Lý luận chung về kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh trong các doanh nghiệp thơng mại
Sự cần thiết của kế toán bán hàng và xác định kết quả ở các doanh nghiệp kinh doanh thơng mại
1.1.1 Đặc điểm chung về các doanh nghiệp kinh doanh thơng mại
Trong nền kinh tế thị trờng khi mà ngời sản xuất và ngời tiêu dùng không trực tiếp gặp nhau thì hoạt động thơng mại là một tất yếu và sự tồn tại của doanh nghiệp thơng mại là rất cần thiết bởi hoạt động kinh doanh trong doanh nghiệp th - ơng mại không trực tiếp tạo ra các sản phẩm vật chất cho nền kinh tế nh ng thông qua nó thì sản phẩm vật chất đợc phân phối đến ngời tiêu dùng Đặc trng hoạt động kinh doanh của các doanh nghiệp thơng mại là lu chuyển hàng hoá từ nơi sản xuất đến nơi tiêu dùng thông qua hoạt động mua bán trong lãnh thổ quốc gia hoặc với các quốc gia khác Trong đó hoạt động thơng mại bao gồm hai giai đoạn chủ yếu là mua hàng và bán hàng
1.1.2 Quá trình bán hàng và xác định kết quả kinh doanh
Doanh nghiệp mất đi một lợng tiền nhất định để có đợc quyền sở hữu hàng hoá thông qua khâu mua hàng và lại cung ứng những hàng hoá này cho khách hàng nhằm thu hồi vốn bằng tiền và thu lợi nhuận thông qua bán hàng Quyền sở hữu hàng hoá gắn với phần lớn lợi ích và rủi ro qua khâu bán hàng sẽ đợc chuyển giao cho khách hàng Hàng hoá đợc ghi nhận là tiêu thụ khi đảm bảo các điều kiện nhất định nh: hàng hoá đã đợc chuyển quyền sở hữu, ngời mua đã chấp nhận mua và thời điểm mà doanh nghiệp ghi nhận doanh thu là khi:
- Doanh nghiệp đã chuyển giao phần lớn rủi ro và lợi ích gắn liền với quyền sở hữu hàng hoá
- Doanh nghiệp không còn nắm giữ quyền quản lý hàng hoá
- Doanh thu đợc xác định tơng đối chắc chắn
- Doanh nghiệp đã thu đợc hoặc thu đợc lợi ích kinh tế từ việc bán hàng
- Xác định chi phí liên quan đến giao dịch bán hàng Đến cuối kỳ kinh doanh, doanh nghiệp sẽ kết chuyển các khoản doanh thu, chi phí để xác định kết quả kinh doanh hay xác định mức lợi nhuận thu đợc từ hoạt động kinh doanh thơng mại của mình
1.1.3 Nguyên tắc, nhiệm vụ hạch toán và ý nghĩa, vai trò kế toán bán hàng, xác định kết quả kinh doanh tại doanh nghiệp thơng mại a)Nguyên tắc hạch toán
- Doanh thu bán hàng đợc ghi nhận phụ thuộc vào phơng pháp tính thuế tại doanh nghiệp Trờng hợp doanh nghiệp áp dụng phơng pháp thuế khấu trừ thì doanh thu không bao gồm thuế GTGT đầu ra phải nộp, còn trờng hợp áp dụng phơng pháp thuế trực tiếp thì doanh thu bao gồm cả thuế GTGT đầu ra phải nộp
-Hàng hoá đã đợc tiêu thụ nhng do các lý do khác nhau ngời mua từ chối thanh toán, trả lại hàng hoặc ngời mua đợc hởng chiết khấu thơng mại thì cần đợc theo dõi riêng trên các tài khoản (TK) nh TK chiết khấu thơng mại, giảm giá hàng bán, hàng bán bị trả lại
- Vận dụng các chuẩn mực, nguyên tắc kế toán chung để hạch toán b)Nhiệm vụ hạch toán
- Ghi chép phản ánh kịp thời, đầy đủ tình hình bán hàng cả về giá trị và khối l - ợng hàng bán trên từng mặt hàng, từng địa điểm, từng phơng thức bán hàng nhằm cung cấp số liệu để xác định kết quả kinh doanh của doanh nghiệp trong kỳ
- Tính toán và phản ánh chính xác tổng giá thanh toán của hàng bán ra theo từng nhóm hàng, từng hoá đơn, từng khách hàng…
- Xác định giá mua thực tế của lợng hàng đã tiêu thụ đồng thời phân bổ phí thu mua cho hàng tiêu thụ để xác định kết quả bán hàng
- Kiểm tra đôn đốc tình hình thanh toán, quản lý nợ theo từng đối tợng
-Tập hợp đầy đủ, chính xác, kịp thời các khoản chi phí bán hàng thực tế phát sinh và phân bổ cho hàng tiêu thụ để xác định kết quả bán hàng
-Cung cấp các thông tin cần thiết, phân tích các u, nhợc điểm để không ngừng thực hiện tốt hơn quá trình bán hàng và thanh toán c)Vai trò, ý nghĩa Đối với doanh nghiệp thì tổ chức kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh có vai trò, ý nghĩa quan trọng, là điều kiện tiên quyết giúp cho doanh nghiệp tồn tại và phát triển Bộ phận kế toán này cung cấp các thông tin hữu ích cho các quyết định Thông qua hoạt động bán hàng doanh nghiệp có đợc doanh thu, nhanh chóng thu hồi vốn kinh doanh đồng thời tạo ra lợi nhuận Từ đó doanh nghiệp có điều kiện để thực hiện phân phối lợi ích vật chất giữa doanh nghiệp với nhà nớc, doanh nghiệp với ngời lao động hoặc giữa doanh nghiệp với chủ doanh nghiệp hay phối hợp hài hoà 3 lợi ích:lợi ích của nhà nớc, của doanh nghiệp và của ngời lao động Với nền kinh tế quốc dân thì việc thực hiện tốt khâu bán hàng là điều kiện để kết hợp chặt chẽ giữa lu thông hàng hoá với lu thông tiền tệ, thực hiện chu chuyển tiền mặt, ổn định và củng cố giá trị đồng tiền, là điều kiện để ổn định và nâng cao đời sống của ngời lao động nói riêng và toàn xã hội nói chung
1.1.4 Yêu cầu quản lý đối với quá trình bán hàng và xác định kết quả kinh doanh
Trong quá trình bán hàng, tài sản của doanh nghiệp chuyển từ hình thái hàng hoá sang hình thái tiền tệ Do đó, để quản lý nghiệp vụ bán hàng, các doanh nghiệp thơng mại cần quản lý cả hai mặt tiền và hàng, cụ thể quản lý nghiệp vụ bán hàng cần đảm bảo các chỉ tiêu sau:
- Quản lý về doanh thu bán hàng, đây là cơ sở quan trọng để xác định nghĩa vụ của doanh nghiệp đối với nhà nớc, đồng thời là cơ sở xác định kết quả kinh doanh của doanh nghiệp thơng mại Trong nền kinh tế thị trờng, quản lý doanh thu bao gồm:
Quản lý doanh thu thực tế và các khoản giảm trừ doanh thu (giảm giá hàng bán,chiết khấu thơng mại, hàng bán bị trả lại)
- Quản lý về tình hình thu hồi tiền, tình hình công nợ và thanh toán công nợ phải thu ở ngời mua Kế toán phải theo dõi chặt chẽ thời hạn thanh toán tiền hàng để kịp thời thu hồi tiền ngay khi đến hạn để tránh bị chiếm dụng vốn kinh doanh
Mặt khác cần quản lý giá vốn hàng bán để làm cơ sở xác định kết quả bán hàng.
Những khái niệm về bán hàng và xác định kết quả kinh doanh
1.2.1 Phơng thức bán hàng trong các doanh nghiệp thơng mại
Trong các doanh nghiệp thơng mại, việc tiêu thụ hàng hoá có thể đợc thực hiện theo những phơng thức sau: a)Phơng thức bán buôn hàng hoá: Là việc bán hàng cho đơn vị khác với khối lợng hàng bán lớn, giá bán buôn biến động tuỳ thuộc vào khối lợng hàng bán và phơng thức thanh toán Hàng hoá bán buôn vẫn nằm trong lĩnh vực lu thông nên giá trị và giá trị sử dụng của hàng hoá vẫn cha đợc thực hiện Trong bán buôn hàng hoá có hai phơng thức:
- Bán buôn hàng hoá qua kho : Là phơng thức bán hàng truyền thống trong đó hàng xuất bán từ kho bảo quản của doanh nghiệp Trong phơng thức này lại gồm hai hình thức:
+ Bán buôn qua kho trực tiếp: Bên mua nhận hàng tại kho của bên bán, sau khi bên mua nhận đủ hàng thanh toán hoặc chấp nhận nợ thì hàng hoá đợc xác định là tiêu thụ
+ Bán buôn qua kho theo hình thức chuyển hàng: Căn cứ vào hợp đồng đã kí kết hoặc đơn đặt hàng, doanh nghiệp thơng mại xuất kho chuyển hàng đến bên kho của ngời mua hoặc địa điểm do bên mua quy định trong hợp đồng Hàng hoá chuyển bán vẫn thuộc sở hữu của doanh nghiệp cho đến khi bên mua kiểm nhận thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán
- Bán buôn hàng hoá vận chuyển thẳng : Là phơng thức bán hàng không qua kho mà giao bán ngay hoặc chuyển bán ngay cho khách hàng Phơng thức này có thể thực hiện qua hai hình thức:
+ Bán buôn hàng hoá vận chuyển thẳng theo hình thức chuyển hàng: Sau khi mua doanh nghiệp vận chuyển hàng hoá giao cho bên mua ở địa điểm thoả thuận, hàng hoá chuyển bán vẫn thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp cho đến khi ngời mua kiểm nhận và chấp nhận thanh toán
+ Bán buôn hàng hoá theo hình thức giao hàng trực tiếp: Sau khi mua hàng thì doanh nghiệp thơng mại giao trực tiếp cho bên mua tại kho của ngời bán, sau khi giao nhận và bên mua nhận hàng thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán thì hàng hoá đợc xác định là tiêu thụ
Ngoài hai hình thức bán buôn vận chuyển thẳng có tham gia thanh toán nh trên còn có trờng hợp doanh nghiệp không tham gia vào quá trình thanh toán mà chỉ đóng vai trò là môi giới giữa ngời mua và ngời bán để hởng hoa hồng b)Phơng thức bán lẻ hàng hoá: Là phơng thức bán hàng trực tiếp cho ngời tiêu dùng hoặc các đơn vị kinh tế để tiêu dùng nội bộ, thông thờng khối lợng mua mang tính đơn lẻ, khối lợng nhỏ, giá bán ổn định và hàng hoá đi vào lĩnh vực tiêu dùng nên giá trị và giá trị sử dụng đợc thực hiện
- Bán lẻ thu tiền tập trung : Là hình thức bán hàng trong đó có sự tách rời nghiệp vụ thu tiền với giao hàng, mỗi quầy hàng có nhân viên thu tiền làm nhiệm vụ thu tiền của khách viết hóa đơn và tích kê cho khách hàng để khách nhận hàng ở quầy do nhân viên bán hàng giao
- Bán lẻ thu tiền trực tiếp : Ngời bán đồng thời là nhân viên thu ngân, là hình thức khá phổ biến vì nó tiết kiệm đợc thời gian mua hàng của khách đồng thời tiết kiệm đợc lao động tại quầy hàng
- Bán lẻ tự phục vụ : Khách hàng tự chọn hàng hóa với sự hớng dẫn của nhân viên bán hàng rồi đa đến thanh toán ở bàn thu ngân, thờng gặp tại các siêu thị hoặc các cửa hàng tự chọn
- Bán hàng tự động : Là hình thức bán lẻ hàng hóa mà các doanh nghiệp sử dụng các máy bán hàng tự động chuyên dùng cho một số loại hàng hóa đặt ở nơi công cộng c)Phơng thức bán hàng đại lý : Doanh nghiệp giao hàng cho các cơ sở đại lý bán trực tiếp, bên nhận làm đại lý trực tiếp bán hàng, thanh toán tiền hàng cho doanh nghiệp và hởng hoa hồng Số hàng chuyển giao cho các cơ sở đại lý vẫn thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp cho đến khi các cơ sở đại lý thanh toán hoặc thông báo về số hàng đã bán đợc d)Phơng thức bán hàng trả chậm, trả góp : Doanh nghiệp dành cho ngời mua u đãi đợc trả tiền hàng trong nhiều kì, doanh nghiệp đợc hởng thêm khoản chênh lệch giữa giá bán trả góp với giá bán thông thờng theo phơng thức trả tiền ngay gọi là lãi trả chậm Khi doanh nghiệp giao hàng cho ngời mua, hàng hóa đợc xác định là tiêu thụ và đợc ghi nhận doanh thu bán hàng, khoản lãi trả chậm đợc phân bổ dần vào doanh thu hoạt động tài chính vào nhiều kì sau giao dịch bán
Phụ thuộc vào sự tín nhiệm, thỏa thuận giữa hai bên để lựa chọn phơng thức thanh toán cho phù hợp Các doanh nghiệp hiện nay chủ yếu áp dụng hai phơng thức:
- Phơng thức thanh toán trực tiếp : Quyền sở hữu về tiền tệ sẽ đợc chuyển từ ngời mua sang ngời bán ngay sau khi quyền sở hữu hàng hóa bị chuyển giao Có thể thanh toán bằng tiền mặt, ngân phiếu, séc hoặc hàng hóa Sự vận động của tiền gắn liền với sự vận động của hàng
- Phơng thức thanh toán chậm trả : Hình thành công nợ phải thu của khách hàng do có khoảng cách về không gian và thời gian của sự vận động hàng hóa với tiền tệ trong đó nợ phải thu cần đợc quản lý chi tiết cho từng đối tợng phải thu và ghi chép từng lần thanh toán
1.2.3 Kế toán doanh thu bán hàng a)Phạm vi hàng bán :
Hình thức tổ chức sổ kế toán
Sổ kế toán là hình thức chứa đựng các tài khoản kế toán, là phơng tiện để thực hiện phơng pháp tài khoản và ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh hay là phơng tiện vật chất thực hiện công việc ghi chép nhằm hệ thống hóa các thông tin kế toán theo thời gian và các mối quan hệ đối ứng kinh tế
-Theo chế độ kế toán hiện hành của Việt Nam quy định có 5 hình thức sổ chủ yếu đợc sử dụng: Nhật ký-Sổ cái, Chứng từ ghi sổ, Nhật ký chứng từ, Nhật ký chung và Kế toán máy:
Sổ Nhật ký đặc biệt
Sổ Nhật ký chung Sổ,thẻ kế toán chi tiÕt
Sổ cái Bảng tổng hợp chi tiÕt
Bảng cân đối số phát sinh
Báo cáo tài chính a)Hình thức sổ kế toán Nhật ký chung:
Sổ Nhật ký chung là sổ kế toán tổng hợp, dùng để ghi chép, phản ánh các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh theo trình tự thời gian và thực hiện việc định khoản kế toán, quản lý toàn bộ số liệu của kế toán của đơn vị trong suốt một niên độ kế toán Sổ Nhật ký chung phản ánh toàn bộ các nghiệp vụ phát sinh, không phân biệt của đối tợng cụ thể nào nhng trong trờng hợp một hoặc một số đối tợng kế toán có số lợng phát sinh lớn , để đơn giản và giảm bớt khối lợng ghi sổ, đơn vị có thể mở các sổ Nhật ký đặc biệt để ghi riêng các nghiệp vụ phát sinh liên quan đến đối t- ợng kế toán đó Khi đã ghi vào sổ Nhật ký đặc biệt thì không phải ghi vào sổ Nhật ký chung nữa mà cả hai loại sổ này sẽ là căn cứ để ghi vào Sổ cái
Loại sổ sử dụng chủ yếu là: Sổ Nhật ký chung, Sổ cái và một số loại sổ khác nh:các sổ Nhật ký đặc biệt (Nhật ký bán hàng, Nhật ký mua hàng, Nhật ký thu tiền, Nhật ký chi tiền) và các sổ (thẻ) kế toán chi tiết(sổ tài sản cố định, sổ chi tiết vật liệu, thẻ tính giá thành sản phẩm…)
Sơ đồ 1.6 Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký chung
Ghi cuối tháng hoặc định kỳ
Sổ qũy Bảng tổng hợp chứng từ gốc Sổ,thẻ kế toán chi tiÕt
Nhật ký-Sổ cái Bảng tổng hợp chi tiÕt
Báo cáo tài chính b)Hình thức sổ kế toán Nhật ký-Sổ cái:
Sổ Nhật ký - Sổ cái là sổ kế toán tổng hợp dùng để phản ánh tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo thời gian và hệ thống hóa theo nội dung kinh tế(theo tài khoản kế toán) Số liệu ghi trên Nhật ký - Sổ cái dùng để lập các Báo cáo tài chính
Các loại sổ sử dụng: Nhật ký - Sổ cái và các sổ (thẻ) kế toán chi tiết
Sơ đồ 1.7 Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký-Sổ cái
Ghi cuối tháng hoặc định kỳ
Quan hệ đối chiếu c)Hình thức sổ kế toán Chứng từ ghi sổ:
Chứng từ ghi sổ do kế toán lập ra trên cơ sở từng chứng từ gốc hoặc Bảng tổng hợp các chứng từ gốc cùng loại, có cùng nội dung kinh tế Chứng từ ghi sổ đợc đánh số hiệu liên tục trong từng kỳ, có chứng từ gốc đính kèm và phải đợc kế toán trởng duyệt trớc khi ghi sổ kế toán tổng hợp
Các loại sổ đợc sử dụng: sổ Chứng từ ghi sổ, sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ, Sổ cái, các sổ (thẻ) kế toán chi tiết
Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ
Bảng tổng hợp chứng từ gốc Sổ,thẻ kế toán chi tiÕt
Sổ cái Bảng tổng hợp chi tiÕt
Bảng cân đối số phát sinh
Sơ đồ 1.8 Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Chứng từ ghi sổ
Ghi cuối tháng hoặc định kỳ
Quan hệ đối chiếu d)Hình thức sổ kế toán Nhật ký chứng từ:
Nhật ký chứng từ là sổ kế toán tổng hợp, dùng để phản ánh toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh theo vế Có của các tài khoản Một Nhật ký chứng từ có thể mở cho một tài khoản hoặc có thể mở cho một số tài khoản có nội dung kinh tế khác nhau hoặc có quan hệ đối ứng mật thiết với nhau Trong mọi trờng hợp, số phát sinh bên Có của mỗi tài khoản chỉ tập trung phản ánh trên một Nhật ký chứng từ nhất định và từ Nhật ký chứng từ này, ghi vào Sổ cái một lần vào cuối kỳ Số phát sinh Nợ của mỗi tài khoản đợc phản ánh trên các Nhật ký chứng từ khác nhau, ghi
Có các tài khoản có liên quan đối ứng Nợ với các tài khoản này và cuối kỳ đợc tập hợp vào Sổ cái từ các Nhật ký chứng từ đó
Các loại sổ đợc sử dụng:Nhật ký chứng từ, Bảng kê, Sổ cái, sổ hoặc thẻ kế toán chi tiÕt
Sơ đồ 1.9 Hình thức ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký chứng từ
Chứng từ gốc và các bảng phân bổ
Bảng kê Nhật ký Chứng từ Sổ,thẻ kế toán chi tiÕt
Sổ cái Bảng tổng hợp chi tiÕt
Ghi cuối tháng hoặc định kỳ
Quan hệ đối chiếu e)Hình thức kế toán máy
Công việc kết toán đợc thực hiện theo một chơng trình phần mềm kế toán trên máy vi tính Phần mềm kế toán đợc thiết kế theo một nguyên tắc của một trong bốn hình thức kế toán hoặc kết hợp các hình thức kế toán quy định trên đây Phần mềm kế toán không hiển thị đầy đủ quy trình ghi sổ kế toán, nhng phải in đợc đầy đủ sổ kế toán và báo cáo tài chính theo quy định.
Các loại sổ của hình thức kế toán trên máy vi tính: phần mềm kế toán đợc thiết kế theo hình thức kế toán nào sẽ có các loại sổ theo hình thức kế toán đó nhng không hoàn toàn giống mẫu sổ kế toán ghi bằng tay.
Sơ đồ 1.10.Hình thức kế toán máy
Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại
- Báo cáo kế toán quản trị
Nhập số liệu hàng ngày
In sổ, báo cáo cuối tháng, cuối năm §èi chiÕu, kiÓm tra
Chơng 2 Thực trạng công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh tại Công ty
2.1 Đặc điểm tình hình chung của Công ty cổ phần Hóa chất
2.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển của công ty
Tên công ty : Công ty cổ phần Hóa chất
Tên giao dịch đối ngoại : Chemical Joint Stock Company
Trụ sở chính :135 Nguyễn Văn Cừ-Quận Long Biên-Hà Nội Trải qua hơn 50 năm hình thành và phát triển, Công ty cổ phần Hóa chất đã có những bớc thay đổi quan trọng để phù hợp với tình hình phát triển chung của nÒn kinh tÕ:
+ Hoạt động từ ngày 2/9/1958 và đến ngày 22/8/1958 theo quyết định 1851/HC của Tổng công ty Kim khí vật liệu kiến trúc,Trạm Hóa chất cấp I ra đời chính thức dới sự quản lý của đồng chí Hoàng Sỹ Quỳ.
+ Năm 1960 chuyển thành công ty Hóa chất cấp I theo quyết định 382/NT ngày 8/6/1960 của Bộ Nội Thơng.
+ Năm 1993 thành lập doanh nghiệp nhà nớc theo quyết định số 616/TM- TCCB ngày 28/5/1993 của Bộ Thơng Mại,chính thức hoạt động từ 4/6/1993.
+ Năm 2004,theo quyết định số 0858/2004/QĐ-BTM ngày 28/6/2004 của Bộ Thơng Mại,công ty Hóa chất đã chuyển thành công ty cổ phần Hóa chất đợc tổ chức và hoạt động theo Luật doanh nghiệp.
Từ số vốn ban đầu chỉ khoảng ba triệu đồng và 30 cán bộ trong điều kiện cơ sở vật chất lạc hậu, nghèo nàn, công ty cổ phần Hóa chất đã nâng số vốn điều lệ lên tới 19 triệu đồng vào năm 2004 trong đó vốn nhà nớc chiếm 35%, còn lại là các thể nhân và đến năm 2008, nguồn vốn kinh doanh lên tới hơn 16 triệu đồng với 170 cán bộ công nhân viên trong đó 63% cán bộ có trình độ đại học, còn lại là trình độ cao đẳng và trung cấp Lợi nhuận của công ty cũng không ngừng tăng, năm 2008 mức lợi nhuận trớc thuế là gần 5 tỷ đồng, khoản nộp vào ngân sách nhà nớc là hơn 970 triệu đồng, thu nhập bình quân một lao động là khoảng 6.550.000 đồng/tháng Trải qua hơn 50 năm hình thành và phát triển, công ty cổ phần Hóa chất luôn cho thấy thế mạnh của một công ty lớn trong lĩnh vực hóa chất và đợc ngời tiêu dùng tin tởng
2.1.2 Đặc điểm tổ chức hoạt động kinh doanh của công ty
Theo dòng phát triển chung của nền kinh tế Việt, công ty cổ phần Hóa chất thống khách hàng ổn định, mạng lới các nhà cung cấp lớn, quan hệ tốt với các ngân hàng và làm việc với uy tín, trách nhiệm cao nên công ty đã trở thành đối thủ cạnh tranh lớn của các doanh nghiệp trong và ngoài nớc trong ngành công nghiệp hóa chất Để có đợc chỗ đứng trong lĩnh vực này là cả sự cố gắng, nỗ lực của toàn bộ cán bộ, công nhân viên công ty đặc biệt là sự thay đổi tiến bộ trong ph ơng thức quản lý của đội ngũ ban lãnh đạo cùng những ứng dụng khoa học kỹ thuật tiên tiến đã đẩy nhanh tốc độ, năng suất, hiệu quả công việc lên nhiều lần và cũng tạo lợi thế cạnh tranh cho công ty
Về lĩnh vực hoạt động, công ty cổ phần Hóa chất có các hoạt động:
- Kinh doanh hóa chất công nghệ và vật t khác(trừ hóa chất Nhà nớc cấm)
- Kinh doanh vật liệu xây dựng, thiết bị và vật liệu điện, dụng cụ cơ khí, kim loại đen và màu
- Kinh doanh hóa chất thực phẩm, hóa chất và dụng cụ thí nghiệm, nghiên cứu
- Kinh doanh máy, thiết bị phục vụ sản xuất
- Xuất khẩu: hóa chất, nông sản, hải sản, khoáng sản, cao su
- Nhập khẩu: hóa chất công nghiệp, vật t phục vụ sản xuất, hàng tiêu dùng
- Kinh doanh kho bãi, văn phòng, siêu thị, nhà ở
- Liên doanh, liên kết đầu t sản xuất các sản phẩm vật t, hàng hóa
Thực trạng công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh tại Công ty Cổ Phần Hóa Chất
Đặc điểm tình hình chung của Công ty cổ phần Hóa chất
2.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển của công ty
Tên công ty : Công ty cổ phần Hóa chất
Tên giao dịch đối ngoại : Chemical Joint Stock Company
Trụ sở chính :135 Nguyễn Văn Cừ-Quận Long Biên-Hà Nội Trải qua hơn 50 năm hình thành và phát triển, Công ty cổ phần Hóa chất đã có những bớc thay đổi quan trọng để phù hợp với tình hình phát triển chung của nÒn kinh tÕ:
+ Hoạt động từ ngày 2/9/1958 và đến ngày 22/8/1958 theo quyết định 1851/HC của Tổng công ty Kim khí vật liệu kiến trúc,Trạm Hóa chất cấp I ra đời chính thức dới sự quản lý của đồng chí Hoàng Sỹ Quỳ.
+ Năm 1960 chuyển thành công ty Hóa chất cấp I theo quyết định 382/NT ngày 8/6/1960 của Bộ Nội Thơng.
+ Năm 1993 thành lập doanh nghiệp nhà nớc theo quyết định số 616/TM- TCCB ngày 28/5/1993 của Bộ Thơng Mại,chính thức hoạt động từ 4/6/1993.
+ Năm 2004,theo quyết định số 0858/2004/QĐ-BTM ngày 28/6/2004 của Bộ Thơng Mại,công ty Hóa chất đã chuyển thành công ty cổ phần Hóa chất đợc tổ chức và hoạt động theo Luật doanh nghiệp.
Từ số vốn ban đầu chỉ khoảng ba triệu đồng và 30 cán bộ trong điều kiện cơ sở vật chất lạc hậu, nghèo nàn, công ty cổ phần Hóa chất đã nâng số vốn điều lệ lên tới 19 triệu đồng vào năm 2004 trong đó vốn nhà nớc chiếm 35%, còn lại là các thể nhân và đến năm 2008, nguồn vốn kinh doanh lên tới hơn 16 triệu đồng với 170 cán bộ công nhân viên trong đó 63% cán bộ có trình độ đại học, còn lại là trình độ cao đẳng và trung cấp Lợi nhuận của công ty cũng không ngừng tăng, năm 2008 mức lợi nhuận trớc thuế là gần 5 tỷ đồng, khoản nộp vào ngân sách nhà nớc là hơn 970 triệu đồng, thu nhập bình quân một lao động là khoảng 6.550.000 đồng/tháng Trải qua hơn 50 năm hình thành và phát triển, công ty cổ phần Hóa chất luôn cho thấy thế mạnh của một công ty lớn trong lĩnh vực hóa chất và đợc ngời tiêu dùng tin tởng
2.1.2 Đặc điểm tổ chức hoạt động kinh doanh của công ty
Theo dòng phát triển chung của nền kinh tế Việt, công ty cổ phần Hóa chất thống khách hàng ổn định, mạng lới các nhà cung cấp lớn, quan hệ tốt với các ngân hàng và làm việc với uy tín, trách nhiệm cao nên công ty đã trở thành đối thủ cạnh tranh lớn của các doanh nghiệp trong và ngoài nớc trong ngành công nghiệp hóa chất Để có đợc chỗ đứng trong lĩnh vực này là cả sự cố gắng, nỗ lực của toàn bộ cán bộ, công nhân viên công ty đặc biệt là sự thay đổi tiến bộ trong ph ơng thức quản lý của đội ngũ ban lãnh đạo cùng những ứng dụng khoa học kỹ thuật tiên tiến đã đẩy nhanh tốc độ, năng suất, hiệu quả công việc lên nhiều lần và cũng tạo lợi thế cạnh tranh cho công ty
Về lĩnh vực hoạt động, công ty cổ phần Hóa chất có các hoạt động:
- Kinh doanh hóa chất công nghệ và vật t khác(trừ hóa chất Nhà nớc cấm)
- Kinh doanh vật liệu xây dựng, thiết bị và vật liệu điện, dụng cụ cơ khí, kim loại đen và màu
- Kinh doanh hóa chất thực phẩm, hóa chất và dụng cụ thí nghiệm, nghiên cứu
- Kinh doanh máy, thiết bị phục vụ sản xuất
- Xuất khẩu: hóa chất, nông sản, hải sản, khoáng sản, cao su
- Nhập khẩu: hóa chất công nghiệp, vật t phục vụ sản xuất, hàng tiêu dùng
- Kinh doanh kho bãi, văn phòng, siêu thị, nhà ở
- Liên doanh, liên kết đầu t sản xuất các sản phẩm vật t, hàng hóa
Trong đó, các loại sản phẩm hóa chất gồm: axit, bazơ, muối, nguyên tố, kim loại và hợp kim, dung môi, chất dẻo, hóa dẻo, chất ổn định, cao su, phụ liệu…Các hóa chất đợc kinh doanh với khối lợng lớn, đợc cất trữ tại hệ thống kho tàng rộng lớn, an toàn của công ty (kho Đức Giang) Đội ngũ ban lãnh đạo, cán bộ, công nhân viên có trình độ, đợc đào tạo cơ bản về mọi mặt và có kiến thức chuyên sâu về nghiệp vụ, năng động, tiếp thu nhanh sự đổi mới về khoa học công nghệ
2.1.3 Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của công ty
Bộ máy quản lý của công ty đợc tổ chức nh sau:
Sơ đồ 2 1 Sơ đồ bộ máy tổ chức công ty cổ phần Hóa chất Đại hội cổ đông
Ban kiểm soát Hội đồng quản trị
Tổng hợp Phòng Tài chÝnh KÕ toán
Phòng Tổ chức Hành chÝnh
TT KD tổng hợp số II TT KD Hóa chất và
Vật liệu điện TT KD Hóa chất và
Vật t tổng hợp TT KD Hóa chất và Th ơng mại tổng hợp
- Đại hội cổ đông: là cơ quan có thẩm quyền cao nhất bầu ra Hội đồng quản trị và Ban kiểm soát nhiệm kỳ 5 năm Hiện công ty có 202 cổ đông trong đó 35% vốn do công ty đầu t kinh doanh vốn Nhà nớc quản lý, còn lại là thể nhân
- Hội đồng quản trị: là cơ quan quản lý của tập thể công ty, thay mặt cho cổ đông xây dựng đờng lối, chính sách, kiểm soát các ban điều hành(theo Luật DN)
- Ban kiểm soát: quản lý, kiểm soát các hoạt động của công ty về kinh doanh, quản trị, điều hành, hoạt động độc lập, không phụ thuộc vào bộ phận nào trong công ty.
- BanTổng giám đốc: Tổng giám đốc là ngời do Hội đồng quản trị bầu ra, là ngời đại diện theo pháp luật của công ty, điều hành và chịu trách nhiệm về các hoạt động kinh doanh của công ty trớc pháp luật Tổng giám đốc có quyền đề xuất bộ máy điều hành, bổ nhiệm các chức vụ từ phó đơn vị trở lên
- Phòng kinh doanh (KD) xuất nhập khẩu: có nhiệm vụ phụ trách mua bán hàng hóa chất nội địa hoặc từ nớc ngoài
- Phòng kinh doanh tổng hợp: có nhiệm vụ thống kê, theo dõi tình hình mua, bán, nhập, xuất tồn và phân tích tình hình tài chính, lập kế hoạch cho công ty…
- Phòng tài chính kế toán: theo dõi chi tiết tình hình tài sản hiện có và sự vận động của tài sản đồng thời báo cáo, thông tin từ phòng kế toán là căn cứ quan trọng cho việc ra quyết định của các đối tợng có liên quan
- Phòng tổ chức hành chính: là phòng quản lý về nhân sự, các hoạt động hành chính mang tính thủ tục của công ty
Công ty tổ chức bộ máy quản lý theo mô hình trực tuyến chức năng với cơ cấu bộ máy: trụ sở chính là văn phòng chính, bốn trung tâm kinh doanh trực thuộc bao gồm:
+Trung tâm kinh doanh và hóa chất thơng mại tổng hợp (Hàng Bún)
+Trung tâm kinh doanh hóa chất và vật t tổng hợp (cửa hàng Kim Mã)
+Trung tâm kinh doanh tổng hợp số 2 (cửa hàng Đức Giang)
+Trung tâm kinh doanh hóa chất vật liệu điện Hà Nội (cửa hàng Hà Nội) Ngoài ra, công ty còn có một xởng sản xuất và một tổng kho tại 93 Đức Giang- Long Biên-Hà Nội Trong đó tổng kho là nơi tiếp nhận, bảo quản, bốc xếp hàng đ a về nhập kho hoặc xuất theo yêu cầu
2.1.4 Đặc điểm bộ máy kế toán và tổ chức công tác kế toán
Sau khi áp dụng hình thức kế toán máy, sử dụng phần mềm EFFECT vào năm
2006, công ty cũng đồng thời tiến hành tinh giản bộ máy kế toán, không hạch toán ở từng trung tâm nữa mà tập trung việc hạch toán tại văn phòng công ty Điều này không chỉ giúp cho việc quản lý dễ dàng, thuận lợi và công ty tiết kiệm đợc chi phí mà vẫn đảm bảo công việc thực hiện tốt, hiệu quả cao Hiện nay, bộ phận kế toán công ty chỉ còn 10 ngời trong đó: 1 trởng phòng phụ trách việc điều hành, quản lý chung công việc toàn phòng, 1 phó phòng tổng hợp số liệu, lập báo cáo, quyết toán, và 8 kế toán viên phụ trách các mảng khác nhau nh: kế toán thuế, kế toán mua hàng, kế toán bán hàng, kế toán công nợ, kế toán tiền lơng, kế toán ngân hàng, kế toán chi phí, kế toán thanh toán nội bộ kiêm thủ quỹ
+ Kế toán mua, bán hàng: ghi chép, nhập số liệu vào các phần mềm các nghiệp vụ mua, bán hàng trong và ngoài nớc
+ Kế toán thuế: tính toán, tổng hợp số thuế đợc khấu, số thuế phải nộp chi tiết cho từng loại hàng, loại thuế
Thực trạng tổ chức kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại Công ty cổ phần Hóa chất
- Công ty kế toán hàng tồn kho theo phơng pháp kê khai thờng xuyên, tính thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ thuế
- Công ty sử dụng các hệ thống chứng từ và tài khoản theo quy định, sử dụng hình thức ghi sổ kế toán Nhật ký chứng từ
- Trình tự luân chuyển chứng từ :
Bộ phận Phòng kinh doanh có nhiệm vụ đa ra đơn hàng, báo giá khi giao dịch với khách, sau khi thỏa thuận, nhân viên viết phiếu xuất kho và lập hóa đơn thành 3 liên trong đó liên 1 hóa đơn dùng để lu Phiếu xuất kho và hóa đơn liên số 2(liên đỏ)đợc Phòng kinh doanh chuyển qua cho Phòng kế toán kiểm tra, đóng dấu rồi chuyển qua kho Bộ phận Kho kiểm tra số lợng, giá cả hàng ghi trên thẻ kho, nếu cha xuất hết theo số lợng trong hóa đơn thì chỉ ghi số hàng thực xuất vào hóa đơn số
2 Đồng thời, bộ phận Kho ghi số hàng đã xuất vào liên 3 hóa đơn sẽ chuyển đến Bộ phận thống kê Bộ phận thống kê cung cấp thông tin cho các đơn vị quản trị đồng thời gửi hóa đơn lại cho Phòng kinh doanh Phòng kinh doanh sẽ kiểm tra, xác nhận về số lợng, giá cả hàng sau đó thanh toán với khách hàng Liên 3 chỉ dùng để lu hành nội bộ Phòng kinh doanh chuyển liên 3 hóa đơn đến Phòng kế toán để ghi sổ(sổ bán hàng, sổ công nợ quá hạn , sổ chi tiết các tài khoản, vào sổ Nhật ký để chuyển vào sổ cái)
Sơ đồ 2 3 Sơ đồ luân chuyển chứng từ
2.2.1 Kế toán giá vốn hàng bán a)Cách xác định giá vốn hàng bán:
Mặt hàng kinh doanh của công ty là mặt hàng hóa chất Những mặt hàng này có những yêu cầu khắt khe về việc bảo quản cũng nh việc thực hiện thời hạn của hàng tránh việc mất mát, hang hoặc bị rò rỉ ra ngoài sẽ ảnh hởng đến mội trờng và còn có thể gây hại đến sức khỏe con ngời Do đặc điểm của loại hàng hóa này mà công ty tiến hành tính giá vốn hàng bán theo phơng thức nhập trớc xuất trớc cho từng mặt hàng đồng thời công ty cũng áp dụng cả phơng pháp tính giá thực tế đích danh với những lô hàng đợc khách hàng chỉ định Công ty cũng áp dụng việc tính chi phí thu mua không phân bổ cuối kỳ mà tính luôn vào giá của hàng khi mua về
-Với hàng mua trong nớc:
Giá vốn hàng bán = Giá mua của hàng + Chi phí thu mua của hàng xuÊt kho xuÊt kho
Trong đó: Giá mua đợc căn cứ vào phiếu nhập kho theo hóa đơn GTGT khi mua hàng (liên đỏ), đã đợc ghi trên Sổ cái chi tiết TK 1561
Chi phí mua đã đợc tập hợp trên 1562 theo từng loại hàng
Giá vốn hàng bán = Giá mua x Tỷ giá giao dịch +Thuế nhập khẩu
Trong đó: Giá mua căn cứ vào Hóa đơn GTGT
Thuế nhập khẩu căn cứ tờ khai hải quan
Ngoài ra, căn cứ vào hợp đồng ngoại thơng và các hợp đồng vận chuyển, bảo hiểm để tính thuế GTGT và các chi phí thu mua b)TK sử dụng:
+TK 632”Giá vốn hàng bán”
+TK 1561”Trị giá mua hàng hóa”
+TK 1562”Chi phí thu mua hàng” c)Các chứng từ sử dụng:
+Phiếu xuất kho kèm hóa đơn đỏ mua hàng của hàng xuất ra
+Bảng kê xuất bán vật t d)Trình tự kế toán:
Phơng thức bán hàng của công ty là bán buôn, bán lẻ, bán trực tiếp qua kho và giao thẳng không qua kho, không có hình thức trả góp
- Phơng thức bán hàng trực tiếp hình thức bán qua kho: Khi mua hàng về nhập kho, số hàng đợc công ty quản lý và ghi trên sổ kế toán và thẻ kho chi tiết về ngày mua, số lợng, thời hạn, quy cách hàng
+ Trờng hợp công ty áp dụng phơng pháp tính giá nhập trớc xuất trớc thì khi xuất bán, những lô hàng nào nhập trớc sẽ đợc bán trớc và trừ lùi trực tiếp trên thẻ kho Mỗi mặt hàng đều đợc theo dõi chi tiết về số lợng xuất nhập tồn, đợc ghi rõ trên thẻ kho và sổ kế toán Khi bán hàng, ngời mua đến mua tại kho của công ty, căn cứ vào khối lợng xuất thực tế, kế toán ghi vào sổ bán hàng và tính trị giá vốn
+ Trờng hợp công ty áp dụng phơng pháp tính giá thực tế đích danh, thì khi muốn mua lô hàng nào, khách hàng gửi đơn đặt hàng đến công ty, căn cứ vào quy cách, số lợng, chủng loại ghi trên đơn đặt hàng, công ty gửi lại phiếu báo giá theo giá bán hóa chất đố tại công ty, nếu khách hàng chấp nhận, công ty sẽ gửi hàng cho khách Mặt khác, căn cứ vào giá thực tế khi công ty mua lô hàng và các chi phí thu mua lô hàng đó, kế toán phản ánh giá vốn của lô hàng
Biểu 2.5 Trích bảng kê xuất bán vật t
Công ty CP Hóa Chất Bảng kê xuất bán vật t
Từ ngày 1 tháng 5 đến 30 tháng 5 năm 2009
110 Tên đơn vị mua hàng Tên hàng Số lợng
Bán xuất khẩu cho Cty Dow Chemical Co.
0022653 Cty TNHH dệt may Vĩnh Thịnh
Ngời lập biểu Phụ trách Kế toán kho
Biểu 2.6 Sổ bán hàng hóa chất
Sổ bán hàng hóa chất
Bé phËn:Trung t©m KHDC & TMTH
Tên khách hàng Tên hàng hóa Lợng
Ghi Nợ TK 632, ghi Có các TK khác Ghi Có TK 511, ghi
Cty CP SXTM GiÊy Phong Ch©u
Cty CP t vÊn Nh©n lùc N/C
Bán xuất khẩu cho Cty Dow Chemical
0022653 13/5/09 Cty TNHH dệt may Vĩnh Thịnh Axit Boric
0023910 15/5/09 Cty TNHH Hãa chất Trờng Sơn Đồng sunfat 2 000 22500 45.000.000 46 000 000 1.000.000
Theo Hóa đơn số 0022651 ngày 3/5/2009, xuất bán trực tiếp cho Cty t vấn nhân lực N/C 25 kg lu huỳnh (nhập từ Hàn quốc) với giá vốn là 10 040đ/kg Căn cứ vào Bảng kê xuất bán vật t (biểu 2 5), kế toán định khoản phản ánh trị giá vốn hàng bán:
Kế toán sẽ phản ánh định khoản này vào Sổ bán hàng hóa chất(biểu 2 6) và vào các Sổ chi tiết, Sổ nhật ký, Sổ cái các tài khoản
-Trờng hợp mua hàng giao bán hoặc gửi bán thẳng không qua nhập kho: Theo Hóa đơn số 0023910 ngày 15/5/2009 sau khi mua 2 000kg đồng sunfat giao bán thẳng cho Cty TNHH Hóa chất Trờng Sơn với giá vốn là 22 500đ/kg, mặt hàng này chịu thuế 10%, kế toán phản ánh:
-Trờng hợp xuất khẩu: Các mặt hàng thờng bán xuất khẩu: Natri hydroxyt (xút vảy), kẽm thỏi, axit sufuaric, axit clohidric, cafê
Theo Hóa đơn 0022652 ngày 4/5/2009 (biểu 2.5, 2.6) công ty bán xuất khẩu cho công ty Dow Chemical Co (Cali-Mỹ) 2 000kg kẽm thỏi với giá vốn là 16 000đ/kg T- ơng tự nh bán hàng trong nớc, kế toán phản ánh giá vốn:
2.2.2 Kế toán doanh thu hàng bán a)Tài khoản sử dụng:
-TK 511”Doanh thu bán hàng”
-TK 131”Phải thu khách hàng”
-TK 333”Thuế và các khoản phả nộp NSNN”
Ngoài ra còn sử dụng các TK: TK 007, TK 111, TK 112… b)Các chứng từ sử dụng
-Đơn hàng, Giấy báo giá
-Hóa đơn kèm thẻ kho
-Phiếu thu, giấy báo Có của ngân hàng, phiếu chi hoặc ủy nhiệm chi(nếu trả tiền thừa cho khách hàng) c)Hình thức thanh toán và phơng pháp định giá bán sản phẩm
-Hình thức thanh toán: chuyển khoản bằng séc hoặc tiền mặt;chậm thanh toán -Định giá bán sảm phẩm: do Bộ phận phòng kinh doanh tổng hợp phụ trách Giá bán là bộ phận quan trọng nhất trong quá trình bán hàng vì chúng ảnh hởng trực tiếp đến lợi nhuận tạo ra cho công ty
+Nếu công ty bán hàng đúng giá cho khách thì phải thỏa thuận với khách và phải thông qua Trởng phòng
+Nếu công ty bán hàng cho khách với giá thấp hơn giá quy định của công ty thì phải thông qua Tổng giám đốc d)Trình tự kế toán
- Phơng thức bán hàng trực tiếp qua kho:
Theo mẫu biểu 2.6 Hóa đơn 0022651 ngày 3/5/2009 bán cho Cty t vấn nhân lực N/C 25 kg lu huỳnh (nhập từ hàn quốc) với giá bán là 13 000đ/kg Mặt hàng này chịu mức thuế suất 5%, Cty N/C xin chậm trả 10 ngày Kế toán hạch toán doanh thu:
-Phơng thức bán hàng giao thẳng không qua kho:
Theo mẫu biểu 2.6 Hóa đơn 0023910 ngày 15/5/2009 bán cho Cty TNHH Hóa chất Trờng Sơn 2 000kg đồng sunfat với giá bán 23 000đ/kg Mặt hàng chịu thuế 10%, Cty xin chậm trả 20 ngày Công ty cho công ty Trờng Sơn hởng chiết khấu thơng mại 2% trên tổng giá trị lô hàng Kế toán hạch toán doanh thu:
Mẫu biểu 2.6, Hóa đơn 0022652 ngày 4/5/2009 bán cho Cty Dow Chemical Co của
Mỹ 2 000kg kẽm thỏi với giá bán (FOB) 1 250 USD/tấn Tỷ giá giao dịch trên thị trờng ngoại tệ bình quân liên ngân hàng ngày 4/5/2009 là 16 000 đ/USD Trị giá lô hàng tính bằng VNĐ là 40 000 000đ Mặt hàng chịu thuế GTGT 10%, thuế xuất khẩu 0%, Cty xin chậm trả 30 ngày, sẽ thanh toán chuyển khoản bằng tiền mặt Kế toán phản ánh:
Cã TK 3331: 4 000 000® Đồng thời ghi Nợ TK 007-Ngoại tệ(USD): 2 500
Biểu 2.7 Mẫu hóa đơn GTGT
Công ty cổ phần hoá chất
TK: 0011000016962 NH Ngoại thơng VN
Hoá đơn (GTGT) Liên 3: (Nội bộ)
Đánh giá chung về công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả
Là một doanh nghiệp thơng mại nên công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh là bộ phận quan trọng để Công ty cổ phần Hóa chất thực hiện mục tiêu lợi nhuận và thể hiện thế mạnh kinh doanh Trong những năm gần đây, năng lực kinh doanh của toàn công ty nói chung và bộ phận bán hàng nói riêng đã bộc lộ những mặt mạnh rõ nét cũng nh những mặt hạn chế, tồn tại cần khắc phục
-Hệ thống khách hàng rộng lớn:có quan hệ mua, bán với 1400 khách hàng trong nớc và trên 300 hãng nớc ngoài Châu á, Châu âu, Châu mỹ
-Mô hình tổ chức kế toán vừa tập trung vừa phân tán đã mang lại hiệu quả cao mà tốn kém ít chi phí Trong đó, hệ thống bán hàng đợc phân phối tại các trung tâm nhng chỉ tập trung hạch toán tại văn phòng chính
-Công tác tài chính kế toán tích cực, phân chia khoa học đã đẩy nhanh tiến độ hoạt động Trong năm 2008, công tác tài chính kế toán đã tích cực lo đủ vốn kinh doanh cho công ty, tích cực đôn đốc, thu hồi, đối chiếu công nợ, thực hiện khá tốt về hạch toán tập trung;đã phân tích, tham mu cho lãnh đạo công ty kịp thời đa ra những giải pháp ứng phó trong cuộc khủng hoảng tài chính, lạm phát, suy thoái; việc quyết toán báo cáo tài chính năm 2008 đợc đẩy nhanh tiến độ, đúng kỳ hạn, phòng tài chính kế toán đã tích cực phối hợp với lãnh đạo công ty, cơ quan chức năng kiểm tra đối chiếu thu hồi tài sản thất thoát tại Trung tâm kinh doanh dịch vụ và Hóa chất
- Vốn chủ sở hữu năm 2008 tăng 16% góp phần tăng giá trị doanh nghiệp và giá trị gia tăng của cổ phiếu các cổ đông
- Các chỉ tiêu kinh doanh năm 2008 đều đạt hoặc vợt mức đề ra của Nghị quyết Đại Hội cổ đông năm 2008:
+Tổng doanh thu đạt 102% kế hoạch và bằng 109% so với năm 2007 trong đó doanh thu bán hàng đạt 105% kế hoạch và đạt bằng 109% so với năm 2007
+Tổng khối lợng hàng mua, bán đạt 97% kế hoạch và bằng 83% so với năm 2007 +Lợi nhuận sau thuế đạt 77, 7% kế hoạch và bằng 117% so với năm 2007
+Cổ tức dự kiến 15% năm, đạt 68% so kế hoạch và bằng 115% so năm 2007 +Thu nhập bình quân 6.533.000/ngời/tháng 128% so năm 2007
-Các khoản chi phí quản lý của công ty và chi phí trực tiếp của đơn vị kinh doanh đã đợc công khai, minh bạch nhằm giảm phí và tiết kiệm các khoản chi không cần thiết
-Hệ thống kế toán bán hàng tổ chức khoa học, có phân chia trách nhiệm cá nhân, hạch toán kế toán đợc đối chiếu, thực hiện theo các chuẩn mực của chế độ kế toán
-Về nguồn nhân lực của công ty: Nguồn nhân lực vẫn còn bất hợp lý, ở từng vị trí vẫn còn thiếu cán bộ có năng lực, trình độ chuyên môn, có tính chuyên nghiệp cao, nhng số cán bộ công nhân viên trong công ty vẫn nhiều về số l ợng dẫn đến năng suất lao động không cao, không đồng đều, cha phát huy sử dụng đợc toàn bộ nguồn nhân lực sẵn có của công ty và gây khó khăn trong việc tuyển chọn thêm nguồn nhân lực mới có trình độ, năng lực
-Về cơ sở vật chất của công ty:
+ Kho bãi tuy nhiều nhng cha đợc quy hoạch, còn lãng phí, cha tận dụng hết nguồn quỹ đất công ty đang sử dụng, để tăng hiệu quả khai thác đòi hỏi lợng vốn lớn để ®Çu t n©ng cÊp
+ Hệ thống tin học còn nhiều điểm yếu kém, cha thực hiện đợc việc thực hiện tin học hóa hệ thống quản lý điều hành của công ty đã làm giảm tính chất điều hành, kiểm soát của ban lãnh đạo một cách trực tiếp
-Phơng thức kinh doanh: cha đợc chuẩn hóa mặc dù cơ chế về đặt hàng nhập hàng, bán nội đã tạo đợc tính chủ động cho các đơn vị thực hiện nhng việc thực hiện cha đồng bộ bài bản, gắn trách nhiệm đến cùng cho từng bộ phận, ngời lao động -Về công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh:
+Nguồn vốn để kinh doanh tuy đã đợc cải thiện so với quy mô kinh doanh nhng chủ yếu vẫn là vốn vay ngân hàng Công nợ khó thu từng bớc đợc xử lý nhng vẫn còn tồn đọng từ các năm về trớc, tốc độ vòng quay vốn toàn công ty chậm, công ty phải trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho ở mức cao dẫn đến chỉ tiêu lợi nhuận sau thuế và chỉ tiêu về cổ tức không đạt mục tiêu đề ra ( Trong đó, công nợ khó thu và tồn ở mức cao là do công ty cha đặt định mức nợ cho khách hàng).
+Cha định đợc mức giá cả chung theo loại từng hàng hóa cho toàn doanh nghiệp.Hiện nay,doanh nghiệp định mức giá tùy theo từng đối tợng khách hàng của công ty nên cha tạo đợc tính thống nhất trong tính giá, giá cả biến động và có thể ảnh hởng đến mục tiêu kế hoạch về lợi nhuận.
+Chi phí tài chính (chi phí lãi vay) cha thực hiện đúng theo chuẩn mực, đợc hạch toán gián tiếp váo TK 642 thay vì hạch toán trực tiếp vào TK 635.
+Việc hạch toán tập trung tại văn phòng chính của công ty tuy thuận tiện, tập trung nhng lại khiến cho việc tập hợp chứng từ không nhanh chóng,kịp thời vì cuối tuần các chứng từ mới đợc gửi từ các trung tâm về trụ sở chính Khi có sai sót, nhầm lẫn các trung tâm phải đối chiếu với chứng từ tập hợp tại trụ sở chính nên không thuận tiện.
Những giải pháp hoàn thiện công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh tại công ty cổ phần Hóa chất
Định hớng phát triển của công ty trong thời gian tới
3.1.1 Thuận lợi và khó khăn: a)Thuận lợi:
-Năm 2008, sau một năm Việt Nam chính thức là thành viên Thơng mại thế giới đã mở ra môi trờng kinh doanh mới, các ngành kinh tế tiếp tục phát triển cả chiều sâu và chiều rộng Nhu cầu thị trờng đòi hỏi nhiều vật t phục vụ sản xuất trong đó có mặt hàng truyền thống mà công ty kinh doanh
- Chính sách của Chính phủ đã tạo điều kiện cho các doanh nghiệp chủ động trong kinh doanh và nhanh chóng thích ứng với cơ chế thị trờng
- Bề dày lịch sử của công ty ngày một đợc khẳng định, qua đó thơng hiệu của công ty cùng chất lợng dịch vụ ngày đợc nâng cao và đợc thị trờng trong và ngoài nớc tín nhiệm
- Cơ cấu lao động đợc cải thiện, chất lợng lao động đợc nâng dần lên, sự đoàn kết thống nhất chỉ đạo điều hành của các cấp lãnh đạo và sự hợp tác hỗ trợ giữa các đơn vị đã giúp các đơn vị vợt qua khó khăn để hoàn thành nhiệm vụ b)Khã kh¨n:
-Năm 2008, khủng hoảng tài chính trên toàn cầu đã tác động lớn đến nền kinh tế Việt Nam, phải đơng đầu với lạm phát tăng cao và tiếp đến phải ngăn chặn nguy cơ suy giảm kinh tế Trong hoàn cảnh đó, nền sản xuất trong nớc bị ảnh hởng nghiêm trọng. Mặt khác giá dầu và nhiều vật t, tỷ giá, tiền tệ trong năm biến động mạnh đã ảnh hởng không nhỏ đến hoạt động tài chính và nhập khẩu của công ty Đến năm 2009, tình hình thế giới vẫn còn diễn biến phức tạp, các nền kinh tế lớn trên thế giới vẫn cha ra khỏi đợt khủng hoảng, lạm phát, thất nghiệp vẫn gia tăng, các mặt hàng nh dầu mỏ và kim loại vẫn thay đổi thất thờng dẫn đến giá một số mặt hàng hóa chất, chất dẻo va hợp kim có biên độ giao động lớn khó lờng
-Mặc dù lãi suất ngân hàng đã giảm nhng lợng hàng tồn kho trong cả nớc vẫn còn lớn, sức tiêu thụ hàng hóa còn thấp, rất khó khăn trong việc đẩy mạnh sản xuất kinh doanh. -Thời tiết không thuận lợi, các bệnh dịch vẫn tiếp tục phát triển đã ảnh hởng đến sự phát triển của nền kinh tế cả nớc và ảnh hởng trực tiếp đối với công ty nh đợt úng lụt kéo dài vào tháng 11/2008
-Thay đổi về tổ chức, cơ cấu của đầu nhiệm kỳ hai (chuyển sang hình thức công ty cổ phần)tại thời điểm cơn bão tài chính thế giới bùng phát có tác động nhất định đến t t- ởng của ngời lao động
-Nguồn nhân lực của công ty đông nhng không mạnh, trình độ chuyên môn nghiệp vụ của một số bộ phận cán bộ, công nhân viên còn hạn chế về nhiều mặt nh :tính chuyên nghiệp, tự rèn luyện, tự đào tạo cha thờng xuyên liên tục dẫn đến hạn chế về nghiệp vụ, hạn chế kỷ cơng…cha đáp ứng đợc yêu cầu đề ra
-Vụ việc xảy ra tại Trung tâm kinh doanh và dịch vụ hóa chất (thất thoát tài sản năm 2006 đến năm 2008 mới đợc phát hiện) đã gây ra nhiều thiệt hại về nhân lực, trí lực và cả lòng tin về năng lực quản lý của một vài cán bộ lãnh đạo và nghiệp vụ kiểm tra giám sát
Do nền kinh tế trong nớc và thế giới còn nhiều khó khăn nên nhiệm vụ đặt ra cho công ty là rất nặng nề, phải tập trung mọi nguồn lực để đẩy mạnh sản xuất kinh doanh có hiệu quả, hoàn thành chơng trình đầu t phát triển, tăng nguồn thu từ cung cấp dịch vụ, tiết kiệm, giảm chi phí hợp lý, bảo đảm việc làm, đời sống, thu nhập của ng ời lao động và quyền lợi của các cổ đông
Biểu 3.1.Thực hiện một số chỉ tiêu chủ yếu
-Doanh thu bán hàng trong níc
-Doanh thu sản xuất CN
II Tổng giá trị mua Tr.đ 326 002 493 636 501 000 384 000
III Khối lợng hàng mua, bán Tấn 85 176 116 862 100 000 90 000
1 XuÊt nhËp qua kho TÊn 48 287 47 013 50 000 45 000
IV Các chỉ tiêu khác
2 Lợi nhuận sau thuế Tr. ®
3 Thu nhËp b×nh qu©n Tr. ®/ng/th
4 Cổ tức(%/năm) 9, 2 13 15 10 Để đạt đợc những chỉ tiêu này, trớc mắt công ty đã đặt ra những biện pháp cụ thể để tổ chức thực hiện:
-Đẩy mạnh kinh doanh sản xuất:
+Giữ vững hệ thống khách hàng đã đợc thiết lập, tăng cờng mở rộng kinh doanh ngành hàng khác, nâng cao chất lợng dịch vụ nhằm thỏa mãn các yêu cầu của khách hàng +Tiết kiệm triệt để trong khâu phân phối lu thông nhất là chi phí lãi vay, chi phí vận tải…Kiểm soát chặt chẽ các chi phí Chủ động tìm kiếm nguồn hàng nhập khẩu ở các thị trờng mới để có giá cạnh tranh
+Hoàn thiện quy trình kinh doanh từ khâu đặt hàng, nhập hàng, phân phối hàng, bán nội địa, hạn mức sử dụng vốn và định mức nợ của khách hàng Tạo cơ chế bình đẳng, có quyền tự quyết cao nhng phải gắn trách nhiệm vật chất đến cùng với các bộ
+Nâng cao chất lợng công tác dự báo, phân tích, đánh giá đúng xu hớng phát triển của thế giới, nhu cầu của thị trờng trong nớc để có chiến lợc dự trữ hàng chiến lợc và xử lý nhanh những tác động ngoài sự đoán và ứng phó linh hoạt với những biến động của thị trờng
-Tập trung cho đầu t phát triển, khai thác cơ sở vật chất
+Chủ động kêu gọi các nhà đầu t trong và ngoài nớc xây dung phơng án đầu t tạo các vị trí đất công ty đang sử dụng nh:khu vực số 135 Nguyễn Văn Cừ, khu vự số 93 phố Đức Giang
+Ngiên cứu các giải pháp sử dụng hoặc đầu t xây dung mới hoặc bán nhà số 2 ngõ Hàng Bún để tăng hiệu quả khai thác hoặc tăng nguồn vốn lu động cho kinh doanh +Đẩy nhanh tiến độ về xin cấp phép đầu t xây dung tại khu số 42 phố Đức Giang, khu vự bãi kính Đông Anh
+Phối hợp tốt với đối tác để đẩy nhanh tiến độ thực hiện hợp đồng hợp tác kinh doanh tại số 1 phố Giáp Nhị
+Sửa chữa, nâng cấp một số hạng mục hạ tầng cơ sở trong kho, tận dụng những khu đất còn trống đảm bảo an toàn về giao thông, phòng chống cháy đầu t xây thêm kho, bãi để khai thác
Giải pháp nhằm hoàn thiện công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh tại Công ty cổ phần Hóa chất
Trong doanh nghiệp thơng mại nói chung và công ty cổ phần Hóa chất nói riêng, bán hàng là khâu cuối cùng, khâu quan trọng nhất của quy trình kinh doanh Trong khi bộ phận bán hàng và xác định kết quả tại công ty lại còn tồn tại nhiều nh ợc điểm thì việc đa ra các giảI pháp cảI tiến bộ phận này là hết sức cần thiết Sau đây là một số giảI pháp :
- Đối với nguồn nhân lực tại bộ phận:
Thanh giảm những cán bộ, nhân viên không còn phù hợp, tuyển chọn thêm nhân viên mới có trình độ, kinh nghiệm nhằm nâng cao năng suất lao động, tạo tính cạnh tranh trong nội bộ doanh nghiệp để nhân viên phấn đấu đạt những chỉ tiêu cao của công ty Đồng thời đây cũng chính là bớc để công ty dần xóa bỏ vỏ bọc công ty Nhà nớc, tiến tới một doanh nghiệp cổ phần kinh doanh tìm kiếm lợi nhuận và tạo thế cạnh tranh trên thị trờng
- Đối với cơ sở vật chất:
+ Đầu t mua mới thiết bị, dụng cụ; sửa chữa và nâng cấp các tài sản;Thanh lý, nh- ợng bán các tài sản không còn giá trị sử dụng hoặc không phù hợp với quá trình kinh doanh của công ty;Tận dụng các kho, bãI ít hoặc cha sử dụng, tránh lãng phí;Các kho hàng cần đợc bảo vệ nghiêm ngặt và có những công cụ phòng chống cháy nổ, hệ thống báo động hiện đại vì mặt hàng của công ty dễ xảy ra rủi ro cháy, nổ…khi bị rò rỉ + Cải tiến hệ thống, phần mềm kế toán, nên mua và sử dụng phần mềm kế toán có tính năng cao, phổ biến , đặc biệt chú ý đến hệ thống bảo mật tin học nhằm bảo đảm an toàn cho các thông tin kế toán
- Đối với công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh:
+ Để giảm rủi ro về các khoản nợ, cần nắm bắt đợc tình hình tài chính của khách hàng trớc khi cho nợ và trong thời gian nợ Luôn đốc thúc khách hàng để thu hồi nợ càng sớm càng tốt, theo dõi sát sao thời hạn của các khoản nợ nhất là các khoản nợ đã đến hạn thanh toán mà cha thanh toán Tổ chức tốt công tác thu hồi nợ, khuyến khích khách hàng trả nợ sớm bằng các hình thức nh chiết khấu thơng mại trên tỷ lệ phần trăm doanh thu Ngoài ra Công ty cần đa ra định mức cho các khoản nợ, tiến hành lập dự phòng cho các khoản nợ quá hạn, khó đòi
+ Có phơng thức định giá phù hợp, thống nhất cho toàn doanh nghiệp để tạo đợc tính chủ động,thực hiện đợc mục tiêu lợi nhuận theo kế hoạch trong công tác bán hàng. + Nên tập hợp chi phí trực tiếp, hạn chế việc tập hợp gián tiếp các khoản chi phí để tránh tình trạng phân bổ không đồng đều cho các trung tâm, cửa hàng Công ty nên tách riêng lãi vay trong khoản mục chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp đa chung vào chi phí hoạt động tài chính
Nợ TK 635: Chi phí tài chính (chi phí lãi vay)
Có TK 642: Chi phí lãi vay
+Việc hạch toán cần thực hiện chi tiết ở các trung tâm rồi mới đa về hạch toán toàn bộ tại trụ sở chính nhằm tạo tính chủ động trong công tác, các thông tin kế toán cần đợc báo cáo hàng ngày qua hệ thống tin học để đảm bảo công tác kế toán bán hàng đợc nhanh chóng,kịp thời, chuẩn xác.
+ Hoàn thiện hệ thống kế toán, hiện nay công ty cha có công tác kế toán quản trị để đa ra những quyết định chính xác, kịp thời trong việc quản lý công tác kế toán nội bộ. Thiết lập hệ thống kiểm soát nội bộ(ICS) nhằm tránh những trờng hợp thất thoát tài sản, gian lận và sai sót trong công tác kế toán của công ty
+Công ty cần trích lập quỹ dự phòng giảm giá hàng tồn kho phù hợp và có những chính sách, kế hoạch giảm thiểu rủi ro trong trờng hợp giá cả trên thị trờng biến động bất ngờ, nền kinh tế gặp những nguy cơ, thay đổi.
-Đối với hình thức kinh doanh:Để mở rộng quy mô kinh doanh của công ty, cần bổ sung thêm các hình thức kinh doanh đa dạng hơn: bán hàng đại lý, bán trả chậm, trả gãp…
Kiến nghị
Những khó khăn từ môi trờng vi mô luôn có những ảnh hởng sâu sắc đến hoạt động của các doanh nghiệp Đó là các yếu tố:điều kiện kinh tế, hệ thống luật pháp, môI trờng văn hóa-xã hội, điều kiện kinh tế quốc tế, công nghệ…Trong đó, yếu tố về hệ thống luật pháp quy định về hoạt động kinh tế chi phối rất lớn đến hoạt động doanh nghiệp Việt Nam đang phát triển kinh tế theo hớng thị trờng, đang dần hòa nhập với nền kinh tế thế giới nên những thay đổi trong chính sách, nghị định về kinh tế là rất cần thiết Tuy nhiên, việc thay đổi liên tục những quy định này đã gây ra rất nhiều khó khăn cho những ngời thực hiện Những thông t hớng dẫn cách tính và nộp thuế làm phức tạp thêm quá trình kế toán, quyết toán cuối năm cộng thêm những thủ tục hành chính vốn rất rờm rà càng làm cản trở đến quá trình thực hiện của nhân viên kế toán Đặc biệt các thủ tục hành chính trong khâu xuất nhập khẩu:cấp giấy chúng nhận xuất xứ hàng hóa, các thủ tục về làm tờ khai phơng tiện vận tảI đờng bộ qua cửa khẩu quốc tế …làm chậm chễ đến hoạt động kinh doanh nói chung và công tác kế toán nói riêng Sau đây là một số kiến nghị của cá nhân em nhằm góp phần giảm bớt những khó khăn, tạo cho công tác kế toán đợc thực hiện nhanh chóng, thông suốt:
3.3.1 Đối với cơ quan Nhà nớc, tổ chức pháp luật
- Cải tiến hệ thống chuẩn mực, chế độ kế toán theo chế độ kế toán quốc tế trên nền tảng phù hợp với điều kiện kinh tế Việt Nam
-Tinh giản bộ máy hành chính các cấp, ứng dụng công nghệ khoa học để đẩy nhanh tiến độ công việc, đảm bảo phê chuẩn cho các tổ chức kinh tế có hoạt động hợp pháp, hợp lệ nhanh chóng để các doanh nghiệp thực hiện kinh doanh nhanh chóng, kịp thời, hiệu quả
-Mọi sự thay đổi về các quy định kinh tế nên có những cơ sở, căn cứ thiết thực, mang tính thực tiễn cao và phù hợp với kinh tế trong nớc, nghiên cứu kỹ trớc khi ban hành để tránh làm xáo trộn, phức tạp, khó khăn cho việc thực hiện
-Thực hiện đầy đủ, chính xác các chuẩn mực, chế độ kế toán ban hành Theo dõi mọi sự biến đổi của các chính sách, quy định, các thông t hớng dẫn thực hiện việc thay đổi của Nhà nớc ban hành để tuân thủ đúng
-Có những hình thức thởng, phạt, quy trách nhiệm đến từng bộ phận, cá nhân để hoạt động công ty đợc minh bạch, mang tính kỷ luật cao
- Công ty cần chú trọng đào tạo cán bộ công nhân viên, đảm bảo nguồn nhân lực có chất lợng; có các chính sách đãI ngộ, lơng,thởng đảm bảo đời sống vật chất và tinh thần nhân viên công ty.
Nền kinh tế Việt Nam hội hập với nền kinh tế cha bao lâu đã vấp phải những khó khăn, thách thức lớn Cạnh tranh giữa các doanh nghiệp để tìm kiếm lợi nhuận và nâng cao quy mô, địa vị, uy tín trên thị trờng cũng vì thế ngày càng gay gắt và phức tạp đặc biệt trong tình hình suy thoáI kinh tế đang bao trùm toàn cầu hiện nay
Công ty cổ phần Hóa chất dù đã trởng thành và là doanh nghiệp lớn trong ngành công nghiệp hóa chất nhng vẫn luôn phảI nỗ lực hết mình để hoàn thiện bản thân và tìm ra những giảI pháp đối phó với suy thoáI kinh tế, cạnh tranh thơng mại nhằm thực hiện đợc mục tiêu kinh tế của mình.
Bộ phận kế toán nói chung và kế toán bán hàng và xác định kết quả nói riêng luôn chiếm một vị trí quan trọng trong hệ thống quản lý tài chính của doanh nghiệp, cung cấp cho doanh nghiệp những thông tin hữu ích, chuẩn xác về tình hình kinh tế, tài chính cũng nh các nghĩa vụ của công ty với Nhà nớc, đồng thời là cơ sở để doanh nghiệp đa ra các quyết định kinh tế nhằm giúp cho việc hoàn thành các chỉ tiêu đề ra
Báo cáo trên là những tìm hiểu của em về công ty cổ phần Hóa chất và bộ phận kế toán bán hàng và xác đinh kết quả của công ty Bài viết còn nhiều sai sót do thời gian thực tập không nhiều, trình độ, tài liệu, nội dung hạn chế nên em rất mong nhận đ ợc những đánh giá, phê bình từ thầy cô để bài viết sau đợc tốt hơn
Cảm ơn sự chỉ bảo của thầy cô giáo cùng Ban lãnh đạo công ty cổ phần Hóa chất, các anh chị trong phòng Kế toán-Tài chính công ty đã giúp hoàn thành báo cáo này Em xin chân thành cảm ơn!