ĐẶC ĐIỂM CHUNG VỀ QUẢN LÝ KINH DOANH VÀ KẾ TOÁN NGHIỆP VỤ NHẬP KHẨU HÀNG HOÁ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN VIỆT Á
LỊCH SỬ HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN
Công ty được thành lập tháng 10/1998, theo luật doanh nghiệp.
Tên đầy đủ bằng tiếng việt: Công ty Cổ phần sản xuất Thép hình Và Tấp Lợp Việt Á
Trụ sở chính: Địa chỉ: số 8, Phường Bãi Cháy TP Hạ Long Quảng Ninh
Trung tâm giao dịch và kỷ thuật: Địa chỉ: số 8, Phường Bãi Cháy TP Hạ Long Quảng Ninh
- Mua bán, kinh doanh xuất nhập khẩu các thiết bị tự động hoá, các phụ tùng dụng cụ đo đạc, hàng điện máy, điện lạnh, thiết bị công nghiệp và các loại vật tư phục vụ cho sản xuất công nghiệp.
- Cung cấp giải pháp: đầy đủ cho công nghệ cao, trang bị hệ thống đồng bộ cho máy tính, sử lý tốc độ các thiệt bị điều khiển
- Thực hiện các dịch vụ lắp đặt, bảo dưỡng, bảo trì các thiết bị công nghiệp, dụng cụ đo.
- Thầu khoán láp đặt các thiết bị tự động hoá, các trang bị cơ sở hạ tầng
Vốn kinh doanh ban đầu : 5.789.000.000 đồng
Vốn chủ sở hữu : 4.426.000.000 đồng
Vốn vay : 1.372.000.000 đồng công ty bao gồm:
- Thư nhất: Hợp tác khoa học công nghệ với nước ngoài Cụ thể là trao đổi, phân phối nghiên cứu đề tài khoa học, công nghệ, chuyển giao tài liệu, kết quả nghiên cứu, trao đổi tư liệu khoa học công nghệ
- Thứ hai: Kinh doanh trong lĩnh vực khoa học công nghệ và kỹ thuật.
Cụ thể là nhập khẩu máy móc, thiết bị, dụng cụ vật tư phục vụ cho nghiên cứu khao học và sản xuất Nhập khẩu phương tiện vận tải và phụ tùng thay thế, xuất nhập khẩu ấn phẩm thông tin khoa học, công nghệ, thiết bị văn phòng, hàng công nghiệp tiêu dùng, dụng cụ cơ khí, hàng may mặc và hàng thủ công mỹ nghệ.
- Thứ ba: Dịch vụ và tổ chức sản xuất Cụ thể là thực hiện các dịch vụ khoa học kỹ thuật, nhận làm đại lí trong việc giới thiệu thiết bị, sản phẩm khoa học công nghệ tại thị trường Việt Nam, thực hiện dịch vụ sở hữu công nghiệp, lắp ráp thiết bị điện tử, hạt nhân, xây lắp các công trình khoa học kỹ thuật, dân dụng và công nghiệp, kiểm định chất lượng sản phẩm bằng kỹ thuật hạt nhân, tư vấn chuyển giao công nghệ cung ứng và hợp tác lao động kỹ thuật theo qui định hiện hành của Nhà Nước.
Công ty CỔ PHẦN VIỆT Á là công ty trách nhiệm hữu hạn, có tư cách pháp nhân đầy đủ, hạch toán kinh tế độc lập, có tài khoản tiền Việt Nam ở ngân hàng, có con dấu riêng để giao dịch Hiện nay công ty tập trung đầu tư kinh doanh nhập khẩu các máy móc thiết bị phục vụ cho nghiên cứu khoa học: Máy vi tính, máy in, thiết bị lạnh, thiết bị bảo vệ môi trường, đo lường kiểm nghiệm Khách hàng của công ty là các tổng công ty, viện nghiên cứu,trường đại học, các công ty trách nhiệm hữu hạn đóng trên địa bàn thành phố Hà Nội và các tỉnh lân cận Khách hàng của công ty là những nước phát khu vực và trên thế giới, điển hình là Nhật, Mỹ và Hàn quốc
Với cơ chế tự hạch toán kinh doanh, hoạt động kinh doanh của công ty ngày càng phát triển.
Thực hiện các chỉ tiêu chủ yếu qua các năm
TT Chỉ tiêu cơ bản 2003 2004 2005
NHIỆM VỤ KINH DOANH VÀ TỔ CHỨC HỆ THỐNG KINH DOANH
Hoạt động kinh doanh nhập khẩu có các đặc trưng cơ bản sau :
- Đối tượng kinh doanh hành nhập khẩu là hàng hoá thu mua của nước ngoài để bán trong nước Nó không chỉ đơn thuần là phục vụ cho nhu cầu tiêu dùng của các tầng lớp dân cư mà chủ yếu là máy móc kỹ thuật phục vụ cho việc phát triển kinh tế của đất nước. trực tiếp và nhập khẩu uỷ thác.
- Giá nhập khẩu đối với nước ta thường là giá CIF (giá giao tại biên giới nước mua).
- Hầu hết các chỉ tiêu kinh doanh được phản ánh bằng ngoại tệ Vì vậy kết quả kinh doanh không chỉ phụ thuộc vào hoạt động ngoại thương mà còn bị chi phối bởi tỷ giá ngoại tệ.
Hoạt động nhập khẩu được thực hiện bằng hai phương thức:
- Nhập khẩu theo nghị định thư: là phương thức mà các doanh nghiệp phải tuân theo chỉ tiêu pháp lệnh của Nhà nước, chính phủ ta đã ký kết với chính phủ các nước khác những nghị định thư hoặc các hiệp định thư về trao đổi hàng hoá giữa hai nước và giao cho một số các đơn vị có chức năng kinh doanh xuất nhập khẩu thực hiện Các đơn vị này có nhiệm vụ mua hàng hoá nước ngoài về bán trong nước Trong điều kiện nền kinh tế thị trường hiện nay số lượng các đơn vị kinh doanh theo phương thức này rất ít.
- Nhập khẩu tự cân đối: ngoài nghị định thư, là phương thức hoạt động trong đó các doanh nghiệp phải tự cân đối tài chính và thực hiện đầy đủ các nghĩa vụ với ngân sách nhà nước Theo phương thức này các doanh nghiệp phải tự tìm bạn hàng, nguồn hàng, tự tổ chức giao dịch, ký kết hợp đồng, nhập và bán Phương thức này tạo điều kiện cho doanh nghiệp phát huy tính năng động, sáng tạo, độc lập trong hạch toán kinh doanh, thích ứng với cơ chế thị trường.
Cả hai phương thức nhập khẩu trên có thể được thực hiện theo các hình thức sau:
+ Nhập khẩu trực tiếp: là hình thức nhập khẩu mà trong đó các doanh nghiệp kinh doanh nhập khẩu có đầy đủ các điều kiện kinh doanh nhập khẩu và được bộ thương mại cấp giấy phép cho phép trực tiếp giao dịch, ký luật pháp của hai nước.
+ Nhập khẩu uỷ thác: là hình thức nhập khẩu được áp dụng đối với các doanh nghiệp có hàng hoá nhưng không có khả năng, điều kiện và chưa được nhà nước cho phép nhập khẩu trực tiếp nên phải nhờ các doanh nghiệp nhập khẩu trực tiếp nhập hộ Theo hình thức này doanh nghiệp uỷ thác hạch toán doanh thu nhập khẩu Còn đơn vị nhận uỷ thác chỉ đóng vai trò đại lí và được hưởng hoa hồng theo sự thoả thuận giữa hai bên ký kết hợp đồng uỷ thác nhập khẩu.
Nói chung, các doanh nghiệp kinh doanh xuất nhập khẩu tuỳ thuộc vào điều kiện do Bộ Thương Mại quy định và khả năng của mình mà lựa chọn hình thức nhập khẩu cho thích hợp Song nhập khẩu trực tiếp là hình thức tốt hơn vì nó giúp cho doanh nghiệp chủ động trong việc nắm bắt thông tin thị trường và có điều kiện mở rộng quan hệ, nâng cao uy tín trên thị trường quốc tế.
Các phương thức thanh toán hợp đồng ngoại thương trong kinh doanh nhập khẩu
Khái niệm hợp đồng ngoại thương ở các quốc gia khác nhau thường không giống nhau tuỳ theo quan điểm luật pháp của từng nước Tại Việt Nam hợp đồng ngoại thương được hiểu như sau: Theo điều 1 pháp lệnh hợp đồng kinh tế: “Hợp đồng kinh tế là sự thoả thuận bằng văn bản, tài liệu giao dịch giữa các bên ký kết về thực hiện công việc sản xuất, trao đổi hàng hoá, dịch vụ nghiên cứu các ứng dụng khoa học kỹ thuật và các thoả thuận khác có mục đích kinh doanh với sự quy định rõ ràng về quyền và nghĩa vụ của mỗi bên để xây dựng thực hiện kế hoạch của mình”.
Hợp đồng ngoại thương được hiểu theo nghĩa của hợp đồng kinh tế, chỉ khác ở chỗ:
- Chủ thể hợp đồng ít nhất phải ở hai nước khác nhau, mang hai quốc tịch khác nhau.
- Hàng hoá phải được vận chuyển qua biên giới.
Trong các điều khoản của hợp đồng ngoại thương, ngoài bốn điều khoản bắt buộc (điều khoản chủ yếu) như mọi hợp đồng, các phương thức thanh toán là một điều khoản quan trọng bậc nhất ảnh hưởng đến cách thức hạch toán cũng như trình tự thủ tục hoạt động nhập khẩu của doanh nghiệp Trong buôn bán có thể có nhiều phương thức thanh toán khác nhau, việc lựa chọn phương thức nào là tuỳ thuộc vào người bán trong những điều kiện cụ thể
Các phương thức thanh toán hợp đồng ngoại thương:
Thứ nhất: Phương thức chuyển tiền (Remittame): Là phương thức mà trong đó khách hàng (người trả tiền) yêu cầu ngân hàng phục vụ mình chuyển một số tiền cho người khác (người hưởng lợi) ở một địa điểm nhất định bằng phương tiện chuyển tiền do khách hàng yêu cầu Việc chuyển tiền đó có thể thực hiện bằng hai hình thức:
* Điện chuyển tiền (T/T - Telegraphic Transfer): Là hình thức mà ngân hàng thực hiện việc chuyển tiền bằng điện cho ngân hàng đại lý trả tiền cho người nhận.
* Thư chuyển tiền (MT - Mail transfer): Là hình thức mà ngân hàng thực hiện việc chuyển tiền bằng cách gửi thư ra lệnh cho ngân hàng đại lý ở nước ngoài trả tiền cho người nhận.
Trong hai hình thức này, hình thức T/T nhanh hơn nhưng chi phí cao hơn.
(2) Viết đơn yêu cầu chuyển tiền (bằng thư hoặc điện) cùng với uỷ nhiệm chi (nếu có tài khoản mở tại ngân hàng).
(3) Ra lệnh cho ngân hàng đại lý.
(4) Chuyển tiền cho người hưởng lợi. Ưu điểm của phương thức này là thủ tục đơn giản, phí thanh toán không cao Tuy nhiên người nhận có thể bị rủi ro do bộ chứng từ thanh toán có thể bị giả mạo, nên nhiều trường hợp nhà nhập khẩu nhận hàng rồi mới chuyển tiền cho người bán Điều đó có thể dẫn tới sự chậm chễ trong thanh toán Phương thức này chỉ nên áp dụng với bạn hàng quen thuộc và giá trị lô hàng nhỏ.
Thứ hai: Phương thức nhờ thu (Collection of payment): Là phương thức trong đó người bán hoàn thành nghĩa vụ giao hàng hoặc cung cấp một dịch vụ cho khách hàng, uỷ thác cho ngân hàng phục vụ mình thu hộ số tiền ở người mua trên cơ sở hối phiếu của người bán lập ra.
Các bên tham gia phương thức này gồm :
- Người bán: Là người hưởng lợi.
- Ngân hàng bên bán: Là ngân hàng nhận sự uỷ thác của bên bán.
Ngân hàng phục vụ bên bán
- Người mua: Là người trả tiền
Có hai phương thức nhờ thu:
* Nhờ thu phiếu trơn (Clear collection): Là phương thức trong đó người bán uỷ thác cho ngân hàng thu hộ tiền cho người mua căn cứ vào hối phiếu do mình lập ra còn chứng từ thì gửi thẳng cho người mua không qua ngân hàng.
Sơ đồ 1.2: Trình tự nghiệp vụ nhờ thu phiếu trơn
Người bán sau khi gửi ngân hàng và chứng từ, tiến hành lập hối phiếu uỷ thác cho ngân hàng phục vụ mình thu hộ bằng lệnh nhờ thu.
Ngân hàng bên bán gửi hối phiếu và uỷ nhiệm thu cho ngân hàng đại diện ở nước ngoài.
Ngân hàng đại lý yêu cầu người mua trả tiền hoặc chập nhận trả cho hối phiếu.
Ngân hàng đại lý chuyển tiền thu được , nếu hối phiếu chỉ được chấp nhận thì ngâng hàng đại lý chuyển hối phiếu lại cho người bán.
Phương thức này đơn giản hơn tuy nhiên nó không đảm bảo quyền lợi cho người bán bởi vì trong trường hợp nếu người mua mới chấp nhận trả tiền được tiền thanh toán, với người mua thì hối phiếu đến trước hàng, người mua phải trả tiền ngay trong khi không biết việc giao hàng của người bán có đúng hợp đồng hay không Do đó chỉ áp dụng trong các bạn hàng tin cậy.
TỔ CHỨC QUẢN LÝ VÀ BỘ MÁY QUẢN LÝ CỦA CÔNG TY
Công ty CỔ PHẦN VIỆT Á có tất cả hơn 80 cán bộ, công nhân viên. Trong đó số cán bộ công nhân viên có trình độ đại học và trên đại học chiếm 85%, còn lại là ở trình độ trung cấp kỹ thuật.
Bộ máy quản lý của công ty được tổ chức thành các phòng, các trung tâm, chi nhánh phù hợp với đặc điểm kinh doanh của công ty và điều lệ tổ chức hoạt động của công ty do Bộ trưởng Bộ khoa học công nghệ và môi trường phê duyệt.
Các phòng chức năng Hệ thống kinh doanh
Chi Nhánh Công Ty Tại t.p.hcm
Phòng Kinh Doanh Xuất Nhập Khẩu
Trung Tâm Triển Khai Công Nghệ Mới
TỔ CHỨC QUẢN LÝ CÔNG TY CỔ PHẦN VIỆT Á
Trung tâm công nghệ thông tin
Giám đốc công ty cũng chính là chủ sở hữu công ty bổ Giám đốc là đại diện pháp nhân của công ty, điều hành toàn bộ công ty chịu trách nhiệm pháp luật về toàn bộ hoạt động của công ty Giám đốc có nhiệm vụ và quyền hạn theo quy định của luật doanh nghiệp nhà nước.
Giúp việc cho giám đốc là trưởng phòng chức năng và kế toán trưởng Các trưởng phòng trực tiếp điều hành hoạt động của phòng mình và trịu trách nhiệm trước giám đốc về nhiệm nhiệm vụ được giao và hoạt động của phòng trong việc cung cấp thông tin thuộc phạm vi chức năng, phục vụ cho việc ra quyết định quản lý và chỉ đạo kinh doanh kịp thời của giám đốc.
Các trung tâm là các đơn vị hoạch toán phụ thuộc, chịu sự giám sát và điều hành trực tiếp của giám đốc công ty Cuối mỗi quý, mỗi niên độ kế toán phải tổng hợp thông tin lên báo cáo tài chính gửi công ty theo quy định.
Mỗi phòng đều có chức năng, nhiệm vụ rõ ràng nhưng giữa các phòng đều có liên hệ mật thiết với nhau, thể hiện từ công việc cung cấp thông tin, giao dịch, ký kết hợp đồng đến thanh lý hợp đồng kinh doanh nhập khẩu của công ty Theo quyết định của giám đốc công ty mỗi phòng có chức năng cụ thể như sau:
Phòng hành chính - tổ chức: gồm trưởng phòng, một phó phòng và các cán bộ nhân viên có nhiệm vụ sau:
+ Quản lý, trình giám đốc giải quyết các tài liệu công văn đi, đến của công ty, quản lý con dấu của công ty.
+ Quản lý các bộ, quản lý hồ sơ của toàn bộ cán bộ công nhân viên trong công ty.
+ Quản lý lao động, đôn đốc nhắc nhở các cán bộ, công nhân viên giữ gìn và tôn trọng kỷ luật lao động, an toàn lao động và bảo vệ tài sản của công ty.
+ Quản lý tài sản của công ty, mua sắm vật tư, đồ dùng và trang thiết bị mới cũng như kiến nghị thanh lý, hoặc thay thế, sửa chữa các đồ dùng, trang thiết bị cũ hỏng.
Phòng kế hoạch thị trường: gồm một trưởng phòng, một phó phòng và các chuyên viên với các nhiệm vụ sau:
+ Tổng hợp và xây dựng kế hoạch kinh doanh hàng quý, hàng năm và kế hoạch 5 năm, lập tiến độ thực hiện kế hoạch, kiểm tra đôn đốc, giúp đỡ các đơn vị thực hiện kế hoạch đã phê duyệt.
+ Duy trì và phát triển các đầu mối tiếp thị mở rộng thị trường hoạt động của công ty.
+ Soạn thảo các văn bản, hồ sơ dự thầu của công ty, hợp đồng khoán gọn cho các đơn vị cơ sở.
+ Chuẩn bị nội dung tài liệu cho các cuộc họp liên quan đến công tác xuất nhập khẩu, phát triển và cân đối kế hoạch - thị trường, vốn, tài sản cố định.
+ Chủ trì nhiệm thu, thanh quyết toán, thanh lý các hợp đồng với các đơn vị trực thuộc, thực hiện hợp đồng khoán do công ty giao.
Phòng kinh doanh xuất nhập khẩu: gồm trưởng phòng, một phó phòng và các chuyên viên với các nhiệm vụ sau:
+ Giúp giám đốc quản lý, điều hành mọi hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu, thực hiện hoạt động đối nội, đối ngoại trong toàn công ty theo đúng quy định của pháp luật và của Nhà nước.
+ Tổ chức thực hiện các hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu trong phạm vi giấy phép kinh doanh và điều lệ của công ty Đó là duy trì và không ngừng phát triển, mở rộng quan hệ với các đối tác trong và ngoài nước Tiến hành các thủ tục, các kỹ thuật nghiệp vụ phù hợp, hiệu quả và đúng pháp luật kinh doanh xuất nhập khẩu như: Tham gia đàm phán, soạn thảo văn bản giao dịch, hợp đồng, tổ chức thực hiện các hợp đồng đã ký kết, xin giấy phép và làm thủ tục thông quan hàng hoá xuất nhập khẩu, theo dõi thanh toán và thanh lý hợp đồng Thực hiện các dịch vụ khoa học công nghệ ngoài như: Trao đổi thực tập sinh và các chuyên gia khoa học kĩ thuật, trao đổi thông tin và chuyển giao tào liệu khoa học công nghệ.
Phòng kế toán: gồm kế toán trưởng và các kế toán viên có nhiệm vụ sau:
+ Theo dõi, phản ánh tình hình vốn, tài sản hiện có, sự biến động tài sản của công ty.
+ Cùng với các phòng chức năng khác thực hiện các hợp đồng kinh doanh đã ký kết, giao dịch với ngân hàng, lập quyết toán hợp đồng.
+ Tổ chức hạch toán quá trình tiêu thụ hàng nhập khẩu, theo dõi công nợ thanh toán chính xác với khách hàng, ghi nhận đầy đủ các khoản hoa hồng nhận uỷ thác xuất nhập khẩu.
+ Tổ chức ghi chép, nhập máy tính, tính toán số liệu chính xác kịp thời, đầy đủ phục vụ cho việc lấy số liệu tổng hợp, chi tiết lên các báo cáo tài chính kế toán, quyết toán, thống kê của công ty.
+ Hạch toán đầy đủ, chính xác chi phí phát sinh để xác định kết quả kinh doanh, thực hiện đầy đủ nghĩa vụ với ngân sách Nhà nước.
Riêng phòng sở hữu và chuyển giao công nghệ mới có danh sách phòng chức năng trong điều lệ tổ chức và hoạt động của công ty do Bộ trưởng
Bộ Khoa học Công nghệ và Môi trường ký chứ trên thực tế phòng này chưa hoạt động, nghiên cứu hoàn thành.
Kế toán Tiền mặt, Công nợ và Tài Sản Cố địnhKế toán Tiền Gửi Ngân Hàng, Tiền lương và Chi phíKế toán các đơn vị Trực thuộc
ĐẶC ĐIỂM TỔ CHỨC KẾ TOÁN
1.4.1 Tổ chức bộ máy kế toán
Phòng kế toán của công ty hiện có ba người, mỗi người được phân công, phụ trách những phần việc riêng Bộ máy kế toán của công ty được tổ chức theo hình thức vừa tập trung, vừa phân tán Được thể hiện theo sơ đồ:
Sơ đồ 1.5.: Tổ chức bộ máy kế toán tại cổ phần Việt Á
Sự phân công lao động kế toán chưa rõ rệt các kế toán phải đảm nhận nhiều phần hành kế toán, và khối lượng công việc lớn:
Kế toán trưởng: Chịu trách nhiệm chung về tình hình tài chính của công ty, chỉ đạo thực hiện công tác tài chính kế toán, tham mưu cho giám đốc quản lý kinh tế công ty, xây dựng kế hoạch chi tiêu về tài chính, chỉ đạo việc mở L/C nhập khẩu, séc thanh toán, có trách nhiệm xét duyệt báo cáo của đơn vị trực thuộc, tổng hợp lên báo cáo tài chính của công ty.
Kế toán tiền mặt, công nợ, tài sản cố định, chịu trách nhiệm:
- Theo dõi tình hình tăng giảm tài sản cố định, tính khấu hao tài sản cố định.
- Lập phiếu thu, phiếu chi, thường xuyên đối chiếu tình hình tình hình tiền mặt với thủ quỹ, cùng thủ quỹ chuyển tiền tới ngân hàng.
- Theo dõi tình hình nhập hàng, xuất bán hàng nhập, thanh toán công nợ với khách hàng, lập quyết toán các hợp đồng nội trình kế toán trưởng, gửi phòng kinh doanh xuất nhập khẩu, trình giám đốc phê duyệt.
Kế toán tiền lương, chi phí và tiền gửi ngân hàng có trách nhiệm:
- Trên cơ sở bảng chấm công của phòng hành chính-tổ chức, kế toán tính ra tiền lương, tiền thưởng trong tháng và tính bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn theo đúng tỷ lệ quy định.
- Tập hợp chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp một cách chính xác phục vụ cho việc xác định kết quả kinh doanh của công ty.
- Thường xuyên cập nhật vào máy các khoản gửi vào, rút ra, phí ngân hàng, lãi suất được nhận, tính ra số dư cuối ngày tại tài khoản TGNH chi tiết theo từng ngân hàng, từng loại tiền.
Kế toán các đơn vị trực thuộc: Tuỳ thuộc vào qui mô, khối lượng công việc mà các đơn vị trực thuộc có cho mình từ hai đến ba kế toán viên Bộ phận kế toán có trách nhiệm tổ chức công tác kế toán ở đơn vị mình, từ kế toán vật tư, tài sản, tiền vốn đến hoạch định kết quả kinh doanh, lên các báo cáo tài chính của đơn vị gửi lên công ty theo quy định, phục vụ cho việc xét duyệt và tổng hợp lên các báo cáo tài chính toàn công ty của kế toán trưởng.
1.4.2.Chính sách chế độ kế toán áp dụng tại công ty
Công ty áp dụng chế độ kế toán Việt Nam đã được đăng ký với nhà nước, đó là hệ thống các chuẩn mực, chính sách theo quy định của nhà nước Việt Nam Công ty ap dụng các loại chứng từ, sổ kế toán, hệ thống tài khoản, hệ thống báo cáo được ban hành theo Quyết định số 1141 TC/QĐ-CĐ kế toán ngày 01/1995 của bộ trưởng Bộ Tài Chính.
Vận dụng chế độ tài khoản: Để hoạch toán các nghiệp vụ nhập khẩu hàng hoá, CỔ PHẦN VIỆT Á sử dụng các tài khoản chủ yếu sau:
- TK 112 : Tiền gửi ngân hàng
- TK 133 : Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ
TK 1331: Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ của hàng hoá, dịch vụ.
- TK 151 : Hàng mua đang trên đường
- TK 331 : Phải trả người bán
TK 3311: Phải trả cho người bán
TK 3312: Trả trước cho người bán
- TK 333 : Thuế và các khoản phải nộp Nhà Nước
TK 3331: Thuế GTGT phải nộp
TK 33311: Thuế GTGGT đầu ra của hàng hoá, dịch vụ.
TK 33312: Thuế GTGT đầu ra của hàng hoá nhập khẩu.
TK 3332: Thuế tiêu thụ đặc biệt.
TK 3333: Thuế xuất, nhập khẩu
- TK 413 : Chênh lệch tỷ giá
- TK 511 : Doanh thu bán hàng
TK 5111 : Doanh thu bán hàng hoá
TK 5113 : Doanh thu cung cấp dịch vụ
- TK 632 : Giá vốn hàng bán
- TK 515 : Doanh thu hoạt động tài chính
- TK 635 : Chi phí hoạt động tài chính
- TK 911 : Xác định kết quả kinh doanh
Vận dụng chế độ chứng từ:
Công ty áp dụng các loại chứng từ được ban hành theo Quyết định số 999- TC/QĐ/CĐKT ngày 2/11/1996 của Bộ Tài Chính Công ty thường dùng các loại chứng từ :
Đối với ngân hàng: Uỷ Nhiệm Chi
Đối với khách hàng: Phiếu Thu, Phiếu Chi, Hoá Đơn GTGT
Đối với nội bộ: Giấy Đề Nghị Tạm ứng, Giấy Thanh Toán Tạm ứng
Vận dụng chế độ sổ kế toán:
Tổ chức kế toán trong một doanh nghiệp cũng như công tác nhập khẩu phải gắn liền với việc nghiên cứu, vận dụng hình thức kế toán phù hợp với qui mô hoạt động kinh doanh của công ty Xuất phát từ yêu cầu đó công ty CỔ PHẦN VIỆT Á đã vận dụng hình thức nhật ký chung Đây là hình thức sổ thích hợp với mọi loại hình, qui mô kinh doanh, thuận tiện cho việc vi tính hoá công tác kế toán Hiện nay công ty đang sử dụng phần mềm kế toán của
Bộ Tài chính - Kế toán, Bộ Xây Dựng Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ gốc kế toán sẽ tiến hành tổng hợp phân loại Chứng từ thuộc bộ phận nào thì
(hoá đơn thương mại, vận đơn, thông báo thuế, giấy báo có, giấy báo nợ)
Kế toán phân loại và nhập chứng từ vào máy vi tính
Khai báo yêu cầu thông tin đầu ra cho máy vi tính
Máy vi tính xử lý thông tin và đưa ra sản phẩm
Nhật ký chung Sổ cái các tài khoản
111, 112, 156, 511, 632… Báo cáo chi tiết, tổng hợp hợp đồng, công nợ Các báo cáo tài chính bộ phận ấy phản ánh vào sổ sách liên quan và nhập số liệu vào chứng từ tương ứng có trong máy vi tính, máy sẽ tự xử lí số liệu và đưa ra thông tin theo yêu cầu được khai báo Qui trình này được thể hiện qua sơ đồ sau:
Sơ đồ 1.6: Hạch toán theo hình thức nhật ký chung tại công ty CỔ PHẦN VIỆT Á:
Vận dụng chế độ báo cáo kế toán:
Hệ thống báo cáo tài chính của công ty áp dụng theo Quyết định số 167/2000/QĐ-BTC ngày 25/10/2000 của Bộ Tài Chính Bao gồm:
- Báo cáo kết quả kinh doanh Mẫu số: B02- DN
- Bảng cân đối kế toán Mẫu số: B01- DN
- Thuyết minh báo cáo tào chính Mẫu số: B09- DN
- Lưu chuyển tiền tệ Mẫu số: B03- DN
Các báo cáo tài chính của công ty được lập vào cuối năm tài chính được sử dụng trong nội bộ công ty và nộp cho cục thuế, cơ quan đăng ký kinh doanh.
ĐẶC ĐIỂM CHUNG ẢNH HƯỞNG TỚI CÔNG TÁC KẾ TOÁN
Nhập khẩu là một hoạt động kinh doanh ngoại thương, hoạt động kinh tế này rất phức tạp Các doanh nghiệp được Nhà nước cho phép nhập khẩu hàng hoá của nước ngoài dựa trên các điều kiện thanh toán Quốc tế, các thoả thuận trong hợp đồng kinh tế hoặc nghị định thư.
Yêu cầu thứ nhất là trước khi đi vào ký kết các hợp đồng kinh tế, kế toán nhập khẩu phải trả lời các câu hỏi: Dung lượng của hàng hóa đó trên thị trường như thế nào? Bạn hàng để ký kết giao dịch là đối tượng nào để khi ký kết các hợp đồng tránh được các thua thiệt về giá cả, chi phí…
Yêu cầu thứ hai là phải nắm vững luật và hợp đồng kinh tế cũng như những thông lệ, luật quốc tế.
Kế toán nhập khẩu phải tổ chức kế toán tổng hợp và chi tiết nghiệp vụ hàng hoá tiêu thụ ngoại thương một cách hợp lý, phù hợp với đặc điểm kinh doanh của doanh nghiệp.
Phải nắm vững phạm vi và thời điểm xác định là hàng nhập khẩu Có như vậy kế toán mới có thể đảm bảo ghi chép, phản ánh một cách chính xác, kịp thời nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
Nhiệm vụ của kế toán nghiệp vụ nhập khẩu hàng hoá:
Xuất phát từ đặc điểm kinh doanh nhập khẩu, kế toán nghiệp vụ nhập khẩu phải đảm bảo các nhiệm vụ sau:
- Phản ánh, giám sát tình hình kế hoạch nhập khẩu Đây là nhiệm vụ cơ bản và quan trọng vì từ thông tin này của kế toán, người lãnh đạo có thể nắm được các nghiệp vụ kinh doanh nhập khẩu phát sinh, kiểm tra đánh giá được quá trình thực hiện kế hoạch nhập khẩu hàng hoá.
- Kiểm tra, giám sát tình hình tiêu thụ kịp thời giữa các bên.
- Kiểm tra tình hình chi phí nhập khẩu và sử dụng tiết kiệm các loại vật tư.
- Cung cấp số liệu, tài liệu cho công việc hoạt động kinh doanh nhập khẩu, kiểm tra và phân tích các hoat động về sau.
Xác định thời điểm ghi chép hàng nhập khẩu và giá hàng nhập khẩu
Hàng hoá nhập khẩu là hàng hoá mà nước ta mua của các nước khác theo hợp đồng ký kết giữa hai chính phủ hoặc giữa các doanh nghiệp kinh doanh xuất nhập khẩu trong và ngoài nước.
Việc xác định hàng hoá được coi là nhập khẩu có ý nghĩa quan trọng trong hạch toán kế toán và hạch toán thống kê Thời điểm đó là thời điểm mà các doanh nghiệp nhập khẩu nắm được quyền sở hữu hàng hoá.
Thời điểm hàng được coi là nhập khẩu được xác định cụ thể như sau:
- Nếu vận chuyển bằng đường biển: Tính từ ngày hàng đến địa phận nước ta, hải quan ký vào tờ khai hàng hoá nhập khẩu.
- Nếu vận chuyển bằng đường không: Tính từ ngày hàng đến sân bay đầu tiên của nước ta theo xác nhận của hải quan sân bay.
Giá thực tế hàng nhập khẩu Giá mua hàng nhập khẩu Chi phí mua Thuế nhập khẩu
Thuế TTĐB hàng nhập khẩuThuế GTGT (phương pháp trực tiếp)
Giá FOB Trị giá mua của hàng hoáChi phí vận chuyển, bảo hiểm, bốc xếp tới cảng hoặc biên giới nước bán
Giá CIF Trị giá mua của hàng hoáChi phí vận chuyển, bảo hiểm, bốc xếp dỡ tới ga, sân bay nước mua hàng
- Nếu vận chuyển bằng đường sắt, đường bộ: Tính từ ngày hàng được chuyển lên ga, trạm biên giới nước ta theo xác nhận của hải quan cửa khẩu. Đối với doanh nghiệp nhập khẩu, giá vốn của hàng nhập khẩu được tính theo công thức sau: Để tính giá mua của hàng nhập khẩu có hai loại giá được sử dụng rộng rãi hiện nay làgiá CIF và giá FOB.
- Giá FOB (Free on board): Người bán hoàn thành nghĩa vụ giao hàng của mình qua lan can tại cổng bốc dỡ hàng qui định Người mua phải chịu mọi phí tổn rủi ro về mất mát, hư hại kể từ lúc đó Hay giá FOB là giá giao hàng tại biên giới nuớc bán.
- Giá CIF (Cost, Insruance, and Freight): Người bán sẽ giao hàng tại cảng của người mua, người bán chịu chi phí bảo hiểm, vận chuyển, rủi ro, tổn thất do bên bán chịu Hay giá CIF là giá giao hàng tại biên giới nước mua.
Trong điều kiện nước ta hiện nay, các doanh nghiệp thường nhập theo giá CIF và xuất theo giá FOB.
THỰC TRẠNG KẾ TOÁN NGHIỆP VỤ NHẬP KHẨU HÀNG HOÁ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN VIỆT Á
HÀNG HOÁ NHẬP KHẨU THỊ PHẦN VÀ THỊ TRƯỜNG KINH DOANH
Sau đây là một số công trình thiết bị nhập khẩu tiêu biểu của Công ty :
Tên công trình Nước NK Địa điểm Năm xây dựng
Nhà máy xi măng Hoàng Mai
Nhà máy xi măng Tam Điệp
Nhà máy Ceramic Đông Anh
Nhà máy gạch men Huế
Các trạm thuỷ điện nhỏ
Nhà máy đốt rác y tế
Pháp Đan Mạch Italia Đức Ấn Độ Đức Việt Nam Hàn Quốc Trung Quốc Mỹ
Hà Nam Ninh Bình Sơn Tây Miền Núi
Biểu 2.2.Những thị trường nhập khẩu thiết bị chủ yếu của Công ty :
THỰC TRẠNG KẾ TOÁN NHẬP KHẨU HÀNG HOÁ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN VIỆT Á
Kế toán nhập khẩu hàng hoá ở công ty CỔ PHẦN VIỆT Á được thực hiện theo cả hai hình thức: Nhập khẩu trực tiếp và nhập khẩu uỷ thác.
2.2.1 Kế toán nhập khẩu trực tiếp (NKTT):
Thực chất của hoạt động NKTT là thực hiện hợp đồng mua (hợp đồng ngoại) và hợp đồng bán (hợp đồng nội) Trên cơ sở hợp đồng nội đã ký kết với khách hàng trong nước, dựa vào các thông tin về hàng hoá, thị trường
Phòng kinh doanh XNK Giám đốc
Tiến hành giao hàngNgân hàng bên bán, công ty Ngân hàng Kế toán trưởng
(6) (5) nước ngoài, công ty tiến hành giao dịch, đàm phán ký kết hợp đồng ngoại. Hoạt động nhập khẩu của công ty diễn ra thường xuyên và là hoạt động mạnh nhất của công ty hiện nay.
Quá trình luân chuyển chứng từ:
Sơ đồ 2.1: Quá trình luân chuyển chứng từ (NKTT)
(1): Ký hợp đồng nội, lập phương án kinh doanh.
(2): Xem xét giá cả, chi phí liên quan.
(6): Mở L/C, gửi cho mỗi bên một bản.
Ngay sau khi giao hàng, bên bán gửi cho công ty một bộ chứng từ, thông thường bộ chứng từ này bao gồm:
- Hoá đơn thương mại (Commecial invoice)
- Vận đơn (Bill of lading)
- Chứng từ bảo hiểm (Insurance policy)
- Phiếu đóng gói (Packing list)
- Giấy chứng nhận xuất xứ (Certificate of origin)
- Giấy chứng nhận phẩm chất (Certificate of quality)
- Giấy chứng nhận số lượng, trọng lượng (Certificate of quantily, weight)
Bộ chứng từ này được qui định rõ về số lượng, chủng loại trong L/C. Công ty xem xét bộ chứng từ nếu chấp nhận thì báo cho ngân hàng mở L/C biết, ngân hàng sẽ thực hiện thanh toán đồng thời chấp nhận uỷ quyền cho công ty đi lấy hàng.
Khi nhận được giấy báo hàng về, phòng kinh doanh xuất nhập khẩu mang bộ chứng từ nhập khẩu đến địa điểm nhận hàng, xuất trình cho người chuyên chở hàng hoá và làm các thủ tục về bốc dỡ kiểm nhận hàng, các thủ tục về hải quan, thuế…
Các chứng từ trong khâu này bao gồm:
+ Biên bản giám định của hải quan.
+ Các chứng từ về phí vận chuyển bốc dỡ…
Hạch toán nghiệp vụ nhập khẩu hàng hoá trực tiếp:
Công ty sử dụng phương pháp kê khai thường xuyên để hạch toán hàng nhập khẩu Giá mua hàng nhập khẩu ở công ty phần lớn là giá CIF Tuy nhiên cũng có một số trường hợp công ty mua theo giá FOB Khi nhập khẩu, công ty sử dụng tỷ giá bán ngoại tệ thực tế do ngân hàng ngoại thương công bố tại thời điểm mở L/C Đồng thời ghi nhận doanh thu theo tỷ giá thực tế tại thời điểm khách hàng ứng trước tiền nhằm hạn chế tối đa việc điều chỉnh tỷ giá. Nghiệp vụ nhập khẩu trực tiếp được công ty tiến hành như sau:
- Khi mua ngoại tệ để mở L/C, căn cứ giấy báo có của ngân hàngkế toán ghi bút toán: theo tỷ giá mua ngoại tệ thực tế của ngân hàng ngoại thương.
- Khi chuyển tiền ký quĩ mở L/C, căn cứ giấy báo nợ của ngân hàng kế toán ghi: theo tỷ giá mua ngoại tệ thực tế của ngân hàngngoại thương
- Nếu ký quĩ toàn bộ giá trị L/C, khi chuyển tiền mua hàng, căn cứ sổ phụ của ngân hàng kế toán ghi: theo tỷ giá mua ngoại tệ thực tế của ngân hàng ngoại thương
- Nếu ký quĩ theo tỷ lệ % đối với giá trị L/C, khi chuyển tiền mua hàng, căn cứ sổ phụ của ngân hàng kế toán ghi: theo tỷ giá mua ngoại tệ thực tế.
Nợ TK 151 : Tổng giá trị hợp đồng
Có TK 144 : Phần ký quĩ
Có TK 3311: Phần còn nợ lại chưa trả
Hoặc: Có TK 1122: Phần trả nốt bằng TGNH.
- Khi thanh toán tiền hàng, căn cứ giấy báo nợ của ngân hàng kế toán ghi:
Nợ TK 3311 : Tỷ giá ghi nhận nợ.
Nợ/Có TK 413 : Phần chênh lệch
Có TK 1122 :Tỷ giá mua ngoại tệ thực tế
* Nếu thanh toán bằng phương thức T/T: công ty thường trả toàn bộ giá trị hợp đồng trước khi nhận hàng.
- Khi chuyển tiền cho người bán, căn cứ vào giấy báo nợ của ngân hàng kế toán ghi: theo tỷ giá mua ngoại tệ thực tế.
- Hàng về đã làm xong thủ tục hải quan, căn cứ tờ khai hải quan kế toán ghi: theo tỷ giá mua ngoại tệ thực tế.
- Nếu mua theo giá FOB, căn cứ vào phiếu chi, kế toán phản ánh cước I
- Khi nộp thuế nhập khẩu và thuế GTGT của hàng nhập khẩu, căn cứ vào giấy báo nợ của ngân hàng kế toán ghi: theo tỷ giá thực tế cơ quan Hải quan sử dụng để tính thuế.
- Khi phát sinh chi phí vận chuyển, bốc dỡ hàng nhập khẩu, căn cứ vào phiếu chi kế toán ghi:
- Căn cứ vào phiếu chi kế toán phản ánh phí ngân hàng phải trả:
- Căn cứ tờ khai hải quan, hợp đồng nội, ngoại, kế toán phản ánh giá vốn hàng nhập khẩu:
Nghiệp vụ nhập khẩu trực tiếp được thể hiện qua sơ đồ sau:
Sơ đồ 2.2: Hạch toán nghiệp vụ nhập khẩu trực tiếp
(2a) : Chuyển tiền mua hàng(Ký quĩ 100% giá trị L/C).
(2b) : Chuyển tiền mua hàng(Ký quĩ theo tỷ lệ % giá trị L/C).
(2b1): Phần ký quĩ tỷ lệ % giá trị L/C.
(2b2): Phần còn lại phải trả.
(2c) : Chuyển tiền mua hàng (theo phương thức T/T).
(3a) : Hàng nhập khẩu sau khi làm thủ tục hải quan.
(3b) : Cước I & F (nếu mua theo giá FOB).
(4b) : Thuế GTGT của hàng nhập khẩu được khấu trừ.
(5b) : Nộp thuế GTGT của hàng nhập khẩu.
(6) : Các chi phí nhập khẩu phát sinh:
(6a) : Chi phí vận chuyển,bốc dỡ hàng nhập khẩu.
(6c) : Thuế GTGT được khấu trừ.
Ví dụ: Công ty nhập khẩu thiết bị thí nghiệm của công ty SCHMIDT.
- Ngày 23/10/2004, công ty ký hợp đồng ngoại thương với công ty SCHMIDT để nhập khẩu thiết bị thí nghiệm Tổng giá trị hợp đồng là 149.000 DEM theo giá CIF Nội Bài.
- Ngày 24/10/2004, công ty nhận được giấy báo của ngân hàng ngoại thương về việc bán cho công ty 149.000 DEM bằng chuyển khoản tiền Việt Nam của công ty Tỷ giá bán thực tế : 1DEM = 7065 VNĐ.
- Ngày 25/10/2004, công ty mở L/C bằng số ngoại tệ mới mua, đã nhận được giấy báo của ngân hàng ngoại thuơng Tỷ giá thực tế: 1DEM = 7065 VNĐ.
- Ngày 19/12/2004, công ty nhận được bbộ chứng từ do bên bán gửi Sau khi kiểm tra, yêu cầu ngân hàng ngoại thương thanh toán tiền.
- Ngày 05/1/2005, Công ty nhận được giấy báo nợ của ngân hàng về việc chuyển tiền cho ngân hàng phục vụ bên bán.
- Ngày 10/1/2005, công ty nhận được thông báo hàng về đến cửa khẩu, đã làm xong thủ tục hải quan Thông báo thuế của hải quan trong đó thuế suất VAT
= 5%, được miễn thuế nhập khẩu Tỷ giá thực tế tính thuế: 1DEM = 7084 VNĐ. Chi phí bốc dỡ, vận chuyển đã trả bằng tiền mặt (có cả thuế VAT) = 825.000 VNĐ.
Các nghiệp vụ trên được định khoản như sau: (đơn vị: đồng).
2.2.3 Kế toán nhập khẩu uỷ thác:
- Khi đơn vị uỷ thác chuyển tiền để mở L/C, căn cứ vào giấy báo có của ngân hàng kế toán ghi: theo tỷ giá mua ngoại tệ thực tế.
- Khi mua ngoại tệ để mở L/C, căn cứ giấy báo có của ngân hàng kế toán ghi: theo tỷ giá mua ngoại tệ thực tế của ngân hàng ngoại thương.
- Khi mở L/C thanh toán, căn cứ giấy báo nợ của ngân hàng kế toán ghi: theo tỷ gi017á mua ngoại tệ thực tế.
- Khi nhận được bộ chứng từ bên bán gửi, công ty gửi bản sao bộ chứng từ cho bên giao uỷ thác để họ chuyển số tiền còn lại của hợp đồng cho công ty thanh toán nốt tiền hàng cho bên bán, kế toán ghi: theo tỷ giá mua ngoại tệ thực tế.
Nợ TK 3388 :Tổng giá trị hàng nhập khẩu
Có TK 1122 : Phần còn lại đã trả.
Có TK 144 : Phần đã ký quĩ.
- Khi hàng về đến cửa khẩu, công ty không nhập kho mà tiến hành giao thẳng cho khách hàng Công ty nộp thuế nhập khẩu và thuế VAT hàng nhập khẩu.
Nợ TK 3388 : Thuế nhập khẩu.
Nợ TK 33312 : Thuế GTGT hàng nhập khẩu.
Có TK 1121 : Tổng số thuế cơ quan HQ tính.
- Khi giao hàng cho bên uỷ thác, căn cứ vào hoá đơn:
Nợ TK 3388 : Tổng số nợ phải thu
Có TK 511 : Hoa hồng uỷ thác
Có TK 33311: VAT của hoa hồng uỷ thác.
- Bù trừ thuế GTGT hàng nhập khẩu đã nộp hộ:
- Cuối tháng tính VAT hàng nhập khẩu được khấu trừ:
- Khấu trừ VAT cuối tháng:
- Cuối kỳ quyết toán nếu số phát sinh bên nợ của tài khoản 3388 lớn hơn số phát sinh bên có thì kết chuyển phần chênh lệch sang tài khoản1388:
Nghiệp vụ nhập khẩu uỷ thác được thể hiện qua sơ đồ sau:
Sơ đồ 2.5: Hạch toán nghiệp vụ nhập khẩu uỷ thác
(3a) : Thanh toán tiền hàng và thuế nhập khẩu.
(3b) : Thanh toán tiền hàng trừ vào số tiền ký quĩ.
(3c) : Nộp thuế GTGT hàng nhập khẩu.
(4b) : Thuế GTGT phải nộp của hoa hồng uỷ thác.
(4c) : Thuế GTGT hàng nhập khẩu nộp hộ phải thu.
(5) : Khấu trừ thuế GTGT hàng nhập khẩu.
(6) : Cuối kì, khách hàng còn nợ.
ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG KẾ TOÁN NHẬP KHẨU HÀNG HOÁ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN VIỆT Á
Nhìn lại chặng đường ra đời và phát triển của công ty Tự động hoá- Cơ khí- Môi trường, một chặng đường chưa dài của một doanh nghiệp, có thể nói là một doanh nghiệp trẻ, ra đời trong cơ chế mới Đất nước trong công cuộc đổi mới, công cuộc công nghiệp hoá hiện đại hoá Bước đầu công ty gặp rất nhiều khó khăn trong việc thích ứng và tồn tại, tuy nhiên cùng với sự cố gắng của toàn bộ cán bộ, công nhân viên, công ty đã dần khẳng định vị trí, uy tín của mình trên thương trường.
Qua thời gian thực tập tại công ty, em xin đưa ra một số nhận xét về tình hình hoạt động kinh doanh hàng hoá nhập khẩu và tổ chức công tác hạch toán nghiệp vụ nhập khẩu hàng hoá của công ty như sau:
Về tổ chức quản lý hoạt động kinh doanh nhập khẩu hàng hoá:
+ Công ty CỔ PHẦN VIỆT Á là một doanh nghiệp có chức năng nhập khẩu tương đối lớn Công ty có quan hệ ngoại thương với khá nhiều nước trên thế giới như Nhật, Mỹ, Hàn Quốc Ngoài ra công ty còn có một đội ngũ cán bộ kinh doanh nhiều kinh nghiệm, có trình độ và có trách nhiệm.
Bên cạnh những ưu điểm, trong hoạt động kinh doanh hàng hoá nhập khẩu của công ty còn tồn tại những vấn đề sau:
+ Thị trường tiêu thụ và hình thức tiêu thụ hàng hoá nhập khẩu của công ty còn hạn hẹp, chủ yếu là tại Hà Nội và chủ yếu là bán buôn.
+ Công ty chưa có kế hoạch dự phòng cho hàng hoá để đề phòng, tạo thế chủ động cho công ty trong trường hợp có những nhân tố khách quan làm giảm giá hàng hoá của công ty.
Về tổ chức công tác kế toán và tổ chức hạch toán nghiệp vụ nhập khẩu hàng hoá tại công ty CỔ PHẦN VIỆT Á
+ Thứ nhất: Xuất phát từ đặc điểm kinh doanh và tổ chức hệ thống kinh doanh của mình, công ty đã chọn cho mình hình thức tổ chức bộ máy kế toán vừa tập trung, vừa phân tán Hình thức này tạo nhiều điều kiện kiểm tra, giám sát của kế toán đối với các hoạt động của các bộ phận, ở các chi nhánh và các đơn vị trực thuộc cũng như trong toàn công ty Hạn chế bớt những khó khăn trong việc phân công lao động, chuyên môn hoá, nâng cao nghiệp vụ của cán bộ công nhân viên kế toán cũng như có thể trang bị áp dụng phương tiện tính toán và thông tin trong công tác kế toán.
+ Thứ hai: Việc tổ chức hệ thống bộ máy kế toán và phân công công việc trong bộ máy kế toán của công ty tương đối tốt, phù hợp với khối lượng công việc và đáp ứng được các yêu cầu quản lí đặt ra Trình độ lao động kế toán 100% tốt nghiệp đại học, có khả năng sử dụng máy vi tính, giao tiếp bằng tiếng Anh Kế toán trưởng của công ty là người có kinh nghiệm trong nghề, có trình độ toàn diện về kế toán, hiểu biết và nắm chắc các chế độ về kế toán và kiểm toán, có khả năng hướng dẫn, chỉ đạo kế toán viên trong thực hiện phần nghiệp vụ của mình, nhờ đó mà các hoạt động của phòng Kế toán - Tài chính được thực hiện nhịp nhàng, đúng theo chế độ qui định, đáp ứng được nhu cầu quản lý về mặt tài chính.
+ Thứ ba: Về hệ thống chứng từ: công ty sử dụng theo đúng mẫu qui định của Bộ Tài Chính và cũng tuân thủ đúng các thủ tục ngoại thương và thông lệ quốc tế Thông tin về các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều được ghi chép đầy đủ, kịp thời Chứng từ được quản lí chặt chẽ, có qui trình luân chuyển tương đối tốt, được lưu trữ cẩn thận, khi cần có thể tìm và đối chiếu, kiểm tra nhanh chóng, thuận tiện.
+ Thứ tư: Về hệ thống tài khoản: Hệ thống tài khoản của công ty sử dụng trong công tác tổ chức nhập khẩu hàng hoá được chi tiết tương đối phù hợp Ví dụ như các tài khoản 131,331, kế toán chi tiết cho từng đối tượng bạn hàng nên thuận tiện cho việc theo dõi với từng bạn hàng.
+ Thứ năm: Về phương pháp hạch toán hàng tồn kho: Phương pháp hạch toán mà công ty áp dụng trong các nghiệp vụ nhập khẩu là phương pháp kê khai thường xuyên Phương pháp này tạo điều kiện cho việc phản ánh, ghi chép và theo dõi thường xuyên sự biến động hàng ngày hàng giờ của tài sản, hàng hoá, không phụ thuộc vào kết quả kiểm kê Bên cạnh đó hoạt động kinh doanh nhập khẩu được thực hiện trên cơ sở các hợp đồng đã ký kết, việc mua bán đươc thực hiện theo từng lô hàng và nhập về thường được giao thẳng cho khách hàng nên phương pháp giá thực tế đích danh dùng để xác định trị giá vốn hàng bán là đơn giản và chính xác Tỷ giá dùng trong hạch toán các nghiệp vụ nhập khẩu là tỷ giá mua ngoại tệ thực tế của ngân hàng ngoại thương Việt Nam Cuối mỗi kỳ khi phải lập các báo cáo tài chính, kế toán tiến hành điều chỉnh tỷ giá ngoại tệ theo tỷ giá thực tế do ngân hàng công bố ngày cuối kỳ Số chênh lệch tỷ giá được phản ánh trên tài khoản 413 được xử lý vào tài khoản 515 - thu nhập hoạt động tài chính hoặc tài khoản 635 – chi phí hoạt động tài chính.
+ Thứ sáu: Hình thức ghi sổ được áp dụng tại công ty CỔ PHẦN VIỆT Á là Nhật ký chung Hình thức này đơn giản về qui trình hạch toán, khối lượng công việc phân đều trong tháng Số lượng sổ phù hợp với qui mô của doanh nghiệp và thuận tiện cho việc áp dụng kế toán máy.
+ Thứ bảy: Về hệ thống sổ chi tiết: Công ty có hệ thống sổ chi tiết khá hoàn chỉnh Kế toán mở sổ theo dõi từng đối tượng, chẳng hạn đối với hàng tồn kho, kế toán chi tiết từng loại hàng theo từng hợp đồng ngoại, với các khoản phải thu, phải trả: chi tiết theo đối tượng cần thanh toán, với tài khoản tiền gửi bằng ngoại tệ: chi tiết theo từng loại ngoại tệ và từng ngân hàng nơi đơn vị có quan hệ giao dịch Cuối tháng, kế toán sẽ tổng hợp chi tiết theo khoản mục, làm cơ sở để đối chiếu với Sổ Cái Với hệ thống sổ chi tiết như vậy, qui trình hạch toán của công ty tỏ ra khá chặt chẽ, khả năng kiểm tra kiểm soát cao.
+ Thứ tám: Việc áp dụng 100% kế toán máy giúp cho việc ghi chép sổ sách đơn giản hơn rất nhiều, giảm sai sót trong khâu tính toán so với kế toán thủ công Ngoài ra, nhờ sử dụng máy vi tính, việc lọc, tìm kiếm dữ liệu, xử lý thông tin nhanh hơn, chính xác hơn.
3.1.2 Tồn tại, nguyên nhân chủ yếu:
Cùng với những ưu điểm mà công ty đã đạt được trong tổ chức bộ máy kế toán và công tác kế toán hàng nhập khẩu thì vẫn còn một số tồn tại đòi hỏi cần phải được quan tâm, xem xét nhằm không ngừng hoàn thiện công tác kế toán hàng nhập khẩu Cụ thể là:
+ Thứ nhất: Trong hạch toán nghiệp vụ nhập khẩu trực tiếp, theo chế độ kế toán hiện hành, khi hàng nhập khẩu đã làm xong thủ tục hải quan, nhưng cuối tháng hàng chưa về tới kho của đơn vị thì ghi Nợ TK 151, nếu đã nhập kho trong kỳ thì ghi Nợ TK 1561 Như vậy bên nợ của tài khoản 151 chỉ được ghi khi cuối tháng, hàng chưa về nhập kho nhưng đã làm xong thủ tục hải quan để xác định quyền sở hữu của doanh nghiệp đối với hàng nhập khẩu.Còn TK 1561 chỉ ghi bên Nợ khi hàng đã kiểm nhận nhập kho, thủ kho đã lậpPhiếu nhập.
PHƯƠNG HƯỚNG, GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN NHẬP KHẨU HÀNG HOÁ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN VIỆT Á
3.2.1 sự cần thiết phải hoàn thiện công tác kế toán nhập khẩu hàng hoá
Có thể nói, trong những năm qua chính sách quản lí nhập khẩu đã có những thay đổi đáng kể và mang lại hiệu quả tích cực, đưa nền ngoại thương nói riêng và nền kinh tế nước ta nói chung đạt được những thành tựu hiện nay Như mạnh dạn thay đổi quan niệm về Nhà nước độc quyền ngoại thương, chuyển đổi cơ chế quản lí hàng hoá Thủ tục hành chính đã được cải tiến phù hợp với tập quán Quốc tế, đổi mới công cụ điều tiết hoạt động nhập khẩu, thay thế các biện pháp hành chính, mệnh lệnh bằng các công cụ kinh tế Để thúc đẩy sự nghiệp công nghiệp hoá - hiện đại hoá đất nước, hoà nhập với thị trường Quốc tế, đưa nước ta vào hàng những nước có nền ngoại thương tương đối phát triển, một trong những yếu tố cơ bản là tiếp tục đổi mới và hoàn thiện hơn về cơ chế quản lí nhập khẩu Đây là những điều kiện thuận lợi cho các doanh nghiệp kinh doanh xuất nhập khẩu Tuy nhiên không phải các điều kiện và môi trường kinh doanh nhập khẩu lúc nào cũng đem lại thuận lợi Mở cửa nền kinh tế, rồi cuộc khủng hoảng tiền tệ trong khu vực đã ảnh hưởng đến hoạt động của các doanh nghiệp này, Mỹ bỏ cấm vận với nước ta và lập quan hệ ngoại giao ở cấp đại sứ, Việt Nam ra nhập khối ASEAN và sẽ thực hiện đầy đủ nghĩa vụ của khu vực mậu dịch tự do AFTA, tổ chức thương mại thế giới WTO, làm cho cạnh tranh ngày càng quyết liệt Chính sách điều hành nhập khẩu không phải lúc nào cũng ủng hộ cho các hoạt động kinh doanh nhập khẩu Tệ nạn gian lận thương mại đã gây khó khăn cho các doanh nghiệp thương mại làm ăn đúng đắn Thuế nhập khẩu còn nhiều vấn đề tồn tại, thuế GTGT còn nhiều tranh cãi, thủ tục hành chính còn nhiều phiền hà, tỷ giá hối đoái không ổn định v v Trong khi đó muốn tồn tại và phát triển các doanh nghiệp phải làm ăn hiệu quả và có lãi. Để đạt được mục tiêu đó các nhà lãnh đạo phải nắm được các thông tin của đơn vị mình một cách chính xác và kịp thời Một phần quan trọng các thông tin đó là do kế toán cung cấp.
Một công ty hoạt động trong lĩnh vực kinh doanh xuất nhập khẩu đòi hỏi trước tiên phải có đội ngũ nhân viên năng động, sáng tạo và đặc biệt đứng trước những khó khăn trong thời đại ngày nay cùng với những tiến bộ khoa học, công nghệ đang phát triển như vũ bão, thời đại bùng nổ thông tin thì các cán bộ quản lí nhất thiết phải có đủ phẩm chất và năng lực trong tổ chức quản lí và điều hành Trong công tác nhập khẩu hàng hoá phải biết lựa chọn các nhà cung cấp sao cho đem lại hiệu quả kinh doanh cao nhất, phải biết tạo dựng uy tín trên thị trường, có các chiến lược kinh doanh thích hợp cho từng thời kì nhằm đảm bảo tính linh hoạt khi có biến động trên thị trường Các hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu phải tuân thủ các thông lệ Quốc tế và pháp luật Nhà nước.
Với vai trò của mình kế toán hoạt động kinh doanh nhập khẩu cũng đòi hỏi phải được hoàn thiện từ công tác hạch toán đến tổ chức bộ máy kế toán. Đây là điều kiện không thể thiếu nhằm nâng cao hiệu quả kinh doanh nhập khẩu hàng hoá nói riêng và hiệu quả hoạt động kinh doanh toàn doanh nghiệp nói chung. Đối với công tác kế toán, các thông tin kế toán phải phản ánh đầy đủ, kịp thời, chính xác các nghiệp vụ nhập khẩu hàng hoá, đặc biệt trong cơ chế thị trường các thông tin này phải đảm bảo tính nhạy bén và phù hợp với các điều kiện kinh tế Công tác thu nhập và phản ánh các thông tin kế toán phải xuất phát từ đặc trưng của hoạt động kinh doanh nhập khẩu, từ mục tiêu của hoạt đông này là vì lợi nhuận, từ các đặc điểm của doanh nghiệp để vận dụng, sáng tạo nhưng trong khuôn khổ luật định, chế độ kế toán Các chứng từ được sử dụng trong kế toán nhập khẩu hàng hoá được ghi chép kịp thời, rõ ràng, luân chuyển chứng từ phải phù hợp với đặc điểm riêng của nghiệp vụ Đối với công tác tổ chức bộ máy kế toán, để hoàn thiện thì phải bảo đảm các điều kiện sau:
- Bộ máy kế toán phải đảm bảo thực hiện khối lượng công tác kế toán phần hành với đầy đủ các chức năng thông tin và kiểm tra các hoạt động của đơn vị Các nhân viên kế toán trong bộ máy kế toán có mối quan hệ qua lại chặt chẽ xuất phát từ sự phân công lao động phần hành trong bộ máy.
- Cán bộ kế toán phải cẩn thận, tỷ mỷ trong công việc,có chuyên môn phẩm chất đạo đức và lòng hăng say Kế toán am hiểu nghiệp vụ, có khả năng xử lý nhanh nhạy các tình huống xảy ra, có óc phán đoán và phân tích, có khả năng bao quát toàn bộ công việc kế toán trong doanh nghiệp. Trong công tác, đội ngũ cán bộ cần có sự nhất trí, tất cả vì mục tiêu tăng trưởng và phát tiển của doanh nghiệp Kế toán trực tiếp làm nhiệm vụ kinh doanh xuất nhập khẩu phải là người có hiểu biết về nghiệp vụ và đặc biệt là thông thạo tiếng Anh vì kế toán viên này thường xuyên tiếp xúc với các chứng từ và tài liệu bằng tiếng Anh, từ đó mà kế toán có thể hiểu và phản ánh nghiệp vụ nhập khẩu một cách chính xác, đầy đủ, đảm bảo thông tin kế toán xuất nhập khẩu.
Từ thực tiễn và lí luận như trên em xin mạnh dạn trình bày một số phương hướng hoàn thiện công tác nhập khẩu hàng hoá của công ty CỔ PHẦN VIỆT Á
3.2.2 phương hướng, giải pháp hoàn thiện công tác kế toán nhập khẩu hàng hoá tại công ty CỔ PHẦN VIỆT Á
Về tổ chức quản lý hoạt động kinh doanh nhập khẩu hàng hoá:
+ Ngoài hình thức bán buôn, công ty nên triển khai một số hình thức khác, chẳng hạn như tổ chức bán hàng giao đại lí đối với các loại hàng về thiết bị gia dụng, linh kiện điện tử
+ Cuối năm, căn cứ vào tình hình biến động của giá cả hàng hoá trên thị trường và đánh giá khả năng thanh toán của từng khách hàng, công ty tiến hành lập dự phòng cho những rủi ro có khả năng xảy ra.
Về tổ chức công tác kế toán và tổ chức hạch toán nghiệp vụ nhập khẩu hàng hoá
+ Thứ nhất: Về hạch toán nghiệp vụ nhập khẩu trực tiếp: Có thể tiến hành theo hai cách:
Cách thứ nhất: Khi chuyển tiền mua hàng, kế toán không phản ánh vào
TK 151, mà căn cứ vào giấy báo Nợ hoặc Sổ phụ của ngân hàng, kế toán ghi: theo tỷ giá thực tế tại thời điểm mua ngoại tệ chuyển tiền.
Khi hàng về, làm xong thủ tục hải quan, căn cứ vào tờ khai hải quan:
Nợ TK 151 : TG thực tế tại thời điểm làm xong thủ tục hải quan.
Nợ (Có)TK 413 : Chênh lệch tỷ giá.
Có TK 3311: Tỷ giá ghi nhận nợ.
Hàng nhập kho hoặc chuyển bán thẳng:
Cách thứ hai: Vẫn giữ nguyên cách hạch toán của công ty, chỉ thay phần sử dụng tỷ giá Tức là nghiệp vụ chuyển tiền mua hàng không thay đổi, ghi nhận giá trị hàng mua theo tỷ giá thực tế tại thời điểm mua ngoại tệ chuyển tiền Khi hàng về, hoàn tất thủ tục hải quan, giá trị hàng được ghi theo tỷ giá tại thời điểm đó, chênh lệch tỷ giá đưa vào TK 413:
Nợ TK 1561 : TG thực tế tại thời điểm làm xong thủ tục hải quan.
Nợ (Có )TK 413 : Chênh lệch tỷ giá.
Có TK 151: Tỷ giá ghi nhận nợ.
+ Thứ hai: Về hạch toán nghiệp vụ nhập khẩu uỷ thác: Trong trường hợp công ty tổ chức tiếp nhận hàng và vận chuyển đến địa điểm giao nhận theo thoả thuận, kế toán có thể theo dõi hàng nhập uỷ thác theo hai cách:
10/1/05 Chi phí bốc dỡ hàng HĐ số: 084-00
TK Đ/Ư PS Nợ PS Có
Cáh thứ nhất: Sử dụng TK 002: Khi hàng về, ghi Nợ TK 002; Khi giao cho bên uỷ thác: ghi Có TK 002.
Cách thứ hai: Hạch toán vào tài khoản 151, cách này hạch toán như sau:
Khi nhận hàng tại cửa khẩu:
Nợ TK 151 : Tỷ giá ghi nhận nợ.
Nợ (Có) TK 413 : Chêng lệch tỷ giá (nếu có).
Có TK 3311: Nếu chưa thanh toán ( TG tại thời điểm nhập hàng).
Có TK1122 : Nếu thanh toán luôn (TG mua ngoại tệ trả tiền hàng).
Có TK 144 : Trừ vào tiền ký quĩ.
Khi giao hàng cho bên uỷ thác, kế toán ghi: Theo tỷ giá ghi nhận nợ.
+ Thứ ba: Về chi phí mua hàng nhập khẩu, kế toán công ty nên tách chi phí này ra khỏi chi phí bán hàng, chi phí quản lí doanh nghiệp và sử dụng TK1562 để tập hợp Cụ thể là căn cứ vào phiếu chi số 412 ngày 10/1/2005 chi
825000 VNĐ cho việc bốc dỡ hàng HĐ Schmidt/Tech/084-00, kế toán phản ánh như sau:
SỔ CÁI Tài khoản : Chi phí mua hàng hoá- Số hiệu: 1562
Họ Và Tên : Nguyễn Thị Thu Hiền Lớp Kế Toán 5 - K36
Chi phí mua hàng hàng tồn đầu kỳChi phí mua hàng phát sinh trong kỳ
+ Chi phí mua hàng phân bổ cho hàng tồn kho
Trị giá hàng tồn cuối kỳTrị giá hàng xuất trong kỳ
Trị giá hàng tồn kho cuối kỳ
Chi phí mua hàng phân bổ cho hàng tiêu thụ=
Chi phí mua hàng của hàng tồn đầu kỳ
Chi phí mua hàng phát sinh trong kỳ
Chi phí mua hàng phân bổ cho hàng tồn cuối kỳ
Cuối kỳ, tiến hành phân bổ chi phí mua hàng cho số lượng hàng hoá đã tiêu thụ trong kỳ và số hàng còn lại theo công thức:
Sau khi xác định được chi phí mua cho hàng tiêu thụ thì kế toán phản ámh vào giá vốn theo bút toán:
Kế toán phải tuân thủ nguyên tắc tập hợp chi phí theo chế độ hiện hành thì kết quả kinh doanh của công ty mới được phản ánh đúng Từ đó công ty mới có những biện pháp để giảm chi phí quản lí hành chính, tăng chi phí bán hàng một cách hợp lý để thúc đẩy quá trình tiêu thụ hàng hoá.
Số lượng hàng hoá tồn kho
Mức dự phòng giảm giá hàng tồn kho Giá trị hàng hoá ghi trên sổ
Giá trị hàng hoá trên thị trường
S/L Giá gốc Giá thị trường
Máy in HP Laser 2100 3 1066.5 USD 1050 USD
Máy tính HP Netserver LC 3PHI/600 2 6172 USD 6160 USD
+ Thứ tư: Công ty nên ước tính phần giá trị hàng dự trữ có thể bị giảm giá để lập dự phòng.
Chẳng hạn, tình hình kiểm kê hàng tồn kho ở công ty CỔ PHẦN VIỆT Á ngày 31/12/2004 như sau:
So sánh giữa giá trị ghi sổ và giá thị trường nếu có chênh lệch giá thị trường nhỏ hơn giá ghi sổ thì mức dự phòng được tính như sau:
Theo công thức trên, mức dự phòng giảm giá hàng tồn kho được lập cho năm 2004 của công ty là:
DNA SILVER STAINING KIT HILOAD 16/60 SUPPERDEX &%PG
S/L Giá gốc Giá thị trường
Máy tính HP Netserver LC
Mức DP phải thu khó đòi
Số nợ phải thu khó đòiSố phần trăm có khả năng mất
Số thiệt hại do nợ khó đòi Không đòi được đã xoá sổ Trích lập DP phải thu khó đòi vào cuối niên độ kế toán trước khi lập BCTC
Hoàn nhập dự phòng phải thu khó đòi Số nợ khó đòi đã xoá sổ lớn hơn số DP đã lập
( Tỷ giá ngoại tệ ngày 31/12/2000: 1 USD = 15.520 VNĐ)
Ghi chú: Giá hàng hoá trong bảng kê kà tổng giá trị từng loại hàng tồn kho theo sổ của đơn vị và theo thị trường.
