lệ lao động có trình độ đại học cao đẳng chiếm gần 90% Với năng lực và khả năng cạnh tranh tiếp cận hội nhập kinh tế quốc tế sau cổ phần hóa, công ty đã đặt mục tiêu cho năm 2005: kim ngạch xuất khẩu đạt 60 triệu USD, doanh số 940 tỷ đồng, đưa trên 1000 lao động đi làm việc tại nước ngoài, lợi nhuận đạt 2 tỷ đồng, tuyển mới từ 10 đến 12 lao động, đảm bảo thu nhập bình quân đầu người là 2,3 đến 2,5 triệu đồng/ tháng, nộp ngân sách 70 tỷ đồng Nhìn tình hình lợi nhuận của công ty qua các năm ta thấy năm 2005 là năm công ty có nhiều tiến bộ và kết quả đạt được là đáng khen ngợi.
THỰC TRẠNG HẠCH TOÁN LƯU CHUYỂN HÀNG HÓA XUẤT KHẨU VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ TIÊU THỤ HÀNG XUẤT KHẨU TẠI CÔNG TY CP XNK & HTĐT VILEXIM
VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ TIÊU THỤ HÀNG XUẤT KHẨU TẠI CÔNG TY CP XNK & HTĐT VILEXIM.
2.2.1 Một số đặc điểm về hoạt động kinh doanh xuất khẩu tại Công Ty.
2.2.1.1 Quy trình thực hiện hợp đồng
Cũng như bất kỳ một doanh nghiệp thương mại nào thì tại Công TyVILEXIM khi thực hiện một hợp đồng xuất khẩu đều phải trải qua các bước như sau:
Bước 1: Ký kết hợp đồng
Các phòng nghiệp vụ dựa trên kết quả tìm hiểu thị trường, khách hàng nước ngoài đồng thời dựa vào mối quan hệ với các khách hàng cũng như đối tác nước ngoài để lập kế hoạch kinh doanh trong kỳ Sau đó các phòng này phải lập phương án xuất khẩu hàng hóa trình lên Ban Giám đốc, Kế toán trưởng ký duyệt Phương án kinh doanh hàng xuất khẩu trong kỳ phải bao gồm:
- Thông tin về loại mặt hàng xuất khẩu
- Thông tin về khách hàng nước ngoài.
- Thông tin về nhà cung cấp trong nước.
- Tổng giá trị hợp đồng
- Số lượng hàng hóa xuất khẩu.
- Danh mục chi phí, giá vốn, giá bán, lợi nhuận của lô hàng xuất khẩu.
- Phương tiện thanh toán và phương thức giao hàng.
- Cam kết trách nhiệm của phòng nghiệp vụ trong công tác ghi nhận, quản lý hàng hóa, thu và nộp tiền.
Sau khi xem xét tính khả thi của phương án kinh doanh Giám đốc và Kế toán trưởng phải phê duyệt, ký và đóng dấu.
Bước 2: Mua hàng xuất khẩu
Sau khi xem xét kỹ phương án kinh doanh, nghiên cứu nhu cầu của khách hàng các phòng nghiệp vụ tìm kiếm nguồn hàng và nhà cung cấp trong nước để mua hàng chuẩn bị cho xuất khẩu.
Bước3: Mở và kiểm tra L/C
Công Ty thường thực hiện thanh toán với khách hàng nước ngoài bằng hình thức tín dụng thư L/C nên Công Ty phải tiến hành mở L/C với ngân hàng do Công Ty lựa chọn là ngân hàng Ngoại Thương Việt Nam (ViêtComBank -VCB) Thời gian mở L/C thường được quy định trong hợp đồng nếu chưa được quy định rong hợp đồng thì phụ thuộc vào thời gian ký kết hợp đồng và thời điểm mà khách hàng nước ngoài chuyển tiền đặt cọc đến Giấy đề nghị mở L/C do nhân viên phòng kinh doanh xuất nhập khẩu đề nghị kế toán trưởng cho phép và phải có đầy đủ chữ ký của Giám đốc và Kế toán trưởng Khi mở L/C phòng kinh doanh phải làm thủ tục gồm: Đơn xin mở L/C theo mẫu của ngân hàng, bản sao hợp đồng ngoại thương, giấy phép xuất khẩu (nếu có), giấy ủy quyền của giám đốc để mở L/C, hợp đồng mua hàng nội địa, ủy nhiệm chi để ký quỹ mở L/C, ủy nhiệm chi để trả phí cho ngân hàng về việc mở L/C Giá trị ký quỹ thường từ 25 – 30% giá trị của hợp đồng (tùy theo từng hợp đồng có giá trị ký quỹ khác nhau Khi chứng từ hoàn thành và hợp lệ Công Ty tiến hành chuyển hàng cho khách hàng nước ngoài theo thỏa thuận
Bước 4: Xuất hàng và gửi chứng từ cho khách hàng
Sau khi ký kết xong hợp đồng Công Ty tiến hành giao hàng và gửi bộ chứng từ cho khách hàng Cán bộ phòng kinh doanh trực tiếp liên hệ với khách hàng để đảm bảo việc thực hiện hợp đồng của cả hai bên theo đúng thời hạn và những quy định đã ghi trong hợp đồng Khi hàng được giao cho bên nước ngoài nhân viên phòng nghiệp vụ đồng thời phải giao cho khách hàng bộ chứng từ bao gồm: Hóa đơn thương mại (Comercial Invoice), vận đơn (Bill of Lading – B/L), giấy chứng nhận xuất xứ (certificate of Origin – C/O), giấy chứng nhận số lượng (Certifficate of quantity), giấy chứng nhận chất lượng (Certificate of quality), phiếu đóng gói (Packing List), chứng từ bảo hiểm (insurance certificate) và tiến hành điền đầy đủ vào tờ khai hải quan để xuất khẩu hàng hóa theo quy định.
Bước 5: Khách hàng thanh toán
Khi bên mua là khách hàng nước ngoài đã nhận được hàng và kiểm nhận hàng hóa phù hợp với tiêu chuẩn, quy cách đã quy định trong hợp đồng khách hàng tiến hành thanh toán cho nhà cung cấp là Công Ty Phương thức thanh toán, thời gian thanh toán đã được quy định cụ thể trong hợp đồng ngoại.
Bước 6: Thanh lý hợp đồng và khiếu nại (nếu có)
Sau khi hoàn tất hợp đồng xuất khẩu hàng hóa hai bên tiến hành thanh lý hợp đồng và kết thúc nghiệp vụ Nội dung bản thanh lý phải bao gồm:
- Các khoản chi phí tính cho mỗi bên
- Khoản tiền bên mua trả cho bên bán
- Hợp đồng được thực hiện theo đúng thỏa thuận của hai bên
Khi kết thúc hợp đồng nếu hai bên có khiếu nại tranh chấp sẽ được giải quyết theo thỏa thuận.
Tuy nhiên tùy vào từng thương vụ cụ thể mà trình tự này có thể thay đổi cho phù hợp.
2.2.1.2 Đặc điểm về xuất khẩu hàng hóa
2.2.1.2.1 Về mặt hàng xuất khẩu.
Việc xuất khẩu hàng hóa của Công Ty trong những năm qua đã mang lại những kết quả đáng kể Xuất khẩu hàng hóa không chỉ mang về lợi nhuận cho Công Ty mà nó còn góp phần thúc đẩy kinh doanh trong nước, xóa bỏ được thế bị động của Việt Nam với thị trường quốc tế Các mặt hàng xuất khẩu chính của Công Ty là:
Nông sản: Gạo, lạc, đỗ tương, đỗ đen, đỗ xanh, hồ tiêu, hạt điều, quế, cà phê
…đây là những mặt hàng thế mạnh của Việt Nam nên việc xuất khẩu được hết sức chú trọng Tại Công Ty xuất khẩu các mặt hàng nông sản chủ yếu được tiến hành ở chi nhánh thành phố Hồ Chí Minh do các mặt hàng và nguồn hàng xuất khẩu chủ yếu là xuất phát tại khu vực phía nam là nhiều Các mặt hàng này chủ yếu được Công Ty thu mua và xuất thẳng không qua chế biến lại nên việc cải thiện chất lượng hàng xuất khẩu là không thể Đây cũng có thể coi như một bất lợi của Công Ty Tuy nhiên cũng phải nói rằng đây là mặt hàng xuất khẩu đem lại nhiều lợi nhuận nhất cho Công Ty
Bông, len, sợi…: những mặt hàng này hiện nay đang được Công Ty khai thác mạnh nhằm đáp ứng nhu cầu của các thị trường nước ngoài Không chỉ trực tiếp xuất khẩu len sợi, bông… mà Công Ty còn tiến hành gia công lại hàng hóa trước khi xuất khẩu cho phù hợp với nhu cầu của khách hàng đồng thời cũng nâng cao được chất lượng của hàng hóa
Hàng thủ công mĩ nghệ: Thấy được thị hiếu của khách hàng ngày càng ưa chuộng các mặt hàng thủ công mĩ nghệ của Việt Nam Công Ty tiến hành tìm kiếm và khai thác các thị trường này Tại Công Ty cũng lập phòng thủ công mĩ nghệ để nghiên cứu về các mặt hàng và tìm nhà cung cấp Những mặt hàng này chủ yếu được xuất khẩu sang Nga và các nước EU Đây là những thị trường khó tính do đó việc chọn lựa những mặt hành đạt tiêu chuẩn là rất quan trọng để bảo đảm giữ được khách hàng quan trọng.
2.2.1.2.2 Về thị trường xuất khẩu
Bước đầu tiên khi xuất khẩu hàng hóa là Công Ty phải tìm hiểu về nhu cầu đặc điểm của từng thị trường để có phương án kinh doanh hợp lý Có thể thấy tại Công Ty thị trường xuất khẩu chủ yếu vẫn là các nước trong khu vực Đông Nam Á, Châu phi, các nước EU, Nga…Cụ thể là:
Gạo, các mặt hàng nông sản chủ yếu xuất sang các nước Đông Nam Á như: Indônêsia, Singapo Malaysia, Philippin…ngoài ra một số mặt hàng khác như mít, quất sấy khô, hoa hồi, hạt điều, quế… cũng được xuất sang thị trường châu Á như: Nhật Bản, Đài Loan, Hàn Quốc, Ấn Độ…
Bông, len sợi, quần áo…chủ yếu được xuất sang Nga, các nước EU, Slovakia, Aicập…
Hàng thủ công mĩ nghệ: thì thị trường Nga và các nước EU vẫn là chủ yếu. Hiện nay Công Ty đang tích cực tìm kiếm và mở rộng thị trường cho mặt hàng này.
Việc mở rộng thị trường xuất khẩu hiện nay là điều hết sức cần thiết, tuy nhiên việc tìm ra thị trường chính đem lại hiệu quả kinh doanh cao cho Công Ty mới là điều quan trọng
2.2.1.2.3 Phương thức mua hàng xuất khẩu
MỘT SỐ BIỆN PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN HẠCH TOÁN LƯU CHUYỂN HÀNG HÓA VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ TIÊU THỤ HÀNG XUẤT KHẨU TẠI CÔNG TY CP XNK & HTĐT VILEXIM
ĐÁNH GIÁ CHUNG VỀ TÌNH HÌNH HẠCH TOÁN LƯU CHUYÊN HÀNG HÓA XUẤT KHẨU VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ TIÊU THỤ HÀNG XUẤT KHẨU TẠI CÔNG TY CP XNK & HTĐT VILEXIM
3.1.1 Ưu điểm trong công tác hạch toán lưu chuyển hàng hóa xuất khẩu hàng hóa tại Công Ty.
3.1.1.1 Vai trò của kế toán trong việc quản lý hoạt động kinh doanh
Kế toán Công Ty tham gia vào quá trình hoạt động kinh doanh thông qua các giai đoạn của quá trình xuất khẩu hàng hóa từ giai đoạn thực hiện ký kết hợp đồng cho đến khi hoàn tất hợp đồng Khi các phòng nghiệp vụ trình phương án kinh doanh hàng xuất khẩu lên Giám đốc và Kế toán trưởng, kế toán có nhiệm vụ kiểm tra tính khoa học, tính thực tế, hiệu quả của phương án kinh doanh,kiểm tra tính hợp pháp của các điều khoản trong hợp đồng, xác định nhu cầu về vốn cần sử dụng…Phương án kinh doanh sẽ được duyệt nếu đáp ứng được những điều kiện về mặt pháp lý, đảm bảo tính khả thi và đặc biệt đem lại lợi nhuận cho doanh nghiệp, lúc đó Kế toán trưởng ra quyết định tạm ứng vốn cho các phòng nghiệp vụ thực hiện hợp đồng Trong quá trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu hàng hóa, kế toán tiến hành kiểm tra việc thu mua hàng hóa, tổ chức bán hàng, các chi phí phát sinh cũng như đôn đốc việc thu tiền hàng, thanh toán tiền hàng cho khách hàng và ghi sổ kế toán các nghiệp vụ liên quan.
Khi hợp đồng thực hiện xong kế toán chịu trách nhiệm lập bản quyết toán hợp đồng, hạch toán kết quả kinh doanh, kiểm tra và lưu trữ chứng từ Đồng thời kế toán đối chiếu bản quyết toán với phương án kinh doanh để đánh giá được hiệu quả kinh doanh của Công Ty Như vậy, sự tham gia trực tiếp vào công việc kinh doanh của Công Ty không chỉ giúp kế toán thực hiện nhiệm vụ của mình, góp phần rút ngắn thời gian chu trình kinh doanh và phản ánh được hiệu quả công việc mà còn nâng cao được khả năng nghiệp vụ của mình.
3.1.1.2 Về bộ máy kế toán của Công Ty
Công tác tổ chức kế toán tại Công Ty được lựa chọn, phân bổ một cách khá đồng đều, khoa học, hình thức tổ chức kế toán tập trung dễ dàng kiểm tra khi xáy ra sai sót Đội ngũ nhân viên kế toán đều có trình độ đại học, sử dụng thành thạo máy vi tính và có thể nói tiếng anh lưu loát có khả năng phục vụ tốt cho công tác kế toán tại Công Ty Đặc biệt Kế toán trưởng là một người năng động có kinh nghiệm không chỉ trong lĩnh vực kế toán mà còn trong các lĩnh vực hoạt động ngoại thương, do đó Kế toán trưởng giúp Giám đốc không chỉ tư vấn về tài chính mà còn tư vấn về nhiều lĩnh vực khác Đó là những lợi thế ban đầu cho Công Ty tổ chức, lãnh đạo công tác kế toán một cách chính xác đảm bảo yêu cầu của lãnh đạo Công Ty đặt ra Đối với công tác hạch toán lưu chuyển hàng hóa xuất khẩu và xác định kết quả tiêu thụ hàng xuất khẩu được tổ chức một cách thống nhất và đồng bộ từ trên Công Ty đến các chi nhánh.
Ngoài ra, công việc hạch toán kế toán cũng được phân công cụ thể cho từng kế toán viên Điều này vừa tạo nên sự chuyên môn hóa trong công tác kế toán vừa tạo điều kiện cho việc nâng cao nghiệp vụ của từng kế toán viên trong việc phát huy thế mạnh của mình Đồng thời cũng tạo ra sự liên kết thống nhất hỗ trợ lẫn nhau để cùng hoàn thành công việc chung Phòng kế toán của Công
Ty không chỉ đưa ra các báo cáo về tình hình tài chính của Công Ty mà còn thường xuyên đưa ra những đánh giá về tình hình tài chính của Công Ty, phương hướng kinh doanh của Công Ty trong thời gian tới sao cho đạt hiệu quả cao nhất, đẩy mạnh quá trình kinh doanh xuất nhập khẩu.
Nhìn chung quy mô Công Ty là không lớn lắm, số lượng cán bộ công nhân viên không nhiều (120 người) nhưng về công tác tổ chức cũng đạt dược những thành tựu đáng kể Việc kinh doanh xuất nhập khẩu liên tục được đẩy mạnh, thị phần của Công Ty được mở rộng và đặc biệt tăng được uy tín của
Công Ty Công Ty ngày càng có nhiều bạn hàng cũng như nhiều nhà cung cấp cả trong và ngoài nước, tạo được mối quan hệ tốt với các đối tác
3.1.1.3 Về hệ thống chứng từ kế toán
Kế toán tại Công Ty thực hiện tốt phần hành hạch toán ban đầu ở tất cả các phần hành kế toán, các chứng từ sử dụng phù hợp với quy định của Bộ Tài Chính và liên tục được cập nhật mới theo đúng chế độ, phù hợp với thông lệ quốc tế trong các giao dịch với nước ngoài Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều được phản ánh trên các chứng từ, là cơ sở cho việc kiểm tra đối chiếu số liệu, là căn cứ cho lãnh đạo Công Ty có được thông tin chính xác và đầy đủ.
Quy trình luân chuyển chứng từ một phần được tổ chức hợp lý phát huy được chức năng thông tin và kiểm tra, đảm bảo cho kế toán tiến hành ghi sổ, mã hóa thông tin, lên các báo cáo kế toán.Tại Công Ty quy trình luân chuyển trong nghiệp vụ lưu chuyển hàng hóa phù hợp với yêu cầu của nghiệp vụ ngoại thương Các chứng từ sau khi được chuyển đến bộ phận kế toán để đảm bảo kịp thời theo dõi nghiệp vụ phát sinh đều được đưa vào lưu trữ bảo quản và được sắp xếp thành bộ cho hợp lý theo từng nghiệp vụ, theo thời gian phát sinh nghiệp vụ để tiện cho việc đối chiếu, kiểm tra khi cần thiết.
3.1.1.4 Về hệ thống tài khoản sử dụng
Tại Công Ty hiện nay đang sử dụng hệ thống tài khoản theo Thông Tư 55/2002/TT- BTC Tuy nhiên việc áp dụng danh mực tài khoản này là khá linh hoạt Dựa vào đặc điểm kinh doanh của mình, kế toán tại Công Ty mở thêm nhiều tài khoản chi tiết đảm bảo thuận tiện cho việc theo dõi nội dung kinh tế phát sinh Ví dụ việc theo dõi nợ phải thu, công nợ phải trả không chỉ được theo dõi cho từng phòng xuất nhập mà còn được theo dõi cho từng khách hàng, từng nhà cung cấp Và được kế toán theo dõi công nợ theo dõi thường xuyên nhằm đảm bảo thực hiện tốt công tác thanh toán cho khách hàng, đảm bảo việc thu hồi vốn tránh tình trạng bị lạm dụng vốn quá nhiều.
Hệ thống tài khoản kế toán sử dụng trong hạch toán nghiệp vụ mua và bán hàng xuất khẩu được mở tương đối phù hợp với đặc điểm bộ máy kế toán và đặc điểm kinh doanh của Công Ty Do Công Ty kinh doanh XNK nên mật độ thanh toán giao dịch qua các ngân hàng là rất lớn, số lượng ngân hàng tham gia giao dịch tương đối nhiều nên TK 112 được mở chi tiết cho từng ngân hàng tham gia thanh toán trong quá trình mua và bán hàng xuất khẩu, chi tiết cho ngoại tệ và cho tiền Việt Nam Điều này không chỉ tạo sự thuận lợi cho hoạt động xuất khẩu mà còn cho cả quá trình nhập khẩu hàng hóa Mặt khác để tạo điều kiện thuận lợi cho quá trình xuất khẩu ủy thác đơn giản dụng tài khoản 3388 Nói chung Công Ty đã sử dụng tài khoản 3388 một cách linh hoạt, chi tiết đồng thời giảm bớt được công việc ghi chép của kế toán nhưng vẫn đảm bảo đúng theo chế độ.
3.1.1.5 Về hệ thống sổ sách
Hiện nay Công Ty đang áp dụng hình thức ghi sổ kế toán theo hình thức Chứng từ ghi sổ Đây là hình thức ghi sổ phù hợp đặc điểm kinh doanh cũng như quy mô của Công Ty, kết cấu sổ đơn giản dễ ghi Mặt khác, nó cũng thuận lợi cho việc sử dụng kế toán máy, việc kiểm tra đối chiếu Tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều được căn cứ vào Chứng từ gốc để lập chứng từ ghi sổ trước khi ghi sổ kế toán Việc áp dụng hình thức ghi sổ này tạo điều kiện thuận lợi cho việc mở hệ thống sổ sách kế toán đặc biệt là hệ thống sổ chi tiết Kế toán mở sổ theo dõi chi tiết cho từng nhà cung cấp, từng khách hàng… rất thuận lợi cho việc đối chiếu kiểm tra khi cần thiết.
3.1.1.6 Về phương pháp hạch toán các nghiệp vụ liên quan đến hoạt động xuất khẩu hàng hóa
+ Phương pháp hạch toán quá trình lưu chuyển hàng hóa xuất khẩu
Phương pháp hạch toán kế toán mà Công Ty đang áp dụng trong quá trình lưu chuyển hàng hóa xuất khẩu là phương pháp kê khai thường xuyên Phương pháp này cho phép kế toán theo dõi thường xuyên biến động hàng ngày của tài sản hàng hóa mà không phụ thuộc vào kết quả kiểm kê Bên cạnh đó hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu được thực hiện trên cơ sở các hợp đồng được ký kết chặt chẽ giữa các bên, việc mua bán hàng được thực hiện theo từng lô hàng nên việc sử dụng giá thực tế đích danh để xác định giá vốn của hàng xuất bán là khá đơn giản và chính xác.
+ Hạch toán kết quả tiêu thụ hàng xuất khẩu
Việc xác định kết quả tiêu thụ được Công Ty tổ chức tiến hành theo từng thương vụ bán hàng xuất khẩu Nhờ vậy mà Công Ty nắm bắt được nhu cầu thực tế về từng mặt hàng trên thị trường và những ưu, nhược điểm của hàng hóa…thông qua kết quả của thương vụ trước, từ đó rút kinh nghiệm cho thương vụ sau Đồng thời việc xác định kết quả tiêu thụ của từng thương vụ giúp Công
Ty tìm hiểu được thuận lợi, khó khăn trong quá trình xuất khẩu hàng hóa như:chất lượng hàng hóa, nguồn hàng cung cấp, thị hiếu của khách hàng, mức sinh lời của từng mặt hàng, từng thương vụ.
+ Phương pháp hạch toán hàng tồn kho (HTK).
MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN HẠCH TOÁN LƯU CHUYỂN HÀNG HOÁ XUẤT KHẨU VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ TIÊU THỤ HÀNG XUẤT KHẨU TẠI CÔNG TY CP XNK & HTĐT VILEXIM
3.2.1 Sự cần thiết phải hoàn thiện hạch toán lưu chuyển hàng hóa xuất khẩu và xác định kết quả tiêu thụ hàng xuất khẩu.
Hoàn thiện là nhu cầu tất yếu của mọi sự phát triển Hoàn thiện là quá trình nhận thức thực tiễn, cải thiện thực tiễn nhằm làm cho nó trở nên tốt hơn. Bất cứ một sự vật hay hiện tượng nào muốn tồn tại và phát triển đều phải tự hoàn thiện mình, kế toán cũng không nằm ngoài quy luật ấy Kế toán ra đời rất lâu nhưng để có được sự phát triển tương đối hoàn chỉnh như ngày nay thì nó cũng phải trải qua một quá trình hoàn thiện lâu dài. Đối với Công Ty VILEXIM cũng vậy để tồn tại Công Ty phải tự tìm kiếm nguồn cung cấp và thị trường đầu ra cho hàng hóa của mình Do đó sự tồn tại,lợi nhuận của Công Ty phụ thuộc rất nhiều vào khả năng quản lý, tổ chức kinh doanh, tính linh hoạt của bộ máy quản lý Vì vậy mà thông tin cung cấp cho việc quản trị doanh nghiệp là hết sức quan trọng Trong đó thông tin kế toán đóng vai trò chủ yếu và để nâng cao chất lượng thông tin kế toán Công Ty phải không ngừng được hoàn thiện
Thực tế cho thấy hoạt động kinh doanh xuất khẩu là một hoạt động kinh tế phức tạp với các đặc điểm riêng như: Việc tiến hành phải thông qua nhiều thủ tục, thời gian lưu chuyển hàng hóa dài hơn so với kinh doanh hàng hóa nội địa, thời điểm giao hàng và thanh toán không trùng nhau mà có khoảng cách, phương thức thanh toán đa dạng và hàng hóa xuất khẩu phụ thuộc vào tập quán, pháp luật của các quốc gia khác nhau Vì thế mà quá trình hạch toán hoạt động này nảy sinh nhiều vướng mắc như: Việc lựa chọn và sử dụng chứng từ chưa thống nhất, đồng bộ, công tác tổ chức, quy trình luân chuyển chưa hợp lý, hệ thống tài khoản được áp dụng chưa đúng quy chế và chưa phù hợp với đặc điểm kinh doanh của từng doanh nghiệp, hệ thống sổ sách kế toán sử dụng và ghi chép chưa đầy đủ… Những vấn đề trên là khó khăn của không ít các doanh nghiệp kinh doanh XNK Ở nước ta hiện nay khó khăn gặp phải một phần là do các doanh nghiệp chưa nhận thấy hết được vai trò quan trọng của công tác kế toán và cũng vì thế mà việc tổ chức chức công tác kế toán sao cho hợp lý và phù hợp với thực tế hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp chưa được coi trọng đúng mức.
Việc hoàn thiện công tác hạch toán xuất khẩu hàng hóa là một vấn đề cần có biện pháp giải quyết theo yêu cầu của cả lý luận và thực tiễn Việc thực hiện phải được tổ chức một cách khoa học, chặt chẽ từ khâu tổ chức hạch toán ban đầu đến khi lập báo cáo tài chính phải hoàn thiện tất cả các phần trong công tác kế toán: Kế toán chi tiết các phần hành và kế toán tổng hợp Đồng thời phải đánh giá kết quả thu được cũng như xem xét các nguyên nhân còn tồn tại để có hướng giải quyết kịp thời, đảm bảo việc hoàn thiện kế toán được tiến hành liên tục và chất lượng.
3.2.2 Nguyên tắc của việc hoàn thiện công tác hạch toán lưu chuyển hàng hóa xuất khẩu và xác định kết quả tiêu thụ hàng xuất khẩu.
Hoàn thiện công tác kế toán là việc tổ chức lại bộ máy kế toán nhằm làm cho công tác kế toán diễn ra nhanh hơn, chính xác và cung cấp thông tin kịp thời cho các nhà quản trị Do đó khi hoàn thiện cần chú ý các nguyên tắc sau:
- Hoàn thiện bộ máy kế toán, công tác nâng cao hiệu quả của hoạt động xuất khẩu Nắm vững kiến thức kế toán nói chung và kế toán xuất nhập khẩu nói riêng.
- Hoàn thiện phải xuất phát từ đặc điểm kinh doanh của doanh nghiệp Hạch toán kế toán xuất khẩu hàng hóa là phản ánh và giám đốc quá trình lưu chuyển hàng hóa từ khâu mua hàng đến bán hàng xuất khẩu Do đó, phải lựa chọn phương thức thanh toán, phương thức hạch toán phù hợp với doanh nghiệp với đặc điểm kinh doanh cũng như bộ máy kế toán tại doanh nghiệp đó.
- Phải kết hợp được yêu cầu đảm bảo tính thống nhất và phát huy tính độc lập của phòng kế toán Khi hoàn thiện phải đảm bảo thông tin một cách đầy đủ, nhanh chóng, linh hoạt trước thông tin thị trường.
- Phải đảm bảo tiết kiệm, có lợi trong công tác kế toán Vận dụng tốt nhưng tiềm năng có sẵn của doanh nghiệp Áp dụng khoa học công nghệ một cách linh hoạt vào hạch toán kế toán.
- Phải xây dựng được một đội ngũ cán bộ kế toán có kinh nghiệm, chăm chỉ, yêu nghề, có trách nhiệm với công việc đồng thời có khả năng xử lý các tình huống xảy ra Nhân viên phải thành thạo tiếng anh vì hoạt động này đòi hỏi sự giao tiếp với khách hàng nước ngoài, đảm bảo am hiểu các thông tin trên hợp đồng và phản ánh nghiệp vụ một cách chính xác, đầy đủ.
Hoàn thiện công tác kế toán nói chung và hoạt động xuất khẩu nói riêng phải được thực hiện từ cấp nhà nước đến cơ sở Trên giác độ vĩ mô đó là sự ban hành các quy định, chế độ hạch toán đồng thời tiếp thu ý kiến bổ sung sửa đổi kịp thời nhằm hoàn thiện chế độ kế toán hiện hành Dưới giác độ vi mô đó là việc chấp hành những quy định của doanh nghiệp đồng thời đề xuất ý kiến cho các bất cập phát sinh khi áp dụng chế độ kế toán hiện hành.
Hoàn thiện kế toán lưu chuyển hàng hóa xuất khẩu phải mang tính hiện đại trong tính toán, ghi chép số liệu nhằm nâng cao năng suất lao động của kế toán, đáp ứng yêu cầu quản lý của lãnh đạo.
3.2.3 Một số ý kiến về giải pháp hoàn thiện công tác hạch toán hoạt động kinh doanh xuất khẩu tại Công Ty CP XNK & HTĐT VILEXIM.
3.2.3.1 Về hệ thống sổ sách
Là một đơn vị kinh doanh xuất nhập khẩu do đó các nghiệp vụ ngoại tệ phát sinh nhiều Tuy nhiên để hạch toán ngoại tệ và chênh lệch ngoại tệ kế toán ngoài việc dùng tài khoản 515, 635 nên sử dụng TK 413 – Chênh lệch tỷ giá hối đoái để theo dõi một cách chính xác hơn lãi, lỗ về ngoại tệ Mẫu sổ chi tiết TK
Biểu 38: Sổ Chi tiết tài khoản 413
CTy CP XNK & HTĐT VILEXIM
Sổ Chi Tiết Tài Khoản 413
Quý 4 Năm 2005 Đơn vị: Đồng
Nợ Ngoại tệ thu vào Có
Dư nợ Ngoại tệ hiện có
Chứng từ Diễn Giải TK ĐƯ Số Tiền
Ngày Số Hiệu Nợ Có
Người ghi sổ Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
Mặt khác Công Ty cũng nên lập sổ kế toán chi tiết cho các tài khoản 632,
511 chi tiết cho từng hoạt động (trực tiếp, ủy thác), trong từng hoạt động lại mở chi tiết cho từng hình thức xuất khẩu, nhập khẩu Trong từng hình thức lại mở chi tiết cho từng mức thuế GTGT đầu ra của hàng hóa bán ra.
Sổ chi tiết TK 641 – Chi phí bán hàng nên mở chi tiết cho bán hàng trong nước và bán hàng xuất khẩu.
3.2.3.2 Về hệ thống tài khoản
TK 007 – Nguyên tệ các loại Đối với một doanh nghiệp có hoạt động xuất nhập khẩu, có quan hệ ngoại thương với nhiều nước trên thế giới thì việc sử dụng tài khoản 007 – Nguyên tệ các loại là hết sức cần thiết Tài khoản này dùng để phản ánh tình hình nguyên tệ trong khi thực hiện các hợp đồng xuất khẩu Việc sử dụng tài khoản này cung cấp thông tin cho công tác quản lý ngoại tệ theo đơn vị nguyên tệ, điều chỉnh tỷ giá kịp thời, chính xác tạo điều kiện thuận lợi cho việc kiểm tra khi cần thiết
Tài khoản này được mở chi tiết cho từng loại ngoại tệ và nơi quản lý ngoại tệ (Tại quỹ hoặc tại ngân hàng)
+ Khi phát sinh nghiệp vụ tăng ngoại tệ kế toán ghi:
Nợ TK 007: Số nguyên tệ thu vào
+ Khi phát sinh nghiệp vụ làm giảm nguyên tệ, kế toán ghi:
Có TK 007: Số nguyên tệ chi ra
Cuối kỳ căn cứ vào số phát sinh lên Sổ Chi tiết TK 007 sau đó lên Sổ Cái0
Biểu 39: Sổ Chi tiết TK 007
Sổ Chi tiết TK 007 – Nguyên tệ các loại
Chứng từ Diễn giải Dư nợQuý ĐK Số phát sinh Dư Nợ
SH NT Nợ Có CK Đồng thời theo dõi chi tiết nợ phải thu khách hàng nước ngoài theo ngoại tệ tạo điều kiện thuận lợi cho việc kiểm tra:
Biểu 40: Sổ Chi tiết TK 131
Sổ Chi tiết TK 131 – Phải thu khách hàng
Chứng từ Diễn giải Dư nợ ĐK
Số phát sinh Dư Nợ
TK 1562 – chi phí thu mua hàng hóa
MỘT SỐ BIỆN PHÁP NHẰM LÀM TĂNG LỢI NHUẬN XUẤT KHẨU CHO DOANH NGHIỆP
Trong những năm qua hoạt động kinh doanh xuất khẩu đã mang lại ít nhiều lợi nhuận cho Công Ty Tuy nhiên để tăng lợi nhuận hơn nữa cho Công
Ty cần có một số biện pháp sau:
3.3.1.Khai thác triệt để thị trường cũ, khắc phục nhược điểm khó khăn hiện tại.
- Khai thác triệt để thị trường cũ, duy trì các mặt hàng kinh doanh hiện tại Đồng thời giữ vững mối quan hệ với khách hàng cũ, ưu tiên cho khách hàng quen, khách hàng mua hàng với số lượng lớn.
- Thực hiện luân chuyển chứng từ nhanh chóng giúp phản ánh thị trường một cách cập nhật, giúp cho bộ phận phân tích thị trường có cái nhìn đúng đắn, chính xác về tình hình, kết quả xuất khẩu.
- Phát huy chức năng của bộ phận nghiên cứu thị trường ngoại Nắm vững luật, các chính sách kinh tế của các nước đối tác nhằm tránh được những tranh chấp thương mại, ép giá…Đồng thời có chiến lược, chính sách Marketing đa dạng, cụ thể, hợp lý Ưu tiên bán hàng có giảm giá, chiết khấu thương mại đối với những khách hàng có số lượng mua lớn.
- Do điều kiện về địa lý nên hợp đồng ngoại thường được thực hiện từ 1 đến 3 tháng và Công Ty thường phải đặt cọc một số tiền nhất định cho nhà cung cấp. Như vậy để tránh tình trạng tiền của doanh nghiệp bị chiếm dụng doanh nghiệp nên đàm phán với nhà cung cấp giảm tỷ lệ tiền đặt cọc đồng thời ra điều kiện cho đối tác ngoại đặt trước một số tiền nhất định sau khi ký hợp đồng Nếu việc thỏa thuận thành công một mặt đảm bảo được công tác thanh toán với đối tác nước ngoài mặt khác có vốn mua hàng trong nước xuất khẩu mà không phải đi vay.
- Mặt hàng xuất khẩu thế mạnh của doanh nghiệp hiện nay vẫn là các mặt hàng nông sản, thực phẩm Tuy nhiên cũng cần thấy rằng việc xuất khẩu cần được mở rộng sang những quốc gia có cùng tập quán không nên chỉ dừng lại ở khách hàng truyền thống.
- Đi đôi với việc mở rộng thị trường xuất khẩu là việc tăng cường, đa dạng5 chủng loại hàng hóa xuất khẩu: Thủy – hải sản, khai thác được nguồn tài nguyên phong phú, sẵn có.
ĐIỀU KIỆN NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC HẠCH TOÁN LƯU CHUYỂN HÀNG HÓA XUẤT KHẨU VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ TIÊU THỤ HÀNG X UẤT KHẨU TẠI CÔNG TY CP XNK &HTĐT VILEXIM
Đối với bất kỳ một lĩnh vực nào thì hoàn thiện cũng là yêu cầu cần thiết để tồn tại và phát triển Đặc biệt trong giai đoạn hiện nay khi mà đất nước đang trên con đường đổi mới, hội nhập với kinh tế thế giới thì việc hoàn thiện nền kinh tế từ cơ cấu tổ chức, phương pháp quản lý cho đến quy trình sản xuất là yêu cầu bức thiết đối với các doanh nghiệp và quan trọng hơn đối với các doanh nghiệp thương mại kinh doanh xuất nhập khẩu Sở dĩ như vậy vì hoạt động xuất nhập khẩu là một hoạt động kinh tế phức tạp có nhiều yếu tố nước ngoài, nó không chỉ phụ thuộc vào luật pháp Việt Nam mà còn phụ thuộc vào luật pháp của các nước đối tác Như vậy đơn vị kinh doanh vừa phải tuân thủ các quy tắc kinh tế của nước mình mà còn phải tôn trọng các quy tắc của nước bạn Do đó để tồn tại và phát triển các doanh nghiệp luôn phải tự hoàn thiện mình mà đặc biệt quan trọng là phải hoàn thiện bộ máy kế toán từ cơ cấu tổ chức cho đến quá trình thực hiện công tác hạch toán kế toán Tuy nhiên bên cạnh sự nỗ lực của chính doanh nghiệp thì cũng cần phải có sự trợ giúp của Nhà Nước.
Từ khi mở của thông thương với nước ngoài đến nay nền kinh tế của chúng ta đã có những khởi sắc đáng mừng Các chính sách kinh tế, Luật ngày càng được hoàn thiện hơn, thông thoáng hơn để đáp ứng nhu cầu hội nhập Nếu như nhập khẩu là để chúng ta học hỏi kinh nghiệm sản xuất, tiếp thu khao học công nghệ tiến bộ của nước ngoài, tăng cường sản xuất thì xuất khẩu không chỉ mang lại lợi nhuận mà còn nhằm tăng cường uy tín trên thị trường quốc tế Do đó Nhà nước ta cũng đã tạo những điều kiện thuận lợi nhất định cho các doanh nghiệp trong hoạt động xuất nhập khẩu nói chung và xuất khẩu nói riêng như: các chính sách về vay vốn, đầu tư, khai thác tài nguyên, thị trường… và đã thu được những kết quả nhất định.
Kế toán Việt Nam ra đời chưa lâu còn không ít những thiếu sót và chưa sát với kế toán quốc tế Tuy nhiên từ khi Bộ Tài Chính ban hành các chuẩn mực kế toán mới thì kế toán Việt Nam đã có được hướng đi mới đúng đắn hơn, hoàn6 thiện hơn CMKT mới ra đời đã tạo ra phương pháp hạch toán mới, thay đổi cơ chế hạch toán cũ bằng cơ chế hạch toán mới phù hợp hơn với chế độ kế toán quốc tế Đây là một tín hiệu đáng mừng cho một nền kinh tế đang khởi sắc Tuy nhiên cũng cần phải thấy rằng do mới được ban hành nên các CMKT này cần phải có thời gian thử nghiệm và dần hoàn thiện. Đi đôi với việc ban hành luật, Nhà nước cần chủ trương phối hợp với các ban ngành chức năng có liên quan để có các biện pháp cụ thể theo dõi, kiểm tra việc thi hành luật của các doanh nghiệp Đồng thời đi kèm với luật phải có các văn bản hướng dẫn thi hành chi tiết giúp các doanh nghiệp nắm rõ hơn các chủ trương và chính sách của Nhà nước.
Bên cạnh đó, Nhà nước phải có các biện pháp cụ thể để tạo ra mối liên hệ mật thiết với các doanh nghiệp vừa kiểm tra, giám sát vừa có thể giúp các doanh nghiệp giải quyết vướng mắc trong thi hành luật Đồng thời thu thập các ý kiến đóng góp về điều luật mới ban hành Như vậy có thể dựa trên thực tế để hoàn thiện một hệ thống CMKT mới
Cũng cần phải nói rằng ngày nay khi đã đổi mới nền kinh tế nhưng chúng ta vẫn có những hạn chế nhất định đó là các thủ tục hành chính, pháp lý còn rườm rà, phức tạp,bộ máy quản lý cồng kềnh, chồng chéo tạo ra sự e ngại cho phía đối tác nước ngoài khi vào Việt Nam Như vậy, Nhà Nước cần ít nhiều giảm bớt các thủ tục hành chính phức tạp để tạo điều kiện cho các doanh nghiệp trong kinh doanh đặc biệt là xuất nhập khẩu hàng hóa và thu hút sự quan tâm, đầu tư của nước ngoài.
Doanh nghiệp là nhân tố chủ yếu quyết định sự tồn tại và phát triển của một nền kinh tế Đi đôi với việc được nhà nước tạo điều kiện thuận lợi trong mọi hoạt động thì bản thân doanh nghiệp cũng phải tự hoàn thiện mình, tự giác thực hiện tốt luật pháp do nhà nước ban hành Về phía kế toán, kế toán các doanh nghiệp phải liên tục cập nhật thông tin về các chuẩn mực mới, thông tư của Bộ Tài Chính về hướng dẫn thi hành luật kế toán mới và những thay đổi.
Tuy nhiên, doanh nghiệp phải là người nhanh nhạy, nắm bắt luật mới một cách chủ động Nghiên cứu, tiếp thu đồng thời có ý kiến phản hồi với cơ quan chức năng nếu thấy có vướng mắc Chính điều này tạo ra sự kết nối giữa những người ban hành luật và người thi hành luật.
Về mặt cơ sở vật chất 7
Phòng kế toán của Công Ty VILEXIM hiện nay được trang bị hệ thống máy tính nhìn chung hiện đại đáp ứng được nhu cầu ghi chép của Kế toán Các phần mềm kế toán mỗi năm được thay đổi, đổi mới một lần cho phù hợp Điều này là lý do làm cho công việc kế toán tại Công Ty khá đơn giản và nhẹ nhàng đặc biệt là hiệu quả công việc được nâng cao rất nhiều.
Về đội ngũ cán bộ kế toán. Đội ngũ cán bộ là một yếu tố quan trọng đối với thành công của công việc kế toán doanh nghiệp Vì vậy mà Công Ty cần phải tạo điều kiện thuận lợi cho nhân viên của mình không chỉ nâng cao trình độ chuyên môn, sử dụng các thiết bị công nghệ cao mà còn nâng cao phẩm chất, đạo đức nghề nghiệp kế toán. Đối với bất kỳ doanh nghiệp nào thì đội ngũ nhân viên luôn là những nhân tố hết sức quan trọng Do đó để khuyến khích sự nhiệt tình, tận tâm với công việc doanh nghiệp cần có chính sách đãi ngộ hợp lý đối với nhân viên của mình.
Như vậy, không chỉ việc hoàn thiện ở lĩnh vực kế toán mà ở bất kỳ lĩnh vực nào cũng cần có sự phối hợp nhịp nhàng giữa cá nhân và tổ chức, giữa các doanh nghiệp và nhà nước Nhà nước ban hành luật, doanh nghiệp thực hiện và tuân thủ luật Nhà nước kiểm tra việc thi hành luật, doanh nghiệp đóng góp ý kiến góp giúp nhà nước sửa đổi, bổ sung để hoàn chỉnh luật phù hợp với điều kiện thực tế.