Hoàn thiện nghiệp vụ nhập khẩu hàng hoá ở chi nhánh tracimexco hà nội

Lời nói đầu Nước ta đường xây dựng phát triển đất nước, để bắt kịp với cơng nghệ tiến tiến giới địi hỏi nước ta phải nhập thiết bị tiên tiến, dây truyền sản suất đại, đồng để đáp ứng nhu cầu sản xuất nước Nhập thiết bị máy móc với nguồn lực sẵn có nước để sản xuất tạo công ăn việc làm cho người dân, đáp ứng nhu cầu tiêu dùng nước xuất đưa kinh tế việt nam bước pháp triển vững Để hoạt động nhập tiến hành cách thuận lợi thành cơng nghiệp vụ nhập cán nhập đóng vai trị quan trọng, định thành công hợp đồng nhập Tracimexco Hà nội với đội ngũ lãnh đạo động, linh hoạt tập thể cán nhân viên đạt đựơc thành tựu kinh doanh đặc biệt kinh doanh nhập máy móc thiết bị ngành giao thơng Có thành cơng nhờ chi nhánh biết trọng đến nghiệp vụ nhập cán nhập phòng kinh doanh Thực tập chi nhánh Tracimexco Hà nội – công ty hoạt động lĩnh vực kinh doanh xuất nhập đầu tư, với tham vọng nghiên cứu nghiệp vụ nhập hàng hố để từ hồn thiện nghiệp vụ có hợp đồng đem lại nhiều lợi nhuận cho doanh nghiệp Bởi chọn đề tài nghiên cứu ‘ Hoàn thiện nghiệp vụ nhập hàng hoá chi nhánh Tracimexco Hà nội’ Đề tài gồm phần sau: Chương 1: Cơ sở hồn thiện nghiệp vụ nhập hàng hố chi nhánh Tracimexco Hà nội Chương 2: Thực trạng nghiệp vụ nhập hàng hoá chi nhánh Tracimexco Hà nội Chương 3: Phương hướng biện pháp hoàn thiện nghiệp vụ chi nhánh Tracimexco Hà nội Chương 1: Cơ sở hồn thiện nghiệp vụ nhập hàng hố chi nhánh công ty XNK hợp tác đầu tư GTVT Hà nội 1.1 Nội dung nghiệp vụ n.khẩu hàng hoá doanh nghiệp 1.1.1 Nghiệp vụ đàm phán ký hợp đồng nhập Đàm phán kinh doanh bàn bạc, thoả thuận hai hay nhiều bên để trí thoả hiệp giải vấn đề kinh doanh có liên quan đến bên Trong trình đàm phán, để đạt mục tiêu đề tất khâu từ chuẩn bị đàm phán đến ký hợp đồng nhập phải chuẩn bị chu đáo, thống 1.1.1.1 Chuẩn bị đàm phán Chuẩn bị đàm phán kinh doanh việc khó khăn, phức tạp quan trọng.Có thể nói khâu chuẩn bị chu đáo định đến 50%kết đàm phán địi hỏi thành viên tham gia đàm phán phải có tinh thần trách nhiệm trình độ hiểu biết Có quy tắc cần nhớ trình chuẩn bị đàm phán kinh doanh Quy tắc 1: Tạo điều kiện đủ thời gian cần thiết cho việc chuẩn bị đàm phán kinh doanh Quy tắc 2: làm việc có phương pháp theo kế hoạch Mỗi đàm phán có nội dung, u cầu tính chất riêng nhìn chung để tiến hành đàm phán cần chuẩn bị công việc cụ thể sau:  Các công việc có liên quan đến việc đề sáng kiến tổ chức lập kế hoạch đàm phán  Các công việc cụ thể chuẩn bị cho đàm phán ( chuẩn bị chi tiết)  Công việc soạn thảo, biên tập tài liệu có liên quan tới đàm phán  Cơng việc luyện tập nhằm đề phịng, xử lý tình xảy q trình đàm phán  Phân tích sơ bộ, đề mục tiêu, xác định chủ đề, dự kiến thành viên tham gia đàm phán Lập kế hoach chi tiết cho việc chuẩn bị đàm phán hành động cụ thể khâu chuẩn bị đàm phán Trong phần cần vạch rõ khối lượng công việc cần chuẩn bị, chất lượng, thời gian, số lượng thành viên cần thiết cho công việc chuẩn bị Các kế hoạch lập sở phán đốn, nhận xét, đánh giá địi hỏi phải có đầu óc tưởng tượng, tư phân tích tổng hợp * Thu thập xử lý tài liệu ban đầu Công tác thu thập xử lý tài liệu ban đầu: cơng việc khó khăn chiếm nhiều thời gian nhất, thao tác quan trọng khâu chuẩn bị việc thu thập xử lý tài liệu tiến hành theo bước sau + Xác định nguồn thông tin ( báo cáo tổng kết, sơ kết, chuyên đề, cơng trình nghiên cứu, báo, tạp chí, số liệu thống kê, mối quan hệ cá nhân thực tế ) + Đánh giá sơ mức độ thu thập tài liệu ( khối lượng, chất lượng ) + Tiến hành thu thập thông tin Chú ý sau thu thập thơng tin cần có ý kiến nhận xét, đánh giá Điều có lợi cho thao tác công việc chuẩn bị đàm phán Khối lượng chất lượng thông tin phụ thuộc vào mức đọ am hiểu thông tin nói chung, phương pháp thu thập thơng tin, trình độ kiến thức chuyên môn người thu thập thông tin, nhanh trí, sáng tạo, tính kiên trì tinh thần tận tuỵ với công việc cán thừa hành Thái độ thờ thu thập thông tin làm giảm hiệu khâu chuẩn bị Lựa chọn hệ thống hoá tài liệu: Thực chất tiếp tục trình thu thập tài liệu từ khối lượng thông tin, tài liệu thu thập được, chọn lọc cần thiết, có ý nghĩa phục vụ cho đàm phán Sau chọn lọc cần hệ thống hố tài liệu theo nhóm vấn đề Phân tích tài liệu thu thập đựơc: Thao tác cho phép xác định mối liên hệ tượng, kiện cách hệ thống hoá tài liệu, lựa chọn chuẩn bị sẵn lý lẽ, lập luận phù hợp, rút kết luận cụ thể Để đạt mục tiêu cần tập trung vào phân tích đưa số phán đốn: Đối tác đàm phán với ta ai, đối chiếu, so sánh mà ta định thơng báo, giải thích với mục tiêu mong muốn đạt đàm phán * Chuẩn bị kế hoạch cụ thể tiến hành đàm phán Đây thao tác kết hợp tài liệu thu ý kiến cá nhân với yêu cầu, nhiệm vụ đặt vào thể thống nhất, có logic chắt chẽ Thao tác nhằm lập phương án cuối cấu trúc đàm phán Các bước cụ thể sau:  Định giới hạn phần cấu trúc đàm phán  Bổ sung nội dung cụ thể cho phần cấu trúc đàm phán  Xoá bỏ ranh giới giả tạo giai đoạn trình đàm phán  Viết báo cáo sơ kết chuẩn bị Trong báo cáo ghi rõ phạm trù, khái niệm then chốt, ghi rõ kế hoạch cụ thể tiến hành đàm phán Chú ý cần ghi chép tất điểm quan trọng văn Nên ghi nguyên văn cách nói, câu nói hay cho phát biểu chuẩn bị sẵn, nhấn mạnh vấn đề quan trọng ký hiệu, gạch dưới, tô màu * Chuẩn bị ngôn ngữ : Chuẩn bị ngơn ngữ cho đàm phán ngơn ngữ gì? người đồn giao tiếp trực tiếp với đối tác ngơn ngữ hay khơng? có cần phiên dich hay khơng, cần người phiên dịch * Chuẩn bị thơng tin - Thơng tin hàng hố kinh doanh: cần phải nghiên cứu, tìm hiểu mặt hàng dự định kinh doanh tên gọi, chủng loại, giá trị, cơng dụng, tính chất lý hố yêu cầu thị trường mặt hàng quy cách, phẩm chất, bao bì, cách lựa chọn, phân loại Thơng tin tình hình sản xuất mặt hàng tính thời vụ, khả ngun vật liệu, trình độ tay nghề cơng nhân Thông tin chu kỳ sống sản phẩm: chu kỳ sống sản phẩm dài hay ngắn Thông tin giá công ty cạnh tranh Thông tin tỷ suất ngoại tệ hàng xuất tỷ suất ngoại tệ hàng nhập khẩ - Thông tin thị trường bao gồm: Những thông tin đất nước, người, trị, xã hội, diện tích, dân số Những thông tin kinh tế đồng tiền nước, tỷ giá, thông tin sở hạ tầng cầu cảng, sân bay, nhừng thông tin sách ngoại thương, ngân hàng, hệ thống tín dụng - Thơng tin đối tác bao gồm tìm hiểu tiềm lực đối tác lịch sử công ty, ảnh hưởng công ty xã hội, tình hình tài , số lượng, chất lượng chủng loại mà cơng ty kinh doanh định hướng phát triển cơng ty tương lai Tìm hiểu nhu cầu ý định đối tác để từ trả lời câu hỏi” họ muốn hợp tác với ta, nguyện vọng hợp tác có trân thành khơng?, họ có nhiều đối tác khơng” Tìm hiểu lực lượng đàm phán họ, đàm phán họ gồm có ai, địa vị, sở thích người, người có quyền đưa định- tìm hiểu thật kỹ người * Chuẩn bị lực thành viên đoàn đàm phán Để trở thành nhà đàm phán giỏi cần phải: Chuẩn bị kiến thức: Bởi nhà đàm phán giỏi nhà thương mại nước quốc tế, họ luật gia, họ nhà ngoại giao, nhà tâm lý Họ phải người biết cách sử dụng ngôn ngữ đặc biệt tiếng Anh tiếng mẹ đẻ Họ phải có kiến thức kỹ thuật, văn hố đàm phán phải tiếp xúc với người thuộc văn hoá khác  Chuẩn bị phẩm chất, tâm lý: Chuyên gia đàm phán cần có tư nhạy bén biết suy nghĩ hành động đúng, biết kiềm chế cảm xúc, tránh hấp tấp  Chuẩn bị phương tiện hỗ trợ  Có kỹ đàm phán tốt: bao gồm kỹ sau:  Kỹ sử dụng ngôn ngữ tốt: Biết cách sử dụng ngơn ngữ, biết cách trình bày lưu lốt, dễ hiểu  Kỹ giao tiếp tốt bao gồm kỹ lắng nghe, kỹ đặt câu hỏi, kỹ diễn thuyết  Phải biết cách giỏi thoả hiệp thuyết phục đối tác  Kỹ biết tạo lợi cạnh tranh cách công khai * Chuẩn bị thời gian địa điểm  Chuẩn bị thời gian: thương mại thời gian quý báu trước đàm phán cần phải thống lịch làm việc xây dựng ln biện pháp dụ phịng  Chuẩn bị địa điểm: Quan điểm chung địa điểm đàm phán phải tạo tâm lý thoải mái cho hai bên 1.1.1.2 Xây dựng kế hoạch, phương án đàm phán kinh doanh Việc xây dựng kế hoạch đàm phán có vai trị ý nghĩa đặc biệt, vấn đề phức tạp đòi hỏi phải có tranh luận Xây dựng kế hoạch đàm phán có nghĩa vạch sơ đồ có tính khái quát logic áp dụng cho trường hợp, dụa vào mà tổ chức thực đàm phán cụ thể nhằm đạt mục tiêu định Trong trình xây dựng kế hoạch đàm phán cần tỉ mỉ, xác, rõ ràng, xác định rõ việc phải làm, biện pháp tiến hành trình đàm phán Việc xây dựng kế hoạch đàm phán cần thực thao tác sau:  Đề kiểm tra dự đoán đàm phán  Xác định nhiệm vụ bản, trước mắt việc đàm phán  Tìm kiếm phương pháp, bước thích hợp nhằm giải nhiệm vụ  Phân tích yếu tố, khả bên trong, bên ( chủ quan, khách quan) việc thực kế hoạch đàm phán  Xác định nhiệm vụ ngắn hạn, trung hạn cho đàm phán mối liên quan việc thực nhiệm vụ  Đề xuất biện pháp thực nhiệm vụ kể ( bao gồm lập trương trình kế hoạch cho giai đoạn), phát xử lý kịp thời bế tắc xuất trình đàm phán Qua thao tác phân kế hoạch tổng quát ta đề chương trình làm việc cụ thể có điều chỉnh cần thiết chi tiết kế hoạch nhằm thực đàm phán đạt kết Mục tiêu việc xây dựng kế hoạch chi tiết đàm phán là: Cho phép nhiệm vụ cụ thể, số lượng, chất lượng công việc, thao tác phải làm trước tiến hành đàm phán, tạo điều kiện thay đổi kịp thời chi tiết cần thiết cho đàm phán, xây dựng phương án khác nhau, tạo điều kiện tối ưu cho việc định  Xác định khơi thơng khâu bế tắc, loại trừ khó khăn trình đàm phán, phối hợp với hành động, thao tác, biện pháp bố trí chúng theo thời gian đàm phán cho phù hợp với quan điểm chuyên môn, nghề nghiệp  Cho phép định rõ trách nhiệm, quyền hạn cá nhân, kiểm tra việc thực trách nhiệm quyền hạn đó; kích thích động viên tinh thần sáng tạo thành viên việc chuẩn bị đàm phán Xây dựng chiến lược đàm phán cần có trọng điểm sau:  Nên mở đầu đàm phán náo?  Nên đưa câu hỏi buổi mở đầu  Đối tác hỏi câu hỏi nào?  Ta có đủ liệu thơng tin để trả lời chưa? chưa lấy thơng tin đâu  Nếu đàm phán theo nhóm cần phải cân nhắc thêm vấn đề như: người dẫn dắt đàm phán, kiểm tra sở lập luận, người đặt câu hỏi, người trả lời câu hỏi đối tác, người đóng vai trị làm giảm căng thẳng đàm phán 1.1.1.3 Phương thức đàm phán * Đàm phán trực tiếp: Là hình thức đàm phán mà hai bên trực tiếp gặp gỡ mặt đối mặt để thoả thuận với điều khoản hợp đồng - Ưu điểm: + Nắm thái độ, tâm lý phản ứng cách trực tiếp thông qua cử chỉ, vẻ mặt, điệu + Trực tiếp bàn bạc cho dễ hiểu từ giải vấn đề bất đồng chưa hiểu - Nhược điểm: + Đi lại tốn kém, dễ lộ bí mật + Chỉ phù hợp với hợp đồng lớn, phức tạp * Đàm phán qua thư từ, điện tín (đàm phán tin cậy) - Ưu điểm:  Tiết kiệm chi phí lại  Nắm hội kinh doanh nhanh chóng  Có thể giữ bí mật, đem bàn bạc tập thể  Có thể lúc giao dịch với nhiều đối tác khác - Nhược điểm: Không hiểu * Đàm phán qua điện thoại ( đàm phán nhỏ, bổ sung)  Hạn chế sử dụng dễ bị từ chối, dễ bỏ qua số chi tiết, không nắm thái độ, đối tác, người gọi bị động  Chỉ sử dụng công ty nhỏ, đối tác truyền thống, đàm phán bổ sung số chi tiết * Đàm phán qua mạng Đây kiểu đàm phán có nhiều ưu điểm, nhanh chóng, thuận tiện, tiết kiệm chi phí, xem hình ảnh hàng hố q trình đàm phán Nhưng có nhược điểm khơng đốn tâm lý đối thủ, phải có kiến thức mạng, cơng nghệ thơng tin sở hạ tầng phải tốt Tuy nhiên phương thức đàm phán khuyến khích áp dụng phát triển 1.1.1.4 Ký kết hợp đồng nhập Việc giao dịch đàm phán có kết dẫn tới việc ký kết hợp đồng nhập nước phương tây hợp đồng lập hình thức văn hình thức miệng, hình thức ( Tacit agreement), nước ta hợp đồng ký kết hình thức văn Hợp đồng hình thức văn lập nhiều cách như: Hợp đồng gồm văn ghi rõ nội dung mua bán, điều kiện giao dịch thoả thuận có chữ ký bên Hợp đồng gồm nhiều văn điện báo, thư từ giao dịch ví dụ hợp đồng gồm văn đơn chào hàng cố định người bán chấp nhận mua người mua đơn hàng người mua chấp nhận người bán Hình thức văn hợp đồng bắt buộc nước, hình thức tốt bảo vệ quyền lợi nghĩa vụ hai bên.Ngồi hình thức văn cịn tạo điều kiện thuận lợi cho việc ký kết thực hợp dồng Khi ký kết hợp đồng, bên cần ý số dặc điểm sau: Cần có thoả thuận, thống với tất điều khoản cần thiết trước ký kết Một ký kết việc thay đổi điều khoanr khó khăn bất lợi 10