Quan hệ giữa hàng hoá, tiền tệ và sự ra đời của quan hệ thanh toán
I Khái niệm về quan hệ thanh toán và nhiệm vụ kế toán các nghiệp vụ thanh toán
I.1 Quan hệ giữa hàng hoá, tiền tệ và sự ra đời của quan hệ thanh toán
Lịch sử phát triển của nền sản xuất xã hội đã và đang trải qua hai kiểu tổ chức kinh tế, đó là sản xuất tự cấp tự túc hay kinh tế tự nhiên và sản xuất hàng hoá Nếu nh sản xuất tự cấp tự túc là kiểu tổ chức kinh tế mà sản phẩm do lao động tạo ra nhằm thoả mãn trực tiếp nhu cầu của ng ời sản xuất thì trong sản xuất hàng hoá sản phẩm đợc tạo ra lại nhằm để trao đổi hoặc để bán trên thị trờng Sản xuất hàng hoá ra đời khi xã hội có sự phân công lao động và sự tách biệt tơng đối về mặt kinh tế của những ngời sản xuất.
Sự ra đời của sản xuất hàng hoá mở đầu cho thời kỳ phát triển vợt bậc của nền sản xuất xã hội, phát triển nhanh chóng lực l ợng sản xuất, sản xuất đợc chuyên môn hoá ngày càng cao, thị tr ờng ngày càng mở rộng, mối liên hệ giữa các ngành vùng ngày càng chặt chẽ Sự phát triển của sản xuất hàng hoá đã xoá bỏ tính bảo thủ trì trệ của nền kinh tế, đẩy nhanh quá trình xã hội hoá sản xuất.
Hàng hoá là sản phẩm của lao động có thể thoả mãn nhu cầu nào đó của con ngời và dùng để trao đổi với nhau Trong mỗi hình thái kinh tế – xã hội, sản xuất hàng hoá có bản chất khác nhau , nh ng hàng hoá đều có hai thuộc tính: giá trị và giá trị sử dụng Giá trị sử dụng là công dụng của sản phẩm có thể thoả mãn nhu cầu nào đó của con ng ời Công dụng của vật phẩm do thuộc tính tự nhiên của vật chất quyết định Giá trị sử dụng ở đấy là thuộc tính của hàng hoá, nó không phải là giá trị sử dụng cho bản thân ngời sản xuất hàng hoá, mà là giá trị sử dụng cho ngời khác, cho xã hội thông qua trao đổi – mua bán Trong kinh tế hàng hoá, giá trị sử dụng là vật mang giá trị trao đổi, nếu vật không mang giá trị trao đổi, tức nó không có giá trị sử dụng và sẽ không đợc coi là hàng hoá.
Mỗi sản phẩm đợc tạo ra đều có sự kết tinh từ lao động xã hội của ng- ời sản xuất hàng hoá Hao phí lao động tạo ra sản phẩm chính là cơ sở để có thể đem so sánh các hàng hoá với nhau khi trao đổi Lao động hao phí để sản xuất ra hàng hoá ẩn giấu trong hàng hoá chính là giá trị hàng hoá Giá trị là nội dung, là cơ sở của giá trị trao đổi, còn giá trị trao đổi là hình thức biểu hiện của giá trị ra bên ngoài Thực chất của quan hệ trao đổi là ngời ta trao đổi lợng lao động hao phí của mình chứa đựng trong các hàng hoá Giá trị sử dụng là thuộc tính tự nhiên còn giá trị là thuộc tính xã hội của hàng hoá.
Hàng hoá là sự thống nhất của hai thuộc tính giá trị sử dụng và giá trị Về mặt giá trị sử dụng ,tức hình thái tự nhiên của hàng hoá, ta có thể nhận biết trực tiếp đợc bằng các giác quan Nhng về mặt giá trị, tức hình thái xã hội của hàng hoá lại không thể cảm nhận trực tiếp đ ợc Nó chỉ bộc lộ ra trong quá trình trao đổi thông qua các hình thái biểu hiện của nó Lịch sử của tiền tệ chính là lịch sử phát triển của các hình thái giá trị từ thấp đến cao: từ hình thái giản đơn, hình thái mở rộng, hình thái giá trị chung cho đến hình thái đầy đủ nhất là tiền tệ.
Khi lực lợng sản xuất và phân công lao động xã hội phát triển hơn nữa, sản xuất hàng hoá và thị trờng ngày càng mở rộng, thì tình trạng có nhiều vật ngang giá chung làm cho trao đổi giữa các địa ph ơng vấp phải khó khăn, do đó đòi hỏi khách quan phải hình thành vật ngang giá chung thống nhất Khi vật ngang giá chung đợc cố định lại ở một vật độc tôn và phổ biến thì xuất hiện hình thái tiền tệ của giá trị Lúc đầu có nhiều kim loại đóng vai trò tiền tệ, nhng về sau đợc cố định lại ở kim loại quý : vàng, bạc và cuối cùng là vàng Ngày nay, biểu hiện của tiền tệ rất đa dạng phong phú: tiền giấy, tiền đúc, séc, các chứng từ có giá đều biểu hiện giá trị nhất định và đợc ấn định bởi một lợng vàng nhất định.Tiền tệ xuất hiện là kết quả phát triển lâu dài của sản xuất và trao đổi hàng hoá, khi tiền tệ ra đời thì thế giới hàng hoá đ ợc phân thành hai cực: một bên là những hàng hoá thông thờng và một bên là những hàng hoá đặc biệt: tiền tệ, sức lao động, giá trị doanh nghiệp.
Sự phát triển ngày càng sâu rộng của sản xuất hàng hoá, phân công và hợp tác chặt chẽ trong sản xuất và trao đổi cùng với sự ra đời của tiền tệ đóng vai trò vật ngang giá chung thống nhất đã tạo cơ sở cho quan hệ thanh toán trong trao đổi mua bán hàng hoá hình thành và không ngừng tiến triển Khi nền kinh tế hàng hoá ra đời, quan hệ trao đổi đã bắt đầu hình thành, sản phẩm đợc sản xuất ra không phải để tiêu dùng cho bản thân ngời sản xuất mà nhằm trao đổi trên thị trờng Quan hệ thanh toán chỉ thực sự hình thành khi tiền tệ xuất hiện và trở thành vật ngang giá chung thống nhất và có tính ổn định lâu dài, đợc sử dụng nh một phơng tiện để biểu hiện giá trị của hàng hoá khi đem ra trao đổi Chỉ thông qua trao đổi thì hàng hoá mới thực hiện đợc giá trị của mình tức là hàng hoá chỉ có giá trị khi nó mang trong mình giá trị trao đổi.
Thực chất của quan hệ thanh toán chính là sự trao đổi mà có sử dụng tiền tệ làm vật ngang giá đánh giá giá trị của hàng hoá đem trao đổi. Tiền tệ đợc sử dụng làm phơng tiện trong hoạt động thanh toán, là thớc đo giá trị của hàng hoá khi đem bán trên thị tr ờng Khi hàng hoá đợc đem bán trên thị trờng, giá cả của nó sẽ đợc xác lập và là cơ sở xác định lợng tiền tệ đợc dùng trong quan hệ thanh toán Giá cả của hàng hoá ngoài việc bị chi phối bởi giá trị hàng hoá: giá trị hàng hoá càng cao thì giá cao và ngợc lại, thì nó còn chịu ảnh hởng bởi một số nhân tố nh quy luật cung cầu, cạnh tranh, sức mua của đồng tiền Sự tác động của các nhân tố này làm cho giá cả hàng hoá trên thị tr ờng tách rời giá trị và lên xuống xoay quanh trục giá trị của nó Quan hệ thanh toán xuất hiện là đòi hỏi tất yếu của nền sản xuất hàng hoá ngày càng mở rộng, mối quan hệ giữa các vùng ngành ngày càng sâu sắc cùng với sự phân công lao động chặt chẽ Sự phát triển của quan hệ thanh toán về hình thức cũng nh phơng tiện dùng trong thanh toán đã góp phần gắn kết mối liên hệ kinh tế giữa các thành phần, khu vực kinh tế trên phạm vi rộng lớn, xoá bỏ sự hạn chế về không gian, rút ngắn khoảng cách về thời gian, là tiền đề cho việc hình thành và phát triển của nền kinh tế hàng hoá mang tính toàn cầu.
2 Khái niệm và nội dung các quan hệ thanh toán
Khái niệm: thanh toán là sự chi trả bằng tiền giữa các bên trong những quan hệ kinh tế nhất định.
Nội dung của quan hệ thanh toán rất phong phú, bản chất của nó là những quan hệ kinh tế, phơng tiện đợc dùng để chi trả trong những quan hệ này là tiền Tiền ở đây có thể là tiền mặt, séc, tiền gửi ngân hàng hay các giấy tờ có giá khác.
Nội dung của quan hệ thanh toán không chỉ bó hẹp trong quan hệ mua bán hàng hoá, trong một số trờng hợp nó còn phản ánh nghĩa vụ trách nhiệm của những bên liên quan
Trong hoạt động sản xuất kinh doanh của mình, các doanh nghiệp th - ờng phát sinh những quan hệ thanh toán sau:
Quan hệ thanh toán giữa doanh nghiệp với các nhà cung cấp: mối quan hệ này phát sinh trong quá tìn mua sắm vật t, tài sản, hàng hoá, lao vụ bao gồm các khoản thanh toán vơi ngời bán vật t, tài sản, hàng hoá, ngời cung cấp lao vụ, dịch vụ, ngời nhận thầu xây dựng cơ bản, nhận thầu sửa chữa lớn
Quan hệ thanh toán giữa doanh nghiệp với khách hàng: mối quan hệ này phát sinh trong quá trình tiêu thụ bao gồm quan hệ thanh toán với ngời mua, với ngời đặt hàng.
Quan hệ thanh toán giữa doanh nghiệp với ngân sách Nhà nớc: trong quá trình hoạt động kinh doanh, doanh nghiệp phải thực hiện nghĩa vụ của mình với Ngân sách Nhà nớc về thuế và các khoản khác.
Quan hệ thanh toán giữa doanh nghiệp với các đối tác liên doanh:đây là quan hệ phát sinh khi doanh nghiệp tham gia liên doanh với các doanh nghiệp khác hoặc doanh nghiệp đứng ra tổ chức hoạt động liên doanh Thuộc loại quan hệ này bao gồm các quan hệ liên quan đến việc góp vốn (hay nhận vốn), thu hồi vốn(hay trả vốn), quan hệ về phân chia kết quả kinh doanh
Quan hệ thanh toán nội bộ: quan hệ thanh toán nội bộ là mối quan hệ thanh toán phát sinh trong nội bộ doanh nghiệp,bao gồm quan hệ thanh toán nội bộ giữa doanh nghiệp với công nhân viên chức (thanh toán l - ơng, thởng, trợ cấp, phụ cấp, tạm ứng, bồi thờng vật chất ) và quan hệ thanh toán giữa doanh nghiệp với doanh nghiệp chính hay giữa doanh nghiệp với các doanh nghiệp thành viên trực thuộc với nhau (về phân phối vốn, về các khoản thu hộ, trả hộ, nhận hộ, giữ hộ, về mua bán nội bé ).
Các hình thức thanh toán và nguyên tắc trong hoạt động thanh toán
Các nguyên tắc hạch toán nghiệp vụ thanh toán
Phải theo dõi chi tiết từng khoản nợ phải thu, phải trả theo từng đối t - ợng, thờng xuyên tiến hành đối chiếu, kiểm tra, đôn đốc việc thanh toán đợc kịp thời. Đối với các đối tợng có quan hệ giao dịch, mua bán thờng xuyên, có số d nợ lớn thì định kỳ hoặc cuối tháng kế toán cần kiểm tra, đối chiếu từng khoản nợ phát sinh, số đã thanh toán và số còn phải thanh toán, có xác nhận bằng văn bản. Đối với các khoản nợ phải trả, phải thu có gốc ngoại tệ, cần theo dõi cả về nguyên tệ và quy đổi theo “đồng Ngân hàng Nhà n ớc Việt Nam”. Cuối kỳ, phải điều chỉnh số d theo tỷ giá thực tế. Đối với các khoản nợ phải trả, phải thu bằng vàng, bạc, đá quý, cần chi tiết theo cả chỉ tiêu giá trị và hiện vật Cuối kỳ phải điều chỉnh số d theo giá thực tế.
Cần phân loại các khoản nợ phải trả, phải thu theo thời gian thanh toán cũng nh theo từng đối tợng, nhất là những đối tợng có vấn đề để có kế hoạch và biện pháp thanh toán phù hợp.
Tuyệt đối không đợc bù trừ số d giữa hai bên Nợ, Có của một số tài khoản thanh toán nh tài khoản 131,331 mà phải căn cứ vào số d chi tiết trên từng bên để lấy số liệu ghi vào các chỉ tiêu trên bảng cân đối kế toán.
4 Nhiệm vụ hạch toán các nghiệp vụ thanh toán với ng ời cung cấp và ngời mua hàng
Trong qúa trình hoạt động sản xuất kinh doanh của mình, doanh nghiệp luôn có quan hệ với rất nhiều đối tác trong việc mua bán đầu vào cũng nh đầu ra của quá trình sản xuất và tiêu thụ Sản xuất hàng hoá phát triển cũng đồng thời tạo ra sự gắn kết chặt chẽ giữa mọi thành phần chủ thể kinh tế trong xã hội cũng nh trên phạm vi toàn thế giới Trong hoàn cảnh đó, hoạt động của doanh nghiệp luôn gắn bó chặt chẽ và có quan hệ phụ thuộc lẫn nhau với các doanh nghiệp và chủ thể kinh tế khác Trong đó, chiếm mật độ cao và thờng xuyên nhất là quan hệ thanh toán với bên cung cấp hàng hoá dịch vụ cho doanh nghiệp và bên thu mua những hàng hoá, dịch vụ của doanh nghiệp.
Việc hạch toán các nghiệp vụ thanh toán với các bên cung cấp và bên mua hàng của mỗi doanh nghiệp là yêu cầu đòi hỏi tất yếu và cần thiết.
Công việc của bộ phận kế toán doanh nghiệp mà phụ trách phần kế toán các nghiệp vụ thanh toán với ngời cung cấp và ngời mua là các kế toán thanh toán, nhằm phản ánh một cách trung thực, khách quan, kịp thời và chính xác các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong doanh nghiệp trong đó không thể thiếu đợc các nghiệp vụ thanh toán với ngời cung cấp và ngời mua hàng hoá.
Yêu cầu hạch toán các nghiệp vụ thanh toán với ng ời cung cấp và ng- ời mua là cần thiết đối với rất nhiều đối tợng quan tâm nh : những ngời chịu trách nhiệm quản lý doanh nghiệp, các cơ quan nhà n ớc quản lý cấp trên, ngời cung cấp hàng hoá dịch vụ cho doanh nghiệp Đối với những thành viên, bộ phận chịu trách nhiệm trong quản trị doanh nghiệp thì việc nắm bắt kịp thời, chính xác, th ờng xuyên những thông tin liên quan đến hoạt động của doanh nghiệp là vô cùng cần thiết Trong hoạt động thanh toán của doanh nghiệp với các đối tác có quan hệ mua bán, thông tin mà kế toán thanh toán cung cấp sẽ giúp những nhà quản lý cập nhật nhanh chóng tình hình sản xuất tiêu thụ của doanh nghiệp, có biện pháp huy động vốn kịp thời, theo dõi thờng xuyên những khoản nợ quá hạn giúp cho nhà quản lý có cơ sở trích lập các quỹ dự phòng tài chính, nhanh chóng có biện pháp phù hợp để thu hồi vốn, đảm bảo hoạt động thờng xuyên liên tục của doanh nghiệp.
Kế toán các nghiệp vụ thanh toán với ngời cung cấp và ngời mua hàng hoá của doanh nghiệp có liên quan tới hai phần mấu chốt nhất trong hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp: quá trình thu mua hàng hoá đầu vào để sản xuất và quá trình tiêu thụ hàng hoá Hạch toán chính xác các nghiệp vụ thanh toán với ngời cung cấp và ngời mua hàng là căn cứ xác định nghĩa vụ nộp thuế, quyền lợi đ ợc hoàn thuế GTGT cho mỗi doanh nghiệp, đánh giá hoạt động sản xuất kinh doanh có trôi chảy, có tích cực trong việc thu hồi vốn hay không, có quan hệ tốt với các đối tác hay không hay lại có thái độ dây d a trong việc hoàn trả các khoản nợ Những thông tin trên là rất quan trọng cho việc có cấp thêm cho doanh nghiệp những khoản đầu t thêm hay không, có nên mời đối tác đầu t vào doanh nghiệp không Đối với những DNNN việc thu hồi vốn nhanh, ít bị chiếm dụng vốn còn là điều kiện để các Ngân hàng xét duyệt cho vay trong trờng hợp thiếu vốn.
Trong hoạt động của mỗi doanh nghiệp, quan hệ với các đối tác, những ngời cung cấp đầu vào của quá trình sản xuất kinh doanh là không thể tách rời Để có thể tìm kiếm một đối tác tin cậy, quan hệ lâu dài có nguồn cung cấp hàng hoá đầu vào có chất l ợng, nhanh chóng, giá cả phù hợp hình thức thanh toán thuận tiện, doanh nghiệp cũng phải mất nhiều thời gian mới có thể tìm kiếm đợc Quan hệ với những đối tác truyền thống rất có lợi cho doanh nghiệp khi gặp khó khăn thiếu vốn mà vẫn muốn duy trì sản xuất thì những bạn hàng truyền thống nh vậy sẽ là nguồn lực giúp doanh nghiệp vợt qua khó khăn để tiếp tục hoạt động. Chính vì vậy, quan hệ thanh toán tốt với các nhà cung cấp: thanh toán các khoản nợ nhanh nhất có thể, u tiên mua hàng của những bạn hàng truyền thống, ít đi chiếm dụng vốn của họ sẽ tạo niềm tin và cơ sở cho một mối quan hệ lâu dài bền vững, “tiếng lành đồn xa”, uy tín của doanh nghiệp cũng nhờ đó mà tăng lên.
Việc hạch toán các nghiệp vụ thanh toán với nhà cung cấp và ngời mua quả thật là rất cần thiết, nó cần có sự quan tâm của cả bộ phận quản lý trong mỗi doanh nghiệp cũng nh một hệ thống các quy định, h- ớng dẫn của các cấp ban ngành có liên quan, tạo cho kế toán thanh toán các nghiệp vụ này điều kiện hoàn thiện nghiệp vụ và nâng cao hiệu quả năng lực hoạt động, cung cấp đợc nhiều thông tin hữu ích có chọn lọc hơn nữa cho các đối tợng quan tâm.
II Nội dung kế toán các nghiệp vụ thanh toán víi ngêi cung cÊp
1 Nội dung các hình thức thanh toán với ng ời cung cấp và ảnh hởng của nó đến công tác hạch toán
Trong quan hệ với những nhà cung cấp hàng hoá dịch vụ, doanh nghiệp đóng vai trò là ngời mua Việc lựa chọn hình thức thanh toán sao cho phù hợp với khả năng tài chính của doanh nghiệp và thuận tiện với chi phí hợp lý, không vi phạm quy định của pháp luật là điều mà mọi doanh nghiệp đều quan tâm
Hiện nay, các nhà cung cấp luôn muốn mở rộng thị tr ờng tiêu thụ của mình, tìm kiếm các khách hàng tiềm năng, họ luôn muốn khách hàng của mình thuận tiện nhất trong việc thu mua và chi trả, vì vậy mà các hình thức thanh toán hiện nay rất đa dạng phù hợp với nhiều đối t ợng có tình hình tài chính khác nhau: nh thanh toán trả tiền trớc, thanh toán trả tiền ngay, thanh toán chậm trả, thanh toán trả góp,thanh toán bằng hình thức L/C với các đối tác nớc ngoài, thanh toán bằng tiền mặt, séc, uỷ nhiệm chi
- Thanh toán trả tiền trớc: Khi bên mua cung cấp tín dụng cho bên bán dới hình thức ứng trớc tiền hàng hoặc bằng hiện vật Trả trớc còn có nghĩa là sự đặt cọc, ký quỹ, ký cợc trớc khi mua bán Hình thức này thờng đợc sử dụng khi hai bên có tín nhiệm lẫn nhau. Khả năng vốn của ngời bán và ngời mua sẽ quyết định số tiền ứng trớc Thông thờng số tiền này chỉ chiếm khoảng 5-10% giá trị hàng hoá.
- Thanh toán trả tiền ngay: Việc thanh toán đợc thực hiện ngay sau khi giao hàng Có thể trả ngay toàn bộ một lần theo quy định của hợp đồng Thông thờng trả tiền ngay bằng khoảng 80-95% trị giá hàng hoá.
- Thanh toán chậm trả: Thanh toán sau một thời gian nhất định kể từ khi bên mua nhận đợc hàng Có thể nói một cách khác là ngời bán cấp tín dụng cho ngời mua thờng vào khoảng 20-40% trị giá hàng hoá.
- Thanh toán trả góp Là việc thanh toán đợc chia làm nhiều lần, mỗi lần thanh toán một khoản tiền theo quy định.
Nội dung kế toán các nghiệp vụ thanh toán với ngời cung cấp
Nội dung hạch toán tổng hợp các nghiệp vụ thanh toán với nhà cung cÊp
II.3.1.Tài khoản kế toán sử dụng trong hạch toán Để tiến hành hoạt động hạch toán các nghiệp vụ thanh toán với nhà cung cấp kế toán sử dụng tài khoản 331- Phải trả cho ng ời bán Tài khoản này đợc mở chi tiết cho từng đối tợng thanh toán và có kết cấu nh sau:
- Số tiền đã trả cho ngời bán (kể cả tiền đặt trớc)
- Các khoản chiết khấu mua hàng, giảm giá hàng mua và hàng mua trả lại đợc ngời bán chấp nhận trừ vào số nợ phải trả.
- Các nghiệp vụ khác phát sinh làm giảm nợ phải trả ng ời bán (thanh toán bù trừ, nợ vô chủ )
- Tổng số tiền hàng phải trả cho ngời bán, ngời cung cấp vật t, hàng hoá, lao vụ,dịch vụ và ngời nhận thầu xây dựng cơ bản, nhận thầu sửa chữa tài sản cố định
- Số tiền ứng thừa đợc ngời bán trả lại
- Các nghiệp vụ khác phát sinh làm tăng nợ phải trả ngời bán
TK 331 có thể đồng thời có số d bên Nợ và có số d bên Có.
D Nợ: Phản ánh số tiền ứng trớc hoặc trả thừa cho ngời bán.
D Có: Số tiền còn phải trả ngời bán, ngời cung cấp.
II.3.2 Nội dung hạch toán
Doanh nghiệp tính thuế theo ph- ơng pháp khấu trừ
Doanh nghiệp tính thuế theo phơng pháp trực tiếp
1 Giá trị hàng hoá vật t dịch vụ mua chịu phải trả ngời bán
Nợ TK 151,152,153,156: Giá mua-mua vÒ nhËp kho
Nợ TK 627,641,642: Giá mua- dùng trực tiếp không qua kho.
VAT đầu vào đợc khấu trừ.
Có TK 331 (chi tiết theo đối t- ợng: Tổng giá thanh toán.
Nợ TK 151,152,153,156 : Tổng giá thanh toán bao gồm cả thuÕ VAT.
Nợ TK 627,641,642: Tổng giá thanh toán bao gồm cả thuế VAT.
Có TK 331 (chi tiết đối tợng):
2 Số giảm giá hàng mua, hàng mua trả lại đ ợc ngơì bán chấp nhận trừ vào số nợ phải trả (nếu có):
Nợ TK 331: Tổng số giảm giá hàng mua, giá mua hàng trả lại
(cả thuế VAT) trừ vào số tiền phải trả
Có TK 152,153,156: Số giảm giá hàng mua, hàng mua trả lại theo giá không thuế VAT.
Có TK 133: Thuế VAT tơng ứng với số giảm giá hàng mua, hàng mua trả lại đợc khấu trừ.
Nợ TK 331: Tổng số giảm giá hàng mua, hàng mua trả lại (cả thuế VAT) trừ vào số tiền hàng phải trả.
Có TK 152,153,156 : Số giảm giá hàng mua, hàng mua trả lại theo giá có thuế VAT.
3 Số chiết khấu thanh toán đợc hởng trừ vào nợ phải trả:
Nợ TK 331 (chi tiết đối tợng): Số chiết khấu trừ vào số nợ.
Có TK 515: Ghi tăng thu nhập hoạt động tài chính.
4 Thanh toán tiền hàng cho ngời bán.
Nợ TK 331 (chi tiết đối tợng ): Số tiền đã thanh toán.
Có TK 111,112: Số đã trả bằng tiền mặt, hoặc tiền gửi ngân hàng.
Có TK 311: Số tiền vay ngắn hạn để trả ngời cung cấp.
Có TK 341 : Số tiền vay dài hạn để trả ngời cung cấp.
Nợ TK 331 : Phải trả ngời bán
Có TK 131: Phải thu của ngời mua.
+ Thanh toán bằng hàng hoá: coi nh bán hàng.
- Nợ TK 632 : Giá vốn hàng bán
Có TK 155,156,154: Xuất bán trực tiếp, hoặc xuất qua kho.
Có TK 511: Doanh thu hàng bán.
+ Trờng hợp thanh toán bằng ngoại tệ.
- Nếu doanh nghiệp không sử dụng tỷ giá hạch toán: Căn cứ vào tỷ giá thanh toán thực tế theo thoả thuận, quy đổi số nợ đã trả và số ngoại tệ:
Nợ TK 331 (chi tiết đối tợng): Số nợ đã trả thực tế.
Có TK 111(1112), 112(1122), 311,341: Số tiền đã trả tính theo tỷ giá thực tế. Đồng thời, số nguyên tệ đã trả đợc ghi bên Có TK 007.
- Nếu doanh nghiệp sử dụng tỷ giá hạch toán.
Nợ TK 331 (chi tiết đối tợng): Số nợ đã trả theo tỷ giá thực tế.
Nợ TK 635 ( Chi phí hoạt động tài chính): Phần chênh lệch tỷ giá hối đoái tăng so với sổ kế toán.
Có TK 515 (Thu nhập hoạt động tài chính): Phần chênh lệch tỷ giá giảm so với sổ kế toán.
Có TK 111(1112),112 (1122), 311, 341 : Số tiền đã trả tính theo tỷ giá hạch toán. Đồng thời số nguyên tệ đợc ghi bên Có TK 007.
5 Phản ánh số tiền đặt trớc cho ngời bán, ngời cung cấp.
- Nợ TK 331 (chi tiết theo đối tợng): Số đã đặt trớc.
Có TK 111,112: ứng trớc bằng tiền mặt, tiền gửi ngân hàng.
Có TK 311, 341: ứng trớc bằng nguồn đi vay.
- Thanh toán bổ sung số tiền hàng còn thiếu:
Nợ TK 331 (chi tiết theo đối tợng): Số thanh toán bổ sung.
Có TK 111,112,311,341: Số tiền còn thiếu.
- Số ứng trớc thừa đợc ngời bán trả lại:
Nợ TK 111, 112: Số tiền đã nhận.
Có TK 331 (chi tiết đối tợng): Số ứng trớc hoặc trả thừa đợc ngời bán trả lại.
6 Trờng hợp các khoản nợ phải trả không tìm ra chủ nợ hoặc chủ nợ không đòi do nguyên nhân nào đó, đợc xử lý ghi tăng thu nhập bất thờng của doanh nghiệp.
Nợ TK 331 (Chi tiết theo đối tợng): Số tiền còn cha trả.
Có TK 711 : Thu nhập bất thờng của doanh nghiệp.
II.3.3 Sơ đồ hạch toán thanh toán với ngời bán
- Sơ đồ hạch toán thanh toán với ngời bán (tính thuế theo phơng pháp khấu trừ).
Thanh toán Thu hồi tiền thừa
Băng tiền(kể cả đặt trớc)
TK 511 TK 151,152,153 Thanh toán bằng hàng hoá
TK 131 tài sản mua chịu
Sản phẩm dịch vụ TK 133 thanh toán bù trừ Thuế VAT đầu vào
Giảm giá hàng mua TK 627,641,642 Trả lại
TK 133 Dịch vụ mua chịu khác
Tơng ứng với số giảm giá, hàng
- Sơ đồ hạch toán thanh toán với ngời bán tính thuế VAT theo ph- ơng pháp trực tiếp đợc áp dụng cho cá nhân sản xuất , kinh doanh và tổ chức, cá nhân nớc ngoài kinh doanh ở Việt Nam không theo Luật đầu t nớc ngoài tại VN cha thực hiện đầy đủ các điều kiện về kế toán, hoá đơn, chứng từ để làm căn cứ tính thuế theo ph ơng pháp khấu trừ thuế, cơ sở kinh doanh mua, bán vàng, bạc, đá quý
Thanh toán Thu hồi tiền thừa
Băng tiền(kể cả đặt trớc)
TK 511 TK 151,152,153 Thanh toán bằng hàng hoá
TK 131 tài sản mua chịu
Sản phẩm dịch vụ thanh toán bù trừ TK 627,641,642
Giảm giá hàng mua Dịch vụ mua chịu khác
II.3.4.Sổ sách kế toán sử dụng trong hạch toán các nghiệp vụ thanh toán với ngời cung cấp
Tuỳ thuộc vào đặc điểm và quy mô sản xuất kinh doanh, mỗi đơn vị tổ chức có thể áp dụng một trong những hình thức hạch toán sau: hình thức kế toán chứng từ ghi sổ, hình thức kế toán nhật ký chung, hình thức nhật ký- sổ cái, nhật ký chứng từ.
Hình thức nhật ký- chứng từ sử dụng đồng thời nhiều loại sổ kế toán, nhật ký- chứng từ phản ánh sự biến động cho số tiền bên Có của tài khoản và sổ cái sẽ ghi chi tiết đối ứng cho số tiền phát sinh Nợ của chính tài khoản đó.
Trong hạch toán các nghiệp vụ thanh toán với ngời bán theo hình thức nhật ký chứng từ, kế toán sử dụng chủ yếu các loại sổ sách chứng tõ sau:
- Sổ chi tiết số 2 hạch toán chi tiết các khoản phải trả nhà cung cấp (TK 331).
- Nhật ký số 5: tổng hợp các khoản phải trả đối với các nhà cung cấp của doanh nghiệp, lấy số liệu từ sổ hạch toán chi tiết số 2, nhật ký chứng từ số 5 đợc lập theo từng tháng, cung cấp số liệu để kế toán lập nên các sổ tổng hợp và phân tích.
Nội dung kế toán các nghiệp vụ thanh toán với ngời mua hàng
Nội dung hạch toán các nghiệp vụ thanh toán với ngời mua hàng
2 Nội dung hạch toán các nghiệp vụ thanh toán với ng ời mua hàng
III.2.1.Tài khoản kế toán sử dụng trong hạch toán các nghiệp vụ thanh toán với ngời mua hàng Để phản ánh những khoản nợ mà ngời mua cha thanh toán cho doanh nghiệp, kế toán sử dụng tài khoản chính là TK 131 – Phải thu của khách hàng Đây là tài khoản lỡng tính có thể có cả số d bên Nợ và số d bên Có, kế toán phải hạch toán chi tiết cụ thể đối với từng khách hàng, trong đó, phân ra khách hàng đúng hạn, khách hàng có vấn đề để có căn cứ xác định mức dự phòng cần lập và biện pháp xử lý phân biệt rõ giữa bên Nợ và bên Có của TK 131 để có thể cung cấp thông tin chính xác cho việc lên các báo cáo tổng hợp cuối kỳ.
Tài khoản 131 có nội dung nh sau:
- Số tiền bán vật t, sản phẩm, hàng hoá, lao vụ, dịch vụ phải thu ở khách hàng.
- Số tiền thừa trả lại cho khách hàng.
- Số tiền đã thu ở khách hàng (kể cả tiền ứng trớc của khách).
- Số chiết khấu, giảm giá hàng bán và doanh thu của hàng bán bị trả lại trừ vào nợ phải thu.
- Các nghiệp vụ khác làm giảm khoản phải thu ở khách hàng (thanh toán bù trừ, xoá sổ nợ khó đòi )
Tài khoản 131 có thể đồng thời vừa d bên Nợ vừa d bên Có.
D Nợ: Phản ánh số tiền doanh nghiệp còn phải thu ở khách hàng.
D Có: Phản ánh số tiền ngời mua đặt trớc hoặc trả thừa.
III.2.2 Nội dung hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong quan hệ thanh toán với ngời mua hàng
Doanh nghiệp tính thuế theo phơng pháp khấu trừ
Doanh nghiệp tính thuế theo phơng pháp trực tiếp
1 Giao hàng hoá, sản phẩm cho ngời mua hay ngời cung cấp các lao bụ, dịch vụ cho khách hàng
Nợ TK 131(chi tiết đối tợng):
Có TK 511: Giá bán cha thuế
Cã TK 3331: ThuÕ VAT ®Çu ra phải nộp.
- Nợ TK 131 (chi tiết đối tợng): Tổng giá thanh toán.
Có TK 511: Giá bán cả thuế
Nợ TK 511: Thuế phải nộp
2 Thu nhập thuộc hoạt động tài chính hay hoạt động bất th ờng khi bán chịu
Nợ TK 131 (chi tiết đối tợng):
Có TK 515: Thu nhập hoạt động tài chính
Cã TK 711: Thu nhËp bÊt thêng.
Cã TK 3331(33311): ThuÕ VAT đầu ra phải nộp.
Nợ TK 131 (chi tiết đối tợng): Tổng giá thanh toán.
Có TK 515: Thu nhập hoạt động tài chính (gồm cả thuế)
Cã TK 711: Thu nhËp bÊt thêng (gồm cả thuế).
3 Giảm giá hàng bán cho khách hàng.
Nợ TK 532: Số giảm giá hàng bán khách hàng đợc hởng thuộc hoạt động SXKD (không có thuế
Nợ TK 515,711: Số giảm giá hàng bán thuộc hoạt động tài chính và hoạt động bất thờng
Nợ TK 3331 (33311): Thuế VAT trả lại cho khách hàng tơng ứng với số giảm giá khách hàng đợc hởng.
Có TK TK 131 : Tổng số giảm giá chấp nhận cho ngời mua trừ vào số tiền phải thu ở ngời mua.
Nợ TK 532: Số giảm giá hàng bán khách hàng đợc hởng thuộc hoạt động sản xuất kinh doanh (gồm cả thuế VAT)
Nợ TK 515,711: Số giảm giá hàng bán thuộc hoạt động tài chính và hoạt động bất thờng (gồm cả thuế VAT).
Có TK 131 (chi tiết đối tợng): Tổng số giảm giá chấp nhận cho ngời mua trừ vào số tiền phải thu ở ngời mua.
4 Hàng bị trả lại do các nguyên nhân khác nhau.
Nợ TK 531 : Doanh thu của hàng bị trả lại thuộc hoạt động tài
Nợ TK 515,711: Thu nhập của hàng bán bị trả lại thuộc hạot động tài chính, hoạt động bất th- êng.
Nợ TK 3331 (33311): Thuế VAT trả lại cho khách hàng tơng ứng với số doanh thu hoặc thu nhập của hàng bán bị trả lại.
Có TK 131 (chi tiết đối tợng):
Tổng giá thanh toán của hàng bị trả lại trừ vào số phải thu của khách hàng.(kể cả thuế VAT)
Nợ TK 531 : doanh thu của hàng bị trả lại thuộc hoạt động SXKD.
Nợ TK 515,711: Thu nhập của hàng bán bị trả lại thuộc hoạt động tài chính và hoạt động bất thêng.
Có TK 131 (chi tiết đối tợng): Tổng giá thanh toán của hàng bị trả lại trừ vào số phải thu của khách hàng.
5 Thanh toán với khách hàng bằng vật t hàng hoá.
Nợ TK 151,152,153: Giá thanh toán cha có thuế.
Nợ TK 133 (1331): Thuế VAT đầu vào đợc khấu trừ tơng ứng.
Có TK 131 (chi tiết đối tợng):
Tổng giá thanh toán của vật t, hàng hoá, dịch vụ nhận về ( cả thuÕ VAT).
Nợ TK 151,152,153…: Tổng giá thanh toán.
Có TK 131 :Tổng giá thanh toán vật t, hàng hoá nhận về.
6 Chấp nhận chiết khấu thanh toán cho khách hàng.
Nợ TK 635 : Số chấp nhận chiết khấu tính trên tổng giá thanh toán của hàng bán cho khách hàng.
Có TK 131 (chi tiết đối tợng): Số chấp nhận chiết khấu trừ vào số phải thu của ngời bán.
7 Số tiền khách hàng dã thanh toán trong kỳ.
Nợ TK 111,112 : Số nợ đã thu băng tiền mặt hay chuyển khoản.
Nợ TK 113 : Số nợ đã thu đang chuyển.
Có TK 131 (chi tiết đối tợng): Số nợ đã thu từ khách hàng.
8.Số tiền thanh toán bù trừ với những khách hàng vừa là con nợ vừa là chủ nợ sau khi hai bên đã lập bảng thanh toán bù trừ:
Nợ TK 331 (chi tiết đối tợng)
Có TK 131 (chi tiết đối tợng)
9 Ngời đặt trớc tiền hàng.
Nợ TK 111,112 : Đặt trớc tiền hàng bằng tiền mặt hoặc tiền gửi ngân hàng.
Có TK 131 (chi tiết đối tợng).
10 Nợ phải thu thực sự không thu hồi đợc, phải xử lý xoá sổ.
- Nợ TK 139: Dự phòng khoản phải thu khó đòi.
Có TK 131 (chi tiết theo đối tợng).
Nợ TK 004 (chi tiết đối tợng): Số nợ đã xoá sổ.
11 Khi truy thu đợc khoản nợ khó đòi đã xử lý.
- Nợ TK 111,112: Số tiền thu đợc từ các con nợ đã xoá sổ.
Cã TK 711: Thu nhËp bÊt thêng.
- Đồng thời ghi Có TK 004: Nợ khó đòi đã xử lý.
III.2.3 Sơ đồ minh hoạ
- Sơ đồ hạch toán thanh toán với ngời mua tính thuế VAT theo ph- ơng pháp khấu trừ.
1 Doanh thu bán hàng và thu nhập hoạt động khác.
3 Số chi hộ hoặc trả lại tiền thừa cho ngời mua.
4 Giảm giá hàng bán, hàng bán trả lại.
5 Thuế VAT tơng ứng với giảm giá và hàng trả lại.
7 Số tiền đã thu (kể cả ứng trớc)
8 Nợ khó đòi đã xử lý.
- Sơ đồ hạch toán thanh toán với ngời mua tính thuế VAT theo ph- ơng pháp trực tiếp:
1 Doanh thu bán hàng và thu nhập hoạt động khác (Tổng giá thanh toán gồm cả thuế VAT)
2 Số chi hộ hoặc trả lại tiền thừa cho ngời mua.
3 Giảm giá hàng bán, hàng bán bị trả lại.
5 Số tiền đã thu (kể cả ứng trớc).
6 Nợ khó đòi đã xử lý.
III.2.4 Sổ kế toán sử dụng trong hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong thanh toán với ngời mua hàng
TRTrong quá trình hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong quan hệ thanh toán với ngời mua hàng, kế toán thanh toán với ngời mua theo hình thức Nhật ký – Chứng từ sử dụng các loại chứng từ sổ sách kế toán sau:
- Bảng kê hoá đơn hàng bán ra.
- Bảng kê thanh toán với ngời mua (Bảng kê số 11).
- Sổ chi tiết thanh toán với ngời mua.
- Nhật ký chứng từ số 8.
trạng c
Phơng hớng và một số giải pháp nh
Hoàn thiện kế toán c
Sau thời gian đợc thực tập tại Công ty, em đã có điều kiện tiếp cận với những kiến thức mang tính thực tế, đợc dịp trau dồi thêm kiến thức và áp dụng những điều đã học ở nhà trờng vào thực tế hoạt động kế toán tại doanh nghiệp Thời gian thực tập tại công ty là rất quý báu và hết sức cần thiết đối với những sinh viên sắp tốt nghiệp nh em Với khoảng thời gian hạn hẹp, kinh nghiệm còn thiếu, những nhận xét đánh giá, giải pháp đa ra có thể cha đợc hoàn thiện, xong đó là những điều chắt lọc, tổng kết từ rất nhiều tình huống em đã đợc tham khảo, tìm hiểu và thu thập đợc qua quá trình thực tập Em mong rằng những kiến thức còn ít ỏi của mình có thể đóng góp một phần nhỏ nhằm hoàn thiện hơn nữa hoạt động kế toán tại đơn vị.
1 Tổ chức hoạt động kế toán tại công ty.
Công ty tổ chức bộ máy kế toán theo hình thức tập trung, phòng tài chính kế toán thực hiện toàn bộ công tác kế toán của công ty, các xí nghiệp thành viên chỉ bố trí các kế toán phân xởng làm nhiệm vụ ghi chép ban đầu , thu thập số liệu giản đơn gửi về phòng tài chính kế toán, kế toán trởng trực tiếp phụ trách phòng kế toán công ty.
Hình thức tổ chức này khá phù hợp với quy mô sản xuất kinh doanh của công ty, kế toán trởng là ngời có quyền quyết định cao nhất và chịu trách nhiệm trớc Giám đốc công ty, hỗ trợ cho kế toán trởng còn có 2 phó phòng kế toán, góp phần tiết kiệm thời gian trong việc ra quyết định tài chính trong hoạt động kế toán nói chung và kế toán thanh toán với ngời mua và ngời cung cấp của công ty nói riêng mà vẫn đảm bảo dân chủ, khách quan không duy ý chí.
2 Sổ sách kế toán ở công ty đợc tổ chức theo hình thức Nhật ký- Chứng từ, hình thức sổ này có u điểm là tránh ghi trùng lặp các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, có sự đối chiếu so sánh rõ ràng, phù hợp với doanh nghiệp có nhân viên kế toán trình độ cao, số lợng nghiệp vụ phát sinh nhiều, rất phù hợp với mô hình sản xuất kinh doanh của công ty.
3 Việc luân chuyển chứng từ kế toán tại công ty đ ợc thực hiện đúng theo quy định của Bộ Tài chính.
Trình tự và thời gian luân chuyển chứng từ kế toán do kế toán tr - ởng đơn vị quy định Chứng từ gốc do đơn vị lập ra hoặc từ bên ngoài vào đều phải tập trung vào bộ phận kế toán đơn vị là phòng Tài chính kế toán do các bộ phận kế toán ở các phân xởng, xí nghiệp, bộ phận bán hàng tập hợp lại Sau khi bộ phận kế toán doanh nghiệp kiểm tra kỹ, xác minh là đúng thì mới dùng những chứng từ đó để ghi sổ kế toán Việc ghi sổ hoàn thành là đến khâu lu trữ Công ty lu trữ chứng từ theo đúng quy định: tài liệu kế toán đa vào lu trữ đầy đủ, có hệ thống, đợc phân loại, sắp xếp thành từng bộ hồ sơ (hồ sơ chứng từ kế toán, sổ kế toán, báo cáo tài chính ) Trong từng bộ hồ sơ, tài liệu kế toán phải đợc sắp xếp theo thứ tự thời gian phát sinh theo mỗi niên độ kế toán, bảo đảm hợp lý, để tra cứu, sử dụng khi cần thiết.
4 Hệ thống tài khoản công ty sử dụng.
Hệ thống tài khoản kế toán sử dụng trong hạch toán các nghiệp vụ kinh tế tại đơn vị là hệ thống tài khoản thống nhất áp dụng cho việc ghi sổ của tất cả các đơn vị sản xuất kinh doanh trong cả n ớc do Bộ Tài chính ban hành Tuy nhiên, tuỳ theo thực tế hoạt động sản xuất kinh doanh mà kế toán đơn vị có thể tạo thêm một số tài khoản cấp thấp hoặc là tài khoản mới phù hợp với hoạt động của công ty mà vẫn đảm bảo thực hiện đúng những quy định tài chính của Bộ.
5 Điều kiện ghi sổ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh tại công ty.
Lập chứng từ Kiểm tra Ghi sổ Lu trữ
Trớc khi ghi sổ một nghiệp vụ kinh tế phát sinh, kế toán chịu trách nhiệm đều kiểm tra rất kỹ càng các điều kiện liên quan để xác minh về tính chính xác của nghiệp vụ đó Khi phản ánh các nghiệp vụ liên quan đến quan hệ thanh toán với ngời mua hàng và ngời cung cấp, kế toán chịu trách nhiệm càng phải quan tâm tới vấn đề này vì nó ảnh h - ởng trực tiếp tới đánh giá tình hình tài chính trong kỳ, uy tín của doanh nghiệp Đối với thanh toán với ngừơi bán, việc ghi sổ chỉ đ ợc thực hiện khi có đầy đủ các giấy tờ liên quan, mỗi phơng thức thanh toán khác nhau, số lợng giấy tờ cần thiết để xác minh sẽ khác nhau Tuy nhiên nó chủ yếu gồm: hoá đơn giao hàng, phiếu nhập kho, giấy báo nợ (trả qua ngân hàng), phiếu chi, vận đơn.
Trong quan hệ thanh toán với ngừơi mua hàng cũng vậy, tuỳ theo phơng thức thanh toán mà số lợng và loại chứng từ kế toán cần thiết có thể khác nhau, nhng tựu chung nó gồm có: hoá đơn bán hàng kiêm phiếu xuất kho, giấy báo có, vận đơn, phiếu thu.
6 Trình độ kế toán viên tại công ty.
Các kế toán viên tại công ty hầu hết đều có trình độ tay nghề vững vàng, có nhiều năm kinh nghiệm, làm việc tại công ty từ những năm còn trong thời kỳ bao cấp, họ đều có tinh thần không ngừng học hỏi, đủ khả năng đáp ứng với những yêu cầu mới luôn biến động về thị tr - ờng và bạn hàng, thích nghi khá nhanh với những quy định mới chuẩn mực kế toán mới, quan hệ cởi mở và nhiệt tình trong việc truyền thụ kinh nghiệm cho những lớp kế toán trẻ mới vào nghề Chính điều này đã tạo ra môi trờng tốt để những kế toán trẻ có cơ hội phát triển, là lớp kế toán viên kế cận cho công ty trong tơng lai.
7 Sự quan tâm của ban giám đốc đối với hoạt động kế toán thanh toán với ngời mua và ngừơi bán tại công ty.
Quan hệ với ngừơi mua hàng và ngời cung cấp cho công ty là chủ yếu trong các quan hệ thanh toán, các nghiệp vụ kinh tế liên quan đến hoạt động này chiếm mật độ cao nhất trong các loại nghiệp vụ kinh tế diễn ra tại doanh nghiệp Chính vì vậy, ban giám đốc đã rất quan tâm tới việc quản lý hoạt động kế toán này, cụ thể, công việc này đ ợc giao cho hai kế toán viên riêng chịu trách nhiệm riêng biệt và đều giữ chức vụ là phó phòng kế toán tài chính của công ty Điều này chứng tỏ sự quan tâm rất lớn của ban giám đốc tới hoạt động thanh toán này
Công ty còn lo bồi dỡng nâng cao trình độ cho kế toán viên nh tham gia các lớp học ngắn hạn và dài hạn liên quan đến nghiệp vụ kế toán, mời các chuyên gia về tập huấn ngắn ngày để họ có đủ khả năng đáp ứng với những yêu cầu ngày càng cao và khắt khe của công việc, hạn chế tối đa sai sót có thể xảy ra, giúp cho hoạt động của công ty đợc trôi chảy trớc những cuộc kiểm tra của kiểm toán và những quy định thờng xuyên thay đổi của Bộ tài chính.
I.2 Một số giải pháp kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác kế toán thanh toán với ngời mua và ngời cung cấp tại công ty
1.Khắc phục những sai sót trong ghi sổ kế toán thanh toán với ngừơi mua và ngừơi cung cấp.
Trong quá trình phản ánh các nghiệp vụ kinh tế trong quan hệ thanh toán với ngừơi mua và ngừơi cung cấp cho công ty kế vào sổ, kế toán viên có thể mắc một số lỗi trong quá trình ghi chép nh:
- Ghi đè lên số liệu bị sai.
- Cạo và sửa trên chỗ bị sai
- Dán giấy trên sổ bị sai và viết lại trên phần đợc dán đó.
- Dùng bút mực xoá để xoá số sai
Nguyên nhân dẫn đến những sai sót trên có thể do:
- Ghi bỏ sót một chứng từ (sót nguyên cả nội dung của chứng từ).
- Ghi bỏ sót một số nội dung trong nhiều nội dung của một chứng từ (kế toán thiếu kiểm tra số liệu trớc khi ghi sổ)
- Một chứng từ ghi số hai lần.
- Lập định khoản kế toán sai, tính toán sai Để đảm bảo tính trung thực của sổ sách kế toán khi phát hiện sai sót phải tíên hành sửa chữa phù hợp tuỳ theo thời gian phát hiện sai sót,mức độ , phạm vi sai sót mà lựa chọn một trong các ph ơng pháp sửa ch÷a sau ®©y:
- Phơng pháp gạch xoá (cải chính sai lầm)
Phơng pháp này đợc dùng để sửa chữa các sai sót mà phần sai lầm là ở số tiền, còn định khoản kế toán vẫn đúng Thời gian phát hiện sai sót sớm cha làm ảnh hởng đến dòng tổng cộng của trang sổ, thực hiện: + Dùng mực đỏ gạch bỏ số sai (vẫn đọc đợc số sai)
+ Dùng mực thờng ghi lại số đúng lên khoản trống phía trên số sai, bên cạnh ngời sửa và kế toán trởng phải ký xác nhận.
- Phơng pháp ghi bổ sung: Đợc sử dụng trong trờng hợp trên định khoản kế toán đã bỏ sót một số tiền (tức là số tiền đang ghi nhỏ hơn số tiền đúng phải ghi), quan hệ đối ứng tài khoản vẫn đúng, thời gian phát hiện chậm (dòng cộng tại trang số có bút toán sai đã thực hiện,và kế toán nếu sử dụng phơng pháp cải chính sẽ phải tiến hành sửa chữa nhiều nơi trên nhiều trang sổ.)
- Phơng pháp ghi số âm (bút toán đỏ).
Phơng pháp này đợc dùng trong trờng hợp
+ Đối ứng tài khoản sai.
+ Số tiền sai (số sai > số đúng phải ghi)
+ Ghi trùng một nghiệp vụ
Cải thiện tình hình tài chính của doanh nghiệp th
mua hàng và ngời cung cấp.Mở mơ
Hiệu quả của quan hệ thanh toán giữa ngời mua và ngời cung cấp đối với công ty có ảnh hởng trực tiếp tới khoản phải thu từ khách hàng,khoản phải trả nhà cung cấp từ đó tác động tới các khoản mục khác của bảng cân đối kế toán nh: Khoản phải thu, vốn lu động, vay ngắn hạn, hàng tồn kho, việc trích lập quỹ dự phòng tài chính Những khoản mục lại có quan hệ hữu cơ với các chỉ tiêu đánh giá khả năng tài chính của công ty
Nếu xem xét đánh giá một cách toàn diện thì khoản phải thu từ khách hàng và các khoản phải trả ngời bán cũng có quan hệ chặt chẽ và hữu cơ với nhau Một doanh nghiệp khi tiến hành sản xuất kinh doanh không thể tách rời hai khâu quan trọng mở đầu và kết thúc của một chu kỳ đó là khâu mua vào và bán hàng hoá ra, lúc bắt đầu tiến hành kinh doanh, doanh nghiệp phải dựa vào vốn chủ sở hữu và vay từ các nguồn nh ngân hàng, vốn chiếm dụng nhà cung cấp, vay trong cán bộ công nhân viên , nhng để có thể tồn tại và có cơ để phát triển lâu dài và vững chắc thì quan trọng nhất là phải tiêu thụ đợc hàng hoá để thu đợc tiền lấy thu bù chi đảm bảo có lãi để trích quỹ, trả lơng, trả lãi vay có tiền để có thể tiếp tục đầu t Nguồn thu từ ngời mua là rất quan trọng đối với mỗi doanh nghiệp trong cơ chế thị tr ờng, tự chủ trong hạch toán kinh doanh kể cả là các doanh nghiệp nhà nớc, tốc độ thu hồi khoản phải thu từ khách hàng, giảm tối đa nợ tồn đọng, nợ quá hạn, sẽ là điều kiện lâu dài và vững chắc để mỗi công ty có thể tự trang trải đợc các khoản phải trả nhà cung cấp, giảm nợ ngắn hạn, l ợng vốn đi chiếm dụng, tăng thêm uy tín của mình , trong cơ chế thị tr ờng, mỗi doanh nghiệp là một mắt xích của nền sản xuất xã hội, sự tồn tại của doanh nghiệp này là điều kiện cho sự tồn tại của những doanh nghiệp khác, xã hội càng phát triển, chuyên môn hoá càng sâu thì mối quan hệ này lại ngày càng khăng khít.
Theo số liệu của Phòng Kế toán-Tài chính, năm 2003 tổng số vốn bị chiếm dụng do khách hàng chậm trả của công ty là: 25.920.923.130đ, giảm 8.077.720.950đ so với năm 2002, giảm 22% so với năm 2002, trong khi đó thì doanh thu tiêu thụ năm 2003 lại tăng 33,7% so với năm 2002, khoản phải trả ngời cung cấp giảm đáng kể từ 21.925.092.259đ năm 2002 xuống còn 6.902.308.524đ năm 2003, giảm 68,4% so với năm 2002 Qua các số liệu trên ta có thể thấy rằng, công ty đã có nhiều cố gắng trong việc thu hồi vốn, tuy nhiên l ợng vốn bị chiếm dụng vẫn còn lớn (23,1%), mà lợng vốn công ty có thể chíêm dụng đợc của các đơn vị khác lại giảm sút, số vay ngắn hạn và dài hạn ngân hàng tuy có giảm song vẫn còn nhiều (chiếm 73,95% tổng nguồn vốn của công ty năm 2003, năm 2002 chiếm 79,8%) Những giải pháp để có thể cải thiện khó khăn trên, giúp tình hình tài chính của công ty sáng sủa hơn là điều rất cần thiết lúc này Từ những nhận xét trên, em xin có một vài giải pháp nh sau:
II.1.Giải quyết giải quyết nợ tồn đọng
* Các biện pháp thu hút khách hàng
Giải quyết vấn đề này là điều mà mọi doanh nghiệp đều quan tâm không gì công ty Dệt vải công nghiệp Hà nội, để thực hiện đ ợc điều này trớc tiên công ty cần quan tâm tới quyền lợi của khách hàng khi mua hàng hoá của công ty, và những điểm lợi khi khách hàng thanh toán đúng hạn, hay thanh toán trớc thời hạn cho công ty áp dụng các chính sách về chiết khấu, khuyến mại, giảm giá kịp thời phù hợp linh hoạt đối với từng đối tợng khách hàng, từng thời kỳ và từng loại hàng hoá của công ty là cơ sở thúc đẩy các khách hàng tiềm năng và khách hàng đã có quan hệ mua bán quan tâm hơn đến những hàng hoá của công ty.
Là việc công ty sẽ áp dụng một tỷ lệ chiết khấu nhất định trên tổng giá trị thanh toán (gồm cả thuế VAT) khi bên mua chấp nhận thanh toán trớc thời hạn Đối với từng hợp đồng mua bán, hay từng mặt hàng tiêu thụ mà công ty sẽ áp dụng một tỷ lệ chiết khấu sao cho vừa có lợi cho khách hàng mà vẫn đảm bảo một mục đích nào đó của công ty. Khoản chiết khấu này đợc tính vào chi phí hoạt động tài chính, và đ- ợc khá nhiều công ty áp dụng nhằm thu hút những khách hàng có khả năng tài chính tốt, và những khách hàng tiềm năng có nhu cầu về hàng hoá nhng đồng thời lại có khả năng thanh toán khá mạnh.
Khuyến mại là hoạt động thu hút khách hàng đang đ ợc hầu hết các công ty sử dụng nh một chiến lợc, xây dựng chu đáo trớc khi đa ra những hoạt động khuyến mại này Các hoạt động khuyến mại cần đ ợc nghiên cứu kỹ về: thời gian, đối tợng, hình thức khuyến mại và khả năng thu hút của hoạt động khuyến mại đó, đôi khi những hoạt động khuyến mại còn có thể tạo thành một trào lu trong một bộ phận xã hội. Đối với Công ty Dệt vải Công nghiệp Hà nội, hoạt động khuyến mại cha đợc chú trọng đến nhiều vì đối tợng khách hàng của công ty chủ yếu là các nhà sản xuất, tuy nhiên, cũng không nên coi th ờng hoạt động này vì đây là sự chuẩn bị trớc cho sự phát triển trong tơng lai của công ty Việc này sẽ góp phần tìm kiếm và mở rộng diện khách hàng của công ty, mở rộng thị phần bán buôn và bán lẻ, bán lẻ sẽ là hình thức phân phối phổ biến và là chiến lợc tiêu thụ của nhiều công ty trong tơng lai Từ đó sẽ giúp công ty có cơ hội nhiều trong lựa chọn khách hàng, sao cho có thể hợp tác đợc với những đối tợng có khả năng tài chính vững vàng đáp ứng đợc nhanh chóng yêu cầu về thanh toán.
Công ty có thể tham khảo một số hình thức khuyến mại phổ biến hiện nay nh: a) Đa hàng mẫu để khách hàng dùng thử không phải trả tiền; b) Tặng hàng hoá cho khách hàng, cung ứng dịch vụ không thu tiÒn; c) Bán hàng, cung ứng dịch vụ với giá thấp hơn giá bán, giá cung ứng dịch vụ bình thờng trớc đó, đợc áp dụng trong thời gian khuyến mại; d) Bán hàng, cung ứng dịch vụ có kèm theo phiếu mua hàng hoặc các hình thức khác để đợc trúng thởng theo thể lệ và giải thởng đã công bố; đ) Bán hàng, cung ứng dịch vụ có kèm phiếu dự thi cho khách hàng để chọn ngời trao thởng theo thể lệ và giải thởng đã công bố; e) Bán hàng, cung ứng dịch vụ kèm theo vé số dự thởng theo thể lệ và giải thởng đã công bố.
- Giảm giá hàng bán. Đôi khi việc giảm giá không chỉ tiến hành khi ký hợp đồng mà ngay cả khi hợp đồng đã ký xong, trong một số trờng hợp, việc ký thêm hợp đồng phụ để tiến hành giảm giá cho ngời mua vẫn đợc tiến hành Mức giảm giá hàng bán đợc căn cứ theo từng hợp đồng, từng mặt hàng và từng đối tợng khách hàng mà công ty sẽ áp dụng các mức giảm giá khác nhau Giảm giá hàng bán là một khoản ảnh hởng trực tiếp tới doanh thu, lợi nhuận của công ty nên ảnh hởng trực tiếp tới thuế thu nhập Vì vậy việc áp dụng chính sách giảm giá hàng bán phải có căn cứ và hợp lý nếu không sẽ khó đợc bên kiểm toán chấp nhËn.
* Lập dự phòng phải thu khó đòi
Dự phòng phải thu khó dòi là một khoản đợc tính vào chi phí hoạt động của doanh nghiệp, khoản chi phí này đợc Bộ Tài chính công nhận là một khoản chi hợp lý và cần thiết nhằm ổn định tình hình tài chính của doanh nghiệp tránh khỏi tác động của những thay đổi lớn do ảnh hởng của việc không thu đợc nợ từ phía khách hàng do những lý do mà doanh nghiệp không chịu trách nhiệm Đối với các khoản nợ phải thu quá hạn từ 02 năm trở lên còn có khả năng thu hồi, doanh nghiệp phải lập dự phòng và hạch toán vào chi phí quản lý của doanh nghiệp trong năm Mức trích lập dự phòng tuỳ theo mức độ tổn thất có thể xảy ra, nhưng tổng mức lập dự phòng các khoản nợ phải thu khó đòi tối đa bằng 20% tổng số dư nợ các khoản phải thu của doanh nghiệp tại thời điểm lập báo cáo tài chính năm
* Tìm hiểu kỹ về khách hàng trớc khi ký kết hợp đồng mua bán Đây là điều kiện đầu tiên để công ty xem xét có nên tiến hành quan hệ mua bán với đối tác hay không Công việc này đợc tiến hành đối với những đối tợng là: khách hàng mua với khối lợng lớn nhng không thờng xuyên, khách hàng mới đặt mua những mặt hàng công ty không sản xuất thờng xuyên Để có thể thu thập đợc những thông tin mà mình quan tâm nhng chủ yếu là khả năng thanh toán của khách hàng, công ty có thể tìm hiểu thông qua ngân hàng đại diện của họ, qua báo chí, các tổ chức t vấn kiểm toán hay qua mạng thông tin toàn cầu (Internet) Những thông tin này đôi khi rất khó tìm kiếm vì vậy, một quan hệ rộng rãi trong kinh doanh là thuận lợi lớn cho các doanh nghiệp trong hoàn cảnh hiện nay. Những tìm hiểu ban đầu này sẽ rất quan trọng, vì nó ảnh h ởng trực tiếp tới doanh thu và lợi nhuận của doanh nghiệp, để có đ ợc hợp đồng đã khó nhng để có thể thu đợc lợi nhuận mong muốn từ những hợp đồng đó lại phải dựa vào rất nhiều yếu tố trong đó yếu tố con ng ời, quan hệ giao dịch lại hết sức cần thiết để đảm bảo hợp đồng đó là khả thi, tránh những rủi ro ngoài ý muốn có thể ảnh hởng đến tình hình tài chính và hoạt động của công ty.
Với những khách hàng mới, mà công ty không có điều kiện tìm hiểu kỹ thì việc áp dụng một tỷ lệ ứng trớc tiền hàng việc cần thiết để công ty có cơ sở ký kết hợp đồng ngay cả khi thông tin về khách hàng ch a đ- ợc đầy đủ.
* Các biện pháp xử lý nợ tồn đọng tại công ty
Các doanh nghiệp có trách nhiệm đối chiếu xác nhận, phân loại nợ, đôn đốc thu hồi và chủ động xử lý nợ tồn đọng, bao gồm nợ phải thu, nợ phải trả theo quy định của Bộ tài chính ban hành. Đối với các khoản nợ không có khả năng thu hồi hoặc không có khả năng trả nợ, trước hết, doanh nghiệp phải tự tìm mọi biện pháp xử lý, cùng chia xẻ khó khăn giữa chủ nợ, khách nợ để xử lý thông qua các hình thức khoanh nợ, giãn nợ, xoá nợ, mua bán nợ; trường hợp vượt quá khả năng và thẩm quyền xử lý, doanh nghiệp phải báo cáo cơ quan có thẩm quyền để có biện pháp hỗ trợ giải quyết
Các giải pháp về xử lý nợ phải được thực hiện một cách đồng bộ trên cơ sở tổ chức sắp xếp, nâng cao hiệu quả của doanh nghiệp để có nguồn trả nợ nhằm lành mạnh hoá và ổn định lâu dài tài chính doanh nghiệp.
Các khoản nợ phải thu quá hạn hoặc chưa quá hạn thuộc một trong các trường hợp sau đây được coi là khoản nợ không có khả năng thu hồi : a) Khách nợ là doanh nghiệp, tổ chức đã hoàn thành việc giải thể, phá sản theo quy định của pháp luật b) Khách nợ đã ngừng hoạt động và không có khả năng chi trả c) Khách nợ là cá nhân đã chết, mất tích, đang thi hành án phạt tù hoặc người thừa kế theo luật, nhưng không có khả năng chi trả d) Hợp tác xã nông nghiệp đã giải thể, Hợp tác xã nông nghiệp đã được chuyển đổi và đăng ký kinh doanh theo Nghị định số 16/CP ngày 12 tháng 02 năm 1997 của Chính phủ nhưng quá khó khăn về tài chính, kinh doanh thua lỗ không có khả năng trả nợ, Hợp tác xã nông nghiệp đang hoạt động kinh doanh có lãi, số tiền nợ này đã được sử dụng để đầu tư cơ sở hạ tầng, nhưng đến nay các cơ sở hạ tầng đó đã bị hư hỏng, thiệt hại do thiên tai, bão lụt tàn phá được Nhà nước cho xoá nợ đ) Khách nợ đã được cơ quan có thẩm quyền quyết định cho xoá nợ theo quy định của pháp luật e) Khoản chênh lệch còn lại của các khoản nợ không thu hồi được sau khi đã xử lý trách nhiệm cá nhân, tập thể phải bồi thường vật chất. g) Khoản chênh lệch thiệt hại được cơ quan có thẩm quyền chấp nhận do bán nợ phải thu h) Các khoản nợ phải thu mà dự toán chi phí đòi nợ lớn hơn giá trị khoản nợ phải thu i) Các khoản nợ phải thu đã quá thời hạn thanh toán từ 3 năm trở lên, tuy khách nợ còn tồn tại, đang hoạt động nhưng kinh doanh thua lỗ liên tục và quá khó khăn, hoàn toàn không có khả năng thanh toán, doanh nghiệp đã tích cực áp dụng các biện pháp nhưng vẫn không thu được nợ Đối với các doanh nghiệp nhà nước đang hoạt động, các khoản nợ phải thu không có khả năng thu hồi được xử lý theo thứ tự sau đây a) Dùng nguồn dự phòng các khoản nợ phải thu khó đòi để bù đắp b) Hạch toán vào chi phí kinh doanh hoặc thu nhập của doanh nghiệp, tuỳ theo từng trường hợp cụ thể c) Trường hợp hạch toán vào chi phí kinh doanh mà doanh nghiệp bị lỗ không có khả năng bù đắp trong 2 năm liên tiếp và doanh nghiệp không thuộc trường hợp phải giải thể, phá sản thì cơ quan có thẩm quyền xem xét quyết định giảm vốn nhà nước tại doanh nghiệp d) Trường hợp đã áp dụng các biện pháp quy định tại các điểm : a, b, c nêu trên mà doanh nghiệp vẫn gặp khó khăn về tài chính, Bộ Tài chính phối hợp với cơ quan liên quan xem xét và quyết định việc hỗ trợ vốn hoặc xử lý giảm lỗ của doanh nghiệp từ nguồn chi phí cải cách doanh nghiệp theo quyết định của Thủ tướng Chính phủ Việc hỗ trợ này, Bộ Tài chính thực hiện trực tiếp hoặc thông qua tổ chức tài chính trung gian có chức năng
Các khoản nợ phải thu không có khả năng thu hồi tuy đã được xử lý nhưng khách nợ còn tồn tại thì các doanh nghiệp có trách nhiệm tiếp tục theo dõi ngoại bảng cân đối kế toán và tổ chức thu hồi trong thời hạn 5 năm Số tiền thu hồi được hạch toán vào thu nhập của doanh nghiệp.
II.2 Hạn chế rủi ro trong thanh toán với ngời cung cấp