VĂN HÓA TỔ CHỨC VÀ MỘT SỐ GIẢI PHÁP PHÁT TRIỂN VĂN HÓA CÔNG SỞ

Và, vì sao ở một tổchức nào đó nhân viên lại có thể c xử một cách tự nhiên, có thể thảo luận một cách có phê phán đối với một sáng kiến nào đó của các nhà quản lý- điều mà chỉ có thể có

2 Văn hóa tổ chức (VHTC) là một sự pha trộn riêng biệt của các giá trị,

niềm tin, trông đợi và chuẩn mực đợc phát triển và duy trì trong tổ chức, tạo nên một dấu ấn riêng biệt, giúp phân biệt tổ chức này với tổ chức khác

3 Nghiên cứu văn hóa là một cách thức để tìm hiểu những yếu tố ảnh hởng

đến hành vi của con ngời Có thể nói, văn hóa là một phần không thể thiếu đợctrong tổ chức Trong vòng 20 năm trở lại đây, khái niệm văn hóa tổ chức đợc sửdụng một cách phổ biến để giúp giải thích những gì xảy ra bên trong tổ chức Vìsao mọi thành viên của một tổ chức lại cùng mặc áo trắng? Vì sao một tổ chứcnào đó lại duy trì nghiêm ngặt nếp nhân viên đeo thẻ ngay khi bắt đầu bớc vào trụsở? Vì sao vào ngày cuối cùng của một năm làm việc các thành viên ở một tổchức luôn hào hứng viết cảm tởng vào một cuốn sổ? Vì sao các thành viên trongmột tổ chức khác tích cực và tự do đề xuất ý tởng để cải tiến chất lợng thực thi vàthay đổi tổ chức vào một tấm bảng chung ở lối ra vào tầng I Và, vì sao ở một tổchức nào đó nhân viên lại có thể c xử một cách tự nhiên, có thể thảo luận một cách

có phê phán đối với một sáng kiến nào đó của các nhà quản lý- điều mà chỉ có thể

có trong mơ ở một tổ chức khác? Có thể nói, những dấu hiệu hoặc thói quen đó

đều là các biểu hiện khác nhau, các mức độ khác nhau của VHTC

Nói chung, cách thức chúng ta duy trì và phát triển đời sống làm việc trong

tổ chức có ảnh hởng to lớn đến hiệu quả hoạt động, diện mạo, và ảnh hởng của tổchức đối với bên ngoài Ngày càng có nhiều bằng chứng khẳng định rằng văn hóa

là một lý do của thành công của rất nhiều tổ chức- cả thuộc khu vực công, lẫn khuvực t- nhng đặc biệt là khu vực t- loại tổ chức có thể cung cấp nhiều bằng chứng rõ

ràng và thuyết phục nhất về sức mạng của VHTC Có thể điểm ra một vài dẫnchứng nh văn hóa của Google, Mitsubishi hoặc hãng Ford ở Việt Nam, hiện nay

Cà phê Trung Nguyên đang nổi lên nh một thơng hiệu mạnh với một văn hóa kinhdoanh độc đáo Và, cái tên Cà fe Trung Nguyên không chỉ làm liên tởng đến mộthơng vị, một kiểu bố trí nơi thởng thức caphê, một cách đối đãi khách hàng, màtrên tất cả, một cách cảm nhận riêng biệt về cuộc sống và một cách tận hởng cuộcsống rất riêng biệt

4 Tuy nhiên, vấn đề không phải ở chỗ chúng ta không ý thức đợc tầm quan trọngcủa văn hóa trong tổ chức, mà ở chỗ, trên thực tế, VHTC, với các yếu tố cấuthành, quá trình hình thành và cách thức nó tác động vào hiệu quả hoạt động của

tổ chức ít đợc hiểu một cách thấu đáo

5 Khi nói đến văn hóa, ngời ta thờng hàm ý về khía cạnh tinh thần Trên thực tế,

văn hóa có cả biểu hiện mang tính vật thể và phi vật thể Nói về văn hóa, hay nói

về VHTC, là nói về cả những điều có thể nhìn thấy đợc, thậm chí sờ đợc, lẫnnhững điều chỉ có thể cảm nhận đợc Lấy ví dụ, quy chế làm việc là một công cụ

cụ thể trong quá trình tổ chức hoạt động của công sở Nó là biểu hiện cụ thể, vàcũng là công cụ để hớng tới, những giá trị nhất định nh nề nếp làm việc, sự triệt đểtrong thái độ đối với kỷ luật, Trong khi đó, sự hng phấn, say mê, gắn kết haythái độ thù địch trong một tập thể lại đợc thể hiện ra thành trăm ngàn biểu hiện cụthể khác nhau, mà nhiều khi chỉ với trực giác tinh tờng và suy luận logic thì mộtngời ngoài nào đó mới nhận biết ra đợc

6 Nh quan niệm VHTC trên đây cho thấy, các tổ chức có xu hớng có văn hóa

riêng Nhà toán học Pascan từng bình luận ‘ ở bên này dãy núi Pyrene có nhữngchân lý mà ở bên kia chân núi có thể bị coi là một sai lầm’ Tuy nhiên, sự khácbiệt đó nằm ở chỗ các mức độ thể hiện khác nhau của một số dấu hiệu cơ bảnchung

Những biểu hiện cơ bản của VHTC bao gồm:

(1) Biểu tợng (logo); trong một số trờng hợp, đặc biệt là các doanh nghiệp,các tổ chức thiết kế logo riêng của mình và thể hiện nó trên văn bản hoặc thể hiệnqua các hình thức nh đồ vật để cài áo hoặc chặn giấy,… Biểu t Biểu tợng riêng của công

sở (cơ quan nhà nớc) là quốc huy và cờ (khác với t gia ở chỗ các hộ gia đình chỉbắt buộc treo cờ vào những dịp lễ lớn) và còn có thể đợc thể hiện trong văn bản–với t cách là các quyết định hành chính thành văn;

(2) Khẩu hiệu hoặc phơng châm hành động: Điều này thể hiện đặc biệt rõtrong các tổ chức kinh doanh Lấy ví dụ, công ty Ford có phơng châm hoạt động là

‘Tất cả những gì chúng tôi làm là do bạn quyết định’; trong khi hệ thống các trờng

đại học ở Anh thì phấn đấu để đạt hệ thống tiêu chuẩn quốc gia về ‘Trung tâmcủa sự hoàn hảo’ (the Centre of Excellence) Các công sở hành chính của chúng tahoạt động theo phơng châm chính là duy trì một hệ thống hành chính ‘Của dân,

do dân và vì dân’, và điều hành xã hội theo phơng châm ‘Đảng lãnh đạo, Nhà nớcquản lý, và Nhân dân làm chủ’ Bên cạnh đó, phơng châm này còn có thể đợc cụthể hóa hơn nữa tùy theo ngành, nghề, địa phơng Lấy ví dụ nh ở một điểm có liênquan đến việc tiếp xúc và giải quyết công việc cảu công dân và tổ chức có niêmyết phơng châm thực thi công vụ là: ‘Nguyên tắc: Công khai, đơn giản, đúng phápluật; Yêu cầu: Nhanh chóng, thuận tiện, văn minh’;

(3) Trang phục: cách các thành viên trong một tổ chức trang phục khi làmviệc thể hiện rất nhiều điều về cả cá nhân đó lẫn tổ chức đó Chẳng hạn, khi một tổchức lựa chọn đồng phục, ý tởng của họ có thể là hớng tới một sự thống nhất trongnội bộ, một kiểu tinh thần nhất trí nh “năm anh em trên một chiếc xe tăng’ bêncạnh ấn tợng về sự thống nhất, nhất quán trong hành động đối với ngời bên ngoài.Cách trang phục tơm tất cộng với việc lựa chọn, kết hợp các yếu tố phục sức khác

nh dây chuyền, khuyên tai, càvạt hay kể cả thẻ nhân viên cũng sẽ kết hợp, tạo nênmột thông điệp về thái độ của nhân viên đối với nhau và đặc biệt là đối với ngờibên ngoài khi vào làm việc

(4) D luận, hay những câu chuyện đồn quanh trong tổ chức, đặc biệt lànhững lời đồn đại, thầm thì to nhỏ về các nhà quản lý và các vấn đề liên quan

đến quyền lực;

(5) Các biệt ngữ và tiếng lóng, các thành ngữ về giá trị Chúng ta có thể có

đánh giá nhất định khi nghe thành viên của một tổ chức sử dụng thờng xuyên vàrộng rãi các tiếng lóng Một công chức từng chia sẻ câu chuyện về cơ quan anh và

kể rằng ở đó, mỗi khi có sự bất đồng trong giải quyết công việc liên quan đến thái

độ của một cán bộ quản lý ở đó, anh và các đồng nghiệp của mình thờng chépmiệng bảo ‘Chống lại sếp bằng chết bất đắc kỳ tử’;

(6) Các quy trình, thủ tục, nghi thức và nghi lễ, hay nói ngắn gọn là cácchuẩn mực hành động: ví dụ nh thủ tục trình ký văn bản hoặc quy trình tổ chứchội họp Yếu tố này đặc biệt quan trọng vì nó phản ánh toàn bộ cách t duy và cáchthức thực thi Đây là khía cạnh giúp chúng ta đánh giá đợc mức độ triệt để tronghành động của một tổ chức, bởi việc thiết kế đợc một hệ thống các quy trình thủtục làm việc đã không hề đơn giản, việc đa các quyết định đó vào thực tiễn có thểcòn gặp nhiều khó khăn hơn Chỉ khi các nhà quản lý và tập thể nhân viên thực sựmuốn làm việc, thực sự muốn cải tiến và đạt đợc hiệu quả thực thi, họ mới có đủ

quyết tâm- điều kiện đầu tiên của hành động- đề áp dụng quy trình, thủ tục.Trong nỗ lực duy trì một nền nếp làm việc khoa học và chuyên nghiệp, Quy chếlàm việc đóng một vai trò hết sức quan trọng Một trong những đóng góp quantrọng của Quy chế là ở chỗ nó quy định trách nhiệm, quyền hạn của các thànhviên và đơn vị trong thực thi Một ví dụ khác về nghi thức trong tổ chức là cáchthức một nhân viên mới ra mắt các đồng nghiệp của mình, hay việc các đồngnghiệp đến thăm nhà nhau nhân những dịp lễ tết Trong những cuộc thăm viếngkiểu nh vậy, thái độ đối với các ‘sếp’, thái độ tình cảm của nhân viên đối với nhau

đợc thể hiện rất rõ

(7) Quan hệ nhân sự, đặc biệt thể hiện ở mức độ các thành viên trong tổchức liên kết, phụ thuộc và thừa nhận nhau ở một tổ chức có văn hóa tích cựcthì mục tiêu thực thi là sợi dây gắn kết mọi thành viên và họ phụ thuộc lẫn nhautrên cơ sở tinh thần đội nhóm để nâng cao chất lợng thực thi chứ không phải vìmột số ngời trong số họ có một số đặc quyền, đặc lợi Bên cạnh đó, nỗ lực làmviệc của mỗi ngời đợc những ngời khác và phía quản lý tạo điều kiện và hoannghênh, do đó, thành công của mỗi ngời đợc nghênh đón và học hỏi một cáchchân thành, chứ không bị gặp phải sự đố kị, ghen tức; và sai sót hay thất bại củamỗi thành viên cũng đợc chia sẻ một cách chân thành, với thái độ rút kinh nghiệmmột cách xây dựng chứ không phải là sự hả hê, đắc chí;

(8) Thái độ trách nhiệm trong hành động Khía cạnh này vừa là hệ quả, vừa

là nội dung của việc phát triển một hệ thống quy trình, thủ tục làm việc hiệu quả

nh đã đề cập trên đây Sự đùn đẩy trách nhiệm thái độ bất hợp tác trong thực thithờng là hệ quả của tính bất hợp lý của quy trình, thủ tục, cũng nh kỷ luật khôngnghiêm

(9) Cách thức giải quyết xung đột Xung đột trong tổ chức chủ yếu xuấtphát từ hai nhóm nguyên nhân chính liên quan đến (i) quy trình, thủ tục làm việc;

và (ii) các khía cạnh liên quan đến tính cách cá nhân Việc một tổ chức hoặc lờ đi,hoặc tích cực tìm cách giải quyết, hay hạn chế những tác động tiêu cực của xung

đột sẽ phản ánh mức độ các nhà quản lý quan tâm đến sự sống còn và phát triểncủa tổ chức, và mức độ làm gơng của họ hoặc tính hợp lý của các quy trình, thủtục làm việc;

(10) Thái độ đối với cái mới hoặc những thay đổi quan trọng trong tổchức Thái độ này thể hiện rất rõ đặc biệt xung quanh những thay đổi quan trọng

về tổ chức nh sáp nhập, giải thể hoặc về nhân sự

(11) Việc xử lý các vấn đề về giới Đây là khía cạnh gây đựoc nhiều quantâm Vấn đề là ở tính thiết thực của mối quan tâm đó vì khi mọi mối quan tâmhay giải quyết vấn đề chỉ nằm trên giấy tờ thì các nữ nhân viên còn tiếp tục bị đối

7 Từ nhận thức trên, chúng ta có thể quan niệm Văn hóa công sở (VHCS) là một

sự pha trộn riêng biệt của các giá trị, niềm tin, trông đợi và chuẩn mực đợc phát triển và duy trì trong công sở, tạo nên một dấu ấn riêng biệt, giúp phân biệt công

Vai trò của văn hóa công sở

8 Văn hóa, do vậy, có vai trò quan trọng đối với quá trình và mức độ theo đuổi

mục tiêu hoạt động và phát triển của tổ chức Suy cho cùng, nỗ lực phát triểnVHTC cũng là nhằm phát triển một cách tiếp cận hoặc một loại công cụ để đạt

đựơc chất lợng hoạt động, liên tục cải tiến và phát triển tổ chức

9 Vai trò của VHCS trớc nhất thể hiện ở chỗ nó cụ thể hóa mục tiêu, phơng hớng

hoạt động cuả công sở, đặc biệt là qua phơng châm hành động, dù thành văn hoặc

không thành văn, dù đợc in trên băngrôl, khẩu hiệu hay không Hai là, văn hóa

phản ánh các quan hệ trong công sở, xác định mối quan hệ nào là hợp lý hay chấpnhận đợc Một kiểu quan hệ nào đó, có thể trong con mắt của ngời ngoài là khóchấp nhận nhng nó lại đợc nội bộ chấp nhận Trong một số trờng hợp, áp lực củanhóm chứ không phải các quyết định thành văn sẽ quyết định thái độ của cácthành viên, kể cả việc nếu một cá nhân không tuân thủ ‘luật chơi’ chung đó thì họ

có thể bị trừng phạt theo những mức độ khác nhau Ba là, văn hóa cụ thể hóa

những giá trị đựơc coi trọng trong tổ chức (nh lòng trung thành, sự chân thực, say

mê công việc, thẳng thắn, hay thói nịnh bợ, nửa vời, thói vô kỷ luật, ) Có nhữnggiá trị mang tính nền tảng, phổ biến đựơc phát triển thành phơng châm của tổchức, thậm chí của một loại ngành nghề, ví dụ nh ‘Lơng y nh từ mẫu’ Các thànhviên trong tổ chức cần biết, hòa nhập vào không khí văn hóa của tổ chức, cũng nh

đóng góp vào việc phát triển các giá trị, niềm tin Các giá trị có thể đợc duy trì vàphát triển thông qua các chiến lợc truyền bá có chủ đích (ví dụ nh trờng hợp cácthành viên mới đợc giới thiệu về các truyền thống của tổ chức, các thành viên lâunăm kèm cặp, chỉ bảo các thành viên mới,… Biểu t) hoặc do họ tự thân quan sát, cảm

nhận và điều chỉnh hành vi cho phù hợp đợc Bốn là, văn hóa phản ánh môi

tr-ờng và các hệ giá trị lớn hơn trong đó tổ chức hoạt động và chịu ảnh hởng Sẽ khó

có thể có một công sở nào có đợc văn hóa mang tính dân chủ và cởi mở thực sựnếu văn hóa của cả hệ thống công vụ hoặc xã hội nói chung mang tính độc đoán,chuyên quyền, ngột ngạt

10 Nói tóm lại, văn hóa là một công cụ quan trọng ảnh hởng đến nhận thức và

hành vi của nhân viên Nó tác động qua lại với cơ cấu chính thức để tạo ra mộtkiểu hành vi nhất định Kiểu hành vi này có thể đựoc gọi là hệ thống các ’chuẩnmực sử xự’ – những kiểu quy tắc thành văn hoặc bất thành văn – mà các thànhviên tự giác tuân thủ hoặc tuân thủ dới áp lực của tập thể Kiểu hành vi này đựơcthử nghiệm, thừa nhận, phát triển, duy trì và chuyển giao từ thế hệ này sang thế

hệ khác trong tổ chức Đây chính là chu trình cho phép phân biệt một hiện tợngmang tính văn hóa với một yếu tố văn hóa thực sự Chỉ khi hiện tợng nào đó qua

đựơc trải nghiệm, đợc thử thách và đợc lặp lại một cách thờng xuyên và rộng rãi,

nó mới trở thành một giá trị, tức là thành một khía cạnh của văn hóa của tổ chức

Một số giải pháp xây dựng văn hóa công sở

11 Xây dựng VHCS là một trong những nội dung quan trọng của quản lý và cải

cách công vụ Thách thức, và cũng là mục tiêu cuối cùng của quản lý công sở làtăng đựơc sự cam kết và hứng khởi của nhân viên- chủ thể của toàn bộ quá trìnhhoạch định và thực thi chính sách công Văn hóa, với tất cả các biểu hiện mangtính vật thể và phi vật thể nh trình bày trên đây là công cụ hàng đầu để đạt đựocmục tiêu đó Sau đây là một số đề xuất để góp phần xây dựng VHCS:

1- Trớc nhất, cần xác định đợc và thống nhất quan điểm về những biểu hiện của VHCS (xem Hình 1)

Hình 1: Một số biểu hiện cơ bản của Văn hóa công sở

1 Mọi thành viên ủng hộ các cấp quản lý, đặc biệt là lãnh đạo cấp cao nhất

2 Lợi ích tập thể đợc đề cao

3 Thực thi công vụ với tinh thần trách nhiệm cao

4 Quan hệ nhân sự tích cực: lấy thực thi làm trung tâm, nhân ái, tôn trọng; Mọi thành viên

gắn kết với nhau (tính thần tập thể, tính cộng đồng cao), cùng chân thành chia sẻ trách

nhiệm thực thi và cảm xúc tập thể

5 Có quy định rõ ràng về các tiêu chuẩn thực thi và cách thứuc đánh giá kết quả thực thi.

6 Có quy định cụ thể về quan hệ với công dân (quy trình, thủ tục tiếp dân; quyền, nghĩa vụ

và thủ tục khiếu nại, tố cáo, )

7 Trong cạnh tranh, cả ngời đợc và ngời thua cuộc đều đợc đối xử công bằng, tức là không

định kiến, cũng không thiên kiến, bao che hoặc dung túng

8 Quan tâm đúng mức đối với các quan hệ chính thức, có sự thống nhất giữa các nhóm

chính thức và không chính thức xoay quanh nhiệm vụ của tổ chức

2- Liên quan chặct chẽ đến giải pháp trên là vai trò của việc đa ra đợc một tuyên bố chính thức về triết lý của tổ chức Về hình thức, trong công sở HCNN,

các triết lý hành động thờng đựơc trình bày lồng ghép trong các văn bản chínhthức nh Quy chế làm việc của cơ quan hay đơn vị cũng nh các chính sách cụ thểkhác Tuy nhiên, một triết lý chính thức và cụ thể, nhất là nếu đựơc thể hiện góighém trong một hoặc một vài câu văn súc tích, ấn tợng và dễ nhớ có thể cung cấpmột công cụ tuyệt vời cho việc phát huy đựơc sự thống nhất ý chí và hành độngtrong công sở, đặc biệt là thông qua sự tự ý thức của mỗi thành viên

3- Bên cạnh đó, các nhà quản lý, với t cách là những ngời dẫn đạo, làm gơng

và tổ chức quá trình phát triển VHCS cần có sự hiểu biết đầy đủ về những yếu tố

ảnh hởng đến VHCS Quá trình hình thành và phát triển của VHCS chịu ảnh hởng

của một số yếu tố nh văn hóa dân tộc, văn hóa vùng, hay văn hóa ngành nghề.VHCS Việt Nam trứơc nhất chịu ảnh hởng sâu sắc của văn hóa dân tộc- văn hóacủa một nền nông nghiệp lúa nớc, hay còn gọi là ‘văn hóa làng’ (Nguyễn VănThâm, 2003; Trần Thị Thanh Hà, 2001) Công sở của chúng ta đợc tận hởng mộtloạt khía cạnh tích cực của ‘văn hóa làng’ nh thái độ chú trọng sự cân bằng, sự tếnhị, kín đáo và tinh thần đùm bọc, Chính kiểu văn hóa tế nhị, kín đáo là mộtphần cơ sở cho một số kỹ thuật hành chính nh bỏ phiếu kín tín nhiệm Tuy nhiên,cái mà các nhà quản lý công sở cần quan tâm là ở những khía cạnh tiêu cực có thể

có của ‘văn hóa làng’ đối với việc hình thành và phát triển văn hóa công sở Cóthể kể ra một vài ví dụ nh: Một là, sự thiên về xúc cảm hơn là lý trí, hay sự mềmdẻo, linh họat trong ứng xử hàng ngày có thể dẫn đến cách hành động tùy tiện,thiếu nguyên tắc; đồng thời, cách giao tiếp thân mật, xuồng xã của đời thờng cũngdẫn đến cách xng hô kiểu chú-mày, chú- anh; ông-tôi khi làm việc Thái độ nửavời trong t duy và hành động – có thể là kết quả của việc ít coi trọng những yếu

tố chính thức- đựoc thể hiện ra nhiều cách trong đó có thói thích gặp gỡ để làmviệc ở những nơi không chính thức và thói ‘trong phòng làm việc thì bàn chuyệnbia, ra ngoài quán bia thì bàn công việc’; còn trang phục thì tùy tiện và phóngtúng Hai là, việc coi trọng tình nghĩa quá mức có thể dẫn đến sự thiếu dứt khoát

và vi phạm nguyên tắc trong xử lý công việc, nhất là liên quan đến công tác cán

bộ mà việc quá chú trọng thâm niên hay ngời cao tuổi là một biểu hiện cụ thể

Ba là, thái độ tế nhị, kín đáo và sự chú trọng giữ thể diện cho ngời mình tiếp xúc

có thể là lý do của sự phổ biến của các tin đồn và bình luận không chính thức.Nói chung, những yếu tố này làm cho quá trình chuẩn mực hóa hành vi trong giaotiếp công vụ trở nên khó khăn hơn rất nhiều Hay nói nh Nguyễn Văn Thâm(2003) thì các thủ tục, phơng pháp quản lý đúng bài bản không đựơc đánh giá cao

Bên cạnh đó, văn hóa quốc tế, văn hóa vùng và đặc biệt là văn hóa công vụ củanớc ngoài cũng có những tác động nhất định đến sự hình thành VHCS thông quacác hình thức và mức độ chuyển giao chính sách (policy transfer) Lấy ví dụ, vănhóa các tổ chức của Nhật bản, kể cả tổ chức hành chính thờng đề cao tinh thần

đồng đội ở đó, vai trò, ảnh hởng và tiếng nói của nhóm quan trọng hơn cá nhân;trong khi yếu tố tự quản cá nhân, sự tự tin và ảnh hởng cá nhân lại đợc chú trọngnhiều hơn trong văn hóa của nhiều tổ chức ở Mỹ Văn hóa vùng Nam á thì đặcthù ở sự tránh né những đối mặt căng thẳng, tránh đa ra những lời chỉ trích mạnh,tâm sự và bình luận thẳng thắn chỉ đựơc chấp nhận trong nhóm bạn bè thân thiết;

và một khi ý thức đợc là ‘thể diện’ là vấn đề cực kỳ quan trọng cho nên ngời ta nétránh các tình huống có thể làm ai đó ‘mất mặt’ Tuy nhiên, việc hiểu biết, họchỏi và tiếp thu kinh nghiệm nớc ngoài trong lĩnh vực xây dựng VHCS, cũng nhcác khía cạnh khác của công vụ cần tính đến thực tế (hay còn gọi là bài học) là cónhững sáng kiến thành công ở khu vực, hoặc tổ chức này nhng có thể thất bại ởmột tổ chức, hay khu vực khác do đặc thù môi trờng, lịch sử của tổ chức quyết

định

4-Phát triển và duy trì hệ thống các quy tắc xử sự hợp lý trên cơ sở thờng

xuyên rà soát và điều chỉnh kịp thời các quy trình, thủ tục làm việc Đây là điều

kiện tiên quyết trong nỗ lực xây dựng VHCS

5- Thực hiện tốt các kỹ thuật nhân sự nh kèm cặp, chỉ bảo Trong đó, các

nhân viên mới hoặc trẻ hơn đợc ‘tuyên truyền’ về văn hóa của tổ chức Và sự giaothoa giữa cách t duy và hành động của các thành viên thuộc các thế hệ khác nhaucũng có thể là một biện pháp để khuyến khích tinh thần học hỏi của những ngời

có thâm niên hay tuổi đời cao hơn

6-Hoàn thiện hệ thống thông tin quản lý để có đợc một công cụ hữu hiệu trong

việc ban hành và tổ chức các quyết định quản lý nói chung và nhằm phát triển một

hệ thống giao tiếp hiệu quả nói riêng

7-Xây dựng môi trờng cho thay đổi: tạo cơ chế cho phản biện tích cực Điều

này hoàn toàn phù hợp với một vấn đề mang tình thời sự hiện nay là ‘phản biệnxã hội’ Bản chất của vấn đề này gắn với nhu cầu về một cơ chế phản biện đối với

hệ thống quản lý trong từng công sở cũng nh trong cả hệ thống công vụ nhằmgiảm thiểu tác động tiêu cực của tính chủ quan, một chiều, quan liêu và độc quyềncủa giới quản lý Kinh nghiệm của một số nớc phát triển trong trờng hợp này làthành lập một số cơ quan điều tra, đánh giá độc lập, bên ngoài chính phủ, có đủ

năng lực và đợc Chính phủ thừa nhận để đợc phép vào cuộc khi có những nghingờ hoặc khiếu kiện về hành vi của công chức

8-Cung cấp đầy đủ điều kiện vật chất cho thực thi và chú trọng việc bố trí, sắp

xếp nơi làm việc: Quan sát từ các điểm áp dụng mô hình ‘một cửa’ trong cải cáchthủ tục hành chính cho thấy cách bố trí phòng làm việc một cách khoa học (thậmchí có thẩm mỹ) (dù không phải đơn vị nào cũng đã đáp ứng đựơc tiêu chuẩn hiện

đại hóa điều kiện làm việc) có ảnh hởng tích cực nhất định đối với cách thức công

vụ đợc giải quyết nói chung cũng nh các quan hệ nhân sự và với công chúng nóiriêng

9- Việc xây dựng các mẫu hình tổ chức/đơn vị có bầu không khí làm việc tích cực và hiệu quả cũng là một biện pháp mà các công sở cần tính tới

10- Cuối cùng là, vai trò làm gơng của các nhà quản lý, lãnh đạo là hết sức

quan trọng Nó thể hiện mức độ thực tiễn và triệt để của các nhà quản lý trong Nói

và Làm Các quy chế hoạt động cũng nh mọi lời huấn thị khác về sự chí thúchuyên môn hay vì tinh thần vì tập thể đều có thể trở thành vô nghĩa nếu bảnthân họ chỉ lo ‘dối trên, nạt dới’ hay ‘nịnh trên, nạt dới’, lo bằng mọi giá làm hàilòng cấp trên để giữ cái ghế của họ và tiếp tục leo cao Nói cách khác, việc có

đựơc một đội ngũ lãnh đạo, quản lý có tầm nhìn chiến lợc, có tham vọng, làm việccông tâm, có uy tín và khả năng tập hợp quần chúng là điều kiện đảm bảo cho sựphát triển VHCS

Tài liệu tham khảo

Nguyễn Văn Thâm (2003), ‘Kỹ thuật hành chính và một số vấn đề về văn hóa

công sở’, Tạp chí Tổ chức Nhà nớc, số 6/2003, tr 33-38

Trần Thị Thanh Hà (2001), ‘Một vài đặc điểm trong phong cách giao tiếp của ngời

Việt Nam’, Tạp chí Tâm lý học, số 9, tháng 12/2001, tr 38-39

Một số vấn đề về Giao tiếp công vụ &

Thực hiện kỹ năng thuyết trình trong giải quyết công việc

TS Trần Thị Thanh ThủyGiảng viên Học viện Hành chính

I Khái quát về giao tiếp công vụ

1 Khái niệm giao tiếp

Giao tiếp là một hoạt động mang tính bản chất của vạn vật Nó thờng đợchiểu một cách phổ biến là một hình thức trao đổi thông tin thông qua việc sử dụngcác công cụ giao tiếp khác nhau, từ ngôn ngữ đến phi ngôn ngữ, từ trực tiếp đếngián tiếp

Nói một cách chính xác, giao tiếp là một quá trình trong đó các bên tham

gia tạo ra và chia sẻ thông tin hoặc cảm xúc với nhau để đạt đợc mục đích giaotiếp (1) Do vậy, giao tiếp trong thực thi công vụ (từ đây xin viết gọn là giao tiếpcông vụ) là toàn bộ các hoạt động giao tiếp đợc thực hiện theo những cách thứcluật định trong bối cảnh thực thi công vụ, do các bên tham gia công vụ thực hiện

để thực thi công vụ

2 Bản chất của giao tiếp

Thứ nhất, giao tiếp là một quá trình Đôi khi, hiện tợng có thể làm ngời ta

nhầm lẫn rằng giao tíêp chỉ là những hành vi, cử chỉ hay phát ngôn nhất thời, biệt lập Tuy nhiên, giao tiếp là một quá trình, là một dòng chảy liên tục và có âm vang

Thứ hai, giao tiếp liên quan đến thông tin