TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ QUỐC DÂN THÁI THỊ TRÀ QUẢN LÝ DỊCH VỤ THÔNG TIN – THƯ VIỆN TẠI THƯ VIỆN PHẠM VĂN ĐỒNG, TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ QUỐC DÂN LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN LÝ KINH TẾ Hà Nội 2022 TRƯỜNG[.]
CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ KINH NGHIỆM THỰC TIỄN VỀ QUẢN LÝ DỊCH VỤ - THÔNG TIN THƯ VIỆN TẠI THƯ VIỆN TRƯỜNG ĐẠI HỌC
Dịch vụ thông tin - thư viện tại thư viện trường đại học
1.1.1 Khái niệm và vai trò của dịch vụ thông tin - thư viện tại thư viện trường đại học a Khái niệm Để đi đến khái niệm dịch vụ thông tin - thư viện (TTTV), chúng ta sẽ bắt đầu từ khái niệm dịch vụ nói chung.
Trong Đại từ điển tiếng Việt thì: “Dịch vụ là công việc phục vụ cho đông đảo quần chúng”[tr 537].
Theo Từ Điển Bách Khoa Việt Nam (2007), tập 1:“Dịch vụ là những hoạt động phục vụ nhằm thỏa mãn nhu cầu sản xuất, kinh doanh và sinh hoạt Do nhu cầu rất đa dạng tùy theo sự phân công lao động nên có nhiều loại dịch vụ… Sự phát triển dịch vụ hợp lý, có chất lượng cao là một biểu hiện của nền kinh tế phát triển và một xã hội văn minh Do ý nghĩa kinh tế - xã hội to lớn nên hoạt động dịch vụ trở thành lĩnh vực kinh tế quan trọng, có vị trí to lớn trong cơ cấu kinh tế của các quốc gia có tốc độ phát triển cao”[tr.671].
Theo định nghĩa này, có nhiều loại dịch vụ, trong đó dịch vụ TTTV là một loại dịch vụ ngày càng phổ biến, trong xã hội phát triển Thực tế là đã có nhiều định nghĩa về dịch vụ thông tin thư viện, dưới đây là một số định nghĩa đã được trích dẫn trong các tài liệu mang tính chuyên môn về dịch vụ thông tin thư viện.
Theo Tổ chức các Hiệp hội Thư viện Quốc tế (IFLA): “Dịch vụ thư viện giúp mọi thành viên trong cộng đồng dân cư có thể tiếp cận cụ thể, trực tiếp tới tư liệu Dịch vụ thư viện là nhằm đáp ứng mọi nhu cầu của người đọc khi đến thư viện”
Theo Trần Mạnh Tuấn (2008): “ Dịch vụ thông tin - thư viện bao gồm những hoạt động (mang tinh chuyên môn hóa) nhằm thỏa mãn nhu cầu thông tin và trao đổi thông tin của người sử dụng dịch vụ các cơ quan thông tin - thư viện nói chung”[tr.24-25].
Theo TCVN 10274:2013 định nghĩa: “Dịch vụ thư viện là hình thức phục vụ của thư viện để đáp ứng nhu cầu cụ thể của người sử dụng dịch vụ thư viện”[tr.23].
Theo Vũ Duy Hiệp (2016), “Dịch vụ thông tin - thư viện là quá trình lao động mang tính chất chuyên môn nghiệp vụ, trong quá trinh triển khai có thể phải sử dụng một số sản phẩm thông tin – thư viện hay một số dịch vụ thông tin - thư viện khác hoặc một số trang thiết bị kỹ thuật, cơ sở thiết bị kỹ thuật nhằm đáp ứng nhu cầu tin của người sử dụng dịch vụ”[tr.29].
Theo Giáo trình Dịch vụ thông tin - thư viện (Tài liệu lưu hành nội bộ Trường Đại học Văn hóa Hà Nội) tác giả Trương Đại Lượng đã định nghĩa: “Dịch vụ thông tin thư viện được xem là một khâu công việc trong dây chuyền hoạt động của cơ quan thông tin thư viên, bao gồm: Bổ sung, xử lý, lưu trữ và phổ biến thông tin Tuy nhiên bản chất của dịch vụ thông tin thư viện là cung cấp và phổ biến thông tin” [tr.7].
Như vậy, tác giả có thể khái quát về dịch vụ thông tin – thư viện (TTTV) như sau:
Dịch vụ thông tin - thư viện là bao gồm tất cả các hoạt động của cơ quan thông tin - thư viện, để tạo ra những sản phẩm thông tin dưới các hinh thức khác nhau, hướng tới mục tiêu cuối cùng là cung cấp những dịch vụ tốt nhất, nhằm thỏa mãn nhu cầu người dùng tin. b Vai trò
- Dịch vụ thông tin - thư viện là cầu nối giữa cơ quan thông tin - thư viện và người dùng tin Nếu không có dịch vụ TTTV thì các tài liệu và thông tin có trong thư viện sẽ không được sử dụng và bị lãng phí Ngày nay, với sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ 4.0 thì các nguồn thông tin có trên mạng internet vô cùng nhiều,không giới hạn về không gian, thời gian và khoảng cách địa lý Chính vì vậy, yêu cầu bức thiết đặt ra cho các cơ quan thông tin thư viện là làm sao để đáp ứng nhanh nhất, chính xác, đầy đủ và kịp thời các thông tin tới người dùng tin Và không còn cách nào khác, đó là các cơ quan thông tin thư viện không ngừng nâng cao cả về số lượng và chất lượng các dịch vụ thông tin - thư viện, cũng như đa dạng hóa các dịch vụ TTTV Các dịch vụ TTTV khi được sử dụng đúng mục đích, khoa học thì sẽ giúp cho các cơ quan TTTV quảng bá được hình ảnh tới đông đảo người dùng, tiết kiệm được công sức, tiền bạc của cán bộ thư viện và người dùng tin (NDT) trong việc quản lý thông tin.
- Dịch vụ TTTV giúp người sử dụng tiếp cận thông tin một cách nhanh chóng và đầy đủ nhất, đồng thời giúp nâng cao năng lực khai thác thông tin và thỏa mãn nhu cầu tin của họ.
- Dịch vụ TTTV là công cụ, phương tiện hoạt động nhằm hướng tới phục vụ nhu cầu tin của NDT, thực hiện việc chia sẻ nguồn lực thông tin
- Dịch vụ TTTV giúp cho việc trao đổi chia sẻ thông tin giữa các cơ quan thông tin thư viện, và các cơ quan thông tin khác, và phản ánh được chính năng lực tổ chức, xây dựng nguồn tin so với các đơn vị khác
1.1.2 Phân loại dịch vụ thông tin - thư viện tại thư viện trường đại học
Các loại hình dịch vụ TTTV ngày càng đa dạng và phong phú hơn Có rất nhiều cách để phân loại các dịch vụ TTTV như: Phân loại theo tinh chất, đặc điểm, chức năng ; Phân loại theo đối tượng đáp ứng nhu cầu tin Dựa vào đặc điểm, chức năng của dịch vụ TTTV có thể chia thành 3 nhóm dịch vụ sau như: a Nhóm dịch vụ cung cấp thông tin bao gồm:
Dịch vụ lưu thông tài liệu (Dịch vụ mượn - trả tài liệu) Đây là loại dịch vụ cơ bản nhất mà tất cả các TVĐH đều triển khai, để cung cấp thông tin và tài liệu đến người dùng tin Dịch vụ này gồm có: Dịch vụ đọc tại chỗ, Dịch vụ mượn tài liệu về nhà và dịch vụ gia hạn tài liệu Để có thể thực hiện dịch vụ đọc tại chỗ thì thư viện bố trí không gian cụ thể, các phương tiện hỗ trợ như: Máy tính, bàn ghế, internet…cho NDT sử dụng để tra cứu tài liệu Đối với mượn về nhà thì có phần mềm hỗ trợ để tạo tài khoản riêng cho NDT
Dịch vụ tra cứu, khai thác thông tin, tài liệu. Đối với nhóm dịch vụ này cung cấp cho NDT những phương tiện, cách thức để tìm kiếm tài liệu một cách dễ dàng, đơn giản, nhanh chóng hơn theo các hình thức tìm kiếm tài liệu để đáp ứng yêu cầu tìm tin Đối với việc tra cứu tài liệu theo cách truyền thống thì NDT sử dụng các công cụ và sản phẩm như: Các tủ mục lục; bộ phích, phiếu tra cứu; các loại mục lục in theo dạng giấy; thư mục; tóm tắt; tổng quan….có sẵn ở trong thư viện Với hình thức tra cứu này thì NDT phải đến trực tiếp thư viện để sử dụng dịch vụ Còn đối với hình thức tra cứu hiện đại thì NDT sẽ được tiếp cận tới các cơ sở dữ liệu điện tử, CSDL số của thư viện thông qua công cụ tìm kiếm OPAC (Online Public Access Catalog – Mục lục tra cứu trực tuyến) Với hình thức này NDT có thể khai thác các tài liệu có trong thư viện ở bất cứ đâu mà không cần phải trực tiếp đến thư viện Đây cũng chinh là một trong những dịch vụ cơ bản của các TVĐH, nhằm đáp ứng được nhu cầu của NDT.
Quản lý dịch vụ thông tin - thư viện tại thư viện trường đại học
1.2.1 Khái niệm và mục tiêu quản lý dịch vụ thông tin - thư viện tại thư viện trường đại học a Khái niệm quản lý dịch vụ thông tin - thư viện
Giáo trình Quản lý học của Trường Đại học Kinh tế Quốc dân (2017), định nghĩa:“Quản lý là quá trình lập kế hoạch, tổ chức, lãnh đạo, kiểm soát các nguồn lực và hoạt động của hệ thống xã hội nhằm đạt được mục đích của hệ thống với hiệu lực và hiệu quả cao một cách bền vững trong điều kiện môi trường luôn biến động. [tr.38] Áp dụng vào khái niệm nêu trên vào đối tượng quản lý là dịch vụ TTTV, ta có thể hiểu quản lý dịch vu thông tin - thư viện như sau:
Quản lý dịch vụ thông tin - thư viện là quá trình lập kế hoạch, tổ chức, lãnh đạo, kiểm soát các nguồn lực và hoạt động của thư viện nhằm đáp ứng nhu cầu sử dụng thông tin của người dùng tin với thời gian, chi phí nhỏ nhất và đạt được sự hài lòng của NDT trong điều kiện môi trường biến đổi. b.Mục tiêu quản lý dịch vụ thông tin – thư viện
Việc xác định được mục tiêu hợp lý của quản lý dịch vụ TTTV là tạo ra được hiệu lực, hiệu quả, mang lại kết quả cao nhất trong công việc và giá trị gia tăng cao cho thư viện và các thành viên của thư viện Hiệu lực quản lý ở đây là thỏa mãn, đáp ứng được nhu cầu sử dụng thông tin của NDT Hiệu quả là đạt được mục tiêu nêu trên với chi phí ít nhất và thời gian ngắn nhất Quản lý dịch vụ TTTV còn phải bảo đảm chất lượng dịch vụ TTTV để nâng cao sự hài lòng của NDT khi sử dụng các loại dịch vụ của thư viện Vì người dùng tin chính là khách hàng sử dụng dịch vụ của thư viện, thiếu họ thì thư viện cũng không thể tồn tại Theo đó các mục tiêu cụ thể như sau:
- Đáp ứng được nhu cầu thông tin cho NDT.
- Nâng cao chất lượng dịch vụ thư viện và sự hài lòng của NDT.
- Nâng cao hiệu quả cung cấp dịch vụ
1.2.2 Bộ máy quản lý dịch vụ thông tin - thư viện tại thư viện trường đại học
Bộ máy quản lý dịch vụ tại thư viện trường đại học là tổng hợp các bộ phận và nhân sự làm nhiệm vụ quản lý và cung cấp các dịch vụ TTTV để thực hiện các chức năng của thư viện
Bộ máy quản lý dịch vụ TTTV bao gồm Ban giám đốc và các bộ phận chuyên môn Ban giám đốc chịu trách nhiệm lãnh đạo, điều phối, phân công công việc cụ thể tới từng bộ phận, cá nhân và cùng phối hợp thực hiện các công việc Các bộ phận chuyên môn thông thường gồm bộ phận dịch vụ, bộ phận xử lý nghiệp vụ, bộ phận tin học và bộ phận hành chính.
Bộ phận dịch vụ chịu trách nhiệm trực tiếp quản lý các chính sách, thủ tục và quy trình hỗ trợ các hoạt động của dịch vụ TTTV Phối hợp với bộ phận tin học và bộ phận nghiệp vụ xử lý thông tin quản lý và cập nhật tất cả nội dung trên các trang web và phần mềm quản trị thư viện liên quan đến dịch vụ hiện có của thư viện Và thu thập và phân tích số liệu thống kê liên quan đến hoạt động dịch vụ TTTV, đảm bảo số liệu thống kê được ghi lại một cách nhất quán và chính xác Khám phá các công nghệ và mô hình dịch vụ mới nổi và lãnh đạo bộ phận trong việc đánh giá và triển khai các dịch vụ mới khi thích hợp.
Bộ phận nghiệp vụ xử lý thông tin quản lý trực tiếp việc xử lý nghiệp vụ đối với các loại tài liệu có trong thư viện
Bộ phận công nghệ thông tin giám sát hoạt động truy cập hàng ngày cùng với việc phục vụ với tư cách là quản trị viên cho các nền tảng chia sẻ tài nguyên. Duy trì hướng dẫn sử dụng trực tuyến, triển khai các bản cập nhật phần mềm và điều phối sự hiện diện trên web của thư viện
1.2.3 Nội dung quản lý dịch vụ thông tin - thư viện tại thư viện trường đại học
1.2.3.1 Lập kế hoạch dịch vụ thông tin - thư viện tại thư viện trường đại học
Lập kế hoạch dịch vụ là quá trình xác định các mục tiêu và các phương thức thực hiện mục tiêu về cung cấp dịch vụ TTTV cho NDT.
Kế hoạch dịch vụ TTTV phải được lập trước thời điểm dự kiến đưa các dịch vụ vào phục vụ NDT, để có thể cân đối ngân sách, bổ sung thêm các dịch vụ sẽ triển khai trong thời gian tới và điều chỉnh đối tượng phục vụ Và đặt nó trong mối quan hệ đầu vào, đầu ra, đảm bảo chất lượng việc cung cấp các dịch vụ tốt nhất tới NDT. Lập kế hoạch dịch vụ phụ thuộc vào mục tiêu, sứ mệnh mà nhà trường đã đặt ra và hơn nữa phụ thuộc vào việc thư viện hoạch định việc bổ sung nguồn tài liệu, phương thức xử lý tài liệu, các dịch vụ cung cấp tới NDT và đối tượng phục vụ NDT trong tương lai sẽ như thế nào.
Căn cứ lập kế hoạch Để lập được một bản kế hoạch dịch vụ TTTV hoàn chỉnh tại các trường Đại học thì dựa vào các căn cứ sau:
- Nghiên cứu nhu cầu sử dụng thông tin của NDT: Nhu cầu sử dụng các nguồn tài nguyên thông tin của NDT như: Sách, báo, tạp chí, các tài liệu số hóa, các
CSDL điện tử nước ngoài; các dịch vụ hiện có và các dịch vụ sẽ được NDT quan tâm, sử dụng trong tương lai;
- Phân tích thực trạng các nguồn lực hiện có của thư viện: Các nguồn tài nguyên thông tin; các nguồn kinh phí; Khả năng nguồn nhân lực, cơ sở vật chất có thể huy động cho hoạt động cung cấp dịch vụ TTTV cho NDT.
- Căn cứ vào mục tiêu, sứ mệnh của trường đại học nói chung và các mục tiêu, sứ mệnh mà nhà trường đề ra cho thư viện trong hiện tại và thời gian sắp tới
Quy trình lập kế hoạch:
Bước 1: Trên cơ sở nghiên cứu nhu cầu sử dụng của NDT và phân tích thực trạng nguồn lực hiện có, cũng như mục tiêu, sứ mệnh của Trường và thư viện thì bộ phận chuyên môn của thư viện sẽ lập danh mục mua tài liệu, trang thiết bị trong năm tới Một bản kế hoạch mua sắm tài liệu, trang thiết bị cần đầy đủ tối thiểu các nội dung về danh mục, số lượng, nội dung, chi phí dự kiến tương ứng.
Bước 2: Trên cơ sở danh mục đã được lập ở bước 1, thì danh mục đó sẽ được gửi đến Ban Giám hiệu, Phòng Quản trị thiết bị và phòng Tài chính – Kế toán, tiếp tục tính toán, bổ sung, điều chỉnh lại danh mục mua tài liệu, trang thiết bị cho phù hợp với các chỉ tiêu sơ bộ trong năm đã được Nhà trường hoạch định cho thư viện.
Bước 3: Khi mà thư viện đã cơ bản hoàn thành việc mua sắm, thì lên kế hoạch, phương thức xử lý tài liệu; các phương án tổ chức lưu trữ các tài liệu
Bước 4: Đặt kế hoạch dịch vụ TTTV vào tổng thể hoạt động của thư viện để tính toán, cân đối, xác định số lượng tài liệu đưa ra phục vụ, cũng như đối tượng phục vụ và các loại hình dịch vụ cung cấp tới NDT Và xác định giá thành, chi phí cho các dịch vụ có thu phí của thư viện
PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG QUẢN LÝ DỊCH VỤ THÔNG
Giới thiệu về Thư viện Phạm Văn Đồng
Thư viện Phạm Văn Đồng Trường Đại học Kinh tế Quốc dân là một địa chỉ tin cậy của nhiều thế hệ thầy, cô giáo và sinh viên Trường Đại học Kinh tế Quốc dân Thư viện là nơi thu thập, lưu trữ và cung cấp những tài liệu lý luận, các công trình nghiên cứu khoa học, những ấn phẩm của các nhà nghiên cứu qua các thế hệ, các thời đại lịch sử cho giáo viên, học viên, sinh viên trong và ngoài trường Thư viện được thành lập năm 1956 với tên gọi là Thư viện Đại học Kinh tế Tài chính. Ngay từ khi thành lập trường năm 1956, thư viện là một trong những đơn vị của trường được thành lập đầu tiên
Khi mới thành lập, thư viện gặp nhiều khó khăn về cơ sở vật chất chật hẹp, kinh phí ít, chỉ có một phòng đọc nhỏ, trang thiết bị lạc hậu với những tủ sách nghèo nàn
Năm 2017, Thư viện được chuyển sang tòa nhà hiện đại, nằm trong chuỗi tòa nhà đào tạo A1, A2 Tòa nhà 5 tầng với diện tích 10.000 m2 trong đó diện tích phòng đọc 6.500 m2 với 20 phòng đọc nhóm cùng các không gian đọc sách tiện ích và 1.000 chỗ ngồi với trang thiết bị hiện đại, nguồn lực thông tin cực lớn bao trùm cả hệ thống thư viện truyền thống (với tài liệu in) và Thư viện hiện đại (CSDL điện tử được mua từ các NXB nước ngoài).
Hiện nay thư viện có vốn tài liệu khá phong phú, đa dạng, sử dụng phầm mềm quản trị thư viện libol 6.0 cho hệ thống tra cứu điện tử Đội ngũ cán bộ thư viện phát triển nhanh về số lượng, chất lượng được nâng cao, được đào tạo về chuyên môn nghiệp vụ, tiếng anh, tin học Mục tiêu hướng tới của thư viện là đẩy mạnh xây dựng những cơ sở dữ liệu số, tiến tới xây dựng thư viện số nhằm đáp ứng nhu cầu phát triển của trường, đồng thời đáp ứng được nhu cầu ngày căng cao của bạn đọc.
- Trung tâm Thông tin Thư viện là đơn vị sự nghiệp có tư cách pháp nhân, thực hiện chức năng tham mưu, giúp Hiệu trưởng quản lý hoạt động thư viện của Trường Trung tâm được thực hiện quyền tự chủ, tự chịu trách nhiệm theo phân cấp quản lý của Hiệu trưởng.
- Thư viện có chức năng phục vụ hoạt động giảng dạy, học tập, đào tạo, nghiên cứu khoa học, triển khai ứng dụng tiến bộ khoa học công nghệ và quản lý của nhà trường thông qua việc sử dụng, khai thác các loại tài liệu có trong thư viện và tài liệu điện tử, mạng internet.
- Tham mưu giúp Hiệu trưởng, xây dựng quy hoạch, kế hoạch hoạt động dài hạn và ngắn hạn của thư viện; tổ chức điều phối toan bộ hệ thống Thông tin - Thư viện trong nhà trường.
- Bổ sung, phát triển nguồn lực trong nước và nước ngoài đáp ứng nhu cầu giảng dạy, học tập, nghiên cứu khoa học và chuyển giao công nghệ của nhà trường, thu nhận các công trinh nghiên cứu khoa học, luận án tiến sĩ, luận văn thạc sĩ, khóa luận của giảng viên, cán bộ, nghiên cứu sinh, học viên, sinh viên, các giáo trình, tài liệu tham khảo, các ấn phẩm biếu tặng và các tài liệu trao đổi giữa các thư viện.
- Tổ chức xử lý, sắp xếp, lưu trữ, bảo quản, quản lý tài liệu; xây dựng hệ thống tra cứu thích hợp; thiết lập mạng lưới truy nhập và tìm kiếm thông tin tự động hóa; xây dựng các cơ sở dữ liệu; biên soạn, xuất bản các ấn phẩm thông tin theo quy định của pháp luật
- Tổ chức phục vụ, hướng dẫn bạn đọc khai thác, tìm kiếm, sử dụng hiệu quả nguồn tài liệu và các sản phẩm dịch vụ thư viện thông qua các hình thức phục vụ của Trung tâm Thông tin Thư viện phù hợp với quy định của pháp luật và điều kiện cụ thể của nhà trường.
Nghiên cứu ứng dụng thành tựu khoa học công nghệ tiên tiến và công nghệ thông tin vào công tác thư viện.
- Xây dựng quy hoạch, kế hoạch, tổ chức bồi dưỡng chuyên môn, nghiệp vụ, ngoại ngữ, tin học cho cán bộ thư viện để phát triển nguồn nhân lực có chất lượng nhằm nâng cao hiệu quả công tác.
- Tổ chức, quản lý cán bộ, tài sản theo sự phân cấp của Hiệu trưởng; bảo quản, kiểm kê định kỳ vốn tài liệu, cơ sở vật chất kỹ thuật và tài sản khác của thư viện; tiến hành thanh lọc ra khỏi kho các tài liệu lạc hậu, hư nát theo quy định của
Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch.
- Thực hiện báo cáo tinh hình hoạt động hàng năm và báo cáo đột xuất khi có yêu cầu của Bộ Giáo dục Và Đào tạo, Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch.
- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Hiệu trưởng giao.
2.1.2 Bộ máy tổ chức và nhân sự của Thư viện Phạm Văn Đồng
Thư viện Phạm Văn Đồng (TVPVĐ) là đơn vị sự nghiệp trực thuộc trường Đại học Kinh tế Quốc dân Cơ cấu tổ chức của thư viện bao gồm:
- Phụ trách chung toàn bộ hoạt động của thư viện, quản lý trực tiếp bộ phận nghiệp vụ, xử lý thông tin và bộ phận khai thác dịch vụ thông tin
- Chịu trách nhiệm trước Hiệu trưởng về hoạt động của Trung tâm và việc thực hiện nhiệm vụ được giao.
Phó Giám đốc thư viện
- Giúp Giám đốc trong công tác lãnh đạo Thư viện, phụ trách trực tiệp phòng Công nghệ và Dữ liệu số và phòng Hành chính và chịu trách nhiệm trước Giám đốc về công việc được phân công.
Bộ phận Nghiệp vụ xử lý thông tin: Bao gồm 4 người, có chức năng Khai thác, thu thập và xử lý mọi nguồn tài liệu của thư viện.
Thực trạng quản lý dịch vụ thông tin - thư viện tại Thư viện Phạm Văn Đồng trường Đại học Kinh tế Quốc dân
2.3.1 Bộ máy quản lý dịch vụ thông tin - thư viện tại Thư viện Phạm
2.3.1.1 Cơ cấu bộ máy quản lý dịch vụ TTTV
Nhận thức được tầm quan trọng, tính chất của việc cung cấp dịch vụ TTTV nhằm thỏa mãn tối đa nhu cầu NDT, thư viện đã huy động tất cả cán bộ quản lý cũng như toàn bộ các bộ phận và cán bộ tham gia vào bộ máy quản lý dịch vụ TTTV (trừ 2 cán bộ vệ sinh kho sách).
Chức năng của Giám đốc trong công tác quản lý dịch vụ TTTV là điều hành quản lý chung toàn bộ hoạt động dịch vụ TTTV từ việc lập kế hoạch dịch vụ đến tổ chức thực hiện dịch vụ và kiểm soát dịch vụ Trực tiếp lập và đề xuất hồ sơ hợp đồng mua sắm tài liệu, trang thiết bị, sửa chữa trong đơn vị; ký các chứng từ kế toán của đơn vị; đề xuất cán bộ đi học tập bồi dưỡng nâng cao nghệp vụ Phân công các công việc cụ thể tới từng bộ phận cá nhân; chỉ đạo, kiểm tra giám sát công tác dịch vụ.
Phó giám đốc: Được giám đốc phân công trực tiếp chỉ đạo, điều hành quản lý các công tác: Trực tiếp thực hiện các công việc liên quan đến hệ thống mạng máy tính, thiết bị máy móc; bổ sung tài liệu số; bảo đảm an toàn CSDL thư Triển khai ứng dụng CNTT vào quản trị thư viện; hợp đồng bảo trì phần mềm quản trị thư viện; đôn đốc thực hiện các gói hợp đồng liên quan đến việc nâng cấp và bảo trì website và cổng xác thực truy cập từ xa Eproxy, số hóa tài liệu
Bộ phận khai thác dịch vụ thông tin
Bộ phận nghiệp vụ xử lý thông tin
Bộ phận CNTT và dữ liệu số
Hình 2.1: Sơ đồ bộ máy quản lý dịch vụ TTTV tại Thư viện Phạm Văn Đồng
Nguồn: Thư viện Phạm Văn Đồng
Từ sơ đồ bộ máy và việc phân công chức năng nhiệm vụ như trên, ta có thể thấy rằng thư viện Phạm Văn Đồng đang áp dụng mô hình cơ cấu tổ chức theo chức năng Giám đốc ủy quyền chỉ đạo, điều hành, quản lý và ra một số quyết định về một số công việc cho phó giám đốc căn cứ theo chức năng, nhiệm vụ, năng lực chuyên môn và các thế mạnh của họ, các bộ phận được chuyên biệt hóa các nhiệm vụ chức năng cụ thể Trong cơ cấu bộ máy quản lý dịch vụ TTTV hiện nay thì chỉ phân chia đơn thuần theo các bộ phận mà chưa có các vị trí quản lý cho các bộ phận Các công việc của các bộ phận được quản lý trực tiếp từ Giám đốc và phó giám đốc
2.3.1.2 Nhân lực trong thực hiện nhiệm vụ quản lý dịch vụ TTTV
Năm 2019, Số nhân lực của thư viện là 19 người Trong đó Lãnh đạo có 3 người, Bộ phận nghiệp vụ xử lý thông tin có 4 người; Bộ phận khai thác dịch vụ thông tin có 6 người; Bộ phận hành chính có 3 người; Bộ phận CNTT và dữ liệu số có 3 người Năm 2020, số nhân lực của thư viện là 18 người Trong đó Lãnh đạo có
2 người, Bộ phận nghiệp vụ xử lý thông tin có 4 người; Bộ phận khai thác dịch vụ thông tin có 6 người; Bộ phận hành chính có 3 người; Bộ phận CNTT và dữ liệu số có 3 người Năm 2021, tổng số nhân lực của thư viện là 18 người Trong đó Lãnh đạo có 2 người, Bộ phận nghiệp vụ xử lý thông tin có 4 người; Bộ phận khai thác dịch vụ thông tin có 6 người; Bộ phận hành chính có 3 người; Bộ phận CNTT và dữ liệu số có 3 người
Bảng 2.3: Thực trạng nhân lực tại thư viện giai đoạn 2019-2021. Đơn vị: Người
STT Tiêu chí Năm 2019 Năm 2020 Năm 2021
1 Nhân lực ở các bộ phận
Bộ phận nghiệp vụ xử lý thông tin 4 4 4
Bộ phận khai thác dịch vụ thông tin 6 6 6
Bộ phận CNTT và dữ liệu số 3 3 3
Nguồn: Thư viện Phạm Văn Đồng
Tính đến tháng 4/2022 thư viện Phạm Văn Đồng có 20 người Trong đó nam là 5 người chiếm 25%, nữ 15 người chiếm 75% Trình độ nhân lực hiện nay: lãnh đạo có 1 đồng chí tốt nghiệp chính quy Đại học Văn hóa Hà Nội, 1 đồng chí tốt nghiệp chính quy Đại học Bách Khoa Hà Nội, và đã học lớp lý luận chính trị, quản lý nhà nước Các thư viện viên, chuyên viên đã tốt nghiệp đúng chuyên ngành và được cấp chứng chỉ theo quy định.
Về trình độ tin học và ngoại ngữ: 90% cán bộ chuyên môn có trình độ tin học cơ bản, ngoại ngữ chứng chỉ B cho đến IETLS 5.5 Ngoài ra thì một số cán bộ thư viện được cử đi học các lớp ngắn hạn và dài hạn về chuyên môn nghiệp vụ tại trường Đại học Văn hóa Hà Nội. Để có cái nhìn khách quan về thực trạng quản lý dịch vụ TTTV tại Thư viện Phạm Văn Đồng, tác giả đã phát phiếu điều tra gửi đến 16 cán bộ thư viện Phạm Văn Đồng, về nội dung liên quan đến bộ máy quản lý.
Bảng 2.4: Kết quả khảo sát bộ máy quản lý dịch vụ TTTV tại thư viện
Phạm Văn Đồng Đơn vị tính: %
STT Nội dung khảo sát
Không tốt Bình thường Tốt Rất tốt
Bộ máy quản lý dịch vụ TTTV
1 Nhân sự tinh gọn, phù hợp với cơ cấu tổ chức, định biên công việc 0 68,75 18,75 12,50 0
2 Nhân sự được đào tạo đúng trình độ chuyên môn nghiệp vụ, có kiến thức và kinh nghiệm vững vàng
Nguồn: Kết quả khảo sát của tác giả, tháng 5 năm 2020
Nhìn vào kết quả điều tra ở trên ta thấy, nguồn nhân sự của thư viện được đánh giá có trình độ chuyên môn tốt, tuy nhiên số lượng nhân sự nhiều, chưa tinh gọn, chưa phù hợp với cơ cấu tổ chức và định biên công việc của thư viện
2.3.2 Thực trạng lập kế hoạch
Hiện nay, thư viện mới chỉ lập kế hoạch dịch vụ TTTV hàng năm Do thư viện là một đơn vị trực thuộc Trường Đại học Kinh tế Quốc Dân Mọi kinh phí hoạt động của thư viện đều do dự toán chi ngân sách hoạt động hàng năm của Nhà trường cung cấp, vì vậy căn cứ vào kinh phí được nhà trường cấp, cùng với việc căn cứ vào nhu cầu sử dụng tài nguyên thông thông tin của NDT thì thư viện sẽ lập kế hoạch dịch vụ TTTV hàng năm, vì vậy thư viện chưa phải lập kế hoạch 5 năm
Tuy nhiên, hiện nay “Dự án Thư viện điện tử dùng chung cho các cơ sở giáo dục đại học (GDĐH) ở Việt Nam thuộc dự án Nâng cao chất lượng GDĐH do Ngân hàng Thế giới tài trợ” Trường ĐHKTQD được giao làm đầu mối với sự tham gia của 45 trường Đại học/Học viện thành viên trên cả nước nhằm nâng cao chất lượng đào tạo và nghiên cứu khoa học Vì vậy thư viện trường ĐHKTQD đã chủ động trong việc xây dựng kế hoạch dài hạn cho các hoạt động trong tương lai của thư viện Việc thực hiện Dự án (DA) này sẽ trực tiếp góp phần đạt được mục tiêu nâng cao chất lượng đào tạo và nghiên cứu khoa học, tăng khả năng tự học, tự tìm tòi sáng tạo của người học cũng như các chủ trương, đường lối của Đảng và Nhà nước đã đặt ra Dự án sẽ trực tiếp giải quyết những vấn đề về thiếu tài liệu phục vụ quá trình đào tạo và nghiên cứu ở các cơ sở giáo dục đại học, đặc biệt là các tài liệu có chất lượng, tài liệu được cộng đồng các nhà khoa học trên thế giới sử dụng Dự án cũng góp phần thúc đẩy quá trình lan tỏa và chia sẻ tri thức từ kết quả của các công trình nghiên cứu khoa học của các nhà khoa học trong nước và quốc tế Thông qua thực hiện DA, các nhà khoa học trong cùng lĩnh vực chuyên môn có điều kiện để phối hợp, hợp tác trong nghiên cứu và giảng dạy qua đó phát huy tối đa được nguồn lực của các nhà khoa học.
Khi xây dựng kế hoạch dịch vụ TTTV, thì thư viện Phạm Văn Đồng dựa vào kế hoạch dịch vụ TTTV của năm trước Kế hoạch dịch vụ TTTV hàng năm của thư viện Phạm Văn Đồng bao gồm: Kế hoạch bổ sung và tiếp nhận tài liệu;
Kế hoạch xử lý và lưu trữ các nguồn tài liệu; Kế hoạch cung cấp; Kế hoạch tài chính về dịch vụ TTTV.
2.3.2.1 Kế hoạch bổ sung và tiếp nhận tài liệu Để sớm đưa thư viện điện tử dùng chung vào hoạt động, dự kiến dự án sẽ triển khai theo từng cấu phần, đến năm 2022 sẽ hoàn thành các nội dung đầu tư để toàn bộ sản phẩm của dự án đi vào hoạt động.
Thư viện điện tử dùng chung sẽ bổ sung và tiếp nhận các bộ sưu tập của các CSDL điện tử Hạ tầng kỹ thuật CNTT và kho dữ liệu tri thức của thư viện (Các bài báo toàn văn thuộc bộ sưu tập 900+ tạp chí điện tử của NXB SAGE; 1.000 đầu sách điện tử toàn văn của NXB Oxford; 5.000 đầu sách được tổng hợp từ 23 NXB uy tín trên thế giới; 60.000 đầu sách đa ngành từ gần 80 NXB; 500 đầu sách điện tử của NXB IGI Global; 250 đầu sách từ NXB Business Expert Press; 1.000 đầu sách điện tử chuyên ngành Quản lý, Kinh doanh & Kinh tế xuất bản từ 2016 - 2018 được xuất bản bởi Springer Nature; các bài báo thuộc 159 tạp chí chất lượng cao được xuất bản từ 1998 đến 2022; 211 đầu tạp chí toàn văn về Kinh tế, Kinh doanh, Tài chính và Quản lý; hơn 500 sách điện tử Elsevier về Kinh tế, Kinh doanh và một số chủ đề liên quan) được quản lý và vận hành trong một môi trường đảm bảo an toàn, an ninh dữ liệu.
Việc lập kế hoạch mua tài liệu tại Thư viện Phạm Văn Đồng được tiến hành căn cứ vào kinh phí được cấp hàng năm, cũng như nhu cầu của NDT, từ đó xác định các tiêu chí, nhiệm vụ cần đạt được Thông thường ở thư viện Phạm Văn Đồng sẽ mua tài liệu thành 4 đợt Các bước lập kế hoạch mua tài liệu cụ thể như sau:
Bước 1: Thu thập thông tin tài liệu bổ sung từ các nguồn sau:
- Giảng viên, cán bộ, sinh viên thông qua các kênh liên lạc (trực tiếp, thư điện tử, phiếu bổ sung)
- Danh mục tài liệu từ các nhà xuất bản trong nước, nước ngoài/ nhà cung cấp
- Gửi công văn đề nghị bổ sung (kèm theo danh mục) về các Viện, khoa, Trung tâm đào tạo trong toàn trường.
PHƯƠNG HƯỚNG VÀ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN QUẢN LÝ DỊCH VỤ THÔNG TIN - THƯ VIỆN TẠI THƯ VIỆN PHẠM VĂN ĐỒNG TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ QUỐC DÂN
Mục tiêu và phương hướng quản lý dịch vụ thông tin - thư viện tại Thư viện Phạm Văn Đồng trường Đại học Kinh tế Quốc dân
3.1.1 Mục tiêu quản lý dịch vụ thông tin - thư viện tại Thư viện Phạm Văn Đồng trường Đại học Kinh tế Quốc dân đến năm 2025
Thư viện Phạm Văn Đồng đang được đầu tư bởi dự án của Ngân hàng thế giới World với mức kinh phí lên đến 10 triệu USD, được trang bị cơ sở vật chất và trang thiết bị hiện đại Với đội ngũ cán bộ có tâm huyết, yêu nghề, Thư viện Phạm Văn Đồng không ngừng phấn đấu, nâng cao vị thế của thư viện, giúp cho sự phát triển sự nghiệp giáo dục của Trường Từ giai đoạn này đến năm 2025 là giai đoạn mà Việt Nam hội nhập sâu rộng về mọi mặt, và cũng là giai đoạn hứa hẹn bùng nổ cuộc cách mạng công nghệ 4.0, thư viện cần chủ động đẩy mạnh áp dụng công nghệ thông tin vào quản lý dịch vụ TTTV để tạo ra được hiệu lực và hiệu quả cao nhất. Thư viện điện tử được xây dựng để các trường đại học thành viên thuộc mạng lưới VNEUs có thể tiếp cận với các tài liệu điện tử và bài giảng trực tuyến (online) nhằm nâng cao năng lực nghiên cứu và học tập Thư viện điện tử sẽ tạo ra môi trường để các sinh viên, giảng viên, các nhà khoa học truy cập vào nguồn dữ liệu nội sinh và ngoại sinh; ứng dụng, khai thác bài giảng trực tuyến phục vụ cho quá trình giảng dạy, học tập, tạo nên tác động tích cực đến chất lượng giáo dục; kết nối và liên kết các nhà khoa học trong và ngoài nước để tạo ra nhiều công trình khoa học Trên cơ sở định hướng phát triển chung của thư viện, các mục tiêu chủ yếu đối với quản lý dịch vụ TTTV năm 2025 như sau:
- Huy động các nguồn vốn đầu tư cho phát triển sự nghiệp thư viện (các tổ chức trong nước và nước ngoài).
- Bổ sung đa dạng hơn các loại hình tài liệu, các nguồn lực thông tin đảm bảo có chất lượng cao phù hợp với nhu cầu và thói quen sử dụng của NDT
- Tăng cường bổ sung, trao đổi và khai thác các nguồn tài nguyên thông tin, đặc biệt là các tài liệu dạng mới như sách điện tử, tạp chí điện tử, CSDL nước ngoài
- Xây dựng, đào tạo, nâng cao, phát triển chất lượng nguồn nhân lực thư viện với trình độ chuyên môn sâu, có năng lực quản lý và ứng dụng công nghệ hiện đại vào các hoạt động dịch vụ TTTV Có phẩm chất, tư tưởng, đạo đức tốt.
- Tiếp tục nghiên cứu và áp dụng các chuẩn nghiệp vụ quốc tế thư viện (Khung phân loại DDC, khổ mẫu biên mục MARC, quy tắc biên mục AACR2) vào công tác xử lý tài liệu nhằm từng bước nâng cao số lượng và chất lượng các sản phẩm thông tin.
- Xây dựng cổng thông tin thư viện điện tử dùng chung, bao gồm phần mềm quản lý các tài liệu nội sinh, ngoại sinh và phần mềm quản lý học tập trực tuyến
- Cơ sở vật chất, trang thiết bị của thư viện dùng chung được tăng cường, bao gồm thiết bị nội thất, hệ thống an ninh thư viện và hệ thống CNTT phục vụ bạn đọc.
- Các cán bộ nòng cốt của các trường thành viên trong mạng lưới VNEUs được đào tạo, tập huấn trong việc khai thác thư viện điện tử dùng chung.
- Xây dựng cơ sở vật chất, áp dụng công nghệ thông tin hiện đại, số hóa tài liệu, chia sẻ nguồn tài nguyên thông tin.
- Cơ sở dữ liệu nội sinh và ngoại sinh có chất lượng được trang bị đầy đủ cho thư viện dùng chung
- Sử dụng các phầm mềm thư viện tích hợp hiện đại vào quản lý thư viện.
- Sắp xếp, đổi mới bộ máy quản lý dịch vụ TTTV tinh gọn hơn, phát huy hết năng lực của từng cá nhân trong bộ máy.
- Phát triển thư viện theo hướng thư viện hiện đại, thư viện số đáp ứng đầy đủ nhu cấu của NDT và tạo thuận lợi cho NDT sử dụng các dịch vụ TTTV nhanh chóng thuận lợi.
- Từng bước hoàn thiện và nâng cao chất lượng phục vụ bạn đọc.
- Kiểm soát số lượng bạn đọc và thường xuyên tổ chức các hoạt động nhằm nắm bắt nhu cầu của bạn đọc cũng như quảng bá, tuyên truyền các dịch vụ của Thư viện tới đông đảo NDT.
3.1.2 Phương hướng hoàn thiện quản lý dịch vụ thông tin - thư viện tại Thư viện Phạm Văn Đồng trường Đại học Kinh tế Quốc dân
Thư viện Phạm Văn Đồng xác định một số phương hướng hoàn thiện dịch vụ TTTV như sau:
Hoàn thiện bộ máy tổ chức, nhân sự
Nhân sự cần tinh gọn, đủ, cân đối ở các bộ phận, tránh tình trạng chỗ thừa vẫn thừa, mà chỗ thiếu vẫn thiếu Phát triển nguồn nhân sự đáp ứng được các yêu cầu trong công tác quản lý dịch vụ TTTV Đội ngũ nhân sự có trình độ chuyên môn và phẩm chất tốt, đồng đều ở các bộ phận để thực thi các hoạt động có hiệu lực và hiệu quả trong quản lý dịch vụ TTTV.
- Chú trọng vào công tác đào tạo, cử cán bộ tham gia vào các lớp nâng cao, đào tạo chuyên sâu về nghiệp vụ thư viện, cũng như nâng cao trình độ tiếng anh.
Chú trọng nâng cao chất lượng các dịch vụ TTTV
- Sử dụng hiệu quả nguồn kinh phí đảm bảo việc mua các nguồn tài liệu chất lượng cao, đáp ứng tối đa nhu cầu NDT.
- Dịch vụ đọc tại chỗ và mượn về nhà thì cần bổ sung và nâng cao tài liệu về các lĩnh vực khác nhau nhằm đáp ứng được đầy đủ nhu cầu sử dụng tài liệu của NDT
- Cần đa dạng hóa dịch vụ hỏi đáp và tư vấn thông tin này để nhu cầu của NDT có thể được gửi qua nhiều hình thức như: Web, điện thoại, email hay trực tiếp. Các cán bộ sẽ nhận các yêu cầu, kiểm tra, cung cấp thông tin dưới dạng câu trả lời, định hướng thông tin, phản hồi lại cho NDT Trong tương lai thì đây là dịch vụ rất cần thiết, bởi dịch vụ này giúp NDT chủ động, có những kỹ năng, yêu cầu cần thiết khi đến thư viện.
- Dịch vụ cung cấp tài liệu theo yêu cầu Đây là dịch vụ đang được đẩy mạnh và phát triển ở thư viện Giúp cho NDT khi không trực tiếp lên thư viện vẫn có thể sử dụng thông tin ở thư viện, thông qua việc cung cấp tài liệu qua đường bưu điện, thư điện tử
- Đa dạng hóa các loại hình tài liệu thông qua việc xây dựng thư viện số, số hóa các tài liệu nội sinh với các bộ sưu tập có giá trị và đẩy mạnh hoạt động liên thông, liên kết giữa các thư viện trong và ngoài nước nhằm chia sẻ và khai thác nguồn học liệu dùng chung
- Hoàn thiện cơ sở vật chất để đáp ứng được hết nhu cầu của NDT
- Xây dựng các kênh thông tin phản hồi đa dạng hơn nữa về hình thức cũng như nội dung.
- Chú trọng hơn nữa vào công tác tuyên truyền quảng cáo, phải thường xuyên, các tin tức phải đa dạng, nội dung phong phú.
Phát triển các dịch vụ TTTV
Giải pháp hoàn thiện quản lý dịch vụ thông tin - thư viện tại Thư viện Phạm Văn Đồng trường Đại học Kinh tế Quốc dân
3.2.1 Hoàn thiện bộ máy quản lý dịch vụ thông tin – thư viện Để hoàn thiện bộ máy quản lý dịch vụ TTTV tại Thư viện Phạm Văn Đồng thì cần thực hiện những nội dung sau:
Cán bộ thư viện chính là nguồn nhân lực của thư viện, là một trong bốn yếu tố cấu thành nên thư viện Vì vậy việc nâng cao chất lượng nguồn nhân lực thư viện là nhân tố cần được chú trọng nhất để nâng cao vị thế và tầm ảnh hưởng của thư viện Những vấn đề về năng lực, sự đáp ứng và sự nhiệt tình, cảm thông của cán bộ thư viện trong quá trình cung cấp dịch vụ TTTV cho NDT là những yếu tố thư viện cần quan tâm CBTV cần thay đổi phong cách phục vụ ân cần hơn, nhiệt tình hơn,cần lắng nghe nhiều hơn những yêu cầu cần giúp đỡ của NDT Giúp thư viện hiểu hơn về các nhu cầu của NDT để có thể tổ chức và điều chỉnh các dịch vụ của thư viện tốt hơn Cán bộ thư viện thân thiện, thoải mái, cởi mở sẽ giúp cho NDT yêu thích và thoải mái hơn khi đến thư viện, tạo ra môi trường thu hút NDT đến thư viện ngày càng nhiều hơn Đây chính là thế mạnh mà thư viện cần phát huy.
Rà soát, sửa đổi, bổ sung và hoàn thiện về điều lệ tổ chức, hoạt động, hệ thống các nội dung quy chế, quy định về quản lý nội bộ;
Rà soát, đánh giá lại khối lượng công việc và bố trí nhân sự ở từng vị trí phù hơp với năng lực chuyên môn theo hướng rút gọn nhân sự, nâng cao năng suất làm việc, phát huy hết năng lực chuyên môn Xây dựng bản mô tả công việc tương ứng với từng vị trí công việc, cụ thể về vai trò, chức năng, nhiệm cụ của từng cán bộ, nhằm mục đích bổ sung đủ nhân sự đảm đương được khối lượng công việc, tăng cường vai trò trách nhiệm của cán bộ trong công tác quản lý dịch vụ TTTV.
Tăng cường năng lực quản quản lý, kỹ năng lãnh đạo của Ban giám đốc, kiện toàn bộ máy quản lý, tăng cường đào tạo, bồi dưỡng nâng cao trình độ cán bộ quản lý đáp ứng được yêu cầu của nền kinh tế thị trường.
Chú trọng công tác tuyển dụng đầu vào, không sử dụng những cán bộ không đủ tiêu chuẩn chuyên môn Nếu cán bộ không đủ tiêu chuẩn chuyên môn thì cần phải thay thế, bố trí làm các công việc khác trong thư viện Đối với các cán bộ hiện có thì tổ chức đào tạo, nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ, đặc biệt là cán bộ trực tiếp tham gia vào quản lý dịch vụ TTTV, cử các cán bộ tham gia vào các khóa đào tạo, nâng cao nghiệp vụ về thư viện, đào tạo chuyên sâu về quy tắc, tiêu chuẩn chung quốc tế.
Tổ chức, xây dựng, gắn kết người lao động để sử dụng hết năng lực chuyên môn nhằm thực hiện tốt nhiệm vụ, chiến lược và kế hoạch hàng năm của thư viện. Cần xây dựng hòm thư góp ý của NDT để kịp thời tiếp thu và đáp ứng tốt hơn nữa nhu cầu của người dùng tin Dựa vào sự hài lòng của NDT về các yếu tố đánh giá như năng lực, thái độ của cán bộ thư viện để thấy được thư viện cần quan tâm nhiều hơn tới trình độ chuyên môn nghiệp vụ cho cán bộ thư viện thông qua việc cử đi học các lớp đào tạo chuyên sâu, ngắn hạn
Thư viện cũng cần thực hiện việc đánh giá thường xuyên về năng lực, trình độ của cán bộ, để có chế độ đãi ngộ, khen thưởng cho cán bộ thư viện tạo động lực làm việc để đạt được hiệu quả công việc cao, tạo ra môi trường thuận lợi cho từng cá nhân phát triển hết tiềm năng của bản thân. Đề xuất cơ chế tài chính bảo đảm cho cán bộ thư viện có mức thu nhập ổn định, hợp lý tạo động lực cho thế hệ trẻ phấn đấu, cống hiến cho sự nghiệp giáo dục. Để đáp ứng được với sự phát triển của công nghệ thông tin, TVPVĐ đã và đang xây dựng thư viện số, cùng với đó là dự án World bank để chia sẻ các nguồn lực thông tin với các thư viện trong khối ngành kinh tế, quản lý và kinh doanh Để đáp ứng được yêu cầu trên, thì đòi hỏi người cán bộ thư viện phải luôn nâng cao trình độ và hoàn thiện một số kỹ năng và năng lực cần thiết như: Xây dựng các chiến lược tìm tin, am hiểu công nghệ số hóa, có khả năng lập chỉ mục, đánh giá các trang web, có kỹ năng phân tích và diễn giải thông tin, thành thạo các công cụ tìm kiếm trên web, có khả năng viết tóm tắt cho các tài liệu số, thì mới có khả năng đáp ứng được các yêu cầu đa dạng và phức tạp của NDT
Tăng cường liên kết phối hợp với các thư viện trong và ngoài nước để nâng cao chất lượng nhân lực của thư viện như tham quan học hỏi các kinh nghiệm của các thư viện trong khối ngành, tổ chức các buổi hội nghị hội thảo Đào tạo CBTV có trình độ chuyên môn sâu, nhạy bén, hiểu biết các lĩnh vực khoa học, có khả năng tư duy khoa học và có khả năng phân tích xử lý thông tin cao, sử dụng thành thạo công nghệ thông tin và có trình độ ngoại ngữ Ngoài ra, CBTV còn cần phải có các kỹ năng như: Giao tiếp, quan sát, lắng nghe, có kỹ năng thuyết trình, và hơn thể nữa là niềm say mê với nghề nghiệp Vì vậy để thực hiện được các điều trên thì TVPVĐ phải xây dựng được kế hoạch lâu dài cho việc đào tạo và tạo cơ hội cho CBTV tham quan học hỏi thêm những kinh nghiệm, kỹ năng của các thư viện trong nước và nước ngoài.
Nội dung khảo sát “Cán bộ thư viện luôn có thái độ thân thiện, lịch sự trong giao tiếp” ở mục 1 bảng 2.18, được NDT đánh giá hài lòng ở mức bình thường Do vậy, cần phải thay đổi phong cách, thái độ thân thiện hơn với NDT Giúp NDT có cảm giác thoải mái, tạo được sự tin tưởng, không còn e ngại khi đến thư viện Tuy nhiên, đôi khi đó là nội quy, quy định của Nhà trường hay thư viện mà CBTV phải thực hiện, nên sẽ tạo cảm giác không thoải mái cho NDT.
Nội dung khảo sát “Cán bộ thư viện có đủ kiến thức chuyên môn để giải đáp thỏa mãn thắc mắc cho NDT” ở mục 2 bảng 2.18, được NDT đánh giá hài lòng ở mức bình thường Do đó, thư viện vẫn cần phải tổ chức các buổi tập huấn về chuyên môn cho CBTV, thường xuyên tham gia gặp gỡ và trao đổi kinh nghiệm với các thư viện trong nước cũng như nước ngoài Thư viện cũng cần thường xuyên tổ chức đánh giá về năng lực, trình độ chuyên môn để đảm bảo chất lượng nhân lực cho thư viện Nâng cao ý thức học hỏi, trau dồi kinh nghiệm chuyên môn, năng động, sáng tạo và xử lý các tình huống tốt.
3.2.2 Hoàn thiện công tác lập kế hoạch dịch vụ TTTV
Hoàn thiện chất lượng kế hoạch mua tài liệu, đây là khâu rất quan trọng, cần thiết trong việc cung cấp các nguồn thông tin đạt chất lượng tới NDT Hơn thế nữa, hoàn thiện chất lượng việc mua tài liệu không thể đạt được yêu cầu ngay từ khi làm lần đầu, mà nó chủ yếu dựa vào năng lực, kiến thức, kinh nghiệm của người làm công tác mua tài liệu, đây chính là nội dung công việc quan trọng, chiến lược dài hạn của thư viện để nâng cao sự hài lòng của NDT Để nâng cao chất lượng nguồn tài liệu được mua thì Thư viện Phạm Văn Đồng cần thực hiện những nội dung chính sau:
Căn cứ vào kinh phí hàng năm về bổ sung tài liệu, xác định nhu cầu của NDT, ban giám đốc thư viện cần xây dựng các phương pháp tính toán chi phí bổ sung tài liệu để lập dự toán chi phí bổ sung tài liệu trong kế hoạch, các chi phí dự phòng, phát sinh.
Phát triển nguồn lực thông tin phù hợp Việc lựa chọn, bổ sung tài liệu cần phải phù hợp với chức năng, nhiệm vụ của thư viện Đối với TVPVĐ cần có chính sách bổ sung hợp lý, tập trung bổ sung các tài liệu chất xám, tài liệu liệu khoa học và các tài liệu có giá trị nghiên cứu chuyên sâu đáp ứng tối đa nhu cầu NDT trong giai đoạn hiện nay và tương lai; cần phải xác định được loại hình tài liệu, ngôn ngữ và số lượng và số bản của từng cuốn tài liệu khi bổ sung vào thư viện.
Nội dung khảo sát “Thư viện có đa dạng các loại tài liệu như giáo trình, sách tham khảo, sách giải trí, các nguồn lực thông tin mà bạn đọc cần”, ở mục 3 bảng 2.18 được NDT đánh giá ở mức không tốt Hiện nay thư viện còn thiếu rất nhiều loại hình tài liệu để phục vụ cho NDT, đặc biệt là các giáo trình chuyên ngành đào tạo của trường, các tài liệu giải trí Hầu như các tài liệu giáo trình đều thu nhận lưu chiểu do giảng viên trong trường viết và trường xuất bản Thư viện cần tiếp tục đầu tư cần đầu tư về số lượng và chất lượng các nguồn tài nguyên để đáp ứng nhu cầu học tập và nghiên cứu của NDT
Kiến nghị
3.3.1 Kiến nghị với Nhà trường
Căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của thư viện, tác giả có một số kiến nghị với Nhà trường như sau:
Cần có sự quan tâm hơn nữa đối với thư viện, bổ sung thêm kinh phí cho hoạt động dịch vụ của thư viện, nhằm cải thiện số lượng, chất lượng bổ sung nguồn tài liệu để đáp ứng sự hài lòng của NDT.
Cần bổ sung thêm các tài liệu giáo trình về các chuyên ngành của trường đào tạo và các tài liệu tiếng anh phục vụ cho nhu cầu học tập của sinh viên, học viên trong trường.
Cần có sự quan tâm, đầu tư trang thiết bị, phần mềm quản trị thư viện hiện đại để trợ giúp NDT trong quá trình sử dụng các dịch vụ của thư viện.
Cần có sự đầu tư các trang thiết bị, máy móc làm việc cho cán bộ thư viện.
Vì hiện nay các trang thiết bị, máy móc làm việc của cán bộ đã từ lâu đời, nên hiệu quả làm việc bị giảm sút.
Quan tâm chú trọng hơn về công tác bồi dưỡng, đào tạo chuyên môn, ngoại ngữ, tin học cho cán bộ thư viện Tạo điều kiện để cán bộ tham gia trao đổi kinh nghiệm, kỹ năng với các thư viện khác, đẩy mạnh giao lưu quốc tế, tham gia vào các hiệp hội thư viện để trao đổi nguồn lực thông tin.
Xây dựng các chính sách khen thưởng đối với cán bộ thư viện, tạo động lực làm việc cũng như ý chí phấn đấu của cán bộ nhằm nâng cao năng suất và hiệu quả làm việc.
Xây dựng cơ chế, công tác thanh tra, kiểm tra đối với quy trình bổ sung vốn tài liệu, cũng như chất lượng dịch vụ TTTV và quy trình cung cấp dịch vụ tới NDT.
3.3.2 Kiến nghị với các khoa, phòng ban và các bên liên quan
Cần xây dựng các chính sách, quy định cụ thể đối các khoa, viện về việc nộp các chuyên đề tốt nghiệp của sinh viên để thư viện xử lý, lưu trữ và phục vụ tài liệu tham khảo cho sinh viên.
Cần có sự phối hợp nhịp nhàng giữa các phòng ban, đơn vị với thư viện trong quy trình bổ sung nguồn tài liệu, cũng như quản lý bạn đọc.
Quản lý dịch vụ TTTV là nhiệm vụ quan trọng trong hoạt động của thư viện, quyết định đến sự phát triển của thư viện Xã hội ngày càng phát triển, thì nhu cầu thông tin của NDT cũng thay đổi theo cách tiếp cận đa dạng, phong phú hơn, và NDT có xu hướng đòi hỏi cao hơn về các thông tin mang tính ưu việt và hiện đại. Mục tiêu cuối cùng của các thư viện chính là đáp ứng được nhu cầu thông tin và sự hài lòng của NDT đối với các dịch vụ của thư viện Vì vậy quản lý dịch vụ TTTV tại thư viện Phạm Văn Đồng có ý nghĩa rất quan trọng đối với sự phát triển sự nghiệp giáo dục của trường Nhận thức được điều này cùng với mong muốn và tâm huyết của mình có những đóng góp nhỏ bé, thiết thực vào công tác quản lý dịch vụ TTTV tại thư viện Phạm Văn Đồng trường Đại học Kinh tế Quốc dân, tác giả đã cố gắng hết sức để hoàn thành luận văn.
Trong luận văn tác giả đã nghiên cứu cơ sở lý luận và kinh nghiệm thực tiễn về quản lý dịch vụ TTTV tại thư viện trường đại học Tác giả cũng đã phân tích thực trạng quản lý dịch vụ TTTV tại thư viện Phạm Văn Đồng với 4 nội dung: Bộ máy quản lý dịch vụ TTTV; lập kế hoạch dịch vụ TTTV; tổ chức thực hiện dịch vụ TTTV và kiểm soát dịch vụ TTTV Thông qua phân tích thực trạng tìm ra ưu điểm, hạn chế và nguyên nhân hạn chế của dịch vụ TTTV.
Trên cơ sở đó, tác giả đưa ra các giải pháp nhằm hoàn thiện quản lý dịch vụ TTTV tại thư viện Phạm Văn Đồng trường ĐHKTQD.
Việc nghiên cứu quản lý dịch vụ TTTV tại thư viện Phạm Văn Đồng là một vấn đề hoàn toàn mới, khó và phức tạp, mặc dù tác giả đã cố gắng hết sức, nhưng do còn hạn chế về trình độ, kinh nghiệm và hạn chế về thời gian nên luận văn không thể tránh khỏi những thiếu sót Tác giả rất mong nhận được thêm những đóng góp của các thầy cô giáo để luận văn này hoàn thiện tốt hơn.
1 Bạch Thị Thu Nhi (2010), Quản lý chất lượng sản phẩm và dịch vụ thông tin thư viện trong thư viện trường Đại học, Tạp chí Thông tin và tư liệu.
2 Boyce, Bert R Meadow, Charles T (1994), Measurement in information
Science San Diego, CA: Academic Press
3 Bộ Văn hóa - Thông tin (2007), Quyết định số 10/2007/QĐ-BVHTT ngày
04/05/2007 về phê duyệt quy hoạch phát triển ngành thư viện Việt Nam đến năm 2021 và định hướng đến năm 2020.
4 Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch (2008), Quyết định số 13/2008/QĐ-
BVHTTDL ngày 10/03/2008 về việc ban hành Quy chế mẫu về tổ chức và hoạt động của thư viện trường Đại học.
5 Brophy, P (2001), The library in the twenty First century: New services for the information age, Library association publishing, London.
6 Bùi Loan Thùy và Nguyễn Thị Trúc Hà (2017), Phát triển dịch vụ thông tin thư viện tại một số trường đại học trên thế giới: Bài học với thư viện đại học Việt Nam, Tạp chí Thông tin và tư liệu.
7 Crawford, J (1996), Evaluation of library and information Services, London: Aslib.
8 Hernon, P., Whitman, J.R (2001), Delivering satisfaction and service quality: A customer-based approach for libraries, American library association Chicago.
9 Hội đồng Quốc gia chỉ đạo biên soạn Từ điển Bách Khoa Việt Nam
(2007), Từ điền Bách Khoa Việt Nam, Tập 1: A-Đ, Trung tâm biên soạn từ điển Bách Khoa Việt Nam, Hà Nội.
10 Huỳnh Văn Mai (2013), Sử dụng mô hình ServQual để đánh giá chất lượng thư viện đại học, Tạp chí Thông tin - Thư viện.
11 Kotler, Philip (2004), Ten Deadly Marketing Sins: Signs and solutions,United State of America.
13 Lưu Chí Công (2018), Chất lượng dịch vụ thông tin thư viện cho sinh viên tại
Thư viện Phạm Văn Đồng trường Đại học Kinh tế Quốc dân, Luận văn thạc sĩ Đại học Kinh tế Quốc dân.
14 Miller, K.F (2008), Service quality in Academic Libraries: An analysis of
LibQual scores and institutional characteristics, Ph.D Dissertation,
15 Ninh K.T (2013), Quality management in university libraries in VietNam:
A Framework for developmet and implementation, Phd in formation technology monash university, information monash university
16 Nguyễn Thị Ngọc Huyền (2012), Giáo trình quản trị học, Trường Đại học Kinh tế Quốc dân.
17 Nguyễn Thị Ngọc Huyền, Đoàn Thị Thu Hà (2017), Giáo trình Quản lý học, Trường Đại học Kinh tế Quốc dân.
18 Nguyễn Văn Tập (2019), Quản lý kiểm định xe cơ giới tại trung tâm đăng kiểm xe cơ giới số 19-01V, Luận văn thạc sĩ trường Đại học Kinh tế Quốc dân.
19 Phan Huy Đường (2017), Giáo trình Khoa học quản lý: Dùng cho đào tạo đại học, sau đại học ngành kinh tế, Đại học Quốc gia.
20 Phan Thị Hà Thanh (2017), Sự chuyển đổi hoạt động dịch vụ thông tin trong TVĐH, Kỷ yếu hội thảo dịch vụ thông tin trong xã hội hiện đại.
21 Pháp lệnh thư viện Việt Nam (2000), Quyết định Số: 31/2000/PL- UBTVQH10 ngày 28 tháng 12 năm 2000 về thư viện
22 Thư viện Quốc gia (2013), TCVN 10274:2013 Thông tin và tư liệu Hoạt động thư viện – thuật ngữ và định nghĩa chung.
23 Trần Mạnh Tuấn (2004), Sản phẩm thông tin từ góc độ Marketing, Tạp chí
Thông tin và Tư liệu.
25 Trần Thị Thu (2019), Sản phẩm và dịch vụ thông tin – thư viện tại trường Đại học Hải Phòng, Luận văn thạc sĩ trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn.
26 Trương Đại Lượng (2017), Giáo trình dịch vụ thông tin - thư viện, Trường Đại học Văn hóa Hà Nội.